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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO
FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES DE CUAUTITLÁN
“EXPERIENCIA COMO AUXILIAR ADMINISTRATIVO EN UNA UNIVERSIDAD PRIVADA”.
TRABAJO POR EXPERIENCIA PROFESIONAL QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE: LICENCIADA EN CONTADURÍA PRESENTA: EDITH MIRIAM CALVO GUTIÉRREZ
ASESOR: C.P.C. JOSÉ FRANCISCO ASTORGA Y CARREÓN
CUAUTITLÁN IZCALLI, ESTADO DE MÉXICO, 2013.
AGRADECIMIENTOS
A DIOS, POR ESTAR CONMIGO EN CADA PASO QUE DOY, POR FORTALECER MI CORAZÓN E ILUMINAR MI MENTE, POR EL DON DE LA VIDA Y LA FELICIDAD. A MIS PADRES Y HERMANA, POR EL APOYO INCONDICIONAL QUE ME HAN BRINDADO A LO LARGO DE MI VIDA Y NO DEJARME SOLA EN NINGÚN MOMENTO, POR SER LA FORTALEZA NECESARIA PARA SEGUIR ADELANTE, POR ENSEÑARME A SER RESPONSABLE, GRACIAS A USTEDES ESTOY CUMPLIENDO ESTA META, ESTE LOGRO TAMBIÉN ES DE USTEDES, LOS QUIERO MUCHO.
A MI ASESOR Y COASESORA, POR BRINDARME EL APOYO INCONDICIONAL PARA LOGRAR ESTE RETO, GRACIAS POR SU PACIENCIA Y CONSEJOS.
A MIS AMIGOS POR ALENTARME A REALIZAR MI SUEÑO Y DEJAR LA DECIDIA.
A LA “UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO”, CON RESPETO Y AGRADECIMIENTO.
A LA “FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES DE CUAUTITLÁN”, POR DARME LA OPORTUNIDAD DE APRENDER Y POR LOS MOMENTOS QUE PASE EN MI TRAYECTORIA ESTUDIANTIL.
UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES DE CUAUTITLÁN
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 1 CAPÍTULO 1. UNIVERSIDAD DE CUAUTITLÁN IZCALLI, S.C. 1.1
Historia ............................................................................................................................... 2
1.2
Objetivo .............................................................................................................................. 2
1.3
Misión ................................................................................................................................. 3
1.4
Visión .................................................................................................................................. 3
1.5
Filosofía .............................................................................................................................. 3
1.6
Finalidad ............................................................................................................................. 3
1.7
Modelo Educativo ............................................................................................................... 4
1.8
Oferta Educativa ................................................................................................................. 4
CAPÍTULO 2. SOCIEDADES EDUCATIVAS 2.1
Educación............................................................................................................................ 7
2.2
Tipos y Modalidades de Educación ..................................................................................... 7
2.3
Autorizaciones y Reconocimiento de Validez Oficial de Estudios ........................................ 8
2.4
Obligaciones de las Sociedades Educativas ......................................................................... 8
2.5
Instituciones que Imparten Educación en el País ............................................................... 9
2.6
Fines que Persiguen las Instituciones Educativas ................................................................ 9
CAPÍTULO 3. CONTABILIZACIÓN EN COI 3. 1
Contabilidad...................................................................................................................... 11
3. 2
Obligaciones Generales..................................................................................................... 11
3. 3
Realización de la Información Financiera y Contable ........................................................ 12
3. 4
Comprobantes Fiscales ..................................................................................................... 15
3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.4.5
Factura Impresa por Impresor Autorizado .................................................................................. 16 Factura Impresa con Código de Barras Bidimensional ................................................................ 18 Factura Electrónica ..................................................................................................................... 21 Factura Electrónica (CFDI)........................................................................................................... 23 Comprobantes Simplificados ...................................................................................................... 25
3. 5
COI .................................................................................................................................... 27
3. 6
Objetivo ............................................................................................................................ 28
3. 7
Características ................................................................................................................... 28
3. 8
Catálogo de Cuentas ......................................................................................................... 28
3. 9
Pólizas ............................................................................................................................... 30
3. 10
Balanza de Comprobación............................................................................................. 33
3. 11
Balance General ............................................................................................................ 34
3. 12
Estado de Resultados .................................................................................................... 35
CAPÍTULO 4. NÓMINA INTEGRAL 4.1
Nómina ............................................................................................................................. 36
4.2
Elaboración de la Nómina ................................................................................................. 37
4.3
NOI.................................................................................................................................... 40
4.4
Características ................................................................................................................... 41
4.5
Catálogo de Trabajadores ................................................................................................. 41
4.6
Departamentos ................................................................................................................. 42
4.7
Alta de Trabajador ............................................................................................................ 42
4.8
Percepciones ..................................................................................................................... 45
4.9
Deducciones...................................................................................................................... 47
4.10
Faltas ................................................................................................................................ 50
4.11
Método de Pago ............................................................................................................... 51
4.12
Recibos de Nómina ........................................................................................................... 51
4.13
Generación de Nómina Definitiva ..................................................................................... 52
CAPÍTULO 5. IMPUESTOS 5.1
Sociedades Civiles ............................................................................................................. 53
5.2
Determinación del Pago de Retenciones de I.S.R. por Prestación de Servicios Profesionales...57
5.3
Determinación del Pago del I.V.A. por Prestación de Servicios Profesionales .................. 60
5.4
Determinación del 2.5% sobre Nóminas ........................................................................... 61
5.5
Determinación de I.S.R. a Trabajadores ........................................................................... 72
CAPÍTULO 6. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 6.1
Cuentas por Pagar ............................................................................................................. 73
6.2
Requisitos de las Deducciones Autorizadas ...................................................................... 75
RECOMENDACIONES…………………………………………………………………………………………………………………………...……79 ANEXOS ANEXO 1. Manual de Organización de la Universidad de Cuautitlán Izcalli, S.C ....................................... 81 ANEXO 2. Diagramas de Proceso ............................................................................................................. 87 ANEXO 3. Imágenes ................................................................................................................................ 87 ANEXO 4. Tablas ..................................................................................................................................... 88 ANEXO 5. Organigrama ........................................................................................................................... 88
CONCLUSIONES ................................................................................................................................ 89 FUENTES BIBLIOGRÁFICAS ................................................................................................................ 90 GLOSARIO DE TÉRMINOS TÉCNICOS ................................................................................................. 91
INTRODUCCIÓN
Las actividades de la Contabilidad son muy rutinarias y repetitivas, y por ello los programas que existen hoy en día han permitido el desarrollo y la sistematización de la Contabilidad y como beneficio se ha liberado al Contador permitiendo enfocarse en actividades de mayor importancia como lo es el análisis y la interpretación de los resultados, además de que esta información debe ser confiable, comprensiva y oportuna para todo aquello que les interesa saber cómo a los accionistas, administradores, las entidades bancarias, proveedores y empleados para la toma de decisiones desde sus respectivos puntos de vista. Sus relaciones son internas en este caso con la Dirección Administrativa, Recursos Humanos y de manera externa con las instituciones bancarias. En las actividades administrativas se requiere de tener un orden, claro está como en la Contabilidad, ya que además de que se manejan diferentes actividades se requieren de confidencialidad y existe una cabeza directa y que de acuerdo a sus instrucciones específicas se toman decisiones para llevar a cabo las operaciones correspondientes. Existen diferentes relaciones como son las internas constante con los departamentos de Presidencia Junta de Gobierno, Rectoría, Contabilidad, Asistencia Administrativa, Tesorería, Recursos Humanos, Staff de Servicios, Servicios Escolares , Dirección de Imagen; cabe mencionar que la mención, no corresponde a la jerarquía, si no a la relación que existe entre los departamentos. Las relaciones externas más frecuentes son con proveedores de bienes y servicios, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación de los mismos. En el presente trabajo describo las actividades que eh tenido y tengo dentro de la Institución Privada donde me han permitido desarrollarme como profesional; así como el apoyo para lograr este último paso de mí Licenciatura y continuar con mis estudios.
1
CAPÍTULO 1. UNIVERSIDAD DE CUAUTITLÁN IZCALLI, S.C.
1.1
Historia
La evolución histórica de esta fracción de nuestro país, nos ha permitido ver como las ruinas de una hacienda porfirista, demolida por los hechos sociales y después por el tiempo y la incurrí, ha surgido un centro educativo. El rescate arquitectónico del claustro, casco original de la ex-hacienda “El Jacal”, es algo más que los materiales de construcción y adornos, es en esencia el rescate de nuestras raíces para soportar un nuevo tronco. “La Universidad de Cuautitlán Izcalli, S.C. “ En 1991, fue creada la UNIVERSIDAD DE CUAUTITLÁN IZCALLI (UCI) con un majestuoso proyecto educativo bajo los conceptos de enseñanza de primer nivel, calidad educativa e infraestructura vanguardista; teniendo como objetivo primordial ofrecer a la sociedad hombres y mujeres que enaltezcan la conducción humana. En la actualidad la Institución tiene una base sólida que la convierte en una de las Universidades Privadas de más prestigio en el Estado de México. Cuenta con un terreno de 44,397 m2 y una construcción de 22,978 m2 con todo lo necesario para que aproximadamente 2,500 estudiantes y profesores cumplan con las funciones sustantivas de la Universidad: Docencia, Difusión e Investigación. Su lema “Todas mis flechas se dirigen al sol”, busca la excelencia académica y con la mirada en el futuro se afirma en el pasado. Fue la primera Universidad de la región en unirse al proyecto "Cisco Networking Academy Program" y ha firmado convenios con la SEDEMET para la colaboración académica en el estado.
1.2
Objetivo
La Universidad de Cuautitlán Izcalli tiene como objetivo desarrollar integralmente el talento, habilidades y competencias de sus educandos tanto en el aspecto personal como en el profesional, de tal forma que al concluir su carrera sean capaces de insertarse exitosamente en el ámbito laboral de su área de especialidad, de generar propuestas éticas y de valor a la sociedad a la que servirán y de realizarse plenamente como seres humanos. 1
1
Anónimo. (2011). Revista Universitaria de la Universidad de Cuautitlán Izcalli, 3, pág. 10. 2
1.3
Misión
Es propiciar y encauzar la formación integral de los educandos con modelos de vanguardia, apoyados en una sana y responsable orientación para ser líderes emprendedores competitivos internacionalmente, generando progreso en la calidad de la vida de nuestra comunidad. Al mismo tiempo asume la función de producir conocimiento aplicado a extender los beneficios de éste y de la cultura.
1.4
Visión
En UCI deseamos contribuir al bienestar de la Sociedad Mexicana a través de la Educación para que México sea nuestra mejor alternativa. 2
1.5
Filosofía
Conservar e incrementar y transmitir el conocimiento y la cultura a través de la formación de los profesionistas, docentes e investigadores, incidiendo positivamente en su entorno social. Somos pilar en la construcción de sueños y realidades. La capacidad que tenemos para entrelazar el dinamismo de los jóvenes con experiencia de los profesores de alto nivel académico y con destacado desempeño en el campo laboral, nos ha permitido alcanzar el éxito educativo y la formación de los grandes profesionistas, lo que nos distingue entre el núcleo de educación superior que existe en la zona.
1.6
Finalidad
Conservar, incrementar y transmitir el conocimiento y la cultura, a través de la formación de profesionistas, docentes e investigadores impulsando la práctica de la investigación científica, el desarrollo humano de todos los integrantes, integrando propositivamente en su entorno social basado en un medio integral sustentado por 3 mega herramientas: v Formación académica y humana v Tecnología informática y humana v Sistema en un medio integral
2
Anónimo. (2011). Revista Universitaria de la Universidad de Cuautitlán Izcalli, 3, pág. 10. 3
1.7
Modelo Educativo
La UCI ha desarrollado un modelo educativo que guía las acciones académicas de todos los actores del proceso de enseñanza-aprendizaje en la Universidad. La finalidad de este modelo educativo es que los alumnos, en su estancia en la Universidad, obtengan el máximo desarrollo de conocimientos, habilidades, actitudes y valores a través de los procesos educativos de alta calidad que conlleven el desarrollo de las competencias que los identifiquen como profesionista altamente demandados en el mercado laboral. La calidad académica se observa a través de la interacción entre los elementos clave del proceso de enseñanza-aprendizaje. De estos elementos destaca el alumno como punto central del proceso enseñanza aprendizaje, lo que significa que el entorno educativo está diseñado para que el propio estudiante sea partícipe de su proceso de enseñanza.
1.8
Oferta Educativa
Principales Licenciaturas: ·
Administración de Empresas Objetivo de la Licenciatura Preparar profesionales con visión estratégica capaces de analizar, crear, dirigir y gestionar de manera eficiente y eficaz las organizaciones en la era del conocimiento y la información Asimismo coordinar al capital humano, administrar tecnologías de punta de recursos materiales con base en la innovación, la acertada toma de decisiones y la mejora de los procesos organizacionales.
·
Contaduría Objetivo de la Licenciatura Formar profesionales de la contabilidad con un pensamiento sistemático capaces de registrar, elaborar, auditar, analizar e interpretar información financiera de una entidad económica, utilizando la información disponible de dicha entidad de acuerdo a las (NIF), técnicas contables, fiscales y legales existentes a nivel nacional e internacional. 3
3
Anónimo. (2011). Revista Universitaria de la Universidad de Cuautitlán Izcalli, 3, pág. 22,26. 4
·
Derecho Objetivo de la Licenciatura La licenciatura en Derecho está orientada para que el estudiante se compenetre en una visión dinámica de los fenómenos jurídicos, en el asesoramiento profesional, en la organización legislativa y administrativa del Estado; como consejo empresarial y también de los particulares que demanden sus servicios, todo ello sustentado en el respeto a los valores de la justicia, dignidad y libertad, que forman parte de la esencia del Derecho.
·
Ingeniería en Sistemas Computacionales Objetivo de la Licenciatura Formar profesionales calificados para diseñar y concebir sistemas y dispositivos computacionales mediante el uso de los recursos científicos tecnológicos actuales con respecto a las prioridades sociales de desarrollo, equidad y medio ambiente.
·
Tecnologías de Información Objetivo de la Licenciatura Formar profesionales capaces de analizar, diseñar, desarrollar y mantener sistemas administrativos computarizados para la adecuada optimización de los recursos de cualquier organización, promoviendo el desarrollo tecnológico y económico, propiciando en ellos una formación. 4
Otras Licenciaturas:
4
·
Arquitectura
·
Comunicaciones
·
Diseño Gráfico
·
Gastronomía
·
Mercadotecnia
·
Odontología
·
Pedagogía
·
Psicología
Anónimo. (2011). Revista Universitaria de la Universidad de Cuautitlán Izcalli, 3, pág. 28, 40,50. 5
·
Diplomados Ø Diplomado en Mejora Continua a través de la Tecnología Seis Sigma Ø
Diplomado en Habilidades Gerenciales
Ø
Diplomado en Chocolatería
Ø
Diplomado en Formación de Investigadores
Ø
Diplomado en Pruebas Psicológicas: Interpretación y diagnóstico
Ø
Diplomado en Psicología Forense
Ø
Diplomado en Seguridad de la Información
Ø
Diplomado en Ciencias Forenses y Criminalistas
Ø
Diplomado en Derecho Fiscal
Ø
Diplomado en Desarrollo de Páginas Web
Ø
Diplomado en Base de Datos ORACLE
Ø
Diplomado en Fotografía Profesional
Ø
Diplomado en Implantología Oral Básica
Ø
Diplomado en Propiedad Intelectual
Ø Diplomado en Endodoncia Rotatoria 5
·
·
Maestrías Administración
Ø
Derecho Penal
Ø
Derecho Fiscal
Ø
Amparo
Ø
Docencia Basada en Competencias
Ø
Ciencias de la Educación
Idioma Ø
5
Ø
Inglés
Anónimo. (2011). Revista Universitaria de la Universidad de Cuautitlán Izcalli, 3, pág. 17. 6
CAPÍTULO 2. SOCIEDADES EDUCATIVAS
2.1
Educación
La educación es el medio fundamental para adquirir, transmitir y acrecentar la cultura; es un proceso permanente que contribuye al desarrollo del individuo y a la transformación de las sociedades; es el factor determinante para la adquisición de conocimientos y para formar mujeres y hombres con sentido de solidaridad social. En nuestro país, conforme al Artículo 3ro.de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, todo individuo tiene derecho a recibir educación. Asimismo, la educación preescolar, la primaria y la secundaria deben ser cursadas por todos los habitantes del país; por ello, es obligación de los mexicanos hacer que sus hijas, hijos o pupilos menores de edad cursen dicha educación. (Art. 2 y 4, Ley General de Educación)
2.2
Tipos y Modalidades de Educación
En México, la educación se clasifica de manera siguiente: 1. De tipo básico, el cual está compuesto por los niveles siguientes a) Preescolar b) Primaria c) Secundaria 2. De tipo medio-superior, el cual comprende: a) El nivel bachillerato b) Los demás niveles equivalentes de bachillerato (CONALEP, C.B.T.I.S.) c) La educación profesional que no requiere bachillerato o sus equivalentes. 3. De tipo superior, es la que se imparte después del bachillerato o de sus equivalentes. Este tipo de educación está compuesto por: a) Licenciatura b) Especialidad c) Maestría d) Doctorado (Art. 37 Ley General de Educación) 6 6
Pérez J. y Fol R. (2013). Manual práctico de Sociedades y Asociaciones Civiles. México: Tax Editores Unidos, S.A. de C.V. pág. 55-56. 7
2.3
Autorizaciones y Reconocimiento de Validez Oficial de Estudios
Las Sociedades Civiles que se dediquen a la enseñanza podrán impartir educación en todos sus tipos y modalidades. Por lo que concierne la educación preescolar, la primaria, la secundaria, la normal y demás para la formación de maestros de educación básica, deberán obtener previamente, en cada caso, la autorización expresa del Estado. Tratándose de estudios de los antes mencionados, podrán obtener el reconocimiento de validez oficial de estudios. La autorización y el reconocimiento serán especificados para cada plan de estudios.
2.4
Obligaciones de las Sociedades Educativas
Las Sociedades Civiles que impartan la educación con autorización o con reconocimiento de validez oficial de estudios deberán: 1. Cumplir con lo dispuesto en el Art. 3º de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y en la Ley General de Educación. 2. Cumplir con los planes y programas de estudio que las autoridades educativas competentes hayan determinado. 3. Proporcionar un mínimo de becas en los términos de los lineamientos generales que la autoridad otorgue las autorizaciones o reconocimientos haya determinado. 4. Cumplir requisitos previstos en el Art. 66 de la ley General de la Educación. 5. Facilitar y colaborar en las actividades de evaluación, inspección vigilancia que las autoridades de evaluación, inspecciones y vigilancia que las autoridades competentes realicen u ordenen. (Art. 57, Ley General de Educación)7
7
Pérez J. y Fol R. (2013). Manual práctico de Sociedades y Asociaciones Civiles. México: Tax Editores Unidos, S.A. de C.V. pág. 58,63-64. 8
2.5
Instituciones que Imparten Educación en el País
La educación será impartida por las instituciones siguientes: a) El Estado y sus organismos descentralizados b) Las Sociedades y Asociaciones Civiles que se dediquen a la enseñanza, con autorización o reconocimiento de validez oficial de estudios en los términos de la Ley General de Educación. c) Las Sociedades y Asociaciones Civiles que se dediquen a la enseñanza, sin reconocimiento de validez oficial de estudios en términos de la Ley General de Educación. En este caso, tales como las Sociedades y Asociaciones deberán mencionar dicha circunstancia en su documentación y publicidad. La educación que impartirán las Instituciones antes mencionadas, es un servicio público. (Art. 7, 10,59, Ley General de Educación)
2.6
Fines que Persiguen las Instituciones Educativas
Las instituciones que imparten la educación en el país tendrán los siguientes fines: a) Desarrollo armónicamente todas las facultades del ser humano. b) Fomentar en el ser humano el amor a la patria y la conciencia de la solidaridad internacional en la independencia y en la justicia. c) Contribuir al desarrollo integral del individuo, para que ejerza la plena y responsablemente las capacidades humanas. d) Favorecer el desarrollo de facultades para adquirir conocimientos, así como la capacidad de observación, análisis, reflexión críticos. e) Fortalecer la conciencia de la nacionalidad de la soberanía, el aprecio por la historia, los símbolos patrios y las instituciones nacionales, así como la valoración de las tradiciones y particularidades culturales de las diversas regiones del país. f)
Promover mediante la enseñanza, el conocimiento de la pluralidad lingüística de la Nación y el respeto a los derechos lingüísticos de los pueblos indígenas.
g) Infundir el conocimiento y la práctica de la democracia como la forma de gobierno y convivencia que permite a todos participar en la toma de decisiones para el mejoramiento de la sociedad. 8
8
Pérez J. y Fol R. (2013). Manual práctico de Sociedades y Asociaciones Civiles. México: Tax Editores Unidos, S.A. de C.V. pág. 55,57. 9
h) Promover el valor de la justicia, de la observancia de la ley de la igualdad de los individuos ante está, propiciar la cultura de la legalidad, de la paz y la no violencia en cualquier tipo de manifestaciones, así como el conocimiento de los derechos humanos y el respeto de los mismos. i)
Fomentar actitudes que estimulen la investigación y la innovación científica y tecnológica.
j)
Impulsar la creación artística propiciar la adquisición, el enriquecimiento y la difusión de los bienes y valores de la cultura universal, en especial de aquellos que constituyen el patrimonio cultural de la Nación.
k) Estimular la educación física y práctica del deporte. l)
Desarrollar las actitudes solidarias en los individuos y crear conciencia sobre la preservación de la salud, el ejercicio responsable de la sexualidad, la planeación familiar y la paternidad responsable, sin disminución de la libertad y del respeto absoluto a la dignidad humana, así como propiciar el rechazo a los vicios y adicciones, fomentando el conocimiento de sus causas, riesgos y consecuencias.
m) Involucrar los conceptos y principios fundamentales de la ciencia ambiental, el desarrollo sustentable, la prevención del cambio climático así como de la valoración de la protección y conservación del medio ambiente como elementos esenciales para el desenvolvimiento armónico e integral del individuo y la sociedad. también se proporcionarán elementos básicos de protección civil, mitigación y adaptación ante los efectos que presenta el cambio climático y otros fenómenos naturales. n) Fomentar las actitudes solidarias y positivas hacia el trabajo, el ahorro y el bienestar general. o) Fomentar los valores y principios de cooperativismo. p) Fomentar la cultura de la transparencia y la rendición de las cuentas, así como el conocimiento de los educandos de su derecho al acceso a la información pública gubernamental y las mejores prácticas para el ejercicio. q) Promover y fomentar la lectura. r) Difundir los derechos y deberes de los niños y adolescentes y las formas de protección con que cuentan para ejercitarlos. s) Realizar las acciones educativas preventivas a fin de evitar que se comentan actos ilícitos en contra de los menores de 18 años de edad o de personas que no tengan la capacidad para comprender el significado del hecho o para resistirlo. 9
9
Pérez J. y Fol R. (2013). Manual práctico de Sociedades y Asociaciones Civiles. México: Tax Editores Unidos, S.A. de C.V. pág. 57-58. 10
CAPÍTULO 3. CONTABILIZACIÓN EN COI
3. 1
Contabilidad
La Contabilidad es la disciplina que enseña las normas y los procedimientos para ordenar, analizar y registrar las operaciones practicadas por las unidades económicas constituidas por un solo individuo o bajo la forma de sociedades civiles o mercantiles (bancos, industrias, e instituciones de beneficencia, etc.) 10
3. 2
Obligaciones Generales
Artículo 101.- Las personas morales a que se refiere al Título III, además de las obligaciones establecidas en otros artículos de esta Ley, tendrán las siguientes: · Llevar los sistemas contables · Expedir comprobantes y conservar una copia a disposición dela SHCP · Presentar a más tardar el 15 de febrero de cada año, declaración en la que se determine el remanente distribuible y la proporción que corresponda a cada integrante. · Proporcionar a sus integrantes cada constancia en la que se señale el monto del remanente distribuible, en su caso, a más tardar el 15 de febrero de del año siguiente. · Expedir la información de las operaciones desde $ 50,000.00 anuales, con los clientes y proveedores. Retener y enterar del impuesto a cargo de terceros y exigir la documentación que reúna los requisitos fiscales, cuando haga pagos a terceros y estén obligados a ello en los términos de esta Ley. Cumplir con las obligaciones para quien paga salarios. · Presentar, a más tardar el 15 de febrero de cada año, la información siguiente: Presentar declaración anual en la que informarán a las autoridades fiscales de los ingresos obtenidos y de las erogaciones efectuadas, a más tardar el 15 de febrero de cada año. 11
10
LARA E. y Lara L. (2009). Primer curso de Contabilidad. México: Editorial Trillas. pág. 11.
11
LISR 11
3. 3
Realización de la Información Financiera y Contable 1. La Dirección Administrativa se encarga de la recopilación de las facturas de los diferentes gastos que tiene la Institución. 2. Genera reportes de facturas para entrega a la Coordinación de Staff de Servicios y Adquisiciones para la elaboración de la requisición de compra y firma del Presidente de la Junta de Gobierno. 3. La Dirección Administrativa autoriza los pagos de servicios y proveedores; a su vez realiza su reporte de pagos y la alimentación de una base de datos que se realiza diariamente para tener un estimado de los gastos en cualquier momento. 4. Recopilación y análisis de consecutivo de la documentación contable se encuentre completa y debidamente comprobada con documentos que reúna los requisitos fiscales vigentes. a) Póliza cheque b) Facturas de acuerdo con los requisitos fiscales siguientes: v Expedido a favor de la Universidad de Cuautitlán Izcalli, S.C. v Domicilio fiscal completo (Av. Rancho del Jacal No. 100, Col. Santa Rosa de Lima, Cuautitlán Izcalli, Edo. de México, C.P. 54740). v Nombre de la persona física o moral que expide el comprobante. v RF C de la persona física o moral. v Dirección de la persona física o moral que expide el comprobante. v Vigencia del comprobante v Número de factura, folio o recibo. v Fecha de expedición del comprobante. v Importes correctos y desglosados. c) Fichas de depósito, transferencias electrónicas (traspasos, préstamos, etc.) 5. La Dirección Administrativa realiza la entrega de la documentación a la Coordinación de Contabilidad, una vez que la Coordinación de Staff de Servicios y Adquisiciones entrega las facturas de proveedores. 6. La Coordinación de Contabilidad detecta la información faltante y se solicita a la Dirección Administrativa. 7. De acuerdo a las observaciones sobre la información entregada a la Coordinación de Contabilidad, la Dirección Administrativa le da seguimiento correspondiente a la documentación contable pendiente. 8. Captura de pólizas de diario (préstamos, SPEUA, provisiones, etc.)
12
9. Una vez que la Coordinación de Contabilidad se encarga del ordenamiento, captura (COI), impresión y archivo de la información contable por chequera y tipo de operación. 10. Se realiza la revisión de los cortes diarios, codificación, ordenamiento, captura (COI), impresión y archivo de los mismos. 11. Impresión de reportes de pólizas para su revisión (Diario General), consecutivo y correcta codificación de pólizas; así como las modificaciones correspondientes. 12. Elaboración del Estado de Resultados del mes en base a efectivo para la presentación de informes a la Dirección. 13. Emisión de los Estados Financieros del período para toma de decisiones. 14. Aplicaciones de ajustes y entrega de Estado Financieros definitivos. 15. Elaboración de las Conciliaciones Bancarias para realizar el cierre de la información contable de manera mensual.
13
PROVEEDORES
STAFF DE SERVICIOS
TESORERÍA
Caja Recibe facturas Elabora requisición de compra
Entrega cheques a pagar Ordena y entrega pólizas firmadas
Firma del dueño
Recibe pago y firma
Entrega facturas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Recopilación de facturas
Recibe información
Genera reportes de facturas por entregar
Revisa documentación
Control de reportes para pagos
Completa NO
Alimentación de base de datos de cheques emitidos
Contabilización de pólizas por chequera
Recopilación de cheques pagados y comprobados
Contabilización de cortes diarios de ingresos
Recibe observaciones de información faltante Subsana observaciones
BANCOS
SI
Autoriza pagos a proveedores y servicios
Entrega de información
Entrega cortes diarios de ingresos
CONTABILIDAD
Captura de P.D.
Impresión, revisión y modificación del Diario General
Elaboración de Estado de Resultados en base a Flujo de efectivo
Entrega de Estados Financieros para toma de decisiones Aplicación de ajustes y entrega de Estados Financieros definitivos
Elaboración de Conciliaciones bancarias
Estado de Cuenta
Diagrama de Proceso 1. Realización de la Información Financiera y Contable
14
3. 4
Comprobantes Fiscales
Es el documento que se recibe al adquirir un bien, un servicio o usar temporalmente bienes inmuebles (arrendamiento). Existen dos grupos de comprobantes: los que cumplen con todos los requisitos fiscales (comprobantes para efectos fiscales) y los simplificados. Los comprobantes para efectos fiscales Deben reunir los requisitos y características que establece la legislación fiscal. Los comprobantes para efectos fiscales se entregan o se reciben a través de las distintas operaciones mercantiles, o de cualquier otra naturaleza, que realizan los contribuyentes, y se trata de comprobantes que deben reunir los requisitos que establecen los artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación, así como los establecidos en otras disposiciones fiscales y la Resolución Miscelánea Fiscal vigente. Los contribuyentes personas físicas que realicen actividades empresariales o que presten servicios profesionales, o bien aquellas personas que obtengan ingresos por arrendamiento, así como las personas morales (sociedades, empresas, establecimientos, etc.), deben expedir comprobantes por las operaciones que realicen, aun cuando el pago se haga a plazos. Opción para no expedir comprobantes fiscales por pagos parciales I.2.7.1.13. Para efectos del Art. 29-A, fracción VII, inciso b) del CFF, cuando el pago de la contraprestación respectiva se efectúe en parcialidades, los contribuyentes podrán optar por emitir un sólo comprobante fiscal en donde señalen expresamente tal situación, mismo que además deberá contener el valor total de la operación de que se trate, el monto de los impuestos retenidos, así como de los impuestos trasladados, desglosando cada una de las tasas del impuesto correspondiente. 12 Excepción a la expedición de CFDI I.2.8.1.1. Personas Morales Título III Se aclara que las PM con fines no lucrativos, podrán expedir comprobantes impresos, si los ingresos declarados en el último ejercicio por el que hubieren presentado declaración o estuvieron obligados a hacerlo, son menor o igual a $ 4, 000,00.00. También aplica para los que inicien actividades y estimen no exceder de dicha cantidad. A partir del mes siguiente a que se exceda de este importe, deberán expedir CFDI. 13
12
Curso Últimas Novedades Fiscales para Instituciones Educativas – Cómo Optimizar la Carga Fiscal y Laboral de las Escuelas y Universidades Privadas. 13
CFF 29, 29-A, 29-B 15
3.4.1
Factura Impresa por Impresor Autorizado
Imagen 1. Factura Impresa por Impresor Autorizado 16
I)
El nombre impreso, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave de RFC de quien los expida Si se tiene más de un local o establecimiento, se debe señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes.
II) Contener impreso el número de folio. III) Lugar y fecha de expedición. IV) Clave del R.F.C de la persona a favor de que quien se expida. V) Cantidad y clase de mercancía o descripción del servicio que amparen. VI) Valor unitario consignado en número e importe señalado en número o en letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse desglosado por tasa de impuesto, en su caso. VII) Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se realizó la importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación. VIII)Fecha de impresión y datos de identificación del impresor autorizado. IX) Cuando se trate de enajenación de ganado, reproducción de hierro de marcar de dicho ganado siempre que se trate de aquel que deba ser marcado. X) La vigencia es a partir de la fecha de aprobación del SAT o fecha de impresión. XI) Señalar en forma expresa si el pago se hace en una sola exhibición. Requisitos establecidos en la Resolución Miscelánea Fiscal. A) La Cédula de Identificación Fiscal la cual en el caso de personas físicas podrá o no contener la CURP, reproducida en 2.75 cm. por 5 cm. con una resolución de 133 líneas- 1200 dpi. Sobre impresión de la cédula, no podrá efectuarse anotación alguna que impida su lectura. B)
La leyenda “La reproducción no autorizada de este comprobante constituye un delito en los términos de las disposiciones fiscales”, con letra no menor de 3 puntos.
C) El RFC, y el nombre del impresor, así como la fecha en que se incluyó la autorización correspondiente en la página de Internet del SAT, con letra no menor de 3 puntos. D) El número de aprobación asignado por el SICOFI. E) En caso de las personas físicas que tributen conforme al Régimen de Actividades Empresariales y Profesionales, así como el Régimen Intermedio; además, debe imprimir la leyenda “Efectos Fiscales al pago” de conformidad con lo señalado en la fracción del Art. 133 de la LISR. F) En caso de que sean emitidos por personas morales del Régimen Simplificado, los comprobantes deberán llevar además la leyenda: “Contribuyente del Régimen de Transparencia”. G) Factura Impresa por Impresor Autorizado 14 14
Servicio de Administración Tributaria 17
3.4.2
Factura Impresa con Código de Barras Bidimensional
Imagen 2. Factura Impresa con Código de Barras Bidimensional
18
De acuerdo al artículo 29-A del CFF: 1. Clave de R.F.C. del emisor 2. Régimen Fiscal en que tributen conforme a la LISR. 3. Si se tiene más de un local o establecimiento, se deberá señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan. 4. Lugar y fecha de expedición. 5. Clave del R.F.C. de la persona a favor de quien se expida. 6. Cantidad, unidad de medida y clase de bienes o mercancías o descripción del servicio o del uso o goce que amparen. 7. Valor unitario consignado en número o letra. 8. Importe total consignado con letra. 9. Señalamiento expreso de cuando la contraprestación se pague en una sola exhibición o en parcialidades. 10. Cuando proceda, se indicará el monto de los impuestos trasladados desglosados por tasa de impuesto y, en su caso, el monto de los impuestos retenidos. 11. Forma en que se realizó el pago (efectivo, transferencia electrónica, cheque nominativo o tarjeta de débito, crédito, de servicio o el denominado monedero electrónico, indicando al menos los últimos cuatro dígitos del número de cuenta o de la tarjeta correspondiente. 12. Número y fecha del documento aduanero, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación. 15 De acuerdo a la RMF para 2013 (Regla II.2.6.1) Para los efectos del artículo 29-B, fracción I del CFF, los contribuyentes que opten por expedir sus comprobantes fiscales en forma impresa, a fin de estar en posibilidad de solicitar la asignación de folios, deberán observar lo dispuesto en la ficha 124/CFF denominada "Solicitud de asignación de folios para la expedición de comprobantes fiscales impresos con dispositivo de seguridad" contenida en el Anexo 1-A. El dispositivo de seguridad a que se refiere el artículo 29-B, fracción I, inciso b) del CFF, que se deberá incorporar al comprobante fiscal impreso consistirá en un CBB proporcionado por el SAT al contribuyente una vez aprobada la asignación de folios correspondiente. Los folios asignados al contribuyente en términos del artículo 29-B, fracción I, inciso c) del CFF, tendrán la misma vigencia que el CBB, contados a partir de la fecha de aprobación de la asignación de dichos folios, los cuales deberán imprimirse en el original y en la copia correspondiente a cada uno de los comprobantes fiscales. 16
15
CFF 29-B
16
Servicio de Administración Tributaria 19
Asimismo, los comprobantes que se emitan en términos de esta regla estarán a lo siguiente: I. El CBB proporcionado por el SAT al contribuyente al momento de la asignación de los folios, miso que deberá de reproducirse con un mínimo de 200/200 dpi un una área de impresión no menor a 2.75 cm. por 2.75 cm. II. El número de aprobación del folio asignado por SICOFI. III. El número asignado por el SAT y en su caso la serie. IV. La leyenda “La reproducción apócrifa de este comprobante constituye un delito en los términos de las disposiciones fiscales”, misma que deberá ser impresa con letra no menor de 5 puntos. V. La leyenda “Este comprobante tendrá la vigencia de dos años contados a partir de la fecha de aprobación de la asignación de folios, la cual es: día/mes/año”, por ejemplo 13/10/2011 misma que deberá ser impresa con letra no menor de 5 puntos. Los contribuyentes que opten por expedir comprobantes fiscales impresos en términos de esta regla, quedarán relevados de la obligación de presentar la información trimestral a que se refiere el artículo 29-B, fracción I, inciso c), segundo párrafo del CFF. 17
17
CFF 29-B 20
3.4.3
Factura Electrónica
Imagen 3. Factura Electrónica
21
Las impresiones de las Facturas Electrónicas (CFD) deberán cumplir con los siguientes requisitos de acuerdo al artículo 29-A DEL CFF: I. II. III.
Clave del R.F.C. del emisor Régimen Fiscal en que tributen conforme a la LISR. Si se tiene más de un local o establecimiento, se deberá señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan las Facturas Electrónicas. IV. Contener el número de folio. V. Sello digital del contribuyente que lo expide. VI. Lugar y fecha de expedición. VII. Clave del R.F.C. de la persona a favor de quien se expida. VIII. Cantidad, unidad de medida y clase de bienes, mercancías o descripción del servicio de uso o goce que amparen. IX. Valor unitario consignado en número. X. Importe total señalado en número o en letra. XI. Señalamiento expreso cuando la contraprestación se pague en una sola exhibición o en parcialidades. XII. Cuando proceda, se indicará el monto de los impuestos trasladados desglosados por tasa de impuesto y, en su caso, el monto de los impuestos retenidos. XIII. Forma en que se realizó el pago (efectivo, transferencia electrónica, cheque nominativo o tarjeta de débito, crédito, de servicio o el denominado monedero electrónico, indicando al menos los últimos cuatro dígitos del número de cuenta o de la tarjeta correspondiente). XIV. Número y fecha del documento aduanero, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación. Otros requisitos de la Factura Electrónica en la RMF. a) La cadena original con la que se generó el sello digital. Tratándose de contribuyentes que adicional a la impresión de la Factura Electrónica, pongan a disposición de sus clientes el comprobantes en su formato electrónico, podrá no incluir dicha cadena original. b) Número de serie del certificado de sello digital. c) Cualquiera de las siguientes leyendas, “Este documento es una reproducción impresa de un CFD”, “Este documento es una impresión de comprobante Fiscal Digital”. d) Hora, minuto y segundo de expedición, en adición a lo señalado en el artículo 29-A. fracción III del CFF. e) El número y año de aprobación de los folios. 18
18
Servicio de Administración Tributaria 22
3.4.4
Factura Electrónica (CFDI)
Imagen 4. Factura Electrónica (CFDI) 23
Las impresiones de las Facturas Electrónicas (CFD) deberán cumplir con los siguientes requisitos de acuerdo al artículo 29-A DEL CFF: I. II. III.
Clave del R.F.C. del emisor Régimen Fiscal en que tributen conforme a la LISR. Si se tiene más de un local o establecimiento, se deberá señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan las Facturas Electrónicas. IV. Contener el número de folio asignado por el SAT y el sello digital del SAT. V. Sello digital del contribuyente que lo expide. VI. Lugar y fecha de expedición. VII. Clave del R.F.C. de la persona a favor de quien se expida. VIII. Cantidad, unidad de medida y clase de bienes, mercancías o descripción del servicio de uso o goce que amparen. IX. Valor unitario consignado en número. X. Importe total señalado en número o en letra. XI. Señalamiento expreso cuando la contraprestación se pague en una sola exhibición o en parcialidades. XII. Cuando proceda, se indicará el monto de los impuestos trasladados desglosados por tasa de impuesto y, en su caso, el monto de los impuestos retenidos. XIII. Forma en que se realizó el pago (efectivo, transferencia electrónica, cheque nominativo o tarjeta de débito, crédito, de servicio o el denominado monedero electrónico, indicando al menos los últimos cuatro dígitos del número de cuenta o de la tarjeta correspondiente). XIV. Número y fecha del documento aduanero, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación. Además de los requisitos contenidos en la RMF vigente. a) Código de barras generado conforme al Anexo 20. b) Número de serie del CSD del emisor del SAT. c) Cualquiera de las siguientes leyendas, “Este documento es una representación impresa de un CFDI”, o “Este documento es una representación impresión de Comprobante Fiscal Digital a través de Internet”. d) Número de referencia bancaria o número de cheque con el que se efectué el pago (opcional). e) Fecha y hora de emisión y de certificado de la Factura Electrónica (CFDI) en adición a lo señalado en el artículo 29-A fracción III del CFF. f) Cadena original del complemento de certificado digital del SAT. Si sus ingresos son iguales o menores a 4 millones de pesos al año, puede optar por emitir comprobantes fiscales impresos con código de barras. 19
19
Servicio de Administración Tributaria 24
3.4.5
Comprobantes Simplificados
Estos comprobantes los emiten quienes prestan servicios o enajenan bienes al público en general y deben ser expedidos siempre y cuando el adquirente no solicite un comprobante con todos los requisitos fiscales. Emisión de comprobantes simplificados I.2.9.1. El importe por el cual no está obligado a expedir comprobante simplificado, es hasta $100.00. I.2.9.3. Los comprobantes fiscales simplificados que se expidan, podrán no contener la unidad de medida. 20 Requisitos de los comprobantes simplificados a) Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien los expide. b) Lugar y fecha de expedición. c) El importe total de la operación consignado en número o en letra. d) Contener impreso el número de folio en forma consecutiva previamente a su utilización. Deben elaborarse en original y copia; esta última se entrega al cliente, y el prestador de servicios o el enajenante conserva los originales para empastarlos en orden. Comprobantes impresos por máquinas registradoras de comprobación fiscal a) Consisten en la copia de la parte de los registros de auditoría de las máquinas registradoras, donde se señala el importe de las operaciones de que se trata. Los requisitos de estos comprobantes son los siguientes: b) Nombre, denominación o razón social y clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien los expida. c) Valor total de los actos o actividades realizadas y número consecutivo del comprobante. d) Número de registro de la máquina, logotipo fiscal y fecha de expedición. Opcionalmente, estos comprobantes incluyen la cantidad y clase de mercancía o la descripción del servicio proporcionado. Cuando exista imposibilidad de utilizar la máquina registradora de comprobación fiscal se deben expedir comprobantes con los requisitos mencionados en el esquema anterior, a excepción del número de registro de la máquina y el logotipo fiscal. 21
20
Curso Últimas Novedades Fiscales para Instituciones Educativas – Cómo Optimizar la Carga Fiscal y Laboral de las Escuelas y Universidades Privadas. 21
Servicio de Administración Tributaria 25
Comprobantes simplificados impresos por contribuyentes dictaminados Aquellos contribuyentes que dictaminen sus estados financieros por contador público registrado, podrán utilizar sus propios equipos para el registro de operaciones con el público en general, siempre que dichos equipos emitan comprobantes que reúnan los siguientes requisitos: a) Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del Registro Federal de contribuyentes de quien los expida. b) Contener impreso número de folio. c) Lugar y fecha de expedición. d) Señalar el importe total de la operación consignado en número o letra. e) Expedirse en original y copia. La copia se entregará al interesado y los originales se conservarán por el contribuyente que los expida. 22
22
Servicio de Administración Tributaria 26
3.5
COI
Es el programa de cómputo que te permite un manejo más rápido y seguro de los procesos de organización y control, en aspectos operativos, fiscales y contables de la empresa. 23
Imagen 5. Pantalla de Inicio 23
Sistema de Contabilidad Integral ASPEL para Windows Versión 4.0, pág. 11 27
3. 6
Objetivo
El objetivo principal de “COI”, es proporcionarte una herramienta que te facilite la práctica contable; sin embargo los conocimientos básicos y primordiales de la contabilidad deben ser aplicados por las personas que utilizarán el programa.
3. 7
Características 1. Te facilita la captura de la información, procesamiento de la misma y la obtención de los reporte financieros más importantes: Balanza de comprobación, Diario general, Auxiliares mensuales y Balanza anual. 2. Puedes localizar rápidamente un registro en particular o seleccionar información de un mismo tipo, gracias a los procesos de Búsqueda y Filtrado. 3. La afectación a través de las pólizas es inmediata, de manera que se actualicen los datos de las cuentas del nivel especificado y superiores. 4. El manejo de las cuentas se puede organizar por Departamentos (Centros de Costos) para que las afectaciones a través de las pólizas se asignen a los departamentos que las originaron. 5. Te permite la generación de pólizas repetitivas diseñados por ti, manejando Pólizas modelo. Con este proceso también podrás guardar pólizas pendientes de ser contabilizadas. 6. Te permite trabajar con periodos posteriores, aun cuando ya se haya concluido el trabajo con periodos anteriores o actuales, tanto para registrar nuevos movimientos como para efectuar correcciones sobre o ya registrado.
3. 8
Catálogo de Cuentas
Lista pormenorizada y ordenada de una serie o juego de cuentas que se han de llevar para el registro de ciertas operaciones, para ser aplicadas en determinada clase de negocios o bien para sistematizar la contabilidad de una empresa. Ø Objetivos del Catálogo de Cuentas · · ·
24
Permitir que los diferentes Contadores puedan mantener registros coherentes con la implementación de un catálogo de cuentas similar. Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidar cifras financieras. Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad.24
Sistema de Contabilidad Integral ASPEL para Windows Versión 4.0, pág. 11,151. 28
Imagen 6. Catálogo de Trabajadores 29
3. 9
Pólizas
Es el documento de carácter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones. La póliza es una evolución de los métodos de registro manual que consiste en términos generales en emplear un documento individual para registrar cada operación teniendo como característica que permite una mayor división del trabajo. Ø Póliza de Diario este documento sirve para registrar todas las demás operaciones que, al efectuarse, no implique movimientos de fondos en efectivo.25
Imagen 7. Póliza de Diario 25
Molina. V. (2007). Contabilidad para No Contadores. México: Isef Empresa Líder, pág. 26-30. 30
Ø Póliza Ingreso En este documento se registran las entradas de efectivo, sea cual fuere el origen de las mismas, se entiende que invariablemente, la cuenta donde se manejan las entradas de dinero.26
Imagen 8. Póliza de Ingreso 26
Molina. V. (2007). Contabilidad para no Contadores. México: Isef Empresa Líder, pág. 26-30. 31
Ø Póliza Egreso En este documento se realiza el registro de operaciones que den lugar a salida de dinero.27
Imagen 9. Póliza de Egreso 27
Molina. V. (2007). Contabilidad para no Contadores. México: Isef Empresa Líder, pág. 26-30. 32
3. 10
Balanza de Comprobación
Documento que se formula periódicamente, por lo general al final de cada mes para comprobar la totalidad de los cargos es igual a la totalidad de los abonos.28
Imagen 10. Balanza de Comprobación
28
Paz E. (2004). México: Cengaje Learning/Thomsom Internacional, pág. 276. 33
3. 11
Balance General
Es el documento contable que se elabora al término de cada periodo de operaciones, con la finalidad de comprobar que en el registro de cada una de las operaciones practicadas con la técnica de la partida doble.29
Imagen 11. Balance General 29
Paz E. (2004). Introducción a la Contaduría Fundamentos. México: Cengaje Learning/Thomsom Internacional, pág. 125. 34
3. 12
Estado de Resultados
Es aquel que muestra o utilidad o perdida obtenida en las operaciones practicadas por una empresa en un periodo determinado.30
Imagen 12. Estado de Resultados 30
Paz E. (2004). Introducción a la Contaduría Fundamentos. México: Cengaje Learning/Thomsom Internacional, pág. 162. 35
CAPÍTULO 4. NÓMINA INTEGRAL
4.1
Nómina
Se define como el documento en el que se registran los días trabajados, los sueldos percibidos y las deducciones aplicadas por un periodo determinado. La ley del Seguro Social establece para los patrones la obligación de llevar registros tales como nóminas y listas de rayas en las que se asiente invariablemente el número de días trabajados y salarios percibidos por sus trabajadores, además de otros datos que exige la ley y sus reglamentos.31
Tabla 1. Libro de Asistencia
31
Guía de Aprendizaje para la Elaborar Nóminas de Sueldos y Salarios, pág. 46. 36
4.2
Elaboración de la Nómina 1. La Coordinación de Recursos Humanos realiza la programación del calendario anual de entrega de los movimientos y pagos de nómina con ayuda del Departamento de Contabilidad; estos Departamentos deben estar de acuerdo con los tiempos establecidos para la entrega de su trabajo. 2. Las Coordinaciones de cada carrera reportan las incidencias para entregarse al Departamento de Recursos Humanos. 3. Recursos Humanos realiza la recopilación y captura de todos los movimientos del personal. 4. Entrega de movimientos de nómina de acuerdo al calendario de entrega. 5. Revisión de los movimientos de nómina y entrega de observaciones al Departamento de Recursos Humanos para su corrección. 6. Entrega de movimientos de nómina corregidos y listos para el correspondiente procesamiento en el sistema de (NOI). 7. Revisión de la aplicación de los movimientos de nómina en el sistema. 8. Emisión de los reportes de nómina por departamento con detalle de percepciones y deducciones. 9. Se convierte la nómina a un archivo para su exportación al programa Business Objects. a) Se actualiza el archivo por quincena. b) Se realiza la selección correspondiente de los trabajadores que se les paga con cheque. 10. Emisión de cheques mediante el programa Business Objects. 11. Fotocopiado de cheques para tener las pólizas para tener un control de la chequera dela cual se emiten los chuques respectivos. 12. Alimentación de transferencia electrónica (Banca electrónica) solo de los Departamentos Administración y de Servicios. 13. Se elabora el cuadre de la nómina, cheques y transferencias. 14. Entrega de cheques para firma y soportes para la verificación de los mismos. 15. Elaboración de los oficios que contienen los montos definitivos a pagar de nómina para que la Dirección Administrativa, realice los movimientos correspondientes para su correcta aplicación de los movimientos solicitados por el Departamento de Contabilidad. 16. Aplicación de la transferencia electrónica de la nómina, una vez confirmado con la Dirección Administrativa y otorgado el Vo. Bo. 17. Emisión de los recibos de nómina para la entregar a Recursos Humanos y después realiza la entrega a personal (cheque y recibo o bien solo recibo).
37
RECURSOS HUMANOS
COORDINACIONES
CONTABILIDAD
Programación del calendario anual (movimientos y pagos de nómina)
Recopilación y captura de movimientos
INSTITUCIONES BANCARIAS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
JUNTA DE GOBIERNO
Ajuste de calendario para entrega de su trabajo Entrega de movimientos
Recibe movimientos de nómina SI Completa NO Revisión de movimientos y observaciones para corrección
Subsana observaciones e inicia el proceso en NOI
Revisión de los movimientos en el sistema
Conversión a Business Objects
Emisión de cheques y copias
Recibe cheques para pago
Firma de cheques
Alimentación de banca electrónica
Entrega a personal
Elaboración del cuadre de nomina (cheques y transferencia)
A
A
38
RECURSOS HUMANOS
COORDINACIONES
CONTABILIDAD
A
A
Recibe
Elaboración de oficios informativos del pago de la nómina
Lleva acabo el pago de la nómina (cheque y recibo ó bien recibo)
INSTITUCIONES BANCARIAS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
JUNTA DE GOBIERNO
Realiza movimientos para el pago
Aplicación de la transferencia bancaria
Entrega recibos de nómina
Diagrama de Proceso 2. Elaboración de la Nómina
39
4.3
NOI
Es un auxiliar electrónico que te permite un manejo más rápido y seguro de los procesos de organización y control, en aspectos operativos, contables de la nómina de la empresa. 32
Imagen 13. Pantalla de Inicio
32
Sistema de Nómina Integral ASPEL-NOI para Windows Versión 3.5, pág. 11. 40
4.4
Características 1. Aumenta la capacidad de almacenar información referente a los Trabajadores. 2. Busca los trabajadores por nombre. 3. Cuenta con siete catálogos principales: Trabajadores, Percepciones y Deducciones, Departamentos, Puestos, Tablas del sistema, Calendarios y tipos de Faltas; en ellos distribuye y administra la información principal de los movimientos de la nómina de tu negocio. 4.
Te facilita la captura de información, procesamiento de la misma y la obtención de una gama muy amplia de reportes: Nómina, Movimientos por trabajador, Movimientos por Percepción y Deducción, Movimientos por departamento, Acumulados por Percepción / Deducción, Horas Extra, Faltas, Vacaciones, Reportes del IMSS, Factor de Riesgo, Avisos al IMSS (Alta. Baja y Modificación), Recibos de nómina, Impuesto mensual, Impuesto anual, Lista de Raya, Pensiones y otros.
5. Puedes localizar rápidamente un registro en particular o seleccionar información de un mismo tipo, gracias a los procesos de Búsqueda y Filtrado.
4.5
Catálogo de Trabajadores
Contiene la información general de los trabajadores registrados en el catálogo, con su clave, nombre, puesto, departamento al que pertenece, clasificación y status, en este catálogo se pueden llevan a cabo consultas, altas, cambios y bajas. 33
Imagen 14. Catálogo de Trabajadores
33
Sistema de Nómina Integral ASPEL-NOI para Windows Versión 3.5, pág. 11,97. 41
Dictamen obligatorio Dictamen Fiscal Las que en el ejercicio anterior hayan tenido 300 o más trabajadores en cada mes del ejercicio. Las donatarias autorizadas, dictamen simplificado Las que se realicen programas de redondeo, para recaudar fondos. 34
4.6
Departamentos
La Institución está divida en 6 Departamentos los cuales se muestra a continuación: Departamento 1: Docentes Departamento 2: Servicios Departamento 3: Administrativos Departamento 6: CEELI Primaria y Preescolar Departamento 7: CEELI Secundaria Departamento 8: CEAB
4.7
Alta de trabajador
Esta alta se lleva a cabo con una serie de datos como son: Nombre completo, R.F.C., CURP, que proporciona el Departamento de Recursos Humanos y es un movimiento de la nómina.
Imagen 15. Alta de Trabajador
34
Curso Últimas Novedades Fiscales para Instituciones Educativas – Cómo Optimizar la Carga Fiscal y Laboral de las Escuelas y Universidades Privadas. 42
Imagen 16. Alta de Trabajador - Salario
Imagen 17. Alta de Trabajador - Datos Personales 43
Imagen 18. Alta de Trabajador - IMSS
Subordinación e independencia Es la facultad de dar órdenes, con la correspondiente obligación de ejecutarlas. Profesores de tiempo completo (Asalariados). Personal directivo y administrativo Los pagos a directores o administradores, que no son socios de la escuela, se tratan como salarios. Si se trata de una Sociedad Civil, aun siendo directivos no son afiliados al IMSS. Independencia Servicios profesionales independientes (Honorarios) –Profesores por materia Profesores de tiempo completo.- Existe relación laboral, por lo que se consideran trabajadores de la Institución con todas las prestaciones correspondientes. 35
35
Curso Últimas Novedades Fiscales para Instituciones Educativas – Cómo Optimizar la Carga Fiscal y Laboral de las Escuelas y Universidades Privadas. 44
Profesores de asignatura (por horas).- Son independientes, es decir, que no sean su única fuente de ingresos y no sean subordinados, se debe celebrar un contrato de prestación de servicios, correspondiendo el pago por honorarios, que si el prestador de servicios los solicita, puede pagarse como asimilables a salarios. 4.8
Percepciones
Debe reflejar el sueldo, al igual que todos los conceptos que perciba un trabajador en un periodo determinado (incentivos, bonos, compensaciones, despensa, etc.). Las percepciones se clasifican en: Ø Prestaciones ordinarias se clasifican: salario, aguinaldo y prima vacacional. Ø Prestaciones extraordinarias: tiempo extraordinario. Las prestaciones ordinarias se consideran como las remuneraciones en dinero a que tiene derecho a cobrar un trabajador por la prestación de sus servicios de forma permanente o bajo disposiciones legales y los contratos individuales y colectivos. La Ley Federal del Trabajo establece el derecho que tiene un trabajador de cobrar un salario por su trabajo realizado durante una jornada de trabajo. El salario se integra de los pagos hechos e efectivo por cuota diaria, gratificaciones, percepciones, habitación, primas, comisiones, prestaciones en especie y cualquier otra cantidad o que prestación que se entregue al trabajador por su trabajo. Tipos de prestaciones ordinarias: Ø Ø Ø Ø Ø Ø
Salario Aguinaldo Prima vacacional Transporte Alimentos Participación de los trabajadores en las utilidades (PTU). 36
Principales prestaciones otorgadas por escuelas que integran el salario Ø Becas educacionales para trabajadores Ø Becas para familiares de trabajadores
36
Guía de Aprendizaje para Elaborar Nóminas de Sueldos y Salarios, pág. 50. 45
Ø Bono de productividad Ø Despensa en especio, en dinero o en vales Ø Gasolina Salario mínimo.- Es la cantidad menor que debe recibir en efectivo el trabajador por los servicios prestados en la jornada de trabajo. Aguinaldo.- Es el derecho que tiene el trabajador y deberá pagarse antes del día veinte de diciembre, equivalente a quince días de salario, por lo menos. Los trabajadores que tengas más de un año de servicios disfrutarán de un periodo anual de vacaciones y de una prima vacacional. Prima vacacional.- Es el derecho que tiene el trabajador y no debe ser menor de veinticinco por ciento sobre los salarios que les corresponda durante el periodo de vacaciones Las prestaciones extraordinarias.- Se consideran las remuneraciones que obtiene el trabajador por exceder la jornada de trabajo o por actividades realizadas fuera del horario de trabajo; así como por situaciones especiales. Tipos de prestaciones extraordinarias: Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø
Tiempos extraordinarios Premio de puntualidad PTU Comisiones Prima dominical Días festivos Tiempo extraordinario: Cuando el trabajador reciba el salario mínimo general, hasta 9 horas, en caso de exceder estará gravado. Para los demás trabajadores que ganan más del SMG, las primeras 9 horas estarán exentas hasta el 50% siempre y cuando no excedan cinco veces el SMG del área geográfica del trabajador por cada semana de servicios, en caso de que exceder se grava.
Aguinaldo o gratificación: Que reciben los trabajadores de sus patrones durante un año de calendario, hasta el equivalente del salario mínimo general del área geográfica del trabajador elevado a 30 días. Prima vacacional y PTU: Equivalente a 15 días de SMG del área geográfica.37
37
Guía de Aprendizaje para Elaborar Nóminas de Sueldos y Salarios, pág. 53. 46
Primas dominicales: Hasta un SMG por cada domingo. Fundamento Legal La LFT establece que la jornada de trabajo es de ocho horas en el turno matutino, de siete horas para el turno nocturno y de siete horas y media para el turno mixto. La legislación laboral señala que se podrá prolongar la jornada de trabajo por circunstancias extraordinarias, sin exceder nunca de tres horas diarias ni tres veces por semana. Los trabajadores participarán en las utilidades de la empresa cuando exista (PTU).
4.9
Deducciones
De manera invariable debe mostrar las retenciones que por ley se aplican en la nómina, que son: IMSS e ISR o bien Subsidio para el empleo, dependiendo del rango en que se encuentren sus ingresos; así como demás descuentos que se desprendan por obligación del empleado (Crédito INOFONAVIT, FONACOT, préstamos personales, pensión alimenticia, etc.). Retención del ISR La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, establece como obligación de los mexicanos contribuir al gasto público, así de la Federación, como del Distrito Federal o Estado en que residan, de la manera proporcional y equitativa que dispongan las leyes. Las contribuciones se clasifican en: Ø Ø Ø Ø
Impuestos: ISR, IVA, etc. Aportaciones de Seguridad Social: IMSS e INFONAVIT. Contribuciones a las mejoras: alumbrado, alcantarillado, parques, etc. Derechos: Cuotas por servicios de agua, registro de nacimiento, licencia de conducir, etc.
Todas las contribuciones contienen los siguientes elementos: Ø Ø Ø Ø
38
Sujeto: Es la persona que está obligada a contribuir. Objeto: Es la cosa, situación o hecho generador de la contribución. Base: Es cuantía sobre la cual se calcula la contribución. Tasa o tarifa: La primera es un porcentaje y la segunda es una lista. 38
Guía de aprendizaje para Elaborar nóminas de sueldos y salarios, pág. 60 47
La ley del I.S.R establece que las personas físicas están obligadas a pagar el impuesto cuando seas residentes en México por obtener ingresos en efectivo y en bienes. Se consideran ingresos por la prestación de servicios personal subordinado, los salarios y demás prestaciones que deriven de una relación laboral. Cálculo de la Retención Art. 113 LISR Límite Inferior $4,210.42
= x = + = =
Límite Superior $7,399.42
Ingreso del período Límite inferior Excedente del límite inferior % sobre excedente del límite inferior Impuesto marginal Cuota fija de impuesto ISR determinado Subsidio para el empleo ISR a retener
Cuota Fija % Excedente del Límite Inferior $247.23 10.88%
$ $ $ $ $ $ $ $
7,000.00 4,210.42 2,789.58 10.88% 303.51 247.23 550.74 253.54 297.20
Retención de la cuota obrero-patronal del IMSS La seguridad social tiene como finalidad garantizar el derecho de la salud. La LSS establece que el patrón al efectuar el pago de los salarios a sus trabajadores deberá retener la cuota que les corresponde cubrir. Retención de la cuota obrera para aportar al IMSS. Corresponde pagar íntegramente las cuotas señaladas para los trabajadores, en los casos en que estos perciban como cuota diaria el salario mínimo. El patrón el carácter de retenedor de las cuotas que descuente a sus trabajadores y deberá determinar y enterar al IMSS las cuotas obrero-patronales. 39
39
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En tanto que el patrón no presente al IMSS el aviso de baja del trabajador, subsistirá su obligación de cubrir las cuotas obrero-patronales respectivas. En pago de las cuotas obrero-patronales será por mensualidades vencidas a más tardar los días diecisiete del inmediato siguiente. INFONAVIT Notificación de descuentos a trabajadores INFONAVIT
Aviso de retención
Notifica
PATRÓN
O Cédula de determinación
Descuentos en ausencias e incapacidades Ausencias sin goce de sueldo, hasta por siete días del mes, cuando es en porcentaje, el patrón se libera de la obligación. Incapacidades expedidas por el IMSS Solo subsistirá la obligación para efectuar y enterar de los descuentos cuando el patrón tenga celebrado el convenio de pago indirecto y reembolso del subsidio con el IMSS. Condiciones generales de créditos de créditos El trabajador no deberá tener padecimientos al momento de la contratación, que pudiera generarle incapacidad, invalidez o muerte. Se establecen reglas adicionales para vencimiento anticipado del crédito a) No efectuar dos pagos consecutivos o tres discontinuos de las amortizaciones. b) No pagar dos bimestres continuos o tres discontinuos de las contribuciones del inmueble. c) No mantener en buen estado el inmueble. d) Traspasar, enajenar o gravar total o parcialmente el inmueble. 40
40
Curso Últimas Novedades Fiscales para Instituciones Educativas – Cómo Optimizar la Carga Fiscal y Laboral de las Escuelas y Universidades Privadas. 49
4.10
Faltas
Las ausencias de los trabajadores se descuentan una quincena después, ejemplo las faltas que tienen del periodo del 1 al 15 de julio serán descontadas hasta la quincena del 16 al 15 del mismo mes.
Imagen 19. Faltas
Otorgamiento de becas Becas alumnado Las becas a los alumnos se otorgan de acuerdo a la LGE Art. 57 III.- Proporcionar un mínimo de becas en los términos de los lineamientos generales que la autoridad que otorgue las autorizaciones o reconocimientos haya determinado. 41
41
Curso Últimas Novedades Fiscales para Instituciones Educativas – Cómo Optimizar la Carga Fiscal y Laboral de las Escuelas y Universidades Privadas. 50
Prestaciones de previsión social Que se otorgue en forma general:
Sindicalizados Trabajadores
De confianza No sindicalizados Los demás
Becas profesorado Dicho beneficio se tomara como previsión social otorgada a los profesores. 42
4.11
Método de Pago
Cuando la nómina está terminada se realiza en el portal de Banamex la dispersión correspondiente a la quincena trabajada por empleado y que además tiene más de 6 meses trabajando en la Institución; mientras que al personal Docente y al de nuevo ingreso su pago se realiza mediante cheque. 4.12
Recibos de Nómina
La consulta de nómina presenta la información actual del recibo de nómina con la clave y el nombre del trabajador, el total de las percepciones, total de las deducciones y el neto a pagar, todo esto del periodo donde te encuentras.
Imagen 20. Recibo de Nómina 42
Guía de aprendizaje para Elaborar nóminas de sueldos y salarios, pág. 65 51
4.13
Generación de Nómina Definitiva
Una vez terminada la nómina se realiza la impresión definitiva de la misma, se entrega al departamento de Recursos Humanos con un oficio de entrega y 2 juegos, uno para el mismo departamento y otro para el asesor del IMSS que lleva los asuntos relacionados con la Universidad.
Imagen 21. Generación de Nómina Definitiva
52
CAPÍTULO 5. IMPUESTOS
5.1
Sociedades Civiles ·
Personas morales con fines no lucrativos
Es para las personas morales cuya finalidad no es obtener una ganancia económica o lucro, Asociaciones o sociedades civiles de enseñanza; de investigación científica o tecnológica. ·
Concepto de Sociedad Civil
Es el contrato del cual los socios se obligan mutuamente a combinar sus recursos o sus esfuerzos para la realización de un fin común, de carácter preponderantemente económico, pero que no constituya una especulación comercial. (Art. 2688, Código Civil Federal) Como ejemplo de este tipo de Sociedad se encuentra: Las que se dediquen a la enseñanza. Constitución de la Sociedad Civil La Sociedad Civil se conforma de lo siguiente: A. Personas Aunque el Código Civil Federal no lo indica expresamente, de la interpretación del concepto de Sociedad Civil, se desprende que para constituir una Sociedad Civil, se requiere un mínimo de socios y sin tener un máximo de socios. B. Capital 1. La portación de los socios pueden constituir en una cantidad de dinero u otros bienes, o en industria. La aportación de bienes implica la transmisión de su dominio a la sociedad, salvo que expresamente se pacte otra cosa. (Art. 2689, Código Civil Federal) C. Contrato de la Sociedad El contrato de la Sociedad Civil debe constar por escrito; sin embargo, se hará constar en escritura pública cuando algún socio transfiera a la Sociedad bienes cuya enajenación deba hacerse en escritura pública. La falta de forma prescrita para el contrato de la Sociedad, sólo produce el efecto de que los socios puedan pedir, en cualquier tiempo, que se haga la liquidación de la sociedad conforme a lo convenido, y a falta de convenio, conforme al Capítulo V de esta sección; pero mientras que esa liquidación no se pida, el contrato produce todos sus efectos entre los socios y éstos no pueden oponer a terceros que haya contrato de sociedad, la falta de forma.43
43
Pérez J. y Fol R. (2013). Manual práctico de Sociedades y Asociaciones Civiles. México: Tax Editores Unidos, S.A. de C.V. pág. 23-24. 53
Este deberá contener: 1. Nombres y apellidos de los otorgantes que son capaces de obligarse. 2. La razón social 3. El objeto de la Sociedad 4. El importe con que cada socio debe contribuir Después de la razón social se agregaran las palabras “Sociedad Civil” o sus abreviaturas “S.C.”. No obstante a lo anterior, también deberá contener los siguientes datos: 1. Duración de la Sociedad y domicilio. 2. En su caso, la manera de distribuir las utilidades y pérdidas. 3. El nombre de los administradores y su responsabilidad ilimitada, cuando la tuvieren. 4. La fecha y la firma del registrador. El contrato de Sociedad deberá inscribirse en el Registro de Sociedades Civiles para que produzca efectos contra terceros. 44 ·
Impuesto
Son una contribución (pago) en dinero o en especie con la que cooperamos a fortalecer la economía del país. Los impuestos, en todos los sistemas económicos de los Estados, sirven para proveer los recursos al gobierno y éste pueda alcanzar sus objetivos propuestos en su planeación. ·
¿Quiénes deben pagar impuestos?
El artículo 1º. Del Condigo Fiscal de la Federación no señala que las personas físicas y las personas morales están obligadas a contribuir para los gastos conforme a las leyes fiscales respectivas. Así, podemos concluir que existen dos tipos de obligados: Personas físicas: Todo ser humano dotado de la capacidad de goce, es decir, de la posibilidad de ser titular de los derechos y obligaciones, lo cual amplía enormemente el concepto, pues aún los menores de edad e incapaces, representados desde luego por quienes ejerzan la patria potestad o la tutela, pueden llegar a ser sujetos pasivos de un tributo. Personas morales: Todas las asociaciones o sociedades civiles o mercantiles debidamente organizadas conforme a las leyes del país.45 44
Pérez J. y Fol R. (2012). Manual práctico de Sociedades y Asociaciones Civiles. México: Tax Editores Unidos, S.A. de C.V. pág. 25-26. 45
Servicio de Administración Tributaria 54
·
Registro Federal de Contribuyentes
Es un instrumento creado legalmente para efectos de los contribuyentes por parte de la autoridad fiscal. Por ello, el legislador restringe la voluntad del contribuyente obligándolo a solicitar su inscripción en dicho registro y a presentar oportunamente avisos que le permita a la autoridad mantener actualizado ese registro para que su consulta sea confiable. Ingresos por la prestación de servicios profesionales Este supuesto surge cuando el profesionista presta servicios profesionales a un cliente, en donde se determinan las condiciones bajo las cuales se prestara este servicio. A su vez, la Ley del Impuesto sobre la Renta establece, entre otros, los siguientes regímenes fiscales de acuerdo con la actividad económica que pueden realizar las personas físicas. 46
Imagen 22. Ingresos
46
Servicio de Administración Tributaria 55
En el siguiente cuadro se correlacionan las diversas formas en que el profesionista puede obtener ingresos en los regímenes fiscales que establece la Ley del Impuesto sobre de la Renta.
Imagen 23. Regímenes Fiscales
La Ley del Impuesto sobre la Renta dedica un capítulo a los ingresos generados por la realización de actividades empresariales, considerando como ingresos que deriven de la realización de una actividad profesional (honorarios). De esta manera, la ley considera, por parte, los ingresos obtenidos por la prestación de servicios profesionales, y por la otra, las actividades empresariales, quedando agrupados de la siguiente forma: a) b) c) d)
Ingresos por prestación de servicios profesionales (honorarios) Actividades empresariales Régimen Intermedio de las actividades empresariales Régimen de Pequeños Contribuyentes
a) Actividades profesionales La Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) grava los ingresos provenientes de un servicio personal independiente, es decir, honorarios, los cuales se derivan de una prestación de servicios profesionales a un cliente que puede ser una persona física o una persona moral. 47
47
Servicio de Administración Tributaria 56
Las obligaciones de los profesionistas que trabajan de manera independiente (honorarios) son las siguientes: a) Solicitar su inscripción en el RFC b) Llevar contabilidad simplificada (un libro de ingresos y egreso, así como el registro de inversiones) c) Expedir comprobantes con requisitos fiscales d) Presentar declaraciones provisionales, mensuales y la anual Las personas morales que reciban servicios profesionales contratados por honorarios, deberán retener 10% de los ingresos del profesionistas como pago provisionales del impuesto sobre la renta.
5.2
Determinación del Pago de Retenciones de I.S.R. por Prestación de Servicios Profesionales
Entiéndase por honorarios a las personas físicas de servicios profesionales capítulo II sección III. De la ley del impuesto sobre la renta. Y a las personas físicas que ofrecen servicios a personas morales. Las personas morales tienen la obligación de ley de retener el ISR 10%, y el IVA para el 2012. Para los efectos de lo establecido en el artículo 3, fracción I del Reglamento de la Ley del IVA, las personas morales a que se refiere este Capítulo, considerarán que las dos terceras partes del IVA que se les traslade equivale a 0.666666667, con independencia de que la tasa del IVA sea del 16% . Para los efectos de lo establecido en el artículo 3, fracción II del Reglamento de la Ley del IVA, las personas morales a que se refiere este Capítulo, considerarán que la retención del 4% del IVA del valor de la contraprestación pagada efectivamente, equivale a 0.25 del IVA trasladado cuando la tasa sea del 16%.48
+ = =
48
Honorarios IVA del 16% Sub total Retención del ISR 10% Retención del IVA 10.66667% Total
$ $ $ $ $ $
10,000.00 1,600.00 11,600.00 1,000.00 1,066.67 9,533.33
Servicio de Administración Tributaria 57
· Recibo de Honorarios El Código de Barras Bidimensional de ha convertido en la opción número uno de los contribuyentes sobre todo para los nuevos contribuyentes lo que solo solicitando una serie de folios al SAT pueden emitir recibos de honorarios en menos tiempo que con la facturación electrónica (CFDI), todos los contribuyentes inscritos al RFC pueden utilizar el CBB como método de comprobación fiscal siempre y cuando no rebasen el límite establecido que actualmente (2013) es de 4 millones de pesos. Los comprobantes fiscales impresos con Código de Barras Bidimensional (CBB) deben cumplir con los siguientes requisitos de acuerdo al artículo 29-A del CFF: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
12. 13.
14. 15.
49
Clave del Registro Federal de Contribuyentes del emisor. Régimen Fiscal en que tributen conforme a la Ley del ISR. Si se tiene más de un local o establecimiento, se deberá señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan. Lugar y fecha de expedición. Clave del Registro Federal de Contribuyente de la persona a favor de quien se expida. Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes o mercancías o descripción del servicio o del uso o goce que amparen. Valor unitario consignado en número. Importe total consignado en número o letra. Señalamiento expreso cuando la contraprestación se pague en una sola exhibición o en parcialidades. Cuando proceda, se indicará el monto de los impuestos trasladados desglosados por tasa de impuesto y, en su caso, el monto de los impuestos retenidos. Forma en que se realizó el pago (efectivo, transferencia electrónica, cheque nominativo o tarjeta de débito, de crédito, de servicio o el denominado monedero electrónico, indicando al menos los últimos cuatro dígitos del número de cuenta o de la tarjeta correspondiente. Número y fecha del documento aduanero, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación. El CBB proporcionado por el SAT al contribuyente al momento de la asignación de los folios, mismo que deberá reproducirse con un mínimo 200/200 dpi en un área de Impresión no menor a 2.75 cm. por 2.75 cm. El número de aprobación del folio asignado por SICOFI. El número de folio asignado por el SAT y en su caso la serie. 49
Servicio de Administración Tributaria 58
16.
17.
La leyenda “La reproducción apócrifa de este comprobante constituye un delito en los términos de las disposiciones fiscales”, misma que deberá ser impresa con letra no menor de 5 puntos. La leyenda “Este comprobante tendrá una vigencia de dos años contados a partir de la fecha aprobación de la asignación de folios, la cual es: dd/mm/aaaa”, misma que deberá ser impresa con letra no menor de 5 puntos. 50
Imagen 24. Recibo de Honorarios
50
http://contadormx.com/2013/02/21/ejemplo-de-recibo-de-honorarios-con-cbb-2013-codigo-de-barrasbidimensional/#lightbox/0/ 59
·
ISR
Es un gravamen que ha de pagarse casi siempre en dinero, por las tierras, frutos, mercancías, actividades mercantiles y profesionales liberales, para sostener los gastos del Estado y de las restantes corporaciones públicas. En este rubro se toman los datos directamente de los recibos de honorarios y es la parte que se pagaría ya que esta empresa es un Sociedad Civil y una Institución educativa por lo tanto solo se pagará el rubro de ISR, IVA donde se muestra a continuación con los papeles de trabajo correspondientes, estos datos se derivan de las pólizas y soportes que estas contienen:
Tabla 2. Reporte Recibo de Honorarios
5.3
Determinación del Pago del I.V.A. por Prestación de Servicios Profesionales
Art. 1o. de LIVA Están obligadas al pago del impuesto al valor agregado establecido en esta ley, las personas físicas y las morales que, en territorio nacional, realicen los actos o actividades siguientes, en este caso a nosotros solo nos interesa el rubro que a continuación se muestra: (Reformado en el diario oficial de la federación el 30 de diciembre de 1980). 51
51
http://info4.juridicas.unam.mx/ijure/fed/91/ 60
II. PRESTEN SERVICIOS INDEPENDIENTES. El impuesto se calculará aplicando a los valores que señala esta ley, la tasa del 16% el impuesto al valor agregado en ningún caso se considerara que forma parte de dichos valores. (Reformado en el diario oficial de la federación el 27 de marzo de 1995 Art. 1o.A. de LIVA Están obligados a efectuar la retención del impuesto que se les traslade, los contribuyentes que se ubiquen en alguno de los siguientes supuestos: (Adicionado en su integridad en el diario oficial de la federación el 31 de diciembre de 1998) II. Sean personas morales que: a). Reciban servicios personales independientes, o usen o gocen temporalmente bienes, prestados u otorgados por personas físicas, respectivamente. El cálculo del IVA correspondiente del mes a pagar también se puede apreciar en el cuadro anterior para la determinación del ISR, con este papel de trabajo se determinan los dos rubros a pagar y después de esto se realiza el pago electrónico de los impuestos del mes correspondiente. En la actualidad estos pagos se realizan por vía electrónica.
5.4
Determinación del 2.5% sobre Nóminas
El Impuesto Sobre Nómina es un impuesto estatal y grava los pagos en dinero o en especie por concepto de remuneraciones al trabajo personal prestado bajo la dirección o dependencia de un patrón. Los obligados a este impuesto sería cualquier persona física o moral que tenga personal bajo su mando y el impuesto se calcularía sobre las remuneraciones que efectué a estos. Los pagos al personal pueden ser en dinero o en especie. La base para el cálculo del impuesto seria el monto de las remuneraciones pagadas a los trabajadores, es decir sobre la nómina. Elementos del Impuesto Sobre Erogaciones por Remuneraciones al Trabajo Personal Ø Sujetos.- Las personas físicas y jurídicas colectivas (morales) que paguen remuneraciones al trabajo personal prestado dentro del territorio del Estado. Ø Objeto.- El trabajo personal prestado en el territorio del Estado de México. 52
52
http://elcontadorvirtual.blogspot.com/2010/04/el-impuesto-sobre-nomina.html 61
Ø Base.- Las remuneraciones al trabajo personal prestado en el Estado de México, en efectivo o en especie y con independencia de su denominación. Ø Tasa.- El 2.5% sobre el monto total de los pagos efectuados por concepto de remuneraciones al trabajo personal. Ø Momento de causación o retención.- Se causa o retiene en el momento en que se paguen las remuneraciones al trabajo personal. Ø Época y forma de pago.- Se paga o entera a más tardar el día 10 del mes siguiente al de su causación o retención, en la forma oficial aprobada. Fundamento legal: artículos 56, 57 y 58 del Código. Art. 56, 56-BIS, 57 y 58 CFEM Base de retención del impuesto Dado que lo que debe retenerse y enterar es el propio Impuesto Sobre Erogaciones por Remuneraciones al trabajo Personal y éste se determina en términos del artículo 57 del Código Financiero del Estado de México y Municipios aplicando la tasa del 2.5% sobre el valor total de los pagos efectuados por concepto de remuneraciones al trabajo personal a que refiere el artículo 56 de ese Código, sin lugar a dudas la base para determinar la retención del Impuesto Sobre Erogaciones por Remuneraciones al Trabajo Personal son las remuneraciones consideradas por dicho artículo 56, independientemente de la denominación que se les otorgue, mientras que las remuneraciones por las que no debe retenerse este impuesto son las señaladas en el artículo 59 del propio Código, siempre que éstas se otorguen de manera general. Fundamento legal: artículos 56, 57 y 58 del Código. Son responsables solidarios los retenedores y quienes contraten la prestación de servicios cuya realización dentro del territorio del Estado requiera de trabajadores, con independencia de que los contribuyentes que los proporcionen estén domiciliados dentro o fuera de la entidad. Fundamento legal: artículo 41 fracción I y XXV del Código. Se consideran Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø
53
Sueldos y salarios; Tiempo extraordinario de trabajo; Premios, primas, bonos, estímulos e incentivos; Compensaciones; Gratificaciones y aguinaldos; Participación patronal al fondo de ahorros; Primas de antigüedad; PTU Pagos a administradores, comisarios Servicios de comedor Vales de despensa Servicio de transporte 53
http://www.slideshare.net/reskate/impuestosnomina 62
Ø Ø Ø Ø
Prima de seguros para gastos médicos Pagos por prestación de servicios, no IVA Comisiones, y * Pagos realizados a administradores, comisarios o miembros de los consejos directivos de vigilancia o administración de sociedades y asociaciones. *
En la mayoría de los estados se maneja el pago mensual a excepción del estado de Chiapas, Oaxaca y Sinaloa que son bimestrales. Entidad Federativa Porcentaje del Impuesto Aguascalientes
1.50%
Página de Internet
www.aguascalientes.gob.mx
Baja California Norte1.80%
www.bajacalifornia.gob.mx
Baja California Sur
2.50%
www.bcs.gob.mx/
Campeche
de 2 a 3%
www.finanzas.campeche.gob.mx
Chiapas
2.00%
www.haciendachiapas.gob.mx
Chihuahua
de 1% a 2.6%
www.chihuahua.gob.mx
Coahuila
1.00%
www.sfcoahuila.gob.mx
Colima
2.00%
www.finanzas.col.gob.mx
Distrito Federal
2.50%
www.finanzas.df.gob.mx
Durango
2.00%
www.sfa-durango.gob.mx
Estado de México
2.50%
www.edomexico.gob.mx
Guanajuato
2.00%
www.guanajuato.gob.mx
Guerrero
2.00%
www.egbs1.com.mx
Hidalgo
de 0.5% a 2%
www.hidalgo.gob.mx
Jalisco
2.00%
http://sefin.jalisco.gob.mx/
Michoacán
2.00%
http://tesoreria.michoacan.gob.mx
Morelos
2.00%
https://www.ingresos.morelos.gob.mx/
Nayarit
2.00%
www.hacienda-nayarit.gob.mx54
54
http://contadormx.com/2010/09/03/impuesto-sobre-nominas-o-remuneracin-al-trabajo-por-estado/ 63
Nuevo León
2.00%
www.nl.gob.mx
Oaxaca
2.00%
www.finanzasoaxaca.gob.mx
Puebla
2.00%
www.puebla.gob.mx
Querétaro
1.60%
www.recaudanet.gob.mx
Quintana Roo 2.00%
www.quintanaroo.gob.mx
San Luis Potosí2.00%
www.slpfinanzas.gob.mx
Sinaloa
1.50%
http://laip.sinaloa.gob.mx/Portal
Sonora
de 1% a 2% www.siiafhacienda.gob.mx
Tabasco
de 2.5% a 3%http://saf.tabasco.gob.mx
Tamaulipas
2.00%
http://finanzas.tamaulipas.gob.mx
Tlaxcala
2.00%
www.finanzastlax.gob.mx
Veracruz
2.00%
http://portal.veracruz.gob.mx
Yucatán
2.00%
www.yucatan.gob.mx
Zacatecas
1.90%
http://transparencia.zacatecas.gob.mx 55
55
http://contadormx.com/2010/09/03/impuesto-sobre-nominas-o-remuneracin-al-trabajo-por-estado/ 64
Como ya se había comentado la Universidad cuanta con 6 diferentes departamentos de los cuales en el programa que se utiliza (NOI), nos arroja un reporte de la nómina de cada departamento de los cuales se derivan los siguientes datos y se realiza este resumen:
Tabla 3. Resumen Mensual de Nóminas
65
Y de este resumen se fórmula con esta hoja de Excel donde nos calcula el monto a pagar.
Tabla 4. Cálculo del 2.5% sobre Nómina Estatal
66
Y con nuestra hoja formulada nos da como resultado un cuadro que nos indicara con que rubros se llenara nuestro formato para generar el pago.
UNIVERSIDAD DE CUAUTITLAN IZCALLI, S.C. Formato "Declaración del Impuesto sobre erogaciones por remuneraciones al Trabajador Personal" Se consideran remuneraciones para el pago del 2.5% sobre nóminas: Febrero 2010
A
Importe $
Sueldos y salarios
2,276,800.00
(1)
20,800.00
(2)
Premios, primas, bonos, estímulos e incentivos
442,185.00
(3)
Compensaciones
324,887.00
(4)
Tiempo extraordinario de trabajo
Gratificaciones y aguinaldos Vales de Despensa
-
en efectivo
195,462.00
TOTAL
$
(6) (5)
3,260,134.00
Tabla 5. Cuadro de Ayuda para la Declaración del Impuesto sobre Erogaciones por Remuneraciones al Trabajo Personal.
67
Cabe señalar que para obtener la constancia de retención, será necesario que primero se presente como sujeto retenedor la declaración mensual electrónica correspondiente, ya que la constancia se obtendrá pre-llenada con la información que se capture en dicha declaración. Para obtener la constancia de retención correspondiente deberán realizar el siguiente procedimiento: 1. Ingrese a la página del Gobierno del Estado www.edomex.gob.mx. 2. Seleccione la opción “Portal de Pagos”, “Pagos Electrónicos” y “Erogaciones”. 3. Ingrese el REC o clave de usuario y la contraseña del contribuyente. 4. Una vez que haya accedido, visualizará en la parte superior de la pantalla una cintilla roja con las siguientes opciones: Declaración, Declaración en Ceros, Declaración Informativa y Reimprimir. 5. Seleccione “Declaración” y se desplegará un listado en el que deberá elegir la opción “Constancia de Retención”. 6. Imprima la constancia que corresponda al período mensual de retención respectivo. 56
56
http://dictamex.edomex.gob.mx/portal/web/public/preguntas/bloquei 68
0
320
$ 2, 276,800.00 $
20,800.00
$
442,185.00
$
324,887.00
$
195,462.00
$
0.00
$
3, 260,134.00
$
81,503.00
Imagen 25. Declaración del Impuesto Sobre Erogaciones por Remuneraciones al Trabajo Personal - Parte 1 69
$ 81,503.00
Imagen 26. Declaración del Impuesto Sobre Erogaciones por Remuneraciones al Trabajo Personal – Parte 2
70
10/02/2010
$ 81,503.00
Imagen 27. Declaración del Impuesto Sobre Erogaciones por Remuneraciones al Trabajo Personal – Parte 3 71
5.5
Determinación de I.S.R. a Trabajadores Ø I.S.R. a Trabajadores
Gravamen sobre la renta que causan los trabajadores o profesionales sobre los salarios u honorarios percibidos. Dicho gravamen está en vigor en México desde 1965. Este cuadro de resumen también se deriva de las nóminas totales de cada departamento por quincena, por lo tanto es parte de mis papeles de trabajo y en donde se puede observar el total de ISPT para después hacer el pago correspondiente de impuestos cada mes.
TABLA 6.Resumen Mensual de Nóminas 72
CAPÍTULO 6. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
6.1
Cuentas por Pagar I.
El Departamento de Staff de Servicios realiza la solicitud del material que necesita de acuerdo a los materiales requeridos por los departamentos de la Universidad.
II.
Recibe y revisa el material.
III.
El Departamento de Dirección Administrativa recibe y revisa facturas, para después elaborar un listado de las facturas y entregar al Departamento de Staff de Servicios
IV.
Elabora la requisición de compra y busca la firma de autorización del Presidente de la Junta de Gobierno de todas las facturas de los proveedores.
V.
Entrega las facturas al Departamento de Dirección Administrativa.
VI.
La Dirección Administrativa se encarga de elaborar una base de datos de los pagos pendientes a proveedores y se encarga de asignar el presupuesto de cada semana para pagos; así como una base de datos donde vienen los pagos de todo el año; así como el saldo pendiente por proveedor.
VII. Se elaboran los cheque de pago por proveedor y a su vez se alimenta una base de datos que nos sirve para saber a diario los saldos disponibles por día, ya que los pagos que se realizan no son cobrados de inmediato, este es un papel de trabajo interno, que es de gran utilidad para el Departamento. VIII. Después de que se tienen las pólizas armadas con todos los soportes correspondientes, se entregan al Departamento de Contabilidad para que ellos contabilicen en su sistema contable COI para después se notifique al Departamento de Dirección Administrativa los pendientes por subsanar.
73
PROVEEDORES
STAFF DE SERVICIOS
Pedido de Material
Entrega de Material
Revisión de Material
Emisión de Factura
Recibe Facturas
Entrega Factura
Busca Firma de Autorización
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
CONTABILIDAD
Recibe Información
Recibe y Revisa Facturas
Elaboración del Listado de Facturas
Revisa Documentación
SI Realiza Informes y Programación de Pagos
Completa NO
Elaboración de Cheques Elaboración de Requisiciones de Compra
Entrega Facturas
Genera Reportes de Pagos
Alimentación de Base de Datos de Cheques Emitidos
Recopilación de Cheques Pagados y Comprobados
Entrega de información
Recibe Observaciones de Información Faltante
Subsana Observaciones
Diagrama de Proceso 3. Cuentas por Pagar
74
6.2
Requisitos de las Deducciones Autorizadas 1. Ser estrictamente indispensable para los fines de la actividad del contribuyente:
Las sociedades civiles que se dediquen a la enseñanza, con autorización o con reconocimiento de validez oficial de estudios en los términos de la Ley General de Educación que cumpla con los requisitos establecidos en el Art. 97de la LISR. Salvo lo dispuesto en la fracción I del mismo. Las sociedades civiles que otorguen becas y cumplan con los requisitos del Art. 98 de LISR. 2. Estar amparadas con documentación que reúna los requisitos de las disposiciones fiscales. Para que la sociedad civil pueda deducir o acreditar fiscalmente con base a los CFDI, incluso cuando dichos comprobantes sean una representación impresa, podrán comprobar la autenticidad, consultando la página de internet del SAT si el número de folio que ampara el CFDI fue autorizado al emisor y si al momento de la emisión del CFDI el certificado que ampare el sello digital se encontraba vigente y registrado en dicho órgano desconcentrado. Para efectos del párrafo anterior, el SAT a través de la página de internet, sección “Comprobantes Fiscales”, proporcionará lo siguiente: v Un servicio de validación de CFD, en el que se deberá ingresar, uno a uno, los datos del comprobante que la plantilla electrónica requiera, para obtener el resultado de la validación. v La herramienta de validación masiva de CFDI, consistente en una aplicación informativa gratuita, en el cual se podrán ingresar los archivos que contengas los datos de los comprobantes que se desee validar. 3. Cuando las sociedades civiles efectúen pagos cuyo monto exceda de $ 2,000.00, estos deberán efectuarse mediante cheque nominativo del contribuyente, tarjeta de crédito, de débito o de servicios a través de los monederos electrónicos que al efecto de autorice al SAT, excepto cuando se hagan pagos de salarios. Los pagos que deban efectuarse mediante cheque nominativo del contribuyente, también podrá realizarse mediante traspasos de cuentas e instituciones de crédito o casas de bolsa. La regla I.2.8.2.1 de la RMF2013 establece que se entenderá por monedero electrónico, un dispositivo en forma de tarjeta plástica dotada de un “chip” con capacidad de transferencia y almacenamiento de un valor monetario y de lectura, escritura y almacenamiento de transacciones comerciales, realizadas en moneda nacional. Estos monederos deberán que concentrar la información de las operaciones que se realicen por ese medio en un banco de datos que reúna elementos de seguridad e inviolabilidad, a través de una institución de crédito. 57
57
Pérez J. y Fol R. (2013). Manual práctico de Sociedades y Asociaciones Civiles. México: Tax Editores Unidos, S.A. de C.V. pág. 84-86. 75
Cuando los pagos se efectúen mediante cheque nominativo, este deberá ser de la misma cuenta del contribuyente y contener R.F.C., así como en el anverso del mismo, la expresión para abono en cuenta del beneficiario”. No será necesario efectuar pagos mediante cheque nominativo en los casos siguientes: a) Cuando se paguen contribuciones. b) Cuando se paguen viáticos o gastos de viaje. 4. Cuando el contribuyente efectué erogaciones a través de un tercero, excepto tratándose de contribuciones, viáticos o gastos de viaje, deberá expedir cheques nominativos a favor de este o mediante traspasos de cuentas en instituciones de crédito o casas de bolsa, y cuando dicho tercero realice pagos por cuenta del contribuyente, estos deberán ser amparados con documentación que reúna los requisitos señalados en el número 3 anterior. Las sociedades civiles podrán optar por considerar como comprobante fiscal para los efectos de las deducciones autorizadas, los originales de los estados de cuenta en los que se consigne el pago mediante cheques; traspasos de cuenta en instituciones de crédito o casas de bolsa; tarjeta de crédito de débito o de servicio, o monedero electrónico, siempre que se cumplan los requisitos que establece el Art. 29-B fracción II del CFF. Es importante señalar que en la regla I.3.31.4 de la RMF2013 establece que se considera que el requisito de la deducibilidad que nos ocupa (consistente en que los pagos cuyo monto exceda de $ 2,000.00, se efectúen mediante cheque nominativo del contribuyente, tarjeta de crédito de débito o de servicio, o monedero electrónico), solo es aplicable a las obligaciones que se cumplan o se extingan con la entrega de la cantidad en dinero, sin que resulte aplicable en aquellos casos en los cuales el interés del acreedor queda satisfecho mediante cualquier otra forma de extinción de las obligaciones que den lugar a las contraprestaciones. Tratándose del consumo de combustibles para vehículos terrestres, el pago deberá efectuarse mediante cheque nominativo, tarjeta de crédito de débito o de servicio, o monedero electrónico señalados en la regla I.3.3.1.6 de la RMF2013, aun cuando dichos consumos no excedan el monto de $ 2,000.00. Para efectos de lo anterior, la citada regla establece que se entenderá como monedero electrónico, cualquier dispositivo en forma de tarjeta plástica, medio magnético o chip asociado a un sistema de pagos, que sean emitidos por personas físicas o morales. Dichos sistemas de pago deberán proporcionar, por lo menos, los servicios de liquidación y compensación de los pagos que se realicen entre los contribuyentes obligados por la presente disposición los emisores de los monederos electrónicos y los enajenantes de combustible. 58
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5. Estar debidamente registrados en contabilidad y que sean restadas una sola vez. Se deberá cumplir con las obligaciones en la LISR en materia de retención y entero de impuesto a cargo de terceros o que, en su caso, se recabe de estos copia de los documentos en que conste el pago de dichos impuestos. Para deducir los pagos de salarios se deberá cumplir lo siguiente: § §
§
§ § § §
§
Efectuar las retenciones de ISR y entregar en efectivo el subsidio para el empleo; este se entregará a los trabajadores. Llevar los registros de los pagos de salarios por conceptos asimilados a estos, en los que se identifique individualmente a cada uno de los contribuyentes a los que se realicen tales pagos. Conservar los comprobantes en los que se demuestre el monto de los pagos por salario y conceptos asimilados, a Éstos, el ISR que, en su caso, se haya retenido, y las diferencias que resulten a favor del trabajador con motivo de subsidio para el empleo. Calcular el ISR anual de los trabajadores y de las personas que perciban los ingresos asimilados a salarios. Presentar la declaración del subsidio para el empleo pagado en el ejercicio inmediato anterior. Presentar la declaración anual de salarios pagados en el ejercicio inmediato anterior, a más tardar el 15 de febrero de cada año. Solicitar a las personas a quienes hayan comenzado a realizar pagos que se asimilen a salarios, así como los trabajadores de nuevo ingreso, los datos necesarios con objeto de inscribirnos en el R.F.C. o, cuando ya estén inscritos con antelación, solicitar su clave de registro. Inscribir a los trabajadores en el IMSS cuando se esté obligado a ello, en los términos de las leyes de seguridad social.
6. Cuando los pagos cuya deducción se pretenda realizar, se efectúen a personas obligadas a solicitar su inscripción en el R.F.C., deberá contar la clave respectiva en la documentación comprobatoria. 7. Cuando los pagos cuya deducción se pretenda realizar, se hagan a contribuyentes que causen IVA, dicho impuesto se deberá trasladar en forma expresa y por separado en los comprobantes. 8. Tratándose de pagos que a su vez sean ingresos de contribuyentes personas físicas, de contribuyentes del régimen simplificado de ley, así como los efectuados a las sociedades civiles y de donativos, solo se deducirán cuando hayan sido efectivamente erogados en el ejercicio de que se trate. 59
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Tales pagos sólo se entenderán como efectivamente erogado cuando: a) Hayan sido pagados en efectivo. b) El cheque girado contra la cuenta de la sociedad civil. Tratándose de pagos en cheque, se considerará efectivamente erogado en la fecha en que el mismo haya sido cobrado o cuando los contribuyentes trasmitan los cheques a un tercero, excepto cuando dicha transmisión sea en procuración. También se entiende que es efectivamente erogado cuando el interés del acreedor queda satisfecho mediante cualquier forma de extinción de obligaciones. La deducción se efectuará en el ejercicio en que se cobre siempre que entre la fecha consignada en la documentación comprobatoria que se haya expedido y la fecha en que efectivamente se cobre dicho cheque no hayan transcurrido más de cuatro meses. Para efectos de lo anterior, se podrá efectuar la deducción de las erogaciones efectuados con cheque, aun cuando hayan transcurrido más de cuatro meses entre la fecha consignada en la documentación comprobatoria que se haya expedido y la fecha en que efectivamente se cobre dicho cheque, siempre que ambas correspondan al mismo ejercicio. Cuando el cheque se cobre en el ejercicio inmediato siguiente a aquel que corresponda la documentación comprobatoria que se haya expedido, los contribuyentes podrán hacer efectuar la deducción en el ejercicio en el que este se cobre, siempre que entre la fecha de consignada en la documentación comprobatoria y la fecha en que efectivamente se cobre dicho cheque no hayan transcurrido más de cuatro meses. c) Mediante traspasos de cuentas de instituciones de crédito o casas de bolsa. d) En otros bienes que no sean títulos de crédito. (Art. 31, fracción IX, LISR; 39, RISR). 60
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RECOMENDACIONES Los registros contables deben ser confiables en cualquier empresa, sin importar el número de operaciones, antes resultaba complicado realizar este trabajo manualmente, ahora gracias a los sistemas para contabilizar la carga ha disminuido de manera importante, claro con todas las medidas necesarias; como ser ordenados, eficientes para que así los resultados obtenidos sean objeto de toma de decisiones en la empresa. Existen diferentes paquetes contables en el mercado pero la UCI desde sus inicios utilizó el sistema de Contabilidad Integral (ASPEL-COI), el cual nace en 1982 en el mercado mexicano convirtiéndose en el primer sistema de cómputo administrativo contable para llevar a cabo sus operaciones a través de la elaboración de las pólizas y da paso a los principales reportes financieros; además de que es un sistema muy fácil de utilizar, ahora desde que yo estaba en el área contable era una versión vieja y tenía ciertos errores que a veces perjudicaban las labores del departamento pero al parecer se solucionaron y desde hace aproximadamente 3 años no hay una actualización de la versión del sistema en la cual recomiendo la actualización del mismo, teniendo así ventajas iniciando por el buen funcionamiento, aunque resulta un tanto complicado pues la información para realizar por ejemplo el pago de los impuestos no siempre es posible tener toda la información y ahí es donde se requiere el trabajo manual. El proceso de elaboración de la nómina, existen una serie de pasos que dan como resultado la elaboración del recibo que contiene los importes que cada trabajador debe percibir por la prestación de sus servicios en un periodo determinado. La UCI elabora la nómina mediante el sistema de Nomina Integral (ASPEL-NOI), para lo cual es importante considerar que el pago que se realiza al trabajador sea calculado de forma correcta y respetando las leyes que regulan las percepciones y deducciones que correspondientes. En el proceso de elaboración de la nóminas, se buscar la optimización del proceso, minimizando el tiempo de elaboración, en el cual a la mayoría de los Administrativos contamos con una tarjeta donde nos realizan los depósitos quincenales pero al personal Docente y nuevo ingreso, se les realiza la expedición de cheque, estos mismos generan una comisión quincenal, además se elabora un control manual de la utilización de los cheques entregados y es un carga más de trabajo, la cual se podría evitar, mi recomendación sería que cuando el personal ingrese a laborar en seguida trámite su tarjeta , ya que como miembro de la Institución les facilitan la entrega de la misma y no usar los cheques como método de pago para aproximadamente 250 personas, si todo el personal contara con su tarjeta habría un ahorro de comisiones, desechar los cheques y solo se realizaría la transferencia. Los impuestos son una parte importante para estar al día con las autoridad fiscal, estos mismos se elaboran de manera manual, ya que difícil tener toda la información en tiempo y forma para sacar en todo caso el reporte de COI, el personal que se encuentra en el Departamento de Dirección Administrativa, no siempre le es posible entregar toda la información requerida por el Departamento de Contabilidad, ya que en la mayoría de las circunstancias depende de terceras personas que no permiten que los procesos continúen de una manera correcta, la recomendación es ejercer más la autoridad de altos mandos para así hacer cumplir los lineamientos, tratando que exista un verdadero trabajo en equipo y no se realicen trabajos extraordinarios como se han venido haciendo.
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En el Departamento de Dirección Administrativa se ha llegado a un punto de comodidad con la manera de trabajo establecida desde hace muchos años, por ejemplo en cuanto a la utilización de los cheques por cuenta bancaria, cada una de las chequeras se utiliza para diferentes actividades y escuelas pero eso de alguna manera se podría cambiar de manera radical como cambiar los cheques por transferencias bancarias y las visitas a los bancos desaparecerían, bueno no de manera definitiva, ya que tendría que continuar con una buena relación con los mismos, además el manejo de cuentas por pagar se realiza también de manera manual utilizando como apoyo el programa de Excel, donde se realiza la captura de información de las cuentas por pagar, así como reportes totales por proveedor, pagos realizados por semana, antigüedad de saldos, una base de datos donde se reportan cada uno de los pagos realizados durante todo el año, utilizado para conocer el saldo real y no tener complicaciones de rebote de cheques, en este caso se puede considerar la implementación de un programa para facilitar el control de las deudas, ya que el banco solo nos reporta lo pagado pero en este papel de trabajo se contemplan gastos que no han sido cobrados, también están muy acostumbrados a enviar oficios para todo, esto también se puede cambiar por lo correos electrónicos, ya que todo el personal cuenta con una cuenta de correo y con esto se ahorraría mucho papel y se nos inculcaría a todo el personal optar por el reciclaje.
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ANEXOS ANEXO 1. Manual de Organización de la Universidad de Cuautitlán Izcalli, S.C. CONTENIDO 1. DIRECTORIO 2. INTRODUCIÓN 3. FUNCIONES DIRECTORIO PRESIDENTE DE LA JUNTA DE GOBIERNO Ing. Abel Palma Mondragón RECTOR Dr. Juan Manuel Gutiérrez Pilloni VICE - RECTORA Mtra. Mónica Uribe Rojas DIRECTORA ADMINISTRATIVA DEL CORPORATIVO Dra. Verónica Adriana Palma Esteves COORDINADORA DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Mtra. Claudia Alejandra Ballesteros Ruanova ASISTENCIA ADMINISTRATIVA Lic. Ana Delia Kristta Aguilar Martínez JEFA DEL DEPARTAMENTO DE TESORERIA Lic. Luz Irene Pérez Cárdenas COORDINADORA DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Lic. Zaira Angélica Novia Ramírez
DIRECTOR DE SERVICIOS DEL CORPORATIVO Arq. Miguel Abel Palma Estévez DIRECTOR DE IMAGEN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL Lic. Rodrigo Palma Álvarez
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INTRODUCCIÓN: El objetivo principal del manual de organización es establecer las funciones de algunos departamentos que integran a la Universidad para alcanzar las metas. En este manual se delimitan las funciones encomendadas a cada departamento mencionado para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad de actividades y omisiones, permitiendo el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución del trabajo, así como coadyuvar a la ejecución correcta de las labores y tareas encomendadas al personal, propiciando la uniformidad en el trabajo y el aprovechamiento óptimo de los recursos humanos, materiales y financieros. PRESIDENTE DE LA JUNTA DE GOBIERNO FUNCIONES ·
El objetivo del Presidente de la Junta de Gobierno es la de crear un conjunto más allá de las partes, una institución no es la suma de las partes, sino ese todo funcional armónico.
·
En la vida institucional el Presidente de la Junta de Gobierno no puede estar presente en todas las actividades, tomas de decisiones, para estar en todo y a la vez en nada debería por un lado organizar sus espacios de mayor incumbencia, o de mayor urgencia o como también los prioritarios y delegar en otros Administrativos la realización de determinadas tareas.
RECTORÍA FUNCIONES ·
Dirigir y coordinar la realización de las funciones y actividades del quehacer académico y administrativo.
·
Firmar los certificados, constancias, diplomas, títulos universitarios y de más documentación que requiera de su firma para hacer valido algún documento solicitado por el alumno o bien otorgado por la Institución. Celebrar convenios de colaboración, coordinación o intercambio tendientes al desarrollo de las actividades académicas.
·
·
Promover lo necesario para la buena marcha de las actividades académicas, financieras y administrativa.
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VICE - RECTORA FUNCIONES ·
Coordinar y supervisar las actividades para la planeación, desarrollo y evaluación de las funciones de la docencia e investigación.
·
Aprobar y vigilar el cumplimiento de las normas y disposiciones necesarias para el buen funcionamiento académico administrativo de la Universidad.
·
Normar y dirigir las actividades de docencia e investigación.
·
Vigilar la correcta aplicación de las normas de ingreso, promoción y permanencia de los alumnos.
·
Firmar títulos y grados académicos.
·
Promover los estímulos y reconocimientos para los alumnos.
DIRECTORA ADMINISTRATIVA DEL CORPORATIVO FUNCIONES ·
Coordinar y administrar la integración del Presupuesto, conforme a las políticas y prioridades establecidas por las autoridades universitarias.
·
Formular y presentar los informes sobre el ejercicio presupuestal de la situación financiera de la Universidad.
·
Organizar, dirigir y supervisar la prestación de servicios administrativos, de dirección administrativa, asistencia administrativa, recursos humanos, contabilidad y tesorería.
·
Promover, participar y coordinar en las áreas administrativas las acciones de planeación de desarrollo institucional.
·
Coordinar el diseño, instrumentación y operación regular del sistema de información que prevea los datos, cifras e indicadores suficientes y actualizados sobre la situación de la administración universitaria. Dirigir que los pagos por los compromisos contraídos se realicen conforme a lo dispuesto en las políticas y procedimientos establecidos, que estos se ajusten a los contratos. Firmar títulos y demás documentos que requieran de firma para validez oficial.
·
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COORDINADORA DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD FUNCIONES ·
Llevar el registro de entrada y salida de la documentación de la Dirección Administrativa.
·
Recepcionar, sistematizar, procesar y archivar la documentación que se recibe de la Dirección administrativa.
·
Atender e informar al usuario sobre las actividades y trámites administrativos de la oficina.
·
Dirigir las actividades para el registro de las operaciones diarias y consolidar la Contabilidad de la Institución, conforme a lo establecido en las disposiciones de materia fiscal y contables aplicables, para la elaboración de los Estados Financieros, así como los reportes contables, con el fin de ofrecer información oportuna y confiable para la toma de decisiones.
·
Proporcionar a la alta dirección con base al análisis de la razonabilidad de los resultados, elementos de juicio para la toma de decisiones.
·
Atender los requerimientos de información solicitados por las autoridades reguladoras y supervisoras.
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA FUNCIONES ·
Trato directo con los alumnos
·
Atender las diversas necesidades escolares de los alumnos.
·
Responsable de la cartera vencida de la Institución.
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JEFA DEL DEPARTAMENTO DE TESORERIA FUNCIONES ·
Emisión de cortes diarios a cajeros (as)
·
Reporte general de Ingresos diarios de cobranza por tipo de recibo.
·
Liberación de trámites financieros por alumno.
·
Entrega de reportes de ingresos diarios al Departamento de Contabilidad.
·
Entrega de cheques proveedores de la Institución.
COORDINADORA DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS FUNCIONES ·
Formular el programa anual de actividades del Departamento.
·
Supervisar la integración y actualización de la plantilla de personal de la Institución.
·
Efectuar las acciones de reclutamiento de personal, en coordinación con las áreas competentes.
·
Supervisar la integración, control y resguardo de los expedientes de los trabajadores, así como realizar las revisiones y estudio sobre los factores institucionales y laborales que intervienen en la permanencia, desempeño y rotación del personal.
·
Establecer, coordinar y supervisar el funcionamiento adecuado de los sistemas de control de asistencia, así como validar a través de las autoridades correspondientes los reportes quincenales.
·
Integrar la nómina y verificar que los movimientos de cada quincena estén aplicados correctamente.
·
Administrar ante el IMSS e INFONAVIT los movimientos de altas, bajas y modificaciones de salario del personal.
·
Resguardar toda la documentación que integra el expediente de los empleados, así como las listas de asistencia.
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Organigrama de la Universidad de Cuautitlán Izcalli, .S.C
Organigrama 1
Organigrama 1. Universidad de Cuautitlán Izcalli, S.C.
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ANEXO 2. Diagramas de Proceso Diagrama de Proceso 1. Realización de la Información Financiera y Contable.................................... 14 Diagrama de Proceso 2. Elaboración de la Nómina ............................................................................ 39 Diagrama de Proceso 3. Cuentas por Pagar ....................................................................................... 74
ANEXO 3. Imágenes Imagen 1. Factura Impresa por Impresor Autorizado......................................................................... 16 Imagen 2. Factura Impresa con Código de Barras Bidimensional ....................................................... 18 Imagen 3. Factura Electrónica ........................................................................................................... 21 Imagen 4. Factura Electrónica (CFDI) ................................................................................................ 23 Imagen 5. Pantalla de Inicio .............................................................................................................. 27 Imagen 6. Catálogo de Trabajadores ................................................................................................. 29 Imagen 7. Póliza de Diario ................................................................................................................. 30 Imagen 8. Póliza de Ingreso............................................................................................................... 31 Imagen 9. Póliza de Egresos .............................................................................................................. 32 Imagen 10. Balanza de Comprobación .............................................................................................. 33 Imagen 11. Balance General.............................................................................................................. 34 Imagen 12. Estado de Resultados ...................................................................................................... 35 Imagen 13. Pantalla de Inicio ............................................................................................................ 40 Imagen 14. Catálogo de Trabajadores ............................................................................................... 41 Imagen 15. Alta de Trabajador .......................................................................................................... 42 Imagen 16. Alta de Trabajador - Salario ............................................................................................ 43 Imagen 17. Alta de Trabajador - Datos Personales............................................................................. 43 Imagen 18. Alta de Trabajador - IMSS ............................................................................................... 44 Imagen 19. Faltas .............................................................................................................................. 50 Imagen 20. Recibo ............................................................................................................................ 51 Imagen 21. Generación de Nómina Definitiva .................................................................................. 52 87
Imagen 22. Ingresos .......................................................................................................................... 55 Imagen 23. Regímenes Fiscales ......................................................................................................... 56 Imagen 24. Recibo de Honorarios ..................................................................................................... 59 Imagen 25.Declaración del Impuesto Sobre Erogaciones por Remuneraciones al Trabajo Personal Parte 1 .............................................................................................................................................. 69 Imagen 26.Declaración del Impuesto Sobre Erogaciones por Remuneraciones al Trabajo Personal – Parte 2 .............................................................................................................................................. 70 Imagen 27. Declaración del Impuesto Sobre Erogaciones por Remuneraciones al Trabajo Personal – Parte 3 .............................................................................................................................................. 71
ANEXO 4. Tablas Tabla 1. Libro de Asistencia ............................................................................................................... 36 Tabla 2. Reporte Recibo de Honorarios ............................................................................................. 60 Tabla 3. Resumen Mensual de Nóminas ............................................................................................ 65 Tabla 4. Cálculo del 2.5% sobre Nómina Estatal................................................................................. 66 Tabla 5. Cuadro de Ayuda para la Declaración del Impuesto sobre Erogaciones por Remuneraciones al Trabajo Personal. .............................................................................................................................. 67 TABLA 6. Resumen Mensual de Nóminas .......................................................................................... 72
ANEXO 5. Organigrama Organigrama 1. Universidad de Cuautitlán Izcalli, S.C. ....................................................................... 86
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CONCLUSIONES
La realización del presente trabajo por experiencia profesional en la Universidad de Cuautitlán Izcalli, S.C., en el área administrativa; donde me permitieron desarrollar los procesos que se realizan, se puede observar que hay varios de los mismos que se pueden modificar para mejorar el buen funcionamiento de la Institución y se podría extender aún más pero por confidencialidad debido al apoyo que me brindaron para realizar este trabajo, solo desarrolle los principales procesos, tratando de explicar de la manera más sencilla los mismos, dando un toque personal, así como manejar algunos conceptos para complementar lo que realizo en mi centro de trabajo, dando como resultado un gran paso en mi vida profesional y agradezco infinitamente a esta mi casa de estudios los conocimientos obtenidos a lo largo de la Licenciatura en Contaduría, también a las personas que me han impulsado a lograr esta gran meta, así concluyo que ha sido muy enriquecedor la experiencia adquirida desde que me brindaron la oportunidad de laborar, ya que yo solo venía por dos meses y afortunadamente en poco tiempo cumplo 3 años. Gracias a las actividades que realizo, han dejado un amplio conocimiento en mi vida laboral y personal, ya que el trato con diferentes personas a diario es difícil pero todo marcha bien. En el tiempo que llevo laborando dentro de la UCI en las distintas áreas, como Auxiliar Contable y Asistente de la Dirección Administrativa, ha sido muy gratificante el poder ejercer los conocimientos adquiridos en esta Facultad, ya que día a día me encuentro con retos que en la mayoría de los casos, solicitan una respuesta inmediata y concreta donde la toma de decisiones es una parte importante para el buen funcionamiento del área y las adjuntas a esta Dirección. Dentro del ámbito laboral en donde me encuentro, mi estancia ha sido muy satisfactoria, en el Departamento de Contabilidad hacía las actividades de un Asistente Contable pero pagado como Auxiliar Contable debido a que me encontraba aun estudiando y para tener el puesto se necesitaba estar titulado pero me agrada mucho mi carrera, además realice cambios cuando comencé a trabajar en el Departamento de Dirección Administrativa, por ejemplo los comprobantes de depósito bancarios en cuanto a los movimientos realizados; como pago de proveedores, traspasos para pago de proveedores, pago de servicios, traspasos entre cuentas para nómina, se les sacaban copias y eran los que se les entregaba al Departamento de Contabilidad y los originales se guardaban en un folder sin ningún tipo de orden; ocasionando en un determinado momento perdida de información original, en ese aspecto lo comente con mi jefa que cambiaria ese aspecto y se entregaría a Contabilidad todos los comprobantes originales, haciendo responsable de la información entregada, así en el momento de requerir alguna copia se le solicitaría al mismo Departamento pero es muy raro solicitar los comprobantes, esa y otras actividades que han cambiado con el paso del tiempo que hasta ahora me han dado resultado. La UCI como una institución educativa de nivel superior necesita un estudio y evaluación de su control interno para poder mejorar las áreas de oportunidad que se pueden explotar en aras de la excelencia académica, administrativa y profesional. Para mí ha sido un honor poder colaborar en tan honorable casa de estudios.
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FUENTES BIBLIOGRÁFICAS v Código Fiscal de la Federación 2013 v Enrique Paz Zavala, Introducción a la Contabilidad Financiera, Fundamentos. Cengage Learning/Thomsom Internacional, 2011 v Grupo Educativo Palma, Revista No. 3 Universitaria de la Universidad de Cuautitlán Izcalli. 2011. v Guía de aprendizaje para Elaborar Nóminas de Sueldos y Salarios. 2013 v http://contadormx.com/2010/09/03/impuesto-sobre-nominas-o-remuneracin-al-trabajo-porestado/ v http://contadormx.com/2013/02/21/ejemplo-de-recibo-de-honorarios-con-cbb-2013-codigode-barras-bidimensional/#lightbox/0/ v http://dictamex.edomex.gob.mx/portal/web/public/preguntas/bloquei v http://elcontadorvirtual.blogspot.com/2010/04/el-impuesto-sobre-nomina.html v http://info4.juridicas.unam.mx/ijure/fed/91/ v Lara Flores Elías, Leticia Lara Ramírez, Primer Curso de Contabilidad, Trillas, México, 2010 v Ley del Impuesto Sobre la Renta 2013 v Pérez Chávez José y Fol Olguín Raymundo. Manual Práctico de Sociedades y Asociaciones Civiles. México, Tax Editores Unidos, S.A. de C.V. 2013 v Reforma Miscelánea Fiscal 2013 v Servicio de Administración Tributaria v Sistema de Contabilidad Integral ASPEL para Windows Versión 4.0 v Víctor E. Molina Aznar. Contabilidad para no Contadores. México, Isef Empresa Líder,2007
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GLOSARIO DE TÉRMINOS TÉCNICOS CBB: Código de Barras Bidimensional CEAB: Centro de Estudios Avanzados de Bachillerato CEELI: Centro de Estudios Espejo de los Lirios CFD: Comprobante Fiscal Digital CFDI: Comprobante Fiscal Digital por Internet CFF: Código Fiscal de la Federación COI: Sistema de Contabilidad Integral CSD: Certificado de Sello Digital. IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social LISR: Ley del Impuesto Sobre la Renta LIVA: Ley del Impuesto al Valor Agregado LSS: Ley del Seguro Social LTF: Ley Federal del Trabajo NIF: Normas de Información Financiera NOI: Sistema de Nómina Integral PTU: Participación de los Trabajadores en las Utilidades RFC: Registro Federal de Contribuyentes RMF: Resolución Miscelánea Fiscal SAT: Servicio de Administración Tributaria SEDEMET: Secretaría de Desarrollo Metropolitano SICOFI: Sistema Integral de Comprobantes Fiscales SMG: Salario Minino General UCI: Universidad de Cuautitlán Izcalli, S.C.
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