FERIA ASOCIACIONES ALCOBENDAS 2014

Introducción La Feria de Asociaciones de Alcobendas, surge como demanda de las asociaciones en el Plenario de Participación Ciudadana a finales de 2012. A lo largo de año 2013, se mantienen varias reuniones con el Equipo Técnico de Asociaciones con quien se realiza un documento metodológico para llevar a cabo este proyecto y a continuación se realiza una Mesa de Diálogo Ciudadano de la que surgen las pautas de cómo llevarlo a cabo. Es por ello que la Feria, forma parte de una experiencia única de participación interna institucional, al estar implicadas todas las áreas, departamentos y Servicios de Apoyo a Asociaciones, con el conocimiento y apoyo directivo. Pero también es un importante proceso de participación externa ciudadana, al ser un proyecto que se abrió a la ciudad a través de la Mesa de Diálogo Técnico- Ciudadano en la que se trabajó conjuntamente el dónde, cómo, cuánto y cuándo de dicha Feria. Los documentos que recogen el proceso hasta ahora, son los que se detallan a continuación y se pueden encontrar en el Portal de Participación, en la siguiente enlace http://bit.ly/1jxZi4n -

Documento metodológico del proceso Resultado de encuesta asociativa Ubicación consensuada de la Feria Informe técnico asociativo Documento final de la Mesa de Diálogo

El objetivo de este dosier es recoger las pautas de la Feria a partir del momento en el que nos encontramos en junio de 2014. Por un lado presentamos un resumen de los datos de celebración de la Feria, recogidos en documento Anexo 1, y que se entregarán a todas las asociaciones como normas de participación en la Feria. Por otro presentamos la campaña de comunicación y difusión, que si bien está estructurada para ser coordinada desde el departamento de Comunicación, implica a las áreas que componen el Equipo técnico de Asociaciones y también a los propios colectivos participantes como canales de difusión. Además se muestran las aportaciones económicas que hará cada área para el desarrollo de esta Feria (Anexo 3) y por último el listado de asociaciones que han solicitado participar (Anexo 4). En el Anexo 2 se presenta la imagen de la Feria.

Feria Asociaciones Alcobendas 2014

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Datos de la Feria 1. LUGAR, FECHAS Y HORARIOS La Feria se celebrará en el Centro Municipal La Esfera, instalaciones colindantes y parque Arroyo de la Vega en función de la programación de actividades de las asociaciones. Las fechas de celebración serán los días 27 y 28 de septiembre de 2014. La inauguración se realizará el sábado a las 11.00 horas. El horario para el público será de 11.00 a 21.00 horas ininterrumpidamente el sábado, y de 11.00 a 14.00 el domingo, momento en que se clausurará. 2. ESPACIO PARA LAS ASOCIACIONES Las asociaciones y colectivos que hayan solicitado participar en le Feria, tendrán un espacio en el Centro Municipal La Esfera, disponiendo de la siguiente infraestructura: -

Una mesa de 210 cm x 60 cm. Dos sillas Un cartel con el nombre de la asociación/entidad para colocar en la mesa Un panel-rejilla de 2m x 1m. para colocar información. Dos tarjetas identificativas para las personas que estén en el stand

Las actividades que hayan propuesto realizar en la Feria, tendrán asignado un lugar concreto dentro de los espacios previstos (escenario de la Plaza Cubierta de La Esfera, escenario sala polivalente, parque, pabellón Pedro Ferrándiz…). A las asociaciones se les pedirá que su espacio permanezca abierto y debidamente atendido durante el horario establecido y a cumplir con las actividades previstas destinando el personal necesario para ello. 3. ESPACIO INSITITUCIONAL En la Feria habrá un espacio-stand institucional, denominado “Servicios de Apoyo a Asociaciones”, atendido por personal municipal, que será punto de información para el público, con proyectos de asociaciones, programa de actividades de la Feria, plano de ubicación, etc. En el anexo 1, se recogen todas estas normas de funcionamiento de manera ampliada y desarrollada en cada uno de sus puntos. Estás normas serán entregadas a todas las asociaciones participantes. Feria Asociaciones Alcobendas 2014

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Campaña de Comunicación Uno de los puntos importantes para el buen desarrollo de esta Feria es la realización de una campaña de Comunicación y así lo expresaron los vecinos y asociaciones que participaron en la Mesa de Diálogo Ciudadano. Es más, estos participantes manifestaron su interés en colaborar con el departamento de Comunicación para el diseño de la misma, junto con técnicos de las áreas que se ocupan de esta parte del proceso de la Feria. El objetivo era elaborar de manera conjunta (Comunicación, Asociaciones y Técnicos) aquellos elementos necesarios que den entidad a la Feria de Asociaciones, antes, durante y después de su celebración, intentando responder a los siguientes objetivos: - Mostrar la diversidad del tejido asociativo de Alcobendas - Acercar a la población los servicios y actividades que realizan - Ser un punto de encuentro para compartir actividades entre asociaciones y de éstas con los vecinos. - Permitir impulsar los proyectos de las asociaciones - Permitir conocer los programas municipales y asociativos - Permitir crear relaciones entre asociaciones y vecinos con la Administración local - Permitir a las asociaciones captar nuevos socios - Dar a conocer los puntos en común que comparten todas las asociaciones - Buscar alianzas para el desarrollo de actividades - Fomentar el asociacionismo Partiendo de todos estas premisas, Comunicación diseña una campaña en tres fases, que ha sido presentada ya a las asociaciones en la Mesa de Diálogo Ciudadano: 1. ALCOBENDAS PREPARA: 1ª quincena julio: presentación imagen de la Feria (anexo 2) 2. ALCOBENDAS ACOGE: 1ª quincena de septiembre: presentación del cartel y el programa de actividades de la Feria 3. YO HAGO ALCOBENDAS: 1ª quincena octubre: nota de prensa y reportaje fotográfico del evento Todo ello acompañado de un espacio en la APP de Alcobendas, con el directorio de asociaciones que participan y el programa de la Feria, así como piezas de publicidad tipo posters, folletos, banner en alcobendas.org, anuncios en medios de comunicación local, pegatinas, etc. Una de los puntos más importantes de esta campaña, es que responde a las peticiones ciudadanas que se plantearon en la Mesa de Diálogo, y a las aportaciones técnicas del Equipo Técnico de Asociaciones. Feria Asociaciones Alcobendas 2014

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Cronograma de trabajo El planing de actividades previsto hasta mediados de octubre es el siguiente: ACTIVIDAD

CONTENIDO

25 junio

Reunión con Equipo Técnico de Asociaciones

Pasos en la Campaña de Comunicación Presupuesto de la Feria

26 junio

Mesa de Diálogo Ciudadano

Presentación Campaña de Comunicación Recogida de aportaciones a esta Campaña Nota de prensa a medios de comunicación con presentación de imagen de la Feria y presentación de las asociaciones participantes

15 julio Campaña comunicación: ALCOBENDAS PREPARA 18 julio

5 septiembre 11 septiembre 16 septiembre 18 septiembre

Campaña Comunicación: ALCOBENDAS ACOGE

Reunión con Equipo Técnico de Asociaciones Campaña Comunicación: ALCOBENDAS ACOGE

Reunión con Asociaciones participantes

Publicación en Siete Días Spot publicitario 30 segundos a difundir en Redes Sociales Publicación Cartel en Siete Días Difusión en Redes Cierre de dudas sobre la Feria Distribución stand para las asociaciones Planing de turnos de stand institucional Convocatoria Rueda de prensa (Alcalde) con presentación oficial del programa de actividades Cierre de dudas sobre la Feria Entrega Normas funcionamiento Feria Consenso ubicación de stand Información y entrega de documentación

19 septiembre

Reunión Mesa Directiva Portada y doble página en Siete Días

25 y 26 septiembre

Montaje de la Feria

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Organización y distribución de los stand

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27-28 septiembre

29 septiembre a 3 de octubre

Feria de Asociaciones

Celebración de la Feria Cobertura fotográfica de la Feria Invitación a instituciones, colegios….

Campaña comunicación: YO HAGO ALCOBENDAS

Reportaje fotográfico y nota de prensa en Siete Días

Reunión con Equipo Técnico de Asociaciones Evaluación de la Feria Reunión con Asociaciones participantes Reunión Mesa Técnica Participación Ciudadana

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Devolución de información a Jefes y Directores de Área

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ANEXO 1. BASES Y NORMAS DE PARTICIPACION EN LA FERIA

La Feria de Asociaciones del Municipio de Alcobendas, forma parte de una experiencia de participación interna institucional, al estar implicadas todas las áreas, departamentos y Servicios de Apoyo a Asociaciones, con el conocimiento y apoyo directivo. Es también un importante proceso de participación externa ciudadana, al ser un proyecto que se abrió a la ciudad a través de la Mesa de Diálogo Técnico- Ciudadano en la que se trabajó conjuntamente el dónde, cómo, cuánto y cuándo de dicha Feria. 1. LUGAR, FECHAS Y HORARIOS La Feria se celebrará en el Centro Municipal La Esfera, instalaciones colindantes y parque Arroyo de la Vega en función de la programación de actividades de las asociaciones. Las fechas de celebración serán los días 27 y 28 de septiembre de 2014. La inauguración se realizará el sábado a las 11.00 horas. El horario para el público será de 11.00 a 21.00 horas ininterrumpidamente el sábado, y de 11.00 a 14.00 el domingo, momento en que se clausurará. Las asociaciones deberán tener en cuenta que el horario señalado anteriormente será el destinado al público, por lo que deberán acudir con la suficiente antelación para preparar su stand y para que a dicha hora esté abierto al público. 2. ESPACIO PARA LAS ASOCIACIONES Las asociaciones y colectivos que hayan solicitado participar en le Feria, tendrán un espacio en el Centro Municipal La Esfera, disponiendo de la siguiente infraestructura: -

Una mesa de 210 cm x 60 cm. Dos sillas. Un cartel con el nombre de la asociación/entidad para colocar en la mesa. Un panel-rejilla de 2m x 1m. para colocar información. Dos tarjetas identificativas para las personas que estén en el stand.

El stand podrá ser individual o compartido. En este último caso deberán comunicarlo las asociaciones interesadas al Equipo Técnico de Asociaciones (Comisión Técnica), a ser posible por escrito.

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En el panel-rejilla, cada asociación podrá colgar sus materiales (fotos, carteles,...) debiendo encargarse de su colocación, por lo que estos materiales deberán ir sobre soportes duros y con elementos que permitan su instalación. Cada colectivo podrá decorar el espacio asignado con los elementos que consideren necesarios, siempre respetando el paso de visitantes o de otras asociaciones. Se ha de tener en cuenta que el stand NO contará con toma de luz NI acceso a red Wifi y que NO se podrá poner sonido, en caso de utilizar ordenadores. El stand deberá estar controlado por personal de la asociación en todo momento, siendo responsabilidad de la asociación el orden y la imagen en su entorno. 3. ESPACIO PARA LAS ACTIVIDADES La Feria cuenta con un programa de actividades propuesto por las asociaciones, que se realizarán en los siguientes espacios:            

La Esfera Plaza Cubierta (para stand y actividades en el escenario), Polivalente Sala-1 (para talleres), Polivalente Sala-2 (para exposiciones), Polivalente Sala-3 (para conferencias y similares), Pasillos de La Esfera (para exposiciones), Casita (para talleres y algunas actividades), Jardín y Aparcamiento (para algunos talleres al aire libre y degustaciones), Colegio Gabriel y Galán (para actividades de las AMPAS fundamentalmente), Pabellón P. Ferrándiz y Centro (para actividades deportivas), Jardines Avda. Olímpica (para algunas actividades al aire libre), Plaza de los Juegos Reunidos (para algunas actividades), otros espacios cercanos.

Las fechas y horarios asignados para las actividades lo han sido en función de consenso con todos los servicios y delegaciones que tienen asociaciones que participan, en consecuencia no es posible variarlos por ser muchas las asociaciones implicadas. Las actividades en el escenario de La Esfera y las conferencias en la Sala-3 tendrán una duración máxima de 20 minutos y comenzarán puntualmente. Las actividades de escenario no deberán tener complejidad en cuanto a montaje y desmontaje para poder mantener los horarios previstos. Deberán seguirse las instrucciones de los técnicos y estar en el lugar de la actividad a la hora que se les indique.

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Habrá un espacio para que se puedan reproducir vídeos de las asociaciones que lo deseen. Estos materiales deberán ser breves y no pasar de 10 minutos, debiendo ser entregados antes del 22 de septiembre para unificar los formatos de reproducción. Los horarios de reproducción se indicarán en el momento en que se tenga todo el material de todas las asociaciones. Si el material presentado lo permite se articulará la opción de repetir el visionado de estos vídeos. 4. ADJUDICACIÓN DE LOS ESPACIOS La adjudicación del lugar de ubicación en Plaza Cubierta de La Esfera será decidido por la Comisión Técnica (Equipo Técnico de Asociaciones) pudiendo las asociaciones señalar su preferencia. Se seguirá como criterio básico que las asociaciones no estén agrupadas por sectores, quedando abierta a otros criterios que propongan las asociaciones. La comunicación de la ubicación será comunicada a las asociaciones en una reunión previa a la Feria, para consensuar dicha ubicación. 5. MONTAJE Y DESMONTAJE DE LOS STANDS Las mesas estarán montadas el sábado desde las 9.00 horas, disponiendo las asociaciones de dos horas para montar y/o decorar su espacio. El aparcamiento estará disponible para que los vehículos puedan acceder con los materiales necesarios para la decoración/montaje de las mesas. Una vez finalizada la Feria el domingo 28 a las 14.00 horas, cada asociación recogerá todo el material utilizado en su mesa, dejando el lugar en condiciones de limpieza adecuadas, debiendo depositar los residuos que se hayan podido originar en los lugares destinados para ello. La recogida de mesas y materiales para el desarrollo de la Feria será a cargo de apoyo técnico. 6. COMPROMISOS Las asociaciones se han de comprometer a: •

Responsabilizarse de la imagen y buena conservación de su zona de exposición. Cada asociación decorará como estime oportuno sus mesas, disponiendo de materiales institucionalizados con su nombre y logo, además de la imagen de la Feria.

•

Respetar los horarios establecidos de apertura y cierre de la Feria, así como la estancia desde el día de la inauguración, hasta el de clausura. El stand será gestionado por personal (socios) de la asociación en turno de mañana y tarde. No se podrá “subcontratar” esta labor.

•

El espacio permanecerá abierto y debidamente atendido durante el horario establecido.

•

Cuidar y respetar los espacios y material común de la Feria.

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•

Cumplir con las actividades previstas y con los horarios establecidos en el cronograma de actividades, destinando el personal necesario para ello.

•

Responsabilizarse del mantenimiento y buena conservación de su espacio, del edificio público y demás mobiliario de la Feria.

•

Difundir la Feria a través de los medios al alcance de cada asociación, webs, redes sociales, etc.

•

En caso de exponer/vender productos alimenticios, cumplir con las normativas de sanidad y manipulación de alimentos necesarias, debiendo utilizar menaje desechable de plástico.

La organización se ha de comprometer a: •

Tener un stand institucional “Servicios de Apoyo a Asociaciones”, como punto de información para el público, con proyectos, servicios, planing de actividades de la Feria, etc., y atendido por personal municipal.

•

Tener un catálogo con una breve descripción de cada asociación con plano de ubicación.

•

Difundir la Feria a través de los medios a su alcance: portal, web, Siete Días, Redes sociales…

7. FINANCIACIÓN Las asociaciones, como medio de financiación para su colectivo podrán realizar ventas de productos relacionados con su actividad, debiendo comunicar simplemente que van a realizar estas ventas. En el caso de vender productos alimenticios, deberán cumplir con las normativas de sanidad y manipulación de alimentos necesarias, debiendo utilizar menaje desechable de plástico y siendo responsables de habilitar recursos para la recogida de residuos.

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ANEXO 2. IMAGEN DE LA FERIA

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ANEXO 4. LISTADO DE ASOCIACIONES PARTICIPANTES

ASOCIACIÓN 1. ASOCIACIÓN ANDALUZA DE ALCOBENDAS 2. ARTE 4 3. ARTISTAS DEL PUEBLO 4. CENTRO CULTURAL BLAS DE OTERO 5. CORAL DE ALCOBENDAS 6. CORO ROCIERO AMANECER 7. COLECTIVO CULTURA INDIGENTE

AREA DE CULTURA

8. DANZARTE 9. ESZENA 10. SARASVATI 11. TALLA DE ALCOBENDAS 12. TALLER DEL ARTE 13. TIEMPOS MODERNOS 14. PLANETA CIENCIAS 15. SMOTH PIT. PRIORATO INTERNACIONAL TEMPLARIO 16. AL-FIRDAUS 17. CULTURASIA - AELEASOR 18. LO QUE VIVA EL GALLO TEATRO 19. FUNDACIÓN PARA LA DANZA VICTOR ULLATE 20. A.C.D.R. BARRIO DEL PILAR 21. ASOCIACIÓN DE VECINOS LA ZAPORRA

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JUVENTUD

ASOCIACIÓN 22. CONSEJO JUVENTUD ALCOBENDAS ASOCIACIÓN 23. FAPA ALCOBENDAS 24. AMPA E.I. VALDELAPARRA

ÁREA DE EDUCACIÓN

25. AMPA CEIP ANTONIO MACHADO 26. AMPA CEIP DAOIZ Y VELARDE 27. AMPA CEIP EMILIO CASADO 28. AMPA CEIP GABRIEL Y GALÁN 29. AMPA CEIP CASTILLA 30. AMPA IES SEVERO OCHOA 31. AMPA IES VIRGEN DE LA PAZ 32. AMPA IES ALDEBARÁN

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ASOCIACIÓN 33. RUMANOS SCANTEIA 34. PARAGUAYOS ALCOSANSE 35. AFAEAA-ALZHEIMER 36. PERSONAS SORDAS ALCOSANSE

ÁREA DE PATRONATO DE BIENESTAR SOCIAL

37. AJER 38. ASOCIACIÓN CULTURAL ALCOHÓLICOS ALCOBENDAS 39. DIABÉTICOS DE ALCOBENDAS-SANSE 40. ASOBIDE:TRASTORNOS BIPOLAR Y DEPRESIVO 41. PARKINSON ALCOSSE 42. AECC 43. APAMA 44. ADILAS 45. ALCOLAR 46. CLUB 65 47. RONDALLA EL ABUELO TIENE NOVIA 48. ACOM 49. CECU ACUREMA 50. AUSCOMA 51. AMA 52. ASACO 53. TEATRO LA ALEGRIA 54. AFASAME

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ASOCIACIÓN 55. APEFADAL

ÁREA DE DEPORTES

56. CD. SANTA HELENA 57. ECOSPORT TRIATLON 58. MAGIC CLUB 59. FUNDAL 60. CLUB NATACIÓN 61. CREA ESGRIMA 62. TENIS DE MESA 63. KARATE ALCOBENDAS 64. FUTSAL

MEDIO AMBIENTE

ASOCIACIÓN 65. CANARICULTORES REUNIDOS ALCOBENDAS

66. ASOCIACIÓN BONSÁI ALCOBENDAS

67. ASOCIACIÓN ESPAÑOLA DE SUISEKI ASOCIACIÓN

AREA COOPERACIÓN

68. AMIGOS DEL PUEBLO SAHARAUI 69. CRUZ ROJA ESPAÑOLA 70. SINTIENDO EL SUR 71. MADRID PAZ Y SOLIDARIDAD 72. MANOS UNIDAS 73. AMNISTIA INTERNACIONAL ALCOBENDAS 74. FUNDACIÓN VICENTE FERRER 75. ASOCIACIÓN SOCIOCULTURAL MARY WARD Feria Asociaciones Alcobendas 2014

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ÁREA DE PARTICIPACIÓN

ASOCIACIÓN 76. AMIA 77. AMIGOS DE LA VID Y EL VINO 78. ARAPA 79. SATYA 80. IMPULSO PARTICIPATIVO 81. LA PAZ ES POSIBLE 82. CLASES MEDIAS

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