FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO FONADE

MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y REQUISITOS TRABAJADORES OFICIALES Resolución 013 del 2 de Febrero de 2004

BOGOTA D. C. 2004

FONADE

TABLA DE CONTENIDO

MISION................................................................................................................................3 VISION ................................................................................................................................3 INTRODUCCION.................................................................................................................4 I. ESTRUCTURA PLANTA DE PERSONAL ...................................................................5 1. NIVELES JERARQUICOS Y DENOMINACIÓN DE CARGOS .............................5 2. REQUISITOS POR CARGO....................................................................................5 2.1. NIVEL EJECUTIVO....................................................................5 2.2. NIVEL PROFESIONAL................................................................6 2.3. NIVEL TECNICO.......................................................................7 2.4. NIVEL ASISTENCIAL ................................................................8 II. FUNCIONES ..........................................................................................................10 1. GERENCIA GENERAL...........................................................................................10 1.1. GERENCIA GENERAL .............................................................. 11 1.2. PLANEACION Y RIESGOS ........................................................ 15 2. ASESORIA JURIDICA ..........................................................................................17 2.1. CONTRATACIÓN Y APOYO ASESORIA JURIDICA ......................... 18 3. ASESORIA CONTROL INTERNO ........................................................................23 3.1. CONTROL INTERNO ............................................................... 24 4. SUBGERENCIA TECNICA ....................................................................................26 4.1. SUBGERENCIA TECNICA ......................................................... 27 4.2. ESTUDIOS PREVIOS............................................................... 29 4.3. EVALUACION Y CONTRATACION .............................................. 31 4.4. EJECUCION Y LIQUIDACION.................................................... 32 4.5. EVALUACION DE PROYECTOS .................................................. 38 5. SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA ....................................................................39 5.1. SERVICIOS GENERALES ......................................................... 40 5.2. RECURSOS HUMANOS ............................................................ 52 5.3. TECNOLOGÍA Y PROCESOS ..................................................... 56 5.4. DESEMBOLSOS ..................................................................... 60 6. SUBGERENCIA FINANCIERA .............................................................................69 6.1. NEGOCIACION ...................................................................... 70 6.2. PRESUPUESTO ...................................................................... 72 6.3. CONTABILIDAD ..................................................................... 74 6.4. ESTRUCTURACION DE PROYECTOS .......................................... 80 6.5. FUNCIONES TRANSITORIAS CREDITO Y CARTERA...................... 84

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FONADE

MISION

“FONADE está comprometido con el impulso real al desarrollo socioeconómico del país a través de la preparación, evaluación, financiación, estructuración, promoción y ejecución de proyectos, principalmente aquellos incluidos en los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo. Para ello, incentiva la participación del sector social, la academia y en general el sector privado.”

VISION ”Ser una empresa líder en el desarrollo de proyectos de alto impacto socioeconómico, reconocida por su servicio integral, la calidad de su gestión, su capacidad de vincular a la empresa privada en los proyectos nacionales y el efecto social y económico de los proyectos a los que se vincule siendo una herramienta para la materialización de proyectos estratégicos del Plan Nacional de Desarrollo”.

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INTRODUCCION

El presente Manual de Funciones y Requisitos se fundamenta en la premisa que el cabal cumplimiento de las responsabilidades y deberes de cada funcionario constituye un aporte esencial para el logro de la misión y objetivos del Fondo Financiero de Proyectos de DesarrolloFONADE. Así mismo, el Manual define los parámetros de actuación de los trabajadores oficiales en el marco del Código Disciplinario Único -Ley 734 de 2002. De esta manera, este manual se convierte en una herramienta de apoyo para la gestión institucional que requiere del respaldo de todos los miembros de la organización no solo para su aplicación, sino para su permanente actualización de acuerdo con la dinámica de la entidad y los cambios generados tanto al interior de FONADE, como en su entorno. El manual incorpora funciones para cada grupo de trabajo, por nivel jerárquico, permitiendo la ubicación de cargos en la planta global de la Entidad de acuerdo con las necesidades de la misma, consecuentemente, debe ser considerado como la guía de actuación de todos los trabajadores oficiales de FONADE.

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I.

ESTRUCTURA PLANTA DE PERSONAL

1.

NIVELES JERARQUICOS Y DENOMINACIÓN DE CARGOS

Las funciones serán desarrolladas por la planta de personal de Trabajadores Oficiales que se encuentra distribuida en los siguientes niveles y cargos: NIVEL

DENOMINACIÓN DE CARGOS

Ejecutivo

Gerente de Unidad Especial Gerente de Unidad Gerente Master

Profesional

Gerente Senior Profesional Junior 1 Profesional Junior 2

Técnico

Técnico Técnico Técnico Técnico

Asistencial

Ayudante de Oficina Conductor

2.

Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo

NUMERO DE CARGOS 1 4 6 10 8 8

1 2 3 4

6 6 4 6 3 1

REQUISITOS POR CARGO

FONADE establece los siguientes requisitos mínimos exigidos para cada cargo: 2.1. NIVEL EJECUTIVO DENOMINACIÓN DEL CARGO Gerente Unidad Especial EDUCACIÓN

Título de formación universitaria o profesional en una disciplina académica afín al área de desempeño. Título de formación avanzada en áreas relacionadas y Tarjeta Profesional en los casos reglamentados por la Ley.

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EXPERIENCIA

Cinco (5) años de experiencia profesional en áreas relacionadas con la naturaleza del cargo, tres (3) de ellos en cargos de dirección.

DENOMINACIÓN DEL CARGO Gerente Unidad EDUCACION

Título de formación universitaria o profesional en una disciplina académica afín al área de desempeño. Título de formación avanzada en áreas relacionadas y Tarjeta Profesional en los casos reglamentados por la Ley.

EXPERIENCIA

Cinco (5) años de experiencia profesional en áreas relacionadas con la naturaleza del cargo, dos (2) de ellos en cargos de dirección.

DENOMINACIÓN DEL CARGO Gerente Master EDUCACION

Título de formación universitaria o profesional en una disciplina académica afín al área de desempeño. Título de formación avanzada en áreas relacionadas y Tarjeta Profesional en los casos reglamentados por la Ley.

EXPERIENCIA

Cuatro (4) años de experiencia profesional en áreas relacionadas con la naturaleza del cargo, uno (1) de ellos en cargos de dirección.

2.2. NIVEL PROFESIONAL DENOMINACIÓN DEL CARGO Gerente Senior EDUCACIÓN

Título de formación universitaria o profesional en una disciplina académica afín al área de desempeño. Título de formación avanzada en áreas relacionadas y Tarjeta Profesional en los casos reglamentados por la Ley.

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EXPERIENCIA

Tres (3) años de experiencia profesional en áreas relacionadas con la naturaleza del cargo.

DENOMINACIÓN DEL CARGO Profesional Junior 1 EDUCACIÓN

Título de formación universitaria o profesional en una disciplina académica afín al área de desempeño y Tarjeta Profesional en los casos reglamentados por la Ley.

EXPERIENCIA

Tres (3) años de experiencia profesional en áreas relacionadas con la naturaleza del cargo.

DENOMINACIÓN DEL CARGO Profesional Junior 2 EDUCACIÓN

Título de formación universitaria o profesional en una disciplina académica afín al área de desempeño. Tarjeta o Matrícula Profesional en los casos reglamentados por la Ley.

EXPERIENCIA

Dos (2) años de experiencia profesional en áreas relacionadas con la naturaleza del cargo.

2.3. NIVEL TECNICO DENOMINACIÓN DEL CARGO Técnico Administrativo 1 EDUCACIÓN

Título de Tecnólogo o seis (6) semestres aprobados de formación universitaria en una disciplina académica afín al área de desempeño.

EXPERIENCIA

Tres (3) años de experiencia laboral en áreas relacionadas con la naturaleza del cargo.

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FONADE

DENOMINACIÓN DEL CARGO Técnico Administrativo 2 EDUCACIÓN

Título de Técnico o cinco (5) semestres aprobados de formación universitaria en una disciplina académica afín al área de desempeño.

EXPERIENCIA

Dos (2) años de experiencia laboral en áreas relacionadas con la naturaleza del cargo.

DENOMINACIÓN DEL CARGO Técnico Administrativo 3 EDUCACIÓN

Título de Técnico o cuatro (4) semestres aprobados de formación universitaria en una disciplina académica afín al área de desempeño.

EXPERIENCIA

Un año y medio (1.5) de experiencia laboral en áreas relacionadas con la naturaleza del cargo.

DENOMINACIÓN DEL CARGO Técnico Administrativo 4 EDUCACIÓN

Dos (2) semestres aprobados de formación universitaria en una disciplina académica afín al área de desempeño.

EXPERIENCIA

Un (1) año de experiencia laboral.

2.4. NIVEL ASISTENCIAL DENOMINACIÓN DEL CARGO Conductor EDUCACIÓN

Título de formación secundaria (Bachillerato), Licencia de Conducción vigente y Curso de Mecánica Automotriz.

EXPERIENCIA

Dos (2) años de experiencia específica.

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FONADE

DENOMINACIÓN DEL CARGO Ayudante de Oficina EDUCACIÓN

Título de (Bachillerato).

EXPERIENCIA

Un (1) año de experiencia laboral.

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formación

secundaria

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II.

FUNCIONES

1.

GERENCIA GENERAL

Con sujeción a lo establecido en el artículo 8 numerales 8.9 y 8.11 del Decreto 288 del 29 de enero de 2004, la Gerencia General coordinará el desarrollo de actividades del Grupo de Trabajo de Planeación y Riesgos.

DEPENDENCIA

NIVEL

GERENCIA GENERAL

Directivo Técnico Asistencial

Grupo de Planeación y Riesgos

Profesional

1.1. GERENCIA GENERAL I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Gerencia General Gerencia General Gerente General Técnico

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Aportar de acuerdo con el campo de formación y experiencia los elementos que requiera el desarrollo de trabajos y tareas que le sean encomendadas. Atender a los clientes internos y externos, orientarlos sobre los funcionarios y el área que pueden atender sus necesidades y suministrarles la información que sea pertinente de acuerdo con las instrucciones de su superior inmediato. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. Facilitar y propender por una fluida comunicación entre los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas, para el buen desempeño de las labores del área y la entidad. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo.

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Brindar soporte técnico logístico en el desarrollo de las actividades que se le encomienden y de los procesos de apoyo administrativo y técnico que le sean asignados. Preparar documentos y transcribir contenidos en los equipos de cómputo y demás medios disponibles, cuando le sea indicado por el superior inmediato o corresponda a procesos o procedimientos que le han sido asignados. Recibir las llamadas telefónicas y transmitir los mensajes correspondientes al Gerente General. Efectuar las llamadas que le sean solicitadas por el Gerente General. Revisar y clasificar los documentos y correspondencia que se tramitan en el área y trasladar a quienes corresponda, de acuerdo con las instrucciones del superior inmediato y a la Ley General de Archivos. Administrar y mantener organizados y actualizados los archivos que le sean asignados. Despachar la correspondencia que se origine en la Gerencia General de acuerdo con las instrucciones impartidas por el superior inmediato.

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8. 9.

Manejar y realizar seguimiento de la agenda del Gerente General de la Entidad. Informar oportunamente al Gerente General sobre las diferentes reuniones internas y externas a las cuales deba asistir, relacionadas con el desempeño de sus funciones. 10. Realizar seguimiento a todas las actividades del Gerente General relacionadas con el desarrollo de las funciones de éste. 11. Remitir al archivo central de la entidad los documentos correspondientes de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental.

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FONADE

I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Gerencia General Gerencia General Gerente General Asistencial

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1.

Aportar de acuerdo con el campo de formación y experiencia los elementos que requiera el desarrollo de trabajos y tareas que le sean encomendadas. 2. Atender a los clientes internos y externos, orientarlos sobre los funcionarios y el área que puede atender sus necesidades y suministrarles la información que sea pertinente de acuerdo con las instrucciones de su superior inmediato. 3. Informar oportunamente al Gerente General sobre las diferentes reuniones internas y externas a las cuales deba asistir, relacionadas con el desempeño de sus funciones. 4. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. 5. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. 6. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. 7. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. 8. Facilitar y propender por una fluida comunicación entre los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas, para el buen desempeño de las labores del área y la entidad. 9. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. 10. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Conducir el vehículo que le sea asignado, respetando las disposiciones de tránsito y normas de seguridad, teniendo en cuenta el horario establecido y de acuerdo con las instrucciones del Gerente General. Prestar los servicios de transporte que sean requeridos por el Gerente General. Velar por el buen mantenimiento y estado de funcionamiento del vehículo a su cargo y solicitar oportunamente el combustible y demás servicios que requiera el mismo. Responder ante la entidad por el vehículo, herramientas y demás accesorios de dotación e informar sobre los desperfectos mecánicos. Colaborar en el proceso de obtener cotizaciones para reparaciones y mantenimiento del vehículo. Informar oportunamente sobre colisiones o accidentes ocurridos durante el desarrollo de sus funciones, para que se sigan las normas y procedimientos establecidos. Adelantar gestiones ante las aseguradoras y las autoridades de tránsito, cuando

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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FONADE

8. 9.

sea necesario. Realizar las diligencias oficiales autorizadas por el Gerente General. Apoyar las labores administrativas de la Entidad de acuerdo instrucciones del superior inmediato.

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

con

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las

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1.2. PLANEACION Y RIESGOS I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Gerencia General Planeación y Riesgos Gerente General Profesional

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Gerencia General de FONADE. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. Facilitar y propender por una fluida comunicación entre los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas, para el buen desempeño de las labores del área y la entidad. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo y al dominio de su disciplina profesional.

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1.

Participar en la formulación del Plan Estratégico y Planes de Acción de la Entidad (diagnóstico, definición de políticas, objetivos, metas, acciones e indicadores) y realizar su consolidación. 2. Coordinar la realización de los planes de acción de todas las dependencias de la Entidad. 3. Elaborar el diagnóstico financiero de la Entidad y las proyecciones correspondientes. 4. Apoyar a la Gerencia General en la toma de decisiones para la Entidad. 5. Elaborar los informes periódicos de gestión de la entidad y suministrar la información pertinente a las áreas que lo soliciten. 6. Ejecutar todas las actividades relacionadas con la medición, análisis y gestión de riesgos para la Entidad. 7. Administrar los sistemas de Gestión de Activos y Pasivos, Riesgo de Contraparte y Riesgos de Tesorería, GAP y Proyecciones. 8. Participar en los Comités que le sean asignados por su superior inmediato. 9. Identificar por sectores económicos los proyectos de los convenios a desarrollar por parte de la entidad. 10. Llevar estadísticas de ejecución de los convenios. PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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11. Presentar informes de evaluación y medición del impacto social de los proyectos.

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2.

ASESORIA JURIDICA

Con sujeción a lo establecido en el artículo 8 numeral 8.9 del Decreto 288 del 29 de enero de 2004, la Asesoría Jurídica de FONADE coordinará el desarrollo de actividades del Grupo de Contratación y Apoyo a la Asesoría Jurídica.

DEPENDENCIA

NIVEL

ASESORIA JURIDICA

Asesor

Grupo Contratación y Apoyo Asesoría Jurídica

Ejecutivo Profesional Técnico

2.1. CONTRATACIÓN Y APOYO ASESORIA JURIDICA I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Asesoría Jurídica Contratación y Apoyo a Asesoría Jurídica Asesor Jurídico Ejecutivo

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1.

Aplicar conocimientos, principios, técnicas y experiencia, encaminados al cumplimiento de los objetivos y políticas trazadas por la Entidad. 2. Asistir a la Asesoría Jurídica en todos aquellos asuntos que se le deleguen expresamente. 3. Colaborar con las demás dependencias de la entidad, apoyándolas en lo relativo a la contratación y asesoría jurídica. 4. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. 5. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. 6. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. 7. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. 8. Facilitar y propender por una fluida comunicación entre los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas, para el buen desempeño de las labores del área y la entidad. 9. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. 10. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato inherentes a la naturaleza del cargo y al dominio de su disciplina profesional. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Orientar todos los procesos contractuales que se lleven a cabo en la entidad. Prestar asesoría jurídica en materia contractual a todas las dependencias de la organización. Prestar asesoría jurídica en la elaboración de pliegos de condiciones, términos de referencia y/o reglas de participación para los diferentes procesos de selección que adelante la entidad. Revisar e impartir aprobación a los documentos contractuales que por su naturaleza deban ser suscritos por una instancia superior. Proyectar los conceptos y actos administrativos que tengan su origen en la Gerencia General, Subgerencias o en la Asesoría Jurídica. Velar por la confiabilidad de la información que genera la dependencia, hacia otras áreas de la entidad, o hacia entidades externas, de vigilancia y control y/o cualquier otra instancia que la requiera. Coordinar de acuerdo con las directrices del Asesor Jurídico las actividades propias del Grupo de Contratación y Apoyo Asesoría Jurídica.

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8. 9.

Aprobar las garantías de los contratos. Suscribir las certificaciones que en relación con la documentación contractual soliciten a la entidad. 10. Participar activamente en los Comités de que haga parte o sea invitado.

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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FONADE

I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Asesoría Jurídica Contratación y Apoyo a Asesoría Jurídica Coordinador de Grupo Profesional

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Entidad. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. Facilitar y propender por una fluida comunicación entre los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas, para el buen desempeño de las labores del área y la entidad. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y las inherentes a la naturaleza del cargo y al dominio de su disciplina profesional.

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Asesorar jurídicamente la ejecución de los convenios que se le asignen. Asesorar jurídicamente en los procesos de selección y contratación y en la elaboración de los documentos que se requieren para la suscripción y legalización de los convenios y contratos. Proyectar, de acuerdo con las indicaciones recibidas por el superior inmediato, el estudio, análisis y formulación de conceptos sobre los asuntos jurídicos que le sean asignados. Asesorar a los niveles gerenciales y profesionales de la empresa en los aspectos jurídicos que se deriven de la misión y actividades de FONADE de acuerdo con las indicaciones del superior inmediato. Brindar su concurso en la compilación y estudio de la legislación, jurisprudencia y doctrina relacionados con las actividades y misión de la Empresa. Representar a FONADE judicial y extrajudicialmente cuando la Gerencia General le otorgue los debidos poderes.

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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FONADE

I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Asesoría Jurídica Contratación y Apoyo a Asesoría Jurídica Coordinador de Grupo Técnico

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Brindar soporte logístico en el desarrollo de las actividades que se le encomienden y de los procesos de apoyo administrativo y técnico que le sean asignados. Aportar de acuerdo con el campo de formación y experiencia los elementos que requiera el desarrollo de trabajos y tareas que le sean encomendadas. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. Preparar documentos y transcribir contenidos en los equipos de cómputo y demás medios disponibles, cuando le sea indicado por el superior inmediato o corresponda a procesos o procedimientos que le han sido asignados. Recibir y efectuar llamadas telefónicas y transmitir los mensajes correspondientes a quien interese. Atender a los clientes internos y externos, orientarlos sobre los funcionarios de la dependencia que pueden atender sus necesidades y suministrarles la información que sea pertinente de acuerdo con las instrucciones de su superior inmediato. Administrar, revisar y clasificar los documentos y correspondencia que se tramitan en la dependencia, trasladar a quienes corresponda y mantener organizados y actualizados los archivos que le sean asignados. Despachar la correspondencia que se origine en la dependencia de acuerdo con las instrucciones impartidas por el superior inmediato. Proponer y desarrollar y ejecutar mecanismos que agilicen la tramitación e información de los contratos y convenios de la dependencia. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. Facilitar y propender por una fluida comunicación entre los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas, para el buen desempeño de las labores del área y la entidad. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato inherentes a la naturaleza del cargo.

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1.

Numerar, fechar y custodiar los Acuerdos y Resoluciones que se originen en la entidad.

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Elaborar las solicitudes de papelería para la dependencia, distribuir y controlar la existencia. Remitir al archivo central de la entidad los documentos correspondientes de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental. Realizar los trámites necesarios para la publicación en el Diario Oficial (extractos únicos de publicación)- programa Imprenta Nacional. Realizar seguimiento telefónico y escrito a la contratación incompleta en el momento de legalización de la contratación. Administrar la base de datos en la cual se incluyen todos los convenios y contratos celebrados por FONADE desde su elaboración hasta su liquidación. Verificar el cumplimiento de los requisitos de legalización de los convenios y contratos (garantías, publicación en el diario oficial, impuesto de timbre, afiliación a EPS, salud, entre otros). Elaborar la carta de aprobación de las garantías de los contratos y convenios. Realizar los trámites necesarios para la elaboración de contratos, convenios y aprobación de las garantías, publicaciones e impuesto de timbre en el sistema disponible para este propósito. Manejar el archivo de los contratos internos de la entidad de acuerdo con las normas y procedimientos vigentes, especialmente con la Ley General de Archivos. Recibir los contratos y convenios para perfeccionamiento, realizar el registro de los mismos y la distribución entre los abogados. Realizar los trámites necesarios para la causación y recaudo del Impuesto de Timbre. Distribuir la información contractual de los contratos y convenios a las dependencias que corresponda, una vez firmado o perfeccionado, al igual que la correspondencia. Preparar informes para los organismos de control y demás personas que soliciten información sobre convenios y contratos celebrados por FONADE. Preparar las certificaciones en relación con los contratos o convenios, previa solicitud de los interesados.

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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3.

ASESORIA CONTROL INTERNO

Con sujeción a lo establecido en el artículo 8 numeral 8.9 del Decreto 288 del 29 de enero de 2004, la Asesoría de Control Interno de FONADE coordinará el desarrollo de actividades del Grupo de Control Interno.

DEPENDENCIA

NIVEL

ASESORIA CONTROL INTERNO

Asesor

Grupo Control Interno

Profesional

3.1. CONTROL INTERNO I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Asesoría de Control Interno Control Interno Asesor de Control Interno Profesional

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1.

Aplicar conocimientos, principios, técnicas y procedimientos de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Entidad en materia de Control Interno. 2. Promover y facilitar la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional, con el fin de garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones. 3. Velar porque las dependencias de la entidad atiendan con oportunidad y eficiencia los requerimientos de la Revisoría Fiscal, Administración de Impuestos Nacionales, Distritales, Superintendencia Bancaria y demás autoridades de Control y Vigilancia. 4. Suscribir las comunicaciones y documentos que corresponden a su cargo. 5. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. 6. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. 7. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. 8. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. 9. Facilitar y propender por una fluida comunicación entre los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas, para el buen desempeño de las labores del área y la entidad. 10. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres asignados a su dependencia, o que ocasionalmente se faciliten para el desarrollo de las funciones correspondientes. 11. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo y al dominio de su disciplina profesional. II. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. 2. 3. 4. 5.

Preparar, presentar e implementar programas para evaluar el sistema de control interno en cada una de las dependencias de la entidad. Verificar y recomendar el cumplimiento oportuno y eficaz de la ejecución de los procesos y procedimientos de Fonade. Aplicar la metodología de evaluación del sistema de control interno, analizar los resultados y presentar los informes correspondientes. Medir el cumplimiento del Plan Estratégico y de los Planes de Acción. Coordinar la elaboración de respuestas e informes para entes de control y consolidar dicha información.

FONADE

6. 7. 8.

Verificar que las actividades ejecutadas en desarrollo del objeto de la entidad cumplan con las leyes, normas y procedimientos legales. Promover en la entidad la Cultura de Autocontrol. Actualizar periódicamente el Manual de Control Interno, de acuerdo con la normatividad vigente, en los temas de evaluación y monitoreo a los procesos y procedimientos.

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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4.

SUBGERENCIA TECNICA

Con sujeción a lo establecido en el artículo 8 numeral 8.9 del Decreto 288 del 29 de enero de 2004, la Subgerencia Técnica de FONADE coordinará el desarrollo de actividades de los Grupos de Trabajo de Evaluación de Proyectos, Estudios Previos, Evaluación y Contratación y Ejecución y Liquidación.

DEPENDENCIA

NIVEL

SUBGERENCIA TECNICA

Directivo Técnico

GERENCIA DE PROYECTOS

Grupo de Estudios Previos

Profesional

Grupo de Evaluación y Contratación

Profesional

Grupo de Ejecución y Liquidación

Ejecutivo Profesional Técnico

EVALUACION DE PROYECTOS

Ejecutivo

4.1. SUBGERENCIA TECNICA I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Técnica Subgerencia Técnica Subgerente Técnico Técnico

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Aportar de acuerdo con el campo de formación y experiencia los elementos que requiera el desarrollo de trabajos y tareas que le sean encomendadas. Atender a los clientes internos y externos, orientarlos sobre los funcionarios y el área que pueden atender sus necesidades y suministrarles la información que sea pertinente de acuerdo con las instrucciones de su superior inmediato. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. Facilitar y propender por una fluida comunicación entre los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas, para el buen desempeño de las labores del área y la entidad. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo.

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Brindar soporte técnico logístico en el desarrollo de las actividades que se le encomienden y de los procesos de apoyo administrativo y técnico que le sean asignados. Preparar documentos y transcribir contenidos en los equipos de cómputo y demás medios disponibles, cuando le sea indicado por el superior inmediato o corresponda a procesos o procedimientos que le han sido asignados. Recibir las llamadas telefónicas y transmitir los mensajes correspondientes a los Subgerentes. Efectuar las llamadas que le sean solicitadas por los Subgerentes. Revisar y clasificar los documentos que se tramitan en la dependencia y trasladar a quienes corresponda, de acuerdo con las instrucciones del superior inmediato y la Ley General de Archivos. Administrar y mantener organizados y actualizados los archivos que le sean asignados. Despachar la correspondencia que se origine en las Subgerencias de acuerdo con las instrucciones impartidas por el superior inmediato.

FONADE

8. 9.

Informar oportunamente a los Subgerentes sobre las diferentes reuniones internas y externas a las cuales deban asistir. Remitir al archivo central de la entidad los documentos correspondientes de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental.

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4.2. ESTUDIOS PREVIOS I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Técnica Estudios Previos Gerencia de Proyectos Subgerente Técnico Profesional

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Gerencia General de FONADE. Coordinar de acuerdo con las directrices del Subgerente Técnico las actividades propias del grupo de Estudios Previos. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. Facilitar y propender por una fluida comunicación con los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas, para el buen desempeño de las labores de la dependencia y la entidad. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo y al dominio de su disciplina profesional.

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. 2. 3.

4. 5. 6.

Realizar el análisis financiero, jurídico, técnico y operativo del negocio y elaborar los documentos en los que se informen los resultados; recomendando ajustes en caso necesario. Efectuar la revisión del proyecto a ejecutar y formular las recomendaciones que correspondan. Efectuar el análisis de los riesgos de realizar un contrato y regular de manera expresa en las reglas de participación las soluciones para cada uno de estos riesgos de tal forma que no se genere el pago de mayores valores por parte de los clientes de FONADE. Analizar conjuntamente con el gerente de convenio los estudios, diseños y especificidades de los programas y proyectos. Elaborar un plan de contratación mensualizado de acuerdo con la programación prevista por los gerentes de proyecto. Ajustar la ficha técnica del proyecto en caso de ser necesario. Verificar la existencia de la totalidad de estudios, licencias y permisos requeridos para la ejecución de un proyecto.

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7.

Realizar los análisis pertinentes para determinar la disponibilidad de recursos del convenio/proyecto a ejecutar, la forma de pago y su correspondencia con el valor al que se pretende contratar. 8. Colaborar al gerente de convenios en la realización de los cronogramas del proyecto y de procesos de selección a adelantar en el desarrollo del mismo. 9. Verificar las condiciones y precios de mercado, determinando los costos y valores existentes en el lugar del cumplimiento de la prestación y las condiciones de pago que pretende proponer FONADE a los oferentes. 10. Realizar los estudios previos que requiera la celebración del contrato o efectuar una revisión de los mismos. 11. Elaborar las reglas de selección de contratistas. 12. Mantener una relación de todos los procesos de contratación y consultas de mercado desarrolladas mensualmente.

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4.3. EVALUACION Y CONTRATACION I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Técnica Evaluación y Contratación Gerencia de Proyectos Subgerente Técnico Profesional

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1.

Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Gerencia General de FONADE. 2. Coordinar de acuerdo con las directrices del Subgerente Técnico las actividades propias del grupo de Evaluación y Contratación. 3. Realizar una retroalimentación de los resultados de los procesos para realizar los correctivos en las áreas involucradas. 4. Propender por la capacitación de los funcionarios y el trabajo en grupo. 5. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. 6. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. 7. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. 8. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. 9. Facilitar y propender por una fluida comunicación con los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas, para el buen desempeño de las labores de la dependencia y la entidad. 10. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. 11. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo y al dominio de su disciplina profesional. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Tramitar la legalización de los contratos derivados Coordinar las audiencias aclaratorias de las reglas de participación. Elaborar los análisis técnicos, legales, económicos y financieros a las ofertas presentadas en los procesos de selección. Preparar y presentar los Informes de Evaluación. Coordinar las audiencias para apertura de sobre económico y recomendaciones de adjudicación. Presentar recomendaciones sobre las propuestas presentadas en los procesos de selección. Proyectar la determinación que ponga fin a los procesos selectivos. Llevar un registro de los procesos desarrollados con toda la información pertinente.

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4.4. EJECUCION Y LIQUIDACION I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Técnica Ejecución y Liquidación Gerencia de Proyectos Subgerente Técnico Ejecutivo

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1.

Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Gerencia General de FONADE. 2. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. 3. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. 4. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. 5. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. 6. Facilitar y propender por una fluida comunicación con los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas, para el buen desempeño de las labores de la dependencia y la entidad. 7. Velar por el cumplimiento de lo pactado en los convenios suscritos y por la calidad de los resultados. 8. Velar por el cumplimiento y aplicación del Manual de Gerencia de Convenios. 9. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. 10. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo y al dominio de su disciplina profesional. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Coordinar las actividades requeridas para la ejecución de los diferentes convenios de la Entidad, de acuerdo con las normas y procedimientos vigentes. Administrar los recursos profesionales y logísticos asignados de los convenios. Realizar el seguimiento, supervisión y control a los convenios, vigilando el cumplimiento de las obligaciones de las partes. Realizar el seguimiento a la gestión de los Gerentes y Supervisores de Convenios. Coordinar la atención a los requerimientos de los Gerentes y Supervisores de los convenios. Elaborar y presentar con la periodicidad que se requiera, los diferentes informes sobre la gestión que se realiza en desarrollo de los convenios y contratos. Atender directamente las relaciones con los clientes, mediante el desarrollo de diferentes actividades y tareas de orden administrativo y técnico. Monitorear y actualizar la estructura de costeo y tasas de interés diseñadas para

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9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

la línea de negocio. Revisar y contestar la correspondencia rutinaria de su competencia, de acuerdo con las exigencias del desarrollo de los negocios y solicitudes de los clientes. Absolver consultas, prestar asistencia técnica y emitir conceptos en los asuntos encomendados por la Subgerencia Técnica y la Gerencia General. Velar por el cumplimiento, la capacidad y la calidad de la ejecución del proyecto. Presentar documento de la evaluación de ejecución. Coordinar el cierre y liquidación de los convenios y contratos. Hacer seguimiento de la ejecución técnica de los proyectos. Llevar un control de avance de cada uno de los convenios y costos generados por su administración.

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I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Técnica Ejecución y Liquidación Gerencia de Proyectos Subgerente Técnico Profesional

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Gerencia General de FONADE en materia de ejecución de proyectos. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. Facilitar y propender por una fluida comunicación con los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas, para el buen desempeño de las labores de la dependencia y la entidad. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo y al dominio de su disciplina profesional. Entregar a la entidad para su respectiva custodia toda la evidencia documental que se genere en desarrollo del convenio/proyecto.

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Realizar el seguimiento, supervisión y control a los Convenios, vigilando el cumplimiento de las obligaciones de las partes. Participar en los comités técnicos, operativos y/o de seguimiento de los convenios asignados. Coordinar la elaboración del plan que establezca los proyectos que deben adelantarse en el marco del convenio y los recursos estimados para su ejercicio. Coordinar la elaboración los planes de contratación de los convenios. Suministrar oportunamente la información requerida para adelantar los procesos de selección en desarrollo de los convenios. Coordinar la realización los trámites necesarios para la ejecución y control de los respectivos contratos, en cumplimiento del objeto del convenio, de acuerdo con las normas y procedimientos vigentes. Coordinar la redacción y elaboración la correspondencia requerida, relacionada con el desarrollo de los convenios y contratos. Coordinar la elaboración y presentación con la periodicidad que se requiera, los diferentes informes sobre la gestión que se realiza en desarrollo de los convenios y contratos.

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9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

Coordinar el seguimiento permanente a la ejecución presupuestal y seguimiento de los programas o proyectos a cargo, verificando que se registre todo ingreso u egreso de los recursos del programa o proyecto. Coordinar la realización del flujo de caja del programa o proyecto; haciendo un seguimiento periódico, y coordinar con los funcionarios competentes, la inversión y reinversión de los recursos. Coordinar la elaboración de informes relacionados con el comportamiento de los diferentes negocios a su cargo. Coordinar el seguimiento técnico, administrativo, financiero y legal. Coordinar la revisión de los informes periódicos que presenten los contratistas e interventores y exigir a estos la información adicional que se considere necesaria. Procurar el ingreso de los recursos al proyecto de manera oportuna. Velar por que FONADE cumpla con las obligaciones contraídas en ejecución de los proyectos. Coordinar y realizar seguimiento a las actividades desarrolladas por los supervisores o interventores designados en los contratos. Coordinar la rendición de informes de gestión sobre la ejecución del convenio/proyecto.

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I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Técnica Ejecución y Liquidación Gerencia de Proyectos Coordinador de Grupo Técnico

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Brindar soporte técnico logístico en el desarrollo de las actividades que se le encomienden y de los procesos de apoyo administrativo y técnico que le sean asignados. Aportar de acuerdo con el campo de formación y experiencia los elementos que requiera el desarrollo de trabajos y tareas que le sean encomendadas. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. Facilitar y propender por una fluida comunicación con los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas, para el buen desempeño de las labores de la dependencia y la entidad. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo.

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

8. 9.

Proyectar la liquidación de contratos. Administrar la base de datos de la línea de Gerencia de Proyectos y procurar por su permanente actualización. Solicitar tiquetes y hacer el seguimiento correspondiente a los mismos. Preparar documentos y transcribir contenidos en los equipos de cómputo y demás medios disponibles, cuando le sea indicado por el superior inmediato o corresponda a procesos o procedimientos que le han sido asignados. Recibir las llamadas telefónicas y transmitir los mensajes correspondientes. Efectuar las llamadas que le sean solicitadas por el superior inmediato. Atender a los clientes internos y externos, orientarlos sobre los funcionarios y la dependencia que pueden atender sus necesidades y suministrarles la información que sea pertinente de acuerdo con las instrucciones de su superior inmediato. Revisar y clasificar los documentos y correspondencia que se tramitan en la dependencia y trasladar a quienes corresponda, de acuerdo con las instrucciones del superior inmediato y la Ley General de Archivos. Administrar y mantener organizados y actualizados los archivos que le sean

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asignados. 10. Despachar la correspondencia que se origine en la dependencia de acuerdo con las instrucciones impartidas por el superior inmediato. 11. Informar oportunamente al coordinador del grupo sobre las diferentes reuniones internas y externas a las cuales deba asistir, relacionadas con el desempeño de sus funciones. 12. Remitir al archivo central de la entidad los documentos correspondientes de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental. 13. Proyectar con la periodicidad que se requiera, los diferentes informes sobre la gestión que se realiza en el desarrollo de los convenios y contratos. 14. Participar en el seguimiento técnico, administrativo, financiero y legal de los convenios y contratos asignados por el superior inmediato.

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4.5. EVALUACION DE PROYECTOS I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Técnica Evaluación de Proyectos Subgerente Técnico Ejecutivo

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1.

Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Gerencia General de FONADE. 2. Estructurar el grupo de trabajo requerido. 3. Coordinar de acuerdo con las directrices del Subgerente Técnico las actividades propias del grupo de Evaluación de Proyectos. 4. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. 5. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. 6. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. 7. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. 8. Facilitar y propender por una fluida comunicación con los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas, para el buen desempeño de las labores de la dependencia y la entidad. 9. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. 10. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo y al dominio de su disciplina profesional. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. 2. 3. 4. 5.

Implementar la metodología de Evaluación de Proyectos, que se desarrolle conforme a los requerimientos específicos de los proyectos que adelanta FONADE. Identificar las variables de éxito o criterios para evaluación (Evaluación de los productos finales e intermedios del proyecto) y realizar la evaluación. Elaborar los flujos de caja para el proyecto y las necesidades de la organización. Elaborar informes de gestión y evaluación de resultados. Monitorear y actualizar la estructura de costeo y tasas de interés diseñadas para la línea de negocio.

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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5.

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA

Con sujeción a lo establecido en el artículo 8 numeral 8.9 del Decreto 288 del 29 de enero de 2004, la Subgerencia Administrativa de FONADE coordinará el desarrollo de actividades de los Grupos de Trabajo de Servicios Generales, Recursos Humanos, Tecnología y Procesos y Desembolsos.

DEPENDENCIA

NIVEL

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA

Directivo

Grupo Servicios Generales

Ejecutivo Profesional Técnico Asistencial

Grupo Recursos Humanos

Profesional Técnico

Grupo Tecnología y Procesos

Profesional

Grupo Desembolsos

Ejecutivo Profesional Técnico Asistencial

5.1. SERVICIOS GENERALES I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Administrativa Servicios Generales Subgerente Administrativa Ejecutivo

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1.

Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Gerencia General de FONADE. 2. Absolver consultas, prestar asistencia técnica y emitir conceptos en los asuntos encomendados por la administración. 3. Dirigir, coordinar y participar en las investigaciones y estudios confiados por la administración y proponer la aplicación de técnicas y procedimientos que apunten a la razonabilidad y confiabilidad de la información en estos asuntos. 4. Asistir y participar en representación de la entidad, en reuniones, consejos, juntas o comités de carácter oficial cuando sea convocado o delegado por la autoridad competente. 5. Programar, proyectar, preparar, elaborar y rendir o presentar los informes sobre las actividades desarrolladas por la dependencia, con la oportunidad y periodicidad requeridas, ante las instancias u organismos competentes. 6. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. 7. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. 8. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. 9. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. 10. Facilitar y propender por una fluida comunicación con los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas, para el buen desempeño de las labores de coordinación y administración. 11. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo y al dominio de su disciplina profesional. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1.

2.

Participar en la formulación, coordinación, ejecución y control de las políticas y los planes generales de la entidad y específicamente en lo referente a los asuntos de Servicios Generales (administración y control de los servicios de aseo, vigilancia, mantenimiento, seguimiento de servicios públicos, adecuación, readecuación y traslado de espacios de trabajo, entre otros), Recursos Físicos (adquisición, administración y seguimiento a los activos de la Entidad), Archivo y Correspondencia. Aportar iniciativas para la toma de decisiones relacionadas con la adopción, la

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3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

ejecución y el control de los programas de Recursos Físicos, Archivo y Correspondencia. Asistir a los directivos de FONADE en la adecuada aplicación de las normas relativas a la Servicios Generales, Recursos Físicos, Archivo y Correspondencia. Responder por el presupuesto de la dependencia en tiempo y forma. Coordinar la administración y actualización de la base de datos del registro de proponentes y propender por su utilización. Coordinar el proceso de diseño, actualización y revisión a la página Web. Dirigir y coordinar las actividades relacionadas con los asuntos de Servicios Generales, Recursos Físicos, Archivo y Correspondencia. Participar, conjuntamente con las áreas responsables, en la preparación y elaboración del presupuesto de gastos de funcionamiento y contribuir en el control de ejecución y seguimiento del mismo. Dirigir y coordinar todas las actividades relacionadas con la publicidad. Realizar seguimiento a los pagos efectuados en la contratación de funcionamiento de FONADE. Dirigir y coordinar los programas de adquisición de elementos de consumo y devolutivo, inmuebles, el levantamiento y administración de los inventarios de activos y mantenimientos de los mismos. Dirigir y coordinar los programas de contratación de los servicios requeridos para la buena marcha de la entidad y la protección de sus recursos. Dirigir, coordinar y controlar la prestación de los servicios administrativos y de apoyo logístico, necesarios para la buena marcha de la entidad. Expedir certificaciones administrativas relacionadas con contratación y prestación de servicios. Responder por la administración, actualización y controles de los seguros de activos fijos, vehículos y equipos de propiedad de FONADE. Recibir y ordenar el trámite de las peticiones de interés general, de interés particular, de información y de consulta, relacionados con los asuntos o actividades que sean de competencia de FONADE. Informar periódicamente a la Gerencia General sobre los servicios en los cuales se presenten el mayor número de quejas y reclamos y las recomendaciones sugeridas por los particulares cuyos objetivos sean: mejorar el servicio, racionalizar el empleo de los recursos y hacer más participativa la gestión pública.

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Administrativa Servicios Generales Coordinador de Grupo Profesional

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Gerencia General de FONADE. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y la periodicidad requeridas. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. Facilitar y propender por una fluida comunicación con los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas y funcionarios para el buen desempeño de las labores del área y la entidad. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo y al dominio de su disciplina profesional.

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1.

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Realizar los trámites necesarios para la adquisición de bienes y servicios destinados al funcionamiento de FONADE, participando en todas las etapas del proceso de contratación, actividades precontractuales, contractuales y de liquidación. Ser el responsable de la administración del sistema BAS mediante el registro de ingresos, retiros, pérdidas e inhabilitación de tarjetas de acceso. Efectuar control de los vehículos de FONADE (mantenimientos, autorización de gasolina, etc.). Realizar seguimiento periódico a los servicios públicos de la Entidad. Realizar la administración y actualización de la base de datos del registro de proponentes, así mismo propender por la utilización de ésta en los procesos de selección que desarrolle la entidad. Participar en el proceso de diseño, actualización y revisión a la página Web para cumplir con la normatividad vigente en materia de agenda de conectividad. Coadyuvar en la ubicación, modificación y eliminación de puestos de trabajo. Organizar todas las actividades necesarias para la publicación de periódicos, revistas, afiches, etc. en cualquier medio de comunicación.

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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9. Realizar el apoyo logístico en los eventos realizados por FONADE. 10. Hacer seguimiento y coordinar el cumplimiento de los servicios administrativos. 11. Realizar la evaluación de la calidad de los servicios prestados por la dependencia de acuerdo con las herramientas establecidas.

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Administrativa Servicios Generales Coordinador de Grupo Técnico

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. 2.

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Revisar, clasificar y controlar documentos, datos y elementos relacionados con los asuntos de competencia de su dependencia, de acuerdo con las instrucciones recibidas y las normas y procedimientos establecidos. Responder por la seguridad de elementos, documentos y registros de carácter manual, mecánico o electrónico dados para su uso, administración o custodia o a cargo de su puesto de trabajo y adoptar mecanismos para la conservación, el buen uso, evitar pérdidas, hurtos o deterioro de los mismos. Orientar a los usuarios y suministrar información, documentos o elementos que sean solicitados, de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos por la Entidad. Informar al superior inmediato o a los funcionarios correspondientes, en forma oportuna, sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos encomendados. Coordinar, de acuerdo con instrucciones, las reuniones y eventos que deba atender el superior inmediato, llevando la agenda correspondiente y recordando los compromisos adquiridos. Recibir, radicar, tramitar, distribuir y archivar documentos y correspondencia, de acuerdo con las instrucciones del superior inmediato y a la Ley General de Archivos. Llevar controles periódicos sobre consumo de elementos en su dependencia, con el fin de determinar su necesidad real y presentar oportunamente el programa de requerimientos correspondiente. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y la periodicidad requeridas. Atender llamadas telefónicas, operar y atender el fax y otros equipos de comunicación, con la debida diligencia, para la buena marcha e imagen de la dependencia. Redactar, elaborar y distribuir correspondencia de rutina, de acuerdo con las instrucciones recibidas. Operar los programas de procesadores de texto, hojas de cálculo y otros programas de computador debidamente documentados, de uso del área y velar por su conservación. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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FONADE

o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. 16. Remitir al archivo central de la entidad los documentos correspondientes de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental. 17. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. 18. Facilitar y propender por una fluida comunicación con los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas, para el buen desempeño de las labores del área y la entidad. 19. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Manejar y responder por el efectivo de la Caja Menor de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos y llevar el respectivo libro de caja menor. Elaborar las ordenes de compras o suministros con cargo a los gastos de funcionamiento de la entidad, siguiendo los procedimientos establecidos. Preparar los informes solicitados por los diferentes entes de control de la entidad, de acuerdo con las instrucciones de su superior inmediato. Elaboración de contratos de funcionamiento administrativo de acuerdo con los procedimientos establecidos y las instrucciones del superior inmediato. Apoyar las labores de seguimiento y control a la prestación de los diferentes servicios adquiridos por FONADE, de acuerdo con los procedimientos establecidos para ello. Coordinar de acuerdo con la orientación del superior inmediato y los procedimientos establecidos, la labor de la mensajería y el personal de cafetería. Elaborar, en coordinación con el superior inmediato, el presupuesto para cada año. Realizar los trámites correspondientes para el pago oportuno de los servicios administrativos y llevar el control del gasto.

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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FONADE

I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Administrativa Servicios Generales Coordinador de Grupo Asistencial

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Responder por la seguridad de los elementos de trabajo dados para su uso y adoptar mecanismos para la conservación, el buen uso, evitar pérdidas, hurtos o deterioros de los mismos. Colaborar con tareas complementarias que no exijan conocimientos especializados. Informar al superior inmediato, en forma oportuna sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos o elementos encomendados. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. Las demás funciones que le asigne su superior inmediato relacionadas con la naturaleza del cargo.

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. 2. 3. 4. 5.

Atender el servicio de cafetería para colaboradores de la Entidad, visitantes y asistentes a reuniones dentro de las instalaciones de FONADE, de acuerdo con las instrucciones impartidas por su superior inmediato. Mantener provistos de bebidas y refrigerios las neveras, termos y /o grecas para el uso de los funcionarios de la entidad. Mantener en orden y aseo, las cafeterías, equipos y elementos que la componen. Llevar controles periódicos sobre consumo de elementos en la cafetería, con el fin de determinar su necesidad real y presentar oportunamente el programa de requerimientos correspondiente. Apoyar las labores administrativas de la Entidad de acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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FONADE

I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Administrativa Servicios Generales Coordinador de Grupo Conductor

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Responder por la seguridad de los elementos de trabajo dados para su uso y adoptar mecanismos para la conservación, el buen uso, evitar pérdidas, hurtos o deterioros de los mismos. Colaborar con tareas complementarias que no exijan conocimientos especializados. Informar al superior inmediato, en forma oportuna sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos o elementos encomendados. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. Las demás funciones que le asigne su superior inmediato relacionadas con la naturaleza del cargo.

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Conducir el vehículo que le sea asignado, respetando las disposiciones de tránsito y normas de seguridad, teniendo en cuenta el horario establecido y de acuerdo con las instrucciones del superior inmediato. Prestar los servicios de transporte que sean requeridos por el superior inmediato. Velar por el buen mantenimiento y estado de funcionamiento de los vehículos de FONADE y solicitar oportunamente el combustible y demás servicios que requiera el mismo. Responder ante la entidad por los vehículos, herramientas y demás accesorios de dotación e informar sobre los desperfectos mecánicos. Colaborar en el proceso de obtener cotizaciones para reparaciones y mantenimiento del vehículo. Informar oportunamente sobre colisiones o accidentes ocurridos durante el desarrollo de sus funciones, para que se sigan las normas y procedimientos establecidos. Adelantar gestiones ante las aseguradoras y las autoridades de tránsito, cuando sea necesario. Realizar las diligencias oficiales autorizadas por el superior inmediato. Apoyar las labores administrativas de la Entidad de acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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FONADE

I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Administrativa Servicios Generales -Recursos Físicos Coordinador de Grupo Técnico

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Presentar los informes requeridos tanto por el área como por las demás dependencias de la entidad, así como por los entes de control. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y la periodicidad requeridas. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. Facilitar y propender por una fluida comunicación con los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas, para el buen desempeño de las labores del área y la entidad. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo.

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. 2. 3.

4. 5. 6. 7.

Administrar, manejar, controlar y mantener actualizados los registros de todos los bienes devolutivos o activos fijos de la entidad. Realizar el inventario físico general de las existencias en almacén y de los bienes en uso de los funcionarios, confrontándolos con los registros correspondientes y reportando las anomalías detectadas Realizar el inventario y entrega oficial de los bienes que se le asignan a los nuevos funcionarios que ingresan a la entidad. Igualmente, llevar a cabo el inventario y recepción oficial de los bienes que tenían asignados los funcionarios que se retiran de la entidad, siguiendo los procedimientos establecidos par estos fines. Tramitar el proceso de baja de bienes. Llevar a cabo la oportuna y adecuada dotación, mantenimiento y reposición de muebles y equipos de oficina, suministros y útiles de trabajo y responder por el registro y mantenimiento actualizado del inventario general e individual. Hacer los registros y mantener actualizados los sistemas de información existentes para el manejo y control del Almacén e Inventarios de la entidad. Apoyar la elaboración, ejecución, control y seguimiento del Plan de Compras de

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8. 9. 10. 11. 12. 13.

la entidad con base en la programación de pedidos realizada por cada una de las dependencias. Ejercer control permanente sobre el estado y condiciones físicas de las dependencias de la entidad y garantizar la ejecución oportuna de los trabajos de mantenimiento y adecuación. Llevar a cabo el proceso de cotización, trámite de órdenes de compra, recepción, verificación, almacenamiento y distribución de los elementos adquiridos, reportando cualquier inconsistencia que se detecte. Tramitar la reparación y el mantenimiento de activos fijos, equipos de oficina, vehículos y demás equipos al servicio de la entidad, requeridos para el normal funcionamiento de ésta. Dar soporte logístico a las diversas reuniones celebradas en las salas de juntas de la Entidad. Responder ante las diferentes áreas de la entidad por la oportuna provisión de equipos, muebles, materiales, suministros y elementos de trabajo, observando la programación y normas establecidas. Realizar la evaluación de la calidad de los servicios prestados por la dependencia de acuerdo con las herramientas establecidas.

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I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Administrativa Servicios Generales -CRIF Coordinador de Grupo Técnico

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1.

Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la entidad en materia de administración, conservación y custodia de la información documental relacionada con las actividades y funciones de FONADE, y la recepción y envío de la correspondencia externa. 2. Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades del CRIF. 3. Establecer y mantener relaciones con entidades nacionales que participan en la producción y difusión de información especializada. 4. Mantener actualizados los registros y hacerle seguimiento permanente a los indicadores de gestión definidos para el área. 5. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. 6. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y la periodicidad requeridas. 7. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. 8. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. 9. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. 10. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. 11. Facilitar y propender por una fluida comunicación con los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas, para el buen desempeño de las labores del área y la entidad. 12. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo y al dominio de su disciplina profesional. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1.

2. 3. 4.

Participar en el diseño, organización, coordinación, ejecución y control de los planes, programas, proyectos o actividades en materia de conservación, clasificación y servicios de correspondencia, archivo y centro de documentación en general producidas por las diferentes dependencias de FONADE. Atender a los clientes externos que requieren y consultan la información, documentos y demás servicios relacionados con el Centro de Recursos de Información. Administrar y controlar el préstamo de libros, informes finales, planos y demás documentos relacionados con los proyectos que se manejan en la entidad. Apoyar la coordinación de los contratos que se suscriban para la prestación de

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los servicios del CRIF y la evaluación de dichos contratos de acuerdo con la periodicidad establecida en estos o por solicitud de su superior inmediato. 5. Responder por la actualización permanente de la base de datos bibliográfica de la entidad con la información de todos los documentos disponibles para consulta, de tal manera que se facilite este proceso y se pueda brindar un servicio oportuno y eficiente a los usuarios que la solicitan. 6. Administrar y custodiar los libros, documentos y demás material que le sean asignados al CRIF. 7. Diseñar, proponer, implementar y propender por la adecuada ejecución de procedimientos relacionados con la clasificación, conservación y custodia de documentos e información administrados por el CRIF y la correspondencia externa. 8. Coordinar, velar y propender por el manejo, administración y actualización de las Tablas de Retención Documental de FONADE. 9. Colaborar en la atención de las solicitudes de información a clientes externos, haciendo uso de los préstamos interbibliotecarios establecidos con universidades y demás instituciones. 10. Colaborar con las labores de recibo y envío a través de los servicios de mensajería externa contratados para este fin, la correspondencia local, nacional e internacional generada al interior de FONADE con destino a personas y entidades externas.

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5.2. RECURSOS HUMANOS I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Administrativa Recursos Humanos Subgerente Administrativa Profesional

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Gerencia General en materia de Administración de Personal. Asistir al superior inmediato y demás instancias superiores en el desarrollo de los proyectos, productos y actividades que le soliciten o le sean asignados como miembro de los equipos de trabajo en que participe. Proyectar, preparar y suscribir las comunicaciones y documentos que correspondan a su cargo. Atender las funciones y actividades de apoyo que requieran las dependencias de la organización en el desarrollo de los planes, proyectos, procesos y actividades. Coordinar de acuerdo con las directrices de su superior inmediato las actividades propias del grupo de Recursos Humanos. Representar a FONADE en eventos, reuniones y relaciones propias de las actividades que corresponden a las funciones de su cargo y en las que reciba delegación superior. Preparar y presentar oportunamente los informes que le sean solicitados por el superior inmediato, instancias superiores y otras dependencias, así como por los diferentes organismos de regulación y control. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. Facilitar y propender por una fluida comunicación con los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas, para el buen desempeño de las labores de coordinación y administración. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo y al dominio de su disciplina profesional.

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1.

Programar, organizar y controlar todos los aspectos relacionados con la administración del personal de FONADE, tales como planta, vacantes existentes,

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2. 3. 4. 5.

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registro y control del personal, etc., en coordinación con los jefes de las distintas áreas de la entidad. Diseñar, proponer, desarrollar y hacer seguimiento a las acciones encaminadas al mejoramiento del clima organizacional de la Entidad. Planear, ejecutar y realizar seguimiento a las labores desarrolladas con las funciones de Bienestar Social, Capacitación y Salud Ocupacional. Propender por la actualización permanente de las hojas de vida y demás documentos relacionados con los funcionarios de la Entidad. Recomendar acciones encaminadas a mantener actualizado el Manual de Funciones y Requisitos Mínimos y velar por su estricto cumplimiento. Así mismo, velar por el desarrollo, aprobación, actualización y divulgación del Reglamento Interno de Trabajo de la Entidad. Actualizarse permanentemente sobre toda la normatividad aplicable en materia de administración de personal y atender, en coordinación con la Asesoría Jurídica, los aspectos jurídicos - legales relacionados con esta materia. Realizar la liquidación de nómina, prestaciones sociales, aportes de seguridad social, parafiscales, indemnizaciones, liquidaciones, provisiones y demás pagos del personal de la Entidad y velar por su confiabilidad. Estudiar, analizar, elaborar, organizar, realizar y hacer seguimiento a los programas de inducción para los nuevos funcionarios de Fonade en coordinación con las demás áreas. Participar en el diseño, organización, coordinación, ejecución y control de los planes, programas, proyectos o actividades relacionados con la evaluación de desempeño en coordinación con las demás áreas. Realizar los trámites pertinentes de las solicitudes de permiso, comisiones, vacaciones y demás asuntos de personal de planta de FONADE. Coordinar y velar por el cabal cumplimiento de los procesos correspondientes a la vinculación del personal temporal requerido por la entidad. Expedir certificaciones laborales y aquellas que le sean asignadas por la Gerencia General. Coordinar y realizar trámites requeridos para la contratación y pago de servicios personales. Así mismo, administrar, controlar y manejar los sistemas de información relacionados con estos procesos. Proponer políticas, normas y procedimientos, y velar por el desarrollo de los trámites que le corresponde dentro del proceso relacionados con el manejo de los viáticos. Proponer programas de incentivos y reconocimiento a los funcionarios de la entidad que se destaquen por su desempeño. Promover entre los funcionarios de FONADE la participación en los programas ofrecidos por la Entidad en Capacitación, Salud Ocupacional y Bienestar Social y coordinar con la Caja de Compensación Familiar la prestación de servicios oportunos.

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I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Administrativa Recursos Humanos Coordinador Grupo Técnico

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

Brindar soporte técnico – logístico en el desarrollo de las actividades que se le encomienden, o de los procesos de apoyo administrativo o técnico que requiera Mantener los archivos de la dependencia, recolectar información y mantener actualizada la información sobre el área. Recolectar la información y elaborar las certificaciones que los clientes tanto internos como externos soliciten a la dependencia para la firma del superior inmediato o demás instancias que correspondan. Suministrar documentos y formatos que soliciten los funcionarios de la entidad y que tengan relación con los procesos y actividades que administra, maneja y controla la dependencia. Verificar, clasificar y controlar la correspondencia y demás documentación a su cargo o bajo la responsabilidad de la dependencia. Elaborar en forma oportuna los informes, estadísticas, correspondencia y demás documentos requeridos por el superior inmediato. Mantener actualizados los registros, informes y listados de la planta de personal de la entidad. Realizar el contacto telefónico requerido por su superior inmediato con las dependencias internas y externas correlacionadas. Mantener la discreción y reserva que sean necesarios sobre asuntos y documentos del área. Remitir al archivo central de la entidad los documentos correspondientes de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. Facilitar y propender por una fluida comunicación con los miembros del equipo de trabajo del área, las instancias superiores, demás áreas y dependencias de la entidad y con los funcionarios en general. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y la periodicidad requeridas. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo.

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III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Diligenciar los formularios de autoliquidación de seguridad social y aportes parafiscales y realizar las acciones necesarias para su trámite de acuerdo con las normas y procedimientos vigentes. Elaborar las resoluciones y demás actos administrativos requeridos como soporte de vacaciones, licencias, nombramientos o renuncias. Tramitar todas las afiliaciones requeridas para el ingreso de nuevos funcionarios a FONADE. Revisar la documentación necesaria para el ingreso del personal nuevo a la entidad. Realizar los trámites correspondientes al proceso de viáticos, de acuerdo con las normas y procedimientos vigentes. Recolectar la información y elaborar las certificaciones que los clientes tanto internos como externos soliciten a la dependencia para la firma del superior inmediato o demás instancias que correspondan. Realizar los trámites necesarios para el pago a entes externos tales como cooperativas, fondo de empleados, embargos judiciales, aportes voluntarios y a aquellos planes a los cuales se afilien los empleados. Realizar los trámites relacionados con la contratación y pagos de servicios personales de acuerdo con los procedimientos establecidos. Recolectar, codificar y procesar toda la información sobre novedades para la elaboración de la nómina.

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5.3. TECNOLOGÍA Y PROCESOS I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Administrativa Tecnología y Procesos Subgerente Administrativa Coordinador de Grupo

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1.

Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Gerencia General de FONADE. 2. Absolver consultas, prestar asistencia técnica y emitir conceptos en los asuntos encomendados por la administración. 3. Dirigir, coordinar y participar en las investigaciones y estudios confiados por la administración y proponer la aplicación de técnicas y procedimientos que apunten a la razonabilidad y confiabilidad de la información en estos asuntos. 4. Asistir y participar en representación de la entidad, en reuniones, consejos, juntas o comités de carácter oficial cuando sea convocado o delegado por la autoridad competente. 5. Programar, proyectar, preparar, elaborar y rendir o presentar los informes sobre las actividades desarrolladas por la dependencia, con la oportunidad y periodicidad requeridas, ante las instancias u organismos competentes. 6. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. 7. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. 8. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. 9. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. 10. Facilitar y propender por una fluida comunicación con los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas y funcionarios para el buen desempeño de las labores de coordinación y administración. 11. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo y al dominio de su disciplina profesional. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. 2. 3.

Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Gerencia General de FONADE en materia de Tecnología y Procesos. Diseñar políticas, procedimientos, estrategias, metodologías y planes de acción que apoyen el logro de los objetivos institucionales en materia informática y de procesos. Administrar los recursos informáticos para el cumplimiento de los objetivos trazados por la Gerencia General, tendientes a satisfacer las necesidades

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4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

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institucionales y de los clientes. Planear y dirigir el desarrollo de proyectos de mejoramiento y/o tecnología, que contribuyan a mejorar la calidad y la productividad de la Entidad. Planear el desarrollo del plan de seguridad y contingencia a nivel de informática. Planear el establecimiento y actualización de estándares para el desarrollo y/o adquisición de sistemas. Administrar el recurso humano a su disposición. Planear, ejecutar y evaluar los proyectos tecnológicos. Desarrollar planes específicos para la puesta en funcionamiento de las aplicaciones existentes. Investigar y promover el uso de nuevas tecnologías informáticas. Fomentar la cultura del uso de la tecnología. Propender por el uso óptimo de los recursos informáticos. Dotar a la dependencia de las herramientas tecnológicas requeridas para una adecuada gestión. Ejercer la interventoría de los contratos y proyectos tecnológicos asignados. Dotar a la Institución con los medios adecuados sobre la seguridad de la información. Responder por el presupuesto de la dependencia en tiempo y forma. Asesorar el proceso contractual con las personas naturales o jurídicas que apoyarán el desarrollo y/o adquisición de sistemas de información, el mantenimiento de hardware y software, y la interventoría de contratos. Planear, diseñar, desarrollar e implementar normas y procedimientos eficientes, oportunos y controlables para el correcto flujo, procesamiento y utilización de la información que se genera en la Entidad en cumplimiento de su objeto social. Así mismo, mantener actualizadas dichas normas y procedimientos. Desarrollar un trabajo de mejoramiento continuo a través de la optimización de los procesos, procedimientos y métodos de trabajo. Establecer y velar por la estandarización de formas, documentos y manuales de la entidad. Realizar estudios de mejoramiento organizacional definiendo la estructura, funciones y cargas de trabajo. Participar en un trabajo de mejoramiento continuo a través de la automatización de los procesos. Fomentar la cultura e inculcar en el personal de la dependencia la filosofía de la calidad total y el mejoramiento continuo del servicio. Implementar herramientas de gestión del personal (administración por objetivos y métodos de evaluación) Evaluar la gestión de las personas naturales o jurídicas que se contraten para apoyar la labor de la dependencia.

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I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Administrativa Tecnología y Procesos Coordinador de Grupo Profesional

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Gerencia General de FONADE. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y la periodicidad requeridas. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. Facilitar y propender por una fluida comunicación con los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas y funcionarios para el buen desempeño de las labores del área y la entidad. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo y al dominio de su disciplina profesional.

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Evaluar, planear, supervisar, desarrollar, controlar, documentar y ejecutar los proyectos asignados por el superior inmediato. Mantener las aplicaciones asignadas, de acuerdo con las necesidades y requerimientos institucionales. Desarrollar planes específicos para la puesta en funcionamiento de las aplicaciones existentes. Participar en el diseño de los sistemas de información para facilitar la toma de decisiones a nivel gerencial, operacional, entre otros. Supervisar y garantizar, junto con el usuario, el correcto funcionamiento de las aplicaciones y los mantenimientos a estas. Identificar los nuevos requerimientos sobre los sistemas de información institucionales y planear alternativas de solución. Administrar y mejorar el desempeño de las bases de datos de los proyectos a su cargo. Proponer las herramientas tecnológicas requeridas para el logro de los objetivos de la dependencia. Desarrollar los programas necesarios para cumplir con los requerimientos y

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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FONADE

necesidades informáticas de las áreas asignadas. 10. Investigar y promover el uso de nuevas tecnologías informáticas. 11. Atender los requerimientos informáticos de las áreas, para los sistemas asignados. 12. Apoyar al superior para el cumplimiento de los objetivos trazados por el área, tendientes a satisfacer las necesidades institucionales y de los clientes. 13. Administrar la red y los servidores utilizados en la Institución (Racks, switches, cableado, modems, router, proxy, wins, DHCP, UPSs, ALCATEL 4400,etc). 14. Desarrollar, actualizar y administrar la seguridad de las diferentes plataformas informáticas institucionales. 15. Ejecutar los procesos para la obtención de los archivos de respaldo, de acuerdo con el procedimiento y frecuencias definidas. 16. Apoyar el proceso de pruebas de contingencia de la dependencia. 17. Mantener en perfecto estado de funcionamiento los equipos de comunicaciones. 18. Garantizar la seguridad de los equipos y de la información que manejan las diferentes dependencias de la Entidad. 19. Apoyar en los casos necesarios, el cumplimiento de las funciones de seguridad y el sistema de servicio al cliente (“Help Desk”). 20. Proponer a su superior inmediato las herramientas tecnológicas requeridas para su función. 21. Proponer los estándares, políticas y procedimientos relacionados con su función. 22. Velar por la suficiente y adecuada seguridad en los sistemas de información institucionales 23. Dotar a la Institución con los medios adecuados sobre seguridad de la información.

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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5.4. DESEMBOLSOS I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Administrativa Desembolsos Subgerente Administrativa Ejecutivo

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 10. 11. 12.

Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Gerencia General de FONADE. Analizar, proyectar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la dependencia. Suministrar información permanente y oportuna a los funcionarios de la dependencia y mantenerlos actualizados acerca de los cambios o modificaciones en los procesos. Realizar seguimiento y velar por el cumplimiento de las metas fijadas con base en los indicadores de gestión. Desarrollar las actividades relacionadas con el plan de acción de la Entidad. Resolver las inquietudes y preparar respuesta a las solicitudes formuladas por los clientes internos y externos sobre asuntos de su competencia. Revisar y evaluar toda la correspondencia que se reciba en la dependencia y asignarla a los funcionarios con las instrucciones correspondientes para los trámites respectivos. Apoyar las acciones que propendan por el eficiente desempeño de los funcionarios de la dependencia y evaluar sus actividades. Asistir y participar en las reuniones a que sea convocado. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas. Responder por la seguridad de los documentos y elementos de trabajo de carácter manual, mecánico o electrónico dado para el desarrollo de sus labores. Coordinar la preparación de los informes con destino a los organismos de vigilancia y control y a los clientes. Informar al superior inmediato sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos encomendados. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo.

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1.

Apoyar a la Subgerencia Técnica en el seguimiento y análisis del componente

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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FONADE

presupuestal de los convenios suscritos en el giro ordinario del negocio de FONADE. 2. Coordinar las labores de control presupuestal de los ingresos y egresos de los recursos de los convenios suscritos por FONADE, en concordancia con las políticas establecidas por la Gerencia General. 3. Propender por el registro, administración y actualización de la información pertinente en el sistema de información presupuestal disponible para este fin. 4. Expedir las asignaciones y plan de pagos del giro ordinario del negocio de FONADE. 5. Coordinar todas las actividades relacionadas con el trámite de pagos. 6. Administrar el manejo de los recursos financieros de la entidad a través de los procesos propios de la gestión de pagaduría, con la eficiencia, seguridad y oportunidad que exige una adecuada administración. 7. Manejar las claves de los sistemas transaccionales y las firmas registradas ante las entidades financieras. 8. Administrar los sistemas transaccionales y de custodia de títulos valores utilizados por la entidad, de acuerdo con las atribuciones definidas (DECEVAL, DCV). 9. Coordinar el manejo y control de las cuentas bancarias de FONADE y velar porque se lleven los libros requeridos. 10. Asegurar que se cumplen los controles y procedimientos establecidos para reducir el riesgo operativo e informar de los errores y discrepancias detectados. 11. Mantener bajo su custodia los títulos valores y demás documentos que acreditan la existencia de los activos corrientes de la entidad o que ella administra y de las obligaciones contraídas con terceros. 12. Coordinar la preparación, organización, elaboración, control y entrega de los informes que sean requeridos, sobre la situación y movimiento de los recursos, conforme a la metodología e instrucciones administrativas, presupuestales, contables y fiscales vigentes y con la periodicidad establecida.

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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FONADE

I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Administrativa Desembolsos –Funciones Presupuesto Coordinador de Grupo Técnico

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Colaborar en la preparación de respuesta a consultas internas y externas formuladas sobre asuntos de competencia de la dependencia. Apoyar el registro de información en el sistema, relacionada con los convenios y derivados. Participar en las reuniones a que sea convocado. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas. Responder por la seguridad de los documentos y elementos de trabajo de carácter manual, mecánico o electrónico dado para el desarrollo de sus labores. Informar al superior inmediato sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos encomendados. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. Facilitar y propender por una fluida comunicación con los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas y funcionarios para el buen desempeño de las labores de coordinación y administración. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato, acordes con la naturaleza del cargo.

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Ingresar en el sistema el presupuesto inicial de convenios. Registrar en el sistema el ingreso de recursos de convenios. Elaborar asignaciones presupuestales y el plan de pagos del giro ordinario del negocio, verificando la existencia de recursos en el rubro correspondiente. Anular las asignaciones, los planes de pago y registros presupuestales a solicitud de los gerentes de convenio. Realizar seguimiento a la ejecución de recursos de convenios. Elaborar mensualmente los extractos financieros de cada uno de los convenios. Llevar el control a la ejecución presupuestal de convenios y contratos

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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FONADE

I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Administrativa Desembolsos –Funciones Revisión Desembolsos Coordinador de Grupo Profesional

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1.

Colaborar en la preparación de respuesta a consultas internas y externas formuladas sobre asuntos de competencia de la dependencia. 2. Apoyar el registro de información en el sistema, relacionada con los convenios y derivados. 3. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas. 4. Responder por la seguridad de los documentos y elementos de trabajo de carácter manual, mecánico o electrónico dado para el desarrollo de sus labores. 5. Informar al superior inmediato sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos encomendados. 6. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. 7. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. 8. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. 9. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. 10. Facilitar y propender por una fluida comunicación con los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas y funcionarios para el buen desempeño de las labores de coordinación y administración. 11. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. 12. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato, acordes con la naturaleza del cargo. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. 2.

Realizar los trámites necesarios para la corrección de las inconsistencias de desembolsos. Garantizar que la revisión de desembolsos y sus soportes sea idónea e integral, en cumplimiento con las normas y requisitos vigentes.

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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FONADE

I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Administrativa Desembolsos –Funciones Revisión Desembolsos Coordinador de Grupo Técnico

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1.

Colaborar en la preparación de respuestas a consultas internas y externas formuladas sobre asuntos de competencia de la dependencia. 2. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas. 3. Responder por la seguridad de los documentos y elementos de trabajo de carácter manual, mecánico o electrónico dado para el desarrollo de sus labores. 4. Informar al superior inmediato sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos encomendados. 5. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. 6. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. 7. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. 8. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. 9. Facilitar y propender por una fluida comunicación con los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas y funcionarios para el buen desempeño de las labores del área. 10. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. 11. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato, acordes con la naturaleza del cargo. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. 2. 3. 4.

Procesar los pagos verificando que estos cumplen con los requisitos establecidos, la consistencia en los soportes, los anexos y las condiciones contractuales. Tramitar la devolución de desembolsos. Registrar en el sistema de seguimiento de desembolsos, la recepción y entrega de estos a las dependencias pertinentes. Centralizar la recepción y entrega de desembolsos a las dependencias pertinentes.

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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FONADE

I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Administrativa Desembolsos –Funciones Pagaduría Coordinador de Grupo Profesional

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Gerencia General de FONADE en materia de administración de efectivo. Elaborar y entregar los diferentes informes solicitados con la calidad y oportunidad necesarias. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. Facilitar y propender por una fluida comunicación con los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas y funcionarios para el buen desempeño de las labores del área y la entidad. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo y al dominio de su disciplina profesional.

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. 2. 3.

4. 5. 6. 7.

Manejar y controlar las cuentas bancarias de la Entidad y llevar control sobre saldos diarios, traslados, débitos, consignaciones, etc. Solicitar diariamente los saldos de bancos mediante las herramientas existentes, ya sea video línea, fax o teléfono. Generar el informe de conciliación bancaria para ser enviado a las entidades financieras correspondientes y gestionar ante dichas entidades la devolución de las partidas correspondientes y el envío de los soportes requeridos para los registros del caso. Efectuar el cruce de partidas conciliatorias con las entidades financieras y el ajuste respectivo. Contabilizar las notas correspondientes a intereses en cuentas bancarias y al gravamen a los movimientos financieros. Revisar diariamente los saldos en bancos frente a los saldos en libros con el fin de realizar los ajustes respectivos e informar a quien corresponda sobre el concepto de ingresos pendientes. Manejar relaciones y contactos con los funcionarios de las entidades financieras

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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FONADE

8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

con las cuales la Entidad realiza operaciones y hacerle seguimiento y control a los acuerdos establecidos entre éstas y FONADE. Realizar el manejo integral de las video líneas (pagos ACH, consultas de saldos y movimientos, etc.). Procesar las operaciones pactadas por los funcionarios encargados de la negociación de inversiones, cumpliendo con las políticas, metodologías y procedimientos establecidos por la Entidad. Manejar los sistemas transaccionales y de custodia de títulos valores utilizados por la Entidad, de acuerdo con las atribuciones definidas (DECEVAL y DCV). Verificar que las condiciones de la negociación estén definidas en los tickets de inversión. Realizar el cumplimiento de las operaciones de inversión y liquidación generadas en la dependencia responsable de la negociación. Realizar la revisión de títulos físicos y cartas de compromiso de las entidades emisoras. Generar las cartas de redención, cobro de intereses, fraccionamiento de títulos y reinversión. Elaborar las consignaciones de cheques por concepto de redención o cobro de intereses.

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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FONADE

I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Administrativa Desembolsos –Funciones Pagaduría Coordinador de Grupo Técnico

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Brindar soporte técnico logístico en el desarrollo de las actividades que se le encomienden y de los procesos de apoyo administrativo y técnico que le sean asignados. Aportar de acuerdo con el campo de formación y experiencia los elementos que requiera el desarrollo de trabajos y tareas que le sean encomendadas. Realizar la entrega de los cheques a los beneficiarios, teniendo en cuenta las normas de seguridad y procedimientos establecidos. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y la periodicidad requeridas. Remitir al archivo central de la entidad los documentos correspondientes de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y la periodicidad requeridas. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. Facilitar y propender por una fluida comunicación con los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas y funcionarios para el buen desempeño de las labores del área y la entidad. Las demás funciones que le asigne su jefe inmediato relacionadas con la naturaleza del cargo.

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. 2. 3.

Realizar los trámites y diligencias relacionados con la gestión de la pagaduría, de acuerdo con las instrucciones de su jefe inmediato, observando la seguridad de los documentos y confidencialidad de la información. Realizar la labor de mensajería y trámites requeridos en las diferentes transacciones financieras de la entidad, aportando iniciativa y dinamismo que contribuyan a la optimización de la gestión. Visitar permanentemente las entidades financieras con las cuales FONADE tiene relación, para recoger la correspondencia con destino a éste.

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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FONADE

4.

Preparar documentos y transcribir contenidos en los equipos de cómputo y demás medios disponibles, cuando le sea indicado por el superior inmediato o corresponda a procesos o procedimientos que le han sido asignados con la calidad y oportunidad necesarias. 5. Recibir las llamadas telefónicas y transmitir los mensajes correspondientes al superior inmediato. 6. Efectuar las llamadas que le sean solicitadas por el superior inmediato. 7. Atender a los clientes internos y externos, orientarlos sobre los funcionarios del área que pueden atender sus necesidades y suministrarles la información que sea pertinente de acuerdo con las instrucciones de su superior inmediato. 8. Revisar y clasificar los documentos y correspondencia que se tramitan en el área y trasladar a quienes corresponda, de acuerdo con las instrucciones del superior inmediato, la oportunidad y calidad requerida. 9. Administrar y mantener organizados y actualizados los archivos que le sean asignados. 10. Informar oportunamente al superior inmediato sobre las diferentes reuniones internas y externas a las cuales deba asistir, relacionadas con el desempeño de sus funciones.

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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6.

SUBGERENCIA FINANCIERA

Con sujeción a lo establecido en el artículo 8 numeral 8.9 del Decreto 288 del 29 de enero de 2004, la Subgerencia Financiera de FONADE coordinará el desarrollo de actividades de los Grupos de Trabajo de Negociación, Presupuesto, Contabilidad y Estructuración de Proyectos. DEPENDENCIA

NIVEL

SUBGERENCIA FINANCIERA

Directivo

Grupo de Negociación

Profesional

Grupo de Presupuesto

Profesional

Grupo Contabilidad

Ejecutivo Profesional Técnico

Grupo Estructuración de Proyectos

Ejecutivo Profesional

Adicionalmente, el presente Manual incorpora funciones de carácter transitorio correspondientes a la comercialización y otorgamiento de créditos y a la administración de cartera.

6.1. NEGOCIACION I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Financiera Negociación Subgerente Financiero Profesional

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1.

Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Gerencia General de FONADE. 2. Entregar a las dependencias correspondientes la información requerida en los tiempos solicitados y por los mecanismos establecidos. Esta información debe estar verificada antes de ser remitida. 3. Dar estricto cumplimiento al Código de Ética y Conducta vigente en la Entidad en el desarrollo de su gestión, especialmente sobre los puntos de practicas inaceptables e inseguras, conflictos de intereses, confidencialidad de la información y manejo de información privilegiada tanto interna como del mercado. 4. Implantar y cumplir las políticas, metodologías y procedimientos definidas por el Comité Integral de Riesgos y por la Junta Directiva. 5. Emitir los reportes que permitan una adecuada información, seguimiento y control de sus actividades. 6. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. 7. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. 8. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. 9. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. 10. Programar, preparar, elaborar y presentar informes con la oportunidad y periodicidad requeridas, ante las instancias u organismos que las requieran. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1.

2.

Hacer la colocación de los excedentes de liquidez en instrumentos de mercado de capitales mediante la constitución de portafolios de inversión tanto de los recursos de los convenios como de los propios de FONADE, bajo parámetros de seguridad y mínimo riesgo y buscando la generación de la mayor rentabilidad posible y por ende el mayor retorno sobre los montos administrados, teniendo en cuenta todas las variables de costo, plazo, liquidez, riesgo y rentabilidad que se presentan. Controlar el cumplimiento de la normatividad vigente respecto al manejo del portafolio de inversiones expedida por los organismos de control sobre Inversiones.

FONADE

3. 4.

5.

6. 7. 8. 9. 10.

11.

12. 13. 14.

Efectuar la negociación de compra - venta de divisas directamente con el sector financiero. Garantizar la consecución oportuna de fondos, para cubrir los desembolsos provenientes de las obligaciones contractuales tanto de los convenios como FONADE con los clientes. La gestión realizada debe buscar siempre el mayor beneficio para la entidad y debe hacerse con base en los procedimientos autorizados para tal fin. Cumplir con parámetros de seguridad en el cierre de las operaciones, con el registro de las mismas dejando constancia de las condiciones y términos de la negociación, incluyendo aspectos como la contraparte, el monto, la tasa pactada, el plazo y el cumplimiento, entre otros. (La Entidad debe procurar que las operaciones efectuadas vía telefónica sean grabadas). Validar con la dependencia respectiva, los valores de redención y el monto de los cobros de intereses de las inversiones de portafolio, aclarando cualquier diferencia que se llegue a presentar. Establecer en coordinación con las dependencias relacionadas, los procedimientos que permitan definir la información requerida para elaborar el flujo de caja de la entidad. Establecer en coordinación con la subgerencia técnica y los funcionarios encargados de la gestión de medición de riesgos, los sistemas que sirvan para proyectar y controlar los flujos de caja de los convenios administrados. Realizar informes de gestión en los que se analicen los resultados obtenidos, con destino a las directivas de la Entidad a través del Comité Integral de Riesgos. Proponer al Comité Integral de Riesgos, a través los funcionarios encargados de la gestión de medición de riesgos, nuevas oportunidades de negocio (productos/mercado) para su aprobación e inclusión en la política de gestión de riesgos de la Entidad. Participar activamente en el desarrollo del Plan de Contingencia de Sistemas que permita a la entidad actuar rápida y eficientemente ante un posible siniestro o emergencia y se minimicen sus consecuencias en la actividad de la negociación. Realizar un seguimiento a las mediciones de riesgo elaborados por funcionarios encargados de la gestión de medición de riesgos en el mercado de capitales. Contribuir al desarrollo comercial de FONADE mediante el estudio e investigación de las mejores oportunidades de colocación de recursos. Dar apoyo a las diferentes dependencias de FONADE que requieren del concurso de los funcionarios encargados de la negociación.

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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FONADE

6.2. PRESUPUESTO I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Financiera Presupuesto Subgerente Financiero Profesional

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. 2. 3. 4.

5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Gerencia General de FONADE en materia de manejo presupuestal. Llevar a cabo el control de la programación y la ejecución presupuestal de acuerdo con la normas y procedimientos vigentes. Elaborar, analizar y presentar a cada uno de los centros de responsabilidad e instancias superiores de FONADE, con la periodicidad que sea requerida, los informes sobre la ejecución presupuestal. Preparar y organizar la elaboración, control y entrega de los informes que sean requeridos, sobre la situación y movimiento de los recursos conforme a la metodología e instrucciones administrativas, presupuestales y fiscales vigentes y con la periodicidad establecida. Apoyar a otras dependencias en el control de gestión y generación de los diferentes informes requeridos por clientes internos y externos, relacionados con las actividades que involucran el componente presupuestal. Brindar apoyo al área en tareas de tipo operativo y administrativo. Registrar, administrar y actualizar la información pertinente en el sistema de información financiero disponible para este fin. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y la periodicidad requeridas. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. Facilitar y propender por una fluida comunicación entre los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas y funcionarios para el buen desempeño de las labores del área y la entidad. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo y al dominio de su disciplina profesional.

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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FONADE

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Participar en la formulación, elaboración, ejecución, evaluación, control y seguimiento de las políticas y los planes generales de la entidad y específicamente en lo referente al manejo presupuestal. Apoyar a la Gerencia General y centros de responsabilidad en el seguimiento y análisis de los planes de la entidad en su componente presupuestal. Hacer el control presupuestal de los ingresos y egresos de los recursos del Presupuesto Nacional y de los recursos propios de FONADE. Elaborar los Certificados de Disponibilidad y Registros Presupuestales, tanto para aquellos recursos propios de FONADE, como para los recursos asignados como unidad ejecutora del Presupuesto Nacional que administra la entidad. Certificar la disponibilidad presupuestal de recursos para efectuar los pagos de los diferentes compromisos adquiridos por la entidad. Llevar a cabo el control a la ejecución presupuestal de acuerdo con la normas y procedimientos vigentes. Realizar los trámites presupuestales necesarios para ejecutar los recursos que se asignen a FONADE como unidad ejecutora del Presupuesto Nacional.

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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FONADE

6.3. CONTABILIDAD I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Financiera Contabilidad Subgerente Financiero Ejecutivo

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Gerencia General de FONADE en materia de contabilidad. Programar, dirigir, coordinar y controlar las operaciones contables y tributarias de la Entidad de acuerdo con las normas legales vigentes. Preparar y presentar informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas. Apoyar a la Gerencia General y a las Subgerencias en los temas concernientes a la información contable y tributaria de la Entidad. Atender los requerimientos de información tanto internos como externos, relacionados con el manejo contable y tributario de las operaciones de la Entidad. Asesorar permanentemente a los miembros del equipo de trabajo en los temas contables con el fin de garantizar el correcto desarrollo de sus funciones. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. Capacitar a las personas que conformen el equipo de trabajo o a funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. Facilitar y propender por una fluida comunicación con los miembros del equipo de trabajo, con los superiores y con los demás funcionarios para el buen desempeño de su dependencia. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato, inherentes a la naturaleza del cargo con responsabilidad, idoneidad, ética y criterio profesional dentro del marco de la Constitución Nacional, la Ley y las Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas.

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1.

Garantizar el cumplimiento de las obligaciones relativas a la información contable y tributaria, dentro de los plazos establecidos y de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, tales como presentación y transmisión de

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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FONADE

2. 3. 4. 5.

6.

Estados Financieros, Declaraciones Tributarias, Certificados de Retención en la Fuente, Medios Magnéticos, Requerimientos de Información, entre otros. Coordinar y controlar que las operaciones se registran contablemente con la oportunidad requerida de acuerdo con la normatividad legal vigente. Coordinar y controlar la elaboración, presentación y sustentación de los Estados Financieros de la Entidad y demás información requerida de acuerdo con las normas legales vigentes. Certificar con su firma los Estados Financieros y demás documentos de índole contable que se requieran en cumplimiento de las obligaciones que debe cumplir la Entidad. Velar porque se efectúe el análisis, control y seguimiento contable a las cuentas del Balance General, del Estado de Resultados y demás información que se genere en la dependencia, con el fin de garantizar su razonabilidad, confiabilidad y veracidad. Coordinar con las demás dependencias de la Entidad los requerimientos de información necesarios para el registro oportuno y confiable de la información contable.

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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FONADE

I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Financiera Contabilidad Coordinador de Grupo Profesional

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Gerencia General de FONADE en materia de contabilidad. Elaborar, presentar y sustentar los Estados Financieros de la Entidad y demás información requerida de acuerdo con las normas legales vigentes. Elaborar y sustentar la Información Financiera, Económica y Social que se transmite a la Contaduría General de la Nación y demás entes de control de acuerdo con las normas legales vigentes. Efectuar el análisis, control y seguimiento a las cuentas del Balance General y del Estado de Resultados y demás información que le sea asignada y realizar los ajustes que sean necesarios con el fin de garantizar su razonabilidad. Atender los requerimientos de información tanto internos como externos relacionados con el manejo contable. Preparar y presentar informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas. Archivar, administrar y controlar los documentos contables generados en el desarrollo de sus funciones. Asesorar permanentemente a los miembros del equipo de trabajo en los temas contables con el fin de garantizar el correcto desempeño de sus funciones. Apoyar a las dependencias de la Entidad en los temas concernientes con la información contable de la Entidad. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. Participar en el desarrollo de actividades conjuntas a que sea convocado con otras áreas o equipos de trabajo de la Entidad. Capacitar a los demás funcionarios del equipo de trabajo sobre las funciones que desarrolla. Facilitar y propender por una fluida comunicación con los miembros del equipo de trabajo y con las demás áreas para el buen desempeño de las labores asignadas. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato, inherentes a la naturaleza del cargo con responsabilidad, idoneidad, ética y criterio profesional dentro del marco de la Constitución Nacional, la Ley y las Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas.

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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FONADE

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1.

Controlar que la información contable sea registrada oportunamente de acuerdo con la normatividad legal vigente. 2. Elaborar, presentar y sustentar los Estados Financieros de la Entidad y demás información requerida de acuerdo con las normas legales vigentes. 3. Elaborar y sustentar la Información Financiera, Económica y Social que reporta a la Contaduría General de la Nación y demás entes de control de acuerdo con las normas legales vigentes. 4. Efectuar el análisis, control y seguimiento a las cuentas del Balance General y al Estado de Resultados, y demás información que le sea asignada y realizar los ajustes a los Estados Financieros que sean necesarios con el fin de garantizar su razonabilidad. 5. Efectuar dentro de los plazos establecidos la transmisión de estados financieros y declaraciones tributarias. 6. Coordinar y supervisar las operaciones contables de la entidad en especial aquellas que tengan relación con las normas tributarias vigentes sobre la materia. 7. Registrar, analizar y validar la información contable relacionada con Impuestos de Timbre, Retención en la Fuente, Predial, Vehículos, Renta e ICA, entre otros. 8. Cumplir oportunamente con las obligaciones relativas a la información contable y tributaria dentro de los plazos establecidos y de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, así Presentación de Estados Financieros, Declaraciones Tributarias, Certificados de Retención en la Fuente, Medios Magnéticos, Requerimientos de Información, entre otras. 9. Controlar que la información contable, tributaria sea registrada oportunamente de acuerdo con la normatividad legal vigente. 10. Elaborar, analizar y sustentar las declaraciones tributarias, requerimientos de información, medios magnéticos y certificados de Retención en la Fuente, que se presentan tanto de Impuestos Nacionales como Distritales, de acuerdo con la normatividad legal vigente.

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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FONADE

I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Financiera Contabilidad Coordinador de Grupo Técnico

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Archivar, administrar y controlar los documentos generados en Contabilidad y aquellos que pudieren ser consultados tan pronto sean ingresados, revisados y consolidados. Atender las llamadas telefónicas y transmitir los mensajes correspondientes a los funcionarios de la dependencia. Revisar y clasificar los documentos y correspondencia que se tramitan en el área y trasladar a quienes corresponda de acuerdo con las instrucciones del superior inmediato. Administrar y controlar los elementos de oficina suministrados para su utilización en el área. Proyectar, elaborar y presentar oportunamente los informes para la aprobación del superior inmediato. Atender los requerimientos de información tanto internos como externos relacionados con el manejo contable. Participar en el desarrollo de actividades conjuntas a que sea convocado con otras áreas o equipos de trabajo de la Entidad. Preparar y presentar informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. Capacitar a los demás funcionarios del equipo de trabajo sobre las funciones que desarrolla. Facilitar y propender por una fluida comunicación con los miembros de los equipos de trabajo y con las demás áreas para el buen desempeño de las labores asignadas. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato, inherentes a la naturaleza del cargo, con responsabilidad, idoneidad, ética y criterio profesional dentro del marco de la Constitución Nacional, la Ley y las Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas.

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1.

Efectuar el análisis contable y seguimiento a las cuentas del Balance General y

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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FONADE

2.

3.

4. 5.

al Estado de Resultados, y demás información que le sea asignada y realizar los ajustes a los Estados Financieros que sean necesarios con el fin de garantizar su confiabilidad y razonabilidad. Analizar, registrar y validar la información contable tales como: facturas, desembolsos, comprobantes de ingreso, comprobantes de egreso, notas bancarias, traslados, movimientos de cartera, movimientos de nómina, cuotas de administración, portafolio de inversiones, compras y bajas de activos, depreciaciones y amortizaciones de activos, bienes recibos en dación en pago, ajustes por inflación, obligaciones con terceros, ingresos diferidos, entre otras, de acuerdo con la normatividad legal vigente. Elaborar, analizar, controlar y efectuar seguimiento a las conciliaciones de cuentas del Balance General y del Estado de Resultados tanto de FONADE como de convenios y efectuar los ajustes que sean necesarios con el fin de garantizar su confiabilidad y razonabilidad. Participar en la transmisión de los Estados Financieros y demás reportes solicitados por las entidades de vigilancia y control o por la Gerencia o Subgerencias. Efectuar las conciliaciones de información y resultados que sean necesarias con las demás áreas de la Entidad, con el fin de unificar información de acuerdo con las normas y procedimientos vigentes.

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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FONADE

6.4. ESTRUCTURACION DE PROYECTOS I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Financiera Estructuración de Proyectos Subgerente Financiero Ejecutivo

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1.

Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Gerencia General de FONADE. 2. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. 3. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. 4. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. 5. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. 6. Participar en la formulación, coordinación, ejecución, control de las políticas y los planes generales de la entidad, específicamente en lo referente a la Estructuración de Proyectos. 7. Facilitar y propender por una fluida comunicación entre los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas y funcionarios para el buen desempeño de las labores de la dependencia y la entidad. 8. Velar por el cumplimiento de lo pactado en los convenios suscritos y por la calidad de los resultados. 9. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. 10. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo y al dominio de su disciplina profesional. III. FUNCIONES ESPECIFICAS 1.

2.

3.

Coordinar el seguimiento de los convenios interadministrativos en los que se haya establecido que FONADE realiza actividades de asesoría financiera, estructuración y reestructuración financiera, consecución de recursos, evaluación financiera de proyectos y banca de inversión y velar por el cumplimiento de las obligaciones que asume la entidad para el desarrollo de estos convenios. Coordinar el seguimiento de las contrataciones derivadas de los convenios relacionados con asesoría financiera, estructuración y reestructuración financiera, consecución de recursos, evaluación financiera de proyectos y banca de inversión. Apoyar a FONADE en la identificación y evaluación de entidades objeto de alianzas con el fin de cumplir con los objetivos de Estructuración de Proyectos.

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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FONADE

4. 5. 6. 7. 8.

Coordinar la elaboración de los conceptos requeridos para viabilizar los negocios de Estructuración de Proyectos. Realizar diagnóstico sobre la fase del proyecto (se encuentra en Datos iniciales, prefactibilidad, factibilidad, ampliación), verificar la consistencia de la información y su alcance. Establecer alternativas para desarrollo de proyectos y evaluar la viabilidad financiera de las mismas. Consolidar los informes técnico, legal, financiero, social generados en desarrollo de la línea de estructuración y presentar para su aprobación. Monitorear y actualizar la estructura de costeo y tasas de interés diseñadas para la línea de negocio.

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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FONADE

I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Financiera Estructuración de Proyectos Subgerente Financiero Profesional

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Gerencia General de FONADE. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. Participar en la formulación y desarrollo de los Planes de Acción de los equipos de trabajo. Desarrollar conjuntamente con otras áreas de la entidad los proyectos, actividades y tareas que le sean asignadas. Atender telefónica y personalmente las necesidades de los clientes de estructuración con el fin de orientarlos y acopiar la información necesaria que permita determinar la viabilidad en el apoyo y financiamiento de un proyecto de estructuración. Redactar y elaborar la correspondencia requerida, relacionada con el desarrollo de los negocios de estructuración. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique sobre las funciones que desarrolla. Facilitar y propender por una fluida comunicación con los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas y funcionarios para el buen desempeño de las labores del área y la Entidad. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo y al dominio de su disciplina profesional.

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. 2.

Brindar atención integral al cliente mediante el desarrollo de las actividades y tareas de orden operativo y técnico requeridas de acuerdo con las normas y procedimientos vigentes. Ayudar en la formación, definición de enlaces y fortalecimiento en la

PROCESOS – MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

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FONADE

3. 4.

5. 6. 7. 8.

dependencia. Registrar en los sistemas de información disponibles, la información correspondiente a la gestión de estructuración en la cual participa de acuerdo con las normas y procedimientos vigentes. Atender telefónica y personalmente las necesidades de los clientes de estructuración con el fin de orientarlos y acopiar la información necesaria que permita determinar la viabilidad en el apoyo y financiamiento de un proyecto de estructuración. Elaborar los conceptos necesarios para viabilizar los negocios de estructuración financieros y técnicos. Elaborar informes relacionados con el comportamiento de los diferentes negocios a su cargo o de la dependencia en coordinación con sus superiores. Hacer seguimiento interno al desarrollo del negocio y brindar la información requerida por los clientes de estructuración. Llevar un control del avance de cada uno de los convenios y los costos generados por su administración.

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6.5. FUNCIONES TRANSITORIAS CREDITO Y CARTERA I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Financiera Subgerente Financiero Ejecutivo

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Gerencia General de FONADE. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. Participar en la formulación y desarrollo de los Planes de Acción de los equipos de trabajo. Desarrollar conjuntamente con otras áreas de la entidad los proyectos, actividades y tareas que le sean asignadas. Redactar y elaborar la correspondencia requerida, relacionada con el desarrollo de los negocios de estructuración. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique sobre las funciones que desarrolla. Facilitar y propender por una fluida comunicación con los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas y funcionarios para el buen desempeño de las labores del área y la Entidad. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo y al dominio de su disciplina profesional.

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1.

2.

Coordinar el proceso de análisis de las solicitudes de crédito mediante la asignación de las solicitudes a los profesionales de análisis, la revisión de los informes preparados por estos, los modelos desarrollados y el planteamiento de ajustes a los mismos. Mantener constante contacto con el mercado, con el objeto de conocer oportunamente aspectos que pueden afectar el normal desarrollo de las operaciones crediticias.

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3. 4. 5. 6. 7.

Convocar y someter a consideración del Comité de Crédito las solicitudes de crédito. Asistir como invitado a las diferentes instancias de aprobación de la entidad y presentar y sustentar las operaciones de crédito. Emitir un concepto sobre la viabilidad de la solicitud de crédito. Notificar las decisiones adoptadas por las instancias de aprobación de la entidad. Coordinar la solicitud de las aclaraciones presentadas en las instancias de aprobación.

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I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Financiera Subgerente Financiero Profesional

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Gerencia General de FONADE. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. Participar en la formulación y desarrollo de los Planes de Acción de los equipos de trabajo. Desarrollar conjuntamente con otras áreas de la entidad los proyectos, actividades y tareas que le sean asignadas. Redactar y elaborar la correspondencia requerida, relacionada con el desarrollo de los negocios de estructuración. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique sobre las funciones que desarrolla. Facilitar y propender por una fluida comunicación con los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas y funcionarios para el buen desempeño de las labores del área y la Entidad. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo y al dominio de su disciplina profesional.

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. 2. 3. 4.

Administrar y mantener actualizada la aplicación de cartera de FONADE, registrando todas las novedades. Controlar y custodiar los documentos soporte de la contabilización de operaciones de crédito. Entregar para efecto de cobranzas los informes necesarios que permitan adelantar el cobro administrativo Revisar la fidelidad y consistencia de la información producida por la aplicación de cartera, de manera que garantice que refleja con exactitud la situación de la cartera de FONADE.

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5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30.

Entregar a Contabilidad la información necesaria para que esa dependencia consigne en los libros de contabilidad la información de la cartera. Transmitir a las entidades de vigilancia y control, la información requerida, con la debida oportunidad. Mantener actualizado los sistemas de Administración de cartera con la estructura de provisiones definida en las políticas de la Entidad. Procurar el mantenimiento actualizado de las bases de datos de la cartera acorde con los lineamientos y estándares definidos en la Entidad. Atender las solicitudes de los clientes, liquidar, enviar información, etc. Coordinar con los demás funcionarios de la dependencia, la realización de actividades que garanticen el cumplimiento de requerimientos o actividades propias de la administración de la cartera. Conocer el plan de recuperación de cartera. Participar en los procesos de implementación o desarrollo de los sistemas de información que conciernen a la administración de la cartera de la Entidad. Producir informes sobre inconsistencias y errores en la ejecución de los procesos del sistema de administración de cartera. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. Realizar la inspección a los inmuebles objeto de hipoteca o contrato de Fiducia en Garantía que sean propuestos ; así como los muebles objeto de prenda. Preparar informes que evidencien la existencia real y el estado de las garantías Elaborar informes sobre la naturaleza del bien que constituye la garantía, la idoneidad, eficacia y liquidez de la misma. Revisar la documentación de garantías remitida y verificar el cumplimiento de los requisitos y políticas establecidas en la entidad en materia de garantías. Verificar la efectividad del proceso de constitución de garantías adelantado por la Asesoría Jurídica de la Entidad. Informar a las áreas correspondientes las inconsistencias en el proceso de constitución de garantías. Coordinar los mecanismos que deberán ser aplicados para subsanar las inconsistencias presentadas en la formalización de garantías. Evaluar el valor estipulado de la garantía y conceptuar sobre la idoneidad de los métodos utilizados para el establecimiento del valor. Emitir concepto sobre el valor de la garantía a contabilizar y la cobertura al crédito solicitado. Constatar la contabilización de la Garantía. Realizar la custodia de los contratos, pagarés y Garantías. Mantener actualizado el inventario de garantías. Llevar control sobre el vencimiento de las garantías, seguros, avalúos, y demás documentos y contratos. Coordinar la realización de estudios que permitan identificar el valor de mercado de las garantías. Constituir o Mantener actualizada la base de datos de los valores recuperados de los activos improductivos de la entidad asociadas a recuperaciones de cartera, y de los costos administrativos de dichos activos. Coordinar con el grupo de Servicios Generales la atención de las obligaciones tributarias a las que da lugar el mantenimiento de activos improductivos.

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31. Ejecutar en coordinación con la asesoría jurídica el proceso de cancelación de garantías vigente en la Entidad. Realizar la inspección a los inmuebles objeto de hipoteca o contrato de Fiducia en Garantía que sean propuestos; así como los muebles objeto de prenda.

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I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Superior Inmediato Nivel Jerárquico

Subgerencia Financiera Subgerente Financiero Técnico

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Gerencia General de FONADE. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. Participar en la formulación y desarrollo de los Planes de Acción de los equipos de trabajo. Desarrollar conjuntamente con otras áreas de la entidad los proyectos, actividades y tareas que le sean asignadas. Redactar y elaborar la correspondencia requerida, relacionada con el desarrollo de los negocios de estructuración. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique sobre las funciones que desarrolla. Facilitar y propender por una fluida comunicación con los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas y funcionarios para el buen desempeño de las labores del área y la Entidad. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo y al dominio de su disciplina profesional.

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. 2. 3. 4. 5.

Realizar el cobro administrativo de la cartera. Realizar llamadas telefónicas, emitir las comunicaciones requeridas, todo de acuerdo con el Plan de Recuperación de Cartera Administrativo, el cual debe cumplir en detalle. Controlar la facturación enviada y devuelta Identificar los abonos realizados por los clientes en las cuentas bancarias de FONADE. Coordinar con el Administrador de software de cartera la aplicación de dichos pagos.

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6. 7. 8. 9.

10. 11. 12. 13. 14.

Coordinar con los grupos de contabilidad y desembolsos el flujo de información, tanto de desembolsos, como de ingresos. Preparar los informes de los deudores a quienes se les debe iniciar un proceso de cobro judicial. Preparar la documentación necesaria para entregar a los abogados externos de os casos que deben ser exigidos judicialmente. Mantener contacto con los abogados externos que ejecutan procesos de cobro judicial, coordinar la entrega por parte de estos de los informes de avance de los procesos y consolidar los informes que serán presentados a la instancia respectiva. Mantener actualizadas las bases de datos de los costos de las acciones de recuperación de la cartera por obligación, tales como acciones de carácter administrativo, las prejudiciales y las judiciales. Mantener actualizadas las bases de datos de operaciones de crédito castigadas o reestructuradas. Producir informes sobre el estado de la cartera de la Entidad requeridos para la toma de decisiones administrativas. Producir reportes que permitan establecer el estado de cumplimiento de obligaciones para la generación de certificaciones a terceros. Elaborar las certificaciones expedidas por los clientes respecto del cumplimiento de los créditos y las calificaciones de cartera

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