ACOMPAÑAMIENTO AL PROCESO DE DISEÑO Y FORMULACION DE PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DE LA ESAP 2009 – 2019: Eje misional de asesorías y asistencia técnica

GLENIS ROCIO QUECANO PALACIO

INFORME FINAL DE PRACTICAS ADMINISTRATIVAS

ASESOR ESAP: MAURICIO BETANCOURT Docente ESAP

ASESOR ENTIDAD: GERMAN INSUASTY MORA Jefe de la Oficina Asesora de Planeación de la ESAP

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D. C. JULIO 2009 1

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION

4

IDENTIFICACIÓN DEL TIPO DE PRÁCTICA ADMINISTRATIVA Y SU RELACION CON EL TEMA A DESARROLLAR

5

1. DESCRIPCIÓN DE LA ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

5

2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

7

3. CONTEXTO DEL PLAN DECENAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL - ORGANIZACIÓN Y AVANCES

8

4. MARCOS DE REFERENCIA

11

5. METODOLOGÍA

17

I PARTE: ANALISIS DE DOCUMENTOS DEL EJE DE ASESORIA Y CONSULTORIAS

19

6. AREAS ORGANIZACIONALES DEL EJE

19

7. PRINCIPALES DOCUMENTOS DE DIAGNÓSTICO DEL EJE

24

8. REVISIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (SGC) DE LA ESAP

40

9. IDENTIFICACIÓN DE ACTORES PRINCIPALES DEL EJE (INTERNOS Y EXTERNOS).

45

10. PREDIAGNOSTICOS DE LAS TERRITORIALES EN REFERENCIA AL EJE DE ASESORIAS Y CONSULTORIAS.

50

II PARTE: METODOLOGIA DEL TRABAJO CON ACTORES

61

11. ENCUESTA A LOS ACTORES

62 2

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

12. MESAS DE TRABAJO MULTIACTORES

70

13. FOROS SOBRE POLÍTICAS DEL EJE

71

14. CUARTILLA PARA INTRANET

75

15. RESULTADOS DE LA PRUEBA PILOTO

76

III PARTE: APLICACIÓN DE LA METODOLOGIA DEL TRABAJO CON ACTORES 16. FUENTES SECUNDARIAS: RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL

82

17. CONSIDERACIONES GENERALES

89

18. PRONÓSTICOS

103

19. POSIBLES DESAJUSTES, RELACIONES E INTEGRACIONES ENTRE LOS EJES.

104

20. LOS VÍNCULOS ESTRUCTURALES Y COYUNTURALES CON LAS CONDICIONES EXTERNAS Y DE CONTEXTO DE LA ESAP.

105

21. IDENTIFICACIONES DE PROGRAMAS, PROYECTOS Y ESTRATEGIAS

108

BIBLIOGRAFIA

111

GLOSARIO

112

3

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

INTRODUCCION

Esta propuesta de trabajo surge por el proceso de “Diseño y formulación del Plan Decenal de Desarrollo Institucional de la ESAP 2009 – 2019”, el cual tiene como fin dar apoyo a los fines propuestos por la organización, objetivos que ya están aprobados para su ejecución. Se partirá de la información generada por las diferentes actividades como son relatorías, encuentros, simposios, etc., de periodos pasados y que se encuentran pendientes por organizar y clasificar. Con dicha información ya preseleccionada y catalogada, se podrá empezar a realizar un diagnostico de los problemas que se tuvieron durante el desarrollo, donde los anteriores consultores y asesores lograron detectar y ubicar riesgos y necesidades y otros que arrojará el análisis y que posteriormente se examinaran con el fin de dar respuesta a los que específicamente tocan a todo lo concerniente con el área de consultoría y asesoría en el vasto tema de territorialidad auspiciado y asistido por todo el gremio de docencia, funcionarios y estudiantes componentes de la Escuela Superior de Administración Pública ESAP. Como uno de los objetivos principales del Plan Decenal es optimizar los procesos en general, la Escuela busca el mejoramiento continuo de toda su población, buscando el buen desempeño no solo a nivel central, sino nacional.

4

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

IDENTIFICACIÓN DEL TIPO DE PRÁCTICA ADMINISTRATIVA Y SU RELACION CON EL TEMA A DESARROLLAR

Como el tema asignado por la parte de contratación en la Escuela para realizar mi práctica es investigar e incursionar en el Conjunto de actividades que se desarrollan en el marco de procesos de asesoría y/o consultoría, teniendo en cuenta la parte central y las ramas que de ella se desprenden. Se entrará a realizar un diagnostico mirando su contexto interno y externo, basándome en la planeación prospectiva, con la participación del cuerpo docente, sus funcionarios y estudiantes de la Escuela Superior de Administración Pública ESAP. Esto nos encaminará a dar cumplimiento tanto a objetivos como a las metas propuestas por el PDDI, como es el de buscar constituir el área de consultoría y asesoría en el instrumento fundamental de la investigación, el desarrollo científico, el desarrollo tecnológico, la formación, el perfeccionamiento, la capacitación y la extensión de la administración pública en los órdenes a nivel nacional y territorial.

1. DESCRIPCIÓN DE LA ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA La Escuela Superior de Administración Pública, ESAP, fue creada por la Ley 19 de 1958 y su naturaleza jurídica es ser un Establecimiento Público del orden nacional, de carácter universitario, adscrito al Departamento Administrativo de la Función Pública, dotado de personería jurídica, autonomía académica, administrativa y financiera, patrimonio independiente, de conformidad con las normas que regulan el sector educativo en general y el servicio público de la educación superior en particular, e integra el Sector Administrativo de la Función Pública.1 El proyecto universitario PUE define que la ESAP, en tanto institución universitaria con tradición en el proceso de construcción del saber administrativo público y en tanto parte del desarrollo de la función pública, es 1

Artículo 1 del decreto 219 de 2004 5

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

la institución encargada por el Estado colombiano de formar, capacitar, inducir y actualizar servidores públicos para el servicio del Estado y de la sociedad, como también para diseñar planes, realizar estudios y asesorar a entidades públicas estatales y no estatales. Igualmente, le corresponde a la ESAP representar al Estado colombiano ante organismos internacionales y nacionales de su propio ámbito.2 Según el Artículo 58 de la ley 443 de 1998 “ La Escuela Superior de Administración Pública es el principal instrumento de investigación, desarrollo científico y tecnológico, formación, perfeccionamiento, capacitación y extensión de la Administración Pública en los órdenes nacional y territorial. En consecuencia, podrá ofrecer, en su área específica, programas en todos los niveles autorizados a las universidades, según lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 30 de 1994 y demás disposiciones aplicables de la misma Ley.” Existen cuatro ejes misionales que son el fundamento de operación de la institución y sus principales programas y proyectos de inversión: Formación, Capacitación, Asesorías y Consultorías e Investigación. La Esap cumple su misión integrando dos contextos como entidad integrante de la rama ejecutiva por ser establecimiento público del orden nacional en la cual forma parte integral del Sistema de Carrera Administrativa y del sector de la Función Pública, también hace parte del Sistema de Educación Superior por ser una institución de carácter universitario. Es la institución Universitaria de mayor cobertura a nivel nacional un 88%, estando en 29 departamentos, representados en 15 Direcciones territoriales incluidos Bogotá y San Andres y 73 Cetap´s. Atiende 9715 estudiantes de pregrado, posgrado y tecnologías a primer semestre de 2009. Se hacen en promedio 477 consultorías y/o asistencias técnicas para el año 2008 con un incremento del 854% en comparación del año 2006 en que tan solo se hicieron 50 consultorías. En Investigación es una de sus fortalezas para generar la capacidad investigativa por esto promueve grupos desde los semilleros de investigación, proyectos de investigación formativa, grupos en formación y grupos en consolidados. Además programas para jóvenes talento.

2

Proyecto Universitario De La Esap, PUE. Acuerdo No. 12 de 2002. Escuela Superior de Administración Pública. 2002. Pág. 5. 6

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

Más de 6000 servidores públicos y más de 1500 altos directivos de las entidades públicas y miembros de las corporaciones fueron capacitados en el 2008 en diferentes áreas de la gestión pública. 2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

2.1.

Objetivos Específicos

2.2.1.

Desarrollo del marco teórico e investigación documental y contextualización en la Planeación en Eje de Asesorías y Consultorías para la ESAP

2.2.2.

Elaborar el diagnóstico organizacional del eje misional de Consultorías y Asesorías del PDDI de la ESAP 2009 – 2019.

2.2.3

Apoyar la logística de la convocatoria, preparación y realización de las reuniones y encuentros que se desarrollen para la formulación del plan.

2.2.4

Apoyar en la implementación y difusión del mismo proceso, con los estudiantes, docentes y funcionarios de la ESAP.

2.2.5

En general, cumplir con las obligaciones, orientaciones y prioridades que vallan estableciéndose durante el proceso de diseño y formulación del PDDI 2009- 2019 – ESAP-.

2.3.

Resultados Esperados (Productos)

Estudio técnico financiero de la ESAP en el marco del Plan de Desarrollo institucional 2010-2019 de la ESAP, que contiene: 2.3.1

Acercamiento al diagnóstico del eje de asesorías y consultorías de la ESAP en el nivel nacional al año 2008.

2.3.2 Metodología y aplicación de Encuesta para el Diagnostico del Eje de asesorías y consultorías.

7

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

3. CONTEXTO DEL PLAN DECENAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ORGANIZACIÓN Y AVANCES El Plan Decenal de Desarrollo Institucional para la ESAP es un proceso de planeación estratégica obligatorio para las entidades que hacen parte de la estructura del Estado Colombiano, y se ha venido realizando desde mediados del año 2008, por esta razón se ha querido describir el proceso y avances obtenidos hasta el día de hoy en conjunto con todo el equipo técnico del plan, este es una aproximación al proceso. En esta se consigna las principales políticas, programas y proyectos proyectados a diez años, asi como los objetivos, metas y estrategias para la ejecución del mismo. El proceso surge de la necesidad de la formulación de un nuevo Plan de Desarrollo Institucional para la ESAP, ya que el actual tenia vigencia hasta el año 2007, sin embargo la formulación del Plan Decenal de Desarrollo Institucional comienza en el segundo semestre del año 2008 y con la Circular de la Dirección Nacional No. 0224 se extiende el plazo del Plan de Desarrollo Institucional actual hasta que se ponga en vigencia el PDDI. A continuación el proceso del PDDI en el año 2008: 3.1 Temas Organizativos  3.1.1Selección de Equipo 3.1.1.1 Conformación de grupos de acuerdo a los ejes establecidos y la metodología: 4 ejes misionales: formación, Asesorías y Consultorías, Capacitación e Investigación. 2 ejes transversales o de apoyo: Administrativo - Financiero y Jurídico 3.1.1.2 Los Grupos están conformados por: estudiante- docente (Planta y Cátedra (contrato))- Administrativo en el equipo Nacional 3.1.1.3 En las sedes territoriales se trabajan todos los ejes y se conformo un equipo de profesor – estudiante para el apoyo del PDDI.

8

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

3.1.1.4 Expedición de la resolución 1470 de 2008 la cual reglamento el comité técnico y los equipos nacionales y territoriales para el PDDI. 3.1.1.5 Se contrataron 4 docentes para que orientaran el proceso en los ejes misionales y 8 estudiantes para que apoyaran el proceso tanto en los 4 ejes misionales como en los 2 ejes transversales o de apoyo.

3.1.2 Metodología 3.1.2.1 Se definieron los principios para la elaboración del PDDI. 3.1.2.2 Acercamiento a la aplicación de la herramienta Delphi y aplicación de la encuesta institucional. 3.1.2.3 Se concreto que la metodología debía ser participativa que las orientaciones en la aplicación de herramientas estaban a cargo del director técnico del Plan Mauricio Betancourt.

3.2 Balance 2008 3.2.1 Actividades del equipo orientador de la sede central del PDDI 3.2.1.1 En la sede de Bogotá se sesiono los días martes, desde las 2 de la tarde. A estas sesiones asistieron los integrantes del equipo técnico orientador, y se hizo la invitación a los diferentes estamentos. 3.2.1.2 En el marco de la celebración de los 50 años de la ESAP en Corferias se hizo una Actividad por mesas de trabajo del Plan, en donde participaron diferentes actores de la sede nacional y las territoriales, se conto con la participación de algunos directores, funcionarios y docentes de las diferentes sedes del país. 3.2.1.3 Se realizo el Concurso Logo símbolo PDDI, el cual lo gano una estudiante de pregrado de la sede de Bogotá. 3.2.1.4 Se llevo a cabo el III Encuentro de Profesores en Fusagasuga en el marco de la formulación del Plan Decenal de Desarrollo Institucional.

9

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

3.3 Documentos  3.3.1 Se hizo entrega de unas fichas documentales por cada uno de los documentos. 3.3.2 Se hizo la entrega de un Prediagnóstico por los 6 ejes conformados del equipo orientador de la sede nacional y por cada una de las sedes territoriales en el país. 3.3.3 Se avanzó en los insumos para construir el instrumento sobre metodología: insumo- problema – solución, la cual consiste en identificar los problemas de cada uno de los ejes y/o de las territoriales. 3.4 Avances 2009 3.4.1 Continuidad del equipo de trabajo y vinculación de algunos nuevos estudiantes y profesores. 3.4.2 Elementos para un diagnostico compartido: 3.4.3 Discusiones semanales del comité técnico nacional, los días martes desde las 2pm. 3.4.4 Video conferencias con las entidades territoriales tentativamente los días jueves desde las 2pm 3.4.5 Reuniones especificas con el equipo del eje administrativo y financiero los días jueves 9 am. 3.4.6 Metodología en discusión. 3.4.7 Planificación de la Prueba Piloto. 3.4.8 Aplicación de la prueba piloto. 3.4.9 Ajustes al instrumento para recolección de información a nivel nacional en la ESAP. 3.4.10 Análisis de resultados del instrumento. 10

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

3.4.11 Puesta en marcha de la metodología de las mesas de trabajo.

4. MARCOS DE REFERENCIA 4.1 Marco Normativo Para la realización del diagnostico y formulación del PDDI 2009 - 2019 se aplicará el marco normativo definido en el proceso mencionado a lo largo de este plan de trabajo; entre las más importantes normas a tener en cuenta están: 4.1.1 Constitución Política de Colombia de 1991 4.1.2 Acto Legislativo N° 01 de 2001 “por medio del cual se modifican algunos artículos de la Constitución Política”. 4.1.3 Acto Legislativo 04 de 2007 “Por el cual se reforman los artículos 356 y 357 de la Constitución Política”. 4.1.4 Decreto 219 de 2004 “por el cual se modifica la estructura de la Escuela Superior de Administración Pública, ESAP, y se dictan otras disposiciones” 4.1.5 Ley 909 de 2002 “Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, la Gerencia Pública y se dictan otras disposiciones” 4.1.6 Decreto 2636 de 2005 “Por el cual se modifica el Decreto 219 de 2004 que reestructura La Escuela Superior de Administración pública, ESAP. Subdirección de Alto Gobierno 4.1.7 Plan de Desarrollo Institucional 2004-2008 de la Escuela Superior de Administración Pública 4.1.8 Directiva Presidencial No. 8 de 2003. Orden para el cumplimiento de los planes de mejoramiento acordados con la Contraloría General de la República. 4.1.9 Resolución 165 de 2008 11

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

4.1.10 Decreto 800 de 2008 4.1.11 Plan de Desarrollo Institucional “Resolución 001 de 2007” 4. 1.12 Acuerdo 008 de 2007 4.1.13 Decreto 564 de 2006 4.1.14 Decreto 4397 de 2006 4.1.15 Proyecto Universitario de la ESAP (PUE) 4.1.16 Decreto 2772 de 2005 4.1.17 Ley 962 de 2005 y sus decretos complementarios 4.1.18 NTCGP-1000:2004 4.1.19 Ley 810 de 2003 4.1.20 CONPES 3155 de 2002 4.1.21 Ley 872 de 2003 4.1.22 Ley 850 de 2003 4.1.23 Ley 617 de 2000 4.1.24 Ley 443 de 1998 4.1.25 Ley 489 de 1998 4.1.26 Ley 232 de 1995 4.1.27 Ley 190 de 1995 4.1.28 Decreto Ley 1421 de 1993 4.1.29 Ley 9 de 1989 4.1.30 Decreto 01 de 1984 12

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

4.2 Marco Conceptual

Para poder empezar a ahondar en el Plan Decenal de Desarrollo Institucional, especialmente en su diagnostico y formulación debemos hacer una breve referencia sobre definiciones, conceptos y normas que reglan el proceso por el cual está pasando la ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PUBLICA –ESAP-. En este sentido primero hay que hablar sobre el concepto de planeación, ya que es uno de los recurso principales para la ejecución de alguna o algunas estrategias, metas u objetivos que se propongan de una entidad u organización, en segundo lugar se definirá que es la planeación prospectiva y finalmente, cuales son las normas principales que se deben tener en cuenta para hacer el seguimiento pleno de este proceso dentro del contexto en la que se desenvuelve la Escuela Superior de Administración Pública.

¿QUE ES PLANEACION? Planear es trazar o formar el plan de una obra. Es un proceso que busca y propicia la organización3. La planeación, por tanto es una forma posible de fijar la dirección de una acción, de una tarea o de una labor que se determina por los principios que los dirige, que en el caso de la Escuela Superior de Administración Pública, están orientados o determinados por su misión y visión, además de las normas que la rigen en su contexto exterior (Decreto 219, Plan Nacional de Educación, Plan Nacional de Desarrollo, Presidencia de la República), por estos motivos el PDDI 2009 – 2019, en conjunto con las herramientas que esta posee, debe tener una secuencia de operaciones para realizarlo y la duración del tiempo, del numero de escenarios en los cuales este se va a realizar. Esto no significa, que solamente con esto se va a tener un PDDI, excelente, eficiente, efectivo y eficaz, sino que además al lograr hacer un proceso armónico, se puede llegar a optimizar los recursos que han sido asignados o que han sido dispuestos para investigar mejores maneras y procesos de hacer las cosas sobre todo en el "eje misional de consultorías y 3 Definición tomada de www.municipios.org.co/planeación.htm./ 13

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

asesorías", para poder realizar su análisis, diseño y formulación como uno de los aspectos relevantes dentro del Plan Decenal Institucional. Por esto, es de gran importancia las preguntas que se dejaron manifestadas en el informe final4 del eje realizado el año anterior 2008: 

¿Cuáles son los problemas internos fundamentales del eje de Asesorías y Consultorías?



¿Con que capacidades internas cuenta el eje para resolver los problemas?



¿Cuáles son las tendencias más importantes que el Asesorías y Consultorías debe los escenarios actuales nacional e internacional?



¿Cuáles son las tendencias externas que puede aprovechar el eje en los escenarios actuales regional, nacional e internacional?

externas eje de evitar en regional,

Con las preguntas anteriormente mostradas se dieron una serie de respuestas, que por cuestión de metodología el Profesor Yezid Soler, propone una serie de sugerencias para mejorar el proceso de integración de los diferentes ejes y así obtener un mejor resultado para el diseño del PDDI 2009- 2019 de la ESAP. Además de las sugerencias presentadas por el profesor Yezid Soler, se encuentra lo que las diferentes Direcciones Nacionales, han propuesto como posibles soluciones y visiones que han sido resultado de los encuentros y escenarios que han suscitados para dar el producto final que es el PDDI. Pero se debe dejar señalado que todas las acciones que se están empezando a tomar en el proceso de diseño y formulación del PDDI, van a tener unas consecuencias, para lo cual se debe preguntar ¿hasta qué punto las Escuela Superior de Administración Pública y en especial el eje misional de consultorías y asesorías, tiene la voluntad de modificar las condiciones actuales (como el manejo presupuestal, la retroalimentación de las bases de 4 Informe presentado por Yezid Soler B. Profesor 14

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

datos de consultoría y asesorías) para obtener mayores beneficios a largo plazo?, ya que con esto se haría una confrontación entre el presente que se tiene en estos momentos y el futuro que se quiere ir creando durante 10 años. ¿QUE ES PLANEACION PROSPECTIVA? Se sabe que existen diferentes tipos de planeación (planeación tradicional, estratégica, operacional, táctica, etc.) La planeación tradicional es esencialmente retrospectiva, puesto que los objetivos que se persiguen son determinados en gran medida, por lo que sucede y ha sucedido a la entidad en donde se planea. En la modalidad prospectiva ocurre a la inversa. Primero, se establece el futuro deseado tan abiertamente como sea posible, esto es, de manera creativa y libre de las restricciones de la experiencia y las circunstancias actuales. Segundo, con esta imagen de lo deseable en mente, se procede a la selección del futuro más satisfactorio a partir de las posibilidades actuales y las lecciones del pasado. El proceso de la Planeación Prospectiva lo podemos ver mejor desarrollado en los siguientes pasos:  Se trata de clasificar las acciones en términos de los propósitos de la toma de decisiones.  Enseguida se sintetiza y desarrolla un poco las acciones pensando en los diferentes escenarios que se podrían generar.  Y finalmente se concluye con una reflexión final en torno a los beneficios personales y colectivos de practicarla más amplia y cotidianamente5. Ahora bien con el PDDI, las decisiones son tan o más importantes que el resto de las actividades orientadas al esclarecimiento y consecución de fines, mismos que se refieren al mejoramiento de una organización, la planeación resulta ser entonces una actividad anticipada de toma de decisiones, esto quiere decir que con este método de planeación prospectiva, la ESAP tendría la oportunidad de adelantarse a los resultados de las acciones que se están tomando en el presente, mediante mecanismos y/o planes de mejoramiento

5 Universidad Nacional de Colombia. 2004. Curso Virtual sobre Administración. 15

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

Por lo tanto, este tipo de planeación para el eje misional de asesorías y consultorías nos permitiría reconocer: 1) Las tendencias y los posibles hechos que incidan a futuro 2) Obtener potenciales escenarios futuros, para así mismo explorarlos 3) Identificar alternativas de largo plazo estudiando su posible efecto futuro. Esto lo podemos ver reflejado en el siguiente modelo:

MODELO GENERAL DE PLANEACION

Fig. 1 Modelo General de Planeación Fuente: Universidad Nacional de Colombia; 2004; Curso Virtual sobre Administración

Retomando el modelo general de planeación y el contexto, de la Escuela Superior de Administración Pública, para una buena planeación prospectiva del diseño y la formulación del PDDI 2009 – 2019, debemos tener en cuenta lo siguiente:  Vinculación con las autoridades de la organización (director nacional y directores territoriales).  Vinculación con los responsables de financiamiento y presupuesto.  Vinculación con los demás departamentos de la organización. Los primeros son vitales para el éxito de la planeación, por su apoyo y respaldo político, durante la etapa de formulación y durante el proceso. Los segundos por que los proyectos de planeación, deben estar respaldados por el presupuesto, y sus objetivos y metas deben ser considerados de alta prioridad. Los terceros sirven para reajustar y reorientar el proceso de planeación. 16

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

Reforzando lo anterior, tener en cuenta las bases normativas y regulatorias, que rigen este proceso.

5.

METODOLOGÍA

La metodología que se utilizará para obtener la recolección, sistematización y análisis de información para la elaboración del diseño y la formulación del Plan Decenal de Desarrollo 2009 – 2019 –ESAP-, estará determinada por las siguientes etapas: 5.1 Descripción general de lo que se quiere obtener generales, organizacionales y funcionales.

fijando aspectos

5.2 Revisión los documentos e informes del anterior grupo de trabajo. 5.3 Consolidación de la información en un documento práctico que permita conocer como ha sido la situación en el periodo de estudio y los comentario y propuestas de las demás Direcciones Territoriales, estudiantes, profesores, personal administrativo, etc. 5.4 Realizar una base de datos por Access o Excel con los datos del la consolidación de la información. 5.5 Construcción de escenarios en los cuales se pueda recopilar información con los datos que va arrojando el proceso sobre el PDDI, con los diferentes estamentos, y las posibles construcciones que de este proceso se pueden obtener para el mismo. 5.6 El diseño del futuro deseable y posible. 5.7 Una definición: Elaboración del modelo en la realidad (presente) en que se tomarán las decisiones para tratar de alcanzar dicho futuro. 5.8 Confrontación: Contrastar los resultados de las dos etapas anteriores, provocándose la convergencia para definir el marco de orientación global.

17

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

5.9 Determinación estratégica y factibilidad: Definir las estrategias posibles y mostrar las opciones políticas concretas. ESQUEMA DE LOS ANTERIORMENTE

ULTIMOS

DISEÑO

DEFINICION

CONFRONTACION

DETERMINACION, ESTRATEGIA Y FACTIBILIDAD

CUATRO

PUNTOS

SEÑALADOS Futuro Deseable

¿Cuál es el futuro que deseamos? ¿Cómo puede ser nuestro futuro?

Futuro Lógico

¿Cómo es el presente? ¿Cuáles son sus propiedades relevantes y interacción?

Modelo de la realidad

Convergencia IdealRealidad

¿Qué distancia existe entre lo deseable a futuro y la realidad?

¿Cómo ir construyendo el Futuro? ¿Cuáles son las vías para acercase progresivamente a lo deseable a futuro?

Marco general de Desarrollo

Estrategias futuras generadoras y adaptativas de aproximación

Fig. 2 Esquema de metodología de planeación prospectiva Fuente: Universidad Nacional de Colombia; 2004; Curso Virtual sobre Administración

Estas nueve etapas se desarrollaran en un tiempo máximo de cuatro (4) meses, para lo cual se utilizaran técnicas de revisión y análisis documental, creación de bases de datos, continuidad con el manejo de los instrumentos de la planeación prospectiva que el anterior grupo aplico a el proceso desde el año anterior, entre otras.

18

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

I PARTE: ANALISIS DE DOCUMENTOS DEL EJE DE ASESORIA Y CONSULTORIAS

Objetivo General En desarrollo de las instrucciones de la Oficina de Planeación como interventora del Plan decenal de la ESAP, el objetivo de este trabajo es presentar un análisis de los documentos del eje misional de asesoría y consultorías, con base en los escritos recomendados por la Oficina de Planeación y priorizados el Comité Técnico General. Objetivos específicos: 1.

Presentar una descripción de las áreas organizacionales del eje

2.

Formular los principales elementos de diagnóstico del eje

3.

Identificar los actores principales relacionados

4.

Reflexionar sobre el proceso adelantado

5.

Recopilar y resumir los principales documentos del eje

6. AREAS ORGANIZACIONALES DEL EJE Según el decreto 219 de 2004 que define el organigrama institucional, las áreas organizacionales con una relación directa, son la Dirección Nacional, la Oficina Asesora Planeación, la Subdirección de Proyección Institucional, el Departamento de Asesorías y Consultorías y las Direcciones Territoriales. Dentro de las 17 funciones de la Escuela Superior de Administración Pública, ESAP, las siguientes se relacionan más directamente con el Eje de Asesoría y Consultorías: 6.1 Promover la unidad nacional, la descentralización, la integración territorial y la cooperación interinstitucional, con miras a que las diversas regiones del país dispongan del talento humano y de los conocimientos y

19

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

tecnologías administrativas apropiadas que les permitan atender adecuadamente sus necesidades. 6.2 Crear, desarrollar y difundir el conocimiento científico y tecnológico, orientado a consolidar los campos del saber propios de la administración y de la gestión pública en todos sus órdenes. 6.3 Divulgar el resultado de las investigaciones y estudios que realice y constituirse en centro de información y difusión de las ciencias y técnicas concernientes a la Administración Pública. 6.4 Generar, innovar y difundir tecnologías mediante actividades de extensión, tales como la consultoría, la asesoría, la capacitación y la divulgación en el campo científico-tecnológico de la administración pública. 6.5 Realizar en los términos de ley concursos para ingreso al servicio público, brindar capacitación y asesoría en materia de carrera administrativa a los organismos de las ramas del poder público y sus funcionarios, para lo cual podrá suscribir contratos y/o convenios con dichas entidades públicas. 6.6 Actuar como órgano consultivo para diagnosticar, estudiar y proponer soluciones a problemas de racionalización y modernización de la administración pública. 6.7 Impulsar los procesos de descentralización administrativa y apoyo a la gestión local y regional, a través de las Direcciones Territoriales, las cuales tendrán cobertura nacional y su distribución será determinada por el Consejo Directivo Nacional. 6.8 Contribuir a garantizar la unidad de propósitos de la administración, mediante el intercambio de experiencias administrativas. 6.9 Fortalecer y ampliar las relaciones interinstitucionales de cooperación con organismos nacionales e internacionales, de derecho público o privado, afines a ella. 20

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

6.10 Orie entar las actividade es que la Escuela Superior S d de Adminiistración Púb blica, ESAP P, debe re ealizar parra prestar el apoyo en el desa arrollo y certtificación del d sistem ma de ge estión de calidad, en los términos t esta ablecidos en e la Ley 872 8 de 200 03. Lo anterior en cuanto a los aspectos a f funcionales s. En lo rrelacionado o con la estructura a, la Direccción Nacio onal tiene mando diirecto sobrre las Dire ecciones territoriale es y la Subdirección n de Proye ección Instiitucional, q que a su vez v tiene a su carrgo dos departame d entos, el de d capacittación y e el de Ase esoría y Consultorías. Las área as de apoyyo, alguna as están ubicadas en e orden je erárquico superior como en Consejo Directivo D N Nacional, o otras en nivel horizon ntal a la Dirección D Nacional como la a oficina de Planeación y otras al mismo que q las subdireccciones misionales como ess la Sub bdirección administrrativa y financiera a.

Fig. 3 Orrganigrama de la l Escuela Supe erior de Adminisstración Pública a, ESAP Fuente: Manual de Calidad de la ESAP E 21

“Partic cipa en la Transformac Tr ión Estratég gica de la ES SAP. Un ap porte a tu futuro”

En la ressolución 14 438 del 22 2 de octub bre de 200 08 se ado optó el ma anual de calidad. En el ma apa de pro ocesos, el eje de Assesorías y Consultorrías es alim mentado por los procesos misionales m de investig gación, ca apacitación n y docenc cia. Para el cumplimiento de e sus fines los ejes misionales m deben co ontar con el e apoyo efectivo de los procesos de gesstión del talento humano, gestión administrrativa, gesstión financiera, ge estión jurídica, gesstión tecn nológica, gestión documental y gestión de la com municación institucion nal. En conjunto, el eje e de Asesorías y Co onsultoríass debe relacionarse con los actores in nternos co omo son lo os estudian ntes, los prrofesores, los funcionarios y los Directtivos. Y ta ambién con los actorres externo os, como sson las en ntidades, las organ nizacioness sociales y las insttituciones educativass y las en ntidades internacio onales. (V Ver mapa de d procesos)

Fig. 4 Esq quema Mapa de e Procesos de la l ESAP Fuente e: Manual de Ca alidad de la ESA AP

El análisis compara ativo de loss dos docu umentos re evela que en e el organigrama está la esstructura o el «ser acctual» que establece la división n social del trabajo de la ESA AP, mientras que en e el mapa a de proce esos se esstablece ell «deber ser» de la a ESAP. 22

“Partic cipa en la Transformac Tr ión Estratég gica de la ES SAP. Un ap porte a tu futuro”

Lo anterior sugiere que se debe armonizar y ajustar el organigrama al «deber ser» de los procesos. Esto significa concebir una estructura organizativa en donde las dependencias de apoyo presten asistencia a las dependencias misionales y estas a su vez estén en función de las necesidades de las entidades públicas que conforman el Estado. Lo planteado implicaría cambios en la división del trabajo, en la clase de estructura organizativa, en el tipo de jerarquía y la toma de decisiones. En cuanto a lo primero, si se rediseña la actual división del trabajo por funciones, se plantean otras cuatro formas de asignación en la visión de futuro a acordar entre los actores: Alternativa 1 división del trabajo por servicios, alternativa 2 división del trabajo por procesos, alternativa 3 división del trabajo por usuarios y alternativa 4 división del trabajo por segmentación territorial. En cuanto a lo segundo, la estructura de la entidad, corresponde a la tipología mecanicista que se caracteriza por una división del trabajo asignada estrictamente a cada dependencia, muchos niveles administrativos, toma de decisiones centralizada y una larga cadena jerárquica de mando. Una visión alternativa, corresponde a la estructura organicista que se caracteriza por una división laxa entre dependencias, pocos niveles administrativos, decisiones descentralizadas y una cadena corta de mando. En cuanto a lo tercero, para cumplir adecuadamente la misión habría que definir si se mantienen los actuales niveles jerárquicos, si se aumentan o si se aplana la estructura dejando dos niveles en la cadena de mando de la ESAP. Por último, en el plan decenal conviene definir si las decisiones se toman de manera centralizada o descentralizada y en que niveles se adoptan las diversas decisiones en la entidad. De acuerdo con la prueba piloto adelantada en el año 2008 por el equipo técnico de apoyo en el encuentro de Corferias, uno de los problemas estratégicos que afecta a la ESAP es la fragmentación y la falta de comunicación entre las diversas dependencias. Frente a este problema, que afecta todos los ejes, incluyendo asesoría y consultorías, deben plantearse 23

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

una solución, si se quiere cumplir con la misión de la ESAP definida por las normas. Sobre este tema más adelante expondremos a título ilustrativo una estrategia consistente en una estructura de matriz que combina una doble cadena de mando. 7. PRINCIPALES DOCUMENTOS DE DIAGNÓSTICO DEL EJE Los elementos para el diagnóstico del eje provienen de dos fuentes, una secundaria, los documentos consultados y otra primaria, la información recogida de entrevistas a los actores y de la encuesta aplicada en Corferias y decantada en tres reuniones del Comité técnico de apoyo. El eje de Asesoría y Consultorías, al igual que los demás ejes del Plan Decenal de Desarrollo Institucional 2009-2019, de la ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PUBLICA –ESAP- se enmarca en los referentes teóricos, las políticas públicas y las tendencias de los escenarios del entorno. Dentro del marco de las políticas públicas se encuentran principalmente los documentos cuyos apartes pertinentes se resumen a continuación:

7.1. Plan Visión Colombia II Centenario: 2019 El cual es un política de Estado construida con un ejercicio prospectivo de planeación, cuyo objetivo general es “servir como punto de partida para pensar el país que todos los colombianos quisiéramos tener, para el momento de la conmemoración del segundo centenario de vida política independiente, a celebrarse el 7 de agosto de 2019”. 6 Fundamentado en las metas del milenio aprobadas por Naciones Unidas, se plantean dos principios deseables y alcanzables: • Consolidar un modelo político profundamente democrático, sustentado en los principios de libertad, tolerancia y fraternidad. 6

http://www.dnp.gov.co/PortalWeb/PolíticasdeEstado/VisiónColombia2019/tabid/92/Default.aspx 24

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

• Afianzar un modelo socioeconómico sin exclusiones, basado en la igualdad de oportunidades y con un Estado garante de la equidad social. Y se desarrollan cuatro grandes objetivos: 1 Una economía que garantice mayor nivel de bienestar. 2 Una sociedad más igualitaria y solidaria. 3 Una sociedad de ciudadanos libres y responsables. 4 Un Estado al servicio de los ciudadanos. Con respecto al cuarto objetivo, que es el más directamente relacionado con la ESAP y con el eje de Asesorías y Consultorías en particular, el Plan prospectivo establece que “Para 2019, el Estado deberá haber consolidado un modelo óptimo de intervención en la economía en sus funciones de planeador, regulador, controlador y promotor; deberá ser un Estado eficiente y transparente, en el que las decisiones de inversión estarán basadas en evaluación de resultados y donde el insumo fundamental de dicha evaluación será la existencia de información en tiempo real, y pública”. 7 El desarrollo de este objetivo se sustenta en cuatro estrategias: a) consolidar un Estado eficiente y transparente y un modelo de intervención económica óptimo; b) fortalecer la descentralización y adecuar el ordenamiento territorial; c) diseñar una política exterior acorde con un mundo en transformación; y d) avanzar hacia una sociedad informada. En estas estrategias la ESAP puede contribuir, especialmente en los dos primeras formulando procesos de acompañamiento y asistencia técnica para que las entidades de los diversos niveles territoriales aumenten su eficiencia y transparencia en forma descentralizada. De las trece metas planteadas en la primera estrategia y de las cuatro metas planteadas en la segunda estrategia se derivan tareas muy importantes que la ESAP y el eje de Asesoría y Consultorías deberán cumplir de aquí al año 2019. Ver Anexo No 3.

7

Ibid página 54 25

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

7.2 La Agenda Interna para la Productividad y la Competitividad La cual es un acuerdo de voluntades y decisiones entre cuatro grupos de actores a saber el Gobierno Nacional - entidades territoriales, el sector empresarial, los representantes políticos y la sociedad civil sobre las acciones estratégicas que debe realizar el país para mejorar su productividad y competitividad. La Política Nacional de Competitividad se encuentra formulada en el Documento CONPES 3297 de julio de 2004 y en el Documento CONPES 3527 de junio de 2008.

7.3. El plan nacional de desarrollo “Estado Comunitario: Desarrollo para todos” El cual es un política del gobierno 2006-2010, que concibe al Estado como el instrumento adecuado para dar desarrollo al concepto constitucional del Estado social de derecho, y para lograr los fines económicos constitucionales. “El Estado Comunitario existe para beneficio de la gente, no de sí mismo; en otras palabras, es un medio para que la actividad pública beneficie a los gobernados, es decir, a toda la población, y no a los funcionarios, a los grupos de poder, a la politiquería o las burocracias laborales” 8 El objetivo general del “Plan de Desarrollo 2006 – 2010” es consolidar y continuar las directrices del plan 2002 – 2006, con énfasis en dos objetivos fundamentales: Mantener el crecimiento económico alcanzado complementarlo, con una noción más amplia de desarrollo con criterios relevantes como la equidad, la reducción de la pobreza, la sostenibilidad ambiental y la descentralización. La acción estatal del Plan se dirigirá a siguientes seis objetivos específicos: A.- Un Estado comunitario. B.- Una Política de defensa y seguridad democrática C.- Una Política de reducción de la pobreza y promoción del empleo y la equidad D.- Una política encaminada al crecimiento económico alto y sostenido: E.- Una gestión ambiental y del riesgo que promueva el desarrollo sostenible F.- Un mejor Estado al servicio del ciudadano 8

Ver DNP. Plan Estado Comunitario: Desarrollo para todos 2006-2010, página 7 26

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

G.- Una política que tenga en cuenta las dimensiones especiales del desarrollo De los anteriores objetivos, dos se relacionan directamente con la ESAP y con el eje de Asesoría y Consultorías: A.- Un Estado comunitario que promueva el bien común, en beneficio de los gobernados y permita la participación ciudadana en las decisiones públicas y en su ejecución y control, garantice eficiencia, equidad y transparencia en las acciones oficiales y facilite el acceso a la información en aras de difundir un entorno de confianza y una conciencia clara sobre las posibilidades y limitaciones institucionales. F.- Un mejor Estado al servicio del ciudadano en el cual se consoliden el modelo democrático y los mecanismos de participación, se reestructure y fortalezca la administración de justicia, se posibilite la intervención del Estado a través de funciones de planeación, promoción, regulación, control y participación en actividades empresariales y en un marco de eficiencia y transparencia. Además, se buscará mejorar la calidad y eficacia del ejercicio de control fiscal para la correcta inversión y manejo de recursos del Estado. En el punto 6.1.1 del Plan se amplía el objetivo del Estado eficiente y transparente , planteando que “La Administración al servicio del ciudadano incluye dos elementos fundamentales: i) la consolidación de una política activa de servicio al ciudadano, que incorpore la responsabilidad del funcionario frente al público, respeto en la interacción entre la Administración y el ciudadano, el adecuado trámite a las peticiones, quejas y reclamos, la competencia y calidad en la provisión de los servicios y la protección al consumidor y al usuario; y ii) la generación de estrategias tendientes a modificar las percepciones ciudadanas sobre la Administración, referidas a su ineficacia e ineficiencia, arbitrariedad, corrupción, falta de continuidad, clientelismo, despilfarro y mal uso de los servicios públicos. Para trabajar en esta línea, se proyecta la creación de un Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano”. (Ibíd., p 81) Por considerarlos de interés se citan textualmente los siguientes párrafos del Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010”: “Con el fin de superar las limitaciones de los modelos burocráticos de Estado, se profundizará en un nuevo modelo de gestión. Así, se apoyará la construcción de instituciones que administren su acción de manera transparente, propiciando el uso de TICs, sin desconocer el valor de la atención presencial, y promoviendo de distintas formas la participación 27

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

ciudadana. Se requerirá de servidores públicos capacitados y enfocados hacia el logro de resultados tangibles en beneficio de la ciudadanía. Para alcanzar estos objetivos, se debe revisar permanentemente la eficiencia de la organización administrativa, identificando y efectuando los ajustes institucionales y/o normativos necesarios, mediante el diseño e implementación de modelos de gestión pública, entre otros, como la contratación, la gestión de activos públicos, la gestión jurídica pública, el empleo público y la gestión por resultados. La evaluación del desempeño de los funcionarios públicos estará ligada al modelo de gestión por resultados de las entidades, según los lineamientos de las autoridades competentes en la materia. El Gobierno Nacional, a través del Sistema de Protección Social, adoptará los programas de capacitación y mejoramiento de competencias laborales para atenuar el impacto que genere la desvinculación de funcionarios públicos, para lo cual expedirá la reglamentación correspondiente. En la lucha contra la corrupción, se impulsará un proyecto de ley que actualice el Estatuto Anticorrupción (Ley 190 de 1995). Este trabajo jurídico se complementará con el desarrollo de canales de participación, a través de una mayor agilidad en el trámite de denuncias de casos de corrupción y de acuerdos voluntarios de autorregulación de buenas prácticas empresariales. Finalmente, se espera trabajar en un cambio cultural frente a la corrupción con acciones de tipo pedagógico en los centros educativos del país. El Gobierno Nacional, en el marco del Sistema Nacional de Evaluación, continuará con el desarrollo de estrategias que permitan orientar la gestión pública hacia el logro de resultados. Esta gestión se enfocará en el desarrollo de estrategias de evaluación, arreglos institucionales, sistemas de costeo, presupuesto y planificación por resultados, y participación y control local. De la misma manera, se diseñará un esquema de incentivos institucionales no monetarios para que las entidades públicas utilicen el seguimiento y la evaluación para la toma de decisiones. Igualmente, se fortalecerá el papel del Comité Intersectorial de Evaluación, el cual propenderá por garantizar la sostenibilidad de los procesos de evaluación, establecer las prioridades de evaluación de programas y políticas, y lograr acuerdos y compromisos entre las entidades involucradas. Se ampliarán los tipos y la agenda de evaluaciones existentes y se buscará mantener el porcentaje del presupuesto de inversión evaluado entre el 20% y el 25%. 28

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

Se consolidará la institucionalidad de la Comisión Intersectorial de Políticas y Gestión de la Información para la Administración Pública (COINFO) como instrumento articulador de políticas de información de todas las entidades del sector público. Se implementará la figura del Coordinador de Información Sectorial (CIS) en las entidades del nivel central. Así mismo, el Gobierno Nacional promoverá la formulación de una política de Gobierno electrónico que comprenda entre otros aspectos, la modernización de los esquemas de rendición de cuentas de las entidades del orden nacional; la difusión de información relevante de cada una, su gestión y sus resultados. Se avanzará en la automatización de trámites, para lo cual cada sector desarrollará los sistemas de información requeridos haciendo uso de la Intranet Gubernamental que fue diseñada por la Agenda de Conectividad, y se adoptará el Sistema Electrónico para la Contratación Pública como instrumento obligatorio para adelantar las compras públicas, diseñado en el marco del Programa de Renovación de la Administración Pública. Se incluirá en el sistema de metas del Gobierno, la variable étnica afro colombiana para el seguimiento de la política y programas dirigidos a esta población en el presente Plan Nacional de Desarrollo.” Las principales metas planteadas son: ESTADO EFICIENTE Y TRANSPARENTE

Línea de Meta base cuatrienio

1. Porcentaje del monto del Presupuesto de Inversión 23,9% de la Nación evaluado 2. Porcentaje de entidades de la rama ejecutiva del orden nacional con sistemas de gestión de la calidad n.d. implementados (NTCGP 1000:2004) 3. Porcentaje de entidades de la rama ejecutiva del 73,1% orden nacional con cuenta fenecida

25% 100% 100%

Tabla 1. Principales Metas Planteadas del sistema de calidad (NTCGP 1000:2004) Fuente: Plan Nacional de Desarrollo

Con respecto a la meta de cumplimiento del sistema de calidad (NTCGP 1000:2004), la ESAP expidió la resolución 1438 de octubre 22 de 2008 por la cual se adoptó el manual de calidad. Los elementos expuestos, representan retos para la ESAP en la medida en que debe ponerse a tono con todas las innovaciones que se plantean. En 29

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

caso de lograr asimilar adecuadamente los procesos se incrementaran sus capacidades y en caso de no lograrlo se debilitaría. De otra parte, se configuran escenarios de oportunidades favorables para la ESAP en la medida en que podría contribuir con sus capacidades al cumplimiento de los objetivos. En caso de no adecuar las capacidades a las nuevas exigencias, el espacio puede entrar a ser ocupado por otras organizaciones, lo cual se convierte en un riesgo. Otro elemento clave en el Plan Nacional de Desarrollo son los Programas de inversión, referidos a la dimensión regional (artículo 6, numeral 7.4, p 86). Para la reducción de los desequilibrios regionales, se diseñarán estrategias, con base en ejercicios de caracterización de tipologías territoriales para promover un desarrollo territorial más equilibrado. Con relación con la descentralización territorial se diseñó un modelo, en donde las acciones del Gobierno estarán orientadas a los siguientes elementos fundamentales: i) competencias; ii) saneamiento financiero; iii) recursos financieros; y iv) gestión pública territorial. Se promoverá la estabilidad fiscal y financiera de las entidades territoriales a través de la evaluación fiscal, el acompañamiento técnico y el diseño de instrumentos que fomenten el uso de recursos propios para el apalancamiento de inversión territorial. El Gobierno Nacional diseñará instrumentos que le permitan acompañar la gestión de los municipios que lo necesiten y brindará asistencia técnica. Como estrategia para el fortalecimiento de la gestión pública territorial, el Gobierno ejecutará el programa “Laboratorio de desarrollo institucional y gobernabilidad”, en 64 municipios y 4 departamentos. Con el propósito de fortalecer las capacidades territoriales para promover el desarrollo, el Gobierno Nacional: i) formulará e implementará estrategias de desarrollo y competitividad territorial que atiendan la diversidad regional y articulen los procesos de planificación y ordenamiento territorial; ii) impulsará la asociatividad territorial, iii) apoyará los procesos de ciudad región a partir de los cuales se estructuren redes de ciudades articuladas con sus entornos rurales y regionales; iv) apoyará procesos de planificación y la formulación de visiones de desarrollo departamentales en el marco de la Visión Colombia II Centenario, 2019; v) promoverá la integración del territorio marítimo al desarrollo nacional y territorial, consolidando el marco institucional y normativo para la gestión conjunta, por parte de los sectores público y privado, de dicho territorio. 30

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

Se formulará y articulará la política nacional de integración y desarrollo fronterizo para lo cual se tendrá en cuenta las particularidades de cada zona de frontera, se apoyará el “Plan Fronteras” liderado por el Ministerio de Relaciones Exteriores y se formularán planes de desarrollo binacional para las zonas de integración fronteriza. El plan decenal de la ESAP, si se lo propone, podría aprovechar las oportunidades enunciadas mediante el acuerdo de voluntades de los actores sociales en cada una de las quince territoriales de actuación. La vinculación y armonización del Plan nacional de inversiones 2007-2010 con la planeación territorial se distribuyó de la siguiente forma. $ 228.560 millones constantes para el periodo cuatrienal distribuidos, el 21% para la región Occidente, el 20% para la Región Atlántica, el 19% para la región Centro Oriente, el 24% para la Nación y el monto restante para Bogotá, la Orinoquia y la Amazonía. (Artículo 4.) En cuanto a la inversión destinada a la función pública donde se ubica la ESAP, Los $77.8 billones se distribuyen el 53% para Bogotá, el 35% para nacional y el 12% restante para las demás regiones del país. Plan Nacional de Desarrollo Plan de inversiones 2007-2010 -Miles de Millones $ Regiones Total % Billones $ Amazonia 5.888 3% Bogotá 15.326 7% Centro Oriente 43.038 19% Costa Atlántica 45.323 20% Occidente 48.358 21% Orinoquia 15.639 7% Nacional 54.988 24% Total 228.560 100%

Función pública Billones $ 0,0 41,2 3,6 1,2 3,6 0,7 27,5 77,8

% 0% 53% 5% 2% 5% 1% 35% 100%

Tabla 2. Cifras de Plan Nacional de Desarrollo - Plan de Inversiones 2007-2010 Fuente: Plan Nacional de Desarrollo

El análisis de las anteriores cifras permite inferir dos conclusiones: La primera, que el monto destinado a la función es muy pequeño pues apenas llega el 0.03% del presupuesto total, es decir que no alcanza el 1%. 31

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

La segunda, que existe una asimetría territorial importante entre el presupuesto total y el presupuesto asignado a la función pública. Así, mientras en el presupuesto total, tres regiones canalizan el 60% de los recursos, en la función pública el 88% es absorbido por Bogota y la Nacional. Otro tema del Plan Nacional de interés para la ESAP es el CENTRO DE ALTOS ESTUDIOS LEGISLATIVOS, cuyo objeto principal será realizar investigaciones y actividades de formación, asesoría, capacitación y divulgación en asuntos propios de las actividades de la Rama Legislativa. El Centro tendrá sede en las instalaciones del edificio Nuevo del Congreso y tendrá el apoyo institucional de la Escuela Superior de Administración Pública y la participación del proyecto ARCA /Articulación Congreso Academia). (Artículo 157) De igual forma la ESAP, con el fin de fortalecer la planeación educativa en las regiones, los departamentos, distritos y municipios, articulará y armonizará sus Planes de Desarrollo en materia educativa, con lo dispuesto en el Plan Decenal de Educación 2006 – 2015 y el Plan Nacional de Desarrollo 2006 – 2010. (Artículo 44. Plan Decenal)

7.4 El Plan Nacional Decenal de Educación 2006-2016, PNDE Es un plan sectorial que define un marco general para las entidades educativas, y por ende a la ESAP. Se define como “un pacto social por el derecho a la educación, y tiene como finalidad servir de ruta y horizonte para el desarrollo educativo del país en el próximo decenio, de referente obligatorio de planeación para todos los gobiernos e instituciones educativas y de instrumento de movilización social y política en torno a la defensa de la educación, entendida ésta como un derecho fundamental de la persona y como un servicio público que, en consecuencia, cumple una función social”. 9

7.5 La ley 872 de diciembre 30 de 2003 Y su decreto reglamentario 4110 de 2004, creó el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios, “como una herramienta de gestión sistemática y 9

Plan Nacional Decenal de Educación 2006-2016, PNDE, página 16 32

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades”. Con fundamento en la anterior ley 872/03 y en el decreto 219 de 2004 que reestructuró la ESAP, el Consejo Directivo y la Dirección Nacional de la ESAP expidieron la resolución 1470 de octubre 30 de 2008, con el cual se conformaron los equipos para la construcción del plan decenal 2009-2019. En el acuerdo 10 de junio 25 de 2008 de la ESAP se adoptó y actualizó la misión, la visión y la política y objetivos de la calidad. Con respecto al sistema de calidad (NTCGP 1000:2004), la ESAP expidió la resolución 1438 de octubre 22 de 2008 por la cual se adoptó el manual de calidad.

7.6. Plan de Desarrollo Institucional de la ESAP 2004-2007 Este documento en su sección 8.3.2. Asesorías y Consultorías, plantea dos objetivos estratégicos, a saber:  Apoyar los procesos de renovación de la administración pública, descentralización y desarrollo territorial.  Lograr el posicionamiento de la asesoría y consultoría frente a las entidades del Estado y la comunidad a nivel nacional y territorial. Para lograr los objetivos formula el Programa Estratégico de Descentralización y Desarrollo Territorial y un Proyecto Estratégico de Fortalecimiento del Desarrollo Institucional de las entidades públicas y organizaciones sociales del orden nacional y territorial. Las ocho Estrategias específicas son: - Determinación de las necesidades de servicios de asesorías y consultorías en las entidades del orden nacional, departamental y municipal, para realizar las respectivas ofertas. - Identificación específica de necesidades de consultorías. - Vinculación de la ESAP con los organismos o entidades relacionados con los procesos de integración y desarrollo en las zonas de fronteras. 33

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

- Apropiación, adaptación y transferencia de conocimientos a la ESAP, mediante la sistematización de los resultados de las consultorías y el intercambio de experiencias con organismos públicos del nivel nacional e internacional. - Conformación del Sistema Nacional de Consultorios en Administración Pública. - Recopilación y análisis documental de los archivos de las consultorías y asesorías realizadas en los últimos tres años. - Cualificación del servicio a través del desarrollo de documentos didácticos y pedagógicos que faciliten el ejercicio de la consultoría. - Acuerdos con el SENA y el DAFP (Departamento Administrativo de Función Pública) y demás instituciones del orden Nacional y Distrital, para garantizar la eficiencia y el buen desarrollo de la función pública, mediante la aplicación del sistema de apoyo a la gestión de la calidad. (El Sistema de Gestión de calidad debe fundamentarse en las líneas de política del DAFP) El presupuesto para la ejecución del anterior programa es de $ 800 millones en 2005, $ 1.610 millones en 2006 y en el 2007 no aparece proyectado a esta vigencia. La distribución por ejes de todo el periodo 2005-2007 es: $ 2.410 millones para asesorías y consultorías, $ 14.962 millones para formación, $ 3.762 millones para investigación, $ 2.006 millones en derechos humanos, $8.165 millones en capacitación y $ 2.600 millones en apoyo administrativo. Del total de $ 41.823 millones, el 5.8% se presupuestó para asesoráis y consultorías.

7.7. Documento mapa de procesos En este documento se presentan todos los procesos misionales, de apoyo y de autoevaluación y la interacción entre los mismos. Con respecto al proceso de asesorías y consultorías se define su objetivo y alcance, responsables, flujograma de procedimientos y el marco legal comprendido por la Constitución Nacional, las leyes, los decretos, acuerdos y resoluciones. 34

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

7.8. Informe de rendición de cuentas de la ESAP 2002-2006

En el cuatrienio 2002-2006 a través de su programa de Asesorías y Consultorías el informe indica que la ESAP adelanto las tres siguientes acciones: 10 - Fortalecimiento de la capacidad de gestión de las entidades de servicio público. - Apoyo a los procesos de renovación de la administración pública, descentralización y desarrollo territorial. - Posicionar la asesoría y consultoría de la ESAP frente a las entidades del Estado y la comunidad nacional y territorial. Los resultados fueron la generación y aplicación de tecnologías administrativas, el diseño de instrumentos, la construcción de modelos y la creación de redes para la consolidación de un sistema de casos y la difusión de resultados. A través del Sistema Nacional de Consultorios en Administración Pública SISCAP, se prestó un servicio gratuito de apoyo al proceso de descentralización, dando respuesta puntual a las consultas sobre gestión pública. El número de consultorías fue de 665 distribuidas así:

DEPARTAMENTO DE ASESORIAS Y CONSULTORIAS NUMERO DE CONSULTORIAS ATENDIDAS 2002-2008 AÑO CONSULTORIAS

2002 6

2003 15

2004 52

2005 46

2006 60

2007

2008

9*

477

Tabla 3. Numero de Consultorías atendidas 2002-2008. Cifra a junio Fuente: Informe Ejecutivo 2009. Oficina de Planeación ESAP

10

Ver página 71 y siguientes. 35

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

El número de consultorías fue de 11.146 distribuidas así:

DEPARTAMENTO DE ASESORIAS Y CONSULTORIAS NUMERO DE ASESORIAS ATENDIDAS 2002-2008

AÑO

2002 409

2003 1669

2004 1271

2005 1344

2006 2470

ASESORIAS

2007

2008

733 *

3250

Tabla 4. Distribución de números de consultorías; Cifra a junio Fuente: Informe Ejecutivo 2004; Oficina de Planeación ESAP

Durante el año 2006 como respuesta al desarrollo e implementación de la Ley 909/04, por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa la gerencia pública y la ley 1033 de 2006, por la cual se establece la carrera administrativa especial para los empleados públicos no uniformados, el Departamento de Asesoría y Consultorías atendió los requerimientos establecidos por la Comisión Nacional del Servicio Civil en la convocatoria 001 de 2005 para proveer por concurso abierto de méritos los empleos de carrera administrativa de las entidades y organismos del orden nacional y territorial regidas por la ley 909 de 2004 – prueba básica general de preselección. En el año 2008, se realizaron 477 consultorías y asistencias técnicas distribuidas así: Dos acompañamientos en zonas de frontera, 298 asistencias técnicas, 132 procesos de reestructuración y 45 procesos de selección. Del total, tres correspondieron a entidades del orden nacional, 18 Distrital, 12 departamentales y 438 municipales. En Cooperación Internacional y Relaciones Internacionales la ESAP tiene como función “Adelantar planes, proyectos y programas de cooperación con entidades de cualquier orden, especialmente con las entidades y centros dedicados a la formación, investigación, extensión y asesoría en los niveles nacional e internacional”

36

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

Los principales convenios firmados son: 1 Universidad Georgetown: 2002 Viernes del concejal 2 Universidad Salamanca 2004 expertos para programa de Maestría en Administración Pública. 3 Instituto Nacional de Administración Pública INAP 1999 capacitación sobre “La selección de empleos de carrera administrativa”, 4 Fundación Internacional Iberoamericana de Administración FIIAP ofertarán en Colombia una Maestría en Gestión de Análisis de Políticas Públicas para el próximo año. 5 Universidad Libre de Ámsterdam y Universidad de Barcelona 2005 Consolidación del diagnóstico institucional, elaboración del Proyecto de fortalecimiento institucional y 6 Universidad de Costa Rica (Escuela Admón. pública) intercambios de expertos para fortalecer los programas académicos. 7 Agencia Alemana para la Cooperación Técnica GTZ (Programa de Administración ambiental en Colombia) 2006 Diplomado en Gestión de Conflictos Ambientales, 8 Corporación Andina de Fomento CAF - Capacitación de líderes en visión de país y valores cívicos-democráticos. 2003 9 LA ESAP también participa en las siguientes redes internacionales: 10 IBERGOP, Escuela Iberoamericana de Gobierno y políticas públicas La SEGIB y los miembros de la RYMPE, aceptaran que Colombia fuera la octava sede académica de IBERGOP, 11 CLAD - Participación de Directivos y docentes en los encuentros académicos organizados por el CLAD, para actividades de análisis e intercambio de experiencia y conocimientos entorno a la reforma del estado y la modernización del estado.

37

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

12 Red de escuelas e institutos de administración pública - La E.S.A.P apoyo la creación de la RED para intercambio de información en el saber de la administración pública. 13 Red interamericana de educación en administración pública INPAE – compartir experiencias sobre el avance de los estudios sobre administración y políticas públicas en la Región. 14 UNIVERSIA - Envío de información sobre los diferentes eventos en las territoriales y la Dirección Nacional 15 Red colombiana para la internacionalización de la educación superior RCI - Participado de las diferentes reuniones para apoyar, promover y facilitar actividades de cooperación interinstitucional e internacional en el sector Educación.

7.9. Presupuesto de la ESAP en 2008 En el presupuesto para la vigencia de 2008 se asignaron $ 62.498 millones, de los cuales $ 33.997 millones (54%) correspondieron a gastos de funcionamiento y $ 28.500 millones a inversión (46%). De los gastos de funcionamiento, $ 8.889 millones (14%) corresponden a gastos generales y $ 23.663 a gastos de personal (38%), que incluye $5.051 millones del rubro de horas cátedra (8%). Del presupuesto de inversión, el mayor monto $ 13.677 millones corresponden al eje de asesoría y consultorías (22%), $ 5.309 millones al eje de capacitación (10%), $ 3.560 millones al eje de formación (6%), $ 1.759 millones a investigación (3%) y el monto restante a otros programas. Del presupuesto apropiado se ejecutaron $ 53.077 millones que corresponden al 85% del total. Es decir que se dejaron de ejecutar $ 9.421millones. En cuanto a los ingresos de la ESAP en 2008 fueron de $114.162.millones distribuidos así: $11.383 millones por concepto de venta de servicios, $ 38

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

63.646 por concepto de aportes de parafiscales de la ley 21 y $ 39.132 por rendimientos de capital. La diferencia entre los ingresos recaudados y los gastos ejecutados arroja un superávit de $ 83.577 millones. De las cifras expuestas, se deduce que el plan decenal de la ESAP debe abordar estrategias adecuadas de gestión de la entidad, para utilizar los recursos de una manera que garantice una buena ejecución atendiendo el talento humano, factor estratégico del conocimiento en los cuatro ejes misionales. 7.10. PROCESO DE ACREDITACIÓN DEL PROGRAMA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA PRESENCIAL BOGOTA

DE

Aquí se plantea la necesidad de consolidar una comunidad de investigadores, profesores y egresados, que se basen en capacidades de aprender e indagar el saber de la administración pública, por medio de las asesorías que brinda la universidad.

Resolución 1438 octubre 22/08 Con la cual la ESAP adopta el Manual de gestión de calidad ESAP - MCSGC-01. Los principales objetivos de la calidad que son necesarios para cumplir con los requisitos del servicio y con la política de calidad son: a) Prestar servicios educativos de alta calidad, mediante actividades enfocadas a la investigación y producción del conocimiento de lo público. b) Brindar herramientas tecnológicas de apoyo a la educación y desarrollo de competencias informáticas. c) Prestar asistencia técnica integral y efectiva que permitan la transformación organizacional de las entidades públicas y comunidades organizadas. 39

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

d) Incidir efectivamente en la formación gerencial de los altos funcionarios del Estado. Mejorar de forma permanente los procesos, procedimientos y trámites al interior de la ESAP. e) Desarrollar prácticas de desarrollo humano orientadas a mejorar el desempeño de las personas y estrategias de la entidad. 8. REVISIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (SGC) DE LA ESAP Para realizar este análisis, fue de suma importancia partir del manual de calidad ya que este muestra la metodología y los procesos definidos bajo los cuales se mueve la ESAP para el logro de sus objetivos. Sumado a lo anterior se tuvo en cuenta el marco normativo actual que le brinda la estructura al Sistema de Gestión de Calidad para las entidades públicas a nivel nacional (el Decreto 219 2004, el Decreto 4110 de 2004, La ley 872 de 2003 y el Acuerdo 010 de 2008) y las normas internacionales (NTC-GP 1000:2004, ISO 9000:2004, ISO 9001:2004). Características del SGC11

Fig. 5 Esquema de características del SCG

EL ENFOQUE AL CLIENTE (O USUARIO)12: Las organizaciones dependen de sus clientes o usuarios; por lo tanto, deben entender sus necesidades

11

Este esquema fue tomado del curso ISO 9000; Modulo Fundamentación del sistema de Gestión de Calidad. 2009 40

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

actuales y futuras, cumplir con los requisitos y esforzarse para exceder las expectativas del cliente. Aplicar el principio "Organización enfocada al cliente" conduce a las siguientes acciones:  Entender en toda su amplitud las necesidades y expectativas de los clientes para la entrega del producto/servicio, precio y confiabilidad.  Asegurar un enfoque balanceado entre las necesidades y expectativas del cliente y otras partes interesadas tales como: propietarios, gente particular, proveedores, comunidad local y la sociedad en su conjunto.  Comunicar estas necesidades y expectativas a través de la organización.  Medir la satisfacción del cliente y actuar sobre los resultados.  Administrar las relaciones con los clientes. Por tanto, al saber la definición de cliente (usuario) tanto de la norma internacional o el curso virtual, se refiere a que los estudiantes, docentes y los mismos funcionarios también hacen parte de esta categorización, ya que dentro de esta tipificación solo aparecen los usuarios externos: - Instituciones Públicas y prestadoras de servicios públicos - Servidores Públicos - Organizaciones Sociales - Ciudadanos GENERALIDADES: En el inciso c) del manual de calidad13, se menciona un control de procesos, para los cuales se han generado una serie de indicadores, pero en el link o enlace de la intranet de la ESAP, no se encuentran.

12

Un cliente es toda persona que tenga relación con nuestra empresa. Tomado del curso virtual ISO 9000 Modulo de fundamentación de SGC. 2009; “organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio”. Tomado de la norma internacional NTC GP 1000:2004.

13 c) Para asegurarse de que tanto la operación como el control de los Procesos de la ESAP son eficaces y eficientes, se han definido en cada uno de los Procedimientos documentados actividades de verificación y a su vez, se han determinado Puntos de control en cada uno de ellos.

41

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

Ahora bien en el inciso g) del manual de calidad14, se encuentra una distorsión de los términos en tanto que se toma a los servidores públicos es igual a los particulares que desempeñan o ejercen funciones públicas. Para esto, el término de servidores públicos, son las personas que prestan sus servicios al Estado o a la administración pública. El término de servidor público se utiliza desde la Constitución de 1991, en donde se afirma que éstos son empleados al servicio del Estado y de la comunidad15. Mientras que los particulares que ejercen funciones públicas, se debe entender como las personas que acceden mediante un contrato de servicios regido por el Código de Comercio, y las obligaciones mutuas cesan cuando se liquida contrato. Cabe aclarar que si lo que se pretendía en el documento es hacer mención a un tipo en especial de servidor público debe enunciar la ley por la cual se hace esta afirmación o la Ley 909 de 2004 en la cual se manifiesta los tipos de servidores públicos y la diferencia de cómo se accede a estos cargos. MANUAL DE CALIDAD: En esta parte del manual de calidad se enuncia que: “el mismo tendrá o contendrá el alcance y la interacción de los procesos del sistema de gestión de calidad de la ESAP”. Pero cuando se reviso, este documento no contiene dicha descripción. Además, se encuentra que en este documento se habla de Recurso Humano (se entiende como la labor que aporta el trabajo de una o varias personas de una dependencia) y en el mapa de procesos de Gestión de Talento Humano16, lo cual lleva a plantear si sería conveniente utilizar un solo termino.

14 Los servidores públicos o los particulares que ejercen funciones públicas han identificado los puntos de control sobre los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia o que afecten la calidad de la prestación de los servicios de Docencia, Investigación, Capacitación y Asesoría y asistencia técnica en cada uno de los Procedimientos documentados definidos en la ESAP. 15 Tomado de http://74.125.47.132/search?q=cache:TsOS9XJMIqEJ:www.lablaa.org/blaavirtual/ayudadetareas/poli/poli92.htm+ servisorres+p%C3%BAblicos&cd=1&hl=es&ct=clnk&gl=co&client=firefox-a 16

Procesos mediante los cuales se diseñan, implementan y administran las políticas, objetivos, estrategias, requerimientos y procedimientos relativos al personal de la empresa. Tomado de:

http://74.125.47.132/search?q=cache:reVHZ4VSaRoJ:www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010060/ Lecciones/MODULO3/presentacion.htm+gestion+de+talento+humano%2Bsignificado&cd=10&hl=es&ct=clnk& gl=co&client=firefox-a 42

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

Algunos de los elementos relacionados con el eje de Asesoría y Consultorías son: A) La comunicación interna. La alta dirección representada por la Dirección Nacional se asegura que se establece la comunicación apropiada dentro de la entidad con la aplicación del “PR-A-GI-01 Gestión de la comunicación” y de que esta se efectúa considerando la eficacia del sistema de gestión de la calidad. (5.5.3.) Competencia, toma de conciencia y formación (6.2.2.). La entidad determina la competencia necesaria: - De los servidores públicos por la aplicación del procedimiento “PT-A-TH-02 Vinculación de personal”. - De los particulares que ejercen funciones públicas o que afecten la calidad del servicio por la aplicación del procedimiento “PT-A-CT-07 Contratación directa – Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión”. - De los Docentes de la entidad en aplicación del procedimiento PT-M-DC-11 “Evaluación del Desempeño Docente, Productividad Académica y Fortalecimiento Docente”.

En la realización del producto y planificación de la prestación del servicio (7.1) con relación a los servicios de asesoría y asistencia técnica en administración pública que la ESAP ofrece a otras entidades territoriales, se desarrollan en cumplimiento del Plan de calidad de Asesorías y Asistencia Técnica Código RE-M-AT-02 y el plan de calidad de SISCAP Código RE-MAT- 25 dispuesto para estos servicios. En procesos relacionados con el cliente: Determinación de los requisitos del cliente. La entidad determina los requisitos del cliente en cada uno de los procesos que ofrece, de la manera en que se muestra a continuación: Los servicios de Asesoría y Asistencia Técnica de la ESAP recibe de las entidades territoriales o nacionales sus solicitudes por las vías de comunicación que estas opten como más apropiada. (7.2.1) 43

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

Revisión de los requisitos. La entidad revisa los requisitos del cliente en cada uno de los procesos que ofrece de la manera en que se muestra a continuación: aplicando los criterios determinados dentro del “RE-M-AT-01”. En el SISCAP los registros son electrónicos y en esta misma aplicación se dispone de la información relacionada con la revisión de los requisitos. (7.2.2.) La ESAP se comunica con el cliente: La información acerca de los servicios de la entidad se publican en la página web y se dispone además de volantes, pautas, entre otras. (7.2.3) DISEÑO Y DESARROLLO. En la ESAP se realiza diseño y desarrollo de los servicios de Docencia, Investigaciones y Capacitaciones, más no de Asesoría ni Consultorías o asistencia técnica por corresponder a otras entidades. (7.3)

9. IDENTIFICACIÓN DE ACTORES PRINCIPALES DEL EJE (INTERNOS Y EXTERNOS).

En consonancia con la disciplina de la prospectiva, con los documentos consultados y con los Planes enunciados en la sección anterior, se procurará involucrar en este Plan Decenal de la ESAP, y en el eje en particular, los estamentos internos y los actores de cinco sectores básicos. El sector político administrativo, el sector académico, el sector privado, la sociedad civil y el sector internacional. A. Para los estamentos internos se aplicará un muestreo probabilístico por conglomerados, con afijación proporcional de acuerdo a la distribución de la población en las territoriales Los conglomerados a tener en cuenta son: 1 Directivos: 34 2 Estudiantes: Ciencias políticas 1.447, Administración pública 4.189, Postgrado1.212 3 Servidores capacitados 7.577 4 Profesores: 34 de planta y 520 catedráticos 5 Funcionarios: 362 6 Egresados: 7 Contratistas:

44

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

La afijación proporcional se establecerá de acuerdo a la distribución de los estudiantes, docentes y servidores capacitados en las 15 territoriales. B. Para los actores externos relacionados con la ESAP se aplicará un muestreo no probabilístico por conveniencia, de acuerdo con cinco grupos de actores: Académico 20 Civil 40 Internacional 20 Político- administrativo 30 Privado 10 Total 120 Los actores externos sugeridos son los siguientes: No Carácter

Organización

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

Academia Colombiana de Ciencias Económicas Asociación Colombiana Avance Ciencia ACAC Centro Interdisciplinario de Estudios Regionales CINSET COLCIENCIAS CORPOICA EAN ICFES Universidad de America Universidad de Los Andes Universidad del Rosario Universidad Distrital Francisco Jose de Caldas Universidad Externado Universidad Javeriana Universidad La Gran Colombia Universidad Nacional de Colombia Universidad Nacional de Colombia -CID Asociación Colombiana de Cooperativas Caja de Compensación Familiar CAFAM CAPITAL HUMANO Central de trabajadores de Colombia Como vamos Confederación Colombiana de Municipios Confederación Colombiana de ONG’S CONFEDERACION DE ONG.

Académico Académico Académico Académico Académico Académico Académico Académico Académico Académico Académico Académico Académico Académico Académico Académico Académico Civil Civil Civil Civil Civil Civil Civil Civil

45

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

26 Civil CONSEJO T. DE PLANEACION DISTRITAL 27 Civil CONSEJO T. DE PLANEACION DISTRITAL 28 Civil Corpoeducación - Fundación Corona 29 Civil Educación compromiso de todos:Unicef, FRB, Corporación Región 30 Civil Egresados ESAP 31 Civil Empresarios por la educación 32 Civil Escuela Nueva Fedecafe 33 Civil Estudiantes ESAP 34 Civil Fenadeco Federación Nacional de Estudiantes de Economía 35 Civil Fe y Alegría de Colombia 36 Civil Federación Colombiana de Municipios 37 Civil Federación Trabajadores al Servicio del Estado 38 Civil Fundación Antonio Restrepo Barco 39 Civil Fundación Carvajal 40 Civil Fundación Compartir 41 Civil Fundación Compartir - Premio al Maestro 42 Civil Fundación Empresarios por la Educación 43 Civil Fundación Gabriel Piedrahita Uribe 44 Civil Fundación Hábitat 45 Civil Fundación Luker 46 Civil Fundación Mamonal 47 Civil Fundación Promigas 48 Civil Fundación Social 49 Civil Génesis Foundation 50 Civil INSTITUTO MARIA CANO 51 Civil JUNTA ADMINISTRADORA LOCAL 52 Civil Nexos municipales 53 Civil ProAntioquia 54 Civil Profesores ESAP 55 Civil Sociedad Colombiana de Arquitectos 56 Civil Sociedad Colombiana de Economistas 57 Civil Sociedad Colombiana de Ingenieros 58 Civil Viva la ciudadanía 59 Internacional BANCO MUNDIAL 60 Internacional BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO 61 Internacional Centro Latinoamericano de Administración para el Desarrollo (CLAD), 62 Internacional COMISION EUROPEA 63 Internacional El Centro Latinoamericano de Administración para el Desarrollo, CLAD 46

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

64 Internacional Escuela de Administración Pública de la Universidad de Carleton (Canadá), 65 Internacional Escuela de Administración Pública de la Universidad de Dalhouise (Halifax), 66 Internacional Escuela Nacional de Administración Pública de la Universidad de Quebec (ENAB) 67 Internacional INAP Instituto Nacional de Administración Pública 68 Internacional INPAE - Red Inter-Americana de Educación en Administración Pública - España 69 Internacional Instituto Nacional de Administración Pública (INAP) México, 70 Internacional Inter-American Network of Public Administration Education, 71 Internacional NACIONES UNIDAS 72 Internacional Organización Internacional para la Migración 73 Internacional Organización Internacional para las Migraciones – OIM 74 Internacional ORTEGA Y GASSET 75 Internacional Programa de profesionales jóvenes – 76 Internacional Red Iberoamericana de Instituciones de Formación e investigación en Gerencia Pública (RIGEP), 77 Internacional Red Iberoamericana de Investigación sobre globalización y Territorios. 78 M Información Caracol 79 M Información El Espectador 80 M Información El Tiempo Fax 4101626 81 M Información EL Tiempo Concejo como vamos 82 M Información RCN 83 Político- administrativo ALCALDIA MAYOR 84 Político- administrativo ASAMBLEA DE CUNDINAMARCA 85 Político- administrativo CAR 86 Político- administrativo CONCEJO DE BOGOTA 87 Político- administrativo Congreso de la República 88 Político- administrativo Contaduría General de la Nación 89 Político- administrativo Contraloría General de la República 90 Político- administrativo DAFP 91 Político- administrativo Defensor del Pueblo 92 Político- administrativo DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACION 93 Político- administrativo Departamento Nacional de Planeación 94 Político- administrativo ESAP Dirección: 95 Político- administrativo ESAP Subdirección Académica 47

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

96 Político- administrativo ESAP Subdirección Administrativa y Financiera 97 Político- administrativo ESAP Subdirección de Alto Gobierno. 98 Político- administrativo ESAP Subdirección de Proyección Institucional. 99 Político- administrativo Fiscalía General de la Nación 100 Político- administrativo GOBERNACION DE CUNDINAMARCA 101 Político- administrativo Ministerio de Educación Nacional 102 Político- administrativo Ministerio de Hacienda 103 Político- administrativo Ministerio del Interior y de Justicia 104 Político- administrativo Personería de Bogotá D.C. 105 Político- administrativo PRESIDENCIA REPUBLICA 106 Político- administrativo Procuraduría General de La Nación 107 Político- administrativo SECRETARIA DE HACIENDA DISTRITAL 108 Político- administrativo SECRETARIA PLANEACION DISTRITAL 109 Político- administrativo Veeduría 110 Privado Acopi 111 Privado ANDI 112 Privado ASOC.BANCARIA Y ENTIDAD. FINANCIERA 113 Privado ASOCIACION NACIONAL DE INDUSTRIALES 114 Privado CAMACOL 115 Privado CAMARA DE COMERCIO DE BOGOTA 116 Privado CIMA 117 Privado Federación Nacional de Comerciantes 118 Privado VBQI Bureau Veritas Certificadora calidad

48

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

10. PREDIAGNOSTICOS DE LAS TERRITORIALES EN REFERENCIA AL EJE DE ASESORIAS Y CONSULTORIAS. Para el análisis de los informes y prediagnósticos17 territoriales, se tuvo en cuenta la guía de criterios que elaboraron los profesores de la sede central para hacerle el respectivo seguimiento y especialidad para cada eje. De manera que, en la mayoría de los informes lo que se encontró fue una visión global de los problemas, los cuales de alguna manera apuntan a que en la ESAP, los problemas tienden hacia infraestructura, contratación, etc., que e el siguiente cuadro se trataran de esbozar dicha problemática. Razón por la cual, al entrar a observa la sistematización vemos que existen una serie de problemáticas recurrentes y otras percepciones particulares de las territoriales.

ANTIOQUIA

TERRITORIAL PROBLEMAS

PROBLEMAS RELACIONADOS CON EL EJE

1. Se carece de una infraestructura integral (espacios, auditorios, áreas virtuales, salones, zonas de esparcimiento y funcionalidad de oficinas) 2. Excesiva concentración de decisiones en el ámbito central. 3. Es insuficiente la planta de docentes vinculados de forma completa o parcial a la territorial. 4. Algunos docentes no realizan un adecuado acompañamiento en los NO APLICA diferentes programas que brinda la territorial. 5. Se carece de equipamientos tecnológicos actualizados (video beams, computadores, áreas virtuales, reproducción de audiovisuales) 6. Exceso de cargas laborales en los funcionarios y contratistas. 7. Carencia de un proyecto de sentido de identificación y sentido de

17

Para ayuda de sistematizar lo que las territoriales entregaron y para saber a profundidad los contenidos de los prediagnósticos se elaboro una base de datos en ACCES 2007.

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

ATLANTICO

pertenencia con la institución en la comunidad académica y administrativa. 8. Falta de marketing y publicidad para la difusión a los programas que ofrece la territorial. 9. Ausencia de intercambios académicos e investigativos con instituciones similares del exterior.

1. Existen problemas del orden de apoyo administrativo que no permiten mantener las locaciones o instalaciones en el estado deseable, que obedecerían a la falta de planeación de estas actividades y por ende a la falta del presupuesto para financiarlas, esta situación redunda en el ambiente laboral de funcionarios y en el ambiente académico a nivel estudiantil. 2. No se cuenta con los equipos de cómputo y herramientas tecnológicas necesarias para el desarrollo del conocimiento en el manejo de tecnologías de información y comunicaciones. 3. Falta participación directa de los estudiantes en los procesos de diseño de los componentes académicos (currículo) y su actualización acorde a los cambios presentados en los últimos años y a las necesidades de las entidades locales.

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

NO TIENE

BOLIVAR

1. En la biblioteca faltan módulos y de libros actualizados. El Comité de Bienestar Universitario no funciona como debería. El aula de informática es muy pequeña para tantos estudiantes. No hay servicio de cafetería de forma regular. La publicación de notas a veces se demora mucho. No tenemos zona para hacer deporte. Fortalecimiento de promoción para que conozcan la universidad. La mala ubicación de la sede además que está cada día en mas malas condiciones por la humedad y por ser zona de riesgo. El desempeño de algunos docentes. Entrega de carnet a sido demorada. Existe mucha concentración para la toma de decisiones con respecto a la sede central. 2. Poco impulso del tema académico en lo concerniente a los docentes y su importancia. Ausencia de autonomía. 3. No tener en cuenta a los egresados para los procesos que se emprenden. Que solo existen carreras a distancia y no presenciales. Limitación a cupos de postgrado.

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

EL problema que se relaciona directamente con asesorías es el número 3) en tanto que asesorías y consultorías es uno de los mecanismos que tiene la ESAP para vincular a los egresados de la misma y tener una mayor interrelación con los mismos, para fortalecerse institucionalmente.

BOYACA

1. No satisfacen el de aula virtual con un 19,72% de insatisfacción, porque los estudiantes consideran que la red es muy lenta, los computadores están desactualizados y en mal estado, los horarios de atención no se acomodan a las actividades, y el número de equipos no satisface la demanda. 2. El servicio de Biblioteca con 16,90%, porque el material bibliográfico esta desactualizado, en mal estado, no existe suficientes libros y material didáctico, el espacio es muy reducido e incomodo y el horario de atención limita la posibilidad de acceso a los estudiantes que realizan actividades o trabajan en el transcurso de la semana. 3. Así mismo, dentro de los recursos de apoyo académico encontramos con 7,75% de insatisfacción en el servicio de préstamo de Computadores y NO TIENE Video Beam para las exposiciones, sustentaciones y desarrollo de las clases, ya que el número de equipos disponibles no es suficiente para las necesidades de los estudiantes, muchos de estos equipos funcionan mal y otros se encuentran dañados. 4. En los tres Cetap´s es recurrente encontrar en los estudiantes una insatisfacción frente a las Instalaciones (12,68%), consideran que el aumento en cobertura está generando hacinamiento e incomodidad, los salones de clase no son adecuados para el desarrollo de las actividades académicas y el ambiente de trabajo no permite el mejor desenvolvimiento de las actividades.

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

CALDAS

1. Difusión de los valores y principios. Papel mas dinámico de la ESAP en los municipios, en lo técnico y de capacitación 2. Mayor promoción de la ESAP 3. Dinamizar los semilleros de investigación. 4. El método de evaluación de tutores no es funcional ya que en muchas oportunidades manifestamos inconformidad con el docente evaluado y lo mandan en el semestre siguiente. 5. Hay que plantear la figura del PGC, es decir, debe haber más trabajo individual que grupal, esto aumentaría la autodisciplina, autoestudio y la responsabilidad. 6. Los docentes no deben ser tan flexibles, ni con los horarios ni con las notas, debe haber mayor organización y planeación y volver a los inicios donde el horario del primer bloque era de 2:00 p.m. a 4:00 p.m. descanso, y el segundo bloque hasta las 6:30 p.m. descanso y nuevamente de 7:00 p.m. a 10:00 p.m.; recuerden docentes, el horario es de 2:00 p.m. a 10:00 p.m.9. Algunos tutores necesitan tener más autoridad y plantear desde el principio lo que va a hacer, es muy difícil con un grupo tan numeroso, negociar todo. 7. El proceso de evaluación en muchas ocasiones es subjetivo porque no compensa con el trabajo realizado

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

EL problema que se relaciona directamente con asesorías es el número 1);2) y 4) en tanto que asesorías y consultorías es uno de las fortalezas que tiene la ESAP para vincularse y promover su figura institucional como asesor o acompañante de los procesos de las entidades públicas dentro de los cambios de la administración pública. Además, la ESAP al poseer grupos de investigación al fortalecer las relaciones entre los diferentes ejes sobre todo con el de investigaciones,

se lograría una intercomunicación mejor y una mejora continua a los métodos de asesoría, capacitación e inclusive formación en ámbitos e la administración publica.

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

CAUCA HUILA

Los problemas internos fundamentales de la sede territorial, vistos desde la óptica de los diferentes actores sociales que integran nuestra institución se pueden clasificar en Problemas de infraestructura y debilidad en el cuerpo docente, estas se pueden dividir en instalaciones locativas y adecuación de equipos de sistemas y Biblioteca, este punto llega a pesar mas del 56% del total de la encuesta realizada a una muestra bastante acertada, discriminados en: Sistemas y Biblioteca 36.25%, Espacio físico 8.75%, redes e Internet 7.5%, Servicios complementarios (cafetería etc.) 3.5 %, por otra parte el mejoramiento docente alcanza un 17.5 de la encuesta pero es de resaltar que el 90% de de esta respuesta corresponde a los formatos diligenciados por los estudiantes del Programa en Gerencia Hospitalaria. 1. Un alto porcentaje de los estudiantes se identifica al valorar el programa académico de Administración Pública Territorial, habida consideración de la importancia que tiene en el proceso de tecnificación y modernización de la Administración Pública Territorial y Municipal que, consideran, debe ser un objetivo permanente de las autoridades locales. 2. Profesores, estudiantes y egresados, en especial, reclaman la implementación y práctica de procesos que hagan fluida la comunicación entre los entes centrales y territoriales con ellos. 3. Como se ha referido, las instalaciones desde donde labora el personal administrativo no son las más adecuadas y en reducidos cubículos cumplen sus tareas. 4. Sin excepción, los estudiantes valoran el alcance de la carrera de Administración Pública Territorial y destacan la función social que cumple la ESAP al brindar sus programas con un bajo costo en las matrículas y la relativa facilidad para el ingreso a ella. Ahora bien, si no se desconoce la tarea que lleva a cabo la Territorial al ofrecer su concurso, mediante convenios con la Gobernación y entes locales, para asesorarles, mucho se quisiera que la presencia de la Escuela fuera más decisiva en la toma de decisiones frente a la problemática pública y privada de la región.

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

NO TIENE EL problema que se relaciona directamente con asesorías es el número 1) y 4) en tanto que asesorías y consultorías es uno de las fortalezas que tiene la ESAP para vincularse y promover su figura institucional como asesor o acompañante de los procesos de las entidades públicas o en los gobiernos territoriales dentro de los cambios de la administración pública.

NARIÑO

1. Más que problemas en la proyección de la escuela se ha identificado la importancia de construir: Un nuevo proyecto de presencia y aporte para la nación, lo departamental, lo local, lo cultura y la comunicación social. 2. El concepto capacitación deberá dirigirse efectivamente a capacitar directamente en el puesto de trabajo, ya que la actual capacitación que se ofrece, esta llena de una serie de teorías, conceptos y enfoques que no permiten alcanzar el objetivo fundamental del saber para hacer. 3. Existe una seria dificultada para la asignación de docentes – capacitadores; la imagen institucional de la escuela se debe fortalecer a través de talento humano que la representa; en este caso, gran parte de los docentes – capacitadores, no reúnen los requisitos y perfiles para determinados temas que son impartidos en los procesos de capacitación. Habrá de indagar por las causas para la nominación de docentes – capacitadores. 4. El mayor problema de la investigación es que la escuela no promueve la investigación, el facilismo académico, la implementación de alternativas para obtener el grado y otro sin número de posibilidades, han llevado a que la investigación sea considerada como las matemáticas, genera terror y los estudiantes le huyen.

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

El primer problema u observación está ligado a el Eje de Asesorías y Consultorías, por las razones anteriormente descritas.

NORTE DE SANTANDER

• No se realiza la evaluación y seguimiento del proyecto educativo de la ESAP con los diferentes miembros d e la comunidad académica. • Deficiente comunicación organizacional. • No aplicación de los planes estratégicos. • Inoportuno seguimiento de los planes. • No inscripción o actualización de los proyectos en BPIN • Demoras en la expedición del Plan de Acción y el POAI • Desactualización en el material académico (módulos) de APT. • Desactualización e insuficiencia de equipos de computo • Inexistencia de plataforma de videoconferencias. • Bienes inmuebles en estado de baja (aulas). • Poca capacidad de espacio en el área de informática. • Inexistencia de docentes de planta. • Bajo nivel de motivación en los estudiantes hacia los procesos académicos. • No remuneración económica a los estudiantes y docentes de los semilleros de investigación. • Falta de compromiso del mayor numero de docentes para integrar los semilleros de investigación. • Inexistencia de un banco de capacitadores actualizado y suficiente para atender la demanda. • Contratación de un capacitador por tema. • Falta mayor vinculación de los estudiantes a los programas de capacitación ofrecidos por la territorial. • Falta de publicaciones regionales.

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

La no inscripcion en el BPIN y la inexistencia de un banco de capacitadores actualizado y suficiente para atender la demanda, son problemas que van ligado a la no comunicación y colaboración entre los diferentes ejes,

RISARALDA SANTANDER VALLE

1. Falta de una sede o aula fija y adecuada para llevar a cabalidad el programa 2. Hay demasiado ruido en el lugar donde estudiamos 3. No ha habido la posibilidad de visitar otras sedes 4. Los correos de información sobre lo que acontece con la ESAP no llegan 5. Es difícil adquirir documentos que la misma ESAP ayuda a construir a las administraciones, ya que son herramientas muy útiles para nuestra carrera. 6. Se evidencia la falta de capacitaciones que permitan brindar a la comunidad instrumentos para organizarse en lo público *La infraestructura es insuficiente para algunos CETAP de La Territorial. *Los canales de información no son Los efectivos por lo esta no llega a tiempo. *no hay suficiente material didáctico y audiovisual para Los estudiantes de Los diferentes CETAP. * Las renuncias imprevistas de algunos miembros de La planta de personal. *La estrecha planta de personal existente. * Mayor publicidad de La ESAP en Los diferentes ámbitos de La Sociedad. *el cíclico sostenimiento de Las actividades de Bienestar Universitario. * el pago demorado de viáticos para Los docentes. *Insuficiencia de plazas para docentes de planta. 1. La territorial no tiene autonomía presupuestal y el área como tal se debe someter a las decisiones que se toman por parte del nivel central en las dependencias de capacitación y asesoría. 2. Se carece de datos e indicadores procesados estadísticamente, en capacitación, asesoría y consultoría en la territorial. Herramienta de apoyo fundamental para la gestión del área. 3. La falta de autonomía en el área para desarrollar actividades genera perdida de usuarios y reconocimiento institucional en la región. 4. El personal que brinda capacitación, asesoría y consultoría es

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

Los problemas 5 y 6 estan relacionados con el eje, porlas razones anteriormente descritas.

Mayor publicidad de la ESAP en los diferentes ámbitos de la Sociedad, es relacionada con el eje de asesorías y consultorías y demás.

Todas tienen relación en tanto que, los ejes de capacitación, formación y asesorías tienen puntos de convergencia.

personal externo a la ESAP. 5. El personal asignado para capacitación asesoría y consultoría se da mediante una base de datos que se tiene, pero no se lleva a cabo un proceso de selección. 6. La asignación presupuestal se hace de acuerdo al plan de inversión que presentan las territoriales y de acuerdo al monto de la vigencia de la sede central, de acuerdo a estos dos factores se decide el valor del presupuesto para cada territorial. 7. La relación entre la ESAP nacional y la sede territorial es vertical, todas las decisiones se toman en la sede central y se aplican en la territorial. Tabla 5. Territoriales Nacionales de Escuela Superior de Administración Pública Fuente: Glenis Rocío Quecano Palacio

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

II PARTE: METODOLOGIA DEL TRABAJO CON ACTORES Para el “Diseño y formulación del Plan Decenal de Desarrollo Institucional de la ESAP 2009 – 2019”, en el eje de asesoría y consultorías, esta parte del documento contiene los elementos de la encuesta a los actores relacionados con la ESAP, la metodología de las mesas de trabajo, la propuesta de foro sobre políticas del eje, una cuartilla para Intranet, las preguntas para los talleres y las actas de reunión del eje. Para construir la arquitectura del Plan los siguientes son los elementos fundamentales: El diagnóstico que es la base del plan, las estrategias para alcanzar los objetivos en el marco de los escenarios y la concreción en programas y proyectos, para los cuales se requiere un seguimiento y control. La obtención de los seis productos requiere cuatro procesos, el primero documental, el segundo vivencial, el tercero estadístico y el cuarto comunicativo. El proceso documental comprendió la cuidadosa selección, revisión y análisis de planes, estudios, informes, manuales y jurisprudencia para la elaboración del diseño y la formulación del Plan Decenal de Desarrollo. La consolidación de esta información secundaria se presentó en el primer informe documental que permitió conocer como es la situación del eje de asesorías y consultorías de la ESAP en el periodo del último plan 2004-2007 y el 2008 y algunos comentarios y propuestas de los estamentos de las Territoriales, estudiantes, profesores y personal administrativo. En este segundo informe se aborda el proceso vivencial que comprende la encuesta a los actores sociales, los foros virtuales, las mesas de trabajo presenciales, las videoconferencias y las reuniones generales. Es la fuente primaria de los conocimientos y las decisiones. Para encausar adecuadamente este proceso, en el Comité técnico se acordaron dos guías: La primera, los principios que deben orientar a los participantes en el proceso (Democracia participativa, confianza, reflexión propositiva, ética comunicativa, viabilidad, construcción de lo público, pertinencia, responsabilidad y coherencia). Y la segunda, una Guía de Cultura de participación. El proceso estadístico comprende la recolección, sistematización y análisis de información. Se diseñara, con apoyo de la oficina de sistemas, una base por Access o Excel con los datos del la consolidación de la información.

60

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

El proceso comunicativo, a diferencia del informativo, buscar generar mensajes interactivos de doble vía entre todos los participantes en el plan. 11. ENCUESTA A LOS ACTORES El procedimiento vertebral que atraviesa los anteriores procesos es la encuesta. Una encuesta es un conjunto de procesos dirigidos a una parte de la población o instituciones con el fin de conocer opiniones o hechos. La encuesta tiene dos características:

18

1. Es multiactores, porque va dirigida a conglomerados diferentes, a nivel interno y externo de la ESAP. 2. Es multipropósito, porque indaga varios tipos de preguntas que se presentan en los objetivos. Objetivos: Objetivo General Concretar la percepción colectiva de los actores internos y externos, del eje y de la ESAP en torno a los componentes estructurantes del Plan Decenal: Objetivos específicos a) De tipo institucional, para establecer algunas características de la Institución y el encuestado b) De conocimiento de la oferta de servicios de la entidad c) De demanda o solicitud de servicios de la entidad d) De evaluación o calificación de los servicios e) De opinión propositiva

Ficha metodológica El siguiente es un instrumento que se construyó sobre los aspectos documentales relevantes y las opiniones preliminares de los actores, y que 18

La encuesta no contiene preguntas sociodemográficas, actitudinales, expectativas, de filtro, que son tipologías diferentes.

comportamentales, de

61

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

servirá para generar procesos de comunicación en los foros, las mesas de trabajo y las reuniones generales. La ficha metodológica de la Encuesta multiactores contiene los siguientes elementos: Concepto Descripción 1 Nombre o denominación Encuesta del Plan Decenal 2. Sigla: EPD 3. Justificación La encuesta se requiere para recoger información y conocimientos para la toma de decisiones en torno al Plan decenal de la ESAP 2009-2019 4. Objetivos Objetivo general: Recoger información y conocer la percepción de los estamentos internos y actores externos sobre la ESAP

5. Alcance temático

6. Tipo de encuesta 7 Variables e indicadores

Objetivos Específicos: Recoger información y conocer la percepción sobre los ejes cuatro misionales y los ejes de apoyo. Información sobre los servicios de formación, capacitación, investigación, asesoría y consultoría prestados por a ESAP y temas que deberían orientar estos servicios. Muestreo dirigido De estudio: Percepción de los actores frente a los servicios misionales y de apoyo prestados por la ESAP. De clasificación: Persona jurídica Ámbito territorial Nivel jerárquico Naturaleza del encuestado Nivel educativo Eje misional 62

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

8. Parámetros 9. Población Objetivo

Promedios de cada una de las preguntas, variación estándar. Al interior de la ESAP: Estudiantes, funcionarios capacitados, profesores, egresados, funcionarios, Directivos Al exterior de la ESAP: Representantes de entidades publicas, sociedad civil, centros académicos y de investigación, gremios privados y organizaciones internacionales.

10. Marco estadístico o muestral

11 Diseño muestral

12 Tipo de muestra 13 Método de selección 14 Tamaño de la muestra

Al interior de la ESAP, número de personas que conforman cada estamento Al exterior de la ESAP. Número de entidades y organizaciones Criterios de estratificación: Los estamentos internos y los actores externos, para seleccionar una muestra adecuada a los objetivos. Dirigida, estratificada por estamentos y actores Al interior de cada estrato, muestreo dirigido Muestra seleccionada: Muestra efectiva:

15 Cobertura geográfica

16 Periodo de referencia 17 Periodo de recolección 18 Desagregación de resultados

Departamentos y municipios cubiertos por las quince territoriales de la ESAP Situación en el año 2009 Diez días Por actores, por estamentos, por 63

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

19 Método de recolección

20 Periodo de referencia disponible 21 Medio de divulgación

22 Información producida

territoriales, por departamentos - Por encuesta directa en cada territorial y la sede central. - Auto-diligenciamiento de un formulario electrónico, a través de la WEB de la ESAP 2009 A través de la WEB, el periódico Nuevo Municipio, las revistas de la ESAP. Tablas de resultados:

Informe general del promedio de cada pregunta según total nacional, Por actores, por estamentos, por territoriales, por departamentos 23 Sistema Informático y módulos A definir por parte de sistemas de desarrollados la ESAP: Sistema de captura con formularios electrónicos vía Web. Procedimiento para generación nombres de usuario y contraseña para el sistema de captura con formularios electrónicos vía Web. Modulo para generación de reportes de cobertura y producción. Definición de la estructura de carpetas para almacenamiento de información. La base de datos que soporta los anteriores sistemas es XXX. Tabla 6. Ficha metodológica de la encuesta multiactores Fuente: Yezid Soler

11.1 Método de muestreo Se utilizarán el método de muestreo teniendo en cuenta los estamentos internos de la ESAP y los actores externos, para el diseño de un instrumento único y una sola muestra: 64

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

A: Para los estamentos internos se aplicará el muestreo dirigido por estratos, a partir de la siguiente composición del universo poblacional: 1 Directivos: 34 2 Estudiantes: Ciencias políticas 1.447, Administración pública Postgrado1.212

4.189,

3 Servidores capacitados 7.577 4 Profesores: 34 de planta y 520 catedráticos 5 Funcionarios: 362 6 Egresados: 7 Contratistas: 477 La ponderación territorial se establecerá de acuerdo con la distribución del universo poblacional en las 15 territoriales. B. Para los actores externos relacionados con la ESAP se aplicará un muestreo no probabilístico por conveniencia, de acuerdo con la presencia cinco grupos de actores en cada una de las territoriales: 1 Político- administrativo: Nacional, departamental, municipal 2 Centros Investigativos y Académicos: (Colciencias, etc) 3 Sociedad Civil 4 Organismos Internacionales 5 Gremios Privados Político- administrativo: Nacional, departamental, municipal La muestra de las entidades públicas a nivel nacional de la rama ejecutiva, legislativa y judicial nacional, se seleccionaran del siguiente universo: -Empresas industriales y comerciales del Estado, Sociedades de economía mixta, Sociedades públicas por acciones, Sociedades de economía mixta y Empresas de servicios públicos domiciliarios. - Entidades Autónomas (Banco de la República, Universidades, Corporaciones -Autónomas Regionales, Comisión Nacional de Televisión) - Rama Legislativa (Senado y Cámara de Representantes) - Rama Judicial (Altas Cortes y Fiscalía) 65

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

- Organismos de Control - Organización Electoral (Registraduría) En la muestra de los 32 departamentos del país se seleccionarán las siguientes entidades y dependencias: Despachos Secretarías de Hacienda Secretarías de Educación Secretarías de Salud Secretarías de Obras/Infraestructura Secretarías de Tránsito Contralorías Licoreras Loterías Institutos descentralizados La muestra de los municipios del país se seleccionará de la siguiente categorización: 19

Categoría Habitantes entre Especial 1 2 3 4 5 6

> 500.000 100.000 50.000 30.000 20.000 <

500.001 100.001 50.001 30.001 20.001 10.001 10.000

ICLD entre > 100.000 50.000 30.000 25.000 15.000 <

(smmlv) 400.000 400.000 100.000 50.000 30.000 25.000 15.000

Tabla 7. Ingresos corrientes de libre destinación Fuente: Ley 617 de 2000

19

Establecida por la ley 617 de octubre 6 de 2000, art. 2. ICLD: Ingresos corrientes de libre destinación. 66

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

11.2 Tamaño y distribución de la Muestra La ponderación de la muestra según estamentos y actores es la siguiente: Subtotal Actores externos Actores externos Entidades Nacionales Entidades Departamentales Municipios Sociedad Civil Gremios privados

Ponderación 20% 10% 20% 5% 5%

Estamentos internos ESAP Estudiantes Profesores Funcionarios Egresados Contratistas

4% 4% 4% 14% 14%

Total externos e internos

100%

Total internos mas externos

100%

Tabla 8. Ficha de ponderación de la muestra multiactores Fuente: Yezid Soler

11.3 El cuestionario Para el diseño del cuestionario se tienen en cuenta los siguientes criterios: a. Pocas preguntas profundas para llegar a lo esencial. b. Interdependencia multidimensional.

entre

las

preguntas

para

lograr

coherencia

c. Correspondencia entre las preguntas generales y las del eje, para articular el todo y las partes. Para el efecto es necesario contar con una herramienta que consiste en una base datos de los estamentos internos y un directorio de los actores externos a la ESAP. 67

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

11.4 Fases de aplicación: De acuerdo al plan propuesto en el primer informe, el cuestionario se aplica en tres fases: En la primera fase se utilizó el cuestionario de consulta con respuestas abiertas en una muestra piloto de un grupo previamente definido. Este grupo fueron funcionarios de la Gobernación de Cundinamarca, Alcaldes de Cundinamarca y Concejales de Cundinamarca. En la segunda fase, sobre la base de las respuestas a la muestra piloto se aplica el cuestionario piloto a los estamentos internos del nivel central y las quince territoriales. Esto se realiza de forma virtual, presencial y telefónica. En la tercera fase se aplica la encuesta de manera masiva a los actores externos representativos del sector político administrativo, investigativoacadémico, sociedad civil, gremios empresariales y organismos internacionales. En el cronograma se contempla adelantar estas actividades en la segunda mitad del mes de mayo.

11.5 Sistematización de la información Con el procesamiento de la información, se esperan los siguientes resultados: Diagnóstico interno, referido de la ESAP y diagnóstico externo, referido a los escenarios de tendencias del entorno, con relación a los siguientes aspectos: b) Conocimiento de la oferta de servicios de la entidad c) Solicitud de servicios de la entidad d) Evaluación o calificación de los servicios e) Opinión propositiva Otros subproductos que se derivan de la encuesta son algunos elementos preliminares en torno a los objetivos preliminares del Plan Decenal y las estrategias para alcanzar los objetivos del Plan. 68

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

Esta actividad va en paralelo con la recolección de toda la información vivencial y se espera contar con la estadística consolidada en la última semana de mayo. En el anexo No 5 se presenta el cuestionario con las preguntas.

12. MESAS DE TRABAJO MULTIACTORES Con base en los resultados de la sistematización de la información y las discusiones hechas en el eje, se adelantan las jornadas de mesas de trabajo por territoriales con actores internos y externos y por ejes para argumentar los resultados en torno a los elementos principales del diagnóstico interno y externo del Plan Decenal. Con base en este último, se definen los escenarios probables, los escenarios deseados y los escenarios posibles (tendencias que pueden ocurrir). De igual forma los resultados de la sistematización de la información, suministrarán los insumos para la argumentación en torno a los principales objetivos y estrategias del plan Decenal. Entonces la metodología, es en principio hacer una convocatoria dirigida hacia la personas como estudiantes, funcionario, estudiantes (tanto de la sede central como de las territoriales) y actores externos, presentarles el documento con la recopilación de información de la sede central con las sedes territoriales. Después de esto lo que se hace es una orientación con una serie de preguntas que lleven a analizar, las estrategias, los objetivos, los escenarios que se alcanzan a evidenciar en dicha recopilación y así obtener unos resultados previos que ayuden a mejorar el proceso de formulación. Esta actividad se desarrolla en la última semana de mayo de 2009. Los resultados de la sistematización y de las mesas de trabajo servirán para definir los programas y proyectos estructurantes del Plan decenal. La tercera jornada de mesas de trabajo se tiene prevista en el cronograma para la primera semana de junio de 2009, antes de comenzar exámenes finales en la ESAP, y en esta es necesario que todos los actores deben participar para darle legitimidad, monitoreo y publicidad al proceso. Además, lo que finalmente se busca es proponer y definir posibles soluciones a los problemas existentes y nuevos objetivos y metas para la ESAP dentro de 10 años, donde los diferentes equipos del PDDI, deberán hacer una discusión para llegar a un acuerdo de voluntades, con una vinculación de la ESAP con 69

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

el exterior, para lograr una buena articulación de la misma con otras entidades.

13. FOROS SOBRE POLÍTICAS DEL EJE En el foro realizado el jueves 30 de abril en el auditorio principal de la sede central de la ESAP, el Doctor Germán Insuasty, Jefe de la Oficina de Planeación planteó, que el plan de desarrollo debe materializar las estrategias que nos permitan que la actividad de acompañamiento, que es una de las razones fundamentales de la ESAP para la administración pública, sea de manera programada_ organizada y dejen de ser o tener ese aspecto reactivo, que la información recopilada en los procesos de esta actividad, puedan llegar a las administraciones locales para prevenir y mejorar la atención de manera oportuna, que el acompañamiento de la ESAP no sea como antes decía, un acompañamiento esporádico. Sino que ese acompañamiento se dé en todas las etapas de la implementación de los procesos desde los diagnostico hasta los desarrollos y hasta los resultado finales, para que nos permita medir el impacto que realmente tiene la ESAP la transformación institucional del país. Para ello, deben buscarse las estrategias de conformación de equipos interdisciplinarios altamente calificados, la experiencia de las asesorías y capacitación, deben también ser un insumo para las investigaciones en la ESAP, nosotros tenemos el potencial por nuestra especialidad y especificidad de tener el mejor laboratorio de investigación y observación de administración pública colombiana, ya que permanentemente estamos acompañando las necesidades, las dificultades, los intereses de la Administración Pública en todos los ámbitos y rincones del país. En este sentido este proceso de acompañamiento de los municipios, también debe estar también acompañado de una fuerte transformación tecnológica en la escuela que nos permita alcanzar comunicaciones en tiempo real con las alcaldías y las gobernaciones para la generación de unos buenos insumos para la Escuela, que se pueden divulgar aplicando las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC). Por su parte el doctor Edgar González Salas, egresado y exdirector del DAFP 20 expuso los siguientes planteamientos relacionados con el Eje de Asesorías y consultorías.

20

Departamento Administrativo de la Función Pública 70

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

Para formular las estrategias del plan a diez años es necesario conocer los cambios mundiales que se han dado y que ocurrirán en el futuro. “Para esto. cabe decir que en los últimos años hemos tenido un cambio a nivel mundial a mi modo de ver indicativo, hasta finales de los años 90 o mediados de los noventa, tuvimos un escenario en el cual la administración pública está relacionada con las instituciones públicas, que fueron de alguna manera relevadas en esta serie de aplique de una frase de algún profesor europeo que decía “si usted desconfía tanto como yo de los gobiernos, para que necesitamos gobiernos”, y esta frase es una frase bastante significativa porque nos revela muy claramente y muy sintéticamente también lo que ocurría entre la década de los 70, 80 y mediados de los 90, en cuanto a la misión que tenia la institución pública, pero digamos que eso era el estado minimalista, un estado mínimo, marginal, unas instituciones públicas restringidas a funciones fácticas de regulación, de finanzas o de control, con muy pocas capacidades de superación y con un papel cada vez menor en el mercado, ya que estas funciones públicas fueron transitadas hacia la esfera privada bajo las leyes del mercado. Digamos que ese fue un punto muy importante que predomino el tema. Obviamente había una implicación muy grande con implicaciones sobre las instituciones de gestión y direccionamiento de la administración pública porque pues en ese orden de ideas también tenía que ser otra administración que estuviera subordinada al ministerio de finanzas como que estuviera de alguna forma al servicio de estimular las disposiciones de las políticas del mercado más que preocuparse por el tema de la calidad de las instituciones públicas y el fortalecimiento de la administración como tal. Pero pues que con el tiempo se volvió a pensar de la importancia de retomar nuevamente el papel de lo público y el Estado en la resolución de los problemas y de las necesidades de la sociedad”21. Existen escenarios de desequilibrios ambientales, pobreza depredadora ambiental en el marco de la globalización. Se viene de una concepción minimalista del Estado en donde predominó el mercado. Con la crisis económica mundial esta situación ha comenzado a cambiar y se requieren Instituciones fuertes, de calidad. Frente a los problemas y los retos de los Objetivos de Desarrollo del Milenio, el Estado debe aumentar sus fortalezas. Debe ser un Estado bien documentado, con capacidad de decisiones. Se requiere autonomía, independencia, permanencia, ética y vocación, con una visión moderna de alto gobierno. 21

Tomado del archivo de audio del foro. Edgar Gonzales Salas, Planteamientos sobre los escenarios estratégicos de los próximos diez años de la Administración Pública. 71

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

Las metodologías que debe manejar la administración pública deben ser flexibles, con un liderazgo de capacidades abiertas. Se deben desarrollar las competencias laborales del servidor público, según lo dispuesto por la Organización Internacional del Trabajo OIT y en el ámbito interno por la ley 904. Hay que liderar mesas de trabajo en materia de competencias laborales. Ver los alcances funcionales de los empleos según desempeño, las reglas y condiciones laborales, los cuadros ocupacionales, las familias ocupacionales, cuadros funcionales de control, lo cual no agota la formación, son dos temas distintos, pero complementarios. La ESAP no puede quedarse atrás en el mejoramiento de la productividad del sector público. Cada eje misional y de apoyo debe trabajar por logros. La investigación se debe dirigir a líneas bien fuertes, pero de igual forma bien pagas. Los sistemas de gestión requieren expertos y desarrollos tecnológicos en la construcción de redes nacionales unificadas, en el conocimiento de éxitos y fracasos con una formación abierta al mundo, frente al criterio endogámico que ha predominado, Es importante conocer las experiencias asiáticas en particular Japón y Europa, sobre todo en Francia. Se requiere pensamiento global y acción local. El anterior conocimiento permitirá neutralizar los efectos negativos del entorno y aplicar nuevos modelos de formación, capacitación, investigación, asesorías y consultorías. Con mejores metodologías según el contexto de cada país y de la mano con los planes de mejoramiento, con una visión de modernización. Es importante acabar con la ruptura de Gobierno y Administración y abandonar el criterio de reformas alrededor de coyunturas y no de estrategias de largo plazo. Para ello se requiere un trabajo mancomunado entre todos los actores sociales. La administración pública debe ofrecer alternativas y visiones integrales, no diluidas solo en lo jurídico, lo económico, lo político o lo social. El Estado es una relación social de interacciones entre múltiples actores, en donde se debe superar la situación de los partidos políticos dispersados y el Congreso absorbido por el Ejecutivo. Epistemológicamente, la ecuación Gobierno y administración son dos caras de la misma moneda. Hay que superar la fractura y promover liderazgos generales amplios y democráticos Por lo tanto se identifican tres factores críticos para resolver:

72

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

I.

La voluntad política, es necesario sensibilizar a los decisores en donde participen todos los actores con una visión no fiscalista.

II.

La ESAP debe adelantar alianzas estratégicas con los Ministerios, partidos políticos, Gobiernos regionales y actores privados y civiles.

III.

La ESAP debe participar en redes académicas, de innovación, de investigación y en observatorios de los temas del acontecer nacional.

Por su parte el profesor Augusto Álvarez, después de hace un recuento de 50 años de historia de la ESAP planteó las bases para una nueva estructura administrativa de la ESAP Las ideas más comunes en torno a la estructura son. a. Organizaciones flexibles, con dependencias de propósitos múltiples, b. organizaciones planas, mas planas menos jerarquizadas, c. organizaciones autónomas, en donde cada dependencia tenga cierta independencia para el logro de los resultados y d. estructuras orgánicas, eliminando el principio de la unidad de mando.

13.1 Foros territoriales En el eje se colaborará para entrar en la recta final del Plan Decenal. Para el efecto cada una de las territoriales debe actualizar un Directorio de Actores a quienes la Escuela cursará oportunamente cartas de invitación, al igual que a todos los estamentos de la ESAP del nivel central, para adelantar el foro sobre las políticas generales y del eje. Para el orden del día se propone una agenda de 60 minutos que contenga: Palabras del Director de la Territorial Palabras de otro actor de la Territorial Palabras de un(a) estudiante Palabras de un(a) docente Palabras de un(a) funcionario(a) Palabras de un(a) egresado(a) En el evento se entregará un plegable sencillo de tres cuerpos ilustrativo de los organismos del Plan Decenal, las organizaciones externas participantes, 73

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

cinco frases breves de los representantes de los estamentos internos y los principios que guían el plan. Este encuentro multiactores está previsto para el jueves 4 de junio de 2009. Esta actividad se coordinará conjuntamente con los equipos de los otros ejes. En el encuentro multiactores en Bogotá, se tiene prevista la validación de los seis elementos del Plan decenal incluyendo programas y proyectos estructurantes, tanto generales como por ejes. El Consejo Directivo Nacional de la ESAP adoptará el Plan Decenal y en la jornada de cierre se firmará el acta de compromiso para su ejecución por parte de los actores internos y externos participantes. Se finalizaría el plan con una fiesta de integración. 13.2 Videoconferencias Las videoconferencias servirán para orientar los procesos y resolver inquietudes de las Territoriales sobre las diversas actividades del Plan como el cuestionario, la sistematización de la información y las mesas territoriales de trabajo.

14. CUARTILLA PARA INTRANET Los problemas transversales a los ejes Del análisis de los documentos, las encuestas y las entrevistas se desprenden tres problemas transversales que afectan no solo al eje de asesorías y consultorías, sino a los demás ejes misionales de la ESAP. La formulación del Plan estratégico pasa por el planteamiento de soluciones frente a estas tres dificultades latentes en una zona de indiferencia estratégica. Los problemas son la incomunicación institucional, la desarticulación entre los ejes y la lenta gestión en la Entidad. La incomunicación institucional se manifiesta en la dificultad de la circulación de la información y el conocimiento entre los ejes misionales de la formación, la capacitación, la investigación y las asesorías y consultorías. Se expresa en las interferencias entre lo ejes misionales y los de apoyo, administrativo, financiero, jurídico, informático. También se manifiesta en las dificultades existentes en las comunicaciones de la sede central y las territoriales. Y

74

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

también en la proyección la ESAP hacia los actores externos como son las entidades públicas y privadas y la sociedad civil. La desarticulación entre los ejes misionales es palpable porque el eje de formación del os futuros administradores públicos no está conectado fuertemente con el eje de capacitación de los servidores públicos actuales. A su vez, los anteriores dos ejes nutren muy poco los ejes de investigación y asesorías y consultorías y estos por su parte no son insumo para los procesos de formación y capacitación De manera que no se generan procesos fuertes de retroalimentación entre los ejes misionales de la ESAP que beneficien finalmente a las instituciones del Estado. La gestión administrativa presenta inconvenientes principalmente por la lentitud en que se desarrollan los procedimientos, los cuales afectan a los otros ejes y en particular a los ejes misionales. En la mayor parte de los informes de las territoriales, las debilidades de la entidad se vinculan a la gestión administrativa y financiera. En este último aspecto hay una ejecución de ingresos superavitarios, pero debido a las dificultades mencionadas no se ejecuta todo el presupuesto de gastos con los consecuentes impactos en la prestación de los servicios. Frente a los problemas mencionados, el Plan Decenal es una buena oportunidad para encontrar alternativas de solución con la participación de todos los estamentos internos y los actores externos. Es el reto que tenemos y podemos salir adelante si promovemos un liderazgo compartido.

15. RESULTADOS DE LA PRUEBA PILOTO LA PRUEBA PILOTO –INSTRUMENTO PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN-

15.1 ENCUESTA CORTA Y LARGA   I. IDENTIFICACIÓN DEL ENTREVISTADO En esta primera parte del instrumento en la reunión de pos_aplicación, se discutió que hizo falta la clasificación de los empleos públicos (si es de libre nombramiento y remoción, si de carrera, si es de elección popular y demás 75

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

empleos contenidos en la ley 909 de 2004), para el caso de los servidores públicos. En el caso de los estudios realizados hizo falta agregar si tienen maestría o haber puesto la opción de otros ya que en la universidad en el caso de los actores internos como los docentes algunos están cursando o cursaron maestría. Y finalmente, en el caso de en qué entidad trabaja fato si es privada, internacional, ya que para el eje de asesorías y consultorías es bueno tener esta información porque la población objeto o actores principales son los externos. En el caso de la edad, no se cree conveniente ya que para algunas de las personas encuestadas fue incomodo responder esta pregunta. Y se dijo, que se anexa el nivel jerárquico que ocupa el encuestado para saber su posición y contrastarlo con los demás datos que en el 1.7 se visualiza su relación con la ESAP. ENCUESTA CORTA II. CUESTIONARIO DE PREGUNTAS GENERALES PARA EL PDDI DE LA ESAP En la 2.1, la mayoría de las respuestas fue el significado de las siglas pero no saben cuál es la misión o la función de la ESAP en la Administración Pública. En las preguntas 2.2 y 2.3, se percibió que la gente se confunde porque no entiende bien a que se refiere la pregunta en inclusive respondieron casi lo mismo en las dos, no aportando mayor información para la construcción del PDDI 2009- 2019 de la ESAP. Con respecto a la pregunta que hace referencia a que temas y problemas del sector público considera deberían orientar los servicios prestados por la ESAP, respondían como tema el problema coyuntural por el cual está atravesando la entidad o el municipio y no distinguían que es tema y que es área por tanto solo respondían la primera parte. Y en cuanto a las demás las preguntas son concretas y dan información específica, sobre la eficacia de los servicios en la entidad. ENCUESTA LARGA II. CUESTIONARIO DE PREGUNTAS GENERALES PARA EL PDDI DE LA ESAP Se tiene la misma impresión hasta la 2.6, ya que es igual hasta ese punto a la encuesta corta. En ese sentido, de la 2.7 en adelante, lo que se encontró es que muchos de los encuestados respondían que habían recibido el 76

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

servicio de las asesorías y consultorías, pero en la pregunta 2.8, en la que se pregunta cuales de ella realmente lo ha hecho la gente no respondía, por tanto existía una incoherencia de respuesta, y esto sucedió igualmente con la de capacitación. Y finalmente con las preguntas del Seminario de Inducción a autoridades electas, no se tuvo mayor inconveniente con estas preguntas ya que bien orientadas para extraer la información que específicamente se requiere.

III PARTE: APLICACIÓN DE LA METODOLOGIA DEL TRABAJO CON ACTORES

Para el “Diseño y formulación del Plan Decenal de Desarrollo Institucional de la ESAP 2009 – 2019”, en el eje de asesoría y consultorías, este capítulo final contiene la justificación y alcances, la metodología, consideraciones generales en torno al eje, consideraciones específicas del eje de asesorías y consultorías, los pronósticos, las posibles relaciones con otros ejes y los vínculos estructurales con las condiciones externas y de contexto de la ESAP. Importancia La importancia de las asesorías y consultorías radica en el potencial para transformar conocimiento acumulado de la formación, capacitación e investigación, en prácticas concretas de gestión en la administración pública. En la ESAP, las asesorías y consultorías pueden contribuir al cumplimiento de los objetivos de la Carta Iberoamericana de calidad en la gestión pública, integrando las distintas perspectivas políticas y técnicas, En el Plan nacional de desarrollo “Estado Comunitario: Desarrollo para todos” para el periodo 2006-2010, el Eje de Asesorías y Consultorías se inscribe en dos objetivos como son: “Un Estado comunitario que promueva el bien común, en beneficio de los gobernados y permita la participación ciudadana en las decisiones públicas y en su ejecución y control” 77

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

“Un mejor Estado al servicio del ciudadano en el cual se consoliden el modelo democrático y los mecanismos de participación, a través de funciones de planeación, promoción, regulación, control y participación en un marco de eficiencia y transparencia” En el punto 6.1.1 del Plan se amplía el objetivo del Estado eficiente y transparente , planteando que “La Administración al servicio del ciudadano incluye dos elementos fundamentales: i) la consolidación de una política activa de servicio al ciudadano, que incorpore la responsabilidad del funcionario frente al público, respeto en la interacción entre la Administración y el ciudadano, el adecuado trámite a las peticiones, quejas y reclamos, la competencia y calidad en la provisión de los servicios y la protección al consumidor y al usuario; y ii) la generación de estrategias tendientes a modificar las percepciones ciudadanas sobre la Administración, referidas a su ineficacia e ineficiencia, arbitrariedad, corrupción, falta de continuidad, clientelismo, despilfarro y mal uso de los servicios públicos. Para trabajar en esta línea, se proyecta la creación de un Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano”. 22 El eje de asesorías puede cumplir un papel protagónico en los siguientes temas: En la lucha contra la corrupción, Anticorrupción (Ley 190 de 1995).

instrumentalizando

el

Estatuto

En el Sistema Nacional de Evaluación, desarrollando estrategias que permitan orientar la gestión pública hacia el logro de resultados. En la consolidación de la institucionalidad de la Comisión Intersectorial de Políticas y Gestión de la Información para la Administración Pública (COINFO) como instrumento articulador de políticas de información de todas las entidades del sector público.. En la ejecución de la política de Gobierno electrónico que comprende la modernización de los esquemas de rendición de cuentas de las entidades del orden nacional; la difusión de información relevante de cada una, su gestión y sus resultados. En el cumplimiento del sistema de calidad (NTCGP 1000:2004),

22

Plan nacional de desarrollo “Estado Comunitario: Desarrollo para todos” 2006-2010 Pág. 81 78

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

Los elementos expuestos, representan retos para la ESAP que ya se ha puesto a tono con todas las innovaciones que se plantean. Esto permitirá asimilar adecuadamente los procesos que incrementaran sus capacidades. En la dimensión regional, para la reducción de los desequilibrios regionales, en el diseño de estrategias, con base en ejercicios de caracterización de tipologías territoriales para promover un desarrollo territorial más equilibrado. En la descentralización territorial, en donde las acciones del Gobierno están orientadas a i) competencias; ii) saneamiento financiero; iii) recursos financieros; y iv) gestión pública territorial. En el fortalecimiento de la gestión pública territorial, apoyando la ejecución del programa “Laboratorio de desarrollo institucional y gobernabilidad”. Articulando la política nacional de integración y desarrollo fronterizo con el “Plan Fronteras” liderado por el Ministerio de Relaciones Exteriores y en la formulación de planes de desarrollo binacional para las zonas de integración fronteriza. 23 Los anteriores elementos del Plan Nacional de Desarrollo son algunos de los alcances que puede tener el eje misional de asesorías y consultorías en el marco del plan de Desarrollo de la ESAP 2019. Metodología Para construir la arquitectura del Plan, los elementos son: El diagnóstico que es la base del plan, las estrategias para alcanzar los objetivos en el marco de los escenarios y la concreción en programas y proyectos, para los cuales se requiere un seguimiento y control. La obtención de los seis productos requiere cuatro procesos, el primero documental, el segundo vivencial, el tercero estadístico y el cuarto comunicativo.

23

Una ampliación sobre el tema puede verse en: Ministerio de Relaciones Exteriores Plan Fronteras 79

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

Objetivo General de la metodología Apoyar la formulación del Plan Decenal de Desarrollo Institucional de la Escuela Superior de Administración Pública 2009 – 2019, en el eje misional de Asesorías y consultorías. Objetivos Específicos

Los objetivos específicos desglosan el objetivo general del eje de asesorías y consultorías así:

a) Lograr un diagnóstico estratégico compartido por los actores relacionados b) Definición de estrategias a largo plazo para alcanzar los objetivos c) Diseño de programas y proyectos estructurantes d) Visualización de los escenarios prospectivos de tendencias actuales y futuras e) Lograr un acuerdo de voluntades en torno a los objetivos de largo plazo f) Formulación del sistema de evaluación seguimiento y control g) La metodología, de carácter inductivo, combinó la información proveniente de fuentes secundarias y primarias. En el primer caso se procedió a la síntesis y análisis de documentos relacionados con el eje de asesorías y consultorías y en el segundo caso se acudió a la recolección de información y en especial con instrumentos de carácter vivencial.

80

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

16. FUENTES SECUNDARIAS: RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL El proceso documental comprendió la cuidadosa selección, revisión y análisis de planes, estudios, informes, manuales y jurisprudencia para la elaboración del diseño y la formulación del Plan Decenal de Desarrollo. La consolidación de esta información secundaria se presentó en el primer informe documental que permitió conocer como es la situación del eje de asesorías y consultorías de la ESAP en el periodo del último plan 2004-2007 y el 2008 y algunos comentarios y propuestas de los estamentos de las Territoriales, estudiantes, profesores y personal administrativo. Los principales documentos consultados son los siguientes, que se enumeran de lo general a lo particular: - Carta Iberoamericana de calidad en la gestión pública - Plan Visión Colombia II Centenario: 2019 a. - La Agenda Interna para la Productividad y la Competitividad - El Plan nacional de desarrollo “Estado Comunitario: Desarrollo para todos” - El Plan Nacional Decenal de Educación 2006-2016, PNDE - La ley 872 de diciembre 30 de 2003 y su decreto reglamentario 4110 de 2004, que creó el sistema de gestión de la calidad - El decreto 219 de 2004 que define el organigrama institucional de la ESAP, - Plan de Desarrollo Institucional de la ESAP 2004-2007 - La resolución 1438 del 22 de octubre de 2008 que adoptó el manual de calidad de la ESAP. - Documento mapa de procesos - Informe de rendición de cuentas de la ESAP 2002-2006 - Presupuesto de la ESAP en 2008

81

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

- Resolución 1438 octubre 22/08, con la cual la ESAP adoptó el Manual de gestión de calidad ESAP - MC-SGC-01. 16.1 Fuentes primarias En el tercer informe se aborda el proceso vivencial que comprende la encuesta general a los actores sociales, y actividades específicas del eje como son las entrevistas, la conferencia presencial, la videoconferencia y el taller realizado con la territorial de Bolívar. Los anteriores instrumentos son la fuente primaria de los conocimientos y las decisiones. Para encausar adecuadamente este proceso, en el equipo de asesorías y consultorías se acordaron guías para la realización de dos entrevistas, una interna y otra externa a la ESAP

16.1.1 Encuesta general En la encuesta general, el proceso estadístico comprendió la recolección, sistematización y análisis de información. Se diseñó, con apoyo de la oficina de sistemas, una base con los datos en la Intranet para consolidación de la información correspondiente a 825 encuestas. De acuerdo al plan propuesto en el primer informe, el cuestionario se aplicó en dos fases: En la primera fase se utilizó el cuestionario de consulta con respuestas abiertas en una muestra piloto de un grupo previamente definido. Este grupo fueron funcionarios de la Gobernación de Cundinamarca y Alcaldes de Cundinamarca. En la segunda fase, sobre la base de las respuestas se ajustó el cuestionario piloto y se aplicó a los estamentos internos y actores externos del nivel central y las quince territoriales. Esto se realizó de forma virtual, presencial y telefónica. Al equipo de asesorías y consultorías se le asignó un mínimo de 32 encuestas y sobrepasó satisfactoriamente la meta aplicando un total de 70 encuestas. Con el procesamiento de la información, se obtuvieron los siguientes resultados:

82

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

Diagnóstico interno, referido de la ESAP y diagnóstico externo, referido al entorno, con relación a los siguientes aspectos: b) Conocimiento de la oferta de servicios de la entidad c) Solicitud de servicios de la entidad d) Evaluación o calificación de los servicios e) Opiniones propositivas Otros subproductos que se derivaron de la encuesta son algunos elementos preliminares en torno a los objetivos preliminares del Plan Decenal y las estrategias para alcanzar los objetivos del Plan. Esta actividad fue en paralelo con la recolección de toda la información vivencial. Con base en la estadística consolidada en la tercera semana de junio se presenta una descripción y análisis para el eje de asesorías y consultorías.

16.1.2 Entrevistas Se aplicaron dos entrevistas, una de carácter interno a los estamentos de la ESAP y una de carácter externo a los actores el entorno Entrevista interna Por intermedio de la Oficina de Comunicación se envió un correo a todas las territoriales para que aplicara la entrevista interna a las siguientes personas: 1 Director de la Territorial 1 Docente de la Territorial conocedor del tema 1 Consultor egresado de la Territorial 1 contratista de asesorías y consultorías de la Territorial Las preguntas de la Entrevista interna de Asesorías y Consultorías acordadas en la reunión del eje fueron las siguientes: 1 Nombres y Apellidos 2 Organización 3 Cargo 83

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

4. ¿Cuáles son los principales problemas del eje de asesorías y consultorías? 5. ¿Cuál debería ser el papel de los estudiantes, docentes y egresados en los procesos de asesorías y consultorías de la ESAP? 6. ¿Cómo el eje de asesorías y consultorías fortalece y amplia las relaciones interinstitucionales de cooperación con organismos nacionales e internacionales? 7. ¿Cómo ha colaborado la ESAP a través del eje de asesorías y consultorías el desarrollo y certificación del Sistema de Gestión de Calidad a otras entidades? 8. ¿El eje de asesorías y consultorías genera innova y difunde tecnologías en el campo científico- tecnológico de la administración pública? 9. ¿El eje de asesorías y consultorías actúa como órgano consultivo para diagnosticar, estudiar y proponer soluciones a problemas de racionalización y modernización de la administración pública? 10. ¿Cómo se puede tomar al personal capacitado en temas de administración pública para que asesore a otras entidades públicas? 11. ¿Qué soluciones plantea ante las diferentes situaciones anteriores? 12. Mail 13. Teléfono 14. Ciudad Los resultados de esta entrevista interna se presentan en el anexo No 2 y el análisis de la misma en el punto 4 de Consideraciones específicas. Entrevista externa Por intermedio de la Oficina de Comunicación se envió un correo a todas las territoriales para que aplicara la entrevista externa a las siguientes personas: 1 alcalde, 1 personero, 84

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

1 concejal, 1 diputado y 1 representante legal de una entidad pública de la región Las preguntas de la Entrevista externa de Asesorías y Consultorías ESAP acordadas en la reunión del eje fueron las siguientes: 1 Nombres y Apellidos 2 Organización 3 Cargo 4. ¿Tiene conocimiento de alguna asesoría o consultoría realizada por la ESAP? 5. ¿Sobre cuáles áreas o temas considera que su organización o entidad requiere servicios de asesoría y consultoría? 6. ¿Considera que la ESAP debería especializar o concentrar sus servicios de asesoría y consultoría en determinados temas o áreas o tipos de entidad? ¿En cuáles y por qué? 7. ¿Cómo ha colaborado la ESAP a través del servicio de asesorías y consultorías al desarrollo y certificación del Sistema de gestión de calidad a otras entidades? (O en planes de desarrollo, finanzas territoriales, MECI) 8. ¿Tiene conocimiento del SISCAP? ¿Ha realizado consultas al SISCAP? ¿Cómo califica este servicio? 9. ¿Ha tenido dificultad para acceder al servicio de asesoría de la ESAP? ¿Qué sugerencias tiene al respecto? 10¿Cómo califica o qué comentario ha recibido sobre esa(s) asesoría(s)? 11. ¿Qué otras organizaciones conoce que han realizado asesorías y consultorías en administración pública? 12. Mail 13. Teléfono 85

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

14. Ciudad Los resultados de esta entrevista externa se presentan en el anexo No 2 y el análisis de la misma en el punto 4 de Consideraciones específicas.

16.1.3 CONFERENCIA Los miembros del equipo de asesorías y consultorías asistieron al foro organizado por el equipo de formación y partir de las conferencias se retomaron los elementos concernientes al eje. En el foro realizado el jueves 30 de abril en el auditorio principal de la sede central de la ESAP, se tuvieron en cuenta los planteamientos del Doctor Germán Insuasty, Jefe de la Oficina de Planeación y del doctor Edgar González Salas, egresado y ex director del DAFP 24. 16.1.4. Videoconferencia Las videoconferencias sirven para orientar los procesos y resolver inquietudes de las Territoriales sobre las diversas actividades del Plan. El eje programo en Coordinación de la Oficina de Planeación el martes 9 de 8:00 a.m. a 11 a.m. en la Sala de Juntas de la Dirección la videoconferencia denominada “Relaciones de la Investigación con asesorías y consultorías”. El conferencista invitado fue el Doctor Jorge Iván González Director del primer Centro de Investigaciones para el Desarrollo - CID de la Universidad Nacional de Colombia. La ponencia de la conferencia se presenta en documento anexo a este informe.

16.1.5 Taller territorial En el marco del “I Congreso Internacional por una Gestión Pública competitiva e innovadora” se realizó un taller sobre las asesorías y consultorías en la Territorial Bolívar con participación de Fabiola García Coordinadora de asesorías y consultorías de la Territorial, Rafael Zambrano Zúñiga, estudiante encargado del Plan Decenal en la territorial, Carlos 24

Departamento Administrativo de la Función Pública 86

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

Cárdenas funcionario de Proyección Institucional y Yezid Soler B. consultor del Plan Decenal. Los resultados de este taller se presentan en el punto 4 de consideraciones específicas y en el anexo las evidencias. 16.1.6 Encuentro Nacional Con base en los resultados de la sistematización de la encuesta Nacional y en las entrevistas y documentos, se adelantará el encuentro nacional en Ibagué los días 6 y 7 de julio. Las jornadas de mesas de trabajo con las territoriales y por ejes serán un espacio para argumentar los resultados en torno a los elementos principales del diagnóstico interno y externo del Plan Decenal. Con base en este último, se definen los escenarios probables, los escenarios deseados y los escenarios posibles (tendencias que pueden ocurrir), De igual forma los resultados de la sistematización de la información, suministrarán los insumos para la argumentación en torno a los principales objetivos y estrategias del plan Decenal. Los resultados de la sistematización y de las mesas de trabajo servirán para definir los programas y proyectos estructurantes del Plan decenal. La jornada de mesas de trabajo se tiene prevista en el cronograma para la primera semana de junio de 2009, antes de comenzar exámenes finales en la ESAP. 16.1.7 Comunicación El proceso comunicativo, a diferencia del informativo, buscar generar mensajes interactivos de doble vía entre todos los participantes en el plan. En esta fase del proceso se procuró enfatizar los procesos comunicativos mediante, las entrevistas, la videoconferencia y el taller territorial. Desde esta perspectiva el “I Congreso Internacional por una Gestión Pública competitiva e innovadora” fue un escenario de diálogos que sirvió, tanto con los participantes como con los conferencistas, para precisar elementos claves de Asesorías y Consultorías.

87

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

17. CONSIDERACIONES GENERALES En esta sección se presentan los hallazgos integrales de cada eje con los diferentes problemas identificados de orden estructural y coyuntural y sus respectivas causas y consecuencias. Según el decreto 219 de 2004 que define la estructura de la ESAP, nueve de dieciséis funciones se relacionan con el eje de Asesorías y consultorías. La Institución debe aportar a las diversas regiones del país talento humano, conocimientos y tecnologías administrativas, como órgano consultor y asesor, en los siguientes campos de aplicación del Eje: A. Difundir, mediante la asistencia técnica, el conocimiento científico y tecnológico C. Divulgar las investigaciones y estudios de las ciencias y técnicas administrativas D. Realizar concursos para ingreso al servicio público E. Brindar asesoría en materia de carrera administrativa F. Proponer soluciones de racionalización y modernización de la administración G. Impulsar la descentralización administrativa y apoyo a la gestión local y regional H. El intercambio de experiencias administrativas. I. Ampliar relaciones de cooperación con organismos nacionales e internacionales J. Prestar el apoyo en el desarrollo y certificación del sistema de gestión de calidad. 17.1 Aspectos coyunturales La concreción que hace de las anteriores funciones el Plan de Desarrollo de la ESAP 2004-2007 lo expresa en dos objetivos para el Eje de asesorías y consultorías: 88

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

1. Apoyar los procesos de renovación de la administración pública, descentralización y desarrollo territorial. 2 Lograr el posicionamiento de la asesoría y consultoría frente a las entidades del Estado y la comunidad a nivel nacional y territorial. Para lograr los objetivos, el Plan formuló el Programa Estratégico de Descentralización y Desarrollo Territorial y un Proyecto Estratégico de Fortalecimiento del Desarrollo Institucional de las entidades públicas y organizaciones sociales del orden nacional y territorial. La distribución del presupuesto de inversión del Plan 2005-2007 por ejes asignó $ 2.410 millones para asesorías y consultorías de un total de $ 41.823 millones, lo que representó una participación del 5.8%. En el cuatrienio 2002-2006 a través de su programa de Asesorías y Consultorías el informe indica que la ESAP adelanto las tres siguientes acciones: 25 - Fortalecimiento de la capacidad de gestión de las entidades de servicio público. - Apoyo a los procesos de renovación de la administración pública, descentralización y desarrollo territorial. - Posicionar la asesoría y consultoría de la ESAP frente a las entidades del Estado y la comunidad nacional y territorial. Los resultados fueron la generación y aplicación de tecnologías administrativas, el diseño de instrumentos, la construcción de modelos y la creación de redes para la consolidación de un sistema de casos y la difusión de resultados. A través del Sistema Nacional de Consultorios en Administración Pública SISCAP, se prestó un servicio gratuito de apoyo al proceso de descentralización, dando respuesta puntual a las consultas sobre gestión pública. El número de consultorías se desarrolló así:

25

Informe de rendición de cuentas de la ESAP 2002-2006. página 71 y siguientes. 89

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

DEPARTAMENTO DE ASESORIAS Y CONSULTORIAS NUMERO DE CONSULTORIAS ATENDIDAS 2002-2008 AÑO CONSULTORIAS

2002 6

2003 15

2004 2005 2006 2007 2008 52 46 50 77 477

Tabla 9. Cuadro resumen de número de consultorías atendidas Fuente: Oficina de Asesorías y Consultorías de la ESAP

El número de asesorías se desarrolló y distribuyó así: DEPARTAMENTO DE ASESORIAS Y CONSULTORIAS NUMERO DE ASESORIAS ATENDIDAS 2002-2008 AÑO ASESORIAS

2002 409

2003 1669

2004 1271

2005 1344

2006 2470

2007

2008

2975

3250

Tabla 10 Cuadro resumen de número de consultorías atendidas Fuente: Oficina de Asesorías y Consultorías de la ESAP

N u m e ro

Debe resaltarse que durante el año 2006 como respuesta al desarrollo e implementación de la Ley 909/04, por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa la gerencia pública y la ley 1033 de 2006, por la cual se establece la carrera administrativa especial para los empleados públicos no uniformados, el Departamento de Asesoría y Consultorías atendió los requerimientos establecidos ESAP - ASESORIAS ATENDIDAS por la Comisión Nacional del Servicio Civil en la 3.500 convocatoria 001 de 2005 para 3.000 proveer por concurso abierto 2.500 de méritos los empleos de carrera administrativa de las 2.000 entidades y organismos del 1.500 orden nacional y territorial 1.000 regidas por la ley 909 de 2004 500 – prueba básica general de 0 preselección. Año

2002

2003

2004

2005

2006

2007

2008

Fig. 6 Cuadro de asesorías atendidas por la ESAP Fuente: Yezid Soler

90

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

En el año 2008, se realizaron 477 consultorías y asistencias técnicas distribuidas así: Dos acompañamientos en zonas de frontera, 298 asistencias técnicas, 132 procesos de Reestructuración y 45 procesos de selección. Del total, tres correspondieron a entidades del orden nacional, 18 Distrital, 12 departamentales y 438 municipales. En el cumplimiento de la misión y el plan de desarrollo institucional, el Eje presentó los siguientes resultados de orden cuantitativo. En el periodo comprendido entre 2002 y 2008 el número de consultorías aumentó de 6 a 477 en tanto que el número de asesorías pasó de 409 a 3.250. En el 2008 de la apropiación presupuestal de $62.498 millones, correspondieron al eje de asesorías y consultorías $13.677 millones, lo que representó una participación del 22%. La ejecución de este presupuesto a diciembre 31 de 2008 fue de $ 9.472 millones. ESAP - CONSULTORIAS ATENDIDAS 600 500 N um e ro

400 300 200 100 Año

0 2002

2003

2004

2005

2006

2007

2008

En el año 2008, las consultorías y asistencias técnicas se distribuyeron así: Dos acompañamientos en zonas de frontera, 298 asistencias técnicas, 132 procesos de reestructuración y 45 procesos de selección. Del total, tres correspondieron a entidades del orden nacional, 18 Distritales, 12 departamentales y 438 municipales.

Fig. 7 Cuadro de consultorías atendidas por la ESAP Fuente: Yezid Soler

17.2 Aspectos estructurales Con relación al eje de Asesorías y consultorías en la conferencia dictada por el Doctor Insuasty planteó que el acompañamiento de este departamento debe ser permanente y su actuación no “reactiva” frente a la demanda, sino anticipatorio a la misma, para prevenir y mejorar la gestión de una forma oportuna en todas las etapas. Para el efecto se requiere el trabajo de equipos interdisciplinarios, los cuales pueden contribuir, en este laboratorio, a la 91

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

generación de unos buenos insumos para la Escuela, que se pueden divulgar aplicando las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC). Por su parte el doctor Edgar González Salas, egresado y ex director del DAFP 26 expuso los siguientes planteamientos relacionados con el Eje de Asesorías y consultorías: Para formular las estrategias del plan a diez años es necesario conocer los cambios mundiales que se han dado y que ocurrirán en el futuro. Existen escenarios de desequilibrios ambientales, pobreza depredadora ambiental en el marco de la globalización. Se viene de una concepción minimalista del Estado en donde predominó el mercado. Con la crisis económica mundial esta situación ha comenzado a cambiar y se requieren Instituciones fuertes, de calidad. Frente a los problemas y los retos de los Objetivos de Desarrollo del Milenio, el Estado debe aumentar sus fortalezas. Debe ser un Estado bien documentado, con capacidad de decisiones. Se requiere autonomía, independencia, permanencia, ética y vocación, con una visión moderna de alto gobierno. Las metodologías que debe manejar la administración pública deben ser flexibles, con un liderazgo de capacidades abiertas. Se deben desarrollar las competencias laborales del servidor público, según lo dispuesto por la Organización Internacional del Trabajo OIT y en el ámbito interno por la ley 904. Hay que liderar mesas de trabajo en materia de competencias laborales. Ver los alcances funcionales de los empleos según desempeño, las reglas y condiciones laborales, los cuadros ocupacionales, las familias ocupacionales, cuadros funcionales de control, lo cual no agota la formación, son dos temas distintos, pero complementarios. La ESAP no puede quedarse atrás en el mejoramiento de la productividad del sector público. Cada eje misional y de apoyo debe trabajar por logros. La investigación se debe dirigir a líneas bien fuertes, pero de igual forma bien pagas. Los sistemas de gestión requieren expertos y desarrollos tecnológicos en la construcción de redes nacionales unificadas, en el conocimiento de éxitos y fracasos con una formación abierta al mundo, frente al criterio endogámico que ha predominado, Es importante conocer las experiencias asiáticas en particular Japón y Europa, sobre todo en Francia. Se requiere pensamiento global y acción local.

26

Departamento Administrativo de la Función Pública 92

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

El anterior conocimiento permitirá neutralizar los efectos negativos del entorno y aplicar nuevos modelos de formación, capacitación, investigación, asesorías y consultorías. Con mejores metodologías según el contexto de cada país y de la mano con los planes de mejoramiento, con una visión de modernización. Es importante acabar con la ruptura de Gobierno y Administración y abandonar el criterio de reformas alrededor de coyunturas y no de estrategias de largo plazo. Para ello se requiere un trabajo mancomunado entre todos los actores sociales. La administración pública debe ofrecer alternativas y visiones integrales, no diluidas solo en lo jurídico, lo económico, lo político o lo social. El Estado es una relación social de interacciones entre múltiples actores, en donde se debe superar la situación de los partidos políticos dispersados y el Congreso absorbido por el Ejecutivo. Epistemológicamente, la ecuación Gobierno y administración son dos caras de la misma moneda. Hay que superar la fractura y promover liderazgos generales amplios y democráticos Hay tres factores críticos para resolver: La voluntad política, es necesario sensibilizar a los decisores en donde participen todos los actores con una visión no fiscalista. La ESAP debe adelantar alianzas estratégicas con los Ministerios, partidos políticos, Gobiernos regionales y actores privados y civiles. La ESAP debe participar en redes académicas, de innovación, de investigación y en observatorios de los temas del acontecer nacional. Por su parte el profesor Augusto Álvarez, después de hace un recuento de 50 años de historia de la ESAP planteó las bases para una nueva estructura administrativa de la ESAP Las ideas más comunes en torno a la estructura son. a. Organizaciones flexibles, con dependencias de propósitos múltiples, b. organizaciones planas, mas planas menos jerarquizadas, c. organizaciones autónomas, en donde cada dependencia tenga cierta independencia para el logro de los resultados y d. estructuras orgánicas, eliminando el principio de la unidad de mando. 93

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

Frente a los problemas mencionados, el Plan Decenal es una buena oportunidad para encontrar alternativas de solución con la participación de todos los estamentos internos y los actores externos. Es el reto que tenemos y podemos salir adelante si promovemos un liderazgo compartido.

17.3 Consideraciones específicas

En esta sección se presenta la puntualización de los hallazgos particulares derivados de los diferentes temas identificados de orden estructural y coyuntural con sus respectivas causas y consecuencias. Para el efecto se presenta el comportamiento de los diversos servicios que presta el Departamento de Asesorías y Consultorías. Una modalidad de servicio es el SISCAP, que es el Sistema de Consultoría en Administración Pública, que presta un servicio gratuito de apoyo al proceso de descentralización, dando respuesta puntual a las consultas de la ciudadanía en general. 27 Entidades Municipal Distrital Departamental Nacional Particulares Total

Consultas 61,3% 26,5% 6,7% 3,7% 1,7% 100,0%

En el SISCAP durante el año 2008 se realizaron un total de 3.250 consultas, de las cuales la mayor parte (61,3%) provinieron de entidades municipales. En segundo lugar (26.5%) entidades Distritales, en tercer lugar departamentales (3.7%)) y en cuarto lugar del orden nacional (3.7%)

Tabla 11. Cuadro resumen de número de consultorías hechas al SISCAP; Fuente: Yezid Soler

27

Sistema elaborado con la ayuda financiera de la Unión Europea. Convenio No. COL/B73010/IB/95/158 94

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

De acuerdo con los canales de comunicación, el medio de consulta más utilizado fue el telefónico (44.3%), le siguió en su orden Internet (33%), consultas presenciales (17%) y por medio escrito o fax (5.6%). Lo anterior denota un predominio creciente de las Tecnologías de la Información y la comunicación en las consultas.

Áreas de consulta

%

Régimen político

30,5%

Régimen contratación

17,1%

Régimen administrativo

11,8%

Régimen laboral

8,7%

Carrera administrativa

8,4%

Presupuesto público

5,4%

Presupuesto social Planeación

4,1% 2,3%

Régimen disciplinario

2,1%

Servicios públicos Otros Total consultas

1,8% 7,8% 100,0%

Medio de solicitud Telefónico

44,3%

Internet

33,1%

Presencial

17,0%

Escrito y/o Fax

5,6%

Total

100,0%

Tabla 12 Cuadro resumen de de medios de solicitud de consultas ; Fuente: Yezid Soler

Las principal área de consulta se relacionó con el tema del régimen político (30.5%), el cual incluye inquietudes sobre las formas de participación democrática, el tema de los movimientos y partidos políticos, la financiación de las campañas y los partidos, el control político sobre el gobierno y la administración, los derechos y los delitos políticos, los procesos de elección y las cifras repartidoras.

Tabla 13. Temas de consulta del SISCAP Fuente: Yezid Soler

En segundo lugar, están las consultas referidas al régimen de contratación (17.1%). Los temas de preguntas se refieren al régimen de contratación administrativa aplicable de acuerdo al tipo de entidad, las funciones y facultades del interventor dentro de la contratación estatal, la participación en las veedurías ciudadanas, la inhabilidad sobreviviente y la contratación por urgencia manifiesta, entre otros. En tercer lugar (11.8%) están las consultas sobre el régimen administrativo, En conjunto los tres principales temas abarcan cerca del 60% de las consultas en el SISCAP.

95

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

Sobre loss temas ecconómicoss, las conssultas verssan sobre la planeacción, los presupue estos públiccos y socia ales.

Fig. 8 Cu uadro de ilustracción del SISCAP P ESAP Fuente: Ye ezid Soler

Por otra parte, lo os resultad dos de la a encuesta a general señalan que se realizaron n 825 encu uestas a nivel nacion nal, de las cuales 127 7 fueron ap plicadas por la Sede Centrall con un po orcentaje del d 13%.

POR RCENTAJEES DE  DISTTRIBUCIÓ ÓN DE  E ENCUESTA AS Nú úmero de enccuestas realizaadas a nivel Naacional Nú úmero de enccuestas realizaadas por la sed de  ceentral 13%

F Fig. 9 Porc centaje de p participación de d la sede ccentral en ap plicación de e encuestas; F Fuente: Glen nis Rocío Q Quecano Palaciio

87% %

En la ide entificación del encue estado, se puede ob bservar que e 48 (38% %) de los encuesta ados respo onde que es estud diante de la ESAP,, 5 (4%) son de maestría y 2 (1%) de d las esp pecializacio ones de Ge erencia Am mbiental y Gestión 96

“Partic cipa en la Transformac Tr ión Estratég gica de la ES SAP. Un ap porte a tu futuro”

Pública y por otra parte 72 (57%) de los encuestados no respondieron o no aplicaban a este ítem. En el caso de los egresados de los programas de la ESAP, el que mayor participación tuvo fue el pregrado con 7%, el 4% especialización y el 0,01% maestría, y el 89% restante no respondieron o no aplicaban. Esta ausencia de respuesta no es porque los encuestados sintieran apatía hacia el instrumento sino porque en ejes como el de asesoría y consultoría se priorizo la aplicación a actores externos ya que estos son los que reciben las asesorías y consultorías con mayor frecuencia. DISTRIBUCIÓN DE  LOS EGRESADOS  EN CUESTADOS

ESTUDIANTES POR PROGRAMA SEGUNA LAS  ENCUESTAS APLICADAS POR LA SEDE CENTRAL

NO RESPONDEN

ESTUDIANTES

Especialización ESTUDIANTES  DE LA ESAP DE MAESTRIA

Maestría

No Responde

Pregrado

7% 4% 0%

ESTUDIANTES  DE LA ESAP DE  ESPECIALIZACION ESTUDIANTES  DE LA ESAP EN  PREGRADO PRESENCIAL  BOGOTÁ

89% 0

50

100

Número de respuestas

Fig. 10 y 11 Cuadro de ilustración de porcentajes de distribución de estudiantes de los diferentes programas de formación de la ESAP Fuente: Glenis Rocio Quecano Palacio

Además de que dentro de la población a la que se le aplico la encuesta también se hizo una identificación de si es servidor público, investigador, docente de la ESAP y otras características que veremos a continuación: PORCENTAJE DE DISTRIBUCIÓN DE TIPO DE SERVIDOR PÚBLICO  (Encuestas aplicadas por la sede central) ELECCIÓN POPULAR

EMPLEADO DE CARRERA

EMPLEADO DE PERIODO FIJO

EMPLEADO DE LIBRE NOMBRAMIENTO  Y REMOCION

NO RESPONDE

1% 16%

2% 5%

76%

Fig. 12 Cuadro de ilustración de porcentajes de distribución de servidores públicos que fueron encuestados Fuente: Glenis Rocio Quecano Palacio

97

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

En el caso de las personas que no responden, es debido a que no son servidores públicos y están vinculados a otros procesos. Como se puede observar el mayor porcentaje se encuentra en carrera administrativa con un 16%, ya que es la población que obtiene los servicios de la ESAP de forma directa no solo de asesorías y consultorías, sino también de capacitación y formación. En el caso de la participación de los docentes fue reducida en primer lugar por el tiempo en que se realizo la aplicación del instrumento debido a que la población de estudiantes y docentes de la ESAP, se encontraban en corte académico, lo cual dificulto dicho proceso.

Porcentaje  de Docentes de la ESAP  encuestados Cátedra

No Responde

Planta

Fig. 13 Cuadro de ilustración de porcentajes de docentes encuestados; Fuente: Glenis Rocío Quecano Palacio

2% 5%

93%

N. iNVESTIGADORES

NÚMERO DE DE INVESTIGADORES ENCUESTADOS

1.000 500 0 Total

ESAP Contrato 9

ESAP Planta 6

Independiente 11

No Responde 797

Otra Universidad 2

Fig. 14 Cuadro de ilustración de porcentajes de investigadores encuestados Fuente: Glenis Rocío Quecano Palacio

Para el caso de investigaciones la población es mayor pero el proceso de muestreo tan solo arrojo 28 personas que están inmersas en estos procesos, en donde se vuelve a manifestar la importancia de la investigación en la 98

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

ESAP. No solo en temas referidos a organizaciones públicas, si no en temas o situaciones que colaboren a mejorar los procesos de asesorías y consultorías, formación y capacitación, para fortalecer las funciones misionales de la misma. TEMAS 

Número de  respuestas

%

Presupuesto 

155

14%

Acompañamiento  a los municipios en el plan  de desarrollo y ordenamiento territorial

131

12%

Contratación Asesoria y consultoria en implementación del  MECI Y SGC

126

11%

125

11%

Actualizacion Normativa y asesoria juridica

99

9%

64

6%

63 62 59

6% 6% 5%

51

5%

38 34 22 16 9 9 9

3% 3% 2% 1% 1% 1% 1%

INVESTIGACION EN TEMAS RELACIONADOS A  ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

7

1%

Total de temas de mayor impacto

1079

96%

Alta gerencia y administración pública  municipal Adminitracion de recursos humanos Proyectos Carrera administrativa A y C enfocadas a Concejos y alcaldias  municipales No se entiende Control Social Restructuracion administrativa Gestion Pública Atención al usuario  Gestion documental Manejo de las TIC´S

Tabla 14 Temas de propuestos por lo encuestados para asesorías y consultorías de la ESAP Fuente: Glenis Rocío Quecano Palacio

De manera que para saber en qué temas debe fortalecerse el Departamento de Asesorías y Consultorías de la ESAP, los encuestados respondieron aproximadamente 1.119 temas los cuales fueron agrupados por temas más generales y de mayor incidencia. El presupuesto es uno de los temas que más están demandando los diferentes estamentos ya que estamos en un corte fiscal y próximos a la aplicación de la ley de garantías para lo cual todas las entidades públicas tienen que dejar listo el plan operativo anual de inversiones basado en los programas y proyectos del presupuesto y los procesos de contratación. 99

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

Ligado a lo anterior, los procesos del Sistema de Gestión de Calidad y MECI deben estar implementados, ya que en este último, el plazo máximo para su cumplimiento ya está por vencerse. En cuanto a la actualización normativa, dentro de esta está contenida las asesorías y consultorías de orden jurídico, administrativo y procesal en materia de administración pública (Código Contencioso Administrativo, Ley de Contratación, casos referidos a lo laboral, a prestaciones, nomina y demás casos que se presentan en la Administración Pública). El 4% restante muestra tema como Modernización del Estado, Reelección, Comunidades Indígenas, etc. La calificación otorgada al departamento de asesorías y consultorías es principalmente buena con un 30%, seguida por una calificación regular con un 11% y excelente con un 9%.

Calificación de Asesorías y Consultorías  de la ESAP Regular 11% Bueno 30%

No Responde 49%

Muy Malo 0%

Excelente 9% Malo 1%

Esta calificación puede mejorarse si se diseñan mecanismos de divulgación más con una efectivos28, mejor dotación de personal para este servicio, Mayor rapidez en los procesos y/o trámites administrativos, mayor cobertura, menos clientelismo y corrupción etc. (Ver anexo N 1).

Fig. 14 Cuadro de ilustración de porcentajes dela calificación a asesorías y consultorías de la ESAP Fuente: Glenis Rocío Quecano Palacio

De las observaciones hechas por los encuestados y del análisis previo a este proceso se ha elaborado una matriz que está basada en estos resultados, que se abarcara más adelante. 28

Esta apreciaciones se hacen bajo las consideraciones del informe pero no son exactas ya que el mismo no posee una descripción por cada una de ellas, es decir, muestra la calificación excelente, buena, regulas, etc., pero al momento de mirar la argumentación que dieron los encuestados no aparece la valoración a la cual argumenta dejando esto a interpretación subjetiva. 100

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

Además en cuanto al fortalecimiento que este eje debe recibir, la percepción que se hizo más notoria en este instrumento es la divulgación, posteriormente es vincular a Docentes y estudiantes de la ESAP a los procesos de asesoría y consultoría, Concentrar la Asesoría y Consultoría en Municipios de Cuarta y Sexta Categoría, Mejorar los Procesos de Selección e Inducción de Consultores y Asesores y finalmente como respuestas alternativas están las siguientes:

Descripción de la Opción 21-E (1 se lee X) Disponibilidad presupuestal (en las opciones donde anoté 1, escribió X) Dejar de lado la politiquería Acompañamiento posterior Actualización y conexión con la realidad socio conflictiva del país Articular investigación asesoría y consultoría Consultorio Móvil Contestó con X en la opción A Desconozco Divulgar servicios y hacerlos eficientes El 1 se lee X en los 1 se lee X Flexibilidad en al atención a entidades públicas. Mayor capacidad de respuesta a la demanda por el servicio Formación en Talento Humano a Servidores Públicos Hacer que el Cdim funcione Incrementar el presupuesto para atender Intervención de los núcleos en asesorías y consultorías LA ESCUELA DEBE INDEPENDIZARSE DE LA POLITICA PARA GARANTIZAR UN ACERCAMIENTO CON LOS PUEBLOS INDIGENAS

Total 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 1 1 1 1 1 1 1

MAYOR DIVULGACIÓN DE LOS SERVICIOS ESPECIFICANDO FORMAS O MANERAS ADECUADAS DE HACER LA CONSULTA TANTO AL SECTOR PÚBLICO COMO AL PRIVADO A 1 NIVEL NAL Ninguna 1 No Responde 797 no tiene 1 Participar en las regalías con estudiantes como docentes 1 planear participativamente 1 Priorización necesidades en los municipios 1 Que se una al servicio de Investigación y publique resultados. Que sirva para pasantías a los 1 estudiantes. Seleccionar rigurosamente los asesor y consultores 1 Vincular asesores y consultores nativos de sus territoriales 1 Vincular Funcionarios 1 Total general 825 Tabla 15. Cuadro de argumento de calificación de asesorías y consultorías ESAP Fuente: Glenis Rocío Quecano Palacio

101

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

18. PRONÓSTICOS De acuerdo con los resultados de la encuesta el servicio de asesorías y consultorías es bueno en un 58% de las repuestas. De otra parte, no se cuenta con hallazgos de la Contraloría General de la República, según informe preliminar de la auditoria regular para la vigencia fiscal 2008. Si continúa esta tendencia la ESAP puede mantener un posicionamiento en las entidades públicas. Sin embargo es importante darle mayor difusión al SISCAP, para que sea un consultorio reconocido a nivel nacional que coadyuve a evitar los errores que tanto aquejan en especial a las entidades del orden territorial; de esta forma para el año 2019 la ESAP estaría siendo en compañía de los diferentes ejes misionales un órgano consultor del Estado en el saber administrativo público conforme a la visión. Las diferentes líneas de acción del Departamento de Asesorías y Consultorías recogen una amplia gama de temas del saber administrativo público, los cuales según la encuesta deben seguirse ofreciendo con mayor rigurosidad en la calidad de la prestación del servicio. Hay dos tendencias estructurales que afectan a las asesorías y consultorías como son la desarticulación entre los ejes misionales y de apoyo y la incomunicación institucional tanto interna como externa. De continuar estas tendencias, el pronóstico de la ESAP no es favorable por cuanto la desarticulación entre los ejes puede conducirla en el futuro a una pérdida de competitividad en el entorno y una disminución en la participación en el mercado a nivel nacional. De otra parte, los problemas de comunicación pueden igualmente reflejarse en la imagen corporativa de la entidad y en la pérdida de posicionamiento tanto en las entidades públicas como en la sociedad. En cuanto a los pronósticos favorables, la legislación favorece los procesos de asesorías y consultorías de la ESAP, al igual que los convenios firmados con entidades del ámbito internacional. Pero para aprovecharlos adecuadamente se requiere que la ESAP en el Plan decenal desarrolle un proceso de innovación que atienda a superar los pronósticos negativos.

102

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

19. POSIBLES DESAJUSTES, RELACIONES E INTEGRACIONES ENTRE LOS EJES. Del análisis de los documentos, las encuestas y las entrevistas se desprenden tres problemas estructurales acumulados a lo largo de los años que afectan no solo al eje de asesorías y consultorías, sino a los demás ejes misionales de la ESAP. La formulación del Plan estratégico pasa por el planteamiento de soluciones frente a estas tres dificultades latentes en una zona de indiferencia estratégica. Los problemas son la incomunicación institucional, la desarticulación entre los ejes y la lenta gestión en la Entidad. La incomunicación institucional se manifiesta en la dificultad de la circulación de la información y el conocimiento entre los ejes misionales de la formación, la capacitación, la investigación y las asesorías y consultorías. Se expresa en las interferencias entre los ejes misionales y los de apoyo, administrativo, financiero, jurídico, informático. También se manifiesta en las dificultades existentes en las comunicaciones de la sede central y las territoriales. Y también en la proyección la ESAP hacia los actores externos como son las entidades públicas y privadas y la sociedad civil. La desarticulación entre los ejes misionales es palpable porque el eje de formación del os futuros administradores públicos no está conectado fuertemente con el eje de capacitación de los servidores públicos actuales. A su vez, los anteriores dos ejes nutren muy poco los ejes de investigación y asesorías y consultorías y estos por su parte no son insumo para los procesos de formación y capacitación De manera que no se generan procesos fuertes de retroalimentación entre los ejes misionales de la ESAP que beneficien finalmente a las instituciones del Estado. La gestión administrativa presenta inconvenientes principalmente por la lentitud en que se desarrollan los procedimientos, los cuales afectan a los otros ejes y en particular a los ejes misionales. En la mayor parte de los informes de las territoriales, las debilidades de la entidad se vinculan a la gestión administrativa y financiera. En este último aspecto hay una ejecución de ingresos superavitarios, pero debido a las dificultades mencionadas no se ejecuta todo el presupuesto de gastos con los consecuentes impactos en la prestación de los servicios.

103

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

20. LOS VÍNCULOS ESTRUCTURALES Y COYUNTURALES CON LAS CONDICIONES EXTERNAS Y DE CONTEXTO DE LA ESAP.

La Escuela Superior de Administración Pública en la transición del siglo veinte al siglo veintiuno ha estado acompañada de la confluencia de escenarios con varias tendencias que inciden, tanto favorable como desfavorablemente. La problemática pública del siglo XXI, aparece signada por los contrastes en los que se mueve el mundo globalizado entre la prosperidad y la miseria. El aumento de los problemas sociales en el mundo lleva a reflexiones acerca de si las políticas intervencionistas del pasado eran tan malas como se había pensado y que tan buenas fueron las políticas de desregulación. En opinión del premio Nóbel Stiglitz “Hubo problemas con el régimen del pasado, necesitaba ser cambiado, pero la globalización ha expuesto a los países a grandes riesgos y muchas de las políticas asociadas a las reformas fueron mal dirigidas. Se creyó demasiado en el fundamentalismo de mercado” Lo anterior lleva a integrar las preocupaciones sociales a la política y la ética, en la guía de las conductas hacia un desarrollo humano. En el marco de la crisis propagada por Estados Unidos al mundo, se abandona la concepción minimalista del Estado, retornando nuevamente al intervencionismo y la ESAP puede jugar un papel importante en este escenario. Las revoluciones de la informática y de las telecomunicaciones dieron origen a las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) que permitieron construir redes a todo lo largo y ancho del planeta para el intercambio de información, dinero y conocimiento en términos reales. Estos nuevos intercambios se dan en los territorios que poseen dichas tecnologías y conocimientos. Cada vez los medios virtuales, rompiendo las contratendencias, pesan más en los procesos educativos, económicos, políticos y sociales. Este es una tendencia en que la ESAP, por ser entidad del conocimiento, puede aprovechar oportunidades en el entorno nacional e internacional. De otra parte se presenta una tendencia a la configuración de nuevos polos de desarrollo económico y de decisión política en el mundo, acompañados de procesos internos en los países, de descentralización política, administrativa y financiera, modificando el papel de los Estados nación y dando una mayor predominancia a las regiones en la toma de decisiones. Ya no es solo el Estado nación el que toma todas las decisiones, sino que es un conjunto de territorios, en particular las ciudades las que inciden en las disposiciones en un entorno globalizado. “A medida que las regiones y las localidades asuman su propio carácter cultural, tecnológico y político resultará más difícil para los gobiernos gestionar las economías con las herramientas tradicionales de la 104

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

regulación del Banco Central, la fiscalidad y los controles financieros. La subida de los tipos de interés, o su bajada, o el establecimiento de una nueva tarifa impositiva producirá consecuencias radicalmente diferentes en distintas partes del mismo país” En esta tendencia la ESAP puede cumplir un papel clave en las 15 territoriales distribuidas en el país. Se tiene entonces que tecnologías, inversiones, conocimientos y decisiones están adquiriendo un nuevo papel, lo que conduce al posicionamiento de los actores sociales regionales en el contexto mundial. Este nuevo protagonismo ya no es ejercido solo por un agente, sino que “el modelo de Estado del siglo XXI se extiende de forma discontinua y fragmentada, no hay ninguna autoridad que la represente sino múltiples” , reforzado por la magnitud de los problemas como el desempleo, la pobreza, la congestión y la inseguridad, que no pueden ser resueltos únicamente por los administradores políticos de las ciudades, sino que requieren del concurso de voluntades de todos los actores involucrados. En esta tendencia se inscribe el enfoque del Plan Decenal de la ESAP como un plan Multiactores. En el escenario de las megatendencias mundiales emergentes, el creciente predominio demográfico urbano, se expresa también en las ciudades-región como generadoras de valor agregado, en donde la competitividad de los países pasa por la competitividad entre plataformas urbano-regionales y las acciones locales adquieren un papel relevante para el desarrollo económico y social. La competitividad ya no se expresa entre países exclusivamente, sino entre ciudades-regiones del mundo que buscan atraer clientes, inversiones y turismo. Este proceso llama también a la cooperación en la medida en que produce las sinergias necesarias entre los actores para precisamente aumentar la competitividad que se requiere en un mundo globalizado. La ESAP puede tomar incidir positivamente en esta tendencia con el proceso interno de acreditación. En este escenario hay un cambio de la producción en escala rígidamente estructurada del sistema “Fondista”, hacia un régimen basado en la especialización flexible, cuya forma territorial es el distrito o sistema local de pequeñas empresas, articuladas en cadenas o redes. Las características de esta forma de organización económica son: La concentración de pequeñas y medianas empresas (Pymes), fuertes redes de cooperación (competencia cooperativa) entre ellas interrelación estrecha con la comunidad local, y economías de aglomeración. En esta perspectiva el territorio ya no es un factor circunstancial del crecimiento económico, sino un elemento explicativo esencial de los procesos de desarrollo como una estructura activa, de desarrollo o de estancamiento, y no solamente como un perímetro – receptáculo de órdenes 105

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

superiores o de actividades productivas. “Los territorios no son campos de maniobras, sino de actores” . Pero además, la cooperación se plantea no solo entre los agentes Estados, sino entre diversas entidades con afinidades e intereses comunes. La búsqueda de mejores condiciones de conectividad entre las organizaciones públicas, mediante la utilización de los sistemas de información y de comunicaciones que sean pertinentes. El intercambio de experiencias, prácticas, e iniciativas de gestión pública en la descentralización y la participación ciudadana para fortalecer la democracia y la cooperación en el campo de las políticas públicas. Así mientras en el nivel nacional hay procesos divergentes en los Gobiernos, en el ámbito de las entidades opera procesos convergentes en los que buscan alianzas y cooperación. En esta tendencia la ESAP ya ha adelantado varios convenios y en la construcción del plan Decenal puede fortalecer las alianzas En este contexto contemporáneo el concepto de ciudadanía es un concepto dinámico marcado por las nuevas megatendencias e influenciado por el binomio de riesgos y oportunidades. La tipología de derechos simples de la tradición liberal o socialista es insuficiente para dar cuenta de las demandas contemporáneas que debe responder con derechos complejos o de cuarta generación, de los cuales debe dar cuenta las entidades encargadas de formar los servidores públicos , En el escenario de tendencias descritas, la ESAP de ser una Entidad extraña y ajena para algunos, puede llegar con el Plan decenal a convertirse en una entidad de todos, que permita la satisfacción de las necesidades de formación, investigación, asesorías y consultorías, mediante un liderazgo compartido, con visión de futuro. A las tendencias mundiales descritas se agregan otras tendencias internas del orden nacional. Dentro de las tendencias nacionales desfavorables se encuentran: - Alta rotación de Directivos desde fuera de la Entidad - Cambios de tendencias y políticas institucionales - Constante amenaza de cierre de la entidad - Crisis económica internacional - El clientelismo y la corrupción - Falta homologación con carreras en el exterior - Falta posicionamiento institucional e imagen en el país - Manejo de los recursos por parte del Ministerio de Hacienda - Monodependencia en los recursos parafiscales 106

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

- Naturaleza Jurídica de la ESAP - Políticas del nivel central con relación al personal y aspectos financieros - Programas de Administración Pública de otras entidades - Recortes presupuestales Dentro de las tendencias nacionales favorables se encuentran: - Servicios de la ESAP a otros países de Latinoamérica - Convenios interinstitucionales misionales - Cultura pública del servicio al ciudadano - Educación virtual en Colombia y América Latina - Intercambios internacionales de docentes, funcionarios y estudiantes - Procesos en diversos campos del saber administrativo público - Programas y proyectos en zonas de frontera - Recursos de cooperación internacional - Renovación de los procesos de Administración Pública - Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) Las tendencias enumeradas atraviesan los ejes misionales y de apoyo de la ESAP en diverso grado de frecuencia e intensidad y son un buen tema de reflexión para el próximo encuentro nacional.

21. IDENTIFICACIONES DE PROGRAMAS, PROYECTOS Y ESTRATEGIAS (Que acerquen a un posible Plan de Desarrollo Institucional PDDI, tanto de manera individual de los ejes como de manera integral. Esta parte del documento es la fundamental ya que debe recoger la propuesta que cada uno de los equipos y/o direcciones territoriales presenten como resultado del trabajo para la formulación del Plan de Desarrollo Institucional PDDI, que se consolidará en el nivel central para su difusión, discusión, análisis, modificaciones y su posterior aplicación.)

Sigue: (Ver Pág. siguiente)

107

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

PROPUESTAS Y ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN

IDENTIFICACIÓN DEL EJE CONTENIDO

ASESORIAS Y CONSULTORIAS

PRONOSTICO

CAUSAS

ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN

PROGRAMAS

PROYECTOS

ESTRATEGIAS

VINCULACIÓN CON OTROS EJES

1. SISCAP

1. TEMA

1. PROBLEMA

2. TEMA

Baja cobertura en consultorias y asesorias

Desconocimiento del SISCAP

Falta de información y comunicación

1.Mayor divulgación y comunicación del servicio SISCAP

Innovación y competitividad en asesorias y consultorias

Invitar a expertos del Diseñar y poner en Vinculacion con los ejes proyecto "Bogotá como marcha "ESAP como misionales y de apoyo y vamos" a un taller de vamos" con actores externos transferencia de la Crear oficina de comunicaciones

Incluir en los contratos de los consultores la Vinculacion con el eje obligacion de divulgar el administrativo-financiero SISCAP

2. Calidad de las consultorias

2. PROBLEMA

Baja calidad de asesorias y consultorias

a) Carencia de idoneidad y esperticia concreta en los consultores

1 Selección técnica de consultores

b) Carencia de Infomación sobre el Departamento de Asesorias y consultorias

2.2 Consolidar Memoria Institucional de Asesorias y Consultorias

Innovación y competitividad en asesorias y consultorias

Deterioro de la imagen institucional

1 Construir una base de 1 Banco de consultores con datos en Internet en donde los consultores ingresen competencias datos personales, especificas para los diferentes temas de informacion de estudios, Vinculacion con ejes de experiencia. AyC formacion y capacitacion 2 Construir una base de 2.2 Banco de datos donde los consultores mejores practicas y ingresen la informacion relevante del contrato que casos exitosos ejecutaron

3. Información de asesorias y consultorias

3. TEMA

3. PROBLEMA

4. TEMA

Información fragmentada sobre asesorias y consultorias

Baja cobertura e incidencia en el entorno

3. Consolidar un sistema de 3 Desarticulación institucional; comunicación técnica de las del departamento de asesorias y asesorias y consultorias con las consultorias con los ejes demas dependencias del orden misionales y de apoyo central y territorial

Innovación y competitividad en asesorias y consultorias

Rendición de Convocar a un espacio de cuentas y mesas de reunion semestral donde se trabajo semestrales presenten los informes de Vinculacion con los ejes para intecambio y gestion de todos los ejes a misionales y de apoyo análisis de los estamentos internos de información la ESAP

4. Gestión

4. PROBLEMA

a)Incumplimieto de metas Lenta Gestion en administración para la realización de consultorias b)baja ejecución presupuestal c)Inoportunidad del servicio

a)Carencia de autonomia 1. Sensibilización en atención administracion contractual al público externo e interno b) deficiente calidad del servicio de la administración

2. Agilizar procesos de contratacion

Innovación y competitividad en asesorias y consultorias

Aplicación de ley Reducción de antitramite y procesos, dinamizar el mapa de tiempos y costos procesos y Vinculacion con los ejes misionales y de apoyo y procedimientos

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

con actores externos

MATRIZ No. 1 DE INFORMACIÓN SÍNTESIS SOBRE LOS EJES DE TRABAJO DEL PDDI ENCUENTRO SEDE CENTRAL ESAP PROPUESTAS Y ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN

IDENTIFICACIÓN DEL EJE ASESORIAS Y CONSULTORIAS 5. TEMA

PROBLEMA

6. TEMA

PROBLEMA

CONTENIDO

PRONOSTICO

CAUSAS

ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN

PROGRAMAS

PROYECTOS

ESTRATEGIAS

VINCULACIÓN CON OTROS EJES

5. Fragmentación misional

Desarticulacion institucional

Desinteres y desconfanzas 1. Generar un espacio de Perdida de competitividad frente entre las dependencias; divulgación, monitoreo y a otras organizaciones públicas No se aplica el plan de control de la actividad de la y privadas comunicaciones ESAP frente a la sociedad

Innovación y competitividad en asesorias y consultorias

ESAP COMO VAMOS; Construccion de Vinculacion con los Desarrollar un indicadores ejes misionales y de sistema de articuladores de los apoyo y con actores comunicación ejes misionales con externos horizontal entre publicación en la web los ejes

6. Gestión y manejo político

Corrupcion administrativa y clientelismo externo

Perdidad y despilfarro de recursos públicos

1. Asesorar a las entidades Carencia de etica en la públicas en el cumplimiento gestion pública de la Ley anticorrupción

Programa Invitar a expertos en Diseño de modernización, la lucha contra la Vinculación con asesorias y eficiencia, corrupción y en capacitación e consultorias de transparecia y prácticas exitosas; investigación y otras mejores lucha contra la Desiganr directivos d entidades públicas practicas en la corrupción de entidades públicas por nacionales e administración presidencia de la meritocracia como en internacionales pública republica el caso de Chile.

Tabla 16. Matriz de problemas, causas, pronósticos, alternativas de solución, proyectos y programas del eje de asesorías y consultorias de la ESAP Fuente: Glenis Rocio Quecano Palacio

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

BIBLIOGRAFIA BANCO DE LA REPUBLICA. Encuesta de expectativas. Abril de 2004 (Colombia) (Autor Institucional) Artículo de Revista BONILLA, Elsy y RODRIGUEZ Penélope. Más allá del dilema de los métodos. Bogotá: Cede U. de los Andes, 1995. CENTRO Nacional de Consultoría. Encuesta de percepción ciudadana. Bogotá 2004 CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 489 de 1998: Estatuto Básico de Organización y Funcionamiento de la Administración Pública. Bogotá: ESAP- Publicaciones, 1999. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA DE 1991. 3 ed. Bogotá: ESAPCentro de Publicaciones, 1992. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA DE 1991. ESAP-Centro de Publicaciones, 1992.

3 ed.

Bogotá:

DNP. Políticas de Estado Visión Colombia 2019. Bogotá D.C. DNP. Plan Estado Comunitario: Desarrollo para todos 2006-2010. Bogotá D.C.. ESAP Periódico Nuevo Municipio. Octubre 2008. Bogotá D.C: ESAP Acuerdos, resoluciones, manuales, guías. 2000 -2008. D.C. KENNETH Albert. México, 1983

Bogotá

Manual de administración estratégica. McGraw Hill.

Ley 489 de 1998: Estatuto Básico de Organización y Funcionamiento de la Administración Pública. Bogotá: ESAP-Unidad de Publicaciones, 1999. MARTINEZ B. Ciro. Estadística. Ecoe Ediciones. Bogotá 1982. MIKLOS Tomas y TELLO María Elena. Planeación prospectiva. Una estrategia para el diseño del futuro. Centro de Estudios Prospectivos de la Fundación Javier Barros Sierra AC. Editorial Limusa. México, 2007. 110

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

Ministerio de Educación. Plan Nacional Decenal de Educación 2006-2016, PNDE, PINILLA ROA, Análida Elizabeth. Planeación prospectiva, herramienta para preparar el futuro de las comunidades académicas. Universidad Nacional de Colombia. Revista Facultad de Medicina. 2003 http://www.revmed.unal.edu.co/revistafm/v51n3/v51n3pdf/v51n3a4.pdf Sistema de Gestión y seguimiento a las metas del Gobierno http://www.sigob.gov.co/pnd/inst.aspx SOLER Yezid. Informe Final Individual del Eje Misional Asesorías y Consultorías. Bogotá. Sede Centra de la ESAP. 2008 SUDMAN – BRADBURN. Thinking about answers. San Francisco. Jossey Bass. 1996 UNAMUNO Font Guido, Esteban. Guía para diseñar y procesar encuestas en órganos públicos. ESAP. 2002 UNIVERSIDAD NACIONAL Administración. Bogotá 2004.

DE

COLOMBIA.

Curso

Virtual

sobre

http://www.compilaciones.com/encuestas/tipos-encuestas.html http://www.dnp.gov.co/PortalWeb/Glosario/tabid/802/Item/776/Default.aspx

111

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

GLOSARIO

Administración del Riesgo: definición de estrategias que a partir de los recursos (físicos, humanos y financieros) busca, en el corto plazo minimizar las pérdidas ocasionadas por la ocurrencia de dichos riesgos y, en el largo plazo, cumplir con la misión y visión asignada. Autocontrol: actitud del funcionario público para asumir el control de sus funciones. Asesoría: Acompañar sistemáticamente y de manera programada a los clientes del Departamento Administrativo de la Función Pública, en temas y campos de competencia institucional. Auditoría Interna: actividad de evaluación independiente dentro de una organización, destinada a la revisión de las operaciones administrativas y financieras de una Entidad, de las políticas, planes y procedimientos que utiliza, de los controles establecidos en ella y del sistema de información vigente, con el propósito de asesorar y efectuar recomendaciones a la alta dirección para el fortalecimiento de la gestión. Certificaciones: Son actos administrativos por medio de los cuales el Director de una oficina pública da fe sobre la existencia o estado de actuaciones o procesos administrativos que se hayan surtido. Cliente: Es el mismo usuario, peticionario o quejoso de los servicios que presta el Departamento Administrativo de la Función Pública de conformidad con sus competencias. Como clientes del Departamento tenemos a las instituciones públicas, servidores del Estado y ciudadanía en general. Consulta: Es la petición mediante la cual el usuario o cliente somete a consideración del Departamento Administrativo de la Función Pública un caso o asunto, para que éste emita el correspondiente concepto Controles: medidas encaminadas a evitar la materialización de amenazas. Control Interno: se entiende por Control Interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, 112

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos (Art.1 Ley 87 de 1.993). Control Interno Contable: proceso mediante el cual se determina el estado del Sistema de Control Interno en el proceso contable, con el propósito de determinar su calidad, nivel de confianza y si sus actividades de control son eficaces, eficientes y económicas en la prevención y neutralización del riesgo inherente a la gestión contable y financiera. Control de Calidad: grado de satisfacción de la comunidad por los bienes y servicios que se les prestan. Control disciplinario: es el poder jurídico de que está dotada la administración pública para investigar hechos que atenten contra la probidad administrativa en orden a identificar a los responsables y aplicarles la sanción que legalmente les corresponde. Control de Gestión: es el examen de la eficiencia y eficacia en las entidades de la administración de los recursos públicos, determinada mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño, y la identificación de la distribución del excedente que éstas producen, así como de los beneficiarios de su actividades (Art. 12 Ley 42/93). Control de Legalidad: es la comprobación que se hace de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una Entidad para establecer que se hayan realizado, conforme a las normas que le son aplicables (Art. 11 Ley 42/93). Control de Resultados: es el examen que se realiza para establecer en qué medida los sujetos de la vigilancia logran sus objetivos y cumplen los planes, programas y proyectos adoptados por la administración, en un período determinado (Art. 13 Ley 42/93). Control Financiero: es el examen que se realiza, con base en las normas de auditoría de aceptación general, para establecer si los estados financieros de una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera, comprobando que en la elaboración de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades 113

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General (Art. 10 Ley 42/93). Control Fiscal: función pública a cargo de la Contraloría para vigilar la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejan fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles. El control fiscal será de carácter posterior y selectivo. Se fundamenta en determinar la eficiencia, la economía, la eficacia, la equidad y la valoración de los costos ambientales (Art. 267 y 268 C.P.N. y Art. 4 Ley 42/93). Control Posterior: evaluar los resultados, cumplimiento de objetivos, eficiencia, eficacia, economía, equidad, razonabilidad de estados e informes y efectividad del Control Interno. Control Previo: examen anticipado a la ejecución de las operaciones, actos o documentos que las originan o respaldan, para comprobar el cumplimiento de las normas, leyes, reglamentaciones y procedimientos establecidos. Control Selectivo: es la selección, mediante un procedimiento técnico, de una muestra representativa de recursos, cuentas, operaciones o actividades para obtener conclusiones sobre su gestión. Control Penal: lo ejerce la Fiscalía General de la Nación cuando tiene conocimiento de algún hecho ilícito; le corresponde iniciar las investigaciones correspondientes cuando un funcionario público incurre en la comisión de un delito, con excepción de los delitos cometidos por los miembros de la Fuerza Pública derivados del ejercicio de la función militar o policial que le es propia. Dentro de la institución esta es desarrollada por la Justicia Penal Militar . Dependencia, área o funcionario Competente: Es aquella o aquel que de conformidad con las normas orgánicas vigentes y el manual descriptivo de funciones y competencias, le está asignado el tema o asunto sobre el cual versa la petición. Derecho de Petición: Es aquel derecho que tiene toda persona para acudir ante las autoridades competentes, por motivo de interés general o interés particular para elevar solicitudes respetuosas de información y/o consulta y para obtener pronta resolución de las mismas.

114

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

Efectividad: concepto que involucra la eficiencia y la eficacia, consistente en alcanzar los resultados programados a través de un uso óptimo de los recursos involucrados. Eficacia: grado de optimización en que una persona, organización, programa, proyecto, actividad o función logra los objetivos previstos en sus políticas, las metas operativas establecidas y otros logros esperados. Se refiere a hacer lo necesario para obtener el resultado deseado, con el mínimo esfuerzo. Eficiencia: se refiere al logro de un objetivo al menor costo unitario posible. Examen de los costos con que las entidades públicas encargadas de la producción de bienes y la prestación de servicios alcanzan sus objetivos y resultados. Empleo Público: Conjunto de funciones, tareas y responsabilidades que se asignan a una persona, así como las competencias requeridas para llevarlas a cabo, con el propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines del Estado. Empleados Públicos: Servidores del Estado que se vinculan a las entidades a través de una relación establecida en la ley o en reglamentos, cuyas funciones y demás condiciones laborales están fijadas en los mismos. Pueden ser de Carrera Administrativa, Libre Nombramiento y Remoción o Cargos Directivos de Periodo Fijo. Escenario: Descripción de las características principales de una situación hipotética, que se usa generalmente para analizar entornos posibles y tomar decisiones con base en ellos. Estrategias: Definición de medios, acciones y recursos para el logro de los objetivos. Para su formulación se consideran las condiciones sociales, institucionales. Gestión: proceso que desarrolla actividades productivas con el fin de generar rendimientos de los factores que en él intervienen. Diligencia que conduce al logro de un negocio o satisfacción de un deseo. Impacto: el impacto corresponde a la medición de los efectos en términos financieros, ambientales, magnitud de la interrupción operacional o de las desviaciones en el logro de objetivos y metas. 115

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

Línea de base: Establecimiento de las condiciones iniciales de una política, programa o proyecto, generalmente de carácter cuantitativo, que contribuyen al diagnóstico de un escenario usado como punto de referencia para establecer comparaciones con las situaciones que ocurrirán en el futuro. Meta: Expresión cuantitativa y cualitativa de los logros que se pretenden obtener con la ejecución de una acción en el proyecto. Su medición debe hacerse en términos de tiempo, cantidad y si es posible calidad. Nivel Central: Esta categoría incluye los Ministerios, Departamentos Administrativos, Superintendencias y Unidades Administrativas Especiales sin personería jurídica (Ley 489 de 1998, artículos 38 y 39, inciso 3). Nivel Descentralizado: Esta categoría está integrada por las entidades adscritas o vinculadas a Ministerios o Departamentos Administrativos, las cuales poseen personería jurídica, autonomía administrativa y/o patrimonio propio o capital independiente (Ley 489 de 1998, artículo 39, inciso 3). Objetivo: Finalidad hacia la que se orientan las acciones de un plan, programa, proyecto o subproyecto. Objetivo general: Es el enunciado agregado de lo que se considera posible alcanzar respecto al problema. Es importante tener un solo objetivo general para evitar desviaciones o mal entendidos en el desarrollo del plan o proyecto. Objetivos estratégicos: Propósitos orientados a solucionar los grandes problemas del desarrollo de la entidad territorial y responden a la pregunta: ¿qué hacer para lograr el objetivo general? Estos objetivos están asociados a las grandes dimensiones estratégicas del Plan. Organismo de Control: son entidades que por facultad legal ejecutan actividades de control sobre otros organismos del Estado o sobre los particulares que manejan recursos de éste. Los objetivos básicos y el alcance de dichas actividades son específicamente definidos por la Ley y por la misma Constitución para cada uno de dichos organismos. Orientación: Consiste en suministrar información al cliente para ayudarlo o guiarlo frente a sus peticiones o temas y campos de competencia del Departamento Administrativo de la Función Pública, que sean de su interés.

116

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

Participación Ciudadana: se refiere al sistema, formas y mecanismos para que el ciudadano participe en la vigilancia de la gestión pública, en los diversos niveles administrativos y sus resultados (Art. 41, 152, 270, 318, 342 C.P.N.). Planeación estratégica: Orientación y promoción de procesos en busca de la movilización de diversos temas y actores para escoger y construir su futuro. Para ello se requiere de la articulación de intereses en procura de un consenso sobre el futuro deseado y posible para forjar un espacio de acción donde se anticipen los cambios, se aprovechen las potencialidades y se fortalezca el uso eficiente de los recursos. Plan Plurianual: Es la proyección de los costos y fuentes de financiación (fuentes externas e internas) de los principales programas y proyectos de inversión pública consignados en el Plan Nacional de Desarrollo Proceso: Los procesos son el conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman insumos en resultados. Corresponden a la organización interna y a la forma como la administración adelanta su gestión con participación de la comunidad, la dirigencia política y demás actores que intervienen en el desarrollo municipal, para transformar los insumos en bienes y servicios. Programa: Estrategia de acción cuyas directrices determinan los medios que, articulados gerencialmente, apoyan el logro de uno o varios objetivos de la parte general del Plan Nacional de Desarrollo. Unidad lógica de acciones, dirigidas al logro de los propósitos establecidos en los objetivos específicos o sectoriales. Prospectiva: Disciplina basada en un conjunto de metodologías que busca analizar y observar a largo plazo situaciones de un tema determinado para establecer las acciones que permitan alcanzar el futuro que se desea. Proyecto: Unidad operacional que vincula recursos, actividades y productos durante un período determinado y con una ubicación definida para apoyar el cumplimiento de un programa en el marco de acción establecido por la respectiva unidad de gestión. Conjunto de actividades por realizar en un tiempo determinado con una combinación de recursos humanos, físicos, financieros y con costos definidos orientados a producir un cambio en la entidad territorial. 117

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

Puntos de Control: se refiere a la identificación específica de acciones de control en un proceso determinado. Son actividades típicas de control inmersas en los procedimientos, las cuales tienen un responsable de su ejecución en el desarrollo normal de las operaciones. Queja: La queja es toda inquietud, recomendación, denuncia o crítica relacionada con los funcionarios del Departamento Administrativo de la Función Pública y relacionadas con la prestación del servicio. La queja puede constituirse en una no conformidad dentro del sistema de gestión de la calidad del Departamento. Reclamo: Es toda manifestación de inconformidad sobre el servicio que presta el Departamento Administrativo de la Función Pública, ante la situación de un derecho insatisfecho. El reclamo puede constituirse en una no conformidad dentro del sistema de gestión de la calidad del Departamento. Sector Administrativo: Conjunto de entidades, que de acuerdo con el artículo 42 de la Ley 489 de 1989, está conformado por el Ministerio o Departamento Administrativo, Superintendencias y entidades que la Ley ha definido como adscritas o vinculadas a aquellos. Servidores Públicos: Son todas las personas que prestan sus servicios al Estado. Seguimiento: Examen continúo y sistemático sobre el avance y el logro de objetivos de una política, programa o proyecto. El seguimiento, a diferencia del monitoreo, estudia aspectos menos operativos del programa o proyecto, y utiliza indicadores específicos que influyan en la toma de decisiones de las partes interesadas del mismo. Trabajadores Oficiales: Servidores del Estado que se vinculan a la Administración mediante un contrato de trabajo, en el cual se establecen las condiciones laborales en las que el trabajador prestará sus servicios. Unidad u Oficina de Control Interno: es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar en forma independiente la eficiencia, eficacia y economía del Sistema de Control Interno.

118

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”

Vacancia Definitiva: Empleos que no cuentan con titular de Carrera Administrativa, Libre Nombramiento y Remoción, período fijo o elección popular. Vacancia Temporal: Empleos cuyo titular se encuentra en cualquiera de las situaciones administrativas previstas en la Ley como licencias, encargos, comisiones, entre otros.

119

“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”