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PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS

TÍTULO: ENTRADA DE DOCUMENTOS A TRAVES DEL SERVICIO OFICIAL DE CORREO ORDINARIO

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ENTRADA DE DOCUMENTOS A TRAVES DEL SERVICIO OFICIAL DE CORREO ORDINARIO

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Puesto: Comisión de Revisión

Puesto: Comisión de Expertos del Área

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Fecha: 10-01-200

Fecha: 21-12-2006

Fecha: 18-12-2006

María Dolores Sánchez Coello

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS

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ÍNDICE 1.

OBJETO......................................................................3

2.

ALCANCE ...................................................................3

3.

PROCESO ..................................................................3

3.1

Diagrama de Flujo.......................................................3

3.2

Explicación del proceso ..............................................3

4.

INDICADORES ...........................................................3

5.

DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA ......................3

6.

RESPONSABILIDADES .............................................3

7.

REGISTROS...............................................................3

8.

ANEXOS .....................................................................3

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1.

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OBJETO El objeto de este procedimiento es elaborar un plan de actuación

rápido y eficaz que defina claramente el trámite interno de

la

correspondencia oficial ordinaria que se reciben en las oficinas de registro a través del servicio oficial que la Universidad de Castilla-La Mancha tiene establecido con la Entidad Pública Empresarial Correos y Telégrafos.

2.

ALCANCE Este procedimiento afecta a todos los servicios administrativos

dependientes del Registro General de la Universidad de Castilla-La Mancha, es decir, a la Unidad de Información y Registro, con sede en el Rectorado, a las Unidades de Gestión Administrativa de los cuatro Campus y a los Registros Auxiliares de todos los Centros, Departamentos e Institutos Universitarios.

Igualmente afecta a la Unidad de Servicios, a las Unidades de Servicios de Campus, Centros, a los Departamentos e Institutos de Investigación, al ser los encargados de la distribución de la documentación recibida a través del servicio oficial de correos.

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3.

PROCESO

3.1

DIAGRAMA DE FLUJO

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3.2

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EXPLICACIÓN DEL PROCESO 1. Discriminar

la

Correspondencia

dirigida

a

Unidades

administrativas y/o órganos de gobierno no adscritos a la oficina de Registro del Rectorado.

Recibida la documentación de la oficina de Correos, se discrimina aquella

documentación

que

no

va

dirigida

a

las

Unidades

Administrativas y Órganos Gobierno cuyo control documental no corresponde a la oficina de registro.

2. Esta discriminación no permite conocer si es un documento dirigido al edificio del que depende registro o no. En caso afirmativo, el encargado de registro clasifica la correspondencia. En caso negativo se entrega a los auxiliares de servicio para su distribución a través de los servicios internos de valija y concluiría este procedimiento.

3. Clasificación de correspondencia cerrada

Una vez que en la Oficina de Registro sólo queda la documentación destinada a las Unidades y Órganos dependientes del mismo, se procede a una segunda discriminación, en este caso, atendiendo a lo establecido por la Resolución de la Secretaría General de 28 de mayo de 2002, en lo relativo a que no se registran en ningún caso las cartas anónimas, la publicidad, las revistas, las publicaciones periódicas, los fax, los telegramas y los paquetes de carácter nominal.

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Esta documentación no se devuelve a los auxiliares de servicio, sino que pasa a formar parte del volumen documental que diariamente conforma el primer envío de correo que realiza la Unidad de Información y Registro a las Unidades destinatarias. Son estas Unidades quienes verifican su contenido y, si lo consideran procedente, devuelven documentos a la oficina de registro para proceder a su asiento en la aplicación informática.

4. Todo el correo que entra en el Registro de la Universidad no puede ser registrado.

Atendiendo a los criterios marcados en la Resolución antes citada, el correo que no se registre, se envía al destinatario para que verifique su contenido. El destinatario puede solicitar registro de la documentación únicamente en el caso de la correspondencia nominal. En tal caso, se registra y sella la misma. En caso contrario concluye el procedimiento.

En caso afirmativo se abre la correspondencia y verificamos su contenido.

5. Apertura de la Correspondencia

Aunque inicialmente los datos del destinatario puedan dar a entender que nos encontramos ante documentación que se puede registrar, una vez que se abre la correspondencia podemos encontrar nuevos supuestos que pasamos a describir:

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a) Que se trate de documentación que responde a las características indicadas en las fases 1ª y 2ª. En ese caso se sigue el procedimiento antes indicado. b) Que contenga documentos de trámite, meros traslados o que se encuentren fuera de todo procedimiento administrativo, en cuyo caso se actúa según lo indicado en la fase 2ª. c) Que se atengan a cualquiera de los siguientes apartados de los indicados por la Resolución de la Secretaría General de 28 de mayo de 2002:

i.

Documentos que ya han sido registrados por algún Registro

de la Universidad de Castilla-La Mancha. ii. Los

impresos

publicitarios,

de

información

comercial,

propaganda o análogos, así como las revistas y las publicaciones públicas o privadas. iii. Los telegramas, correos electrónicos, fax, y documentos meramente

protocolarios,

como

saludas, invitaciones

y

otras

comunicaciones no oficiales. iv. La documentación complementaria que se acompañe al documento que es objeto de registro. v. Los documentos anónimos o de los que no se pueda conocer la identidad de las personas que los suscriben. vi. Los escritos o comunicaciones internos de la Universidad de Castilla-La

Mancha,

generados

fuera

de

todo

procedimiento

administrativo, con finalidad recordatoria o divulgativa, dirigidos a los miembros de la comunidad universitaria o a un sector de los mismos. vii. Los escritos que manifiestamente versen sobre cuestiones ajenas a los órganos o competencias de la Universidad de Castilla-La Mancha.

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En cualquiera de estos supuestos se actúa siguiendo las instrucciones marcadas en el apartado 2.

6. El encargado de registro comprueba el correo a de aplicación.

En caso afirmativo se comprueba en el Buzón de documentación registrada y pendiente de recibir, tal y como se explica en el procedimiento operativo “Entrada de documentación procedente de otros registros auxiliares”.

En caso contrario, el encargado determina si debe registrar esa documentación

7. El encargado de registro establece si se registra la documentación que no es de aplicación.

Si estima que se puede realizar este registro, procede a su registro y sella la documentación. En caso negativo, volveremos al primer punto de decisión.

8. Realizar el asiento en la Aplicación Informática de la documentación susceptible de llevar los controles oficiales.

Realizamos el asiento de registro en la SIGRES y a su sellado.

Aplicación Informática

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4.

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INDICADORES

Indicador

Responsable del Control

Frecuencia de Control

Nº documentos que entran por correo ordinario

Encargado de Registro

Diario

Nº documentos que se dirigen al Registro General

Encargado de Registro

Diario

Nº documentos que se pueden registrar

Encargado de Registro

Diario

Nº de correos de aplicación

Encargado de Registro

Diario

5.

DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA −

Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

−

Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula

la

presentación

de

solicitudes,

escritos

y

comunicaciones ante la administración general del estado, la expedición de copias de documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro. −

Resolución del Secretario General de la Universidad de Castilla-La Mancha de 28 de mayo de 2002, por la que se dan instrucciones provisionales en relación con el funcionamiento

de

los

registros

oficiales

de

la

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Universidad de Castilla-La Mancha, hasta que se apruebe el reglamento de registro de documentos. Apartado 3º

6.

RESPONSABILIDADES −

Subdirector de la Unidad de Información y Registro, como responsable de la Unidad encargada de la gestión de documentación oficial que diariamente entra en el Registro General del Rectorado.

−

El Coordinador de la Unidad de Servicios de la UCLM, como

responsable

de

la

gestión

diaria

de

la

documentación enviada/recibida a través del correo ordinario. −

Directores de la Unidad de Gestión Administrativa y Servicios de cada Campus, como los responsables de las oficinas de registro de los Vicerrectorados.

−

Secretarios de Centros, Departamentos e Institutos Universitarios en lo relativo a los Registros Auxiliares de sus respectivas dependencias.

−

Directores de las Unidades de Servicios de Campus, como responsables de distribución del correo a los Registros Auxiliares correspondientes.

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7.

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REGISTROS

Registro

Responsable

Lugar de Archivo

Tiempo Mínimo

SiGRES

Subdirector Unidad

Soporte Informático

Permanente

Panel de Actividad

Ejecutivo/Aux. Administrativo

Archivo Excel

Mensual

Archivo Unidad

Subdirector Unidad

Soporte Papel

5 años

Archivo Unidad

Subdirector Unidad

Soporte Digital

Permanente

8.

ANEXOS - N/A