SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

“ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO DE TRÁMITE DE LA DIRECCIÓN JURÍDICA DE PHILIP MORRIS MÉXICO, S.A. DE C.V. PERIÓDO 2006 AL 2008”

INFORME QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE LICENCIADO EN ARCHIVONOMÍA

P R E S E N T A :

PATRICIA CASTAÑEDA DE NOVA

ASESORA: Lic. Beatriz Santoyo Bastida

MÉXICO, D. F.

2011

TABLA DE CONTENIDO Prefacio………………………………………………………………………………….. Introducción………………………………………………………………………….….

Pág. I II

ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LA DIRECCIÓN JURÍDICA DE PHILIP MORRIS MÉXICO, S.A. DE C.V. PERÍODO 2006 AL 2008

CAPÍTULO 1 PHILIP MORRIS MEXICO, S.A. DE C.V. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.5.1

Antecedentes…………………………………………………………………...…… Misión, Estrategias y Valores…………………….….…………………..…..……... Organización Administrativa de Philip Morris México, S.A. de C.V…....……….... Marco Jurídico………………………………………….……………..………...….. Diagnóstico del Archivo……………………………….………...…….…………… Fondos Documentales………...………………………………………………….….

1 5 6 14 23 30

CAPÍTULO 2 ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN 2.1 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.3 2.4 2.5 2.5.1 2.6 2.6.1 2.6.2 2.6.3 2.6.4 2.7 2.7.1 2.7.2

Ciclo vital de los documentos………………………………………….……….….. Tipos de Archivo…………………………………………………….……….…….. Archivo de Trámite...……………………………………………………………….. Archivo de Concentración………………………...…………………………….….. Archivo Histórico…………...………………………………………….……….….. Principio de Procedencia……………...…………………….………….………..…. Principio de Orden Original...……………...…………………….…………….…… Agrupaciones documentales naturales.……………………………………………... Agrupaciones documentales artificiales…………………………………………… Organización Archivística……………...………………………………….…….…. Identificación……………..…………………………………………………..…….. Clasificación….………………………………………………………………….…. Cuadro de Clasificación….…...………………………………………………..…… Ordenación………..….…………………………………………………………..…. Descripción……………………………………………………...………..………… La Norma ISAD (G)………………………………………………………………... Niveles de Descripción…………...………………………………………………....

32 36 38 40 42 44 47 48 51 52 54 56 60 62 66 68 69

2.8 2.9 2.9.1 2.9.2 2.10

Instrumentos de Descripción…...………………………………………….…...…... Sistematización.…...………………………………………………………………... Excel…………………………………………………………………………..……. Base de Datos...…………...…………………………………………………..…… Diagnóstico Archivístico…….……………..………………………….…...……....

72 78 79 80 82

CAPÍTULO 3

ELEMENTOS ARCHIVÍSTICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE TRÁMITE DE LA DIRECCIÓN JURÍDICA DE PHILIP MORRIS MÉXICO, S.A. DE C.V.

3.1 Propuesta de solución a la problemática del Archivo de Trámite de la Dirección . Jurídica de Philip Morris México, S.A. de C.V. ………...………………………… 3.2 Archivo de Trámite de la Dirección Jurídica..…………………………………….. 3.2.1 Organización del archivo.………………………..……………………………….... 3.2.2 Identificación………………………………………………………….………...…. 3.2.3 Clasificación……………………………………….…………………….……….... 3.2.4 Cuadro de Clasificación…………………………….………………….…………... 3.2.5 Ordenación………………………………………………………………………… 3.2.6 Descripción…………………………………….………………….……………….. 3.2.7 Sistematización de la información…………….………………………………….... 3.2.7.1 Campos…………………………………………………………………...……..… CONCLUSIONES……………………………………………………………………….... BIBLOGRAFÍA…………………………………………………………………………... ANEXOS………………………………………………………………………………….. Anexo1 Política de PMI Anexo C-1A Tabla Maestra de Retención…………………….... Anexo 2 Política de PMI Anexo C-1B Categorías de información sujetas a requisitos de retención indefinida de registros………………………………………………... Anexo 3 Lista de Registros Primordiales Dirección Jurídica Philip Morris México, S.A de C.V. …………………………………………………………………….. Anexo 4 Listado de Registros Primordiales Dirección Jurídica Cigarros La Tabacalera Mexicana, S.A. de C.V. …….….……………………………………………... Anexo 5 Listado de Registros Primordiales Dirección Jurídica Tabacos Desvenados, S.A. de C.V……..………………………......……………..…………………….

84 85 86 87 88 89 102 104 105 107 114 116 123 124 125 134 135 137

Prefacio

En la actualidad las empresas públicas y privadas, tiene la necesidad de contar con gente profesional en Archivonomía. El Director de la Dirección Jurídica de Philip Morris México, S.A. de C.V. consideró contar con un profesional en Archivonomía para realizar la organización de este archivo, debido al carácter confidencial y de acceso restringido para los usuarios de la compañía, la información debe estar al día, debido al giro comercial, la fabricación de cigarros de las marcas más antiguas en el mercado Faros y Delicados así como la de mayor posicionamiento en el mercado que es la marca Marlboro, sus actividades están monitoreadas por diversas dependencias gubernamentales.

La facilidad para desarrollar los procesos archivísticos de acuerdo a las necesidades del área, dieron como resultado el informe titulado: Organización y Descripción del Archivo de Trámite de la Dirección Jurídica de Philip Morris México, S.A. de C.V. período 2006 al 2008.

La razón por la cual consideré importante presentar este informe fue a partir de conocer la historia de cada una de las compañías, las políticas y procedimientos que se deben de aplicar para cada actividad y la responsabilidad de la Dirección Jurídica de proporcionar asesoría jurídica en todos los procesos y vigilar las actividades estén dentro de la legislación local e internacional, Las actividades que realicé para organizar este archivo, fueron planificadas y discutidas con los abogados ya que la información es confidencial y su tratamiento requiere de varios análisis por cualquier contingencia que se presente. El trabajo archivístico fue iniciado por una persona que tenía nivel técnico y consideré seguir con algunos de los procesos que implementó, hoy en día el archivo cuenta con los procedimientos e instrumentos para su adecuado funcionamiento de acuerdo a la Teoría Archivística.

I

Introducción Los documentos y los archivos son la memoria de la humanidad, surgen con la historia del hombre se asocian con el manejo e interpretación de las actividades, son reunidos con la finalidad de conservar, preservar los testimonios y difundirlos.

Los procesos administrativos de cualquier institución pública o privada, generan documentos que son producto de sus funciones y atribuciones de las que están dotadas de acuerdo al giro comercial o prestación de servicios, es necesario conservar estos documentos para la adecuada toma de decisiones. El objetivo de este trabajo fue presentar la forma en que organicé y describí los documentos que conforman el Archivo de Trámite de la Dirección Jurídica de Philip Morris México, S.A. de C.V. en el momento de solicitar algún expediente, la búsqueda de información sea en el menor tiempo posible, debido a las funciones de esta dirección en cualquier momento se puede presentar una contingencia, requerimiento gubernamental que se debe de contestar en tiempo y forma. Los documentos de la Dirección Jurídica de acuerdo al ciclo vital de los documentos, les corresponden a la primera edad, que es al Archivo de Trámite, por ello se debe definir los procesos para que las funciones que le corresponden se cumplan. Al realizar el diagnóstico se obtuvieron los siguientes datos: la documentación se encontraba dispersa y duplicada, las búsquedas de documentos en algunos casos representaban un problema grave por ello presente la propuesta de organización al Director y los gerentes del área. Los procesos archivísticos se aplicaron a cada uno de los fondos, con el propósito de identificar el fondo documental, clasificar y ordenar las series y unidades documentales, siempre respetando las sugerencias de los usuarios, teniendo presente la piedra angular de la Archivística que son los Principios de Procedencia y Orden Original así como a la par las políticas internas de la empresa y la legislación archivística. La confidencialidad de los fondos de la Dirección Jurídica se debe respetar porque así lo marcan las políticas internas de la compañía.

II

Este informe está estructurado en tres capítulos, con información acerca de los fondos, la parte teórica y la puesta en marcha del plan de organización. El primer capítulo contiene los antecedentes, estructura de cada una de las empresas, la legislación y normatividad. El segundo capítulo es el marco teórico, donde se plantean los principios básicos archivísticos que servirán como base para la organización del archivo. En el tercer capítulo se presenta el diagnóstico aplicado al archivo y la forma en que se organizaron los fondos. Como profesional de la Archivonomía es importante el trabajo multidisciplinario, cada una de las áreas de la compañía tiene sus necesidades específicas y se debe de encontrar una homogenización para la adecuada conservación de los documentos.

La realización de este informe me dejó experiencias positivas, una de ellas es el reconocimiento como profesional de la Archivística y que tenemos la tarea de crear una cultura de organización dentro de los archivos, presentar propuestas de organización que cubran las necesidades de los usuarios y estar abiertos a escuchar a quienes son responsables de los archivos para que la inversión que representa la puesta en marcha de un proyecto de organización no represente una perdida en el presupuesto del área sino que sea una inversión bien planeada para que reditúe ganancias por contar con la documentación organizada y de fácil recuperación para los usuarios del archivo.

III

Capítulo 1

PHILIP MORRIS MÉXICO, S.A. DE C.V.

En este primer capítulo se presenta información más relevante de la compañía, su historia, objetivos, estrategias y bajo que legislación se regulan sus actividades que tiene que ver con la industria tabacalera.

1.1. Antecedentes

La relación entre las compañías en Philip Morris México, S.A. de C.V. va de acuerdo a las necesidades del negocio, las funciones son más estables, la estructura orgánica de cada una de ellas tiende a los cambio, Relación entre las compañías de Philip Morris México antes del 19 de julio de 2007.

Philip Morris International Dicta las políticas a sus afiliadas y subsidiarias en todo el mundo.

Philip Morris México. S.A. de C.V.

Cigarros la Tabacalera Mexicana, S.A. de C.V.

Servicios Corporativos Philip Morris, S de R.L. de C.V.

Tabacos Desvenados, S.A. de C.V.

Hoy en día esta es la relación entre las compañías

Philip Morris International

Philip Morris México, S.A. de C.V.

Philip Morris Cigatam Productos y Servicios, S de R.L. de C.V.

Tabacos Desvenados, S.A. de C.V.

* Elaborado por CASTAÑEDA DE NOVA PATRICIA

1

De acuerdo a las necesidades e intereses de Philip Morris México es a partir del 19 de julio de 2007 que se informa de manera oficial cambios estructurales y se conservan las funciones de las afiliadas, Cigarros la Tabacalera Mexicana, S.A. de C.V. y Servicios Corporativos Philip Morris S, de R.L. de C.V.

El contexto histórico de estas compañías se presenta a continuación con los datos más sobresalientes.

Philip Morris México, S.A. de C.V. Es una compañía afiliada de Philip Morris International, líder a nivel mundial en la industria tabacalera su historia es la siguiente.

Philip Morris Incorpórate. A nivel mundial es líder dentro de la industria alimenticia, cervecera y tabacalera, “fundada en 1847 por el señor Philip Morris, quien inauguró su primera tienda de venta de tabaco en la tradicional Bond Street en Londres, Inglaterra.”1

Philip Morris en América Latina esta presente desde 1955, estableciendo convenios y licencias con varias compañías involucradas con la producción de cigarros.

Entre las compañías transnacionales destaca por el cumplimiento de sus obligaciones fiscales en aportar mayor cantidad de impuestos a los Estados donde se encuentran establecidas sus afiliadas y subsidiarias, la participación en importaciones y exportaciones de materia prima y producto elaborado, es una generadora de empleo, se compromete en programas de ecología y desarrollo social.

Hoy en día tiene presencia en más de 200 países, gracias al liderazgo y habilidades de sus colaboradores se encuentran bien posiciona en el mercado.

Philip Morris International Al estar bien afianzada en los Estados Unidos, Philip Morris Incorpórate comienza la comercialización de sus productos en todo el mundo. “En 1954 inauguró Philip Morris 1

PHILIP MORRIS MEXICO S.A. DE C.V. Nuestra Historia.[en línea] [Consultada el 27 de marzo del 2009] (Disponible en: http://intranet.pmi/MX/spa/INSIDE/OurHist/content/NuestraHistoria.aspx)

2

(Australia) Ltd y un año más tarde siguió con Philip Morris Overseas, una división internacional que en 1961, se convirtiera en Philip Morris International.”2

Las condiciones para competir con sus productos se reflejan en las ventas a nivel internacional gracias a las licencias de marcas y a sus afiliadas en todo el mundo. “En 1963, la compañía Swiss Fabriques de Tabac Reúnies se convirtió en nuestra primera filial europea para la fabricación de cigarrillos.”3

Los movimientos políticos a nivel mundial no han frenado la expansión de esta compañía, en Centroamérica, Sudamérica y Japón, en los años noventas los mercados de Europa del Este se liberan, hoy día tiene la participación en la industria tabacalera de Lituania, Rusia y Almaty en Kazajastán. “Actualmente, los productos de Philip Morris International representan casi el 15% del mercado mundial de cigarrillos.”4  Philip Morris México En 1997 Grupo Carso y Philip Morris fusionan áreas del negocio asociándose al 50% Cigarros la Tabacalera Mexicana S.A. de C.V. (CIGATAM) con la producción de tabaco y cigarros. Philip Morris con Venta, Mercadotecnia y Asuntos Corporativos.

Philip Morris México, S.A. de C.V. es una compañía líder en la fabricación y comercialización de productos de tabaco para el consumidor adulto mexicano.

Puntualizando Philip Morris International es la cabeza de todas las afiliadas y subsidiarias a nivel mundial, es quien dicta las políticas internacionales, locales, objetivos, y estrategias para la consecución de sus metas. México no es la excepción, más adelante se menciona a Philip Morris International en la aplicación de políticas para cada compañía.

Las compañías afiliadas y subsidiarias en México son Cigarros la Tabacalera Mexicana, S.A. de C.V. quien se encarga de la producción de cigarros, Tabacos Desvenados S.A. 2

PHILIP MORRIS MEXICO, S.A. DE C.V [en línea] [Consultada el 27 de marzo del 2009] (Disponible en http://intranet.pmi/MX/spa/content/raices.aspx) 3 Ibidem. 4 Ibidem.

3

de C.V. su función es la de proporcionar el tabaco de la mejor calidad, para comprender la trayectoria y posicionamiento de estas compañías señalare los acontecimientos claves.  Cigatam Cigarros la Tabacalera Mexicana es una compañía con más de 110 años de actividad en el mercado a llegado a ser una de las compañías más importantes en la industria tabacalera sus antecedentes son Basagoitti, Zaldo y Cia. S. de R.L. es fundada en 1898 ubicada en la Ciudad de México en donde hoy se ubica el Museo de San Carlos, fabrica su primer cigarro en febrero de 1899 la elaboración de cigarros se hacia en forma casi artesanal, la implementación de los procesos mecánicos es el parteaguas para la producción a gran escala y cambia de razón social a La Tabacalera Mexicana, S.A. en 1907, para el año de 1918 introduce una de las marcas más antiguas del mercado en Delicados.

En 1974 Philip Morris Inc. Concluye negociaciones con La Tabacalera Mexicana, S.A. aportando como capital la fabrica de Guadalajara y dando licencia de uso de algunas marcas entre ellas Marlboro en 1973 Lliggrtt & Miers Inc. vende sus acciones a Nacional Financiera.

La Tabacalera Mexicana, S.A. en 1976 cambia su denominación a Cigarros La Tabacalera Mexicana, S.A. de C.V. (CIGATAM).

En 1980 Nacional Financiera vende sus acciones a un grupo de inversionistas mexicanos que más tarde se constituye como Grupo Carso, S.A. de C.V. En 1990 CIGATAM adquiere la planta desvenadora Lázaro Cárdenas y funda Tabacos Desvenados, S.A. de C.V. (TADESA). En 1997 Grupo Carso y Philip Morris se asocia al 50% dentro del negocio de la industria tabacalera. “PMM-CIGATAM han conseguido en la última década un gran desarrollo, propiciado a través de ampliaciones en sus instalaciones tanto administrativas como productivas. Proyectos con visión a futuro y crecimiento en general de todas las áreas han permitido

4

tener una participación del 63% del mercado nacional (fuente “México Quarterly Factbook January 07”)”5  Tadesa En la década de los noventas el gobierno pone a la venta la paraestatal Tabacos Mexicanos (Tabamex), adquiriendo la planta desvenadora, Lázaro Cárdenas hoy en día Tabacos Desvenados, S.A. de C.V., subsidiaria de Cigatam, su función es de proporcionar apoyo a los campesinos en varios estados de la República dando las condiciones propicias para que el tabaco sea de calidad y por ende el producto obtenido satisfaga el gusto de los consumidores adultos.

Las condiciones políticas y económicas a nivel mundial y la situación local da como resultado la actividad que desarrollan dentro de la industria tabacalera Philip Morris México, S.A. de C.V., Philip Morris Cigatam Productos y Servicios, S. de R.L. de C.V. y Tabacos Desvenados, S.A. de C.V.

1.2 Misión, Estrategias y Valores

Toda compañía al ser creada tiene una misión dentro del sector económico, de ahí se derivan sus objetivos y valores que obedecen a un interés de éxito y posicionamiento para alcanzar el liderazgo dentro del sector productivo al que pertenecen, por lo tanto para Philip Morris México, sus afiliadas y subsidiarias persiguen una Misión, Estrategias y Valores son:



Misión

“Ofrecer la mejor experiencia de fumado a todo fumador adulto del mundo, para hoy y para mañana.”6 La forma en como se pueden alcanzar los objetivos para dar solidez a la Misión que tiene encomendada Philip Morris México se debe de apegar a las siguientes estrategias: 5

PHILIP MORRIS MÉXICO – CIGARROS LA TABACALERA MEXICANA. Manual de Negocio, México, 2007, copia no controlada, 3p. 6 PHILIP MORRIS MEXICO, S.A. DE C.V [en línea] [Consultada el 10 de agosto del 2009] (Disponible en http://www.intranet.pmi/MX/spa/content/mision.aspx)

5

Estrategias  “Proseguir con un crecimiento agresivo del negocio.  Trabajar incesantemente en la reducción del daño.  Desarrollar una organización ágil y ganadora.”7

Valores Los valores se soportan en un estándar de conducta que establece los siguientes valores.  “Un sentido de urgencia y velocidad.  Anticipación; toma de riesgos y decisiones.  Pasión por lograr que las cosas más difíciles se cumplan.  Confianza, humildad, integridad.  Escuchar, aprender, compartir, enseñar.”8

Al conjuntarse estos tres elementos se reflejan en la importancia que tiene en importantes dentro de la industria tabacalera a nivel nacional e internacional.

1.3 Organización Administrativa de Philip Morris México, S.A. de C.V.

La organización dentro de Philip Morris México, S.A. de C.V. se desarrolla de acuerdo a las funciones y atribuciones de cada una de las compañías afiliadas.

La Dirección Jurídica apoya y asesora a cada una de las compañías en sus actividades para que todos los procesos se encuentren dentro de los lineamientos, políticas internas, leyes y reglamentos locales e internacionales.

Dentro del organigrama se le denomina área legal, en los documentos oficiales se enuncia como la Dirección Jurídica. El organigrama tienen áreas funcionales comunes y áreas funcionales sustantivas que son las que marca la diferencia entre cada compañía.

7 8

Ibidem. Ibidem.

6

Philip Morris México, S.A. de C.V. (PMM)

Inicia sus operaciones el 31 de julio de 1997.

Función principal:

Encargada de la Mercadotecnia, comercialización y distribución de productos de tabaco. La comercialización y publicidad de los productos, hoy en día es dueña de las marcas de cigarrillos que eran propiedad de Cigarros La Tabacalera Mexicana, S.A. de C.V.

DIRECCIÓN GENERAL

CADENA DE SUMINISTROS

RECURSOS FINANZAS

LEGAL

MERCADOTECNIA HUMANOS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

VENTAS

*Fuente: PHILIP MORRIS MÉXICO, S.A. DE C.V. http://www.intranet.pmi/MX/spa/content/default.aspx

7

Servicios Corporativos Philip Morris, S. de R.L. de C.V. (SCPM)

Inicia sus operaciones el 11 de agosto de 1997.

Función principal:

Proveer del personal capacitado para el desempeño de las actividades administrativas, a Philip Morris México, S.A. de C.V., cambia de denominación a Philip Morris Cigatam Productos y Servicios, S. de R. L. de C.V.

DIRECCIÓN GENERAL

ASUNTOS CORPORATIVOS

CADENA DE SUMINISTROS

FINANZAS

LEGAL

RECURSOS HUMANOS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

VENTAS

*Fuente: PHILIP MORRIS MÉXICO, S.A. DE C.V. http://www.intranet.pmi/MX/spa/content/default.aspx

8

Cigarros La Tabacalera Mexicana, S. A de C.V. (CIGATAM)

Es la compañía que inicia operaciones el 22 de agosto de 1907. Encargada de la producción del cigarro y dueña de las marcas, a partir del 19 de agosto del 2007, se transforma su régimen fiscal y deja de formar parte de las filiales de Philip Morris International hoy en día es Cigarros La Tabacalera Mexicana, S. de R. L. de C. V. Las funciones y organigrama que a continuación se presentan fueron las que conservo hasta el día de cambio de régimen fiscal.

Función principal:

La fabricación y venta de cigarros. Suministra productos de calidad superior, que cumplan o excedan las expectativas del consumidor adulto, de forma oportuna y al mejor costo, respetando el medio ambiente y garantizando la salud y seguridad de sus trabajadores.

DIRECCIÓN GENERAL

CADENA DE SUJMINISTROS

RECURSOS FINANZAS

LEGAL

PRODUCCIÓN HUMANOS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

TABACOS

*Fuente: PHILIP MORRIS MÉXICO, S.A. DE C.V. http://www.intranet.pmi/MX/spa/content/default.aspx

9

Tabacos Desvenados, S.A. de C.V. (TADESA)

Inicia sus operaciones el 23 de abril de 1990.

Función principal:

La producción de tabaco en diferentes estados de la República Mexicana, proporciona al campesino apoyo y asesoría para que el tabaco cumpla con la calidad requerida para ofrecer productos de calidad superior y que excedan las expectativas del consumidor adulto. Es la encargada de abastecer a Philip Morris Cigatam Productos y Servicios, S. de R.L. de C.V. (antes Cigatam) tabaco empacado en calidad, cantidad y tiempo de acuerdo a las necesidades de producción.

DIRECCIÓN GENERAL

CADENA DE SUMINISTROS

CAMPO

FINANZAS

LEGAL

RECURSOS HUMANOS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

*Fuente: PHILIP MORRIS MÉXICO, S.A. DE C.V. http://www.intranet.pmi/MX/spa/content/default.aspx

10

Philip Morris Cigatam Productos y Servicios, S. de R.L. de C.V. (PMCIGATAMPS)

Inicia sus operaciones a partir del 1 de noviembre del 2007 y absorbe las funciones de Cigarros La Tabacalera Mexicana, S.A. de C.V. y Servicios Corporativos Philip Morris, S. de R.L. de C.V.

Función principal:

La fabricación y venta de cigarros, concentrando toda la parte administrativa proporcionando los recursos humanos a Philip Morris México, S.A. de C.V. Para suministrar productos de calidad superior y que excedan las expectativas del fumador adulto.

DIRECCIÓN GENERAL

ASUNTOS CORPORATIVOS

FINANZAS

LEGAL

OPERACIONES

RECURSOS HUMANOS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

TABACOS

VENTAS

*Fuente: PHILIP MORRIS MÉXICO, S.A. DE C.V. http://www.intranet.pmi/MX/spa/content/default.aspx

11

Dirección Jurídica de Philip Morris México, S.A. de C.V.

La Dirección Jurídica dentro de la compañía juega un papel importante, esta encargada de asegurarse de que todas las actividades de las compañías se ejecuten de acuerdo a la legislación local y políticas internas de cada compañía.

Por lo tanto las funciones principales son: 

Proporcionar asesoría jurídica para encontrar situaciones complejas, darlas a conocer y resolverlas.



Integrar el cumplimiento de la legislación local y de las políticas a los procesos de la compañía.



Dar seguimiento a las actividades de la compañía para identificar la legislación y reglamentación aplicable.



Redactar, revisar y custodiar los documentos corporativos.



Prestar apoyo a las plantas en sus trámites jurídicos.



Colaborar con las áreas involucradas en cuestión de trámites de inspección ante dependencias gubernamentales.



Obtener y renovar las concesiones para uso de aguas, pozos, etc.

La forma en que se distribuye la carga de trabajo dentro de la Dirección Jurídica atiende al giro comercial de cada compañía, la parte Corporativa, Operaciones (Producción), Mercadotecnia y Ventas.

12

Director Jurídico Ubicado en las Oficinas Corporativas Santa Fe

Asistente de dirección

Asistente de dirección

Ubicada en las oficinas Azcapotzalco

Ubicada en las oficinas Corporativas Santa Fe

Gerente Jurídico

Gerente Jurídico

Gerente Jurídico

Áreas asignadas: -Cadena de Suministros -Producción -Recursos Humanos -Litigios Ubicado en las oficinas Azcapotzalco

Áreas asignadas: -Corporativo -Finanzas -Ventas Ubicado en las oficinas Corporativas Santa Fe

Áreas asignadas: -Asuntos Corporativos -Mercadotecnia -Sistemas Ubicada en las oficinas Corporativas Santa Fe

Becario

Archivista

Abogado asistente

Asistente

Ubicado en las oficinas Azcapotzalco

Ubicado en las oficinas Azcapotzalco

Apoya a los Gerentes Jurídicos Ubicado en ambas sedes

Ubicada en las oficinas Corporativas Santa Fe

Becario Ubicado en las oficinas Corporativas Santa Fe

*Fuente: PHILIP MORRIS MEXICO, S.A. DE C.V. http://www.intranet.pmi/MX/spa/DEPTSt/Law/About/content/default.aspx

13

El papel del archivo en las actividades diarias es de vital importancia por la tipología documental que es legal y de carácter confidencial, dentro de la compañía existe una política interna que rige a todos los empleados, son los responsables de la documentación que se genera hasta su destino final. La Política C-1 Administrando Información de la Compañía, en esencia marca las obligaciones legales por la cuales se regulan las actividades que realiza cada compañía, dentro del marco legal aplicable en nuestro país, se complementa con las leyes y reglamentos relacionados con los periodos de conservación de los documentos.

1.4 Marco Jurídico Cuando hacemos mención al Marco jurídico nos referimos al “Conjunto de disposiciones, leyes, reglamentos y acuerdos a los que debe apegarse una dependencia o entidad en el ejercicio de las funciones que tienen encomendadas.”9

La legislación es el conjunto de leyes por las que se gobierna un Estado, la normatividad determina la norma y las reglas para su aplicación ambas se complementan para que las funciones que tiene cualquier organismo ya sea del sector público o privado.

Así se regulan las actividades en Philip Morris México, S.A. de C. V. Es importante mencionar las leyes, reglamentos y políticas internas, que se consideran en las operaciones y negociaciones de cada una de las compañías, en el ámbito archivístico el conocer las leyes y reglamentos vigentes que atañen la conservación adecuada de los documentos que son producto de las actividades de cualquier negocio es indispensable unificar los períodos de conservación para proteger la integridad y seguridad de los archivos. Entre las políticas internas de la compañía, las que nos atañen son las relacionadas con la administración de los documentos que genera el negocio.

9

DEFINICIONES DE MARCO JURIDICO EN LA WEB, [en línea] [Consultada el 03 febrero del 2009 ] (Disponible en: http://www.definicion.org/diccionario/232)

14

”Política C-1 Administrando Información de la Compañía. Philip Morris International. Esta política describe la forma en que creamos, administramos, protegemos, retenemos y eliminamos registros e información de la Compañía.”10 Esta política la dicta Philip Morris International a todas sus subsidiarias y afiliadas de acuerdo a la legislación local del país donde se encuentra ubicada y sin perder de vista las necesidades de cada compañía, describe detalladamente la importancia de los registros que generan, hay información que no se debe divulgar a terceros.

El conservar los registros que tienen inferencia con las obligaciones del negocio, aspectos legales y regulación, se explican en esta política, ver Anexo 2.

La Tabla Maestra de retención está integrada por las categorías de información, que se describen, ejemplifican la tipología documental, plazos de conservación y destino final dentro del Archivo Central de la compañía, ver Anexo 1.

La legislación local que debemos considerar para la Dirección Jurídica es la siguiente: 

Constitución Política de Los Estados Unidos Mexicanos.

D.O.F. 05 de Febrero de 1917 Artículo 5. Los individuos pueden elegir la profesión que les acomode siempre y cuando se encuentre dentro del marco legal. Artículos 16. La privacidad de sus pertenencias a menos de que exista un mandato judicial. Artículos 25. El Estado es el encargado de planear el desarrollo económico nacional con responsabilidad social del sector público y privado. Así mismo todos tenemos derecho a un empleo y qué este sea remunerado. 

Código Fiscal de La Federación

Última Reforma D.O.F. 01 de julio de 2008 Artículo 27. Las obligaciones fiscales de las personas físicas y morales son; La inscripción al Registro Federal de Causantes. 10

PHILIP MORRIS MÉXICO, S.A. DE C.V., PMI-Política C-1, Administrando Información de la Compañía, [en línea] [Consultada el 28 enero del 2009] (Disponible en: http://www.intranet.pmi/MX/spa/EMPSERVICES/RIM/content/Política_C1.PDF)1p.

15

Artículo 28. Llevar un sistema de Contabilidad Analítica de acuerdo a ciertos lineamentos, el periodo de retención para conservar los registros de sus actividades financieras debe ser por cinco años. Artículo 30. Si se lleva la Contabilidad en medios electrónicos se debe proporcionarse en medios que pueda leer la autoridad. Artículo 67. El periodo de prescripción de las facultades de inspección de las autoridades fiscales es de cinco años, no obstante si el contribuyente no lleva contabilidad de acuerdo con la ley, el término será de 10 años. 

Reglamento del Código Fiscal de La Federación

Última reforma publicada D.O.F. el 21 de mayo de 2002 Artículo 3. Los avisos al Registro Federal de Contribuyentes y a las demás autoridades fiscales deben hacerse dentro de los 15 días siguientes a que el evento que se informa se realice. Artículo 26. Cada uno de los registros contables debe permitir la identificación de cada operación y relacionarla con su documentación de respaldo. Artículo 31. Si se utilizan sistemas electrónicos para llevar su contabilidad, la documentación del sistema debe conservarse como parte de la misma y debe proporcionar a la autoridad personas entrenadas en el uso de esos sistemas en caso de auditorías. Artículo 33. En caso de pérdida, destrucción o daños de la información el contribuyente debe abrir nuevos libros o registros en los que haga un resumen de los registros perdidos o dañados y el estado de la contabilidad. También debe conservar el original del documento público en el que se señale que la información anterior se dañó o se perdió. 

Código de Comercio

Última reforma publicada D.O.F. 30 de diciembre de 2008. Artículo 16. Al abrir un establecimiento, sucursal o compañía debe hacerse una publicación en los periódicos de la localidad anunciando la información más importante del establecimiento, así como el registrar

su escritura constitutiva y todos sus

movimientos importantes (aumentos o reducciones de capital, otorgamiento de poderes, etc.), toda la correspondencia comercial enviada o recibida debe ser conservada en original o copia.

16

Artículo 21. Inscripción en el Registro Público de Comercio, El nombre de la empresa, objeto social, domicilio y sucursales principales, escritura constitutiva, fusiones, escisiones y liquidaciones, otorgamiento y revocación de poderes, aumentos y reducciones de capital, emisiones de acciones. Artículo 34. Llevar los sistemas contables para identificar cada una de las operaciones que permita consolidar la información para la elaboración de estados financieros, esta información se debe mantenerse en forma de libros. Artículo 36. Todos los acuerdos tomados por la asamblea de socios o accionistas deben registrarse en un libro y firmarse por el Presidente y el Secretario de cada Asamblea. Artículo 37. Libro Mayor así como los Libros de Asambleas y Juntas de Consejo todos los registros deben de estar en idioma español. Artículo 47. Toda la correspondencia enviada y recibida debe conservarse apropiadamente archivada. Artículo 49. Los documentos (contratos, convenios o compromisos)

que den por

nacimiento a derechos y obligaciones para que se acepten como evidencia deben conservarse en su forma, contenido original y deben ser rastreables. 

Ley de Sociedades Mercantiles.

Última reforma publicada D.O.F. 28 de julio de 2006. Artículo 5. Las compañías deben constituirse ante notario público y todas las modificaciones a sus estatutos deben ser otorgadas ante notario. Artículo 9. Las reducciones de capital hechas a través de reembolsos a los accionistas deben publicarse tres veces en el periódico oficial del domicilio de la compañía. Artículo 73. Libro de Registro de Socios de las Sociedades de Responsabilidad Limitada-Debe conservarse un libro en el que se registre el nombre y domicilio de todos los socios, su participación en la compañía y la transmisión de sus partes sociales. Artículos 81, 143, 178. Las asambleas serán convocadas por los gerentes o por el Consejo de Vigilancia y sino por los socios que representen más de la tercera parte del capital social, las convocatorias deben realizarse por correo certificado con acuse de recibo. Artículo 111. La participación de los accionistas en la sociedad debe estar representada por títulos accionarios nominativos. Artículo 128. Libro de Registro de Accionistas deben contener toda la información de sus accionistas, la transmisión de acciones y sus domicilios. 17

Artículo 158. Los miembros del consejo de administración son responsables en forma solidaria con la compañía, de que la contabilidad y la información se lleven de acuerdo con la ley. Artículo 219. Las compañías de capital variable deben llevar un libro donde consten todas sus variaciones de capital. 

Reglamento de La Ley de Inversiones Extranjeras.

Publicado D.O.F. 08 de septiembre de 1998 Artículo 38. La Secretaría de Economía puede requerir información contable, financiera y divisas a todas las compañías con inversión extranjera referente a sus últimos 5 ejercicios sociales. 

Ley de Propiedad Industrial.

Última reforma publicada D.O.F. 25 de enero de 2006 Artículo 23. La Patente tendrá una vigencia de 20 años improrrogables contados a partir de la fecha de presentación de la solicitud. Artículo 29. El registro de Modelo de Utilidad tendrá una vigencia de 10 años improrrogables contados a partir de la fecha de presentación de la solicitud. Artículo 36. El registro de Diseño Industrial tendrá una vigencia de 15 años improrrogables contados a partir de la fecha de presentación de la solicitud. Artículo 82. Un secreto industrial es toda aquella información de uso industrial o comercial conservada de manera confidencial por una persona o compañía y que represente una ventaja competitiva o económica y respecto de la cual se hayan tomado suficientes medidas para garantizar su confidencialidad y el acceso a la misma sea restringido. Artículo 95. Los registros de marcas tienen una vigencia de 10 años y pueden ser renovados por períodos equivalentes. Artículo 103. Los registros de avisos comerciales tienen una vigencia de 10 años y pueden ser renovados por períodos equivalentes. Artículo 165. La vigencia de la declaración de protección a una denominación de origen estará determinada por la subsistencia de las condiciones que la motivaron y solo dejará de surtir efectos por otra declaración del IMPI.

18



Código Penal Federal

Última reforma publicada D.O.F. 28 de junio de 2007 Artículo 104. La acción penal prescribe en un año, si el delito solo mereciere multa; si el delito mereciere, además de esta sanción, pena privativa de libertad o alternativa, se atenderá a la prescripción de la acción para perseguir la pena privativa de libertad; lo mismo se observara cuando corresponda imponer alguna otra sanción accesoria. Artículo 105. La acción penal prescribirá en un plazo igual al término medio aritmético de la pena privativa de la libertad que señala la ley para el delito de que se trate, pero en ningún caso será menor de tres años. Artículo 106. La acción penal prescribirá en dos años, si el delito solo mereciere destitución, suspensión, privación de derecho o inhabilitación. Artículo 107. Cuando la ley no prevenga otra cosa, la acción penal que nazca de un delito que solo puede perseguirse por querella del ofendido o algún otro acto equivalente, prescribirá en un año, contado desde el día en que quienes puedan formular la querella o el acto equivalente, tengan conocimiento del delito y del delincuente, y en tres, fuera de esta circunstancia, pero una vez llenado el requisito de procedibilidad dentro del plazo antes mencionado, la prescripción seguirá corriendo según las reglas para los delitos perseguibles de oficio. 

Código Federal de Procedimientos Civiles

Última reforma publicada D.O.F. 30 de diciembre de 2008 Artículo 188. Para acreditar hechos o circunstancias en relación con el negocio que se ventila, pueden las partes presentar fotografías, escritos o notas taquigráficas y, en general, toda clase de elementos aportados por descubrimientos de la ciencia. 

Ley General de Salud.

Última reforma publicada D.O.F. 15 de diciembre de 2008 Artículo 301. Toda la publicidad relacionada con productos del tabaco deberá ser sometida para ser autorización de la Secretaría de Salud, misma que la emite por escrito. Artículo 396. La vigilancia sanitaria se llevara a cabo a través de la verificación física. Artículo 396 Bis. Cuando la autoridad sanitaria detecte alguna publicidad que no reúna los requisitos establecidos elaboraran un informe detallado.

19

Artículo 451. En cualquier momento la Secretaría de Salud puede iniciar procedimientos administrativos y sancionar a las compañías que hayan hecho publicidad de productos de tabaco sin autorización. 

Ley General para el Control del Tabaco

Publicada D.O.F. 30 de mayo de 2008. Artículo 14. Requerimientos de la licencia sanitaria para la fabricación, producción o importación de productos del tabaco. Artículo 15. Las obligaciones para vender, distribuir o suministrar productos del tabaco, mantener un anuncio dentro del establecimiento de la prohibición a menores de edad, exhibir las leyendas de advertencia, imágenes y pictogramas autorizados por la Secretaria de Salud. Artículo 16. Se prohíbe comercializar, distribuir o suministrar cigarrillos sueltos, en empaques que contengan menos de catorce unidades, en distribuidores automáticos o maquinas expendedoras, por cualquier medio de comunicación, promocionar con cualquier objeto que no sea un producto del tabaco que lo identifique con la marca. Artículo 17. Se prohíbe comercializar, distribuir donar, regalar venta y suministro a menores de edad, en instituciones educativas públicas y privadas de educación básica y media básica y emplear a menores de edad para comercio, producción, distribución suministro y venta del producto. Artículo 23. Se prohíbe toda forma de patrocinio para el fomento a compra y el consumo de productos del tabaco por parte de la población. La publicidad y promoción será únicamente para menores de edad a través de revista para adultos, comunicación personal por correo o dentro de establecimientos de acceso exclusivo para aquéllos. Artículo 24. Se prohíbe emplear cualquier incentivo u articulo promocional que muestre el nombre o logotipo de productos del tabaco. Artículo 25. Las publicaciones de comunicaciones internas para la distribución entre los empleados de la industria tabacalera no se consideran publicidad o promoción. 

Ley Federal sobre Metrología y Normalización

Última reforma publicada D.O.F. 28 de julio de 2006 Artículo 11. La Secretaría de Comercio podrá requerir a los usuarios de instrumentos de medición, la verificación y calibración.

20

Artículo 12. La secretaría entregará a los usuarios los documentos que demuestren que la inspección se ha realizado la inspección. Artículo 14. Cuando los instrumentos para medir no reúnan los requisitos reglamentarios serán inmovilizados. 

Ley General del Equilibrio Ecológico y La Protección al Ambiente

Última reforma publicada D.O.F. 16 de mayo de 2008 Artículo 203. Sin perjuicio de las sanciones penales o administrativas que procedan, toda persona que contamine o deteriore el ambiente o afecte los recursos naturales o la biodiversidad, será responsable y estará obligada a reparar los daños causados, de conformidad con la legislación civil aplicable. El término para demandar la responsabilidad ambiental, será de cinco años contados a partir del momento en que se produzca el acto hecho u omisión correspondiente. 

Ley Federal del Trabajo

Última reforma publicada D.O.F. 01 de enero de 1970 Artículo 24. Contrato individual de trabajo deben especificarse las condiciones de trabajo en dos ejemplares del contrato, uno para el empleado y otro para el patrón. Artículo 33. Para terminar la relación laboral, el patrón debe dar aviso por escrito al trabajador especificando la causa de terminación. En caso de que el empleado no reciba el aviso, éste debe ser entregado a las autoridades laborales. Artículo 132. Las obligaciones de los patrones es dar a los empleados constancias quincenales de días trabajados y salarios pagados, descripción de sus actividades. Artículo 153. Las empresas tendrán derecho a ejercitar ante las Juntas de Conciliación y Arbitraje las acciones en contra de los trabajadores por incumplimientos de sus obligaciones. Artículo 153-A. Los patrones deben proporcionar capacitación y adiestramiento a sus empleados, para elevar su nivel de vida. Artículo 153-M. Los patrones deben proporcionar capacitación a sus empleados, para cumplir con esta obligación debe hacerse referencia a la misma en el contrato colectivo de trabajo. Artículo 153-N. Después de la revisión del contrato colectivo de trabajo los patrones deberán presentar ante la Secretaria del Trabajo y Previsión Social, para su aprobación los planes y programas de capacitación y adiestramiento que se haya acordado. 21

Artículo 153-V. Después de cada curso de capacitación el patrón debe dar al empleado una constancia de sus habilidades de trabajo y debe enviarse a las autoridades laborales una relación de las constancias de habilidades entregadas. Artículo 386. Los patrones de trabajadores que pertenezcan a un sindicato deben firmar un contrato colectivo de trabajo con el sindicato. Deben firmarse tres juegos, uno para el sindicato, uno para el patrón y uno para las autoridades laborales. Artículo 422. El Reglamento Interior de Trabajo debe elaborarlo una comisión formada por representantes del patrón y de los trabajadores y sometido a la aprobación de las autoridades laborales. Artículo 516. Las acciones de trabajo prescriben en un año, contado a partir del día siguiente a la fecha en que la obligación sea exigible. Artículo 517. Las acciones que prescriben en un mes. 1. Acciones de los patrones para despedir a los trabajadores, para disciplinar sus faltas y para efectuará descuentos en sus salarios. 2. Las acciones de los trabajadores para separarse del trabajo. En el caso de la fracción 1, la prescripción corres a partir, respectivamente, del día siguiente a la fecha en que se tenga conocimiento de la causa de la separación o de la falta, desde el momento en que se comprueben los errores cometidos, o las pérdidas o averías imputables al trabajador, o desde la fecha en que la deuda sea exigible Artículo 518. Acciones de trabajo que prescriben en dos meses los trabajadores que sean separados del trabajo la prescripción corre a partir del día siguiente a la fecha de la separación. Artículo 519. Acciones diversas que prescriben en dos años. 1. Para reclamar el pago de indemnizaciones por riesgo de trabajo. 2. De los beneficiarios en los casos de muerte por riesgos de trabajo. 3. Solicitar la ejecución de los laudos de las Juntas de Conciliación y Arbitraje, de los convenios celebrados entre ellas. Artículo 804. Los patrones deben conservar y exhibir durante un litigio: Contratos Individuales de Trabajo, cuando no haya contrato colectivo, pago de nómina y recibos, listas de asistencia y recibos de pago de todas las prestaciones de ley. 

Ley del Seguro Social

Última reforma publicada D.O.F. 14 de diciembre de 2005

22

Artículo 300. El derecho de los asegurados o sus beneficiarios para reclamar el pago de las prestaciones en dinero, respecto a los seguros de riesgos de trabajo, enfermedades y maternidad, invalidez y vida y guarderías y prestaciones sociales prescribe en un año de acuerdo con las reglas siguientes: 1. Cualquier mensualidad de una pensión, asignación familiar o ayuda asistencial, así como el aguinaldo. 2. Los subsidios por incapacidad para el trabajo por enfermedad no profesional y maternidad. 3. La ayuda para gastos de funeral. 4. Los finiquitos que establece la Ley. Los subsidios por incapacidad para trabajar derivada de un riesgo de trabajo, prescriben en dos años a partir del día en que se hubiera generado el derecho a su percepción. 

Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los trabajadores

Última reforma publicada D.O.F. 01 de junio de 2005 Artículo 29. Los patrones deben registrar a todos sus empleados ante el Instituto y conservando las constancias de inscripción.

El sustento legal que rige las funciones y actividades de la compañía, al mismo tiempo es buscar dentro de la ley los periodos de retención documental, para organizar el archivo.

1.5 Diagnóstico del Archivo

El archivo de trámite de la Dirección Jurídica resguarda en su acervo información de las cinco compañías desde que el negocio inicia sus operaciones en 1908, con todas las transformaciones, por ello considero que es de gran importancia el organizar la documentación de las operaciones de la Dirección Jurídica.

En primera instancia hay que señalar que la Dirección Jurídica se encuentra dividida en dos sedes una parte se localiza en las oficinas Corporativas ubicadas en Santa Fe, la otra

23

parte se encuentra en las oficinas donde se encuentra planta que se ubica en Azcapotzalco.

Este archivo esta conformado por la documentación con valor legal y jurídico de las compañías afiliadas y subsidiarias que conforman a Philip Morris México, S.A. de C.V. De acuerdo a la definición de fondo que es el conjunto de series documentales que genera una institución en el desarrollo de sus funciones.

Por lo anterior queda entendido que es la sección legal con sus series por compañía, pero ya esta establecido como fondo y no como una sección, en el desarrollo del trabajo se manejara como fondo y no como una sección. 

Local

En las oficinas corporativas de Santa Fe los archiveros se encuentran en un pasillo que es transitado para dirigirse al centro de copiado, caja general y sanitarios (medida del pasillo aproximadamente 1. 20 cm.) y eso ocasiona que el acceso a los archiveros sea incomodo para quien esta buscando algún expediente. En Santa Fe se encuentran los fondos Philip Morris México, S.A. de C.V., Servicios Corporativos. Philip Morris, S. de R.L de C.V. y Philip Morris Cigatam Productos y Servicios, S. de R.L de C.V., las áreas que se concentran son: Asuntos Corporativos, Mercadotecnia, y Ventas.

En las oficinas de Azcapotzalco los archiveros se encuentran dentro y fuera de las oficinas de los abogados y del director, los pasillos son más amplios y en el caso de los archiveros que se encuentran dentro de las oficinas de los abogados se llegan a presentar inconvenientes por que tienen reuniones de trabajo, llamadas o conferencias de índole confidencial y uno debe de esperar a que terminen o en otro de los casos a que ellos no se encuentren dentro de su oficina. Aquí se encuentran los fondos Philip Morris México, S.A. de C.V., Servicios Corporativos. Philip Morris, S. de R.L de C.V., Philip Morris Cigatam Productos y Servicios, S. de R.L de C.V., Cigarros la Tabacalera Mexicana, S.A. de C.V. y Tabacos Desvenados, S.A. de C.V. las áreas que se localizan aquí son; Información Corporativa, Cadena de Suministros, Finanzas, Litigios, Operaciones (Producción), Propiedad Intelectual, Recursos Humanos, Sistemas de Información y Tabacos. 24



Mobiliario

En las oficinas que se encuentran en la planta en Azcapotzalco se cuenta con archiveros 13 archiveros de cuatro, tres y dos cajones de diferentes características y como señale anteriormente estos se ubican dentro de las oficinas de los abogados.

-

3 archiveros metálicos cubiertos por pintura horneada en color gris, cada archivero cuenta con 4 cajones corredizos de 40 cm. de profundidad, 90 cm. de ancho y 142 cm. de altura.

-

2 archiveros metálicos cubiertos por pintura horneada en color gris, cada archivero cuenta con 3 cajones gaveteros 1 cajón corredizo de 40 cm. de profundidad, 90 cm. de ancho y 150 cm. de altura.

-

3 archiveros metálicos cubiertos por pintura horneada en color gris, cada archivero cuenta con 3 cajones corredizos de 40 cm. de profundidad, 90 cm. de ancho y 125 cm. de altura.

-

1 archivero metálico cubierto por pintura horneada en color gris con 4 cajones corredizos de 47 cm. de profundidad, 75 cm. de ancho y 136 cm. de altura.

-

6 archiveros de 2 gavetas corredizas de 40 cm. de profundidad, 90 cm. de ancho y 65 cm. de altura.

En las oficinas de Santa Fe se cuenta con 13 archiveros de 3 cajones para colocar los expedientes estos se encuentran en un pasillo estrecho, por lo anterior comento que no es accesible el consultar los expedientes ya que este pasillo es transitado.

-

13 archiveros metálicos cubiertos por pintura horneada en color café cada archivero cuenta con tres cajones corredizos 40 cm. de profundidad, 90 cm. de ancho y 100 cm. de altura.



Medidas de seguridad

Se cuenta con detectores de humo y extintores de gas halon en los pasillos, hay 2 salidas de emergencia, cámaras de seguridad, en ambas sedes, además el acceso a las instalaciones es controlado desde la entrada principal.

25



Volumen documental

Dentro de una oficina se localizo un archivero de 6 charolas de 90 cm. de ancho, 40 cm de profundidad y una altura de 200 cm. en donde se encontraron varios expedientes archivados de asuntos ya concluidos. Anteriormente los responsables del área solo se encargaron de guardar los documentos en fólder o carpetas de diferentes tamaños, por ende se acumulo información con un orden aparente. La formación de estas carpetas fue con la finalidad de tener un control de todo lo que se autoriza la Dirección Jurídica.

Encontré aproximadamente 30 carpetas de 8 cm. de grosor que las asistentes llamaron consecutivo mensual comprenden los años 2001 a 2004 y en ellas hay correspondencia, copias de los contratos, con las siguientes características: -

Contrato template (plantilla) que contiene notas y correcciones en las cláusulas.

-

Contrato firmado solo por el proveedor.

-

Contrato firmado solo por representante legal de Philip Morris México.

-

Contrato sin firmas.

-

Copia del original con fecha de aprobación del Departamento Jurídico este dato fue colocado por la asistente en el extremo superior derecho.

La documentación que se encuentra en la Azcapotzalco es registrada en un libro donde se controlan los contratos y se consulta para saber si el contrato ya se encuentra archivado y hay contratos archivados en carpetas, esto retrasa la recuperación de la información.

La información anterior a 1999 que se envío al Archivo Central se realizaba un listado general y cuando se solicita algún expediente es complicada la búsqueda porque no se proporciona una descripción exacta, los expedientes posteriores a 1999 en especial los contratos del área de Mercadotecnia, Permisos de publicidad solicitados a la Secretaria de Salud, Contratos de arrendamiento casa habitación del personal expatriado se tienen identificados.

La parte que se encuentra en Santa Fe es de 208.80 metros lineales y la parte de Azcapotzalco es de 110.52 metros lineales. El total de volumen documental es de 319.32 metros lineales aproximadamente. 26



Tipología documental

La tipología documental esta integrado por:

-

Asuntos administrativos y diligencias con varias Secretarias de estado como la Secretaria de Salud, Secretaria de Relaciones Exteriores, Secretaría del Trabajo y Previsión Social, Secretaria de Economía, Comisión Nacional del Agua, Comisión Federal para la protección contra riesgos sanitarios, Instituto Mexicano de la Propiedad Intelectual entre otros.

-

Contratos de servicios con particulares y con dependencias gubernamentales.

-

Contratos especiales locales celebrados entre las compañías que conforman Philip Morris México.

-

Contratos especiales foráneos celebrados entre las compañías afiliadas que se encuentran en el extranjero.

-

Correspondencia general.

-

Libros corporativos (asambleas, consejo, registro de socios, variación de capital).

-

Poderes notariales.

-

Escrituras de inmuebles.

-

Litigios administrativos, agrario, civil, fiscal, mercantil, laboral, penal.



Condiciones de la documentación

Se encuentra una parte en Santa Fe y la otra Azcapotzalco. En cuanto a los Contratos se hayan incompletos, deben contar con la documentación de soporte, por lo anterior no se cuenta con dicha documentación o en su caso con el Contrato. Hay otros casos en que solo se cuenta con correspondencia.

La gran mayoría de los contratos se encuentran archivados en carpetas ordenados por año y área.

El área que encontré organizada es Mercadotecnia, de la compañía Philip Morris México.

En el caso de la documentación que se encuentra en las oficinas de la planta ubicadas en Azcapotzalco, el control que llevan es por medio de un libro donde anotan que 27

Contratos se han entregado y los restantes se localizan en carpetas, se puede decir que hay un cierto orden pero no el apropiado ya que lo más factible es que se abran expedientes, esto retrasa la recuperación de la información. La documentación se haya en buen estado de conservación. Así mismo en Cigatam no existe el proceso que actualmente se lleva en Santa Fe para control de Contratos.

Se han realizado transferencias al archivo central, pero en el momento de requerir algún expediente se debe buscar en un cúmulo de información ya que se envió con una descripción general. 

Procesos archivísticos No se cuenta con:

-

Un sistema de clasificación.

-

Inventario general para conocer el acervo.

-

No hay una valoración primaria.

-

Expedientes con un orden cronológico de Contratos desde determinada fecha al día de hoy.

-

Bases de Datos que soporten el archivo físico.

-

Procedimientos administrativos estandarizados.

-

Homologación de procesos de administración de contratos en las oficinas corporativas y las oficinas de la planta.

-

Conocimiento de las asistentes para poder llevar a cabo tareas de archivo.

Se cuenta con: -

Método de ordenación es cromático (solo para el área de Mercadotecnia).

-

Transferencias documentales en base a su lista de registros primordiales.

-

La lista de registros primordiales es muy general y es preciso incluir la tipología documental que no está considerada para que las transferencias al archivo central sean más ágiles así también ampliar los criterios de retención documental.

28

 Procesos administrativos La Dirección Jurídica se encarga de apoyar a todas las áreas de las compañías para que las operaciones se realicen de acuerdo con la legislación y con las políticas corporativas aplicables. Para solicitar ayuda a la Dirección Jurídica se cuenta con una página en su entorno de intranet donde se orienta al usuario a conocer las diversas actividades, sobre Regulación en materia de tabaco, Apoyo a las plantas de producción, Competencia y Comercio Justo, Derechos de propiedad intelectual e Información corporativa.

Además de que cuenta con herramientas sobre los aspectos generales y modelos de contratos que aplican para diferentes prestaciones de servicios. Una de las actividades que más preocupa son los contratos por ser un documento legal y primordial. Para la aprobación de un contrato se debe contar con: Los documentos soporte del proveedor como son su acta constitutiva, poder notarial del representante legal, RFC, identificación, comprobante de domicilio, y alta bancaria.

El departamento Jurídico se encarga de apoyar a las siguientes áreas. 1. Asuntos Corporativos 2. Cadena de Suministros 3. Finanzas 4. Mercadotecnia 5. Operaciones (antes Producción) 6. Recursos Humanos 7. Sistemas de información 8. Ventas 9. Tabacos 

Recursos Humanos

El departamento Jurídico se encarga de apoyar a todas las áreas de las tres compañías, mismas que están soportadas por un equipo integrado por 11 personas:

29

EQUIPO DE LA DIRECCIÓN JURÍDICA DE PHILIP MORRIS MÉXICO S.A. DE C.V. CANTIDAD

POSICIÓN

FORMACIÓN ACADÉMICA

1

Director Jurídico

Licenciado en Derecho

3

Gerente Jurídico

Licenciado en Derecho

1

Analista Legal

Licenciado en Derecho

2

Becario

Estudiante de los últimos semestres de la licenciatura de Derecho

1

Archivista

Licenciado en Archivonomía

3

Asistente

Secretaria Bilingüe



Recursos Financieros

El departamento de la Dirección Jurídica cuenta con una partida presupuestal para la organización del archivo y poder solicitar los materiales que se requieren en tiempo y forma.



Recursos Técnicos

Se cuenta con el equipo de cómputo con paquetería de Windows 2003, escáner, fotocopiadora y fax, el inventario que se

realizo para organizar el área de

Mercadotecnia en la sección de contratos se lleva en una hoja de Excel.

1.5.1 Fondos documentales

La Dirección Jurídica cuenta con cinco fondos: La tipología documental de cada uno de los fondos esta integrada por Documentos Corporativos, Actas de asamblea del Consejo de Administración, Escrituras de Inmuebles, Actas Constitutivas, Poderes notariales, Contratos, Convenios, Títulos de propiedad de las marcas registradas, Litigios, Licencias y Tramites administrativos. 

Fondo: Cigarros la Tabacalera Mexicana, S.A. de C.V.

Cigarros La Tabacalera Mexicana, S.A. de C.V., (Cigatam) es la compañía que inicia operaciones en 1907, encargada de la producción del cigarro, dueña de las marcas de cigarrillos, a partir del 19 de agosto del 2007, se transforma su régimen fiscal hoy en día es Cigarros La Tabacalera Mexicana, S. de R. L. de C. V. Deja de ser parte de las subsidiarias de Philip Morris y hoy en día es administrada directamente por Grupo Carso, S.A. de C.V.

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

Fondo: Tabacos Desvenados, S. de R.L. de C.V.

Es la encargada de abastecer Philip Morris Cigatam Productos y Servicios, S. de R.L. de C.V. (antes esta actividad era de Cigatam) de tabaco empacado en calidad, cantidad y tiempo de acuerdo a las necesidades de producción. 

Fondo: Philip Morris México, S.A. de C.V.

Su principal función va encaminada a la comercialización y publicidad de los productos de la compañía, hoy en día es dueña de las marcas de cigarrillos que eran propiedad de Cigarros La Tabacalera Mexicana, S.A. de C.V. 

Fondo: Servicios Corporativos Philip Morris, S. de R.L. de C.V.

Las actividades que desarrollo desde su creación hasta su transformación, es la de proporcionar el personal administrativo a Philip Morris México, S.A. de C.V. 

Fondo: Philip Morris Cigatam Productos y Servicios, S. de R.L. de C.V.

A partir del cambio de denominación de Servicios Corporativos Philip Morris, S. de R.L. de C.V. conservando todas sus funciones y absorbe las funciones que tenia Cigarros La Tabacalera Mexicana, S.A. de C.V. A partir de agosto del 2007.

La Dirección Jurídica es un área importante, por sus funciones y objetivos que son la oportuna prevención, solución de problemas que se presentan y la identificación de oportunidades. La toma de decisiones preventivas mediante la aplicación de la ley así como las políticas correspondientes que permitan proteger las actividades de la compañía ante cualquier contingencia. Dos elementos dispensables que son de suma importancia es el trabajo en equipo con las partes involucradas y tomar en cuenta los principios de la teoría archivística aplicable a este archivo permite el logro de objetivos sólidos, por tal motivo la organización de sus acervos es de gran relevancia para saber como se han desarrollado los asuntos y prever acontecimientos que pudieran poner en riesgo las actividades diarias del negocio.

31

Capítulo 2

ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN

En este capítulo haremos referencia a los principios de la Archivística que son la base esencial para la organización de archivos, independientemente de la documentación que contengan en sus acervos.

2.1 Ciclo vital de los documentos

Desde el momento en que se crea un documento pasa por varias etapas o fases en donde cada una de ellas determina un tratamiento especial y su conservación.

La teoría archivística lo ubica relacionándose con la gestión documental y administración de documentos, algunos autores le nombran las tres edades del documento otros como el ciclo vital de los documentos, nos proporciona los conceptos para el análisis de los documentos en cada una de estas etapas.

La archivística norteamericana es pionera en la gestión de documentos, a partir de la creación del Archivo Nacional de los Estados Unidos en 1934, se considera concentrar y preservar los documentos inactivos del gobierno.

A mediados del siglo XX las administraciones públicas enfrentan una problemática, al termino de la segunda guerra mundial, con el cúmulo de información que se origino se volvió imposible manejar la documentación generado por las instituciones públicas. “Philips C. Brooks fue quien en USA hizo referencia al ciclo vital de los documentos que se transformó en acción con la implementación de programas de gestión documental y la creación de los archivos intermedios.”11

11

HEREDIA HERRERA Antonia. Archivística general teoría y práctica, Diputación Provincial de Sevilla, 5ª edición, España, 1991, 174p.

32

La gestión de documentos nace para solucionar los problemas del volumen documental de la administración pública en particular de las agencias federales se vuelve compleja, el uso de la tecnología, la necesidad de tener un control y reducir al mínimo el volumen documental para reconstruir un hecho histórico. EN los años cuarenta aparece el “records management program que se ha traducido al castellano como gestión de documentos,”12 trata de optimizar el funcionamiento de la administración controlar la producción de documentos y establecer los plazos de conservación. Se establece en USA la comisión investigadora Herbert Hoover “creada en 1946 y restablecida en 1953, esta comisión reorienta el papel de los archivos con el fin de contener el desmesurado crecimiento de la masa documental. Para lograrlo preconiza un acercamiento que concilie el valor primario y secundario de los documentos.”13

Este trabajo creo un programa en el cual se trato a los documentos con valor primario y secundario supervisado por el director del National Archives and Records Service , auxiliado por dos archivistas para trabajar los documentos inactivos con valor permanente y otro para los documentos activos o semiactivos a través del Records Management. El Records Management abarca varios aspectos que son “la planificación, control orientación, organización, formación programación y otras actividades de gestión ligadas a la creación de documentos, su conservación y utilización, así como a su destino, incluyendo la administración de la correspondencia, de los formularios, directrices , reportes, documentos legibles en maquina y microformatos, la investigación documentaria, los expedientes la correspondencia, los documentos de importancia vital, el equipamiento y las provisiones.”14

La influencia norteamericana ha sido y es determinante en la organización de los documentos producidos por las administraciones públicas y privadas.

12

HEREDIA HERRERA Antonia. Op. cit., 177p. COUTURE Carol y ROUSSEAU Jean Yves, Los Archivos en el siglo XX, México, AGN, 1982. 5,6p. 14 Ibídem, 6p. 13

33

El ciclo vital del documento tiene su base en el records management cuya finalidad es:  Analizar las necesidades de la administración.  Establecer los plazos de conservación.  Proteger los documentos esenciales para la administración.  Organizar los documentos.  Eliminar o transferir al archivo histórico. “Wyffels, en 1972, planteo la teoría de las tres edades de los documentos que darían lugar a diferentes categorías de archivos.”15 Esta teoría menciona que el documento es una vida propia que gira en relación a la gestión que le dio nacimiento.

Para Antonia Heredia el ciclo vital de los documentos descansan en los documentos corrientes, semicorrientes y no corrientes, dicho lo cual corresponden a tres etapas o edades. “La primera etapa o edad: es de circulación o tramitación por los canales y cauces normales en busca de respuesta o solución para el asunto que se ha iniciado.

La segunda etapa o edad: en ella una vez recibida la respuesta o solución al asunto empezado, el documento o expediente que lo testimonia ha de seguir siendo guardado, pudiendo ser objeto de consulta o de antecedente, pero no con la frecuencia que en la primera etapa.

La tercera etapa o edad: el documento asume un valor permanente y se ceñirá a ser consultado por su valor cultural e informativo con fines de investigación.”16 Para José Ramón Cruz Mundet “El documento atraviesa en su vida por distintas fases: desde su elaboración o recepción y durante un período más o menos corto de tiempo, es objeto de uso intensivo para la resolución de los asuntos propios de su creador; con el transcurso del tiempo es cada vez menos utilizado, va perdiendo su valor según los fines

15 16

Ibidem, 175p. Ibidem.

34

para lo que había sido creado hasta; que el final se plantea bien su destrucción, bien su conservación permanente.”17

De acuerdo a lo antes mencionado determina que su uso, valor y ubicación, el tratamiento que los documentos adquieren valores primarios y valores secundarios, que posteriormente se asignan una ubicación en los diferentes archivos. Otra definición del ciclo vital de los documentos menciona que son las “etapas por las que atraviesan los documentos desde que se producen en el archivo de gestión y pasan por el archivo central y/o intermedio, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico.”18

De acuerdo a las edades del ciclo del documento permanecen en cada uno de los archivos, de acuerdo al valor de la información y su utilidad para la institución. “El documento atraviesa a lo largo de su existencia por tres edades (conocida también como etapas o fases), determinadas por los valores y usos que tiene en cada una. A cada etapa le corresponde un tratamiento especializado y la conservación de los documentos en un archivo.”19

El desarrollo del documento desde su generación, tramitación, adquieren valores los cuales lo caracterizan, a través de cada fase, para su baja o conservación, del mismo modo adquiriendo otros valores secundarios los cuales lo harán útil a la sociedad.

El ciclo vital de los documentos, inicia en los archivos de trámite es la fase activa, continúa en los archivos de concentración en donde los documentos están en custodia temporal es la fase semiactiva en tanto prescriben sus valores primarios y adquieren sus valores secundarios, se determina su transferencia o baja documental, la documentación que adquiere valores secundarios se conserva definitivamente en el archivo histórico por ser parte de la historia de la institución, es la fase inactiva. 17

CRUZ MUNDET José, Ramón. Manual de archivística, Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 2ª edición, Madrid, 1996, 97p. 18 DIRECCIÓN DE ARCHIVOS ESTATALES, Diccionario de terminología archivística, Ministerio de Cultura, Madrid, 1993, 26p. 19 ALDAY GARCIA Araceli J. Introducción a la operación de archivos y dependencias y entidades del poder ejecutivo federal. AGN, México, 2004, 25p.

35

2.2 Tipos de archivo

Para quienes desconocen la actividad archivística, conciben al archivo como el almacén donde se guardan papeles y en muchos casos comparten el espacio físico con muebles inservibles, insectos, humedad y polvo. Ya aterrizando el concepto de archivo dentro del ámbito archivístico encontramos las siguientes definiciones. Antonia Heredia cita que el “archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.”20

Los elementos que componen el concepto de archivo contemplan, un conjunto de documentos en variedad de soportes documentales sin excluir a las nuevas tecnologías, generados por una institución en el desarrollo de sus actividades, que se conservan para ser una herramienta de investigación y que están a disposición de la sociedad. Vicenta Cortes describe al archivo “como el conjunto de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o institución, pública o privada, en el transcurso de la gestión de asuntos de cualquier índole, los producidos y los recibidos, de cualquier fecha, los cuales se conservan y custodian para servir de referencia, como testimonio e información, por las personas responsables de tales asuntos y sus sucesores.”21

La esencia del archivo la determina el productor de los documentos con funciones precisas y definidas, con actividades que desarrolla en un ámbito público o privado de la sociedad, respondiendo a las gestiones tanto internas como externas de sus actividades y toda la documentación producida sirve para la toma de decisiones.

20

HEREDIA HERRERA Antonia, Op. cit., 89p. CORTES ALONSO Vicenta, Manual de Archivos Municipales, Asociación Española de Archiveros, Bibliotecarios, Museólogos y Documentalistas, 2ª edición, Madrid, 1989, 31p. 21

36

T. R. Schellenberg lo define: “Son aquellos registros, documentos de cualquier institución publica o privada que haya sido considerados ameritar valorados para su preservación permanente con fines de investigación o para referencia y que han sido depositados y escogidas para guardarse en una institución archivística.”22

El archivo privado es la documentación generada que pertenece a una institución privado o persona física y es el reflejo de la actividad que desarrolla.

Por lo tanto el archivo esta integrado por los documentos que se producen de forma natural que responden a una actividad de la organización, los cuales debemos conservar para consultas posteriores, sirven de antecedente a las personas involucradas y a quienes posteriormente lo requieran como evidencia.

Las funciones de los archivos van de acuerdo al ciclo vital de los documentos son: reunir, conservar, y servir los documentos.  Organizar y poner en servicio la documentación administrativa en apoyo a la toma de decisiones.  Asegurar la transferencia de archivos de uso esporádico.  Aplicar principios y técnicas de valoración, selección y baja de documentos.  Clasificar y mantener organizada la documentación en sus diferentes etapas.  Elaborar instrumentos de acceso a los archivos, mediante la descripción documental que facilite el acceso a la información.  Ubicar el lugar físico de los archivos en áreas y locales adecuados para garantizar su conservación.  Elaborar y difundir entre las personas responsables de los documentos y usuarios manuales de políticas y procedimientos para lograr el desarrollo de las funciones que se puedan presentarse además de la implementación de un reglamento que regule el servicio que proporciona el archivo.

22

SCHELLENBERG TEODORO R. Archivos modernos, México, 1987, 43p.

principios y técnicas, AGN, 2ª edición,

37

Partiendo de las funciones de los archivos los documentos se reúnen en agrupaciones que van de lo general a lo particular, un archivo al interior se divide en fondo, sección serie, y unidad documental.

2.2.1 Archivo de Trámite

El archivo de trámite concentra documentación de asuntos vigentes.

Podemos encontrar diversos conceptos del Archivo de Trámite, para María Luisa Conde Villaverde lo denomina archivo de oficina y “tiene como función esencial la conservación de la documentación mientras dura su trámite o la necesidad de utilización constante.”23

En este archivo deben de estar guardados los expedientes concernientes a la oficina productora. El diccionario de terminología archivística define como Archivo de Trámite al “Archivo de Gestión. Dentro del ciclo vital de los documentos, es el archivo de oficina que reúne su documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas.”24

A esta documentación le corresponde la primera etapa del ciclo vital de los documentos. Aquí debe permanecer debido a la formación del expediente ya que su consulta es frecuente por que los asuntos están en trámite. Elio Lodolini cita que el “archivo corriente se designa los documentos desde el momento mismo en que se producen en el curso de la tramitación de cada uno de los asuntos por parte de la entidad u oficina.”25

23

CONDE VILLAVERDE María Luisa. Manual de tratamiento de archivos administrativos, Ministerio de Cultura, España, 1992, 20p. 24 DIRECCION DE ARCHIVOS ESTATALES, Op. cit., 21p. 25 LODOLINI Elio, Archivística principios y problemas, Asociación Española de Archiveros, Bibliotecarios, Museólogos, y Documentalistas, Madrid, 1993, 3p.

38

El archivo de gestión custodia los documentos en trámite por su continúa consulta puesto que el asunto que los creó esta en trámite, en cuanto a los plazos de conservación en este archivo los periodos varían por el tipo de asuntos.

Los documentos legales, como un litigio, puede durar varios años mientras no se cierre el asunto, los contratos, o documentos que generen algún derecho u obligación, contienen cláusulas de renovación automática que pueden variar de 2 años hasta 10 años o indefinido.

Por lo tanto el archivo de trámite es donde la documentación está vigente, su consulta es constante por parte de la entidad productora y puede variar su estancia en este archivo.

A raíz de las actividades administrativas se crea el documento por la entidad y es el encargado de integrar los expedientes asociados a la gestión de su entidad creadora.

Esta función es de carácter administrativo, establece plazos de conservación temporal de acuerdo a los valores primarios del documento que son los siguientes; 

Valor administrativo: son los documentos producidos para que la institución cumpla con sus funciones, actividades comunes y obligaciones.



Valor contable: el que tienen los documentos que sirven de explicación y justificación de operaciones destinadas al control de presupuestos.



Valor fiscal: su función consiste en testimoniar el cumplimiento de las obligaciones tributarias.



Valor jurídico-legal: se vincula a los documentos que contienen información que pueden probar derechos de las administraciones o de los ciudadanos, que sirvan para proteger sus derechos cívicos, legales y de propiedad; que se pueden mostrar efectivos ante un tribunal de justícia.



Valor legal: es independiente de los otros valores y prescribe de acuerdo con los plazos establecidos por las leyes.

Las actividades primordiales del archivo de trámite destacan las siguientes:

39

 Controlar la documentación en trámite para la toma de decisiones.  Recibir la correspondencia de entrada.  Establecer un control de gestión.  Formación de las series documentales, evitando que se rompa con el principio de procedencia y orden original de los expedientes.  Preparar las transferencias de acuerdo a las normas existentes dentro de la institución.  Registrar las entradas y salidas de documentos expedientes mediante un vale de préstamo.  Solicitar y devolver los expedientes que se encuentran resguardados en el archivo de concentración.  Realizar la valoración primaria.  Elaborar el cuadro de clasificación, el catalogo de disposición documental y vale de préstamo.  Elaborar instrumentos de descripción el más común es el inventario. también se puede realizar el catálogo.  Elaborar un registro de todas las transferencias realizadas al archivo de concentración.

Al prescribir sus valores primarios el documento tiene escaso movimiento y se debe conservar por un periodo precautorio y pasan a formar parte del Archivo de Concentración.

2.2.2 Archivo de Concentración

El Archivo de concentración se ubica en la segunda edad de los documentos. José Ramón Cruz Mundet lo denomina archivo intermedio es el lugar en donde “la documentación ha perdido prácticamente su utilidad por la cual había sido creada: la gestión. Las grandes administraciones la transfieren desde sus archivos administrativos

40

a éste, caracterizado por asegurar la instalación masiva de documentos a bajo coste. Se procede a la valoración, selección y expurgo a fin de conservar lo pertinente.”26

Esta etapa, los documentos son consultados esporádicamente por parte de las oficinas productoras, sirven como referencia o pueden reiniciar el asunto. En esta fase, los documentos son transferidos del Archivo de Trámite y su conservación es precaucional. Los documentos que han perdido su vigencia administrativa pero siguen teniendo valores primarios como el fiscal y legal, se determina su baja documental o su transferencia al archivo histórico para su conservación permanente. María Luisa Conde Villaverde lo llama “archivo central, es aquel en el que se agrupan los documentos transferidos por los distintos archivos del organismos, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante. El Archivo central coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestión en que se conserve la documentación tramitada por las unidades adscritas al mismo.”27 Al archivo de concentración es también conocido como Archivo Intermedio.”Es aquel al que se transfieren los documentos desde los archivos centrales cuando su consulta es por los organismos productores se hace esporádica y en el que permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico.”28

El archivo de concentración le corresponde la segunda etapa del ciclo vital de los documentos, se transfieren los documentos que han pasado su etapa de trámite, su consulta es esporádica por parte del organismo productor, aquí se le dan dos destinos su baja definitiva o su transferencia al archivo histórico.

La función del archivo de concentración se determina de acuerdo a los valores primarios Cumpliendo su vigencia administrativa los documentos se conservan por su valores administrativo, fiscal, contables, legal o jurídica, de acuerdo a un periodo de guarda precaucional.

26

CRUZ MUNDET José Ramón Op. cit., 98p. CONDE VILLAVERDE María Luisa, Op. cit., 65p. 28 Ibidem, 66p. 27

41

La finalidad es administrativa ya que se establecen plazos de conservación temporales. Las actividades concernientes para el archivo de concentración son las siguientes:  Captar y conservar los documentos semiactivos.  Guardar por un periodo precaucional la documentación que es enviada por el archivo de trámite.  Establecer los plazos de vigencia.  Asignar la ubicación topográfica para su localización dentro del local del archivo.  Brindar el préstamo a todas las áreas de la dependencia.  Concentra y controla orgánicamente la documentación procedente de los diferentes archivos de gestión o archivos de oficina.  Realizar la valoración secundaria.  Realizar la transferencia secundaria al archivo histórico.

Al cumplir su plazo precautorio de conservación la documentación es valorada para decidir su destino final es la conservación en el archivo histórico o su eliminación por carecer de los valores evidencial, testimonial e informativo. Los valores antes mencionados versan a razón de la vinculación con la institución generadora y con la sociedad para formar el archivo histórico.

2.2.3 Archivo Histórico

En la tercera edad de los documentos ubicamos al Archivo Histórico por lo general es llamado peyorativamente Archivo Muerto.

Elio Lodolini menciona Archivo Histórico o Definitivo, podemos encontrar varios calificativos para los documentos del archivo histórico que son documentos inútiles para la institución que los creo y por ende son destruidos; “los considerados útiles para fines culturales - o, en ciertos ordenamientos, también ulteriormente para fines

42

administrativos y jurídicos - pasan a un “archivo histórico” o “archivo general” o “archivo definitivo”.29

En este archivo solo encontraremos la documentación que es transferida por el Archivo de Concentración o Archivo Central dicha documentación ya tiene valores de permanencia que tienen importancia cultural e informativa con fines de investigación. Archivo Histórico. “Es aquel al que se transfiere o ha transferido desde el Archivo Intermedio la documentación que deba conservarse permanentemente,…También pueden conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito, adquisición o por incorporación.”30

El objetivo del archivo histórico es el resguardo de la documentación que adquiere los valores secundarios marcados en el ciclo vital del documento. 

Valor evidencial: revela el origen, organización y desarrollo de la institución.



Valor testimonial: prueba de un acontecimiento que es relevante para la propia institución.



Valor informativo: referencia para la reconstrucción de cualquier actividad de la administración.

En los archivos históricos debe resguardarse, organizarse y difundirse la memoria histórico-documental de las instituciones, las evidencias y testimonios de su evolución jurídica y administrativa para fines de investigación. Por lo anterior el Archivo Histórico donde se resguarda toda la documentación seleccionada por su valor informativo testimonial, aquí la documentación se conservara en forma permanente, con las condiciones que garanticen su integridad y trasmisión a futuro. Las funciones esencial del archivo histórico:

29 30

LODOLINI Elio, Op. cit., 37p. CONDE VILLAVERDE María Luisa. Op. cit., 65p.

43



Organizar, describir, conservar, preservar, administrar y divulgar la memoria documental institucional.



Implementar las condiciones ambientales óptimas para la conservación de los documentos.



Coadyuvar al desarrollo, instrumentación y actualización de la normatividad archivística aplicable a escala institucional y particularmente, la que corresponda al Archivo Histórico.



Recibir y controlar los documentos de archivo que le remita, mediante el proceso de transferencia secundaria, la Unidad de Archivo de Concentración.



Elaborar la guía, los catálogos, inventarios, índices y controles indispensables para el manejo de la documentación histórica de la institución.



Establecer programas para la difusión del archivo histórico institucional.

Cada uno de los archivos tiene encomendadas sus funciones y objetivos de acuerdo al ciclo vital del documento, ahora hay que tener presente 

¿Quien es la institución generadora de la documentación?



¿Cual es el motivo por el que se genero?

Aquí aparecen los dos principios fundamentales de la Archivística el Principio de Procedencia y el Principio de Orden Original.

2.3 Principio de Procedencia

Este principio es la piedra angular de la teoría Archivística. La organización de un archivo inicia respetando al organismo creador de los documentos.

La historia de la archivística, marca varios momentos para la organización de los fondos documentales, fue evolucionando durante siglos sin criterios de general aplicación. “A finales del siglo XVIII eran los tiempos en que Linneo había elaborado la clasificación botánica, Cuvier la zoológica etc., muchos fondos comenzaron a ser clasificados de

44

acuerdo con criterios ideológicos o temáticos, tales como el sistema de Daunon y Camus para los Archivos Nacionales franceses.”31 “El archivero e historiador francés Natalis de Wailly, jefe de la sección administrativa de los Archivos Departamentales del Ministerio del Interior, redactó la circular de 24 de abril de 1841 titulada Instructions pour la mise en ordre et le classement des archives departamentales et comunales.”32

La circular Instrucciones para la puesta en orden y la clasificación de los archivos departamentales y comunales, menciona que se deben de agrupar los documentos por fondos que provengan de un mismo ente productor no es prudente mezclarse con otros documentos que pertenezcan a otro ente diferente, se debe de clasificar en forma general por fondo para afianzar un orden uniforme, no es conveniente emplear otra clasificación porque entonces se ordenaran en otro fondo los documentos dando como resultado la perdida de información. Dicho lo anterior nace el Principio de Procedencia o “respect des founds”33 que es el pilar teórico para la archivística. Menciona Elsevier’s lexicon of Archive Terminology: French, English, German, Spanish, Italian, Dutch, Compilado y arreglado sobre una base sistemática por un Comité del International Council on Archives, Amsterdam, Elsevier, 1964. “El principio de procedencia es el principio según el cual cada documento debe estar colocado en el fondo del que proviene y, en este fondo, en su lugar de origen.”34

Los documentos producidos o acumulados ya sea por una persona física o moral en el ejercicio de sus actividades diarias, localizados en un archivo deben obedecer a un orden establecido y natural que le fueron asignados por su productor, con la finalidad de permanecer íntegros para que su ubicación y disposición sea funcional.

31

CRUZ MUNDET José Ramón. Op. cit., 230p. Ibidem, 230, 231p. 33 Ibidem, 231p. 34 Ibidem, 226p. 32

45

El Principio de Procedencia “consiste en respetar el origen de los fondos, es decir, en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos de cualquier naturaleza procedentes de una misma entidad, ya sea una administración, pública, privada, una persona, familia, etc.; respetando la estructura o clasificación propia de dicha entidad.”35

La esencia de este principio es clara, reunir los documentos y saber cual es su origen es decir quien o quienes han generado los documentos. Para Antonia Heredia “El principio de procedencia es definido como: aquél según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, y en este fondo en su lugar de origen.”36 Con un orden secuencial, lógico y natural, dicha secuencia se debe a la naturaleza jurisdiccional del archivo y de su fondo. Marca la independencia de los fondos documentales que son generados por su organismo creador, cada fondo es único y se debe respetar el orden en que se genera la documentación relacionada con la actividad que hace posible su razón de ser del documento. El Principio de Procedencia nos ayuda a “conservar en unidades separadas que correspondan a sus orígenes en una dependencia oficial.”37 Aplicable a los fondos documentales públicos y privados.

La aplicación del principio de procedencia permite:

a) Proteger la integridad del documento en relación a sus orígenes y los procedimientos por los que resultaron se plasman en la ordenación. Los documentos se acumulan en relación a las acciones y dichas se conectan entre si por medio de la organización administrativa y las funciones, los documentos al ser conservados bajo una misma identidad de la dependencia u organismo que los conserva y el orden que les asigna su organismo creador.

35

Ibidem, 231p. HEREDIA HERRERA Antonia, Op. cit., 33, 34p. 37 SCHELLENBERG Teodoro, Op. cit., 290p. 36

46

b) Revelar el significado de los documentos, el asunto o materia de los documentos individuales sólo puede entenderse completamente en el contexto de los documentos relativos. Si han sido separados de su contexto en forma arbitrariamente su valor como evidencia se pierde.

c) Una guía de trabajo para el arreglo, descripción y servicio de los documentos que están bajo su cuidado. La correcta comprensión del Principio de Procedencia nos garantiza la delimitación de las agrupaciones documentales que van de lo general a lo particular que es el fondo, sección, serie y unidad documental, el complemento de este principio es el principio de orden original

2.4 Principio de Orden Original

El Principio de Procedencia va de la mano del Principio de Orden Original y ambos principios sirven de sustento teórico y practico para la Archivonomía.

El Principio de Orden Original nace a raíz del Principio de Procedencia, no era suficiente para organizar un archivo, daba la posibilidad de organizar los archivos por asuntos o materias al interior de los fondos, en Prusia nace un nuevo concepto para la organización de los fondos documentales “H. Von Seybel, director de los Archivos del Estado, partiendo de su coetáneo M. Lehmann, en los reglamentos publicados en 1881, Regulative fürdie ordnungsarbeiten im geheimen Staatsarchiv, enuncio un nuevo principio: el registraturprinzip.”38 “Así nace el denominado principio de respeto al orden original de los documentos, indica que es necesario respeto al que se ha dado en origen a los documentos.”39

Es de suma importancia respetar el orden en que la entidad genero el documento.

38 39

CRUZ MUNDET José Ramón, Op. cit., 231, 232p. Ibidem, 232p.

47

En España cuando se menciona el Principio de Orden Original también se emplea el terminó de Principio de Respeto al Orden Natural. El Principio de Respecto al Orden Original “establece que no se debe de alterar la organización dada al fondo por la unidad productora, cualquiera que ésta sea.”

40

Es

reflejo de las actividades de la organización que están apegadas a un procedimiento administrativo. Dentro de este Principio de Orden Original u Orden Natural, se encierran los siguientes elementos que se deben de cumplir para su aplicación. 

Organización: quien es el productor de los documentos, es la referencia inicial.



Documento de Archivo: producto, resultado de la actividad de la organización, objeto material.



Archivo: destinatario de los documentos producidos por la organización, lugar en donde se aplica este principio.

Conocer al generador del fondo documental y posterior a ello el orden natural en que se genero la documentación, ya tenemos la información necesaria para proceder organizar un fondo, sección, serie y unidad documental.

2.5 Agrupaciones documentales naturales

El documento es producto de las actividades y tareas que se desprenden de las funciones de una institución o persona física.

Los documentos que forman parte del archivo ya sea de trámite, concentración e histórico se reúnen en agrupaciones naturales, atendiendo a su formación original van de lo general a lo particular (el fondo, la sección, la serie y la unidad archivística). De acuerdo a la terminología archivística las divisiones al interior de los archivos, se relacionan a menudo con fondos históricos, cabe mencionar que su clasificación se da

40

DIRECCIÓN DE ARCHIVOS ESTATALES Op. cit., 45p.

48

desde el archivo de trámite por lo tanto se aplican estos términos a los fondos documentales administrativos, los documentos son el resultado de actividades vigentes, su pasado esta conectado con una línea histórica continua en cada sección que ya es histórica. Los documentos se reúnen en agrupaciones naturales, el fondo, la sección, la serie y la unidad archivística

 Fondo de archivo Un fondo de archivo es el que relacionamos comúnmente con el archivo de la institución. “Esto no quita para que puedan existir varios fondos, procedentes de instituciones diversas, depositados en una institución de archivo.”41

Por lo tanto es el fondo es el conjunto de documentos, sin importar su soporte y que son generados por una institución, recibidos y ordenados de manera oficial para una administración o por uno de sus funcionarios.  Fondo documental El fondo documental es la “totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona que suele estar conservada en el archivo de dicha institución o persona.”42

El fondo documental es producto de las funciones propias de la institución, existen una relación en cuanto a sus funciones y atribuciones compartiendo información con otros fondos, la forma de clasificar los documentos responde a las necesidades de información de los usuarios.  Sección documental La sección documental “es una subdivisión del fondo, identificada con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo.”43

41

Ibidem. HEREDIA HERRERA Antonia, Op. cit., 142p. 43 Ibidem, 143p. 42

49

Las secciones representan la subdivisión de la estructura organizacional, en ocasiones coinciden con la sección administrativa en cuanto al nombre.  Sección de fondo. Cuando las secciones documentales presentan “un crecimiento de las secciones documentales tiene tal entidad que aun siendo, teóricamente subdivisiones del fondo al haber funcionado administrativamente con total independencia, incluso física requieren cada una de ellas un tratamiento documental separado como si de un fondo se tratara.”44

Puntualizando con el concepto anterior, por las funciones y atribuciones de la unidad administrativa, en este caso se trata de una sección de fondo que de acuerdo a las funciones y atribuciones de la unidad administrativa, se aplica una organización y descripción independiente del fondo original y al interior de esta sección de fondo se encuentran secciones documentales.

En el caso de la Dirección Jurídica de Philip Morris México, S.A. de C.V., la documentación que produce es de una unidad independiente de las secciones que integran cada fondo, es tratada como un fondo de acuerdo a las funciones y atribuciones, además la documentación que genera el área es confidencial y restringida para las otras áreas de la compañía. La consulta para sus usuarios externos es decir de otras áreas requiere de previa autorización de los Gerentes Jurídicos y del Director del Jurídico. Su organización y descripción es independiente y peculiar al resto de las secciones que componen el fondo documental.  Serie documental Cada sección documental o subsección está integrada por documentos agrupados en series. “Las series son el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un Órgano o en virtud de una función.”45

44

MUNDO ARCHIVISTICO, Diccionario de terminología archivística, [en línea] [Consultada el 02 agosto del 2009] (Disponible en: http://www.mundoarchivistico.com) 45 Ibidem, 146p.

50

Las series pueden ser pequeñas o voluminosas, pero no suelen estar constituidas por un solo documento o un solo expediente. Lo correcto es que las series estén integradas por expedientes formados por documentos.  Unidad archivística Las series se integran por documentos únicos (pieza documental) o por varios documentos agrupados que son parte de un asunto. Por lo tanto la unidad archivística es el expediente que contiene documentos de un asunto en particular y los cuales deben de estar reunidos de acuerdo al orden en que fueron generados por el sujeto productor de la información. Los expedientes están integrados por uno o más documentos que están relacionados sobre un mismo asunto como es el caso de los expedientes de litigios independientemente del tipo sea mercantil, civil, laboral, etc. 

Pieza documental

Los expedientes al interior están integrados por uno o varios documentos, se pueden tratar físicamente de forma individual como si fuese un solo documento, “es la unidad archivística mínima que se constituye por un solo documento completo, como una carta, una ley, un recibo, etc.”46

Dentro de los archivos encontramos agrupaciones documentales con características particulares.

2.5.1 Agrupaciones documentales artificiales.

Dentro de los archivos podemos encontrar agrupaciones documentales o colección de documentos que reciben el nombre de secciones facticias o ficticias, con cierta frecuencia, se encuentran en los archivos.

46

AREVALO JORDAN Víctor Hugo, Diccionario de términos archivísticos, Ediciones del sur, 1ª edición, Córdoba Argentina, 2003, 187p.

51

 Sección facticia “Son agrupaciones documentales realizadas voluntariamente en los archivos a partir de sus fondos y responden a motivos de conservación o instalación determinados habitualmente por sus soportes o por su grafía, aunque no han faltado en el origen de su formación algunas razones subjetivas y arbitrarias.”47

En esta categoría podemos encontrar las revistas, compendios, fotografías, mapas, etc.

Dicho lo anterior las divisiones al interior del fondo de archivo o fondo documental conforman el archivo, las agrupaciones documentales son la materia prima de la organización archivística que inicia con la identificación que se divide en la clasificación y la ordenación, como eje central contamos con el Principio de Procedencia y el Principio de Orden Original, son el enlace para reflejar la estructura orgánica funcional del archivo.

2.6 Organización Archivística

Puntualizar el significado de la palabra Archivística, que es una disciplina relativamente moderna, y nace con el nombre de Archivología en el siglo XIX como una técnica empírica para el arreglo y conservación de los archivos, ha evolucionado, primero como una disciplina independiente y recientemente es considerada como una ciencia auxiliar de la Historia. “El despegue de la Archivística moderna tiene mucho que ver con la difusión del Manual de los archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin, editado en 1898 y traducido por Arthur J. Leavitt en 1940: Manual for the arrangement and description of Archives y vuelto a traducir después a varios idiomas.”48

Su desarrollo se ha basado en la observación de experiencias, con el establecimiento de los principios esenciales que han coadyuvado a una metodología, un lenguaje propio para identificar, distinguirse de otras ciencias y disciplinas afines. Se integra dentro de las Ciencias de la Documentación e Información.

47 48

Ibidem. HEREDIA HERRERA Antonia, Op. cit., 28p.

52

Antonia Heredia define a la Archivística como “la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y organización y los medios para su utilización.”49 La Archivística estudia a los archivos tomando en cuenta su naturaleza auxiliándose de principios y técnicas considerándolos como un sistema integral en donde se requiere de principios teóricos, procesos, métodos, técnicas y recursos materiales para custodiar la integridad de los archivos.

El Consejo Internacional de Archivos nos da su definición publicada en 1984 en el diccionario de terminología archivística la define como “una disciplina que trata de los aspectos teóricos y practicas de los archivos y de sus funciones.”50

Su razón de la Archivística trata a los archivos como un todo compuesto por su entorno, al cual se le aplican los principios teóricos para lograr su organización. Para José Ramón Cruz Mundet la organización de un archivo es “proporcionar una estructura lógica al fondo documental, de modo que represente la naturaleza del organismo reflejado en el y facilitar la localización conceptual de los documentos.”51

El fondo de un archivo es el resultado de una acción administrativa de un organismo público o privado, el cual puede variar en el tiempo, la cual refleja en los documentos.

Cabe mencionar que la organización de archivos debe facilitar la localización de documentos, si la estructura organizacional se respeta, la búsqueda de información será acertada y exitosa con el mínimo de referencias. Pedro López define la Organización archivística como “la operación intelectual y mecánica por la que las diferentes agrupaciones documentales se relacionan de forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido e información.”52

49

Ibidem, 30p. Ibidem. 51 CRUZ MUNDET José Ramón, Op. cit., 229p. 52 HEREDIA HERRERA Antonia, Op cit., 253p. 50

53

Para conocer al sujeto productor de los documento, es materia de primera mano el conocer a profundidad a la institución para hacer un análisis detalle, así podemos determinar las secciones, series documentales y de las unidades archivísticas que conforman el fondo, así se podrá jerarquizar la información tomando en cuenta su estructura organizacional, para relacionar y entender el génesis del fondo documental a organizar. Vicenta Cortes menciona “El principio rector de la organización de los fondos documentales es el respeto al origen de los documentos. Con ellos no se hace más que reconocer que su producción racional, ajustada a unas normas y resultado de una actividad desarrollada por las personas y a las instituciones que, a su vez, responden a una organización, tienen definidas unas funciones y persiguen unas metas.”53

Para la organización de los archivos, es necesario delimitar su origen, puede ser una persona física o moral, bajo que condiciones se genera la información, lo más importante es la estructura organizacional, funciones y atribuciones, ya que estos elementos nos ayudaran a determinar el plan de trabajo para organizar los fondos.

Por lo tanto la organización archivística es la suma de los procesos archivísticos que inician con la identificación que se divide en la clasificación y la ordenación, como eje central contamos con el Principio de Procedencia y el Principio de Orden Original, son el enlace para reflejar la estructura orgánica del archivo y por lo tanto ubicar fondo, sección, serie, expediente y documento.

2.6.1 Identificación

En base al Principio de Procedencia y el Principio de Orden Original se define el concepto de “identificación es la “fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.”54

53 54

CORTES ALONSO Vicenta, Op cit., 74p. DIRECCION DE ARCHIVOS ESTATALES, Op. cit., 37p.

54

La identificación es para conocer la estructura orgánica, administrativa de la institución que género el fondo, para la ubicación de cada una de las secciones y series documentales, el análisis documental, es el sustento para una correcta valoración y descripción documental.

Es la primera fase de la metodología archivística, se realiza antes de la clasificación. Es un proceso de tipo intelectual que consiste en investigar al productor de los documentos y que tipo de documentos produce. “El resultado de esta fase será la organización del fondo, con el establecimiento del cuadro de clasificación, y la ordenación de sus series documentales, sentando las bases para su posterior valoración y descripción.”55 Su objetivo “será por tanto el conocimiento exhaustivo de la institución que ha producido el documento, su evolución orgánica, competencias administrativas y tipos documentales en los que se materializan, procedimientos administrativos y demás disposiciones que afectan al trámite, elementos imprescindibles para la delimitación de la serie documental.”56

Conocer la historia de la institución desde sus inicios y como se ha transformado en sus atribuciones, funciones y procesos administrativos es una fase para la ubicación de las secciones y series de un fondo, gracias al de Principio de Procedencia de no mezclar los documentos con los de otras instituciones y al respeto del Principio de Orden Original en que fueron generados los documentos, así se evitara mezclar documentos de una área con otra de la misma institución, al mismo tiempo respetar cada una de las series con otras manteniendo el orden en que fueron generados los documentos.

Los pasos a seguir para la identificación del organismo productor, elemento funcional y su tipología documental.  Identificación del organismo: Es necesario recopilar información que dependerá de las características de la documentación, si son documentos en trámite o históricos, si es una institución pública o privada. 55

LA TORRE MERINO José Luís y MARTÍN-PALOMINO Y BENITO Mercedes, Metodología para la identificación y valoración de fondos documentales. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, Escuela Iberoamericana de Archivos Experiencias y Materiales, 1ª edición, Madrid, 2000, 14p. 56 Ibidem.

55

Esta identificación consiste en estudiar al generador de la documentación en el ejercicio de sus funciones.  Elemento funcional: Las funciones encomendadas al organismo, que son la razón de ser y que permanece en el tiempo, ya que el organismo puede transformarse en su estructura orgánica pero siguen vigentes sus funciones. Esta información nos ayuda para la elaboración del cuadro de clasificación que resulta de la identificación de un fondo.  Tipo documental: para comprender el concepto “la unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos.”57

Para llegar a esta fase ya sabemos quien es el organismo productor, sus funciones atribuciones de acuerdo a la legislación aplicable al organismo productor, entonces ya analizamos los caracteres externos e internos de los documentos que son en relación a su estructura física (clase, soporte, formato, y forma) como a su contenido informativo.

Si ya hemos identificado al ente productor de la documentación, su estructura organizacional, funciones y el tipo de información genera procederemos a la clasificación.

2.6.2 Clasificación

La clasificación consiste en dividir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o series, de tal forma que dichos grupos queden integrados formando parte de la estructura de un todo. Al clasificar, agrupamos por semejanzas y separamos por diferencias.

57

LA TORRE MERINO José Luís y MARTÍN-PALOMINO Y BENITO Mercedes, Op cit., 21p.

56

“El termino clasificación se refiere a la acción de colocar según un cierto orden.”58 En los archivos “la clasificación de los documentos es una técnica de identificación y agrupamiento sistemático de artículos semejantes, según las características comunes que después pueden ser objeto de una diferenciación.”59

La clasificación de los documentos persigue el agrupamiento bajo una estructura definida por el organismo que creo los documentos.

Para comprender la clasificación desde el punto de vista de Carol Couture y Jean Yves Rousseau ellos le asignaron dos grados desde el Principio de Procedencia.

Primer grado de la clasificación regida por el Principio de Procedencia. “La procedencia significa que se debe garantizar la separación existente entre cada fondo de archivos para conservar reunido lo que orgánicamente ha sido compuesto como entidad.”60

Nos permite distinguir los diferentes fondos de archivo, compuestos por las unidades administrativas de una persona física o moral, esta operación intelectual es para construir una división teórica de los conjuntos.

Segundo grado de la clasificación regida por el principio de procedencia “La procedencia significa que es deseable conservar los documentos en su orden original, tal como fue concebido por la persona física o moral que los creó.”61

Cada fondo de archivos esta compuesto por un determinado número de expedientes los cuales corresponden a cada una de las unidades administrativas de cada fondo, al interior de cada expediente localizamos un numero determinado de documentos que han sido generados en un orden cronológico.

58

COUTURE Carol y ROUSSEAU Jean-Yves. Op. cit., 225p. Ibidem, 97p. 60 Ibidem, 227p. 61 Ibidem, 228p. 59

57

José Ramón Cruz Mundet señala que clasificar “consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original.”62

La clasificación de los documentos esta implícita desde su origen, la determina el ente que los creo (personas, oficinas y divisiones administrativas) de acuerdo a la función administrativa, funciones y atribuciones que posee del ente en sus actividades.

Lo más importante para una institución es conservar sus documentos organizados, para una rápida localización, se puede lograr si su arreglo se hace en forma accesible y ordenada, clasificar los documentos, para ser expedientados y archivados para su consulta. Schellenberg menciona tres elementos esenciales para la clasificación; “las acciones a que se refieren, la estructura orgánica de la dependencia que los produce y sus asuntos por materias.”63

Al estar bien clasificados los documentos servirán para las operaciones diarias, agrupados por la importancia de la actividad hasta las actividades más comunes, lo cual conlleva a reflejarse en la organización y funciones, así se determina la clasificación funcional, orgánica, por materias o asuntos.  Clasificación orgánica. “Agrupa las series documentales atendiendo a la estructura del organismo.”64

Las series se agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas o estructura orgánica de la entidad, reproduciendo sus servicios, secciones, series y unidades documentales. También los expedientes se agrupan según la actividad de la que son resultado.

62

Ibidem, 239p. SCHELLENBERG Teodoro, Op. cit., 94p. 64 AREVALO JORDAN Víctor Hugo, Técnicas documentales de archivo. Ordenación y clasificación de los documentos de archivo. Buenos Aires, Ediciones del Sur, 1ª edición, 2003, 269p. 63

58

La

clasificación

orgánica, se realizará jerárquicamente desde

las unidades

administrativas básicas hasta las divisiones más amplias.  Clasificación funcional “Mucho más difícil de aplicar, organiza el fondo atendiendo a las funciones que desarrolla el organismo.”65 Las funciones de la entidad que genera o ha generado los documentos se toman en consideraron para clasificar los documentos.

Se agrupa la documentación de acuerdo a una misma actividad.

Agrupada toda la documentación en series, éstas deben ser reunidas bajo clases más amplias que recojan todas las actividades relacionadas por ser fruto de una misma función, derivadas de las líneas de acción de la entidad.

Podrán establecerse las clases o clasificaciones principales o más amplias sobre la base de las acciones, las secundarias sobre la base de las funciones y las clases elementales o series documentales deberán comprender los expedientes y otras agrupaciones de documentos resultado de cada actividad. 

Clasificación por asuntos o materias.

“Atiende al contenido sustantivo de los documentos, solo es recomendable efectuarlo en los auxiliares descriptivos cuando se tiene un fichaje exclusivo para esto.”66

Se basa en el análisis del contenido de los documentos, esto es, de los asuntos o materias sobre los que versan. 

Clasificación orgánica-funcional

“Es muy frecuente, sobre todo en archivos administrativos, que el organismo, la institución, se corresponda con una función o varias funciones y que a las dependencias en que aquélla está dividida le correspondan una o varias actividades.”67

65

Ibidem. Ibidem. 67 HEREDIA HERRERA, Antonia, Op. cit., 273p. 66

59

La clasificación nos ayuda a jerarquizar los niveles de descripción de los documentos de acuerdo con las funciones y la estructura orgánica esto se plasma en un instrumento de control que es el cuadro de clasificación.

2.6.3 Cuadro de Clasificación El cuadro de clasificación es un “instrumento de consulta en las oficinas que refleja la organización física e intelectual del fondo documental y aporta los datos esenciales para esa organización.”68 “M. Roberge lo define como una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones que generan la creación o la recepción de documentos.”69

Se trata de organizar los documentos con una estructura jerárquica y lógica de los fondos, se dividen de acuerdo a su acción, función o actividad de la institución generadora de los documentos para determinar la relación que forma un expediente, es indispensable para la localización conceptual de las series documentales, pues orienta las búsquedas según criterios persistentes y objetivos. Víctor Hugo Arévalo Jordán menciona que es “el andamio para sistematizar cada fondo en sus secciones y series.”70

Conocer la historia, la organización y sus procedimientos soporta el análisis del conjunto documental para identificar y establecer las series.

La metodología del cuadro de clasificación, tiene su base en la aplicación de un sistema multinivel de acuerdo a la Norma Internacional General de Descripción Archivística, ISAD (G) su finalidad es identificar y explicar el contexto de los documentos. 68

FERNÁNDEZ GIL Paloma. Manual de Organización de Archivos de Gestión en las Oficinas Municipales, Ediciones Adhara, 2ª edición, Granada, 1999, 209p. 69 CRUZ MUNDET José Ramón. Op. cit., 244p. 70 ARÉVALO JORDÁN Víctor Hugo. Diccionario de términos archivísticos, Ediciones del sur, 1ª edición, Córdoba Argentina, 2003, 81p.

60

Los diferentes niveles se aplican de lo general a lo particular de acuerdo a la estructura organizacional y sus funciones podemos encontrar los siguientes niveles.

FONDO: El conjunto de documentos generadas por una entidad o persona física en el ejercicio de sus funciones y actividades. SECCIÓN: Primera división del fondo, establecida en razón a las funciones de la entidad. SUBSECCION: Segunda división del fondo de acuerdo a la función o funciones desarrolladas cuando estas son complejas. A su vez es subdivisibles cuando una función se despliega en diferentes áreas de actividad con identidad definida. SERIE: Los documentos producidos de manera continuada como resultado de una misma actividad. SUBSERIE: Conjunto de documentos que son resultado de una misma tarea UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad indivisible de una serie documental, formado por uno o por varios (unidad documental compuesta). PIEZA DOCUMENTAL: Es la unidad archivística mínima que se compone por un solo documento completo.

Las consideraciones para realizar un cuadro de clasificación son: 

Delimitación: El fondo documental, puede estar compuesto por cualquier tipo de documento y época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por una entidad, sea una persona física o moral. Tomando en cuenta el principio de procedencia.



Unicidad: La edad de los documentos, no es una condición para la elaboración del cuadro de clasificación aquí se contempla toda la documentación que genera la institución.



Estabilidad: El cuadro debe basarse en las funciones de la entidad, cuya subsistencia en el tiempo sea firme.



Simplificación: Exige que sea universal y flexible para adoptar y prever los posibles cambios sin llegar a descender a subdivisiones excesivas.

61

El cuadro de clasificación se debe realizar por fondo, en un primer plano se consideran las funciones de la institución, que corresponden a las secciones, las actividades a las series y se puede descender según la cantidad de información que se genera sin llegar a ser muy especificas ya que esto nos arrojara perdidas de documentación al momento de ubicar un expediente.

2.6.4 Ordenación

La ordenación y la clasificación a menudo son consideradas sinónimos por lo tanto se debe de hacer la diferencia. Para “El profesor Tanodi al tratar de distinguir dice que la ordenación es la actividad, de poner en orden los documentos y añade el método principal, fundamental, de ordenar los documentos es su buena clasificación. Y algo después expone que clasificar significa ordenar por clases.”71 Ordenar los documentos “es la operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo a una unidad-orden establecida de antemano.”72

La ordenación dentro de los archivos va de lo general a lo particular, es decir, fondo, secciones y series documentales, están relacionados por el asunto y la tipología documental.

Cabe señalar que para la ordenación debemos de considerar los puntos que menciona Antonia Heredia. 

“La ordenación archivística de los documentos se hace a partir de uno de los elementos (fecha, nombre de persona, lugar o asunto) que nos marquen a su contenido



71 72

Cada serie exigirá un tipo de ordenación independiente.

HEREDIA HERRERA Antonia, Op. cit., 254p. Ibidem, 287p.

62



Hay un orden entre las unidades que integran cada serie y otro para cada unidad archivística.



Aparte de la ordenación de los documentos, existe una ordenación de información (índices) con vistas a su recuperación.”73

Considerando lo que Antonia Heredia resalta de la ordenación, es la operación que se caracteriza por responder a varias interrogantes. 

¿Cuándo se genero el documento?



¿Quién lo genero?



¿Dónde se genero?



¿Por qué se genero?

Además de que no todas las series documentales que pertenecen a un mismo fondo se ordenan de la misma forma, por ejemplo las pólizas contables se ordenan por número de póliza y los expedientes de personal se ordenan por el nombre del empleado y número de empleado.

Cada serie es única y las unidades archivísticas es decir los expedientes llevan un orden independiente y la clasificación nos ayuda a la recuperación de la información.

Hay métodos de ordenación indirectos 

Numéricos.



Alfanuméricos.



Cromáticos.



Topográficos.

Para los cuales se requiere de una guía que nos ayude a entender las claves asignadas. Menciona José Ramón Cruz Mundet. “La ordenación es una tarea material consistente en relacionar unos elementos de acuerdo a un criterio establecido de antemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los números.”74 73

Ibidem, 286p.

63

La ordenación se aplica a los documentos, en orden cronológico al interior del expediente en base a la forma en que se generan los documentos.

En el caso de los expedientes de personas o lugares geográficos es necesario la combinación de elementos como son la clave de acuerdo al cuadro de clasificación compuesta por la sección, serie documental, es la combinación de las letras y números esto dependen de la funcionalidad que nos ofrece para identificar el expediente.

Los métodos de ordenación versan en los criterios establecidos desde la clasificación, hay ventajas y desventajas en el empleo de los métodos de ordenación.

Tipos de ordenación.

1) Ordenación cronológica. La base es la fecha que indica la tramitación administrativa por la cual se generan los documentos, año, mes y día. Ubicar los documentos con el año más antiguo hasta el año más reciente, sigue el mes más antiguo hasta el mes más reciente y finalmente el día. Cuando la fecha carezca de día, el documento se colocara al final del mes que figure, cuando falte el año, al final de la decena, o del siglo, si no se puede anotar con mayor aproximación por datos complementarios. Estos datos se colocaran entre corchetes para indicar que estos datos no figuran en el documento. Este método se utiliza para ordenar los documentos al interior de cada expediente.

2) Ordenación alfabética Emplear las letras del abecedario de acuerdo a la palabra o frase del encabezado de los expedientes que se toman del autor o entidad productora y del contenido. Es típico para los expedientes de personal, este método de ordenación tiene tres variantes. a. Onomástica: Empleo del nombre de personas, ordenamos iniciando con el apellido paterno, apellido materno y nombre. Es usado en expedientes de personal del área de Recursos Humanos.

74

CRUZ MUNDET José Ramón, MIKELARENA PEÑA Fernando, Información y Documentación Administrativa, Tecnos, 1ª edición, España, 1998, 230p.

64

b. Geográfica (Nombre de un lugar): Los nombres de lugares, estos se deben de ordenar de acuerdo a la importancia que tienen agrupaciones mayores y terminando con las menores, podemos comenzar por los distritos, calle, avenida, plaza, numero de finca, planta y número de vivienda. Se toma en cuenta el orden alfabeto de los topónimos. c. Numérica: Los documentos se ordenan siguiendo una cifra numérica del uno en adelante, o bloques numéricos, por la oficina productora. En el caso de que la documentación esta desordenada, el archivista le adjudicará el que les corresponda. El uso de este método es empleado para los documentos contables generalmente.

3) Ordenación alfanumérica Es la combinación de letras y números que representan los códigos.

4) Ordenación orgánica Tomar en cuenta un esquema jerárquico, se ordenan las secciones y las series del fondo documental. Esta ordenación no desciende a los documentos de las series. 5) “Ordenación Topográfica Nos indica el lugar físico dentro del local, mueble y número de orden es aplicable generalmente en el archivo de concentración por lo que se le asignara una nueva clave al expediente integrada por la formula clasificadora: 

Clave del local



Número de área



Número de estantería



Clave del entrepaño



Numero de caja



Numero de posición del expediente

6) Ordenación Cromático

65

Consiste en utilizar los colores,…... facilita la tarea de recuperación de la información y elimina errores en la guarda de la misma.”75 “La ordenación más precisa de los documentos se combinan dos sistemas distintos. Suele ser una forma de encerrar data pieza en el tiempo (cronológico) y en el espacio (geográfico), o a los autores y el contenido (personas, cosas, acontecimientos) con estas dos variables de la data. Si se les ha dado un sistema numérico, también esta ordenación se combina con las anteriores.”76

Una de las ventajas que nos ofrece la ordenación es la combinación por ejemplo la ordenación cronológica al interior del expediente iniciando con el documento más antiguo hasta el más reciente, dentro de los anaqueles la ubicación física es alfabética y el uso de colores para que se difieran los expedientes unos con otros.

Para comprender la ordenación cromática enuncio los siguientes ejemplos:

Los expedientes de personal su ordenación es numérica por número de empleado y se asigna un color de acuerdo al tipo de contratación si es personal de planta el color del folder es azul oscuro y si personal eventual el folder es color azul claro. En este caso en particular los expedientes de Agencias Aduanales por compañías es diferente para Philip Morris México, S.A. de C.V. el folder es color azul oscuro, en Tabacos Desvenados, S.A. de C.V, el folder es color negro y en Philip Morris Cigatam Productos y Servicios, S. de R.L. de C.V. el folder es color verde claro.

Ya identificado, clasificado y ordenado el fondo documental pasamos a la descripción.

2.7 Descripción

La descripción dentro de los archivos es la etapa en donde se enumeran las cualidades con sus elementos fundamentales de un fondo, sección, serie, expediente y documento.

75

JIMENEZ RODRIGUEZ. Mario. Archivos Administrativos. Secretaría de Educación Pública, México, 1ª edición, 1983, 71p. 76 CORTES ALONSO Vicenta, Op. cit., 90p.

66

Para Antonia Heredia “La descripción es el análisis realizado por el archivero sobre los fondos y los documentos de archivo agrupados natural o artificialmente, a fin de sintetizar y condensar la información en ellos contenida para ofrecer a los interesados”77

La descripción es una actividad en donde se eligen los elementos que mejor identifican a los fondos documentales para su consulta y recuperación de los documentos. Su finalidad es hacer accesibles los fondos documentales. José Ramón Cruz Mundet considera “La descripción de los documentos constituye la parte culminante del trabajo archivístico y viene a coincidir exactamente en su finalidad con la de la propia documentación: informar. El objeto de la labor descriptiva es el hacer accesibles eficazmente los fondos documentales."78 La descripción es el resultado de los procesos archivísticos y si estos fueron ejecutados correctamente nos proporcionaran la información exacta para la búsqueda y consulta de los documentos. “Theodore Schellenberg menciona como “descripción la parte de la tarea archivística que engloba diversas y variadas actividades desplegadas por el archivero para elaborar los instrumentos que facilitan el acceso a los fondos.”79 La descripción es el resultado del proceso archivístico desde la recepción, organización y valoración del fondo documental que se ha trabajado para la elaboración de herramientas que ayudan al personal encargado del archivo a controlar y recuperar algún documento en particular. En el diccionario de terminología archivística menciona; “Descripción es fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales y colecciones de los archivos.”80

77

HEREDIA HERRERA Antonia, Op. cit., 299,300p. CRUZ MUNDET José Ramón, Op. cit., 255p. 79 HEREDIA HERRERA Antonia, Manual de instrumentos de descripción documental, Diputación Provincial de Sevilla, Sevilla, 1982, 15p. 80 DIRECCIÓN DE ARCHIVOS ESTATALES, Op. cit., 31p. 78

67

Para conocer, consultar y recuperar información dentro de un archivo es necesariamente contar con los instrumentos descriptivos ya que las búsquedas de información estarán mejor encaminadas. “La descripción archivística es el proceso destinado a elaborar instrumentos de consulta que faciliten el acceso y conocimiento de los archivos, tales como la Guía, el Inventario, y el Catálogo.”81

Dependiendo de la etapa en la que se encuentran los documentos se elaboran los instrumentos de descripción.

2.7.1 La Norma ISAD (G)

La norma ISAD (G) es aplicable a cualquier archivo, por su carácter general, está planteada como un sistema de descripción multinivel que abarca el fondo y las partes que lo componen. Es necesario que el archivo este organizado y contar con los instrumentos de descripción, nos sirve para tener una descripción completa al mismo tiempo orientan al usuario como al archivísta.

Esta diseñada para aplicarse a los archivos administrativos e históricos.

Cuenta con veintiséis elementos que se combinan para la descripción de una unidad archivística agrupados en cinco áreas de información. 1. “Área de mención de identidad (donde se incluye información esencial para identificar la unidad de descripción). 2. Área de contenido (donde se incluye información acerca del origen, organización y materias de la unidad de descripción). 3. Área de acceso y utilización (donde se incluye información acerca de la disponibilidad de la unidad de descripción). 81

GLOSARIO DE ARCHIVÍSTICA CIVIL., [en línea] [Consultada el 13 junio del 2009] (Disponible en: http//www.abadi-ar.org/glosario _arch_civil.html) 6p.

68

4. Área de materiales relacionados (donde se incluye información acerca de los documentos que tienen una importante relación con la unidad de descripción). 5. Área de notas (donde se incluye información específica).”82

Para toda descripción es esencial mencionar los siguientes elementos:  “Signatura.  Título.  Fecha de creación de la documentación incluida en la unidad de descripción.  Volumen de la unidad de descripción.  Nivel de descripción.”83

La descripción multinivel que marca la Norma ISAD (G) va de lo general a lo particular. Lo relevante de esta norma es que nosotros podemos tomar en cuenta los elementos que consideremos importantes para realizar una descripción tanto a nivel de fondo, sección serie, expediente y documento.

2.7.2 Niveles de descripción

La descripción proporciona distintos niveles de elaboración con resultados variados, en correlación a los servicios que pretenden proporcionar, cada uno de los archivos buscan en sus instrumentos de descripción una finalidad específica, la importancia de su contenido y diseño, es la forma de presentar la información variada aunque se mencione bajo el mismo nombre.

El objetivo de la descripción son los documentos o sus agrupaciones. La escala jerárquica de la descripción va de mayor a menor dentro de las agrupaciones documentales y son: 1. “Archivo, fondo, sección de fondo, sección histórica de archivo. 82 83

CRUZ MUNDET José Ramón, Op. cit., 262p. Ibidem.

69

2. Series documentales. 3. Piezas singulares, unidades archivísticas.”84

La descripción aplicada a cada uno de los tres apartados antes mencionados determinara un nivel de profundidad del análisis documental, respondiendo a las necesidades de información de los usuarios. Antonia Heredia hace un concentrado del producto final de la descripción que son “instrumentos específicos paralelos a dichas agrupaciones quedando así establecida la equivalencia entre niveles de descripción, agrupaciones documentales e instrumentos de descripción.”85 “Hay que saber bien cuales deben ser los instrumentos que mediante descripción deben llevarse a cabo en el archivo administrativo (central e intermedio) y en el histórico, pues en virtud del servicio que de ellos se reclama no son los mismos, en contenido, aunque puedan tener el mismo nombre.”86

Los archivos de trámite (gestión o de oficina) se relacionan con las actividades diarias, procedimientos administrativos y funcionarios, el documento es un elemento primordial para el desarrollo de las actividades diarias.

Al realizar una descripción no propia repercutirá en el servicio que presta el archivo.

En las dos primeras fases de vida del documento los usuarios son internos están familiarizados con la administración, en algunos casos se les llama instrumentos de trabajo o instrumentos de consulta.

Para la tercera edad de los documentos la utilidad con fines de investigación, hay que proporcionar su importancia que tiene como testimonio, la información que se ofrece es más densa y abierta, en algunos lugares se conoce como instrumentos de investigación o instrumentos de información.

84

HERRERA HEREDIA Antonia, Archivística general teoría y práctica, Diputación Provincial de Sevilla, 5ª edición, Sevilla, 1991, 305p. 85 Ibidem, 306p. 86 CORTES ALONSO Vicenta, Op, cit., 96p.

70

“Deberá partir de una descripción somera de todos los fondos para profundizar posteriormente en la de aquellas series que, por sus características específicas o por la demanda del servicio, lo requieran.”87

Localizar rápidamente el expediente, requiere de una descripción simple con ofrecer datos mínimos para la recuperación del documento que es esencial para la gestión administrativa. También se les conoce como instrumentos de trabajo o de consulta, en lugar del genérico instrumento de descripción.

Los archivos de concentración resguarda documentación que tiene escaso movimiento y por ende su plazo de conservación es precautorio ya que la mayoría de esta información se eliminara cumpliendo dicho plazo. “En muchas ocasiones la información contenida en los instrumentos elaborados....será suficiente para resolver las consultas, por lo que será imprescindible un control centralizado de toda esta información.”88

En los archivos históricos, la búsqueda de información difiere, los datos para su localización, deben describir el documento para la comprensión del tema y comprobar si cumple con los parámetros planteados por el investigador.

La información a transmitir ha de ser más abundante y rica, se enumera con mayor riqueza las cualidades del documento, para que lo descrito sea más abierto a una infinidad de usuarios y no reservado a un tipo de usuarios. También se les conoce a estos niveles, instrumento de investigación.

A cada una de las edades del documento corresponde su estancia en los tres tipos de archivo se requiere de una descripción específica, es diferente el servicio en cada uno de ellos, dependiendo del nivel de descripción la redacción debe de ser la apropiada.

Una regla que debe cumplirse para una correcta descripción es:

87 88

CONDE VILLAVERDE María Luisa, Op cit., 59p. Ibidem.

71



Menor edad del documento, menor información. Generalmente los documentos con menor edad se sitúan en la primera fase del ciclo vital, su finalidad es cubrir un trámite administrativo.



Mayor edad del documento, la información debe ser más abundante en datos. En referencia a la edad del documento se vincula con la trascendencia que tiene dentro del contexto de la institución. No todos los documentos adquieren valores secundarios, algunos documentos desde el momento de su creación son parte fundamental de la historia institucional. Los documentos que adquieren mayor edad es porque adquieren valores secundarios y pasan a formar parte de la historia institucional por lo tanto la descripción es más rica por el simple hecho de formar parte de la historia del organismo que los creo.

Para el archivo histórico los instrumentos de descripción son la guía, inventario, catálogo, etc.

2.8 Instrumentos de Descripción

Los instrumentos de descripción son los medios de los que se vale el archivista para extraer de la documentación la información necesaria para proporcionar el servicio de consulta a los usuarios.

La descripción archivística nos ofrece obtener instrumentos de descripción cuya función es auxiliar tanto al archivista como al usuario y son:  Instrumento descriptivo para el archivista: Aquellos que nos proporciona una visión en la descripción multinivel desde lo general hasta llegar a lo particular. 

Instrumento de búsqueda para el usuario: Los guían en sus investigaciones para recuperar la información.

Existen varios tipos de instrumentos cuyas diferencias radican en las agrupaciones documentales y en el grado de detalle con que son descritas.

72



Guía

En la guía la unidad a describir puede ser el fondo, la sección, la serie o el expediente, “proporcionan información sobre todos o parte de los fondos de uno o más archivos, describen globalmente las grandes agrupaciones documentales, esbozan la historia de los organismos productores y facilitan información auxiliar acerca del archivo o archivos y los servicios disponibles.”89

La guía nos ayuda a orientar en forma breve, exacta y comprensible, sobre el total de los fondos de un archivo, nos permite transitar entre las secciones y las series para conseguir los documentos que le interesan al usuario.

Antonia Heredia menciona que Schellenberg considera que las guías cumplen dos objetivos. 1. “Proporcionar información general de todo el fondo de uno o más depósitos. 2. Proporcionar información especifica sobre cada uno de los grupos documentales (secciones, series).”90

Los tipos de guía que podemos encontrar son: Censo guía, Guía orgánica, Guía de fuentes, Guía de archivo. 

El Inventario

Antonia Heredia enuncia al inventario. “Es el instrumento que describe todas las series documentales de cada fondo o sección de archivo, guardando la relación con su origen y remitiendo la localización al número de orden de las unidades de instalación en el depósito,”91…“describe globalmente una serie documental sin descender a la particularización. Es una labor precisa y delimitada, dentro de la tarea general de descripción.”92 89

CRUZ MUNDET José Ramón, Op. cit., 273p. HERRERA HEREDIA Antonia, Manual de instrumentos de descripción documental, Diputación Provincial de Sevilla, Sevilla, 1982, 24p. 91 HERRERA HEREDIA Antonia, Archivística general teoría y práctica, Diputación Provincial de Sevilla, 5ª edición, Sevilla, 1991, 336p. 92 HERRERA HEREDIA Antonia, Manual de instrumentos de descripción documental, Diputación Provincial de Sevilla, Sevilla, 1982, 27,28p. 90

73

Para la elaboración del inventario se requiere de los siguientes elementos necesarios que son: “Signatura de cada una de las unidades de instalación integrantes de cada una de las series en el depósito (legajo, libro, carpeta). Entrada descriptiva, en la que se indiquen por este orden: tipología de la serie y tradición documental, autor, destinatario y materias, si es posible. La entrada descriptiva podrá ser una, doble o múltiple en caso de que en un mismo legajo se contengan una o varias series documentales. Fechas extremas referidas a la primera y última (sólo años) de cada unidad de instalación. Dígitos del cuadro de clasificación que ofrece la relación con el origen.”93

Para la elaboración del inventario hay que considerar: 1. Localización de la serie: se identifica con la signatura. 2. Identifican y caracterizan dicha serie: tipología, autor, destinatario, materia y fechas extremas 3. Origen: los dígitos que identifican al fondo, la sección, subsección serie y subserie. Considerando que es “el instrumento de trabajo necesario para encontrar la documentación que interesa, es la llamada introducción,…. El inventario que sigue no es otra cosa que una lista, cuya consulta es posible solamente después de que quien lo consulta ha estudiado la “introducción” que lo hace inteligible.”94.

La finalidad del inventario como instrumento de control difiere en cuanto a su finalidad del inventario como instrumento de información. Se hace el inventario de los fondos de un archivo para comprobar la cantidad de información, como medida preventiva nos ayuda a detectar faltas o corregir errores de colocación de los fondos dentro del local del archivo.

93

HERRERA HEREDIA Antonia, Archivística general teoría y práctica, Diputación Provincial de Sevilla, 5ª edición, Sevilla, 1991, 337p. 94 LODOLINI Elio, Op cit., 213p.

74

Los datos son externos y someros, “su periodicidad será variable según la reglamentación que rija para ese o esos archivos y aun a veces será eventual, no reglamentada, incluso puede no existir obligación de hacerlo.”95

Este tipo de inventario se puede hacer en cualquier tipo de archivo.

Para inventariar cualquier fondo de archivo se requiere de conocimientos históricos e institucionales para conocer las actividades que nos permitan identificar las series.

Facilita el control de la documentación al archivista (localizar y controlar) y por otra parte es un elemento indispensable para orientar al investigador. Una de las inquietudes de los archivistas es la conservación adecuada al manejar grandes cantidades de documentos, esto se puede manejar con la elaboración de los inventarios adecuados. 

Inventario analítico.

“Es denominado inventario analítico cuando se aplica a cada una de las piezas de un artículo o a cada una de las actas de un registro.”96 Su descripción es de mayor profundidad al descender hasta los expedientes y documentos, con los elementos mínimos obligatorios y algunos optativos, ayuda a localizar la documentación en el tiempo y en su ubicación física, permite describir uniformemente los fondos y el nivel de descripción cubre las necesidades de consulta para los usuarios. Los elementos de la ficha de inventario analítico son: “OBLIGATORIOS Área de mención de identidad: - Signatura. - Fechas. - Nivel de descripción. - Volumen.

95

PESCADOR DEL HOYO María del Carmen. El Archivo: Instrumento de Trabajo. Ediciones Norma, Madrid, 1986. 6p. 96 COUTURE Carol y ROUSSEAU Jean Yves, Op. cit., 385p.

75

Área de contenido y estructura: - Resumen de alcance y contenido.

OPCIONALES - Información sobre valoración, selección. - Sistema de organización. Área de condiciones de acceso y utilización: - Condiciones de acceso. - Instrumentos de descripción. Área de materiales relacionados: - Unidades de descripción relacionadas.”97

Es para fondos relativamente pequeños y sus documentos son de interés relevante, se puede redactar una ficha por cada unidad documental (documento o expediente) contenidas en una unidad de conservación. 

Inventario somero.

“Es llamado somero cuando el contenido de cada artículo es colocado bajo una rúbrica general que caracteriza someramente cada uno de sus elementos constitutivos.”98

Su uso es interno para controlar la existencia de los expedientes, su utilidad para los usuarios es mínima porque la información es general, orienta al usuario en forma breve sobre los documentos que existe en un fondo. Es el primer procedimiento para la descripción de grandes volúmenes documentales. “Los elementos de la ficha del inventario somero, complementado con un resumen de la evolución histórica del ente que ha dado origen al fondo, son: Área de mención de identidad: - Signatura. - Fechas. - Nivel de descripción. - Volumen.”99 97 98

CRUZ MUNDET José Ramón, Op. cit., 279p. COUTURE Carol y ROUSSEAU Jean Yves, Op. cit., 385p.

76

Es de gran utilidad y completamente necesario realizarlo para conocer la totalidad de los fondos antes de pasar a una labor más detallada. Es un instrumento de información para uso exclusivo del personal encargado del archivo. 

Catálogo

“El catálogo es el instrumento que describe ordenadamente y de forma individualizada las piezas documentales o las unidades archivísticas de una serie o de un conjunto documental que guardan entre ellas una relación o unidad tipológica, temática o institucional.”100 El catálogo describe el contenido de todas y cada una de las unidades archivísticas, compuestas (expedientes) o simples (piezas documentales), que integran una serie, una sección, un fondo o una colección.

Sus objetivos del catálogo son: 

Servir como medida de control.



Auxiliar para la localización de la información, orientando al usuario, de manera pormenorizada, sobre el contenido de los documentos y sus características particulares.

La descripción en un catálogo debe ser amplia y pormenorizada por lo que no puede aplicarse a un fondo o sección, a menos que sea muy pequeña. Se recomienda realizar el catálogo para aquellas colecciones que representen un alto valor científico o artístico.

Partiendo del tipo de ordenación que requiera la serie catalogada se determinan las características del catálogo por ende la ordenación de la serie documental determinaran el tipo de catálogo que puede ser; catálogo cronológico, catálogo alfabético.

99

CRUZ MUNDET José Ramón, Op. cit., 277p. HEREDIA HERRERA Antonia, Op. cit., 360p.

100

77



Índice

No es un instrumento de descripción, es considerado como un auxiliar de la descripción. El índice es un “instrumento de referencia formado por encabezamientos onomásticos, toponímicos, cronológicos y de conceptos contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de referencia y de descripción. De acuerdo con el encabezamiento va ordenado alfabética o numéricamente.”101

El índice proporciona los datos que contienen los documentos sin describir el contenido, se describen conceptos para agilizar la búsqueda de información. Los índices resumen y representan el contenido de los documentos.

El contar con los instrumentos descriptivos agiliza la búsqueda de información como usuarios y como administradores del archivo facilita el control del acervo, gracias al empleo de las herramientas tecnológicas en cuestión de segundos podemos localizar un documento con un mínimo de referencias.

2.9 Sistematización

Anteriormente todos nuestros controles se hacían en soporte papel, una de las bondades que nos ofrece la tecnología es el uso de la computadora, seleccionar el tipo de software para controlar gran cantidad de información.

Sistematizar es organizar en forma estructural los elementos dispersos dentro de un sistema. Sistematizar la información es la “ordenación y clasificación bajo determinados criterios, relaciones y categorías de todo tipo de datos. Por ejemplo la creación de bases de datos.”102

La sistematización de la información contenida en nuestros instrumentos de control e instrumentos descriptivos, se introducen a un sistema computarizado, con la finalidad de agilizar la localización de expedientes y facilitar las labores de investigación 101

DIRECCIÓN DE ARCHIVOS ESTATALES. Op. cit., 38p. DICCIONARIO DE INFORMATICA, INTERNET, TECNOLOGIAS Y COMPUTACION ON LINE. [en línea] [Consultada el 24 de marzo del 2010] (Disponible en: http://www.alegsa.com.ar/Diccionario/diccionario.php) 102

78

La forma de ingresar los datos que pueden ser alfabéticos y numéricos a un sistema informático de forma sistematizada.

La captura de datos que es una aplicación por cualquier medio mecánico o electrónico por lo general para ser procesados y guardados.

Hoy en día uno es común usar la tecnología, Office se ha convertido en una herramienta, la paquetería de Excel es amigable y nos ayuda con diversas aplicaciones como la hoja de cálculo, gráficos y base de datos, para almacenar la información más relevante de los expedientes.

2.9.1 Excel

Excel es un programa de hoja de cálculo diseñado para ser usado en un PC IBM (o compatible) en el entorno de Windows. Aunque tiene muchas aplicaciones, Excel se usa principalmente como un paquete de modelos financieros para objetivos como el cálculo de presupuestos, previsiones de movimientos de capital, informes de ventas, y preparar cuentas de resultados.

Excel es un programa que permite efectuar tareas más rápidamente y con más precisión, proporciona la manipulación de libros y hojas de cálculo.

Un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan datos, un libro puede contener varias hojas de cálculo, pueden organizarse varios tipos de información relacionada en un único archivo.

Por lo tanto al hacer referencia a Excel se le denomina como hoja de cálculo.

Excel cuenta con tres tipos principales de herramientas modelo que son la hoja de cálculo, gráficos y base de datos.

79

 Hoja de cálculo. Es una planilla de cálculo que permite a los usuarios realizar tareas sin hacer ningún tipo de programación.

Se usa para almacenar datos numéricos, cálculos basados en esos datos, así como textos que nos puedan dar información sobre los datos. La información está ordenada en columnas y filas.

La hoja de cálculo se utiliza para mostrar y analizar datos, se pueden introducir y modificar los datos en varias hojas de cálculo y pueden hacerse los cálculos basándose en datos de varias hojas de cálculo.  Gráficos. Un gráfico se usa para representar de manera visual los datos contenidos en una hoja de cálculo.  Base de datos. Se usa para guardar registros sobre cualquier tema que desee. Se puede ordenar la información, así como exportarla y manipularla de acuerdo con las necesidades del administrado de la información y el usuario.

2.9.2 Base de datos

El término de bases se usa por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en California, USA. “Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa o negocio en particular.”103 Una base de datos se compone de un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada ó estructurada.

103

MAESTROS DEL WEB, [en línea] [Consultada el 24 de marzo del 2009] (Disponible en: http://www.maestrosdelweb.com/principiantes%C2%BFque-son-las-bases-de-datos/)

80

Desde el punto de vista de la informática, la base de datos es un sistema compuesto por:  Conjunto de datos almacenados en discos.  Permiten el acceso directo a ellos.  Conjunto de programas que permiten manipular los datos almacenados. “Para Recopder, Abadal y Codina se entiende por base de datos el conjunto de textos, cifras, imágenes o combinación de todos ellos registrados de tal manera que permita su localización y recuperación.”104 Esta definición cumple con tres elementos. 1. Gran deposito de información muy variada, organizada en registros. 2. Los registros se encuentran grabados en un soporte magnético u óptico que es leído por una computadora. 3. Existe un programa de gestión documental para ser estructurado y controlar la información que facilite la rápida y precisa localización de los registros solicitados. Los ficheros tradicionales en fichas de cartulina son una base de datos tradicional, podemos ingresar esas fichas en un programa de cómputo que nos facilita guardar información, organizarla para encontrar y utilizar fácilmente. Puede utilizarse una lista como base de datos, al ejecutarse las tareas como búsquedas, clasificaciones o datos subtotales, Excel reconoce automáticamente la lista como base de datos y utiliza una o más tablas para guardar un conjunto de datos. Cada tabla tiene una o más columnas y filas.  Las columnas de la lista son los campos en la base de datos.  Los rótulos de las columnas de la lista son los nombres de los campos de la base de datos.  Cada fila de la lista es un registro en la base de datos. Características 104

CRUZ MUNDET José Ramón, MIKELARENA PEÑA Fernando, Op. cit., 230p.

81

Entre las principales características de los sistemas de base de datos podemos mencionar: 

Independencia lógica y física de los datos.



Redundancia mínima.



Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios.



Integridad de los datos.



Consultas complejas optimizadas.



Seguridad de acceso y auditoria.



Respaldo y recuperación.



Acceso a través de lenguajes de programación estándar.

La aplicación de la tecnología nos facilita tareas que comúnmente se realizaban en forma manual.

2.10 Diagnóstico archivístico

Para organizar un archivo ya sea de la administración pública o privada, si es de trámite, concentración e histórico, es una labor que conlleva poner en práctica los principios teóricos de la archivística a cada una de las actividades como es la clasificación, identificación, ordenación, descripción y conservación. Para Luis Fernando Jaén García en su artículo titulado El diagnóstico archivístico, una propuesta metodológica. Menciona los aspectos metodológicos concernientes para la elaboración de un diagnóstico archivístico aplicado a los archivos administrativos.

Las etapas del diagnóstico archivístico se dividen en tres etapas que son: “I Etapa. El Diagnóstico archivístico: Corresponde al análisis de la situación y problemática archivística. II Etapa. El proyecto de organización. Corresponde el procedimiento metodológico para organizar un archivo.

82

III Etapa. Consiste en desarrollar el proyecto, es decir la interacción entre la teoría y la practica archivística.”105

La información que proporciona el diagnóstico archivístico es para buscar las alternativas de solución a todos los defectos, errores y grados de desorganización del archivo.

Los datos que debe de proporcionar el diagnóstico son: 

La historia institucional.



Funciones y atribuciones.



Procesos administrativos.



Tipología documental y series documentales es el reflejo de la función administrativa.



Identificación, valoración y análisis lo más exactos posibles de la relación existente entre las funciones y actividades de la unidad administrativa.



Recursos humanos, materiales técnicos, tecnológicos y financieros con que se cuenta.

Por lo tanto la definición de Diagnóstico Archivístico es un examen a profundidad en donde se pretende evaluar la operatividad de los elementos que intervienen en el proceso administrativo, que se refleja en cada uno de los documentos del archivo, para organizar un fondo, sección o serie documental con ello se pretende modificar e implementar procesos archivísticos para la optimización de sus recursos. Es de suma importancia el analizar cada uno de los conceptos de la teoría Archivística que conforman la organización y descripción, para entender la secuencia de los procesos que se llevan acabo para la organización del archivo de la Dirección Jurídica de Philip Morris México, S.A. de C.V.

105

JAEN, García Luis Fernando. El diagnostico archivístico. Una propuesta metodológica. Revista INFOLAC, [en línea] enero-marzo 2000, Volumen 13, N°1: [Consultada el 30 septiembre del 2009] (Disponible en http://www.infolac.ucol.mx/boletín/13_1.pdf)

83

Capítulo 3

ELEMENTOS ARCHIVÍSTICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE TRÁMITE DE LA DIRECCIÓN JURÍDICA DE PHILIP MORRIS MÉXICO, S.A. DE C.V.

La aplicación de los principios teóricos de la Archivística son la base para organizar el archivo de la Dirección Jurídica, la elaboración del diagnóstico archivístico, el plan de trabajo archivístico que comprende la organización y la descripción.

3.1 Propuesta de solución a la problemática del Archivo de Trámite de la Dirección Jurídica de Philip Morris México, S.A. de C.V.

Una vez analizados los datos del diagnóstico se preciso que se trata de un archivo de trámite.  Seleccionar un sistema de clasificación, acorde con las necesidades de los usuarios.  Realizar un inventario general para conocer la tipología documental y la cantidad de información que es útil para el Área Legal.  Realizar un inventario analítico para la documentación, corporativa, litigios y marcas registradas.  Transferencias al archivo central y ello liberar el espacio para los expedientes activos.  Búsqueda de información soporte para que los expedientes estén completos en especial los Contratos.  Retomar el método de ordenación cromático para ubicar rápidamente los expedientes.  Ordenar al interior los expedientes empleando el método de ordenación cronológico.  Diseñar bases de datos para que sirvan de soporte para las consultas del archivo físico.  Procedimientos globales sobre el proceso de administración de Contratos.

84

 Homologación de procesos de administración de contratos entre las oficinas corporativas en Santa Fe y las oficinas que se encuentran en Azcapotzalco.  Conocimiento suficiente por parte de las asistentes para poder llevar a cabo tareas de archivo y depuración anual de expedientes.

3.2 Archivo de Trámite de la Dirección Jurídica

Actualmente los fondos documentales están clasificados de acuerdo a La política C-1 Administrando Información de la Compañía esta política es dictada por Philip Morris International a la cual se deben de apegar todas sus subsidiarias y afiliadas.

Cada una de las áreas funcionales de la compañía cuenta con un Coordinador departamental de “RIM es el enlace con el personal del Archivo Central” para crear el cuadro de clasificación se tomo en cuenta la lista de registros primordiales ver Anexo 3, 4 Y 5. Las listas son generales no contempla toda la tipología documental que genera la Dirección Jurídica, además los periodos de retención no van acorde con las necesidades del área debido esto debido a que se presentan litigios a nivel nacional e internacional por ello se apegar a la legislación local y considerar la legislación internacional ya que estas compañías tiene relaciones de negocio con otros países.

Existen tres listados de registros primordiales de la Dirección Jurídico que son: 

Fondo: Cigarros La Tabacalera, S.A. de C.V.



Fondo: Tabacos Desvenados, S.A. de C.V.



Fondo: Philip Morris México, S.A. de C.V. En la práctica cotidiana dentro de este listado se incluyen las series documentales de los fondos Servicios Corporativos Philip Morris, S. de R.L. de C.V. y de Philip Morris Cigatam Productos y Servicios, S. de R.L. de C.V. pero no se mencionan.

Por ejemplo:

Philip Morris México, S.A. de C.V. 

El Coordinador departamental de RIM (Records and Informatión Management) es el representante por compañía para administrar los registros generados.

85

Es la encargada de llevar la parte de Mercadotecnia y Ventas SECCIÓN: Contratos SUBSECCIÓN: Ventas SERIE: Cuentas regionales.

Servicios Corporativos Philip Morris, S de R.L. de C.V. Philip Morris Cigatam Productos y Servicios, S. de R.L. de C.V. Se encargan de proporcionar el personal y los servicios para llevar a cabo la comercialización de los productos. SECCIÓN: Contratos SUBSECCIÓN: Ventas SERIE: Arrendamiento de oficinas regionales de ventas.

Por tal motivo considero que la clasificación documental que les corresponde a dichos fondos, marca la pauta para organizar los documentos en las series correspondientes.

3.2.1 Organización del Archivo

Hoy en día el Archivo de la Dirección Jurídica de Philip Morris México se encuentra organizado por 5 fondos, 3 son abiertos y 2 están en proceso de cerrarse. 

Fondo: Cigarros La Tabacalera, S.A. de C.V. (en proceso de cerrarse)



Fondo: Tabacos Desvenados, S.A. de C.V.



Fondo: Philip Morris México, S.A. de C.V.



Servicios Corporativos Philip Morris, S. de R.L. de C.V (en proceso de cerrarse)



Fondo: Philip Morris Cigatam Productos y Servicios, S. de R.L. que contiene información del fondo Servicios Corporativos Philip Morris, S. de R.L. de C.V. que cambio de denominación.

La clasificación es orgánico funcional de acuerdo a la estructura organizacional, comprende las áreas funcionales. El método de ordenación es alfabético y cromático.

86

3.2.2 Identificación

Para la identificación de la documentación se realizaron las siguientes actividades: 

Conocer a Philip Morris International es la compañía matriz de las afiliadas y subsidiarias en varias partes del mundo



Las compañías en México son: Cigarros La Tabacalera, S.A. de C.V. Tabacos Desvenados, S.A. de C.V. Philip Morris México, S.A. de C.V. Servicios Corporativos Philip Morris, S. de R.L. de C.V. Philip Morris Cigatam Productos y Servicios, S. de R.L. de C.V.



La historia institucional de cada una de las compañías así como su evolución y cambios importantes.



Las funciones, actividades específicas dentro de la industria tabacalera.



La interconexión entre los procesos de cada compañía.



Saber cuales son las políticas internas de cada compañía.



La normatividad que se aplica para la conservación de los documentos por compañía, en este caso se aplica la política C-1 Administrando los registros de la compañía.



La lista de registros primordiales para la Dirección Jurídica.



Entrevista con cada uno de los integrantes del área para conocer los procesos de gestión documental.

Finalmente toda esta información sirvió para delimitar cada fondo y como se va a dividir al interior en este caso es en sección, subsección, serie, subserie, y expediente.

Para identificar la documentación del fondo a organizar fue necesario investigar de forma general los antecedentes de la compañía y conocer la estructura orgánica para identificar los niveles jerárquicos con la finalidad de trabajar el origen de los documentos ya que no se deben mezclar los documentos de otros fondos

Los fondos documentales están identificados de acuerdo a la lista de registros primordiales que son muy generales, ver Anexos 3,4 y 5.

87

3.2.3 Clasificación

La clasificación que va acorde con el archivo de trámite de la Dirección Jurídica es orgánica funcional, aplicada a cada una de las áreas funcionales por compañía, así se ubica con mayor facilidad la información.

Es un archivo de trámite esta integrado por los expedientes de los asuntos legales de todas las áreas funcionales, donde se siguió la clasificación ya establecida en el Fondo Philip Morris México, S.A. de C.V. en la Sección Contratos, Subsección Mercadotecnia, va de lo general a lo particular, de acuerdo a su tipología documental de cada uno de los fondos, se divide en Sección Subsección, Serie y Subserie.

La clasificación es la siguiente tomando en cuenta el cuadro de clasificación.

Nivel

Código

Denominación

Fondo

CIGATAM

Cigarros La Tabacalera Mexicana, S.A. de C.V.

Sección

05 CTO

Contratos

Subsección

05.2

Cadena de Suministros

Serie

05.2.2

Logística y distribución

Subserie

05.2.2.4

Transportistas

N° de proveedor

1004167

Nombre del proveedor

Gómez Arteaga Benito

Año de apertura del expediente

2006

* Elaborado por CASTAÑEDA DE NOVA PATRICIA

CIGATAM/ 05CTO/05.22.4/1004167/2006 Gómez Arteaga Benito

El número de proveedor solo se emplea en la sección de contratos por compañía, este número lo asigna el área de compras. En otros asuntos se omite el número de proveedor y se anota el nombre del asunto del expediente.

88

3.2.4 Cuadro de Clasificación

La clasificación se actualizo, identificando varias tipologías documentales que no estaban consideradas en los listados de registros primordiales. Por compañía de realizó el Cuadro de Clasificación tomando en cuenta La Política C-1, el listado de registros primordiales, las categorías de información sujetas a requisitos de retención indefinida de registros.

Cada una de las compañías tiene funciones específicas, por lo que a continuación se presentan los cuadros de clasificación por fondo.

89

CUADRO DE CLASIFICACIÓN FONDO: CIGARROS LA TABACALERA MEXICANA, S.A. DE C.V. (CIGATAM) CÓDIGO 01 COR 01.1

SECCIÓN, SUBSECCIÓN, SERIES Y SUBSERIES CORPORATIVO INFORMACIÓN CORPORATIVA

01.1.1

ACTAS DE ASAMBLEA

01.1.2

ESTATUTOS SOCIALES

01.1.3

REGISTROS SOCIALES

01.1.4

ESCRITURAS DE INMUEBLES

01.2

LIBROS CORPORATIVOS

01.2.1

ACTAS DE ASAMBLEA DE ACCIONISTAS

01.2.2

ACTAS DE CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

01.2.3

REGISTRODE SOCIOS

01.2.4

VARIACION DE CAPITAL

01.3

PODERES

01.3.1

OTORGADOS

01.3.2

REVOCADOS

01.4

DIVIDENDOS

01.4.1

REGULAR Y EXTRA

01.4.2

RESIDUALES

01.5

TÍTULOS

01.5.1

TÍTULOS ACCIONARIOS

01.5.2

TÍTULOS ACCIONARIOS CANCELDOS

01.6

CONTRATOS ESPECIALES

01.6.1

LOCAL

01.6.2

FORÁNEO

02 GEN 02.1

GENERAL OPINIONES LEGALES

02.1.1

LOCAL

02.1.2

FORÁNEO

02.2

LITIGIOS

02.2.1

ADMINISTRATIVO

02.2.2

CIVIL

02.2.3

FISCAL

02.2.4

LABORAL

02.2.5

MERCANTIL

02.2.6

PENAL

03 ADM 03.1

ADMINISTRATIVO TRÁMITES CON DIVERSAS DEPENDENCIAS

03.1.1

LOCAL

03.1.2

FORÁNEO

90

04 SSA 04.1

SECRETARIA DE SALUD SOMETIMIENTOS

04.1.1

PERMISOS PUBLICIDAD MEDIOS IMPRESOS

04.1.2

PERMISOS PUBLICIDAD OTROS MEDIOS

05 CTO 05.2

CONTRATOS CADENA DE SUMINISTROS

05.2.1

COMPRAS

05.2.1.1

CONFIDENCIALIDAD

05.2.1.2

COMPRAS DIRECTOS E INDERICTOS

05.2.2

LOGÍSTICA Y DISTRIBUCIÓN

05.2.2.1

AGENCIAS ADUANALES

05.2.2.2

DISTRIBUCIÓN

05.2.2.3

ARRENDAMIENTO DISTRIBUCIÓN DIRECTA

05.2.2.4

TRANSPORTISTA

05.2.3

SEGURIDAD PATRIMONIAL

05.2.3.1 05.3

CORPORACIONES FINANZAS

05.3.1

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

05.3.2

CONSULTORIAS

05.3.3

OPERACIONES BANCARIAS

05.4 05.4.1 05.6

LEGAL ABOGADOS EXTERNOS PRODUCCIÓN

05.6.1

PLANTA GUADALAJARA

05.6.2

PLANTA MÉXICO

05.7

RECURSOS HUMANOS

05.7.1

CONFIDENCIALIDAD

05.7.2

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

05.7.3

SERVICIOS GENERALES

05.7.4

ARRENDAMIENTO CASA PERSONAL LOCAL

05.7.5

ARRENDAMIENTO CASA EXPATRIADOS

05.7.6

EXPEDIENTE MIGRATORIO EXPATRIADOS

05.8 05.8.1 05.9 05.9.1 05.11 05.11.1 06 TAD 06.1

SISTEMAS DE INFORMACION SERVICIOS TABACOS LABORATORIO PROYECTOS PROYECTOS Y PROGRAMAS TRÁMITES ADMINISTRATIVOS AUTORIZACIONES, LICENCIAS Y PERMISOS

06.1.1

CERTIFICADOS

06.1.2

LICENCIAS

06.1.3

CONSTANCIAS

91

06.1.4

AVISOS

06.1.5

TÍTULOS

06.1.6

PLACAS

06.1.7

VISTOS BUENOS

06.1.8

INFORMES

06.1.9

AUTORIZACIONES

07 PIN 07.1

PROPIEDAD INTELECTUAL CADUCIDAD

07.1.1

CADUCIDAD DE MARCA

07.1.2

SUMARIO

07.1.3

LITIGIOS

07.1.3.1

PROPIEDAD INTELECTUAL

07.1.3.2

MARCAS Y DISEÑOS

07.2

CONTRATOS

07.2.1

CONFIDENCIALIDAD

07.2.2

LICENCIAS

07.2.3

SECRETO COMERCIAL

07.3

MARCAS REGISTRADAS

07.3.1

LOCALES EN USO

07.3.2

LOCALES NO USO

07.3.3

AVISOS COMERCIALES

07.3.4

INTERNACIONALES

07.4

PROYECTOS

07.4.1

LOCAL

07.4.2

INTERNACIONALES

* Elaborado por CASTAÑEDA DE NOVA PATRICIA

92

CUADRO DE CLASIFICACIÓN FONDO: TABACOS DESVENADOS, S.A. DE C.V. (TADESA) CÓDIGO 01 COR 01.1

SECCIÓN, SUBSECCIÓN, SERIES Y SUBSERIES CORPORATIVO INFORMACIÓN CORPORATIVA

01.1.1

ACTAS DE ASAMBLEA

01.1.2

ESTATUTOS SOCIALES

01.1.3

REGISTROS SOCIALES

01.1.4

ESCRITURAS DE INMUEBLES

01.2

LIBROS CORPORATIVOS

01.2.1

ACTAS DE ASAMBLEA DE ACCIONISTAS

01.2.2

ACTAS DE CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

01.2.3

REGISTRODE SOCIOS

01.2.4

VARIACION DE CAPITAL

01.3

PODERES

01.3.1

OTORGADOS

01.3.2

REVOCADOS

01.4

DIVIDENDOS

01.4.1

REGULAR Y EXTRA

01.4.2

RESIDUALES

01.5

TÍTULOS

01.5.1

TÍTULOS ACCIONARIOS

01.5.2

TÍTULOS ACCIONARIOS CANCELDOS

01.6

CONTRATOS ESPECIALES

01.6.1

LOCAL

01.6.2

FORÁNEO

02 GEN 02.1

GENERAL OPINIONES LEGALES

02.1.1

LOCAL

02.1.2

FORÁNEO

02.2

LITIGIOS

02.2.1

ADMINISTRATIVO

02.2.2

CIVIL

02.2.3

FISCAL

02.2.4

LABORAL

02.2.5

MERCANTIL

02.2.6

PENAL

02.2.7

AGRARIO

03 ADM 03.1 03.1.1

ADMINISTRATIVO TRÁMITES CON DIVERSAS DEPENDENCIAS LOCAL

93

03.1.2 05 CTO 05.2

FORÁNEO CONTRATOS FINANZAS

05.2.1

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

05.2.2

CONSULTORIAS

05.2.3

OPERACIONES BANCARIAS

05.3 05.3.1 05.5 05.5.1

LEGAL ABOGADOS EXTERNOS OPERACIONES CADENA DE SUMINISTROS

05.5.1.1

CONFIDENCIALIDAD

05.5.1.2

COMPRAS DIRECTOS E INDERICTOS

05.5.1.3

CAMPO

05.5.2

LOGÍSTICA Y DISTRIBUCIÓN

05.5.2.1 05.5.3

AGENCIAS ADUANALES SEGURIDAD PATRIMONIAL

05.2.3.1 05.6

CORPORACIONES RECURSOS HUMANOS

05.6.1

CONFIDENCIALIDAD

05.6.2

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

05.6.3

SERVICIOS GENERALES

05.6.4

ARRENDAMIENTO CASA PERSONAL LOCAL

05.7 05.7.1 05.10 05.10.1 06 TAD 06.1

SISTEMAS DE INFORMACION SERVICIOS PROYECTOS PROYECTOS Y PROGRAMAS TRÁMITES ADMINISTRATIVOS AUTORIZACIONES, LICENCIAS Y PERMISOS

06.1.1

CERTIFICADOS

06.1.2

LICENCIAS

06.1.3

CONSTANCIAS

06.1.4

AVISOS

06.1.5

TÍTULOS

06.1.6

PLACAS

06.1.7

VISTOS BUENOS

06.1.8

INFORMES

06.1.9

AUTORIZACIONES

* Elaborado por CASTAÑEDA DE NOVA PATRICIA

94

CUADRO DE CLASIFICACIÓN FONDO: PHILIP MORRIS MÉXICO, S.A. DE C.V. (PMM) CÓDIGO 01 COR 01.1

SECCIÓN, SUBSECCIÓN, SERIES Y SUBSERIES CORPORATIVO INFORMACIÓN CORPORATIVA

01.1.1

ACTAS DE ASAMBLEA

01.1.2

ESTATUTOS SOCIALES

01.1.3

REGISTROS SOCIALES

01.1.4

ESCRITURAS DE INMUEBLES

01.2

LIBROS CORPORATIVOS

01.2.1

ACTAS DE ASAMBLEA DE ACCIONISTAS

01.2.2

ACTAS DE CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

01.2.3

REGISTRODE SOCIOS

01.2.4

VARIACION DE CAPITAL

01.3

PODERES

01.3.1

OTORGADOS

01.3.2

REVOCADOS

01.4

DIVIDENDOS

01.4.1

REGULAR Y EXTRA

01.4.2

RESIDUALES

01.5

TÍTULOS

01.5.1

TÍTULOS ACCIONARIOS

01.5.2

TÍTULOS ACCIONARIOS CANCELDOS

01.6

CONTRATOS ESPECIALES

01.6.1

LOCAL

01.6.2

FORÁNEO

02 GEN 02.1

GENERAL OPINIONES LEGALES

02.1.1

LOCAL

02.1.2

FORÁNEO

02.2

LITIGIOS

02.2.1

ADMINISTRATIVO

02.2.2

CIVIL

02.2.3

FISCAL

02.2.4

LABORAL

02.2.5

MERCANTIL

02.2.6

PENAL

03 ADM 03.1

ADMINISTRATIVO TRÁMITES CON DIVERSAS DEPENDENCIAS

03.1.1

LOCAL

03.1.2

FORÁNEO

04 SSA 04.1

SECRETARIA DE SALUD SOMETIMIENTOS

95

04.1.1

PERMISOS PUBLICIDAD MEDIOS IMPRESOS

04.1.2

PERMISOS PUBLICIDAD OTROS MEDIOS

05 CTO 05.1

CONTRATOS ASUNTOS CORPORATIVOS

05.1.1 05.2

SERVICIOS FINANZAS

05.2.1

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

05.2.2

CONSULTORÍAS

05.2.3

OPERACIONES BANCARIAS

05.2.4

LÍNEA DE CRÉDITO CON GARANTÍA HIPOTECARÍA

05.2.5

RECONOCIMIENTO DE ADEUDO

05.5 05.5.1 05.4

LEGAL ABOGADOS EXTERNOS MERCADOTECNIA

05.4.1

AGENCIA DE PUBLICIDAD

05.4.2

CORREO DIRECTO

05.4.3

MEDIOS

05.4.4

RESERCH

05.4.5

EVENTOS

05.4.6

LAMPS

05.5 05.5.1

OPERACIONES CADENA DE SUMINISTROS

05.5.1.1

CONFIDENCIALIDAD

05.5.1.2

COMPRAS DIRECTOS E INDIRECTOS

05.5.1.3

COMPRAS MARKETING

05.5.2

LOGISTICA Y DISTRIBUCIÓN

05.5.2.1

AGENCIAS ADUANALES

05.5.2.2

DISTRIBUCIÓN

05.5.3

SEGURIDAD PATRIMONIAL

05.5.3.1 05.6

CORPORACIONES RECURSOS HUMANOS

05.6.1

CONFIDENCIALIDAD

05.6.2

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

05.6.3

SERVICIOS GENERALES

05.7 05.7.1 05.9

SISTEMAS DE INFORMACION SERVICIOS VENTAS

05.9.1

CONFIDENCIALIDAD

05.9.3

SERVICIOS

05.9.4

TRADEMARKETING

05.9.4.1

NACIONALES

05.9.4.2

REGIONALES

05.9.4.3

MAYORISTAS CON DISTRIBUCION

05.9.4.4

MAYORISTAS CON DISTRIBUCION ZONIFICADA

05.9.4.5

C-STORE

96

05.9.4.6

SMKT-CLUB

05.9.4.7

UNIVERSIDADES

05.10 05.10.1 06 TAD 06.1

PROYECTOS PROYECTOS Y PROGRAMAS TRÁMITES ADMINISTRATIVOS AUTORIZACIONES, LICENCIAS Y PERMISOS

06.1.1

CERTIFICADOS

06.1.2

LICENCIAS

06.1.3

CONSTANCIAS

06.1.4

AVISOS

06.1.5

TÍTULOS

06.1.6

PLACAS

06.1.7

VISTOS BUENOS

06.1.8

INFORMES

06.1.9

AUTORIZACIONES

07 PIN 07.1

PROPIEDAD INTELECTUAL CADUCIDAD

07.1.1

CADUCIDAD DE MARCA

07.1.2

SUMARIO

07.1.3

LITIGIOS

07.1.3.1

PROPIEDAD INTELECTUAL

07.1.3.2

MARCAS Y DISEÑOS

07.2

CONTRATOS

07.2.1

CONFIDENCIALIDAD

07.2.2

LICENCIAS

07.2.3

SECRETO COMERCIAL

07.3

MARCAS REGISTRADAS

07.3.1

LOCALES EN USO

07.3.2

LOCALES NO USO

07.3.3

AVISOS COMERCIALES

07.3.4

INTERNACIONALES

07.4

PROYECTOS

07.4.1

LOCAL

07.4.2

INTERNACIONALES

* Elaborado por CASTAÑEDA DE NOVA PATRICIA

97

CUADRO DE CLASIFICACIÓN FONDO: SERVICIOS CORPORATIVOS PHILIP MORRIS, S. DE R.L. DE C.V. (SCPM) CÓDIGO 01 COR 01.1

SECCIÓN, SUBSECCIÓN, SERIES Y SUBSERIES CORPORATIVO INFORMACIÓN CORPORATIVA

01.1.1

ACTAS DE ASAMBLEA

01.1.2

ESTATUTOS SOCIALES

01.1.3

REGISTROS SOCIALES

01.1.4

ESCRITURAS DE INMUEBLES

01.2

LIBROS CORPORATIVOS

01.2.1

ACTAS DE ASAMBLEA DE ACCIONISTAS

01.2.2

ACTAS DE CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

01.2.3

REGISTRODE SOCIOS

01.2.4

VARIACION DE CAPITAL

01.3

PODERES

01.3.1

OTORGADOS

01.3.2

REVOCADOS

01.4

DIVIDENDOS

01.4.1

REGULAR Y EXTRA

01.4.2

RESIDUALES

01.5

TÍTULOS

01.5.1

TÍTULOS ACCIONARIOS

01.5.2

TÍTULOS ACCIONARIOS CANCELDOS

01.6

CONTRATOS ESPECIALES

01.6.1

LOCAL

01.6.2

FORÁNEO

02 GEN 02.1

GENERAL OPINIONES LEGALES

02.1.1

LOCAL

02.1.2

FORÁNEO

02.2

LITIGIOS

02.2.1

ADMINISTRATIVO

02.2.2

CIVIL

02.2.3

FISCAL

02.2.4

LABORAL

02.2.5

MERCANTIL

02.2.6

PENAL

03 ADM 03.1

ADMINISTRATIVO TRÁMITES CON DIVERSAS DEPENDENCIAS

03.1.1

LOCAL

03.1.2

FORÁNEO

05 CTO 05.1

CONTRATOS ASUNTOS CORPORATIVOS

98

05.1.1 05.2 05.2.1

SERVICIOS CADENA DE SUMINISTROS COMPRAS

05.2.1.1

CONFIDENCIALIDAD

05.2.1.2

COMPRAS DIRECTOS E INDERICTOS

05.2.2

LOGÍSTICA Y DISTRIBUCIÓN

05.2.2.1

AGENCIAS ADUANALES

05.2.2.2

DISTRIBUCIÓN

05.2.2.3

ARRENDAMIENTO DISTRIBUCIÓN DIRECTA

05.2.2.4

TRANSPORTISTA

05.2.3

SEGURIDAD PATRIMONIAL

05.2.3.1 05.3

CORPORACIONES FINANZAS

05.3.1

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

05.3.2

CONSULTORIAS

05.3.3 05.4 05.4.1 05.7

OPERACIONES BANCARIAS LEGAL ABOGADOS EXTERNOS RECURSOS HUMANOS

05.7.1

CONFIDENCIALIDAD

05.7.2

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

05.7.3

SERVICIOS GENERALES

05.7.4

ARRENDAMIENTO CASA PERSONAL LOCAL

05.7.5

ARRENDAMIENTO CASA EXPATRIADOS

05.7.6

EXPEDIENTE MIGRATORIO EXPATRIADOS

05.8 05.8.1 05.10

SISTEMAS DE INFORMACION SERVICIOS VENTAS

05.10.1

CONFIDENCIALIDAD

05.10.2

ARRENDAMIENTO OFICINAS REGIONALES PARA VENTAS

05.10.3

SERVICIOS

05.11 05.11.1 06 TAD 06.1

PROYECTOS PROYECTOS Y PROGRAMAS TRÁMITES ADMINISTRATIVOS AUTORIZACIONES, LICENCIAS Y PERMISOS

06.1.1

CERTIFICADOS

06.1.2

LICENCIAS

06.1.3

CONSTANCIAS

06.1.4

AVISOS

06.1.5

TÍTULOS

06.1.6

PLACAS

06.1.7

VISTOS BUENOS

06.1.8

INFORMES

06.1.9

AUTORIZACIONES

* Elaborado por CASTAÑEDA DE NOVA PATRICIA

99

CUADRO DE CLASIFICACIÓN FONDO: PHILIP MORRIS CIGATAM PRODUCTOS Y SERVICIOS, S. DE R.L. DE C.V. (PMCIGATAMPS) CÓDIGO 01 COR 01.1

SECCIÓN, SUBSECCIÓN, SERIES Y SUBSERIES CORPORATIVO INFORMACIÓN CORPORATIVA

01.1.1

ACTAS DE ASAMBLEA

01.1.2

ESTATUTOS SOCIALES

01.1.3

REGISTROS SOCIALES

01.1.4 01.2

ESCRITURAS DE INMUEBLES LIBROS CORPORATIVOS

01.2.1

ACTAS DE ASAMBLEA DE ACCIONISTAS

01.2.2

ACTAS DE CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

01.2.3

REGISTRODE SOCIOS

01.2.4

VARIACION DE CAPITAL

01.3

PODERES

01.3.1

OTORGADOS

01.3.2 01.4

REVOCADOS DIVIDENDOS

01.4.1

REGULAR Y EXTRA

01.4.2

RESIDUALES

01.5

TÍTULOS

01.5.1

TÍTULOS ACCIONARIOS

01.5.2

TÍTULOS ACCIONARIOS CANCELDOS

01.6

CONTRATOS ESPECIALES

01.6.1

LOCAL

01.6.2

FORÁNEO

02 GEN 02.1

GENERAL OPINIONES LEGALES

02.1.1

LOCAL

02.1.2

FORÁNEO

02.2

LITIGIOS

02.2.1

ADMINISTRATIVO

02.2.2

CIVIL

02.2.3

FISCAL

02.2.4

LABORAL

02.2.5

MERCANTIL

02.2.6

PENAL

03 ADM 03.1

ADMINISTRATIVO TRÁMITES CON DIVERSAS DEPENDENCIAS

03.1.1

LOCAL

03.1.2

FORÁNEO

05 CTO 05.1

CONTRATOS ASUNTOS CORPORATIVOS

100

05.1.1 05.2

SERVICIOS FINANZAS

05.2.1

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

05.2.2

CONSULTORÍAS

05.2.3

OPERACIONES BANCARIAS

05.5 05.5.1 05.5 05.5.1

LEGAL ABOGADOS EXTERNOS OPERACIONES CADENA DE SUMINISTROS

05.5.1.1

CONFIDENCIALIDAD

05.5.1.2

COMPRAS DIRECTOS E INDIRECTOS

05.5.2

LOGISTICA Y DISTRIBUCIÓN

05.5.2.1

AGENCIAS ADUANALES

05.5.2.2

DISTRIBUCIÓN

05.2.2.3

ARRENDAMIENTO DISTRIBUCIÓN DIRECTA

05.2.2.4 05.5.3

TRANSPORTISTAS SEGURIDAD PATRIMONIAL

05.5.3.1 05.5.4

CORPORACIONES PRODUCCIÓN

05.5.4.1

PLANTA GUADALAJARA

05.5.4.2

PLANTA MÉXICO

05.6

RECURSOS HUMANOS

05.6.1

CONFIDENCIALIDAD

05.6.2

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

05.6.3

SERVICIOS GENERALES

05.6.4

ARRENDAMIENTO CASA PERSONAL LOCAL

05.6.5

ARRENDAMIENTO CASA EXPATRIADOS

05.7 05.7.1 05.9

SISTEMAS DE INFORMACION SERVICIOS VENTAS

05.9.1

CONFIDENCIALIDAD

05.9.2

ARRENDAMIENTO OFICINAS REGIONALES PARA VENTAS

05.9.3 05.10 05.10.1 06 TAD 06.1

SERVICIOS PROYECTOS PROYECTOS Y PROGRAMAS TRÁMITES ADMINISTRATIVOS AUTORIZACIONES, LICENCIAS Y PERMISOS

06.1.1

CERTIFICADOS

06.1.2

LICENCIAS

06.1.3

CONSTANCIAS

06.1.4

AVISOS

06.1.5

TÍTULOS

06.1.6

PLACAS

06.1.7

VISTOS BUENOS

101

06.1.8

INFORMES

06.1.9

AUTORIZACIONES

* Elaborado por CASTAÑEDA DE NOVA PATRICIA

3.2.5 Ordenación

La ordenación obedece a las funciones que va de la mano con la estructura organizacional, cada fondo tiene secciones iguales y diferentes por tal motivo la ordenación que se apega a las necesidades para la recuperación de los expedientes es el método cromático combinado con el método alfabético.

El uso de colores, nos permite ubicar fácilmente los expedientes y en caso de que la archivación fuese equivocada únicamente se revisan las secciones, subsecciones, series y subseries que coincidan en su color.

La apariencia física de los expedientes deben cumplir con:  Signatura clasificatoria: compuesta con los códigos asignados a fondo, sección, subsección, serie y subserie, según sea el caso.  Color asignado: El folder del expediente.  Ubicación física dentro del archivo: Número del archivero.

A continuación se presentan ejemplos aplicando el método de ordenación alfabético onomástico combinado con el método cromático.

FONDO

CIGATAM

Cigarros La Tabacalera Mexicana S.A. de C.V.

SECCION

01 COR

CORPORATIVO

SUBSECCION

01.2

Libros corporativos

SERIE

01.2.2

Libro de Actas de Consejo de Administración

EXPEDIENTE

Actas del consejo de administración celebradas del 1 de Enero de 1999 al 31 de Diciembre del 2001

COLOR

NEGRO

UBICACIÓN

Oficinas Azcapotzalco, Archivero 1, cajón 2.

102

FONDO

TADESA

Tabacos Desvenados, S.A. de C.V.

SECCION

02 GEN

GENERAL

SUBSECCION

02.2

Litigios

SERIE

02.2.7

Agrario

EXPEDIENTE COLOR

Regularización de la parcela La Presa Azul Oscuro

UBICACIÓN

Oficinas Azcapotzalco Archivero 10, cajón 1.

FONDO

PMM

Philip Morris México, S.A. de C.V.

SECCION

07 PIN

PROPIEDAD INTELECTUAL

SUBSECCION

07.3

Marcas registradas

SERIE

07.3.2

Locales no uso

EXPEDIENTE COLOR

Twenty stars Negro

UBICACIÓN

Oficinas Azcapotzalco Archivero 12, cajón 4

FONDO

SCPM

Servicios Corporativos Philip Morris, S. de R.L. de C.V.

SECCION

05 CTO

CONTRATOS

SUBSECCION

05.1

Asuntos Corporativos

SERIE

05.1.1

Servicios

EXPEDIENTE COLOR

Fondo Alimentodos, S.C. Negro

UBICACIÓN

Oficinas Santa Fe. Archivero 8, cajón 3

FONDO

PMCIGATAMPS

Philip Morris Cigatam Productos y Servicios, S. de R.L. de C.V.

SECCION

05 CTO

CONTRATOS

SUBSECCION

05.5

Operaciones

SERIE

05.5.2

Logística y Distribución

SUBSERIE

05.5.2.1

Agencias Aduanales

EXPEDIENTE COLOR UBICACIÓN

Agencia Aduanal Fernández Espinoza. S.C. Verde oscuro Oficinas Azcapotzalco Archivero 7, cajón 2.

* Elaborado por CASTAÑEDA DE NOVA PATRICIA

Una vez identificado el documento se procedió a ordenar, asignando la signatura de acuerdo al cuadro de clasificación para obtener la información e iniciar su descripción.

103

3.2.6 Descripción

La descripción es una actividad en donde se eligen los elementos que mejor identifican a los fondos documentales para su consulta y recuperación de los documentos. En este archivo es común asociar la documentación con la de los otros fondos porque forman parte de un mismo proceso.

Los expedientes Propiedad Intelectual, Litigios, Contratos especiales ya valorados, seleccionados e integrados se registraron en un inventario analítico para describir el contenido del expediente debido a la relevancia de la información cuando es consultado se requiere de datos más específicos.

El inventario documental se realizó de forma sistemática en formato de Excel, contiene las columnas que nos proporcionan la información precisa de cada expediente de acuerdo a las necesidades de los usuarios, se tomaron en cuenta: 

El proteger el documento original.



Los expedientes se encuentran en dos sedes.

El inventario se realizo por cada uno de los fondos, para tener una homogenización que cumpla con la norma de descripción archivística ISAD (G) tome en cuenta los seis primeros elementos necesarios:  Signatura: La combinación de letras y números asignados de acuerdo al cuadro de clasificación.  Titulo: Del expediente.  Fecha: En que inicia el asunto y cuando se concluye.  Nivel de descripción: Si es una sección, subsección, serie y subserie.  Volumen y soporte: Cuantos, legajos o carpetas conforma el expediente y el soporte es papel, disco magnético, etc.  Nombre del productor: Compañía que creo el expediente.

104

El orden de los seis primeros elementos no se respeto sino se adapto a las necesidades de información, estos elementos están considerados en base a la Norma ISAD (G), para definir cada uno de los campos del inventario somero y analítico que se realizo, cuenta con los siguientes campos que a continuación se presentan en la siguiente tabla.

AREA

2 Área de contexto

ELEMENTOS DE DESCRIPCION Nombre del productor

Nivel de descripción

CAMPOS DEL INVENTARIO

EJEMPLO

Fondo

Philip Morris México, S.A. de C.V.

Sección

Contratos (CTO)

Subsección

Mercadotecnia

Serie

Eventos

Subserie 1 Área de identificación

Titulo

Expediente (Nombre del proveedor o Juan Medina Castillo contraparte) Fecha de inicio

15 mayo 2008

Fecha de término

31 mayo 2008

Fechas

Soporte.

Cantidad de 1 Expediente expedientes Forma (original, copia simple o copia Original certificada)

3. Área de contenido y estructura

Alcance y contenido

Asunto

Fiesta Bailando por un sueldo

4. Área de condiciones de acceso

Condición de acceso

Ubicación física

Oficinas corporativas

6. Área de Notas

Notas relevantes en relación a la unidad de descripción

Observaciones

Posible transferencia al Archivo Central en 2009

Volumen

* Elaborado por CASTAÑEDA DE NOVA PATRICIA

La información que se obtuvo de la descripción de los expedientes, responden a las necesidades de consulta de los usuarios y para el control del archivo.

3.2.7 Sistematización de la información

La gran cantidad de información que obtuve como resultado de los procesos de organización y descripción del archivo, también requieren de una organización para su recuperación oportuna.

105

Para esta actividad se requirió del uso de la tecnología, de una computadora y un software. El paquete que se utiliza es Microsoft Office Excel 2003, las bases de datos se encuentra en una carpeta compartida, en un entorno de intranet de la compañía.

La captura de datos se realizo en hoja de calculo en Excel, la razón fundamental es la cuestión de costos, la migración a otro sistema a corto plazo, por ello lo más factible es emplear la hoja de calculo en Excel por la facilidad para la captura y manipulación de la información, ya que nos permite desarrollar varias aplicaciones y manejarlos con independencia.

La recolección de datos se hizo a partir del análisis documental de cada una de las secciones de los fondos para que las bases de datos sean funcionales.

La alimentación de las bases de datos es responsabilidad de la persona encargada del archivo, se le hace entrega de toda la documentación liberada y recibida por el área, las bases de datos están protegidas para no ser alteradas en su contenido.

Las bases de datos fueron diseñadas de acuerdo a cada uno de las secciones de los fondos, tomando en cuenta la tipología documental.

El objetivo de las bases de datos es la disponibilidad de información para los abogados encargados de cada una de las áreas y los becarios que son quienes apoyan a los abogados, pueden tener acceso a ellas independientemente del lugar en donde se encuentren ubicados.

Únicamente los integrantes del la Dirección Jurídica tienen acceso a esta información, la persona encargada del archivo tiene permiso para editar información y el resto de los integrantes tienen acceso para su consulta.

Otro de los motivos es proteger la integridad de los expedientes ya que anteriormente se perdían cuando se solicitaban para ser consultados fuera de su ubicación física.

106

3.2.7.1 Campos

Los campos para cada una de las bases de datos que se diseñaron de acuerdo a las secciones que componen los fondos documentales, pueden variar pero se tomaron los datos más precisos y representativos que describen el expediente que se solicite. Los criterios para la selección de los campos fueron: 

El Principio de Procedencia para delimitar cada uno de los fondos.



El Principio de Orden Original para seguir la cronología en cada uno de los expedientes.



El asunto por el que se genero el documento.



La forma del documento si son originales, copia simple, copia certificada.



Su ubicación física.



Status de cada expediente.

Las bases de datos son las siguientes y sus campos son:

Contratos liberados

* Elaborado por CASTAÑEDA DE NOVA PATRICIA

Campos: Contratos Liberados 1. Status (nombre comercial del proveedor) 2. Numero consecutivo.

107

3. Mes 4. Empresa (PMM, PMCPS, TADESA) 5. Entregado (fecha en que se entrega al usuario) 6. Usuario (persona que solicito el contrato) 7. Responsables relacionados (área que solicita el contrato) 8. Contraparte (razón social del proveedor). 9. Tipo de contrato (contrato, convenio modificatorio, anexo, convenio de terminación) 10. Fecha de firma del contrato. 11. Fecha inicio de vigencia. 12. Fecha término de vigencia. 13. Plazo de vigencia. 14. Monto de contrato. 15. Director responsable que firma por parte de la compañía ya sea PMM, PMCPS, TADESA. 16. Fecha de ingreso al Archivo de Jurídico (documento original firmado). 17. Persona (física o moral). 18. Archivado (capturado en base de datos y archivado en su expediente). 19. Observaciones

Contratos

* Elaborado por CASTAÑEDA DE NOVA PATRICIA

108

Campos: Contratos 1. Área funcional. 2. Nombre del proveedor. 3. Representante legal del proveedor. 4. Representante legal por PMM, PMCPS. TADESA. 5. Convenio de confidencialidad. 6. Contrato, Convenio Modificatorio, Anexo, Convenio de terminación. 7. Fechas de inicio de vigencia. 8. Fecha de término de vigencia. 9. Forma del contrato. 10. Información soporte. 11. Observaciones.

Poderes Otorgados y Revocados

* Elaborado por CASTAÑEDA DE NOVA PATRICIA

Campos: Poderes 1. Nombre del apoderado. 2. Facultades otorgadas. 3. Número de escritura pública.

109

4. Fecha de escritura pública. 5. Nombre del notario. 6. Notaria número. 7. Ubicación del notario. 8. Datos de inscripción del Registro Público.  Número de folio  Fecha de inscripción al Registro Publico.  Lugar de inscripción. 9. Observaciones.

Litigios

* Elaborado por CASTAÑEDA DE NOVA PATRICIA

Campos: Litigios 1. Nombre: del demandante. 2. Compañía: demandada. 3. Estado: de la república en donde se lleva el litigio. 4. Fecha de inicio. 5. Número referencia: Juicio, Averiguación previa. 6. VS: nombre del demando.

110

7. Observaciones.

Contratos especiales Son los celebrados con filiales en el extranjero y por ende se controlan por el tipo de servicio que va desde investigaciones, maquila de producto, uso de tecnología, prestación de servicios profesionales.

* Elaborado por CASTAÑEDA DE NOVA PATRICIA

Campos: Contratos especiales 1. Nombre de la Compañía que provee el servicio. 2. Tipo de contrato: Prestación de Servicios, Obra determinada, etc. 3. Representante legal de la compañía que provee el servicio. 4. Representante legal de la compañía local. 5. Contrato. 6. Convenio modificatorio. 7. Anexo al contrato. 8. Convenio de terminación. 9. Inicio de vigencia. 10. Termino de vigencia. 11. Cláusula de renovación automática. 12. Forma del contrato. 13. Observaciones. 111

Marcas y avisos comerciales

* Elaborado por CASTAÑEDA DE NOVA PATRICIA

Campos: Marcas y Avisos Comerciales 1. Registro: marca comercial o aviso comercial. 2. Concepto: nombre de la marca. 3. Empresa: dueña de la marca. 4. Número de expediente: registro. 5. Fecha de presentación. 6. Número de la marca. 7. Fecha de expedición del título de la marca. 8. Títulos en expediente: si ya tenemos el título original expedido por el Instituto Mexicano de la Propiedad Intelectual, que indica quien es el dueño de la marca. 9. Vigencia: periodo en el cual se puede usar la marca. 10. Fin de vigencia de la marca. 11. Marca renovada: Nº de marca renovada 12. Fecha de renovación: día en que inicia renovación de la marca. 13. Periodo: por cuantos años se puede usar la marca. 14. Observaciones.

112

Correspondencia general

* Elaborado por CASTAÑEDA DE NOVA PATRICIA

Correspondencia general 1. Compañía o dependencia que emite el documento. 2. Compañía ha quien va dirigido el documento. 3. Asunto. 4. Fecha de documento. 5. Fecha de ingreso a la Dirección Jurídica. 6. Observaciones.

La tecnología es una herramienta necesaria en la actualidad, el diseño de las bases de datos en hojas de Excel, nos permite visualizar varios registros de que forman una serie documental, sacar reportes de acuerdo a las necesidades requeridas por los usuarios, además de que nos permite proteger el documento original, es un medio para tener accesible la información para cubrir las necesidades de los usuarios tanto para la consulta y el control del archivo.

113

Conclusiones La organización del Archivo de Trámite de la Dirección Jurídica de Philip Morris México, S.A. de C.V. se realizo tomando en cuenta los principios de la teoría archivística. Para poder llegar al resultado de hoy se tiene, fue necesario conocer la problemática que presentaba el archivo, recoger las inquietudes de los usuarios para poder realizar la propuesta de trabajo y ponerlo en práctica. Cada uno de los procesos administrativos, me ayudo a la localización de documentos, la formación de expedientes y entender la relación que existe entre las compañías. El conocer los antecedentes de la compañía, como a evolucionado y la fusión de actividades de cada una de ellas que conforman el archivo de la Dirección Jurídica nos permitieron delimitar cada uno de los fondo respetando el Principio de Procedencia y el Principio de Orden Original que es la piedra angular de la teoría archivística La realización del inventario nos arrojo el conocer con que documentos contamos y la cantidad así mismo nos permitió la selección de los expedientes que se sometieron al tratamiento archivístico y cuales deben estar en custodia del archivo central para su guarda precautoria. La descripción de los fondos documentales es un elemento de relevancia porque ahora es más fácil su localización y consulta de los expedientes para la toma de decisiones en cada uno de los asuntos que manejan. El uso de la tecnología dentro del archivo facilitan las tareas que anteriormente se realizaban en forma manual, el diseño de base de datos tiene dos finalidades, la primera es proteger la integridad del expediente original, la segunda la información contenida en la base de datos nos sirve para la presentación de informes en diversas modalidades por ejemplo podemos saber cuantos expedientes tenemos en total, cuales están próximos a ser transferidos al archivo central, a que áreas pertenecen etc. sin necesidad de consultar los expedientes físicamente. Otra de las bondades de la tecnología es compartir información en un entorno de red y el tener acceso a ello sin importar en donde nos encontramos, los únicos requisitos para

114

ello es tener una computadora, estar conectado a la red de la empresa y ser usuario autorizado. La experiencia que me dejo la elaboración del presente informe es que dentro de la iniciativa privada se puede realizar un trabajo de calidad siempre y cuando se cuenten con los recursos financieros, los directivos de la compañía deben comprender la importancia del archivo radica en ser un recurso estratégico para el desarrollo de las actividades diarias, son la herramienta de la administración, resguardan los documentos que son testigos del cumplimiento de las atribuciones y materializan la memoria de la compañía. La finalidad de la organización archivística, es contar con un buen sistema de gestión documental para optimizar los recursos materiales, financieros, técnicos, tecnológicos y humanos. Proyectar un crecimiento para optimizar los espacios físicos dentro del archivo, que los expedientes se encuentren en óptimas condiciones de conservación, así proporcionar un servicio de calidad a los usuarios en tiempo y forma oportuna. El archivo es la columna vertebral de la compañía en el se concentra la información más representativa que se genera en el desarrollo de las actividades diarias, así se puede tener una visión a futuro en base a la historia que contienen los documentos. Puede representar en un principio un gasto, pero a largo plazo representa un ahorro en el presupuesto asignado, el beneficio es contar la documentación requerida en tiempo y forma, Esto representará una ganancia por la oportuna toma de decisiones dentro de las actividades de la compañía.

115

Bibliografía ALDAY GARCIA, Araceli J. “Introducción a la operación de archivos y dependencias y entidades del poder ejecutivo federal”. México, AGN, 2004. 68p. AREVALO JORDAN, Víctor Hugo. “Diccionario de términos archivísticos”. Córdoba Argentina, Ediciones del Sur, 2003. 240 p. ISBN 987-20868-0-X. AREVALO JORDAN, Víctor Hugo. “Técnicas documentales de archivo. Ordenación y clasificación de los documentos de archivo”. Buenos Aires, Ediciones del Sur, 2003. 292 p. ISBN 987-20868-4-2. BALDINI, Italo. “El Archivo en la Empresa moderna; tratado práctico de organización y funcionamiento de sus Servicios”. 3ª edición. Barcelona, Hispano Europea, 1964. 247 p. CIGARROS LA TABACALERA MEXICANA, S.A. DE C.V. “Lista de Registros Primordiales de la Dirección Jurídica de Cigarros La Tabacalera Mexicana”. México, 8 de Octubre del 2002. 5 p. COUTURE, Carol y ROUSSEAU Jean Yves, “Los Archivos en el siglo XX”. México, AGN, 1982. 434 p. ISBN: 968-805-518-2 CONDE VILLAVERDE María Luisa. “Manual de tratamiento de Archivos Administrativos”. Madrid, Ministerio de Cultura, 1992. 103 p. ISBN: 84-7483-879-7 CRUZ MUNDET, José Ramón, “Manual de archivística”. Madrid, Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1994. 400 p. ISBN: 84-86168-94-5

DIRECCIÓN

DE

ARCHIVOS

ESTATALES,

“Diccionario

de

terminología

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CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS. D.O.F. 05 de Febrero de 1917 Art. 5, 16, 25.

CÓDIGO FISCAL DE LA FEDERACIÓN Última Reforma D.O.F. 01 de julio del 2008 Art. 27, 28, 30, 30-A, 67.

REGLAMENTO DEL CÓDIGO FISCAL DE LA FEDERACIÓN Última reforma publicada D.O.F. 21 de mayo del 2002 Art. 3, 26, 31, 33.

CÓDIGO DE COMERCIO Ultima reforma publicada D.O.F. 30 de Diciembre del 2008 Art. 16, 21, 34, 36, 37, 47, 49.

LEY DE SOCIEDADES MERCANTILES. Última reforma publicada D.O.F. 28 de Julio del 2006 Art. 5, 9, 73, 81, 111, 128. 129,143, 158, 178, 219.

REGLAMENTO DE LA LEY DE INVERSIONES EXTRANJERAS. Publicado D.O.F. DOF 08 de Septiembre de 1998 Art. 38.

LEY DE PROPIEDAD INDUSTRIAL. Última reforma publicada D.O.F. 25 Enero del 2006 Art. 23, 29, 36, 82, 95,103, 165.

CÓDIGO PENAL FEDERAL Última reforma publicada D.O.F. 28 Junio del 2007 Art 104,105, 106, 107. 121

CÓDIGO FEDERAL DE PROCEDIMIENTOS CIVILES Última reforma publicada D.O.F.30 de Diciembre del 2008 Art. 188.

LEY DE GENERAL DE SALUD. Ultima reforma publicada D.O.F. 15 de Diciembre del 2008 Art. 301, 396, 396 Bis. 451, 452.

LEY GENERAL PARA EL CONTROL DEL TABACO Publicada D.O.F. 30 de mayo del 2008 Art 6, 14, 15, 16, 17, 23, 24, 25.

LEY FEDERAL SOBRE METROLOGIA Y NORMALIZACION Última reforma publicada D.O.F. 28 de julio del 2006 Art. 11,12, 14.

LEY GENERAL DEL EQUILIBRIO ECOLOGICO Y LA PROTECCIÓN AL AMBIENTE Última reforma publicada D.O.F. 16 de Mayo del 2008 Art.203.

LEY FEDERAL DEL TRABAJO Ultima reforma publicada D.O.F. 01 de enero de 1970 Art. 24, 33,132, 153, 153-A, 153-M, 153-N, 153-V, 386, 422. 516, 517, 518, 519.

LEY DEL SEGURO SOCIAL Ultima reforma publicada D.O.F. 14 de diciembre del 2005 Art. 300

LEY DEL INSTITUTO DEL FONDO NACIONAL DE LA VIVIENDA PARA LOS TRABAJADORES Última reforma publicada D.O.F. 01 de junio del 2005 Art. 29.

122

123

ANEXO 1 Política de PMI- Anexo –C-1A TABLA MAESTRA DE RETENCIÓN Categoría del

Definición y Ejemplos

Período de Retención

Registro Histórico

Son los registros que deben conservarse a largo plazo para efectos de la

Indefinida (revisar cada año)

historia corporativa. Por ejemplo, los documentos de constitución de la compañía, títulos de propiedad de los bienes inmuebles, libros mayores del ejercicio, organigramas, títulos accionarios y certificados de inversión, declaraciones/planillas de impuesto sobre la renta y los recibos de pago de impuestos. Fiscal

Son los registros que reflejan la situación financiera de la compañía para

10 años o el período que determine la legislación local,

efectos de control y la situación de la empresa frente a sus vendedores y

el que resulte mayor. En cualquier caso, hasta que el

proveedores. Por ejemplo, facturas de proveedores, facturas de venta,

departamento de Finanzas e Impuestos autorice la

libros mayores, documentos de recapitalización, documentación de

disposición. Esto se conoce como “Liberación fiscal”

dividendos, documentación de reportes reglamentarios, documentos de

(Tax Cleareance).

respaldo de los cálculos de impuesto sobre la renta, presentaciones de declaraciones/planillas y recibos de pago de impuestos diferentes al impuesto sobre la renta. Cumplimiento de Fechas

Cualquier

registro

relacionado

con

actividades

y

proyectos

de

7 años después de la fecha o evento específico.

cumplimiento de fechas. Por ejemplo, los planes, datos de pruebas, memos y revisiones de programa. La documentación del proyecto Y2K se conservará hasta el 31 de enero del 2007. ISO

Todos los documentos que requieran ser creados o conservados en los

Como se define en la norma ISO DIS 15489-1:

términos de algún sistema de calidad para obtener certificaciones de ISO.

Information and Documentation – Records Management – Parte 1 o en cualquier otro parámetro ISO aplicable.

Legal

Documentos

relacionados

con

requerimientos

legales

locales

o

El período más largo señalado por la ley o reglamento,

internacionales. Por ejemplo, contratos, documentos control de calidad,

sea local, internacional o de jurisdicción

reportes de producción, reportes ambientales y reportes de monitoreo

estadounidense.

médico. Referencia

Los registros que un departamento puede requerir para asegurar que

Indefinida (revisar cada año)

tiene información disponible para planeación a largo plazo. Por ejemplo, estadísticas de la gerencia o la entidad legal, listas de registros primordiales, reportes de investigación que evidencien estadísticas demográficas, participación de mercado o diferenciación de marcas. General

Todos los demás registros primordiales, como se definen en la presente

Tres años a partir del fin de actividad* (revisar

política

anualmente).

y

sus

correspondencia

procedimientos. y

memos

con

Por

ejemplo,

contenido

presentaciones,

substancial,

reportes

gerenciales, presupuestos anuales de operación, reportes estadísticos, encuestas de mercado.

*Fin de Actividad - Momento en el que el registro deja de ser necesario para efectos del negocio o legales. Estos efectos incluyen los requisitos de Suspensión de Disposición. El momento de fin de actividad puede ocurrir cuando el registro se encuentra en las oficinas o en el archivo inactivo. Los ejemplos señalados no pretenden abarcar todos los registros de cada categoría. En caso de necesitar aclaración en relación a ciertos registros específicos para asignarles determinada categoría es necesario consultar a la Coordinación General de Administración de Registros.

*PHILIP MORRIS MEXICO S.A. DE C.V. PMI- Política C-1, Administrando Información de la Compañía, [en línea] [Consultada 27 de marzo del 2009] (Disponible en: http://www.intranet.pmi/MX/spa/EMPSERVICES/RIM/content/Politica_C1.PDF.AnexoC-1A.)

124

ANEXO 2 Política de PMI-Anexo C-1B CATEGORÍAS DE INFORMACIÓN SUJETAS A REQUISITOS DE RETENCIÓN INDEFINIDA DE REGISTROS 1

Fecha de expedición: Noviembre del 2004

CATEGORÍAS DE INFORMACIÓN SUJETAS A REQUISITOS DE RETENCIÓN INDEFINIDA DE REGISTROS Las categorías de información sujetas a los requisitos de Retención Indefinida de Registros (Resumen de Categorías) están organizadas de la siguiente manera:

1. Efectos del consumo de tabaco en la salud

2. Contrabando y competencia

3. Varios 1

Estas categorías tienen que ver con alegaciones hechas en el transcurso de litigios, o procesos reguladores o investigaciones, y se describen a continuación. Dentro de la descripción de cada categoría, usted encontrará enlaces electrónicos a los Avisos de Retención Indefinida de Registros correspondientes. Si usted tiene algún registro que está dentro de las categorías que se indican a continuación, usted debe revisar y entender los Avisos de Retención Indefinida de Registros vinculados a estas categorías. Estos Avisos son la fuente de sus obligaciones de retención, y su resumen no cambia (y, ciertamente, no reduce) sus obligaciones de retención de forma alguna. Si tiene cualquier pregunta o requiere cualquier asistencia para cumplir con sus obligaciones de preservar registros sujetos a una Retención Indefinida de Registros, mantenga el registro y comuníquese con el Departamento de Administración de Registros e Información. 1

Alegaciones son afirmaciones o aclamaciones hechas contra Philip Morris USA o Philip Morris International (incluyendo sus subsidiarias y afiliadas) en el transcurso de litigios, procesos reguladores o investigaciones. Esto no quiere decir que la compañía o compañías necesariamente hicieron lo alegado. Tales acusaciones deberán probarse verdaderas en un tribunal legal o ante las autoridades pertinentes.

125

Política de PMI-Anexo C-1B CATEGORÍAS DE INFORMACIÓN SUJETAS A REQUISITOS DE RETENCIÓN INDEFINIDA DE REGISTROS

A. Efectos del consumo de tabaco en la salud

Usted debe conservar todos los registros que están bajo la categoría general de "efectos del consumo de tabaco en la salud". Estos temas cubren el tabaco, el humo del tabaco y los riesgos que poseen los cigarrillos (incluyendo enfermedad, adicción, fumado pasivo y 2

seguridad contra incendios). Estos temas incluyen específicamente lo que Philip Morris o la industria ha aprendido o desarrollado en relación a estos riesgos y sus gestiones de modificar los riesgos a través de sus propias investigación, desarrollo, evaluación/modificación de producto, funciones de manufactura y control de calidad, así como externamente, a través de individuos, asociaciones de la industria y organizaciones de investigación. • La relación entre el uso de tabaco (por ejemplo, el consumo activo de tabaco y la exposición al fumado pasivo) y cualquier efecto en la salud, enfermedad, condición o adicción. • Las características del tabaco, el humo de tabaco (incluyendo el fumado pasivo) o productos de tabaco en las siguientes áreas: • Efectos en la salud o reclamos de salud; • Alquitrán, nicotina y otras transmisiones del humo; • Adicción; • Beneficios del consumo de tabaco; • Exposición al fumado pasivo y la calidad del aire interno; • Pruebas biológicas; • Agentes de protección de cultivos, pesticidas y fumigantes; • Modificación genética de plantas de tabaco; • Características y componentes químicos y físicos; • Nicotina, farmacología de nicotina y temas de pH; 2

En todo este documento, cualquier referencia a “Philip Morris” o “la Compañía" debe entenderse que incluye a Philip

Morris International y Philip Morris USA (incluyendo sus subsidiarias y afiliadas, específicamente, incluyendo entidades tales como Philip Morris Research Laboratories), a menos que los términos se definan de otra forma dentro del texto de la Política. Si tiene cualquier duda acerca de la entidad o entidades a las que se pretende hacer referencia en un determinado caso en C-1B, contacte al Departamento de Administración de Registros e Información para cualquier aclaración.

126

Política de PMI-Anexo C-1B CATEGORÍAS DE INFORMACIÓN SUJETAS A REQUISITOS DE RETENCIÓN INDEFINIDA DE REGISTROS • Comportamiento humano del consumo de tabaco (por ejemplo, inicio, abandono, efectos psicológicos y farmacológicos del humo y el consumo del tabaco); • Modificación de los productos de tabaco, el humo de tabaco o el fumado pasivo (por ejemplo, filtración, ventilación del cigarrillo, sustitutos de tabaco, cambios de relleno, etc.); • Propensión a ignición (conocida también como seguridad contra incendios); • Ingredientes, aditivos y rellenos, incluido su contenido de nicotina y/o pH; • Papel de cigarrillo, materiales del filtro, pegamentos, tintas y otros materiales directos; • Fórmulas para los rellenos de cigarrillo, recetas para la mezcla de tabaco y composición del filtro. • Asociaciones de la industria, organizaciones de investigación o cualquier otra organización/individuo relacionados con el consumo de tabaco y temas de salud.

Por favor, tenga presente que aunque éste es un buen punto de partida para entender sus obligaciones de Retención Indefinida de Registros en la categoría de los efectos del consumo de tabaco en la salud, hay más detalles que usted debe considerar en el material que se presenta a continuación.

Comunicaciones con los consumidores, el público y el gobierno Estos temas incluyen la forma en que Philip Morris o la industria ha comunicado (o no ha comunicado aun) información acerca de los riesgos del consumo de tabaco en la salud y lo que Philip Morris o la industria sabía acerca de las expectativas o creencias de los consumidores respecto a los riesgos del consumo de tabaco en la salud. • Políticas, prácticas y la diseminación u ocultación de información por Philip Morris sobre cualquier tema relacionado a los efectos de consumo del tabaco en la salud. • Discursos u otras declaraciones públicas acerca de los efectos del consumo de tabaco en la salud (incluyendo la adicción), el fumado pasivo o la seguridad contra incendios hechos por Philip Morris o en su representación. • Advertencias a los consumidores y otros sobre los efectos del consumo del tabaco en la salud (incluyendo la adicción), la exposición al fumado pasivo o la seguridad contra incendios.

127

Política de PMI-Anexo C-1B CATEGORÍAS DE INFORMACIÓN SUJETAS A REQUISITOS DE RETENCIÓN INDEFINIDA DE REGISTROS • Expectativas o creencias de los consumidores acerca de los efectos del consumo de tabaco en la salud (incluyendo la adicción) o el fumado pasivo y los motivos por las compras de cigarrillos por parte de los consumidores. • Costos de atención de la salud y/o seguro de atención a la salud ocasionados por el consumo del tabaco, la adicción o el fumado pasivo. • Beneficios económicos a la sociedad (por ejemplo, ingresos fiscales y empleo).

Regulación gubernamental Estos temas se concentran en la regulación gubernamental del tabaco y los productos de tabaco, consumo de tabaco, mercadeo y como Philip Morris o la industria ha estado involucrada en el proceso regulador (a través de promociones o de alguna otra forma) y su trayectoria de cumplimiento con los reglamentos. • Regulación gubernamental del tabaco, productos de tabaco, mercadeo, fumado pasivo o propensión a ignición y comunicaciones acerca de estas regulaciones, y el cumplimiento con los mismos.

Mercadeo e investigación de mercado Estos temas cubren una extensa serie de esfuerzos por la compañía en comercializar cigarrillos (por ejemplo, publicidad, patrocinio, promociones, etc.) En particular, los registros relacionados a si la compañía ha comercializado cigarrillos con el fin de atraer a jóvenes o engañar respecto a los riesgos del consumo de tabaco en la salud. • Planes de mercadeo, programas y estrategias relacionados a los cigarrillos. Estos temas incluyen el mercadeo de cigarrillos por Philip Morris e incluye temas que atraen a los jóvenes o grupos determinados y afirmaciones o temas de salud, incluyendo, por ejemplo, cigarrillos "ligeros" o con bajo nivel de alquitrán. • Registros de investigación de mercado, incluyendo todos los registros relacionados a la planificación, ejecución y resultados finales de cualquier investigación de mercado sobre cigarrillos y campañas de publicidad de cigarrillos. Esto incluiría registros producidos de los estudios de seguimiento y cambio de marcas, grupos de enfoque, encuestas, estudios de recuento de publicidad, instrumentos de investigación, guías de moderador y reportes recibidos de las agencias de investigación.

128

Política de PMI-Anexo C-1B CATEGORÍAS DE INFORMACIÓN SUJETAS A REQUISITOS DE RETENCIÓN INDEFINIDA DE REGISTROS

Registros financieros - Mercadeo • Gastos anuales actuales de Philip Morris International Inc. en publicidad, mercadeo y promoción de cigarrillos.

Manufactura • Procesos de producción utilizados para fabricar los cigarrillos de la Compañía. • Procedimientos de control de calidad utilizados para fabricar los cigarrillos de la Compañía.

Recursos humanos • Descripciones de trabajo del personal gerencial y profesional. • Un juego completo de organigramas y actualizaciones continuas.

Acuerdos de defensa de litigios • Contratos de representación legal conjunta o defensa legal conjunta entre entidades de Philip Morris y cualquier tercera parte que tengan que ver con litigios relacionados con los efectos del consumo de tabaco en la salud (incluyendo la seguridad contra incendios).

Registros históricos especialmente preservados Los siguientes temas están bajo la Retención Indefinida de Registros y ya han sido colectados y preservados en cumplimiento con las obligaciones legales. Estos temas tienen que ver más que nada con cuestiones históricas de Philip Morris U.S.A. Sin embargo, cualquier individuo que tenga registros que satisfagan estas descripciones debe retenerlos. • Registros de las "Reuniones de Richmond" desde el 1º de enero de 1979 hasta el 31 de diciembre de 1996, inclusive. • Ciertos registros relacionados a INBIFO creados el - o antes del - 31 de diciembre de 1999. • Materiales de las reuniones del "Equipo de Acción" de Philip Morris (alrededor de 1994).

129

Política de PMI-Anexo C-1B CATEGORÍAS DE INFORMACIÓN SUJETAS A REQUISITOS DE RETENCIÓN INDEFINIDA DE REGISTROS

• Los motivos para la formación de los laboratorios o centros de investigación de Philip Morris y sus objetivos y actividades con relación al consumo de tabaco y la salud (incluyendo adicción), el fumado pasivo y la propensión a ignición. • Políticas y prácticas relativas a comunicaciones internas entre las operaciones relacionadas con el tabaco de Philip Morris USA en los Estados Unidos y laboratorios afiliados fuera de los Estados Unidos. • Cualquier registro relacionado a Health Buildings International Inc. (y cualquier predecesor o compañías afiliadas y sus empleados actuales o anteriores).

B. Contrabando y competencia Usted debe conservar registros que son parte de la categoría general de registros relacionados al “contrabando” de cigarrillos. El término "contrabando" debe entenderse como que incluye términos afines, tales como “trafico ilícito,” "sin paga de derechos, (o "DNP”), "tránsito", "mercado negro", "mercado gris", "mercado especial", "mercado oportunista", "mercado paralelo", "transacciones de re-exportación", "transacciones de puerta trasera", "operación sombrilla", "evitación" de los impuestos o derechos sobre las ventas de cigarrillos y la "evasión" de impuestos o derechos sobre las ventas de cigarrillos. Los registros que usted tiene la obligación de conservar para los litigios de Contrabando se describe en los breves párrafos siguientes. Entre julio de 1998 y abril de 2001, se expidieron a los empleados nueve avisos por separado de Retención Indefinida de Registros. Esos nueve Avisos fueron redistribuidos a los empleados en un Aviso de Retención Indefinida de Registros exhaustivo fechado 4 de junio del 2002, y es necesario que usted lea, entienda y siga los detalles de ese Aviso y sus anexos. Los empleados de Philip Morris deben retener todos los registros creados durante el periodo 1 de enero de 1975 al 9 de noviembre del 2001, que se refieran o relacionen a los siguientes temas: • contrabando de cigarrillos en, a o a través de: Colombia, Bélgica, Finlandia, Francia, Alemania, Grecia, Italia, Luxemburgo, los Países Bajos, Portugal o España;

• la compra, venta, comercialización y distribución de cigarrillos contrabandeados en Colombia, Bélgica, Finlandia, Francia, Alemania, Grecia, Italia, Luxemburgo, los Países Bajos, Portugal o España;

130

Política de PMI-Anexo C-1B CATEGORÍAS DE INFORMACIÓN SUJETAS A REQUISITOS DE RETENCIÓN INDEFINIDA DE REGISTROS

• la fabricación de cigarrillos Belmont en el Ecuador y el contrabando de los mismos a Colombia; • la generación de facturas, conocimientos de embarque y documentos de embarque falsos o dolosos en Colombia, Bélgica, Finlandia, Francia, Alemania, Grecia, Italia, Luxemburgo, los Países Bajos, Portugal o España; • el pago de cigarrillos contrabandeados por empresas suizas a cuentas bancarias suizas; • la publicidad de cigarrillos de marca Marlboro dentro de Colombia; • la compra de cigarrillos con ganancias derivadas de las ventas de drogas ilegales; • el congelamiento de las cuentas bancarias en Miami de diversos distribuidores de Philip Morris; • el pago para cigarrillos por agentes o distribuidores en el Caribe y Centroamérica a la compañía Maraval, domiciliada en Suiza; • la entrega de cigarrillos a agentes o distribuidores en el Caribe y Centroamérica por la compañía Weitnauer, domiciliada en Suiza, o sus afiliadas; • la fijación de precios para cigarrillos contrabandeados en Colombia, Bélgica, Finlandia, Francia, Alemania, Grecia, Italia, Luxemburgo, los Países Bajos, Portugal o España; • acuerdos escritos con Bélgica, Finlandia, Francia, Alemania, Grecia, Italia, Luxemburgo, los Países Bajos, Portugal o España en los cuales PMI se comprometió a tomar diversas medidas para combatir el contrabando a la Comunidad Europea; • el diseño y etiquetado del empaquetado de cigarrillos con el objeto de dificultarle a los agentes aduaneros la identificación de cigarrillos contrabandeados; • la colocación de timbres fiscales indebidos o falsificados en los paquetes de cigarrillos; • cualquier acuerdo entre PMI y otros fabricantes de cigarrillos para fijar los precios de cigarrillos contrabandeados y cualquier acta de cualquier reunión relacionada a tales acuerdos; • la presentación de documentos falsos o fraudulentos ante el Servicio de Aduanas y el Negociado de Alcohol, Tabaco y Armas de Fuego de los Estados Unidos y la Comunidad Europea; y • el "Plan de Acción de Boca Ratón".

131

Política de PMI-Anexo C-1B CATEGORÍAS DE INFORMACIÓN SUJETAS A REQUISITOS DE RETENCIÓN INDEFINIDA DE REGISTROS

C. Varios Es necesario que usted conserve registros que se encuentran bajo un pequeño número de temas varios. Los registros que usted tiene la obligación de conservar se describen en los párrafos siguientes, y, para cada uno de estos temas, hay un vínculo electrónico al Aviso de Retención Indefinida de Registros específico. Es necesario que usted lea, entienda y siga los detalles de esos Avisos y cualquiera de los anexos. Compra de hojas de tabaco • Registros de Lausana, Suiza o cualquier oficina principal regional de Philip Morris International que contengan información acerca de la compra de hojas de tabaco a agricultores de tabaco estadounidenses, incluyendo planes de compra, planes de negocios, pronósticos, calendarios, tabulaciones, reportes sumarios o periódicos, licitaciones o precios para hojas de tabaco, facturas, órdenes de compra, recibos de venta, registros de pagos, comunicaciones con agricultores o titulares de cuotas de

tabaco

estadounidenses,

reuniones,

conversaciones,

comunicaciones,

entendimientos o acuerdos, o decisiones para comprar hojas de tabaco en el exterior en vez de hojas de tabaco cultivado en los Estados Unidos.

Retención de registros • Políticas y prácticas relativas a la retención, el almacenamiento o la eliminación de registros de la compañía.

Sistemas de correo electrónico Estos temas tienen que ver con la forma en que la compañía ha utilizado y administrado sus sistemas de correo electrónico y la forma en que la compañía ha capacitado e informado a los empleados sobre el debido uso y retención del correo electrónico, así como su obligación de cumplir con las políticas y los procedimientos de correo electrónico. • Cualquier registro relacionado a sistemas de correo electrónico específicos que la compañía ha utilizado y sus fechas de uso.

132

Política de PMI-Anexo C-1B CATEGORÍAS DE INFORMACIÓN SUJETAS A REQUISITOS DE RETENCIÓN INDEFINIDA DE REGISTROS

• Cualquier política y procedimiento relacionados al uso y la retención de correo electrónico, incluyendo la distribución de estas políticas y procedimientos. • Cualquier registro relacionado a la capacitación de los empleados sobre el uso y la retención de correos electrónicos y los esfuerzos por hacer cumplir las políticas y los procedimientos de correos electrónicos. • Cualquier registro relacionado al borrado de correo electrónico, sin importar si el borrado es a nivel de todo el sistema, a nivel de un departamento u otro borrado concentrado en un área específica. • Cualquier registro relacionado a los procedimientos de resguardo de correo electrónico y las decisiones para resguardar, almacenar o restaurar el correo electrónico.

*PHILIP MORRIS MEXICO S.A. DE C.V. PMI- Política C-1, Administrando Información de la Compañía, [en línea] [Consultada el 27 de marzo del 2009] Disponible en: http://www.intranet.pmi/MX/spa/EMPSERVICES/RIM/content/Politica_C1.PDF. Anexo C-1B.1-9p.

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ANEXO 3 LISTA DE REGISTROS PRIMORDIALES DIRECCIÓN JURÍDICA PHILIP MORRIS MÉXICO, S.A. DE C.V. Registro

Retención

GENERAL Opiniones Legales

3 años

Expedientes de Litigios (mercantil, civil, penal, fiscal, laboral, administrativo.)

3 años

Administrativo (Relaciones con dependencias gubernamentales y procedimientos administrativos) Secretaría de Salud (sometimientos de publicidad, permisos, rechazos, recursos, apelaciones, negociaciones, etc.) Contratos Proyectos y Programas

3 años 3 años 7 años 3 años

CORPORATIVO Actas Constitutivas

Indefinida

Estatutos Sociales

Indefinida

Registros Sociales y Permisos (Rel. Ext., Inv. Ext., RPPC, etc.) Escrituras de Inmuebles

Indefinida Indefinida

Libro de Actas de Asamblea de Accionistas Libro de Registro de Socios

Indefinida Indefinida

Libro de Variaciones de Capital

Indefinida

Libro de Actas de Consejo de Administración Poderes (otorgamiento y revocación)

Indefinida Indefinida

Títulos Accionarios

Indefinida

Dividendos

Indefinida

Contratos Especiales

Indefinida

Títulos Accionarios cancelados

Indefinida TRÁMITES ADMINISTRATIVOS

Certificados

Indefinida

Licencias

Indefinida

Constancias

Indefinida

Avisos

Indefinida

Títulos

Indefinida

Placas

Indefinida

Vistos Buenos

Indefinida

Informes Autorizaciones

Indefinida MIGRACIÒN

Expedientes Migratorios

3 años

*PHILIP MORRIS MEXICO, S.A. DE C.V. Lista de Registros Primordiales de la Dirección Jurídica de Philip Morris México, México 8 de Octubre del 2002. 3-5p.

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ANEXO 4 LISTA DE REGISTROS PRIMORDIALES DIRECCIÓN JURÍDICA CIGARROS LA TABACALERA MEXICANA, S.A. DE C.V. Registro

Retención

GENERAL Opiniones Legales

3 años

Expedientes de Litigios (mercantil, civil, penal, fiscal, laboral, administrativo.)

3 años

Administrativo (Relaciones con dependencias gubernamentales y procedimientos administrativos) Secretaría de Salud (sometimientos de publicidad, permisos, rechazos, recursos, apelaciones, negociaciones, etc.) Contratos

3 años

Proyectos y Programas

3 años

3 años 7 años

CORPORATIVO Actas Constitutivas

Indefinida

Estatutos Sociales

Indefinida

Registros Sociales y Permisos (Rel. Ext., Inv. Ext., RPPC, etc.)

Indefinida

Escrituras de Inmuebles

Indefinida

Libro de Actas de Asamblea de Accionistas

Indefinida

Libro de Registro de Socios

Indefinida

Libro de Variaciones de Capital

Indefinida

Libro de Actas de Consejo de Administración

Indefinida

Poderes (otorgamiento y revocación)

Indefinida

Títulos Accionarios

Indefinida

Dividendos

Indefinida

Contratos Especiales

Indefinida

Títulos Accionarios cancelados

Indefinida TRÁMITES ADMINISTRATIVOS

Certificados

Indefinida

Licencias

Indefinida

Constancias

Indefinida

Avisos

Indefinida

Títulos

Indefinida

Placas

Indefinida

Vistos Buenos

Indefinida

Informes Autorizaciones

Indefinida PROPIEDAD INDUSTRIAL

Sometimientos de diseño y registro de marcas (locales o internacionales)

Indefinida

Registro de Marcas (locales o internacionales)

Indefinida

Expedientes de caducidad

Indefinida

Sumario Reportes de Caducidad

7 años

Litigios de Propiedad Industrial

7 años

Contratos de Licencia Confidencialidad y Secreto Comercial

Indefinida

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Expedientes de Marcas (locales e internacionales) Expedientes de Proyectos

Indefinida 3 años

*CIGARROS LA TABACALERA MEXICANA S.A. DE C.V. Lista de Registros Primordiales de la Dirección Jurídica de Cigarros La Tabacalera Mexicana, México 8 de Octubre del 2002. 3-5p.

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ANEXO 5 LISTA DE REGISTROS PRIMORDIALES DIRECCIÓN JURÍDICA TABACOS DESVENADOS, S.A. DE C.V. Registro

Retención

GENERAL Opiniones Legales

3 años

Expedientes de Litigios (mercantil, civil, penal, fiscal, laboral, administrativo.)

3 años

Administrativo (Relaciones con dependencias gubernamentales y procedimientos administrativos) Secretaría de Salud (sometimientos de publicidad, permisos, rechazos, recursos, apelaciones, negociaciones, etc.) Contratos

3 años

Proyectos y Programas

3 años

3 años 7 años

CORPORATIVO Actas Constitutivas

Indefinida

Estatutos Sociales

Indefinida

Registros Sociales y Permisos (Rel. Ext., Inv. Ext., RPPC, etc.) Escrituras de Inmuebles

Indefinida Indefinida

Libro de Actas de Asamblea de Accionistas

Indefinida

Libro de Registro de Socios

Indefinida

Libro de Variaciones de Capital

Indefinida

Libro de Actas de Consejo de Administración

Indefinida

Poderes (otorgamiento y revocación)

Indefinida

Títulos Accionarios

Indefinida

Dividendos

Indefinida

Contratos Especiales

Indefinida

Títulos Accionarios cancelados

Indefinida TRÁMITES ADMINISTRATIVOS

Certificados

Indefinida

Licencias

Indefinida

Constancias

Indefinida

Avisos

Indefinida

Títulos

Indefinida

Placas

Indefinida

Vistos Buenos

Indefinida

Informes Autorizaciones

Indefinida

*TABACOS DESVENADOS, S.A. DE C.V. Lista de Registros Primordiales de la Dirección Jurídica de Tabacos Desvenados, México 8 de octubre de 2002. 3-5p.

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