Formulario de Inscripción N°64 Las oficinas y despachos judiciales interesadas en participar en el concurso Banco de Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial 2011, pueden presentar las buenas prácticas que consideren oportunas. Para cada una de las propuestas, se deberá indicar lo siguiente: 1. Nombre de la buena práctica A-

LIBRO ELECTRONICO DE CONTROL Y MANEJO DE EVIDENCIAS

B-

LIBRO ELECTRONICO DE CONTROL DE CASOS DE GUARDIA Y DE NOVEDADES IMPORTANTES DEL LIBRO DE NOVEDADES. NOVEDADES.

2. Nombre y lugar de la oficina y ubicación geográfica. DELEGACION O.I.J ALAJUELA, TRIBUNALES ALAJUELA. 3. Nombre de los servidores que ejecutan o diseñaron la buena práctica propuesta. PAUL SOLIS RODRIGUEZ y MARGOT LOPEZ SOTO ( INVESTIGADORES INVESTIGADORES ) 4. Proceso que se quiere mejorar y problema que se pretende solucionar. " LIBRO ELECTRONICO DE CONTROL DE EVIDENCIAS " A- MEJORAR EL CONTROL Y MANEJO DE EVIDENCIAS DE MANERA PRONTA Y EFECTIVA, TENER UNA UBICACION CLARA Y EXACTA DE CADA UNA DE LAS EVIDENCIAS INGRESADAS A ESTE DESPACHO DESDE QUE INGRESA HASTA QUE SALE DEL DESPACHO ( SEA QUE SE ENCUENTREN EN BODEGA, CONSERJE U INVESTIGADOR ). Ejemplo: Antes de este control tanto a los investigadores como al conserje que traslada los informes de forma frecuente se les olvida que caso lleva evidencia, éste último quizás por tanto expediente que traslada a otros despachos no lee detenidamente sobre lo que cada informe lleva de evidencia. Esto conlleva que los informes se van y la evidencia queda ya sea en manos del investigador o en

bodega. Resultado, investigador con evidencias en su custodia de casos ya tramitados y bodega en la misma condición. Con este control electrónico cada uno de las secretarias que pasan los informes en limpio consultan todos los casos por número único en esta hoja de cálculo, siendo ahí donde ven que caso lleva evidencia y se le consignan así en el primer folio del informe, donde se detalla el consecutivo, libro, folio, etc. Resultado, alerta al investigador y conserje que caso lleva evidencia. Resultado final, tanto el investigador como en bodega solo se tiene la evidencia que estrictamente requiere en la investigación de sus casos. " LIBRO ELECTRONICO DE CONTROL DE CASOS DE OFICIALIA Y NOVEDADES IMPORTANTES DEL LIBRO DE NOVEDADES " B- MEJORAR EL CONTROL DE LOS CASOS ATENDIDOS POR LA OFICIALIA DE GUARDIA, PRINCIPALMENTE EL RETRASO EN LA CONFECCION DE INFORMES DADA LA CARENCIA DE INFORMACION PARA SU SUPERVISION. AL TENER DICHO CONTROL ELECTRONICO SE TIENE A MANO CONSTANTEMENTE LA INFORMACION DE LOS CASOS QUE SE ATIENDEN Y POR ENDE SI DEBEN LOS INFORMES CORRESPONDIENTES. ADEMAS SE TIENE A MANO LA INFORMACION RELEVANTE DE LO QUE OCURRA Y QUE QUEDO POR ANOTADO EN EL LIBRO DE NOVEDADES DE LA DELEGACION. Ejemplo: Cuando se dan casos de atención de la Oficialía de Guardia como lo son las apariciones de vehículos robados en nuestra y otras jurisdicciones, la " Noticia Crimines ", solo se anota en el Libro de Novedades, no se incluye como caso en el Libro de entrada de casos; esto provocaba que a falta de un control de seguimiento de este tipo de casos no exitía tampoco forma de monitoriar la confección de los informes, etc. Solía ocurrir que llamaba luego el investigador del caso solicitando información de quien atendió el caso y que pasó con el informe, siendo que debía revisarse numerosos folios del libro de novedades para informarse del asunto Actualmente con este control no solo se tiene la información base al instante de todo lo ocurrido sino que permite monitoriar si el investigador que atendió el caso confeccionó o no el informe respectivo. Resultado, ya no hay atrasos en la confección de los mismos. Además si alguien requiere información, el sistema de consulta en dicha hoja de cálculo, permite una búsqueda por todos aquellos elementos que le haya uno incluido en ella, como número de matrícula, fecha, número único, etc; resultado, respuesta inmediata a quien requiere la información. 5. Explicación detallada de la buena práctica propuesta propuesta EN EL CASO DE EVIDENCIAS: EN UNA HOJA DE CALCULO SE INGRESA LA INFORMACION BASICA DE LO RELACIONADO CON LA EVIDENCIA ( CONSECUTIVO, LIBRO, FOLIO, NUMERO UNICO, RECOLECTOR, DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA Y ULTIMA UBICACION DE LA MISMA...BODEGA, INVESTIGADOR, CONSERJE, FISCALIA, DEPOSITO DE OBJETOS, LABORATORIO, ETC..., INCLUSO NUMERO DE ACTA DE DECOMISO UTILIZADA CUANDO SE

TRATA DE DECOMISOS ". EN EL CASO DE " CASOS DE GUARDIA Y NOVEDADES RELEVANTES ": - EN UNA HOJA DE CALCULO SE INGRESA LA INFORMACION BASICA CUAL ES FECHA, NUMERO DE LIBRO, FOLIO, NUMERO DE NOVEDAD, HORA. GRUPO QUE ATIENDE EL CASO, INVESTIGADOR A CARGO DEL CASO, UNA RESEÑA BREVE DEL CASO ( EJ. HOMICIDIO CULPOSO POR ATROPELLO, MATRICULA DE VEHICULO CAUSANTE, LUGAR, NOMBRE DEL CONDUCTOR, FALLECIDO ), NUMERO UNICO DEL CASO, ESTADO DEL INFORME DEL CASO ( PENDIENTE, FECHA DE RECIBIDO, FECHA DE PASE PARA PASAR EN LIMPIO, FIRMAR, JEFATURA, ETC, ), FISCAL Y JUEZ PARTICIPANTES EN EL CASO ) EN AMBOS CASOS SE REQUIERE DOTAR DE TODA LA INFORMACIÓN POSIBLE A LA BASE DE DATOS, AHI ESTRIBA EL EXITO EN LA BUSQUEDA DE LA INFORMACION. 6. Mecanismo o indicadores de medición del éxito de la práctica propuesta. EN AMBOS CASOS Y POR EL SISTEMA DE BUSQUEDA DE LA MISMA HOJA DE CALCULO, SE TIENE AL INSTANTE LA INFORMACION DE LA EVIDENCIA O DEL CASO, DADO QUE SE PUEDE BUSCAR ANOTANDO CUALQUIER DATO QUE

SE

HAYA

INCLUIDO

EN

LA

INFORMACION

(

POR

FECHA,

CONSECUTIVO, NUMERO DE CASO, INVESTIGADOR, DELITO, NOMBRE DE LAS PARTES, DESCRIPCION, ETC ). ELLO PERMITE UN MONITORIO CONSTANTE A EFECTO DE CONTROLAR, AGILIZAR, BUSCAR, ETC DE TODO. -

AMBAS HOJAS DE CALCULO SE UBICARON EN LA RED DE LA

DELEGACION A LA CUAL ACCESA TODO EL PERSONAL AUTORIZADO, NO OBSTANTE SOLO PUEDEN MODIFICARLO DOS PERSONAS ( YA CITADAS ). SIENDO QUE LAS SECRETARIAS DE LAS DIFERENTES SECCIONES CUANDO PASAN UN INFORME EN LIMPIO LO CONSULTAN Y AHI SE PERCATAN CUAL CUENTA CON EVIDENCIA EN BODEGA U EN CUSTODIA DEL INVESTIGADOR, ESTAS LE UBICAN UN PAPEL EN LA PRIMERA PAGINA DEL INFORME EN DONDE SE INDICA QUE CUENTA CON EVIDENCIA Y ASI EN CADA PERSONA QUE PASE EL INFORME SABE QUE CUENTA CON EVIDENCIA, ES LA FORMA INEQUIVOCA QUE QUIEN TRASLADE EL INFORME A SU DESTINO DEBE SOLICITAR LA EVIDENCIA.

- CADA FUNCIONARIO PUEDE ACCESAR AL LIBRO ELECTRONICO DE NOVEDADES Y INFORMARSE A DIARIO DE LO QUE MAS IMPORTANTE SUCEDE - EXCELENTE FUENTE DE INFORMACION PARA JEFATURA Y INVESTIGADORES - . Puedo dar fe, no solo por mis 22.5 años en esta Institución, sino porque por varios años he tramitado y he estado a cargo de las evidencias de este despacho y del departamento de Oficialía de Guardia, que este tipo de controles han marcado un " ANTES y UN AHORA ". Recuerdo que si alguien consultaba por alguna evidencia debía irse a la revisión minuciosa de los libros para ver que sucedió, lo que tardaba aveces horas o quizás días; ahora al instante se tiene la información; esto se aplica lógicamente también a los casos de oficialía y novedades relevantes.

COMENTARIO COMENTARIO FINAL: FINAL

A NUESTRO CRITERIO Y POR LO EXITOSO DE

AMBOS CONTROLES ELECTRONICOS, TENEMOS CLARO QUE EN LA ACTUALIDAD ES YA NO SOLO IMPORTANTISIMO CONTAR CON ELLOS, SINO QUE SE HACE ESTRICTAMENTE NECESARIO TENERLOS, MAXIME EL VOLUMEN EVIDENCIAS QUE SE MANEJAN ACTUALMENTE ( PROMEDIO 2000 AL AÑO ) Y SIMILAR EL NUMERO DE CASOS Y NOVEDADES IMPORTANTES DE LA DELEGACION ), NO INCLUYE DENUNCIAS . DE NO SER ASI NO SOLO SE CARECERIA DE LA INFORMACION, SINO QUE SE REFLEJARIA EN UN CAOS EN EL MANEJO DE AMBOS APARTADOS, LO QUE CONLLEVARIA CONSECUENTEMENTE EN UN DESORDEN Y ATRASO EN EL MANEJO DE AMBAS COSAS.. ESTO NACIO COMO UNA URGENCIA DE ORDENAR COSAS, MOTIVADOS E INSPIRADOS EN LA JEFATURA ACTUAL ( LICDA. NIEVES RUEDA RINCON y LIC. OLMAN JIMENEZ MONTERO ), QUIENES QUIENES COMO TAL HAN INSISTIDO EN MEJORAR CONTROLES EN TODAS LAS DIFERENTES AREAS, SIENDO QUE EN AMBOS CASOS ( LOS YA EXPUESTOS ) COMO OTROS, HAN TENIDO UN TOTAL EXITO. Humilde y respetuosamente hacemos la propuesta para nuestra querida institución ( Todo el Poder Judicial ) del uso de ambos controles, siendo que de

requerirse mejorar por quien la revise y evalúe, se haga, y que al final llegue a ser una herramienta, tal y como lo ha sido para este despacho, exitosa.7. Ámbito al que pertenece esta esta oficina: Jurisdiccional (Jurisdiccional, Auxiliar de Justicia, Administrativo). AUXILIAR DE JUSTICIA 8. Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva. DESDE INICIOS DEL AÑO 2010 EN EL CASO DE LAS EVIDENCIAS EVIDENCIAS Y DESDE EL 01 DE JULIO 2010 DE LOS CASOS DE GUARDIA Y NOVEDADES RELEVANTES. OBVIAMENTE SE HAN VENIDO TRANSFORMANDO EN ARAS DE MEJORARLOS.

La aplicación de estas prácticas no debe implicar un aumento en algún renglón del presupuesto institucional.

Los plazos considerados para este concurso, serán

impostergables y su no cumplimiento descalifica a la oficina participante.

Las prácticas propuestas pueden ser inscritas por medio del correo electrónico Banco de Buenas Prácticas”([email protected]) pueden dirigirse al fax: 2295-4383. La fecha límite de inscripción es el 1° de julio de 2011. “El Reconocimiento “A la Excelencia Judicial o Buenas Prácticas de Gestión Judicial” se otorgará a aquel grupo de trabajadores de una determinada oficina o Despacho, o Circuito Judicial, que se haya destacado por su honradez, mística, transparencia, excelencia y dedicación al trabajo y que con su actitud grupal hubiese enaltecido al Poder Judicial".1

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