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SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS 3000001076

VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA GERENCIA DE SISTEMAS

TERCERIZACIÓN DE SERVICIOS DE TI Y RENTA DE EQUIPOS DE CÓMPUTO PARA EEB Y TGI

Bogotá D.C., Febrero de 2014

Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076

TABLA DE CONTENIDO

SECCION I - INSTRUCCIONES GENERALES Y REQUISITOS ................................ 3 SECCION II - ESPECIFICACIONES DEL BIEN O SERVICIO .................................. 18 SECCION III - CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS ......................... 37 SECCIÓN IV - PRESENTACIÓN Y FORMULARIOS DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS..................................................................................................................... 44 1. CARTA DE PRESENTACIÓN ....................................................................... 45 2. RESUMEN DE LA OFERTA .......................................................................... 47 3. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA ............................................. 48 4. INFORMACIÓN GENERAL DEL OFERENTE ........................................... 49 5. INFORMACIÓN GENERAL DEL REPRESENTANTE .............................. 51 6. CERTIFICACIÓN DE CALIDAD.................................................................... 52 7. ESTADOS FINANCIEROS DEL OFERENTE............................................. 53 8. DEMANDAS, MULTAS Y/O SANCIONES .................................................. 54 9. FORMULARIOS DE LA OFERTA TÉCNICA .............................................. 55 10. DESVIACIONES, EXCEPCIONES Y/O ACLARACIONES ...................... 65 11. ANEXOS DE LA PROPUESTA ..................................................................... 66 12. FORMULARIOS DE LA OFERTA ECONOMICA ....................................... 67 13. DECLARACIÓN DEL OFERENTE ............................................................... 75 14. COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD. ............................................... 76

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SECCION I - INSTRUCCIONES GENERALES Y REQUISITOS 1. DEFINICIONES: Los siguientes términos, tendrán para efectos de este DOCUMENTO, el significado que se define a continuación: 1.1. ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO: Documento en el que se especifican las necesidades de la EMPRESA y lo que el Proveedor puede entregar, estableciendo el cómo, cuándo y dónde se entrega el servicio. 1.2. COLABORADOR: Se refiere a funcionario, practicante, contratista y en general cualquier persona que labore en o para LA EMPRESA y que requiera un servicio de la oficina de Tecnología de la Información - TI 1.3. COMITÉ DE EVALUACIÓN: Comité de la EMPRESA conformado con el propósito de evaluar las propuestas, asignar calificaciones y realizar el proceso de negociación y ajuste a las ofertas técnicas y económicas. 1.4. CONSORCIO: Asociación de dos (2) o más personas naturales y/o jurídicas que presentan oferta de manera conjunta respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la OFERTA y del CONTRATO. Las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la OFERTA y del CONTRATO, afectaran a todos los miembros que lo conforman. 1.5. CONTRATISTA: Calidad del OFERENTE seleccionado una vez suscribe el CONTRATO. 1.6. CONTRATO: Acuerdo perfeccionado como producto del PROCESO. 1.7. DOCUMENTO: Se refiere al documento de solicitud de ofertas, sus adendas y demás comunicaciones que produzca LA EMPRESA en desarrollo del PROCESO. 1.8. EMPRESA: Se refiere a las Empresas contratantes, EEB - Empresa de Energía de Bogotá S.A. E.S.P y TGI - Transportadora de Gas Internacional S.A. E.S.P. 1.9. ESTACIÓN DE TRABAJO: Corresponde al equipo de cómputo y los accesorios que han sido asignados a los funcionarios de LA EMPRESA para el desarrollo adecuado de sus actividades 1.10. OFERTA: Propuesta presentada por el OFERENTE en atención a la solicitud contenida en el DOCUMENTO. 1.11. OFERENTE: Personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, que presenten oferta de manera individual o conjunta mediante consorcio para presentar OFERTAS y aceptada por LA EMPRESA para este PROCESO. 1.12. PROCESO: Etapas previstas en EL DOCUMENTO DE SOLICITUD para la selección de un OFERENTE, incluidos los trámites contractuales internos de LA EMPRESA.

2. OBJETO: LA EMPRESA, se encuentra interesada en recibir OFERTAS para la tercerización de servicios de TI y renta de equipo de cómputo y accesorios relacionados, para los

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 colaboradores de la Empresa, de conformidad con las presentes instrucciones y especificaciones técnicas contenidas en este DOCUMENTO. 3. ALCANCE DE LA OFERTA: La descripción detallada del contenido que debe incluir LA OFERTA se encuentra en la sección II del DOCUMENTO. 4. NATURALEZA DE LA SOLICITUD: LA SOLICITUD y EL PROCESO no constituyen oferta comercial ni obligan a LA EMPRESA a aceptar LAS OFERTAS recibidas ni a suscribir contratos con LOS OFERENTES. Los gastos en que incurran los OFERENTES en la preparación de las ofertas serán a cargo de los mismos y la EMPRESA por ningún motivo será responsable de dichos gastos. De igual manera, se advierte que la EMPRESA no responderá frente a los OFERENTES no favorecidos. 5. RÉGIMEN JURÍDICO: LA SOLICITUD, EL PROCESO, LA OFERTA y EL CONTRATO, se rigen por el Estatuto de Contratación y el Manual de Interventoría de LA EMPRESA, los Códigos Civil y de Comercio, así como por las disposiciones especiales que les sean aplicables por la naturaleza de la actividad de LA EMPRESA. LOS OFERENTES, deberán someterse a las leyes colombianas vigentes durante EL PROCESO y la ejecución del CONTRATO, en los aspectos laborales, de ingeniería, tributarios, cambiarios, de industria y comercio, de importación y exportación, de transportes, construcción, ambientales, de seguridad y de salud ocupacional y en general en la legislación que le sea aplicable, en relación con las actividades ejecutadas en Colombia. LA OFERTA presentada por LOS OFERENTES, se regirá por los términos del artículo 845 y siguientes del Código de Comercio Colombiano y demás normas concordantes. 6. LOS OFERENTES: Podrán presentar oferta exclusivamente personas jurídicas nacionales o extranjeras con sucursal en Colombia, para el efecto deberán acreditar su existencia y capacidad así: 6.1. Personas jurídicas: 6.1.1.Las personas jurídicas nacionales o extranjeras con sucursal en Colombia deberán acreditar su existencia y representación legal con el certificado expedido por la cámara de comercio correspondiente cuya expedición a la fecha de presentación de LA OFERTA no podrá ser superior un (01) mes. Así mismo debe acreditar que su duración no será inferior al plazo de ejecución de LA OFERTA o CONTRATO, más la vigencia de la garantía de mayor duración pactada en EL CONTRATO. No se evaluarán las OFERTAS presentadas por personas jurídicas que se encuentren incursas en liquidación. Solamente se evaluarán las OFERTAS presentadas por personas jurídicas en causal de disolución, cuando se certifique el órgano de administración competente ha decidido enervar la causa de disolución estando dentro del término previsto en el Código de Comercio para ello, y siempre que tal causal se enerve definitivamente antes de la firma del CONTRATO. En caso de ser necesario de acuerdo con los estatutos sociales vigentes, debe acreditar la autorización al representante legal por parte de Junta Directiva, Asamblea, Junta de Socios u órgano competente, según corresponda para comprometer a la sociedad por el valor de LA OFERTA y del CONTRATO.

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 El acta de autorización correspondiente deberá estar debidamente asentada en los libros de actas, y la copia aportada deberá ser autorizada por el secretario o por el representante de la sociedad. En el evento de estar próximo el vencimiento de la duración de la sociedad indique si se encuentra en trámite alguna extensión y señale el estado en que se encuentra.

6.2. Consorcios. El consorcio debe acreditar dicha condición mediante documento escrito que deberá contener los siguientes requisitos: 6.2.1. La denominación o razón social de las personas integrantes de la asociación. 6.2.2. Porcentaje de participación. 6.2.3. Las obligaciones a cargo de cada uno de los asociados en la ejecución de lo ofrecido. 6.2.4. La designación de la persona que, para todos los efectos, representará a la forma asociativa, con facultades amplias y suficientes para obligar a todos los integrantes de la misma en la negociación de la oferta, y ejecución de lo ofrecido, y para la representación judicial o extrajudicial. El representante designado deberá manifestar expresamente su aceptación. 6.2.5. Los integrantes del Consorcio deben declararse solidariamente responsables por todas las obligaciones surgidas con ocasión de la expedición del contrato. 6.2.6. Las personas que integran el consorcio deben cumplir individualmente con los requisitos jurídicos y acompañar los documentos requeridos sobre existencia, capacidad y representación legal. Además, deben acreditar individual o conjuntamente los demás requisitos técnicos y financieros establecidos en esta Solicitud. 6.2.7. En caso de aceptación de la oferta, todos los integrantes del consorcio deberán estar inscritos en el Registro de Proveedores, previo a la suscripción del contrato. 6.2.8. Las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la oferta y de los contratos mencionados, afectarán a todos los miembros que conformen el consorcio, en forma solidaria. 6.2.9. La duración del consorcio deberá ser, por el plazo del contrato más la vigencia de la garantía de mayor duración pactada en el contrato. Los integrantes del Consorcio no podrán ceder entre ellos su participación en la asociación ni modificar su alcance sin el previo consentimiento de LA EMPRESA, situación que deberá constar en el contrato de Consorcio.

7. IDIOMA: El idioma oficial del PROCESO, EL CONTRATO y la totalidad de las comunicaciones en desarrollo de los mismos es el español. LA EMPRESA autorizará expresamente la presentación de documentos en idioma diferente. La información técnica a que hace referencia la Sección II de este documento relativa a catálogos, diagramas, manuales, especificaciones técnicas, información de equipo, se puede presentar en inglés. 8. DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR: Los poderes otorgados fuera de Colombia deberán estar legalizados ante el Consulado colombiano competente y refrendados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, y deberán estar en español si este es el idioma del país donde se otorgan o traducidos oficialmente en caso contrario.

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 Los documentos emitidos por autoridad competente de un país miembro del Convenio de La Haya de 1961, requerirán únicamente la apostilla como mecanismo de legalización, de conformidad con lo establecido en la Ley 455 de 1998 y las demás normas que la adicionen, modifiquen o complementen. Sin perjuicio de los anteriores trámites, los documentos, salvo los que sean técnicos, producidos en idioma diferente al español deberán ser traducidos al español por traductor oficial debidamente acreditado ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. Para empresas internacionales, se aceptará en principio copia de los documentos que acrediten la información legal, financiera y comercial, así como traducciones no oficiales. En caso de ser seleccionadas, las firmas se obligan a entregar a LA EMPRESA la documentación debidamente certificada, legalizada y traducida oficialmente. 9. CAUSALES DE INHABILIDAD, IMPEDIMENTO O INCOMPATIBILIDAD PARA CONTRATAR CON LA EMPRESA: En ningún caso LA EMPRESA aceptará OFERTAS ni suscribirá CONTRATOS con personas que se encuentren incursas en las causales de inhabilidad, incompatibilidad o impedimento establecidas en la ley, el Estatuto de Contratación de la EMPRESA y en el Código de Buen Gobierno de la EMPRESA. Los OFERENTES no podrán hacer uso de información privilegiada, acto de competencia desleal o conflicto de interés de acuerdo con lo establecido en la Ley y en el Código de Buen Gobierno de la EMPRESA. Si al OFERENTE le sobreviniere alguna de las inhabilidades, incompatibilidades o impedimentos establecidos en la Ley o en el Estatuto de Contratación y en el Código de Buen Gobierno de la EMPRESA (los cuales manifiesta conocer y los encuentran publicados en la página web de la Empresa www.eeb.com.co), deberá renunciar a los derechos surgidos de su participación en el proceso de selección de la Solicitud. 10. MANIFESTACIONES DE LOS OFERENTES: Será obligación de los OFERENTES la manifestación expresa y por escrito en LA OFERTA sobre: 10.1. No encontrarse incurso en ninguna de las causales de inhabilidad, o incompatibilidad que le impidan contratar con LA EMPRESA. 10.2. No haber hecho usó de información privilegiada, o incurrido en un acto de competencia desleal o conflicto de interés de acuerdo con lo establecido en la Ley y/o en los Estatutos o Código de Buen Gobierno de la EMPRESA. 10.3. No encontrarse en insolvencia o en quiebra (por las personas naturales) o incursas en liquidación (para personas jurídicas). 10.4. De igual manera deberá manifestar que la firma no está impedida para contratar con la EMPRESA por situaciones de relaciones comerciales o de parentesco con quienes ostentan la calidad de administradores de la Empresa. 10.5. Los procesos judiciales en curso en los cuales se encuentre calidad de demandante o demandado respecto de alguna de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá (entre otras, la Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP, - EEB S.A ESP, Transportadora de Gas Internacional S.A. ESP- TGI S.A ESP- Distribuidora Eléctrica de Cundinamarca S.A. ESP – DECSA S.A ESP, Empresa de Energía de Cundinamarca S.A. ESP – EEC S.A ESP, Transportadora de Energía de Centroamérica S.A.TRECSA, CONTUGAS S.A.C y Gas Natural de Lima y Callao - CALIDDA y EEB Ingeniería y Servicios S.A. Y las demás Empresas que conformen el Grupo y que se encuentren publicadas en la página web de la EMPRESA y la Fundación). 10.6. Los incumplimientos o sanciones que le hayan sido impuestos o declarados judicial y administrativamente con ocasión de su actividad contractual en los últimos cinco (5) años. 10.7. No encontrarse en las listas OFAC (CLINTON) y ONU ; así mismo debe manifestar, en caso de tratarse de personas jurídicas, que sus miembros de junta directiva o junta de socios, sus representantes legales o revisor fiscal, tampoco se encuentren en dichas listas. EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP

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La existencia de procesos judiciales en curso en los cuales se encuentre EL OFERENTE en calidad de demandante o demandado respecto de alguna de las empresas del Grupo Energía de Bogotá, así como los incumplimientos declarados y las sanciones impuestas (diferentes a las caducidades) serán objeto de evaluación, pero por sí mismas no impedirán la celebración del CONTRATO. De acuerdo con lo anterior, LA EMPRESA se reserva el derecho de suscribir o no el CONTRATO correspondiente. 11. LOS SUBCONTRATISTAS: Si EL OFERENTE desea subcontratar la ejecución de alguna de las actividades o trabajos propios del CONTRATO, deberá consignar en LA OFERTA la actividad o trabajo que subcontrataría y la información general o básica de los subcontratistas. El OFERENTE no podrá subcontratar ninguna de las actividades o trabajos previstos en el alcance del DOCUMENTO, sin la autorización previa y expresa de LA EMPRESA. La autorización para subcontratar, en ningún caso exonera de responsabilidad al OFERENTE. El OFERENTE será contractualmente responsable por la totalidad de las actividades previstas en EL CONTRATO y será el único responsable por los subcontratos. Entre los subcontratistas y LA EMPRESA no existirá ningún vínculo de carácter contractual o laboral. Los subcontratistas aceptados por LA EMPRESA, sólo podrán ser modificados por EL OFERENTE previo consentimiento por escrito de la misma. El Contratista deberá proceder a terminar el subcontrato si en el curso del trabajo LA EMPRESA encuentra que el subcontratista es incompetente o inconveniente para los intereses de LA EMPRESA y deberá adelantar todas las acciones necesarias para continuar con los trabajos para el cumplimiento del plazo del contrato, en caso de requerirse una nueva subcontratación, ésta deberá ser previamente aprobada por LA EMPRESA. 12. VISITA TÉCNICA: La visita deberá ser realizada por cuenta y riesgo del OFERENTE, los costos asociados a transporte, alojamiento, manutención y los riesgos inherentes a las mismas estarán a su cargo. EL OFERENTE podrá realizar, a su costo y riesgo, las visitas adicionales que considere necesarias. a. Visita no realizada por la Empresa: El OFERENTE por su cuenta, costo y riesgo, podrá realizar las visitas a las zonas de influencia de los trabajos objeto de la presente Solicitud de Ofertas con el fin de que se entere, inspeccione y examine los sitios y los alrededores de las zonas en donde se ejecutarán los trabajos y se informe acerca de la posible ubicación de las obras y en general, de todas las circunstancias que puedan afectar o influir en la determinación de los precios unitarios de la oferta. El OFERENTE podrá realizar, a su costo y riesgo, las visitas adicionales que considere necesarias. Los costos asociados a transporte, alojamiento, manutención y los riesgos inherentes a las mismas estarán a su cargo. Cualquier perjuicio o daño sufrido por los asistentes en el lugar de visita, o causado por ellos será asumido exclusivamente por el OFERENTE.

b. Visita realizada por la EMPRESA y obligatoria: La EMPRESA no programará visita obligatoria

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 EL OFERENTE en la preparación de la OFERTA debe tener en cuenta las condiciones de las zonas donde se encuentran ubicados los proyectos. Adicionalmente, deben considerar todas aquellas circunstancias que se deriven de las investigaciones que adelanten por su cuenta con organismos idóneos tales como el IDEAM, el IGAC, el Ministerio de Defensa, las corporaciones autónomas, los municipios, etc. y especialmente las condiciones sociopolíticas de la zona. 13. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA: Dentro de los “ASPECTOS ECONOMICOS DE LA OFERTA” deberá adjuntarse el original de la garantía de seriedad. En LAS OFERTAS, LOS OFERENTES deberá constituir a su costa y a favor de “Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP. NIT 899.999.082-3.”, cualquiera de las siguientes garantías 1. Póliza de seguros 2. Fiducia Mercantil en Garantía 3. Garantía Bancaria, para responder por la seriedad de LA OFERTA por una cuantía del 10% del valor de LA OFERTA y con una vigencia de 90 días calendario contados a partir de la fecha de vencimiento del plazo para presentar LA OFERTA, acompañada en el caso de la póliza de seguros del recibo de pago de la prima correspondiente. El emisor de cualquiera de las garantías anteriormente mencionadas, deberá ser una empresa reconocida internacional o nacionalmente y estar legalmente autorizado para funcionar en Colombia. En todo caso, el OFERENTE seleccionado se comprometerá a mantener la garantía vigente hasta que se constituya y apruebe la garantía de cumplimiento del CONTRATO. En el evento en que la garantía de seriedad de LA OFERTA sea una póliza de seguro, deberá ser otorgada y suscrita por el tomador o afianzado en formato “A favor de Empresas de Servicios Públicos ESP”. Si la oferta es presentada por un consorcio, en la garantía de seriedad deben figurar como tomador, las personas integrantes del mismo. Los gastos que demande la expedición de esta garantía correrán por cuenta del OFERENTE. 14. PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS: Las secciones técnica y económica de LA OFERTA se presentarán en original y una (1) copia física y una copia en medio magnético, en sobres separados. La copia incluirá toda la información de la propuesta original. En caso de discrepancias entre la copia y el original de LA OFERTA, primará esta última sobre aquella. 14.1. Cada sobre debe estar cerrado y rotulado de la siguiente forma: 14.1.1. 14.1.2. 14.1.3.

Nombre y número de la solicitud pública de OFERTAS. Nombre del OFERENTE y NIT. Identificación del contenido del sobre.

Todos los sobres deberán contener los documentos relacionados en la sección 4 - Presentación y Formularios incluyendo las copias en medio magnético, en CD, de los archivos en Word y Excel de todos los formularios de la oferta. 14.2. El sobre marcado “ORIGINAL OFERTA TÉCNICA” deberá contener debidamente foliados:

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 14.2.1. 14.2.2. 14.2.3. 14.2.4. 14.2.5.

La carta de presentación suscrita por el representante legal o apoderado, facultados para comprometer al OFERENTE. LA OFERTA técnica y los anexos en ella relacionados. Documentos que acrediten la existencia y representación legal del OFERENTE y de sus integrantes. Documentos que acrediten la información financiera y técnica descrita en esta SOLICITUD. La información que EL OFERENTE desee incluir.

14.3. El sobre marcado “ORIGINAL OFERTA ECONÓMICA” deberá contener debidamente foliados: 14.3.1.

El original completo de LA OFERTA económica.

14.3.2.

La garantía de seriedad de LA OFERTA y el recibo de pago de la prima respectiva.

Nota: el OFERENTE deberá especificar claramente en su oferta el valor correspondiente a cada razón social de LA EMPRESA de acuerdo con los requerimientos Funcionales.

15. PLAZO PARA LA PRESENTACION DE LAS OFERTAS: LOS OFERENTES entregarán LA OFERTA en la ventanilla de correspondencia de LA EMPRESA, localizada en la carrera 9 No. 73-44 piso 1 de la ciudad de Bogotá D.C., a más tardar el día 10 de Marzo de 2014 a las 12:00 horas, de lo cual se dejará constancia con el sello del reloj de recibo de correspondencia de LA EMPRESA. Las OFERTAS presentadas fuera de la hora aquí establecida no serán evaluadas. 16. PRORROGA DEL PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS: Los plazos fijados en LA SOLICITUD podrán ser prorrogados por LA EMPRESA antes del vencimiento, lo cual deberá informarse por medio escrito, para el caso de solicitudes públicas serán publicadas en el periódico y la página web de la Empresa. 17. DIRECCIÓN PARA LA CORRESPONDENCIA: Toda la correspondencia relativa al PROCESO deberá dirigirse de la siguiente manera: EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP. Vicepresidencia Administrativa Proceso No. 3000001076 Dirección: Carrera 9 # 73 - 44 Piso 1 Ciudad: Bogotá Correo Electrónico: [email protected] 18. ACLARACIONES Y MODIFICACIONES: Si existen dudas sobre el contenido y alcance del DOCUMENTO o se encuentran incongruencias, errores u omisiones o si se requiere la modificación en el mismo, se deberá hacer la correspondiente petición de aclaración, por escrito a LA EMPRESA diez (10) días hábiles, antes del plazo previsto para presentar LA OFERTA. LA EMPRESA contestará todas las solicitudes por medio escrito y remitirá copia de las preguntas y respuestas a todos los demás OFERENTES, en el caso de solicitud pública las preguntas y respuestas se publicarán en la página web de la Empresa. LA EMPRESA no atenderá consultas personales ni telefónicas.

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 No se responderán las consultas que sean formuladas fuera del plazo arriba mencionado, salvo que LA EMPRESA lo considere pertinentes. Durante el periodo de evaluación de LA OFERTA y por medio de comunicación escrita, LA EMPRESA podrá solicitar aclaraciones o precisiones a LA OFERTA presentada o el envío de documentos complementarios. LA EMPRESA aceptará las respuestas siempre y cuando las mismas no impliquen modificaciones o adiciones a LA OFERTA inicial. Si por decisión de la Empresa o por resultado de la serie de preguntas o respuestas fuera necesario aclarar el presente documento de solicitud de ofertas, LA EMPRESA expedirá mediante adenda escrita las modificaciones pertinentes y prorrogará los plazos de la solicitud, si es necesario. 19. DESVIACIONES Y EXCEPCIONES: LA EMPRESA se reserva el derecho de aceptar o rechazar, total o parcialmente, las desviaciones o excepciones de LAS OFERTAS que hayan sido o no declaradas por EL OFERENTE y solamente se consideraran las desviaciones y excepciones contenidas en el formulario No. 10 de LA OFERTA según la metodología prevista en el presente documento. Si LA EMPRESA guarda silencio, se entiende que las mismas se han rechazado. 20. OFERTAS ALTERNATIVAS: LOS OFERENTES podrán ofrecer adicionalmente bienes y/o servicios con especificaciones técnicas o calidades similares a las exigidas por LA EMPRESA y presentar alternativas a las condiciones contenidas en LA SOLICITUD, siempre que justifiquen su propuesta y la misma sea calificada como idónea por LA EMPRESA. LA EMPRESA se reserva el derecho de aceptar la(s) ofertas alternativas, siempre y cuando el oferente cumpla con los requisitos exigidos de la OFERTA básica, es decir la solicitada con el presente documento. Las ofertas alternativas deberán estar debidamente sustentadas en cuanto a las ventajas que representan. Los aspectos económicos de la oferta alternativa se presentarán en sobre separado del de los aspectos económicos de la oferta básica. 21. MODALIDAD DE COTIZACIÓN: Los precios se cotizarán en pesos colombianos (COP) La EMPRESA pagará al OFERENTE por la completa prestación de los servicios en los términos en que se haya pactado el valor total del contrato, que incluye los costos, gastos generales, gastos varios, gastos imprevistos, etc., todos los cuales correrán por cuenta exclusiva del OFERENTE. Los precios cotizados por los OFERENTES deben ser fijos durante la vigencia del contrato y se mantendrán inalterables sin que puedan ser objeto de revisión. De conformidad con el objeto del contrato se deberán cotizar los precios en forma unitaria para la Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP – EEB y Transportadora de Gas Internacional S.A. ESP - TGI. Si no hay concordancia entre los precios unitarios y el precio total, el precio total será el que resulte de multiplicar el precio unitario por las cantidades correspondientes. Para efectos de evaluación de las ofertas, si se omite el precio de un determinado ítem y el mismo no se puede calcular con los datos contenidos en la oferta, se tomará el precio más alto que hayan ofrecido los demás Oferentes. Lo anterior, no implicará en ningún caso que para la firma y ejecución del contrato se incrementen los precios totales fijados por el Oferente en su oferta. LA EMPRESA pagará al CONTRATISTA el valor total del CONTRATO por la completa ejecución del mismo, en los términos en que se haya pactado. EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP

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El valor señalado en la OFERTA será el único pago que haga LA EMPRESA al CONTRATISTA y por lo tanto, cubre todos los costos directos e indirectos necesarios para cumplir con el objeto del contrato, incluyendo cualquier imprevisto que pudiera presentarse. En LA OFERTA, EL OFERENTE deberá discriminar el IVA. De no discriminarse se entenderá incluido. 21.1 Alternativa de precios unitarios: Los precios ofertados en esta Solicitud de Ofertas son precios unitarios, en firme para la ejecución del CONTRATO. El Oferente deberá formular su OFERTA, teniendo en cuenta que el precio unitario abarca el pago del servicio de conformidad con las especificaciones contratadas. El ítem de pago corresponderá a los bienes y/o servicios efectivamente ejecutados por el Contratista y autorizadas y recibidas a satisfacción por parte de la EMPRESA. El OFERENTE debe tener en cuenta que en el momento de la colocación del contrato, LA EMPRESA podrá aumentar o disminuir las cantidades bajo las mismas condiciones de pago y plazo de entrega de la oferta. EL OFERENTE debe, en la elaboración de sus propuestas, tener en cuenta este hecho a fin de que puedan ofertar cantidades que realmente están en capacidad de suministrar, incluido un posible aumento o reducción de hasta el 10% Para efectos de evaluación de las OFERTAS, si se omite el precio de un determinado ítem y el mismo no se puede calcular con los datos contenidos en la OFERTA, se tomará el precio más alto que hayan ofrecido los demás Oferentes. Lo anterior, no implicará en ningún caso que para la firma y ejecución del contrato se incrementen los precios totales fijados por el Oferente en su oferta. LA EMPRESA pagará al CONTRATISTA el valor total del CONTRATO por la completa ejecución del mismo, en los términos en que se haya pactado. El valor señalado en la OFERTA será el único pago que haga LA EMPRESA al CONTRATISTA y por lo tanto, cubre todos los costos necesarios para cumplir con el objeto del contrato, incluyendo cualquier imprevisto que pudiera presentarse.

22. CAUSALES DE RECHAZO: Son causales para que una OFERTA no sea considerada por LA EMPRESA: 22.1. Que EL OFERENTE se encuentre incurso en alguna de las causales de inhabilidad, incompatibilidad o impedimento previstas por la Ley o el Estatuto de Contratación de LA EMPRESA, así mismo que EL OFERENTE, los miembros de Junta Directiva o Junta de Socios, los representantes legales o el Revisor Fiscal se encuentren incluidos en las listas OFAC (CLINTON) o ONU. 22.2. Que se haya comprobado que el OFERENTE usó información privilegiada, o que incurrió en un acto de competencia desleal o conflicto de interés de acuerdo con lo establecido en la Ley y/o en los Estatutos o Código de Buen Gobierno de la EMPRESA. 22.3. Que la carta de presentación de la OFERTA no se presente o no se encuentre suscrita por el representante legal o apoderado, facultados previamente para comprometer al OFERENTE. 22.4. Que el alcance de la OFERTA no cumpla con lo solicitado por la EMPRESA

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 22.5. Que no se anexe la garantía de seriedad de LA OFERTA o que la misma presente defectos que EL OFERENTE no corrija dentro del plazo previsto para ello por LA EMPRESA. 22.6. Que LA OFERTA se presente en un lugar diferente al determinado por la solicitud de OFERTAS o extemporáneamente. 22.7. Que LA OFERTA presente deficiencias que no puedan ser aclaradas y que impidan su comparación. 22.8. Que EL OFERENTE no subsane las observaciones realizadas por LA EMPRESA dentro del plazo que ésta determine. 22.9. No asistir a la visita técnica programada por LA EMPRESA

23. VALIDEZ DE LA OFERTA: Las ofertas deberán tener una validez mínima de noventa (90) días, contados desde la fecha de su presentación.

24. SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO: EL OFERENTE SELECCIONADO independientes con las siguientes empresas del Grupo Energía de Bogotá:  

firmará contratos

Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP Transportadora de Gas Internacional S.A. ESP

EL OFERENTE seleccionado deberá firmar EL CONTRATO a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que le sea comunicada la aceptación de su OFERTA. Durante este tiempo el CONTRATISTA deberá inscribirse en el registro de proveedores de LA EMPRESA, para lo cual deberá comunicarse con la Gerencia de Abastecimiento de LA EMPRESA al teléfono 3268000 extensión 1630. Si el OFERENTE seleccionado, sin justa causa, no suscribe EL CONTRATO dentro del término aquí señalado, quedará a favor de LA EMPRESA, en calidad de pena, el valor de la garantía constituida para responder por la seriedad de LA OFERTA, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de los perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la citada garantía. Lo anterior, sin perjuicio de que LA EMPRESA pueda firmar EL CONTRATO con el segundo OFERENTE mejor calificado según las condiciones del DOCUMENTO y en su defecto, con el que lo suceda en el orden de calificación correspondiente. El CONTRATISTA deberá cumplir con los requisitos necesarios para comenzar a ejecutar EL CONTRATO dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de su firma.

25. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO: 25.1. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO: El plazo para la ejecución del CONTRATO es de treinta y seis (36) meses, contados a partir de la fecha en que LA EMPRESA imparta la orden de inicio. Sin embargo LA EMPRESA una vez evaluado el grado de cumplimiento de los acuerdos de niveles de servicio, al menos 90 días antes de la terminación del contrato, podrá emitir una prórroga del mismo por un tiempo similar siempre y cuando se proceda con el reemplazo tecnológico de los equipos de cómputo y

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 periféricos, que bajo criterios acordados, no cumplen con las condiciones mínimas de utilización. 25.2. ORDEN DE INICIO: La orden de inicio del CONTRATO se impartirá por escrito de conformidad con lo establecido en el manual de interventoría de LA EMPRESA. 25.3. LA EMPRESA no será responsable por ninguna actividad efectuada por el CONTRATISTA con anterioridad a la fecha de inicio. 25.4. FORMA DE PAGO: Los pagos por concepto de la ejecución del CONTRATO, se harán mensualmente y de acuerdo con el cumplimiento de los servicios prestados y previa aprobación del Interventor designado. La Empresa cancelará las facturas correspondientes dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción o la radicación de la respectiva factura o documento de cobro equivalente en las oficinas de LA EMPRESA. LA EMPRESA hará el pago en Pesos Colombianos. El CONTRATISTA debe enviar al INTERVENTOR dentro de los primeros cinco (5) días del mes la proforma de la factura para revisión y aprobación previo a emitir la factura definitiva Para cada pago EL CONTRATISTA deberá presentar tanto a EEB como a TGI: 

Factura mensual que incluye los cargos fijos y los cargos variables



Certificación expedida por revisor fiscal donde conste que se encuentra a paz y salvo en el pago de los aporte parafiscales y de seguridad social.



Informe Mensual de gestión elaborado por EL CONTRATISTA indicando las actividades desarrolladas durante el periodo.



Informe de todos los gastos reembolsables incurridos en el mes con los soportes correspondientes. Dentro de los soportes se incluye: o En el caso de compras: Al menos tres (3) cotizaciones y la autorización de compra firmada por el Interventor o En el caso de servicios adicionales prestados: La autorización de ejecución firmada por el Interventor

LA EMPRESA efectuará al momento del pago, los descuentos por concepto de retención en la fuente y los demás que procedan contractual y legalmente. EL CONTRATISTA deberá presentar la factura del mes anterior a más tardar el día 15 del mes siguiente. 25.5. REMUNERACIÓN DE SERVICIOS: Los servicios se remunerarán a través de una tarifa mensual de la siguiente manera:   

Reconocimiento de los servicios prestados por la mesa de servicio, primer nivel de soporte, reconocimiento de la disponibilidad de recursos dedicados a las actividades de primer nivel de soporte en Seguridad e Infraestructura. Reconocimiento de la renta de la ESTACIÓN DE TRABAJO asignado a cada uno de los usuarios de LA EMPRESA Reconocimiento de las actividades extras o compras realizadas a nombre de LA EMPRESA durante el periodo de facturación.

Por principio no se concederá anticipo. Las organizaciones que prestan sus servicios dentro de las oficinas principales no configuran necesidades que sea necesario

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 atender mediante anticipos. En caso de requerirse deben estar plenamente justificados. Los gastos por concepto de transporte, alojamiento y viáticos por fuera de la sede principal, a que hubiera lugar, se reconocerán de acuerdo con los mismos niveles establecidos en la política pertinente de EEB, con aprobación por parte del interventor. 25.6. TIEMPO DE IMPLEMENTACIÓN: EL CONTRATISTA deberá definir el plan de implementación de los servicios contratados, dicho plan debe ser desarrollado como máximo en un (1) mes, previo al inicio del contrato que tendrá como fecha 9 de mayo de 2014, esto como parte del proceso de empalme, EL CONTRATISTA debe considerar: 25.6.1. Alistamiento de al menos 200 equipos de cómputo para ser entregados a partir del mes de mayo. 25.6.2. Plan de transferencia de conocimiento que permita conocer a detalle los servicios y soportes necesarios y que en la actualidad se prestan. 25.6.3. Plan de entrega de equipo de cómputo en las siguientes fases.

26. GARANTÍAS Y SEGUROS DEL CONTRATO: Las garantías podrán consistir en 1. Póliza de seguros 2. Fiducia Mercantil en Garantía 3. Garantía Bancaria, expedidas por bancos o compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia. Como requisito para la ejecución del CONTRATO, en adición a su firma, EL CONTRATISTA deberá constituir a su costa y a favor de LA EMPRESA, en este caso pólizas para cada uno de los CONTRATOS asociado a cada una de las razones sociales, EEB y TGI respectivamente, y entregar a ésta para su aprobación, las siguientes garantías para responder por el cumplimiento de las obligaciones surgidas de dicho CONTRATO. a) Cumplimiento: para garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones que surjan del CONTRATO, por una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del CONTRATO, incluido IVA. Este amparo se otorgará inicialmente por un término igual al plazo del CONTRATO y tres (3) meses más y en todo caso deberá mantener su vigencia hasta la liquidación del mismo. b) Pago de Salarios y Prestaciones Sociales: por el cinco por ciento (5%) del valor del CONTRATO. Su vigencia deberá extenderse por el plazo del CONTRATO y tres (3) años más. c) Calidad del servicio: El valor asegurado del 20% del valor del contrato y con una vigencia equivalente al término de duración del contrato y un (1) año más. Las garantías a que se refieren los literales a, b, y c, deben haberse constituido por EL CONTRATISTA y aprobado por LA EMPRESA para que aquel pueda comenzar la ejecución del CONTRATO. En el caso en que modificaciones del CONTRATO generen la necesidad de ampliar la vigencia o el valor asegurado de las garantías solicitadas, EL CONTRATISTA deberá presentar como requisito para la ejecución de los mismos, las modificaciones de las garantías y los recibos de pago de las primas correspondientes. Serán de cargo del CONTRATISTA todos los gastos en que incurra para efectos de la expedición de las garantías. En las garantías deberá aparecer textualmente como beneficiaria: “Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP” o “Transportadora de Gas Internacional S.A. ESP”, de acuerdo con quien se esté suscribiendo el contrato. Se debe expedir en formato “A favor de EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 particulares”. Todas las garantías deberán llevar anexo la respectiva constancia de pago de la prima, y las condiciones, límites, excepciones y deducibles de las mismas. 26.1. Pólizas de seguros requeridas Las pólizas deben ser expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia. Como requisito para la ejecución del CONTRATO, en adición a su firma, EL CONTRATISTA deberá constituir a su costa, a favor de sí mismo y entregar a LA EMPRESA para su aprobación, las siguientes pólizas: a) Responsabilidad civil extracontractual: por el diez por ciento (10%) del valor del CONTRATO, para responder por los daños o perjuicios que se le puedan causar a LA EMPRESA o a terceros, incluyendo el lucro cesante, por causa o con ocasión de la ejecución del CONTRATO, con vigencias anuales durante la vigencia del contrato. Para los efectos de esta póliza, LA EMPRESA se considerará como un tercero. EL CONTRATISTA deberá anexar copia de la renovación de la póliza y el recibo de pago correspondiente, cinco días hábiles antes del vencimiento de cada vigencia. No obstante la cobertura del Seguro de Responsabilidad Civil Extracontractual, queda claro y convenido que EL CONTRATISTA será responsable por la totalidad de los perjuicios que ocasione a terceros en el desarrollo de las actividades objeto del CONTRATO. La anterior póliza deberá ser constituida por EL CONTRATISTA y aprobada por LA EMPRESA. EL CONTRATISTA se obliga a reponer el monto amparado de las pólizas siempre que el mismo se disminuya o se agote por cualquier siniestro, por mora o por incumplimiento parcial. Serán de cargo del CONTRATISTA todos los gastos en que incurra para efectos de la expedición de las garantías. Todas las pólizas deberán llevar anexo la respectiva constancia de pago de la prima, y las condiciones, límites, excepciones y deducibles de las mismas. 26.2. INTERESES: En caso de mora en la cancelación de las facturas o documento de cobro equivalentes, LA EMPRESA reconocerá una tasa equivalente al Interés Bancario Corriente certificado por la Superintendencia Financiera de Colombia para el período durante el cual se cause el atraso. El Contratista deberá efectuar los cálculos correspondientes y presentar a la Empresa la factura respectiva, con los soportes que demuestren su existencia, el período por el cual se cobra, y el Interés Bancario Corriente aplicados según sea el caso. 26.3. AFILIACIÓN AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL: De conformidad con los requisitos exigidos por la Ley 100 de 1993 y demás normas que la complementen, adicionen o modifiquen, EL CONTRATISTA deberá afiliar a todos los trabajadores que ocupe en la ejecución del CONTRATO, al sistema de seguridad social integral, hecho que acreditará con la presentación de una certificación expedida por su contador, revisor fiscal, o representante legal, según sea el caso, en el sentido de encontrarse al día en el pago de salarios y aportes al sistema de seguridad social integral. 26.4. INTERVENTORÍA: LA EMPRESA verificará la ejecución y cumplimiento de los trabajos y actividades del CONTRATISTA por medio del interventor que designe para ese propósito. La Vicepresidencia Administrativa de la Empresa de Energía de Bogotá definirá el Interventor del CONTRATO. LA EMPRESA se reserva el derecho de contratar la interventoría con personas naturales o jurídicas. El interventor será el representante de LA EMPRESA, actuará como intermediario de las partes y por su conducto se tramitarán todos los aspectos relativos al desarrollo y vigilancia del CONTRATO.

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 El interventor ejecutará su labor de conformidad con lo previsto en el Manual de Interventoría de LA EMPRESA. RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA: Correrán por cuenta de EL CONTRATISTA los daños que le sean imputables durante el término de vigencia del CONTRATO por acción, omisión, operación, error técnico, negligencia o descuido suyo o de cualquiera de quienes integran su equipo de trabajo. De acuerdo con lo previsto por los artículos 2341 y 2342 del Código Civil Colombiano, también correrá por su cuenta cualquier reparación, ordenada legal o judicialmente, por daño o perjuicio causado a un tercero o al personal de la EMPRESA con ocasión de la ejecución del CONTRATO. LA EMPRESA repetirá o podrá compensar las sumas de dinero que cancele directamente por daños imputables al CONTRATISTA, incluidos los gastos y costos ocasionados cuando así lo ordene una autoridad judicial o administrativa. 26.5.

ENTREGA Y RECIBO DE LOS SERVICIOS CONTRATADOS: EL CONTRATISTA deberá haber cumplido a satisfacción el objeto del CONTRATO a más tardar el último día del plazo de ejecución fijado para el efecto. La certificación de cumplimiento definitivo será responsabilidad del interventor y así constará en el Acta de Entrega y Recibo Final firmada por las partes, junto con la relación de los servicios prestados con cargo al CONTRATO. En cualquier caso, será requisito para el pago del saldo final, la aprobación de las pólizas que deba constituir EL CONTRATISTA al finalizar EL CONTRATO por exigencia de LA EMPRESA la totalidad de amortización del anticipo si se pactó. El CONTRATISTA deberá suministrar los informes de avance de ejecución del CONTRATO con la periodicidad que le exija LA EMPRESA. LA EMPRESA practicará las retenciones en la fuente a que haya lugar en los porcentajes que rijan al momento del pago por concepto de impuesto de Industria y Comercio e impuesto sobre la renta, de acuerdo con las normas vigentes a nivel distrital y nacional a menos que el CONTRATISTA acredite ser autorretenedor mediante resolución de la DIAN, de lo cual se hará manifestación expresa en la factura. Si el CONTRATISTA no manifiesta en la factura, en forma escrita, la resolución de la DIAN demostrando la calidad de autorretenedor, LA EMPRESA efectuará al momento del pago, los descuentos por concepto de retención en la fuente. Igualmente, LA EMPRESA practicará las retenciones por el impuesto al valor agregado IVA, a menos que el CONTRATISTA esté clasificado como gran contribuyente o agente retenedor del IVA, mediante resolución de la DIAN.

27. PLAZO PARA LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO: El plazo para la liquidación del CONTRATO dentro de los tres (3) meses contados a partir de la fecha de terminación del plazo estipulado para la ejecución del mismo.

28. RESERVAS ESPECIALES: En la etapa de análisis de LA OFERTA y de selección del CONTRATISTA, LA EMPRESA se reserva el derecho de aceptar, total o parcialmente LA OFERTA o de no aceptar ninguna OFERTA.

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 29. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD: Para efectos de presentación de la Oferta, el Oferente deberá adjuntar la copia de la certificación del Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 y de ISO 27001, expedida por un organismo de certificación o de normalización reconocido como idóneo para el efecto, y deberá estar vigente durante la ejecución del contrato. La dependencia encargada del proceso contractual determinará la certificación de calidad que se exigirá dependiendo el objeto del contrato Igualmente, EL OFERENTE deberá adjuntar copia de la certificación ISO 14001:2004 en Sistemas de Gestión Ambiental y de la certificación OHSAS 18001:2007 en Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud Laboral. Estos certificados deberán ser expedidos por un organismo de certificación o de normalización reconocido como idóneo para el efecto, y deberán estar vigentes durante la ejecución del contrato. Si el OFERENTE consideró dentro de su oferta algún Subcontratista, éste deberá contar con las mismas certificaciones del OFERENTE.

30. PROCEDIMIENTO PARA ESCOGER CONTRATISTA: Se realizará siguiendo la metodología establecida en la Sección III - Criterios y metodología de evaluación de las ofertas, de esta Solicitud de Ofertas.

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SECCION II - ESPECIFICACIONES DEL BIEN O SERVICIO Este capítulo comprende las condiciones particulares de los servicios a contratar: 1. OBJETO: LA EMPRESA, está interesada en recibir ofertas para contratar la tercerización de los servicios de tecnología de información así como el suministro de equipo de cómputo y periféricos definidos, bajo la modalidad de renta, como parte del soporte básico a las operaciones de la Empresa asegurando tiempos de respuesta y soluciones acorde con los acuerdos de niveles de servicio definidos

Solicitudes

Soluciones

Mesa de Servicio* Primer Nivel de Servicio* Segundo Nivel de Servicio Tercer Nivel de Servicio * Tercerizados

LA EMPRESA, está interesada en recibir ofertas para la tercerización de servicios, basados en la metodología ITIL, con alcance específicamente en los procesos de Operación de Servicios garantizando el cumplimiento de los niveles acordados dentro un conjunto de servicios definidos en el catálogo de servicios de la oficina de tecnología de la información conocidos por los miembros de la Gerencia de Sistemas y los clientes internos.

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2. ESTRUCTURA INFORMÁTICA ACTUAL DE EEB Y TGI Actualmente LA EMPRESA basa su tecnología de información en los siguientes componentes, expresados de manera general: EEB cuenta con: Comunicaciones: Se cuenta con una red de comunicaciones soportada por ETB que permite la interconexión entre la sede principal, sede Calle 61, sede Proyecto Cra 9 y las sedes remotas, de igual manera suministra el servicio de internet Servidores: Sistema operativo Windows en diferentes versiones estándar y Enterprise. Bases de datos: Bases de datos SQL Server y Oracle Virtualización: VmWare que soporta la virtualización de servidores, dentro de la infraestructura se tiene vCenter 5.0 que permite la administración de los ambientes virtualizados Equipo de cómputo personal: Equipos portátiles asignados a funcionarios con sistema operativo Windows 7 Profesional. Ofimática: Licencias de Windows Office 2007, 2010 profesional instalados en los equipos de los colaboradores. La mayoría de los productos utilizados son plataforma Windows. Correo: Servicio de correo en la nube a través de Office 365 suministrado por Microsoft SAP: Sistema SAP que se encuentra en hosting en instalaciones de un tercero. Se tiene un canal dedicado de comunicaciones entre la sede principal y la instalación del hosting que es suministrado y administrado por la firma responsable del hosting Portales: Los portales de EEB se encuentran en hosting con un tercero que ofrece el servicio de mantenimiento y soporte. Desarrollado en EZ Publish Seguridad perimetral: Equipos Fortinet que apoyan la seguridad informática

TGI cuenta con: Comunicaciones: Una red de comunicaciones soportada por ETB que permite la interconexión entre la sede principal y las diecinueve sedes remotas distribuidas en el país, de igual manera suministra el servicio de internet Servidores: Sistema operativo Windows en diferentes versiones estándar y Enterprise. Bases de datos: Bases de datos SQL Server, Oracle y MySQL (Portales) Virtualización: VmWare que soporta la virtualización de servidores, dentro de la infraestructura se tiene vCenter v5.0 que permite la administración de los ambientes virtualizados Equipo de cómputo personal: Equipos portátiles asignados a funcionarios con sistema operativo Windows 7 Profesional. Ofimática: Licencias de Windows Office 2007, 2010 profesional instalados en los equipos de los funcionarios. La mayoría de los productos utilizados son plataforma Windows. Correo: Servicio de correo en la nube a través de Office 365 suministrado por Microsoft SAP: Sistema SAP que se encuentra en hosting en instalaciones de un tercero. Canal dedicado de comunicaciones entre la sede principal y la instalación del hosting que es suministrado y administrado por la firma responsable del hosting Portales: Los portales de TGI se encuentran instalados en servidores propios y desarrollados en Joomla y base de datos MySQL Seguridad perimetral: Equipos Fortinet que apoyan la seguridad informática

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 3. ALCANCE DEL SERVICIO A CONTRATAR

LA EMPRESA, está interesada en contratar una firma que preste los servicios de mesa de servicio, soporte de primer nivel a usuarios, soporte primer nivel de seguridad, soporte primer nivel de infraestructura y suministro y gestión de equipo de cómputo bajo el modelo de arriendo. El alcance de este contrato cubrirá todas las instalaciones de LA EMPRESA a nivel nacional

3.1 ALCANCE GEOGRÁFICO El servicio a contratar se requiere para las siguientes ubicaciones, teniendo en cuenta que existen condiciones diferentes de servicio entre la sede principal y las sedes remotas tanto de EEB como de TGI Sedes Principales SEDE GRUPO ENERGIA BOGOTÁ SEDE DIRECCIÓN

EMPRESA EEB

Bogotá - Principal

CR 9 No. 73-44 Pisos 1, 4, 5, 6, 8, 9, 10

TGI

Bogotá - Principal

CR 9 No. 73-44 Pisos 3, 7 y 2

En las sedes principales se encuentra la mayor concentración de colaboradores por lo tanto la mayor cantidad de equipo de cómputo asignado, a saber: EEB: 250 equipos de cómputo TGI: 200 equipos de cómputo Sedes Remotas EEB

SEDE REMOTA

Municipio

Ciudad Principal Más Cercana

Dirección

Calle 61

Bogotá

-

CL 61 No. 7-78

Proyecto Cra 9

Bogotá

-

Cra 9 N0. 72 – XX. Piso 3

Pitalito

Pitalito

-

Pasto

Pasto

-

Zipaquirá

Zipaquirá

-

Carrera 7 No. 3 – 63 Edificio Centro de Negocios Casa de los Virreyes. Locales 201, 202, 203, 204, 205

Garagoa

Garagoa

-

Carrera 10 No. 9 – 17/21/25

CALLE 10 No 7-30E. Barrio los Cambulos CALLE 21 No 9E –87 Barrio la Estrella

En las sedes remotas se encuentran ubicados equipos de cómputo de acuerdo a la siguiente distribución EB – Sedes remotas

Desktop

Laptop

Calle 61

42

Proyecto Cra 9

16

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 Pasto

6

Pitalito

8

Zipaquirá

14

Garagoa

14

TOTAL EQUIPOS

100

Sedes Remotas TGI SEDE REMOTA

Municipio

Ciudad Principal Más Cercana

Dirección

Hatonuevo

Hatonuevo – Guajira

Valledupar (4 horas)

Sobre la vía Hatonuevo – Riohacha (costado derecho a borde de carretera) aproximadamente a 5 km del casco urbano de Hatonuevo

Jagua Del Pilar

Jagua Del Pilar – Guajira

Valledupar (30 Minutos)

Vereda Globo Marquesote del Municipio de la Jagua del Pilar. Departamento de la Guajira, sobre la vía que conduce desde la Paz hacia Villanueva, en el kilómetro 10, en un desvio de 500 metros al costado occidental de la vía, frente a la trampa de raspadores del gasoducto Ballena – Barrancabermeja en el PK 160

Casacará

Municipio Agustín Codazzi – Cesar

Valledupar (2 horas)

Kilómetro 239 del gasoducto Ballenac – Barrancabermeja cerca del corregimiento de Casacará, vereda Begoña y el acceso al sitio se realiza por una vía destapada ubicada al 21argen occidental del corregimiento de Casacará aproximadamente a 8 KM

Curumaní

Curumaní – Cesar

Valledupar (4 horas)

Vereda Guaymaral del municipio de Curumaní. A 5 km de la vía principal frente a la trampa de raspadores del gasoducto Ballena – Barrancabermeja en el PK 320

Norean

Gamarra – Cesar

-

Aproximadamente a 10 Km al norte del caserio Norean (sobre la vía Aguachica – Santa Marta) La estación se encuentra en el sector conocido como Mahoma, con acceso por una vía destapada ubicada al margen occidental de la vía Aguachica – Santa Marta a 5 Km del cruce con la vía principal

San Alberto

San Alberto – Cesar

Vereda la Llana del Municipio de San Alberto a 17 Km sobre el Barrancabermeja costado derecho de la vía que conduce desde San Alberto a la (3 Horas) Lizama a la altura del puente que pasa sobre el rio San Alberto, aproxidamente en el PK 498 del gasoducto

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Vasconia

Puerto Boyacá – Boyacá

-

Vereda Morrocaliente en el corregimiento Vasconia, ubicada en el municipio de Puerto Boyaca, aproximadamente a 15 Km por la vía Puerto Boyaca – Puerto Serviez, Km 170 del gasoducto Barrancabermeja – Mariquita

Mariquita

Mariquita – Tolima

Manizales (4 Horas)

Kilómetro 3 sobre la vía hacia la vereda El Caucho, en el PK 293 del gasoducto Centro Oriente (PK 0 en Barrancabermeja)

Padua

Herveo – Tolima

Manizales (3 Horas)

Ubicado en el PK 38 (PK 0 en Mariquita) del gasoducto Mariquita – Cali. La estación se encuentra aproximadamente a 400 mts del centro poblado de Padua, sobre la vía Mariquita – Manizales

Miraflores

Miraflores – Boyacá

Tunja (4Horas)

Vereda Mahoma municipio de Miraflores, ubicada frente a la estación de bombeo del oleoducto Ocensa

Puente Guillermo

Puente Nacional – Santander

Barbosa (30 Minutos)

Vereda Otero, aproximadamente a 400 mts de la válvula de derivación Otero del gasoducto Cusiana – el Provenir – La Belleza en el PK 188 (Pk 0 en Cusiana)

Barrancabermeja

Barrancabermeja – Santander

-

Kilómetro 1 de la vía a Galán, municipio de Barrancabermeja – Santander

Gualanday

Gualanday – Tolima

Ibagué (1 Hora)

Barrio Las Brisas, Coello, Gualanday, Tolima

Cogua

Cogua – Cundinamarca

Zipaquirá (20 Min)

Kilómetro 2 de la vía nacional Zipáquira – Chiquinquirá. Costado derecho Sector Los Cerros. Cogua

Cota

Cota – Cundinamarca

Bogotá (1 Hora)

Variante Cota – Chía contiguo a los patios de tránsito y transporte de Cota (100 mts antes de Purbelo Viejo)

Paipa

Paipa – Boyacá

Tunja (30 min)

Vereda Soconzuca de Blancos, sector el Manzano

Valledupar

Valledupar – Cesar

-

Carrera 9 No. 6C – 24. Barrio los Ángeles

Villavicencio

Villavicencio – Meta

-

Kilómetro 2 de la vía Villavicencio – Acacías. Costado Izquierdo

La Sabana

Cajicá

Bogotá (1 hora)

Km 4 vía Cajicá – Zipaquira 400 mts delante de la Universidad Militar Nueva Granada

En las sedes mencionadas se pueden identificar los siguientes equipos de cómputo:

ECG – CO

Desktop

Laptop

Estación Compresora de gas – Miraflores

8

1

Estación Compresora de gas –Puente Guillermo

7

2

Estación Compresora de gas –Padua

6

1

Estación Compresora de gas –Mariquita

5

1

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 Estación Compresora de gas –Vasconia

8

1

Barrancabermeja

8

14

Estación Compresora de gas –San Alberto

7

1

Estación Compresora de gas –Norean

7

2

Estación Compresora de gas –Curumaní

7

1

Estación Compresora de gas –Casacará

6

3

Estación Compresora de gas –agua del Pilar

7

4

Estación Compresora de gas –Hato nuevo

8

1

Centro Operacional –Cogua

3

7

Centro Operacional –Cota

1

3

Centro Operacional –Gualanday

2

12

Centro Operacional –Villavicencio

2

13

Centro Operacional –Valledupar

3

9

Centro Operacional –Paipa

1

13

Estación Compresora de gas – Sabana

8

0

104

89

Subtotal

193

Total Equipos

Basado en las cifras anteriores, se tomará como cantidad base de equipo de cómputo las siguientes cifras, esto para efectos de cálculo de valores de LA OFERTA: INVENTARIO BASE TOTAL DE EQUIPOS EMPRESA

SEDE

CANTIDAD

EEB

Sede principal

250

EEB

Sedes remotas

100

TGI

Sede principal

200

TGI

Sedes remotas

200

3.2 DESCRIPCIÓN DE SERVICIOS 3.2.1

Mesa de servicios: Recepción, registro y asignación de todas las solicitudes hechas al área de Tecnología de información con la finalidad de que los usuarios de LA EMPRESA puedan reportar un incidente o el requerimiento de un nuevo servicio, necesario para el desarrollo normal de las actividades de LA EMPRESA.

3.2.2

Primer nivel de soporte: Atención a cada una de las solicitudes o incidentes registrados a través de la Mesa de Servicios los cuales deben ser asignados para su solución al grupo de primer nivel de soporte

3.2.3

Suministro, asignación y configuración de estación de trabajo para los usuarios de LA EMPRESA así como el servicio de gestión que incluye mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos suministrados, bajo la modalidad de renta

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3.2.4

Primer nivel de soporte en Seguridad: Instalación, configuración y monitoreo de los equipos de seguridad perimetral, gestión de incidentes de seguridad, toma de acciones para identificar fallas en seguridad y ejecución de actividades para mejoramiento de la seguridad informática existente.

3.2.5

Primer nivel de soporte en Infraestructura: Instalación, configuración, y monitoreo de servidores, bases de datos, redes de comunicaciones y equipos de comunicaciones como switches, routers, VLANs y demás equipos existentes en LA EMPRESA y que soportan dichos servicios.

Para el desarrollo adecuado de los servicios mencionados previamente, la firma debe presentar un plan de trabajo que incluya:  Fase de empalme: El OFERENTE debe considerar la ejecución del proceso de empalme con el contratista actual, dicho proceso no debe tomar más de un mes y hace parte de las actividades previas que debe desarrollar el OFERENTE una vez se notifique la adjudicación del contrato y durante el proceso de formalización del mismo. Cabe mencionar que dicho proceso es ejecutado bajo responsabilidad y costo del OFERENTE. Dentro de esta fase se debe considerar el alistamiento del equipo de cómputo y periféricos para ser entregado a partir del 9 de mayo de 2014.  Fase de implementación: Corresponde al inicio formal de las actividades contratadas y que tiene como partida la emisión del acta de inicio.  Grupo de trabajo: Conformar y suministrar el equipo de trabajo que prestará los servicios descritos , dicho equipo debe constar de un gerente de proyecto, un coordinador de la mesa de servicio y los técnicos necesarios para cubrir las necesidades y niveles de servicio establecidos.

4. CONDICIONES PARA LA GESTION DE LA PROPUESTA Veracidad de la información suministrada Tanto LA EMPRESA como los proveedores están obligados a responder por la confidencialidad de la información recibida y entregada durante el proceso de selección de proveedores. LA EMPRESA, de conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política, presume que toda la información que el oferente allegue a esta contratación es veraz, y corresponde a la realidad. No obstante, la entidad podrá verificar la información suministrada por el oferente. Cláusula de propiedad intelectual Los derechos de propiedad intelectual de toda clase de creaciones protegidas por esta disciplina (Derecho de Autor y Derechos Conexos, etc.), que se generen con motivo de la ejecución de los trabajos y actividades objeto del contrato y que se concretan en el presente documento, en cuanto a Derechos patrimoniales (Reproducción, comunicación pública, transformación y distribución), resultados del contrato, conclusiones, productos desarrollados u obtenidos durante la ejecución del contrato o de explotación económica pertenecerán a LA EMPRESA. El proveedor recibirá a cambio de los trabajos contratados, la remuneración pactada y acordada y conservara los derechos morales respectivos a favor del equipo de trabajo conformado. Responsabilidad de la elaboración de la propuesta (Confidencialidad de la información) El contrato será desarrollado por el proveedor bajo parámetros de absoluta reserva y no podrá utilizar total o parcialmente la información que reciba directa o indirectamente de LA EMPRESA, o aquella a la cual tenga acceso en cumplimiento del proceso de contratación o por cualquier otro motivo, adoptando las medidas necesarias para mantener la confidencialidad de los datos suministrados.

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 La información que conozca EL OFERENTE durante el proceso debe ser entendida como confidencial y dará un adecuado tratamiento. Políticas de seguridad EL OFERENTE deberá dar lectura al documento titulado Políticas de la información y deberá diligenciar la carta sobre la aceptación de dichas políticas.

5. REQUERIMIENTOS ESPECÍFICOS 5.1 MESA DE SERVICIO: La Mesa de Servicio se desarrollará bajo el siguiente alcance:  Punto único de contacto con los usuarios de la EMPRESA  Recepción y registro de todas las solicitudes hechas al área de TI en la herramienta que provea la EMPRESA para tal fin.  Cumplimiento de los acuerdos de niveles de servicio definidos. El detalle de las actividades y los acuerdos de niveles de servicio para la mesa de servicios se encuentran definidos en el Anexo 1.  Asignación a primer nivel de soporte de las solicitudes que correspondan, dicho nivel de soporte y los servicios que comprende están descritos en el Anexo 2.  Asignación a segundo nivel de soporte de las solicitudes que no correspondan a los ofrecidos por el primer nivel de soporte. 5.2 PRIMER NIVEL DE SOPORTE: Atención de todas las solicitudes asignadas por la Mesa de Servicio y que correspondan a un primer nivel de soporte  Escalamiento a segundo nivel de soporte de aquellas solicitudes que no pudieron ser atendidas en el primer nivel de soporte.  Comunicación constante con la mesa de servicio respecto a los servicios asignados,  Cumplimiento de los acuerdos de niveles de servicio del primer nivel de soporte que se encuentran definidos en el Anexo 2  El detalle de las actividades y los acuerdos de niveles de servicio para el primer nivel de soporte se encuentran definidos en el Anexo 2. 5.3 GESTIÓN DE EQUIPO DE CÓMPUTO:  Suministro de equipo de cómputo y de los accesorios que hacen parte de una ESTACIÓN DE TRABAJO, de acuerdo a las especificaciones definidas en el Anexo 3.  Soporte y mantenimiento de los equipos de cómputo suministrados  Disponibilidad inmediata de equipos de repuesto que puedan ser asignados en caso de presentarse falla en alguno de los equipos asignados de manera temporal o permanente  Los equipos suministrados deben ser de la misma marca y reconocida en el mercado.  Los equipos suministrados deben ser nuevos 5.4 PRIMER NIVEL DE SOPORTE EN SEGURIDAD:  Administración de los equipos que conforman a seguridad perimetral y la seguridad informática de LA EMPRESA  Administración de seguridad en las aplicaciones que sean definidas, específicamente en la gestión de roles, perfiles y usuarios.  El detalle del alcance del servicio así como los niveles de servicios se encuentran definidos en el Anexo 4 5.5 PRIMER NIVEL DE SOPORTE EN INFRAESTRUCTURA:  Administración de infraestructura tecnológica, el detalle de la infraestructura se encuentra definido en el Anexo 5

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076   

  

Instalación y configuración de servidores ya sean físicos o virtuales bajo la plataforma VmWare. Instalación y configuración de controladoras de redes inalámbricas y puntos de acceso Administración del inventario de hardware y software, para ello el oferente deberá apoyarse en la solución que provee LA EMPRESA y con base en su experiencia proponer mecanismos de optimización y mejoramiento en la gestión de recursos de tecnología. El detalle del alcance del servicio así como los niveles de servicios se encuentran definidos en el Anexo 5 El detalle de los servidores y equipos de comunicaciones se describen en el Anexo 5 y Anexo Infraestructura Las bases de datos existentes en LA EMPRESA se describen en el Anexo Bases de Datos

5.6 TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO  EL OFERENTE debe considerar la ejecución de procesos de transferencia de conocimiento, hacía la Gerencia de Sistemas y las personas que se definan, al menos dos veces al año, relacionados con temas de relevancia, optimización de operaciones, eficiencia en procesos, innovación, desarrollo de nuevas tecnologías y temas afines que se consideren de importancia. Dicha transferencia de conocimiento se programará en conjunto con el Interventor. 5.7 SERVICIOS ADICIONALES COMO PARTE DE LA OFERTA  EL OFERENTE en su OFERTA incluirá el costo hora/hombre de soporte extra.  EL OFERENTE debe proveer la prestación del servicio de instalación y certificación de cableado estructurado como parte de los servicios adicionales y que LA EMPRESA podrá hacer uso, previa solicitud. EL OFERENTE en su OFERTA determinará el costo hora/hombre de dicho servicio.  EL OFERENTE debe proveer el servicio de adquisición de licencias de software y/o equipos ya sea de cómputo, telecomunicaciones, seguridad y afines, a nombre de LA EMPRESA. EL OFERENTE en su OFERTA determinará el costo administrativo por dicho servicio. 5.8 DESCRIPCIÓN DE SERVICIOS Y NIVELES DE ATENCIÓN Los servicios requeridos y los niveles de atención para cada uno de los grupos de servicio se encuentran detallados en el Anexo ANS. 5.9 VALORES DE REFERENCIA PARA LOS SERVICIOS REQUERIDOS Las siguientes cifras permitirán al OFERENTE tener una base para la definición del modelo de costos. 5.9.1

5.9.2

5.9.3

5.9.4

5.9.5

Cantidad base de usuarios: Se toman como base las siguientes cifras  EEB: 350 Usuarios  TGI: 400 Usuarios Cantidad promedio mensual de solicitudes:  EEB: 550 Solicitudes mes  TGI: 700 Solicitudes mes Cantidad promedio mensual de solicitudes por teléfono  EEB: 350 Solicitudes mes  TGI: 350 Solicitudes mes Cantidad promedio mensual de solicitudes relacionadas con Infraestructura  EEB: 15 Solicitudes mes  TGI: 15 Solicitudes mes Cantidad promedio mensual de solicitudes relacionadas con seguridad

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5.9.6

5.9.7

5.10

 EEB: 15 Solicitudes mes  TGI: 15 Solicitudes mes Cantidad de centro de cableado  EEB: 4 centros de cableado  TGI: 3 centros de cableado Porcentaje de crecimiento estimado  Estimado de crecimiento en usuarios y servicios: 10% anual

GESTIÓN DE LA CONTINUIDAD DEL SERVICIO DE LA MESA DE AYUDA

En caso de presentar eventuales ausencias imprevistas o programadas de algún o alguno de los recursos asignados a la prestación del servicio, El OFERENTE debe garantizar la prestación del servicio con la misma cantidad de recursos ausentes, los cuales deben tener el mismo nivel de conocimiento y entrenamiento sobre LA EMPRESA para poder atender eventuales ausencias imprevistas o programadas. En virtud de la mencionada obligación, el OFERENTE en caso de ausencia de su personal deberá de manera rápida, eficiente y oportuna disponer el correspondiente reemplazo con el fin de evitar impacto en el servicio. Tanto las ausencias como los reemplazos deben ser notificados de manera inmediata al interventor del contrato quien aceptará o rechazará tal novedad. Los procedimientos para este fin son:  Proactivos: Para impedir o minimizar las consecuencias de una grave interrupción del servicio.  Reactivos: Remediar a la mayor brevedad alguna situación no controlada que afecte el servicio.  Las acciones a realizar según el tipo de ausencias son:  Programadas: EL CONTRATISTA debe realizar el reemplazo de manera inmediata, Informando con previo aviso (3 días) está situación a al Interventor, debe incluir el nombre, cargo y causa, tanto del funcionario que se va a ausentar como el de su reemplazo.  Imprevistas: EL CONTRATISTA tiene un máximo de 24 horas para proveer dicho personal. 5.11

GESTIÓN DE DISPONIBILIDAD

El OFERENTE debe estar en capacidad de realizar un monitoreo de los servicios de tecnología disponibles y sugerir la optimización de los mismos para que estos funcionen de manera ininterrumpida, además estar en disposición de monitorear nuevos servicios que le sean asignados por la Interventoría del contrato. 5.12

GESTIÓN DE NIVELES DE SERVICIO

Atender los requerimientos del Interventor, en el proceso por el cual se definen, negocian y supervisan la calidad de los servicios TI ofrecidos, buscando un compromiso realista entre las necesidades y expectativas del cliente y los costos de los servicios asociados, de forma que estos sean equilibrados tanto para el proveedor del servicio y LA EMPRESA, de igual manera aportar a este proceso en doble vía buscando siempre la mejora continua. 5.12.1 Actividades para la gestión de niveles de servicio  Hacer seguimiento diario al cumplimiento de los ANS establecidos con los clientes y proveedores para ofrecer los servicios requeridos.  Identificar, calcular, presentar y monitorear indicadores trimestrales de rendimiento de servicios de tecnología  Presentar recomendaciones de mejora y optimización del servicio en el informe mensual de gestión de la mesa de ayuda.

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 5.12.2 Identificación de fortalecimiento de conocimiento de los usuarios  Identificar usuarios en el sistema de gestión de incidentes, con debilidades en el uso de las herramientas de ofimática, además de problemas presentados en la infraestructura asignada para el desempeño de sus funciones por falta de cuidados en su uso.  El oferente identificará las debilidades de los usuarios y suministrará al Interventor la información necesaria para establecer necesidades de entrenamiento y fortalecimiento de destrezas en el uso de las herramientas informáticas.

5.13

HERRAMIENTA DE MESA DE SERVICIO:

El OFERENTE apoyará en la configuración del catálogo de servicios así como de los acuerdos de niveles de servicio en la herramienta suministrada por LA EMPRESA. El OFERENTE será capacitado por personal de TI sobre el uso de la herramienta a la vez que se le hace entrega de los manuales técnicos y de operación de la misma con el fin que conozca y profundice en el manejo de la misma. El OFERENTE junto con LA EMPRESA definirán los reportes que serán generados en la herramienta para el cálculo de los indicadores de gestión requeridos para identificar el cumplimiento de los acuerdos de niveles de servicio.

6. EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL OFERENTE El OFERENTE debe contar con la siguiente experiencia: 6.1 Antigüedad: EL OFERENTE debe certificar antigüedad mayor a 10 años. 6.2 Experiencia: EL OFERENTE debe demostrar experiencia en proyectos ejecutados o en ejecución, relacionados con el objeto del DOCUMENTO, desde el 2003 hasta la fecha, como mínimo en 5 contratos para organizaciones con al menos 700 usuarios 7. CARACTERISTICAS GENERALES DE LA SOLUCION El OFERENTE deberá presentar de una manera resumida las características generales del servicio ofrecido, que cubra los requerimientos funcionales y no funcionales solicitados. 8. SOPORTE DEL SERVICIO OFRECIDO El OFERENTE debe entregar el modelo y metodología para la evaluación de la satisfacción del servicio, la metodología de seguimiento, monitoreo y ajustes del servicio (sistema de reporte, canalización, escalamiento y gestión de alarmas del servicio; estructura de reportes del comportamiento del servicio) y finalmente el protocolo para la gestión y atención de quejas y reclamos. 9.1 Contingencia y manejo de imprevistos en el servicio ofrecido El OFERENTE debe incluir los planes de contingencia para garantizar la continuidad del servicio prestado esto incluye:  Contingencia a nivel de personal (remplazos de vacaciones, licencias, calamidades, permisos, descansos)  Contingencia de telecomunicaciones suministrando teléfonos celulares a los integrantes del equipo del OFERENTE  En caso de requerirse y bajo solicitud explícita de LA EMPRESA, suministrar personal capacitado para atender situaciones críticas o de emergencia 9.2 Valor Agregado que aportara el servicio ofrecido EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP

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El OFERENTE deberá formular en su propuesta o durante la prestación del servicio, el valor agregado que usará como complemento a la propuesta. El ofrecimiento de capacitaciones no incluidas en este documento que consideré aporta a la prestación del servicio y optimización de procesos también será tenido en cuenta como valor agregado.

9. EQUIPO DE TRABAJO QUE INTEGRARÁ LA REALIZACION DEL SERVICIO OFRECIDO El OFERENTE deberá contar, para la ejecución del contrato, con la totalidad del equipo humano requerido para la prestación del servicio solicitado en la presente propuesta. Para efectos de la evaluación, el oferente deberá presentar, junto con su oferta, la documentación que acredite el cumplimiento de los requisitos exigidos para el equipo de trabajo. El OFERENTE deberá asegurar que el personal esté debidamente calificado y cuente con la experiencia en el uso de las herramientas utilizadas y en las metodologías empleadas para cumplir con los objetivos del mismo. Se requieren personas en sitio cuyo perfil permita cumplir con las actividades descritas. Durante el plazo de ejecución del contrato, LA EMPRESA tendrá la facultad de revisar, entrevistar y autorizar o no la vinculación de cualquiera de los funcionarios del equipo de trabajo asignado por EL OFERENTE EL OFERENTE suministrará periódicamente, y cada vez que existan cambios, o a petición de LA EMPRESA, por medio de documento escrito, la relación detallada del personal y las funciones que este mismo desempeña en cada una de las actividades definidas en el alcance de la OFERTA. Las peticiones de LA EMPRESA se formularán por documento escrito. En el evento en que existan cambios o LA EMPRESA formule una petición, dicha información deberá proporcionarse dentro de los 15 días hábiles siguientes a la solicitud formal o a la ocurrencia del cambio. El OFERENTE permitirá a LA EMPRESA reservarse el derecho de admitir de manera particular, precisa y justificada el personal que suministra el OFERENTE para el desarrollo de cualquiera de las actividades definidas en el alcance de la OFERTA. El OFERENTE garantizará que el personal asignado para la prestación del servicio, se encuentre debidamente capacitado (conocimiento del servicio) y cumpla con los perfiles descritos en el presente documento o anexos ante un proceso de cambio y las políticas de seguridad de la empresa. El OFERENTE garantizará dedicación exclusiva o parcial del personal asignado para la prestación del servicio, de acuerdo con lo determinado previamente entre las partes. El equipo de trabajo principal deberá ser presentado por el oferente, diligenciando el formato composición del equipo de trabajo del oferente, incluyendo la información, la cual deberá ser debidamente certificada y soportada de conformidad con los criterios y condiciones anteriormente mencionadas. El OFERENTE debe asegurar la mínima rotación de personal con el fin de minimizar la pérdida de la curva de aprendizaje del personal asignado al servicio de LA EMPRESA, así mismo no tendrá ningún tipo de responsabilidad laboral con el empleado, depende totalmente del OFERENTE. En caso de necesidad de ajustes en alguno de los perfiles propuestos en la oferta estos no podrán ser cambiados sin previa autorización del interventor del contrato; en caso de hacerlo deberá ser

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 reemplazo con otro perfil con el mismo nivel de competencias y experiencia al inicialmente propuesto. 

Gerente de Proyecto: Ingeniero de sistemas o industrial o electrónico o eléctrico. o Certificado PMP o especialización en gerencia de proyectos o Certificado ITIL Foundation o Conocimiento certificado de ISO 27001 o en implementación de SGSI o Experiencia mínima de cinco (5) años en gerencia de proyectos de servicios de tecnología, mesa de servicio, soporte y afines



Coordinador Mesa de Servicio: Ingeniero de sistemas o electrónico o eléctrico. o Certificado ITIL Foundation o Conocimientos certificados en plataforma Microsoft principalmente Outlook Microsoft Office 365, sistemas operativos Windows, Sharepoint. o Experiencia mínima de cinco (5) años como coordinador o líder de mesa de servicio en contratos con organizaciones con más de 700 usuarios.



Profesionales de soporte primer nivel y mesa de servicio: Ingeniero o técnico de sistemas o Ingeniero electrónico o ingeniero eléctrico. o Conocimientos certificados en plataforma Microsoft, principalmente Outlook Microsoft Office 365, Sharepoint. o Conocimientos certificados en sistemas operativos Windows o Experiencia mínima de dos (2) años como agentes de servicio en organizaciones con más de 700 usuarios.



Profesionales de soporte de seguridad: Ingeniero de sistemas o ingeniería afín. o Conocimientos certificados en plataforma Fortinet o Conocimiento certificado CISM (Certified Information Security Manager) o Conocimientos certificados en la norma ISO 27001 y afines o Experiencia mínima de cinco (5) años en actividades de soporte de seguridad informática en organizaciones con más de 700 usuarios.



Profesionales de soporte de infraestructura: Ingeniero de sistemas o electrónico o eléctrico. o Conocimiento certificado en plataforma de comunicaciones 3Com y/o HP o Conocimiento certificado en soluciones de respaldo ARCServer, TSM Tivoli o Conocimiento certificado en VmWare v5 o Conocimiento en gestión de base de datos MS SQL Server y Oracle o Experiencia mínima de cinco (5) años como soporte de infraestructura y redes en organizaciones con más de 700 usuarios.

EL OFERENTE podrá estructurar un equipo de trabajo que satisfaga las características y experiencia establecidas y basadas en las actividades a ser ejecutadas en cada uno de los grupos de servicio. 10.1 ACTIVIDADES DEL EQUIPO DE TRABAJO Gerente de proyecto: Responsable ante LA EMPRESA por la gestión de cada uno de los servicios que el OFERENTE se compromete a entregar la mesa de ayuda.   

Participar activamente con la Interventoría en la definición y concreción de los objetivos de los proyectos. Planificación de los proyectos en todos sus aspectos, identificando las actividades a realizar, los recursos a disponer y los plazos. Dirección y coordinación de todos los recursos empleados en los proyectos.

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076     

Realizar seguimiento a todas las fases de los proyectos asignados para su el cumplimiento. Toma de decisiones necesarias para conocer en todo momento la situación en relación con los objetivos establecidos. Adopción de las medidas correctoras pertinentes para poner remedio a las desviaciones que se hubieran detectado. Responder ante LA EMPRESA y superiores de la consecución de los objetivos del proyecto. Proponer, en su caso, modificaciones a los límites u objetivos básicos de los proyectos cuando concurran circunstancias que así lo permitan.

Coordinador de la Mesa de Servicio: Responsable del servicio que presta la mesa de servicio y cada uno de los profesionales de soporte,           

          

Coordinar y hacer seguimiento a la etapa de transición. Monitoreo, medición y documentación del desempeño del Outsourcing y presentación de planes estratégicos de mejoramiento de los servicios informáticos y de la disponibilidad de los componentes tecnológicos. Cumplir y comunicar los procedimientos de escalamiento y situaciones críticas. Realizar reuniones para presentar el estado del Outsourcing, las actividades pendientes, a futuro y adicionales. Proponer a LA EMPRESA mejoras en procedimientos de calidad. Autorizar los documentos que su equipo de Outsourcing debe entregar a LA EMPRESA Evaluar los niveles de calidad de servicio obtenidos y realizar procedimientos para su optimización. Coordinar y realizar tareas conjuntas con el coordinador asignado por LA EMPRESA para la solución de problemas. Coordinar con el personal de LA EMPRESA brigadas y simulacros de emergencia para la prevención de eventualidades a su equipo de Outsourcing. Hacer recomendaciones para mejoramiento de la tecnología, capacitación en herramientas para corregir fallas recurrentes y llevar a cabo el seguimiento hasta la solución definitiva de los problemas. Generar, analizar y utilizar historiales de problemas para la optimización y la disponibilidad de los componentes tecnológicos, a través del análisis de tendencias y desarrollo de informes de gestión para la evaluación del comportamiento de los diferentes usuarios en cada una de las dependencias. Proponer planes de mejoramiento. Apoyar en la especificación de requerimientos de servicio adicional y cambios en el alcance del contrato. Asegurar la provisión del servicio para cumplir los objetivos y niveles de servicio acordados y establecidos en los Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS). Gestionar ampliaciones o revisiones a los servicios, dentro del alcance del contrato. Administrar el recurso humano a su cargo en coordinación con LA EMPRESA Definir y acordar conjuntamente con el coordinador de LA EMPRESA, los esquemas de comunicación, reportes y escalamientos. Implantar las metodologías y procedimientos definidos o acordados con LA EMPRESA Hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas identificadas en el servicio. Hacer revisiones de desempeño de los servicios y seguimiento y cierre de los compromisos establecidos para proponer mejoras. Asegurar el cumplimiento de todos los procesos y actividades relacionadas con el servicio. Establecer mecanismos para detectar oportunamente problemas en el servicio y asegurar los preventivos y correctivos necesarios.

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076         

Asegurar el cumplimiento de metodologías y procedimientos establecidos por LA EMPRESA en la prestación de los servicios. Resolver los problemas que surjan como consecuencia de insatisfacción con la prestación del servicio. Obtener los recursos para el manejo de situaciones de incremento de demanda. Mantener y revisar la eficacia y efectividad del proceso de manejo de incidentes. Desarrollar planes y programas de mejoramiento de los Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS). Proveer requerimientos de niveles de servicios para atender nuevas demandas de servicio. Asegurar el monitoreo, control y disponibilidad de los servicios de tecnología cubiertos por el Outsourcing. Seguir los procedimientos establecidos por LA EMPRESA que aseguren el proceso de administración de configuraciones de los diferentes componentes. Generación del informe mensual de gestión teniendo en cuenta: o Informe del cumplimiento de los ANS indicando el servicio, la meta, lo ejecutado y el porcentaje de cumplimiento o Informe de actividades relevantes de la mesa de servicio como cantidad de solicitudes registradas, atendidas, por fuera de nivel de servicio, escaladas segundo nivel y aquellas que hayan significado situaciones excepcionales. o Informe de recomendaciones a ser tenidas en cuenta para mejorar el servicio. o Informe de actividades del soporte de infraestructura indicando cambios realizados a la infraestructura, alta y baja de servicios y situaciones excepcionales. o Informe de actividades del soporte de seguridad indicando cambios realizados, alta y baja de servicios y situaciones excepcionales, especialmente aquellas que representen riesgos para LA EMPRESA

Profesionales de soporte primer nivel y mesa de servicio: Responsable de la atención a las solicitudes del usuario en primera línea. 



En mesa de servicio se requiere contar con personal que haya desarrollado la capacidad de captar la necesidad del colaborador y dar solución o asignar dichas solicitudes a los profesionales de soporte con las competencias suficientes para atenderlo. Deben poseer conocimientos de hardware, software y telecomunicaciones, realizar soluciones de primer nivel en forma remota, capacitarse en todo relacionado con el área, políticas de la empresa, tener experiencia en comunicación con los usuarios saber escuchar y entender, interpretar e identificar los problemas expuestos por los usuarios, no generar expectativas equivocas. El Soporte técnico en sitio debe estar capacitado, entrenado en ITIL para atención y solución presencial y remota de eventos de soporte en puestos de trabajo, portátiles, estaciones software de ofimática, sistema operativo, utilitarios de usuario final, instalación aplicativos, puntos de conectividad a la red, componentes de red de conectividad, configuración y soporte de primer nivel de celulares y tabletas que tengan los usuarios designadas por LA EMPRESA, instalación de hardware y software, software de ofimática, sistema operativo, utilitarios de usuario final, instalación aplicativos

Profesionales de soporte de infraestructura: Responsable de la ejecución de las actividades relacionadas con la gestión de la infraestructura de LA EMPRESA.    

Gestionar las recursos de infraestructura Asegurar la disponibilidad de los recursos de infraestructura. Monitorear comportamientos, tendencias y eventos que puedan impactar la prestación adecuada de los servicios que brinda TI a la organización. Controlar licenciamiento de software a través de las herramientas de gestión disponibles.

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Evaluar condiciones de operación y sugerir modificaciones que contribuyan el mejoramiento del servicio Proponer modelos de optimización del uso de los recursos de TI Generar los reportes mensuales de gestión definidos en común acuerdo con LA EMPRESA Asegurar el cumplimiento de los acuerdos de niveles de servicio establecidos

Profesionales de soporte de seguridad: Responsable de la ejecución de las actividades relacionadas con la gestión de la seguridad de LA EMPRESA.        

Gestionar las recursos de seguridad informática y seguridad perimetral Reducir los riesgos de ataque a la infraestructura a través de mecanismos sólidos de seguridad ante accesos e intentos maliciosos del exterior e interior de LA EMPRESA Monitorear comportamientos, tendencias y eventos que puedan impactar la prestación adecuada de los servicios que brinda TI a la organización. Controlar licenciamiento de software de las herramientas que soportan la seguridad informática Evaluar condiciones de operación y sugerir modificaciones que contribuyan el mejoramiento del servicio Proponer modelos de optimización del uso de los recursos de TI Generar los reportes mensuales de gestión definidos en común acuerdo con LA EMPRESA Asegurar el cumplimiento de los acuerdos de niveles de servicio establecidos

10. PLAN DE TRABAJO A EJECUTAR EN LA REALIZACION DE LA SOLUCION El OFERENTE deberá presentar con la propuesta un cronograma o plan de trabajo en el cual describa los procesos/actividades requeridos para alcanzar el objeto requerido, explicando claramente el número de días de la actividad, para este caso el proceso de empalme no puede ser mayor a treinta (30) días y definir los profesionales dedicados para desarrollar cada actividad relacionada en el cronograma. El cronograma debe cumplir con las siguientes condiciones: 

   

Indicar las actividades para el proceso de empalme, actividad que no debe tomar más de treinta (30) días. Dicho empalme se desarrolla en dos ámbitos: o Entrega de equipo de cómputo: EL OFERENTE debe alistar, en un lapso de 30 días, 200 equipos de cómputo para reemplazarán equipo en uso o Entendimiento de los servicios, soportes, actividades y responsabilidades que se desarrollan por el contratista actual, este proceso tendrá como tiempo máximo de ejecución, 30 días. Explicar claramente la relación entre las distintas actividades, especificando la ruta crítica, especialmente en lo relacionado con el suministro de las estaciones de trabajo para los colaboradores de LA EMPRESA Indicar los productos específicos a presentar y su oportunidad (informes, reportes, etc.). Indicar el personal empleado en cada actividad, de manera que garantice el adecuado cumplimiento del objeto del presente proceso según las especificaciones. El cronograma general debe presentarse respecto de las actividades a ejecutar, Identificar entregables y secuencia prevista para las actividades detalladas en esta contratación.

Máximo 8 días después de notificada la adjudicación, el OFERENTE debe presentar el plan de empalme detallado, con el fin que sea iniciado de inmediato, este proceso debe llevarse a cabo mientras se ejecuta la protocolización del contrato de servicios. Al momento de la firma del acta de inicio, se deberá entregar a LA EMPRESA el cronograma detallado y ajustado, teniendo en cuenta el presentado inicialmente. EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP

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LA EMPRESA a través del Interventor del contrato verificará el desarrollo del cronograma presentado, la dedicación del personal ofrecido, los resultados esperados y en general el cumplimiento de los compromisos adquiridos.

11. SUMINISTRO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO Y ACCESORIOS ERGONÓMICOS EL OFERENTE será responsable de proveer durante y a lo largo del CONTRATO, equipos de cómputo propios para la ejecución y gestión del mismo, los cuales deben cumplir con las configuraciones establecidas por LA EMPRESA. LA EMPRESA suministrará el espacio físico, los equipos de telefonía, el acceso a red, acceso a las instalaciones de LA EMPRESA y demás facilidades necesarias para el desarrollo de las responsabilidades del OFERENTE El OFERENTE deberá presentar un cronograma de entrega e instalación de los equipos y dispositivos, garantizando su perfecto funcionamiento, así como también el cumplimiento de todas las especificaciones solicitadas, con respecto a los equipo(s). Para la EEB, se estima un plan de entrega de equipos a desarrollar durante 4 fases: Fase 1: Entrega de 200 equipos de cómputo que debe realizarse una vez inicie la ejecución del contrato. EL OFERENTE debe considerar dentro de la oferta y el plan de trabajo para el proceso de alistamiento y configuración de los equipos al menos un mes antes del inicio del contrato. Estos procesos se desarrollarán como parte de las actividades de preparación para iniciar el contrato, LA EMPRESA no reconocerá de manera económica dichas actividades. Fase 2: Entrega de 80 equipos a más tardar el 7 de Julio/2014 Fase 3: Entrega de 16 equipos a más tardar el 6 de Agosto/2014 Fase 4: Entrega de 54 equipos a más tardar el 17 de Noviembre/2014 Para TGI, se estima un plan de entrega de equipos a desarrollar durante 5 fases: Fase 1: Entrega de 15 equipos de cómputo que debe realizarse una vez inicie la ejecución del contrato. EL OFERENTE debe considerar dentro de la oferta y el plan de trabajo para el proceso de alistamiento y configuración de los equipos al menos un mes antes del inicio del contrato. Estos procesos se desarrollarán como parte de las actividades de preparación para iniciar el contrato, LA EMPRESA no reconocerá de manera económica dichas actividades. Fase 2: Entrega de 92 equipos a más tardar 9 de Junio/2014. Corresponde a reemplazo de equipos de propiedad de TGI y que ya han cumplido su ciclo Fase 3: Entrega de 100 equipos a más tardar 9 de Julio/2014. Corresponde a reemplazo de equipos de propiedad de TGI y que ya han cumplido su ciclo Fase 4: Entrega de 29 equipos a más tardar el 6 de Agosto/2014 Fase 5: Entrega de 164 equipos a más tardar el 28 de Octubre/2014 El OFERENTE presentará un plan del servicio de mantenimiento preventivo, al menos una vez al año, para cada una de lo(s) equipo(s) y dispositivos suministrados, así mismo hará la gestión de la garantía con el fabricante y/o proveerá todos los repuestos que se requieran durante el periodo básico de mantenimiento, sin costo adicional al estipulado. Una vez entregados los equipos y dispositivos a LA EMPRESA, en ningún caso LA EMPRESA será responsable de los riesgos de pérdida o daño de los mismos, EL OFERENTE será responsable de adquirir las pólizas necesarias para cubrir dichas eventualidades, LA EMPRESA reconocerá como máximo un deducible de 2% El OFERENTE será responsable de atender las fallas de los equipos y dispositivos suministrados, en los términos establecidos en este Contrato. Por lo tanto, si la Empresa agrega a los equipos y EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 dispositivos objeto del presente Contrato, componentes suministrados por otras compañías, LA EMPRESA será responsable por las fallas de sus componentes. El OFERENTE debe proporcionar sin costo, la capacitación básica requerida al personal de LA EMPRESA, para obtener el adecuado funcionamiento y operación de (los) equipo (s) de procesamiento automático de datos. El OFERENTE garantiza a LA EMPRESA que el (los) equipo(s) suministrado(s) así como los dispositivos asociados, están libres de vicios ocultos, licencias ilegales, defectos materiales y en buenas condiciones de funcionamiento, conforme con las especificaciones técnicas presentadas en su propuesta.

12. OBLIGACIONES DEL OFERENTE En la OFERTA y durante el desarrollo del contrato, el OFERENTE se comprometerá a:

12.1

LLEVAR A CABO LAS SIGUIENTES ETAPAS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO:

12.1.1 Etapa de Transición  Proveer los servicios objeto de la presente OFERTA e implementar el modelo y procedimientos de servicios, plan de calidad, mecanismos de medición de ANS, informes de gestión, entre otros, propuesto en un plazo de 60 días contados a partir de la fecha de la firma del Acta de Inicio del contrato.  Asumir los servicios progresivamente a medida que los contratos vigentes para la prestación de servicios IT se vayan terminando. Se informará al oferente cuales son los servicios que están contratados y cuando se cumple la vigencia de esos contratos. 12.1.2 Etapa de Operación  Proveer los servicios objeto de la presente OFERTA y sus anexos respectivos contados a partir de la fecha de la firma del Acta de Inicio del contrato y concluirá con la suscripción del Acta de Terminación.  Proporcionar tales servicios respetando los niveles de servicios establecidos, desde el punto de vista cualitativo y cuantitativo.  Garantizar la continuidad de la prestación del servicio siempre y durante los horarios prefijados, teniendo en cuenta los acuerdos y la naturaleza del mismo.  Velar por el cumplimiento de los procedimientos de acuerdo con el sistema de gestión de LA EMPRESA. 12.1.3 Etapa de Finalización     

Realizar el proceso de finalización de los servicios en un plazo de 60 días antes de la terminación del contrato. Entrega de la infraestructura tecnológica (con sus bases de datos) y física de manera completa e íntegra. Entregar los inventarios, sistemas de información y elementos básicos en la prestación de los servicios. Entregar la información que haya recibido en forma directa e indirecta. Entregar la documentación levantada durante la ejecución del contrato, incluyendo manuales, procedimientos, instructivos, etc.

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 12.2       

EN TODA LA EJECUCIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO: Asegurar que la ejecución de la actividad sea continúa y se realice en las mejores condiciones de servicio, de acuerdo con los términos de los acuerdos de servicio pactados. Comunicar oportunamente las circunstancias sobre las cuales se tenga conocimiento y que sean relevantes informar para la correcta ejecución del servicio. Renegociar en términos de buena fe contractual las eventuales modificaciones, cuando ambas partes acuerden previamente la importancia, oportunidad y pertinencia de efectuar dichas modificaciones. Reducir al mínimo los riesgos de conflictos de interés y en situaciones de conflicto, actuar de manera que se asegure de cualquier modo la transparencia y trato equitativo. Recomendar y presentar, en lo posible, estudios de factibilidad a LA EMPRESA para la implantación de nuevas tecnologías y oportunidades de optimización existentes en el mercado, relacionada con la prestación del servicio, que permitan su mejoramiento. Para el personal en sitio, cumplir con las políticas de LA EMPRESA en cuanto a buen uso de sus activos e instalaciones. Las demás que en común acuerdo entre las partes se deriven de la naturaleza de la OFERTA.

13. CAUSALES PARA TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL CONTRATO LA EMPRESA evaluará mensualmente el cumplimiento de los diferentes Acuerdos de Niveles de Servicio definidos para cada uno de los grupos de servicio. EL OFERENTE se comprometerá a definir mensualmente el plan de acción con el fin de lograr el cumplimiento de los acuerdos no logrados. LA EMPRESA evaluará anualmente las condiciones del servicio y podrá declarar terminación anticipada y unilateral del contrato, a partir del primer año y sin perjuicio para LA EMPRESA, si se cumple alguna de las siguientes condiciones.  El incumplimiento durante seis (6) meses seguidos, del mismo Acuerdo de Nivel de Servicio  El incumplimiento durante cuatro (4) meses seguidos, de al menos dos (2) Acuerdos de Nivel de Servicio, se entiende que dichos acuerdos se incumplen durante los cuatro (4) meses. LA EMPRESA, una vez se revise junto con EL OFERENTE las causales de terminación del contrato descritas previamente, podrá confirmar la terminación del contrato que será efectivo en noventa (90) días calendario y aplicará las sanciones y/o garantías a que diera lugar.

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SECCION III - CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS 1. GENERALIDADES: LA EMPRESA efectuará los estudios y análisis comparativos del caso, para asegurar la selección con criterios objetivos de LA OFERTA más favorable para ella. Se analizarán LAS OFERTAS alternativas de los OFERENTES cuyas OFERTAS principales cumplan con los requisitos del DOCUMENTO. La evaluación se hará en dos (2) etapas de análisis: 1. Análisis jurídico, financiero y técnico 2. Análisis económico de LAS OFERTAS recibidas, para verificar el cumplimiento de los requisitos indicados en EL DOCUMENTO LA EMPRESA no responderá frente a los OFERENTES cuya OFERTA no sea aceptada. El OFERENTE debe detallar todos los aspectos que a su juicio clarifiquen las condiciones económicas de su OFERTA. La elaboración y presentación de LA OFERTA deberá hacerse de acuerdo con las instrucciones y formularios que se detallan en este capítulo y LA OFERTA deberá acompañarse de los DOCUMENTOS que se exigen. Los costos, directos e indirectos, que se causen por la integración, elaboración, preparación y presentación de LA OFERTA serán de cargo exclusivo del OFERENTE y LA EMPRESA en ningún caso reconocerá costos por este concepto. Después del plazo de entrega de LAS OFERTAS, no se aceptarán modificaciones o aclaraciones motivadas por los OFERENTES. Sin embargo, LA EMPRESA podrá, si lo considera necesario, solicitar por escrito las aclaraciones que estime pertinentes con relación a LAS OFERTAS recibidas.

2.

METODOLOGÍA PARA EVALUACION Y CALIFICACION: Se realizará teniendo en cuenta el cumplimiento de los requisitos jurídicos, técnicos y financieros establecidos en EL DOCUMENTO y la evaluación y calificación económica de la respectiva OFERTA.

3. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN 3.1 Análisis jurídico: Consiste en efectuar el análisis jurídico de LA OFERTA recibida para verificar que cumpla los requisitos exigidos en EL DOCUMENTO. En esta etapa se analizan los DOCUMENTOS de carácter legal que deben adjuntar los OFERENTES en su OFERTA: a) Certificado de existencia y representación legal vigente o el documento que acredite la existencia y la personería de sus representantes, de acuerdo con las leyes de su país de origen. b) Autorización al representante legal para comprometerse en la cuantía ofrecida, si excede sus facultades estatutarias. c) El estudio jurídico de las desviaciones y aclaraciones a las condiciones establecidas en EL DOCUMENTO. d) Carta de presentación debidamente suscrita por el representante legal o apoderado. EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 e) Garantía de Seriedad de la Oferta con el correspondiente recibo de pago, la cual podrá ser verificada en el momento en que sea abierta la oferta económica. f) En el evento en que se presenten consorcios, los documentos exigidos en la sección primera, de requisitos. g) Documentos que acrediten el cumplimiento de las obligaciones parafiscales. h) Compromiso de confidencialidad debidamente suscrito por el representanta legal o su apoderado debidamente facultados para el efecto. De igual forma se analizan en esta etapa los requerimientos mínimos para poder contratar, en lo que respecta a las inhabilidades, incompatibilidades e impedimentos, lo cual debe manifestarlo expresamente en la carta de presentación. Así mismo, se analizarán las manifestaciones que haga el oferente respecto a las demandas, multas y/o sanciones. En caso de no cumplir con los anteriores requisitos mínimos, LA OFERTA no podrá continuar en EL PROCESO, hasta que las observaciones realizadas sean ajustadas, salvo que alguna de ellas se encuentre prevista como causal de rechazo de LA OFERTA. 3.2 Análisis de Gestión de Calidad: Consiste en efectuar el análisis de Gestión de Calidad de LA OFERTA recibida para verificar que cumplan los requisitos exigidos en EL DOCUMENTO. En esta etapa se analizan los DOCUMENTOS de carácter legal que deben adjuntar los OFERENTES en su OFERTA: a) b) c) d)

Certificado de ISO 9001 vigente Certificado ISO 27001 y/o ISO 27002 y/o afines vigente Certificación ISO 14001:2004 en Sistemas de Gestión Ambiental Certificación OHSAS 18001:2007 en Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud Laboral

Todos los requisitos de Gestión de Calidad son obligatorios, el OFERENTE que no suministre alguno de los certificados no podrá continuar en EL PROCESO 3.3 Análisis financiero: En este análisis solamente se considerarán las ofertas que cumplan con los requisitos jurídicos y de gestión de calidad. El análisis financiero del OFERENTE determinará si está calificado para cumplir con EL CONTRATO en forma satisfactoria. Este análisis se realizará por medio de los siguientes indicadores, con base en el balance general del último año, con corte al 31 de diciembre de 2012 y 2013 (si es posible) o año más reciente si se dispone de otro, los cuales deberán discriminar adecuadamente lo concerniente al Activo Corriente y al Pasivo Corriente. Estos deben adjuntarse a su OFERTA, debidamente firmado por el representante legal, por su contador y por el revisor fiscal. Las copias de los estados financieros solicitados a los oferentes, deben entregarse a LA EMPRESA en copias legibles, en formatos corporativos y deben mencionar de manera explícita la unidad de expresión de las cifras (miles, millones, según corresponda) y la moneda en que están cuantificadas (Pesos, Dólares, u otra moneda según corresponda).

3.3.1

Indicadores de liquidez:

3.3.1.1 Capital de trabajo (CT):

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 El resultado debe ser: (1) CT = AC - PC (2) CT>= 2.300.000.000 COP , en donde: CT AC PC

= = =

Capital de Trabajo Activo Corriente Pasivo Corriente

Se otorgará un máximo de cincuenta puntos (50) para quien cumpla el requisito previsto en la ecuación (2) y para resultados inferiores a éste, en forma proporcional al indicador particular derivado de la propuesta. 3.3.1.2 Razón de Liquidez (RL) El resultado debe ser: (3) RL = AC / PC (4) RL ≥ 1.5 en donde: RL AC PC

= = =

Razón de Liquidez Activo Corriente Pasivo Corriente

Se otorgará un máximo de veinte puntos (20) para quien cumpla el requisito previsto en la ecuación (4) y proporcionalmente si el indicador es inferior, de tal forma que si el indicador es inferior a 1.0 el puntaje será cero. 3.3.2

Indicadores de solidez

3.3.2.1 Nivel de Endeudamiento (NE) El resultado debe ser: (6) NE = PT / AT (7) NE ≤ 0.7, en donde: NE PT AT

3.3.3

= = =

Nivel de Endeudamiento Pasivo Total Activo Total

Se otorgará un máximo de treinta (30) puntos para quien cumpla el requisito previsto en la ecuación (7), inversamente proporcional si el indicador es superior de tal forma que sea cero (0) para quien tenga un indicador igual o superior a uno (1). | Requisitos Financieros Mínimos: EL OFERENTE que obtenga en el Análisis Financiero una calificación total inferior a SETENTA (70) puntos de los CIEN (100) puntos posibles será considerado no apto financieramente para la ejecución del CONTRATO y por tanto, su OFERTA no se tendrá en cuenta para las siguientes etapas de evaluación y calificación.

3.4 Análisis Técnico: La calificación técnica de LAS OFERTAS se aplicará únicamente a las OFERTAS que hayan cumplido con los análisis anteriores

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 La metodología para la evaluación y calificación técnica de LAS OFERTAS se realizará sobre un puntaje total de 1000 puntos distribuidos en diferentes criterios y puntajes de la siguiente manera:

DESCRIPCIÓN Perfil del oferente y experiencia Mesa de Servicio y soporte primer nivel de servicio Suministro y gestión de Equipo de Cómputo Valor agregado Perfil Gerente de Proyecto Perfil Coordinador de Mesa de Servicio Puntaje Final

PUNTAJE 400 200 200 100 50 50 1000

3.4.1 Perfil del oferente y antigüedad (400 puntos): El perfil del OFERENTE y la antigüedad se evaluará a partir de la información certificada del tiempo de existencia del OFERENTE, quien debe haber desarrollado actividades relacionadas con servicios de Tecnología de Información por al menos 10 años y haber ejecutado o tener en ejecución, al menos en un 50% de avance, como mínimo 5 contratos desde el año 2003 en adelante, debidamente acreditados y certificados, verificando el cumplimiento de los siguientes requisitos: a. Que de los cinco (5) contratos mínimos requeridos, el valor de al menos tres (3) de ellos sea igual o superior a $7.000’000.000 cada uno. b. Que su objeto haya contemplado gestión de mesa de servicios y/o soporte en sitio y/o suministro de equipo de cómputo y/o gestión de infraestructura y/o gestión de seguridad y/o en general prestación de servicios de TI Los contratos deberán acreditarse mediante presentación de la certificación emitida por la entidad contratante, en papel membrete, firmada y sellada, donde se indique claramente el nombre o razón social de la entidad contratante, el nombre o razón social de quien ejecutó el contrato, su objeto, valor, calificación del servicio(s) contratado(s) y fecha de iniciación y finalización. No se considerarán contratos que no estén debidamente acreditados. Si se incumple alguno de los requisitos enunciados en los literales a y b no será tenido en cuenta. El proponente se calificará como no admisible si no tiene al menos cinco (5) contratos que cumpla con los literales a y b. Se otorgará un máximo de cuatrocientos (400) de acuerdo al siguiente criterio CRITERIO DE EVALUACION Más de 7 contratos 7 contratos 6 contratos 5 contratos

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Puntaje 400 300 200 100

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 3.4.2 Mesa de servicio (200 puntos) EL OFERENTE certificará al menos 2 contratos ejecutados o en ejecución, con al menos el 50% de avance, donde se identifica la gestión de mesas de servicio y soporte en sitio para organizaciones con más de 700 usuarios. Se deben cumplir los siguientes requisitos: a.

Que el valor ejecutado de cada contrato sea igual o superior a $1.500’000.000.

b. Que su objeto haya contemplado gestión de mesa de servicios y soporte en sitio desarrollando labores de atención a solicitudes y cumplimiento de acuerdos de niveles de servicio. Los contratos deberán acreditarse mediante presentación de la certificación emitida por la entidad contratante, en papel membrete, firmada y sellada, donde se indique claramente el nombre o razón social de la entidad contratante, el nombre o razón social de quien ejecutó el contrato, su objeto, valor, calificación del servicio(s) contratado(s) y fecha de iniciación y finalización. No se considerarán contratos que no estén debidamente acreditados. Si un contrato incumple alguno de los requisitos enunciados en los literales a y b no será tenido en cuenta. CRITERIO DE EVALUACION Más de 4 contratos 4 contratos 3 contratos 2 contratos

Puntaje 200 150 100 50

3.4.3 Suministro y gestión de equipo de cómputo (200 puntos) EL OFERENTE certificará al menos 2 contratos ejecutados o en ejecución, con al menos el 50% de avance, donde se identifica el suministro de equipo de cómputo así como gestión, manejo de garantías, soporte y mantenimiento a equipos, para organizaciones con más de 700 usuarios. Se deben cumplir los siguientes requisitos: a.

Que el valor ejecutado sea igual o superior a $2.000’000.000.

b. Que su objeto haya contemplado suministro de equipo de cómputo, mantenimiento de equipo, gestión de garantías o actividades afines relacionadas con equipo de cómputo. Los contratos deberán acreditarse mediante presentación de la certificación emitida por la entidad contratante, en papel membrete, firmada y sellada, donde se indique claramente el nombre o razón social de la entidad contratante, el nombre o razón social de quien ejecutó el contrato, su objeto, valor, calificación del servicio(s) contratado(s) y fecha de iniciación y finalización. No se considerarán contratos que no estén debidamente acreditados. Si un contrato incumple alguno de los requisitos enunciados en los literales a y b no será tenido en cuenta. CRITERIO DE EVALUACION Más de 4 contratos EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP

Puntaje 200 Página 41 de 77

Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 CRITERIO DE EVALUACION 4 contratos 3 contratos 2 contratos

Puntaje 150 100 50

3.4.4 Valor agregado: (100 puntos) EL OFERENTE ofrecerá servicios adicionales a los especificados en el DOCUMENTO y que estén relacionados con el OBJETO que generen valor para LA EMPRESA: CRITERIO DE EVALUACION Más de 3 servicios adicionales 3 servicios adicionales 2 servicios adicionales 1 servicio adicional

Puntaje 100 70 50 20

3.4.5 Perfil Gerente de Proyecto: (50 puntos) EL OFERENTE certificará que el perfil de Gerente de proyectos cumple con los requisitos mínimos exigidos por LA EMPRESA, adicionalmente se reconocen puntos adicionales por: CRITERIO DE EVALUACION Experiencia mayor a 10 años Certificado ITIL Intermedio o similar Certificado CISM o similar Certificado Microsoft o similar

Puntaje 20 10 10 10

3.4.6 Coordinador Mesa de Servicio (50 puntos) EL OFERENTE certificará que el perfil de Coordinador mesa de servicio cumple con los requisitos mínimos exigidos por LA EMPRESA, adicionalmente se reconocen puntos adicionales por:

CRITERIO DE EVALUACION Experiencia mayor a 7 años Certificado ITIL Intermedio o similar Certificado CISA o similar Certificado Microsoft o similar

Puntaje 20 10 10 10

3.5 Análisis económico: El análisis económico tendrá una valoración de 250 puntos. LA OFERTA con el menor valor total se considerará como Mejor Oferta y recibirá 250 puntos y las demás ofertas recibirán un puntaje inversamente proporcional bajo la siguiente fórmula. PUNTOS: 250 * (Mejor Oferta / Oferta a evaluar)

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 3.6 Oferta seleccionada: Se obtendrá un puntaje total absoluto conformado por el puntaje obtenido en el análisis técnico más el puntaje obtenido en el análisis económico. Será seleccionada la OFERTA con el mayor puntaje total absoluto En caso de empate en el puntaje total absoluto, será elegible para la selección, LA OFERTA que haya obtenido mayor puntaje en el análisis técnico de LA OFERTA. En caso de continuar el empate, se seleccionará LA OFERTA del OFERENTE con mayor experiencia en el mercado relacionado con el objeto de esta solicitud y que cuente con los certificados correspondientes.

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SECCIÓN IV - PRESENTACIÓN Y FORMULARIOS DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS LOS OFERENTES deberán suministrar toda la información que se solicita en esta sección. LA OFERTA debe constar de las siguientes partes: 1. Carta de Presentación 2. Resumen de LA OFERTA 3. Garantía de seriedad de LA OFERTA 4. Información general del Oferente 5. Información general del representante 6. Certificación de Calidad. 7. Estados financieros del Oferente 8. Demandas, multas y/o sanciones 9. Formularios de LA OFERTA técnica 10. Desviaciones, excepciones y/o aclaraciones 11. Anexos de la propuesta 12. Formularios de LA OFERTA económica 13. Declaración de conformidad del oferente de conocer los DOCUMENTOS y de su aceptación, los documentos contenidos en la página web de la EMPRESA tales como política de contratación, circulares, política de abastecimiento, política ambiental y de calidad, Código de Ética, Código de Buen Gobierno, empresas que conforman el Grupo de Energía de Bogotá, así como los demás documentos relevantes publicados en la citada página web de la EMPRESA. 14. Compromiso de confidencialidad. Los Oferentes deberán diligenciar los formularios en español, siguiendo las instrucciones dadas en cada una de las partes.

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 1. CARTA DE PRESENTACIÓN La carta de presentación, se debe colocar al principio de LA OFERTA y a continuación el resumen de LA OFERTA, la Información General del OFERENTE, la garantía de seriedad, los certificados de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio o por la entidad competente correspondiente en caso que se trate de una persona jurídica extranjera, los Estados Financieros del OFERENTE, su propuesta y sus anexos, los formularios solicitados, propuesta alternativa y la información que el Oferente desea anexar. (Lugar y fecha) Señores EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP Carrera 9 No. 73-44 primer piso Bogotá, D.C. Colombia Asunto:

Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076

Estimados señores: Atendiendo su solicitud para participar en la Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076, para la tercerización de servicios de TI y la renta de equipos de cómputo para LA EMPRESA, de conformidad con las presentes instrucciones y especificaciones técnicas, señaladas en este documento en la sección II –Especificaciones Técnicas el (los) suscrito(s) (nombre del representante legal del OFERENTE) en representación de (Nombre del oferente), por medio de la presente somete(n) a su consideración la propuesta No. ________________, la cual es válida hasta el día ____ de ____ de 201_. Así mismo, el (los) suscrito(s) declara(n) que:  

Tiene(n) poder legal para firmar y presentar oferta. Esta oferta y los contratos que llegaren a celebrarse, comprometen totalmente a la firma que legalmente representa(n) y los contratos serán firmados por la(s) siguiente(s) persona(s) en su representación:

NOMBRE __________

CÉDULA ____________

CARGO _________

NOMBRE DE LA FIRMA _____________________

(Aquí deberá indicarse el nombre completo y el documento de identidad de la(s) persona(s) que representan al Oferente. Cuando el Oferente actúe en su propio nombre, así constará. Si la oferta es presentada bajo la modalidad de la representación, el contrato podrá ser firmado por el Oferente o su representante, en este último evento se debe presentar para la firma del CONTRATO, un poder especial que reúna todos los requisitos legales).    

He estudiado cuidadosamente los documentos de la presente solicitud pública de ofertas y renuncio a cualquier reclamación por ignorancia o errónea interpretación de los mismos. He revisado detenidamente la oferta adjunta y no contiene ningún error u omisión. Me he enterado de la ubicación de los sitios de entrega. La firma que legalmente represento no está inhabilitada o impedida para contratar, de conformidad con la ley y el estatuto de contratación de LA EMPRESA. Cuando sobrevenga alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad establecidas en la ley o el Estatuto de Contratación, durante el proceso de selección renunciaré a la participación y a los derechos surgidos del mismo.

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076         

De igual manera manifiesto que la firma no está impedida para contratar con LA EMPRESA por situaciones de relaciones comerciales o de parentesco con quienes ostentan la calidad de administradores de LA EMPRESA. Manifiesto no encontrarme en las listas OFAC (Clinton) y ONU; así mismo, los miembros de la Junta Directiva o Junta de Socios, los Representantes Legales y el Revisor Fiscal, tampoco se encuentren en dichas listas. Manifiesto no tener procesos judiciales en curso en los cuales se encuentre en calidad de demandante o demandado respecto de alguna de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá. Manifiesto que no he sido sancionado o multado en los últimos tres (3) años Manifiesto que he revisado los documentos Manifiesto no estar incurso en causal de disolución y liquidación de la EMPRESA. Manifiesto estar en capacidad legal, financiera y técnica para presentar OFERTA y en el evento de resultar adjudicatario de la misma ejecutar el CONTRATO correspondiente. Entiendo y acepto que la presente OFERTA es irrevocable. Por ello, no la podré retirar, modificar o condicionar los efectos y alcance de su oferta durante el proceso de petición de ofertas. He recibido la suficiente información sobre “preguntas y respuestas” y los siguientes adendas a la presente solicitud pública de ofertas: No. __________________ Fecha _______________________

En la eventualidad de que resulte elegido como EL OFERENTE seleccionado, me comprometo a: a) Firmar el CONTRATO y realizar, dentro del plazo estipulado, todos los trámites necesarios para su legalización, en el momento que LA EMPRESA lo solicite. b) Mantener vigente la garantía de seriedad de la oferta hasta tanto no se constituya la garantía de cumplimiento exigida en el contrato. c) Constituir y presentar oportunamente las demás garantías y pólizas exigidas en el CONTRATO. d) Prestar los bienes y/o servicios objeto del CONTRATO de acuerdo con los términos y condiciones contractuales dentro del plazo estipulado. e) Regirme por el Estatuto de Contratación y el Manual de Interventoría de la Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP. Atentamente ___________________________________ Nombre completo del Oferente Dirección comercial Firma NOTA: Este es el modelo de la carta de presentación de LA OFERTA. Utilice papel membreteado. Si en EL PROCESO de selección no se dieran Adendas ni informes sobre “Preguntas y Respuestas” omita el literal respectivo. No agregue comentarios ni aclaraciones.

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 2. RESUMEN DE LA OFERTA Solicitud Pública de Ofertas: OFERENTE: Oferta No.: Representante Legal: Representante comercial en Colombia: Domicilio Legal: Teléfono (s): FAX: E-mail: Fecha hasta la que es Válida LA OFERTA:

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3000001076 ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 3. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA NUMERO: COMPAÑÍA ASEGURADORA: ENTIDAD BANCARIA: VALOR ASEGURADO: VIGENCIA: FORMATO: NÚMERO DE RECIBO DE PAGO

_______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS ESP

El suscrito certifica que los datos anteriores son ciertos y son tomados fielmente del texto de LA GARANTÍA. NOTA: Se debe anexar el recibo de pago de la prima, las condiciones, límites, excepciones y deducibles de la póliza correspondiente.

FIRMA

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4. INFORMACIÓN GENERAL DEL OFERENTE

DESCRIPCIÓN DE LA FIRMA OFERENTE NOMBRE O RAZÓN SOCIAL:

______________________

C.C. O NIT:

______________________

DIRECCIÓN

______________________

TELÉFONO

______________________

CIUDAD / DEPARTAMENTO:

______________________

Impuesto sobre la renta

Contribuyente

Grandes contribuyentes:

Resolución:

Personas Jurídicas: Personas Naturales: Autoretenedor:

Retención en la Fuente Responsable

Impuesto a las ventas

Si ( ) No ( ) Resolución :

Régimen Común: Régimen Simplificado: No responsable:

Impuesto de Industria y Comercio

Actividad Económica:

CAPITAL AUTORIZADO:

_______________

SUSCRITO: _______________

PAGADO: _______________ LÍMITE DE LA FACULTAD DEL REPRESENTANTE LEGAL PARA COMPROMETER A LA SOCIEDAD: ILIMITADAMENTE

SI ( )

NO ( )

LIMITADO HASTA LA SUMA DE: ___________________ Si las facultades del REPRESENTANTE LEGAL están por debajo del valor de la Oferta, debe presentarse una autorización del órgano competente donde se le autorice para presentar la Oferta y firmar el correspondiente contrato en caso de celebrar contrato. TIPO DE SOCIEDAD: NACIONAL

( )

EXTRANJERA

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(

)

MIXTA

(

)

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ESCRITURA DE CONSTITUCIÓN No _____ NOTARIA _____ DE ______________ MATRICULA MERCANTIL No. ____________________ CÁMARA DE COMERCIO

____________________

CLASE DE SOCIEDAD: ANÓNIMA ( )

LIMITADA

( )

OTRA:______________

VIGENCIA DE LA SOCIEDAD ____________________ DURACIÓN:

DESDE _____________ HASTA

______________

EN EL EVENTO DE ESTAR PRÓXIMO EL VENCIMIENTO DE LA DURACIÓN DE LA SOCIEDAD INDIQUE SI SE ENCUENTRA EN TRÁMITE ALGUNA EXTENSIÓN Y SEÑALE EL ESTADO EN QUE SE ENCUENTRA PERSONA AUTORIZADA PARA FIRMAR EL CONTRATO: NOMBRE:

__________________________

CARGO:

__________________________

DOCUMENTO DE IDENTIDAD TIPO _____ No. ______________

DE _____________

La anterior información debe ser suministrada completamente por EL OFERENTE. En caso de requerir cualquier aclaración debe hacerse a continuación.

NOTA: Se deben anexar los siguientes documentos y certificaciones:     

Certificados de existencia y representación legal o su equivalente para personas jurídicas extranjeras sin sucursal en Colombia. Fotocopia del documento de identificación (aplica para personas naturales). Poder (si aplica) Autorización de la Junta Directiva, Asamblea o Junta de socios (si aplica) Si es consorcio los documentos correspondientes que demuestren su existencia y representación.

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 5. INFORMACIÓN GENERAL DEL REPRESENTANTE Este formulario debe ser diligenciado cuando se represente en la presente contratación a otra sociedad. Señalar qué tipo de contrato o vínculo jurídico tiene el REPRESENTANTE con la sociedad representada. Apoderado o Representante Sucursal Comisión

( ) ( ) ( )

Contrato de agencia comercial Mandato con representación OTRO (Especificar)

( ) ( ) ( )

DATOS DE LA SOCIEDAD REPRESENTANTE DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL: ______________________________ DIRECCIÓN: ___________________________________________________ CIUDAD: ______________________________________________________ TELÉFONO: ______________________ NIT: ______________________ TEL/FAX: ______________________ ESCRITURA DE CONSTITUCIÓN No: ___ NOTARIA: ___ DE: ______________ MATRICULA MERCANTIL No: ___________________________ CÁMARA DE COMERCIO DE: ___________________________ REPRESENTANTE LEGAL: ___________________________ CLASE DE SOCIEDAD: ANÓNIMA ( )

LIMITADA

( )

OTRO:_________________

VIGENCIA DE LA SOCIEDAD ____________________ DURACIÓN:

DESDE _____________ HASTA

______________

La anterior información debe ser suministrada completamente siempre que la oferta se presente en representación de otra persona, natural o jurídica. En caso de requerir cualquier aclaración, debe hacerse a continuación. Se deben anexar los poderes de representación y certificaciones que sean pertinentes.

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 6. CERTIFICACIÓN DE CALIDAD EL OFERENTE deberá adjuntar aquí las siguientes certificaciones:  Certificación ISO 27001:2005 con alcance a ISO 27002, la cual contiene 133 controles aplicables a relación a la gestión de la continuidad de negocio, la gestión de incidentes de seguridad, control de accesos o regulación de las actividades del personal interno o externo, que ayudarán a implantar medidas que reduzcan sus riesgos en cuanto a seguridad de la información SGSI.  Certificación Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001:2008, integración de las normas en un solo sistema de gestión integrado.  Certificación ISO 14001:2004 en Sistemas de Gestión Ambiental  Certificación OHSAS 18001:2007 en Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud Laboral

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 7. ESTADOS FINANCIEROS DEL OFERENTE El Oferente debe adjuntar aquí el balance y los estados financieros del año 2012 y 2013, si fuera posible, para el análisis financiero de la propuesta.

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 8. DEMANDAS, MULTAS Y/O SANCIONES Los procesos judiciales en curso en los cuales se encuentre en calidad de demandante o demandado respecto de alguna de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá. Demandante Si ( ) NO ( )

Demandado SI ( ) NO ( )

A continuación se relacionan los procesos judiciales en los cuales EL OFERENTE se encuentra en calidad de demandante o demandado: CLASE DE PROCESO

Ha recibido multas: SI ( )

No DE RADICADO

NO ( )

JUZGADO

Ha recibido sanciones:

DEMANDANTE

SI ( )

DEMANDADO

NO

(

)

A continuación se relacionan las multas y/o sanciones impuestas (N° CONTRATO, Valor de la multa y/o sanción, fecha) a la firma en los últimos tres (3) años.

TIPO DE SANCIÓN O MULTA

ENTIDAD

CONTRATO

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VALOR DE MULTA

TIEMPO DE SANCIÓN (MESES)

FECHA DE APLICACIÓN DE LA SANCIÓN Y/O MULTA

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9. FORMULARIOS DE LA OFERTA TÉCNICA A continuación se relacionan los formularios que debe diligenciar el Oferente para adjuntar a su oferta Formulario 1 Formulario 2

Formulario 3 Formulario 4

Formulario 5 Formulario 6 Formulario 7 Formulario 8 Formulario 9 Formulario 10 Formulario 11 Formulario 12 Formulario 13

Plan General de Trabajo. En este formulario se documenta claramente las fases, objetivo por fase, entregable o resultado, actividades y responsabilidades (OFERENTE y la EMPRESA). Se requiere específicamente el detalle del plan de empalme Plan de comunicación. Seguimiento, administración y gestión del contrato a través de reuniones de avance, medición de resultados. Se requiere específicamente al menos una reunión semestral con el Gerente General o el jefe inmediato del Gerente del Proyecto Organigrama Experiencia del oferente y hojas de vida del equipo participante en la ejecución, con las certificaciones soporte o contratos que demuestren la experiencia solicitada, en la cual se indique en forma explícita:  Rol desempeñado  Período de servicio  Valor  Contacto y teléfonos de quien certifica Equipo de profesionales Subcontratistas propuestos. Especificaciones técnicas de equipo de cómputo Cronograma de entrega de los equipos Equipos y herramientas ofrecidos Metodología propuesta Plan de Calidad (integración de todas normas aplicable al contrato) Esquema de mantenimiento y soporte, el Proveedor deberá relacionar los componentes de su esquema de soporte y mantenimiento Servicios adicionales ofrecidos

Anexos aclaratorios, catálogos, planos y demás información que desee incluir EL OFERENTE. Si EL OFERENTE considera, puede ampliar o adicionar formularios siempre y cuando contribuyan al mejoramiento de su oferta.

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FORMULARIO 1. PLAN GENERAL DE TRABAJO FASE

OBJETIVOS (FASE)

Fase I



ACTIVIDADES PRINCIPALES

RESPONSABLE ACTIVIDAD



Actividad 1.1 Actividad 1.2 . . . Actividad 1.n Ubicación

Sem 1

ENTREGABLES O RESULTADO

Sem 2

Sem 3

Sem 4

Sem 5

FASE I Actividad 1.1 Actividad 1.2

Relacione las mismas fases en que el FORMULARIO 1; y las actividades que componen cada fase con su correspondiente horizonte de tiempo de ejecución. El Proponente debe presentar el cronograma detallando las diferentes actividades que se propone desarrollar para el cumplimiento del objeto del contrato.

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FORMULARIO 2. PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO1

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO

ROLES DE EEB Y PROVEEDOR EN EL PROCEDIMIENTO2

FRECUENCIA DEL PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO3

EMPRESA:

 PROVEEDOR:

 EMPRESA:



PROVEEDOR:



FORMULARIO 3. ORGANIGRAMA El OFERENTE deberá relacionar el organigrama (Esquema de jerarquía) para el desarrollo, el cual debe ser consistente con la asignación de personal profesional

1

Actas de avance, reuniones de avance, informes de avance, etc. Se debe describir el rol y las tareas de EEB y el Proveedor para el desarrollo del procedimiento de seguimiento. 3 Se debe definir la frecuencia para la realización del procedimiento de seguimiento en una medida de tiempo. 2

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FORMULARIO 4. EXPERIENCIA DEL OFERENTE A continuación, indique los proyectos que certifican la experiencia del OFERENTE y que aplican. No. Contrato

Objeto Contrato

(1)

(2)

Fecha

Entidad Contratante (3)

Inicio

Terminación

Pesos

(4)

(5)

(6)

1). Número de identificación del Contrato. 2). Descripción breve y precisa del objeto del Contrato. Si es necesario, debe anexar aclaraciones. 3). Nombre de la entidad contratante. 4). Fecha de Inicio del Contrato (DD-MM-AA). 5). Fecha de Terminación del Contrato (DD-MM-AA). 6). Valor del Contrato en pesos Colombianos. 7). Valor del Contrato en SMMLV correspondientes al año de su finalización.

Incluir anexos sobre el detalle y descripción de las ventas registradas.

FORMULARION 5. EQUIPO DE PROFESIONALES NOMBRE PROFESIONAL

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ROL A DESEMPEÑAR

ACTIVIDADES A DESARROLLAR

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Valor Ejecutado SMMLV (7)

Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 A continuación, indique las hojas de vida de cada una de las personas del OFERENTE que estará vinculado en el desarrollo del contrato. Nombre: Profesión:

Edad: Nacionalidad:

Años con la empresa (Proponente):

Años de experiencia en este tipo de asesoría (Deben estar soportados por certificados): Fechas obtención diplomas:

Diplomas académicos:

Institución donde recibió título: Experiencia profesional general: (Debe señalar empresa, duración, cargo, actividades desarrolladas.) Empresa contratante Contacto Empresa a la que se prestó servicio: Cargo

Empresa contratante Contacto Empresa a la que se prestó servicio: Cargo

Tipo de vinculación Teléfono Duración

Actividades Específicas de acuerdo al rol propuesto en el organigrama de trabajo

Tipo de vinculación Teléfono Duración

Actividades Específicas de acuerdo al rol propuesto en el organigrama de trabajo

Experiencia especifica: Empresa contratante Contacto Empresa a la que se prestó servicio: Cargo

Tipo de vinculación Teléfono Duración

Actividades Específicas de acuerdo al rol propuesto en el organigrama de trabajo

Herramientas informáticas que maneja (Acompañar de certificaciones) Idiomas: Información complementaria:

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Nombre del Profesional certificado

Cliente

Objeto del Servicio (Describir las características del contrato que permita definir si es similar, considerando la definición antes determinada)

Rol desempeñado por el profesional 4

Actividades principales desarrolladas por el profesional

Período de Ejecución Fecha Inicio – Fecha finalización (Mes / Año)

***Contacto principal del cliente (Cargo / Nombre / Teléfono / Email)

Incluir anexos sobre el detalle y descripción de las hojas de vida, certificados, constancias de los proyectos donde se confirme la experiencia. _________________________ REPRESENTANTE LEGAL

FORMULARIO 6. SUBCONTRATISTAS PROPUESTOS 

Estos formularios deben entregarse impresos y en medio magnético en hoja de cálculo Excel, de acuerdo a los formatos entregados por la Empresa.: SUBCONTRATISTAS PROPUESTOS

Si el Oferente desea subcontratar, deberá consignarlo a continuación, señalando los ítems que desea subcontratar e incluyendo la información del subcontratista (nombre, dirección, infraestructura técnica, experiencia en la actividad que desea ejecutar, adjuntando los certificados de los sistemas de gestión de calidad correspondientes, autorización para ofrecer el producto, etc. (según sea el caso)). SUBCONTRATISTA: ____________________________

ÍTEM

4

DESCRIPCIÓN

PAÍS DE ORIGEN

El rol certificado debe ser consistente con el cargo que desempeñará en la presente propuesta. Se debe anexar los correspondientes certificados que soportan los datos relacionados en este formato

UNIDAD

CANTIDAD

Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 FORMULARIO 7. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO Marca de los equipos de cómputo: ______________________ Equipo de cómputo – Tipo 1: Ítem

Especificación

Tipo Procesador Velocidad proc. Memoria RAM Disco SSD Resolución pantalla Tamaño pantalla Teclado adicional Mouse ergonómico Puertos USB 2.0/3.0 Puerto VGA Unidad DVD Adaptador red Sistema Operativo Monitor 22” Docking Station Equipo de cómputo – Tipo 2: Ítem

Especificación

Tipo Procesador Velocidad proc.

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 Memoria RAM Disco Resolución pantalla Tamaño pantalla Teclado adicional Mouse ergonómico Puertos USB 2.0/3.0 Puerto VGA Unidad DVD Adaptador red Sistema Operativo Monitor 22” Docking Station Equipo de cómputo – Tipo 3 Ítem

Especificación

Tipo Procesador Velocidad proc. Memoria RAM Disco Resolución pantalla Tamaño pantalla Teclado adicional Mouse ergonómico Puertos USB 2.0/3.0 Puerto VGA

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 Unidad DVD Adaptador red Sistema Operativo Monitor 20” – 22” Docking Station

FORMULARIO 8. CRONOGRAMA DE ENTREGA DE LOS EQUIPOS Los siguientes son los plazos de entrega garantizados de acuerdo con el Programa de Entrega solicitado por la Empresa en esta solicitud de ofertas. EL OFERENTE debe presentar el diagrama de barras detallando las diferentes actividades que se propone desarrollar para el cumplimiento del objeto del contrato. __________________________ REPRESENTANTE LEGAL

FORMULARIO 9. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS OFRECIDOS Los siguientes son los equipos y herramientas que EL OFERENTE ofrece para la prestación de los servicios. __________________________ REPRESENTANTE LEGAL FORMULARIO 10. METODOLOGÍA PROPUESTA EL OFERENTE deberá describir la metodología que utilizará para llevar a cabo los requisitos específicos definidos en el DOCUMENTO que le permitan cumplir con los acuerdos de niveles de servicio definidos. __________________________ REPRESENTANTE LEGAL

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FORMULARIO 11.PLAN DE CALIDAD (INTEGRACIÓN DE TODAS NORMAS APLICABLE AL CONTRATO)

EL OFERENTE deberá describir la metodología el plan de calidad que aplicará durante la ejecución del CONTRATO __________________________ REPRESENTANTE LEGAL

FORMULARIO 12. ESQUEMA DE MANTENIMIENTO Y SOPORTE, EL PROVEEDOR DEBERÁ RELACIONAR LOS COMPONENTES DE SU ESQUEMA DE SOPORTE Y MANTENIMIENTO EL OFERENTE deberá describir el esquema de mantenimiento y soporte que ejecutará durante la ejecución del CONTRATO __________________________ REPRESENTANTE LEGAL

FORMULARIO 13. SERVICIOS ADICIONALES OFRECIDOS EL OFERENTE podrá describir los servicios de valor agregado adicionales que ofrece a LA EMPRESA Servicio

Descripción

Valor agregado - Beneficio

__________________________ REPRESENTANTE LEGAL

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10. DESVIACIONES, EXCEPCIONES Y/O ACLARACIONES El Oferente debe indicar a continuación, en forma precisa, todas las desviaciones a las especificaciones técnicas y a las condiciones generales de la Solicitud Pública de Ofertas. Si el Oferente no presenta desviaciones, así debe manifestarlo en el presente formulario. Si el Oferente presenta desviaciones en lugar diferente al presente formulario, LA EMPRESA podrá exigir en caso de celebrar contrato, el cumplimiento de lo estipulado en la Solicitud Pública de Ofertas. Las desviaciones que se hagan en lugar diferente al presente formulario se tendrán como no escritas y en el evento de una celebración de contrato, el Oferente no podrá aducirlas a su favor. Las desviaciones y excepciones que no sean expresamente aceptadas por LA EMPRESA, se entienden desestimadas.

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 11. ANEXOS DE LA PROPUESTA

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12. FORMULARIOS DE LA OFERTA ECONOMICA Esta propuesta está constituida por los siguientes formatos y deben incluirse en un sobre aparte de la Oferta Técnica: 1. Información General Oferta Económica 2. Lista de Cantidades y Precios Cotizados 3. Oferta Alternativa Económica 4. Desviaciones y/o aclaraciones de la Oferta Económica 5. Anexos a la oferta económica

1. INFORMACIÓN GENERAL OFERTA ECONOMICA SOLICITUD DE OFERTAS:

3000001076

OFERTA N°

…………………………………..

OFERENTE:

________________________

PRECIOS FIJOS:

SI _______

ACEPTA LA FORMA DE PAGO:

SI____________NO_________

NO_________

NOTA: En caso de discrepancia entre esta información y la contenida en los formatos correspondientes, prevalecerá la última.

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 2. LISTA DE CANTIDADES Y PRECIOS COTIZADOS El Oferente debe indicar a continuación los precios unitarios y precios totales para cada uno de los ítems que conforman su oferta. Los precios deben suministrarse separadamente para cada ítem y sin incluir IVA En caso de error en las sumas o productos, el valor será el que resulte de multiplicar los precios unitarios por la respectiva cantidad. En caso de discrepancias entre los precios unitarios y totales, prevalecerán siempre los primeros. DETALLE DE PRECIOS EEB Cargo fijo mensual soporte, incluye renta de equipo de cómputo DESCRIPCION

CANTIDAD

COSTO UNITARIO

COSTO TOTAL MES

1 Mesa de Servicio** 1 Primer nivel de soporte** 30 Arrendamiento equipo de cómputo. Tipo 1* 100 Arrendamiento equipo de cómputo. Tipo 2* 220 Arrendamiento equipo de cómputo. Tipo 3* 1 Primer nivel de soporte infraestructura** Primer nivel de soporte seguridad** 1 Total EEB * Basado en la cantidad de equipos definidos según Anexo 3 ** Distribuido equitativamente entre EEB y TGI Cargo mantenimiento sedes remotas. DESCRIPCION

COSTOS FIJO MES

COSTO POR EVENTO*

Pasto Pitalito Zipaquirá Garagoa Calle 61 y Proyecto Cra 9 Total EEB * Costo asociado al mantenimiento correctivo, incluye viáticos y gastos desplazamiento

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DETALLE DE PRECIOS TGI Cargo fijo mensual soporte, incluye renta de equipo de cómputo DESCRIPCION

CANTIDAD

COSTO UNITARIO

COSTO TOTAL MES

1 Mesa de Servicio** 1 Primer nivel de soporte** 30 Arrendamiento equipo de cómputo. Tipo 1* 90 Arrendamiento equipo de cómputo. Tipo 2* 280 Arrendamiento equipo de cómputo. Tipo 3* 1 Primer nivel de soporte infraestructura** Primer nivel de soporte seguridad** 1 Total TGI * Basado en la cantidad de equipos definidos según Anexo 3 ** Distribuido equitativamente entre EEB y TGI Cargo mantenimiento sedes remotas DESCRIPCION

COSTO FIJO MES

Hatonuevo Jagua Del Pilar Casacará Curumaní Norean San Alberto Vasconia Mariquita Padua Miraflores Puente Guillermo Barrancabermeja

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COSTO POR EVENTO*

Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 Gualanday Cogua Cota Paipa Valledupar Villavicencio La Sabana Total TGI * Costo asociado al mantenimiento correctivo, incluye viáticos y gastos desplazamiento

TABLA: RESUMEN DE PRECIOS COTIZADOS Presupuesto Oferta Económica Tercerización TI - EEB DESCRIPCION Cargo fijo mensual soporte en sede principal e incluye renta de equipo de cómputo Cargo fijo mensual mantenimiento sedes remotas SUBTOTAL IVA TOTAL

COSTO

Presupuesto Oferta Económica Tercerización TI – TGI DESCRIPCION Cargo fijo mensual soporte en sede principal e incluye renta de equipo de cómputo Cargo fijo mensual mantenimiento sedes remotas SUBTOTAL IVA TOTAL

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COSTO

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 Incluir los costos unitarios, sin IVA, de servicios específicos que son ofrecidos por EL OFERENTE y que se relacionan con el objeto del DOCUMENTO. Costos servicios adicionales – Tercerización de TI Costo hora/hombre soporte extra en sitio Costo hora/hombre soporte cableado estructurado Porcentaje de administración por compras Los valores cotizados no tendrán ningún tipo de reajuste.

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3. OFERTA ALTERNATIVA ECONÓMICA

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 4. DESVIACIONES Y/O ACLARACIONES DE LA OFERTA ECONÓMICA

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 5. ANEXOS A LA OFERTA ECONÓMICA

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 13. DECLARACIÓN DEL OFERENTE

(ESTOS DOCUMENTOS PUEDEN SER CONSULTADOS EN LA PÁGINA WEB DE LA EMPRESA) El oferente declara conocer el DOCUMENTO DE SOLICITUD DE OFERTAS y declara su aceptación al mismo, las Políticas Corporativas del Grupo de Energía de Bogotá, los Diez Principios universales del Pacto Global de las Naciones Unidas suscritos por LA EMPRESA, así como la Circular No. 0002 del 29 de abril de 2010, expedida por la Secretaría General de la Empresa, y la circular 001 del 21 de enero de 2011, emitida por la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C, el Código de Ética, el Código de Buen Gobierno, la composición de las sociedad que forman parte del Grupo de Energía de Bogotá, así como los demás documentos relevantes publicados en la página web de la EMPRESA.

Firma

Representante legal

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 14. COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD. El OFERENTE reconoce y acepta que es de propiedad de la EMPRESA toda información que llegare a su conocimiento o se generare con motivo u ocasión de la relación jurídica surgida de la OFERTA o la que se relacione directa o indirectamente con la misma o en el evento de resultar adjudicatario de la misma, con el CONTRATO, cualquiera sea su origen y los medios utilizados para fijarla o guardarla, trátese de medios escritos, magnéticos, computacionales o cualquier otro ahora existente o que existiere en el futuro. El OFERENTE reconoce, asimismo, que en virtud del compromiso, se encuentra obligado a utilizar dichos conocimientos e información sólo para los fines relacionados con la presentación de la OFERTA, y en el evento de resultar adjudicatario de la misma, de la relación jurídica surgida de la aceptación de la oferta y que no podrá revelarlos sin previa y escrita autorización de la EMPRESA. Reconoce del mismo modo, que todo lo que indica en este compromiso se aplica también a la información que fuere propiedad de terceros. El OFERENTE reconoce que la obligación de confidencialidad se extiende hasta que la información haya sido hecha pública de forma legítima y sin restricciones. El OFERENTE reconoce que, de conformidad con lo ofrecido, en el evento en que resulte adjudicatario de la OFERTA el incumplimiento de la obligación de confidencialidad será causal de terminación inmediata de la relación jurídica surgida de la OFERTA y hará responsable al OFERENTE por el pago de la cláusula penal acá contenida, y demás daños y perjuicios, directos e indirectos que se ocasionen, sin perjuicio de las responsabilidades penales que hubiere involucradas y del cobro de la garantía de fiel cumplimiento. Reconoce además el OFERENTE su obligación de restituir y entregar a la EMPRESA toda la documentación que obrare en su poder relacionado directo o indirectamente con la relación jurídica surgida de la OFERTA y con la EMPRESA, ya sea de propiedad de alguna de las partes o de terceros. Se entiende por documentación cualquier medio que sirva para fijar o guardar información, según se expresa más arriba. La información que tiene la calidad de confidencial no incluye la que estaba, está o llegare a estar a disposición del conocimiento público, siempre que previamente dicha información y la fuente de la misma no hubieren estado sujetas a un acuerdo de confidencialidad u otra obligación legal o contractual en tal sentido. El OFERENTE efectúa esta declaración para sí, sus sucesores o cesionarios, causahabientes, empleados, representantes, asesores y subcontratista a cualquier título, en beneficio de la EMPRESA sus sucesores y causahabientes a cualquier título. Cláusula Penal: El OFERENTE, en caso de incumplimiento del presente compromiso, se compromete a reconocer a la EMPRESA, a título de estimación anticipada de perjuicios, y sin perjuicio de la obligación de resarcir a la EMPRESA cualquier otro daño o perjuicio causado con ocasión del incumplimiento, una suma equivalente a $7.000.000.000.00. El OFERENTE renuncia a los requerimientos de ley para ser constituido en mora.

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Solicitud Pública de Ofertas No. 3000001076 El presente compromiso de confidencialidad rige para toda la información que hubiere recibido el oferente por razón o con ocasión de cualquier relación jurídica que haya tenido o tenga vigente con la EMPRESA. En señal de conformidad y aceptación de lo expresado precedentemente, se suscribe este compromiso por:

__________________ (Nombre del oferente)

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