Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

ACTA DE REUNIÓN O COMITÉ No. 4 Hora: 8:00 a.m. Lugar: Dependencia que Convoca: Macroproceso: Objetivo:

Fecha: 19 y 20 de Febrero de 2015 Salón de reuniones Hotel Don Gregorio – Cartago Dirección Regional Valle del Cauca Direccionamiento Estratégico Revisar y evaluar el Sistema Integrado de Gestión para el periodo correspondiente al segundo semestre de 2014 e implementar las acciones necesarias para asegurar su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continuas.

AGENDA: 1. Apertura del comité: A cargo de la Dra. Leonor Estrada Ospina en calidad de Directora Regional (E), se da la apertura de la reunión resaltando a nivel general el objetivo y dinámica a llevar a cabo durante éste Comité. 2. Generalidades del Proceso de Revisión del SGC: El Coordinador de Planeación y Sistemas de la Regional Valle Ing. Julian Ernesto Swann Velasco, presenta la agenda del día y la metodología a utilizar para adelantar las actividades del Comité. Hace la explicación y orientaciones generales frente a los objetivos, información de entrada, desarrollo del proceso y resultados esperados. 3. Presentación de las entradas de información: Conforme a la previa programación y orientaciones remitidas por la Dirección Regional Valle, se adelantó el análisis y toma de decisiones frente a cada entrada de información. En el siguiente orden: a) Resultados de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión y revisiones realizadas al Sistema de Gestión de Seguridad b) Retroalimentación del cliente (quejas, reclamos y sugerencias, encuestas de satisfacción) c) Desempeño de los Macro procesos/procesos y conformidad del servicio d) Desempeño ambiental e) Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas f)

Requisitos legales Ambiental y SYSO

g) Acciones de seguimiento de revisiones anteriores por la Dirección h) Cambios que podrían afectar al Sistema Integrado de Gestión i)

Recomendaciones para la mejora

j)

Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos para la entidad

k) Vulnerabilidades o amenazas no tratadas adecuadamente en la valoración previa de riesgos: l) Desempeño de SYSO m) Estado de la investigación de accidentes n) Resultados de la participación y consulta de las partes interesadas externas o) Desempeño y efectividad del SGSI

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE p) Identificación de técnicas, productos o procedimientos para mejorar el desempeño del SGSI q) Revisión de la Política y los Objetivos del Sistema Integrado de Gestión 4. Cierre y conclusiones del comité por parte de la Directora Regional (E): Dra. Leonor Estrada Ospina.

FORMATO PARA REGISTRO DE LA INFORMACIÓN DE REVISIÓN POR DIRECCIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 1. Resultados de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión No. Total de No. Hallazgos Fecha Auditoría No. Hallazgos cerrados Hallazgos abiertos 0 Septiembre 2006 22 22 Agosto 2008

28

28

Octubre 2009

18

18

Octubre 2011

20

20

Sept. Y Nov. 2012

32

32

Octubre 2014

114

0

Hallazgo No. AISIGE2014VA001

Macroproceso/ Proceso MPM1 Gestión para la Atención Integral a la Primera Infancia

0 0 0 0

114

No Conformidad No se evidencio que se asegure que la versiones vigentes y pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en los puntos de uso, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: - Formatos desactualizados. Ej: Anexo 7 Instrumento de supervisión CDI (Guía de visita de supervisión de los CDI). CZ Yumbo - Formato de entrevista psicológica sin firma Ej: SIM32312523 CZ Tuluá.

AIMPA1.P5 Gestión SIGE2014- Administrativa VA002

La entidad no evidenció la aplicación del procedimiento para el control de los registros que proporcionen evidencia de conformidad con los requisitos de identificación, almacenamiento, protección, disposición de los registros, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada:

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

ARCHIVO: - Sin transferencia de archivos inactivos y eliminación. Ej.: no se evidenció comunicación donde se informó al Archivo central la disponibilidad para hacer transferencia de archivos, las condiciones de la documentación a transferir y el cotejo de inventario en la dependencia, en donde se impartirá el visto bueno para proceder a realizar la transferencia del Centro Zonal Sur. - Sin transferencia de archivos inactivos al archivo central. Ej.: Fondo acumulado desde la vigencia 1992. CZ Sur. - Sin evidencia del inventario actualizado para realizar la transferencia y autorizar el traslado de las historias de atención del Centro Zonal Sur. - Archivos individuales en todas las dependencias del CZ Nororiental. - Archivos sin intervención debajo de escalera en el 2do piso . CZ Nororiental. - Sin transferencia de archivos inactivos al archivo central Ej.: HA 2006, 2007, 2008, 2009, 2010 CZ Nororiental. - Archivo de gestión sin responsable de la custodia y cuidado CZ Suroriental. - Sin evidencia de la aplicación de las Tablas de retención "2010 2012" CZ Buenaventura; CZ Suroriental. - Sin transferencia de archivos de las vigencias 2009 y 2010 según inventario documental de 175 cajas CZ Suroriental. - Archivos de gestión en oficinas de Ciclos de Vida y Nutrición del CZ Suroriental - Archivo de gestión sin responsable de la custodia y cuidado CZ Suroriental. - Archivo sin intervención de fondo acumulado. Ej: 2.500 cajas de archivo que quedaron sin intervención del Contrato Fonade (Bodega ubicada en Arroyohondo). Regional. - Cajas de archivo sin identificar la serie, subserie, consecutivo carpetas, número de cajas y año de transferencia en Bodega ubicada en Arroyohondo. Ej: Archivo HA del Grupo de Protección; Documentación tesorería del Grupo Financiero año 2007; Documentación servicios postales Grupo Administrativo Año 2007; Documentación denuncias y vocaciones hereditarias, bienes vacantes y mostrencos Grupo Jurídico. Regional. - Archivo histórico sin disposición final de acuerdo a lo establecido en la TRD. Ej: Cajas de informes de ejecución presupuestal con fechas extremas 30-08-2011 al 17-01-2002; Cajas con documentos de contratos estatales del año 1997 del Grupo Jurídico. Regional.

AIMPA2 Gestión SIGE2014- Jurídica VA003

Se retoma en lo que aplique los hallazgos AISIGE2012-VA-001 Se retoma en lo que aplique los hallazgos AISIGE2012-VA-008 requisitos de identificación, almacenamiento, protección, disposición de los registros, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: CONCEPTOS Y PRORROGAS

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

AIMPA5 Gestión de SIGE2014- Servicio y VA004 Atención

- Se solicitaron todos los conceptos y prorrogas del año 2013 y 2014 donde se pudo evidenciar sin cumplimiento de la TRD (Ej. sin legajar, no se encuentran organizadas en expediente, hojas sueltas, con ganchos de cosedora, sin foliar, sin orden cronológico, oficios sueltos que no se logra evidenciar a que concepto y prorroga corresponde). No se evidenció el control de los registros que proporcionan evidencia de la conformidad con los requisitos, así como de la operación eficaz, efectiva y eficiente del sistema de Gestión de calidad, así como los requisitos de identificación, almacenamiento, protección, disposición de los archivos, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria: - Archivos, sin separación por vigencias anuales. Ejm: Carpeta de apertura de buzón de sugerencias con actas desde 7 de mayo de 2012 a 27 de octubre 2014. CZ Buenaventura. -Documentos mal archivados. Ej. Petición 31337163 queja buzón de sugerencias (usuaria 34197444855). Regional -Actas con numeración repetida Ej. Acta No, 2 del 20 de enero de 2014 y Acta No. 2 de 27/01/2014-buzon de sugerencia. Regional. - Petición que generan beneficiario sin beneficiario creado. Ejm: 32501394, 32503167, 32504395, 32505650, 32505651, 32505683, 32505777, 32505953, 1759793121, 32506105 ,32506198, 32506215.. C.Z Roldanillo. - Beneficiarios creados sin motivo de ingreso. Ejm: 32501369, 32501394, 32503167, 32503410, 32504395, 32505650, 32505651, 32505683, 32505777, 32505953, 32505955, 32505956, 1759793121, 32506022, 32506023, 32506024, 32506105, 32506198, 32506215, 32506227 . C.Z Roldanillo - Carpeta sin foliar: Ejm: carpeta respuesta a peticiones mes de septiembre y noviembre 2013, carpeta de respuesta a peticiones mes de agosto 2014, carpeta de buzón de sugerencias año 2014.. C.Z Roldanillo

AIMPM5.P3 Gestión SIGE2014- de VA005 Responsabilidad Penal

Se retoma en lo que aplique los hallazgos AISIGE2012-VA-001 No se evidenció el control de los registros que proporcionan evidencia de la conformidad con los requisitos de identificación, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria: SRPA- REGISTRO: - Documentos sin numeración Ej: Oficio 4287 del 12 -09/2014; Oficio 4289 del 12-09/2014; Oficio 5318 del 20-10/2014; Radicado S2014-149048-7600; Acta No. 5 del 28-09/2014; Memorando 4673 del 29-09/2014 CZ Centro; Centro de Servicios Judiciales PLATIN 15-07/2014 y 15-09/2014 - Actas Regional ICBF y Municipios Valle año 2014. SRPA Regional. - Documentos sin orden cronológico. Ej: carpeta supervisión Congregación Terciarios Capuchinos Tomo IV - folios 426 a 442,

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE 469,471 de 2013 a mayo, julio, agosto, octubre de 2012 ; Acta No. 42 del 4 de junio de 2013. CZ Centro Tablas de Retención Documental (TRD) - Sin evidencia de cumplimiento en lo establecido en las TRD, en lo relacionada con la serie y la subserie. Ej: Carpeta ONG Crecer en Familia - Supervisión Centro Juvenil Valle del Lili, y carpeta supervisión Congregación de Terciarios Capuchinos Tomo IV, CZ Centro

AIMPM1 Gestión SIGE2014- para la Atención VA006 Integral a la Primera Infancia

Se retoma en lo que aplique los hallazgos AISIGE2012-VA-001 No se evidenció la aplicación del procedimiento para el control de los registros que proporcionen evidencia de conformidad con los requisitos de identificación, almacenamiento, protección, disposición de los registros, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: - Sin número de acta. Ej: Acta 19 de mayo 2014 en carpeta de grupo de estudio, Acta fecha 6 al 21 de abril 2014 en carpeta Asistencia técnica, acta de fecha 11 y 28 de febrero en carpeta actas de reuniones.CZ Buenaventura - Documentos sin foliar. Ej: Carpeta Asistencia técnica año 2014, carpeta actas de reuniones 2014.Cz Buenaventura; Carpeta de liberación de saldos año 2013 y Carpeta que contiene soportes de asistencia técnica, C.Z. SUR; Carpetas actas de Liberación de HCBFAMI: Memorando No. S-2014-127080-7600 de fecha 14/08/2014 Memorando No. 008949 de fecha 21/07/2014, Memorando No. 009168 de fecha 24/07/2014. CZ LADERA - Carpeta sin TRD. Ej: Carpeta de Capacitación 2014, Carpeta de asistencia técnica 2014, carpeta actas de reuniones 2014, carpeta contratos vigencia 2014, carpeta Actas financieras 2014, carpeta Buenas Prácticas ambientales.Cz Buenaventura; Carpetas Modalidad de atención primera infancia. C.Z. SUR. Carpetas de visitas de seguimiento año 2014, plan de asistencia técnica. 2014, informes año 2014.CZ ROLDANILLO - Carpetas sin identificación y /o identificación incompleta Ej. Carpeta que contiene soportes de asistencia técnica, carpeta de liberación de saldos año 2013 con memorandos que inician con fecha de 5 de abril de 2013 y radicado 0635, C.Z. Sur - Formato sin diligenciamiento completo. Ej: Acta de carpeta plan de asistencia técnica.CZ Sur - Documentos desprendidos Ej: Documentos archivados en las carpetas correspondientes al plan de asistencia técnica 2013- CZ Tuluá - Carpetas con más de doscientos folios Ej: Documentos archivados en las carpetas correspondientes al plan de asistencia técnica 2013 CZ Tuluá. - Duplicidad de documentos: Ej: Carpeta No. 2 correspondiente a las actas del Comité de Asistencia Técnica correspondiente al mes de noviembre de 2013 folios 85 y 86 CZ Tuluá.

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE - Sin diligenciamiento completo de registros. Ej: visitas de seguimiento sin registro de coberturas HCB de MC con cédulas 66751943, 79187656, 29185868,42028940, 29990193, 31491407, 20188346, 38935029,29843959. CZ Roldanillo. - Compromisos en Actas sin fechas específicas de cumplimiento en los compromisos establecidos Ej: Actas de Comité Técnico No. 12, 34, 35 correspondiente a mes enero de 2013 . Acta de comité técnico del 12 de noviembre de 2013 CZ Tuluá).

AISIGE2014VA007

MPM5.P1 Gestión Restablecimiento de Derechos

Se retoma en lo que aplique los hallazgos AISIGE2012-VA-001 No se evidenció el control de los registros que proporcionan evidencia de la conformidad con los requisitos, así como de la operación eficaz, efectiva y eficiente del sistema de Gestión de calidad, así como los requisitos de identificación, almacenamiento, protección, disposición de los archivos, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria: FORMATO - Formatos con espacios sin diligenciar: Ej: Formato de supervisor de contrato. Contrato 76.26.13.872; Acta de reunión del 27 de junio de 2014 de mesa pública. CZ Centro - Documentos impresos de manera incompleta. Ejm: HA 1111803496 impreso del registro SIM, y Auto de apertura.Cz Buenaventura. - Formatos desactualizados. Ej: Actas de reunión de comités consultivos de derechos sin compromisos. CZ Yumbo - Formatos con espacios sin diligenciar: Ej: Acta de julio 14 de 2014 reunión de Hogares Gestores sin registro de objetivo. CZ Yumbo GESTIÓN DOCUMENTAL: - Expedientes sin seguridad en oficinas de Defensorías del Centro Zonal Suroriental - Documentos sin identidad visual en las Historias de Atención del CZ Suroriental; CZ Cartago. - Archivos PARD en oficinas de defensoría. C.Z. Sur - Sin firma del servidor público que recibe la historia de Atención y SP que realiza la devolución de préstamos de Historias activas; Ej: Planillas de los meses de enero, mayo y julio de 2014. CZ Jamundí -Expediente con más de 180 folios. Ej.: HA Nro. NUIP 1006292938 CZ Cartago - Documentos archivados sin orden cronológico. Ej: HA 76C1109117362, HA 1107076788, HA 1107036602, HA 1105374621. CZ Centro; HA 76L9805050961. HA 76L1116373725. HA 76L1126-2002. CZ Yumbo. - Documentos sin foliar. HA Nro. NUIP 1089539647, TI 1005875903, NUIP 1149934652 CZ Suroriental; HA Nro. RC 1143979846, NUIP 1114157831-CZ Cartago. - Documentos duplicados Ej HA 76F00305-2009-01, Folio 35 y 36 citación y emplazamiento e HA 76I0087799l Registro Civil se evidencia en el folio 80 y folio 113.CZ Palmira.

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

Se retoma en lo que aplique los hallazgos AISIGE2012-VA-001 AISIGE2014VA008

MPE1 Direccionamiento Estratégico

AIMPA1.P1 SIGE2014- Gestión Humana VA009

No se evidenció que se determina ni proporcionan los recursos necesarios como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: - Sin asignación total de los recursos para la ejecución del programa de CDI a 30/11/2014, el lineamiento establece que la modalidad funciona hasta 12 de diciembre/14 y para HCB Grupal faltan recursos para el mes de diciembre/14, CZ Palmira, No se evidenció que se hayan proporcionado los recursos financieros necesarios para implementar y mantener el SIGE y mejorar continuamente su eficiencia, eficacia y efectividad, tal como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: - Equipos técnicos interdisciplinarios incompletos en Defensorías de Familia: Ejemplos: * 1 equipo psicosocial para 5 Defensores de Familia. CZ Centro. * Sin la provisión de profesional nutricionista en las Defensoría de apoyo, medio familiar, extraprocesal, asuntos civiles Familia. CZ Sur. * Sin la provisión de profesional trabajador social en defensoría de instituciones de discapacidad, extraprocesal, asuntos civiles. CZ Sur. * Se evidenció que las once (11) defensorías cuentan con una Nutricionista y la defensoría de asuntos civiles no cuenta con Trabajadora Social. CZ Nororiental. * Una sola nutricionista para 3 defensorías de familia y programas de ciclos de vida y nutrición. CZ Yumbo * Una sola nutricionista para todas las modalidades del Centro Zonal . C.Z Roldanillo

AISIGE2014MPA1.P5 VA010 Gestión Administrativa

Se retoma en lo que aplique los hallazgos AISIGE2012-VA-002 No se evidenció que se hayan proporcionado los recursos financieros necesarios para implementar y mantener el SIGE y mejorar continuamente su eficiencia, eficacia y efectividad, tal como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: Archivos. - Archivo general sin estantería. CZ Suroriental. - Sin provisión de cajas para la organización de archivos. CZ Suroriental. Impuestos. - Sin asignación de recursos para el pago de obligaciones por impuestos prediales correspondientes a la vigencia 2014 de inmuebles de propiedad del ICBF. Ej: Valor total del impuesto por pagar $97.711.856, intereses generados $ 8.138.718, inmuebles ubicados en las siguientes direcciones: AV. 2 N0 33ª-45, AV 1 No 7-

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

AIMPA1.P1 SIGE2014- Gestión Humana VA011

AISIGE2014VA012

MPA1.P5 Gestión Administrativa

37, Cra 13 No 2ª-33, Cll 6 No 52-71, Dg. 3 No 3ª-72, entre otros. Regional No se evidenció control del cumplimiento de los requisitos relacionados con la competencia, formación y toma de conciencia del recurso humano como se verificó en las siguientes situaciones: Inducción y Reinducción -Sin evidencia de reinducción para los Servidores Públicos y contratistas del centro zonal en la vigencia 2014. CZ sur. -Desconocimiento en la consulta en la herramienta de intranet para la verificación de la gestión del centro zonal. Ej.: ubicación de procedimientos, lineamientos, guías y formatos. Servidores públicos y contratistas de los equipos de apoyo a la supervisión primera infancia. Ej: CC 31375352, 31996300, 66732267,319450731. Cz Buenaventura; C.C. 29770724, 66723341, 165508803, 66700374. C.Z Roldanillo No se evidenció que se haya determinado, proporcionado y/o mantenido la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, tal como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria: - Sin espacio para el normal crecimiento del archivo de gestión. CZ Suroriental. - Oficinas sin aires acondicionados. CZ Sur - Infraestructura inadecuada (pisos en mal estado, deficiencias sanitarias. pintura, grietas, techos, goteras, etc.): CZ Yumbo - Sin espacio para archivo de gestión, archivo central: Ej CZ Yumbo - Sin espacios adecuados para los servidores públicos (baños, oficinas): Ej CZ Yumbo - Identificación institucional desactualizada (en sedes): Ej: Sin nombre del CZ en aviso de entrada. CZ Yumbo

AIMPM5.P1 Gestión SIGE2014- Restablecimiento VA013 de Derechos

Se retoma en lo que aplique los hallazgos AISIGE2012-VA-003 Se retoma en lo que aplique los hallazgos AISIGE2012-VA-010 No se evidenció que se lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: - Sin apropiación del Lineamiento Técnico para las Modalidades de: Ej: Vulneración o adoptabilidad para el restablecimiento de derechos y de la Ruta de actuaciones y modelo de atención para el restablecimiento de derechos; Regional. - Sin conocimiento de criterios para ingreso a la modalidad externado- vulneración - Profesional en psicología; Ej. Acta de fecha 29 y 30 de septiembre de 2014 - CZ Buenaventura. - Sin precisión del Proceso Administrativo de Restablecimiento de derechos - Defensor de Familia, Ej. Acta de fecha 29 y 30 de septiembre de 2014 - CZ Buenaventura.

AIMPM4 Gestión SIGE2014- para la Nutrición VA014

No se evidencio que se planifican y desarrollan los procesos necesarios para la prestación del servicio, tal como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada:

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

PLAN DE ASISTENCIA TECNICA - Sin incluir la actividad de visitas de seguimiento, en la modalidades Recuperación Nutricional. PAT vigencia 2014. Regional - Sin evidencia de análisis de resultados de la ejecución del PAT de la vigencia anterior; PAT 2014. Regional. - Sin incluir la modalidad de Recuperación Nutricional Ambulatoria en el Plan de Asistencia Técnica vigencia 2013. Regional

AIMPM1 Gestión SIGE2014- para la Atención VA015 Integral a la Primera Infancia

No se evidencio que se planifican y desarrollan los procesos necesarios para la prestación del servicio, tal como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: PLAN DE ASISTENCIA TECNICA - Sin planeación de fechas específicas para la realización de actividades; Ej: Desayunos Infantiles con Amor, se programaron 10 visitas de marzo a noviembre. Regional - Inclusión de actividades realizadas por el ICBF Sede de la Dirección General en el Plan de Asistencia Técnica en la modalidad DIA vigencia 2013. Regional - Sin evidencia de análisis de resultados de la ejecución del PAT de la vigencia anterior; PAT 2014. Regional. -Sin evidencia de análisis de resultados de las visitas de seguimiento y supervisión para la formulación del PAT; Ej: Vigencia 2014. Regional - Sin plan de visitas a unidades de servicio de primera infancia; Ej: C.Z. Sur - Sin evidencia del seguimiento a los compromisos del Plan de Asistencia Técnica Centro Zonal. Ej: Compromisos primera infancia del primer semestre 2014 . C.Z Roldanillo. - Sin cumplimiento del plan de asistencia técnica formulado.CDI Institucional Ej: Proyecto pedagógico. CZ Yumbo; - Sin cumplimiento total de las actividades establecidas en el Plan de Asistencia Técnica de Vigencia 2013, en el 70% quedaron actividades visitas de supervisión y seguimiento cumplimiento y 70% en verificación de estándares y asesoría en ambientes educativos protectores. CZ Palmira

AIMPM2 Gestión SIGE2014- para la Promoción VA016 y Prevención para la Protección Integral de la Niñez y la Adolescencia

No se evidencio que se planifican y desarrollan los procesos necesarios para la prestación del servicio, tal como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: PLAN DE ASISTENCIA TECNICA -Sin incluir la actividad de visitas de seguimiento, en la modalidades, Generaciones con Bienestar PAT vigencia 2014. Regional ( niñez y adolescencia)

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

AIMPM3 Gestión SIGE2014- para la Atención VA017 de la Familia y Comunidades

- Sin evidencia de análisis de resultados de la ejecución del Plan de Asistencia Técnica de la vigencia anterior para la formulación del Plan de Asistencia Técnica 2014. Regional. -Sin evidencia de análisis de resultados de las visitas de seguimiento y supervisión para la formulación del Plan de Asistencia Técnica vigencia 2014. Regional No se evidencio que se planifican y desarrollan los procesos necesarios para la prestación del servicio, tal como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: - Sin caracterización de la cultura de los grupos étnicos a través de estudios específicos, documentos etnográficos. Grupo Ciclos de Vida y Nutrición. Regional

PLAN DE ASISTENCIA TECNICA

AISIGE2014VA018

MPE1 Direccionamiento Estratégico

AIMPE1 SIGE2014- Direccionamiento VA019 Estratégico

- Sin incluir la actividad de visitas de seguimiento, en la modalidades Familias con Bienestar PAT vigencia 2014. Regional - Sin evidencia de análisis de resultados de la ejecución del Plan de Asistencia Técnica de la vigencia 2013, para formulación del Plan de Asistencia Técnica 2014. Regional. - Sin evidencia de análisis de resultados de las visitas de seguimiento y supervisión para la formulación del Plan de Asistencia Técnica vigencia 2014. Regional No se evidencio que se planifican y desarrollan los procesos necesarios para la prestación del servicio, tal como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: - Sin formulación del plan de asistencia técnica año 2014 CZ Centro; CZ Yumbo No se evidencio que se planifican y desarrollan los procesos necesarios para la prestación del servicio, tal como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: PROGRAMACION DE METAS SOCIALES Y FINANCIERAS - No se evidenció la elaboración de la resolución de distribución del presupuesto a los Centros Zonales 2013 - 2014. Regional. - Extemporaneidad en la propuesta de programación de metas sociales y financieras por municipio (17 al 21 de Sep.) EJ. se realizó la de Gestión de Protección mediante Acta Nro. 65 del 7/10/2013 y Ciclos de vida y Nutrición el 27/11/2013 según acta Nro. 85 CZ Suroriental. - Sin registro de la modificación de metas sociales y/o financieras en el SIM. C.Z. Sur -Sin evidencia de cumplimiento del procedimiento programación de metas sociales y financieras. C.Z. Sur - Sin la evidencia de la presentación de la propuesta de Programación de Metas sociales y Financieras 2014, acorde con techos presupuestales asignados; e identificación y justificación de necesidades no cubiertas. CZ Buga;

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

AIMPA1.P5 Gestión SIGE2014- Administrativa VA020

- Sin Registrar en SIM modificaciones a MSYF- la solicitud de liberación de saldos no ejecutados. CZ Buga - Extemporaneidad en sustentación de la programación de Metas Sociales y Financieras ante el Comité de Coordinación Ampliado Regional para ajustes y aprobación (24 al 28 de Sep.) Ej: Acta Nro. 64 del 8/10/2013 Programación Gestión Protección del CZ. y Acta Nro. 81 del 26/11/2013 Ciclos de vida y nutrición con las respectivas aprobaciones CZ Cartago. - Sin evidencia del cumplimiento por parte del coordinador de CZ de la validación aleatoria de la consistencia de datos en los registros de MSYF año 2014 meses de marzo a agosto. CA Buenaventura - Sin registro en SIM programación en MSYF realizad. Ej: Atención Terapéutica. CZ Centro. - Sin evidencia de solicitud de incremento de cupos por el CZ (Modificaciones de MSY)F. Ej: 2013: CAE SRPA, Libertad Vigilada. En 2014: Preparación para la VIida Laboral y Productiva, Internado Discapacidad Mental Psicosocial. CZ Centro - Sin evidencia del registro en el SIM de la justificación de ejecución mayor a la programada en MSYF. Ej: 2013: modalidad Externado SRPA programado 84 cupos, ejecutados en diciembre 100 cupos. CZ Centro - Sin ejecución de la programación de MSYF. Ej: 2013 Semicerrado Seminternado SRPA, baja ejecución y en diciembre no registra. 2014: baja ejecución de febrero a agosto de las modalidades Externado - Vinculado a Peores Formas de Trabajo Infantil , Externado - Situación de Vida en Calle, CZ Centro -Sin evidencia de la sustentación la programación de Metas Sociales y Financieras ante el Comité de Coordinación Ampliado Regional para ajustes y aprobación del 24 al 28 de Sep. Año 2013. CZ Nororiental; -Sin evidencia de la propuesta de programación de metas sociales y financieras por municipio a la Regional en el mes de septiembre 2013 y 2014. CZ Nororiental. No se evidencio que se planifican y desarrollan los procesos necesarios para la prestación del servicio, tal como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: - Sin estudio de mercado que evidencie la definición de actividades, unidades, cantidades requeridas para la ejecución del mantenimiento correctivo y preventivo de las unidades de servicio, centros zonales y sede regional Valle del Cauca, evidenciado en los expedientes contractuales No. 568/2011, 608/2012 y 607/2013. -Sin definición de actividades ni precios por actividad del mantenimiento contratado y posteriormente cancelados mediante la presentación de cuentas de cobro con las actividades ejecutadas y precios asignados por el contratista en la ejecución del Contrato No. 607/2013, como se evidencia en el archivo de ejecución del contrato 607/2013 localizado en la Coordinación administrativa Regional Valle del Cauca. -Sin correspondencia entre el requerimiento en obras de mantenimiento de la Regional Valle del Cauca y el tipo de contrato

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

AIMPE3 SIGE2014- Coordinación y VA021 Articulación del SNBF

AIMPM1 Gestión SIGE2014- para la Atención VA022 Integral a la Primera Infancia

Prestación de servicios como se evidencia en los contratos 568/2011, 607/2012 y 608/2013, ya que son obras en bienes públicos. -Sin definición del alcance de las actividades a ejecutar en los bienes inmuebles del departamento que se mencionan en el objeto de los contratos No. 568/2011, 608/2012 y 607/2013 No se evidenció que se asegure que el producto y/o servicio adquirido cumple los requisitos especificados en los pliegos de condiciones, o en las disposiciones aplicables. Ni cumple con el tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto y/o servicio adquirido, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - No se contempla en el plan de asistencia técnica, actividades de articulación con los entes territoriales para trabajar el tema de Enfoque diferencial. Regional No se evidenció que se ha planificado y desarrollado los procesos necesarios para la prestación del servicio, como se verificó en las siguientes situaciones: DESAYUNOS INFANTILES - DIA

AIMPA5 Gestión de SIGE2014- Servicio y VA023 Atención

- Sin cumplimiento al tiempo de funcionamiento de la modalidad según lineamiento. Ej: modalidad Desayunos infantiles Tipo 1 y 2, sin ejecución en agosto y septiembre de 2014. CZ Yumbo No se evidenció que se esté implementando disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria: REGISTRO SIM: - Sin registro de actuaciones. Ej: SIM 32317635, 32316814, 32312523 CZ Tuluá; SIM 31332404, 1759578945, 31332404 CZ Sur. - Cierre de denuncia sin registro de la actuación realizada. Ej: SIM 32317288 CZ Tuluá. - Inoportunidad y errado registro en el SIM de queja encontrada en buzón. Ej: Queja registrada en acta 4 de apertura de buzón de fecha 27 de febrero de 2014 con registro SIM 32706709 de 26 de agosto 2013.Cz Buenaventura. -Peticiones sin cerrar en el Sistema. Ej.: SIM 31818131 y 31816140. CZ Sur; SIM 1759046497 CZ Buga; Petición 32215988 CZ Buga - Inadecuado Clasificación de la petición. Ej Petición 32707867.Cz Buenaventura; Petición 32215988 CZ Buga; SIM Nro. 32615432, 1759833642 CZ Cartago - Petición sin cerrar cuando la constatación fue falsa desde el 23 de julio de 2014. P31528989 CZ Nororiental. - Alteración de la fecha de registro. Ej.: SIM Nro.1759432784 con fecha de creación del 3/13/2014 cuando la transcripción es del 2/24/2014 CZ Suroriental. - Inconsistencia en el detalle y/o descripción. Ej.: SIM 31423037 (No describe la situación presentada) CZ Suroriental.

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE - Cierre sin seguimiento. Ej. Petición 32214814 creada en 21-012013, fallo de vulneración 22/05/13, se cerró en octubre 23/14.CZ Buga. - Duplicidad de peticiones: Ej. SIM Nro. 1759712606, le crean para grupo de hermanos los Nro. 32616322, 32616323, 32616324 y 32616326 CZ Cartago. - Inoportunidad en el registro de actuaciones. Ej: SIM Nro. 32614733 (Se cierra 3/20/2014 y fecha de transcripción 11/1/2014) CZ Cartago; Petición 32008591 registra constatación fallida con fecha 2 de julio de 2014 y la fecha de transcripción en SIM es17 de julio de 2014. CZ Yumbo - Inconsistencia en el registro de la información. Ej.: SIM 31323722, 25205237 (Sin registro del motivo de petición) CZ Cartago. - Registros vencidos sin cierre. Ej: Petición 32003208 CZ Yumbo - Sin registro de peticiones encontradas en el buzón en el SIM. Ej. En acta N. 002 del 13/01/2014 CZ Yumbo -Inoportunidad en la constatación de denuncia (Ej: SIM 32317635, 32316814, 32312523 CZ TULUA)

AIMPA5 Gestión de SIGE2014- Servicio y VA024 Atención

Se retoma en lo que aplique los hallazgos AISIGE2012-VA-004 y VA 020 No se evidenció que se esté implementando disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria: DIRECCIONAMIENTO: - Inoportunidad en la aceptación del direccionamiento de la petición Ej: Peticiones 31331677, 31335204 y 31734083. CZ Centro; Petición 31423020 CZ Nororiental; SIM Nros. 31334169 y 1758778742 CZ Suroriental; SIM Nro. 32615431, 32616379, 31323722, 32615075, 1759111764, CZ Cartago - Sin aceptación del Direccionamiento Ej. Petición 1758640920, 31325037, 31324993, 31326787,1759868489, 1759697401,314330434. Regional; Petición 31323110. Petición 1759325114, Petición 31731853. CZ Centro. - Sin direccionamiento Ej. Petición 31325037. Regional; Petición 32006367 sin direccionamiento del CZ Palmira al CZ Yumbo. - Inadecuado direccionamiento. Ej.: SIM Nro. 31334169 sin el rechazo y sin el re direccionamiento CZ Suroriental; petición 32504950 . C.Z Roldanillo - Inoportunidad en el direccionamiento. Ej: Petición 32007740 gestión en abril 10 de 2014 y direccionado a coordinadora CZ el 4 de septiembre de 2014; Petición 32006625 direcciona a DF protección el 22 de abril de 2014 y aceptación el noviembre 4 de 2014. Petición 32007714 direccionada a coordinadora del CZ el 23 enero de 2014 y aceptación por coordinadora el 5 de febrero de 2014. Petición 32006800 direccionada a asesora de primera infancia el 2 de mayo de 2013 y aceptada el 15 de mayo de 2013. Petición 32007326 direccionada a coordinadora del CZ el 4 septiembre de 2013 y aceptada por la coordinadora el 19 de septiembre 2013. CZ Yumbo

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE -Constatación verdadera sin direccionamiento al Defensor de Familia para inicio Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos (Ej: SIM 32317635, 32316814, 32312523 CZ TULUA).

AIMPA5 Gestión de SIGE2014- Servicio y VA025 Atención

Se retoma en lo que aplique los hallazgos AISIGE2012-VA-004 Y VA 020 No se evidenció que se esté implementando disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria: TRÁMITE Y TRATAMIENTO: - Ausencia de controles al cierre de peticiones. Ejp: SIM 32317635, 32312362 CZ Tuluá. - Sin tratamiento a las peticiones. Ej: Petición 759849090 59 días vencida, petición 1759868489 32 días vencida. Cz Buenaventura -Inadecuado tratamiento. Ej.: Sim 31818131, CZ Sur. - Cierre sin informe de la verificación de la petición. Ej: 32707867.Cz Buenaventura. - Inadecuada clasificación de petición. Ej: peticiones: 31736980, 31736981, 31736983. CZ Centro; SIM Nro. 31425079 CZ Suroriental. - Petición cerrada sin evidencia de la actuación efectiva. Ej: Peticiones 1758678672, 31324486,1759325114, 31331677 y 1759370270. CZ Centro; SIM Nros. 1759888186, 1759827630 y 31421413 CZ Suroriental. - Sin apertura de Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos - PARD (cuando aplica). Cz Centro

AIMPA5 Gestión de SIGE2014- Servicio y VA026 Atención

Se retoma en lo que aplique los hallazgos AISIGE2012-VA-004 No se evidenció que se esté implementando disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria: RESPUESTA AL CLIENTE - Sin evidencia de respuesta a peticiones anónimas. Ejm: peticiones número1759712448, 1759755539, 1759819232, 1759825823, 1759827583, 31330421, 32708180, 32708333, 32708464, 32708813, 32708856.Cz Buenaventura; petición 32504950 . C.Z Roldanillo - Fijación de respuestas a Anónimos sólo por un día. Ejemplos: 1) SIM Nro. 31425755 y 1759854577 Fijados 8:00 am del 3 Sept 2014 y se desfija a las 5:00 PM; El 25 Sep 2014 SIM Nro. 1759888028. CZ Suroriental - Derecho de Petición con términos de respuesta vencidos. Ej: Petición 31736170. CZ Centro. -Inoportunidad en la respuesta del peticionario. P.31737985-reclamo direccionado al CZ Nororiental. -Sin respuesta oportuna al Peticionario Ej. Petición 1758640920 recibida el 12/02/2013 rta. 02/09/2013; 31324993; 31326787 recibida el 27/09/2013 rta.24/10/2013. Regional.

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE -Sin evidencia de respuesta al peticionario. Ej. Petición 1759868489. Regional; Petición 32505626, 32505989. C.Z Roldanillo; SIM Nro. 1759833642 CZ Cartago - Sin cumplimiento de los términos de fijación de edictos que dan respuesta a anónimos. Ejm petición 32505126, 32505301, 32505062, 32505413, 32505415. C.Z Roldanillo -Inoportunidad en la constatación de denuncia (Ej.: SIM 32317635, 32316814, 32312523 CZ TULUA) - Derecho de Petición sin respuesta o con términos de respuesta vencidos. Ej.: SIM Nro. 32616738 CZ Cartago CONTROLES

AIMPA1.P6 Gestión SIGE2014- Contratación VA027

- Ausencia de controles al seguimiento. Ej: Se observaron 83 SIM´s sin Actuación AAC_60 y con días hábiles transcurridos entre 404 y 19 CZ Suroriental; Se observaron 30 SIM´ sin Actuación AAC_60 y con días hábiles transcurridos entre 429 y 18 CZ Cartago - Ausencia de Controles al cierre de peticiones. Ejp: SIM 32317635, 32312362 CZ Tuluá; M Nro. 32614649, 18012030 CZ Cartago - Sin seguimiento de peticiones competencia de otras instancias. Ej. SIM Nro. 32615075, 1759111764 CZ Cartago. No se evidenció que se asegure que el producto y/o servicio adquirido cumple los requisitos especificados en los pliegos de condiciones, o en las disposiciones aplicables. Ni cumple con el tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto y/o servicio adquirido, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: FASE PRECONTRACTUAL-PROPUESTAS Y SOPORTES -Pese a que en los estatutos se consigna en el artículo 29 en el numeral 3 indica que el Presidente será el representante legal de la ONG y podrá comprometerla económicamente hasta por la suma equivalente a cualquier cuantía, previo visto bueno del revisor fiscal para programas y actividades necesarios para el buen funcionamiento de la ONG, en el contrato 538 de 2014 no se evidencia el visto bueno del revisor fiscal a la Presidente para comprometer a la ONG para suscribir el mencionado contrato (Contratos: 895, 896 de 2013, 538 de 2014 ONG CRECER EN FAMILIA). " - Inconsistencia entre la modalidad aprobada en la Licencia de Funcionamiento y el objeto contractual; Ej: Fundación Ayuda a la Infancia Hogar BAMBI - Chiquilines y el objeto contractual "Garantizar la aplicación del modelo de Atención en la Modalidad INTERNADO DIAGNOSTICO Y ACOGIDA para la atención de los niños, las niñas y los adolescentes ………"" y mediante Resolución No. 4266 de fecha 14 de agosto de 2014, se renueva la Licencia de Funcionamiento para Internado Vulneración General y Amenaza. Grupo Protección Regional" -Contratos celebrados sin discriminar la cantidad y las unidades de servicio por atender (Ej.: contratos Primera Infancia; Modalidades

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE Hogares de Bienestar y CDI vigencia 2014. Grupo Ciclos de Vida y Nutrición. Regional). -Sin tener en cuenta para la contratación el concepto de idoneidad técnica, administrativa y financiera emitido por el supervisor del contrato (Ej: Contrato: 762613878 de 2013). CZ sur - Sin evidencia de solicitud de la dependencia interesada en el trámite contractual. (Ej: contrato 496 de 2014, 909 de 2012). Regional - Aviso de convocatoria incumpliendo los dispuesto en el artículo 20 del decreto 1510 de 2013 (Ej: 502 de 2014) (incumplimiento del artículo 21 del Decreto 1510 de 2013, numeral 3, objeto con cantidades a adquirir, incumplimiento al numeral 6 la forma en la cual los proponentes deben presentar la oferta, numeral 7 la manifestación expresa de que la entidad estatal cuenta con la disponibilidad presupuestal, numeral 12 del cronograma). Regional - Actas de cierre sin firmas de quienes intervinieron en la diligencia. (Ej. 502 de 2014) Regional - Sin evidencia en el expediente contractual del acta de cierre artículo 3.5.4 del Decreto 734 de 2012. (Ej: contrato 909 de 2012). Regional

AIMPA1.P6 Gestión SIGE2014- Contratación VA028

Se retoma en lo que aplique los hallazgos AISIGE2012-VA-015 No se evidenció que se asegure que el producto y/o servicio adquirido cumple los requisitos especificados en los pliegos de condiciones, o en las disposiciones aplicables. Ni cumple con el tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto y/o servicio adquirido, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: FASE CELEBRACIÓN Y EJECUCION DEL CONTRATO: - Expedición de póliza de seriedad de la oferta sin el cumplimiento de las cuantías solicitadas en los pliegos de condiciones. (Ej. 502 de 2014) (El valor correspondía a $37.093.273 y la póliza fue expedida por $37.039.273.20). Regional - Solicitud de trámite para adición, modificación o prórroga al respectivo contrato, con fecha posterior a la fecha de firma en el documento de otro si suscrita por el Director Regional ( Ej: contrato 859 de 2014, memorando con disminución de contrato por liberación con fecha 26 de junio de 2014 y documento de Otro si firmado el 16 de junio de 2014. Memorando con disminución de contrato por liberación con fecha 13 de agosto de 2014 y documento de Otro si firmado el 10 de julio de 2014. CZ Centro; Contrato 76.26.14.431, memorando dirigido a jurídica con radicado 1395 de 2 de julio de 2014 y documento Otro si de liberación de 1 HCB tradicional, 1 FAMI y baja inasistencia de febrero a abril por $17.285.431, firmado el 3 de junio de 2014. CZ Yumbo - La modalidad contratada difiere de la modalidad atendida (Ej: Contrato 687 de 2013 suscrito con Fundacoba, establece en el objeto brindar atención en CDI modalidad Familiar, cuando en la Realidad corresponde a Modalidad CDI Institucional supervisado por CZ Palmira).- Sin evidencia en el contrato del lugar de ejecución del

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

AISIGE2014VA029

MPA1.P6 Gestión Contratación

mismo en cuanto a la atención (Ej: Contrato76.26.13.859 clausula octava dice municipio de Cali. CZ Centro) -Primer desembolso pactado en la minuta contractual correspondiente al 70% del valor del contrato, superando el 50% autorizado para anticipos y pagos anticipados (Ej. 544 de 2014.) Regional -Sin Convocatoria a las veedurías ciudadanas. Ej: contratos 02, 06, 9, 15,17, 168 de 2014. Regional -Sin cláusula de indemnidad en la minuta del contrato: (Ej: contratos 02, 06, 9, 15,17, 168 de 2014). Regional - Sin pacto de integridad firmado por el representante legal del operador. ( Ej: 02, 06, 9, 15,17, 168 13, 288,548, 406, 545, 106, 501, 502, 383, 411, 302, 544, 324 de 2014 y 686 687 de 2013.) Regional - Sin publicación en el SECOP del contrato del expediente contractual. (Ej: 02, 06, 9, 15,17, 168 13, 288, carta de aceptación de oferta firmada por el ordenador del gasto 909 de 2012, 496 de 2014, 548, 406, 545, 106, 501, 502 de 2014 y 686 y 687 de 2013). Regional - Sin evidencia de la publicación de la adición en el SECOP en el expediente contractual. (Ej: contrato 502 de 2014). Regional -Sin evidencia en el expediente contractual de la verificación de la adición en el plan de contratación. (Ej: contrato 502 de 2014). Regional - Sin evidencia en el expediente contractual de la garantía única de la adición dos (Ej: contrato 502 de 2014). Regional - Sin reporte de publicación del contrato en el SECOP. Ej. Contrato 02, 06, 9, 15, 17, 168, 383, 411, 302 y 324, 548 de 2014. Regional - Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual donde el asegurado es el mismo tomador u operador (Ej: contrato 13 de 2014). Regional - Sin el cumplimiento de la cobertura de amparo de salarios. Ej: contrato 496 de 2014 Regional - Incumplimiento al Parágrafo Primero de la Cláusula Novena: Contrato de aporte 762613.906.HCB Familiar y FAMI: Desembolso de los Aportes, CZ Suroriental No se evidenció que se asegure que el producto y/o servicio adquirido cumple los requisitos especificados en los pliegos de condiciones, o en las disposiciones aplicables. Ni cumple con el tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto y/o servicio adquirido, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: FASE POSCONTRACTUAL O DE LIQUIDACION - Se evidencian 181 contratos suscritos del 2007 al 2014 de los cuales 37 pertenecen a la vigencia 2007, donde no aparece el acta de liquidación (al parecer extraviada) (Ej. Contratos 491, 494, 495, 535, 537, 538, 542, 543, 544, 696, 657, 887, 1657, 812, 1510, 1632, 895, 1464, 1465, 1530, 908, 910, 1636, 1569, 1580, 1583, 1621, 1622, 1630 de 2007 y 1187 de 2008. Regional). - Sin acta de liquidación dentro del expediente contractual (Ej.: Contratos 383 de 2014 y 607 de 2013.) Regional

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE -CONTRATOS PENDIENTES POR LIQUIDAR: De acuerdo a la información suministrada por la Coordinación Jurídica del Regional valle del cauca se encontró lo siguiente: AÑO 2007: TOTAL DE 37 AÑO 2008: TOTAL DE 4 AÑO 2011: TOTAL DE 27 AÑO 2012: TOTAL DE 11 AÑO 2013: TOTAL DE 80 AÑO 2014: TOTAL DE 5 Total de 185 contratos - CON PERDIDA DE COMPETENCIA AÑO 2007: 38 AÑO 2008: 2 Total: 40 contratos con pérdida de competencia"

AIMPA1.P6 Gestión SIGE2014- Contratación VA030

AIMPA1.P5 Gestión SIGE2014- Administrativa VA031

- Sin evidencia de liquidación del Contrato 607/2013 solicitado por la Coordinación administrativa a la Coordinación del Grupo Jurídico Regional Valle del Cauca mediante oficio No. 201465100003292 de 17/03/2014 y cuya fecha de terminación fue el 30/12/2011. Regional No se evidenció que se asegure que el producto y/o servicio adquirido cumple los requisitos especificados en los pliegos de condiciones, o en las disposiciones aplicables. Ni cumple con el tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto y/o servicio adquirido, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - Sin evidencia del contrato de comodato para la entrega de los bienes muebles Hogar Infantil los Lobitos solicitado mediante memorando con radicado I-2014-026304-7600 de fecha 2014-08-08por parte del Grupo administrativo de la Regional. La información descrita en los pliegos de condiciones o en las disposiciones aplicables del producto y/o servicio por adquirir, no garantiza que se incluyan a) los requisitos para la aprobación del producto y/o servicio, procedimientos, procesos y equipos, b) los requisitos para la calificación del personal, y c) los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad, ni garantiza la adecuación de los requisitos para la adquisición de bienes y servicios especificados, antes de comunicárselos al proveedor, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - Sin evidencia de entrega para consulta en sitio de los Manuales de uso, operación y mantenimiento de los equipos de Planta Eléctrica y Bombas de presión para la piscina y tanque de reserva de agua al operador Hogar Infantil Juguetones como se evidencia en entrevista con la directora del CDI Juguetones Amalia Escobar

AISIGE2014VA032

MPA1.P6 Gestión Contratación

La información descrita en los pliegos de condiciones o en las disposiciones aplicables del producto y/o servicio por adquirir, no garantiza que se incluyan a) los requisitos para la aprobación del

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE producto y/o servicio, procedimientos, procesos y equipos, b) los requisitos para la calificación del personal, y c) los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad, ni garantiza la adecuación de los requisitos para la adquisición de bienes y servicios especificados, antes de comunicárselos al proveedor, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: FASE PRECONTRACTUAL- PLANEACION DE LA CONTRATACION Y ESTUDIOS PREVIOS - Sin acta de comité de asesoría contractual en el expediente. (Ej. 502 de 2014) Regional - Sin evidencia de las actas del Comité de Asesoría Contractual para Contratos o convenios de cuantía igual o superior al 10% de la Menor cuantía, conforme al numeral 1.5.2 de la Resolución 2690 de 2012 para las vigencias 2013 y 2014 fueron solicitados por la auditoria pero no fueron suministrados. (13, 288, 548,406, 545, 106, 499, 501, 383, 411, 302, 324 de 2014 y 687 de 2013.) Regional - Sin CDP en el expediente contractual. (501 de 2014). Regional - Sin autorización de la Delegación Especial para la celebración de contratos que superan las cuantías establecidas en el manual de contratación vigente. Ej: Contrato 288 de 2014 "Empréstito, trabajos artísticos y fiducia. Regional - Estudios previos sin firma del Director Regional. (Ej. 502 de 2014). Regional - Estudios previos con análisis de precios y consumo que no corresponde al contrato. (Ej: 496 de 2014, 502 de 2014. Se evidencia que fueron trabajados con una minuta de suministro de dotación de servidores públicos). Regional - Estudios previos sin incluir los amparos de calidad, salarios y responsabilidad civil. (Ej. Contrato 909 de 2012, mínima cuantía).Regional - Sin evidencia en los estudios previos del control de legalidad por parte del coordinador jurídico. (Ej. Contrato 496 de 2014, 909 de 2012. Regional - Sin evidencia del acto de designación del encargado de efectuar la evaluación de las ofertas. (Ej. 909 de 2012). Regional - Presupuesto oficial de los estudios previos en número, letras y rubro no coincide con PACCO. (Ej: contrato 502 de 2014. (Diferencia de treinta millones de pesos). Regional - Sin cumplimiento del objeto y obligaciones establecidas en los estudios previos (Ej. Contrato No. 09 de 2014. Regional - Sin estudios previos en el expediente contractual. (Ej. 501 de 2014). Regional - Sin estimación de riesgos previsibles. Ej. Contratos 686, 687 de 2013, 106, 302, 544, 324, 288 de 2014. Regional - Sin análisis que sustente la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual derivadas del incumplimiento del contrato en los estudios previos. (Ej: 687 de 2013). Regional

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE AIMPEV2 SIGE2014- Aseguramiento a VA033 Estándares

No se evidenció la implementación de la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse que el servicio adquirido cumple con lo especificado en los pliegos de condiciones o en las disposiciones aplicables, según las especificaciones establecidas para la verificación pretendida, como se evidenció en la muestra aleatoria verificada, en los siguientes aspectos: PERSONERIAS JURIDICAS Y REFORMAS ESTATUTARIAS A ENTIDADES QUE PRESTAN SPBF -Sin evidencia del registro de designación al profesional en Derecho del Grupo Jurídico, por parte del Director Regional para estudio y verificación documental del cumplimiento de los requisitos legales del solicitante, conforme al PR4 MPEV2 P1 V 4.0. PROCEDIMIENTO PERSONERIAS JURIDICAS Y REFORMAS ESTATUTARIAS A ENTIDADES QUE PRESTAN SPBF actividad 1 (Ej: personería jurídica FUNDACION CENTRO DE DESARROLLO INTEGRAL PARA NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES CON NECESIDADES EDUCATIVAS ESPECIALES VALIENTES (CDI VALIENTES). Regional. - SIn evidencia formato de verificación por parte de profesional Abogado indicando que VERIFICADA SOLICITUD DE PERSONERIA JURÍDICA REALIZADA POR LA REPRESENTANTE LEGAL DE LA FUNDACIÓN CENTRO DE DESARROLLO INTEGRAL, PARA NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES CON NECESIDADES EDUCATIVAS ESPECIALES, VALIENTES, NO ES PROCEDENTE TENIENDO EN CUENTA QUE NO SE CUMPLE CON ALGUNOS REQUISITOS DEL ARTÍCULO 7 DE LA RESOLUCIÓN 3899 DE 2010, observando además que no hubo diligenciamiento del numeral 3. CONTENIDO PARA EL ACTO ADMINISTRATIVO, donde debe indicarse el nombre de la persona jurídica, la naturaleza de la persona jurídica y la temporalidad estatutaria FUNDACION CENTRO DE DESARROLLO INTEGRAL PARA NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES CON NECESIDADES EDUCATIVAS ESPECIALES VALIENTES (CDI VALIENTES), tampoco se evidenció nuevo formato de verificación para otorgamiento de la Personería. -Se evidencia formato F02.PR03.PEV0. Instrumento de verificación de requisitos para el otorgamiento, reconocimiento de personerías jurídicas, sin firma del representante legal de la entidad solicitante (FUNDACION CENTRO DE DESARROLLO INTEGRAL PARA NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES CON NECESIDADES EDUCATIVAS ESPECIALES VALIENTES (CDI VALIENTES), contiene hoja pegada con cosedora indicando PARA FIRMA DE R LEGAL DE LA FUNDACIÓN). -Sin evidencia de la aplicación del formato F02.PR03.PEV0. Instrumento de verificación de requisitos para el otorgamiento, reconocimiento de personerías jurídicas, respecto a los documentos que fueron complementados, corregidos o modificados, por parte del profesional designado para la verificación, según el PR4 MPEV2 P1

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE V 4.0. PROCEDIMIENTO PERSONERIAS JURIDICAS Y REFORMAS ESTATUTARIAS A ENTIDADES QUE PRESTAN SPBF la actividad 4 (FUNDACION CENTRO DE DESARROLLO INTEGRAL PARA NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES CON NECESIDADES EDUCATIVAS ESPECIALES VALIENTES -CDI VALIENTES-). -Sin evidencia de Concepto favorable para el otorgamiento o reconocimiento de la personería jurídica por parte del profesional designado para la verificación de requisitos, conforme al PR4 MPEV2 P1 V 4.0. PROCEDIMIENTO PERSONERIAS JURIDICAS Y REFORMAS ESTATUTARIAS A ENTIDADES QUE PRESTAN SPBF la actividad 6 (FUNDACION CENTRO DE DESARROLLO INTEGRAL PARA NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES CON NECESIDADES EDUCATIVAS ESPECIALES VALIENTES SE (CDI VALIENTES), respecto a la subsanación de requisitos solicitada. -Se evidenció solicitud de inscripción de cambio de junta directiva de la Asociación de Hogares de Bienestar Paraíso Recobrado, sin foliar, fuera del expediente de la persona jurídica.

AIMPEV2 SIGE2014- Aseguramiento a VA034 Estándares

-Se evidenció que el pago de los derechos de publicación no se realizó a la imprenta nacional, sino a la cuenta corriente del ICBF 12399978-4 por $83.000 (FUNDACION CENTRO DE DESARROLLO INTEGRAL PARA NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES CON NECESIDADES EDUCATIVAS ESPECIALES VALIENTES SE (CDI VALIENTES). No se evidenció la implementación de la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse que el servicio adquirido cumple con lo especificado en los pliegos de condiciones o en las disposiciones aplicables, según las especificaciones establecidas para la verificación pretendida, como se evidenció en la muestra aleatoria verificada, en los siguientes aspectos: OTORGAMIENTO, RENOVACIÓN O NEGACIÓN DE LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO: MODALIDAD CENTRO TRANSITORIO -Licencia de funcionamiento vencida durante la ejecución del contrato 538 de 2014 (CENTRO TRANSITORIO ONG CRECER EN FAMILIA licencia de funcionamiento bienal por resolución 2877 de 10 de septiembre de 2010 vigente hasta el 10 de junio de 2014; licencia de funcionamiento provisional por resolución 2973 de 12 de junio de 2014 por tres meses y licencia de funcionamiento bienal por resolución 4964 de 16 de septiembre de 2014 y contrato 538 de 2014 suscrito el 28 de julio de 2014 con plazo de ejecución del 01 de agosto al 31 de octubre de 2014. -Licencia de funcionamiento provisional sin que en la Resolución se hayan incluido los requisitos incumplidos para la licencia bienal, conforme al PR1.MPEV2.P1 PROCEDIMIENTO PARA EL

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE OTORGAMIENTO, RENOVACION O NEGACION DE LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO V 4.0 DE 29 DE JUNIO DE 2012, numeral 8 (Licencia de funcionamiento provisional por resolución 2973 de 12 de junio de 2014 por tres meses, CENTRO TRANSITORIO ONG CRECER EN FAMILIA) -En la carpeta de la licencia de funcionamiento no se encontraba archivada la notificación de la Resolución 4964 de 16 de septiembre de 2014 al representante legal de MODALIDAD CENTRO TRANSITORIO ONG CRECER EN FAMILIA, la citación se remitió con radicado S-2014-180369-7600 de 19 de septiembre de 2014. -En la carpeta de la licencia de funcionamiento no se encontraba archivado el envío de la citación para notificación de la licencia de funcionamiento bienal por resolución 2877 de 10 de septiembre de 2010; licencia de funcionamiento provisional por resolución 2973 de 12 de junio de 2014 por tres meses y licencia de funcionamiento bienal por resolución 4964 de 16 de septiembre de 2014, tiene contrato 538 de 2014 suscrito el 28 de julio de 2014 con plazo de ejecución del 01 de agosto al 31 de octubre de 2014 (ONG CRECER EN FAMILIA MODALIDAD CENTRO TRANSITORIO).

AIMPEV2 SIGE2014- Aseguramiento a VA035 Estándares

-Acta de visita para renovación de licencia de funcionamiento bienal suscrita por dos profesionales universitarios para Resolución 4964 de 16 de septiembre de 2014 MODALIDAD CENTRO TRANSITORIO ONG CRECER EN FAMILIA, pese a que el PR1.MPEV2.P1 PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO, RENOVACION O NEGACION DE LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO V 4.0 DE 29 DE JUNIO DE 2012 numeral 1, indica que como mínimo el equipo debe estar conformado por los siguientes profesionales: 1 abogado, 1 contador y/o profesional área financiera o económica, 1 psicólogo o 1 trabajador social y 1 nutricionista y adicionalmente si es posible 1 pedagogo. En los casos en que la licencia sea solicitada por un grupo étnico, se debe incluir al equipo, preferiblemente a 1 antropólogo. No se evidenció la implementación de la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse que el servicio adquirido cumple con lo especificado en los pliegos de condiciones o en las disposiciones aplicables, según las especificaciones establecidas para la verificación pretendida, como se evidenció en la muestra aleatoria verificada, en los siguientes aspectos: OTORGAMIENTO, RENOVACIÓN O NEGACIÓN DE LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO: INTERNAMIENTO PREVENTIVO Licencia de funcionamiento provisional sin que en la Resolución se hayan incluido los requisitos incumplidos para licencia bienal, conforme al PR1.MPEV2.P1 PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO, RENOVACION O NEGACION DE LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO V 4.0 DE 29 DE JUNIO DE 2012, numeral

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE 8. (Licencia de funcionamiento transitoria por resolución 3268 de 23 de agosto de 2014 por un año para 117 cupos, INTERNAMIENTO PREVENTIVO ONG CRECER EN FAMILIA); por resolución 5505 de 13 de diciembre de 2013, se aclara el número de cupos; se excluye la Sede ubicada en la calle 44 No 3E – 159 y se aprueba la Sede Ubicada en el KM 1 Vía Jamundí Corregimiento el Hormiguero con capacidad de atención para 97 NNA. MODALIDAD SEMICERRADO EXTERNADO

AIMPEV2 SIGE2014- Aseguramiento a VA036 Estándares

-El objeto del contrato difiere del objeto establecido en los estudios previos como se puede observar se programó la contratación de SEMICERRADO EXTERNADO 27 cupos y en el objeto del contrato quedó Centro de Atención Especializada (Contrato 538 de 2014 ONG CRECER EN FAMILIA). No se evidenció la implementación de la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse que el servicio adquirido cumple con lo especificado en los pliegos de condiciones o en las disposiciones aplicables, según las especificaciones establecidas para la verificación pretendida, como se evidenció en la muestra aleatoria verificada, en los siguientes aspectos: OTORGAMIENTO, RENOVACIÓN O NEGACIÓN DE LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO: CENTRO DE ATENCIÓN ESPECIALIZADA -En la carpeta de la licencia de funcionamiento no se encontraba archivada la notificación de la Resolución 4992 de 20 de noviembre de 2014 Licencia de funcionamiento con carácter transitorio por un AÑO (1) ONG CRECER EN FAMILIA, en la modalidad CENTRO DE ATENCIÓN ESPECIALIZADA, al representante legal. - En la carpeta de la licencia de funcionamiento no se encontraba archivado el envío de la citación para notificación de la Resolución 4992 de 20 de noviembre de 2013 Licencia de funcionamiento con carácter transitorio por un AÑO (1) ONG CRECER EN FAMILIA, en la modalidad CENTRO DE ATENCIÓN ESPECIALIZADA; igualmente sucede con la Resolución 5504 de 13 de diciembre de 2013 que incluye la Sede ubicada en el KM 1 vía a Jamundí Corregimiento el Hormiguero, con capacidad de atención de 247 NNA en CAE; igualmente sucede con la Resolución 1280 de 03 de abril de 2014 que modifica el número de cupos aprobados a 210 cupos en la sede ubicada en la calle 31 A No 27 B – 34 Barrio la Fortaleza; igual ocurre con la Resolución 3886 de 01 de agosto de 2014 que modifica el número de cupos de la Sede ubicada en el KM 1 vía a Jamundí Corregimiento el Hormiguero, ampliándolos en 15 para un total de 262 NNA en CAE. -Sin evidencia del correo electrónico o memorando por el cual se haya designado por parte del Director Regional el equipo interdisciplinario de profesionales para realizar el estudio y

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE verificación documental para atender la solicitud de otorgamiento de licencia de funcionamiento requerida mediante radicado del 08 de octubre 2013 por la Representante Legal de la ONG CRECER EN FAMILIA PARA LA MODALIDAD CENTRO DE ATENCIÓN ESPECIALIZADA.

AI- MPEV2 SIGE2014- Aseguramiento a VA037 Estándares

Resolución 4992 de 20 de noviembre de 2014 Licencia de funcionamiento con carácter transitorio por un AÑO (1) ONG CRECER EN FAMILIA, en la modalidad CENTRO DE ATENCIÓN ESPECIALIZADA para 188 cupos (NNA) y de acuerdo a lo establecido en la Resolución 3899 de 2010, modificada por la Resolución 5780 de 2011, que indica en el artículo 13 parágrafo 4º párrafo segundo que “Para la expedición de esta clase de Licencia, la Institución deberá presentar un plan de mejoramiento que identifique los aspectos objeto de mejora, los responsables y los tiempos para su cumplimiento, el cual deberá ser aprobado por el Director Regional, quien, además, velará por su estricto cumplimiento y certificará que los aspectos incluidos en éste, no ponen en riesgo la vida e integridad de la población atendida”, se evidenció plan de mejoramiento pero no su aprobación por parte del Director Regional. No se evidenció la implementación de la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse que el servicio adquirido cumple con lo especificado en los pliegos de condiciones o en las disposiciones aplicables, según las especificaciones establecidas para la verificación pretendida, como se evidenció en la muestra aleatoria verificada, en los siguientes aspectos: OTORGAMIENTO, RENOVACIÓN O NEGACIÓN DE LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO: MODALIDAD EXTERNADO -Sin evidencia del correo electrónico o memorando por el cual se haya designado por parte del Director Regional el equipo interdisciplinario de profesionales para realizar el estudio y verificación documental para atender la solicitud de otorgamiento de licencia de funcionamiento requerida mediante radicado del 03 de diciembre de 2013 por la Representante Legal de la ONG CRECER EN FAMILIA PARA LA MODALIDAD EXTERNADO. -Sin evidencia del correo electrónico o memorando por el cual se haya designado por parte del Director Regional el equipo interdisciplinario de profesionales para realizar el estudio y verificación documental para atender la solicitud de renovación de licencia de funcionamiento requerida mediante radicado 033167 del 28 de septiembre de 2012 por la Representante Legal de la ONG CRECER EN FAMILIA PARA LA MODALIDAD EXTERNADO. -Se evidencia formato de verificación de requisitos para otorgamiento o renovación de licencia de funcionamiento la ONG CRECER EN FAMILIA PARA LA MODALIDAD EXTERNADO suscrito por una

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE trabajadora social y una nutricionista, pese a que el PR1.MPEV2.P1 PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO, RENOVACION O NEGACION DE LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO V 4.0 DE 29 DE JUNIO DE 2012 numeral 1, indica que como mínimo el equipo debe estar conformado por los siguientes profesionales: 1 abogado, 1 contador y/o profesional área financiera o económica, 1 psicólogo o 1 trabajador social y 1 nutricionista y adicionalmente si es posible 1 pedagogo. En los casos en que la licencia sea solicitada por un grupo étnico, se debe incluir al equipo, preferiblemente a 1 antropólogo, por tanto no se evidencia verificación del componente financiero y jurídico. -En el formato de verificación de requisitos para otorgamiento o renovación de licencia de funcionamiento de la ONG CRECER EN FAMILIA PARA LA MODALIDAD EXTERNADO, no cuenta con el concepto o pronunciamiento formal, descriptivo sin juicio de valor, que emite de manera consensuada el equipo de servidores públicos del ICBF, en donde se registran los resultados y las conclusiones de la verificación de los requisitos para obtener la licencia de funcionamiento de que trata el PR1.MPEV2.P1 PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO, RENOVACION O NEGACION DE LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO V 4.0 DE 29 DE JUNIO DE 2012 numeral 7, de igual manera en dicho formato no se detalla en el numeral 4 (CONTENIDO DEL ACTO ADMINISTRATIVO) la clase de licencia solicitada, la dirección del inmueble, la capacidad de atención instalada, la población objeto y la modalidad.

AIMPEV2 SIGE2014- Aseguramiento a VA038 Estándares

-En el formato de verificación de requisitos para otorgamiento o renovación de licencia de funcionamiento la ONG CRECER EN FAMILIA PARA LA MODALIDAD EXTERNADO, se diligencia el numeral 6 (CONTENIDO PARA EL ACTO ADMINISTRATIVO DE LA VERIFICACIÓN COMPLEMENTARIA CUANDO HA SIDO OTORGADA UNA LICENCIA INICIAL O PROVISIONAL), pese a que es la primera vez que solicita la licencia para esta modalidad según consta en el formato de solicitud suscrito por al Representante Legal. No se evidenció la implementación de la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse que el servicio adquirido cumple con lo especificado en los pliegos de condiciones o en las disposiciones aplicables, según las especificaciones establecidas para la verificación pretendida, como se evidenció en la muestra aleatoria verificada, en los siguientes aspectos: OTORGAMIENTO, RENOVACIÓN O NEGACIÓN DE LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO: MODALIDAD INTERNAMIENTO PREVENTIVO -Sin evidencia del correo electrónico o memorando por el cual se haya designado por parte del Director Regional el equipo interdisciplinario de profesionales para realizar el estudio y verificación documental para atender la solicitud de renovación de licencia de funcionamiento requerida mediante radicado del 19 de

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE mayo 2013 por la Representante Legal de la ONG CRECER EN FAMILIA PARA LA MODALIDAD INTERNAMIENTO PREVENTIVO.

AIMPEV2 SIGE2014- Aseguramiento a VA039 Estándares

-Se observó formato de verificación de requisitos para otorgamiento o renovación de licencia de funcionamiento de la ONG CRECER EN FAMILIA PARA LA MODALIDAD INTERNAMIENTO PREVENTIVO suscrito por una Psicóloga, una nutricionista y una trabajadora social, pese a que el PR1.MPEV2.P1 PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO, RENOVACION O NEGACION DE LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO V 4.0 DE 29 DE JUNIO DE 2012 numeral 1, indica que como mínimo el equipo debe estar conformado por los siguientes profesionales: 1 abogado, 1 contador y/o profesional área financiera o económica, 1 psicólogo o 1 trabajador social y 1 nutricionista y adicionalmente si es posible 1 pedagogo. En los casos en que la licencia sea solicitada por un grupo étnico, se debe incluir al equipo, preferiblemente a 1 antropólogo, por tanto no se evidencia verificación del componente financiero y jurídico No se evidenció la implementación de la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse que el servicio adquirido cumple con lo especificado en los pliegos de condiciones o en las disposiciones aplicables, según las especificaciones establecidas para la verificación pretendida, como se evidenció en la muestra aleatoria verificada, en los siguientes aspectos: OTORGAMIENTO, RENOVACIÓN O NEGACIÓN DE LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO: MODALIDAD INTERNADO ATENCION ESPECIALIZADA VULNERACIÓN GENERAL AMENAZA

AIMPEV2 SIGE2014- Aseguramiento a VA040 Estándares

-Sin evidencia del correo electrónico o memorando por el cual se haya designado por parte del Director Regional el equipo interdisciplinario de profesionales para realizar el estudio y verificación documental para atender la solicitud de renovación de licencia de funcionamiento requerida por la Representante Legal de la CASA DE PROTECCION A LA NIÑEZ MUNDO NUEVO MODALIDAD INTERNADO ATENCION ESPECIALIZADA VULNERACIÓN GENERAL AMENAZA (Resolución 4422 de 24 de diciembre de 2013) - Contrato de Aporte sin licencia de funcionamiento del operador. Ej: Contrato 76.26.12.881 celebrado con la Fundación Lazos de Amor por Colombia, tenía licencia de funcionamiento No. 0813 de marzo 11 de 2014 con vencimiento el 11 de junio de 2014, luego mediante Resolución No. 2991 del 13 de junio de 2014 niegan la licencia de funcionamiento a la entidad Fundación Lazos de Amor por Colombia y de la cual realizaron notificación personal a la representante legal de la fundación el 2 de julio de 2014. CZ Yumbo No se evidenció la implementación de la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse que el servicio adquirido cumple con lo especificado en los pliegos de condiciones o en las disposiciones aplicables, según las especificaciones establecidas

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE para la verificación pretendida, como se evidenció en la muestra aleatoria verificada, en los siguientes aspectos: PLAN ANUAL DE SUPERVISION

AIMPEV2 SIGE2014- Aseguramiento a VA041 Estándares

-Sin evidencia que el Plan Anual de Supervisión cuente con el visto bueno del Director de la Regional (Regional vigencia 2013 y 2014). -Sin evidencia que el Plan Anual de Supervisión cuente con la aprobación de la Oficina de Aseguramiento a la Calidad (Regional vigencia 2013 y 2014). -Sin evidencia del acta de socialización del Plan Anual de Supervisión a los actores involucrados y responsables de ejecutar las acciones definidas (Regional vigencia 2013 y 2014) -Sin evidencia de las actas de reuniones mensuales con los responsables del Plan Anual de Supervisión para verificar: avance de las acciones y replantear acciones y/o incluir acciones no previstas y/o analizar las observaciones remitidas por la Oficina de Aseguramiento a la Calidad (Regional vigencia 2013 y 2014). -Sin evidencia del acta de reunión de cierre de año respecto al Plan Anual de Supervisión, identificando las experiencias favorables y las que requieren un plan de mejoramiento para incorporarlas a cada Plan (Regional vigencia 2013). No se evidenció la implementación de la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse que el servicio adquirido cumple con lo especificado en los pliegos de condiciones o en las disposiciones aplicables, según las especificaciones establecidas para la verificación pretendida, como se evidenció en la muestra aleatoria verificada, en los siguientes aspectos: PLAN ANUAL DE ASISTENCIA TÉCNICA A PARTIR DE LOS HALLAZGOS DE SUPERVISIÓN -Sin evidencia de que el Plan Anual de Asistencia Técnica, cuente con el visto bueno del Director de la Regional (Regional vigencia 2013 y 2014). -Sin evidencia de que el Plan Anual de Asistencia Técnica a partir de los hallazgos de Supervisión, cuente con la aprobación de la Oficina de Aseguramiento a la Calidad (Regional vigencia 2013 y 2014). -Sin evidencia del acta de socialización del Plan Anual de Asistencia Técnica a partir de los hallazgos de Supervisión, a los actores involucrados y responsables de ejecutar las acciones definidas (Regional vigencia 2013 y 2014). -Sin evidencia del acta de reunión de cierre de año respecto al Plan Anual de Asistencia Técnica a partir de los hallazgos de Supervisión, identificando las experiencias favorables y las que requieren un plan de mejoramiento para incorporarlas a cada Plan (Regional vigencia 2013). -Sin implementación de Acciones de mejora efectivas y eficaces, frente a los hallazgos identificados como situaciones de reporte inmediato (críticas) (Ej: pues según el último seguimiento efectuado desde la Regional respecto a la revisión de la base de datos retroalimentada por la Oficina de Aseguramiento a la Calidad se

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

AIMPEV2 SIGE2014- Aseguramiento a VA042 Estándares

observó que la regional tiene 104 situaciones de reporte inmediato abiertas, que de no ser resueltas el indicador continuará en estado crítico, pues solo hay 22 cerradas de 126 situaciones). No se evidenció la implementación de la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse que el servicio adquirido cumple con lo especificado en los pliegos de condiciones o en las disposiciones aplicables, según las especificaciones establecidas para la verificación pretendida, como se evidenció en la muestra aleatoria verificada, en los siguientes aspectos: ASEGURAMIENTO A ESTANDARES – COMITÉ TECNICO OPERATIVO -Sin evidencia en el expediente contractual de que se haya efectuado el comité técnico operativo antes de iniciar las actividades con el fin de puntualizar y establecer aspectos en el marco de la cláusula Décima de los contrato 895, 896 de 2013, 538 de 2014 y el manual de supervisión contratación para Brindar atención especializada en el Subproyecto Restablecimiento en Administración de Justicia, Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes. -Sin evidencia en el expediente contractual de que el Comité Técnico Operativo apoye el seguimiento y supervisión de los programas de atención especializada del SNBF, en los que se cumplieran las medidas del SRPA, en el marco la cláusula Décima del contrato 895, 896 de 2013, 538 de 2014 y el manual de supervisión, contratación para Brindar atención especializada en el Subproyecto Restablecimiento en Administración de Justicia, Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes. -Sin evidencia en el expediente contractual que el Comité Técnico Operativo haya socializado, difundido y promovido el cumplimiento de los lineamientos técnicos para la atención de los adolescentes y jóvenes del SRPA acorde a las características y particularidades sociales, culturales, étnicas entre otras en su región, en el marco la cláusula Décima de los contrato 895, 896 de 2013, 538 de 2014 y el manual de supervisión.

AIMPEV2 SIGE2014- Aseguramiento a VA043 Estándares

-Sin evidencia en el expediente contractual que el Comité Técnico Operativo brinde asesoría para el fortalecimiento del componente pedagógico en los centros de atención en los programas de restablecimiento en administración de justicia para adolescentes en conflicto con la ley penal; al igual de la finalidad de la justicia restaurativa del SRPA, en el marco la cláusula Décima de los contratos 895, 896 de 2013, 538 de 2014 y el manual de supervisión. No se evidenció el establecimiento e implementación de la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse que el servicio adquirido cumple con lo especificado en los pliegos de condiciones o en las disposiciones aplicables, según las especificaciones establecidas para la verificación pretendida, como

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE se evidenció en la muestra aleatoria verificada, en los siguientes aspectos: ASEGURAMIENTO A ESTANDARES - SUPERVISIÓN -Sin establecer desde los estudios previos el perfil del supervisor según las necesidades, de acuerdo al numeral 1.4. Del manual de supervisión en la contratación para Brindar atención especializada en el Subproyecto Restablecimiento en Administración de Justicia, Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes (Contrato 895, 896 de 2013, 538 de 2014). -Sin evidencia de que el área interesada en la contratación, haya indicado desde los estudios previos que presente para la misma, el cargo de quien considera debe designarse como supervisor, previo análisis de cargas de trabajo en la contratación para Brindar atención especializada en el Subproyecto Restablecimiento en Administración de Justicia, Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes, conforme al numeral 1.4.1. del manual de supervisión (Contrato 895, 896 de 2013, 538 de 2014). -En los estudios previos se indica en el numeral 12 Supervisión, que será realizada por el Centro Zonal Palmira, cuando la norma requiere que se haga referencia al cargo que ostenta quien fungirá como supervisor (Contratos: 895, 896 de 2013, 538 de 2014).

AIMPEV2 SIGE2014- Aseguramiento a VA044 Estándares

-No se evidencia en el expediente contractual certificado de existencia y representación legal del operador, pues se encontró únicamente certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio de Cali pese a que el ICBF reconoció la personería jurídica a la ONG CRECER EN FAMILIA mediante Resolución 0526 de 14 de marzo de 2011. No se evidenció el establecimiento e implementación de la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse que el servicio adquirido cumple con lo especificado en los pliegos de condiciones o en las disposiciones aplicables, según las especificaciones establecidas para la verificación pretendida, como se evidenció en la muestra aleatoria verificada, en los siguientes aspectos: - Inoportunidad de la actuación del CZ en casos de reporte inmediato, registrada en EV12. Ej: modalidad: internado discapacidad mental .Fecha envío a la Regional 29 abril de 2014 fecha estimado respuesta en 6 mayo de 2014 y el CZ en acciones registra que el 18 de julio de 2014 realizo visita a la institución. CZ Centro -Se evidenció que el apoyo a la supervisión se desarrolla por profesionales que no contemplan dicha actividad en el objeto contractual, incumpliendo la ley 1474 de 2011 en sus artículos 83 y 84 (Ej: Contrato de prestación de servicios No. 472 de 2014. , 110 de 2014, 107 de 2014 CZ Tuluá).

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE AISIGE2014VA045

MPA1.P5 Gestión Administrativa

AIMPEV2 SIGE2014- Aseguramiento a VA046 Estándares

AIMPM1 Gestión SIGE2014- para la Atención VA047 Integral a la Primera Infancia

No se evidenció la implementación de la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse que el servicio adquirido cumple con lo especificado en los pliegos de condiciones o en las disposiciones aplicables, según las especificaciones establecidas para la verificación pretendida, como se evidenció en la muestra aleatoria verificada, en los siguientes aspectos: -Inadecuada ubicación de infraestructura y elementos de distribución eléctrica. Ej. la presencia de un poste de alumbrado público en el aislamiento contra vecinos dentro del CDI JUGUETONES, incumpliendo la distancia de seguridad mínima horizontal entre el poste y la edificación establecidas., CDI Juguetones -Cali - Presencia de un transformador de la Unidad sobre el andén de acceso al CDI Juguetones -Cali No se evidenció la implementación de la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse que el servicio adquirido cumple con lo especificado en los pliegos de condiciones o en las disposiciones aplicables, según las especificaciones establecidas para la verificación pretendida, como se evidenció en la muestra aleatoria verificada, en los siguientes aspectos: - Sin informe de supervisión en el expediente contractual. (545, 502, 383, 302, 13, 288, 548, 406 de 2014, 686 y 687 de 2013.) -Regional - Sin certificación del supervisor del cumplimiento del pago de la seguridad social. (Ej: contrato 13, 15, 288, 548, 406, 545, 383, 302, 544, -502 de 2014, 686 y 687 de 2013.) Regional - Sin copia de pagos de salud y pensión en el expediente contractual. (545, 502 383, 302, 544, 13, 288, 548, 406 de 2014 y 686, 686 de 2013). Regional - Con copia de pago de salud y pensión parciales en el expediente contractual. (Ej: 09 de 2014). Regional - Sin certificación de pagos al contratista en el expediente contractual. ( Ej: 909 de 2012, 13, 15, 288,548, 406, 545, 106, 501, 383, 411, 496 ,302, 544, 324 de 2014, 686 y 687 de 2013). Regional - Sin informes mensuales del contratista. ( Ej: 13, 06, 09, 15, 288, 502, 548, 406, 545, 106, 501, 383, 411, 302, 544, 324 de 2014, 686 y 687 de 2013). Regional No se evidenció que se implementó las actividades necesarias para asegurarse que el servicio contratado cumpla las disposiciones aplicables y las establecidas en los respectivos contratos, como se evidenció en la muestra aleatoria verificada, en los siguientes aspectos: - Reporte incompleto de las visitas de seguimiento a bajas coberturas en HCB Familiar. Ej: HCB de mc 38467614, cc 31387899.Cz Buenaventura - Sin verificación de la reubicación de niños de hogar Comunitario de Bienestar cerrado. Ej: HCB madre comunitaria CC 66945047 resolución de cierre N° 07 de 30 de junio 2014.Cz Buenaventura - Sin evidencia de seguimiento y monitoreo a los resultados de las visitas de interventoría del programa Desayunos Infantiles con Amor; Ej: Vigencia 2013 Y 2014. Grupo Ciclos de Vida y Nutrición. Regional

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

AISIGE2014VA048

MPM3 Gestión para la Atención de la Familia y Comunidades

- Sin consolidación del registro en EV12, de la visitas realizadas por el ICBF Regional Valle, modalidad DIA; Ej: Vigencia 2013 Y 2014. Grupo Ciclos de Vida y Nutrición. Regional. No se evidenció la implementación de la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse que el servicio adquirido cumple con lo especificado en los pliegos de condiciones o en las disposiciones aplicables, según las especificaciones establecidas para la verificación pretendida, como se evidenció en la muestra aleatoria verificada, en los siguientes aspectos: FAMILIAS CON BIENESTAR -Sin unidad de criterio para la valoración de la misma variable aplicada a dos unidades del servicio del programa Familias con Bienestar, las mismas variables fueron calificadas como No Aplica y No cumple; Ej: Variables No. 11 y No 13 del instrumento "REGISTRO DE VISITA DE SEGUIMIENTO FAMILIAS CON BIENESTAR"; Actas de visitas de fecha septiembre 20 de 2014, unidad Polideportivo y visita de fecha septiembre 17 unidad Cali Terrón Colorado CZ Ladera. Grupo Ciclos de Vida y Nutrición. Regional - Sin evidencia de cumplimiento de la meta de visitas de la modalidad; Ej: Agosto de 2014; se programaron 40 y se halló reporte de 15 visitas. Grupo Ciclos de Vida y Nutrición. Regional - Sin análisis de los resultados de las visitas realizada a unidades de Familias con Bienestar. Grupo Ciclos de Vida y Nutrición. Regional

AISIGE2014VA049

MPM5.P1 Gestión Restablecimiento de Derechos

No se evidenció que se implementó las actividades necesarias para asegurarse que el servicio contratado cumpla las disposiciones aplicables y las establecidas en los respectivos contratos, como se evidenció en la muestra aleatoria verificada, en los siguientes aspectos: - Sin evidencia de la verificación por parte del equipo interdisciplinario del cz de la entrega de dotaciones básica y personal realizada por la EA a NN de Hogares Sustitutos, del trabajo con las familias, del cronograma de capacitación con madres sustitutas. Ejm. Verificación HS madre cc 66735733, 38468126 CZ Buenaventura.

AIMPE2 SIGE2014- Mejoramiento VA050 Continuo

No se evidenció que se lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, incluyendo los riesgos de mayor probabilidad e impacto, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: - Sin calificación de matriz de riesgos, Ej: mapa de riesgos niñez y adolescencia, primera infancia y Restablecimiento de Derechos Septiembre 2014 - CZ Jamundí - Sin cambio de controles cuando los controles existentes fueron calificados como no efectivos", Ej: Mapa de Riesgos Restablecimiento de derechos septiembre de 2014- CZ Jamundí.

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Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

AIMPM1 Gestión SIGE2014- para la Atención VA051 Integral a la Primera Infancia

No se evidenció que se lleve a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: MODALIDADES CDI - Sin actualización de la base de datos de Docentes CDI Familiar. Ej: Operador Fundapre. CZ Roldanillo. - Sin evidencia de verificación del cumplimiento de los requerimientos exigidos en la elaboración del POAI a la entidad administradora del Servicio; Ej: C.Z. Sur. - Sin actualización del Plan Operativo en el aspecto relacionado con la caracterización de los niños y niñas Ej CDI Hermes Tenorio Maquilon y CDI Nuevo Amanecer. CZ Palmira. -Sin evidencia de estructuración del POAI respecto a los componentes donde se incluya el plan de intervención nutricional y guía de metrología; Ej: C.Z. Sur. - Sin evidencia de acciones de sensibilización, promoción, organización y capacitación para la vinculación de los padres usuarios en los Comités de control y vigilancia. Ej. Modalidad CDI CZ Nororiental y Contrato No. 672 de 2013- CZ Ladera, - Sin evidencia de la realización de los comités Operativos con la periodicidad establecida; Ej: CDI Familiar; sin realizar comités bimestralmente - Contrato 672 de 2013, Acta de comité de fecha 15/10/2014- folios 56 al 58 y Acta de comité de fecha 17/02/2014 folios 113 116. CZ Ladera; y Contratos Nos. 76.26.12.1033 y 76.26.14.013. CZ Yumbo. - Sin señalización de la Ruta de Evacuación. CDI Institucional Pequeños Gigantes del CZ Cartago. - Sin Salida de emergencia; Ej: CDI Institucional Pequeños Gigantes. CZ Cartago. - Sin Publicación o acceso fácil del Directorio Organismos Atención y Socorro de Emergencias; Ej: CDI Institucional Pequeños Gigantes. CZ Cartago. - Sin evidencia de la realización de acciones de sensibilización y promoción del programa en la comunidad. CDI Institucional CZ Yumbo. - Sin evidencia que realizan sensibilización, promoción y capacitación a los padres usuarios en los Comités de Control y Vigilancia. Ej: contrato 76.26.14.013, Contrato 76.26.14.543 CZ Yumbo. - Sin evidencia del cumplimiento de la cobertura contratada, ej: en visita a CDI Nuevo Amanecer se verifico un promedio de asistencia de los niños usuarios de 260, la atención contratada es de 300 cupos. CZ Palmira. - Sin evidencia del análisis por parte del equipo de apoyo a la supervisión de los informes técnicos remitidos por los operadores. Ejm: Informe EA FUNDAPRE meses de febrero a junio 2014. C.Z Roldanillo,

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Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

AIMPM1 Gestión SIGE2014- para la Atención VA052 Integral a la Primera Infancia

- Deficiencias en la infraestructura del CDI, Ej: CDI Maravillas del Saber.. Sin baterías de baños suficientes para el número de niños atendidos. Existen 6 baños para la atención de 120 niños, 2. Pintura deteriorada. Visita CDI Maravillas del saber - CZ Jamundí - Sin registro oportuno del kardes de alimentos. Ej: CDI Maravillas del Saber. El día 6 de noviembre se halló el kardes a 22 de octubre de 2014. CZ Jamundí - Presencia de personal ajeno en el área de preparación de alimentos. Ej: CDI Maravillas del Saber. CZ Jamundí - Almacenamiento de frutas y cárnicos en el mismo congelador. Ej: CDI Maravillas del Saber. CZ Jamundí No se evidenció que se lleve a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: HOGARES INFANTILES

AIMPM1 Gestión SIGE2014- para la Atención VA053 Integral a la Primera Infancia

- Sin evidencia de aprobación del ciclo de menús para la vigencia 2014.- Modalidad Hogares Infantiles; Ej: HI Pulgarcito y San Luis. CZ Nororiental. - Sin evidencias de la sensibilización, promoción, organización y capacitación (objetivos, componentes y operacionalización de la modalidad) a los padres usuarios en los comités de control y vigilancia; Ej: HI CZ Buga, HI CZ Nororiental - Sin evidencia de capacitación y formación a los Agentes Educativos de la modalidad Hogares Infantiles sobre valoración Nutricional; Ej. CZ Buga. - Sin evidencias mediante las cuales el CZ, facilita a las familias espacios de formación y reflexión permanente en valores individuales, familiares y de convivencia para que comprendan y ejerzan su rol en el desarrollo de la primera infancia. Ej: CZ Buga; HI LIBARDO MADRID VALDERRAMA, HI TRAVESURAS, HI ADORABLES CHIQUITINES, LA VILLA DEL BEBE CZ Tuluá. - Sin seguimiento realizado por el Centro Zonal al plan de formación y capacitación de la entidad contratista - Modalidad Hogar Infantil; Ej: HI Cauquita, personitas CZ Nororiental. - Sin certificados de ingresos familiares en las carpetas de los Niños y Niñas - CDI Institucional Ej. Documentos de Identidad Nros.: 1113864330, 113864299, 11384329 CDI Pequeños Gigantes CZ Cartago. No se evidenció que se lleve a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: HOGARES DE BIENESTAR - Sin evidencia de la verificación por parte del equipo interdisciplinario del cumplimiento de los requisitos de selección de madre comunitaria. Ej: Madre comunitaria cc 66873189. C.Z Roldanillo - Sin evidencia de la manifestación escrita de la disposición de la Madre Comunitaria para realizar este trabajo voluntario y solidario;

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Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

AIMPM1 Gestión SIGE2014- para la Atención VA054 Integral a la Primera Infancia

así mismo la de su grupo familiar cuando el HCB opere en su vivienda. Ej Madre Comunitaria Hogar Comunitario Tradicional "Mi Casita" de la Asociación Siloé Alto - CZ Ladera. - Sin evidencie las acciones dirigidas a las entidades contratistas para socializar los lineamientos, normas del ICBF, revisión de contratos y herramientas para la modalidad de atención; Ej: Modalidad HCB Agrupados.CZ Buga. - Sin evidencia del Taller de la capacitación Inicial en el proceso de selección de agentes educativos; Ej: Modalidad HCB Grupal. CZ Palmira. - Sin evidencia de la capacitación que ha ofrecido el CZ a los AE en el tema de mejores prácticas ambientales; Ej: Modalidad HCB Agrupados CZ Buga. - Sin evidencias de la ejecución del taller inicial para AEC preseleccionados y de la pasantía que realizaron; Ej: Modalidad HCB Agrupados.CZ Buga. - Sin diligenciamiento completo del formato del concepto de idoneidad: Ej: Operador Asohiva. (Sin % de evaluación) del radicado 20146530000045 de enero 17/14. CZ Buga. - Sin evidencias de la definición de los estándares de supervisión y evaluación, se hayan construido con las autoridades y organizaciones de los grupos étnicos; Ej: HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR FAMILIAR - GRUPOS ETNICOS: municipios Argelia, Obando, Alcalá, El Cairo, Anserma Nuevo y La Victoria. CZ Cartago. - No se evidencian los informes de supervisión de la Vigencia 2014 según Anexo No. 1 Formato de Informe de supervisión y Anexo No. 2 Lista de Chequeo de cumplimiento de obligaciones del sistema integrado de gestión. CZ Suroriental. No se evidenció que se lleve a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: DESAYUNOS INFANTILES - Sin evidencia del fomento del control social - Programa DIA. Ej. Contrato No.1732 de 2013. CZ Ladera - Sin evidencia del cumplimiento de lo requisitos previos para la apertura de las Unidades del Programa desayunos infantiles DÍA. Ej: Sin visita de verificación y aprobación del punto de entrega a. Vigencia 2013. CZ Ladera - Sin evidencia de formulación de plan de mejora, o fijación de compromisos frente a incumplimiento detectados en visita de seguimiento y/o aplicación de estándares - DIA; Ej: Visita de seguimiento a la unidad de servicio Puesto de Salud Queremal con fecha 13/03/2013; CZ Palmira - vigencia 2013. BIENESTARINA - Sin evidencia de la reposición de la Bienestarina hurtada; Ej: Municipio de Florida- Reporte de pérdida de Bienestarina de fecha 7

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Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

AIMPM3 Gestión SIGE2014- para la Atención VA055 de la Familia y Comunidades

de marzo de 2013.Grupo Ciclos de Vida y Nutrición. Regional. CZ Palmira. Regional No se evidenció que se lleve a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: FAMILIAS CON BIENESTAR: - No se evidencia la certificación de la asistencia técnica a entes internos y externos para el desarrollo de la modalidad. Familias con Bienestar; Ej: Vigencia 2013 - CZs Palmira y Tuluá; y contrato No. 76.26.14.500. CZ Buga,

AIMPM4 Gestión SIGE2014- para la Nutrición VA056

AIMPM5.P3 Gestión SIGE2014- de VA057 Responsabilidad Penal

No se evidenció que se lleve a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: - Sin evidencia del cargue oportuno y/o completo, en el aplicativo cuéntame, de los beneficiarios del programa Recuperación Nutricional Ambulatoria; Ej correo de fecha 17 de junio de 2014.Grupo Ciclos de Vida y Nutrición. Regional; Sin registro del 100% de beneficiarios - Total de beneficiarios 222ingresados a cuéntame 203. CZ Buenaventura - Sin evidencia del FT1 actualizado de los responsables de los puntos de entrega de Bienestarina. Ej: cambio de responsables punto Juan XXIII mes de abril 2014, punto Guabito mes agosto 2014.Cz Buenaventura - Sin evidencia de realización actividades para la implementación de la Guía de Metrología en control de temperaturas de alimentos, Antropometría y el Programa de calibración; Ej: Vigencia 2014 CZ Jamundí - Sin plan de intervención como resultados del seguimiento nutricional; Ej: Operador Primera Infancia Panderito de Padua CZ Jamundí - Sin evidencia de seguimiento a los reportes información acumulativos de CUENTAME. CZ Jamundí - Sin evidencia del informe trimestral de los resultados de la clasificación nutricional.-Informes Sistema de Seguimiento Nutricional. CZ Jamundí - Sin acceso al aplicativo CUENTAME, de la profesional en Nutrición. CZ Jamundí. - Sin evidencia de socialización del informe anual del sistema de seguimiento nutricional; Ej: Informe SSN vigencia 2013.Grupo Ciclos de Vida y Nutrición - Regional No se evidenció que se lleve a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: - Se evidenció permanencia por más de 36 horas en el Centro Transitorio para adolescentes del CZ Tuluá (Ej: cuatro casos detectados con permanencia de 552, 39, y dos de 114 horas), CZ Tuluá

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Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE AIMPM5.P3 Gestión SIGE2014- de VA058 Responsabilidad Penal

No se evidenció que se lleve a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: Contratos SRPA Centro Zonal Centro - Sin evidencia especifica de lugar de cumplimiento del objeto del contrato. Ej: Contratos 76.26.11.999 y 998 de 2011 y 895 y 896 de 2013 - Sin evidencia de informe de supervisión frente al amotinamiento del 14 octubre de 2013 Centro de Formación Juvenil Valle del Lilli. Contrato 999 de 2011 CZ Centro - Sin evidencia de seguimiento de supervisión al Plan de Mejoramiento remitido el 1o de julio de 2014 por el Centro de Formación Juvenil Valle del Lili a la respectiva supervisión. - Se evidencia la adquisición de bienes en cantidad superior a la autorizada por la Subdirección de Responsabilidad Penal. Ejemplo: Compra de 11 neveras autorizándose una (1), y de 22 televisores autorizándose dos (2) en el CFJ Valle del Lili. - Sin evidencia de ingreso al inventario de los bienes adquiridos para las dotaciones de los Centros de Atención Especializada Buen Pastor y Valle del Lili con base en la adición de los contratos 998 y 999 de 2011 de recursos asignados por la Subdirección de Responsabilidad Penal. - Sin evidencia de uso de bienes adquiridos con los recursos citados en el punto que antecede. El: Cinco (5) neveras de doble puerta en cocina de las instalaciones del Centro de Formación Juvenil Valle del Lili, registros fotográficos visita 30 de octubre de 2014. - Sin uso de seis (6) alojamientos teniendo en cuenta necesidad de cupos en privación de libertad en la Sección Amistad, del Centro de Formación Juvenil Valle del Lili: solicitudes de cupos presentadas por los defensores de familia de Roldanillo, Cartago y Sevilla, con fecha 30 septiembre de 2014, dirigido al líder del SRPA de la Regional Valle del Cauca. Planes Operativos

AIMPM5.P3 Gestión SIGE2014- de VA059 Responsabilidad Penal

- Sin evidencia cumplimiento acciones del Plan Operativo 2013 aprobado mediante acta No. 1-A del 29 de marzo de 2013 - Regional Ej: Cronograma sin registro en mayo 2013, ni 18 octubre revisión de medidas CESPA. y sin evidencia Plan de Asistencia Técnica Regional - Sin evidencia cumplimiento acciones del Plan Operativo 2014 Ej: Informe de los resultados individual y grupal de la aplicación del instrumento SITE en los CAES No se evidenció que la prestación del servicio se realice bajo condiciones controladas, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria: PROCESO SRPA CENTRO DE SERVICIOS JUDICIALES PARA ADOLESCENTES.:

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE - Sin evidencia que en el expediente se encuentra el formato de aviso al Defensor de Familia, Defensor Público y Ministerio Público. Ej: HA 2448 de 2013 - Sin evidencia de la firma del Anexo 1 Acta de Verificación del Aprendido del adolescente y el Defensor de Familia Ej: HA 2448 de 2013, folios 4 y 5 - Sin evidencia del estudio inicial por psicología Ej. HA 1840 de 2013, folio 3; HA 1375 de 2014 folios 2 y 3 - Sin evidencia de PARD. Ej: HA 2448 / 2013; HA 1192 /2014 - Sin evidencia de PLATIN y/o sin la periodicidad establecida. Ej: HA 1192 de 2014; HA 2448 de 2013; HA 1093 de 2013 - Sin evidenciar actuaciones frente a la responsabilidad de los padres de familia. Ej HA 1840 / 2013; se proyecta pero no se ordena HA 2448 / 2013 - Sin evidenciar registro de actuaciones de la Defensoría de Familia durante la ejecución de la sanción. Ej: HA 1840/2013 y HA 2448/2013. - Sin evidenciar presencia y gestión del Defensor de Familia en eventos de amotinamiento y desórdenes disciplinarios. Ej 18 febrero de 2014 y 22 de abril de 2014 Centro de Formación Juvenil Valle del Lili. - Sin evidencia gestión de trabajo de la Defensoría de Familia con el grupo familiar del adolescente en eventos de amotinamiento y desórdenes disciplinarios - Se evidencian espacios de aislamiento e incomunicación de adolescentes en el Centro de Formación Juvenil Valle del Lili. Ej: Verificación de 14 adolescentes en la Sección denominada Amistad (Replanteamiento), registros fotográficos visita realizada el 30 de octubre de 2014. - Sin evidencia de gestión al deber de acompañamiento por parte de la Defensoría de Familia del SRPA que permita evitar y rechazar la permanencia y continuidad de adolescentes en la citada Sección de Amistad (Replanteamiento). - Sin evidencia de gestión del Defensor de Familia frente a posibles abusos de autoridad de policía informadas por adolescentes en las aprensiones. Ej: HA 1840/2, ubicación en Estación de Policía y esposa miento en proceso de aprehensión en flagrancia.

AIMPM5.P2 Gestión SIGE2014- de Adopciones VA060

Se retoma en lo que aplique los hallazgos AISIGE2012-VA-005 Se retoma en lo que aplique los hallazgos AISIGE2012-VA-003 No se evidenció que se lleve a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: - Realización de las entrevistas individuales sin cumplimiento de los documentos establecidos para el trámite. Ej: SiM 31735580 (Entre otros: Formulario de solicitud de adopción, Registro civil de nacimiento de cónyuges/compañeros permanentes solicitante, Certificado médico, Certificados económicos o declaración de renta, Carta de compromiso de la familia permitiendo el seguimiento post adopción, Certificado antecedentes penales). SIM 31736989 (Certificado antecedentes penales, Inscripción del compañero/a en

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

AIMPM5.P1 Gestión SIGE2014- Restablecimiento VA061 de Derechos

Caja de Compensación o EPS, Declaración de convivencia hecha ante Notario). CZ Boston - Sin evidencia de entrevistas individuales y en pareja a familias adoptantes en el tiempo establecido. Ej: AIPA Chiquitines familias: cc 16282608 - 66760099 y cc. 95525413 - 66953917 . CZ Boston - Sin evidencia el oficio de remisión a comité de adopciones Ej:- HA 76F00305-2009-01 y HA 76I0087799 CZ Palmira - Sin evidencia a convocatoria a taller 1 y 2; Ej SIM Nos.31321570 y 31321532.Grupo Protección - Regional - Sin evidencia de realización de entrevistas individuales en el tiempo establecido; Ej: SIM Nos. 31321613, 31322382. Grupo Protección Regional. - Sin justificación técnica del cambio de rango de edad de niño, niña para la adopción; Ej: Acta de fecha 9 de octubre/14 - familia Agudelo Núñez se cambió de 36 a 59 meses de edad a cero a 35 meses de edad. Fundación Ayuda a la Infancia Hogar BAMBI - Chiquilines. Grupo Protección Regional. - Sin justificación técnica de No asignación de familia adoptante colombiana; Ej: Acta de fecha 9 de octubre de 2014; "Una vez revisado el expediente de las familias colombianas y tras haberse analizado las dos familias enviadas por el Comité de la Regional Valle para posible asignación de un niño de 0 a 2 años, por consideraciones técnicas se decidió que dadas las características del niño y si bien es cierto las familias presentadas son idóneas se tomó en cuenta la asignación para ninguna de ellas. Con relación a la familia Jurado Millán no se realiza asignación, debido a que según reposa en informe social y psicológico la pareja manifestó su deseo de ser padres de una niña y no de un niño". Fundación Ayuda a la Infancia Hogar BAMBI - Chiquilines. Grupo Protección Regional. No se evidenció que se lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: -- Sin evidencia de asistencia técnica. Ej: Modalidad Hogar de Paso. CZ Yumbo REGISTRO - Registro de actuaciones en el SIM, que no corresponde a las actuaciones de la Historia de Atención Física. Ej.: Defensoría de Acta de fecha 29 y 30 de septiembre de 2014 - CZ Buenaventura. Grupo Protección Regional. -Constatación verdadera sin direccionamiento al Defensor de Familia para inicio Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos Ej.: SIM 32317635, 32316814, 32312523 CZ TULUA. - Sin oportunidad en el registro de actuaciones PARD en el SIM, EJ: Historia de Atención No. 1193567017 -actuación de fecha 22 de octubre cargada al SIM el día 6 de noviembre de 2014-. Historia de Atención No 1001276508 - sin registro en el SIM de informe de asistencia y asesoría. CZ Jamundí. Petición 32007801, HA 105945513. CZ Yumbo.

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

AIMPM5.P1 Gestión SIGE2014- Restablecimiento VA062 de Derechos

- Sin Anotación del Numero de identidad del NNA en documentos. Ej.: HA 1002013071 Auto de apertura del 12/9/2014; NUIP 1114157831 Citación para audiencia de fallo del 1/9/2014; TI 1006291553 Audiencia de recepción de testimonio de la progenitora del 16/4/2014. CZ Cartago. Se retoma en lo que aplique los hallazgos AISIGE2012-VA-005 No se evidenció que se lleve a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: PROCESO - Sin apertura de Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos. Ej: Petición 32117586 de enero 1/14, se cierra el 1507/14, el defensor se abstiene de iniciar proceso de RD, no tiene adjuntos los documentos soportes. HA 76I0087799 CZ Palmira. Petición 1759489883 cuando la constatación de la denuncia es verdadera desde el 31 de marzo 2014. CZ NORORIENTAL. - Sin actuaciones oportunas en casos de restablecimiento de derechos - Violencia sexual; Ej.: SIM Nos. 32008020, 32615042 y 31817036. Regional. - Sin soporte de actuaciones de la defensoría de familia en la Historia de Atención, caso Desnutrición de Alimentos; Ej.: 10413144. Regional. -Sin evidencia del acta de verificación de derechos Ej. SIM 32311714 CZ Tuluá - Sin notificación de la apertura de la investigación. Ej.: HA 1006034758 CZ NORORIENTAL. SIM.32311714 CZ Tuluá. HA 1758344575, HA 1758344575 CZ Palmira. - Sin oportunidad en la solicitud de la prorroga Ej.: HA 1005894367 CZ Nororiental. -Sin cumplimiento de las pruebas ordenadas en el auto de apertura de investigación. Ej. HA 1111803496 valoración nutricional. Cz Buenaventura; Sin dictamen pericial sobre la situación socio familiar ejemplo HA 1112043672, 1191214187; y sin dictamen pericial de psicología, HA 1112043672, 1191214187, 1192803160, CZ Jamundí. HA 1092851180 sin estudio socio familiar, sin valoración psicológica. C.Z Roldanillo - Sin seguimientos pos egreso Ej. Ej. HA 1111803496.Cz Buenaventura - Sin evidencia en el expediente del Plan de Atención Individual PLATIN. Ej. HA 1111803496, 1115459713.Cz Buenaventura - Sin evidencia en el expediente del carnet de crecimiento y desarrollo y vacunas. Ej.: 1115459713.Cz Buenaventura - Definición jurídica sin tener en cuenta informe social. Ej.: HA 110537462: Acta general de visita PARD de 15 mayo de 2014 de TS y Resolución 044 de mayo 15 de 2014 de declaración en vulneración. CZ Centro - Sin evidencia de estudio social y valoración psicológica para la definición jurídica. Ej.: SIM 31527221 CZ Centro.

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

AIMPM5.P1 Gestión SIGE2014- Restablecimiento VA063 de Derechos

- Sin seguimiento al NNA reintegrado al medio familiar. Ej.: HA 110537462: Defensor de Familia ordena seguimiento al equipo psicosocial con oficio de fecha 16 de mayo de 2014. CZ Centro. - Auto de reapertura de investigación sin auto de cierre previo del proceso. Ej.: HA 1107036602 CZ Centro. - Sin valoraciones ordenadas por el DF. Ej.: Valoración nutricional HA 1005672460, HA 76C1109117362, HA 1107076788, HA 1107036602, HA 1105374621, HA 1006179207 valoración TS y nutrición. HA 1110046245 concepto TS. CZ Centro. HA.1006034758 Informe social. CZ Nororiental; Valoración nutricional: HA 76L1002953835, HA 76L1116373725, HA 76L1126-2002, HA 76L9805050961, SIM 3200726, HA 10077779178-02. Valoración de psicología: HA 76L1002953835, HA 10077779178-02. Visita domiciliaria a familia amiga: HA 76L1126-2002. CZ Yumbo No se evidenció que se lleve a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: MODALIDAD INTERNADO DIAGNOSTICO Y ACOGIDA - NNA ubicado en modalidad de protección que no cumple con el perfil (rango de edad). Ej.: HA 1111478088 institución modalidad internado diagnóstico y acogida, niño con fecha nacimiento 18 noviembre de 2003, ingreso a la institución el 31 de diciembre de 2012 (tenía 9 años). CZ Centro - Sin evidencia de seguimiento al NNA (Ley 1098 de 2006, articulo 105)... Ej.: Modalidad Diagnóstico y acogida Peticiones: 82118336, 31724129, HA 76D1557-2010-01, NUIP 1108255542. HA 76M1042-2008 CZ Centro. - Sin auto de avoca conocimiento por el Defensor de familia cuando corresponde. Ej.: HA 76M01599201001. CZ Centro. HOGAR GESTOR - Sin evidencia de trámite para prorroga en la Modalidad Hogar Gestor con Discapacidad. Ej.: HA 76M01599201001. CZ Centro. HA 76L9805050961, HA 10077779178-02. CZ Yumbo - Inoportunidad en la constitución de Hogar Gestor. Ej: HA 10077779178-02 informe de TS de verificación de la denuncia del 27 diciembre de 2011 reporta que requiere la medida por doble condición de discapacidad y desplazado y Acta de constitución de Hogar Gestor con discapacidad del 9 de julio de 2012. CZ Yumbo. - Sin definición o confirmación de la medida: Ej: HA 10077779178-02 Resolución 017 de noviembre 26 de 2012 declara en vulneración y confirmación medida en ubicación familiar con la madre, pero no en Hogar gestor. CZ Yumbo - Sin evidencia de cumplimiento de por lo menos una (1) visita mensual a cada familia de Hogar Gestor. Ej: HA 76L9805050961, SIM 32007266, HA 10077779178-02. CZ Yumbo. EXTRAPROCESAL

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE - Registros de actuaciones en el SIM no contenidos en la HA Ej. HA1112157017 (feb 25/14 Registro SIM agosto 1/14 boleta de citación)- CZ Buga. - Contradicciones en las actuaciones Ej. HA 1112389636 del 25/06/2013, cita para el 27/06/2013, reprograma cita para el 2 de julio/13, pero realiza 2 actas el 27-06-2013 la Acta No. 139 y 139I, una fallida y la otra en la que acepta la cuota. Ese mismo día genera la Res 045 de 27-06-2013 donde fija alimentos. CZ Buga. - Sin evidencia de actuaciones preliminares. Ej. HA 1112156592 febrero 6/13, remite a juzgado folio 17. Carpeta con otro Numero de HA 76I000412013.CZ Buga - Sin acatamiento de la sentencia 152, del Juzgado 2 de familia del 23 de Julio/13, cuyo numeral 3) decreta la custodia a nombre de la madre y 4) fija cuota alimentaria a favor del niño por el 25% del Salario Mínimo. La defensoría con acta 337 de 17 Octubre/13, fijo cuota de $100.000 por menor valor del autorizado por el Juez y mantuvo la custodia a la madre.CZ Buga.

AIMPM5.P1 Gestión SIGE2014- Restablecimiento VA064 de Derechos

Se retoma en lo que aplique los hallazgos AISIGE2012-VA-003 No se evidenció que se lleve a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: HOGAR SUSTITUTO - Sin evidencia de la boleta de ubicación. Ej.: HA76I0087799 la primera ubicación en Hogar Sustituto CZ Palmira - Sin solicitud de prórroga para la permanencia en Hogar Sustituto. Ej.: HA 76C1109117362 ubicado en agosto de 2013. CZ Centro. -Sin evidencia de la visita domiciliaria Ej.: HS: Johana Marmolejo.cz Tuluá -Sin evidencia de la inducción ni la capacitación inicial Ej.: HS Dora Lilia Agudelo cz Tuluá - Sin diligenciamiento del PLATIN de los NN en los HS. Ej. CC Nro. 66'959.321 y 66'900.228 CZ Suroriental. - Sin el menú Patrón. Ej. HS CC Nro. 66'959.321 y 66'900.228 CZ Suroriental. - Sin seguridad de acceso a cocina para NN muy pequeños (Se retiró la puerta por avería) Ej. HS C.C 66'959.321CZ Suroriental. - Sin cumplimiento del estándar en cuanto al espacio requerido para la NN ubicados Ej. HS CC Nro. 66'959.321 (Niña en protección ocupando la misma habitación de los padres sustitutos). CZ Suroriental. - Sobre cupo en el Hogar de la Madre Sustituta CC Nro.66'900.228. CZ Suroriental. - Sin registro en el Diario Semanal del NN No. 1111556578 -HS CC Nro. 66'959.321 CZ Suroriental. - El equipo interdisciplinario de apoyo a la supervisión de HS, no evidencia un seguimiento y registro cualificado a HS que permita evaluar de manera cuantitativa y cualitativa el cumplimiento del operador. Ej. Aplicación registro visitas seguimiento HS, MS cc 29771846. C.Z Roldanillo

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE EXTERNADO DISCAPACIDAD

AIMPM5.P1 Gestión SIGE2014- Restablecimiento VA065 de Derechos

-Sin evidencia del acta de verificación de derechos Ej. SIM.32311714 CZ Tuluá -Sin evidencia de la verificación del estado de cumplimiento de derechos solicitados en el auto de apertura Ej.: SIM.32311714 Externado discapacidad CZ Tuluá -Sin evidencia de la notificación mediante publicación Ej.: SIM.32311714 (Externado discapacidad CZ Tuluá). No se evidenció que se lleve a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: INTERNADO SPA - Sin Valoración Nutricional solicitada por el Defensor de Familia Ej. HA 76I00528201201 Nov 21/12 CZ Buga - Sin cumplimento del tiempo en la presentación del PLATIN, Ej. HA 76I00528201201 Nov 21/12, recibido en Marzo 7/13. CZ Buga - Documentos sin firma ni logo de la institución en la valoración psicológica, Ej. HA 76I00528201201 folio 47, CZ Buga - Documentos repetidos Ej. HA 76I0052820120 (informe equipo psicosocial de la Comunidad Terapéutica San Fco de Asís, Folios 35/39 y 54/58) - CZ Buga - Sin evidencia de acciones terapéuticas que den cuenta del diagnóstico de la dependencia del consumo de SPA según PLATIN Ej. HA 76I0052820120. CZ Buga - Sin actuaciones de la Defensoría de Familia desde la declaratoria de vulneración en marzo 20 de 2013, HA abierta 76I0052820120. CZ Buga. - Caso identificado con 3 números de HA Ej. No. 76I00366200901 de 28 de Jul/2009, reingreso con nueva HA 180323343742486de febrero 6/14, luego registra el número de HA 1117013537 en marzo 7/14. CZ Buga - Actuación de Defensor de Familia sin haber avocado conocimiento del caso. Ej. HA 76I00366200901 (Auto de apertura 045 de Marzo7/14) CZ Buga - Documentos repetidos. Ej. HA 76I00366200901 (folios 17 y 18 solicitud de defensor, folio 38 y folio 20 declaración padre) CZ Buga - Registros de actuaciones en el SIM no contenidos en la HA 76I00366200901 CZ Buga SEMINTERNADO VULNERACION: - Cierre de caso con número de HA diferente Ej. HA 275-2011-0102 corresponde a la HA 1006229614. CZ Buga - Sin valoración de Nutrición ordenada por el Defensor de Familia. Ej. HA 1006229614 CZ Buga - Sin reporte inicial de la petición Ej. HA 76I006282010 CZ Buga - Registro equivocado del nombre del Beneficiario en PLATIN Ej. Febrero 2/11, folio 40 HA 76I006282010 CZ Buga

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE - Sin actuaciones después de decreta la medida en seminternado EJ. Resolución No. 88 de 30 de marzo/11 indicando estadías de más de 3 años en el programa HA 76I006282010 CZ Buga. - Sin cumplimiento de las funciones del Equipo Técnico Interdisciplinario, en la fase de intervención y proyección. Avala lo remitido por la institución, HA 76I006282010 CZ Buga.

AIMPA1.P5 Gestión SIGE2014- Administrativa VA066

AIMPA1.P5 Gestión SIGE2014- Administrativa VA067

Se retoma en lo que aplique los hallazgos AISIGE2012-VA-005 Se retoma en lo que aplique los hallazgos AISIGE2012-VA-003 De las intervenciones en obra entregadas y en uso por los operadores y realizadas mediante Contratos No. No. 568/2011, 608/2012 y 607/2013, 40 de 2010 y 103 de 2011 con el Comité Departamental de cafeteros del Valle, 2428 con FONDECUN, 525 de 2011 con FONADE se observó: - Almacenamiento de elementos inflamables en el cuarto de la planta eléctrica en el CDI Juguetones. -Espacios sin usar con su respectiva dotación Ej. Aula de sala cunas del CDI Juguetones. -Se observó dotación y equipos almacenados en el área de cocina sin instalación y sin evidencia de entrega de los mismos al operador del CAE Mujeres Valle del Lili. -Daño y desgaste de los acabados y elementos no estructurales en el Centro de formación Buen Pastor y Valle del Lili. Ej. Muros divisorios, enchapes en baños, aparatos sanitarios, lavaderos, sifones, griferías, bajantes, cielorrasos, carpintería metálica, mesones. De las actividades de las obras realizadas mediante Contratos No. 501 de 2011, 517 de 2011 con la Fundación Plan, 40 de 2010 y 103 de 2011 con el Comité Departamental de cafeteros del Valle, 2428 con FONDECUN, 525 de 2011 con FONADE se observó: CENTRO DE DESARROLLO INTEGRAL 1. Sin Certificado de Conformidad del producto para la piscina del CDI Juguetones establecido en el Art. 7 de la Resolución 4113 de 2012 Ministerio de Salud y protección Social Por la cual se establece el reglamento técnico aplicable a los dispositivos de seguridad y su instalación en las piscinas. 2. Bordes de piso perimetrales sin adherir en el área de la piscina y cerramiento de piscina con elementos sin soldar en el CDI Juguetones. 3. Corto en el tomacorriente de la nevera en el área de la cocina del CDI Juguetones. 4. Cables expuestos provenientes del tablero de tacos en el cuarto eléctrico en el CDI Juguetones incumpliendo los Art. 3 y 9 del RETIE. 5. Señalización no corresponden a los espacios asignados y sin instalar en el CDI Juguetones incumpliendo el numeral 3.1 Señalización de los medios de evacuación de la NTC 4596 Señalización para instalaciones y ambientes escolares.

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE 6. Modificación en la altura del muro de cerramiento CDI Juguetones sin estar adherido al sistema estructural que lo soporta, incumpliendo el titulo E.3.1.3 de la NSR10. 7. Escape de agua en las conexiones entre la tubería a dos de las bombas que componen el sistema de bombeo de la piscina del CDI Juguetones. 8. Goteras en traslapos de tejas de la cocina, campana extractora y en la oficina de nutrición del CDI Juguetones. 9. Sin seguridad en el sistema de cierre de las ventanas de fachadas ubicadas contra la calle del CDI Juguetones incumpliendo el numeral 8.5 Prevención de actos vandálicos de la NTC 4595 Planificación y diseño de ambientes escolares y en los lineamientos ICBF Características Generales a nivel espacial CDI. HOGAR INFANTIL 10. Se observó la ejecución de obras de demolición para la conexión a la red de desagües de 5 sifones en los baños en aulas que no fueron contemplados en el diseño hidrosanitario entregado al contratista de la obra nueva Hogar infantil Casita de Ruiseñores (San Cayetano, Cali). 11. Humedades en las cubiertas de las aulas de Pre jardín y en el muro de colindancia contra el predio vecino del Hogar infantil Casita de Ruiseñores (San Cayetano, Cali). 12. Falta de pisa vidrios que aseguren el vidrio a la ventanearía en todas las aulas en el Hogar infantil Casita de Ruiseñores (San Cayetano, Cali). 13. Escapes en la tubería de suministro de los lavamanos del Aula Jardín en el Hogar infantil Casita de Ruiseñores (San Cayetano, Cali). 14. Instalación de puertas con apertura en sentido contrario a la requerida para el baño de discapacitados en el salón múltiple y puertas de baño con seguridad en el Hogar infantil Casita de Ruiseñores (San Cayetano, Cali). CDI 15. Ubicación de tomas eléctricas al alcance de los niños en el Área múltiple CDI Palmira barrio Cabrera y CDI Mundo de Ilusiones Palmira incumpliendo el estándar 53 de del Anexo1.MO2.MPM1 Modalidades de educación inicial en el marco de una atención integral para la Primera infancia, ICBF. CENTRO DE FORMACIÓN JUVENIL y CAE 16. Se observó el incumplimiento a lo establecido en el literal K.3.14.1 — REQUISITOS ESPECÍFICOS PARA EDIFICACIONES DEL SUBGRUPO DE OCUPACION (I-1) de la NSR 10 correspondientes a las edificaciones de uso institucional - reclusión en el Centro de formación Juvenil Buen Pastor en los siguientes aspectos:

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE a. Se supera el recorrido máximo de 45m medido desde los alojamientos localizados en el centro del corredor a las dos salidas existentes. b. En el salón de música del área adecuada para talleres no cuenta con ventanas al exterior. c. Para las puertas es conveniente que haya sistemas de apertura de las puertas por control remoto.

AIMPM4 Gestión SIGE2014- para la Nutrición VA068

17. Se observó falta de acabados en la cubierta de las áreas de salud. Centro de formación Juvenil Buen Pastor. 18. Instalación de materiales y aparatos vulnerables al daño en los CAE y CIP: a. Instalación de aparatos eléctricos en el hall de circulación y acceso a los alojamientos en el Centro de formación Juvenil Buen Pastor, tomacorrientes, swiches y tableros eléctricos en las áreas comunes de las casas, talleres en el CAE Valle del Lili. b. Mampostería en bloque en los módulos 1 a 5 en el Centro de formación Juvenil Buen Pastor y CAE Valle del Lili. c. Instalación de griferías no anti vandálicas en los lavamanos comunes de los módulos 1 a 5 y módulos individuales 6 y 7 en el Centro de formación Juvenil Buen Pastor, Instalación de aparatos sanitarios no anti vandálicos en el CAE Valle del Lili. d. Paredes en panel yeso en baños de las salas de televisión en el Centro de formación Juvenil Buen Pastor. e. Bajantes expuestos al daño por parte de los adolescentes en el CAE Valle del Lili. f. Humedades por desnivel insuficiente en la sección de cubierta plana de la construcción de ampliación de cupos en el CAE Valle del Lili. h. Instalación de cielorraso de fácil desmonte y daño en parte de las aulas de talleres en CIP Valle del Lili. No se evidenció el cumplimiento de los requisitos establecidos para los equipos de seguimiento y medición que proporcionen evidencia de la conformidad del servicio; como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICION-VISITA HC-TRADIC -Sin evidencia de hoja de vida de los equipos de medición antropométrica. Ej.: Báscula del Hogar Comunitario Tradicional "Mi Casita" y Fami-HCB "Mis pequeños angelitos" de la Asociación Siloé Alto - CZ Ladera. - Sin certificado de calibración Modalidad CDI. Ej.: 1. Pesa de piso marca seca fecha de entrega mayo 2005 y vencimiento de garantía mayo 2009. CDI Pequeños Gigantes del CZ Cartago. 2. HI Chocita de Jacinto: Balanza de pie marca SECA pitn # 999310030. Centro zonal: 3 balanzas de pie marca detecto. Bascula para bebe marca Health Meter. CZ Yumbo. 3. Balanza Brite modelo 1008 sin certificado de calibración Madre Comunitaria con CC 29.801.345. y igual para la Madre comunitaria CC 38.460.427 CZ Suroriental.

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

AIMPA5 Gestión de SIGE2014- Servicio y VA069 Atención

- Los equipos no se encuentran correctamente identificados con su estado de verificación o calibración. Ej Balanza de pie digital sin marca, serie ni registro de fecha de calibración. CZ Centro No se evidenció el seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte de la entidad, como una de las medidas del desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: Buzón de Sugerencias

AIMPE1 SIGE2014- Direccionamiento VA070 Estratégico

-Sin evidencia de las actas de apertura del Buzón meses febrero a mayo de 2014. Ej. Actas No.3 de febrero 3 de 2014 a Acta No.016 de 02/05/2014. Regional. - Sin firma de testigo que presencia la apertura del buzón. Ej.: Acta Nro.3 del 20/1/2014, Nro.6 del 10/2/2014, Nro.17 del 28/4/2014 y Nro.24 del 16/6/2014 CZ Cartago. - Sin firmas de las Actas de la Nro.32 a la Nro.51 del 12/10/2013 al 30/12/2013 CZ Cartago. - Actas de apertura del buzón sin firmas de los servidores públicos responsables. Ej: 2014. CZ Yumbo. No se evidenció la aplicación de métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del Sistema Integrado de Gestión, y su medición, los cuales no demuestran la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados (eficacia) así como el manejo de los recursos disponibles (eficiencia) y el seguimiento y la medición del impacto (efectividad); tal como se verificó en las siguientes situaciones: SEGUIMIENTO A LA EJECUCION DE METAS SOCIALES Y FINANCIERAS - Inoportunidad en la liberación valores por $255.402.717 de Hogares Sustitutos operador ONG Crecer en familia Contrato 76 26 13 887, según otro si del 30/7/2014. (Corresponde a no atención de Enero a Julio de 2014) CZ Suroriental. - Diferencias entre la Ejecución Metas Sociales y Financieras registradas en SIM con las legalizaciones presentadas. Ejemplo: SIM Marzo 2014 HCB - TRADICIONALES FAMILIARES: 395 Unidades, 4711 Cupos, 4711 Usuarios, Valor ejecutado $993.162.103. LEGALIZACIÓN 635 Unidades, Valor liquidado (21%) $1.465'561.715, Ajuste del porcentaje de Enero/14 $63'565.735, Dcto. Préstamo $1.529'127.450, Saldo Legalizo. $3'689.557, Valor Girado Neto $1.525'437.893. CZ Suroriental -Sin liberación de saldos por No ejecución de la modalidad HCB Grupales en la Vigencia 2013 CZ Palmira

AIMPA1.P1 SIGE2014- Gestión Humana VA071

No se evidenció la aplicación de métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del Sistema Integrado de Gestión, y su medición, los cuales no demuestran la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados (eficacia) así como el manejo de los recursos disponibles (eficiencia) y el seguimiento y la

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE medición del impacto (efectividad), tal como se verificó en las siguientes situaciones: - Incapacidades sin radicar ante la EPS para gestión de cobro. Ej: Servidores Públicos con C.C. 14.961.310, 31.584.500, 24.838.203, 31.842.924, 14.470.209, 16.798.165, 30.708.830, 51.816.336, 66.841.539 y 6.6801.899. Regional Historias Laborales. - Sin hoja de control. Ej. Servidores Públicos con C.C. 67.010.632 y 16.599.756. regional - Formato de hoja de vida SIGEP, sin la firma de aprobación por parte del jefe de personal o de contratos y con campos sin diligenciar. Ej: Servidor Público con C.C. 67.010.632. Regional - Sin el registro de la evaluación de capacitación e inducción en la carpeta de la historia laboral. Ej. Servidor Público con C.C. 67.010.632. Regional - Sin evidencia del certificado de antecedentes disciplinarios, penales fiscales en la carpeta de la historia laboral. Ej. Servidor Público con C.C. 16.599.756. Regional. Seguimiento a comisiones. - Liquidación gastos de desplazamiento., incumpliendo el parágrafo primero del artículo 30 de la Resolución 4040 de 2012, por cuanto se evidenciaron pagos diarios por concepto de servicio transporte terrestre para el desplazamiento Hotel - Regional – Hotel en la ciudad de Quibdó. Ej. Servidores Públicos con C.C 30.332.781 (Resoluciones números 0063 del 15 de enero de 2014, 0218 del 31 de enero de 2014, 4198 del 10 de octubre de 2013) y C.C. 11.706.683 (Resolución No. 4778 del 12 Noviembre de 2013). Regional Liquidación viáticos. - Se evidencio un mayor valor pagado en la resolución No. 218 del 31 de enero de 2014 por $509.200 al aplicar una tarifa de viáticos diarios diferente a la que correspondía de acuerdo con el rango salarial del Servidor Público con C.C. 30.332.781. Regional - Sin evidencia de los informes de comisiones en la Coordinación Administrativa de la Regional que desarrolla las funciones de Gestión Humana. Ej. Comisiones de los Servidores Públicos con C.C 30.332.781 (Resoluciones números 0063 del 15 de enero de 2014, 0218 del 31 de enero de 2014, 1271 del 3 de abril de 2014, 2644 del 5 de Junio de 2014, 0261 del 4 de febrero de 2014, 4198 del 10 de octubre de 2013), y C.C. 11.706.683 (Resoluciones No. 4778 del 12 de noviembre de 2013, 3628 del 10 de septiembre de 2013. Regional

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE AIMPA1.P2 Gestión SIGE2014- Financiera VA072

No se evidenció que como resultado del seguimiento de la medición de los procesos se tomen las acciones de mejora correspondientes, como se verifico en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: PRESUPUESTO: - Saldos sin liberación oportuna a Diciembre de 2013, por valor de $5.045.317.804, equivalente al 1,77% del total de la apropiación asignada Ej: rubro C320150440101 Atención integral por valor de $2.217.438.870 equivalente al 44,2% del total, el otro rubro es atención a modalidades tradicionales C320150440102 por valor de $1.497.567.542 equivalente al 29,9% del total, otro rubro es el vulnerabilidad o adoptabilidad C320150470103 por valor de $513.797.780, equivalente al 10.2%. Regional - Se evidencian vigencias expiradas del año 2011 sin cancelar a la fecha de Auditoria por valor de $363.416.113 discriminados así: *Contratos de Administración $153.204.432 *Contratos de Protección $179.913.308 *Resoluciones Hogares Gestores y Sustitutos $30.298.373. - Certificados de Disponibilidad presupuestal por el rubro C3201504401101 de Atención Integral pendiente por liberar por un valor total de $573.145.879, discriminados así: Enero $328.607.645 y julio/14 $244.538.234. - Sin ejecutar saldos de apropiaciones por concepto de Viáticos y Gastos de Viaje con corte a septiembre de 2014. Ej. Rubro C12330010104 por $4.911.874 equivalente al 63% del valor total apropiado; C-31030020204 por $93.231.207 del valor total apropiado, equivalente al 49%; C-31030020403 por $2.181.717 equivalente al 73% del valor total apropiado; C-3201504130109 por $17.501.841 equivalente al 68% del valor total apropiado y por el concepto de tipo Administrativo Ej. Rubro C-31030020504 por valor de $ 24.000.000 equivalente al 51% del valor total apropiado.

AIMPA1.P2 Gestión SIGE2014- Financiera VA073

- Sin aprobación de la programación del PAC en el acta de Comité Estratégico para la vigencia 2014 No se evidenció que como resultado del seguimiento de la medición de los procesos se tomen las acciones de mejora correspondientes, como se verifico en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: CONTABILIDAD - Se constituyen reservas presupuestales para pago de pasivos exigibles Ej: Caja de Compensación Familiar del Valle Nit 890303208 por Valor de $469.594 y $6.271.149.

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE - Se evidencia cuenta 111006 cuenta de ahorros, que en el mes de Julio/2014 fue reportada por la Reg. Valle, con saldo de $7.420.339.745,73 y en agosto/2014 -$7.997.796.587,92 según PCI de saldos y movimientos. A 30/10/2014 se observa que los saldos impresos en el auxiliar de esta cuenta son de $7.239.332,oo y en agosto/2014 $11.391.079,42, los cuales difieren con los ya reportados en estos meses. - Sin contabilizar los autos de avoca conocimiento No.030 correspondiente a la cédula 94.229.165 sentencia 336 de 05/10/2012, auto avoca 112 de la sentencia 33 del 04/02/2013 y auto avoca 04 de sentencia 62 del 26/02/2013, auto avoca 028 sentencia 043 del 01/02/2013. - Diferencia en la cuenta 1401 04 Sanciones por valor de $10.091.875, oo por concepto de Investigación Disciplinaria registrada con ID No. 35990 el 28/02/201, valor que fue ajustado en cuentas de orden y no se ajustó en la cuenta de cartera. - Diferencia sin conciliar en la cuenta 191001 Materiales y Suministros por valor de $11.713.179 entre Almacén y Contabilidad - Sin registrar en contabilidad Auto de Avoca conocimiento No.077 por valor de $7.732.136, oo correspondiente al proceso de gestión disciplinario según resolución 01160 del 06/04/2011. - Reservas expiradas de la vigencia 2013, registradas en cuentas de gastos de la vigencia.

AIMPA1.P2 Gestión SIGE2014- Financiera VA074

- Sin depurar las siguientes cuentas contables: *147048 Descuentos No Autorizados por valor de $25.293,29 *161501 Construcciones en Curso Edificaciones por valor de $ 264.000.000,oo *192501 Amortización de Bienes Muebles entregados en administración por valor de $ 6.991.196,65 *192505 Amortización Bienes Muebles entregados en Comodato por $ 197.649,oo *240102 Proyecto de inversión $168.970812 *242535 Libranza por valor de $276.397,oo *242542 Subsidio de Vivienda por valor de $344.080,oo *243698 Impuesto de Timbre por valor de $81.000,oo *412505 y 242513 Saldos a favor de Beneficiarios por valor $174.970,oo *580802 Perdida en Retiro de Activos por $10.985.031,11 No se evidenció que como resultado del seguimiento de la medición de los procesos se tomen las acciones de mejora correspondientes, como se verifico en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: TESORERIA: - Se evidencian partidas pendientes por ajustar en bancos con antigüedad superior a 30 días Ej: * Cuenta del Banco Agrario No. 069030560176 con partida pendiente por depurar por valor de $331.180 embargos c.c.

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE 94302274.desde el 30/06/14 (se afectó la cuenta Bancolombia No. 81299611505 y correspondía al Banco Agrario). *Consignaciones o transferencias no debitadas por el banco $23.675 viene del 31/07/2014, en la cuenta 02701621-1 del Banco de Occidente. *Transferencia sin registrar en libros $125.790.551 del 31/07/2014 en la cuenta 02701621-1 del Banco de Occidente. - Ingresos registrados en la cuenta Banco de Occidente por $5.750.917.610,23 siendo el valor real $15.187.091,42.

AIMPA1.P2 Gestión SIGE2014- Financiera VA075

- Se evidencia baja ejecución presupuestal del Programa Anual de Caja PAC. Ej.: Junio de 2014 se ejecutó el 54% del PAC y Agosto de 2014 se ejecutó el 49% del PAC. - Sin efectuar pago de cuenta por pagar constituida a 31 de Diciembre de 2013 al contratista ASODISVALLE Nit. 805.019.832-5 por valor de $9.436.817. - Se evidencian ordenes presupuestales a terceros generadas dobles, ordenes presupuestales en estado anuladas $49.364.733 y ordenes presupuestales en estado generadas $23.929.658 Ej: Terceros identificados como 33.102.891, 38.603.607. - Sin evidencia del formato de certificación para la constitución de Cuentas por Pagar a 31/12/2013, Ej. ASOCIACIÓN CONGREGACIÓN RELIGIOSOS TERCIARIOS CAPUCHINOS. Nit 860005068 del 29/12/2011 RP 25513 del 10/01/2013 ; FUNDACION PARA LA EDUCACION Y EL DESARROLLO SOCIAL FES SOCIAL Nit: 890.303.666 por $132.985.134; COOPERATIVA ABASTICO DE COLOMBIA Nit: 805.019.331 por $312.452.220; ASOCIACION DE CULTIVADORES DE CANA DE AZUCAR DE COLOMBIA ASOCANA Nit :890.303.178 por $128.936.074; ASODISVALLE Nit.: 805.019.832 por $ 9.436.818. -Se evidencia partida por conciliar en la cuenta pagadora Bancolombia No. 81254107582 por valor de $168.970.812 por pago doble a 30 de septiembre de 2014. - Registros por mayores valores afectando la cuenta Banco Agrario de Colombia EJ: Registro manual 13904 de noviembre 25 d e 2013 por valor de $32.085 y registro 20154 de diciembre/13 por valor de $148.352.diciembre de 2013 - Registro doble en la cuenta Bancolombia No. 812-1585-832-5 por valor de $2.696.368, pendiente de depurar. No se evidenció que como resultado del seguimiento de la medición de los procesos se tomen las acciones de mejora correspondientes, como se verifico en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada:

RECAUDO: - diferencias por conciliar en conciliación inter áreas del mes de agosto de 2014 por valor de $11.433 que viene desde el mes de abril de 2014 correspondiente al DRX Tesorería general de los gastos de Administración 5 % Caja de compensación Comfenalco.

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE - No se evidencia el envío dentro de los 5 primeros días a la Sede de la Dirección Nacional del consolidado totalizando valores por mes, sector y concepto y monto total recaudado (se evidencia en memorando del 28 de octubre de 2014 el envío de la información fuera del termino establecido) - Se evidencian listado de entidades y personas naturales con presunto incumplimientos de requisitos de la Ley 1429 de 2010, sin ubicar: Ej . *SERVIAREA SAS NIT 900426843 *CONSTRUCCIONES GRAJALES SAS Nit. 900.477.924 *GIRON CEFERINO FABIAN DE JESUS C.C.6.239.992 *PRECIADO TAMAY WILMER C.C.94.382.690 *900.408.436 FUNDACION SOCIAL TODOS JUNTOS *900.463.586 ASOMUTUAL HERNANDO

AIMPA1.P5 Gestión SIGE2014- Administrativa VA076

- Se evidencian procesos con el indicio no renovó matricula mercantil incumpliendo requisitos de la Ley 1429 de 2010 "Perdida de Beneficio por no renovación" GL y M SAS Nit 900491404. - Sin evidencia de seguimiento mensual del formato F014 PR18 MPA1.P2 PAOP Liquidación de intereses a la fecha, para establecer y cobrar si es del caso los intereses generados por mora en el pago y traslado de recursos. No se evidenció la aplicación de métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del Sistema Integrado de Gestión, y su medición, los cuales no demuestran la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados (eficacia) así como el manejo de los recursos disponibles (eficiencia) y el seguimiento y la medición del impacto (efectividad), tal como se verificó en las siguientes situaciones: Bienes Muebles - No se evidencio el cronograma de ejecución del inventario para la vigencia 2013. regional - Sin toma física de inventarios de bienes muebles en servicio. Ej. Vigencia 2013, Centros Zonales Nororiental, Ladera, Suroriental, Sur, Buenaventura, Palmira, Buga, Sevilla, Jamundí, Yumbo y Regional. - Sin evidencia de las actas de la toma de inventarios de bienes muebles en servicio. Ej: Vigencia 2014, Centros Zonales Palmira y Sur. - Sin evidencia de la propuesta de ajuste contable a partir de los informes de inventario realizados a los cuentadantes de los Centros Zonales Roldanillo y Cartago (26 de noviembre de 2013), Tuluá y Centro (15 de octubre de 2013). - Acta de inventarios de los cuentadantes sin firma del responsable de inventarios de bienes en servicios: Ej.: C.C No. 31.888.606, Acta de fecha 14 de mayo de 2014. Regional - Sin fecha y sin firma en el acta de inventarios del cuentadante identificado con CC.No. 9.470.560. Regional - Sin evidencia del Acta de Inspección Ocular de los bienes muebles en bodega de inservibles para las vigencias 2013 y 2014. regional

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

AIMPA1.P5 Gestión SIGE2014- Administrativa VA077

- Sin definir la destinación de los bienes muebles que se encuentran en la bodega de inservibles de las vigencias 2013 y 2014. Regional - Bienes muebles sin depreciación en la bodega de inservibles. Ej: Bienes muebles de placas números: 116467, 116469, 116470,108118,108121,108122,101764, 107925 , 108380, 108382, 108383, 108384. Regional - Cuentadantes que tienen a cargo bienes muebles en su inventario que se encuentran bajo la custodia de otros cuentadantes. Ej. Cuentadantes identificados con C.C: 51.816.336 (Estantes metálicos con placas números 182605, 182606, 182607, 182608, 182609, sillas giratorias sin brazos con placas números 117753, 117814, 119617, 119984) y C.C 67.016.063 (silla fija sin brazos con placa No. 166038, silla giratoria con brazos placa No. 119706). regional - Carpeta del bien inmueble sin evidencia de los siguientes documentos soportes. Ej: Inmueble de Placa No. 223803 (I. Sin los recibos de pago del impuesto predial de las vigencias 2011, 2012 y 2013, II. Sin recibos de pagos de servicios públicos para la vigencia 2014); Inmueble de Placa No. 40446 (I. Sin Informe de visita del Grupo de Asistencia Técnica a la entidad comodataria y concepto sobre cumplimiento de las condiciones técnicas del programa (en caso de comodato), II. Sin concepto del Grupo Financiero del ICBF donde conste que el comodatario cuenta con los recursos necesarios para la adecuación del inmueble y para el sostenimiento del programa propuesto (este trámite aplica si se trata de entidad privada) caso en el cual, previamente, se le debe haber remitido al Grupo Financiero del ICBF el Balance General y los Estados Financieros del comodatario, III. Sin copia del contrato de aporte de Corposemillas. IV. Sin copia del oficio de remisión de la documentación (Anexo 1 y 2) al Grupo Jurídico y recibir de éste memorando con los documentos, sobre control de legalidad). Regional o se evidenció la aplicación de métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del Sistema Integrado de Gestión, y su medición, los cuales no demuestran la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados (eficacia) así como el manejo de los recursos disponibles (eficiencia) y el seguimiento y la medición del impacto (efectividad), tal como se verificó en las siguientes situaciones: Legalización de bienes inmuebles recibidos en comodato. - Sin contrato de comodato. Ej. Jardín Infantil Balboa (Buenaventura), Hogar Grupal Pueblo Nuevo (Muro Yusty Cra 1 Bis B/pueblo nuevo), Jardín Social Nuevo Amanecer del Municipio de Palmira (Cra 24 No 16-20 B/Sembrador), Hogar Múltiple de Florida (Barrio el Paraíso). - Sin ingreso a la cuenta del patrimonio de la Regional Valle del inmueble identificado con número de Matrícula Inmobiliaria 378-313, ubicado en la calle 29 # 28-75/76 Municipio Palmira. Valorización bienes inmuebles.

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE - Sin actualización de la valorización del bien inmueble identificado en SEVEN con placas números 40485 y 40486, Matricula inmobiliaria No. 3731622 ubicado en la Carrera 8A con callejón Balboa del Municipio Buga (C.Z.BUGA CDI MANITAS CON A MOR Y CASA HERNANDO OSPINA) y placas números 41314 y 41313, Matricula Inmobiliaria No. 37829484 ubicado en Carrera 23 # 32103-l Municipio Palmira.

AIMPA1.P5 Gestión SIGE2014- Administrativa VA078

- Sin actualización en SEVEN del estado del bien inmueble identificado con placa 215387 ubicado en la calle 73 No. 8ª-35 centro Zonal Sur Oriental, el cual pasó de ser un inmueble recibido en Comodato a Cesión a Título Gratuito. se evidenció la aplicación de métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del Sistema Integrado de Gestión, y su medición, los cuales no demuestran la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados (eficacia) así como el manejo de los recursos disponibles (eficiencia) y el seguimiento y la medición del impacto (efectividad), tal como se verificó en las siguientes situaciones: Seguimiento y Supervisión de Contratos.

AIMPA1.P5 Gestión SIGE2014- Administrativa VA079

-Sin los informes de supervisión bimestrales. Ej. Contratos de servicios de transporte Números: 909 de 2013, 496 y 502 de 2014; contrato de mantenimiento de vehículos No.511 de 2014. Regional - Sin evidencia de la solicitud de informes al contratista por parte del supervisor. Ej. Contratos de servicios de transporte números: 909 de 2013, 496 y 502 de 2014. Regional - Sin presentación del informe final de actividades por parte del contratista a la terminación del contrato. Ej. Contrato de servicio de transporte número: 909 de 2013. regional - Sin evidencia de los recibos de pago de la seguridad social de los trabajadores a cargo de los contratistas al igual que el pago de aportes parafiscales. Ej. Contratos de servicios de transporte números: 909 de 2013, 496 y 502 de 2014; contrato de mantenimiento de vehículos 511 de 2014 y contrato para el suministro de almuerzos para servidores públicos del ICBF, que laboran en las instalaciones del Centro Zonal Suroriental número 489 de 2014. Regional - Sin evidencia del cronograma acordado con el contratista, el cual se encuentra como obligación especifica en el contrato de mantenimiento de vehículos número 511 de 2014. Regional - Sin incluir las especificaciones, marcas y referencias de los repuestos objetos del mantenimiento según lo evidenciado en la factura No. 7270 del 13 agosto de 2014, correspondiente al contrato de mantenimiento de vehículos número 511 de 2014. Regional No se evidenció la aplicación de métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del Sistema Integrado de Gestión, y su medición, los cuales no demuestran la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados (eficacia) así como el manejo de los recursos disponibles (eficiencia) y el seguimiento y la

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE medición del impacto (efectividad), tal como se verificó en las siguientes situaciones: Convenios pendientes de legalizar. La cuenta contable 16150101 construcciones en curso edificaciones presenta un saldo con corte a agosto 31 de Agosto de 2013 por valor de $ 17.204.980.199 correspondientes a los convenios números. 62,98, 187, 200951 de 2009; contrato 131, convenios 40, 60, 81 de 2010, convenios 103, 91, 271, 501, 517, 519, 525 de 2011 y convenios 2428, 3330, 3322, 3333, 3374 de 2012, pendientes de legalizar. Regional AIMPA2 Gestión SIGE2014- Jurídica VA080

No se evidenció la aplicación de métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del Sistema Integrado de Gestión, y su medición, los cuales no demuestran la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados (eficacia) así como el manejo de los recursos disponibles (eficiencia) y el seguimiento y la medición del impacto (efectividad), tal como se verificó en las siguientes situaciones: PAGOS DE SENTENCIAS Y CONCILIACIONES: - Se toma muestra Según reporte de la Coordinación jurídica se efectuó el pago de las siguientes sentencias: Reparación directa segunda instancia 0029-2010, sentencia 050 del 21 de febrero de 2013, Tribunal Contencioso Administrativo del Valle del Cauca- Radicación No. 76147333100120100029101demandantes: c.c 16233852. c.c 1112763873; c.c 111128, c.c 31.413748: c.c 42023408- demandado ICBF- declara administrativa extracontractual y patrimonial responsable. Al ICBF por los daños antijurídicos ocasionados a los demandantes con ocasión de la muerte del menor de edad el 19 de junio de 2008 por $206.000.000.

AIMPA2 Gestión SIGE2014- Jurídica VA081

- Tribunal Contencioso Administrativo del Valle en providencia No. 85 del 29 de julio de 2014, confirma sentencia de primera instancia de fecha 20 de mayo de 2014, proferida por el Juzgado Sexto administrativo de Descongestión del Circulo Judicial de Cali- se declaró la nulidad de las resoluciones que declararon deudor a la entidad CARVAJAL por concepto de aportes parafiscales a favor de los últimos- expediente No. 2012-0042 oficio S-2014-2192976002014 del 16 de octubre donde se solicita traslado presupuestal pago sentencias y conciliaciones por cobro indebido de parafiscales con radicación No. 2012-0042-interpuesto por CARVAJAL- no se evidencia liquidación del pago que se debe hacer a la empresa en mención. No se evidenció la aplicación de métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del Sistema Integrado de Gestión, y su medición, los cuales no demuestran la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados (eficacia) así como el manejo de los recursos disponibles (eficiencia) y el seguimiento y la

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE medición del impacto (efectividad), tal como se verificó en las siguientes situaciones:

AIMPE2 SIGE2014- Mejoramiento VA082 Continuo

AIMPE3 SIGE2014- Coordinación y VA083 Articulación del SNBF

AIMPM1 Gestión SIGE2014- para la Atención VA084 Integral a la Primera Infancia

- Sin impulso procesal frente al embargo por impuestos municipales, presentado en el inmueble de matrícula inmobiliaria No. 378-313, de acuerdo a la información del certificado y tradición y libertad del inmueble de fecha 13 de agosto de 2014. Regional No se evidenció que se apliquen métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del sistema integrado de gestión y su medición, como se verificó en la siguiente situación de la muestra aleatoria verificada: - Sin evidencias del cumplimiento de acciones propuestas para el tratamiento del riesgo. Ej: Proceso: mejoramiento continuo. Riesgo desarticulación del SIGE Acción: Presentación del SIGE en la ruta y en los 4 ejes. En evidencia Acta de GET del 24 enero de 2014. No se incluyó lo correspondiente a la ruta SIGE. Acción: Brindar elementos a los colaboradores específicamente en indicadores del cumplimiento de cada eje. En acta GETde 28 marzo 2014 menciona los 4 ejes pero no hacen relación los indicadores de los 4 ejes. CZ Centro No se evidenció que se realiza un seguimiento ni mide las características del servicio, para verificar que se cumplen sus requisitos, como se verificó en las siguientes situaciones encontradas: - Sin evaluación y seguimiento permanente de los procesos de articulación y desarrollo del SNBF interinstitucional. Regional No se evidenció la implementación de la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse que el servicio adquirido cumple con lo especificado en los pliegos de condiciones, en las obligaciones contractuales, o en las disposiciones aplicables, según las especificaciones establecidas para la verificación pretendida, como se evidenció en la muestra aleatoria verificada, en los siguientes aspectos: HOGAR INFANTIL - HI LACTANTE Y PREESCOLAR: - Sin evidencia del Plan de Supervisión para la modalidad Hogares Infantiles, vigencia 2013 y 2014. Ej: cz Tuluá - Sin evidencia de realización y/o envío al Grupo Jurídico de los informes de supervisión con la periodicidad establecida; Ej: Contrato No. 968/2012, solo se encontró evidencia del envío de fecha 11 de abril/2014. CZ Ladera -Reporte de asistencia de beneficiarios sin firma de la coordinadora del Hogar Infantil Ej: Reporte de asistencia de beneficiarios del mes de septiembre de 2014- Hogar Infantil LIBARDO MADRID VALDERRAMA CZ Tuluá. - Formato de consolidación de Preinscripción sin firma del profesional encargado de la revisión de focalización Ej: Hogar Infantil Sonrisitas Cto 994 de 2012 CZ Tuluá.

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

AIMPM1 Gestión SIGE2014- para la Atención VA085 Integral a la Primera Infancia

- Sin solicitud de disminución de cupos cuando se presenta bajas coberturas frecuentes; Ej: Contrato No. 26.76.12.1025 HI Gariteros, por 100 cupos, se presentan bajas coberturas frecuentes. CZ Buga - Sin seguimiento a los compromisos para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la modalidad por parte de las entidades administradoras de Hogares Infantiles Ej HI Gariteros.CZ Buga No se evidenció la implementación de la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse que el servicio adquirido cumple con lo especificado en los pliegos de condiciones, en las obligaciones contractuales, o en las disposiciones aplicables, según las especificaciones establecidas para la verificación pretendida, como se evidenció en la muestra aleatoria verificada, en los siguientes aspectos: CDI - Sin evidencia de realización y/o envío al Grupo Jurídico de los informes de supervisión. Ej: contrato 76.26.12.1033, contrato 76.26.14.013. CZ Yumbo. - Sin los cuatro (4) informes o actas de visitas técnicas al año, Ej: Contrato 76.26.12.1033 realizaron 2 visita en 2013. CZ Yumbo; CDI Institucional en el periodo 2013 y 2014 Ej: CDI Alegría Compartir, el Remanso. CZ Nororiental. - Sin evidencia que en dos de las visitas se hiciera énfasis en los aspectos administrativos. Ej: Contrato 76.26.12.1033 CZ Yumbo - Sin cumplimiento de la periodicidad en la realización de las 4 visitas (el primer mes de inicio de la atención, Segundo trimestre (2 visita), Tercer trimestre (3 visita) y Cuarto trimestre (4 visita). Ej: Contrato 76.26.12.1033 CZ Yumbo. - Sin evidencia del análisis de los resultados de las visitas de aplicación de estándares; Ej: Modalidad CDI a Dic 2013 y a agosto 2014.Cz Buenaventura - Sin evidencia de realización de la primera visita al mes de inicio de la prestación del servicio- Ej: Primera visita realizada a los cinco (5) meses al CDI Familiar Pueblo Joven, acta de fecha 06/02/2014 Contrato 672 de 2013 - CZ Ladera. - Sin evidencia de seguimiento y consolidación de saldos por no ejecución de los contratos del CDI; Ej: Vigencia 2013. CZ Palmira. - Sin evidencia de revisión a los informes técnicos, administrativos y financieros que presenta periódicamente las EAS. Ej: contrato 76.26.14.013, Contrato 76.26.14.543 CZ Yumbo. - Sin evidencia de aprobación de la redistribución interna del presupuesto inicial CDI Institucional. Ej: 76.26.14.013 .CZ Yumbo - Aprobación de presupuesto contraria al manual operativo; Ej: Operador Fundación Social y Cultural San Antonio de Padua; acta de fecha marzo 17 de 2004, se aprueba atención por salón de 25 niños. CZ Jamundí - Sin precisión de la fecha de inicio en la prestación del servicio; Ej: operador Fundación Social y Cultural San Antonio de Padua -En el formato de Información General, se registra fecha de legalización del

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE contrato 14/1/2014, fecha de inicio de actividades 31/7/2014. CZ Jamundí - Sin claridad sobre el pago del alistamiento; Ej: pago de educadoras contratadas a a partir del día 9 de enero de 2014Educadoras Yaila Peña y Emira Balanta. Operador Coomacovalle, y legalizado el pago total. CZ Jamundí CDI

AIMPM1 Gestión SIGE2014- para la Atención VA086 Integral a la Primera Infancia

- Sin evidencia de aprobación del presupuesto, previo al inicio de la prestación del servicio; Ej: EAS Fundación Social y Cultural San Antonio de Padua, Fundapre, Coomacovalle. CZ Jamundí; Contratos Nos: 76.26.14.013, 76.26.14.543, y 76.26.12.1033. CZ Yumbo - Sin claridad sobre el aporte de la Entidad Administradora de Servicios; Ej. Acta de fecha 17 de marzo de 2014 - Registra como cofinanciación el valor de $5.031.600 y en el presupuesto se registra una contrapartida de $3,000,480. CZ Jamundí - Sin inclusión de la cofinanciación de las EAS en el contrato; Ej: Fundación Social y Cultural San Antonio de Padua, Acta de fecha 17 de marzo de 2014 - Registra como cofinanciación el valor de $5.031.600. CZ Jamundí - Aprobación de presupuesto sin justificación técnica de los cambios; Ej: 1. Operador Fundación Social y Cultural San Antonio de Padua; acta de fecha marzo 17 de 2004, - Incremento del 10% del salario para 4 profesionales, incremento del salario de la Psicóloga. CZ Jamundí - Aprobación de reinversión de recursos contractuales, sin claridad en la misma; Ej: 1. Operador Fundación Social y Cultural San Antonio de Padua - Dotación de consumo- sin especificar elementos a dotar,; 2. .Operador FUNDAPRE - Aprobación de reinversión por "Material Didáctico, Gastos operativos en la ejecución, Transacciones bancarias, póliza del contrato de seguro de los niños, Dotación personal, transporte, seguimiento visita, mantenimiento y adecuaciones y ajuste a la canasta para su mejoramiento" sin especificar valores ni justificación. CZ Jamundí. No se evidenció la implementación de la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse que el servicio adquirido cumple con lo especificado en los pliegos de condiciones, en las obligaciones contractuales, o en las disposiciones aplicables, según las especificaciones establecidas para la verificación pretendida, como se evidenció en la muestra aleatoria verificada, en los siguientes aspectos: HOGARES DE BIENESTAR - Sin el denuncio ante autoridades competentes por desvío de recursos, Ej: Asociación Vereda Villa Gorgona, contrato No. 76.26.14.238 , devolvieron recursos por valor de $ 6.500.000 en 2509-2014. CZ Palmira. - Sin liberación de saldos por No ejecución; Ej: Modalidad HCB Grupales en la Vigencia 2013 CZ Palmira.

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

AIMPM3 Gestión SIGE2014- para la Atención VA087 de la Familia y Comunidades

- Sin evidencia de la verificación completa de la cobertura registrada en el RAM mensualmente - HCB .Ejm: Visitas de seguimiento MC con CC números 66751943, 79187656, 29185868,42028940, 29990193, 31491407, 20188346, 38935029,29843959. C.Z Roldanillo - Sin descuento en raciones por baja cobertura; Ej: HCB Madre comunitaria cc 38467614, visitas de seguimiento a de fecha 8 abril, 23 abril de 2014 y certificación mes de abril 2014.Cz Buenaventura. - Sin evidencia del análisis por parte del equipo de apoyo a la supervisión de los informes técnicos remitidos por los operadores. Ejm: HCB Familiar FUNOMISER, Diócesis Buenaventura Meses de mayo, junio y julio 2014.Cz Buenaventura - Sin evidencia del análisis de los resultados de las visitas de aplicación de estándares; Ej: Modalidad HCB Familiar a Dic 2013 y a agosto 2014.Cz Buenaventura; HCB diciembre 2013. . C.Z Roldanillo. . - Sin registro del total de beneficiarios en el aplicativo CUENTAME. Ej: informe de cumplimiento a agosto de 2014, el operador Bella Vista con el 87% de registro de beneficiarios. Modalidad CZ Yumbo. - Sin evidencia de los soportes de legalización de rubros con ejecución superior a lo establecidos en la canasta; Ej. Operador FUDAPRE. CZ Jamundí - Sin oportunidad en la presentación de la legalización de cuentas ej: contrato 76.26.13.687 CDI Institucional en 20 de marzo/14, se recibe informe financiero del mes de Nov/13. .CZ Palmira. - Sin evidencia de la revisión semestral de la ejecución presupuestal CDI Institucional. Ej: Contrato 76.26.12.1033, Contrato 76.26.14.013 CZ Yumbo No se evidenció que se lleve a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se verificó en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria seleccionada: FAMILIAS CON BIENESTAR: - Sin evidencia de la certificación de cumplimiento contractual de los Coordinadores de CZ Tuluá y Palmira para el pago del segundo desembolso del contrato 76.26.14.500 del 28 de Abril/14 con Fundación FES. CZ Buga. - Sin evidencia de la cesión de cupos del CZ Tuluá y Palmira en Solicitud de traslado de cupos del 76.26.14.500 para el CZ Buga. - Justificación de traslado de cupos sin fecha del CZ Buga. - Sin cumplimiento de la totalidad de los agentes educativos de acuerdo al número de familias, faltan 6 Agentes educativos por contratar. CZ Buga, - No se evidencia que el plan de formación familiar y comunitario se ajuste a la realidad de las familias, CZ contrato 76.26.14.500 . CZ Buga. - Documentos de legalización de cuentas del contrato 76.26.14.500 sin logo de la entidad contratada, sin firma y sin datos consistentes Ej: legalización del primer desembolso.CZ Buga.

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE AIMPM2 Gestión SIGE2014- para la Promoción VA088 y Prevención para la Protección Integral de la Niñez y la Adolescencia

No se evidenció la implementación de la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse que el servicio adquirido cumple con lo especificado en los pliegos de condiciones o en las disposiciones aplicables, según las especificaciones establecidas para la verificación pretendida, como se evidenció en la muestra aleatoria verificada, en los siguientes aspectos: GENERACIONES CON BIENESTAR

AIMPM4 Gestión SIGE2014- para la Nutrición VA089

- Sin evidencia de análisis y monitoreo de los resultados de las visitas de seguimiento y supervisión realizadas por los centros zonales; Ej: visitas realizadas en la vigencia 2014. Grupo Ciclos de Vida y Nutrición. Regional - Sin evidencia de monitoreo a la ejecución de la modalidad Generaciones con Bienestar; Ej: Vigencia 2014 Grupo Ciclos de Vida y Nutrición. Regional - Sin evidencia de monitoreo a la aprobación de los ciclos de menúsGrupo Ciclos de Vida y Nutrición. Regional. - Incumplimiento al Parágrafo Primero de la Cláusula Novena: Desembolso de los Aportes, Contrato de aporte 762613.906 suscrito con la corporación Universitaria Autónoma del Cauca: "...Los periodos de corte serán mes calendario (día 1 de cada mes hasta día 30 de cada mes)..." Ej: Con fecha 21/4/2014 el operador anexa certificado Ene. Feb. Y Mar. 2014 por valores $7'995.576, 31'493.345 y $310669.376; el 19 de marzo anexa abril $31'454.238. CZ Suroriental No se evidenció la implementación de la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse que el servicio adquirido cumple con lo especificado en los pliegos de condiciones o en las disposiciones aplicables, según las especificaciones establecidas para la verificación pretendida, como se evidenció en la muestra aleatoria verificada, en los siguientes aspectos: RECUPERACION NUTRICIONAL AMBULATORIA Sin evidencias del seguimiento a obligaciones contractuales de la modalidad Recuperación Nutricional Ambulatoria, Contratos No. 483/2013 y 406/2014. Ej: Obligación "Presentar al supervisor del contrato..... Informes financieros, contables y de gestión sobre el avance ejecución del contrato con sus respectivos soportes. El informe de gestión incluye aspectos administrativos, legales, técnicos y de ejecución presupuestal; Ejemplo: informe de gestión de los meses de abril, mayo, junio, julio, agosto y septiembre de 2014. Grupo Ciclos de Vida y Nutrición. Regional Obligaciones referentes a las actividades complementarias. " .... Realizar actividades de educación alimentaria y nutricional en cada entrega de los paquetes"; Ej vigencias 2013 y 2014, actas de fecha 7 de marzo de 2013, y 4 de marzo de 2014.Grupo Ciclos de Vida y Nutrición. Regional - Sin evidencia de formulación del plan de supervisión. Grupo Ciclos de Vida y Nutrición. Regional

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

AIMPE2 SIGE2014- Mejoramiento VA090 Continuo

- Sin información de los resultados de las visitas domiciliarias realizadas por el operador del programa Recuperación Nutricional Ambulatoria Grupo Ciclos de Vida y Nutrición. Vigencia 2013 y 2014 - Regional y CZ Jamundí - Sin evidencia de resultados del seguimiento estado nutricional de los beneficiario del programa RNA, con la periodicidad establecida, Ejemplo informe SSN año 2013.Grupo Ciclos de Vida y Nutrición. Regional. - Sin resultados del Seguimiento Nutricional de los niños y niñas Beneficiarios del programa RNA; Ej: Vigencia 2014 - CZ Jamundí. - Inicio tardío en la prestación del servicio. Ej. Vigencia 2014. El contrato es de fecha de enero e inicio la prestación del servicio en el mes de abril/14. CZ Jamundí No se evidenció que se mejore continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión mediante el uso de la política de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorías internas, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección, como se verificó en las siguientes situaciones: - Sin formulación de acciones preventiva y correctivas producto del seguimiento a los procesos de Primera Infancia, Niñez y Adolescencia y Familias con Bienestar. Grupo Ciclos de Vida y Nutrición. Regional - Sin desarrollo sistemático de AC, AP, SNC y NCS. para la vigencia 2014 CZ Suroriental; CZ sur; CZ Jamundí; CZ Cartago; CZ Yumbo - Sin formulación de acciones de mejora efectivas derivadas del seguimiento y medición de procesos cuando no se alcancen los resultados planificados.CZ sur

AIMPE2 SIGE2014- Mejoramiento VA091 Continuo

Se retoma en lo que aplique los hallazgos AISIGE2012-VA-007 SE RETOMA EN LO QUE APLIQUE LOS HALLAZGOS AISIGE2012-VA-024 No se evidenció que se mejore continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión mediante el uso de la política de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorías internas, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección, como se verificó en las siguientes situaciones: - Sin formulación de acciones preventiva y correctivas producto del seguimiento a los procesos de Primera Infancia, Niñez y Adolescencia y Familias con Bienestar. Grupo Ciclos de Vida y Nutrición. Regional - Sin desarrollo sistemático de AC, AP, SNC y NCS. para la vigencia 2014 CZ Suroriental; CZ sur; CZ Cartago, CZ Yumbo - Sin formulación de acciones de mejora efectivas derivadas del seguimiento y medición de procesos cuando no se alcancen los resultados planificados.CZ sur - No se observó el desarrollo sistemático de Acciones Preventivas y Correctivas. CZ Jamundí.

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

AISIGE2014VA092 AISIGE2014VA093

MPE2 Mejoramiento Continuo MPA1.P1 Gestión Administrativa

AIMPA1.P1 SIGE2014- Gestión VA094 Administrativa

Se retoma en lo que aplique los hallazgos AISIGE2012-VA-007 SE RETOMA EN LO QUE APLIQUE LOS HALLAZGOS AISIGE2012-VA-024 La entidad no evidenció el desarrollo sistemático de Acciones Preventivas, para eliminar las causas de no conformidades potenciales y prevenir su ocurrencia.CZ Nororiental. No se evidencia controles operacionales efectivos relacionados con el Eje Ambiental en las siguientes situaciones de orden y aseo, (Ver carpeta Orden y Aseo ambiental) - sin evidencia del mantenimiento preventivo de aires acondicionados (R. Valle y Centros Zonales). -Tóneres de impresoras en lugares inadecuados, sin la debida protección e identificación (R. Valle y Centros Zonales). -RAEE´S Pantallas de Computadores, Periféricos, Mouse, Teclados, almacenados de forma desorganizada y sin lista de verificación. (R. Valle). -Cuarto de químicos desorganizado con elementos en el suelo y sin hojas de seguridad publicadas. (CZ Nororiental, CZ Centro, CZ Jamundí, CZ Ladera y CZ Buga). -Falta de señalización Cuarto de Almacenamiento de Residuos. (CZ Centro). -Elementos que no deben hacer parte del Botiquín. Ej. Termómetros de Mercurio (CZ Centro- R. Valle). -Medicamentos Vencidos en Botiquines (ISODINE) (CZ Sur y CZ Tuluá). -Sitio de almacenamiento de residuos se encuentran en los baños y/o oficinas (CZ Tuluá). -Presencia de productos químicos (ACPM) cerca de la planta eléctrica sin fichas de seguridad y sin seguridad perimetral (CZ Buga) No se evidencia controles operacionales efectivos relacionados con el Eje Ambiental en las siguientes situaciones: INFRAESTRUCTURA

AIMPA1.P1 SIGE2014- Gestión Humana VA095

-Casino (sin trampa de grasa, sin campana de extracción de olores, elementos en el suelo (utensilios) (R. Valle). -Realizar mantenimiento de flujometros de los baños (R. Valle). -Los baños para usuarios y funcionarios no tiene sistemas ahorradores de agua. (R. Valle y Centros Zonales). -Adecuación de las áreas destinadas como unidad técnicas de aseo (R. Valle). -Adecuación de las áreas de almacenamiento central y unidades técnicas de aseo del edificio (R. Valle). -Mantenimiento preventivo red contra incendios, tanque de almacenamiento de agua ( Piscina ) Cz Centro No se evidencio publicado el plano de rutas de evacuación en los siguientes centros zonales: -Cz Nororiental el plano No aparece publicado -Cz Centro el plano No aparece publicado

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

AIMPA1.P1 SIGE2014- Gestión Humana VA096

-Cz Suroriental el plano se debe ajustar según la normatividad -Cz Ladera el plano No aparece publicado No se evidencia control operacional efectivo relacionado con el eje de seguridad industrial y salud ocupacional en las siguientes situaciones de orden y aseo, ( Ver carpeta Orden y Aseo S&SO )

AIMPA1.P1 SIGE2014- Gestión Humana VA097

- Carpa institucional expuesta a la intemperie, soportes y barandas oxidadas. Cz Sur - Mobiliario en salida de emergencia Cz ladera - Material de archivo en Oficinas R valle, Cz Suroriental, Cz Nororiental, Archivo central sin organización Cz Suroriental, Archivo bajo las escaleras Cz Nororiental, Cz Tuluá -Elementos innecesarios en oficinas - Ej. materas, veladoras, afiches - Regional Valle, C zonales -Acumulación inadecuada de elementos Bodega de inserviblesRegional Valle -Almacenamiento de elementos químicos de forma inadecuada -Cz Ladera Cz Jamundí -Se solicita retirar silla de atención al usuario por daño en el espaldar Cz Jamundí - señalización área de trabajo Cz Tuluá -Sin señalización para ingresar al archivo - Cz Palmira -elementos metálicos ubicados en el parqueadero - Cz Palmira -elementos ubicados en alturas peligrosas Cz Cartago o se evidencio control operacional efectivo relacionado con el eje de seguridad industrial y salud ocupacional por las siguientes situaciones. INFRAESTRUCTURA - Cables sin la debida protección Ej: Casino Regional Valle -Tomacorriente sobrecargado Ej. Cz Jamundí - Escaleras sin antideslizante en Cz ladera - Cz centro Cz Nororiental, Cz Centro Cz Palmira -las escaleras no cuentan con barandas Cz Palmira - Baños fuera de servicio Cz Sur, 1 er piso hombres, Regional Valle, 2 piso Cz Nororiental, Baño primer piso de funcionarios con evidente riesgo de caída y riesgo eléctrico Cz Centro, Baño de funcionarios con escape de agua Cz Yumbo - Rampa de ingreso a personas en situación de Discapacidad sin barandas. R Valle, el piso de la entrada de personas con Discapacidad no está nivelado Cz Suroriental - Hacinamiento laboral Cz Suroriental, Cz Nororiental Oficina Jurídica Regional Valle, Cz Sur Cz Tuluá - Estrés térmico por altas temperaturas Cz Sur Cz Nororiental, Cz Jamundí Cz Buga, Cz Palmira -Humedad en pared de oficinas Cz Sur, oficina Coordinación Cz Buga, oficina defensor de familia Cz Palmira -Humedades por bajantes de Aire Acondicionado Regional Valle, en techo Cz Ladera - Se observó deterioro en el cielo Razo ( faltan laminas) R Valle, Auditorio Cz Nororiental, techo exterior en mal estado del Cz Yumbo

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

AIMPA1.P1 SIGE2014- Gestión Humana VA098

AIMPA1.P1 SIGE2014- Gestión Humana VA099

AISIGE2014VA100 AISIGE2014VA101

MPA6 Gestión Tecnológica MPA6 Gestión Tecnológica

AIMPA6 Gestión SIGE2014- Tecnológica VA102

- Falta reja de seguridad en la terraza del Cz Centro - Piso oficina Defensor de familia en mal estado Cz Nororiental -Puerta descolgada Oficina de Psicólogo, Vidrio ventana defensor partido Cz Nororiental, Oficina Defensor de familia sin puerta Cz Yumbo -Luminarias en mal estado ( oficina asuntos conciliables ) Cz Suroriental -Falta de iluminación baño de usuarios Cz Cartago -Grieta en paredes y muros de la oficina de Defensor Cz Suroriental, Cz Tuluá -Adecuación del piso de la entrada vehicular R valle -faltan Sillas ergonómicas R valle C zonales -se solicita colocar seguridad perimetral a la planta eléctrica Cz Tuluá -parqueadero sin demarcación Cz Palmira La entidad no planifica su respuesta ante emergencias, se debe tener en cuenta el seguimiento según la periodicidad de las inspecciones de seguridad, de las partes interesadas, por cuanto se evidenciaron las siguientes situaciones: -Falta señalización de equipos de emergencia Cz Cartago -Extintores ubicados en lugares poco visibles ( Cz ladera ) -Extintor Descargado ( Cz Nororiental ) - Extintor Sobrecargado ( Cz ladera) se recomienda reubicar el que está cerca al archivo por uno de agua a presión. -No se evidencia mantenimiento a los gabinetes y equipos contra incendios Cz centro - R valle -Salida de emergencia sellada Cz Sur oriental -Reubicación de botiquín Cz Nororiental -falta señalización de salidas de emergencia Cz Buga --Reubicación de camilla Cz Tuluá No hay evidencia la realización de los exámenes médicos ocupacionales de egreso para servidores públicos como se muestra a continuación: Los servidores públicos identificados con cedula de ciudadanía 12.910.520, c.c 14883617, cc 25153258 no presentan exámenes ocupacionales de egreso.(Regional) Sin revisión de la eficacia de los controles establecidos en la Declaración de Aplicabilidad con respecto a aquellos identificados en el análisis de riesgos de la Regional Valle y sus Centros Zonales La Regional no identificó claramente la totalidad de los activos de información importantes como se evidenció en los siguientes casos: - No se incluyó la planta eléctrica dentro del inventario de activos de información con fecha de actualización de 24/07/2014. Ej.: C.Z. Centro, C.Z Tuluá, C.Z. Buga. - No se incluyó Activos de hardware (servidores) dentro del inventario de activos. Regional, Ej. C.Z. Nororiental, Centro, Ladera Sin evidencia de la aplicación del esquema de clasificación para el etiquetado de la información establecido por la entidad. Ej.: Los correos electrónicos y archivos enviados al auditor durante el

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

AIMPA6 Gestión SIGE2014- Tecnológica VA103

AIMPA1.P1 SIGE2014- Gestión Humana VA104

AIMPA1.P5 Gestión SIGE2014- Administrativa VA105

AIMPA1.P5 Gestión SIGE2014- Administrativa VA106

AIMPA6 Gestión SIGE2014- Tecnológica VA107

AIMPA1.P5 Gestión SIGE2014- Administrativa VA108

ejercicio de auditoria, no tienen la rotulación de acuerdo a la clasificación como son Reservada, Confidencial, uso interno o publica establecida en la guía G10 MPA6. Regional Valle y Centros Zonales Sin reporte oportuno al proceso Gestión Tecnológica para la desactivación temporal o definitiva de los usuarios que tienen acceso a los servicios de red, tal como se identificó en los siguientes casos: - Cuentas de usuario activas para personas que ya no tienen vínculo laboral con la entidad. Ej: C.C.: 12910520 (10/09/2013), 14875235 (03/01/2014), 14883617 (12/12/2013), 14966499 (12/08/2014), 79047509 (16/08/2013), 82383130 (10/01/2013), 94470882 (18/12/2013). Regional Valle Sin reporte oportuno al proceso Gestión Tecnológica para la desactivación temporal o definitiva de los usuarios que tienen acceso a los servicios de red, tal como se identificó en los siguientes casos: - Cuentas de usuario activas para personas con novedades como vacaciones o licencia. Ej: C.C: 67016054, 6349996, 29818271, 52425012, 29809537, Regional Valle - Cuentas de usuario activas para personas que ya no tienen vínculo laboral con la entidad. Ej: C.C.: 12910520 (10/09/2013), 14875235 (03/01/2014), 14883617 (12/12/2013), 14966499 (12/08/2014), 79047509 (16/08/2013), 82383130 (10/01/2013), 94470882 (18/12/2013). Regional Valle Se evidenció controles de acceso deficientes de acuerdo a las siguientes situaciones: - No se registró los computadores portátiles del equipo auditor al momento del ingreso a las instalaciones de la Regional. - No se realiza la inspección de las maletas y bolsos de visitantes al ingreso o salida de las instalaciones. Ej.: Perdida de equipo portátil Regional Valle. - Por parte del personal de vigilancia no se realiza monitoreo de la señal emitida por las cámaras de seguridad ya que las pantallas se encuentran ubicadas en los centros de cableado. Ej. Regional, C.Z. Nororiental, C.Z. Suroriental, C.Z. Centro, C.Z. Ladera, C.Z. Sur. Sin protección física contra desastres naturales, ataques maliciosos o accidentes como se evidenció en los siguientes casos: - Sin extintores de Solkaflam aledaños al Centros de Cableado y o cuarto de UPS. Ej.: C.Z. Sur. - Zonas de archivo y oficinas expuestas a riesgos eléctricos, humedad o acceso físico no autorizado. Ej: C.Z. Sur, C.Z. Nororiental, C.Z. Buga. C.Z. Yumbo Sin evidencia de que se evite la divulgación, modificación, retiro o destrucción no autorizados de información almacenada en los medios: - No se está ejecutando el procedimiento para la Gestión de medios removibles. Regional Valle y Centros Zonales Se evidencio diferencias entre la hora de grabación de las diferentes cámaras de seguridad ya que existen horas diferentes para una grabación realizada en un mismo momento. Regional Valle

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE AIMPA6 Gestión SIGE2014- Tecnológica VA109

AIMPA6 Gestión SIGE2014- Tecnológica VA110

Sin control de restricción de instalación de software en los computadores de los usuarios, se evidencio que tienen privilegios de administrador lo que les permite acceder a realizar cambios en los programas del equipo. EJ. Oficina de Recaudo, Contabilidad, Administrativa y Jurídica de la Regional Valle No se evidencia la implementación de la política sobre el uso de controles criptográficos para la protección de la información. Ej.: En la Regional y Centros Zonales

OPORTUNIDADES DE MEJORA

Op. Mejora 1

Macroproceso/ Proceso MPA1.P1 Gestión Humana

2

MPA1.P5 Gestión Administrativa

3

MPA6 Gestión Tecnológica

4

MPA1.P1 Gestión Humana

Hallazgo Revisar las cargas laborales del Centro Zonal teniendo en cuenta la demanda de servicios, a fin de garantizar la óptima prestación del servicio a los usuarios. CZ Nororiental Incluir dentro de los planes de continuidad del negocio la implementación de una planta con el fin de garantizar la disponibilidad de la información y evitar que la prestación del servicio se interrumpa debido a fallas prolongadas del servicio eléctrico en la Regional y Centros Zonales. Realizar un inventario de los equipos de cómputo que no se están utilizando y que se encuentran almacenados con fin de que se pueda identificar claramente el estado y capacidad de cada uno de estos. Fortalecer las Campañas de prevención y control de farmacodependencia, alcoholismo, tabaquismo.

Resumen – Hallazgos/AC y AP/ Responsables de su implementación.

ACCIONES CORRECTIVAS - PLAN DE MEJORAMIENTO AUDITORÍA INTERNA OCT. 2014 No.

AC No.

PROCESO(s) OPERATIVOS

Responsable (s) implementar AC

AI-SIGE2014-VA001

5088

Coordinadora Grupo ACVN

AI-SIGE2014-VA002

5089

MPM1 Gestión para la Atención Integral a la Primera Infancia MPA1.P5 Gestión Administrativa

AI-SIGE2014-VA003

5090

MPA2 Gestión Jurídica

Coordinadora Grupo Jurídico

AI-SIGE2014-VA004

5091

MPA5 Gestión de Servicio y Atención

Profesional Oficina Gestión Servicios y Atención Regional

Coordinadora Grupo Administrativo

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE AI-SIGE2014-VA005

5092

MPM5.P3 Gestión de Responsabilidad Penal

Coordinadora Grupo Protección

AI-SIGE2014-VA006

5093

Coordinadora Grupo Administrativo

AI-SIGE2014-VA007

5094

MPM1 Gestión para la Atención Integral a la Primera Infancia MPM5.P1 Gestión Restablecimiento de Derechos MPE1 Direccionamiento Estratégico

AI-SIGE2014-VA008 5095

Coordinadora Grupo Administrativo

Coordinadora Centro Zonal Palmira

AI-SIGE2014-VA009

5096

MPA1.P1 - Gestión Humana

Maria Alicia Naranjo Meza

AI-SIGE2014-VA010

5097

MPA1.P5 Gestión Administrativa

Coordinadora Grupo Administrativo

AI-SIGE2014-VA011

5098

MPA1.P1 - Gestión Humana

Maria Alicia Naranjo Meza

AI-SIGE2014-VA012

5099

MPA1.P5 Gestión Administrativa

Coordinadora Grupo Administrativo

AI-SIGE2014-VA013

5100

Coordinadora Grupo Protección

AI-SIGE2014-VA014

5101

MPM5.P1 Gestión Restablecimiento de Derechos MPM4 Gestión para la Nutrición

AI-SIGE2014-VA015

5102

Coordinadora Grupo ACVN

AI-SIGE2014-VA016

5103

AI-SIGE2014-VA017

5104

AI-SIGE2014-VA018

5105

MPM1 Gestión para la Atención Integral a la Primera Infancia MPM2 Gestión para la Promoción y Prevención para la Protección Integral de la Niñez y la Adolescencia MPM3 Gestión para la Atención de la Familia y Comunidades MPE1 Direccionamiento Estratégico

AI-SIGE2014-VA019

5106

MPE1 Direccionamiento Estratégico

Coordinador Grupo Planeación y Sistemas

AI-SIGE2014-VA020

5107

MPA1.P5 Gestión Administrativa

Coordinadora Grupo Administrativo

AI-SIGE2014-VA021

5108

MPE3 Coordinación y Articulación del SNBF

Profesional Oficina Coord. Y Art. SNBF. Regional

AI-SIGE2014-VA022

5109

Coordinadora CZ Yumbo

AI-SIGE2014-VA023

5110

MPM1 Gestión para la Atención Integral a la Primera Infancia MPA5 Gestión de Servicio y Atención

Coordinadora Grupo ACVN

Coordinadora Grupo ACVN

Coordinadora Grupo ACVN

Coordinadora CZ Yumbo

Profesional Oficina Gestión Servicios y Atención Regional

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE AI-SIGE2014-VA024

5111

MPA5 Gestión de Servicio y Atención

Profesional Oficina Gestión Servicios y Atención Regional

AI-SIGE2014-VA025

5112

MPA5 Gestión de Servicio y Atención

Profesional Oficina Gestión Servicios y Atención Regional

AI-SIGE2014-VA026

5113

MPA5 Gestión de Servicio y Atención

Profesional Oficina Gestión Servicios y Atención Regional

AI-SIGE2014-VA027

5114

MPA1.P6 Gestión Contratación

Coordinadora Grupo Jurídico

AI-SIGE2014-VA028

5115

MPA1.P6 Gestión Contratación

Coordinadora Grupo Jurídico

AI-SIGE2014-VA029

5116

MPA1.P6 Gestión Contratación

Coordinadora Grupo Jurídico

AI-SIGE2014-VA030

5117

MPA1.P6 Gestión Contratación

Coordinadora Grupo Jurídico

AI-SIGE2014-VA031

5118

MPA1.P5 Gestión Administrativa

Diana Marcela Velasco

AI-SIGE2014-VA032

5119

Coordinadora Grupo Jurídico MPA1.P6 Contratación

Gestión

AI-SIGE2014-VA033

5120

MPEV2 Aseguramiento a Estándares

Coordinadora Grupo Jurídico

AI-SIGE2014-VA034

5121

MPEV2 Aseguramiento a Estándares

Profesional Oficina Aseguramiento a Estándares Regional

MPEV2 Aseguramiento a Estándares

Coordinadora Grupo Jurídico

AI-SIGE2014-VA035 5122 AI-SIGE2014-VA036

5123

MPEV2 Aseguramiento a Estándares

Profesional Oficina Aseguramiento a Estándares Regional

AI-SIGE2014-VA037

5124

MPEV2 Aseguramiento a Estándares

Profesional Oficina Aseguramiento a Estándares Regional

AI-SIGE2014-VA038

5125

MPEV2 Aseguramiento a Estándares

Profesional Oficina Aseguramiento a Estándares Regional

AI-SIGE2014-VA039

5126

MPEV2 Aseguramiento a Estándares

Profesional Oficina Aseguramiento a Estándares Regional

AI-SIGE2014-VA040

5127

MPEV2 Aseguramiento a Estándares

Profesional Oficina Aseguramiento a Estándares Regional

AI-SIGE2014-VA041

5128

MPEV2 Aseguramiento a Estándares

Profesional Oficina Aseguramiento a Estándares Regional

AI-SIGE2014-VA042

5129

MPEV2 Aseguramiento a Estándares

Coordinadora Grupo Protección

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE AI-SIGE2014-VA043

5130 MPEV2 Aseguramiento a Estándares

AI-SIGE2014-VA044

5131 MPEV2 Aseguramiento a Estándares

Profesional Oficina Aseguramiento a Estándares Regional Profesional Oficina Aseguramiento a Estándares Regional

AI-SIGE2014-VA045

5132

MPA1.P5 Gestión Administrativa

Diana Marcela Velasco

AI-SIGE2014-VA046

5133

MPEV2 Aseguramiento a Estándares

Coordinadora Grupo Jurídico

AI-SIGE2014-VA047

5134

Coordinadora Grupo ACVN

AI-SIGE2014-VA048

5135

AI-SIGE2014-VA049

5136

AI-SIGE2014-VA050

5137

MPM1 Gestión para la Atención Integral a la Primera Infancia MPM3 Gestión para la Atención de la Familia y Comunidades MPM5.P1 Gestión Restablecimiento de Derechos MPE2 Mejoramiento Continuo

AI-SIGE2014-VA051

5138

Coordinadora Grupo ACVN

AI-SIGE2014-VA052

5139

AI-SIGE2014-VA053

5140

AI-SIGE2014-VA054

5141

AI-SIGE2014-VA055

5142

AI-SIGE2014-VA056

5143

MPM1 Gestión para la Atención Integral a la Primera Infancia MPM1 Gestión para la Atención Integral a la Primera Infancia MPM1 Gestión para la Atención Integral a la Primera Infancia MPM1 Gestión para la Atención Integral a la Primera Infancia MPM3 Gestión para la Atención de la Familia y Comunidades MPM4 Gestión para la Nutrición

AI-SIGE2014-VA057

5144

MPM5.P3 Gestión de Responsabilidad Penal

Coordinadora CZ Tuluá

AI-SIGE2014-VA058

5035

MPM5.P3 Gestión de Responsabilidad Penal

Coordinadora CZ Centro

AI-SIGE2014-VA059

5036

MPM5.P3 Gestión de Responsabilidad Penal

Coordinadora CZ Centro

AI-SIGE2014-VA060

5037

MPM5.P2 Gestión de Adopciones

Coordinadora Grupo Protección

Coordinadora Grupo ACVN

Coordinadora CZ Buenaventura

Coordinadora CZ Jamundí

Coordinadora Grupo ACVN

Coordinadora Grupo ACVN

Coordinadora Grupo ACVN

Coordinadora Grupo ACVN

Coordinadora Grupo ACVN

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE AI-SIGE2014-VA061

5038

MPM5.P1 Gestión Restablecimiento de Derechos MPM5.P1 Gestión Restablecimiento de Derechos MPM5.P1 Gestión Restablecimiento de Derechos MPM5.P1 Gestión Restablecimiento de Derechos MPM5.P1 Gestión Restablecimiento de Derechos MPA1.P5 Gestión Administrativa

Coordinadora Grupo Protección

AI-SIGE2014-VA062

5039

AI-SIGE2014-VA063

5040

AI-SIGE2014-VA064

5041

AI-SIGE2014-VA065

5042

AI-SIGE2014-VA066

5043

AI-SIGE2014-VA067

5044

MPA1.P5 Gestión Administrativa

Diana Marcela Velasco

AI-SIGE2014-VA068

5045

MPM4 Gestión para la Nutrición

Coordinadora Grupo ACVN

AI-SIGE2014-VA069

5046

MPA5 Gestión de Servicio y Atención

Profesional Oficina Gestión Servicios y Atención Regional

AI-SIGE2014-VA070

5047

MPA1.P2 Gestión Financiera

Coordinadora Grupo Financiero

AI-SIGE2014-VA071

5048

MPA1.P1 - Gestión Humana

Coordinadora Grupo Administrativo

AI-SIGE2014-VA072

5049

MPA1.P2 Gestión Financiera

Coordinadora Grupo Financiero

AI-SIGE2014-VA073

5050

MPA1.P2 Gestión Financiera

Coordinadora Grupo Financiero

AI-SIGE2014-VA074

5051

MPA1.P2 Gestión Financiera

Coordinadora Grupo Financiero

AI-SIGE2014-VA075

5052

MPA1.P2 Gestión Financiera

Coordinadora Grupo Financiero

AI-SIGE2014-VA076

5053

MPA1.P5 Gestión Administrativa

Coordinadora Grupo Administrativo

AI-SIGE2014-VA077

5054

MPA1.P5 Gestión Administrativa

Coordinadora Grupo Administrativo

AI-SIGE2014-VA078

5055

MPA1.P5 Gestión Administrativa

Coordinadora Grupo Administrativo

AI-SIGE2014-VA079

5056

MPA1.P5 Gestión Administrativa

Diana Marcela Velasco

AI-SIGE2014-VA080

5057

MPA2 Gestión Jurídica

Coordinadora Grupo Jurídico

Coordinadora Grupo Protección

Coordinadora Grupo Protección

Coordinadora Grupo Protección

Coordinadora Cz Buga

Diana Marcela Velasco

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE AI-SIGE2014-VA081

5058

MPA2 Gestión Jurídica

Luz Karime Fernández Castillo

AI-SIGE2014-VA082

5059

MPE2 Mejoramiento Continuo

Coordinadora Cz Centro

AI-SIGE2014-VA083

5060

MPE3 Coordinación y Articulación del SNBF

Profesional Oficina Coord. Y Art. SNBF. Regional

AI-SIGE2014-VA084

5061

Coordinadora Grupo ACVN

AI-SIGE2014-VA085

5062

AI-SIGE2014-VA086

5063

AI-SIGE2014-VA087

5064

AI-SIGE2014-VA088

5065

AI-SIGE2014-VA089

5066

MPM1 Gestión para la Atención Integral a la Primera Infancia MPM1 Gestión para la Atención Integral a la Primera Infancia MPM1 Gestión para la Atención Integral a la Primera Infancia MPM3 Gestión para la Atención de la Familia y Comunidades MPM2 Gestión para la Promoción y Prevención para la Protección Integral de la Niñez y la Adolescencia MPM4 Gestión para la Nutrición

AI-SIGE2014-VA090

5067

MPE2 Mejoramiento Continuo

Coordinadora Grupo ACVN

AI-SIGE2014-VA091

5068

MPE2 Mejoramiento Continuo

Coordinador Grupo Planeación y Sistemas

AI-SIGE2014-VA092

5069

MPE2 Mejoramiento Continuo

Coordinadora Cz Nororiental

AI-SIGE2014-VA093

5070

MPA1.P1 - Gestión Administrativa

Coordinadora Grupo Administrativo

AI-SIGE2014-VA094

5071

MPA1.P1 - Gestión Administrativa

Coordinadora Grupo Administrativo

AI-SIGE2014-VA095

5072

MPA1.P1 - Gestión Humana

Coordinadora Grupo Administrativo

AI-SIGE2014-VA096

5073

MPA1.P1 - Gestión Humana

Coordinadora Grupo Administrativo

AI-SIGE2014-VA097

5074

MPA1.P1 - Gestión Humana

Coordinadora Grupo Administrativo

AI-SIGE2014-VA098

5075

MPA1.P1 - Gestión Humana

Coordinadora Grupo Administrativo

AI-SIGE2014-VA099

5076

MPA1.P1 - Gestión Humana

Diana Marcela Velasco

AI-SIGE2014-VA100

5077

MPA6 Gestión Tecnológica

Coordinador Grupo Planeación y Sistemas

Coordinadora Grupo ACVN

Coordinadora Grupo ACVN

Coordinadora Grupo ACVN

Coordinadora Grupo ACVN

Coordinadora Grupo ACVN

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE AI-SIGE2014-VA101

5078

MPA6 Gestión Tecnológica

Coordinador Grupo Planeación y Sistemas

AI-SIGE2014-VA102

5079

MPA6 Gestión Tecnológica

Coordinador Grupo Planeación y Sistemas

AI-SIGE2014-VA103

5080

MPA6 Gestión Tecnológica

Coordinadora Grupo Administrativo

AI-SIGE2014-VA104

5081

MPA1.P1 - Gestión Humana

Coordinadora Grupo Administrativo

AI-SIGE2014-VA105

5082

MPA1.P5 Gestión Administrativa

Coordinadora Grupo Administrativo

AI-SIGE2014-VA106

5083

MPA1.P5 Gestión Administrativa

Coordinadora Grupo Administrativo

AI-SIGE2014-VA107

5084

MPA6 Gestión Tecnológica

Coordinador Grupo Planeación y Sistemas

AI-SIGE2014-VA108

5085

MPA1.P5 Gestión Administrativa

Coordinadora Grupo Administrativo

AI-SIGE2014-VA109

5086

MPA6 Gestión Tecnológica

Coordinador Grupo Planeación y Sistemas

AI-SIGE2014-VA110

5087

MPA6 Gestión Tecnológica

Coordinador Grupo Planeación y Sistemas

ACCIONES PREVENTIVAS - PLAN DE MEJORAMIENTO AUDITORÍA INTERNA OCT. 2014 No.

AP No.

PROCESO(s) OPERATIVOS

Responsable (s) implementar AP

1

764

MPA1.P1 Gestión Humana

Maria Alicia Naranjo Meza

2

765

MPA1.P5 Gestión Administrativa

Coordinadora Grupo Administrativo

3

766

MPA6 Gestión Tecnológica

Coordinador Grupo Planeación y Sistemas

4

767

MPA1.P1 Gestión Humana

Maria Alicia Naranjo Meza

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

1.2 Revisiones realizadas al Sistema de Gestión de Seguridad de la Información

Como actividades desarrolladas para asegurar que el sistema de gestión de seguridad de la información, cumple con las disposiciones establecidas, se tiene implementado: 

Reporte de incidentes de seguridad: Esta actividad lo que permite es que todo incidente que se reporte a la mesa de servicio la sede Nacional realice el proceso de categorización e identifique si corresponde o afecta el CDI.



Seguridad Perimetral a los recursos Tecnológicos: Esta actividad hace referencia a todas aquellas herramientas que ayudan a proteger y brindad seguridad a nuestros recursos tecnológicos como es Proxy, Antivirus, Directorio Activo los cuales son administrados por sede nacional.



Aplicación de Controles a los activos de Información: Esta actividad hace referencia a cada uno de los controles que se aplican tanto en la regional como en Centros zonales con el fin de dar cumplimiento al CDI, entre ellos esta Contraseñas Seguras, Porte del Carnet, Bitácoras de control de acceso, Bitácora de Ingreso de Personal Interno y Externo a instalaciones, Bitácora de Ingreso de Equipos tecnológicos.

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Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE 2. Retroalimentación del Cliente

2.1 Encuestas de Satisfacción Para el segundo semestre del 2014, la Dirección de Servicios y Atención adelantó la aplicación de la Encuesta Nacional de Satisfacción, a través de la Firma Help Life LTDA. Por el Valle del Cauca participaron los centros zonales Palmira, Cartago y Jamundí. La muestra se completó con los CZ Sur (desvinculados), Ladera (generaciones) Centro (SRPA). Entre los cuales se aplicaron 436 encuestas. La encuesta se desarrolló en tres poblaciones diferentes: - Usuarios que asisten al centro zonal - NNA beneficiarios de los diferentes programas y servicios de protección - Padres/madres beneficiarios de los programas y servicios sociales - Adicionalmente la muestra incluyó a Familias beneficiarias del programa Familias

con Bienestar del 2013 - Análisis de resultados El promedio nacional de satisfacción fue del 84 % en las 4 poblaciones, y para la regional valle este promedio fue del 88%, lo que indica un alto nivel de satisfacción en general en la regional Valle. Entre las tres poblaciones encuestadas la que más satisfacción presenta es la de los padres usuarios de los programas la cual tiene un alto nivel de satisfacción en el 96.1%. La que más insatisfacción presenta es la de niños, niñas y adolescentes con un 82% lo cual puede estar asociados a las modalidades seleccionadas para este año como fue el sistema de responsabilidad penal en la modalidad de transitorios. La percepción de los usuarios que acuden al centro zonal mejoró en relación con el año anterior pasando del 73 % al 84 %. Particularmente hay percepción de menor tiempo de espera, mejor señalización y mejor uso de las carteleras informativas. - Acciones Implementadas Las oportunidades de mejora entre la población de niños, niñas y adolescentes está en la alimentación, la recreación y el acompañamiento y apoyo en momentos de tristeza. Así mismo en las condiciones del vestuario que reciben en el programa y el estado de las instalaciones. Les satisface el trato de los adultos del programa y la forma en que les enseñan. Las oportunidades de mejora entre los usuarios que acuden al centro zonal en cuanto al servicio, continúa frente al tiempo de espera en sala, la asignación de las citas, la decisión tomada con el niño y en cuanto a la infraestructura, la oportunidad de mejora está en el estado de los baños. Nota: el tiempo de espera en sala, se relaciona con la capacidad de atención del centro zonal y el número de funcionarios que atienden público, pero así mismo muchos usuarios que deben esperar tiempos prolongados en sala, corresponden a usuarios en espera de ser atendidos por las defensorías de apoyo y de verificación de derechos. (Solicitudes de Restablecimiento de Derechos (SRD) remitidos por SIM, denuncias verdaderas, NNA traídos por Policía, hospital, hogares de paso y legalizaciones de cupos de externados o intervención de apoyo.) - Dificultades Los padres usuarios de programas continúan solicitando mejorar las zonas recreativas y mayor número de agentes que atienden a los niños.

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

- Grado de Satisfacción del Cliente En general, se observó que el promedio de satisfacción entre las poblaciones encuestadas es del 88 %, lo que indica un alto nivel de satisfacción en general en la regional Valle. Lo cual en relación con el resultado del año anterior refleja aumento en el nivel de satisfacción del cliente. Requiere mejora la atención a NNA ubicados en las modalidades del sistema de responsabilidad penal. 2.2 Peticiones: (Quejas, Reclamos y Sugerencias) - Análisis de resultados En el segundo semestre de 2014, la Regional registró un total de 28.263, es decir 3100 más que en el mismo período del año inmediatamente anterior, lo que significa un aumento 12 % en el total de peticiones durante el segundo semestre del año. De estas peticiones, 88 corresponden a Quejas, 203 a Reclamos y 23 a Sugerencias. Comparativamente con el mismo semestre del año inmediatamente anterior, las quejas tuvieron una leve disminución (4 quejas menos), los reclamos aumentaron (12 reclamos más) y las sugerencias presentaron una disminución de 83 a 23 sugerencias en este semestre lo que indica una disminución significativa del 72%, demostrando esto un uso inadecuado y muy baja promoción del Buzón de sugerencias en los centros zonales.

QUEJAS CASOS

CENTRO ZONAL 20 CENTRO 15 PALMIRA 15 SURORIENTAL 8 SUR 7 NORORIENTAL 6 BUENAVENTURA 3 BUGA 3 CARTAGO 3 REG. VALLE 2 ROLDNILLO 2 YUMBO 1 TULUA 1 LADERA

MOTIVO

FUNCIONARIO DEFENSORES

55

NO DEFINIDO

16

OTROS PROF

10

COORDINADOR

7

INCUMPLIMIENTO/ EXTRALIMITACION/ ABUSO DEMORA EN LA ATENCIÓN MALTRATO AL CIUDADANO OTROS

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

37 26 15 10

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE - Mejoras Respecto a Resultados Anteriores En general, las quejas disminuyeron en este semestre en comparación con el mismo semestre del año anterior pasando de 92 a 88 quejas. Se aumentó el motivo de incumplimiento, extralimitación o abuso de funciones pasando de 27 a 37 lo que muestra un incremento significativo en este motivo de queja. Las quejas por demora en la atención pasaron al segundo lugar disminuyendo de 28 a 26. El personal sobre el que más se presentan quejas es sobre los defensores de familia en el 62% de los casos. Y los centros zonales donde más se presenta son los centros zonales Centro, Palmira y Suroriental.

RECLAMOS -

Análisis de Resultados

- Mejoras Respecto a Resultados Anteriores En relación con el segundo semestre del año anterior, lo reclamos presentaron un aumento de 12 peticiones; en este semestre se observa un cambio significativo en el ingreso de reclamaciones de los ciudadanos por procesos de restablecimiento incluyendo tramites extraprocesales pasando de 8 a 41 casos, lo que representa un incremento del 60% lo que refleja insatisfacción por las decisiones administrativas de los defensores. Los reclamos de hogares comunitarios disminuyeron de 61 a 57 aunque continúa siendo la modalidad con mayor número de reclamos. Entre los CDI y los HI alcanzan 48 reclamos. Los reclamos en el servicio al ciudadano aumentaron de 13 a 18 y en las instituciones de protección aumentaron de 5 a 11 ESTADO DE LAS QUEJAS Y LOS RECLAMOS DEL SEGUNDO SEMESTRE DE 2014, EN EL SISTEMA

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Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

PETICIONES -

Análisis de Resultados

Durante el año 2014 la Regional Valle del Cauca atendió un total de 56.401 peticiones, es decir 3.100 más que el año anterior, demostrando aumento en la atención al ciudadano. Lo anterior según reportes del SIM y otros insumos de la Dirección de Servicios y Atención sobre las Solicitudes de Ayuda Humanitaria, las cuales no reflejan el punto de atención donde se crea la petición sino donde se tramita, por lo cual no se refleja en las cifras de la regional Valle. A continuación se discriminan las peticiones por tipo de petición. Total 2do. Total 3er. Trimestre Trimestre

Total 4to. TOTAL % Trimestre VIGENCIA

Asistencia y Asesoría 572 a la niñez y la Familia

389

585

401

1.947

660

702

836

742

2.940

Petición

Total 1er. Trimestre

- Denuncias PRD - Solicitud de Restablecimiento de Derechos* DENUNCIAS Y SRD

3.5

7315 18.2 _________ 10.255

Denuncias Violencia Intrafamiliar

4

7

2

3

16

0.0

Derecho de Petición

193

159

182

147

681

1.2

4.163

3.843

3.778

3.220

15.004

26.6

2.292

2.158

2.433

2.269

9.152

16.2

Quejas

42

44

50

38

174

0.3

Reclamos

122

145

106

97

470

0.8

0

0

0

909

1.6

Información y Orientación Información y Orientación con Tramite

Atención por Ciclos de 0 Vida*

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Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

Sugerencias

7

12

12

11

42

0.1

Trámite de atención Extraprocesal

2.820

2.122

2.192

1.739

8.873

15.7

8.878

15.7

56.401

100,0

AYUDA HUMANITARIA* TOTAL

10.875

9.581

10.176

8.667

Las solicitudes de información y orientación continua siendo la mayor demanda de atención lo que implica reforzar las oficinas de servicios y atención. Las solicitudes de restablecimiento de derechos junto con las denuncias y los asuntos extraprocesales continúan siendo el motivo de atención de mayor demanda en la regional. - Acciones Implementadas: Entre el primer y segundo semestre de 2014 se implementó el reto de innovación regional el cual buscaba disminuir los tiempos de espera en sala. De este ejercicio se generó una Guía denominada protocolo de Atención para espera en sala. Este protocolo está en revisión en la dirección de servicios y atención para ser implementado en todo el país como una eureka y bitácora de la regional Valle. Se estableció el Nuevo Modelo de Atención donde se modifica la presencia de los defensores de familia y se fortalece la atención para el proceso de restablecimiento lo cual ha venido presentando una demanda en aumento. Así mismo con este modelo las oficinas de servicios y atención de los centros zonales, se deben ir cualificando con la participación de un técnico, un profesional psicosocial y un profesional en derecho o en su defecto, un judicante en derecho. - Mejoras Respecto a Resultados Anteriores: Respecto a la atención de peticiones la regional valle del cauca continúa siendo la segunda a nivel nacional en el registro de la atención. En los centros zonales de mayor demanda se ha disminuido el tiempo de espera en sala de los usuarios que acuden por información y orientación, aunque permanecen los que requieren atención por defensoría de apoyo o de restablecimiento por primera vez. se disminuyó en alguna proporción, la carga del registro escrito de peticiones en algunos centros zonales de Cali, con la promoción del reporte de los casos por la página web y el correo electrónico atenció[email protected]. Tal es el caso de las denuncias corpolatin y los reportes de algunas clínicas y hospitales. Esto disminuye los tiempos entre el ingreso de los documentos a la entidad y su registro en el SIM.

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE 3. Desempeño de los Macroproceso/procesos y Conformidad del Servicio 3.1 Desempeño de los Macroproceso/procesos:

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE MPE MACROPROCESOS ESTRATEGICOS

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MPE1-01 Porcentaje de cumplimiento meta de presidencia frente a la ejecución presupuestal compromisos MES

INDICADOR OBLIGACION

JULIO

145,94%

AGOSTO

137,97%

SEPTIEMBRE

131,27%

OCTUBRE

121,12%

NOVIEMBRE

118,86%

DICIEMBRE

105,31%

Durante todo el Segundo Semestre de la Vigencia 2014, El Indicador Porcentaje de Cumplimiento meta de Presidencia frente a la Ejecución Presupuestal Compromisos estuvo en el Nivel Óptimo de ejecución. MPE1-02 Porcentaje de cumplimiento meta de presidencia frente a la ejecución presupuestal obligaciones MES

INDICADOR OBLIGACION

JULIO

164,13%

AGOSTO

157,52%

SEPTIEMBRE

143,46%

OCTUBRE

125,44%

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

NOVIEMBRE

118,42%

DICIEMBRE

108,61%

Durante todo el Segundo Semestre de la Vigencia 2014, El Indicador Porcentaje de Cumplimiento meta de Presidencia frente a la Ejecución Presupuestal Obligaciones estuvo en el Nivel Óptimo de ejecución. MPE1-04 Porcentaje de ejecución de metas sociales de programas orientados a NNA y familias con amenaza, vulneración o inobservancia de derechos. A continuación se muestran los datos obtenidos en el periodo Julio - Diciembre de la Vigencia 2014: Datos Regional Valle Julio Numerador Denominador Ejecución Valoración 8.506 9.206 92% Adecuado Agosto Numerador Denominador Ejecución Valoración 8.428 9.206 92% Adecuado Septiembre Numerador Denominador Ejecución Valoración 8.593 9.206 93% En Riesgo Octubre Numerador Denominador Ejecución Valoración 8.712 9.206 95% Adecuado Noviembre Numerador Denominador Ejecución Valoración 8.804 9.206 96% Adecuado Diciembre Numerador Denominador Ejecución Valoración 8.724 9.206 95% Adecuado

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE

Gráficamente:

Durante el periodo de Julio a Diciembre de 2014 se ubica el indicador siempre en el rango ADECUADO, sin embargo existieron brechas que impidieron que a pesar que el indicador se ubique en adecuado no llega al 100%, de estas se tienen las siguientes novedades mes a mes: De acuerdo a los niveles evaluados en el indicador: Crítico: X