Flujo de Inventarios Documentación Intelisis. Derechos Reservados. Publicado en http://docs.intelisis.info

1.

2.

3.

4.

5.

Introducción

3

1.1

DEFINICIONES GENERALES Y APLICACIÓN CON EL ERP

4

1.2

VERSIONES DISPONIBLES

4

1.3

DIAGRAMA DE INTEGRACIÓN

5

1.4

DIAGRAMA DE PROCESO

5

Funcionalidad

6

2.1

PRÉSTAMO

7

2.2

CAMBIO PRESENTACIÓN

10

2.3

SALIDA DIVERSA

11

2.4

ENTRADA DIVERSA

13

2.5

INVENTARIO FÍSICO

14

Herramientas

17

3.1

FUSIONAR INVENTARIOS FÍSICOS

18

3.2

REABASTECER CONSUMOS

22

3.3

PROCESAR EN LOTE (A NIVEL DETALLE)

24

3.4

COMPACTAR ÓRDENES

26

3.5

AJUSTAR ÓRDENES (ELIMINAR PICOS)

27

Reportes

29

4.1

VALUACIÓN DE INVENTARIOS

30

4.2

ACUMULADOS - INVENTAROS (UNIDAD)

31

4.3

INVENTARIOS GLOBALES

33

Exploradores

34

5.1

EXISTENCIAS DISPONIBLES

35

5.2

MOVIMIENTOS AL INVENTARIO

36

5.3

MOVIMIENTOS AL INVENTARIO (DETALLE)

36

5.4

DISPONIBILIDAD

37

1. Introducción

Flujo Inventarios - 3

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1.1

Definiciones generales y aplicación con el ERP

El módulo de Inventarios se utiliza para registrar la información y actividades involucradas en el manejo de materia prima y artículos terminados que comercializa la empresa con el fin de satisfacer las demandas del cliente. Entre las ventajas que proporciona el módulo de inventarios se encuentran:  Ejercer

medidas

de

protección

física

(controles)

y

llevar

una

contabilización eficaz.  Monitorear transacciones y registros históricos creados desde cualquier lugar del sistema, incluye seguimiento por Lote / Serie.  Generar reportes y consultas sobre el valor y la disponibilidad del inventario.  Hacer conteos físicos para verificar las cantidades disponibles de inventario.  Mantener el registro y control de entradas, transferencias y salidas diversas no planeadas.  Seguimiento detallado de cualquier artículo facilitando el trabajo de otras áreas.  Manejo fácil y seguro de existencias en almacenes.  Registro y asignación de almacenes.  Facilita la consulta de los movimientos ralizados dentro del almacén mediante reportes específicos que refejan el comportamiento diario de cada actividad.

1.2 Versiones Disponibles A partir de 4600 v3 “Preconfigurado”.

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1.3

Diagrama de Integración

Producción

Inventarios

Planeador

Imagen 1.Diagrama de Integración

1.4

Diagrama de Proceso

Imagen 2. Diagrama de Proceso

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2. Funcionalidad

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2.1

Préstamo

Ruta: Logística | Inventarios | Nuevo 1. Movimiento. Seleccionar Prestamo. 2. Moneda. Seleccionar la moneda con la que se comprará. 3. Fecha Emisión. Fecha en la que se realiza el movimiento. 4. Almacén. Seleccionar el almacén donde proviene la mercancía solicitada. 5. Almacén Destino. Seleccionar el almacén al que irá la mercancía solicitada. 6. Artículo. Seleccionar mediante la ayuda en captura el artículo a solicitar. 7. Cantidad. Capturar la cantidad de artículos que se requieren. 8. Unidad en la que se comercializa el artículo. 9. Inventario. Cantidad de artículos que se integrarán al inventario. 10. Una vez llenos los datos, dar click en Afectar.

Flujo Inventarios - 7

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Al afectar por primera vez aparece en el movimiento el estatus Pendiente. 1. Dar click en Afectar

Al aceptar aparecerá una nueva ventana de opciones donde se elegirá Todo el Pendiente (1) y se dará click en aceptar (2).

Flujo Inventarios - 8

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Al aceptar se genera un nuevo movimiento de Recibo Prestamo, mismo que está en estatus Sin Afectar y tiene como referencia el préstamo que se generó anteriormente. 1. Dar click en Afectar.

Después de afectar el movimiento, este queda en estatus Concluido.

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2.2

Cambio Presentación

Ruta: Logística | Inventarios | Nuevo 1. Movimiento. Seleccionar Cambio Presentacion. 2. Moneda. Seleccionar la moneda con la que se comprará. 3. Fecha Emisión. Fecha en la que se realiza el movimiento. 4. Almacén. Seleccionar el almacén al que irá la mercancía solicitada. 5. Artículo. Seleccionar mediante la ayuda en captura el artículo a solicitar. 6. Artículo (Nueva Presentación). Seleccionar artículo que reemplazá al artículo. 7. Cantidad. Capturar la cantidad de artículos que se requieren. 8. Unidad en la que se comercializa el artículo. 9. Inventario. Cantidad de artículos que se integrarán al inventario. 10. Una vez llenos los datos, dar click en Afectar.

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Se genera el Cambio de Presentación con el costo unitario del artículo, así como el costo total (1), y se observa el estatus del mismo en Concluido (2).

2.3

Salida Diversa

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Ruta: Logística | Inventarios | Nuevo 1. Movimiento. Seleccionar Salida Diversa. 2. Moneda. Seleccionar la moneda con la que se comprará. 3. Fecha Emisión. Fecha en la que se realiza el movimiento. 4. Almacén. Seleccionar el almacén al que irá la mercancía solicitada. 5. Concepto. Seleccionar el concpto por el que se realizá la salida. 6. Movimiento Directo. Si se activa este check se desplegarán las casillas necesariasen el detalle para aplicar el movimiento directamente, sin relacionarlo con movimientos anteriores o de otros módulos. 7. Artículo. Seleccionar mediante la ayuda en captura el artículo a solicitar. 8. Cantidad. Capturar la cantidad de artículos que se requieren. 9. Unidad en la que se comercializa el artículo. 10. Inventario. Cantidad de artículos que se integrarán al inventario. 11. Una vez llenos los datos, dar click en Afectar.

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Se genera la Salida Diversa con el costo unitario del artículo, así como el costo total (1), y se observa el estatus del mismo en Concluido (2). 2.4

Entrada Diversa

Ruta: Logística | Inventarios | Nuevo. 1. Movimiento. Seleccionar Entrada Diversa. 2. Moneda. Seleccionar la moneda en la que se hará la transacción. 3. Fecha Emisión. Fecha en la que se generará el movimiento. 4. Almacén. Selecionar el Almacén al que entrará la mercancía. 5. Artículo. Seleccionar el arículo que entrará en inventario. 6. Opción. Si el artículo tiene opciones, capturar la requerida. 7. Cantidad. Capturar la cantidad de artículos que se requieren. 8. Unidad en la que se comercializa el artículo. 9. Inventario. Cantidad de artículos que entrarán en inventario. 10. Costo Unitario. Capturar el valor del artículo de acuerdo a la unidad seleccionada. 11. Costo total. Muestra el valor total de la Entrada Diversa. 12. Una vez llenos los datos, dar click en Afectar.

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Después de afectar el movimiento, este queda en estatus Concluido.

2.5

Inventario Físico

El inventario físico permite realizar un ajuste al inventario por medio de un conteo físico que realiza el personal del Almacén donde se determina la cantidad real de dicho artículo que se encuentra en el almacén. Ruta: Logística | Inventarios | Nuevo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Movimiento. Seleccionar Inventario Físico. Fecha Emisión. Fecha en la que se registra el movimiento. Almacén. Almacén en el que se realizó el inventario. Artículo. Seleccionar, mediante la ayuda en captura, el(los) artículo(s) a los que se les realizó el inventario. Cantidad. Capturar la cantidad que fue contabilizada. Unidad. Unidad en la que está disponible el artículo. Inventario. Cantidad que se integra al almacén. Dar click en Afectar.

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Aparecerá el siguiente mensaje:

1. Seleccionar la opción requerida, ya sea afectar todo el almacén o sólo los artículos indicados. Para el ejemplo se seleccionó Todo el Almacén. 2. Dar click en Aceptar. Nota. Si se selecciona la opción “Todo el almacén”, se debe tomar en cuenta que el sistema eliminará las existencias de los demás artículos no inventariados; se debe ser muy cuidadoso con este proceso. Se genera un movimiento Ajuste, donde en el detalle se muestran los cambios que se realizarán en el Almacén seleccionado. Este movimiento se encuentra en estatus Sin afectar.

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1. Afectar el movimiento. El movimiento quedará en estatus concluido.

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3. Herramientas

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3.1

Fusionar Inventarios físicos

Esta herramienta es muy útil cuando se realizan inventarios parciales de un mismo almacén y que aún no han sido afectados. El sistema rastrea los movimientos guardados y realiza un solo inventario. Ruta: Herramientas | Inventarios | Fusionar inventarios Físicos. Antes de utilizar la herramienta, se deben generar dos o más movimientos de inventario físico. 1. Seleccionar los inventarios a fusionar. 2. Dar click en el botón Fusionar.

Se muestra la siguiente ventana indicando los inventarios fusionados. Flujo Inventarios - 18

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Volver a la siguiente Ruta: Ruta: logística | Inventarios | Movimiento inventario Físico 1. Seleccionar el movimiento Inventario Físico que está sin afectar. 2. Dar click en Abrir

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1. Se muestran las cantidades fusionadas de los inventarios seleccionados. Es importante señalas que cuando un artículo es contabilizado en dos inventarios diferentes, las cantidades se suman. 2. Dar click en Afectar.

1. Al afectar, se muestra la ventana de opciones. Para este ejemplo se selecciona “Artículos Indicados”. 2. Dar click en Aceptar.

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1. Se genera un movimiento Ajuste en estatus sin Afectar. 2. En el detalle se pueden observar los cambios que se efectuarán en el inventario. 3. Dar click en Afectar.

El movimiento pasa a estatus Concluido. Flujo Inventarios - 21

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3.2 Reabastecer Consumos Esta herramienta ayuda a detectar la falta de artículos en los almacenes existentes en la empresa, genera órdenes de transferencia que el usuario afecatará de acuerdo a sus necesidades. Ruta: Herramientas | Inventarios | Reabastecer Consumos 1. Seleccionar el periodo en el que se solocitará el reabastecimiento 2. Dar click en el botón Aceptar.

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Aparecerá un a ventana que indica cuántas órdenes por confirmar se han generado. Dar click en Aceptar.

Para comprobar que las órdenes se generaron, ir a la siguiente ruta: Ruta: Logística | Inventarios En el tablero de control se pueden observar los movimientos por confirmar que generó la herramienta.

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3.3

Procesar en Lote (a nivel Detalle)

Esta herramienta se emplea para procesar varias órdenes de traspaso y/o transferencia al mismo tiempo. Ruta: Herramientas | Inventarios | Procesar en Lote (a nivel detalle) 1. Filtro de Fecha. Selecciona, ya sea una fecha o periodo específico o todos los movimientos. 2. Carpeta de movimientos almacenados. 3. Detalle de los movimientos a afectar. En la columna a Afectar se capturará la cantidad a procesar de cada movimiento. 4. Dar click en Afectar.

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Al afectar aparecerá la ventana de Procesar en Lote con las opciones Reservar y Desreservar. 1. Seleccionar Reservar. 2. Dar click en Aceptar.

Al aceptar aparecerá una ventana de Movimientos a Reservar. 1. Seleccionar los movimientos a Reservar. 2. Dar click en afectar. Se procesarán los movimientos seleccionados.

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3.4 Compactar órdenes Esta herramienta se utiliza para concentrar varios movimientos de un mismo tipo en un sólo valor por almacén. Este proceso ahorra tiempo y simplifica la afectación de los demás movimientos; el nuevo movimiento generado aparecerá como un movimiento más en el tablero de control con la diferencia de que concentrará a todos los demás movimientos. Ruta: Herramientas | Inventarios | Compactar Órdenes 1. Almacén. Seleccionar el almacén del que se quieran compactar las órdenes o aplicar para todos los almacenes. 2. Dar click en Aceptar.

Al aceptar se envía un mensaje de precaución. Si se está seguro de querer compactar las órdenes, dar click en Sí.

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Aparecerá una ventana de información donde especificará el número de órdenes realizadas. Dar click en Aceptar.

3.5

Ajustar órdenes (eliminar picos)

Esta herramienta permite aplicar un ajuste de redondeo en el inventario eliminando los picos. Ruta: Herramientas | Inventarios | Ajustar órdenes (eliminar picos) 1. Seleccionar mediante la ayuda en captura los rubros requeridos (Almacén, Artículo, Categoría, Grupo, Familia y Fabricante) 2. Una vez filtrados los rubros, dar click en Aceptar.

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Aparecerá una ventana de precaución. Si ya se está seguro de la selección hecha, dar click en Sí.

Se mostrará una ventana de información donde indique el número de órdenes ajustadas. Dar click en Aceptar.

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4. Reportes

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4.1

Valuación de Inventarios

Ruta: Reportes | Inventarios | Valuación de Inventarios 1. Del Artículo / Al Artículo. Con la ayuda en captura, seleccionar el rango de artículos en los que se realizará la valuación. 2. Valuación. Se puede seleccionar a partir de qué precio se valuarán los artículos a procesar. 3. Almacén. Seleccionar el almacén a valuar o todos los almacenes. 4. Desglosar. Se puede desglosar el artículo. 5. A la fecha. Seleccionar la fecha requerida para la valuación. 6. Una vez llenos los datos, dar click en Preliminar.

Al abrir la vista preliminar se tienen las opciones de guardar, enviar por correo electrónico y/o generar un archivo PDF.

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4.2

Acumulados - Inventaros (Unidad)

Ruta: Reportes | Inventarios | Acumulados - Inventaros (Unidad) Los principales datos a llenar para obtener este reporte son los siguientes: 1. Reporte. Seleccionar Inventario. 2. Almacén. Se puede seleccionar un almacén en específico o todos los almacenes. 3. Del Artículo / Al Artículo. Establecer un rango de articulos a procesar. 4. Dar click en Preliminar para ver los resultados.

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Al obtener la vista preliminar se puede guardar el reporte, enviar por correo electrónico, convertir a un archivo PDF, excel o imprimir.

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4.3

Inventarios Globales

Ruta: Reportes | Inventarios | Inventarios Globales 1. Del Artículo / Al Artículo. Seleccionar el rango de artículos a procesar. 2. Dar click en preliminar para ver los resultados que arroja la selección.

Al abrir la vista preliminar se puede guardar el reporte, enviarlo por correo electrónico, convertirlo a un archivo PDF, excel o imprimirlo.

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5. Exploradores

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5.1

Existencias Disponibles

Ruta: Exploradores | Inventarios | Existencias Disponibles En este explorador se muestran las existencias disponibles por artículo y almacén. Una vez consultados los datos se puede tener una vista preliminar de los mismos.

La vista preliminar da la opción de guardar, enviar por correo electrónico o convertir en PDF. Al finalizar la consulta dar click en Cerrar.

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5.2

Movimientos al Inventario

Ruta: Exploradores | Inventarios | Movimientos al Inventario 1. Barra de herramientas. Con ellas se puede crear una vista preliminar, crear un archivo de excel, imprimir, entre otros. 2. Filtros. Los filtros ayudarán a clasificar la información, ya sea por movimientos, estatus, fecha, moneda, sucursal o UEN. 3. Detalle de los movimientos resultantes de los filtros aplicados. 4. Pestañas para ver los movimientos por almacén.

5.3

Movimientos al Inventario (Detalle)

Este explorador muestra todos los movimientos realizados en el inventario, pero con más datos, como el detalle de la cantidad de artículos reservados por movimiento, costo por artículo e importe total. Ruta: Exploradores | Inventarios | Movimientos al Inventario (Detalle) Flujo Inventarios - 36

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1. Barra de herramientas. Con ellas se puede crear una vista preliminar, crear un archivo de Excel, imprimir, entre otros. 2. Filtros. Los filtros ayudarán a clasificar la información, ya sea por movimientos, estatus, fecha, moneda, sucursal o UEN. 3. Detalle de los movimientos resultantes de los filtros aplicados.

5.4

Disponibilidad

Este explorador sirve para ver la cantidad de artículos disponibles por almacén, para que al momento de hacer algún movimiento, se pueda realizar sin contratiempos por falta de existencias. Ruta: Exploradores | Inventarios | Disponibilidad. 1. Recalcular. En caso de que se hayan realizado cambios recientes en el inventario, con este botón se recalculan las existencias disponibles por artículo y almacén.

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