ACUEDUCTO DE BOGOTA

GERENCIA JURIDICA

DIRECCIÓN CONTRATACIÓN Y COMPRAS

EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTA E.S.P.

INFORME DE GESTIÓN DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS

Alba de la Cruz Berrio Baquero Gerente Jurídica

Jaime Díaz Ortíz Director de Contratación y Compras

Luz Deice Lagos Santamaría Líder Ejecución de Procesos Líder Adquisiciones Estratégicas Antonio Alejandro Barreto Moreno Líder Control Legal Contratos

ENERO DE 2011

INFORME DE GESTIÓN AÑO 2010

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EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTA E.S.P. DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS INFORME DE ACTIVIDADES PERÍODO ENERO A DICIEMBRE DE 2010 INTRODUCCIÓN La Dirección de Compras y Contratación de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá - E.S.P., por razón de competencia, le corresponde tramitar las solicitudes de contratación que requiere la Empresa a través de todas las Gerencias, tanto para su funcionamiento y operación (compras y servicios), como para la inversión en obras de infraestructura y cobertura, de rehabilitación, renovación y mantenimiento de redes existentes y las interventorías respectivas que garanticen la calidad y entrega oportuna de las mismas, construcción de colectores, intereceptores y demás obras de infraestructura necesarias para ampliar las coberturas de los servicios de acueducto y alcantarillado. En el presente informe se describen las principales actividades desarrolladas por parte de la Dirección de Contratación y Compras en el periodo comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 2009, tales como:             

Asesorar a las áreas usuarias en la preparación de los términos de referencia y condiciones y términos de invitación. Adelantar la revisión de presupuestos para procesos mayores a 400 SMMLV Realizar seguimiento y actualización al plan de contratación de la Empresa Mantener actualizado el Sistema de Avaluó de Infraestructura SAI Adelantar los procesos de contratación y modificaciones a contratos que requiera la Empresa en los términos previstos en el Manual de Contratación. Administrar y actualizar en la página Web de la EAAB – ESP, en el link denominado Sistema de Contratación la información de cada proceso de contratación en invitaciones privadas y públicas. Revisar documentación y activar en el registro de proponentes a los interesados en participar en los procesos de contratación de la EAAB – ESP. Revisar minutas de contratos, convenios y modificaciones y actas de liquidación Revisar y aprobar las pólizas de contratos y modificaciones contractuales Archivar todos los documentos generados en los procesos de contratación y en los respectivos contratos Atender oportunamente los requerimientos presentados por los diferentes entes de control en materia de contratación. Realizar Seguimiento y mejora al Sistema de Gestión de Calidad del Proceso de Contratación y Compras Entrenar a las áreas en el proceso de contratación en lo relacionado con procesos, formatos y políticas de contratación.

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POLITICA DE CALIDAD DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DE LA DIRECCION DE CONTRATACION Y COMPRAS “La Dirección de Contratación y Compras es un área estratégica encargada de adquirir bienes y servicios para que el Acueducto de Bogotá sea una Empresa de todos, con agua para siempre. Para ello cuenta con el respaldo de la alta Gerencia y un equipo humano idóneo y altamente comprometido, en búsqueda constante de la excelencia a través del mejoramiento continuo de nuestro Sistema de Gestión de Calidad, la utilización óptima de los recursos, y el estricto cumplimiento de las disposiciones legales. Nuestra imagen la construiremos a partir del aprendizaje constante, de la filosofía de la autoevaluación y autocontrol, de la comunicación y satisfacción permanente de nuestros clientes y con la convicción profunda de que más que funcionarios somos generadores de un estilo de vida: La Calidad”

LOGROS 2010 1. MEJORAMIENTO NIVEL DE SATISFACCION DEL CLIENTE

Se incremento el nivel de satisfacción de nuestros clientes el cual pasa del 92% en el año 2009 al 94% en el año 2010, esta calificación es obtenida en el marco del modelo “Acuerdos de Servicio”, cuya medición y seguimiento la realiza la Gerencia de Planeamiento de la EAAB – ESP. CALIFICACIÓN SERVICIO DIRECCIÓN CONTRATACIÓN Y COMPRAS

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MEJORAMIENTO NIVEL DE SATISFACCION DEL CLIENTE 100% 98%

Favorabilidad en la Percepción

96% 94% 92% 90% 88% 86% 84% 82% 80%

Oportunidad en la prestación del servicio

Calidad del servicio recibido

Disponibilidad del servicio

Proceso de solicitud del servicio

Cumplimiento

Disposición (amabilidad) para atender los servicios

2009-4

87,5%

97,8%

97,8%

95,5%

94,3%

97,7%

2010-1

95,2%

97,1%

96,2%

90,3%

92,3%

94,9%

2. DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS

ESTADO DE AVANCE     3.

Digitalización contratos 2009 - 100% Digitalización contratos 2010 - 100% Digitalización contratos 2008 – 100% Digitalización contratos 2007 – 100%

Se revisaron y ajustaron los formatos de solicitud de contratación para un diligenciamiento ágil por parte de los usuarios.

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4.

Se revisaron y ajustaron los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección con base en los nuevos lineamientos de la Gerencia de Planeamiento.

5.

Los indicadores más representativos de la gestión de la Dirección de Contratación y Compras presentan mejora durante los últimos tres años.

INDICADORES 100%

98%

100% 90% 80%

79%77%

73%

96% 96%

100% 99% 93%

72%

70% 60%

Cumplimiento de los tiempos del proceso

50% 40% 30%

Oportunidad en la activación en el registro de proponentes

27%

20% 10% 0%

Acumulado Acumulado Acumulado Acumulado Año 2007 Año 2008 Año 2009 Año 2010

Oportunidad de solicitudes de información a Entes de Control

6. Somos la única empresa que tiene su proceso de contratación certificado bajo la norma ISO 9001:2008 7. Tenemos las mejores herramientas tecnológicas para soportar el proceso de contratación (SAP, SAI, SGI, LOTUS, INTRANET Y PAGINA WEB) 8. Mejoramos los tiempos de respuesta del proceso de contratación, siendo la Empresa a nivel Distrital que ejecuta sus procesos de una manera más ágil.. MONTOS MAYOR A 1000 SMMLV ENTRE 100 Y 1000 SMMLV

IDU 71 DÍAS HÁBILES 47 DÍAS HÁBILES

ACUEDUCTO 50 DÍAS HÁBILES 20 DÍAS HÁBILES

DESAFIOS 2011 Los desafíos establecidos por la Dirección de Contratación y Compras para el año 2011 son los siguientes:

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

Realizar un relanzamiento del Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección de Contratación y Compras del Acueducto a través de la revisión detallada de los procedimientos, para lograr una transformación del área que redunde en beneficios para la EAAB- ESP.



Lograr un nivel de satisfacción de los usuarios de los servicios que presta la Dirección de Contratación y Compras de un 100%



Estandarizar términos de referencia para contratos de obra (mantenimientos) interventoría, consultoría y prestación de servicios.



Parametrizar en SAP el cálculo de los indicadores del cumplimiento de tiempos de procesos.

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RELACION DE ACTIVIDADES DESARROLLADAS

A continuación se presenta un informe detallado de las actividades desarrolladas por la Dirección de Contratación y Compras durante el periodo comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 2009, enfocadas a adelantar oportunamente los requerimientos de todas las áreas del Acueducto de Bogotá y desempeñar cabalmente las actividades inherentes a la gestión de contratación que adelanta mediante los grupos de trabajo que la conforman:

GRUPO EJECUCIÓN DE PROCESOS GRUPO ADQUISICIONES ESTRATÉGICAS GRUPO CONTROL LEGAL CONTRATOS GRUPO REGISTRO DE PROPONENTES GRUPO GESTION DOCUMENTAL

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GRUPO EJECUCIÓN DE PROCESOS

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GRUPO EJECUCIÓN PROCESOS DE CONTRATACIÓN El Grupo de Ejecución de Procesos tiene como principales funciones adelantar el trámite de contratación de las solicitudes radicadas por parte de las diferentes áreas de la Empresa; elabora condiciones y términos de invitación, atiende las solicitudes de aclaraciones a las mismas, consolida y elabora las modificaciones y aclaraciones si a ello hay lugar, evalúa jurídica, financiera, técnica y económicamente las ofertas recibidas, consolida los documentos de evaluación, elabora y consolida las respuestas a las observaciones, así como la aceptación de oferta y los contratos respectivos, lo anterior conforme a la normatividad aplicable y vigente. A continuación se describe de manera detallada la información sobre los procesos tramitados por el Grupo de Ejecución de Procesos en la vigencia 2010:

RESUMEN GENERAL DE PROCESOS TRAMITADOS VER GRAFICA ANEXO No. 1 PROCESOS RECIBIDOS PARA TRAMITE ACTIVIDAD DIRECTO A UN INVITADO OTROS CONTRATOS PRIVADA O CON PLURALIDAD PROCESO