Código: F-SE-01-02

___ _ ..................__..._................. MINJUSTICIA

FORMATO INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

Versión: 02

Fechas de ejecución de la auditoría: Del 25/01/2016 al 24/02/2016

Auditoría a: Evaluación de la implementación y efectividad del procedimiento de Control Interno Contable del Ministerio de Justicia y del Derecho, vigencia 2015

ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO DE AUDITORÍA . Objetivo(s) de la auditoría: Evaluar la implementación y efectividad del control interno contable en el Ministerio de Justicia y del Derecho durante la vigencia 2015 y reportar el informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación, de acuerdo a los lineamientos establecidos por esa Entidad mediante la Resolución 357 de 2008.

Alcance de la auditoría: La evaluación se realizó al período comprendido entre el 1 de enero de 2015 y el 31 de diciembre de 2015.

Documentos de Referencia: La auditoría se realizó de acuerdo con las normas, políticas y procedimientos de auditoria de general aceptación. - Constitución Política de Colombia. - Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. - Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación, por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación. - Plan General de Contabilidad Pública. - Demás normas concordantes.

Página 1

Código: F-SE-01-02

FORMATO INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

-

Versión: 02

DESARROLLO DE LA AUDITORÍA (Desarrollo objetivo(s), observaciones y recomendaciones) De acuerdo a lo preceptuado en la Resolución 357 de 2008, la evaluación del control interno contable, "Es la medición o valoración que se hace al Control Interno en el proceso contable de una entidad pública, con el propósito de determinar su calidad, el nivel de confianza que se le puede otorgar, y si sus actividades de control son eficaces, eficientes y económicas en la prevención y neutralización del riesgo inherente a la gestión contable".

La Oficina de Control Interno en cumplimiento del artículo 3° de la misma Resolución, realizó la evaluación del control interno contable en la Entidad, correspondiente a la vigencia 2015; tomando como base las acciones mínimas de control realizadas por los responsables de la información financiera, de acuerdo a la estructura de evaluación definida por la Contaduría General de la Nación. La estructura de ésta evaluación consta de sesenta y dos (62) preguntas distribuidas en tres grupos así: Etapa de Reconocimiento, Etapa de Revelación y Otros Elementos de Control, que a su vez se dividen en los subgrupos: Identificación, Clasificación, Registro y Ajustes, Elaboración de Estados Contables y demás informes, Análisis, Interpretación y Comunicación de la Información y Acciones Implementadas. Así mismo, la Resolución 357 de 2008, establece una calificación a cada pregunta entre 1 y 5. "Este valor corresponde al grado de cumplimiento y efectividad de cada criterio o acción de control", en donde 1 —No se cumple; 2 —Se cumple insatisfactoriamente; 3 —Se cumple aceptablemente; 4 —Se cumple en alto grado y 5 —Se cumple plenamente. El aplicativo CHIP de la Contaduría General de la Nación ejecuta el cálculo automáticamente, dando una calificación general y por etapas, cuya interpretación también se encuentra definida en la Resolución 357 de 2008 de la siguiente manera:

RarigoL 1.0 - 2.0 2.0-3.0 3.0 - 4.0 4.0 - 5.0

Criterio Inadecuado Deficiente Satisfactorio Adecuado

Para la verificación y validación de la información, se realizó revisión aleatoria de documentación, se constató información con el personal del Grupo de Gestión Financiera y Contable, se validó documentación del Proceso de Gestión Financiera en el Sistema Integrado de Gestión, se tuvieron en cuenta observaciones realizadas por la Oficina de Control Interno a través de sus auditorías independientes y la implementación de acciones de mejora entre otros.

Página 2

Código: F-SE-01-02

FORMATO INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

MINJUSTICIA

Versión: 02

Para la vigencia 2015, el Ministerio de Justicia obtuvo la siguiente calificación. ETAPA DE RECONOCIMIENTO

ETAPA DE REVELACIÓN

OTROS ELEMENTOS DE CONTROL,

4.91

4.91

4.81

EVALUACIóN DEL CONTROL.

CONTABLE

4.87

La evaluación para el informe de control interno se realizó en las diferentes etapas de la información contable, acorde a lo establecido en la Resolución 357 de 2008 de la CGN y fue reportado a esa Entidad mediante el formulario CGN2007_CONTROLJNTERNO_CONTABLE, a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública —CHIP. Respecto a la evaluación de la vigencia 2014 (4.86), la calificación en la Evaluación del Control Interno Contable se mantiene. A continuación se relacionan por etapas los puntos relevantes, favorables o desfavorables, respecto a la última evaluación realizada. Etapa de Reconocimiento

Calificación evaluación 2014 Calificación evaluación 2015 4.91 4.83 Se evidenció que la Entidad cumplió satisfactoriamente con las actividades previstas en la Resolución 357 de 2008 para la Etapa de Reconocimiento, respecto a la identificación, clasificación, registro y ajuste de los hechos contables. La calificación aumenta ya que se subsanó la observación realizada por la OCl en la vigencia 2014 por debilidades en los controles en la revisión de documentos soporte en cajas menores. El área implementó las acciones de mejora, las cuales se cumplieron y cerraron en la vigencia 2015. La calificación en el cumplimiento de la política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte; al igual en la vigencia 2014 se mantuvo en 4.0, ya que no se cumplió la acción implementada por observación realizada por la OCI en la evaluación del Control Interno Contable de la vigencia 2014. La observación correspondió a la Oficina Asesora Jurídica por no reportar la contingencia por multa ambiental impuesta por Corporinoquía por $394.548.000 y al Grupo de Gestión Financiera y Contable porque la Guía de Políticas Contables no incluía el insumo de contingencias probables o remotas por procesos administrativos sancionatorios. Al respecto, la OAJ implementó la acción de mejora con dos actividades: la primera, correctiva, reportando en sus informes la obligación impuesta por Corporinoquía y la segunda, solicitando al GGFC la inclusión dentro de la Guía de Políticas Contables, lo correspondiente al trámite de Página 3

Código: F-SE-01-02

FORMATO INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

02 MINJUSTICIA

Versión: 02

las obligaciones derivadas de procedimientos administrativos sancionatorios. Mediante el seguimiento de acciones de mejora realizado por la 001, se evidenció el cumplimiento de estas actividades por parte de la OAJ. Asimismo, el GGFC implementó la acción de mejora con la actividad de actualizar la Guía de Políticas Contables, lo cual se cumplió, evidenciando la Guía en versión 03 el 25 de septiembre de 2015. No obstante, no se evidenciaron los insumos de los demás procesos al proceso contable. Es decir; no se incluyó el insumo de contingencias del proceso de Gestión Jurídica, y se excluyeron los insumos del proceso contable. Por lo tanto, la acción no fue eficaz y no se cerró. Por consiguiente, teniendo en cuenta que la acción (57-15), se encuentra vencida, se recomienda la reformulación de la misma de acuerdo al Procedimiento P-MC-02 "Acciones Preventivas, Correctivas y/o de Mejora", para ser verificada en la próxima auditoria de eficacia de las acciones, programada por la 001.

Etapa de Revelación

Calificación evaluación 2014 Calificación evaluación 2015 4.91 5.0 Se evidenció que la Entidad cumplió satisfactoriamente con las actividades previstas en la Resolución 357 de 2008 en la Etapa de Revelación, en cuanto a la elaboración de los estados, informes y reportes contables y en el análisis, interpretación y comunicación de la información. En el cuestionario aplicado de acuerdo a la Resolución 357 de 2008, la pregunta cuarenta y dos (42) dice: "Se publica mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad el balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental?". Al respecto, se evidenció que los Estados Financieros mensuales del Ministerio de Justicia y del Derecho, para la vigencia 2015 se publicaron en la Web trimestralmente y no mensualmente como se había hecho durante la vigencia 2014. El Grupo de Gestión Financiera, informó que los balances se publican de manera trimestral (balances mensuales suscritos), dado que los penados de cierre en el sistema son trimestrales y se pueden hacer ajustes durante ese término. No obstante lo anterior y debido a que el numeral 36 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, establece como deber: "Publicar mensualmente en las dependencias de la respectiva entidad, en lugar visible y público, los informes de gestión, resultados, financieros y contables que se determinen por autoridad competente, para efectos del control social de que trata la Ley 489 de 1998 y demás normas vigentes", se considera necesario implementar acciones que garanticen el cumplimiento normativo. Esta situación fue observada en el informe de evaluación anual del Sistema de Control Interno vigencia 2015 y por esta razón en este informe no se incluye en el listado de observaciones.

Página 4

Código: F-SE-01-02

FORMATO INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

)MINJUSTICIA

Versión: 02

En relación con este tema, El GGFC documentó la política contable numeral 4.10 Publicación de los Estados Financieros, la cual establece: "El Ministerio de Justicia y del Derecho, publica trimestralmente, en la página Web de la Entidad, el Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental a nivel cuenta, de forma comparativa de los meses del trimestre correspondiente". Al respecto se considera que la periodicidad de la publicación debe incluirse en la política contable, acorde a lo establecido normativamente, es decir mensualmente.

Observación No. 1

La política contable numeral 4.10 Publicación de los Estados Financieros, establece una periodicidad trimestral, contraviniendo lo preceptuado en el numeral 36 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, de acuerdo con el cual los estados financieros deben publicarse mensualmente.

Recomendación No. 1

Revisar y ajustar la política contable numeral 4.10 Publicación de los Estados Financieros.

Otros Elementos de Control

Calificación evaluación 2014 Calificación evaluación 2015 4.75 4.81 Se evidenció que la Entidad cumplió satisfactoriamente con las actividades previstas en la Resolución 357 de 2008 de acuerdo a la implementación de Otros Elementos de Control y de procedimientos de control interno contable. La calificación en ésta etapa aumentó debido a que en la vigencia 2015 se actualizó la Guía de Políticas Contables de la Entidad, implementando controles que coadyuvan a garantizar la mejora del proceso contable en la Entidad, de acuerdo al objetivo, alcance, aplicación y fundamentos definidos en dicha política, mientras que , en la vigencia 2014 la Guía de Políticas Contables se encontraba desactualizada desde el 26 de diciembre del 2012. Por otra parte, esta etapa considera la implementación de políticas o mecanismos de capacitación para los funcionarios involucrados en el proceso contable. Al respecto, el Grupo de Gestión Humana manifestó haber brindado la capacitación acorde al Plan Institucional de Capacitación vigencia 2015 y a la normatividad vigente, de acuerdo a lo establecido en el Decreto 1227 de 2005,artículo 73: "los empleados vinculados con nombramiento provisional y los temporales, dado el carácter transitorio de su relación laboral, no podrán participar de programas de educación formal o no formal ofrecidos por la entidad, teniendo únicamente derecho a recibir inducción y entrenamiento en el puesto de trabajo, así mismo, que la financiación de la educación formal hará parte de los programas de bienestar social dirigido únicamente a los empleados de libre nombramiento y remoción y de carrera". Página 5

Código: F-SE-01-02

TIEL

FORMATO INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

Versión: 02

De acuerdo al MEM15-0006761-SGF-4004, del 28 de julio de 2015, el Grupo de Gestión Financiera manifiesta al Grupo de Gestión Humana, que el área contable (Subrayado fuera de texto), cuenta con 10 profesionales, 3 provisionales, 1 de carrera administrativa y 6 contratistas, e insiste en la necesidad e importancia de que el personal involucrado con el proceso contable reciba capacitaciones en la materia.

Al respecto, la Oficina de Control Interno realizó observación en la evaluación de control interno contable de la vigencia 2014 y recomendó la implementación de oportunidades de mejora en programas de capacitación al personal del área contable; no obstante el Grupo de Gestión Humana no implementó acciones argumentando que el Plan de Capacitación de la Entidad se cumple de acuerdo con los lineamientos legales, las necesidades de las dependencias y los recursos asignados para cada vigencia.

CONCLUSION(ES)

De acuerdo a los parámetros establecidos por la Contaduría General de la Nación mediante la Resolución 357 de 2008, en la Entidad se implementan los controles y políticas en el manejo de la información financiera y contable y un adecuado flujo, depuración y conciliación de la información. Se recomienda revisar y ajustar la Guía de Políticas Contables como parte de la dinámica de mejora continua de la gestión del Ministerio. La calificación por actividades, observaciones así como las fortalezas, debilidades, avances respecto a las recomendaciones realizadas y recomendaciones, se encuentran descritas en el reporte del Informe de Control Interno Contable, trasmitido vía CHIP a la Contaduría General de la Nación, el cual se envía adjunto y se encuentra publicado en la página web de la Entidad.

Aprobado: Elaboró Firma

~/Ombre (s)

10103/2016 Revisó y aprobó: Firma

Nombre Jefe Oficina de Control Interno

Página 6