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Estudio de requisitos del sistema de Información Patrimonial Integrado del Centro de Patrimonio Cultural Vasco
Fecha: 2010-11-02
Referencia: 10/074
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Contenido Capítulo/sección
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Página
ESTABLECIMIENTO DEL ALCANCE DEL SISTEMA ........................................................................ 1 1.1
ESTUDIO DE LA SOLICITUD ..................................................................................................................... 1
1.2 IDENTIFICACION DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PATRIMONIAL INTEGRADO................................................................................................................................................................ 2 1.3
2
ESPECIFICACION DEL ALCANCE DEL ESTUDIO ............................................................................... 4
ESTUDIO DE LA SITUACIÓN ACTUAL ................................................................................................ 6 2.1 MAPA DE APLICACIONES INFORMATICAS DEL CENTRO DE PATRIMONIO CULTURAL VASCO .......................................................................................................................................................................... 7 2.2
SITUACION ACTUAL ................................................................................................................................... 9
2.2.1 sistema de información patrimonial (K46).......................................................................................................... 9 2.2.1.1 Descripción general ..........................................................................................................................9 2.2.1.2 Arquitectura ....................................................................................................................................12 2.2.1.3 Modelo de datos .............................................................................................................................12 2.2.1.4 Interacción con otros sistemas .......................................................................................................13
2.2.2 sistema de archivo gráfico (Q89) ..................................................................................................................... 14 2.2.2.1 Descripción general ........................................................................................................................14 2.2.2.2 Arquitectura ....................................................................................................................................15 2.2.2.3 Modelo de datos .............................................................................................................................16 2.2.2.4 Interacción con otros sistemas .......................................................................................................16
2.2.3 Archivo administrativo ...................................................................................................................................... 16 2.2.3.1 Descripción general ........................................................................................................................16 2.2.3.2 Arquitectura ....................................................................................................................................17 Modelo de datos .........................................................................................................................................18 2.2.3.4 Interacción con otros sistemas .......................................................................................................18
2.2.4 EXPEDIENTES DE PROTECCIÓN DE BIENES CALIFICADOS E INVENTARIADOS ................................. 19 2.2.4.1 Descripción general ........................................................................................................................19 2.2.4.2 Arquitectura ....................................................................................................................................20 2.2.4.3 Modelo de datos .............................................................................................................................20 2.2.4.4 Interacción con otros sistemas .......................................................................................................21
2.2.5 solicitudes de información ................................................................................................................................ 22 2.2.5.1 Descripción general ........................................................................................................................22 2.2.5.2 Arquitectura ....................................................................................................................................23 2.2.5.3 Modelo de datos .............................................................................................................................23 2.2.5.4 Interacción con otros sistemas .......................................................................................................23
2.2.6 ordenes y subvenciones .................................................................................................................................. 24 2.2.6.1 Descripción general ........................................................................................................................24 2.2.6.2 Arquitectura ....................................................................................................................................25 2.2.6.3 Modelo de datos .............................................................................................................................25 2.2.6.4 Interacción con otros sistemas .......................................................................................................27
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2.3 DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL ............................................................................................. 27
3 DEFINICIÓN DE REQUISITOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRADO ................... 31 4. SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRADO A CONSTRUIR ......................................................... 35 4.1 CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS .................................................................................................................... 37 4.1.1 arquitectura ...................................................................................................................................................... 37 4.1.2 contexto de albergue........................................................................................................................................ 37 4.1.3 normativa.......................................................................................................................................................... 38 4.1.4 herramientas de desarrollo .............................................................................................................................. 38 4.1.5 sistemas horizontales con los que interactua .................................................................................................. 38
4.2 FUNCIONALIDADES CONTEMPLADAS ...................................................................................................... 39 4.3 UNIFICACIÓN, NORMALIZACIÓN Y MIGRACIÓN DE LAS FUENTES DE INFORMACION DE LOS SISTEMAS ACTUALES .................................................................................................................................. 44
5 PLAN DE ACTUACION .............................................................................................................................. 46 5.1 FASES DEL PROYECTO ................................................................................................................................... 46
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ESTABLECIMIENTO DEL ALCANCE DEL SISTEMA
1.1
ESTUDIO DE LA SOLICITUD
El Centro de Patrimonio Cultural Vasco dispone de un conjunto de herramientas informáticas de apoyo para la gestión, protección, difusión y fomento del patrimonio cultural vasco. Estas herramientas constituyen la red de información para su trabajo diario. La información registrada corresponde a: • •
Registro de Bienes Culturales Calificados y el Inventario General del Patrimonio Cultural Vasco. Depósito de materiales arqueológicos de la comunidad Autónoma del País Vasco.
•
Expedientes de protección de bienes culturales calificados e inventariados.
•
Planeamientos urbanísticos y de ordenación del territorio de la CAPV.
•
Ordenes y subvenciones gestionadas por el Centro de Patrimonio Cultural Vasco.
•
El Archivo administrativo compuesto por los expedientes tramitados por el Centro.
•
El Archivo Gráfico de los bienes calificados e inventariados del patrimonio cultural vasco así como de los materiales.
•
Información geográfica de los bienes calificados e inventariados del patrimonio cultural vasco así como de los materiales.
El eje central de la red de información del Centro de Patrimonio Cultural Vasco es el bien patrimonial, y cada una de las herramientas informáticas de apoyo con las que cuenta gestiona una parte de la información de dicho bien patrimonial.
El Centro de Patrimonio Cultural Vasco requiere para el correcto desempeño de sus funciones obtener una visión integral de la información existente acerca de un bien patrimonial. Dicha tarea supone un esfuerzo adicional con los actuales sistemas que presentan problemas tan importantes como: •
A pesar de que existe relación entre la información gestionada por las distintas herramientas, no existe interacción entre ellas. Los intentos de interconexión entre aplicaciones han fracasado por distintos motivos (técnicos, de sincronización, de identificación del mismo elemento en cada sistema,…), originando
Contenido duplicado en los distintos sistemas, a veces bajo criterios de introducción distintos
Incremento de las actividades necesarias para actualizar un dato.
Incremento de posibles errores de integridad e inconsistencia de la información.
•
El enfoque de cada aplicación abordado de manera individualizada da solución a especificaciones puntuales del usuario sin tener una visión global del sistema.
•
Con el paso del tiempo algunas aplicaciones no han evolucionado e incluso han quedado fuera de los estándares de Gobierno. Esto complica la adecuación a nuevas necesidades y la asistencia técnica recibida para cualquier problema derivado de implantación en nuevo equipo, implementación de pequeñas necesidades que surjan, interconexión entre aplicaciones, etc…
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•
Algunos de los sistemas no cuentan con un control de acceso y de seguridad, lo que lleva a generar nuevas fuentes de información duplicadas y específicas para labores de difusión o investigación. A veces, estas fuentes son actualizadas por el usuario al que se le han proporcionado, y se requiere una labor adicional de importación a los sistemas originales para que los cambios queden reflejados.
•
Algunas fuentes de información son locales, y su gestión se realiza a través de una aplicación cliente específica que requiere instalación por puesto (ej. knosys). Esto genera dependencia de ciertos puestos y dificulta el libre acceso desde cualquier otro puesto, tanto de la red corporativa como externo.
•
Algunos procesos de negocio implementados no se ajustan a los requisitos actuales del Centro. La información intercambiada con otras entidades en la labor de investigación o difusión a veces genera nuevas fuentes de información que duplica y dificulta el mantenimiento de la misma.
El objetivo general del presente documento es determinar el Sistema de Información Integrado para Centro de Patrimonio Cultural Vasco que facilite:
la organización, gestión y control de la red de información derivada de la dirección.
la gestión del Registro de Bienes Culturales Calificados.
la gestión del Inventario General del Patrimonio Cultural Vasco.
1.2
IDENTIFICACION DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PATRIMONIAL INTEGRADO
Para alcanzar el Sistema de Información patrimonial integrado se deberán cubrir los siguientes objetivos específicos: •
Reestructuración y organización de las actuales fuentes de información que constituyen el Inventario General del Patrimonio Cultural Vasco a un modelo de datos integrado que contemple:
Identificación del bien patrimonial de manera única, independientemente del inventario general al que pertenezca.
Redefinición de un modelo de ficha para cada inventario existente unificando los criterios descriptivos comunes.
Normalización y control terminológico de la información registrada en campos de texto libre y que se pueden acotar a un lista de valores (denominación de municipios, comarcas, localidades, tablas de clasificación, protección,...)
Incorporación en la ficha inventario de campos específicos para la difusión del elemento patrimonial en Internet. Dentro de esta área se contemplan tanto campos descriptivos como el bilingüismo de la información a difundir.
Mantener las funcionalidades del Sistema de Información Patrimonial (K46) existente, sobre todo la interfaz de búsqueda con la que cuenta y los tiempos de respuesta.
Permitir la interconexión con el sistema Gis a nivel de elemento patrimonial y evitar las necesidades de duplicidad de información actualmente existentes en el sistema Gis.
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•
Evolución del sistema de archivo gráfico actual hacia una interfaz gráfica más amigable y sencilla, que facilite y agilice la consulta y recuperación de información referente al archivo gráfico y mantenga la relación existente con el inventario general de bienes.
•
Reestructuración y organización de la información que constituye el archivo administrativo del Centro de Patrimonio a un modelo de datos normalizado, dotando al sistema de una interfaz gráfica mediante la cual sea fácil la recuperación de la información registrada y su posible relación con el inventario general de bienes.
•
Reestructuración y organización de la información perteneciente a los expedientes de protección de bienes patrimoniales en un modelo de datos normalizado, dotando al sistema de una interfaz gráfica mediante la cual sea fácil la recuperación de la información registrada y su posible relación con el inventario general de bienes.
•
Registro de las solicitudes de información recibidas acerca de un bien patrimonial y relación con el Inventario general de bienes para controlar y gestionar de forma más eficaz el interés de cada bien patrimonial, y que permita la mejora del servicio de atención ciudadana en torno al Patrimonio Cultural Vasco.
•
Registro de las órdenes y subvenciones gestionadas por Centro de Patrimonio y su relación con el inventario general de bienes para su posterior consulta y recuperación de información de cara a la generación de informes y estadísticas.
•
Registro de los informes de planeamiento COPTV recibidos por Centro de Patrimonio y su relación con el inventario general de bienes para su posterior consulta y recuperación de información de cara a la generación de informes y estadísticas.
•
Revisión de las tareas de gestión informatizadas y adecuación a las necesidades actuales contemplando nuevas funcionalidades que faciliten el trabajo diario del Centro de Patrimonio destacando:
•
Herramientas de control y validación de la información registrada que eviten la pérdida de integridad de la información.
Interconexión entre los módulos del sistema permitiendo a través de una navegación ágil y sencilla enlazar la relación de la distinta información registrada de un mismo elemento patrimonial (por ej. desde la ficha de un bien poder acceder directamente a sus expedientes, ordenes y subvenciones, planeamientos, georreferenciación, ...)
Explotación de la información almacenada a través de consultas y estadísticas.
Evolución de los sistemas individualizados hacia un sistema integrado y desarrollado bajo estándares de Gobierno actualizados en cuanto a la arquitectura del sistema y entorno tecnológico, que permita:
Mejorar y agilizar la asistencia técnica recibida por usuarios de Centro de Patrimonio Cultural Vasco.
Dotar de mayor flexibilidad al sistema ante la necesidad de evolucionarlo por nuevas necesidades que surjan a lo largo del tiempo.
Obtener una visión global de los procesos informatizados y la interrelación entre sus unidades de información.
Control de acceso y limitación de funcionalidades para usuarios de tipo:
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1.3
Técnicos de Centro de Patrimonio Cultural Vasco
Entidades externas y colaboradoras
Ciudadanía e investigadores
ESPECIFICACION DEL ALCANCE DEL ESTUDIO
El alcance del estudio viene determinado por las actividades a realizar que serán las siguientes: o Estudio de la situación actual: Esta actividad se realizará mediante coordinación con los técnicos y responsable del Centro de Patrimonio Cultural Vasco. El objetivo es obtener una descripción general de los actuales sistemas y características de la red de información que mantienen. Como resultado de esta actividad se genera un diagnóstico, estimando la eficiencia de los sistemas de información existentes e identificando los posibles problemas y las mejoras. Los sistemas actuales contemplados son:
Sistema de Información Patrimonial (K46)
Sistema de Archivo Gráfico (Q89)
Web pública Monumentos, Conjuntos Monumentales y Yacimientos de la CAPV (N52)
Web pública Arkeoikuskas (T68A)
Archivo administrativo
Expedientes de protección de bienes calificados e inventariados
Solicitudes de información
Planeamientos (COPTV)
Ordenes y subvenciones
Se deja al margen del presente estudio:
Sistema de Materiales de Yacimientos arqueológicos (N07): al encontrarse a día de hoy en una situación adecuada en cuanto a entorno tecnológico y procesos que gestiona, y no ser necesaria la interrelación de su información con el resto de sistemas.
Sistema de Información Geográfico (GIS): por sus características especiales, aunque se estudia una orientación para su evolución y la posibilidad de interrelación con el Sistema de Información Patrimonial Integrado.
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o
Definición de requisitos del sistema: Esta actividad incluye la definición de los requisitos generales del sistema de forma clara y precisa determinando las funcionalidades y restricciones del sistema propuesto.
o
Sistema a construir: En esta actividad se especifican los subsistemas que cubre y los requisitos a los que se da respuesta, destacando la interconexión entre subsistemas para conseguir uno de los requisitos fundamentales que es que el bien patrimonial sea el núcleo de información y alrededor de él se pueda interrelacionar toda la información recogida.
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ESTUDIO DE LA SITUACIÓN ACTUAL
A día de hoy, Centro de Patrimonio Cultural Vasco cuenta con un conjunto de aplicaciones informáticas como herramientas de apoyo para la gestión de las actividades que tiene encomendadas. Estas herramientas se clasifican en función a su diseño y arquitectura en:
Aplicaciones cliente-servidor:
Sistema de Información Patrimonial (K46)
Sistema de Archivo Gráfico (Q89)
Sistema de Información Geográfico (GIS)
Aplicaciones Internet/intranet:
Web pública Monumentos, Conjuntos Monumentales y Yacimientos de la CAPV (N52)
Web pública Arkeoikuskas (T68A)
Web restringida de Materiales de Yacimientos Arqueológicos (N07)
Otras fuentes de información:
Archivo administrativo
Expedientes de protección de bienes calificados e inventariados
Solicitudes de información
Planeamientos (COPTV)
Ordenes y subvenciones
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2.1
MAPA DE APLICACIONES INFORMATICAS DEL CENTRO DE PATRIMONIO CULTURAL VASCO
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APLICACIONES CLIENTE-SERVIDOR APLICACIONES WEB OTRAS FUENTES DE INFORMACIÓN
Archivo Gráfico (Q89)
Web (N52) Monumentos, Conjuntos Monumentales y Yacimientos de la CAPV
Archivo Administrativo
Expedientes de Protección
SIP (K46)
GIS
BRS
ACCESS
Materiales de Yacimientos (N07)
Web (T68A) Arkeoikuska
Solicitudes de Información
Planeamientos (COPTV)
Ordenes y Subvenciones
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2.2
SITUACION ACTUAL
A continuación se detalla el estado actual de los sistemas de información contemplados dentro del alcance del presente estudio.
2.2.1 sistema de información patrimonial (K46) 2.2.1.1 Descripción general
Sistema de información documental cuyo objetivo es la gestión del Inventario General del Patrimonio Cultural Vasco.
La principal característica de este sistema es su alta velocidad de respuesta en la consulta y recuperación de la información al utilizar el sistema de gestión de base de datos documental BRS/Search.
La información está almacenada desde el punto de vista de información no estructurada, siguiendo un modelo de registro textual estructurado en campos de extensión variable.
La aplicación cuenta con un interface bilingüe (Castellano y Euskera) con consulta a múltiples bases de datos brs, cada una correspondiente a un tipo de Inventario: o
Arquitectura
o
Arqueología
o
Ferrerías y Molinos
o
Patrimonio industrial
o
Patrimonio de la iglesia
o
Puentes
o
Cementerios
Para acceder al sistema el usuario debe estar identificado en Xlnets, y además debe introducir el usuario y password que le de acceso al sistema con un determinado perfil de acceso.
Mediante una potente interfaz de búsqueda el usuario transforma su necesidad de consulta genérica o difusa en la expresión de búsqueda que acote los elementos patrimoniales a encontrar, y recupere la información deseada tanto en modo lista de resultados configurable como mosaico de imágenes representativas la información encontrada.
Las fichas correspondientes a los elementos patrimoniales recuperados son configurables por los propios técnicos del Centro de Patrimonio, y puede combinar información textual, gráfica y geográfica.
Se trata de un sistema abierto en cuanto a la especificación del formato de almacenamiento de la información. Esto da una gran flexibilidad al sistema permitiendo modificar y ajustar dinámicamente la estructura de información de cada inventario a nuevas necesidades que surjan, sin limitación de longitudes de campo.
La recuperación de la información gráfica se realiza a través de la interacción con el Sistema de Archivo Gráfico (Q89) por el par de información Nº Ficha BRS y Código de Municipio.
La recuperación de la información geográfica se realiza a través de la interacción con el Sistema de Información Geográfico (GIS) por el par de información Nº Ficha BRS y Código de Municipio.
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Las funciones básicas del Sistema de Información del Patrimonio Cultural Vasco son: o
Consulta de documentos (Búsqueda y recuperación de fichas documentales): mediante este proceso el usuario puede consultar las Bases de Datos y extraer información de la misma, enviándola a dispositivos de impresión.
o
Visualización de imágenes: una vez que el usuario ha accedido a los documentos, puede visualizar las imágenes asociadas a cada documento, disponiendo de controles para ver las imágenes y ajustar sus parámetros (brillo, contraste, zoom...).
o
Mantenimiento de documentos: mediante este proceso se pueden incluir nuevos documentos en la Base de Datos y modificar y copiar los ya existentes. Está dotado de una herramienta para cambios masivos.
o Administración del Sistema: el proceso de administración permite generar nuevas Bases de Datos, generar nuevos formatos de visualización de fichas o modificar los ya existentes, generar y/o modificar los formularios de actualización de fichas. Esta función sólo será realizada por los usuarios con privilegios de Administrador. o
Conexión con GIS: esta funcionalidad permite al usuario obtener información geográfica almacenada en el Sistema Gis de los bienes patrimoniales almacenados en el Sistema SIP. Además registra todas las operaciones relativas al mantenimiento de documentos en ficheros de intercambio para poder mantener la coordinación de las bases de datos de ambos sistemas.
El sistema de control de acceso y seguridad de la aplicación, en función al perfil asignado: o
Limita los procesos con los que puede interactuar el usuarios
o
Restringe los Inventarios accesibles
o
Permite ocultar campos de información alcanzando un alto nivel de restricción a nivel de campo.
o
Permite restringir las consultas realizadas por el usuario a una lista de territorios y/o municipios prefijada.
Dispone de herramientas de importación de información en distintos formatos, útil para la carga de información procedente de encargos de catalogación a entidades externas.
Así mismo, dispone de herramientas de exportación tanto de la información textual como de la información gráfica.
A continuación se detalla el diagrama de flujo del sistema donde se detallan los procesos del sistema y su interrelación.
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Debido a que esta aplicación permite la creación dinámica de bases de datos sin contar con soporte informático, se ha utilizado su interfaz para la creación y mantenimiento de una base de datos brs “Arkeoikuska“, que registra los anuarios de las actividades arqueológicas realizadas en la Comunidad Autónoma del País Vasco que Gobierno Vasco edita desde 1993.
Además, mantiene las bases de datos extraídas del Inventario General de Patrimonio Cultural Vasco para su difusión vía web: o
Web Arqueología
o
Web Arquitectura
o
Retablos
El volumen de la información almacenada ronda los 50.000 registros, distribuidos en distintas bases de datos brs.
El modelo de fichas se detalla en el Anexo I.
2.2.1.2 Arquitectura
Arquitectura Cliente/Servidor Unix con clientes en modo Windows XP conectados a través de la red de gobierno.
Sistema de gestión de base de datos documental BRS/Search 6.3 para la información textual.
Sistema de gestión de base de datos relacional ORACLE para consultar la información gráfica.
Interacción con el Sistema de Información Geográfica por tecnología DDE.
La aplicación cliente se encuentra desarrollada bajo antiguos estándares de EJIE: o
Lenguaje: Visual Basic 6.0 SP3
o
Controles adicionales:
Cliente de BRS 6.3
Cliente de Oracle 9.0
Lead Tools 9.0
2.2.1.3 Modelo de datos Debido a que la Aplicación es totalmente parametrizable, es decir, permite crear y definir nuevas bases de datos BRS así como modificar la estructura de las bases existentes, presentaremos la relación de entidades de datos y el Modelo conceptual de datos de una forma genérica.
Las entidades de datos representadas son:
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Tbl. valores
Documento: Cada uno de los componentes del Sistema de Gestión Documental y que puede ser tratado de forma individual por el mismo.
Índice: Diccionario de términos indexados en el Sistema de Gestión Documental.
Imagen: Cada una de las imágenes en formato JPEG asociadas a los documentos de la Base de Datos Documental.
Campo: Tipo de componente que se divide la información contenida en un Documento.
Tabla de valores: Conjunto normalizado de datos del Sistema contra los que se valida o mediante los que se accede a la información de los documentos del Sistema de Gestión Documental.
Índice de campo: Conjunto normalizado de datos del Sistema contra los que se valida o mediante los que se accede a la información de los documentos del Sistema de Gestión Documental. Se actualizan automáticamente a medida que se modifican los campos de la Base de Datos.
Formato: Descripción del formato de visualización e impresión de la información de los documentos del Sistema de Gestión Documental.
2.2.1.4 Interacción con otros sistemas
Base de datos del Sistema de Archivo Gráfico (Q89): A través del par de información Nº Ficha BRS y Código de Municipio y desde el Sistema de Información Patrimonial (K46) se puede acceder directamente a la información gráfica almacenada en el servidor de base de datos de la aplicación Q89 y a través del cliente oracle.
Sistema de Información Geográfico (GIS): En este caso la interacción entre aplicaciones es bidireccional y se realiza vía comunicación DDE entre aplicaciones cliente de ambos sistemas. De nuevo, el par de información que sirve para identificar al bien patrimonial en ambos sistemas es Nº Ficha BRS y Código de Municipio, además de la base de datos brs. o
Desde el Sistema de información documental (K46) se puede acceder a la información geográfica de los elementos visualizados. Esta funcionalidad utiliza un fichero de datos intermedio en el que la aplicación K46 escribe para cada elemento visualizado el par de información Nº Ficha BRS y Código de Municipio y hace una llamada por DDE a una función implementada en el sistema GIS para que lea la información del fichero intermedio y automáticamente se sitúe en la capa que corresponda. En el caso de que se consulten varios elementos, el sistema GIS mostrará una lista previa sobre la que el usuario pulsará y el sistema automáticamente se situará en la capa correspondiente. Existe la posibilidad de integrar en la ficha visualizada de un elemento de la aplicación K46 una imagen de la situación geográfica del mismo, imagen que devuelve el sistema GIS ante una llamada por DDE pasándole de igual forma en el fichero de intercambio el par Nº Ficha BRS y Código de Muncipio.
o
Desde el Sistema de información geográfico (GIS) se puede acceder a la información documental del elemento visualizado. Esta funcionalidad también utiliza el fichero de datos intermedio en el que la aplicación GIS escribe el par de información Nº Ficha BRS y Código de Municipio y hace una llamada por DDE a la función implementada en K46 que permite mostrar la ficha del elemento consultado o la imagen principal del mismo.
Requisitos de interacción:
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Ambos sistemas tienen que estar en ejecución para que la tecnología de intercambio de datos DDE funcione.
Debe existir integridad y coherencia en la clave de unión entre ambos sistemas de forma que el par de información Nº Ficha BRS y Código de municipio que identifica un bien en ambos sistemas se refieran al mismo elemento. Para mantener la información duplicada en ambos sistemas sincronizada, se han implementado unas herramientas de ayuda que recogen en un histórico los cambios realizados en K46 para que posteriormente éstos se lleven a cabo en GIS.
2.2.2 sistema de archivo gráfico (Q89) 2.2.2.1 Descripción general
Sistema de información cuyo objetivo es centralizar la gestión del todo el archivo gráfico del Centro de Patrimonio Cultural Vasco en cualquiera de sus formatos (diapositivas, fotografías, imágenes digitales,…).
Dispone de las siguientes funcionalidades:
o
Consulta y recuperación de la información por múltiples criterios: La información recuperada se previsualizar en una lista de resultados configurable, con opción de visualizar la imagen en pequeño representativa de cada registro. Desde la lista de resultados se puede acceder a la ficha completa de cada registro ó a la visualización de las imágenes digitales asociadas al mismo.
o
Mantenimiento de fichas documentales: descritas a nivel de imagen o reportaje, recogiendo las siguientes áreas de información:
Datos de Identificación
Datos Descriptivos
Datos técnicos
Datos de difusión y reproducción
o
Asociación de imágenes digitales: donde además de asociar la imagen digital desde un archivo físico, se detallan las propiedades de la imagen (tamaño, resolución, modo y descripción).
o
Gestión de préstamos:
o
Generación de informes: Lista de resultados, Fichas Documentales e Imágenes, etiquetas,...
La ficha a nivel de imagen se compone de los siguientes campos: o
o o o
Datos identificativos: Nº de Identificación, Signatura, Procedencia, Reportaje, Soporte, Formato, Imagen, Nº de Piezas, Nº de Ficha BRS, Título, Localización, Territorio/Municipio y Descripción Datos descriptivos: Fecha, Autor, Signatura Expediente, Referencia Expediente, Topología Específica, Materias, Persona/Entidad y Observaciones Datos técnicos: Estado de Conservación, Descripción de Daños, Calidad de la Imagen, Tratamiento/Restauración y Notas Datos de difusión y reproducción: Exposiciones, Bibliografía, Derechos de uso y Copyright
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o
La ficha a nivel de reportaje se compone de los siguientes campos: o
o o o
Control de duplicados: Soporte, Formato, Imagen, Signatura, Fecha y Observaciones
Datos identificativos: Nº de Identificación, Signatura, Procedencia, Soporte, Formato, Imagen, Nº de Piezas, Nº de Ficha BRS, Título, Localización, Territorio/Municipio y Descripción Datos descriptivos: Fecha, Autor, Signatura Expediente, Referencia Expediente, Topología Específica, Materias, Persona/Entidad y Observaciones Datos técnicos: Estado de Conservación, Descripción de Daños, Calidad de la Imagen, Tratamiento/Restauración y Notas Datos de difusión y reproducción: Exposiciones, Bibliografía, Derechos de uso y Copyright
Las principales funcionalidades son: o
Registro de la información del archivo fotográfico
o
Consulta de información por criterios múltiples
o
Previsualización y visualización de imágenes y/o reportajes registrados
o
Obtención de etiquetas para la identificación mediante signatura en función al formato de la imagen
o
Gestión de Préstamos de imágenes y/o reportajes para conocer en todo momento a quien y hasta cuando se encuentra la imagen y/o reportaje prestada.
o
Agrupación de imágenes, para poder interrelacionar imágenes que no disponen de información común, como por ej. el conjunto de imágenes que se ha enviado a una entidad para su difusión en catálogo.
2.2.2.2 Arquitectura
Arquitectura Cliente/Servidor Unix con clientes en modo Windows XP conectados a través de la red de gobierno.
Sistema de gestión de base de datos relacional ORACLE 9.0 con almacenamiento de imágenes en campos BLOB.
La aplicación cliente se encuentra desarrollada bajo antiguos estándares de EJIE: o
Lenguaje: Visual Basic 6.0 SP3
o
Controles adicionales:
Cliente de Oracle 9.0
Lead Tools 9.0
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2.2.2.3 Modelo de datos
ARCHIVOG: Descripción de la imagen a nivel individual o de reportaje, indicando datos identificativos, descriptivos, técnicos o de difusión.
IMÁGENES: Imágenes digitales asociadas a las fichas descriptivas individuales o reportajes.
COMPONENTES: Control de duplicados de una misma imagen y sus formatos.
PRESTAMOS: Registro y control de la información acerca del préstamo de una imagen o reportaje.
AGRUPACIONES: Histórico de agrupaciones de imágenes realizadas para cualquier interés (ej. selección para la publicación en un catálogo, control de imágenes consultadas por una determinada entidad, …)
2.2.2.4 Interacción con otros sistemas
No dispone de interacción con ningún sistema, aunque desde el Sistema de Información Patrimonial si se accede directamente a la base de datos de este sistema en modo consulta.
2.2.3 Archivo administrativo 2.2.3.1 Descripción general
Base de datos knosys cuyo objetivo es registrar los expedientes en papel generados por Centro de Patrimonio Cultural Vasco para su control y archivo.
Centro de Patrimonio Cultural Vasco dispone de 5 líneas de archivo en función a las que identifican y controlan las cajas de archivo donde se guardan los expedientes en papel. I: Inventario C: Genérico PB: Protección de bienes E: Memorias y estudios arqueológicos A: Abiertos
El volumen de información registrado a día de hoy ronda los 23.000 expedientes.
La ficha de cada expediente está formada por los siguientes campos: o o o
Nivel=Expediente Signatura Nº Expediente
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o o o o o o o o o
Título Fecha de inicio Fecha fin Nº Folios Cuadro de clasificación (código y descripción) Lugares Personas Materias Observaciones
La información registrada no sigue normas de archivo estándar y se introduce mediante campos de texto libre. Dentro de este punto cabe destacar los múltiples formatos utilizados para la introducción de información en los campos territorio y municipio.
Existe una gran dificultad para relacionar un expediente de un bien patrimonial con la ficha inventario que le corresponde debido principalmente a que la información que identifica al bien (territorio/municipio y denominación) se ha introducido con distinto formato.
Un bien patrimonial se puede referenciar desde múltiples expedientes, y no todos los expedientes archivados pertenecen a bienes patrimoniales.
Se trata de un archivo de un único nivel que no requiere de procesos de transferencia ni expurgo.
La consulta y recuperación de la información se realiza mediante la interfaz de consulta de knosys, caracterizada por su sencillez y visibilidad, y donde la expresión de búsqueda se construye en base a la selección de campos y operadores de concatenación entre campos. Esta funcionalidad está muy explotada por los usuarios debido a que como la información no está correctamente estructurada, necesitan realizar de forma habitual consultas por texto libre en cualquier campo de la base de archivo.
La generación de informes está muy limitada y en algunos equipos no funciona.
Tanto el alta de nuevos expedientes como su edición se realiza rellenando los campos de tipo texto libre que la plantilla que define al registro contiene, dejando en manos del usuario el control y validación de la información introducida, así como el formato. No se dispone de herramientas de ayuda que permitan seleccionar un término de una lista de valores posibles, ni que avise de que un campo obligatorio no se ha introducido, etc…
No existe acceso desde la ficha del expediente a la documentación ofimática existente de dicho expediente.
El usuario es autónomo en cuanto a la creación y modificación de la estructura de una base de archivo.
El acceso a la base de datos de archivo puede ser en modo consulta o con acceso total.
2.2.3.2 Arquitectura
Base de datos knosys.
Alojada en una carpeta de la red y compartida por todos los usuarios con acceso a la misma.
No se encuentra bajo estándares de EJIE ni dentro de las aplicaciones a las que dicha entidad da soporte.
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17
Modelo de datos CAMPO
TIPO
DESCRIPCIÓN
OBSERVACIONES Siempre contiene EXPEDIENTE
NIVEL
Texto
Nivel de archivo
SIGNATURA
Texto
Signatura del expediente
N_EXP
Texto
Nº Expediente
TITULO
Texto
Título del expediente
FECHA_INICIO
Texto
Fecha de inicio
Formato AAAA-MM-DD
FECHA_FIN
Texto
Fecha fin
Formato AAAA-MM-DD
N_FOLIOS
Texto
Nº Folios
COD_CC
Texto
Código del cuadro de clasificación
DESC_CC
Texto
Descripción del cuadro de clasificación
OBSERVACIONES
Texto
Observaciones
LUGARES
Texto
Lugares relacionados con el expediente
PERSONAS
Texto
Parsonas relacionadas con el expediente
MATERIAS
Texto
Materias relacionadas con el expediente
DOC_ADJUNTA
Texto
Detalle de documentación adjunta al expediente
2.2.3.4 Interacción con otros sistemas
Actualmente no dispone de interacción con otros sistemas, a pesar de que para expedientes relacionados con un bien patrimonial inventariado es fundamental su relación con la información del bien patrimonial en S.I.P (K46).
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2.2.4 EXPEDIENTES DE PROTECCIÓN DE BIENES CALIFICADOS E INVENTARIADOS 2.2.4.1 Descripción general
Base de datos knosys cuyo objetivo es registrar los expedientes de protección de bienes calificados e inventariados y desafecciones gestionadas por Centro de Patrimonio Cultural Vasco para su control y seguimiento.
El volumen de información registrado a día de hoy ronda los 1.900 expedientes.
La ficha de cada expediente está formada por los siguientes campos: o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o
Nº Expediente Tipo Código Denominación Municipio Propietario Fecha inicio Fecha fin Tramitación Protección Categoría Demora Solicitud Documentación Propuesta de resolución Fecha de resolución Fecha de notificación Boletín de incoación Consejo asesor Documento de información pública Fecha de publicación de información Fecha de audiencia Alegaciones Contestación Fecha de Propuesta-Decreto-Orden Fecha de informe final Protección especial Protección media Protección básica Orden-decreto Fecha de notificación final Recursos Observaciones
La información registrada no está normalizada. Dentro de este punto cabe destacar los múltiples formatos utilizados para la introducción de información en el campo municipio, así como denominación del bien patrimonial referenciado.
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19
Existe una gran dificultad para relacionar un expediente de un bien patrimonial con la ficha inventario que le corresponde debido principalmente a que la información que identifica al bien (territorio/municipio y denominación) se ha introducido con distinto formato.
Se trata de una fuente de información donde se describen y consultan los procesos de cada expediente (sus fases)
No se trata de un sistema gestor de expedientes sino básicamente de un sistema de registro y consulta de expedientes de protección.
La consulta y recuperación de la información se realiza mediante la interfaz de consulta de knosys, caracterizada por su sencillez y visualidad, y donde la expresión de búsqueda se construye en base a la selección de campos y operadores de concatenación entre campos. Esta funcionalidad está muy explotada por los usuarios debido a que como la información no está correctamente estructurada, necesitan realizar de forma habitual consultas por texto libre en cualquier campo de la base.
La generación de informes está muy limitada y en algunos equipos no funciona.
Tanto el alta de nuevos expedientes como su edición se realiza rellenando los campos de tipo texto libre que la plantilla que define al registro contiene, dejando en manos del usuario el control y validación de la información introducida, así como el formato. No se dispone de herramientas de ayuda que permitan seleccionar un término de una lista de valores posibles, ni que avise de que un campo obligatorio no se ha introducido, etc…
No existe acceso desde la ficha del expediente a la documentación ofimática existente de dicho expediente.
Actualmente, el acceso a la base de datos se realiza por el usuario Marta.
2.2.4.2 Arquitectura
Base de datos knosys.
Alojada en una carpeta de la red y compartida por todos los usuarios con acceso a la misma.
No se encuentra bajo estándares de EJIE ni dentro de las aplicaciones a las que dicha entidad da soporte.
2.2.4.3 Modelo de datos CAMPO
TIPO
DESCRIPCIÓN
OBSERVACIONES
NUM_EXP
Texto
Nº Expediente
TIPO
Texto
Tipo
CODIGO
Texto
Código
DENOMINACION
Texto
Denominación
MUNICIPIO
Texto
Municipio
PROPIETARIO
Texto
Propietario
FECHA-INICIO
Texto
Fecha inicio
Formato AAAA-MM-DD
FECHA-FIN
Texto
Fecha fin
Formato AAAA-MM-DD
TRAMITACION
Texto
Tramitación
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20
PROTECCION
Texto
Protección
CATEGORIA
Texto
Categoría
D-MORA
Texto
Demora
SOLICITUD
Texto
Solicitud
DOCUMENTACIÓN
Texto
Documentación
PROPUESTA-RESOL
Texto
Fecha de propuesta de resolución
Formato AAAA-MM-DD
FECHA-RESOLUCION
Texto
Fecha de resolución
Formato AAAA-MM-DD
FECHA-NOTIFICACION
Texto
Fecha de notificación
Formato AAAA-MM-DD
BOLETIN-INCOACION
Texto
Boletín de incoación
CONSEJO-ASES
Texto
Consejo asesor
DOC-INFOR-PUBL
Texto
Documento de información pública
INFORMAC-PUBLICA
Texto
Fecha de publicación de información
Formato AAAA-MM-DD
AUDIENCIA
Texto
Fecha de audiencia
Formato AAAA-MM-DD
ALEGACIONES
Texto
Alegaciones
CONTESTACION
Texto
Contestación
PROPUESTA-DECRETO-ORDEN
Texto
Fecha de Propuesta-Decreto-Orden
Formato AAAA-MM-DD
INFORME-FINAL
Texto
Fecha de informe final
Formato AAAA-MM-DD
PROTEC-ESPECIAL
Texto
Elementos patrimoniales con protección especial
PROTEC-MEDIA
Texto
Elementos patrimoniales con protección media
PROTEC-BASICA
Texto
Elementos patrimoniales con protección básica
ORDEN-DECRETO
Texto
Orden-decreto
NOTIFIC-FONAL
Texto
Fecha de notificación final
RECURSOS
Texto
Recursos
OBSERVACIONES
Texto
Observaciones
Formato AAAA-MM-DD
2.2.4.4 Interacción con otros sistemas
Actualmente no dispone de interacción con otros sistemas, a pesar de que optimizaría el procedimiento de trabajo de los usuarios si estuviese relacionado con un bien patrimonial inventariado en S.I.P (K46), y se sincronizase la información de protección registrada con la información de protección registrada en S.I.P (K46).
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2.2.5 solicitudes de información 2.2.5.1 Descripción general
Base de datos access cuyo objetivo es registrar las solicitudes de información recibidas por Centro de Patrimonio Cultural Vasco para su control y seguimiento.
Las solicitudes de información recibidas pueden ser de origen presencial, telefónico, vía web, e-mail y correo postal. Algunas de ellas sin más se registran y otras dan lugar a expedientes de tramitación de tipo: o o o o
Autorizaciones de traslado Exportación de obras de arte Informes de impacto medioambiental Solicitudes de certificado de informes
La ficha de cada solicitud está formada por los siguientes campos: o o o o o o o o o o o
Año Descripción Fecha de registro Nº Registro DNI Titular Nombre del titular Territorio Municipio Fecha de respuesta Respondido por Forma de respuesta (presencial, teléfono, email, carta, fax)
La información registrada no está normalizada.
La consulta y recuperación de la información se realiza directamente contra la tabla de información registrada, y la explotación de la misma es para plasmar datos en la memoria anual de Centro de Patrimonio Cultural Vasco.
No existe generación de informes.
Tanto el alta de nuevas solicitudes como su edición se realiza rellenando los campos de tipo texto libre que la plantilla que define al registro contiene, dejando en manos del usuario el control y validación de la información introducida, así como el formato. No se dispone de herramientas de ayuda que permitan seleccionar un término de una lista de valores posibles, ni que avise de que un campo obligatorio no se ha introducido, etc…
Actualmente, el acceso a la base de datos se realiza por un único usuario.
Las solicitudes de información se van archivando en una zona de archivo específica, y transcurrido el año al que pertenecen se archivan en el sistema de archivo administrativo.
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2.2.5.2 Arquitectura
Base de datos access.
Alojada en una carpeta de la red y compartida por todos los usuarios con acceso a la misma.
No se encuentra bajo estándares de EJIE ni dentro de las aplicaciones a las que dicha entidad da soporte.
2.2.5.3 Modelo de datos CAMPO
TIPO
DESCRIPCIÓN
AÑO
Texto
Año
DESCRIPCIÓN
Texto
Descripción
FECHA DE REGISTRO
Texto
Fecha de registro
Nº REGISTRO
Texto
Nº Registro
DNI TITULAR
Texto
DNI Titular
NOMBRE DEL TITULAR
Texto
Nombre del titular
TERRITORIO
Texto
Territorio
MUNICIPIO
Texto
Municipio
FECHA DE RESPUESTA
Texto
Fecha de respuesta
RESPONDIDO POR
Texto
Respondido por
FORMA DE RESPUESTA
Texto
Forma de respuesta (presencial, teléfono, email, carta, fax)
OBSERVACIONES
2.2.5.4 Interacción con otros sistemas
Actualmente no dispone de interacción con otros sistemas, aunque la información registrada tiene relación con: o
Sistema de información patrimonial (K46)
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2.2.6 ordenes y subvenciones 2.2.6.1 Descripción general
Base de datos access en la que se recoge las órdenes de subvención gestionadas por Centro de Patrimonio Cultural Vasco, desde su solicitud hasta su concesión. Las órdenes de subvención pueden ser para: o
Defensa, enriquecimiento, protección y fomento del Patrimonio Cultural Vasco.
o
Planeamiento urbanístico.
o
Catalogación de materiales
Este año las dos primeras se unifican en una misma orden. Las solicitudes en función del tipo de orden al que pertenecen pueden ser anuales o trimestrales.
El volumen de información registrada ronda los 600 registros desde el año 2.000.
La ficha de cada solicitud está formada por los siguientes campos: o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o
Título Año Nº Solicitud CIF de la entidad solicitante Entidad solicitante Dirección, CP, Municipio, Email, Teléfono, idioma de la entidad solicitante Órgano solicitante Proyecto Territorio del proyecto Municipio del proyecto Aceptado (Si, No, Pendiente) Importe del proyecto Importe Solicitado Importe Concedido Importe Pagado Observaciones Persona de contacto Reductor Procedimiento del primer pago Procedimiento del segundo pago Procedimiento del tercer pago Nº Carpeta Pérdida de subvención Subvencionable
La información registrada está normalizada mediante la definición de la lista de valores posibles a introducir en campos normalizados en la propia definición de la tabla de solicitudes. Además existe una tabla de tipos de solicitudes y entidades solicitantes relacionada con las solicitudes de subvención.
Tanto el mantenimiento como la consulta y recuperación de la información se realiza a través de formularios diseñados por uno de los usuarios de Centro de Patrimonio.
Además desde la propia base se generan etiquetas para identificar las solicitudes.
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24
Actualmente, el acceso a la base de datos se realiza por dos usuarios (Merche y Ramón).
2.2.6.2 Arquitectura
Base de datos access.
Alojada en una carpeta de la red y compartida por todos los usuarios con acceso a la misma.
No se encuentra bajo estándares de EJIE ni dentro de las aplicaciones a las que dicha entidad da soporte.
2.2.6.3 Modelo de datos
SOLICITANTES CAMPO
TIPO
DESCRIPCIÓN
CIF
Texto (9)
CIF
ENTIDAD
Texto (100)
Entidad
DIRECCION
Texto (100)
Dirección
CP
Texto (5)
Código postal
EMAIL
Texto (50)
Email de contacto
MUNICIPIO
Texto (50)
Municipio
TELEFONO
Texto (9)
Teléfono de contacto
EUSKERA
Texto (100)
Indica si el idioma utilizado para la comunicación es euskera
OBSERVACIONES Clave
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TIPO DE SOLICITUD CAMPO
TIPO
DESCRIPCIÓN
CLAVEORDEN
Texto (1)
ID.
TITULO
Texto (250)
Descripción del tipo de solicitud (Defensa / Planeamiento / Catalogación de materiales)
OBSERVACIONES Clave
SOLICITUDES CAMPO
TIPO
DESCRIPCIÓN
OBSERVACIONES
TITULO
Texto (1)
Tipo de orden a la que pertenece
Clave
AÑO
Texto (10)
Fecha de solicitud
Clave
Nº SOLICITUD
Texto (2)
Nº Solicitud
Clave
CIF
Texto (9)
Identificación de la entidad solicitante
ORGANO SOLICITANTE
Texto (50)
Órgano solicitante
PROYECTO
Texto (250)
Proyecto para el que solicita la subvención
TERRITORIO
Texto(100)
Territorio del proyecto
MUNICIPIOPROYECTO
Texto (250)
Municipio del proyecto
ACEPTADO
Texto (10)
Solicitud aceptada
IMPORTEPROYECTO
Moneda (8)
Importe del proyecto
IMPORTESOLICITADO
Moneda (8)
Importe de subvención solicitado
IMPORTECONCEDIDO
Moneda (8)
Importe de subvención concedido
IMPORTEPAGADO
Moneda (8)
Importe de subvención pagado
OBSERVACIONES
Texto (250)
Observaciones
PERSONADECONTACTO
Texto (250)
Persona de contacto
REDUCTOR
Number (4)
Coeficiente reductor
PMTO PAGO 1
Moneda (8)
Procedimiento 1 pago
PMTO PAGO 2
Moneda (8)
Procedimiento 2º pago
PMTO PAGO 3
Moneda (8)
Procedimiento 3 pago
Posibles valores: ALAVA BIZKAIA GIPUZKOA ALAVA – BIZKAIA ALAVA-GIPUZKOA BIZKAIA-GIPUZKOA EUSKADI
Posibles valores: SI NO Pendiente
er
er
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Nº CARPETA
Texto (4)
Nº Carpeta
PERDIDA-SUBENC
Texto (50)
Motivo de pérdida de la subvención
SUBVENCIONABLE
Moneda (8)
Cantidad subvencionable
2.2.6.4 Interacción con otros sistemas
Actualmente no dispone de interacción con otros sistemas, aunque tiene relación con la información almacenada en los siguientes sistemas: o
Archivo administrativo
o
Sistema de información patrimonial (K46)
2.3 DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL De la situación actual reflejada en el punto anterior, se destacan los siguientes problemas y deficiencias:
Sistemas dispersos
Cada sistema del Centro de Patrimonio Cultural Vasco se ha abordado en distintos momentos, a medida que surgían necesidades y bajo un enfoque individualizado. Los intentos por inter-conexionar los sistemas han fracasado por distintos motivos (técnicos, de sincronización, de identificación del mismo elemento en cada sistema,…). Esto hace que, ante cualquier necesidad de enlazar información almacenada en distintos sistemas:
o
El usuario tenga que identificarse en cada uno de ellos, con un sistema de seguridad distinto.
o
La forma de obtener información de cada sistema es muy dispar, dependiendo a la tecnología con la esté implementada. Se producen situaciones de confusión en el usuario y rechazo a ciertos sistemas que presentan una interfaz más compleja que otros donde todo se puede buscar por texto libre, por ej.
o
No siempre todos los sistemas están disponibles en un mismo puesto de trabajo, por lo que se ralentiza la labor de consulta.
Dificultad para la interconexión entre sistemas
Al tratarse de sistemas dispersos, requiere mucho esfuerzo la interconexión entre ellos para obtener una visión integral de la información existente acerca de un bien patrimonial, no siempre alcanzándose los resultados esperados. Un claro ejemplo es la solución adoptada para implementar la interacción entre el Sistema de Información Patrimonial (K46) y el Sistema de Información Geográfica (GIS): Los usuarios del Centro de Patrimonio consideran fundamental la consulta desde el sistema gis hacia el sistema de información patrimonial (K46) y viceversa. Técnicamente se ha implementado una solución que además de requerir que estén ejecutándose las dos aplicaciones, necesita que las bases de datos que alimentan ambos sistemas estén sincronizadas porque duplican información. Se implementó una herramienta de control de cambios que informaba al sistema gis de los cambios realizados en el sistema de información patrimonial. Sin embargo, no ha sido operativa por distintos motivos y a día de hoy supone un gran esfuerzo la sincronización entre bases de datos de ambos sistemas. Se necesita poder
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27
acceder directamente desde el sistema de información patrimonial a los datos del sistema gis y viceversa.
Bajo nivel de estructuración y normalización de la información
Los sistemas de información de Centro de Patrimonio Cultural Vasco se caracterizan por la abundancia de información con un nivel bajo de estructuración y heterogénea (knosys, brs, access, Oracle, …). La mayoría de los sistemas estructuran su información en campos de contenido texto libre, que no permiten conectividad alguna y sobre los que es difícil aplicar reglas de validación y control. Ejemplos claros y relevantes de este problema son:
La introducción de la localización del bien patrimonial (territorio y municipio) es de tipo texto libre, y no se ha seguido una norma para introducirlo de la misma forma en todos los sistemas, ni siquiera en todos los sitios figura el nombre oficial. Por ello se necesita muchas veces hacer búsqueda documental para encontrar la información.
La denominación de los elementos patrimoniales tampoco está normalizada en todos los sistemas, por lo que el enlace de información de un mismo bien de varios sistemas (ej., expediente de protección y ficha del elemento patrimonial), no es inmediato e implica varias búsquedas e intentos de enlace.
El Nº de Ficha BRS que identifica a un elemento patrimonial dentro de un municipio se ha introducido en distintos sistemas y con distinto formato (unas veces con el carácter guión, otras veces con el carácter punto), dependiendo de las posibilidades que ofrecía cada sistema.
No existe interrelación entre fichas de elementos patrimoniales inventariados relacionados En numerosos casos la ficha de un bien patrimonial hace referencia a otros elementos patrimoniales relacionados (como por ej. en la ficha de un conjunto monumental se detalla los elementos que lo forman). Esta referencia se ha realizado desde campos de texto libre al tratarse de bases de datos documentales (brs) que no permiten relacionar y desde una ficha acceder a sus relacionadas para ver un mayor detalle.
Información duplicada Debido a la existencia de sistemas dispersos sin interrelación, a lo largo del tiempo se ha adoptado como solución transitoria duplicar la misma información en los distintos sistemas. Esto ha generado problemas de tipo: o
Sobrecarga de trabajo: el dato debe introducirse varias veces y su modificación implica tantas modificaciones como sistemas en los que se haya duplicado.
o
Aumento del riesgo de pérdida de integridad de la información: cuando se introduce o actualiza un dato hay que repetir la operación en todos los sistemas en los que está insertado y como no siempre una misma persona tiene permisos para hacerlo en todos los sistemas, debe comunicarse a los responsables de estos que repliquen la operación aumentando así la posibilidad de errores.
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28
Por citar un par de ejemplos, a través de un expediente de protección se registra en la base el nuevo valor de protección de un determinado elemento. Dicho cambio, hay que realizarlo de nuevo en:
Sistema de Información Patrimonial (K46) Sistema de Información Geográfica (GIS) Si dicho bien está publicado en la web, además debe realizarse en la base de datos que alimenta la web.
Un segundo caso es el de los elementos que tienen asignados un Nº Ficha BRS o Municipio incorrecto en el Sistema de Información Patrimonial. Dicho cambio hay que realizarlo también en:
o
Sistema de Información Patrimonial (K46) Sistema de Archivo Gráfico
Si dicho bien está publicado en la web, además debe realizarse en la base de datos que alimenta la web.
El Centro de Patrimonio Cultural Vasco ha realizado en varias ocasiones tareas de revisión y sincronización de la información duplicada entre los diferentes sistemas. A lo largo del tiempo esta sincronización de pierde porque los sistemas no se encuentran debidamente interconectados. Este es el caso de las numerosas sincronizaciones realizadas entre el Sistema de Información Patrimonial (K46) y el Sistema de Información Geográfico (GIS), y entre el Sistema de Información Patrimonial (K46) y el Sistema de Archivo Gráfico (Q89).
Sistemas obsoletos / fuera de estándares de EJIE
Con el paso del tiempo algunas aplicaciones no han evolucionado e incluso han quedado fuera de los estándares de Ejie. Esto complica la adecuación a nuevas necesidades y la asistencia técnica recibida para cualquier problema derivado de implantación en nuevo equipo, implementación de pequeñas necesidades que surjan, interconexión entre aplicaciones, etc…
Difícil explotación de la información
Derivado de la dispersión de la información y su bajo nivel de estructuración resulta difícil obtener información a nivel global, que permita a la dirección gestionar la red de información existente, y obtener informes y estadísticas para plasmarlos en informes de tipo memoria, etc…
El registro de información para su difusión en Internet está desvinculado de la información origen
El Centro de Patrimonio Cultural Vasco tiene la necesidad de difundir en el portal de cultura de euskadi.net información pública de interés como es la web de Monumentos, Conjuntos Monumentales y Yacimientos de la CAPV. A partir de las bases de datos originales se generaron nuevas bases de datos que cumpliesen los requisitos necesarios para su difusión. Con el paso de tiempo dichas bases se han quedado aisladas y no reflejan la información actual del bien.
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El Intercambio de información con otras entidades requiere esfuerzo adicional
El Centro de Patrimonio Cultural Vasco intercambia información con otras entidades y no cuenta con la definición de un formato de intercambio estándar al que se pueda ajustar la información recibida y enviada. Esto implica que a veces se vea obligado a comprar programas de otras entidades para poder abrir la información recibida y esfuerzos adicionales para la integración de dicha información en su sistema.
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3 Definición de requisitos del Sistema de Información Integrado A continuación se enumeran los requisitos funcionales y de diseño que ha de cumplir la implantación del Sistema de Información Patrimonial Integrado para la gestión óptima de la red de información del Centro de Patrimonio Cultural Vasco:
1. Base de datos única relacional y normalizada 2. Cumplimiento de los estándares tecnológicos que marca el Gobierno Vasco 3. Integración y navegabilidad entre los módulos del Sistema 4. Búsqueda potente y flexible 5. Facilidades de edición y mantenimiento de la información 6. Acceso a la información controlado y adaptado a distintos perfiles de usuario 7. Presencia en Internet de la información 8. Adaptación a las necesidades actuales del Centro de Patrimonio. 9. Bilingüismo 10. Elaboración de Informes y Estadísticas 11. Accesibilidad y Usabilidad 1. Base de datos única relacional y normalizada
Base de datos única que engloba todas las fuentes de información existentes y en la que el bien patrimonial es el núcleo de información, desde el que se podrá enlazar y relacionar el resto de información gestionada por los módulos del sistema. Este requisito pretende solucionar los problemas detectados en el diagnóstico de la situación actual referentes al almacenamiento y estructuración de la información. Se deben realizar las siguientes actividades:
Análisis y definición de la nueva estructura de datos homogenizada y normalizada, unificando los criterios de identificación del elemento patrimonial como eje central de la red de información. Definición de reglas de equivalencias para la conversión de la información al formato definido y validado. Identificación y eliminación de información duplicada. Interrelación de la distinta información recogida en los sistemas de un mismo elemento unificando información común e identificándolo de manera única. Desarrollo y ejecución de procesos automáticos que ajusten la información de los sistemas actuales a la nueva estructura garantizando que la información permanece íntegra. Revisión y depuración de la información convertida automáticamente, y recodificación manual de la información que no es posible ajustar de forma automática.
Estudio de requisitos del sistema de Información Patrimonial Integrado del Centro de Patrimonio Cultural Vasco
31
Desarrollo y ejecución del proceso automático de migración de la información al nuevo sistema. Los módulos que más necesitan de este proceso de reorganización y normalización de la información son: Sistema de información patrimonial (K46) Sistema de archivo administrativo 2. Cumplimiento de los estándares tecnológicos que marca el Gobierno Vasco El sistema propuesto se debe desarrollar e implantar bajo los actuales estándares tecnológicos de Gobierno Vasco. 3. Integración y navegabilidad entre los módulos del Sistema Centro de Patrimonio Cultural maneja un gran volumen de información que está relacionada con el bien patrimonial. La módulos que gestionan dicha información relacionada son los siguientes: a. b. c. d. e. f. g. h.
Gestión y difusión del Inventario Gestión del Archivo Gráfico Gestión del Archivo Administrativo Registro y control de Expedientes de Protección Registro y control de las Solicitudes de Información recibidas Registro y control de Informes de Planeamientos procedentes de COPTV Registro y control de Ordenes y Subvenciones gestionadas Registro y difusión de publicaciones pertenecientes a Centro de Patrimonio (Arkeoikuskas)
Para obtener una visión integral de la información existente acerca de un bien patrimonial se debe permitir la navegación ágil y sencilla entre los diferentes módulos del sistema. Así, por ejemplo, desde la ficha inventario de un elemento patrimonial se deberá poder navegar entre todos los datos relacionados con la misma: expedientes archivados, expediente de protección gestionados, archivo gráfico, solicitudes de información de él recibidas, … 4. Búsqueda potente y flexible La mayoría de los sistemas actuales con los que diariamente trabaja Centro de Patrimonio permiten realizar búsquedas muy abiertas donde los criterios de acotación no son muy precisos (sobre todo texto libre con caracteres comodín) y que permiten enlazar búsquedas. Se debe Sustituir la búsqueda documental por una búsqueda por campos al disponer en el nuevo sistema relacional un alto nivel de organización de la información en campos específicos, y de un volumen de información adecuado para que el rendimiento de este tipo de búsqueda sea óptimo y aceptable y de unos tiempos de respuesta similares a la búsqueda documental actual. Aún así se propone un almacenamiento adicional en formato xml en el archivo digital (DOKUSI) para que en
Estudio de requisitos del sistema de Información Patrimonial Integrado del Centro de Patrimonio Cultural Vasco
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caso de ser necesaria la búsqueda documental su implementación sea fácil e implique pocos cambios evolutivos.
5. Facilidades de Edición y mantenimiento de la información Para la introducción de información en las bases de datos el sistema debe contar con facilidades como: • Duplicar registros: a partir de un registro ya existente se podrá dar de alta uno nuevo reutilizando toda la información del registro ya grabado. • Modificaciones masivas: permite realizar modificaciones masivas de la información en determinados campos. • Exportación / importación de la información a un formato universal (xml) que evite los actuales problemas de Centro de Museos para el intercambio de información con otras entidades. • Control y validación de cambios, evitando la introducción de información incorrecta, duplicada, que ponga en peligro la integridad de la información y todo el esfuerzo por reorganizarse y normalizarse. 6. Acceso a la información controlado y adaptado a distintos perfiles de usuario El sistema debe controlar y registrar como mínimo la fecha y usuario autor de altas y modificaciones en la información del sistema, para que la dirección pueda controlar la gestión de la misma. Se debe controlar tanto las funcionalidades disponibles del sistema como la información a la que el usuario tiene acceso mediante un sistema de seguridad que en función al perfil de usuario asignado limite y controle qué puede hacer el usuario y sobre qué información. 7. Presencia en Internet de la información Se debe contemplar la difusión en Internet de ciertos contenidos que gestiona el sistema directamente desde las fuentes de información origen sin necesidad de volcados o procesos especiales de exportación de la información. Así mismo, se debe contemplar una vía para la integración de información en el sistema directamente desde las entidades colaboradoras externas sin necesidad de procesos de importación masiva posteriores ni procesos de validación de carga. 8. Adaptación a las necesidades actuales del Centro de Patrimonio. Debido a que la gran mayoría de las aplicaciones se encuentran implementadas bajo entornos tecnológicos que dificultan la evolución e implementación de nuevas necesidades, a lo largo del tiempo se han dado soluciones temporales para cubrir las necesidades que realmente no se ajustan a las especificaciones requeridas. Estas necesidades deben contemplarse en el nuevo sistema para que éste de un servicio completo a Centro de Patrimonio. Cabe destacar dentro de
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33
este requisito la contemplación de que cierta información se debe almacenar en bilingüe para su difusión web, así como la necesidad de contemplar campos específicos de difusión web. 9. Bilingüismo Deben ser bilingües (euskra-castellano), tanto la interfaz como aquellos contenidos que lo requieran para su difusión vía Internet. 10. Elaboración de informes y estadísticas El Sistema de Información Patrimonial Integrado debe contemplar la elaboración de informes y estadísticas que permitan a la dirección conocer en todo momento la situación de los trabajos realizados. La generación de informes y productos se realizará desde los diferentes módulos de gestión del sistema. Estos productos podrán ser: documentos generados para su impresión: informes, etiquetas, estadísticas,..., o documentos generados para su conservación en soporte electrónico 11. Accesibilidad y Usabilidad Las páginas pertenecientes al Sistema de Información Patrimonial integrado cumplirán la normativa de accesibilidad nivel AA de la W3C para la parte pública: visión del ciudadano y entidades externas colaboradoras. En la parte privada (visión de los técnicos de Centro de Patrimonio), se intentará cumplir un nivel de accesibilidad A teniendo siempre en cuenta el adaptar la accesibilidad a la operatividad de los procesos a desarrollar (por ej.: utilización de ventanas emergentes frente a páginas nuevas) En cualquier caso, siempre deberá tenerse en cuenta la normativa del Gobierno Vasco sobre este aspecto.
Estudio de requisitos del sistema de Información Patrimonial Integrado del Centro de Patrimonio Cultural Vasco
34
4. Sistema de Información integrado a construir El Sistema de Información Integrado que se debe obtener como resultado del presente Pliego englobará los siguientes subsistemas:
Sistema de Gestión de Inventarios de Bienes Patrimoniales (anteriormente aplicación Sistema de Información patrimonial (K46) y web de Monumentos, Conjuntos Monumentales y Yacimientos de la CAPV (N52)). Sistema de Gestión del Archivo Gráfico del Centro de Patrimonio (anteriormente aplicación de archivo gráfico (Q89)). Sistema de Gestión del Archivo Administrativo del Centro de Patrimonio (anteriormente base de datos knosys) Registro de Expedientes de Protección de Bienes Patrimoniales (anteriormente base de datos knosys). Registro de las Solicitudes de Información recibidas por Centro de Patrimonio (anteriormente base de datos access) Registro de Informes de Planeamientos procedentes de COPTV (anteriormente bd access) Registro de Ordenes y Subvenciones gestionadas por el Centro de Patrimonio (anteriormete bd access). Registro y difusión de publicaciones pertenecientes a Centro de Patrimonio (anteriormente aplicación Arkeoikuskas (T68A) y cuya gestión ser realiza a través del Sistema de Información Patrimonial (K46).
Para cubrir la necesidad de interacción entre el Sistema de Información Patrimonial Integrado y el Sistema de Información Gis se requiere que este último evolucione hacia el Sistema Gis corporativo. Aunque dicha evolución se estudiará aparte, o
Se propone acceso directo desde el sistema gis a la información textual de un elemento patrimonial, eliminando la necesidad de duplicar la información y los problemas derivados de sincronización entre bases. Además, desde el Sistema de
o
Se contempla la comunicación desde el Sistema de Información Patrimonial Integrado hacia el Sistema gis corporativo.
El sistema de gestión de Materiales de Yacimientos Arqueológicos queda al margen del sistema propuesto porque lleva poco tiempo en funcionamiento y no existe una necesidad de relacionarse con el resto de sistemas. A continuación se detalla un esquema del sistema.
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Técnicos Centro Patrimonio
Aplicaciones Intranet GIS Corporativo
Inventario de bienes
Solicitudes de Información
Ciudadanía
Internet
Internet
Internet
Materiales de Yacimientos
Entidades externas y colaboradores
Aplicaciones Extranet
Incorporación de elementos al inventario
Archivo gráfico Archivo administrativo Expedientes de protección
Aplicaciones Internet
Planeamientos COPTV Órdenes y subvenciones Publicaciones
+
ARCHIVO DIGITAL (DOKUSI)
Consulta del inventario Publicaciones Arkeoikuska
SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRADO
Estudio de requisitos del sistema de Información Patrimonial Integrado del Centro de Patrimonio Cultural Vasco
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4.1 CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS 4.1.1 arquitectura Sistema centralizado con clientes basados en navegadores de Internet que trabajan como interfaz de cara a los usuarios. El sistema central requiere disponer de los siguientes componentes: Un servidor web Un servidor de aplicaciones J2EE Sistema de gestión de bases de datos relacional Sistema de almacenamiento de ficheros Archivo digital (DOKUSI) Los diferentes usuarios accederán al Sistema vía Internet mediante un navegador web (Internet Explorer, Mozilla, Firefox, Opera,...), por lo que se necesita que el sistema esté soportado por una red de comunicaciones que permita la interconexión de los diferentes nodos con el servidor.
4.1.2 contexto de albergue A continuación se exponen los contextos de albergue necesarios para dar soporte a las tipologías de usuarios contemplados: •
Intranet: Acceso al sistema de los usuarios del Centro de Patrimonio Cultural Vasco. Tras su identificación en XL-Nets el usuario dispondrá de todos los módulos y funcionalidades del Sistema de Información Patrimonial Integrado accesibles para el perfil asignado.
•
Internet: Punto de difusión de la información relacionada con los Monumentos, Conjuntos Monumentales y Yacimientos de la CAPV y publicaciones pertenecientes al Centro de Patrimonio Cultural Vasco donde el actor es un público en general, que no necesita identificarse.
•
Extranet: Punto de acceso restringido al inventario de bienes patrimoniales cuyo objetivo es permitir la consulta de ciertos elementos patrimoniales bajo supervisión del Centro de Patrimonio y/o la carga directa de información proveniente de trabajos encargados a entidades externas, evitando los posteriores procesos necesarios tras la entrega de los trabajos realizados en cuanto a complejas importaciones masivas y sus posibles errores en el ajuste al modelo de datos.
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4.1.3 normativa El Sistema de Información Patrimonial Integrado propuesto debe tener en cuenta:
El cumplimiento de los estándares organizativos y tecnológicos del Gobierno Vasco. Las normas de funcionamiento y albergue de las aplicaciones Intranet / Internet /Extranet. El Manual de Identidad Corporativa del Gobierno Vasco. Las directrices para la interacción con el GIS corporativo del Gobierno Vasco.
4.1.4 herramientas de desarrollo El Sistema de Información Patrimonial Integrado propuesto debe desarrollarse bajo un entorno J2EE, pudiendo ejecutarse sobre cualquier plataforma o sistema operativo. Las características clave de las tecnologías a utilizar deben:
Cumplir los estándares tecnológicos del Gobierno Vasco: https://www.ejie.es/proveedores/datos/2004estandares.pdf o Servidor de base de datos relacional: Oracle o Servidor de aplicaciones: Bea WebLogic Server o Servidor web: Apache Software Foundation o Interface web: Cualquier navegador Web: Internet Explorer, Firefox,… o Leguaje de programación: J2EE o Gestión de ficheros: Archivo digital (DOKUSI) o Acceso al sistema mediante XL-Nets Basarse en tecnologías abiertas que aseguren la interoperatibidad con diversos entornos y sistemas.
4.1.5 sistemas horizontales con los que interactua Se contempla la interacción del Sistema de Información Patrimonial Integrado con los siguientes sistemas: •
GIS: Para permitir consultar desde la ficha de un elemento patrimonial su situación geográfica y viceversa.
•
NORA: Como ayuda para facilitar la introducción de datos de localizaciones (provincia, comarca, municipio, …)
•
Archivo digital - DOKUSI: Como sistema de almacenamiento de documentos y motor de búsqueda documental.
•
XLNETS: Como sistema de seguridad.
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4.2 FUNCIONALIDADES CONTEMPLADAS MODULO GESTION DE INVENTARIOS
SISTEMA DE INFORMACION PATRIMONIAL INTEGRADO FUNCIONALIDADES
Búsqueda experta y asistida del inventario de bienes: • Accesible tanto desde la parte intranet como Internet (restringida) • Dotada de herramientas de ayuda (búsqueda por tabla, ubicación geográfica, …) • Opción de refinamiento de búsqueda mediante selección de elementos consultados • Abrir / guardar histórico de búsquedas realizadas Recuperación de la información: • Accesible tanto desde la parte intranet como Internet (restringida) • Previsualización de lista de resultados • Previsualización de mosaico de imágenes Visualización de la ficha del bien patrimonial con distintos niveles de • detalle en función del perfil del usuario conectado • Zoom de imágenes asociadas al bien patrimonial Generación de informes: • Herramienta de configuración de informes (campos visualizados, formato de impresión, inclusión de imágenes, …) • Tipos de informes: • Impresión de los datos recuperados de la consulta tanto en formato textual como mosaico de imágenes • Impresión de fichas de elementos patrimoniales e imágenes asociadas Gestión de los inventarios: • Accesible desde la parte intranet y con acceso restringido para la parte extranet a la que accederán usuarios externos encargados de realizar labores de inventariado. • Mantenimiento de fichas de elementos patrimoniales pertenecientes a uno o más inventarios, pero siempre con identificación única del bien. Herramientas de validación y control que minimizan o anulan errores • de información sobre todo en campos que identifican al bien (Nº Ficha Brs y Código de Municipio) y permite a Centro de Patrimonio controlar y validar la información introducida por entidades externas. • Modificaciones/ borrado masivo. • Importación / exportación de la información en formato de texto prefijado y universal, y validado mediante reglas de gestión definidas que no permiten introducir información incorrecta. • Exportación configurable de imágenes asociadas al elemento patrimonial. • Gestión del lenguaje normalizado (mantenimiento de tablas)
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MODULO
GESTION DEL ARCHIVO GRAFICO
SISTEMA DE INFORMACION PATRIMONIAL INTEGRADO FUNCIONALIDADES
Gestión de usuarios: • Identificación de usuario en xlnets y obtención del perfil asignado (Responsable, Consulta, Actualizador, Investigador) mediante el cual se restringe el nivel de acceso a la aplicación (funcionalidades disponibles). • Herramienta de gestión de usuarios para la restricción de acceso a nivel de inventarios accesibles, formato de visualización y campos de consulta. Interconexión con el Sistema de Archivo Gráfico • Recuperación de imágenes pertenecientes a un determinado bien patrimonial. Interconexión con el Sistema de Archivo Administrativo • Consulta de expedientes en los que se referencia a un determinado bien patrimonial Interconexión con el Sistema de Expedientes de protección • Consulta de expediente de protección gestionados para un determinado bien patrimonial. Interconexión con el Sistema GIS • Acceso directo al sistema gis para visualizar los elementos patrimoniales seleccionados. Interfaz de Búsqueda simplificada del archivo gráfico: • Pantalla de consulta restringida a criterios significativos para la consulta de información (identificación del bien patrimonial, ubicación geográfica, soporte, formato, …) • Dotada de herramientas de ayuda (búsqueda por tabla, ubicación geográfica, …) • Mejora de los tiempos de respuesta
Recuperación de la información: • Previsualización de lista de resultados • Previsualización de mosaico de imágenes • Visualización de ficha • Zoom de imágenes Gestión de préstamo de elementos pertenecientes al archivo gráfico: • Consulta de préstamos • Mantenimiento de préstamos Gestión de usuarios: • Identificación de usuario en xlnets y obtención del perfil asignado (Consulta, Actualizador) mediante el cual se restringe el nivel de acceso a la aplicación (funcionalidades disponibles).
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MODULO
SISTEMA DE INFORMACION PATRIMONIAL INTEGRADO FUNCIONALIDADES
Gestión del archivo gráfico: • Adaptación del modelo de datos para contemplar la asociación de una misma imagen a distintos municipios y relacionar éste último con el Nº Ficha BRS • Mantenimiento del archivo gráfico de tipo imagen. • Para cada registro se permitirá la gestión de los siguientes contenidos: o Información textual Datos identificativos Datos descriptivos Control de duplicados Asociación de imágenes digitales o • Herramientas de agrupación de imágenes para guardar selecciones realizadas con un determinado fin (catálogos, publicaciones, …) • Importación / exportación de la información en formato de texto prefijado y universal, y validado mediante reglas de gestión definidas que no permiten introducir información incorrecta. • Exportación configurable de imágenes digitales asociadas. • Gestión del lenguaje normalizado (mantenimiento de tablas) Generación de informes:
•
GESTION DEL ARCHIVO ADMINISTRATIVO
REGISTRO DE EXPEDIENTES DE PROTECCIÓN
Herramienta de configuración de informes (campos visualizados, formato de impresión, …) • Impresión de los datos recuperados de la consulta tanto en formato textual como mosaico de imágenes Impresión de fichas de elementos del archivo gráfico e • imágenes asociadas • Generación de etiquetas para identificar elementos del archivo gráfico Tratamiento y recuperación de la información: • Búsqueda de la información por criterios múltiples • Registro y descripción del archivo a nivel de expediente Gestión del cuadro de clasificación, materias y entidades • • Asociación de documentación ofimática Generación de informes: • Impresión de los datos recuperados de la consulta • Impresión de la ficha del expediente Generación de etiquetas para identificar las unidades de instalación • de los expediente Gestión de usuarios: • Identificación de usuario en xlnets y obtención del perfil asignado (Consulta, Actualizador) mediante el cual se restringe el nivel de acceso a la aplicación (funcionalidades disponibles). Interconexión con el inventario de bienes patrimoniales (si el expediente está relacionado con un bien inventariado) Tratamiento y recuperación de la información • Búsqueda de la información por criterios múltiples • Registro y descripción del expediente • Asociación de documentación ofimática
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MODULO
REGISTRO DE SOLICITUDES DE INFORMACIÓN
REGISTRO DE INFORMES Y PLANEAMIENTOS COPTV
REGISTRO DE ORDENES Y SUBVENCIONES
SISTEMA DE INFORMACION PATRIMONIAL INTEGRADO FUNCIONALIDADES
Generación de informes: • Impresión de los datos recuperados de la consulta • Impresión de la ficha del expediente Gestión de usuarios: • Identificación de usuario en xlnets y obtención del perfil asignado (Consulta, Actualizador) mediante el cual se restringe el nivel de acceso a la aplicación (funcionalidades disponibles). Interconexión con el inventario de bienes patrimoniales Tratamiento y recuperación de la información • Búsqueda de la información por criterios múltiples • Registro y descripción de la solicitud de información Generación de informes: • Impresión de los datos recuperados de la consulta • Impresión de la ficha de la solicitud • Estadísticas de consulta de información relacionadas con un bien patrimonial Gestión de usuarios: • Identificación de usuario en xlnets y obtención del perfil asignado (Consulta, Actualizador) mediante el cual se restringe el nivel de acceso a la aplicación (funcionalidades disponibles). Interconexión con el inventario de bienes patrimoniales Tratamiento y recuperación de la información • Búsqueda de la información por criterios múltiples • Registro y descripción de la solicitud de información Generación de informes: • Impresión de los datos recuperados de la consulta • Impresión de la ficha de la solicitud • Estadísticas de consulta de información Gestión de usuarios: • Identificación de usuario en xlnets y obtención del perfil asignado (Consulta, Actualizador) mediante el cual se restringe el nivel de acceso a la aplicación (funcionalidades disponibles). Interconexión con el inventario de bienes patrimoniales Tratamiento y recuperación de la información • Búsqueda de la información por criterios múltiples • Registro y descripción de la solicitud de información Generación de informes: • Impresión de los datos recuperados de la consulta • Impresión de la ficha de la solicitud • Estadísticas de consulta de información relacionadas con un bien patrimonial Gestión de usuarios: • Identificación de usuario en xlnets y obtención del perfil asignado (Consulta, Actualizador) mediante el cual se restringe el nivel de acceso a la aplicación (funcionalidades disponibles). Interconexión con el inventario de bienes patrimoniales
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MODULO REGISTRO Y DIFUSION DE PUBLICACIONES (ARKEOIKUSKA)
SISTEMA DE INFORMACION PATRIMONIAL INTEGRADO FUNCIONALIDADES
Búsqueda del publicaciones tipificada: • Accesible tanto desde la parte intranet como Internet (restringida) • Dotada de herramientas de ayuda (ubicación geográfica, …) Registro y descripción de publicaciones Generación de informes: • Impresión de los datos recuperados de la consulta • Impresión de la ficha de la publicación Gestión de usuarios: • Identificación de usuario en xlnets y obtención del perfil asignado (Consulta, Actualizador) mediante el cual se restringe el nivel de acceso a la aplicación (funcionalidades disponibles).
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4.3 UNIFICACIÓN, NORMALIZACIÓN Y MIGRACIÓN DE LAS FUENTES DE INFORMACION DE LOS SISTEMAS ACTUALES La red de información del Centro de Patrimonio Cultural Vasco presenta una serie de problemas tales como la dispersión en numerosas fuentes de base de datos, duplicidad, falta de estructuración, registrada en base a distintos criterios, etc., que hacen que se necesite de un proceso de unificación y normalización previo a la migración e integración de dicha información en el Sistema de Información Patrimonial propuesto. Esta labor, fundamental para los módulos que corresponden al Sistema de Gestión de Inventarios y Archivo administrativo, requiere de las siguientes actividades: Unificación, Normalización y Migración de la información FUENTE DE INFORMACIÓN INVENTARIOS
ACTIVIDADES
•
• •
• • • • ARCHIVO ADMINISTRATIVO
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• •
Definición de un modelo de ficha por inventario con la estructura de información homogenizada y normalizada en la medida de lo posible. Puntos clave: • Identificación unívoca del bien patrimonial • Normalización de la localización del bien patrimonial (territorio / municipio) • Unificación de criterios para la introducción del Nº Ficha BRS • Normalización de datos de protección del bien Definición de reglas de equivalencias para la conversión de la información al formato definido y validado. Identificación y eliminación de información duplicada Interrelación del mismo elemento patrimonial en distintos inventarios unificando información común e identificándolo de manera única (un mismo elemento patrimonial puede estar en varios inventarios, con información duplicada o bien haberse duplicado la ficha para su difusión web) Desarrollo y ejecución de procesos automáticos que ajusten la información de BRS a la nueva estructura garantizando que la información permanece íntegra. Revisión y depuración de la información convertida automáticamente, y recodificación manual de la información que no es posible ajustar de forma automática. Desarrollo y ejecución del proceso automático de migración de la información al nuevo sistema. En el anexo II se adjunta un avance de la propuesta de unificación y normalización de las bases de inventario actuales. Definición de un modelo de ficha de expediente con la estructura de información homogenizada y normalizada. Puntos clave: • Identificación del bien si el expediente está relacionado • Campos de materias y entidades. Revisión del cuadro de clasificación en base a los procedimientos que actualmente están en funcionamiento. Definición de reglas de equivalencias para la conversión de la
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Unificación, Normalización y Migración de la información FUENTE DE INFORMACIÓN
ACTIVIDADES
• • • • EXPEDIENTES DE PROTECCIÓN
• • • • • •
SOLICITUDES DE INFORMACIÓN
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INFORMES Y PLANEAMIENTOS COPTV
•
REGISTRO DE ORDENES Y SUBVENCIONES
•
REGISTRO Y DIFUSION DE PUBLICACIONES (ARKEOIKUSKAS)
• •
información al formato definido y validado. Interrelación del expediente con el elemento patrimonial referenciado en caso de que sea posible. Desarrollo y ejecución de procesos automáticos que ajusten la información de knosys a la nueva estructura garantizando que la información permanece íntegra. Revisión y depuración de la información convertida. Desarrollo y ejecución del proceso automático de migración de la información al nuevo sistema. Definición de un modelo de ficha de expediente con la estructura de información homogenizada y normalizada. Definición de reglas de equivalencias para la conversión de la información al formato definido y validado. Interrelación del expediente con el elemento patrimonial referenciado en caso de que sea posible. Desarrollo y ejecución de procesos automáticos que ajusten la información de knosys a la nueva estructura garantizando que la información permanece íntegra. Revisión y depuración de la información convertida. Desarrollo y ejecución del proceso automático de migración de la información al nuevo sistema. Desarrollo y ejecución del proceso automático de migración de la información al nuevo sistema. Desarrollo y ejecución del proceso automático de migración de la información al nuevo sistema. Desarrollo y ejecución del proceso automático de migración de la información al nuevo sistema. Normalización y adaptación de la información almacenada en brs al modelo relacional. Desarrollo y ejecución del proceso automático de migración de la información al nuevo sistema.
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5 PLAN DE ACTUACION 5.1 FASES DEL PROYECTO Dado la magnitud del sistema a desarrollar y en base a la prioridad e interrelación existente entre los distintos módulos que componen el sistema, se propone dividir el plan de actividades en dos fases: •
•
FASE 1.- Módulos prioritarios:
Gestión del Inventario general de bienes patrimoniales del País Vasco.
Gestión del archivo gráfico.
Sistema de gestión del archivo administrativo.
Registro de expedientes de protección de bienes patrimoniales.
FASE 2.- Módulos no prioritarios:
Registro de las solicitudes de información recibidas.
Registro de informes de planeamientos procedentes de COPTV
Registro de ordenes y subvenciones gestionadas por el Centro de Patrimonio.
Registro y difusión de publicaciones (arkeoikuskas).
El esquema anterior contempla el desarrollo de actividades en paralelo para minimizar el tiempo en los que Centro de Patrimonio Cultural obtenga resultados relevantes.
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ANALISIS Y DISEÑO DEL SISTEMA INTEGRADO
CONSTRUCCIÓN DE MÓDULOS (FASE 1)
UNIFICACIÓN Y NORMALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
CONVERSION DE LOS DATOS (FASE 1)
REVISION Y DEPURACION DE LOS DATOS (FASE 1)
IMPLANTACIÓN (FASE 1)
CONSTRUCCIÓN DE MÓDULOS (FASE 2)
CONVERSION DE LOS DATOS (FASE 2)
REVISION Y DEPURACION DE LOS DATOS (FASE 2)
IMPLANTACIÓN (FASE 2)
1. Análisis y diseño de los módulos del sistema Dentro de esta actividad se realiza la definición exacta del Sistema de Información Patrimonial Integrado, contemplando:
Definición de funcionalidades del sistema: Partiendo de los requisitos definidos en el punto 3 y a través de reuniones con el equipo de usuarios participantes se concretan las funcionalidades en cuanto a qué hace el sistema y cómo se implementa.
Definición del Entorno Tecnológico (hardware, software y telecomunicaciones) compatible con los estándares del Gobierno Vasco y en base a reuniones con EJIE.
El producto resultado es un documento de análisis y diseño que recoja todas las especificaciones fijadas. 2. Construcción de los módulos En base al documento de análisis y diseño resultado de la actividad anterior se construyen los módulos del sistema. Además se realizan las pruebas de integración entre módulos para conseguir una visión íntegra del sistema. Esta actividad se divide en dos fases secuenciales para poder implantar los módulos prioritarios cuanto antes.
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3. Implantación y puesta en marcha del sistema La entrega de los productos resultantes y su validación por parte de los responsables se realizará también en dos fases adelantándose la implantación de los módulos prioritarios. Se contempla:
Instalación de los componentes software desarrollados en la infraestructura tecnológica y bajo la metodología de implantación que EJIE exige para estos proyectos: Entorno de desarrollo, pruebas y producción.
Formación básica a los técnicos de Centro de Patrimonio Cultural así como a los técnicos de EJIE que se definan para realizar correctamente el mantenimiento y explotación del sistema.
3. Unificación y normalización de la información En paralelo al análisis y construcción del sistema se lleva a cabo la labor de unificación y normalización de la información de las fuentes de datos origen, de forma que la información se ajuste a las especificaciones del nuevo sistema y sea posible su migración. Esta actividad requiere la colaboración de usuarios del Centro de Patrimonio para establecer las equivalencias correctas entre la estructura de información anterior y la del nuevo Sistema de Información Patrimonial Integrado. 4. Migración de los datos La migración de la información se debe automatizar en la medida de lo posible minimizando coste temporal y recursos necesarios, y garantizando que la información permanece íntegra. Contempla:
Desarrollo de procesos de migración automáticos
Ejecución y obtención de scripts de carga de datos a implantar en la fase de implantación.
5. Revisión y depuración de los datos Aquella información que no se ajusta al proceso de migración debe revisarse y depurarse de forma manual. De la actividad de revisión se obtiene el volumen de información a depurar, que en principio debe ser mínimo puesto que en la fase de unificación y normalización ya se ha considerado la mayoría de los casos posibles. Esta actividad puede posponerse a la fase de implantación si se considera oportuno.
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