Ficha Informativa de Proyecto 2015 EP PETROECUADOR

Gerencia de Finanzas Subgerencia de Planeación Financiera PROYECTO: K001 PEC GA 13GI01 ERP-PEC (Sistema de Administración de Recursos Empresariales) Líder del Proyecto:

Caballero Feijo, Johanna María ([email protected])

Patrocinador Ejecutivo:

Narvaez Rosero, Francisco Xavier

Programas Relacionados:

Titular:

Cruz Tufiño, Blanca Olivia

Prioridad:

0

Tipo de Proyecto:

Tecnología

Retorno Económico:

0.00

CUP:

TIR:

184.65 %

Objetivos Operativos:

1

VAN:

101,076,901.00

Viabilidad Técnica:

Muy Alta

Estimado Al Fin Del Proyecto:

11,506,624.00

Localidad de Gestión:

Zona 9 - DMQ > Pichincha > Quito

Tipo de Ppto. Externo:

Fecha de Inicio - Fecha de Fin:

17/08/2010 - 31/03/2016

Fecha de última actualización:

04/12/2015

Fecha de Fin Base:

16/12/2015

Modificado por:

Caballero Feijo, Johanna María

Fecha del siguiente Hito:

31/12/2015

DATOS GENERALES Descripción DESCRIPCION DEL PROYECTO: Existe planificación financiera deficiente, que no permite proyectar el crecimiento de la empresa de manera eficiente y eficaz. Se han desarrollado varios planes de cuentas que se encuentran vigentes y que demandan ser codificados y estandarizados a nivel empresarial. La empresa al momento no posee herramientas de soporte integradas a la administración presupuestaria y de control de costos que les permita obtener información real, actualizada de control y manejo de indicadores para toma de decisiones. PRODUCTO: Con la implementación del Sistema Integrado ERP, las imputaciones contables pueden encontrarse descentralizadas, debido a la integración en línea del módulo de Contabilidad con los módulos financieros, logísticos (Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Tesorería, Costos, Presupuesto, Compras, Inventarios, Activos Fijos, y Mantenimiento). LINEA BASE: La Ley de Empresas Publicas establece que las empresas públicas tienen amplia capacidad para invertir sus recursos económicos y excedentes en la ejecución de proyectos a desarrollarse en las mismas empresas, subsidiarias, filiales, agencias o unidades de negocio en los términos que apruebe el Directorio. PROPÓSITO: - Integrar la información y mantenerla actualizada. - Alcanzar la gestión eficiente de la empresa. - Mejorar el control de las áreas administrativas y operativas. - Agilizar los procesos internos y la toma de decisiones a nivel gerencial. Beneficios Cualitativos - Implementación de procesos homologados que permitirá a la EP PETROECUADOR realizar los mismos procesos y ejecutar secuencias de actividades de una misma manera, logrando consistencia y uniformidad en la presentación de la información para la toma de decisiones. - Simplificación y modernización de la arquitectura tecnológica, con una configuración flexible de la plataforma de aplicaciones, lo que permitirá expandir las funciones que se consideren necesarias. - Integración de la información para evitar los sistemas aislados, lo que permitirá contar con datos seguros, oportunos y confiables. - Estandarización, integración y automatización de los procesos de las unidades de negocio. Tipo de Beneficiario Todos los funcionarios de la EP PETROECUADOR Restricciones TIEMPO: COSTO:

09/12/2015 10:38 AM

GPR | 1/7

Ficha Informativa de Proyecto 2015 Restricciones ALCANCE: Anteproyecto

Fase Actual:

Definición

Planeación

Ejecución

Cierre

Completado

Congelado

Cancelado

AVANCE FÍSICO DEL PROYECTO % TIEMPO TOTAL TRANSCURRIDO

Transcurrido: 94.45 % Fecha de Inicio: 17/08/2010

Fecha de Fin:

Año

Mar

AVANCE FÍSICO PROGRAMADO VS. REAL

31/03/2016

Porcentaje de Avance Ene

Feb

Abr

May

Jun

Jul

Ago

Sep

Oct

Nov

Dic

92 %

92 %

92 %

92 %

92 %

92 %

92 %

92 %

92 %

92 %

92 %

92 %

92 %

92 %

92 %

92 %

92 %

Avance programado acumulado 92 %

92 %

92 %

Avance real acumulado 2015

92 %

92 %

92 %

Estado

RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Resúmenes Ejecutivos

Modificado por

Fecha de última actualización

NOVIEMBRE 2015: Recepción Entregable I - MEJORAS EBS - EGRESOS relacionado con soporte y acompañamiento técnico de SYSADMIN y SSO Recepción Entregable I - MEJORAS EBS - EGRESOS relacionado con el Desarrollo y mejoras sobre certificados presupuestarios Aprobación de extensión del contrato por un periodo de 12 meses, con fecha de finalización 15 de diciembre de 2016

Caballero Feijo, Johanna María

04/12/2015 06:20 PM

OCTUBRE 2015: Aprobación control de cambios 38 para el desplazamiento de entregables de post implementación egresos y contable hasta el 27 de noviembre 2015 Aprobación control de cambios 39 para el desplazamiento de entregables de mejoras certificado presupuestario y Soporte y acompañamiento técnico hasta el 27 de noviembre de 2015 Aprobación control de cambios 40 para el desplazamiento del entregable D hasta el 4 de diciembre de 2015 Suscripción del acta para el inicio del servicio post implementación ACS y Solution Support Center Trámite de pago de entregables mejoras EBS y mejoras ingresos

Caballero Feijo, Johanna María

04/11/2015 09:30 PM

SEPTIEMBRE 2015: Aprobación control de cambios 37 para el desplazamiento de los entregables del flujo de ingresos para noviembre y diciembre 2015 Suscripción del acta No. 2015216 para la recepción del entregable de mejoras al flujo de ingresos

Caballero Feijo, Johanna María

04/11/2015 09:25 PM

AGOSTO 2015: Aprobación control de cambios 34 para el desplazamiento de los entregables de post implementación Contable y Egresos hasta el 28 de septiembre de 2015. Aprobación del control de cambios No. 036, para el desplazamiento de los entregables de mejoras hasta el 2 de octubre de 2015. Suscripción del acta No. 2015195 para la recepción del entregable "C" - Instalación y Despliegue.

Caballero Feijo, Johanna María

06/09/2015 08:45 PM

09/12/2015 10:38 AM

GPR | 2/7

Ficha Informativa de Proyecto 2015 RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Resúmenes Ejecutivos

Modificado por

Fecha de última actualización

JULIO 2015: Aprobación control de cambios 33 para desplazamiento de los entregables de mejoras hasta el 31 de julio de 2015 Se recibe entregable "C"- Instalación y Despliegue - Servicios de Soporte - Configuración Infraestructura

Caballero Feijo, Johanna María

05/08/2015 10:02 PM

JUNIO 2015: Aprobación control de cambios 31 para desplazamiento post implementación Egresos al 31 de julio de 2015 Aprobación control de cambios 32 para desplazamiento entregables c y d al 31 de julio de 2015

Caballero Feijo, Johanna María

06/07/2015 12:30 PM

MAYO 2015: Se solicita suscripción de contrato complementario para contratación servicios adicionales, control de cambios 29 Aprobación control de cambios 28TRN para desplazamiento transición egresos para el 15 de junio de 2015 Aprobación control de cambios 30 para desplazamiento post implementación contable y egresos para el 29 de junio de 2015

Caballero Feijo, Johanna María

02/06/2015 11:06 AM

ABRIL 2015: Suscripción contrato complementario para canje de 5 cursos presenciales por la modalidad ULS (Unlimited Learning Suscription) Aprobación control de cambios 26 para redefinir alcance RMAN debido a que es indispensable contar con respaldos cuya restauración garanticen la correcta funcionalidad del producto Audit Vault y no solo de la base de datos Aprobación control de cambios 27 para desplazamiento entregable transición egresos

Caballero Feijo, Johanna María

05/05/2015 06:29 PM

MARZO 2015: Soporte salida a producción flujo de egresos, flujo contable y flujo de manufactura. Salida a producción manufactura Aprobación control de cambios 25 para desplazamiento entregables flujo de egresos Aprobación control de cambios 21 para desplazamiento entregables flujo de ingresos Socialización de EBS facturación en terminales

Caballero Feijo, Johanna María

02/04/2015 06:02 PM

FEBRERO 2015: Soporte salida a producción flujo de egresos y flujo contable. Preparación salida a producción flujos de manufactura: OPM y ASCP: - preparación ambiente UAT, - configuraciones UAT, - conversión y carga de datos para UAT, - entrenamiento usuarios, - creación y asignación de responsabilidades en ambiente UAT, - ejecución y validación pruebas UAT , - resolución de incidencias en UAT, - entrega de Plan de transición. Aprobación control de cambios 24 para canje de 5 cursos pendientes hacia modalidad ULS. Socialización de EBS en terminales

Caballero Feijo, Johanna María

05/03/2015 06:11 PM

RESUMEN DEL PROYECTO AL 31 DE ENERO DE 2015: Soporte salida a producción flujo de egresos y flujo contable. Se realiza pago entregables Talleres CEMLI con cargo a presupuesto 2014. RESUMEN DEL PROYECTO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014: Soporte salida a producción flujo de egresos y flujo contable. Se realizan pagos entregables UPK, UAT unificado, CRP3 unificado. Se realizan recepciones entregables Talleres CEMLI, UAT egresos, Transición contable, Transición egresos, Post implementación contable, Mantenimiento anual

Caballero Feijo, Johanna María

06/02/2015 09:32 AM

Suscripción del acta No. 2015204 para la recepción del entregable "I" - Desarrollo de mejoras EBS. Recepción del entregable "I"- Construcción de requerimientos del flujo de ingresos.

RIESGOS ABIERTOS DEL PROYECTO Riesgo

Fecha de última actualización

Responsable

Probabilidad

Impacto

Calificación

Acciones Cerradas / Totales

4- ORGANIZACIONAL. Económico / Fiscal. El recorte presupuestario CAUSARIA la interrupción del proyecto

05/08/2015

Johanna María Caballero Feijo

30 %

40

12

0/1

Riesgos cerrados: 0, Abiertos: 1

09/12/2015 10:38 AM

GPR | 3/7

Ficha Informativa de Proyecto 2015 LOCALIDADES Localidad de Impacto 1

Nacional - Nivel 1 > Nacional - Nivel 2 > Nacional - Nivel 3

HITOS Hito

Categoría

Fecha Fecha Comprometida Estimada

Fecha Real

A tiempo

Hito Cumplido

Avance Físico

1

DEFINICION, PLANEACION, EJECUCIÓN DE PROYECTO EJECUTADO HASTA EL 31 DE DICIEMBRE DE 2014

5-Entregables Intermedios

01/01/2015

01/01/2015

Sí

92.0

2

EJECUCIÓN-Fjecutado Acompañamiento post implementación mes 3

5-Entregables Intermedios

31/01/2015

31/01/2015

Sí

0.0

3

EJECUCIÓN-Ejecutado Acompañamiento post implementación mes4

5-Entregables Intermedios

28/02/2015

28/02/2015

Sí

0.0

4

EJECUCIÓN-Ejecutado Salida a producción OPM

5-Entregables Intermedios

31/03/2015

31/03/2015

Sí

0.0

5

EJECUCIÓN-Recibido UAT Egresos, Transición GL

5-Entregables Intermedios

30/04/2015

30/04/2015

Sí

0.0

6

EJECUCIÓN-Recibido Pendientes Transición Egresos

5-Entregables Intermedios

31/05/2015

31/05/2015

Sí

0.0

7

EJECUCIÓN-Recibido Transición Egresos

5-Entregables Intermedios

30/06/2015

30/06/2015

Sí

0.0

8

EJECUCIÓN-Recibido Entregable C

5-Entregables Intermedios

31/07/2015

31/07/2015

Sí

0.0

9

EJECUCIÓN-Recibido entregable I mejoras EBS

5-Entregables Intermedios

31/08/2015

31/08/2015

Sí

0.0

10

EJECUCIÓN-Recibido entregable mejoras ingresos

5-Entregables Intermedios

30/09/2015

30/09/2015

Sí

0.0

11

EJECUCIÓN-Recibido arranque Soporte Extendido ERP: Servicio Post Implementación Egresos-Mes1

5-Entregables Intermedios

31/10/2015

04/11/2015

Sí

0.0

12

EJECUCIÓN- Recibido entregable soporte técnico mejoras

5-Entregables Intermedios

30/11/2015

24/11/2015

Sí

0.0

13

EJECUCIÓN-Recibido entregable mejoras certificado

5-Entregables Intermedios

30/11/2015

30/11/2015

Sí

0.0

14

EJECUCIÓN-Ejecutado Soporte Extendido ERP: Servicio Post Implementación Egresos-Mes2

5-Entregables Intermedios

31/12/2015

31/12/2015

No

0.0

15

EJECUCIÓN-CIERRE 2016

5-Entregables Intermedios

31/03/2016

31/03/2016

No

8.0

INDICADORES DEL PROYECTO Indicador

1

Número de funcionarios capacitados

09/12/2015 10:38 AM

Estado

Avance al Período 447.52 %

Meta

Resultado del Período 707

3,164

Fecha de Inicio

Último Período Actualizado

01/01/2015

Noviembre

GPR | 4/7

Ficha Informativa de Proyecto 2015

AVANCE FINANCIERO DEL PROYECTO COSTO TOTAL

% COSTO TOTAL DEVENGADO

Anticipo Desembolsado:

0.00

Estimado Al Fin Del Proyecto:

11,506,624.00 **

Costo Total:

11,506,624.00

Total Devengado:

10,029,820.00

% Costo Total Devengado:

87.17 % % Costo Total Devengado: 87.17 %

**El Estimado al fin del proyecto se calcula con el devengado de años anteriores, mas el programado a devengar actual, mas el planeado de años futuros. Perfil Económico 2015 Años Previos Ppto. Planeado

Año Actual (2015)

Años Futuros

Total

9,553,724.00

1,601,200.00

351,700.00

11,506,624.00

0.00

0.00

0.00

0.00

Ppto. Aprobado Inicial

9,553,724.00

1,601,200.00

0.00

11,154,924.00

Ppto. Codificado

9,553,724.00

1,601,200.00

0.00

11,154,924.00

0.00

0.00

0.00

0.00

351,700.00

11,506,624.00

Ppto. Externo Planeado

Ppto. Comprometido Planeado - Codificado (2015)

0.00

Programado a Devengar

9,553,724.00

Ppto. Devengado

1,601,200.00

9,553,724.00

476,096.00

0.00

10,029,820.00

Estimado a fin de año

* 9,553,724.00

1,601,200.00

351,700.00

11,506,624.00

Variación Proyectada (Programado a Devengar - Estimado)

0.00

0.00

0.00

0.00

* 100.00 %

29.73 %

0.00 %

87.17 %

Ppto. Codificado 998

0.00

0.00

0.00

0.00

Ppto. Devengado 998

0.00

0.00

0.00

0.00

% de Programado a Devengar vs. Devengado

* Ppto. Devengado

PROGRAMADO A DEVENGAR VS. DEVENGADO 2015

Presupuesto Mensual 2015 Mes

Prog. a Devengar (Mensual)

Devengado (Mensual)

Prog. a Devengar (Acumulado)

Ene

0.00

0.00

0.00

09/12/2015 10:38 AM

Avance Devengado (Acumulado) Acumulado 0.00

100.00 %

Estado

Avance Anual 0.00 %

GPR | 5/7

Ficha Informativa de Proyecto 2015 Presupuesto Mensual 2015 Avance Devengado (Acumulado) Acumulado

Mes

Prog. a Devengar (Mensual)

Devengado (Mensual)

Prog. a Devengar (Acumulado)

Feb

0.00

0.00

0.00

0.00

100.00 %

0.00 %

Mar

0.00

0.00

0.00

0.00

100.00 %

0.00 %

Abr

0.00

0.00

0.00

0.00

100.00 %

0.00 %

May

0.00

0.00

0.00

0.00

100.00 %

0.00 %

Jun

0.00

0.00

0.00

0.00

100.00 %

0.00 %

Jul

0.00

0.00

0.00

0.00

100.00 %

0.00 %

Ago

438,864.00

0.00

438,864.00

0.00

0.00 %

0.00 %

Sep

384,713.00

0.00

823,577.00

0.00

0.00 %

0.00 %

Oct

381,097.00

476,096.00

1,204,674.00

476,096.00

39.52 %

29.73 %

Nov

308,558.00

1,513,232.00

Dic

87,968.00

1,601,200.00

Total

1,601,200.00

Estado

Avance Anual

476,096.00

OBJETIVOS ALINEADOS Objetivos Operativos 1

Incremento en la efectividad en el manejo financiero de EP PETROECUADOR, MEDIANTE la implementacion de sistematizacion de procesos presupuestales, actualización oportuna de información en el nuevo sistema de planificación corporativa y la emisión de directrices presupuestarias en los tiempos establecidos.

ARCHIVOS DEL PROYECTO Descripción de Archivo

Archivo

Fecha de Alta

1

Acta 2015195 recepción entregable C

acta_2015195_entregable_c.pdf

06/09/2015

2

Acta 2015204 recepción mejoras EBS

acta_2015204_mejoras.pdf

06/09/2015

3

Acta 2015216 recepción mejoras ingresos

ACTA_2015216.pdf

05/10/2015

4

Acta inicio servicios post implementación

actas_inicio_acs.pdf

04/11/2015

5

Comunicado 182 - Entrega Entregable C

COM._182ACS_ENTREGABLE_C.pdf

05/08/2015

6

Control de cambios 24

m._93fin-2015_suscripcion_cto_complementario_cc_024-1.pdf

05/03/2015

7

o. 10223-FIN-2015 aprobación control de cambios 26 alcance RMAN

O._10223_FIN_2015_aprobacion_control_de_cambios_26.pdf05/05/2015

8

o. 10768-FIN-2015 aprobación control de cambios 27 desplazamiento transición egresos

O._10768_FIN_2015_aprob._cc_27.pdf

05/05/2015

9

O. 14229-FIN-2015 - Aprobación control de cambios 28TRN Desplazamiento Transicion Egresos 29/06/2015

O._14229_FIN_2015_aprob_cc_28trn.pdf

01/06/2015

10

O. 14233-FIN-2015 - Aprobación control de cambios 30 Desplazamiento post produccion GL y egresos 29/06/2015

O._14233_FIN_2015_APROB._CC30_.pdf

01/06/2015

11

O. 17029-FIN-2015 - Aprobación control de cambios 31

O._17029_FIN_2015_aprob._cc31.pdf

06/07/2015

12

O. 17905-FIN-2015 - Aprobación control de cambios 32

O._17905_FIN_2015_aprob._cc32.pdf

06/07/2015

13

O. 20674-FIN-2015 - Aprobación control de cambios 33

o._20674-apl-ane-2015_aprobacion_cc33.pdf

05/08/2015

14

O. 22129-APL-2015 - Aprobación control de cambios 34

OFICIO_22129_APL_2015.pdf

06/09/2015

15

O. 22134-APL-ANE-2015 - Aprobación control de cambios 36

OFICIO_22134_APL_ANE_2015.pdf

06/09/2015

16

O. 25630-APL-2015 - Aprobación control de cambios 37

o._25630-apl-2015_aprob._cc37.pdf

05/10/2015

17

O. 27545-APL-2015 - Aprobación control de cambios 38

O-27545-AP-2015.pdf

04/11/2015

09/12/2015 10:38 AM

GPR | 6/7

Ficha Informativa de Proyecto 2015 ARCHIVOS DEL PROYECTO Descripción de Archivo

Archivo

Fecha de Alta

18

O. 27900-APL-2015 - Aprobación control de cambios 39

O-27900-APL-2015_ORACLE.pdf

04/11/2015

19

O. 28192-APL-2015 - Aprobación control de cambios 40

O-28192-APL-2015_CONTROL_CAMBIOS_40COM8NICADO_194_0480.pdf

04/11/2015

20

o. 34285-APL-2015 APROBACIÓN EXTENSIÓN PLAZO CONTRACTUAL

o._34285APL-2015_aprobacion_ampliacion_contractual.pdf

04/12/2015

21

O. 8257-FIN-2015 aprobación control de cambios 21 desplazamiento flujo de ingresos

o._8257-fin-2015-aprob.cc_21.doc

02/04/2015

22

o. 8258-FIN-2015 aprobación control de cambios 25 desplazamiento flujo egresos

O._8258_FIN_2015_aprob._cc25.pdf

02/04/2015

23

participantes capacitacion ERP

PARTICIPANTES_INDICADORES_capacitacion_erp.xlsx

05/04/2015

24

participantes capacitacion ERP Abril/2015

PARTICIPANTES_INDICADORES_capacitacion_erp.xlsx

05/05/2015

25

participantes capacitacion ERP Julio 2015

PARTICIPANTES_INDICADORES_capacitacion_erp.xlsx

05/08/2015

26

participantes capacitacion ERP Junio 2015

PARTICIPANTES_INDICADORES_capacitacion_erp.xlsx

06/07/2015

27

participantes capacitacion ERP Mayo 2015

PARTICIPANTES_INDICADORES_capacitacion_erp.xlsx

02/06/2015

28

participantes capacitacion ERP octubre/2015

PARTICIPANTES_INDICADORES_capacitacion_erp.xlsx

04/11/2015

29

participantes capacitacion ERP septiembre/2015

PARTICIPANTES_INDICADORES_capacitacion_erp.xlsx

05/10/2015

30

Presentación Avance OPM 27/02/2015

Presentacion_OPM_ASCP_COSTOS__27_feb_2015.pptx

05/03/2015

31

PROFORMAS REALIZADAS CON EL NUEVO SISTEMA HYPERIUM Y ENVIADAS A LAS AUTORIDADES PARA SU REVISION EN ESPERA DE DIRECTRICES PARA GENERAR LOS DIFERENTES ESCENARIOS.

HYPERIUM.pdf

04/11/2015

32

SM040 Aceptación entregable Desarrollo y mejoras sobre certificados presupuestarios

sm040_mejoras_cp_suscrito.pdf

04/12/2015

33

SM040 entregable soporte y acompañamiento técnico de SYSADMIN y SSO

SM040_CERTIFICADO_ACEPTACION_ENTREGABLE_I_Soporte.pdf 04/12/2015

EQUIPO DEL PROYECTO Nombre

Rol

Arellano Navarrete, Carla Viviana

Líder de Manufactura

Carla.Arellano@eppetro ecuador.ec

Bibiana, Aranha Flores

Líder de Abastecimientos

Bibiana.Aranha@eppetro ecuador.ec

Bustos Romero, Stefan Javier

Líder de Proyectos

Especialista de priorización y evaluación de desempeño de protafolios

Stefan.Bustos@eppetroe cuador.ec

Caballero Feijo, Johanna María

Gerente de Proyecto

Jefa de Aplicaciones de Negocio

Johanna.Caballero@eppe troecuador.ec

Duran Heredia, Juan José

Líder de Procesos

Jefe de Seguridad Integral Riesgos

JuanJose.Duran@eppetro ecuador.ec

Murillo Cedeño, Jimmy Hector Vicente

Administrador del Contrato

Subgerente de Aplicaciones

Jimmy.Murillo@eppetroe cuador.ec

Paez Camacho, Miguel Eduardo

Líder de Datos

Parreño Campaña, Rubén Jacobo

Líder de Finanzas

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