GESTION DE RIESGOS PARA EL PROCESO TRASLADO DE PACIENTES HOSPITAL CLÍNICO DR. FÉLIX BULNES CERDA Exponen: Catherine Almarza SDGC – Claudia Figueroa Encargada Gestión de Riesgos 7 de Noviembre de 2014

Procesos

Conceptos Claves

Riesgos

DEFINICIÓN DE PROCESOS Es una competencia de la organización que le agrega valor al cliente, a través del trabajo en equipo de personas, en una secuencia organizada de actividades, interacciones, estructura y recursos que trascienden a las áreas. (Dr. Juan Bravo)

RIESGOS Contingencia o proximidad de que suceda algo que tendrá un impacto en los objetivos de la organización.

ELEMENTOS G.R. ISO 31000: 2009

DIAGNOSTICO PRELIMINAR PROCESO TRASLADO DE PACIENTES

RECLAMOS DE USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS: FALTA DE SEGURIDAD Y CALIDAD EN EL PROCESO DE TRASLADOS

LEVANTAMIENTO PROCESO TRASLADO DE PACIENTES

• Se identifican como NODOS CRÍTICOS en el Proceso de Traslados de Pacientes:  Falta de comunicación entre estamentos médicos y estamento de enfermería.  Falta de comunicación y coordinación entre UGP y estamento médico.  Falta de comunicación y coordinación entre Enfermeros Clínicos de UEI y los Enfermeros de Servicios Clínicos.  Cuando Enfermera Clínica debe realizar la verificación de las condiciones clínicas que requiere el traslado, se encuentra en muchos casos, el no contar con los requisitos de seguridad adecuados, debiendo contratar servicios, para asegurar un traslado óptimo. El nodo crítico siguiente, es que no siempre las ambulancias externas están disponibles en el tiempo oportuno.  El servicio externo de ambulancias no cumple con condiciones de seguridad porque las licitaciones están a cargo de Sub- Dirección Administrativa.  El sacar personal clínico desde los servicios para acompañamiento de pacientes, provoca condiciones inseguras para la atención clínica, al tener que redistribuir personal y dejar descubierto el servicio.  Se advierte tiempos de espera irregulares y de alta espera para traslados de pacientes psiquiátricos, se deben ir con más de uno en ambulancia, perjuicios y riesgos por patología base.

GESTION DE RIESGOS – PROCESO TRASLADO DE PACIENTES

ESCALA DEL NIVEL DE EXPOSICIÓN AL RIESGO

MATRIZ DE RIESGO – PROCESO TRASLADO DE PACIENTES

PLAN DE TRATAMIENTO – PROCESO TRASLADO DE PACIENTES

PLAN DE TRATAMIENTO – PROCESO TRASLADO DE PACIENTES

Riesgos detectados

Cálculo de exposición al Riesgo

Cancelación del traslado, genera demora en oportunidad de tratamiento – aumento de días cama.

MEDIA

Caída de paciente desde la cama a la camilla o en el trayecto, exposición al riesgo ambiental, paciente atascado en el ascensor.

MAYOR

Caída del paciente en el traspaso de silla de ruedas a la camilla. (traslado desde estacionamiento a servicio)

Lesiones, descompensaciones y/o muerte del paciente o acompañante. Caída de paciente de la camilla o silla de ruedas dentro de la cabina de ambulancia – interrupción terapéutica.

MAYOR NO ACEPTABLE

NO ACEPTABLE

GASTOS TRASLADOS PAC. AMBULANCIAS PROPIAS CRITERIOS TIPO DE VEHICULO

AMBULANCIA PEUGEOT ZL – 8119 (2006)

AMBULANCIA PEUGEOT ZL – 8120 (2006)

MINIBUS HYUNDAI PD – 1830 (1996)

AMBULANCIA FORD (2012)

FURGON FIAT (traslados esterilización) (2012)

Gasto Anual Bencina

Gasto Anual Reparaciones

Gasto Anual Mantención

Gasto Anual R.H.

GASTO TOTAL

Estado

Vida útil 7ª (4)

Nº de traslados clínicos mensual

3.096.012

4.267.692

85.918

3.806.640

11.256.262

3

0

126

3.286.980

1.902.322

68.544

3.806.640

9.064.486

3

0

205

783.732

914.007

81.515

3.806.640

5.585.894

3

0

47

5.841.492

2.400.000

1.409.663

3.806.640

13.457.900

1

5

206

352.803

3.806.640

5.075.859

1

5

59

916.416

Nº de accidentes anuales

Nº de reclamos

Tº espera de traslados

2/ 3

mensual 2008 – 2011 2 en 2014

3 en lo que va de 2014

Desde 15 minutos a 3 horas

GASTOS TRASLADO PAC. AMBULANCIAS PRIVADAS NOMBRE DE EMPRESAS QUE VENDEN SERVICIOS DE TRASLADOS AL HFBC

CRITERIOS

Gasto Anual Julio 2012 – Julio 2013 $

Nº de traslados clínicos Julio 2012 – Julio 2013

Tiempo de espera para inicio de traslado

$ 87.435.745

2.095

30 minutos a 2 horas. (tiempo de espera indefinido)

Nº de accidentes anuales

Nº de reclamos

San Andrés 2: (1 con médico adentro) 2014

5 en 2014

EMPRESA Nº 1 SANTA LUCIA

EMPRESA Nº 2 COVAMA

EMPRESA Nº 3SAN ANDRES

EMPRESA Nº 4 SANTIAGO

EMPRESA Nº 5 OTROS

VALORACIÓN Alternativas

DE ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN: Gasto promedio anual

Nº traslados promedio 1 año

Valor $ promedio por 1 traslado

Compra de 1 ambulancia

$ 13.228.470

205

$ 64.529

Compra de servicios de ambulancia

$ 87.435.745

2095

$ 41.735

$ 103.031.619

1598

$ 64.475

Producción actual ambulancias propias en mal estado

Amb. Alta complejidad 4% (25) Amb.1/2 complejidad 12% (77)

UGP - Tipos de Traslados

Amb. Básica 84% (535)

TIPOS DE TRASLADOS: AMBULANCIA BASICA – AMBULANCIA MEDIANA COMPLEJIDAD - AMBULANCIA ALTA COMPLEJIDAD - AMBULANCIA MEDICALIZADAS.

Total Muestra: 2.708 traslados solicitados por UGP-2013, 637 amb. externas

DETALLE TRASLADOS PERÍODO ENERO – DICIEMBRE 2013:

Traslados Institucionales (HFBC)

Traslados Institucionales (U.E.I)

12.335

6.046

Traslados Traslados con compras con de servicios compras de externos servicios (HFBC) externos (U.E.I)

1.025

TOTAL TRASLA DOS ANUAL:

797 20.203 (100%)

TOTAL:

18.381 (90,9 %)

TOTAL:

1822 (9 %)

C O S TE O D E L A S P E R D I D DA S O D E S P E R D I C IO S D E L S I S TE M A – N O C A L I D A D Desde el punto de vista económico:

De un total de 3.693 traslados anuales: ¿CUÁNTO VALE SEGUIR REALIZANDO EL TRASLADO DE PACIENTES EN LAS ACTUALES CONDICIONES?

El HFBC pierde:

2095 = $ 41.735 – valor unitario $ 36.338.520 al año. 1598 = $ 64.475– valor unitario Se paga por cada traslado con ambulancias propias un 35% adicional ($22.740 c/u)

Desde el punto de vista de la Seguridad del Paciente:

1 paciente accidentado en un traslado:

$ 1.772.575 cama básica 1 semana. $ 3.099.908 cama crítica 1 semana. + $ exámenes imagenológicos = $ 12.504

+ $ exámenes Banco Sangre = $ 10.499 + $ Intervención Quirúrgica = $ 190.316 HFBC pierde: $ 1.985.894/ $ 3.313.227 - por accidente pac.

CONCLUSIONES DESDE LA GESTION DE RIESGOS:

 Se tomó la decisión institucional de que la Administración del Contrato y Licitación de servicios de traslados de pacientes quedé a cargo y bajo responsabilidad de la SDGC , distinguiéndose como referentes técnicos a la Gestión Mecánica y de Mantención de ambulancias al Jefe de Movilización y en el ámbito de la seguridad SDGC.  Rediseño de Protocolo de Traslados, integrando lo clínico, administrativo y aspectos mecánicos.  Mejoramiento solicitudes de traslados, formulario estandarizado, cotejo solicitudes completas y legibles.  Capacitar al personal en medidas de prevención de accidentes y a conductores en primeros auxilios.  Exigir que licitaciones sean con requisitos incorporando Ley 19.937.

CONCLUSIONES DESDE LA GESTION DE RIESGOS:

 Diseño de estudio de costos, para estimar instalación de apoyo permanente en el proceso, de personal Técnico Paramédico que dependa de UGP, para acompañamiento de traslados básicos y de esta manera no afectar el adecuado funcionamiento de lo servicios clínicos.

 Se incorpora el check list de traslados como una herramienta de control permanente para asegurar la calidad del proceso, antes, durante y después, evaluando las condiciones de seguridad del traslado, de manera estandarizado para todos los servicios clínicos, a cargo en su aplicación de un T.P. con supervisión de Enfermera Clínica a cargo del paciente.  Elaboración y postulación a Proyecto de Inversión para reposición de 2 ambulancias, con apoyo Equipo del Departamento de Planificación y Control de Gestión.

CHECK LIST : ANTES – DURANTE Y DESPUÉS DEL TRASLADO PAUTA DE COTEJO: TRASLADO EXTRAHOSPITALARIO Nombre del paciente: ________________________________ RUT: _______________ Destino del traslado: _____________________________________________________ Servicio: ________________________________________ Fecha: ________________ Nombre del evaluador: ___________________________________________________ Criterios a evaluar

SI

NO

N/A

Consultar con UGP si ambulancia está preparada según lo solicitado Brazalete de identificación corroborado con ficha clínica Ficha clínica completa y ordenada ( exámenes, rx, hoja de curva) Epicrisis de enfermería y médica si procede. Paciente en condiciones adecuadas para examen (vía venosa, ayuno, sedación, etc.) Personal que participa en el traslado es el correcto de acuerdo al riesgo de traslado del paciente.( medico, enfermera , tens) INCUBADORA de transporte con batería cargada o CAMILLA con cinturón de seguridad, arnés y barandas en alto. Equipos: Balón de oxígeno lleno, monitor transporte (con cables y cargados), bombas de infusión con batería, maletín de transporte completo y ordenado. Sistema adecuado de fijación de incubadora o camilla al móvil Existe sistema adecuado de fijación para acompañante en el móvil Se realizó examen o procedimiento Paciente fue recepcionado sin observaciones por centro receptor Registra incidentes o eventos adversos relacionados con el traslado del paciente TOTAL

%Umbral DE CUMPLIMIENTO (piloto): 80% Observaciones: ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________

FORMULARIO ESTANDARIZADO DE SOLICITUD DE TRANSPORTE

SOLICITUD DE TRANSPORTE: Tipo de Ambulancia:

BÁSICA:

MEDIANA COMPLEJIDAD:

ALTA COMPLEJIDAD:

NOMBRE USUARIO: ________________________________________________________

EDAD:________

DIAGNOSTICO : ________________________________________________________COMUNA:_______________

DESDE EL SERV: ________________________HACIA. ___________________OBJETIVO____________________________ FECHA SALIDA: __________________ HORA DE SALIDA: ____________________ HORA DE EXAMEN:____________ NOMBRE DEL SOLICITANTE: __________________________________

FECHA: ______

REQUERIMIENTOS EN EL TRASLADO

DISPOSITIVOS DEL PACIENTE

CONDICIONES ESPECIALES

SILLA

VVP

VMI

CAMILLA

CVC

DVA

INCUBADORA

OXIGENOTERA PIA

REQ.ASPIRACION

CON FAMILIAR

DRENAJE

REQ. ASISTENCIA POFESIONAL

AISLAMIENTO

BOMBA DE INFUSION

PROFESIONAL EXTERNO

MONITOR CARDIACO

SONDA FOLEY

AUTORIZACIÓN SANITARIA: EXIGENCIA LEGAL TRASLADOS CON T.P.

EXTRACTO PROYECTO DE INVERSIÓN: REPOSICIÓN 2 AMBULANCIAS

RESUMEN DE LOS MÉTODOS UTILIZADOS

1.- Diagnóstico Preliminar.

2.- Levantamiento del Proceso de Traslado de Pacientes. 3.- Implementación herramienta de Gestión de Riesgos. 4.- Costeo de la No Calidad. 5.- Elaboración e implantación del procedimiento. 6.- Elaboración y postulación Proyecto de Reposición de Ambulancias. 7.- Rediseño de la Gestión del Proceso de Traslados. 8.-Presentación Proceso de Traslados a Directiva HFBC

RESULTADOS:  Levantamiento y modelamiento visual del Proceso de Traslados, estudio multifactorial desde la : Gestión de Procesos – Gestión de Riesgos – Gestión de Satisfacción Usuaria – Costeo de la No Calidad – Mejora Continua y Gestión de Proyectos de Inversión.

 Sensibilización, toma de conciencia de equipo directivo, aprobación de financiamiento para mitigar el riesgo y entrega de solución x $ 64 millones  Elaboración de Matriz de Riesgo, calculo de exposición al riesgo y Plan de Tratamiento por Dueños de Procesos.  Rediseño del Proceso de Traslados; protocolo, check list integrado, antes , durante y después , formulario de solicitud estandarizado.

 Formación equipo de mejora continua permanente en el tiempo para el proceso de traslados, participación activa, seguimiento y monitoreo.  Cambio de administración del contrato de compra de servicios externos de transporte desde SDA a SDGC. 

Cambio en la Gestión de Traslados, instalación de nueva práctica de seguridad y calidad para los pacientes.

Equipo Dueño del Proceso de Traslados y facilitadores

Claudia Figueroa - María Eugenia Aranda – Catherine Almarza - Mariela Zúñiga – Ana María Cruzat – Lolita Sepúlveda – Sandra Astudillo