ANÁLISIS DE PUESTOS

Carlos Andrés Cuellar Luz Adriana Gordillo Ana Milena Atehortua Oscar Andrés Sepúlveda Luisa Fernanda Vergara Juan David Cano Cordoba

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Fundamentos para el análisis de puestos

Tarea

Obligación

Función

Puesto/ cargo

Tarea • Es el elemento básico del trabajo qué consiste en dar un paso lógico y necesario a la hora de realizar el mismo.

Función • Es la agrupación de tareas para atender las responsabilidades de un puesto

Puesto/ Cargo • Es la posición formal definida en la estructura organizacional, también es la agrupación de cargos idénticos conformado por un grupo de tareas y responsabilidades significativas, que se deben llevar a cabo para que una organización logré sus metas.

Definición de Análisis de Puestos El proceso de estudio, investigación e identificación de todos los componentes del puesto, desde tareas, responsabilidades y funciones hasta el establecimiento de los requisitos de capacidad que demanda su ejecución satisfactoria.

Importancia de Análisis de Puestos

Importancia para la organización • Ayuda a establecer y repartir mejor las cargas del trabajo. • Sirve para fijar responsabilidades en la ejecución de los trabajos.

Importancia para el trabajador

• Le permite conocer con precisión lo que debe hacer • Le señala con calidad sus responsabilidades

Importancia los supervisores • Les da un conocimiento preciso y concreto de las operación es encomendadas • Les ayuda a explicar al trabajador la labor que debe desarrollar • Pueden exigir mejor a cada trabajador

Importancia para la Gestión Humana. • Aporta el análisis de la estructura organizacional y de los puestos de trabajo • Contribuye al proceso de planificación • Facilita el proceso de reclutamiento y selección de personal

Principios Conceptuales

• El trabajo no necesariamente requiere una persona que lo ejecute • Ningún trabajo es fijo

• Todo trabajo debe producir resultados • Todo trabajo debe agregar valor a un producto o servicio

• Todo trabajo para ser bien ejecutado tiene unos requerimientos mínimos • La ejecución de todo trabajo requiere un aprendizaje

• Ningún trabajo es solitario • Todo trabajo hace parte de una red entrelazada de actividades • Todo trabajo se realiza en un ambiente y tiene unos factores de riesgo específicos.

Pasos para la realización del Análisis de Puestos

Establecer objetivos y asignar responsabilidades En la primera etapa del análisis de puestos es importante establecer unos objetivos claros, ya que desde estos objetivos se determinara cual será la ruta a tomar para hacer este análisis de la mejor forma y que este se adapte a las situaciones y contratiempos

Obtención de la información • Técnicas de recolección de datos

Obtención de la información Observación directa

Entrevista

Cuestionario

Bitácoras

OBSERVACION DIRECTA Consiste en observar a las personas cuando efectúan su trabajo durante un ciclo completo de trabajo • APLICADO PARA: Cargos sencillos, rutinarios, repetitivos o basados en actividades físicas observables.

OBSERVACION DIRECTA Ventajas del método: • Veracidad de los datos en virtud del analista de puestos, suponiendo que sea ajeno a intereses de quien realiza el trabajo. • No paraliza el trabajo. • Ideal para puestos sencillos y repetitivos. • Usa la formula básica del análisis de puestos: Que hace? Como lo hace? Para qué lo hace?

Desventajas del método: • Costo elevado por el tiempo prolongado del método. • No permite la obtención de datos importantes para el análisis que requieran de contacto verbal con el trabajador. • No es efectivo para puestos más complejos como por ejemplo: jefe de producción.

VENTAJAS

DESVENTAJAS

• Familiarización directa con el trabajo • Observación de dos o mas puestos de trabajo en un mismo tiempo • No interrumpe ninguna actividad

• Empleados incomodos • Largo tiempo para su realización exitosa

LA ENTREVISTA Es la técnica más utilizada para la recolección de los datos, la cual puede ser aplicada a cada empleado, a un grupo de empleados que ocupen el mismo cargo o al jefe. Es la técnica más utilizada para la recolección de los datos, la cual puede ser aplicada a cada empleado, a un grupo de empleados que ocupen el mismo cargo o al jefe.

LA ENTREVISTA Ventajas del método: • Recopilación de los datos del puesto por las personas que mejor lo conocen. • Posibilidad de aclarar y comentar dudas. • Es el más conveniente por la facilidad de estandarizar los datos. • Se puede aplicar a puestos de cualquier nivel

Desventajas del método: • Si la entrevista está mal dirigida puede generar reacciones negativas en el personal. • Posibilidad de una confusión entre opiniones y hechos. • Perdida de tiempo si el analista no prepara bien la entrevista. • Costo operacional elevado porque se necesitan más analistas con experiencia, además de pausar el trabajo.

EL CUESTIONARIO Es una técnica habitual de recolección de datos sobre los cargos, el cual puede aplicarse a un ocupante o supervisor y consiste en el llenado de un cuestionario escrito acerca de las indicaciones posibles sobre el puesto, su contenido y sus características, así como también los tiempos que requiere dedicarle, las actividades de supervisión, el equipo utilizado, los reportes o resultados esperados y las decisiones que se deben tomar.

EL CUESTIONARIO Ventajas del método: • Se puede contestar de manera conjunta y secuencial. • Es el método más económico. • Es el método más completo, en la medida que puede abarcar muchos temas. • Ideal para puestos de alto nivel sin afectar el tiempo de los ejecutivos.

Desventajas del método: • No es ideal aplicarlo en puestos de bajo posicionamiento donde se tenga dificultad para comprenderlo por escrito. • Exige planeación y realización cuidadosa. • Puede llegar a ser superficial y distorsionado.

Participación en la obtención de datos Métodos

Participación Del analista

Del ocupante

Observación

Activa

Pasiva

Cuestionario

Pasiva

Activa

Entrevista

Activa

Activa

Bitácoras La verificación de estas bitácoras no es una alternativa común para obtener información sobre un puesto, porque significan una inversión en términos considerables de tiempo, y además se centra más en las actividades que en los resultados, con lo cual se pierden algunos detalles importantes.

COMITÉS Es la reunión de expertos en el trabajo o tarea, quienes con base en sus conocimientos, describen y redactan el deber ser del puesto. VENTAJAS • Fiable • Fácil en su aplicación • Útil en puestos de vital importancia • Desempeñado por varias personas DESVENTAJAS • Costoso • Lento

MIXTO Es una combinación de las técnicas VENTAJAS • Contrarrestar las desventajas de las técnicas • Brinda confianza al estudio

TECNICAS MIXTAS UTILIZADAS • Cuestionario y entrevista con el ocupante del puesto • Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior • Cuestionario y entrevista, ambos con el superior • Observación directa con el ocupante y entrevista con el superior. • Cuestionario con el superior y observación directa con el ocupante. • Cuestionario y observación directa, ambos con el ocupante.

ANÁLISIS DEL PUESTO REUNIR, ORGANIZAR Y REVISAR LA INFORMACIÓN OBTENIDA

SE DEBE HACER CUANDO: • Se crea una organización. • Existe la posibilidad de crear nuevos puestos. • Se modifican los puestos por la implementación de nuevos procedimientos • El sistema de compensación y salarios de la empresa no satisface los empleados.

• Los empleados presentan quejas sobre sus tareas específicas porque se mezclan con la de otros y se crean conflictos y malos entendidos. • Los supervisores consideran que hay duplicación de esfuerzos. • La mano de obra no está capacitada para la labor. • La productividad de la organización no es aceptable para la administración. • El flujo de trabajo no es uniforme y se presentan retrasos.

LO DEBE HACER • Una persona que generalmente es el gerente de recursos humanos y un consultor externo SE ENCARGA DE: 1. Estructurar el proceso del análisis de puestos 2. Dirigir la recolección de datos

1. Verificar el desarrollo de las actividades 2. Asegurar el cumplimiento de las fechas de ejecución

CUESTIONARIO DE UN ANÁLISIS DE PUESTOS PARA UN EMPLEADO

DESCRIPCIÓN Y ESPECIFICACIONES DEL PUESTO Consiste en elaborar una lista de las tareas, responsabilidades, relaciones, condiciones de trabajo y responsabilidades de supervisión de un puesto.

Descripción del puesto. Empresa

Título del puesto

Fecha de elaboración:

Fecha de revisión:

Área/ Dirección:

Departamento:

Puesto superior: Organigrama:

ERRORES • Falta de apoyo de la alta dirección. • Empleo de un único método y fuente para recoger datos. • Falta de participación del supervisor y del titular en el diseño del ejercicio de análisis de puestos de trabajo. • Inexistencia de formación o motivación para los titulares de los puestos.

• Falta de concesión a los empleados de tiempos suficientes para completar • Distorsión de las actividades. • Inexistencia de una crítica del puesto. • Cambios de entorno de trabajo. • Cambios en el comportamiento del empleado.

Bibliografía 

Chiavenato, I. (2009). Administración de recursos humanos. Rio de Janeiro, Brasil: Elsevier Editorial Ltda.

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Gama, E. (1992). Bases para el análisis de puestos. Distrito Federal, México. Editorial El Manual Moderno.

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Torres, J; Jaramillo, O. (2014). Diseño y análisis de puestos de trabajo.

Barranquilla, Colombia: Ediciones de la Universidad Del Norte. 

Alles, M. (2009). Dirección estratégica de recursos humanos. Buenos Aires, Argentina: Ediciones Granica S.A.