GERENCIA SECCIONAL V

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA INTEGRAL A LA CONTRALORIA GENERAL DEL DEPARTAMENTO DEL MAGDALENA VIGENCIA 2008

Barranquilla, D.E.I.P., Junio de 2009

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Dr. IVÁN DARÍO GÓMEZ LEE Auditor General

Dr. FABRIN VASQUEZ MENDIETA Auditor Delegado para la Vigilancia de la Gestión Fiscal

Dra. SUSANA DEL CARMEN ABRAHAM DAU Gerente Seccional V

JORGE ENRIQUE MUÑOZ VILLANUEVA Coordinador

FANNY AMERICA ANNICHARICO ZAMBRANO MARIBEL CORTES VELASQUEZ LUIS CARLOS PALENCIA ALVAREZ HERNAN RIOS COVELLI EDGARDO ALONSO SANTIAGO ARRIETA Grupo de Auditores

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TABLA DE CONTENIDO Página INTRODUCCIÓN................................................................................................................................. 4 1. DICTAMEN DE LA AUDITORÍA ...................................................................................... 6 1.1. DICTAMEN SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS .................................................... 6 1.2. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO............................................... 7 1.3. EVALUACIÓN DE LOS MACROPROCESOS AUDITADOS .......................................... 8 1.3.1. Gestión Administrativa ..................................................................................................... 8 1.3.2. Gestión Misional. ........................................................................................................... 10 1.4. PRONUNCIAMIENTO SOBRE LA CUENTA ................................................................ 11 2. ASPECTOS RELEVANTES DE LA ENTIDAD .............................................................. 12 3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA .............................................................................. 13 3.1. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO............................................. 13 3.1.1. Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 ................. 14 3.1.2. Sistema de Gestión de Calidad ..................................................................................... 15 3.2. AREA ADMINISTRATIVA .............................................................................................. 15 3.2.1. Gestión Contable y Presupuestal .................................................................................. 15 3.2.2. Gestión del Talento Humano ......................................................................................... 33 3.2.3. Gestión Contractual ....................................................................................................... 37 3.2.4. Evaluación de la Tecnología de Información................................................................. 40 3.2.5. Controversias Judiciales ................................................................................................ 41 3.3. GESTIÓN MISIONAL..................................................................................................... 42 3.3.1. Control Fiscal ................................................................................................................. 42 3.3.2. Evaluación a la Gestión de Participación Ciudadana.................................................... 49 3.3.3. Gestión Misional Respecto a las Indagaciones Preliminares, Procesos de Responsabilidad Fiscal, Jurisdicción Coactiva y Administrativos Sancionatorios ........ 51 4. EVALUACIÓN DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO ........................... 60 5. CONTRADICCIONES PRESENTADAS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DEL DEPARTAMENTO DEL MAGDALENA Y RESPUESTAS DEL GRUPO AUDITOR DE LA AUDITORIA GENERAL DE LA REPÙBLICA........................................................... 69 6. RELACIÓN DE HALLAZGOS DETERMINADOS EN EL PROCESO AUDITOR.......... 86

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INTRODUCCIÓN La Gerencia Seccional V de la Auditoría General de la República en cumplimiento al contenido del artículo 274 de la Constitución Política Nacional, al Decreto Ley 272 de 2000, a la Sentencia 1339 de 2000 de la Honorable Corte Constitucional y en desarrollo del Plan General de Auditorias establecido para la vigencia de 2009, practicó auditoria integral a la Contraloría General del Departamento del Magdalena vigencia 2008 entre el 20 y el 30 de Abril de 2009. Relacionado con lo anterior, el numeral 2 del artículo 17 del Decreto 272 de 2000, señala dentro de las funciones del Auditor General de la República, el “Prescribir los métodos y la forma en que sus vigilados deben rendir cuentas y determinar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados, entre otros, que deberán aplicarse para el ejercicio de la vigilancia de la gestión y para la evaluación del Sistema de Control Interno”. Para la evaluación de los procesos se utilizó la valoración de riesgos, pruebas selectivas y análisis de evidencias documentales que soportan la gestión, permitiendo ampliar la comprensión y conocimiento de la entidad auditada, se evaluó su gestión financiera, de control fiscal, procesos fiscales y control interno, teniendo en cuenta la calidad, oportunidad y eficacia de las actividades realizadas; al respecto se emitirá un dictamen sobre la razonabilidad de los estados financieros y el pronunciamiento de la cuenta para esta vigencia. Mediante la auditoría financiera se evaluó el sistema de registro y reporte de la información de acuerdo con los estados con corte a 31 de diciembre de 2008. De igual forma, se realizó una evaluación transversal de las operaciones internas de la Contraloría mediante los procesos completos que atraviesan toda la organización como son: presupuesto, contabilidad y tesorería, procesos administrativos, contratación, talento humano, desarrollo tecnológico y la implementación del nuevo modelo estándar de control interno “MECI”. Así mismo y con el objeto de emitir un pronunciamiento acerca de la razonabilidad y consistencia de la información económica y social por el ejercicio de la vigencia 2008, durante la auditoría practicada se revisó el balance a Diciembre 31 de este periodo; el estado de Actividad Financiera, Económica y Social y el estado de Cambios en el Patrimonio; los anexos al balance general y las notas a los estados contables e Informes complementarios, libros de contabilidad, comprobantes de diario, conciliaciones bancarias, comprobantes de ingresos y egresos e informes de ejecuciones presupuéstales.

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Evaluadas las actividades y operaciones ejecutadas en la gestión de la entidad y culminado el proceso de auditoría, se elaboró el presente INFORME DEFINITIVO que contiene la opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros, el concepto sobre la gestión adelantada por la administración en los diferentes macroprocesos, teniendo en cuenta los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad. Igualmente se conceptúa sobre el cumplimiento de las normas, las disposiciones aplicables por la entidad en cada una de sus actuaciones y el desarrollo del sistema de control interno y ante lo cual se espera que los resultados de esta auditoría contribuyan al mejoramiento continuo de la Contraloría General del Departamento del Magdalena, además de facilitar y asegurar una eficiente fiscalización de los recursos públicos.

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1.

DICTAMEN DE LA AUDITORÍA

Barranquilla D. E. I. P., 8 de Junio de 2009 Doctor EDUARDO RODRIGUEZ OROZCO Contralor General del Departamento del Magdalena Santa Marta - Magdalena La Gerencia Seccional V de la Auditoría General de la República con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 274 de la Constitución Política Nacional, el Decreto Ley 272 de 2000 y la Sentencia 1339 de 2000 de la Honorable Corte Constitucional, practicó la auditoría integral a la Contraloría General del Departamento del Magdalena, en la cual se evaluó el balance general y el estado de actividad financiera, económica y social, el estado de cambios en el Patrimonio a 31 de diciembre de 2008 presentados por dicha entidad de control fiscal; los resultados de la gestión financiera, administrativa y misional y el cumplimiento de la normatividad vigente aplicable en los diferentes procesos desarrollados, la evaluación del sistema de control interno y la cuenta presentada de la vigencia del 2008. La preparación de los estados contables y de la información económica y social es responsabilidad de la entidad; la de la Auditoría General de la República consiste en producir un informe en el cual se exprese la opinión sobre la razonabilidad de dichos estados, el concepto sobre la gestión adelantada por la administración y la verificación sobre el cumplimiento de las normas que la regulan. La auditoría se llevó a cabo sobre una muestra representativa de la información que soporta la gestión de la entidad y mediante pruebas selectivas de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría de general aceptación, por tanto requirió la planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen y el resultado de las pruebas proporcionan una base razonable para fundamentar la opinión y los conceptos expresados en el informe. 1.1.

DICTAMEN SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS

La Auditoría General de la República ha practicado el control financiero al balance general de la Contraloría Departamental de Magdalena a diciembre 31 de 2008 y los estados de Actividad Financiera, Económica y Social y de Cambios en el

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Patrimonio, relativos al año terminado en esa fecha, comparados con cifras del año anterior, acompañados de las notas explicativas, cuya preparación es responsabilidad de los administradores de la Entidad, la nuestra, es la de expresar la opinión sobre los estados en su conjunto y verificar si, entre ellos, existe la debida concordancia. El examen fue practicado de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia, pruebas de documentos y registros de contabilidad, que proporcionaron una base razonable para fundamentar la valoración. La cuenta 147048 Descuentos no Autorizados por cobrar con un saldo de vigencias anteriores de $22.950 miles, por no encontrarse soportes de los registros contables, como la identificación de quienes adeudan, estas partidas a la contraloría, genera una incertidumbre en la razonabilidad del saldo, que representa el 4% del activo total. Por no encontrarse soportes de los registros contables que corresponden a vigencias anteriores, los saldos a 31 de diciembre de 2008, de las cuentas 242518 Aportes a Fondos Pensiónales, por $140.903 miles, y la cuenta 242520 Aportes Caja de Compensación por $48.289 miles, generan una incertidumbre en la razonabilidad de las cifras, las cuales representan el 31% del pasivo más patrimonio. En nuestra opinión excepto por lo expresado en los párrafos anteriores, los Estados Financieros de la Contraloría Departamental de Magdalena con corte 31 de diciembre de 2008, presentan razonablemente la situación financiera en todos los aspectos importantes y que fueron preparados y presentados conforme a principios y normas de contabilidad, prescritas por la Contaduría General de la Nación. 1.2.

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

La gestión adelantada por la Contraloría General del Departamento del Magdalena comparado con la vigencia anterior mejoró, sin embargo, este nos arroja un desarrollo parcialmente inoperante e ineficaz para la vigencia 2008, pues el funcionario encargado de atender las recomendaciones para mejorar las falencias no han sido atendidas, situación que deberá corregirse pues todo informe de control interno es el insumo para el direccionamiento y la formulación de estrategias que respondan a la misión y objetivos de la entidad, con que la alta gerencia posibilitara su visión con criterios de mejoramiento previo el estudio y concordancia con lo establecido legalmente, para una eficiente y real toma de decisiones.

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1.3. EVALUACIÓN DE LOS MACROPROCESOS AUDITADOS 1.3.1. Gestión Administrativa 1.3.1.1.

Gestión Presupuestal

En el Proceso Presupuestal, la planeación y aprobación del presupuesto para la vigencia 2008 cumplió con el trámite legal, presentó un importante incremento en la ejecución de gastos, por la adición presupuestal al final del año. No obstante, existir un Convenio Interadministrativo suscrito entre la Contraloría y la Gobernación del Magdalena el 16 de noviembre de 2007, con el objeto de cancelar a través de la Gobernación, las acreencias u obligaciones que posee la contraloría con los Fondos Privados de Pensiones y entidades recaudadoras de aportes parafiscales por un valor de $335.663.737, para que el Ente Territorial descontara un 0.5% de las transferencias a partir de la vigencia 2008, lo que no se cumplió. Tampoco se incluyo en la adición presupuestal de la vigencia una partida, para atender de manera prioritaria por lo menos el capital de la deuda, que de acuerdo con el estado de la Oficina Financiera asciende a $187.494 miles. Estas obligaciones de vigencias anteriores, le están generando intereses moratorios que causaran un daño patrimonial; a cambio se destinó un 58% para gastos de funcionamiento de la vigencia. El excedente o superávit de tesorería al cierre de la vigencia, por $193.960.400, que no respaldan obligaciones por pagar, debidamente constituidas en reservas presupuestales y de cuentas por pagar al 31 de diciembre de 2008, no han sido consignados a la tesorería departamental. Aspectos positivos que destacamos en la evaluación de los procesos del área financiera: los pagos de los aportes de las cesantías a los fondos privados e intereses a las cesantías causados en la vigencia 2008 a los funcionarios de la contraloría. Las depuraciones efectuadas para sanear y razonabilizar los saldos de los estados financieros de la Contraloría: realizar avalúo de la totalidad de los elementos de la propiedad, planta y equipo; se depuraron partidas importantes en las cuentas de activos fijos, depreciación acumulada, reclasificación de cuentas por cobrar a difícil recaudo, horas extras causadas de vigencias anteriores, provisiones para prestaciones sociales y pasivos laborales de vigencias anteriores. La gestión realizada por La Oficina de Control Interno, que realizó tres evaluaciones intermedias a los procesos del área financiera (Contabilidad, tesorería y presupuesto), en las cuales se identificaron, diversas inconsistencias,

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que dieron lugar a planes de mejoramiento del área, a los cuales se les efectúo el seguimiento de cumplimiento de las acciones correctivas, resultados que se consignan en los informes. También se observó que el Contralor Departamental se apoya en los informes de la Oficina de Control Interno, para generar directrices a los Jefes de oficina. 1.3.1.2.

Gestión del Talento Humano

En materia de legalidad cumplieron satisfactoriamente con las disposiciones legales relacionadas con la vinculación, desvinculación, liquidación y pago de conceptos inherentes a la nómina y viáticos, entre otros. Se logró la participación de un mayor número de funcionarios especialmente en temas misionales y se destaca la consecución de actividades desarrolladas en el Departamento del Magdalena los cuales no representaron mayores costos para la entidad; sin embargo, se deben incrementar estas actividades para los servidores que presentan mayores falencias o en aquellos que requieren actualizarse o reforzar sus conocimientos; además es recomendable implementar puntos de control que permitan evaluar el aprovechamiento de tales actividades en los servidores beneficiados, toda vez que estos esfuerzos y herramientas deben reflejarse en el mejoramiento continuo de los productos de la entidad, especialmente en los informes de auditorias; y en la gestión y resultados el balance es adecuado, se logró capacitar a un número importante de funcionarios en temas diversos. 1.3.1.3.

Tecnología de Información

Presentó una gestión buena, en la medida que la Contraloría cuenta con un plan estratégico y de contingencia, se capacitaron en procedimientos para la utilización y manejo tanto de los equipos, reportó inventario físico de los equipos de cómputo, lo cual denota un buen control. 1.3.1.4.

Gestión de la Contratación Estatal

En términos generales la entidad mostró mejoría en el cumplimiento y observación de las normas y procedimientos legales establecidos para el proceso de contratación pública y en los resultados y beneficios reportados por este proceso. 1.3.1.5.

Tramites Judiciales

Los expedientes fueron organizados cronológicamente con las actuaciones más importantes, las hojas de rutas o seguimiento se encuentran actualizadas; en términos generales atendieron adecuadamente la defensa de los intereses públicos en los que participa la Contraloría.

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1.3.2. Gestión Misional. 1.3.2.1.

Gestión Misional de Control Fiscal

En términos generales la Contraloría a pesar de acoger las recomendaciones hechas por la Auditoria General de la República que le han permitido mejorar la identificación de riesgos de los entes vigilados, el contenido de los informes y la configuración de hallazgos, continúa presentando deficiencias en la planeación del proceso auditor, en el cumplimiento de los términos programados y en la calidad de aquellos, así como en la configuración y soporte de los hallazgos. Control Fiscal Ambiental, la gestión es regular por cuanto realizaron el mayor numero de auditorias especiales a hospitales y el porcentaje auditoria a municipios sobre el tema fue mínimo, solo incluyeron líneas de auditoria ambiental a los Municipios de Municipio de Sabanas de San Ángel y Municipio Pijiño del Carmen. Control al Patrimonio Cultural, la gestión fue deficiente, la Contraloría no realizó ejercicios de control para evaluar la preservación y protección del patrimonio cultural en su jurisdicción y no se evaluó el Plan de Desarrollo del Departamento, no se ejerció vigilancia sobre la destinación de los recursos que por ley corresponden a actividades culturales. Evaluación al Control a los Recursos de Salud, la gestión fue regular, debido a que solo se analizó la contratación por Régimen Subsidiado con la EPSS y con entes territoriales, pero, no se analizaron los pagos realizados por las EPSS, por la venta de servicios, según los establecido en la ley 1122 de 2007, dentro de lo que hace parte del sistema de control fiscal de gestión y resultados que deben analizar las contralorías, según lo establecidos en la norma superior y en la ley 42 de 1993. 1.3.2.2.

Gestión misional respecto a las indagaciones preliminares, procesos de responsabilidad fiscal, jurisdicción coactiva y administrativo sancionatorios.

En los procesos analizados en el trabajo de campo, a pesar de observarse una mejoría en la sustanciación con respecto la vigencia anterior, se siguen presentando debilidades en el cumplimiento de los procedimientos y en las notificaciones de los procesos; en las indagaciones preliminares se aprecia mejoría en la sustanciación pero persiste incumplimiento de los términos procesales; en los procesos de responsabilidad fiscal se presentaron irregularidades como: la gestión en cuanto a la vinculación de las compañías aseguradores no es eficiente, demora en la obtención de información básica de los presuntos responsables he incumplimiento de términos, se mejoró en la

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investigación de los bienes de los presuntos responsables; en el trámite de los procesos de sancionatorios: En general estos procesos se encuentran bien organizados en sus carpetas, debidamente foliados, donde se observa cumplimiento en los términos para cada actuación; no obstante se recomienda en aquellos que se encuentran en tramite darle mayor impulso, muy a pesar de que fueron abiertos durante la vigencia 2008. Jurisdicción coactiva, se mejoró en la investigación de bienes de los ejecutados, se practicaron medidas cautelares y se acogieron al tramite de la nueva norma para el tramite de estos procesos. 1.4. PRONUNCIAMIENTO SOBRE LA CUENTA La Gerencia Seccional V de la Auditoría General de la República con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 274 de la Constitución Política Nacional, por el Decreto 272 de 2000 y la Resolución Orgánica 016 de 2005 y como resultado de la revisión integral de la cuenta rendida por la Contraloría General del Departamento del Magdalena, correspondiente a la vigencia de 2008, se emitió el pronunciamiento de NO FENECIMIENTO de la cuenta.

SUSANA DEL CARMEN ABRAHAM DAU Gerente Seccional V

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2.

ASPECTOS RELEVANTES DE LA ENTIDAD

La Contraloría General del Departamento del Magdalena es un órgano de carácter técnico, con autonomía administrativa y presupuestal para administrar sus asuntos en los términos y condiciones establecidas en la Constitución y en las leyes. Ejerce el control fiscal en el Departamento del Magdalena, a los organismos que integran la estructura central y descentralizada; las empresas industriales y comerciales del estado, así como a los particulares que manejen fondos o bienes del Departamento. En la vigencia 2008 tuvo un presupuesto de ingresos inicial de Dos mil ciento cuarenta y cinco millones cuatrocientos diez mil setecientos cuarenta y un pesos ($2.145.410.741). En su estructura administrativa contó con cuarenta y siete (47) funcionarios: un (1) directivo, un (1) asesor, seis (6) ejecutivo, cinco (5) técnicos, quince (15) asistencial y diecinueve (19) profesional. Recibió Doscientas Ochenta y Nueve (289) cuentas de las cuales Doscientas Cincuenta (250) se recepcionaron en termino y el número de entidades sujetas de control fue de Trescientas Dieciséis (316) y ejecutó Ciento Nueve (109) de Ciento Cincuenta y una (151) programadas. Adelantaron seis (6) indagación preliminar, Sesenta y Siete (67) procesos de responsabilidad fiscal, Noventa y seis (96) procesos de jurisdicción coactiva y Treinta y Siete (37) procesos administrativos sancionatorios.

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3. 3.1.

RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

La Contraloría General del Departamento del Magdalena, presentó el informe de control interno y el informe de labores de gestión por proceso, la funcionaria encomendada del área de control interno, evalúa a las áreas de la Contraloría por medio de auditorias internas, cumpliendo todas las etapas pertinentes que se deben cumplir en un proceso auditor (memorando de planeación, comunicación de auditoria a realizar, trabajo de campo, informe preliminar, contradicciones, informe definitivo y suscrición de los planes de mejoramiento); estos planes de mejoramiento, de igual forma se le hace seguimiento, igual como el suscrito con la Auditoria General de la República. La Oficina de Control Interno durante la vigencia auditada se fortaleció con la asignación de un Contador Publico, quien apoyó en la realización del informe de Control Interno Contable, que se presentó dentro de los términos a la Función Pública. Control Interno realizó evaluaciones trimestrales a cada uno de los procesos, tanto del área administrativa como misional; no obstante, algunas áreas hicieron caso omiso a las recomendaciones y hallazgos que generan las auditorias internas. La Entidad debe estructurar el plan de mejoramiento por procesos que contenga las acciones pendientes por subsanar, las variaciones generadas entre las metas esperadas por cada proceso y los resultados alcanzados. De los informes emitidos por la Oficina de Control interno se deduce que: son claras las recomendaciones para subsanar cada falencia, se verifica la eficiencia de los procesos y cumplimiento de los mismos, administrativamente entrega pautas de organización y recomienda el cumplimiento del Plan General de Auditorias, según los lineamientos del Audite 3.0. En Sistema de Control Interno presentó mejoría en comparación con la vigencia anterior, sin embargo en general algunas áreas arroja un desarrollo ineficaz, debido a que las recomendaciones que hace la oficina de control interno no han sido atendidas por parte de los responsables, ni tomadas en cuenta, situación que deberá corregirse pues todo informe de control interno es el insumo para el direccionamiento y la formulación de estrategias que respondan a la misión y objetivos de la entidad, con que la alta gerencia posibilitara su visión con criterios

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de mejoramiento previo el estudio y concordancia con lo establecido legalmente, para una eficiente y real toma de decisiones. Para las debilidades y falencias que se evidencian y se dan a conocer por parte de la Oficina de Control Interno, es significativo y oportuno que la alta dirección tome las medidas correspondientes necesarias en cada una de los procesos y las áreas responsables; tal como lo establece los artículos 2, 6 y 8 de la Ley 87 de 1993. 3.1.1. Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 Dentro del desarrollo de la implementación del Modelo Estándar de Control Interno en la Contraloría General del Departamento del Magdalena se verifico el cumplimiento de cada una de las etapas del proceso y el soportes de las misma como: actos administrativos, actas de los comités de los equipos del MECI y actividades adelantadas en las diferentes dependencias, que contribuyen al cumplimiento de los objetivos institucionales y a los fines esenciales del Estado. Los verificó el cumplimiento de los siguientes elementos:
En la planeación al diseño e implementación del sistema de control interno; la Entidad presentó los actos administrativos y compromisos por parte de la alta dirección, se evidencia las actas para la creación del comité de control interno. En la etapa de planeación presentó debilidades, en la medida que no existen planes de trabajo que determinen los pasos a seguir, cronogramas y no se evalúa cada una de las etapas del proceso. Se evidenció la realización de actividades de capacitación, socialización y la divulgación del modelo a los servidores públicos, el cual fue realizado a través de encuestas, el informe o diagnostico presenta resultados para la toma de decisiones.
En el diseño e implementación direccionamiento estratégico; la Contraloría refleja que desarrolló la implementación del MECI, de manera formal evidenciando un plan de trabajo y cronograma de actividades. Los manuales de procedimientos se encuentran implementados.
La evaluación y seguimiento del sistema de control interno; las actas presentadas evidencian seguimiento a la implementación y seguimiento del MECI, existe pronunciamientos por parte de la Oficina de Control Interno y del Comité de Control Interno para la implementación del MECI.
El normograma del sistema de control interno; recogió la reglamentación y agrupa las normas de carácter constitucional, legal y reglamentario. En la vigencia auditada la Entidad identificó las etapas y los componentes propios para la implementación, se evidenció recursos técnicos y humanos necesarios para continuar con el MECI, la cual tuvo fecha límite de implementación del 8 de

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diciembre de 2008, según el Decreto No. 2913 del 31 julio de 2007 y Circular No. 01 del 14 de enero 2008 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional. Se puede decir, que la Contraloría General del Departamento del Magdalena a 31 de diciembre de 2008, cumplió con los lineamientos y elementos necesarios para la implementación del MECI. 3.1.2. Sistema de Gestión de Calidad La oficina de control Interno ayudo a integrar el sistema de gestión de la calidad al sistema de control interno, en cada uno de sus componentes, de acuerdo con las políticas adoptadas por el Gobierno Nacional, el cual refleja que se desarrolló de manera integral, intrínseca, técnica y particular, con la participación de todos los funcionarios, garantizando la satisfacción de los clientes y el 03 de diciembre de 2008, mediante resolución No. 263 se adoptó el manual de calidad para la Contraloría General del departamento del Magdalena. Este sistema como herramienta de gestión sistemática y transparente, le ha permitido dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en el desarrollo de las funciones a su cargo, además, se encuentra enmarcado en su plan estratégico, de conformidad con la norma y conserva un enfoque basado en los procesos que desarrolla la Contraloría para lograr sus objetivos y en las expectativas sobre el cumplimiento de sus funciones legales y constitucionales. 3.2.

AREA ADMINISTRATIVA

3.2.1. Gestión Contable y Presupuestal 3.2.1.1.

Proceso Contable

Análisis de los Estados Financieros: Reflejan la información resultante del proceso contable, las cifras fueron tomadas de los libros de contabilidad con corte a 31 de diciembre de 2008, contemplan los elementos relacionados con la medición de la posición financiera económica y social. Libros Principales, auxiliares y documentos soportes. Se verificó la existencia de los libros principales y auxiliares, el adecuado y oportuno registro de las transacciones realizadas en la vigencia 2008, así como el acta de apertura de los libros principales debidamente suscrita por el representante legal, el Jefe de la Oficina Financiera y el contador. El registro del proceso contable se hace con base en los documentos fuentes o soportes que se conservan de acuerdo con

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disposiciones de la Contaduría General de la Nación, excepto por las inconsistencias, saldos no reclasificados y que presentan incertidumbre en su razonabilidad; normas, principios y procedimientos que hacen parte del Plan General de Contabilidad Pública, y se exponen en los resultados del presente informe. En algunos pagos debe adjuntarse soportes adicionales, que permitan el control interno y externo de los mismos, y determinar la razonabilidad de los mismos, entre otros: Concepto Pago Pago retenciones a la DIAN

Soporte adicional Relación de retenciones practicadas – señalando el período Bienes recibidos de terceros Valor en libros del inmueble recibido de la Gobernación Recaudos a favor de terceros- Soportes de las transacciones vigencias anteriores realizadas Otros impuestos departamentales- Soportes de las transacciones vigencias anteriores realizadas Descuentos no autorizados-vigencias Soportes de las transacciones anteriores realizadas Activo. El saldo a diciembre 31 de 2008 ascendió a $612.620 miles, con un incremento del 29% respecto de la vigencia anterior. Conformado por los siguientes grupos: Tabla No. 3-1: Activo Cód. Nombre de la Cuenta Saldo a Saldo a Cont. Dic 31/07 Dic 31/08 1 ACTIVO 476.585 612.620 11 Efectivo 940.492 152.877 14 Deudores 381.591 408.426 16 Propiedad Planta y Equipo 50.656 29.180 19 Otros Activos 43.398 22.137 Fuente: formato 01, anexos, balance general y libros de contabilidad 2008

Cifras en miles Variación Porcentual 29% -84% 7% -42% -49%

Bancos. Con $152.877 miles, representa los recursos de liquidez inmediata en cuentas bancarias. Contó con tres cuentas bancarias con un saldo de $ 152.278 miles, con destinación para gastos de funcionamiento. La cuenta de ahorros del Banco Santander presenta inactividad en los últimos dos años, por lo que debe considerarse su cancelación, evitando registros y conciliaciones innecesarias.

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Mediante Resolución 294 del 18 de diciembre de 2008 se dispone el reintegro de viáticos reconocidos al funcionario Jorge Quiroz Orozco, por $4.310 miles, los cuales se consignaron el mismo día en el Banco Davivienda. No obstante, el Recibo de Caja se elaboró 34 días después, el 22 de enero de 2009, hasta que fue identificada la transacción a través del extracto bancario, conforme a lo manifestado en la Oficina de Gestión Financiera, el funcionario comisionado realizo el mismo la consignación en el Banco, y la entregó posteriormente. Debe diseñarse un procedimiento para cuando se presenten estos casos, y el funcionario entregue el dinero de la restitución a la tesorería de la contraloría. Tampoco se efectuó la causación contable de la cuenta por de diciembre de 2008, por $310 miles, la que no se reflejó en los saldos del Balance General al 31 de diciembre de 2008, teniendo como soporte el Acto Administrativo que ordenó el reintegro. Con respecto al manual de procedimientos del área financiera, se encuentran los inherentes al Certificado y Registro Presupuestal, en tesorería lo que tiene que ver con los pagos. No se ha elaborado un manual de políticas y procedimientos del proceso de registro contable conforme a las normas y principios establecidos en el Plan General de Contabilidad Pública, y demás actividades del proceso de tesorería , que defina las responsabilidades sobre las tareas a desarrollar por parte de los funcionarios en concordancia con el respectivo manual de funciones. Es conveniente que este manual cuente con diagramas de flujo del recorrido de documentos, que le permitan a los funcionarios responsables saber que documentación está a su cargo y como debe desarrollarse el proceso encomendado, conforme a lo establecido Resolución 119 de 2006 numeral 2.1.9 Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones, de la Contaduría General de la Nación: “Se deben elaborar manuales donde se describan las diferentes formas de desarrollar las actividades contables en los entes públicos, así como la correspondiente asignación de responsabilidades y compromisos a los funcionarios que las ejecutan directamente”. Al cierre de cada mes se realizan las conciliaciones bancarias con los libros. Los comprobantes de egreso se encuentran archivados de manera cronológica y consecutiva. Tanto en las conciliaciones bancarias, recibos de caja y comprobantes de pago, las evaluaciones del Control Interno Contable, identificaron inconsistencias, entre las más relevantes destacamos:

• Se presentan consignaciones pendientes de meses anteriores

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• Existen cheques pendientes de cobro de vigencias anteriores, los cuales se encuentran vencidos • Se encontraron recibos de caja que aun no han sido contabilizados. • Se relaciono en los egresos y boletines un cheque girado dos veces a la misma persona y con comprobantes de egresos distintos. • Los pagos realizados se deben ejecutar una vez cumpla con todos los requisitos. • Se refleja que los pagos de servicios públicos, están siendo cancelados posterior a la fecha oportuna de pago La caja menor se constituyó con Resolución No. 008 de enero de 2008, por $2.000.000, contó con póliza de manejo vigente 1001309 de la Previsora S.A., y su legalización se realizó con Resolución No.299 del 29 de diciembre de 2008. El saldo al cierre de la vigencia de $598.822 se consignó el 22 de enero de 2009 en el Banco Davivienda. Lo anterior es contrario a lo dispuesto en el artículo 1 de la citada resolución sobre la cancelación de la caja menor de la Contraloría Departamental del Magdalena correspondiente a la vigencia 2008. En dos de las tres auditorías internas realizadas por la Oficina de Control Interno en la vigencia 2008, se encontraron entre otras inconsistencias:
Los comprobantes de Caja Menor No 61 y 62 tienen fecha 12 de julio del 2008 y las factura soporte tiene fecha 1 de Abril del 2008.
No se esta llevando un libro de la Caja Menor.
El recibo No 49 de caja menor, de fecha 24-05-08 por valor de $18.600 no fue diligenciado en su totalidad y este egreso se encuentra contabilizado en el Libro Caja Menor.
La mayoría de las facturas no tienen el soporte de recibos de caja menor
Se encontró una factura por valor de Diecinueve mil pesos a nombre de Restaurante RICKEY. , en materiales y suministros. Lo cual contraviene las normas de Austeridad en el Gasto.
En el rubro de IMPRESOS Y PUBLICACIONES, se encuentran tres (3) recibos de caja menor cancelando transporte a : Omar Parody, por $4.500, OLIVERIO MORALES, por valor de $20.000,y JHONY MATTOS por $2.000 y cancelación de transporte al señor LUIS VIZCAINO por transporte de escombros.. ES DECIR, QUE EL PAGO DE ESTOS NO CORRESPONDE AIMPRESOS Y PUBLICACIONES. Cabe anotar que el rubro de comunicación y transporte se encuentra con su rubro completo o sea $200.000.

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La Oficina de Control interno viene haciendo seguimiento a través del plan de mejoramiento suscrito con el área financiera, de las acciones de mejora, varias de las inconsistencias identificadas se han subsanado. Legalización Viáticos: No se ha implementado un procedimiento para la legalización de los viáticos y gastos de viajes de los funcionarios, se presente un informe de comisión, que contenga la información básica, tanto del funcionario, resolución que autorizó la comisión, días y noches, objeto, actividades y resultados de la comisión, término para su presentación, esta debe contar con el VoBo del superior inmediato, que permita ejercer un control interno y externo. Al formato del informe de comisión que legaliza la misma, deberá adjuntarse los pasabordos, en el caso del transporte aéreo. Los deudores, por $408.426 miles, representados en cuotas de fiscalización pendientes por recaudar por $56.739 miles, descuentos no autorizados por $22.950 miles y deudas de difícil cobro por $327.808 miles. El valor de la transferencia de la administración central como de las cuotas de fiscalización, se causó mediante un solo registro por el año. Teniendo en cuenta, que el pago de estas obligaciones de las entidades deudoras, se hace mes a mes, se recomienda, que la causación corresponda al mismo período, para de esta manera, los saldos diarios por cobrar reflejen la corriente monetaria de estas operaciones. Mediante Nota de contabilidad 010 del 5 de mayo de 2008, se reclasificaron cuotas de auditaje de vigencias anteriores por $304.673 miles. De estas cuentas reclasificadas hay saldos que vienen desde la vigencia 2000 y 2001 y así sucesivamente hasta la vigencia 2007. En la actualidad la Oficina Jurídica realiza gestiones vía administrativa para obtener su recaudo. La cuenta 147048 Descuentos no Autorizados por cobrar con un saldo de vigencias anteriores de $22.950 miles, por no encontrarse soportes de los registros contables, como la identificación de quienes adeudan, estas partidas a la contraloría, genera una incertidumbre en la razonabilidad del saldo, que representa el 4% del activo totalEl saldo de esta cuenta debe someterse aun proceso exhaustivo para determinar la existencia real de los derechos por cobrar de manera individual y gestionar su cobro, o de lo contrario proceder a su depuración previa sustentación y probación por el Comité Técnico de Sostenibilidad del Proceso Contable, conforme a la Resolución 119 de 2006 de la CGN La propiedad, planta y equipo, con saldo de $29.180 miles en el 2008, disminuyó en un 42% con relación a la vigencia anterior.

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En el 2008 las variaciones más importantes se presentaron en las cuentas 1665Muebles, Enseres y Equipo de Oficina con $7.680 miles y la Cuenta 1670-Equipos de comunicación y computación con $12.690 miles que presentaron disminuciones importantes de un 92% y 84% respectivamente, con relación al año anterior. Lo anterior se explica por el avalúo efectuado a la propiedad, planta y equipo, que arrojo como resultado que el valor de la mayoría de los bienes no superan el monto establecido para ser incorporados como activos fijos, conforme a lo establecido en el Instructivo 3 de 2008 de la Contaduría General de la Nación. Mediante acta del 24 de noviembre de 2008, suscrita por el Contralor Departamental, el Jefe de la Oficina Financiera y la Profesional Universitario – Contadora, se aprobó ajustar los saldos de las cuentas de la propiedad, planta y equipo con su respectiva depreciación, con base el inventario y avalúo técnico realizado. Depreciación. El reconocimiento de la depreciación a partir de octubre de 2008, sobre los bienes adquiridos en esta vigencia y al vehículo de vigencias anteriores se contabilizó como gasto, y no se afecto directamente al patrimonio, tratándose de una entidad pública del gobierno general, como lo dispone la norma técnica relativa a la propiedad, planta y equipo 2.9.1.5 del Plan General de Contabilidad Pública. Bienes Totalmente Depreciados: El inventario y avalúo realizado de la propiedad, planta y equipo, identificó bienes totalmente depreciados inservibles para ser dados de baja, por un valor cercano a $10.000 miles, que no se encuentran contabilizados en cuentas de orden, como lo dispone la dinámica de cuentas, contemplada en el Plan General de Contabilidad Pública, Cuentas de Orden 8315 - Activos totalmente depreciados, agotados y amortizados: “valor de los bienes totalmente depreciados, agotados o amortizados, que se hayan retirado del servicio por no encontrarse en condiciones de uso”. Por lo tanto, debe efectuarse la reclasificación respectiva, a dicha cuenta, hasta tanto, se surta el procedimiento para dar de baja dichos elementos: ”Corresponde a los Representantes Legales, vale decir, gobernadores alcaldes, directores de departamentos administrativos, gerentes o rectores, responsables de las entidades, autorizar la baja cuando el bien no se encuentre en condiciones de prestar el servicio para el cual hubo de ser adquirido, debidamente motivado e indicando el destino del mismo ya sea para su destrucción total, para reparación de partes o traslado a otra entidad bajo su responsabilidad. Es importante resaltar que toda baja definitiva de bienes requiere autorización previa y expresa del representante legal de la entidad, quien mediante un acto administrativo, indica las razones de la baja y el destino que se le debe dar al bien.”

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Bienes Recibidos de Terceros: La Contraloría ha celebrado el contrato de comodato con la Gobernación del Magdalena, mediante el cual ente territorial entrega el inmueble, donde actualmente funciona la sede administrativa de la contraloría. No se encontró soporte del registro contable que permitiera verificar el valor por el cual se encuentra registrado de $340.430 miles. Pasivo. Las obligaciones como consecuencia de los hechos económicos presentaron un saldo de $411.715 miles para el 2008, disminuyeron un 8.6%, respecto de la vigencia anterior. Está conformado por los siguientes grupos: Tabla No. 3-2: Pasivo Cód. Cont. 2 24 25 27 29

Nombre de la Cuenta

Saldo a Dic 31/07 PASIVO 450.336 Cuentas por Pagar 225.222 Obligaciones Laborales y de Seguridad Social 64..728 Integral Pasivos estimados 167.634 Otros pasivos 2.752

Saldo a Dic 31/08 411.715 284.808 123.114 0 3.793

Cifras en miles Variación porcentual -8.6-% 26% 90% -100% 38%

Fuente: Formato 01, anexos, balance general y libros de contabilidad 2007 y 2008

Patrimonio. Revela saldos de $31.797 miles en el 2007 y $200.905 miles en el 2008, con un incremento del 532%. Está constituido por las siguientes cuentas: Tabla No. 3-3: Patrimonio Cód. Cont. 3 3105 3110 3128

Nombre de la Cuenta

Saldo a Dic 31/07

Saldo a Dic 31/08

PATRIMONIO Capital Fiscal Resultado del Ejercicio Provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones

31.797 31.797 0 0

200.905 41.672 209.889 50.656

Cifras en miles Variación porcentual 532% 32% 100% 100%

Fuente: Formato 01, anexos, balance general y libros de contabilidad 2007 y 2008

Otros Ingresos: Durante la vigencia de 2008 se efectuaron los siguientes recaudos de cartera de vigencias anteriores y otros ingresos: Tabla No. 3-4: Otros Ingresos Miles de pesos

Concepto Recaudo de Cuotas Fiscalización de Vigencias Anteriores Rendimientos financieros Total

Valor 18.476.801 2.555 18.479.356

Fuente: Libros auxiliares de contabilidad

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La contraloría manifestó que recursos permanecen disponibles en las cuentas bancarias de la entidad. La no devolución de otros ingresos recibidos por la Contraloría Departamental del Magdalena, contraviene disposiciones presupuestales: El presupuesto de rentas y recursos de capital de las entidades territoriales, que en su estructura y composición debe seguir lo dispuesto en el Estatuto Orgánico del Presupuesto (artículos 27 a 31), está integrado por el presupuesto de ingresos corrientes y el de recursos de capital. Por su parte, el presupuesto de gastos o apropiaciones de las entidades territoriales, que también en su estructura debe tener como referente lo dispuesto en el Estatuto Orgánico del Presupuesto (artículo 30), debe presentarse clasificado en diferentes sesiones que corresponden a los organismos de control existentes al interior de la entidad. En este sentido y con independencia de que a ciertos órganos de la entidad territorial pueda atribuírseles la actividad generadora de renta, todos los ingresos se deben incorporar al presupuesto de rentas y de recursos de capital de la entidad territorial, así, los ingresos que el departamento obtiene con ocasión de las actividades o gestión de su contraloría, deben incorporarse al presupuesto de gastos y recursos de capital de la entidad territorial. Lo anterior nos permite manifestar que ante la carencia de personería jurídica de las contralorías y ante la inexistencia de un presupuesto de ingresos para las mismas1, no es posible referirse a “recursos propios” de las contralorías.” De acuerdo con lo establecido en las normas presupuestales y la Ley 42 de 1993, se deduce que las Contralorías territoriales no tienen presupuesto de ingresos, ya que solamente se refieren respecto a ésta sección presupuestal al presupuesto de gastos o ley de apropiaciones; por lo tanto, los rendimientos financieros generados en el manejo de cuentas corrientes y de ahorro de esta Contraloría se deben incorporar al presupuesto de ingresos de la entidad territorial sin efectuar descuento alguno, sirviendo como una fuente de financiación de los gastos de los entes de control. Pasivos Laborales: Se causan mensualmente con la liquidación de la nómina y corresponden a las provisiones para las prestaciones sociales. La totalidad de los 47 funcionarios se encuentran afiliados al régimen de fondos privados. La contraloría realizó los aportes mes a mes a los fondos privados y canceló los 1

Lo que si existe es un presupuesto de gastos

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intereses a las cesantías causadas en diciembre de 2008, por un valor de $8.723 miles, por lo tanto, no quedo saldo por estas obligacionales prestacionales. Al final del ejercicio se realiza una conciliación con la información que genera la Oficina Administrativa sobre las prestaciones sociales de cada funcionario. Lo anterior permitió, depurar saldos de vigencias anteriores en cesantías por $-32829 miles y en otras prestaciones por $93.021 miles. De igual manera, se realizó una depuración en el saldo de vigencias anteriores de la cuenta 27 Pasivos estimados por $157.634 miles. Las depuraciones realizadas no fueron llevadas al Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, para su estudio y aprobación, trámite previsto en la Resolución No 119 de la CGN, que prevé este procedimiento, que opera como una instancia asesora del área contable y financiera de las entidades, más aún, teniendo en cuenta las cuantías de los ajustes, superiores a los $200.000 miles. Lo anterior, para no dejar la decisión y responsabilidad de la depuración de saldos en cabeza de un funcionario. Destacamos los pagos de los aportes de las cesantías a los fondos privados e intereses a las cesantías causados en la vigencia 2008 a los funcionarios de la contraloría. Aportes Pensiónales y Parafiscales: De acuerdo a la información recibida por los diferentes Fondos de Pensiones y la Caja de Compensación Familiar del Magdalena, la contraloría adeuda durante la vigencias 2004, 2005 y 2006 los siguientes saldos, por concepto de aportes pensiónales y parafiscales: Tabla No. 3-5: Fondos de Pensiones y Cesantías CAPITAL INTERESES HORIZONTE 33.192.522.00 45.739.425.00 COLFONDOS 42.100.429.00 48.146.051.00 PROTECCION 4.030.912.00 3.943.035.00 ING 43.775.166.00 57.947.798.00 PORVENIR 14.505.700.00 6.174.138.00 TOTAL $137.604.729.00 $161.950.447.00 Fuente: Oficina Financiera Contraloría Departamental del Magdalena

TOTAL 78.931.947.00 90.246.480.00 7.973.947.00 101.722.964.00 20.679.838.00 $299.555.176.00

Tabla No. 3-6: Parafiscales CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DEL MAGDALENA 49.889.237.00 -0$49.889.237.00 CAJAMAG GRAN TOTAL $349.444.413.00 Fuente: Oficina Financiera Contraloría Departamental del Magdalena

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Conforme a la información suministrada por la Oficina Financiera de la Contraloría Departamental del Magdalena, a la fecha de la visita se han conciliado, los saldos de los aportes (no incluye intereses), con HORIZONTE e ING, los demás están en proceso. Confrontado el estado de cuenta anterior con corte abril 22 del presente año, con los saldos contables al 31 de diciembre de 2008, arroja una diferencia importante que amerita su conciliación, ambos saldos incluyen intereses, como se observa en el siguiente cuadro: Cifras en pesos

Saldos por pagar Estado Cuenta 299.555.176

Saldos contables 31 de diciembre de 2008 189.192.460

Diferencia 110.362.716

Fuente. Libros de Contabilidad

Se precisa que la contraloría efectúo los pagos de los aportes correspondientes a la vigencia 2008. En los saldos contables de las obligaciones por aportes pensiónales y parafiscales, se incluye intereses por $ 55.842 miles, que confrontados con los $161.950 miles reflejados en el estado de cuenta facilitado por la Oficina Financiera de la Contraloría, evidencia que no se han liquidado la totalidad de los intereses moratorios, ni causado contablemente los mismos. En el estado de cuenta suministrado por la Oficina Financiera, aparece el Fondo de Pensiones COLFONDOS con un saldo por pagar a abril 22 de 2009, de $90.246 miles, por concepto de capital más intereses, mientras que el libro auxiliar de contabilidad de la cuenta 24251805 registra un saldo de cero. Adicionalmente la Contraloría suscribió un Convenio Interadministrativo con la Gobernación del Magdalena el 16 de noviembre de 2007, con el objeto de cancelar a través de la Gobernación, las acreencias u obligaciones que posee la contraloría con los Fondos Privados de Pensiones y entidades recaudadoras de aportes parafiscales por un valor de $335.663.737. Valor superior al saldo en contabilidad, de las cuentas de aportes pensiónales y parafiscales al 31 de diciembre de 2008, en $146.471.277, evidenciando la no contabilización de la totalidad de los intereses moratorios al 31 de diciembre de 2008. La Contraloría debe agilizar este proceso y determinar finalmente la existencia o no de las presuntas obligaciones y las respectivas responsabilidades que se deriven de sanciones e intereses moratorios. Así mismo deben ser contabilizadas en las cuentas 9 Cuentas de Orden Acreedoras-Responsabilidades Contingentes, mientras avanza el proceso de conciliación.

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Por lo expuesto en los párrafos anteriores y por no encontrarse soportes de los registros contables que corresponden a vigencias anteriores, los saldos a 31 de diciembre de 2008, de las cuentas 242518 Aportes a Fondos Pensiónales, por $140.903 miles, y la cuenta 242520 Aportes Caja de Compensación por $48.289 miles, generan una incertidumbre en la razonabilidad de las cifras, las cuales representan el 31% del pasivo más patrimonioLos aportes a los fondos de pensiones deben ser cancelados, conforme lo establecen las Leyes 100 de 1993, 119 de 1994, 21 de 1982 y 89 de 1988 respectivamente. El no pago oportuno de los aportes, no sólo priva a los trabajadores de ejercer sus derechos y recibir los servicios derivados del pago de los mismos, obliga a la Contraloría a pagar sanciones moratorias contempladas en las leyes citadas, configurándose un posible detrimento patrimonial, asumir las responsabilidades del pago total de la pensión por invalidez y muerte del trabajador y enfrentar el pago de multas por demandas de los trabajadores ante el Ministerio del Trabajo. Pasivos Estimados Laborales: La contraloría no aplica de manera consistente mes a mes la norma técnica relativa a los pasivos estimados laborales- 2.9.1.2.6 numerales 234, 235 y 236: “Comprenden las obligaciones a cargo de la entidad, originadas en circunstancias ciertas, cuya exactitud del valor depende de un hecho futuro; estas obligaciones deben ser justificables y su medición monetaria confiable. Los pasivos estimados deben reconocerse empleando criterios técnicos de conformidad con las normas y disposiciones legales vigentes. Se revelan atendiendo la naturaleza del hecho que los origine y deben reclasificarse al pasivo que corresponda, cuando la circunstancia que determinó la estimación se materialice” En la vigencia 2008 se causaron directamente a las cuentas 25 obligaciones laborales, las que deben ser se afectadas, sólo cuando las provisiones o pasivos estimados se constituyen en obligaciones reales. Causación Cuentas por Pagar: No se aplica el principio de causación en las cuentas por pagar. Las obligaciones emanadas de los hechos económicos, son pagadas y contabilizadas contra las cuentas del gasto, excepción de los descuentos de nómina, depreciación y amortizaciones, lo que se constituye en una contabilidad de caja, no aplicando el principio de causación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo.

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Retención en la Fuente sobre Prestaciones Sociales: No se practicó retención en la fuente te en el pago de prima de navidad en diciembre de 2008 por un valor de $ 6.784.000, al señor Contralor Departamental Dr. Eduardo Rodríguez Orozco Arturo, conforme a lo establecido en el Estatuto Tributario artículos 24,103 y 206 y demás normas complementarias y reglamentarias. El no descontar y pagar las retenciones de ley, expone a la Contraloría a las sanciones previstas en el Estatuto Tributario Artículos 634, 635 y 641, y demás normas complementarias y modificatorias; además de ser una conducta sancionable, por incumplimiento de obligaciones fiscales, de acuerdo con la Resolución No 026 de 2001 de la AGR Recaudos a favor de terceros: Con un saldo de $3.792 miles, de los cuales $1.041 miles corresponden a mayores valores pagados en cuotas de fiscalización de la vigencia 2008, por los Hospitales Locales de Tenerife y de la Zona Bananera. El restante saldo $2.751 miles viene de vigencias anteriores consignaciones efectuadas en el Banco BBVA, no identificadas, de las cuales no se encontró soporte para su verificación. Este presunto pasivo debe someterse aun proceso para determinar la existencia real de las obligaciones por pagar de manera individual y proceder a su pago, o de lo contrario proceder a su depuración previa sustentación y probación por el Comité Técnico de Sostenibilidad del Proceso Contable, conforme a la Resolución 119 de 2006 de la CGN Resultado del Ejercicio: Se contabilizó el déficit del ejercicio de la vigencia 2007 de $5.548 miles, en el resultado del 2008, reflejando a su vez, en el Formato F-01 Catálogo de Cuentas dos resultados de ejercicios el de la vigencia 2007 y el de la vigencia 2008 por $215.436 miles. Debe efectuarse la reclasificación contable correspondiente. Sostenibilidad del Sistema Contable: En la vigencia se realizaron importante ajustes y reclasificaciones contables , tendientes a darle razonabilidad a los saldos de algunas de las cuentas de los estados financieros, entre las cuales destacamos: Ajustes al propiedad, planta y equipo y la respectiva depreciación acumulada, reclasificación de cuentas por cobrar a difícil recaudo, horas extras causadas de vigencias anteriores, provisiones para prestaciones sociales y pasivos laborales de vigencias anteriores y doble registro en la adquisición de software financiero. Excepto en la depuración de los activos fijos, en la que se dejo constancia de lo aprobado por quienes participaron, en la que asistió el señor Contralor Departamental, en las demás no se dejo constancia en acta de los procedimientos

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que se llevaron a cabo para determinar la inexistencia del saldo y de la aprobación de los funcionarios que tienen la responsabilidad del proceso financiero y representante legal. Existen situaciones contables en la Contraloría expuestas en el presente informe, que ameritan la creación del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, previsto en la Resolución No. 119 de 2006 de la Contaduría General de la Nación, para analizar y tomar decisiones, sobre algunas de las inconsistencias identificadas en el presente informe. Garantía Bienes de la Entidad: Se constató el aseguramiento de los bienes y fondos de la entidad en la vigencia 2008, con la Compañía de Seguros La Previsora S.A., pólizas Nos. 1001309, 1009927 y 1000757. Recursos Físicos: En la verificación del proceso de registro de los elementos que hacen parte de la Propiedad Planta y equipo, se identificaron las siguientes inconsistencias:
No se registra el No de la salida de almacén en el movimiento de la tarjeta de kárdex.
Las salidas de almacén no son prenumeradas para su registro y control.
Algunas planillas de entrega de equipos de computación a cada funcionario, no están firmadas por el funcionario que recibe.
En el inventario físico selectivo, a la Secretaría de la Oficina Administrativa, se encontraron elementos sin la placa de identificación, una CPU que no estaba registrada en la relación de inventario.
Los elementos totalmente depreciados fuera de servicio, pendientes para ser dados de baja, se encuentran en dos sitios en estado de abandono y desaseo, que ponen en riesgo la salud de los funcionarios que tienen que frecuentarlos, teniendo en cuenta que en uno de ellos, se encuentra parte del archivo de algunos procesos de la contraloría. No se tenía los inventarios de elementos devolutivos por funcionario responsable, es decir, individualizado por cada uno de los funcionarios que componen la planta de personal de la contraloría, al 31 de diciembre de 2008. Este hecho permite que se presenten inconsistencias en la relación e identificación de los elementos devolutivos de la contraloría y que no se registren oportunamente y adecuadamente los cambios que se presenten en la dotación de dichos elementos en cada una de las áreas de la contraloría. Copia de este inventario individual debe ir a la Hoja de Vida.

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Control Interno Contable: En cumplimiento de Resolución No. 034 de 2008 de la Contaduría General de la Nación, se realizó la evaluación anual del sistema de control interno contable correspondiente al período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2008. El informe identifica debilidades y fortalezas, a su vez realiza recomendaciones, que tienen que ver con:
Elaborar el manual de procedimientos contables, para tener las políticas aplicar para cada proceso y el contenido de los informes a la alta gerencia y demás usuarios.
Presentar informes periódicamente a la alta gerencia.
Publicar los informes contables para informar a la comunidad.
Integrar las áreas de Presupuesto, Contabilidad y almacén
Capacitaciones permanentes al personal constituyéndose en las actualizaciones mismas del sistema contable.
Mantener la información contable al día para presentar informes contables en tiempo real.
Registrar las soluciones dadas para cada situación problema presentado, teniendo un soporte para cuando se presente nuevamente la situación.
Presentar informes de los estados financieros con sus respectivas notas trimestralmente a la Oficina De Control Interno,
El jefe de la dependencia, deberá liderar los informes, analizarlos y presentar propuestas al Contralor. La Oficina de Control Interno, realizó tres evaluaciones intermedias a los procesos del área financiera (Contabilidad, tesorería y presupuesto), en abril, julio y noviembre de 2008, en las cuales se identificaron, diversas inconsistencias, que dieron lugar a planes de mejoramiento del área, a los cuales se les efectúo el seguimiento de cumplimiento de las acciones correctivas, resultados que se consignan en los informes. También se observó que el Contralor Departamental se apoya en los informes de la Oficina de Control Interno, para generar directrices a los Jefes de oficina y área para que sean tenidas en cuenta los resultados y recomendaciones de estos informes. 3.2.1.2.

Proceso Presupuestal

El presupuesto de gastos de la contraloría para ser ejecutado durante la vigencia 2008 fue aprobado mediante Ordenanza Departamental No. 045 de 2007 por $1.887.738 miles. Mediante Decreto 3126 del 28 de diciembre de 2007 la Gobernación liquidó el presupuesto y mediante Decreto No 273 de 2008 del

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Departamento del Magdalena el presupuesto fue adicionado en $257.673 miles, para un presupuesto definitivo de $2.145.411 miles. La Ejecución presupuestal se ilustra en el siguiente gráfico: Grafico No. 1: Ejecución presupuestal vigencia 2008 Miles de pesos

$2,145.411 Definitivo

$2.086.370 Recaudos

$1.945.746 Com prom isos

$1.938.600 Pagos

Fuente: Oficina Financiera Contraloría Departamental del Magdalena

Los ingresos de la contraloría durante la vigencia 2008 corresponden a las transferencias por parte del Departamento del Magdalena por $1.862.126 miles y a las cuotas de auditaje de los entes sujetos de control por $224.244 miles. La ejecución del presupuesto durante la vigencia de 2008 se llevo a cabo de acuerdo a lo relacionado en el siguiente cuadro: Tabla 3-7: Distribución del Presupuesto de Ingresos y Gastos Vigencia 2008 Miles de Pesos Presupuesto Inicial

Descripción INGRESOS Recursos del Dpto. Cuotas de Auditaje TOTAL PRESUPUESTO INGRESOS

DE

GASTOS Gastos Personal Gastos Generales Transferencias Otros TOTAL PRESUPUESTO GASTOS

DE

Adiciones Reducciones

Presupuesto Definitivo

Partic. %

Recaudos %

1.658.679 229.059

203.448 54.225

1.862.127 283.284

87% 13%

100% 79%

1.887.738

257.673

2.145.411

100.0%

97%

Presupuesto Modificaciones Presupuesto Inicial Adiciones Definitivo 1.444.261 135.425 1.579.686 425.736 67.578 493.314 8.789 500 9.289 8.952 54.170 63.122

74% 23%

1.887.738

257.673

2.145.411

3% 100.%

Fuente: Formatos F-06 y F-07 de rendición de cuenta, año 2008 Contraloría Departamental del Magdalena

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Durante la vigencia 2008 se llevaron a cabo 8 traslados al presupuesto de gastos de la contraloría por valor de $81.900 miles que representan el 3.8% del presupuesto definitivo y una adición presupuestal por $257.673 miles. Estos traslados presupuestales se encuentran respaldadas con resoluciones internas firmadas por el señor contralor. Las variaciones presupuestales respecto a la vigencia 2007 se observan en la tabla: Tabla 3-8: Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos Comparativo 2007-2008 Cifras en miles Concepto 2007 2008 Variación Ejecución Ingresos Ingresos Recibidos del Departamento 1.272.603 1.862.127 46% Ingresos cuotas de fiscalización 216.094 283.284 31% Total Ingresos 1.488.697 2.145.411 44% Ejecución Gastos Gastos de Personal 1.222.250 1.579.686 29% Gastos Generales 258.751 493.314 91% Transferencias 7.695 9.289 21% Otros 63.122 100 Total Gastos 1.488.697 2.145.411 44% Fuente: formatos F06 y F07 de la rendición de la cuenta.2007 y 2008

Ejecución del PAC de la Vigencia: En el año 2008 se realizó seguimiento a la ejecución del PAC de la vigencia. Ejecución de los Recursos de la Adición Presupuestal: La siguiente es la ejecución y distribución de los recursos adicionados mediante Decreto No 273 del 6 de mayo de 2008 de la Gobernación del Magdalena por $ 257.673 miles: DESCRIPCION 1 2

Déficit en Gastos de Personal Déficit en Gastos Generales

ADICION 94.624.824,00 13.370.068,00

Ejecutado a 31 de Diciembre 93.224.703,00 13.370.068,00

Por Ejecutar 1.400.121,00 0,00

DEFICIT EN GASTOS GENERALES Detalle

Vigencia

Valor Pagado

Beneficiario

1

Pago Saldo Software

2007

11.317.054,00

2

Suministro Diario Judicial Mantenimiento Fotocopiadora Sharp SF-1014

2007

660.000,00

Eddie Molina

2007

1.393.014,00

Papel Mueble

3

Total Valor Pagado

Solsoft

13.370.068,00

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DEFICIT GASTOS DE PERSONAL Detalle 1 Intereses de Cesantías Empleados 2 Prima de Vacaciones 3 Pago libranza empleados 4 Pago Convenio ICBF 5 Pago Seguridad Social Parafiscales 6 Cesantías Empleados 7 Liquidacion Contralor 8 ICBF Ultima cuota Convenio 9 Pago Rete fuente diciembre

Vigencia 2007 2007 2007 2007 dic-07 2007 2007 2007 2007

Total Valor Pagado

Valor Pagado 6.716.237,00 732.600,00 2.971.664,00 1.625.237,00 24.906.101,00 43.210.830,00 9.235.537,00 1.617.497,00 2.209.000,00

Beneficiario Empleados Contraloria Gustavo Sanchez Terceros ICBF Eps-Fondos de Pensiones Fondos de Cesantias Alfredo Moises Ropain ICBF Dian

93.224.703,00

OTROS GASTOS VIGENCIA 2008 Detalle 1 2 3 4

Honorarios profesionales Participación ciudadana Viáticos y gastos de viaje Transferencias Total pagado otros gastos

Adición 63.000.000 2.000.000 81.678.010 3.000.000

Ejecutado a 31 de Por Ejecutar diciembre de 2008 63.000.000 2.000.000 81.678.010 3.000.000 149.678.010

0 0 0 0

Ejecución por Vigencias Miles de pesos

Ejecución presupuestal vigencias anteriores 2007 106.595 42%

Ejecución presupuestal vigencia 2008 149.678 58%

Del total adicionado, quedo por comprometer $1.400.121 en el rubro de déficit en gastos de personal. No obstante, existir un Convenio Interadministrativo suscrito entre la Contraloría y la Gobernación del Magdalena el 16 de noviembre de 2007, con el objeto de cancelar a través de la Gobernación, las acreencias u obligaciones que posee la contraloría con los Fondos Privados de Pensiones y entidades recaudadoras de aportes parafiscales por un valor de $335.663.737, para que el Ente Territorial descontara un 0.5% de las transferencias a partir de la vigencia 2008, lo que no se cumplió, y no fue posible obtener evidencia escrita de las causales previstas en la cláusula octava: CAUSALES DE TERMINACIÓN. Tampoco se incluyo en la adición presupuestal de la vigencia una partida, para atender de manera prioritaria por lo menos el capital de la deuda, que de acuerdo con el estado de la Oficina Financiera asciende a $187.494 miles. Estas obligaciones de vigencias anteriores, le están generando intereses moratorios que causaran un daño patrimonial al órgano de control; a cambio se destinó un 58% para gastos de funcionamiento de la vigencia, en particular en los rubros de Honorarios, Viáticos y gastos de viaje por $63.000 miles y 81.678 miles respectivamente, rubros que tenían apropiaciones iniciales más traslados internos del gasto por $47.000 miles y 95.631 miles.

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Tabla 3-9: Resultado Real de Tesorería y Fiscal Vigencia 2008 Cifra en miles SALDO EN CAJA SALDO EN BANCOS MAS CUENTAS POR COBRAR RECONOCIDAS MENOS CUENTAS POR PAGAR EXEDENTE O SUPERAVIT EN TESORERIA

598.822 152.277.787 48.229.943 7.146.112 193.960.400

Fuente: Registros contabilidad, tesorería y presupuesto Contraloría Departamental del Magdalena

El excedente o superávit de tesorería por $193.960.400, que no respaldan obligaciones por pagar, debidamente constituidas en reservas presupuestales y de cuentas por pagar al 31 de diciembre de 2008, en aplicación del articulo 16 Unidad de Caja, Decreto 111/96, Estatuto Orgánico de Presupuesto Nacional, deben ser consignados a la tesorería departamental. Inconsistencias en la Rendición de la Cuenta Formato F-09 Ejecución del PAC de la vigencia: Se reportó en la columna PAC Situado (Recaudos de la vigencia), el valor los compromisos o gastos ejecutados, lo cual es errado. En la columna saldo por recaudar se diligenció el monto del presupuesto no comprometido, que no corresponde a la información solicitada, y que debe ser equivalente a la reportada por el mismo concepto en el Formato F-06 Ejecución presupuestal de ingresos. Austeridad del Gasto: De la comparación en la ejecución de los rubros comprometidos en las políticas de racionalización del gasto público, se observó un incremento importante en la mayoría de ellos, como resultado de la ejecución de la adición presupuestal, los más destacados son: Remuneración de servicios técnicos, honorarios, viáticos y gastos de viaje y bienestar social, mientras que en los rubros de materiales y suministros y capacitación social arrojaron disminuciones del gasto. Tabla No. 3-10 Comparativo Ejecución Presupuestal Austeridad del Gasto 2007-2008 Miles de pesos CONCEPTOS VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE IMPRESOS Y PUBLICACIONES HONORARIOS REMUNERACIÓN SERVICIOS TECNICOS SERVICIOS PÚBLICOS CAPACITACION BIENESTAR SOCIAL MANTENIMIENTO MATERIALES Y SUMINISTROS TOTAL COMPROMISOS PRESUPUESTALES

VR COMPROMISOS VALOR 2007 COMPROMISOS 2008 75.236 172.200 8.682 10.543 28.553 109.423 2.344 15.710 43.874 39.545 5.754 4.856 2.920 7.700 20.932 24.877 32.679 24.740 220.974 409.594

VARIACIÓN

% 129% 21% 283% 570% -10% -16% 163% 19% -24% 85%

Fuente: Contraloría Departamental del Magdalena

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3.2.2. Gestión del Talento Humano 3.2.2.1.

Conformación de la planta de personal

Conformación de la planta de personal. La planta de personal de la entidad no sufrió modificación en su estructura, así es que continúa siendo la misma en cuanto a planta autorizada y ocupada del 2007. La planta de personal de la entidad fue adoptada mediante Resolución 008 del 30 de enero del 2006 y que fue modificada mediante Resolución 142 del 27 de junio de 2007 proferida en virtud a las facultades concedidas por la Honorable Asamblea Departamental del Magdalena mediante la ordenanza No. 003 del 25 de junio de 2007. La planta autorizada es de cuarenta y siete (47) funcionarios, distribuidos de la siguiente manera: Grafico No. 2: Distribución de la planta de personal por niveles Asesor ; 1Directivo; 1

Asistencial; 15

Ejecutivo; 6

Profesional; 19

Técnico; 5

Fuente: Información suministrada por la Dirección administrativa de la Contraloría Distrital de Cartagena de Indias.

En cuanto al nivel de profesionales que conforman la planta de personal corresponde a diecinueve (19) funcionarios, o sea el 40%, representando, como se ha dicho en informes anteriores, un nivel bajo e inadecuado dado el carácter técnico de la entidad. Los cargos restantes corresponden a asistenciales, libre nombramiento y remoción y técnicos, para un porcentaje equivalente del 60%. Durante la vigencia se vincularon diez (10) personas a la entidad: 5 de libre nombramiento y remoción –directivos de la oficina jurídica, financiera, planeación y participación ciudadana y responsabilidad fiscal- y 6 en provisionalidad todos profesionales de éstos dos fueron asignados a la oficina de Control fiscal, dos a la dependencia de investigaciones fiscales, uno a la oficina financiera y otro a control interno. Fueron desvinculados once (11) funcionarios pertenecientes siete (7) del nivel directivo y cuatro (11) que estaban en provisionalidad.

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Las hojas de vida fueron examinadas las cuales no han presentado inconsistencias respecto a vigencias anteriores, por lo que se examinaron solo las de los funcionarios vinculados en la vigencia, encontrando que guardan adecuadamente la organización de los documentos que las conforman, se verificó el cumplimiento de los requisitos para la posesión de los cargos, el lleno de los requerimientos legales y sus anexos. Se comprobó que para la vigencia auditada, el pago de los pago de salarios, prestaciones sociales, así como de los aportes parafiscales y demás conceptos inherentes a la nómina como descuentos y deducciones. Hubo pago de horas extras a funcionarios de la entidad por valor total de $6.044.882.48. Sin embargo, se constato de acuerdo a la información recibida por el Jefe de la Oficina Financiera de la Contraloría, que se adeuda a diferentes fondos de pensiones y cesantías, aportes parafiscales de las vigencias 2004, 2005 y 2006, por la suma de $349.444.413.00. 3.2.2.2.

Distribución de funcionarios por actividades realizadas

Según el personal involucrado en las actividades misionales y administrativas la Contraloría General del Departamento del Magdalena, durante la vigencia 2008 presenta la siguiente distribución: Tabla 3-11: Distribución de funcionarios por actividades

ACTIVIDADES REALIZADAS Área Misional y Control Fiscal (auditorias, revisión de cuentas y responsabilidad Fiscal) Funcionarios del área administrativa TOTAL

CANTIDAD 25

% 54

22 47

46 100

Fuente: Información suministrada por la Dirección administrativa de la Contraloría General del Departamento del Magdalena.

Se mantiene en general el porcentaje de funcionaros asignados para labores misionales, alcanzando el 54% de la planta ocupada; a pesar de ser un porcentaje aceptable y por tratarse de una planta global, puede asignarse un mayor número de servidores a este tipo de labores con el propósito de mejorar la gestión y los resultados de la entidad, respecto de lo cual persisten deficiencias en los resultados del proceso auditor.

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3.2.2.3.

Manejo y ciclo de nómina

En el ciclo de la nómina interviene la Oficina de Acciones Administrativas al elaborarla y revisarla, la Oficina Financiera efectúa el pago y además liquida las horas extras y el Contralor la revisa y la firma. A cada funcionario se le entrega una copia o documento en el que se consignan todos los valores devengados, descuentos, embargos y demás deducciones que se efectúan con las especificaciones pagadas colocando además la identidad del funcionario y cargo que ocupa. 3.2.2.4.

Capacitación, bienestar social y salud ocupacional

En materia de bienestar social la entidad realizó actividades de capacitación a los funcionarios, eventos de integración laboral y familiar. La entidad programó actividades de capacitación en temas relacionados con su función misional y administrativa –gestión documental, MECI, competencias laborales, régimen disciplinario, entre otros, se destaca que se gestionaron capacitaciones en temas que no fueron incluidos en la planeación inicial. Las áreas definidas en el Plan de Bienestar Social de la Entidad, están comprendida así: Convivencia y Desarrollo Humano; Recreación y Turismo; Deportiva y Cultural. En este sentido podemos resaltar que las actividades que se programaron para homenajear y exaltar fechas y circunstancias especiales fue materializado, es decir que se cumplió con las expectativas en las labores de Convivencia y Desarrollo Humano. Es importante resaltar que a pesar de que el 100% de las actividades fueron desarrolladas, los recursos económicos con que se llevó a cabo éstas, fueron aportados y subsidiados por entidades, y funcionarios. Las actividades recreativas y turísticas tuvo un nivel de ejecución importante las cuales fueron apoyadas económicamente por la Entidad, en un monto de $6.320.000.oo, lo que representó satisfacción para los funcionarios. Se realizaron un total de treinta y seis (36) capacitaciones durante la vigencia en diversos temas, lográndose la socialización de todos los instrumentos y metodologías adoptados por la entidad. En lo que tiene que ver a las actividades de salud ocupacional se realizaron durante la vigencia seis (6), pero se sugiere que la entidad promueva con mayor diligencia los temas en salud ocupacional y bienestar social, asignando los recursos que demandan las actividades encaminadas a promocionar bienestar a los servidores de la entidad.

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Inducción y Re inducción. Los funcionarios vinculados en la vigencia manifestaron haber recibido alguna inducción al cargo y puesto de trabajo; no obstante, se requiere documentar las labores de inducción realizadas al personal vinculado y ajustarlas a los parámetros legales y reglamentarios, en temas relacionados con el régimen salarial y prestacional, políticas institucionales, de calidad, código de ética, programas de bienestar, visión, misión de la entidad, manual de funciones y de procedimientos entre otros; respecto de las actividades de reinducción no encontramos evidencia de que hubieren realizado en la vigencia. En conclusión, en materia de capacitación se logró la participación de un mayor número de funcionarios especialmente en temas misionales y se destaca la consecución de actividades desarrolladas en el Departamento del Magdalena los cuales no representaron mayores costos para la entidad; sin embargo, se deben incrementar estas actividades para los servidores que presentan mayores falencias o en aquellos que requieren actualizarse o reforzar sus conocimientos; además es recomendable implementar puntos de control que permitan evaluar el aprovechamiento de tales actividades en los servidores beneficiados, toda vez que estos esfuerzos y herramientas deben reflejarse en el mejoramiento continuo de los productos de la entidad, especialmente en los informes de auditorias. Respecto al convenio interadministrativo celebrado con la Gobernación del Departamento del Magdalena y la Contraloría General del Departamento del Magdalena, se constató que desde la fecha de la firma del mismo 16 de Noviembre de 2007, hasta la fecha del trabajo de campo, las partes no han dado cumplimiento al mismo; de esto se observó que la entidad de control fiscal, ha realizado acciones ante los fondos de pensiones y cesantías tendientes al pago de esas obligaciones, tratando de que sean incluidas en la restructuración de pasivos de la Ley 550 en que se encuentra el Departamento, con el fin de que se provean las asignaciones de los recursos para su cancelación. También existe oficio de fecha 13 de Febrero de 2009, en el que la entidad de control fiscal, envía a la Secretaria de Gestión Financiera del Departamento del Magdalena, el pasivo con corte a 31 de Enero de 2009 de la Contraloría General del Departamento del Magdalena. De otro lado, en el tema de la dotación de uniformes de los funcionarios, fue objeto de conciliación ante la Procuraduría 43 en lo judicial asuntos administrativos y surtió la aprobación de rigor por parte del Juzgado Tercero Administrativo de Santa Marta el 21 de enero de de 2008, se tiene que se realizó contrato con la firma CRISALLTEX S.A., quien se obligó a suministrar a la Contraloría tres dotaciones de vestidos correspondientes a la vigencia fiscal 2008, para los funcionarios de la entidad, así mismo se obligó a emitir bonos canjeables equivalentes a las dotaciones atrasadas de vestuario y calzado de las vigencias

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2003, 2004, 2005 y 2006. Revisado el contrato se constato que la Contraloría cumplió con lo conciliado oficios expedidos por el Jefe de la Oficina de Acción Administrativa de la Contraloría, donde les manifiesta que deben acercarse al Almacén Gino Pascally con el fin de reclamar la dotación de overoles y calzados; de igual manera aparece memorando interno del Jefe de la Oficina Administrativa de la Contraloría, donde le informa a los funcionarios que deben acercarse a esa dependencia con el fin de recibir los bonos por concepto de dotaciones de uniformes; por ultimo se certifica por parte del Jefe de la Oficina de Acción Administrativa, el recibo a satisfacción por parte de la empresa Crisalltex S.A., tres dotaciones (vestido y calzado) al igual que los bonos canjeables equivalentes a las dotaciones de las vigencias 2003, 2004, 2005 y 2006, lo anterior de acuerdo con el proceso de selección abreviada de menor cuantía que se desarrollo en la entidad de control fiscal. De acuerdo con lo anterior, se observa cumplimiento por parte de la Contraloría General del Departamento del Magdalena, con los funcionarios en razón al objeto del contrato No 042 de 2008, en virtud al acuerdo conciliatorio que se llevó a cabo en la Procuraduría No 43 en lo Judicial para Asuntos Administrativos de Santa Marta, el cual fue Objeto de aprobación en el Juzgado cuarto Administrativo del Circuito de Santa Marta. Seguimiento al cumplimiento del Plan de Mejoramiento La entidad cumplió moderadamente las observaciones formuladas por la Auditoría General de la República al corregir las deficiencias relacionadas con el reconocimiento y liquidación de las horas extras y con el pago de salarios, aportes parafiscales y en pensión adeudados a los funcionares, pero aún persisten deudas por pagar en aportes parafiscales de vigencias anteriores a la auditada, y en las cuales se siguen generando intereses moratorios. 3.2.3. Gestión Contractual Se mejoró en la aplicación de los procedimientos consagrados para la contratación pública y en los beneficios reportados por la entidad a través de los contratos suscritos y ejecutados durante la vigencia 2008. La Contraloría reportó cincuenta y nueve (59) contratos realizados durante la vigencia 2008 por valor de $236.750.920, discriminados así: (20) contratos de suministro y compraventa; (27) de prestación de servicios, (9) contratos de mantenimiento y/o reparación y (3) de seguros. El monto de la contratación se incrementó sustancialmente teniendo en cuenta que en el 2007 el monto total de los contratos fue de $137.562.664; es decir, aumentó en más del 94%. Según explicaciones del director Administrativo esta situación obedeció a que el personal

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administrativo fue asignado para realizar labores de auditoría durante toda la vigencia 2008, lo que dio lugar a la necesidad de contratar para evitar trastornos en las labores administrativas de la entidad. Del análisis de los contratos reportados encontramos que se contrataron 16 personas para apoyar las labores de contabilidad, presupuesto, mensajería y correspondencia, recepción y organización de documentos, bienestar, salud ocupacional, capacitación y controversias judiciales. Se tomó una muestra de auditoria de veintiséis (23) contratos que representan el 40% de los reportados, encontrando que se celebró un (1) contratos de menor cuantía con formalidades plenas y el resto fueron de contratación directa por mínima cuantía y por corresponder contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión. Los contratos guardan correspondencia con las necesidades de la entidad, con los planes de acción de las dependencias y el plan de compras, además se comprobó el cumplimiento del objeto contractual de los que hicieron parte de la muestra de auditoría. Los beneficios reportados por el proceso contractual fueron, entre otros, mejoramiento en la cobertura del proceso auditor, mejoramiento en la dotación de herramientas de trabajo como equipos de cómputo, video cámara, escritorios, organización documental de las hojas de vida y de los contratos, reparación de las condiciones locativas del sitio de trabajo, carnetización de todos los servidores y actualización contable de los bienes de propiedad de la entidad. Manual de Contratación. La entidad adoptó un manual de contratación actualizado con la ley 1150/07 y el decreto 2474/08, adoptado mediante la resolución 197 de 2008; en ella se asigna a la oficina jurídica la emisión de los conceptos jurídicos y a la Dirección Administrativa la elaboración de los estudios de conveniencia, actos administrativos preparativos de la contratación, la aprobación de las pólizas de garantías y elaboración de las minutas de los contratos. En el proceso contractual participa la Oficina jurídica, Administrativa y Financiera, el Despacho y la dependencia donde se origina la necesidad. Plan de compras. Se elaboró atendiendo las encuestas de necesidades por dependencias, se publicó en el SICE oportunamente. Fue adoptado mediante resolución 069 del 27 de marzo de 2008 por valor de $172.383 miles y modificado el 19 de mayo por valor de $116.400 miles. La Contraloría mantuvo la planificación adecuada para la adquisición de los elementos de papelería, oficina y aseo, implementó el comité de compras integrado por la asesora de planificación y Control Interno, Dirección Administrativa y un delegado del Contralor, hizo los estudios de conveniencia y

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oportunidad en todos los contratos, emitió los conceptos jurídicos y aplicó correctivos en la redacción del objeto de los contratos, Fortalezas del proceso de contratación Además de las anotadas en el párrafo anterior:  Se comprobó el cumplimiento de los objetos contractuales de la totalidad de los contratos.  Se estableció la necesidad de contratar en todos los contratos.  Todos los contratos cumplieron con la ritualidad de la disponibilidad presupuestal el registro y el pago de los mismos.  El proceso de contratación cuenta con un manual actualizado.  Las adquisiciones de bienes se hicieron dentro del marco del plan de compras.  Se elaboraron adecuadamente los estudios de conveniencia y necesidad en todos los contratos,  Se exigieron a los contratistas la presentación oportuna de los documentos y requisitos exigidos por la ley 80/93, 1150/07, 100/93, 190/95, 610 de 2000 y decreto 510 de 2003.  Se adquirieron bienes y servicios que reportaron beneficios a corto y largo plazo para la entidad, como equipos de cómputo, de oficina, de aseo y cafetería, libros y códigos de consulta, carnés para los funcionarios y servicios profesionales y técnicos para apoyar labores administrativas. Debilidades e irregularidades  No se le da participación a la a oficina de control interno con el propósito de que aplique el control previo administrativo de que trata el inciso 3º del artículo 63 de la ley 80 de 1993.  En la determinación de las necesidades de servicios y en los estudios de conveniencia y oportunidad no determinan con claridad las razones por las cuales requieren vincular a otras personas para realizar labores que han sido objeto de contratación previa,  En algunos contratos no se hicieron los estudios de precios de mercado,  En los contratos 013, 015, 016, 017, 018 y 019 el objeto contractual es el mismo,  En el contrato 19 no se especificó el tipo de actividades contratadas ni el tiempo de ejecución ni el lugar de cumplimiento. Respecto de los contratos 013, 015, 016, 017, 018 y 019 los objetos contractuales establecen que las actividades a realizar son las de “apoyar a las áreas de administrativa y financiera”; sin embargo, al examinar las carpetas de cada uno de

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ellos advertimos que las necesidades se originaron en la dirección administrativa, en jurídica y en financiera, por lo que las actividades desarrolladas por los contratistas fueron de apoyo a esas tres dependencias, lo cual fue confirmado en los informes mensuales de actividades de los contratistas. Al respecto es recomendable que se establezcan con cuidado y claridad las actividades a desarrollar por los contratistas y que ellas guarden coherencia con las necesidades de la entidad y los estudios de conveniencia. Seguimiento a contratos suscritos en vigencia anterior. Se comprobó que en desarrollo del contrato 050-07 sobre gestión documental, se realizaron las capacitaciones a los funcionarios que estaban pendientes y su aplicación en los documentos que se producen en la entidad. Respecto a la aplicación de los resultados del inventario y avalúo de bienes de la entidad ejecutado en cumplimiento del contrato 010-07, el despacho consideró necesario ampliar el inventario realizado contratando un perito avaluador en julio de 2008 lo cual permitió ajustar con valores reales los bienes muebles de la entidad y dar de baja aquellos que se encontraban en estado de inservibles. 3.2.4. Evaluación de la Tecnología de Información La Contraloría General del departamento a 31 de diciembre de 2008 contaba con cuarenta y cinco (45) computadores y un (1) servidor para cubrir una planta de personal de 47 funcionarios, lo cual presenta un cubrimiento alto de dotación de los funcionarios. Son equipos modernos, en uso y buen estado. Además se constato la dieciséis (16) impresoras, dos (2) unidades quemadoras de CD, cinco (5) de DVD, una (1) video cámara, un (1) video proyector. La contraloría, contrató los servicios de un Ingeniero de Sistemas, el cual le brinda a la entidad su apoyo en lo correspondiente a los procesos de mantenimiento preventivo y correctivo de la plataforma tecnológica. Se dispuso de un plan de contingencias, el cual se difundió a todos los niveles de administración para su conocimiento y aplicación, y se desarrollaron una serie de actividades a nivel de soporte, mantenimiento preventivo, mantenimiento correctivo, implantación de controles informáticos, restablecimiento del Sistema de Rendición de Cuentas Electrónicas “SIA” y la puesta en fase de prueba del Sistema de Correo Electrónico entre otras. La contraloría cuenta con una página Web: www.contraloriadelmagdalena.gov.co, el servicio de Internet Banda Ancha que posee la entidad es a través del proveedor TELECOM, del cual se capacitó en la cultura interna para el manejo de este servicio y políticas de seguridad, debido a que la mala utilización del servicio

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puede afectar a la entidad, poniendo en riesgo el sistema de información de la misma y retardado las labores tanto misionales como administrativas de la Contraloría General del Departamental del Magdalena. Como resultado de las recomendaciones anteriores se tomaron los correctivos necesarios de fortalecer el área de soporte tecnológico de la entidad con capacitaciones, monitoreo periódico a los equipos, implementación de políticas de seguridad en la red de información, en la cultura del manejo adecuado de las herramientas y en la realización de mantenimientos preventivos y correctivos de los equipos. En lo atinente a la evaluación del Convenio AGR y la Contraloría General del Departamento del Magdalena para el Fortalecimiento del Control Fiscal, se constató que los equipos y elementos entregados a titulo de comodato; conserva en buen estado los equipos recibidos y los está destinando para uso exclusivo del proceso auditor; no se han instalado software sin licencia, según lo estipulado en el convenio suscrito con la Contraloría General del Departamental del Magdalena y se aseguraron para la vigencia 2008 con póliza de seguro No 1001309 y para el la presente anualidad están asegurados mediante póliza No. 1000076. Con respecto al software Sistema Integral de Auditoria –SIA- Modulo Rendición Electrónica de Cuentas - Contralorías, se implementó el Sistema del Sistema de Rendición de Cuenta en Línea, para las entidades auditadas por parte de la Contraloría General del Departamento del Magdalena, a través del SIA, el cual para la presente vigencia, todos los sujetos de control rindan por medio electrónico. 3.2.5. Controversias Judiciales La Contraloría General del Departamento del Magdalena, reportó treinta y tres (33) controversias judiciales y tres (3) Acciones De Repetición., en la cuenta correspondiente a la vigencia 2008, las cuales son atendidas por un abogado contratado para tal fin quien mantiene una adecuada atención a los procesos judiciales, ha representado la entidad en defensa de sus intereses, presentando y contestando las demandas, interponiendo los recursos necesarios y presentando las demandas de acción de repetición. Además se encontró los informes presentado por el abogado mes a mes con las actuaciones realizadas. Se verifico en el trabajo de campo varios pagos cancelados por concepto de Sentencia y Conciliaciones por la suma de $23.670.009.99 en contra de la Contraloría Departamental para lo cual se sugiere el inicio de demanda de acciones repetición.

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Tabla No. 3-12: Estado de las Controversias Judiciales Cant. 19

Tipo de acción Autoridad Judicial Nulidad y Restablecimiento del Tribunal Contencioso Administrativo y juzgados Derecho Administrativos 7 Tutelas Juzgados Administrativo 2 Denuncia penales Juzgado penal del circuito 1 Acción de cumplimiento Juzgado Administrativo 3 Reparación Directa Juzgado Administrativo 1 Acción Popular Juzgado Administrativo 3 Repetición Tribunal Contencioso Administrativo y Juz Ad, Fuente: Papeles de trabajo de la auditoria integral practicada a la vigencia 2008 de la Contraloría del Departamento del Magdalena.

De loa anterior se colige que:





3.3.

Las controversias judiciales están organizada por carpetas debidamente foliadas, en las cuales se encuentran copia de la gestión que se adelantan en cada una de ellas. Las carpetas tienen las piezas procesales más importantes, Las hojas de rutas están actualizadas, La oficina de control interno practicó visita a la dependencia del asesor del despacho, examinando las controversias judiciales. GESTIÓN MISIONAL

3.3.1. Control Fiscal 3.3.1.1.

Evaluación del proceso de revisión de cuentas

En ejercicio de uno de los sistemas de control plasmados en la ley 42 de 1993, como lo es la revisión de las cuentas el grupo de vigilancia fiscal, debe conforme a lo planeado, revisar y/o observar y fenecer las cuentas presentadas por las entidades sujetas a control por parte de la Contraloría General del Departamento del Magdalena, proceso reglamentado mediante la resolución No 022 de 2007, donde se informa la forma, periodo, término y contenido de la misma. Durante la vigencia 2008, la Contraloría departamental, recepcionó un total de doscientos ochenta nueve (289) cuentas; de estas, doscientas cincuenta (250) en términos y treinta nueve (39) extemporáneas. Con respecto a las cuentas no rendidas y las rendidas en forma extemporánea, se le dio traslado a la Oficina Jurídica para que iniciara las actuaciones administrativas sancionatorias pertinentes. Durante el 2008 se aperturaron

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veinticinco (25) procesos sancionatorios y dos (2) quedaron pendientes, debido a que corresponden a instituciones educativas que se fusionaron. Es conveniente cumplir con los procedimientos establecidos para el desarrollo del ejercicio de control fiscal, ejecutando los tiempos estipulados, a fin de no incurrir en la demora y estancamientos de los traslados. Durante la vigencia 2008, la entidad programó la revisión de ciento setenta y tres (173) cuentas; de éstas, sesenta y tres (63) de vigencias anteriores y ciento diez (110) de la vigencia 2007. Finalizada la vigencia 2008, se revisaron ciento sesenta (160) cuentas, cincuenta una (51) de vigencias anteriores y ciento nueve (109) de la vigencia 2007. Con respecto al pronunciamiento de cuenta por parte de la Contraloría, según lo evidenciado en trabajo de campo, la Contraloría solamente se pronunció sobre ochenta (80) cuenta; de estas nueve (9) se fenecieron y setenta y una (71) no se fenecieron. Reiterando lo manifestado en informes anteriores, la Contraloría carece de cronogramas de trabajo en los que se consignen las actividades, tiempos a ejecutar por los grupo de trabajo para determinar el tiempo en el que se ejecutan las tareas y por ello establecer el término total utilizado por el grupo auditor para el proceso de revisión de cuenta. Además, con relación a las cuentas pendiente por revisar, la Contraloría está pendiente de dar cumplimiento a los términos para pronunciarse sobre las cuentas pendientes por revisar a diciembre 31 de 2008; teniendo en cuenta lo determinado en la Resolución 022 de 2007, deberá la contraloría estudiar la posibilidad de una estrategia que permita evacuar y poner al día la entidad. A pesar que la Contraloría tiene un proceso procedimiento adoptado para la revisión de cuentas, en las carpetas revisadas se observó que algunos elementos que hace parte del proceso auditor están en este proceso. Es conveniente que la Oficina de Control Fiscal adopte correctivos que le permita, en ejercicios futuros, organizar adecuadamente la información de los informes de cuenta. 3.3.1.2.

Evaluación al proceso auditor

3.3.1.2.1. Cobertura y Alcance Durante la vigencia 2008 ejerció vigilancia a través de la Oficina de Control Fiscal sobre trescientas dieciséis (316) entidades sujetas a control fiscal, de las cuales una (1) entidad corresponde al nivel central, noventa y nueve (99) del nivel municipal, setenta y tres (73) descentralizadas y ciento cincuenta y tres (153) son

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entidades educativas. El presupuesto total de ejecución de estas entidades sujetas de vigiladas fue de Ochocientos treinta y ocho mil novecientos cuarenta y siete millones seiscientos noventa y tres mil pesos ($838.947.693 miles). En la rendición de cuenta la Contraloría reportó la programación de ciento cincuenta y un (151) auditorias y la ejecución de cuarenta y nueve (49); es decir, que la entidad, mediante resolución 047 del 26 de febrero de 2008 modificada el 4 de abril por la resolución 079, programó realizar un 63,5% más de auditoría respecto de la vigencia anterior; no obstante, las auditorias ejecutadas con informes definitivos comunicados fueron 25, lo cual representa una disminución del 48% en ejecución respecto de la misma vigencia en la cual comunicaron 48 informes. Al respecto el señor Contralor y el Jefe de la Oficina de Control Fiscal manifestaron que entre enero y abril de 2009 comunicaron 24 informes definitivos de auditorías que iniciaron en la vigencia 2008 y agregaron que existieron factores que incidieron es los resultados como: 1) Inicio retrasado del PGA por el proceso de adaptación al plan estratégico e institucional y a las directrices de la nueva administración, 2) La propuesta experimental de vincular al proceso auditor a los funcionarios que desarrollaban labores administrativas que implicó un período de inducción, 3) Eventos imprevistos como el invierno que azotó el departamento en la vigencia 2008 y que incidió en el retraso de las actividades auditoras y 4) Las connotaciones del proceso de mejora continua en la calidad del contenido de los informes que hizo necesario tomarse mas tiempo para revisarlos y proponer correcciones y en varias ocasiones fue necesario volver a los municipios para recaudar la información necesaria para tales fines. Por otra parte, suscribieron seis (6) planes de mejoramiento a los cuales le han realizado seguimientos periódicos. Según el señor Contralor y el Jefe de la Oficina de Control Fiscal en lo corrido del año 2009 han suscrito 15 planes de mejoramiento relacionados con informe comunicados a finales de la vigencia auditada. Esta información fue confirmada por la comisión de auditoría, así como el trámite de suscripción de 18 planes de mejoramiento de auditorias iniciadas en la vigencia 2008. No obstante las explicaciones dadas a la comisión de auditoria respecto de la programación y ejecución del PGA y sus resultado y, la confirmación de esa información en trabajo de campo, la Auditoría General de la República reconoce la necesidad de realizar un trabajo de planeación y programación del PGA de

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acuerdo con circunstancias como tiempos, incidencias de riesgos del PGA, herramientas laborales como equipos de cómputo, recurso humano, nuevos líneas de auditoría La cobertura presupuestal auditada por la Contraloría fue de ($168.057.606 miles) que corresponde al 20% del presupuesto total ejecutado de gasto de las entidades sujetas de control, lo cual representa disminución respecto de la cobertura presupuestal del PGA de la vigencia anterior, lo cual refleja una baja cobertura, debido a que, como se dijo en el informe de la vigencia 2007, es recomendable ejercer control fiscal sobre las entidades de mayor incidencia del departamento como lo es la Gobernación, la Universidad del Magdalena y la Asamblea Departamental que no ha sido objeto de auditoría desde hace más de siete años. Del proceso auditor ejecutado por la Contraloría General del Departamento del Magdalena se tomó una muestra de auditoría sobre la cual señalamos que todas fueron de modalidad especial, que se enfocaron sobre las áreas de presupuesto, contratación, control interno y denuncias que se incluyeron en estas. En la etapa de Planeación presentaron una leve mejoría con la elaboración de Memorandos de encargo y Planeación en todos los procesos de auditoría, mapas de riesgos en una parte de ellos, en estos encontramos que no guardan una estructura unificada aunque se identificó un mayor número de riesgos. En la fase de ejecución de las auditorias, se realizan mesas de trabajo entre los funcionarios designados para la auditoria y funcionarios de las entidades auditadas, pero no se cumplieron los términos programados. Papeles de trabajo: se continuó con el proceso de mejoramiento en la organización por carpetas y referenciación de los papeles de trabajo. Contenido de los informes: Presentaron mejorías en la estructura, en la redacción y en los argumentos, lo cuales fueron más críticos, sobre todo los informes comunicados en el segundo semestre de la vigencia. Tiempos de auditoría: Los términos programados en el PGA y recogidos en los memorandos de planeación no se cumplieron, presentando retrasos de hasta seis (6) meses en la comunicación de los informes. Al momento de realización del trabajo de campo encontramos informes de auditoria que presentaban entre 2 y 4 meses en fase de revisión por parte del cuerpo directivo. Hallazgos: Respecto de la calificación, determinación y soporte de hallazgos continuaron presentando mejoras, pero no alcanzan un grado de cumplimiento satisfactorio.

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La Auditoría General de la República apoya las iniciativas de las Contralorías que apunten al mejoramiento de sus procesos, especialmente en su labor misional, por ello resalta la participación de la totalidad de los funcionarios en labores de auditoría durante la vigencia 2008, aunque esta circunstancia haya podido incidir en los resultados finales del proceso auditor y en la desmejora de otros procesos, es conveniente examinar con detenimiento la situación con el propósito de realizar los ajustes que correspondan, tal como lo aceptó el señor Contralor y el jefe de la Oficina de Control Fiscal. Fortalezas • • • • • •

• • •

Elaboraron mapas de riesgo en varios procesos auditores, enriqueciéndolos con mayores elementos de riesgos, Elaboraron memorandos de planeación en todos los trabajos auditores, Incorporaron el estudio de las cuentas como elemento de planeación de las auditorías, Se les respetó el derecho de contradicción a todos los entes vigilados que fueron objeto de auditoría en la vigencia, Se detectaron mejorías en la estructura de los informes, Se detectaron mejoras en el contenido de los informes con argumentos menos descriptivos y más críticos, aunque aún no alcanzan niveles adecuados, Continúa el proceso de mejora en la organización de los documentos que se surten en el proceso auditor, Implementaron acciones correctivas en la configuración de hallazgos que permitieron mejorar en este tema, Se incluyo pronunciamiento sobre el fenecimiento de las cuentas y la razonabilidad de los estados financieros dentro de los informes de auditoria.

Deficiencias •

• •

•

En la programación del plan general de auditorías no se tuvieron en cuenta factores que afectan su ejecución como limitaciones de recursos humanos y de herramientas de trabajo, eventualidades climatológicas persistentes en el departamento del Magdalena, el proceso gestión de calidad en el proceso auditor y la incorporación al PGA de nuevas líneas de auditorías, No se cumplieron los tiempos programados para algunas de las etapas del proceso auditor, especialmente los de comunicación de informes, Los oficios mediante los cuales comunican del inicio de las auditorías lo entregan el mismo día de la instalación, sin permitirle a los entes vigilados prepararse y organizar la información y tiempo para atenderlos, La mayor parte de los informe continúan presentando deficiencias en la calidad de los argumentos, con pocos análisis,

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•

En la configuración de los hallazgos continúan presentando deficiencias, a pesar de advertir mejoras en el proceso.

3.3.1.2.2. Control Fiscal Ambiental La Contraloría General del Departamento del Magdalena durante la vigencia 2008 practicó veinte (20) auditorias con componente ambiental, no se realizó ningún proyecto ambiental y no se desarrolló capacitación sobre el tema, de acuerdo a lo reportado en el formato F-22 y verificado en campo por la Auditoria General de la Republica. En esta materia la Contraloría Departamental durante el primer semestre no practicó auditorias ambientales, adujeron que no dispuso de personal capacitada en el tema; para el segundo semestre contrataron los servicios profesionales para ejercer esta función y practicaron veinte (20) auditoria, así: dos (2) alcaldías (Municipio de Sabanas de San Ángel y Municipio Pijiño del Carmen) y a dieciocho (18) hospitales; además, elaboró el informe sobre el Estado de los Recursos Naturales y del Medio Ambiente del Departamento. En las auditorias a los municipios se evaluó el cumplimiento de la normatividad ambiental (mataderos, rellenos sanitarios e inversión ambiental) y en los hospitales evaluaron la disposición de los residuos sólidos hospitalarios. En esta materia tan sólo se incluyó dentro de la información suministrada el Informe sobre los recursos ambientales que debe presentar a la Asamblea Departamental de Magdalena. Es oportuno retomar y analizar la importancia de hacer gestión y ejercer vigilancia a las entidades que administran recursos medio ambientales en lo relacionado con la protección, conservación, uso y explotación de los recursos naturales en el Departamento, a fin de generar en ellos responsabilidad en la cuantificación y resarcimiento del daño ambiental y hacer seguimiento a las actuaciones que deben realizar las diferentes autoridades ambientales para otorgar el manejo de los recursos naturales. Sin embargo, continúa la inexistencia de una metodología unificada para evaluar la gestión ambiental. Por lo anterior, es recomendable que la Contraloría General del Departamento del Magdalena considere dentro de la muestra los municipios, fundamentados en la constitución Política de 1991 en el Título X de los órganos de control, la Ley 99 de 1993 que guía y define los principios fundamentales de la política ambiental, reglamentados por el Sistema Nacional Ambiental (SINA y la Ley 42 de 1993 que especifica las funciones que deben desarrollar los organismos encargados de los recursos naturales, la protección del medio ambiente y el papel de las Contralorías en la valoración de los costos ambientales. En esta Ley se le atribuyen funciones tanto a la CGR como a las Contralorías Territoriales referentes al control fiscal ambiental y a la presentación al Congreso de la República y a las honorables

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Asambleas departamentales y a los Consejos municipales, según el caso, del “Informe del Estado de los Recursos Naturales y del Ambiente”. Es de recordar, que el control fiscal ambiental se puede entender como una función de naturaleza pública, que se desarrolla a través de un conjunto de técnicas y procedimientos, que tiene por objetivo vigilar y controlar las entidades de carácter público, privado y mixto que intervienen en el uso, conservación y explotación de los recursos naturales y del medio ambiente. 3.3.1.2.3. Evaluación al Patrimonio Cultural En la vigencia 2008 la Contraloría General de Departamento del Magdalena no realizó ejercicios de control para evaluar la preservación y protección del patrimonio cultural en su jurisdicción. No se evaluó el Plan de Desarrollo del Departamento, con el fin determinar si allí se tuvo en cuenta la Cultura y el Deporte y la destinación de los recursos previstos. No se tiene información si el Departamento de Magdalena cuenta con un inventario del patrimonio cultural y las inversiones ejecutadas en el mismo. No se ejerció vigilancia sobre la destinación de los recursos que por ley corresponden a actividades culturales, entre otros; estampillas pro-cultura y recursos IVA a telefonía móvil. 3.3.1.2.4. Evaluación al Control a los Recursos de Salud En la vigencia 2008 la Contraloría General del departamento del Magdalena practicó auditoria especial a once (11) auditorias especiales a entidades del sector salud: ESE Hospitales Universitario Fernando Tronconi, ESE Hospital El Reten, ESE Hospital Santander Herrera de Pivijay, ESE Hospital Local de Remolino, ESE Nuestra Señora de Guamal, ESE Local de Pijiño del Carmen, ESE Hospital de San Rafael de Fundación, ESE Hospital de San Sebastián, ESE Hospital de Salamina, ESE Hospital La Candelaria del Banco y ESE Hospital San Cristóbal de Cienaga, de las cuales fueron examinadas cinco (5) auditorias como muestra. En la fase de planeación se cumplieron con los tiempos estimados en el memorando de encargo, en el contenido de los informe mejoraron la estructura ya elaboración y comunicación del informe se presentó atraso, y se suscribieron cinco (5) planes de mejoramiento en un tiempo promedio de 1 ½ meses. De las auditorias analizadas en trabajo de campo se evidenció que las auditorias las enfocaron sobre las áreas de de presupuesto, Tesorería, Contabilidad, Contratación, Recurso Humano, Control Interno y Medio Ambiente; se observa que se analizó la contratación por Régimen Subsidiado con la EPSS como

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Caprecom, Comparta, Cajacopi, Barrios Unidos del Quibdo, y con entes territoriales como Alcaldías y Gobernación; debido a que las ESE´s, manejan recursos públicos, que operan como la segunda fuente de ingresos para el total del presupuesto de dichas entidades. Pero, es recomendable que en este trabajo de auditorias se analicen los pagos realizados por las EPSS, por la venta de servicios, que es un porcentaje no menor al 40% según los establecido en la ley 1122 de 2007; que a la vez reciben sus transferencias del SGP; y además los municipio está en la obligación de realizarle pagos por la atención a la población no cubierta con subsidios a la demanda, que son igualmente recursos públicos Municipales, y que se constituyen en la segunda fuente de ingresos de las ESE,s. Lo anterior hace parte del sistema de control fiscal de gestión y resultados que deben analizar las contralorías, según lo establecidos en la norma superior y en la ley 42 de 1993. 3.3.1.2.5. Evaluación a la gestión de traslados de hallazgos La Contraloría General del Departamento del Magdalena, reportó en la cuenta el traslado de quinientos noventa y ocho (598) así: setenta y cinco (75) fiscales, ciento noventa y dos (192) disciplinarios, noventa y ocho (98) penales y doscientas treinta y tres (233) administrativos, producto de las auditorias practicadas en vigencias anteriores y la vigencia 2008, los cuales se corroboraron en el trabajo de campo que no han sido trasladados en su totalidad a las entidades correspondientes, por lo que se sugiere que sean remitirlos en su totalidad, con el fin de que se adelanten las investigaciones a que hubiere lugar y así lograr el objeto misional de la entidad y los fines del Estado. Los hallazgos se clasifican u organizan en carpetas, tienen anexo los formatos de traslado de hallazgos; se observo que la Dirección de Auditoria Fiscal, no llevan un libro radicador de hallazgos, y se les realizó poco seguimiento a los mismos. En términos generales, la Contraloría mejoró en la oportunidad del traslado de los hallazgos respecto de vigencias anteriores, En lo atinente a la determinación y calificación de los hallazgos, estos se hacen en mesas de trabajo donde participan los auditores, el coordinador de la auditoria y el Director de Control Fiscal. Los hallazgos definitivos son trasladados por este último. 3.3.2. Evaluación a la Gestión de Participación Ciudadana La Contraloría General del Departamento del Magdalena, en la vigencia 2008 no contaba con un comité de Participación Ciudadana; este solo fue creado mediante resolución de fecha 022 del 11 de Febrero de 2009, pero existía la resolución Nº

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087 del 23 de Abril de 2007, la cual establece la reglamentación, el procedimiento, evaluación, traslado, seguimiento, respuesta y archivo de las denuncias y quejas al interior de la entidad de control fiscal. Se verifico en el trabajo de campo que las quejas, denuncias y derechos de petición se recepcionan en la dependencia encargada de Participación Ciudadana y si alguna de ellas amerita el traslado a la Dirección de Control fiscal para que adelante las investigaciones del caso se remiten a ella y darle tramite e incluirlas en cada ejercicio auditor que se realice de acuerdo a la entidad que se cuestiona. Se evidencio la existencia de un libro radicador y una carpeta por cada una de ellas. En cuanto al tramite dado a las quejas, denuncias y derechos de petición, la Contraloría General del Departamento del Magdalena, en la mayoría de las quejas, no informa a sus quejosos el desarrollo o finalización de la misma. En relación con los mecanismos, divulgación y promoción de la Participación Ciudadana, durante la vigencia 2008, se tenía que existía un buzón de sugerencias el cual fue muy poco utilizado por la ciudadanía; se entregaron en los diferentes municipios donde se realizaron capacitaciones folletos publicitarios, además se solicitaron espacios radiales Con relación a las quejas y denuncias de la vigencia, se comprobó que se reportaron Noventa y seis (96) actuaciones, de las cuales se recibieron Setenta y dos (72) por correo, once (11) de forma personal, dos (2) a través de audiencias publicas, cinco (5) por Internet, una (1) a través de los medios de comunicación y cinco (5) anónimas. Respecto al trámite dado, fueron atendidas así: dos (2) fueron archivadas por improcedente, cinco (5) fueron trasladadas por competencia a otras entidades, setenta y cinco (75) fueron trasladas la Dirección de Control Fiscal, con el fin de que sean incluidazas dentro del PGA, se encuentran actualmente en tramite catorce (14). Durante la vigencia 2008, se realizaron un total de seis capacitaciones a diferentes veedurías ciudadanas del Departamento y donde se capacitaron a los líderes comunitarios de esos municipios e integrantes de las acciones comunales y a los alumnos de 11 grado de los colegios oficiales sobre la importancia de la organización de las veedurías ciudadanas. A pesar de que no se firmo convenio alguno con alguna veeduría, se iniciaron los tramites para firmarlo con la Contraloría General y Distrital, la cual se consignó en un acta de fecha tres de Abril de 2008, con el fin de fortalecer la conformación de veedurías ciudadanas y buscar mecanismos para hacerles un seguimiento permanente; de todo esto se sugiere al ente de control fiscal hacer mas énfasis en capacitar a la ciudadanía con el fin de que la entidad de control fiscal tenga mayor pesesionamiento en el Departamento del Magdalena.

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De igual forma se realizó una audiencia pública en el municipio de Zapayan – Magdalena, el día dos de Octubre de 2008, en donde se realizó un acercamiento con la población para recibir de ellos, toda la información relacionada con los problemas que aquejan al municipio. 3.3.3. Gestión Misional Respecto a las Indagaciones Preliminares, Procesos de Responsabilidad Fiscal, Jurisdicción Coactiva y Administrativos Sancionatorios 3.3.3.1.

Evaluación a los procesos de responsabilidad fiscal

La actividad misional encaminada a determinar la responsabilidad fiscal por el detrimento del erario público de las entidades del Orden Departamental la desarrolla la Contraloría Departamental del Magdalena a través de la División de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva. Indagaciones preliminares La Contraloría General del Departamento del Magdalena a través de la oficina de Responsabilidad Fiscal para la vigencia 2008 fueron reportadas seis (6) indagaciones preliminares, de las cuales se tomaron como muestra de auditoria tres (3), que representan el 50% de la totalidad. De las escogidas en la muestra, se archivaron una (1) y dos (2) se encuentran en trámite. El siguiente cuadro muestra el estado de las indagaciones preliminares 2008: Tabla No. 3-13: Estado de las Indagaciones Preliminares Indagaciones revisadas 3 Originaron proceso de responsabilidad fiscal. Terminadas 1

N° 0

% 0

Cuantía -

Archivadas por no mérito Archivadas por pago

1 33 ND 0 En tramite 2 67 39.410.304 Total 3 100 39.410.304 Fuente: Papeles de trabajo de la auditoria integral practicada a la vigencia 2008 de la Contraloría Departamental del Magdalena.

En el trabajo de campo se expediente 109/07 proveniente de una reapertura, se decidió su archivo según los fundamentos de Hechos expuestos en la providencia, ya que no se adelantaron las operaciones probatorias para el esclarecimientos de los hechos y transcurrido el término no se pudo establecer los requisitos a verificar en la I.P, según el art 39 ley 6100 /00, no se observa diligencias de recaudo probatorio ni la investigación adecuada al hecho denunciado, aunque en el archivo se ordena el desglose de las denuncias y traslado del expediente remitirlos al Contralor Del Departamento de Magdalena y su inclusión el la línea de Auditoria Vigencia 2009 con el fin dar un nuevo recaudo probatorio a esta

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denuncia instaurada. La I.P. 109 , en la cuales se profirió archivo, fue trasladadas para que se surtiera el grado de consulta de acuerdo con lo señalado por el articulo 18 de la Ley 610 de 2000, la decisión de segunda instancia se tomó en término establecido por el citado articulo de la mencionada Ley. La I.P 112 se encuentran en tramite pero se denota que esta inactiva desde del 8 de octubre del 2007 y su poco recaudo probatorio, y la I.P 116 se ordeno mediante auto una prueba el en mes de mayo para practicarse en septiembre del 2008, prueba esta que fue entregada por el funcionario en diciembre del 2008 en dicho informe el investigador informa de ciertas irregularidades y pide se den traslado a diferentes entidades competentes, disciplinario, sancionatorios y penales pertinentes y sugiere se apertura un proceso de Responsabilidad Fiscal hasta la fecha de esta auditoria no se han tomado los acciones, ni decisiones necesarias, ante estas situaciones se denotas que el las pruebas que se recauda, no cumplen con los principios orientadores de las actuaciones administrativas, celeridad, eficiencia y conlleva al incumplimiento de los términos procesales. Fortalezas. La decisión de archivo de la indagación fue consultada oportunamente, el grado de consulta se surtió en el término establecido, Se encontraron debidamente archivados, foliados, su guarda y custodia son los apropiados. La proporción en las cargas laborales, recursos físicos y tecnológicos. Además se verifico una adecuada intervención del Control interno en las evaluaciones realizada en las cuales de identifican claramente las diferentes acciones a corregir. Debilidades Se encontraron debilidades en la recaudación y soportes del acerbo probatorio para fundamentar las decisiones, en el periodo de la I.P el funcionario debe ordenar todas las pruebas necesarias para el esclarecimientos de los hecho, verificar la competencia del órgano fiscalizador, la ocurrencia de la conducta y su afectación al patrimonio estatal, la entidad afectada e identificar a los servidores públicos y particulares que hayan causado el detrimento, intervenido o contribuido para él y que estas se realicen con celeridad y eficiencia. No se impulsaron oportunamente y dentro de los términos procesales, se encuentran largo término de inactividad procesal las indagaciones preliminares. No se citaron a los interesados para realizar las notificaciones de auto de archivo en las indagaciones prelimares que terminaron por esta vía, es decir, inobservando lo dispuesto en los artículos 44 y 45 del CCA.

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No se encuentra participación activa de los funcionarios de la Oficina de Responsabilidad Fiscal frente a las acciones de mejoramiento acordadas con Control Interno y sus correctivos a tomar. 3.3.3.2.

Evaluación a los Procesos de Responsabilidad Fiscal

En ésta vigencia fueron reportados en la cuenta sesenta y siete (67) procesos de responsabilidad fiscal de los cuales se tomó una muestra de 33 procesos equivalente al 50%, y que se encontraron en trámite al momento del trabajo de campo. El siguiente cuadro muestra el estado de los procesos de responsabilidad fiscal analizados en la vigencia 2008: Tabla No. 3-14: Estado de los Procesos de Responsabilidad Fiscal Cifras en miles de pesos

Procesos de Responsabilidad fiscal revisados (33) Terminados Fallados Con Responsabilidad fiscal 0 Fallados Sin Responsabilidad Fiscal Archivados por no mérito Archivados por caducidad Archivados por Prescripción En tramite Total

No 0 0 0 0 0 33 33

% 0 0 0 0 0 0 0

Cuantía 0 0 0 0 0 790.603 790.603

Fuente: Formato 17 de la rendición de cuenta vigencia 2008 y papeles de trabajo auditoria integral practicada a la vigencia 2008 de la Contraloría Departamental de Magdalena.

Se llevan libros radicadores de indagaciones y procesos de responsabilidad fiscal adecuadamente y actualizados. Los soportes de hallazgos, para esta auditoria reflejan una mejor consolidación, tipificación y soporte de los hallazgos derivados del proceso auditor. Para las vigencias fiscales 2008 el Grupo de Procesos y Responsabilidad Fiscal estuvo conformado por diez (10) profesionales del área del derecho, durante la vigencia, evidenciándose la alta rotación de funcionarios, con lo cual no se da una verdadera investigación, ni conocimiento de los procesos allí tramitados, lo que dio como resultado mora en los términos procesales, de tal suerte que no dieron el impulso adecuado a la mayoría de ellos. Los recursos tecnológicos y logísticos son los adecuado estas circunstancias ayudan al cumplimiento satisfactorio para la labor de la investigación y sustanciación, lo cual no se ha visto reflejado en la gestión en estos procesos en la vigencias auditada, donde se han encontrado períodos de inactividad

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prolongados, 292,155, 288, 303, 245, 247,256, 258, 245, 266 lo que puede conllevar a la caducidad y prescripción de los procesos. Control de legalidad Dilación Procesal: No se observa avance en esta labor misional, persiste incumplimiento en los términos previstos en al Ley 610 de 2000 para realizar el trámite del proceso de responsabilidad fiscal A pesar del esfuerzo mostrado por el estudio de bienes de los implicados en los proceso de la vigencia 2008, no se realizaron las notificaciones adecuadamente de los auto de apertura o de las providencia que se surten el los procesos En el trabajo de campo se solicito el proceso 155 -01- en cual no fue reportado en la cuenta de la vigencia 2008 y se encontraba en los informes de control interno, en el proceso 155-01 el cual como ultima actuación se encuentra la presentación del Recurso de Reposición y subsidio Apelación contra el auto de fecha 17 de septiembre del 2008 presentado en diciembre 1 del 2008 y hasta la fecha de esta auditoria aun no se han resulto el recurso de reposición, dentro del termino establecido en el ART 60 del C.C.A. En cuanto al auto de apertura se encontró el proceso 291, 292, 303, 305 -08 proceso que no identifican claramente a uno del presunto responsable fiscal con numero de cedula y el cargo que ocupaba. De igual manera llama la atención de la Auditoria General de la Republica la inadecuada recaudación del acervo probatorio en los procesos de responsabilidad fiscal, el cual carece de los principios celeridad, eficacia la prueba, esta deben ser oportuna , para el esclarecimiento de los hechos, situación esta que afecta la defensa del patrimonio público del Departamento. Se recomienda el recaudo probatorio sea oportuno, eficaz y si dilaciones. La carga laboral de la oficina de Responsabilidad Fiscal es el inadecuado en la vigencia auditada se reportan 67 procesos y en cuadro entregado solo están asignados 57, sin incluir el proceso 155 que no fue reportado en la cuenta. Tanto los recursos tecnológicos y logísticos son los adecuado estas circunstancias ayudan al cumplimiento satisfactorio para la labor de la investigación y sustanciación, lo cual no se ha visto reflejado en la gestión y resultado en estos procesos en la vigencias auditada, donde se han encontrado períodos de inactividad prolongados, demora en la notificación personal, designación de apoderados de oficio, lentitud en la sustanciación e impulso de tales procesos.

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Procede dentro del proceso Responsabilidad Fiscal dar traslado a otras autoridades, con ocasión del adelantamiento de estos procesos se advierte de hechos punibles o faltas disciplinarias el funcionario competente deberá dar aviso en forma inmediata a las autoridades correspondiente art. 21 de 610/00. Control de resultado Del total de los procesos reportados para la vigencia 2008, solo hubo un archivo por no merito (exp 147), no hubo fallos con responsabilidad, ni traslados a jurisdicción coactiva, Responsabilidad Fiscal no cumplió con su gestión misional u objetivos encomendados constitucionalmente. Los expediente se encontraron debidamente foliados, su guarda y custodia son los apropiados, pero no se observa la identificación de los procesos en todas las carátulas de los expedientes. Se verifico una adecuada acompañamiento e intervención del Control interno, se establecieron acciones de mejoramiento a seguir por los funcionarios de Responsabilidad Fiscal. Debilidades: Recaudo de la Prueba: Es de gran importancia para el proceso de Responsabilidad Fiscal la pruebas las cuales deben de ser ordenadas, allegadas o aportadas al proceso, para dar certeza del daño patrimonial y de la responsabilidad del investigado, y es oportuno decretarlas en el auto de apertura todas aquella pruebas conducente para el esclarecimiento de los hechos, Notificación. Persiste para en los proceso falta de notificación personal o el cumplimiento de los art 44 y 45 C.C.A., lo cual debe de realizarse de manera prioritaria con el fin de proseguir con los procesos, se recomienda agilizar el mismo y designar el defensor de oficio, tal y como lo prevé el Art. 43 de la Ley 610 de 2000. Vinculación del garante. En el proceso (298-08) se esta vinculado la compañía aseguradora como tercero civilmente responsable, en el auto su identificación debe ser clara, describirse número de póliza, nombre y apellido del asegurado, beneficiario, la vigencia, el valor de la póliza, etc, se envía la comunicación de su vinculación, pero no aparece constancia de la entrega de la copia del auto mediante el cual se vincula o el auto de apertura lo que puede conllevar a violarle el derecho de defensa.

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Términos procesales. En general no se respetaron los términos procesales consagrados en la ley 610 de 2000 en los procesos en tramite, se presentaron inactividades prolongada en los procesos. No se encuentra participación activa de los funcionarios de la Oficina de Responsabilidad Fiscal frente a las acciones a corregir y acordadas por Control Interno para tomar los correctivos a las deficiencias encontradas. Fortalezas: Apertura de los Proceso de Responsabilidad Fiscal se realizaron con la celeridad adecuada Se tomaron los correctivos al respecto al soporte de hallazgo. Estudio de Bienes. La Contraloría mejoró en los estudios de bienes a los investigados dentro de los procesos de responsabilidad fiscal, sin embargo, no es completo ni adecuado. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO En términos generales la Contraloría no cumplió satisfactoriamente con acciones correctivas a que se comprometió, de las 6 acciones a las cuales se comprometió 4 acciones aún están sin ejecutar. Se continúa con el incumplimiento de procedimientos y diligencia procesales, no se da traslado a la procuraduría cunado no se toman las pólizas de manejo y cumplimiento, no mejoro el impulso procesal y recaudo probatorio. No se reportaron la totalidad de los procesos, 3.3.3.3.

Procesos Administrativos Sancionatorios

Se reportaron en la cuenta de la vigencia 2008 Treinta y siete (37) procesos administrativos sancionatorios, de los cuales se tomaron como muestra de auditoria veintidós (22) que equivale al 60% del total de los reportados. En el trabajo de campo se encontraron dos procesos más los cuales no fueron reportados en la cuenta. Según certificación expedida por la Jefe Jurídica entidad de control fiscal manifiesto que durante la aperturar un total de doce procesos sancionatorios identificación plena de los presuntos implicados continuación: CUENTADANTES

y Jurisdicción coactiva de la vigencia 2008, se dejaron de en virtud a que no conocía la los cuales se relacionan a HALLAZGO

EPS Santa Bárbara de Pinto EPS de Plato IED San Juan Bosco de Ciénega

Cuenta Anual consolidada Cuenta Anual consolidada Cuenta Anual consolidada

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IED Carlos García de Ciénega IED Darío Torregrosa de Ciénega IED José Maria Benavides de Santa Ana. IED de Angostura de San Zenón IED José Maria Benavides de Santa Ana IED Isabel de la Trinidad Zona Bananera IED Agrop. Ind. Tucurinca Zona Bananera IED Rural Sanjose de Pijiño del Carmen IED Anuar Rivera Jattin de Tenerife IED Tomas Herrera Cantillo de San Zenón

Cuenta Anual consolidada Cuenta Anual consolidada Cuenta Anual consolidada Cuenta Anual consolidada Cuenta Anual consolidada Cuenta Anual consolidada Cuenta Anual consolidada Cuenta Anual consolidada Cuenta Anual consolidada Cuenta Anual consolidada

De los procesos revisados, se constato que doce (12) de ellos se fallaron con sanción de multa, lo que equivale al 54%, de los cuales los radicados Nos 046-08, 043-07, 056-08, 063-08, 047-08, 062-08, 065-08, 048-08, 055-08, 077-08, 002-08 y 008-08, no han sido trasladados para cobro coactivo, cinco (5) cuyos radicados son: 061-08, 070-08, 074-08, 058-08 y 078-08; cuatro (4) se encuentran en tramite lo que equivale al 22% cuyos radicados son: 069-08, 054-08, 044-08 y 059-08, uno (1) se falló con archivo -18%- y otro, el radicado con el No 057-08 se fallo con amonestación. De los procesos que se encuentran en trámite se observo lo siguiente: En el radicado 048-08 la resolución de sanción tiene fecha del 16 de Febrero de 2009 y aún no se han realizado los trámites pertinentes para notificar personalmente ni por edicto al sancionado. En el radico 058-08, se observo que en el expediente obra oficio de fecha 12 de Noviembre de 2008, remitido al Jefe de la Dependencia de Control fiscal, donde se solicita una información relacionada con el proceso mencionado y aún no ha sido respondido, se sugiere realizar nuevo requerimiento con el fin de obtener respuesta. En el radicado 056-08, aparece edicto con fijación en fecha 21 de Noviembre de 2008, pero no hay constancia que el mismo se haya desfijado; también en fecha 24 de Marzo de 2009, aparece la respectiva notificación personal del auto de apertura de este proceso; no se tiene claridad sobre la fecha real de la notificación. En el radicado No 059 de 2008 se profirió auto de archivo sin haberse notificado el auto de apertura. En general estos procesos se encuentran bien organizados en sus carpetas, debidamente foliados, donde se observa cumplimiento en los términos para cada actuación; no obstante se recomienda en aquellos que se encuentran en tramite darle mayor impulso.

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3.3.3.4.

Procesos de Jurisdicción Coactiva

Se reportaron en la cuenta ciento cuarenta y nueve (149), pero una vez en el trabajo se comprobó que no se realizo la depuración de los proceso de vigencias anteriores que estaban debidamente archivados. Quedando un total de 96 procesos activos para la vigencia 2008, del cual se analizaron cuarenta y cuatro (44) que corresponde al 50% De los procesos de jurisdicción coactiva encontramos que se obtuvo un recaudo de $5.279.748 lo que arroja un exiguo recaudo que alcanza una deficiente gestión en la recuperación de las obligaciones fiscales. De los expedientes analizados se debe insistir en la notificación del Mandamiento de Pago de manera urgente y como prioridad, ya que se esta avocado a decretar terminados por perdida de la fuerza ejecutoria. (083-01) Los expedientes examinados se efectuaron estudio de bienes ante autoridades de tránsito, cuentas bancarias y de registro de inmuebles de los departamentos de Magdalena y Atlántico gestión que se ha visto reflejado en estos procesos en las últimas vigencias, pero se han encontrado períodos de inactividad prolongados, demora en la notificación del mandamiento de pago y en la designación de curadores ad ítem, lentitud en la sustanciación e impulso de tales procesos, lo cual puede conllevar a que en muchos casos hayan perdido fuerza ejecutoria los títulos de recaudo y en otros esté próximo a ocurrir el fenómeno de la prescripción de la acción de cobro coactivo por el transcurso del tiempo sin que se haya podido hacer efectivo el cobro de las obligaciones., esta situación se reflejo también por los cambios de funcionarios en esta área durante esta vigencia lo que pudo contribuir a los periodos de inactividad. La carga laboral del cobro coactivo en la vigencia auditada, es decir, 97 procesos estuvo asignada sólo a un solo funcionario, los recursos tecnológicos y logísticos, los equipos de cómputo son adecuados. De la gestión falto comprometerse con la notificación del mandamiento de pago con el fin de que se adelante eficientemente con el cobro coactivo de las obligaciones a favor del tesoro público. De los procesos de la muestra observamos que: uno (1) fue archivado por revocatoria directa de la resolución que impuso la sanción y cuarenta y tres (43) se encuentran en trámite; es decir, que procesos de jurisdicción coactiva no se cumple con la labor misional de recuperar los dineros del erario público.

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Fortalezas: • • • • • • •

•

Se organizaron cronológicamente los expedientes de vigencias recientes, Se realizaron estudios de bienes a los ejecutados, Se ordenan medidas cautelares sobre bienes e ingresos laborales de los ejecutados. Se realiza el cobro persuasivo previo a la ejecución de la obligación. Se encontraron debidamente archivados, foliados. Su guarda y custodia son los apropiados, Existe evidencia de que se hayan reportado al boletín de responsables fiscales y a la Contaduría General de la Nación los ejecutados que se encuentran en mora dentro de los procesos coactivos. Se adoptado el cobro coactivo en virtud a lo establecido en la ley 1066/06.

Debilidades: • •

• •

No se avoca el conocimiento al iniciar la actuación procesalmente. A pesar de haberse adelantado diligencias para notificar los mandamientos de pago, al momento del trabajo de campo permanecían sin notificar la mayor parte de los mandamientos de pago librados en las vigencias anteriores, mandamientos de pago los cuales deben de actualizarse con intereses legales a liquidar. No se hace seguimiento y control al cumplimiento de los acuerdos de pago. Verificar las causa de la prescripción de la acción de cobro y perdida de la fuerza ejecutoria tomar los correctivos pertinentes, e iniciar las investigaciones del caso. Persiste un bajo recaudo por jurisdicción coactiva, lo que frustra el trabajo proveniente de los procesos sancionatorios y de responsabilidad fiscal y afecta considerablemente el objeto misional de la Contraloría de recuperar los recursos públicos.

SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO: En términos generales la entidad mantiene fortaleza en el procedimiento y tramite del proceso coactivo pero no cumplió satisfactoriamente con una sola acción de las 5 acciones acciones correctivas a que se comprometió en los procesos de cobro coactivo: en cuanto a iniciar oportunamente los procesos de jurisdicción coactiva, se adopto la ley 1066/06 en los procesos, se esta comunicando a la Contaduría General de la Republica la morosidad en el pago de las obligaciones, y la verificación de procesos de jurisdicción coactiva.

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4.

EVALUACIÓN DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

El plan de mejoramiento que se evaluó en esta oportunidad corresponde al aprobado el 3 de Julio de 2008 producto de la auditoria practicada sobre la vigencia 2007, sobre el cual la Contraloría se comprometió a implementar las acciones correctivas durante los meses siguientes de la vigencia 2008. No

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3

4

DEFICIENCIAS

ACCIONES CORRECTIVAS

CALIFICACIÓN

No se han implementado nuevas estrategias y no se han establecidos puntos de control dentro del desarrollo de las actividades en cada una de las áreas.

Establecer directrices que permitan a cada dueño de proceso realizar el autocontrol. Implementar puntos de Control en los procedimientos, con la anuencia de los responsables de los procesos.

La contraloría implementó las estrategias; los puntos de control dentro del desarrollo de las actividades no se han establecido en su totalidad.

Socializar con los funcionarios de las diferentes dependencias el manual de Procesos, caracterizándolos según la norma técnica de calidad.

Acción parcialmente cumplida. La contraloría tomó las acciones correctivas, dentro de las jornadas de socialización utilizadas para el MECI.

No se ha socializado el manual de procedimientos y validado cada uno de los procesos y procedimientos alineados con los propósitos y objetivos del sistema de gestión de calidad. La oficina de control interno contribuye al fortalecimiento de la entidad y es compromiso de todas las dependencias colaborar en el cumplimiento de las observaciones plasmadas en los informes de auditoria interna y en los planes de mejoramiento suscritos con cada una de ellas por lo que se sugiere ejercer un control más efectivo a estas recomendaciones. La oficina de control interno no ha cumplido con el deber de realizar el control administrativo previo a los contratos suscritos en la entidad.

Enfatizar en el cumplimiento de las recomendaciones de la oficina Asesora de Control interno, informando oportunamente al Contralor cualquier incumplimiento por parte de los diferentes jefes de Oficina, y dar traslado a Control Interno Displinario cuando se continúe incumpliendo a pesar de haberse realizado 3 requerimientos. Solicitar a la parte administrativa dar conocimiento sobre los contratos que se están realizando y verificar el cumplimiento de los requisitos legales.

Acción cumplida. Se iniciaron las acciones de parte de la Oficina de Control Interno en comunicar los resultados al Contralor, mas no se evidenció el cumplimiento de las directrices impartidas por el Contralor. Acción parcialmente cumplida. La contraloría no cumplió en su totalidad con el control previo administrativo a los contratos. Acción cumplida.

parcialmente

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La Contraloría no ha implementado el Software de activos fijos que se interrelaciones entre si con las demás áreas, inobservando las políticas de modernización del Estado y al deber de brindar las herramientas necesarias para que los servidores públicos ejerzan sus funciones. No se gestiono ante las instituciones financieras los descuentos del 4*1000 por recaudar de vigencias anteriores de los bancos que no han devuelto este gravamen, para dar cumplimiento a lo establecido en el estatuto tributario. Durante la vigencia la Contraloría no realizo depuración a cuentas del balance (deudores y pasivos)

Se aclaró con el representante de la empresa SHIGO que tenia que implementar el modulo de activo fijo puesto que el contrato inicial así lo determinaba, por lo tanto estamos a la espera de su instalación y capacitación del mismo

La Contraloría colocó funcionamiento en segundo semestre 2008, el software activos fijos.

en el de de

Acción cumplida.

Se revisaron los archivos de los extractos bancarios de los diferentes bancos y se esta consolidando la información para proceder a establecer el reclamo de los recursos.

Se ha realizado gestión para la devolución del gravamen ante el BVVA, a la fecha no ha habido devolución del gravamen, por parte del banco.

La contraloría procederá a depurar las cuentas deudoras y acreedoras del balance mediante circularización de saldos y seguimientos a los registros efectuados y confrontación de las cifras del balance con el acuerdo de reestructuración del pasivo.

Acción parcialmente cumplida. Se efectuaron importantes depuraciones en las obligaciones laborales y pasivos estimados y reclasificación de cartera de difícil recaudo. Están pendientes algunas partidas de la cuenta deudores y de pasivos.

Acción parcialmente cumplida Se debe elaborar los Se implemento en el modulo de La contraloría no cumplió comprobantes de egresos en tesorería el consecutivo de los en su totalidad con las forma cronológica y consecutiva comprobantes de egreso en firmas de los y firmada en su totalidad. forma automática comprobantes en mención.

En la vigencia los impuestos de Se solicito a la oficina encargada vehículo no se causaron y por lo del recaudo del impuesto y se tanto no se han cancelado. encuentra a la espera de la rebaja de los intereses y sanciones por amnistía aprobada por el Gobernador para cancelar.

Acción parcialmente cumplida. Se causo hasta 2008 por $1.918 miles Nota No 24 del 15 sept. 2008, no se ha cancelado pendiente de una rebaja por intereses y sanciones de la gobernación. Acción cumplida.

parcialmente

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Durante la vigencia la El contador de la contraloría contraloría no realizó revisara detallamente el depreciación a los activos fijos. inventario para proceder a depreciar los activos fijos de la institución. La entidad no elaboro acto La Contraloría para la vigencia administrativo para adoptar el fiscal de 2008 implemento PAC de la vigencia. mediante resolución Nº 277 de fecha Dic 31 de 2007el Plan anual de Caja. La entidad no hizo causación de Se reclasificara contablemente el los impuestos Departamentales saldo de la cuenta Impuesto que fueron descontados a los Departamentales. empleados y cancelados al fisco pero no afectaron la cuenta correspondiente (reclasificación) Persisten las deficiencias en la 1. Revisar las carpetas de los organización de algunos contratos realizados. 2. organizar documentos relacionados con el las carpetas exigencia y archivo proceso de Contratación, al no de los documentos soportes del agregar las pruebas de cumplimiento del contrato. cumplimiento del objeto de los 3. implementar hojas de ruta. mismos, tales como actas de recibido a satisfacción o informes de actividades. Algunos documentos inherentes Implementar el registro de al proceso de contratación verificación de acreditación de fueron archivados en carpetas cumplimiento, con específica que no corresponden, tales anotación del folio respectivo en como el Formato Único de Hoja la hoja de control.2. de Vida, Certificado Judicial, Implementación de puntos de Certificado de Antecedentes control. Disciplinarios, Certificados de Cámara de comercio o Rut, fotocopia de la Libreta Militar si aplica, constancia de estar a paz y salvo por concepto de parafiscales, entre otros Los estudios de conveniencia y 1. Establecer obligaciones oportunidad elaborados en el específicas de los contratistas, proceso de contratación no perfil para cada caso, forma de hacen referencia a las pago, justificación para contratar, obligaciones específicas de los riesgos, y obligación de suscribir contratistas, el perfil requerido o no pólizas de seguro. para cada caso, la forma de pago del contrato, justificación para contratar, riesgos definidos en la contratación ni la obligación de suscribir o no

Se realizó avalúo activos fijos y se reclasificó la totalidad. Se depreció activos adquiridos en la vigencia Acción cumplida. El PAC se mediante administrativo.

adoptó acto

Acción cumplida. Se reclasificó cuenta.

saldo

Acción cumplida.

La contraloría aplicó los correctivos que permitieron archivar en las carpetas de cada contrato las pruebas de su cumplimiento. Acción cumplida. La contraloría aplicó los correctivos que permitieron archivar en las carpetas de cada contrato los documentos y requisitos establecidos en la ley para la firma de los contratos y para su ejecución. Acción cumplida.

La contraloría aplicó los correctivos que permitieron elaborar los estudios de conveniencia según los parámetros establecidos en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la ley 80/93. Acción cumplida.

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pólizas de seguros que amparen el cumplimiento de los contratos. En virtud a las modificaciones introducidas al proceso de Contratación Pública por la Ley 1150 del 2007 y su decreto reglamentario 066 del 2008 y alas recomendaciones formuladas por la CGR se debe verificar oficiosamente que los contratistas no estén incluidos en el Boletín de Responsabilidad Fiscal de la CGR, acudiendo a la página Web de esta entidad. En ninguna de las órdenes de servicio se estipuló con claridad las obligaciones a cargo de los contratistas.

Verificar en la página Web de la CGR que los contratistas no estén reportados en el Boletín de Responsables Fiscales.

La contraloría aplicó los correctivos que permitieron verificar oportunamente que los contratistas no estuvieran reportados en el boletín de responsables fiscales. Acción cumplida.

Cumplir con lo estipulado en la Ley 1150 del 2007. 2. Estipular claramente en los contratos las Obligaciones a cargo de los contratistas.

La Contraloría inició el proceso Implementar de gestión documental pero no programa lo han implementado ni Documental socializado.

En las órdenes de servicio se estipuló con claridad las obligaciones de los contratistas.

Acción cumplida. y socializar el La contraloría socializó el de gestión de Gestión proceso documental iniciado con el contrato 0XX-07 y capacitó a los funcionarios encargados del manejo de documentos. Acción cumplida.

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El número de funcionarios correspondiente al asistencial y técnico, es alto por lo que se recomienda mejorar el nivel profesional.

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El número de funcionarios asignados a labores misionales es insuficiente para cumplir el objeto misional de la entidad, especialmente el PGA programado, las investigaciones fiscales y las actividades de participación ciudadana.

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A pesar de haber mejorado la organización de las carpetas de las hojas de vida, en algunas de ellas no están debidamente organizados cronológicamente los documentos que se surten.

parcialmente

Implementar mecanismos para La Contraloría mejoro mejorar profesionalizar el nivel medianamente esta asistencial y técnico de la acción correctiva. entidad. Acción parcialmente cumplida. revisar y formular una propuesta La Contraloría para la para la planta de personal en los vigencia 2008, cumplió procesos misionales con esta acción de mejoramiento. Acción cumplida. Organizar las hojas de vida de los funcionarios en orden cronológico, estableciendo hojas de ruta en las mismas

parcialmente

La entidad de control organizo cada una de las carpetas de las hojas de vida de cada uno de los funcionarios. Acción cumplida.

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Al finalizar la vigencia de 2007 la Contraloría adeudaba Dotación y aportes a la Caja de Compensación de vigencia anteriores.

Cumplir con las obligaciones con la Caja de Compensación y con la Dotación de Uniformes de los funcionarios

Diseñar y adoptar oportunamente mediante Resolución los planes y programas de Capacitación, Bienestar y Salud ocupacional de la entidad y promover adecuadamente las actividades atinentes a estas aéreas.

Formular y ejecutar los Planes de Capacitación, Bienestar social, Salud Ocupacional vigencia 2008.

Fortalecer el área de soporte Tecnológico de la entidad en cada una de las dependencias como son el de realizar las capacitaciones, monitoreo periódico a los equipos, implementar políticas de seguridad en la red de información, crear una cultura al interior de la entidad en el manejo adecuado de estas herramientas y realizar mantenimientos preventivos y correctivos con sus respectivos informes en los que se detallen las actividades realizadas. Los dos computadores portátiles sean destinados para los fines misionales, lo cual quedo estipulado en el Convenio suscrito con la AGR. Se reportó indagación preliminar No. 109 de 2007, que se encuentra en trámite; muy a pesar de que el auto de apertura de la investigación se profirió en día 10 de abril de 2007, que indiga que ha sobrepasado el término establecido en el artículo 39 de la Ley 610 de 2000,

La entidad para la vigencia 2008, entrego a cada funcionario lo correspondiente a la dotación de uniformes para la vigencia así como de aquellas vigencias anteriores. Acción cumplida. La Contraloría para la vigencia auditada implemento a través de resolución el programa de bienestar social, el cual fue cumplido en su totalidad.

Acción cumplida. Exigir al contratista del área de La Contralora aplicó los sistemas la programación de correctivos. capacitaciones para los funcionarios de la entidad, el Acción cumplida. cronograma de monitoreo periódico a los equipos y mantenimiento preventivos y correctivos.

Los portátiles serán entregados La Contralora aplicó los mediante oficio a los correctivos. Coordinadores de Auditorias para el trabajo de campo Acción cumplida. Articulación del auto de archivo.

Este proceso fue archivado, dándose traslado a la Oficina de Control Fiscal para que se incluya en el PGA 2009. Acción cumplida

parcialmente

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1) Incumplimiento de procedimientos y diligencias procesales 2) Vinculación de compañías Aseguradoras 3) Traslado a Procuraduría cuando no se toman las pólizas de manejo y cumplimiento 4) Mejorar Impulso procesal y recaudo probatorio 5) Surtir notificaciones 6) Realizar estudios de bienes de los investigados. En los procesos de jurisdicción coactiva, se debe dar estricta aplicación a los procedimientos, términos y diligencias procesales: la notificación de los mandamientos de pagos debe efectuarse en la oportunidad debida especialmente los más antiguos.

1) Establecer informes, seguimientos. 2) Vincular garantes. 3) Trasladar a la Procuraduría la eventualidad surgida. 4) Elaborar del cuadro de gestión procesal y probatoria. 5) Cumplir con el trámite de las notificaciones. 6) Realizar el estudio de bienes.

Realizar la notificación del mandamiento de pago de acuerdo a lo establecido en el artículo 564 del C. P. C. Oficiar a las entidades que manejan grandes bases de datos, para identificar oportunamente los bienes de los investigados.

Aperturar la totalidad de los procesos adtvo -sancionatorio por no rendición de cuenta, en todos los eventos que sea procedente.

Iniciar las acciones pertinentes una vez recibida la relación de los entes que incumplieron con la rendición de cuentas y demás causales de sanción

Cumplir con la Resolución Interna que regula el tramite del proceso adtvo -sancionatorio; incluir en los expedientes la prueba de entrega de los oficios que se surten en el proceso y solicitar a los nominadores o funcionarios competentes la certificaciones.

Solicitar a la empresa de envió copia de recibido de la respectiva correspondencia. Oficiar al representante legales sujetos de control certificación sobre el cargo, últimos salarios devengados, y domicilio reportados por el investigado.

No se han disminuido los tiempos en el procedimiento de la revisión de la cuenta y establecido una programación para este fin, para así poder

De las seis acciones de mejora, solo cumplieron dos relacionadas con la vinculación a las aseguradoras y realizar los estudios de bienes. Acción cumplida

parcialmente

Se encontraron aún procesos de vigencias anteriores sin que se hayan notificado, corriendo con el riesgo de que se pierda la fuerza ejecutoria en ellos. De otro lado la Contraloría cumplió con la aplicación de los procedimientos. Acción parcialmente cumplida. La Contralora aperturo aquellos procesos donde existía fundamento legal y soportes probatorios para darle inicio. Acción cumplida La entidad de control cumple con el tramite señalado en la resolución interna para el tramite de los procesos administrativos sancionatorios, pero no se anexan en el expediente la prueba de la certificación laboral del los investigados

Acción parcialmente cumplida Expedir el acto administrativo La contraloría aplicó el mediante el cual se establezca el plan de revisión de Plan General de Revisión de cuentas, sin embargo los Cuentas vigencia 2008 tiempos empleados para la revisión de las cuentas

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culminar el estudio de cada una de ellas con la comunicación del informe definitivo a la entidad sujeta de control. En la vigencia 2007 la Contraloría programó en el PGA Auditoría Especial en Salud a la Gobernación del Magdalena y Auditoría Especial a la Universidad del Magdalena, pero esta no se ejecutaron muy a pesar de su importancia económica; además no se tuvo en cuenta a la Asamblea Departamental del Magdalena para incluirla en el PGA 2007 muy a pesar de que no se practica auditoría hace varias vigencias. Organizar las hojas de vida de los funcionarios en orden cronológico, estableciendo hojas de ruta en las mismas.

no se disminuyeron. Acción parcialmente cumplida. En la Resolución No. 047 de Fecha La contraloría programó 26 de 2008, mediante la cual se auditorias a la adoptó el PGA del 2008, se Gobernación, a la programaron sendas auditorías a la Universidad y a la Gobernación, Universidad y Asamblea, pero no las Asamblea del Magdalena. ejecutó. Acción no cumplida.

Elaborar previamente y dentro del proceso de planeación, los respectivos mapas de riesgos específicos de cada entidad a la cual se le practicará la visita fiscal. Para el año 2008 y de acuerdo con lo establecido en el PGA, no habrá prioridad en las auditorías, toda vez que estas se ejecutaran en todas las entidades y en todos los sectores.

La Contraloría no priorizó las auditorias sobre las entidades que presentan mayores problemas e irregularidades en temas críticos del Sector Salud, Ambiental y Patrimonio Cultural en el Departamento del Magdalena. Se deben aplicar correctivos Establecer o conformar mesas necesarios para mejorar la de trabajo con equipo configuración de los Hallazgos interdisciplinario para determinar de manera precisa y de acuerdo a su naturaleza, la configuración de hallazgos.

La Contraloría aplico los correctivos en procura de cumplir esta acción. Acción cumplida. Se adelantaron acciones en incluir en el PGA temas ambientales y en salud, mas no en patrimonio cultural. Acción parcialmente cumplida. Se adelantaron acciones para mejorar la configuración de los hallazgos, aunque persisten deficiencias en este proceso. Acción cumplida.

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En la cobertura de las Auditorias Ambientales y en Salud, identificar los procesos críticos a fin de realizar un control fiscal eficiente y oportuno.

En los mapas de riesgos previamente elaborados, identificar y evaluar los procesos críticos de estos sectores.

parcialmente

La contraloría no aplicó los correctivos en procura de cumplir esta acción correctiva.

Acción no cumplida. Denuncias derechos de petición Implementar un sistema de La Contraloría dio no se le están colocando los radicación para las denuncias y cumplimiento a esta radicados. derecho de petición actividad de mejora. Acción cumplida

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En el presupuesto no se incluyo Incluir un rubro para participación Se programaron y recursos para promocionar Ciudadana ene l presupuesto de ejecutaron varios eventos participación ciudadana. la entidad. de promoción de la participación ciudadana con recursos de la Contraloría. Acción cumplida. No se responde oportunamente Informar a los denunciantes Dentro de las carpetas de a los denunciantes las sobre las actividades las quejas se encontró decisiones tomadas. desarrolladas con motivo de la que no se da respuesta denuncia recibida. oportuna a los quejosos. Acción no cumplida

En la visita de auditoría se evaluó el cumplimiento que la Contraloría General del Departamento del Magdalena hizo al plan de mejoramiento suscrito como resultado de la última auditoría practicada por la Auditoria General de la República, cuya cuantificación numérica y porcentual es la siguiente: Procesos Auditados ÀREA ADMINISTRATIVA Control Interno Contabilidad Presupuesto Contratación Talento Humano Informática Subtotal ÀREA MISIONAL Participación Ciudadana Proceso auditor Indagación Preliminar Proceso de Responsabilidad Fiscal Proceso de Jurisdicción Coactiva Proceso Sancionatorio Subtotal TOTAL

Acciones Correctivas Propuestas

Nivel de Cumplimiento

4 6 2 5 6 2 25

50% 73% 100% 94% 86% 100% 84%

3 6 1 1

50% 30% 50% 33%

1

50%

2 14 39

83% 49% 67%

Con base en las verificaciones y comprobaciones realizadas por el grupo auditor, se concluye que el avance de cumplimiento del referido plan es del 67%, pues se han cumplido totalmente 19 acciones correctivas de las 39 propuestas en el plan.

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De las 20 restantes, 17 esta en proceso de implementación, y las otras 3 no se han cumplido. Al nuevo plan de mejoramiento que surja como resultado de la presente auditoria, deberán incorporarse aquellas acciones correctivas que del plan anterior no se cumplieron.

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No se practicó retención en la fuente en el pago de la prima de navidad en diciembre de 2008 por un valor de $ 6.784.000, al señor Contralor Departamental Dr. Eduardo Rodríguez Orozco Arturo, conforme a lo establecido en el Estatuto Tributario artículos 24,103 y 206 y demás normas complementarias y reglamentarias.

1

De contera, quisiera precisar que la descrita situación no había tenido ocurrencia anteriormente; por lo cual esta entidad se compromete de manera irrestricta a no permitir la reiteración de una equivocación de este tipo. En tal sentido, estableceremos puntos de control en el área Administrativa que es la encargada de realizar las nóminas.

Es importante destacar que esta administración siempre ha estado presta a cumplir con sus obligaciones legales, prueba de ello es el pago oportuno de todas nuestras acreencias y el manejo transparente de la información. Por ende reiteramos que el Hallazgo objeto de la presente no tuvo motivación ilegal, sino fue un acto ajeno al desarrollo normal de los procesos ejecutados en la liquidación de nómina.

Sobre este punto, queremos manifestarles que esta entidad no puede negar la existencia de la omisión, sin embargo queremos expresar que esta fue fruto de error involuntario en el cálculo de la Retención al Contralor. Habida cuenta la interpretación errónea de las normas tributarias. Vale indicar que la aludida falla se encuentra en etapa de corrección, y para tal fin, al Contralor a esta fecha ya le fue realizado el descuento respectivo por el valor total del tributo, actuación ejecutada sobre los recursos percibidos por concepto de retroactivo salarial de la vigencia 2009.

CONTRADICCION DE LA CONTRALORÍA

Con lo anterior se acepta la corrección expresada y se retira el hallazgo. En los resultados del informe se mantiene la observación por tratarse de hechos identificados y encontrados en la fecha de la visita de auditoría, en consecuencia, se reclasifica como un hallazgo administrativo para el respectivo seguimiento de la acción correctiva.

La contraloría acepta la omisión de la retención y se manifiesta que” Vale indicar que la aludida falla se encuentra en etapa de corrección, y para tal fin, al Contralor a esta fecha ya le fue realizado el descuento respectivo por el valor total del tributo, actuación ejecutada sobre los recursos percibidos por concepto de retroactivo salarial de la vigencia 2009. Para verificar el cumplimiento se solicita a la contraloría remitir constancia del descuento por el valor total del tributo y pago a la DIAN-

RESPUESTA DE LA AUDITORI A GENERAL DE LA REPÙBLICA

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HALLAZGO DISCIPLINARIO

No

5. CONTRADICCIONES PRESENTADAS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DEL DEPARTAMENTO DEL MAGDALENA Y RESPUESTAS DEL GRUPO AUDITOR DE LA AUDITORIA GENERAL DE LA REPÙBLICA

La a oficina de control interno no ha cumplido adecuadamente el control previo administrativo del proceso contractual de que trata el inciso 3º del artículo 63 de la ley 80 de 1993 Contabilidad y Presupuesto. No se ha elaborado un manual de políticas y procedimientos del proceso de registro contable conforme a las normas y principios establecidos en el Plan General de Contabilidad Pública, y demás actividades del proceso de tesorería , que defina las responsabilidades sobre las tareas a desarrollar por parte de los funcionarios.

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Este hallazgo, también fue detectado por nuestra Oficina de Control Interno, por lo cual el Contralor del Magdalena emite directrices de obligatorio cumplimiento sobre dichas recomendaciones. En consecuencia su no acatamiento convierte la conducta en sancionable. Así las cosas, continuaremos realizando acciones para que dicho hallazgo sea subsanado y las oficinas implementen las recomendaciones de Control Interno. Como bien lo manifiesta la AGR, esta labor no la ha podido realizar la Oficina de Control Interno, no por falta de gestión, sino por que la Oficina de Acción Administrativa no envía oportunamente la Contratación para su revisión previa, sin embargo, se emprenderán acciones correctivas para subsanar dicho hallazgo. El comité Directivo de la entidad tomando en cuenta lo manifestado por la Auditoría General de conformar un grupo de trabajo, donde participen funcionarios de las aéreas Administrativa, Financiera y Control interno, para la elaboración de un manual contable, donde se plasmen todos los procesos contables teniendo en cuenta lo establecido en el Plan General de Contabilidad Publica, para que permita un mejor flujo de información, como también establecer procesos que mejoren la situación de tesorería. Este grupo implementará un procedimiento para la legalización de viáticos, donde se exigirá un informe de comisión que contenga toda la información por la cual fue comisionado.

CONTRADICCION DE LA CONTRALORÍA

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

RESPUESTA DE LA AUDITORIA GENERAL DE LA REPÙBLICA

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Informe Definitivo de Auditoria Integral Contraloría Departamental del Magdalena, Vigencia 2008

No se ha implementado un procedimiento que para la legalización de los viáticos y gastos de viajes de los

No existe procedimiento reintegro viáticos tesorería

Control Interno. Algunas áreas de la Contraloría no han atendido las recomendaciones de la Oficina de Control Interno que coadyuvan a responder a la misión y objetivos de la entidad.

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HALLAZGO ADMINISTRATIVO

No

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La cuenta de ahorro del Banco Santander, se le hará la solicitud de la cancelación, para acogernos a la recomendación establecida. Se acepta la recomendación de la auditoria y se implementará en el año 2009.

El saldo al cierre de la caja menor, se realizó en el mes de enero de 2.009, debido a que se espero hasta diciembre 31 de 2.008, si se presentaba algún gasto urgente al interior de la Contraloría durante los días últimos de la vigencia y mientras se conciliaba y organizaba dicha información para efecto del cierre, es la razón por la cual se consignó en el mes de enero, pero se tendrá en cuenta la fecha sugerida para la presente vigencia.

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

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Informe Definitivo de Auditoria Integral Contraloría Departamental del Magdalena, Vigencia 2008

El valor de la transferencia de la administración central como de las cuotas de fiscalización, se causó mediante un solo registro por el año. Teniendo en cuenta, que el pago de estas obligaciones de las entidades deudoras, se hace mes a mes, se recomienda, que la causación corresponda al mismo período, para de esta manera, los saldos diarios por cobrar reflejen la corriente monetaria de estas operaciones.

funcionarios, presente un informe de comisión, que contenga la información básica, tanto del funcionario, Resolución que autorizó la comisión, días y noches, objeto, actividades y resultados de la comisión, término para su presentación La consignación del saldo al cierre de la vigencia de la caja menor se efectuó el 22 de enero de 2009, cuando se debió efectuar en el 2008. La cuenta de ahorros del Banco Santander presenta inactividad en los últimos dos años, por lo que debe considerarse su cancelación, evitando registros y conciliaciones innecesarias.

Saldos que presentan incertidumbre en su razonabilidad, que deben someterse a un proceso de depuración acorde a la Resolución 119 de 2006 de la CGN: Descuentos no autorizados, Recaudos a favor de terceros Aportes pensiónales y parafiscales.

El inventario y avalúo realizado de la propiedad, planta y equipo, identificó bienes totalmente depreciados inservibles para ser dados de baja, por un valor cercano a $10.000 miles, que no se encuentran contabilizados en cuentas de orden, como lo dispone la dinámica de cuentas, contemplada en el Plan General de Contabilidad Pública, Cuentas de Orden 8315 –

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Se recibió instrucciones del Contralor para proceder a dar de baja los bienes depreciados inservibles, en los términos que estipula la ley.

Se contabilizará en cuentas de orden el valor de aquellos bienes totalmente depreciados e inservibles, hasta tanto no se de de baja a los mismos.

El régimen de contabilidad pública establece en las normas técnicas relativas a los activos numeral 2.9.1.1.3, que los deudores de las Entidades Publicas que no estén asociados a la producción de bienes o prestación de servicios individualizables no son objeto de provisión. En este caso, cuando el derecho se extinga por causas diferentes a cualquier forma de pago se afectara directamente el patrimonio. Por lo anterior no es procedente efectuar ningún tipo de provisión a los derechos de cobro originados en las cuotas de fiscalización de vigencias anteriores al año 2008. Los aportes pensiónales y parafiscales adeudados de vigencias anteriores por este Ente de control, fueron conciliados con las diferentes entidades acreedoras en lo referente al capital. Las inconsistencias de cifras observadas por el equipo auditor obedecen al reconocimiento de los intereses moratorios. Por otro lado se aplicaran las recomendaciones efectuadas por la auditoria con respecto a la depuración de las cifras reflejadas en las cuentas de descuentos no autorizados y recaudos a favor de terceros.

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

Se acepta la aclaración. Se retira el hallazgo

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Informe Definitivo de Auditoria Integral Contraloría Departamental del Magdalena, Vigencia 2008

No se han dado de baja elementos totalmente depreciados fuera de servicio o inservibles, conforme a

Como resultado del grado de incobrabilidad originado en factores tales como antigüedad e incumplimiento, debe provisionarse el valor de los derechos que se estimen incobrables y ajustarse permanentemente de acuerdo con su evolución. El cálculo de la provisión debe corresponder a una evaluación técnica.

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de

Es cierto que los recurso no fueron consignados a la Tesorería del Departamento, pero hay que tener en cuenta que el Señor contralor sacrificó en parte el presupuesto de gastos de la entidad en el año inmediantemente anterior, a efectos de lograr poseer recursos destinados a atender un pasivo que viene arrojando desde las vigencia fiscales del 2.004,2.005 y 2.006, por situaciones que es de todos conocida, las cuales en su momento fueron denunciadas por la AGR. Merced al ahorro explicado la Gobernación del Departamento adicionó al presupuesto de ingresos y gastos el valor de $ 193.960 millones mediante decreto Nº 171 de fecha abril 27 de 2.009 y mediante Decreto Nº 184 de fecha mayo 5 de 2.009 nos autorizo la apertura del rubro PASIVOS EXIGIBLES para ejecutar única y exclusivamente estos recursos en el pago de pensiones, cesantías y parafiscales de las vigencias citadas anteriormente. No se consignó el excedente de tesorería al cierre de la vigencia 2008, por cuanto el mismo debe absorber el déficit que se viene arrastrando de vigencias anteriores por concepto de aportes pensiónales y parafiscales

Se realizaran las respectivas reclasificaciones acuerdo a lo recomendado por la AGR

Se solicitará a la secretaria de hacienda de la gobernación del Magdalena, una certificación del valor en libros del inmueble recibido en comodato, a fin de actualizar su valor.

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

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Informe Definitivo de Auditoria Integral Contraloría Departamental del Magdalena, Vigencia 2008

Se presento un excedente de tesorería al cierre de la vigencia 2008 por $193.960 miles, del que hacen parte otros ingresos, como recaudos de cartera de vigencias

procedimientos establecidos por la CGN. No se encontró soporte del registro contable que permitiera verificar el valor por el cual se encuentra registrado el inmueble recibido en comodato de la Gobernación por $340.430 miles Se presentan saldos que deben ser reclasificados: Aportes pensiónales y parafiscales no conciliados Intereses pasivos pensiónales no conciliados ni reconocidos Déficit del ejercicio 2007 La Contraloría debe agilizar el proceso de conciliación con los acreedores de pensiones y parafiscales, y determinar finalmente la existencia para proceder a su pago inmediato, o no de las presuntas obligaciones y las respectivas responsabilidades que se deriven de sanciones e intereses moratorios

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La no causación de las cuentas por pagar obedece a que los documentos soportes de las obligaciones contraídas por la Entidad, fueron recibidos y registrados en la vigencia 2008 directamente por la sección de tesorería, la revisión del contador siempre fue posterior al hecho, situación que esta subsanada en el año 2009, por otro lado se reclasificará a la cuenta de pasivos estimados el valor de las provisiones calculadas mensualmente y el gasto por depreciación directamente a las cuentas de patrimonio. Con respecto a la columna “ PAC situado “ del formato F-09 - ejecución PAC vigencia 2.008, se observa que esta columna corresponde a lo recaudado por las diferentes fuentes de financiación de la vigencia, notándose una inconsistencia de la columna citada , lo cual presenta todos los rubros presupuestales de los gastos, dicho formato no describe los rubros que corresponden a los ingresos, por tal razón no se pudo diligenciar la columna PAC situado, puesto que nuestros ingresos son por transferencias globales, y se nos hace imposible determinar la partida distribuida en cada rubro del presupuesto de gastos.

Se procederá a conformar el comité técnico de sostenibilidad, a fin de tomar decisiones en materia contable.

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

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Informe Definitivo de Auditoria Integral Contraloría Departamental del Magdalena, Vigencia 2008

En la columna saldo por recaudar se diligenció el monto del presupuesto no comprometido, que no corresponde a la información solicitada, y que debe

Inconsistencias en la Rendición de la Cuenta Formato F-09 Ejecución del PAC de la vigencia: Se reportó en la columna PAC Situado (Recaudos de la vigencia), el valor los compromisos o gastos ejecutados, lo cual es errado.

anteriores y rendimientos financieros no han sido consignados a la tesorería departamental. Existen situaciones contables en la Contraloría, que ameritan la creación del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, previsto en la Resolución No. 119 de 2006 de la Contaduría General de la Nación, para analizar y tomar decisiones, sobre algunas de las inconsistencias identificadas en el presente informe No cumplimiento de los siguientes normas, principios y procedimientos de contabilidad pública: Causación de las cuentas por pagar Pasivos estimados laborales Afectación patrimonio depreciación

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Actualmente y con base a la sugerencia de la comisión auditora, estamos corrigiendo todas estas anomalías, proyectando las actas de entrega por funcionario, y creando la base de datos respectiva.

Prontamente y por instrucciones del señor Contralor los elementos que están fuera de servicio, serán dados de baja, para ser donados o destruidos de acuerdo a lo estipulado en la Ley.

En Algunos muebles, la carencia o falta de placa obedece al desprendimiento de dichas placas, lo cual es consecuencia de la mala calidad del pegante utilizado, sin embargo ya fueron pegadas en el activo correspondiente y actualmente todos los elementos que hacen parte del inventarios poseen la placa correspondiente.

A la fecha estos documentos faltantes por firmas ya cuentan con la firma del funcionario respectivo o que recibe el equipo.

En el momento de la auditoria si bien es cierto, no se llevaba este control sin embargo teniendo en cuenta la sugerencia de ustedes, esta equivocación fue subsanada, enumerando totalmente las ordenes de salidas dadas durante la vigencia 2008, así mismo se hizo el registro respectivo en las tarjetas kárdex; igual procedimiento se viene implementando en lo que corresponde a la vigencia 2009.

Se hace necesario por este escrito , solicitar se nos habilite la pagina para corregir la columna mencionada anteriormente. Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

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Informe Definitivo de Auditoria Integral Contraloría Departamental del Magdalena, Vigencia 2008

No se registra el No de la salida de almacén en el movimiento de la tarjeta de kárdex Las salidas de almacén no son prenumeradas para su registro y control. Algunas planillas de entrega de equipos de computación a cada funcionario, no están firmadas por el funcionario que recibe. En el inventario físico selectivo, a la Secretaría de la Oficina Administrativa, se encontraron elementos sin la placa de identificación, una CPU que no estaba registrada en la relación de inventario. Los elementos totalmente depreciados fuera de servicio, pendientes para ser dados de baja, se encuentran en dos sitios en estado de abandono y desaseo, que ponen en riesgo la salud de los funcionarios que tienen que frecuentarlos, teniendo en cuenta que en uno

ser equivalente a la reportada por el mismo concepto en el Formato F-06 Ejecución presupuestal de ingresos En la verificación del proceso de registro de los elementos que hacen parte de la Propiedad Planta y equipo, se identificaron las siguientes inconsistencias:

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En el año 2008, ante el gran número de auditorías programadas y consecuencialmente la designación de la totalidad de los funcionarios de la Oficina de Control Fiscal al desarrollo de esta actividad, no se contó con el recurso humano necesario para el proceso de revisión de cuentas. Dada la cantidad existente y muy a pesar de tener dos servidores vinculados para ello, sin embargo

Con respecto al proceso que realizamos en la contratación de prestación de servicios profesionales, anexamos todos los documentos soportes exigidos. Señalamos que somos conscientes de la posible similitud en los objetos contractuales, pero esto obedece a que la necesidad generada en la dependencia solicitante consignaba en su contenido la precitada semejancia. Por consiguiente en los objetos de los acuerdos de voluntades que se celebren en la presente vigencia la Contraloría adoptará las recomendaciones.

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

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Informe Definitivo de Auditoria Integral Contraloría Departamental del Magdalena, Vigencia 2008

No se tenía los inventarios de elementos devolutivos por funcionario responsable, es decir, individualizado por cada uno de los funcionarios que componen la planta de personal de la contraloría. Contratación: En los eventos en los cuales la entidad necesitó contratar varias personas simultáneamente para realizar labores similares en distintas dependencias, por falta de cuidado, no se determinó con claridad la necesidad puntual en cada caso, y en los estudios de conveniencia y oportunidad no se hizo referencia a esta circunstancia ni se valoraron sus incidencias, dando lugar, por descuido, a la que los estudios de conveniencia no cumplieran satisfactoriamente los requisitos establecidos en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la ley 80/93 y a que los contratos hayan hecho referencia a objetos contractuales iguales. Proceso auditor Es conveniente cumplir con los procedimientos establecidos para el desarrollo del ejercicio de revisión de cuenta, a fin de pronunciarse sobre la totalidad de las cuentas revisadas.

de ellos, está parte del archivo de algunos procesos de la contraloría.

En la programación del plan general de auditorías, por falta de previsión, no se tuvieron en cuenta factores que afectan su ejecución como limitaciones de recursos humanos y de herramientas de trabajo, eventualidades climatológicas persistentes en el departamento del Magdalena, el proceso gestión de calidad en el proceso auditor y la incorporación al PGA de nuevas líneas de auditorías, lo que incidió en el bajo

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Tratándose de que el 2008 era el primer año de una administración ambiciosa que pretendía acabar con el paradigma de la imposibilidad de ejercer, a través del proceso auditor y durante una vigencia fiscal, vigilancia sobre todos nuestros sujetos de control, se programó un Plan General de Auditorías que abarcaba a la totalidad de los mismos. Sin embargo, si bien es cierto que PGA no fue cumplido en toda su plenitud, toda vez que muchos procesos auditores no fueron terminados totalmente durante la vigencia 2008, también es cierto que la práctica de las visitas de campo se llevó a cabo casi que en su totalidad.

Por las razones expuestas en el hallazgo anterior no se estableció previamente un cronograma de trabajo dentro del proceso de revisión de cuentas. No obstante y teniendo en cuenta la disponibilidad del recurso humano que ha destinado la Contraloría Departamental para este proceso en el año 2009, se ha establecido un cronograma de trabajo que permitirá disminuir, el represamiento existente y el pronunciamiento oportuno sobre cada una de las cuentas rendidas por nuestros sujetos de control.

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

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Informe Definitivo de Auditoria Integral Contraloría Departamental del Magdalena, Vigencia 2008

La Contraloría carece de cronogramas de trabajo en el proceso de revisión de cuentas, que permitan el pronunciamiento sobre las cuentas rendidas por las entidades sujetas a control.

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Para el año 2009 se están tomando los correctivos necesarios a fin de sacar adelante el proceso de revisión de cuentas, actividad para el cual se ha designado tanto a funcionarios de planta como a personal vinculado por contratación.

Sin embargo, esta actividad solo se llevó a cabo durante cinco meses, trayendo como consecuencia que no se adelantará en toda su plenitud ni se cumpliera con los procedimientos y pronunciamientos sobre el estudio de la totalidad de las cuentas objeto de estudio.

por lo delicado de la información y por el volumen no se dio abasto.

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la

resolución

No obstante todo lo anterior, para el año 2009, con mas experiencia en el ejercicio del control fiscal y con las observaciones dadas a conocer por ustedes, pretendemos sacar adelante el proceso auditor, desde su programación hasta el traslado de hallazgos y la suscripción de los planes de mejoramiento inclusive. Como bien lo manifiestan en su hallazgo, la inadecuada programación del PGA impidió el cumplimiento oportuno de algunas etapas del proceso auditor. Sin embargo, considero que la comunicación o notificación extemporánea de los informes no obedece a una mala o inadecuada programación del PGA. Existen factores externos, tales como las grandes distancias entre la ciudad de Santa Marta y los municipios y la dificultad del acceso a los mismos, por el mal estado de las vías de penetración, que no permiten notificar o comunicar oportunamente los citados informes. A lo anterior se suma la demora en la entrega de la correspondencia a sus destinatarios por parte de la Empresa de Mensajería, quien a pesar de la cercanía de algunos de esos destinatarios, en muchas ocasiones tardan hasta 30 días para hacer entrega de las mismas.

Por otro lado, el gran volumen de Auditorías programadas sumado al poco conocimiento del control fiscal de una administración que apenas comenzaba no permitieron la incorporación de nuevas líneas de auditorías en el PGA.

Reconocemos que en el incumplimiento del PGA como tal, incidieron muchos factores, tales como nuestras limitaciones de recurso humano, de herramientas de trabajo, lo novísimo de la situación y otros mas; pero consideramos que los factores climatológicos persistentes en el Departamento del Magdalena no tuvieron incidencia alguna en el desarrollo del proceso auditor; por tanto, no se tuvieron en cuenta ni fueron previsibles en la programación del PGA 2008.

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

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Informe Definitivo de Auditoria Integral Contraloría Departamental del Magdalena, Vigencia 2008

No se cumplieron los tiempos programados para algunas de las etapas del proceso auditor, por la programación inadecuada del PGA y por negligencia, especialmente los de comunicación de informes, incumpliendo lo establecido en la resolución interna No. 047/08 modificada por la 079/08.

cumplimiento de interna 047/08.

En la configuración de los hallazgos continúan presentando deficiencias, debido a falta de cuidado y negligencia, inobservando los principios de eficiencia del servicio público establecido en el artículo 209 superior.

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En este sentido, no compartimos la expresión de “negligencia ni de inobservancia de los principios de eficiencia del servicio público de que trata el artículo 209 de la Constitución Política”, estamos en proceso de mejoramiento, pero poseemos la certeza de que las

Vale destacar en este aspecto, el aporte hecho por el señor Contralor Departamental quien desde su óptica como abogado y conocedor de la cosa pública, coadyuvó o contribuyó en la configuración de la naturaleza de los hallazgos determinados en cada una de las auditorias.

Por otro lado, si bien es cierto que en muchos de los informes no se hacía un análisis crítico de la situación que ostentaba el ente fiscalizado, también es cierto que la omisión del mismo no implicaba el incumplimiento misional de la Contraloría Departamental, toda vez que los resultados del número de auditorías realizadas, el número de hallazgos penales (98), disciplinarios (192) , fiscales (75) y administrativos (233) trasladados, indican, en gran porcentaje en el aumento de la gestión. Al igual que el hallazgo anterior, la Contraloría es consciente de las deficiencias presentadas en la configuración de los hallazgos resultantes de los procesos auditores; pero igualmente es consciente que hubo bastante mejoría con relación a años anteriores.

La actual administración de la Contraloría General del Departamento del Magdalena es consciente de las deficiencias que se presentaron en algunos informes de auditoría de la vigencia 2008. por tal razón hemos tomados la decisión desde el año inmediatamente anterior de aumentar considerablemente la cantidad de capacitaciones sobre el tema, para ello solicitaremos de manera individual el concurso de la AGR, gerencia regional, para brindarnos cursos de capacitación en todos los ítems que componen el proceso de auditaje.

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

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Informe Definitivo de Auditoria Integral Contraloría Departamental del Magdalena, Vigencia 2008

La mayor parte de los informes de auditoría continuaron presentando deficiencias en la calidad de los argumentos, con pocos análisis, lo cual incidió en los resultados del proceso auditor aplicado por la Contraloría General del Departamento del Magdalena, dando lugar al incumplimiento del objeto misional de la entidad.

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Sobre las auditorias de control a los recursos del medio ambiente y a los de salud, la Contraloría no evaluó a profundidad el sistema de evaluación la responsabilidad en la cuantificación y resarcimiento del daño patrimonio; en salud no evaluó la calidad y oportunidad de los servicios de salud en los Municipios del Departamento.

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No obstante, con el propósito de que esto no se repita en la presente anualidad, la Contraloría programó la realización de las auditorías en estas entidades en el mes de Septiembre de 2009, de modo tal, que a 31 de diciembre del mismo año, los procesos hayan culminado totalmente. En desarrollo del proceso auditor a los recursos del medio ambiente, la Contraloría Departamental no determinó hallazgos de tipo fiscal que permitieran cuantificar ni resarcir posteriormente el daño patrimonial. Tampoco se hicieron evaluaciones profundas todas vez que no contamos con equipos o con la infraestructura necesaria para medir, en términos cuantitativos y cualitativos, el deterioro ambiental que se haya

La Contraloría General del Departamento si ejerció Control Fiscal sobre estas entidades, partiendo de la base de que fueron incluidas en el PGA 2008, y que la fase de planeación y ejecución de las respectivas auditorías se realizó en el mes de diciembre de 2008. Desafortunadamente la terminación del proceso en su totalidad se produjo en la siguiente vigencia, es decir, en el 2009.

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

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Informe Definitivo de Auditoria Integral Contraloría Departamental del Magdalena, Vigencia 2008

La entidad no ejerció control sobre las entidades que manejan recursos destinadas al Patrimonio Cultural.

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Sin embargo, en nuestro afán por sacar la institución adelante y de mejorar nuestros procesos y procedimientos, acataremos las recomendaciones que en torno a este tema sugiera la Auditoria General de la República. El hecho de que los procesos auditores llevados a cabo en la Gobernación del Magdalena, Asamblea Departamental y Universidad del Magdalena no se hubieran terminado en su totalidad (desde la fase de planeación hasta el traslado de hallazgos y suscripción de plan de mejoramiento), no indica que no se hubiese ejercido control fiscal en estas entidades representativas del Departamento.

fallas no detentan alguna conducta dolosa en ellas.

Talento humano La Contraloría no ha cancelado a varios fondos de pensiones, aportes parafiscales de las vigencias 2004, 2005 y 2006.

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No obstante y en atención a la detección de esta irregularidad, se han tomado los correctivos de manera inmediata a fin de que no ocurra en lo sucesivo. Para tal fin se ha oficiado a la dependencia, advirtiendo que es obligatorio dicha actuación y la consecuencias disciplinarias de su incumplimiento. Evidentemente la entidad presenta un pasivo con varios Se acepta la observación. Se mantiene el fondos de pensiones y aportes parafiscales de las hallazgo vigencias de 2004, 2005 y 2006; anteriormente ya fue explicado el ahorro realizado el año anterior que nos permite poseer los recursos para cancelar estas acreencias en la presente vigencia.

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

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Informe Definitivo de Auditoria Integral Contraloría Departamental del Magdalena, Vigencia 2008

Traslado de hallazgos. Varios hallazgos no han sido trasladados a las autoridades competentes desde noviembre de 2008, desatendiendo los principios de celeridad y eficacia consagrados en el artículo 209 superior.

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En todo caso, en lo sucesivo tendremos en cuenta las recomendaciones que este sentido sugiera esa Auditoría. Con relación a este hallazgo, consideramos que hubo negligencia de quienes tenían la responsabilidad de ejercer control o seguimiento al traslado de estos hallazgos. Esto obedeció a que se dejó en manos del auditor la realización de este procedimiento sin que al mismo se le ejerciera control alguno por parte del jefe de la dependencia del cumplimiento oportuno de estos traslados.

Así mismo, la evaluación de la calidad y oportunidad de los servicios de salud en los municipios del departamento no es competencia nuestra, toda vez , que de acuerdo a la Constitución y a la Ley la misión de la Contraloría está encaminada al ejercicio del Control Fiscal.

producido como consecuencia de una actuación de la entidad estatal. Con relación a las auditorías en salud, en el 2008 la Contraloría Departamental si determinó hallazgos de tipo fiscal dentro del proceso auditor y por ende la cuantificación de un presunto detrimento patrimonial.

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Aceptamos las recomendaciones hechas y estaremos en plena disposición de aplicar los correctivos necesarios a tomar de nuestro plan de acción.

Aceptamos las recomendaciones hechas y estaremos en plena disposición de aplicar los correctivos necesarios a tomar de nuestro plan de acción.

Aceptamos las recomendaciones hechas y estaremos en plena disposición de aplicar los correctivos necesarios a tomar de nuestro plan de acción.

Aceptamos las recomendaciones hechas y estaremos en plena disposición de aplicar los correctivos necesarios a tomar de nuestro plan de acción.

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

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Informe Definitivo de Auditoria Integral Contraloría Departamental del Magdalena, Vigencia 2008

Responsabilidad fiscal No se trasladan a las autoridades competentes los hechos irregulares detectados en el curso de las investigaciones, o por no tomar pólizas de seguros, inobservando el principio de eficacia consagrado en el artículo 209 constitución política, conllevando a que tales conductas queden impunes. En la entidad no aplican mecanismos de control sobre el impulso adecuado de los procesos, lo cual conllevaría a decisiones de prescripción y caducidad en los procesos de responsabilidad fiscal, dejando de aplicar adecuadamente por falta de cuidado, los términos establecidos en la ley 610/00 y a la pérdida de fuerza ejecutoria de los títulos de recaudo o prescripción de la acción ejecutiva en los procesos coactivos. Los autos de apertura de las investigaciones fiscales no cumplen las exigencias de los artículos 40 y 41 de la ley 610 de 2000, conllevando a dilación de las investigaciones. Existen deficiencias en el impulso de las indagaciones preliminares y en los procesos de responsabilidad fiscal, en el recaudo probatorio, conllevando al incumplimiento de los términos procesales y a decisiones de archivo, de conformidad con lo establecido en la ley 610 de 2000.

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Esta Oficina se acoge a las sugerencias de la AGR, a través de un plan de mejoramiento a suscribir con esa entidad.

Esta Oficina se acoge a las sugerencias de la AGR, a través de un plan de mejoramiento a suscribir con esa entidad.

Esta Oficina se acoge a las sugerencias de la AGR, a través de un plan de mejoramiento a suscribir con esa entidad.

Aceptamos las recomendaciones hechas y estaremos en plena disposición de aplicar los correctivos necesarios a tomar de nuestro plan de acción.

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

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Informe Definitivo de Auditoria Integral Contraloría Departamental del Magdalena, Vigencia 2008

En la mayor parte de las investigaciones fiscales se presentó retraso en las notificaciones, especialmente por no dar aplicación al contenido del artículo 45 del CCA y 43 de la ley 610/00 al omitir el nombramiento oportuno de apoderados de oficio, conllevando al incumplimiento de los términos procesales de la ley 610/00. Al inicio de los procesos coactivos, por falta de diligencia, no se avoca conocimiento, de conformidad con lo establecido en el código de procedimiento civil. Varios mandamientos de pago no han sido notificados o lo hacen tardíamente, por desatender el trámite previsto para las notificaciones establecido en la ley 1066/06, lo cual conlleva a la pérdida de fuerza ejecutoria de los títulos de recaudo y a la prescripción de la acción ejecutiva, así como a la pérdida definitiva de recursos públicos. El recaudo en los procesos coactivos es bajo y poco representativo frente al total de ellos, debido a la baja gestión en el impulso, en la aplicación de medidas cautelares, en la poca suscripción de acuerdos de pago, en la desactualización de la liquidación de los créditos, lo cual conlleva a la pérdida de los recursos públicos, de conformidad

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Las deficiencias presentadas en el hallazgo administrativo No 38 son situaciones reales las cuales se producen solo con la dependencia de control fiscal, quien suministra la información para los tramites de quejas y denuncias, lo cual fue objeto de múltiples requerimientos por medio de oficios en la vigencia 2008, sin encontrar respuesta, a la problemática presentada. Por lo tanto se acepta el hallazgo para someterlo a un plan de mejoramiento.

En cuanto al hallazgo 37, a fecha 30 de abril de 2008, si bien existían resoluciones con imposición de multas dentro de los procesos sancionatorios revisados, estas no se encontraban ejecutoriadas, pero en la medida en que estas se surtan, se dará traslado a la funcionaria encargada para lo de su competencia.

La no apertura de estos procesos, obedeció a que al momento de realizarse los traslados por no rendición de cuentas anual consolidada por parte de la Oficina de Control Fiscal, carecían de identificación plena de los cuenta dantes, documentación nuevamente requerida a esa oficina con oficio fechado mayo 22 de 2009; situación que igualmente fue certificada con fecha abril 28 de 2009 a la comisión de la AGR. Copias que anexo a la presente

Esta Oficina se acoge a las sugerencias de la AGR, a través de un plan de mejoramiento a suscribir con esa entidad.

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

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Informe Definitivo de Auditoria Integral Contraloría Departamental del Magdalena, Vigencia 2008

con los términos establecidos en el código contencioso administrativo, artículo 209 superior y ley 1066/06. Procesos sancionatorios Se encontraron procesos en los cuales no se notifican oportunamente a los investigados o no se cumple el procedimiento establecido en los artículos 44 y 45 del CCA, conllevando a la dilación de las investigaciones. No se han iniciado los procesos sancionatorios contra doce directores de instituciones educativas y EPS por no rendición de cuentas, por falta de diligencia, conllevando a generar desconfianza en la gestión de quienes administran recursos públicos, de conformidad con lo establecido en el artículo 101 de la ley 42/94. Cinco procesos fallados con multas ejecutoriadas no han sido trasladados oportunamente para el cobro coactivo, de conformidad con lo establecido en la resolución interna reglamentaria de estos procesos. Participación Ciudadana La oficina de participación ciudadana no tiene comunicación permanente con las demás dependencias de la entidad, lo cual ha dificultado la respuesta oportuna a los quejosos y denunciantes sobre sus inquietudes, así como los términos

No se responde oportunamente a los denunciantes las decisiones tomadas, desatendiendo los principios de celeridad y eficacia de la función pública consagrada en el Art .209 superior.

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Las deficiencias que se presentan en el hallazgos No.39 fue tenida en cuenta en las sugerencias de la Auditoria General sobre vigencia 2007 en cuanto a la falta de radicación que presentaban las denuncias, lo cual incidió en la forma de llevar el libro radicador, en donde se coloca las actuaciones realizadas a partir de la radicación de la denuncia, además en la auditoria realizada 2008 solo se entregó a los auditores 50 carpetas de las denuncias de 2006, 2007 y 50 del 2008 sin el libro radicador. Al igual que las deficiencias presentadas en el hallazgo administrativo No 38, las situaciones presentadas en este hallazgo, se apegan a la realidad institucional, lo cual, nos muestra la necesidad de someterlo a plan de mejoramiento, para disminuir los términos en la atención a las quejas, peticiones y denuncias de conformidad a la resolución interna 087/07 o la modificación de la resolución interna para ubicar los tramites de las denuncias a la realidad institucional, dentro del marco legal vigente para este tipo de tramites. Los tramites para responder a los denunciantes de las decisiones tomadas dependen de insumos y procesos que vinculan a otras dependencias, a las cuales se les ha notificado de la necesidad de ellas para cumplir con nuestras funciones, dependencias como control fiscal que se vio afectada por la ampliación del plan general de auditoria, lo que incidió en la entrega oportuna de información y acción administrativa, en las actualizaciones permanentes de los contratos de correo certificado. De acuerdo a lo anterior esperamos someter estas deficiencias a plan de mejoramiento con las dependencias involucradas.

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

Se acepta la observación. Se mantiene el hallazgo

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El tiempo promedio utilizado por la entidad para atender las quejas, peticiones y denuncias ciudadanas sobrepasan los términos establecidos en el código contencioso administrativo y en la resolución interna 087/07.

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establecidos en la resolución interna 087 de 2007. En el libro radicador, no se deja constancia de las actuaciones que genere la queja, denuncia o derecho de petición, tampoco se deja evidencia en las carpetas de los oficios tramitados, en cumplimiento a lo establecido por la resolución interna 087/07.

6.

RELACIÓN DE HALLAZGOS DETERMINADOS EN EL PROCESO AUDITOR

HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS DEFICIENCIAS 1 Control Interno. Algunas áreas de la Contraloría no han atendido las recomendaciones de la Oficina de Control Interno que coadyuvan a responder a la misión y objetivos de la entidad. 2

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La a oficina de control interno no ha cumplido adecuadamente el control previo administrativo del proceso contractual de que trata el inciso 3º del artículo 63 de la ley 80 de 1993 Contabilidad y Presupuesto. No se practicó retención en la fuente en el pago de la prima de navidad en diciembre de 2008 por un valor de $ 6.784.000, al señor Contralor Departamental Dr. Eduardo Rodríguez Orozco Arturo, conforme a lo establecido en el Estatuto Tributario artículos 24,103 y 206 y demás normas complementarias y reglamentarias. No se ha elaborado un manual de políticas y procedimientos del proceso de registro contable conforme a las normas y principios establecidos en el Plan General de Contabilidad Pública, y demás actividades del proceso de tesorería , que defina las responsabilidades sobre las tareas a desarrollar por parte de los funcionarios.

PROCESO Control Interno

AREA Oficina de Control Interno y Despacho de Contralor.

RESPONSABLE Merly Luz Pérez, Jefe de la Oficina de Control Interno y Eduardo Rodríguez Orozco, Contralor Merly Luz Pérez.

Control Interno

Control Interno

Financiera

Contabilidad

Alicia Orozco Salinas, Contadora Orlando Pérez Jefe Oficina Gestión Financiera Oficina Control Interno

Financiera

Oficina Gestión Financiera.

Alicia Orozco Salinas, Contadora Orlando Pérez Jefe Oficina Gestión Financiera Oficina Control Interno

No existe procedimiento reintegro viáticos tesorería No

se

ha

implementado

un

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procedimiento que para la legalización de los viáticos y gastos de viajes de los funcionarios, presente un informe de comisión, que contenga la información básica, tanto del funcionario, Resolución que autorizó la comisión, días y noches, objeto, actividades y resultados de la comisión, término para su presentación La consignación del saldo al cierre de la vigencia de la caja menor se efectuó el 22 de enero de 2009, cuando se debió efectuar en el 2008. La cuenta de ahorros del Banco Santander presenta inactividad en los últimos dos años, por lo que debe considerarse su cancelación, evitando registros y conciliaciones innecesarias. El valor de la transferencia de la administración central como de las cuotas de fiscalización, se causó mediante un solo registro por el año. Teniendo en cuenta, que el pago de estas obligaciones de las entidades deudoras, se hace mes a mes, se recomienda, que la causación corresponda al mismo período, para de esta manera, los saldos diarios por cobrar reflejen la corriente monetaria de estas operaciones. Como resultado del grado de incobrabilidad originado en factores tales como antigüedad e incumplimiento, debe provisionarse el valor de los derechos que se estimen incobrables y ajustarse permanentemente de acuerdo con su evolución. El cálculo de la provisión debe corresponder a una evaluación técnica. Saldos que presentan incertidumbre en su razonabilidad, que deben someterse a un proceso de depuración acorde a la

Financiera

Oficina Gestión Financiera

Orlando Pérez Jefe Oficina Gestión Financiera

Financiero

Contabilidad

Alicia Orozco Salinas, Contadora

Financiero

Contabilidad

Alicia Orozco Salinas, Contadora

Financiero

Contabilidad

Alicia Orozco Salinas, Contadora

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Resolución 119 de 2006 de la CGN: Descuentos no autorizados, Recaudos a favor de terceros Aportes pensiónales y parafiscales El inventario y avalúo realizado de la propiedad, planta y equipo, identificó bienes totalmente depreciados inservibles para ser dados de baja, por un valor cercano a $10.000 miles, que no se encuentran contabilizados en cuentas de orden, como lo dispone la dinámica de cuentas, contemplada en el Plan General de Contabilidad Pública, Cuentas de Orden 8315 – No se han dado de baja elementos totalmente depreciados fuera de servicio o inservibles, conforme a procedimientos establecidos por la CGN. No se encontró soporte del registro contable que permitiera verificar el valor por el cual se encuentra registrado el inmueble recibido en comodato de la Gobernación por $340.430 miles. Se presentan saldos que deben ser reclasificados: Aportes pensiónales y parafiscales no conciliados Intereses pasivos pensiónales no conciliados ni reconocidos Déficit del ejercicio 2007 La Contraloría debe agilizar el proceso de conciliación con los acreedores de pensiones y parafiscales, y determinar finalmente la existencia para proceder a su pago inmediato, o no de las presuntas obligaciones y las respectivas responsabilidades que se deriven de sanciones e intereses moratorios

Financiero

Contabilidad –

Alicia Orozco Salinas, Contadora

Recursos Físicos

Oficina Administrativa

Financiero

Contabilidad

Alicia Orozco Salinas, Contadora

Financiero

Contabilidad

Alicia Orozco Salinas, Contadora

Financiero

Contabilidad

Alicia Orozco Salinas, Contadora

Adolfo Aguas Pacheco, Jefe Oficina

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Se presento un excedente de tesorería al cierre de la vigencia 2008 por $193.960 miles, del que hacen parte otros ingresos, como recaudos de cartera de vigencias anteriores y rendimientos financieros no han sido consignados a la tesorería departamental. Existen situaciones contables en la Contraloría, que ameritan la creación del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, previsto en la Resolución No. 119 de 2006 de la Contaduría General de la Nación, para analizar y tomar decisiones, sobre algunas de las inconsistencias identificadas en el presente informe No cumplimiento de los siguientes normas, principios y procedimientos de contabilidad pública: Causación de las cuentas por pagar Pasivos estimados laborales Afectación patrimonio depreciación Inconsistencias en la Rendición de la Cuenta Formato F-09 Ejecución del PAC de la vigencia: Se reportó en la columna PAC Situado (Recaudos de la vigencia), el valor los compromisos o gastos ejecutados, lo cual es errado. En la columna saldo por recaudar se diligenció el monto del presupuesto no comprometido, que no corresponde a la información solicitada, y que debe ser equivalente a la reportada por el mismo concepto en el Formato F-06 Ejecución presupuestal de ingresos En la verificación del proceso de registro de los elementos que hacen parte de la Propiedad Planta y equipo, se identificaron las siguientes inconsistencias:

Despacho Contralor Financiera

Despacho Contralor Oficina Gestión Financiera

Financiero

Contabilidad Oficina Gestión Financiera

de

Eduardo Rodríguez Orozco, Contralor Departamental y Orlando Pérez Jefe Oficina Gestión Financiera Alicia Orozco Salinas, Contadora Orlando Pérez Jefe Oficina Gestión Financiera

Financiero

Contabilidad

Alicia Orozco Salinas, Contadora

Despacho Contralor

Despacho Contralor

Eduardo Rodríguez Orozco, Contralor Departamental

Recursos Físicos

Oficina Administrativa

Gustavo Adolfo Aguas Jefe Oficina Administrativa

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No se registra el No de la salida de almacén en el movimiento de la tarjeta de kárdex Las salidas de almacén no son prenumeradas para su registro y control. Algunas planillas de entrega de equipos de computación a cada funcionario, no están firmadas por el funcionario que recibe. En el inventario físico selectivo, a la Secretaría de la Oficina Administrativa, se encontraron elementos sin la placa de identificación, una CPU que no estaba registrada en la relación de inventario. Los elementos totalmente depreciados fuera de servicio, pendientes para ser dados de baja, se encuentran en dos sitios en estado de abandono y desaseo, que ponen en riesgo la salud de los funcionarios que tienen que frecuentarlos, teniendo en cuenta que en uno de ellos, está parte del archivo de algunos procesos de la contraloría.

No se tenía los inventarios de elementos devolutivos por funcionario responsable, es decir, individualizado por cada uno de los funcionarios que componen la planta de personal de la contraloría. Contratación: En los eventos en los cuales la entidad necesitó contratar varias personas simultáneamente para realizar labores similares en distintas dependencias, por falta de cuidado, no se determinó con claridad la necesidad puntual en cada caso, y en los estudios de conveniencia y oportunidad no se hizo referencia a esta

Contratación

Administrativa, Financiera Jurídica

y

Adolfo Aguas, Orlando Pérez Romo y

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circunstancia ni se valoraron sus incidencias, dando lugar, por descuido, a la que los estudios de conveniencia no cumplieran satisfactoriamente los requisitos establecidos en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la ley 80/93 y a que los contratos hayan hecho referencia a objetos contractuales iguales. Proceso auditor Es conveniente cumplir con los procedimientos establecidos para el desarrollo del ejercicio de revisión de cuenta, a fin de pronunciarse sobre la totalidad de las cuentas revisadas. La Contraloría carece de cronogramas de trabajo en el proceso de revisión de cuentas, que permitan el pronunciamiento sobre las cuentas rendidas por las entidades sujetas a control. En la programación del plan general de auditorías, por falta de previsión, no se tuvieron en cuenta factores que afectan su ejecución como limitaciones de recursos humanos y de herramientas de trabajo, eventualidades climatológicas persistentes en el departamento del Magdalena, el proceso gestión de calidad en el proceso auditor y la incorporación al PGA de nuevas líneas de auditorías, lo que incidió en el bajo cumplimiento de la resolución interna 047/08. No se cumplieron los tiempos programados para algunas de las etapas del proceso auditor, por la programación inadecuada del PGA y por negligencia, especialmente los de comunicación de informes, incumpliendo lo establecido en la resolución interna No. 047/08 modificada por la 079/08.

Proceso Auditor

Revisión Cuentas

de

Plinio Candanoza Soto y Funcionarios de la Oficina de Control Fiscal.

Proceso Auditor

Revisión Cuentas

de

Proceso Auditor

Planeación

Plinio Candanoza Soto y Funcionarios de la Oficina de Control Fiscal. Plinio Candanoza

Proceso Auditor

Planeación

Plinio Candanoza y Funcionarios de la Oficina de Control Fiscal.

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La mayor parte de los informes de auditoría continuaron presentando deficiencias en la calidad de los argumentos, con pocos análisis, lo cual incidió en los resultados del proceso auditor aplicado por la Contraloría General del Departamento del Magdalena, dando lugar al incumplimiento del objeto misional de la entidad. En la configuración de los hallazgos continúan presentando deficiencias, debido a falta de cuidado y negligencia, inobservando los principios de eficiencia del servicio público establecido en el artículo 209 superior.

Proceso Auditor

Ejecución

Plinio Candanoza Soto y Funcionarios de la Oficina de Control Fiscal y Despacho del Contralor.

Proceso Auditor

Ejecución

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La entidad no ejerció control sobre las entidades que manejan recursos destinadas al Patrimonio Cultural.

Proceso Auditor

Oficina de Control Fiscal

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Sobre las auditorias de control a los recursos del medio ambiente y a los de salud, la Contraloría no evaluó a profundidad el sistema de evaluación la responsabilidad en la cuantificación y resarcimiento del daño patrimonio; en salud no evaluó la calidad y oportunidad de los servicios de salud en los Municipios del Departamento.

Proceso Auditor

Oficina de Control Fiscal

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Traslado de hallazgos. Varios hallazgos no han sido trasladados a las autoridades competentes desde noviembre de 2008, desatendiendo los principios de celeridad y eficacia consagrados en el artículo 209 superior. Talento humano La Contraloría no ha cancelado a varios fondos de pensiones, aportes parafiscales de las vigencias 2004, 2005 y 2006.

Proceso Auditor

Ejecución

Plinio Candanoza Soto y Funcionarios de la Oficina de Control Fiscal y Despacho del Contralor. Plinio Candanoza Soto y Funcionarios de la Oficina de Control Fiscal y Despacho del Contralor. Plinio Candanoza Soto y Funcionarios de la Oficina de Control Fiscal y Despacho del Contralor. Plinio Candanoza Soto y Despacho del Contralor.

Oficina Administrativa

Talento Humano

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Adolfo Aguas Pacheco, Jefe Oficina.

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Responsabilidad fiscal No se trasladan a las autoridades competentes los hechos irregulares detectados en el curso de las investigaciones, o por no tomar pólizas de seguros, inobservando el principio de eficacia consagrado en el artículo 209 constitución política, conllevando a que tales conductas queden impunes. En la entidad no aplican mecanismos de control sobre el impulso adecuado de los procesos, lo cual conllevaría a decisiones de prescripción y caducidad en los procesos de responsabilidad fiscal, dejando de aplicar adecuadamente por falta de cuidado, los términos establecidos en la ley 610/00 y a la pérdida de fuerza ejecutoria de los títulos de recaudo o prescripción de la acción ejecutiva en los procesos coactivos. Los autos de apertura de las investigaciones fiscales no cumplen las exigencias de los artículos 40 y 41 de la ley 610 de 2000, conllevando a dilación de las investigaciones. Existen deficiencias en el impulso de las indagaciones preliminares y en los procesos de responsabilidad fiscal, en el recaudo probatorio, conllevando al incumplimiento de los términos procesales y a decisiones de archivo, de conformidad con lo establecido en la ley 610 de 2000. En la mayor parte de las investigaciones fiscales se presentó retraso en las notificaciones, especialmente por no dar aplicación al contenido del artículo 45 del CCA y 43 de la ley 610/00 al omitir el nombramiento oportuno de apoderados de oficio, conllevando al

Procesos Fiscales

Oficina de Investigaciones Fiscales

Bernardo Carreño Gómez

Procesos Fiscales

Oficina de Investigaciones Fiscales

Bernardo Carreño Gómez

Procesos Fiscales

Oficina de Investigaciones Fiscales

Bernardo Carreño Gómez

Procesos Fiscales

Oficina de Investigaciones Fiscales

Bernardo Carreño Gómez

Procesos Fiscales

Oficina de Investigaciones Fiscales

Bernardo Carreño Gómez

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incumplimiento de los términos procesales de la ley 610/00. Al inicio de los procesos coactivos, por falta de diligencia, no se avoca conocimiento, de conformidad con lo establecido en el código de procedimiento civil. Varios mandamientos de pago no han sido notificados o lo hacen tardíamente, por desatender el trámite previsto para las notificaciones establecido en la ley 1066/06, lo cual conlleva a la pérdida de fuerza ejecutoria de los títulos de recaudo y a la prescripción de la acción ejecutiva, así como a la pérdida definitiva de recursos públicos. El recaudo en los procesos coactivos es bajo y poco representativo frente al total de ellos, debido a la baja gestión en el impulso, en la aplicación de medidas cautelares, en la poca suscripción de acuerdos de pago, en la desactualización de la liquidación de los créditos, lo cual conlleva a la pérdida de los recursos públicos, de conformidad con los términos establecidos en el código contencioso administrativo, artículo 209 superior y ley 1066/06. Procesos sancionatorios Se encontraron procesos en los cuales no se notifican oportunamente a los investigados o no se cumple el procedimiento establecido en los artículos 44 y 45 del CCA, conllevando a la dilación de las investigaciones. No se han iniciado los procesos sancionatorios contra doce directores de instituciones educativas y EPS por no rendición de cuentas, por falta de diligencia, conllevando a generar desconfianza en la gestión de quienes administran recursos

Procesos Coactivos

Oficina Jurídica

Fabiola Gutiérrez Bruges

Procesos Coactivos

Oficina Jurídica

Fabiola Gutiérrez Bruges

Procesos Coactivos

Oficina Jurídica

Fabiola Gutiérrez Bruges

Procesos Sancionatorios

Oficina Jurídica

Fabiola Gutiérrez Bruges

Procesos Sancionatorios

Oficina Jurídica

Fabiola Gutiérrez Bruges

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públicos, de conformidad con lo establecido en el artículo 101 de la ley 42/94. Cinco procesos fallados con multas ejecutoriadas no han sido trasladados oportunamente para el cobro coactivo, de conformidad con lo establecido en la resolución interna reglamentaria de estos procesos. Participación Ciudadana La oficina de participación ciudadana no tiene comunicación permanente con las demás dependencias de la entidad, lo cual ha dificultado la respuesta oportuna a los quejosos y denunciantes sobre sus inquietudes, así como los términos establecidos en la resolución interna 087 de 2007. En el libro radicador, no se deja constancia de las actuaciones que genere la queja, denuncia o derecho de petición, tampoco se deja evidencia en las carpetas de los oficios tramitados, en cumplimiento a lo establecido por la resolución interna 087/07. El tiempo promedio utilizado por la entidad para atender las quejas, peticiones y denuncias ciudadanas sobrepasan los términos establecidos en el código contencioso administrativo y en la resolución interna 087/07.

Procesos Sancionatorios

Oficina Jurídica

Fabiola Gutiérrez Bruges

Participación Ciudadana

Participación Ciudadana

Jorge Quiroz

Quiroz

Participación Ciudadana

Participación Ciudadana

Jorge Quiroz

Quiroz

Participación Ciudadana

Participación Ciudadana

Jorge Quiroz

Quiroz

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