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MATERIA
CONTROL DE AGENDA DE TRABAJO ALUMNA:
MENDEZ GARCIA ALEJANDRA ESTEFANIA
Profesor:
JUAN RIVAS COSIO
GRUPO: 306
SALON: C 4
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U Un niid da a 11
PPllaanneeaacciiòònn ddee aaccttiivviiddaadd 1.1 describir la etapa de la planeaciòn de acuerdo con sus elementos 1.1.1 concepto elementos de planeaciòn • Concepto de la planeaciòn • Importancia de la planeaciòn • Principios de la planeaciòn 1.1.2 elementos de la planeaciòn • Propósito o misión • Políticas • Procedimientos y reglas • Programas y presupuestos 1.1.3 proceso de planeaciòn • • • • • •
Percepción de oportunidades Establecimiento de objetivos Desarrollos de premisas Definición de cursos de acción Evaluación de los cursos de acción Elaboración de cuatificasiòn del plan
1.2 programar las actividades de la oficina en la agenda de trabajo del directivo que acuerda con las construcciones previa mente establecida 1.2.1 agenda de trabajo • Concepto e importancia de la agenda de trabajo • Elemento de la agenda de trabajo 1.2.2 planeaciòn de actividades • Importancia de la planeaciòn de actividades • Programación de actividades • Tiempos establecidos • Seguimiento y cumplimiento
U UN NIID DA AD D 22
ORGANIZACIÒN DE ACTIVIDADES 2.1 describir la etapa de la organización de acuerdo con sus procesos 2.1.1 la organización empresarial • • • •
Conceptos Elementos Proceso de la organización empresarial importancia
2.1.2 principios de la organización
Generated Foxit PDF Creator © Foxit Software • Del adjetivo y delbyespecialización http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. • Jerarquía y paridad de autoridad y responsabilidad • Unidad de mando y difundió • Amplitud o tramo de control y de la coordinación
2.1.3 tipos de organizacional empresarial • •
Formal Informal
2.1.4 departamento como división organizacional • •
Importancia de la departa mentalización Secuencia de la departa mentalización
2.1.5 proceso de organización • Reconocimiento de actividades técnicas administrativas • Clasificación de las actividades requeridas • Agrupación de actividades en función de los recursos y situaciones laborales • Delegación de actividades • Coordinación horizontal y vertical de las autoridades y de las relaciones de la información 2.1.6 departamentelizaciòn • Por función • Por territorio • Por producto • Por cliente 2.1.7 relaciones de autoridad • • • • •
Delinea Estaff Autoridad fundamental Descentralización de autoridad Delegación de autoridad
2.2 organizar las actividades de la oficina en la agenda de trabajo del directivo de acuerdo con el preseco de actividades 2.2.1 organización de actividades de la agenda de trabajo del directivo • •
Definición importancia
by Foxitde PDF Creator del © Foxit Software 2.2.2 proceso de organización y actividadesGenerated de la agenda trabajo directivo
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• • • •
registro de actividades preparación de información y material atención de audiencia y de llamadas telefónicas consertancion de actividades y cancelaciones
U UN NIID DA AD D 33 CONTROL DE ACTIVIDAD 3.1 describir le etapa de control con el funcionamiento del sistema de retroalimentación 3.1.1 control de la agenda de trabajo • concepto impotencia del control • principios de control • elementos de control 3.1.2 proceso de control de la agenda de trabajo • definición de normas • medición del desempeño • corrección de desviaciones 3.1.3 el control como sistema de retroalimentación • reconocimiento de las desviaciones • examen de las causas de las desviaciones • programa de acción colectiva y aplicaciones de correcciones • desempeños deseados y desempeño real • Medición de desempeño real y comparación con las normas 3.2 manejo de agenda de trabajo del directivo de acuerdo con las actividades 3.2.1 control de actividad de la agenda de trabajo de la oficina • • • • •
Revisión de actividades Actividades realizadas Actividades no realizadas Desviaciones Retroalimentación
3.2.2 instrumentos de control • Reportes
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software • Informes
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U UN NIID DA AD D4 4 MANEJO DE SISTEMA DE AGTENDA ELECTRONICAS 4.1
control las actividades de la agenda mediante al equipo electrónico 4.1.1control de sistema eléctrico • importancia • Características • Equipo electrónico 4.1.2 importancia del control • • • •
Memorando Lista de pendientes Directorios Inteconecion
4.1 manejar la agenda de trabajo eléctrica de acuerdo con los procedimientos establecidos 4.2.1 juntas • • • •
Propósito Estrategas Políticas y procedimientos Programación
4.2.2 video conferencia • Propósito • Políticas y procedimientos • Programas 4.2.3 correo electrónico • Propósito • Políticas y procedimientos • Programas
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P C PL CIIÒ LA AN ÒN NE N Ehttp://www.foxitsoftware.com AGUSTIN REYES PONCE
La planeación consiste en fijar cursos concretos de acción que an de surgir. A BURT SCANLA Sistema que comienza con los objetivos, desarrollo, políticas, planes, procedimientos y cuentas con un método. ERNEST DALE Determinación del conjunto de objetivo por obtenerse en el futuro. GEORGE TERRY Planeación es la selección y realización de hechos así como la formación y uso de sus posiciones respecto al futuro en las visualizaciones. ANTONIO FERNANDEZ ARENA La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema.
IIM MP PO OR RT TA AN NC CIIA AD DE EL LA AP PL LA AN NE EA AC CIIÒ ÒN N La plantación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través de ella de breve las con vigencias y cambios que puede deparar el futuro, y establecer los cambios y establecer las medidas necesarias para afrontarlas. Por otra parte, el debe conocer asía donde se dirige la acción, permite en caminar y aprovechar mejor los esfuerzos. Los funcionamientos básicos que muestra la importancia de la planeaciòn son: 1. 2. 3. 4. 5.
Propisa el desarrollo de la empresa al establecer métodos. Reduce los niveles de incertidumbre. Prepara ala empresa para ser fren alas contingencias. Mantiene una mentalidad futurista. Reduce el mínimo de riesgos.
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P PR RIIN NC CIIP PIIO OS SD DE EP PL LA AN NE EA AC CIIÒ ÒN N Cada etapa de proceso administrativo se rige por una serie de principios cuya aplicación indispensable para lograr una administración racional. Los principios de la planeaciòn de la administración son verdades fundamentales de aplicación general que sirven como guías de conducta a observarse en la acción administrativa. Por tanto, para planear, eficazmente es necesario tomar encuesta los siguientes principios: 1. Factibilidad: Lo que se planea debe ser realizable; es importante elaborar planes demasiados ambicionados. 2. Objetividad y cuantificación: Cuando se planea es necesario pasarse en datos reales, razonamientos preciso y exactas. 3. Flexibilidad: Al elaborar un plan es conveniente establecer márgenes de hurgura que permita afrontar situaciones imprecisas. 4. Unidad: Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general. 5. Del cambio de estrategias: Cuando un plan se extiende en relación al tiempo será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandone los propósitos, si no que la empresa tiene que modificar los cursos de acción.
T TIIP PO OL LO OG GIIA AD DE EL LO OA AP PL LA AN NE EA AC CIIÒ ÒN N Los planes son el resultado del preseco de la planeaciòn y puede definirse como diseño o esquema detallados de lo que hablan de hacerse en el futuro, las especificaciones para realizarse. Los planes en cuenta al periodo para su realización se pueden clasificar: • Corto plazo: Cuando se determina para realizarse en un término menor o igual a un año. • Mediano plazo: Su delimitación es un periodo de uno a tres años. • Largo plazo: Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres años.
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Algunos autores se refieren a la planeaciòn integral o como planeaciòn total, en las cosas en que dicha planeacion abarca la empresa en su totalidad, integrado todos los planes de la organización, esta a su vez puede ser: 1. Estrategias: establece los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base que los demás planes (tácticos y operativos). Es diseñarse por los miembros de la mayor jerarquía de la empresa y su función consiste en regir la autencion usa y dispocisiòn de los miembros necesarios para alcanzar los objetivos. 2. Táctica o funcional: Determina planes específicos, que se refiere a cada uno de los departamentos de la empresa y que se subordina a los planes estratégicos. Los planes tácticos por su establecimiento y por su ejecución se dan a médano y corto plazo. 3. Operativos: Surge de acuerdo con los lineamientos establecidos por la planeaciòn táctica y sus funciones consiste en la formulación y asignación y actividades por detalladas que deben ejecutarse los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Por lo general determinar las actividades que deben desarrollar el elemento humano. Los planes operativos son al corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se dividen un área de actividad.
E EL LE EM ME EN NT TO OS SD DE EL LA AP PL LA AN NE EA AC CIIÒ ÒN N La planeaciòn es básica ya que es punto de partida y directriz primordial de toda actividad administrativa. Este integrado por los siguientes elementos:
M MIIS SIIO ON NY YV VIIS SIIO ON N Cuando se habla de planeaciòn, el empresario debe dirigirse a futuro y debe luego comenzar con la declaración de la MISION y VISION.
IIN NV VE ES ST TIIG GA AC CIIÒ ÒN N La investigación es un proceso que procura obtener información relevante y fidelidad con el fin de explicar, describir y predecir cualquier situación administrativa que afectan o beneficia ala empresa. La investigación aplicada ala planeaciòn consiste en la determinación de todos los factores que incluye en el logro de los propósitos y adjetivos, así como de los medios óptimos para conseguirlos.
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E ES ST TR RA AT TE EG GIIA A El termino estrategia literalmente: arte de dirigir y coordinar las acciones militares y de hacer una cosa para alcanzar el adjetivo, se deriva del griego estrategias que quiere decir general. Militar mente se refiere a la manera de elegir las acciones más adecuadas para causar los esfuerzos por derrotar al enemigo. Las estrategias son cursos de acción o alternativas que muestran las diferencias y el empleo jerárquico de los recursos y esfuerzos para logar los objetivos en con Los principios de la planeaciòn de la administración son verdades fundamentales de aplicación general que sirven como guías de conducta a observarse en la acción administrativa.
O OR RG GA AN NIIZ ZA AC CIIÒ ÒN N Desde siempre el ser humano a estado consiente de la atención de eficacia solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que forman parte del grupo social; esta actividad corresponde a la etapa del proceso administrativo denominado organización. Una vez que se a estructurado lo que se quiere hacer, los adjetivos que se pretende alcanzar durante la etapa de la planeaciòn, será necesario determinar como hacerlo, que medida utilizar para lograr lo que se desea. Este solo es posible a través de la organización. La palabra organización tiene tres asepsiones: Una etimología que proviene del griego organon que significa instrumentó; otro que se refiere a la organización como una entidad o grupo social y otro mas que se refiere ala organización como un proceso. Para emitir una fedinisiòn formal se revisaron algunas de las definiciones mas reconocidas. AGUSTIN REYES PONCE Organización es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de logar Si máxima eficacia. UJENIO SICXTO Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asiendo en su caso asiendo funciones com0, autoridad, responsabilidad y generales estableciendo las relaciones que entre dichas unidades deben existir.
ZAK GUSMAN
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Organizar es la coordinación de las actividades y de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo aprovechamiento de los elementos, materiales, técnicos y humanos en le realización de los fines que la propia empresa persigue.
IIM AO MP PO OR OR RG RT GA TA AN AN NIIZ NC CIIA ZA AC AD CIIÓ DE ÓN EL N LA Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son: 1. Es de carácter continuo gamas se puede decir que se ha terminado. 2. Es el medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. 3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente con un mínimo de es fuerzo. 4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo las costas incrementando la producción. 5. Reduce o elimina la dublecidad de esfuerzos al termina funciones y responsables.
P PR RIIN NC CIIP PIIO OS SD DE EL LA AO OR RG GN NIIZ ZA AC CIIÒ ÒN N Existen 9 principios que proporciona la pausa para establecer organización racional se encuentra intímasete relacionado y son: 1. Del adjetivo. Todo y cada uno de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con el adjetivo y propósito de la empresa. 2. Especialización: el trabajo de una persona debe limitarse asta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad. 3. Jerarquía: es necesario establecer centro de autoridad de los que de manera la comunicación necesaria para lograr los planes. 4. Paridad de autoridad y responsabilidad: acaba grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. 5. Unidad de mando: este principio establece que al terminar un centro de autoridad y decisión para cada función debe asignarse un solo jefe. 6. Difusión: para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada puesto que cubre responsabilidad y autoridad deben publicarse y ponerse por escrito. 7. Amplitud o tramo de extensión: hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo de tal manera que se pueda realiza todas sus funciones eficientemente. 8. De la coordinación: las unidades de una organización deberán mantenerse en equilibrio.
Generated by PDF Creator © Foxit Software 9. Continuidad: una vez que sean establecidos, laFoxit estructura organizacional http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. requiere mantenerse, mejorarse y angustiase a las condiciones del medio.
O OR RG GA AN NIIZ ZA AC CIIÓ ÓN N Desde siempre el ser humano a estado consiente que la obtención de eficiencia solo es posible a través del ordenamiento y coordinaron racional de todos los recursos. Una vez establecido los objetivos será necesario determinar que medios utilizar para lograrlos. Organizaciones es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.
O OR AC RG CIIÓ GA AN ÓN NIIZ NF ZA FO OR RM MA AL L Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenzacion e integración de los cartizipantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquello que maneja el proceso, es generalmente por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción, de cargo, de organigramas y regalas de procedimientos, en otros términos es la organización formalmente oficializada. C N ÒN CIIÒ AC NA DIIN RD OR CO Es la sincronización de los recursos y de los esfuerzos de un cuerpo social, con el fin de lograr unidad, armonía y rapidez en al desarrollo y la concecusiòn de los objetivos. D O AJJO BA AB RA TR ET DE ND ON CIIO VIIC DIIV Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión eficacia y el mínimo de esfuerzo dando lugar especialización y deformamiento en el trabajo. JJE N ÒN CIIÒ AC ZA AR UIIZ RA QU ER RQ
Generated by Foxit Creator © Foxit Software Es la disposición de las función de una organización por PDF ordene cargo, grado o http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. importancia agrupada de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posen e independientemente de la función que realiza EJEMPLO NIVEL JERARQUICO DE UNA ESCUELA
DIRECTOR PROFESORES ALUMNOS UNA EMPRESA
DEPARTAMENTO DE
GERENTE GENERAL
GERENTE R. H.
GERENTE DE VENTES
GERENTE DE PRODUCION
GERENTE DE FINANZAS
D DE EP PA AR RT TE EM ME EN NT TA AL LIIZ ZA AC CIIÒ ÒN N La departamentalizaciòn se logro mediante una división orgánica que permite a la empresa desempeñar con eficacia sus diversas actividades. La división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas con base en su similitud por eso se le conocen con el nombre de departamentalizacion. Para lograr la departamentalizaciòn es conveniente seguir la secuencia: 1. 2. 3. 4. 5.
listar todas las funciones de la empresa. clasificarlas. agrupar según un orden jerárquico. asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentales. especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación entre las funciones y los puestos. 6. establecer líneas de comunicación e interpretación entre los departamentos.
T TIIP PO OS SD DE ED DE EP PA AR RT TA AM ME EN NT TA AL LIIZ ZA AC CIIÒ ÒN N Recuerdo con la situación especifica de cada empresa, es posible aplicar dividirlos los tipos de departamentos los mas usuales son; 1. funcional:
by Foxit PDF Creator ©en Foxitagrupar Software las Es común que las empresasGenerated industriales; consiste http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. actividades análogos según y su función primordial para lograr la especificación y con ella una mayor eficiencia del personal.
EJEMPLO FINANZA
TERORERIA
CONTABILIDAD
PRESUPUESTO
2. por producto Es una característica de las empresas que se dedican a la fabricación de diversas líneas de producto de productos. La departamentalizaciòn se asen con base con un producto o grupo de productos relacionados entre si. EJEMPLO FARMACEUTICOS PRODUCCIONA
QUIMICOS
COLORANTES
3. geográficos o por territorio Este tipo de departamentalizaciòn proporciona un instrumento lógico y eficiente cuando las unidades de la empresa realizan actividades en sectores alejados física mente o en cuando el tramo de operaciones y de personal supervisado es muy extenso y esta personal supervisado es muy extenso y esta disperso en áreas muy grandes, se utiliza principalmente en áreas de ventas. EJEMPLO VENTAS REGIONALES
BASIO
3. clientes
SURESTE
NORTE
Generated by Foxit primordial PDF Creator ©servirán Foxit Softwarepara Consiste en crear unidades cuyo interés http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. los distintos compradores o clientes, por lo general se aplica en empresas comerciales, principal mente en almacenes. EJEMPLO
VENTAS DE ROPA
CABALLEROS
JÙNIOR
DAMA
NIÑOS
4. por proceso o por equipo Al fabricar un producto o en equipo que se hayan empleados y pueden servir de base y para crear unidades, departamentos, sobre todo y reportan ventajas económicas, de eficiencia, etcétera . EJEMPLO PRODUCCIÒN
TONOS
TROQUELADORAS
TALABROD
FRESADORAS
T TIIP PO OL LO OG GIIA AD DE EL LA AO OR RG GA AN NIIZ ZA AC CIIÓ ÓN N Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo social. La determinación de la clase de organización mas adecuada depende de unos factores cuales como el giro y magnitudes de la empresa, recursos, objetivos, tipos y volumen de producción etcétera.
T TE EC CN NIIC CA AS SD DE EL LA AO OR RG GA AN NIIZ ZA AC CIIÓ ÓN N Son las herramientas necesarias para llevar a cado una organización; son indispensables durante el proceso de la organización y aplicable de acuerdo con las necesidades es de cada grupo social. Las principales son:
O OR RG GA AN NIIG GR RA AM MA AS S
Generatedobycartas Foxit PDF © Foxit Software Conocidos también como graficas de organización de Creator organización, los http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. organigramas son representación es graficas de la estructuras formal de una organización, que muestran las instresuciones, las funciones. Los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existen 3 formas de representar los organigramas:
1. vertical: En la que los niveles jerárquicos queden determinados de arriba a bajo. EJEMPLO ASAMBLEAS DE ACIONISTAS
GERENTE GENERAL
RECURSOS HUMANOA
VENTAS
PRODUCCIÒN
FINANZAS
2. horizontal: Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha EJEMPLO
G A E S R D I E E O N N T I E S T A
G E R E N T E
G E N E R A L
R. H. FI NA NZ AS V E N T A S PR OD UC CI ON
3. circular: Donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro.
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EJEMPLO
RECURSOS HUMANOA
VENTAS GERENTE GENERAL
FINANZAS
PRODUCCION
4. mixto: Se utiliza por razones de espacio tanto el horizontal como el vertical. EJEMPLO
GERENTE GENERAL
PRODUCCION
VENTAS
MERCADOTECNIA
GARENTE GENERAL
GERENTE DE FINANZAS
GERENTE DE COMPRAS
GERENTE DE CONTROL DE
GERENTE DE CONTROL CALIDAD
GERENTE DE CONTABILI DAD
GERENTE DE COMPRAS
PERSONAL
HERRAMIEN TAS
GERENTE DE VENTAS
GERENTE DE MANTENI MIENTO
GERENTE DE R. H.
PERSONAL
GERENTE DE MERCADOTECNIA
GERENTE DE PERSONAL
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M MA AN NU UA AL LE ES S Son documentos detallados que contiene en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales de acuerdo con su contenido son: a. de políticas b. de departamentales c. de bienvenida d. de ordenación e. de procedimiento f. de técnicas g. de puesto Son de plan de utilidad ya que: • informan y controlan el cumplimiento de las empresas. • Delimitan actividades, responsabilidades y funciones. • Aumenta la eficacia de los empleados ya que indica lo que deben hacer y como se debe hacer. • Son una fuente de información que muestran la organización de la empresa. • Ayuda a la coordinaron y evita la lubricidad y las fugas de responsabilidad. • Son una base para el mejoramiento de sistema • Reducen costos al incrementar la eficiencia.
D DIIA AG GR RA AM MA A Es conocido como grafica de flujo. Se puede definir como la representación simbólica y grafica de la secuencia lógica que se sigue en un conjunto de actividades, documentos, archivos y los puestos de trabajo que intervienen en un procedimiento detallado. El diagrama de flujo facilita comprender el movimiento de cada una de las actividades de un procedimiento. Para esta comprensión será necesario segur símbolos, conversiones para tener un significado pérsico y conveniente en ciertas reglas encuentra su aplicación.
IIM MP PO OR RT TA AN NC CIIA A • Registran y tramiten sin distorsiones un seguimiento
by Foxit PDF © Foxit Software • Ayuda a laGenerated sistematización deCreator las actividades http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. • Uniforma y controla simbología
Comsepto
Archivo
Inicio y fin
si
Decisión
Documentos
Espera o Demora
Trasporte
No
Ispecsiòn
Actividad
EJEMPLO NO
SI
DESICION
ISPECION
INICIO
ARCHIVO
TRASPORTE
CONECION
DOCUMENTO
ESPERA O DEMORA
O R AR TA LIIT MIIL OM LO AL NIIA LIIN NL ÓN CIIÓ AC ZA NIIZ AN GA RG OR Se caracteriza por que la actividad decisiónal se concentra en una sola persona que tomen todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando. El jefe superior y describe de trabajador
O OR RG GA AN NIIZ ZA AC CIIÓ ÓN ND DE EE ES ST TA AF FF F La organización de estaff surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, lo que origina la necesidad consta con ayuda en el manejo de detalles y de contar con especialista capases de proporcionar información experta y asesora a los departamentos de líneas
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder para imponer sus decisiones.
E N ÒN CIIÒ AC ZA NIIZ AN GA RG OR AO LA EL DE SD AS PA AP TA ET División de trabajo y coordinación jerárquica
P PR RO OC CE ES SO O Se haya empleando puede surgir de base para crear unidades departamentales sobre todo si reportan ventajas economías y eficacias. C CO ON NT TR RO OL L Se utiliza como ultima etapa del proceso administrativo el administrador difícil mente puede determinar si esta controlado o planeado incluso para algunos actores. El control forma parte de la planeaciòn de hecho la información obtenida a través del control es básica para poder reiniciar el proceso de planeaciòn el control es una etapa principal.
IIM MP PO OR RT TA AC CIIA AD DE EC CO ON NT TR RO OL L El control es tal importancia ya que son las siguientes: a. Establecer medida para corregir las actividades, de tal forma que se alcance los planes exitosa mente b. Se aplica a todo las cosas, alas personas y a los actos c. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones para que no se vuelvan a presentar en el futuro d. Lo caliza a los actores responsables de la administración e. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeaciòn. f. Reducen actos y ahorra tiempo al quitar errores. EJEMPLO FLOJERA
PROBLEMAS EN CASA
REPROBAR NO PONGO ATENCION
POR QUE HABLO MUCHO
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P PR RIIN NC CIIP PIIO OS SD DE EC CO ON NT TR RO OL L La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:
1. Equilibrio A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, a delegar autoridades es necesaria establecer las mercancías suficientes para veneficiar que se esta cumpliendo con la responsabilidad habilidad conferida y que la autoridad delegada esta asiendo debidamente ejercida. 2. De los estándares Se refiere en que el control exista en función en la identificación de los estándares. Ningún control será valido si no es fundamental en un estándar a seguir. Por tanto, es impresidible establecer modelos medidas específicas de autorización o estándares que sirven de patrón para evaluar lo establecido anterior mente. La efectividad de control esta es relación directa con la preedición de los estándares .los estándares permiten que la ejecución de los planes dentro de los ciertos limites, evitando errores y consecuente mente, perdidas de tiempo y de dinero. 3. De la oportunidad El control para que sea eficaz necesita ser oportuno es decir, debe aplicarse antes de que efectúen el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctas, con anticipación. Un control cuando no es oportuno caréese de validez y obviamente reduce la consecuencia de los objetivos al mínimo.
P PR RIIN NS SIIP PIIO OS SD DE EL LA AS SD DE ES SV VIIA AS SIIO ON NE ES S Todas las variaciones o desviaciones que se presenta en relación con los planes deben ser analizadas detallada mente, de tal maneta que sea posible conocer las causas que las originaron, fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Es invita detectar desviaciones si no sea el análisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y colectivas.
P PR RIIN NC CIIP PIIO OS SD DE EC CO OS ST TA AB BIIL LIID DA AD D Establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que esta representa el tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que estas reporten.
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P PR RIIN NC CIIP PIIO OS SE ES SE EN NC CIIA AL LE ES S El control debe aplicarse, referente mente a lasa actividades esenciales y representativas, a fin de reducir costo y tiempo, delimitando adecuada mente cuales funciones estrategas requieren el control.
P PR RIIN NC CIIP PIIO OS SD DE EL LA AF FU UN NC CIIÒ ÒN NC CO ON NT TR RO OL LA AD DA A La función controlada por ningún motivo debe con más rendirá la función controlada ya que pide efectividad el control.
P PR RO OC CE ES SO OD DE EC CO ON NT TR RO OL L Las secuencias de pasos necesarios para efectuar el control es la siguiente: INDENTIFICASION DE ESTANDAR
MEDICION DE RESULTADOS
CONTROL COMPARACION
RETROALIMEN TACION
CORRECIÒN
DETECSION DE ACTIVIDADES
La función del administrador no sola mente se concreta la formulación de planes, si no también incrementarlos y revisarlos de manera constante para poder detectar que tiempo todo a aquellas variaciones que son generadas por los cambios del medio. Un estándar puede ser definido como una unidad de medidas que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúan el control.
IID DE EN NT TIIF FIIC CA AS SIIO ON ND DE EL LE ES ST TA AN ND DA AR R El administrador identifica el estándar que fue establecido y la va seguir como unidades de medidas para elaborarlos. El estándar representa el estado de ejecución decido en su aplicación.
M ME ON ED ND DIIC DE CIIO ER RE ES SU UL LT TA AD DO O Medición de resultados consiste en medir la ejecución y los resultados mediante la aplicación de unidades, que deben definirse de acuerdo con los estandartes.
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http://www.foxitsoftware.com C A CO OM MP PA AR R AC CIIÒ ÒN N
Una vez efectuada la medición y obtención la información, será necesario comparar los necesarios.
D DE ET TE EC CC CIIO ON ND DE ED DE ES SV VIIA AS SIIO ON NE ES S El resultado de la comparación de la determinación de las desviaciones entre el desempeño real y el estándar.
C CO OR RR RE EC CC CIIO ON N La utilidad concreta y tangible del control esta en la acción corregida para integrar las desviaciones en relación los estándares.
R RE ET TR RO OA AL LIIM ME EN NT TA AC CIIÒ ÒN N Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información contenida se agosta al sistema administrativa.
IIM L MP PL LA AT TA AN NC CIIO ON ND DE EU UN NS SIIS ST TE EM MA AD DE EC CO ON NT TR RO OL Para incrementar el sistema de control se debe establecer el siguiente sistema: 1. contar con adjetivos y estándares que sean estándares. 2. que el personal clave comprenda y este de acuerdo con los controles 3. que los resultados finales de cada actividad se establecen en relación con los adjetivos. 4. evaluar la efectividad de los controles: *eliminado aquello que nos sirve *simplificados *combinado los para prefusionarlos
C CA AR RA AC CT TE ER RIIS ST TIIC CA AS S Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los adjetivos, esto debe reunir ciertas características para ser efectivo. Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de empresa y tipo de actividad que debe controlar. Así una pequeña empresa necesita de un sistema de control distinto al de una empresa grande.
O OP PO OR RT TU UN NIID DA AD D Un buen sistema de control debe manifestarse indicando las divisiones siendo ideal que las descubran antes que se produzcan.
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F FA AC CT TO OR RE ES SQ QU UE EO OM MP PR RE EN ND DE EN NE EL LF FA AC CT TO OR R Existen 4 factores que deben ser considerando al aplicar el proceso de control: • • • •
Contabilidad Tiempo Costo Calidad