ESTADO PLURINACIONAL DE BOLIVIA MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES __________________________________________________________________________________________________________

EXPO MILÁN 2015 TÉRMINOS DE REFERENCIA: CONSULTORÍA POR PRODUCTO “CONTRATACIÓN DE UNA EMPRESA ESPECIALIZADA SERVICIOS DE SELECCIÓN, RECLUTAMIENTO Y MANEJO DE RECURSOS HUMANOS DEL PERSONAL PARA LA ATENCION DEL PABELLON BOLIVIA EN LA EXPO MILANO 2015”

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2015 Contenido 1.

INFORMACIÓN GENERAL ..................................................................................... 3 1.1. 1.2. 1.3.

2.

OBJETIVOS GENERAL Y ESPECÍFICOS Y RESULTADOS ESPERADOS ......... 4 2.1. 2.2. 2.3.

3.

País beneficiario.............................................................................................. 3 Órgano de Contratación .................................................................................. 3 Antecedentes .................................................................................................. 3 Objetivo general .............................................................................................. 4 Objetivo específico .......................................................................................... 4 Resultados Esperados .................................................................................... 5

ÁMBITO DE LAS ACTIVIDADES ............................................................................ 5 3.1.

Descripcióndel Trabajo ................................................................................... 5

3.1.2 Área geográfica que va a cubrir .................................................. 5 El Estado Plurinacional de Bolivia y países de Europa ........................ 5 3.1.3. Grupos destinatarios .................................................................. 5 3.2. 4.

LOGÍSTICA Y CALENDARIO .................................................................................. 6 4.1. 4.2.

5.

Localización .................................................................................................... 6 Fecha de inicio y período de aplicación de las tareas .................................... 6

REQUISITOS ............................................................................................................ 7 5.1. 5.2. 5.3.

6.

Actividades ...................................................................................................... 5

Experiencia General........................................................................................ 7 Experiencia Específica .................................................................................... 7 Oficinas ........................................................................................................... 7

INFORMES ............................................................................................................... 8 6.1. 6.2.

Normas sobre preparación de informes .......................................................... 8 Presentación y aprobación de los informes .................................................... 9

7.

MODALIDAD DE PAGO .......................................................................................... 9

8.

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN........................................................................... 10 8.1.

9.

Definición de indicadores .............................................................................. 10

PROPIEDAD INTELECTUAL ................................................................................ 10

10. RESPONSABILIDAD PROFESIONAL DE LA EMPRESA.................................... 10

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TÉRMINOS DE REFERENCIA

1.

INFORMACIÓN GENERAL

País beneficiario Estado Plurinacional de Bolivia Órgano de Contratación Ministerio de Relaciones Exteriores Antecedentes Entre los diversos espacios de promoción internacional, las ferias se destacan como un lugar privilegiado para el establecimiento de contactos entre exportadores y potenciales clientes. Estas exposiciones no sólo brindan la oportunidad de presentar los productos y servicios en las principales vidrieras del mundo, sino también de que nuestras empresas conozcan de primera mano

al sector, a sus competidores extranjeros y a sus probables clientes

además de los nuevos productos, servicios y tendencias. Expo Milano 2015 es un evento mundial que se caracteriza por su naturaleza de la unión de muchas voces diferentes, basando su éxito en la participación de todos los diferentes actores que participan. El objetivo es dar vida a una experiencia única para los visitantes, como protagonistas, la sensibilización y la participación en el derecho a la alimentación que es sano, seguro y suficiente; a la sostenibilidad ambiental, social y económica de la cadena alimentaria, y para la conservación del gusto y la cultura alimentaria.

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El Estado Plurinacional de Bolivia participará en la Expo Milán 2015 en el Clúster de Cereales y Tubérculos, con un espacio de 250 metros cuadrados divididos en dos pisos y un para la construcción de la obra gruesa, así mismo tres años antes de comenzar la Expo, los organizadores

mandaron las

regulaciones relacionadas con el nombre y tema de la Expo, las condiciones de participación, construcción, instalación y manejo de máquinas, facilidades de alojamiento para el personal de los participantes oficiales, aduanas y manejo de mercancías así como las tasas entre otros. 2.

OBJETIVOS

GENERAL

Y

ESPECÍFICOS

Y

RESULTADOS

ESPERADOS 2.1 Objetivo general Contratar una empresa con experiencia en el manejo de recursos humanos y contratación de personal de acuerdo a perfiles específicos requeridos, a fin de regular la administración y gestión operativa del Pabellón Bolivia en el marco de la participación en la Expo Milán 2015. 2.2. Objetivo específico Los objetivos específicos del presente contrato son los siguientes: 

Proveer el servicio de Recursos Humanos para la gestión de las actividades programadas en el Pabellón de Bolivia en el periodo del funcionamiento de la Expo Milán.



Asegurar que el personal seleccionado cuente con conocimientos esenciales en relaciones públicas, personales, atención a cliente y protocolo. Proveer el servicio de Recursos Humanos para la gestión logística y comercial del Pabellón de Bolivia en el periodo del funcionamiento de la Expo Milán.





Asegurar que el personal seleccionado cuente con conocimientos y experiencia probada en administración, contabilidad, logística, con experiencia en normativa impositiva.

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

3.

Administrar la gestión de recursos humanos del personal, parte del staff de Bolivia en la Expo Milán durante toda la participación de Bolivia en la feria. RESULTADOS ESPERADOS

R1. Contar con personal operativo, adecuado para el funcionamiento del pabellón y el cumplimiento de las actividades programadas en el marco de la participación de Bolivia en la Expo Milán 2015. R2.Contar con personal administrativo, adecuado para el funcionamiento del pabellón y el cumplimiento de las actividades programadas en el marco de la participación de Bolivia en la Expo Milán 2015. ÁMBITO DE LAS ACTIVIDADES

4.1. Descripcióndel Trabajo 4.1.2 Área geográfica que va a cubrir Pabellon del l Estado Plurinacional de Bolivia en la EXPO MILAN 2015 4.1.3. Grupos destinatarios Estado Plurinacional de Bolivia 4.2. Actividades La empresa a ser contratada deberá cumplir las siguientes actividades: a.1. Reclutar, seleccionar, evaluar y calificar al personal solicitado para cubrir los requerimientos del contratante para realizar funciones en el Pabellón Bolivia en el marco de la Expo Milán 2015,

a.2. Crear carpetas de perfil para cada una de las personas seleccionadas con la valoración y evaluación de cada uno de los postulantes para poner a consideración del contratante.

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a.3.

Realizar la gestión de contratación del personal seleccionado por el contratante.

a.4.

Capacitar en los ámbitos requeridos, de acuerdo a solicitud del contratante, al personal seleccionado a fin de realizar sus funciones con alto grado de efectividad.

a.5.

Administrar la gestión de recursos humanos en su totalidad, bajo la normativa vigente, incluyendo la cancelación de los servicios del personal contratado con todas las prestaciones de ley requeridos por derecho según legislación aplicable y normativa interna de la Expo Milan

a.6.

Administrar la rotación de personal de manera eficaz y efectiva,

a.7.

Realizar el seguimiento al desempeño de las funciones del personal contratado

a.8. Realizar las modificaciones necesarias ya sea a pedido expreso del contratante o de acuerdo a evaluación de rendimiento, a fin de asegurar un alto estándar en el desempeño de las funciones del personal. a.9. Resolver cualquier conflicto o problema que pueda surgir, en el ámbito laboral relacionado con el desempeño de las funciones del personal contratado para el desarrollo de funciones del Pabellón de Bolivia en la Expo Milán. 4.

LOGÍSTICA Y CALENDARIO

4.1.

Localización

Las actividades y eventos planificados se realizarán en la ciudad de Milán, Italia, debiendo por lo tanto, contar la empresa contratada con personal e infraestructura de trabajo y logística permanente en el continente europeo. 4.2.

Fecha de inicio y período de aplicación de las tareas

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La fecha de inicio prevista es el 1 de abril de 2015al 30 de noviembre del 2015. 5.

REQUISITOS

5.1.

Experiencia General 

Empresa con experiencia comprobada en la gestión y administración de recursos humanos



Contar con un equipo de profesionales que tenga conocimientos del idioma, ingles/italiano y español



Contar con una amplia diversidad de capital humano que pueda ser evaluado para conformar el equipo parte del Pabellón Bolivia.

5.2.

Experiencia Específica 

La empresa de servicios deberá estar legalmente establecida en Italia.



El personal de la empresa contratada deberá contar con experiencia probada en la gestión y manejo de los recursos humanos.



La empresa deberá tener personal con experiencia comprobada en resolución de conflictos.



Se valorará en el personal de la empresa consultora contratada, la experiencia de más de 10 años.



La empresa debe contar con amplio conocimiento en la normativa laboral europea



La empresa deberá estar debidamente registrada en las entidades que corresponden, contando con las licencias requeridas incluyendo los registros específicos o normativa particular vigente definida por la Expo Milan (en caso de existir alguna).

5.3.

Oficinas

La empresa contratada deberá contar con oficinas en la ciudad de Milan - Italia en donde se proveerán los servicios.

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6.

INFORMES

6.1.

Normas sobre preparación de informes

Se presentarán informes de avance de acuerdo al cronograma al Viceministro de Comercio Exterior e Integración. La cancelación de haberes será efectuada con carácter posterior a la aprobación del (los) informe(s) de trabajo presentados La Empresa presentará sus informes en 2 originales y una copia digital en idioma español: Además de los documentos, informes (técnicos y contables) y resultados especificados en las tareas y responsabilidades, el contratista debe facilitar los siguientes informes: Nombre del informe Primer informe de avance Segundo Avance

Informe

de

Tercer Informe de Avance Cuarto Avance

Informe

de

Quinto Avance

Informe

de

Sexto Informe de Avance

Sétimo Avance

Informe

de

Octavo avance

Informe

de

Contenido

Plazo de presentación Perfiles tentativos para la A los 10 días de selección. firmado el contrato A la presentación de los Dos semanas antes perfiles sugeridos para la del inicio de la feria contratación A la presentación del Al Concluir la etapa de primer informe de capacitación labores. A la presentación de Finales de mayo informe segundo mes de labores A la presentación de Finales de junio informe tercero mes de labores A la presentación de Finales de julio informe cuarto mes de labores A la presentación de Finales de agosto informe quinto mes de labores A la presentación de Finales de septiembre informe sexto mes de labores Página 8 de 11

Noveno Avance

informe

Informe final 6.2.

de A la presentación de Finales de octubre informe séptimo mes de labores 15 después de finalizada 15 de noviembre del la Expo Milán 2015

Presentación y aprobación de los informes

Los informes mencionados anteriormente deberán presentarse al Supervisor del Proyecto identificado en el Contrato. Dicho Supervisor será el responsable de la aprobación de los informes. En lo posible, se solicita la presentación de informes impresos en dos caras, siempre y cuando esto no afecte la calidad del producto entregado. 7.

MODALIDAD DE PAGO

El contrato será canceladobajo en ocho (8) cuotas distribuidas de la siguiente manera: 

20% a la entrega del Primer Informe de Actividades debidamente aprobado



10 % a la entrega del segundo informe,a la presentación de los perfiles sugeridos para la contratación



10 % a la entrega del tercer informe,a la presentación del primer informe de labores,



10 % a la entrega del cuarto informe,a la presentación del primer informe de labores,



10 % a la entrega del quinto informe,a la presentación del primer informe de labores,



10 % a la entrega del sexto informe,a la presentación del primer informe de labores,

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

10 % a la entrega del séptimo informe,a la presentación del primer informe de labores,



20% a la entrega del informe final con los resultados y evaluaciones finales

8.

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

8.1.

Definición de indicadores

El seguimiento y evaluación de las actividades realizadas y al desempeño de las labores de manera mensual evaluada en base a los siguiente criterios: 

Puntualidad



Apariencia personal



Motivación



Proactividad



Desempeño

9.

PROPIEDAD INTELECTUAL Los insumos y productos desarrollados bajo los Términos de Referencia que formarán parte del contrato, son de propiedad del Comité Interinstitucional quienes tendrán los derechos exclusivos para publicar o difundir documentos producidos. Este derecho continuará vigente aún concluida la relación contractual de las partes.

10.

RESPONSABILIDAD PROFESIONAL DE LA EMPRESA

La Empresa seráresponsable de: a. Cumplir con los objetivos, alcance y requerimientos del VCEI. b. Coordinar, con el Viceministerio de Comercio Exterior e Integración, el desarrollo de avance de los productos que se generen en el transcurso del trabajo. c. Coordinar

todas

las

actividades

que

se

requiera

con

Viceministerio de Comercio Exterior e Integración.

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el

d. Elaborar y presentar informes mensuales de evaluación. e. La empresa, tiene la responsabilidad directa y absoluta del trabajo desarrollado, debiendo responder por el trabajo entregado, durante el periodo computable, a partir de la fecha de aceptación del Informe final de conformidad del servicio, en caso de ser requerido para cualquier aclaración o corrección pertinente no podrá negar su concurrencia, para la realización de estas actividades. En caso de no concurrir a esta solicitud, la entidad contratante hará conocer por escrito esta situación al Órgano Rector respectivo a efectos de información a la Contraloría General del Estado para los efectos pertinentes, en razón de que el servicio prestado fue realizado mediante un contrato administrativo, por el cual es responsable ante el Estado. Toda información compartida con el Consultor deberá ser tratada como confidencial, para esto se incluirá una cláusula de confidencialidad en el contrato.

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