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PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS

TÍTULO: ENTRADA DE DOCUMENTOS A TRAVES DEL CORREO CERTIFICADO

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ENTRADA DE DOCUMENTOS A TRAVES DEL CORREO CERTIFICADO

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REVISADO POR:

APROBADO POR:

Puesto:

Puesto: Comisión de Revisión

Puesto: Comisión de Expertos del Área

Firma:

Firma:

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Fecha: 10-01-200

Fecha: 21-12-2006

Fecha: 18-12-2006

José Manuel Ocaña Barba

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS

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ÍNDICE 1.

OBJETO......................................................................3

2.

ALCANCE ...................................................................3

3.

PROCESO ..................................................................4

3.1

Diagrama de Flujo.......................................................4

3.2

Explicación del proceso ..............................................5

4.

INDICADORES ...........................................................8

5.

DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA ......................8

6.

RESPONSABILIDADES .............................................10

7.

REGISTROS...............................................................11

8.

ANEXOS .....................................................................11

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1.

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OBJETO El objeto de éste procedimiento es elaborar un plan de actuación

rápido y eficaz en el tratamiento de la documentación certificada que diariamente entra en la Universidad a través del servicio oficial de correspondencia certificada que ofrece a la UCLM la Entidad Pública Empresarial Correos y Telégrafos.

2.

ALCANCE Este procedimiento afecta a la Unidad de Información y Registro

con sede en el Rectorado, a la Unidad de Servicios de Rectorado y Coordinación de Campus; a los Registros Auxiliares de los cuatro Campus;

a

los

Registros

Auxiliares

de

todos

los

Centros,

Departamentos e Institutos Universitarios y a las Unidades de Servicios de los Campus de la UCLM.

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3.

PROCESO

3.1

DIAGRAMA DE FLUJO

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3.2

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EXPLICACIÓN DEL PROCESO 1. Recepción de la documentación

Las Unidades de Servicios de Campus se encargan de canalizar a cada una de las Oficinas de Registro la documentación dirigida a las Unidades y/o Órganos de Gobierno de la UCLM adscrita al ámbito de cobertura de dicha oficina de Registro.

2. Comprobación de la relación de certificados y de la documentación recibida (ANX 06-01)

El encargado de la oficina de registro efectúa las siguientes comprobaciones:

1º.- El número de certificado señalado en la carta se corresponde con el indicado en la relación. 2º.- Que la Oficina de Correos remitente se corresponde con la indicada en la relación. 3º.- Que el destinatario está adscrito a una Unidad Administrativa y/o Órgano de Gobierno del ámbito de cobertura de la Oficina de Registro correspondiente. 4º.- La anotación junto con los datos del destinatario de dicha correspondencia. 5º.- Firma del encargado de la Oficina de Registro que realiza la comprobación en el apartado habilitado para estos efectos

con

indicación de Nombre y Apellidos, Fecha y Sello de la Oficina de Registro.

3. El encargado de registro tras recibir los correos certificados comprueba que la relación esté correcta.

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En caso afirmativo, el encargado de registro clasifica el correo certificado en función de su tipología. En el supuesto, que existiera algún error en la relación de certificados se anota la incidencia en la relación de certificados.

4. Clasificar el correo por Tipología del Correo Certificado Personal

La correspondencia certificada no siempre va dirigida a Unidades Administrativas y/o Órganos de Gobierno, sino que en algunos casos la correspondencia va dirigida nominalmente a miembros de la Comunidad Universitaria sin distinción entre correspondencia oficial o personal .

5.

¿Es correo nominal?

Si es correo nominal, el encargado de registro solamente puede abrir la correspondencia del personal de la Universidad que hubiese dado su autorización para abrirlo. Para eso debe contar con el dicha autorización firmada según modelo ANX 06-02.

En el caso que no dispusiera de ese permiso, se envía al destinatario el correo recibido adjuntando al mismo nota interna donde se indica datos de interés como destinatario, unidad, fecha de recepción y además aparece información del encargado de registro que ha realizado el control documental y la fecha y hora de emisión (PO.21).

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6. Una vez que se ha abierto el correo certificado se da registro de

entrada

de

la

documentación,

siempre

y

cuando,

esta

documentación este correcta.

En caso que no estuviera correcta, el encargado de registro elabora la correspondiente diligencia utilizando el modelo ANX 06-03.

Esta diligencia se adjunta a la documentación recibida para informar a la Unidad Administrativa y/o Órgano competente sobre esta circunstancia. A continuación damos registro de entrada y sellamos la documentación. Entendemos como correo personal aquel en el que consta el nombre y apellidos de la persona destinataria, venga o no acompañada de la especificación del cargo oficial que ocupa en la Administración de la Universidad de Castilla-La Mancha. Evidentemente, también se debe considerar documentación personal aquella en la que expresamente conste esta circunstancia en la carta/paquete certificado.

7. En algunos casos, los remitentes de la documentación están interesados en conocer la fecha de entrega de sus envíos. La normativa establece que los ciudadanos puede solicitar acuse de recibo, según modelo ANX 06-04.

En el caso que se solicite acuse de recibo el encargado de registro firma el acuse de recibo y a continuación firma la relación de entrada de documentación. En caso negativo, se firma la relación de entrada de documentación.

8. Devolución de la hoja de entrega de certificados al Servicio Oficial de Correos

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El encargado de la oficina de registro devuelve al personal del Servicio Oficial de Correos la relación del correo certificado del día anterior, debidamente comprobada, fechada y firmada con las incidencias y devoluciones pertinentes.

4.

INDICADORES

Indicador

Responsable del Control

Frecuencia de Control

Nº de entradas de correo certificado

Encargado de Registro

Diario

Nº de certificados nominales

Encargado de Registro

Diario

Nº de certificados con acuse de recibo

Encargado de Registro

Diario

Nº de devoluciones

Encargado de Registro

Diario

5.

DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA − Ley Orgánica 4/2001, de 12 de noviembre, reguladora del derecho de petición. − Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las

Administraciones

Públicas

y

del

Procedimiento

Administrativo Común. − Orden de 20 de octubre de 1958 (Gobernación), sobre la aplicación por el servicio de correos de los artículos 66 y 80 de la Ley de procedimiento administrativo.

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− Decreto 1653/1964, de 14 de mayo (Gobernación), por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Correos, adaptado a las normas básicas contenidas en la vigente ordenanza Postal. − Directiva Europea 97/67/CE del Parlamento y del Consejo de 15 de diciembre de 1997, relativa a las normas comunes para el desarrollo del mercado interior de los servicios postales de la Comunidad y la mejora de la calidad del Servicio. − Ley 24/1998, de regulación del Servicio Postal Universal y de la Liberalización de los Servicios Postales − Real Decreto 176/1998, de 16 de febrero, por el que se aprueba el Estatuto de la Entidad Pública Empresarial Correos y Telégrafos. − Real Decreto 772/1999, de 7 de Mayo, por el que se regula

la

presentación

de

solicitudes,

escritos

y

comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias de documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro. − Real Decreto 208/1996, de 9 de febrero, por el que se regulan los Servicios de Información Administrativa y Atención al Ciudadano. − Orden de 14 de abril de 1999, del Ministerio de Administraciones Públicas, por la que se establecen criterios para la emisión de la comunicación a los interesados prevista en el artículo 42.4 de la Ley 30/1992 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y

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del

Procedimiento

Administrativo

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Común.

Apartado

Segundo para el adelanto de la solicitud a la Unidad competente para resolver por parte de las Oficinas de Registro receptoras. − Resolución del Secretario General de la UCLM, 28 de mayo de 2002.

6.

RESPONSABILIDADES − Subdirector de la Unidad de Información y Registro, como responsable de la Unidad encargada de la gestión diaria de la documentación, así como responsable del Registro del Rectorado. − Director de la Unidad de Rectorado y Coordinación de Campus, como encargado de la gestión del envío de documentación a través de la Entidad Pública Empresarial Correos y Telégrafos. − Directores de la Unidad de Gestión Administrativa y Servicios de los cuatro Campus. − Secretarios de Centros, Departamentos e Institutos Universitarios en lo relativo a los Registros Auxiliares de sus respectivas dependencias. − Directores de las Unidades de Servicios de Campus, como responsables de distribución del correo certificado a los Registros Auxiliares correspondientes.

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7.

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REGISTROS

Responsable

Lugar de Archivo

Tiempo Mínimo

Subdirector Unidad

Soporte Informático

Permanente

Ejecutivo/Aux. Admtvo.

Archivo Excel

Mensual

Archivo Unidad

Subdirector Unidad

Soporte Papel

5 años

Archivo Unidad

Subdirector Unidad

Soporte Digital

Permanente

Registro SIGRES Panel de Actividad

8.

ANEXOS ANX-06-01

Modelo de relación de certificado recibida por las Oficinas de Registro de a

Entidad Pública

Empresarial Correos y Telégrafos. ANX-06-02

Modelo de Autorización Especial para apertura de Correo Personal.

ANX-06-03

Diligencia para hacer constar presentación irregular de documentación certificada.

ANX-06-04

Modelo de Acuse de Recibo de documentación certificada.

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ANEXO-06-01 Modelo de relación de certificado recibida por las Oficinas de Registro de la Entidad Pública Empresarial Correos y Telégrafos.

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ANEXO-06-02 Modelo de Autorización Especial para apertura de Correo Personal

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ANEXO-06-03 Diligencia para hacer constar presentación irregular de documentación certificada

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ANEXO-06-04 Modelo de Acuse de Recibo de documentación certificada