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GLOBALG.A.P. Risk-Assessment on Social Practice (GRASP) - Evaluación de Riesgos en las Prácticas Sociales GRASP: Guía de Implementación
V 1.1 Enero 2011 Válido a partir de: 01.01.2011 Obligatorio a partir de: 01.07.2011 Versión interina final en español. En caso de duda, por favor consulte la versión en inglés.
INDICE
GRASP: Guía de Implementación Cómo usar este documento
2
Guías de los Puntos de Control del Módulo GRASP
4
Puntos de Control 1-13
5
Glosario
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––––– Implementación GRASP | 1 ––––
Cómo usar este documento Este documento es una guía para productores / administradores de explotaciones que procuran implementar el sistema de gestión social de acuerdo al Módulo GRASP. No es un documento normativo, sino de apoyo. Sugerimos que lea también la Guía de Interpretación GRASP correspondiente a su país y la Lista de Verificación GRASP para obtener información acerca de cómo se evalúa el Módulo GRASP.
¿Por qué implementar el Módulo GRASP?
Guías de Interpretación Nacional
Al implementar los criterios sociales en la explotación, en primer lugar se mejoran las condiciones de empleo y se fortalecen los derechos de los trabajadores de la explotación. En la implementación del Módulo GRASP, no se hará diferencia entre los empleados permanentes, los trabajadores de temporada, los empleos por obra o los jornaleros. Los trabajadores calificados y motivados son un factor clave para el buen funcionamiento de la explotación y esto es conducente a una producción segura y sostenible. La administración de la explotación obtiene una ventaja directa de esto ya que no sólo mejora el ambiente social en general, sino que también contribuye a reducir los costos de manera significante (menos accidentes, condiciones y tareas más claras, menos roturas en la maquinaria, etc.). Finalmente, a todo empleador le interesa conservar al personal calificado.
Los requisitos legales vinculados a los puntos de control difieren según el país (por ejemplo, edad mínima, edad para el empleo legal, horas de trabajo, etc.). Si éstos son más estrictos o precisos que los requisitos GRASP, entonces prevalecen y deben ser cumplidos. En caso de no existir legislación al respecto (o que ésta no sea tan estricta), GRASP determinará el criterio mínimo de cumplimiento. Si la legislación del país es más estricta que la de GRASP, no importará el criterio de cumplimiento de GRASP, se deberá cumplir con la legislación del país en donde opera el productor. Con el fin de facilitar la comprensión de estos requisitos a los productores y los auditores/inspectores, se han desarrollado Guías de Interpretación Nacional del Módulo GRASP, en un proceso de participación de las partes interesadas (‘stakeholders’). El Módulo GRASP sólo puede ser evaluado en aquellos países que disponen de una Guía de Interpretación Nacional. Consulte al evaluador GRASP o directamente al Secretariado de GLOBALG.A.P. acerca de las Guías de Interpretación disponibles. Si está interesado en una Evaluación GRASP y en su país no se dispone de una Guía de Interpretación, contáctese con el Secretariado GLOBALG.A.P. para hallar una solución. Por mayor información consulte el Reglamento General GRASP.
¿Qué representa la sigla GRASP? GRASP es la abreviación de “GLOBALG.A.P. Risk Assessment on Social Practice” (“Evaluación de Riesgos GLOBALG.A.P. en las Prácticas Sociales”). Esta serie de criterios de buenas prácticas sociales en explotaciones fue desarrollada a lo largo de un proceso de cinco años en el que se involucraron las partes interesadas, con el objetivo de promover las buenas prácticas sociales en la agricultura. Si desea mayor información acerca de cómo se desarrolló el Módulo GRASP y sus herramientas, por favor consulte los Informes de Proyecto GRASP en la página web de GLOBALG.A.P.
Alcance del Módulo GRASP El Módulo GRASP no forma parte de las normas GLOBALG.A.P. y de su certificación acreditada, pero lógicamente se complementa con dichas normas. El cumplimiento de los puntos de control es voluntario y no influye en la certificación GLOBALG.A.P. Sin embargo, si el productor decidiera llevar a cabo esta evaluación, entonces es obligatorio cargar las listas de verificación a la base de datos de GLOBALG.A.P. Luego de la Evaluación GRASP, el evaluador le entregará al productor dos copias de la Lista de Verificación completada y firmada (una para la administración de la explotación y otra para el representante de los empleados). Los resultados de la evaluación entonces serán visualizados en la base de datos de GLOBALG.A.P. (prueba de la evaluación) según el acuerdo de intercambio de datos firmado por el productor en el acuerdo de sub-licencia. Esta Lista de Verificación de la evaluación puede servirle como informe y puede ayudarlo a mejorar su sistema de gestión social. El Organismo de Certificación entregará a la administración de la explotación un comprobante de la evaluación, una vez que los resultados hayan sido cargados en la base de datos de GLOBALG.A.P.
Cómo se evalua el Módulo GRASP Se precisa calificación y formación adicional para llevar a cabo las Evaluaciones GRASP. Sólo pueden realizar estas evaluaciones aquellos auditores/inspectores que tienen la correspondiente licencia otorgada por GLOBALG.A.P. En la página web de GLOBALG.A.P. puede descargar la lista de los Evaluadores GRASP aprobados. El día de la evaluación, procure disponer de todos los documentos necesarios en la explotación y tenerlos accesibles para el evaluador. Asegúrese de que los empleados sepan que sus datos personales (p. ej., contratos laborales) serán evaluados y que lo autoricen. Esto también se hace extensivo a los documentos de subcontratistas cuyos servicios laborales usted puede haber solicitado. Si no es fácil hacerse de los documentos de los subcontratistas en su explotación el día de la evaluación, puede solicitar al evaluador que se dirija a la oficina del subcontratista. En dicho caso, no se olvide de informar al subcontratista al respecto. Todos los documentos firmados por el empleador y el empleado (p. ej., contratos laborales) o que afecten a ambas partes (p. ej., auto-declaración de buenas prácticas sociales) deben estar disponibles en el idioma local o en el idioma que mejor comprenden los empleados. En esta guía encontrará ejemplos de los documentos en las secciones de los puntos de control correspondientes.
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PCCC
Nombre del documento
¿Firmado por quién?
¿Quién debería conservar este documento (o una copia del mismo)?
1
Documentación sobre representante/ consejo de los trabajadores
Empleador y el representante/consejo de los empleados
Empleador
2
Procedimiento de reclamaciones
–
Empleador
3
Auto-declaración de buenas prácticas sociales
Empleador y el representante/consejo de los empleados
Empleador, empleado
4
Normas laborales recientes del país (Guía de Interpretación Nacional GRASP + Anexo)
-
Empleador, empleado
5
Contratos laborales
Empleador, empleado
Empleador
7
Recibos de pago / lista de pagos
Empleador, empleado
Empleador
10
Formularios de control de horas
Empleador, empleado
Empleador
GRASP puede ser totalmente inaplicable si en el grupo de productores un productor no tiene empleados (por ej. una explotación familiar sin empleados en ningún período). Se debe disponer entonces de una autodeclaración correspondiente del productor. Encontrará más información sobre grupos de productores bajo PG1.
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Guías de los Puntos de Control del Módulo GRASP El Módulo GRASP consiste de 13 puntos de control y criterios de cumplimiento. Los puntos de control GRASP son complejos en su formulación ya que suelen abarcar múltiples aspectos. Con el fin de facilitar la comprensión e implementación del contenido de estos puntos, cada punto de control será detallado de la siguiente manera:
1. Punto de Control y Criterio de Cumplimiento Cada criterio del Módulo GRASP está listado. Igual que en la norma de Aseguramiento Integrado de Fincas de GLOBALG.A.P., los criterios están formulados en Puntos de Control y Criterios de Cumplimiento.
1
Punto N de Control °
Criterio de Cumplimiento
¿Hay al menos un empleado o un consejo de empleados que represente los intereses del personal ante la administración?
Se dispone de documentación que demuestra que una persona de confianza, claramente identificada, y/o un consejo de empleados que representa los intereses del personal ante la administración, ha sido electo o nominado por todos los empleados y es reconocido por la administración. Esta persona podrá comunicar las reclamaciones a la administración.
2. Explicación Aquí se explica brevemente el significado y la relevancia del respectivo punto de control.
3. Implementación En la sección de implementación, se hacen sugerencias acerca de cómo puede ser implementado el punto de control.
4. Ejemplo Cuando un punto de control exige algún tipo de registro o documento, se proporcionará un ejemplo del mismo (por ejemplo, los contratos, formulario de registro, etc.). Sin embargo, no es obligatorio que los documentos sean iguales a los de los ejemplos – usted podrá elaborar modelos que mejor reflejen su situación. Siéntase en libertad de adaptarlos a su situación. Para mejor comprensión, estos documentos ejemplarios han sido rellenados con datos ficticios (escritos en itálica). Por favor tenga presente que estas son guías universales y genéricas que abarcan una gran variedad de situaciones de producción. Probablemente no podrá seguir a pie de la letra todos los pasos sugeridos (o los documentos ejemplarios proporcionados); deberá adaptar los documentos a su situación particular y a los requisitos legales del país.
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Punto N de Control ° 1
Criterio de Cumplimiento
¿Hay al menos un empleado o un consejo de empleados que represente los intereses del personal ante la administración?
Se dispone de documentación que demuestra que una persona de confianza, claramente identificada, y/o un consejo de empleados que representa los intereses del personal ante la administración, ha sido electo o nominado por todos los empleados y es reconocido por la administración. Esta persona podrá comunicar las reclamaciones a la administración.
Explicación: La existencia de un representante de los empleados facilita tanto el dialogo entre los empleados, como el dialogo entre los empleados y la administración. Los asuntos en la explotación pueden ser tratados, discutidos y solucionados fácilmente. Aún más, el consejo o el representante de los empleados puede actuar como mediador en caso de conflictos. Los acuerdos con el representante de los empleados habitualmente son aceptados por la fuerza de trabajo, ya que fueron los representantes de los empleados quienes negociaron los términos.
Implementación: 1.
Este punto no es aplicable si sólo trabajan los familiares directos en la explotación. La definición exacta de "familiar directo" se encuentra en el glosario al final de este documento. Desde el momento en que usted emplea personas que son externas a la familia directa, debe asegurarse de que haya un representante de los empleados.
2.
Informe a los empleados del derecho de tener un representante o un consejo de empleados. El número de representantes de empleados debe reflejar el número de empleados (por ejemplo, un representante por cada 50 empleados) y ser representativo (por ejemplo, también representar empleados extranjeros que trabajan en la explotación).
3.
Asegúrese de que el representante de los empleados cuenta con suficiente tiempo para ejecutar sus tareas. Dichas tareas pueden ser fijadas en una breve descripción escrita.
4.
Algunas Guías de Interpretación Nacional incluyen medidas de protección para asegurar de que los representantes de los empleados puedan ejecutar libremente sus tareas. Asegúrese de conocer y cumplir estas medidas.
5.
Si usted está administrando una explotación donde trabajan muchos empleados, tiene sentido que exista un procedimiento de elección. Asista a los empleados informándoles acerca de cómo elegir a los representantes, asegurándose de que se cumplan ciertas reglas/principios (por ejemplo, elección anónima).
6.
El representante de los empleados será electo/nombrado cada año o período de producción.
7.
El representante de los empleados debe ser una persona accesible para todos los empleados y debe poder dirigirse a la administración en forma constructiva. Para poder comprender y transmitir a los empleados sus derechos legales, él o ella debe saber leer (la correspondiente Guía de Interpretación Nacional). En lo posible se deberá evitar cualquier conflicto de intereses por el representante de los empleados.
8.
Si está certificado como grupo de productores (Opción 2) y en el caso de una alta rotación de empleados, podrá designar a un productor (u otra persona apropiada) para ejecutar este cargo. Por supuesto, no es lo ideal, pero es posible si es la única solución práctica. Asegúrese de que los empleados sepan quién es el representante.
9.
Asegúrese de que todos los empleados tengan acceso a las personas correspondientes; nombre a dos personas o más si un grupo de productores es muy grande o disperso geográficamente.
10.
Haga un seguimiento de los acuerdos entre el representante de los empleados y la administración y verifique regularmente el estado de su implementación.
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2
Punto N de Control °
Criterio de Cumplimiento
¿Existe un procedimiento disponible en la explotación, mediante el cual los empleados puedan realizar reclamaciones?
Existe en la explotación un formulario y/o procedimiento de reclamaciones; los empleados tienen conocimiento del mismo y pueden presentar reclamaciones o sugerencias. El procedimiento de reclamaciones establece un plazo para la resolución de las reclamaciones. Las reclamaciones y las soluciones de los últimos 24 meses están documentadas y pueden ser accedidas.
Explicación: La existencia de un procedimiento de reclamaciones facilitará al empleador lidiar con la insatisfacción de la fuerza de trabajo. Es más fácil para él o ella reconocer las razones de la insatisfacción. Para la fuerza de trabajo, deberá haber una manera de presentar reclamaciones sin el temor de sufrir consecuencias personales. Fomentando a los empleados a presentar activamente reclamaciones o sugerencias, aumenta la eficiencia de la operación. En explotaciones pequeñas con pocos empleados, no sería necesario tener un formulario o un buzón de reclamaciones ya que el empleador y los empleados se ven regularmente. Es suficiente con un simple procedimiento de reclamaciones. En explotaciones más grandes, es posible que se dificulte la comunicación regular entre los empleados y la administración. Los formularios o buzones de reclamaciones pueden ser una solución. Sin embargo, en ambos casos, es clave realizar un seguimiento de las reclamaciones y asegurarse de que éstas han sido tratadas y de que ha habido una mejoría en la situación en un plazo claramente definido. Por supuesto, no es necesario limitarse a esta herramienta administrativa para enfocarse en las reclamaciones. También podrá recoger sugerencias valiosas de los empleados sobre cómo mejorar internamente los procedimientos. Nadie las conoce mejor que las personas trabajando en su explotación.
Implementación: 1.
2. 3. 4. 5.
Piense en un procedimiento de reclamaciones adecuado para el tamaño y la situación de su explotación. En algunas culturas, las personas pueden tener reparos de presentar una reclamación formal en un documento. El procedimiento de reclamaciones debe contemplar esto. Por ejemplo: a) Si usted administra una explotación con pocos empleados … … los representantes de los empleados pueden simplemente ponerse a disposición para conversar con los empleados en determinados momentos de la semana. Asegúrese de que los empleados sepan en qué momento y con quién hablar. b) Si usted administra una explotación con muchos empleados … … coloque un buzón de reclamaciones donde los empleados puedan presentar anónimamente sus quejas. Asegúrese de vaciar el buzón regularmente (por ejemplo, cada 14 días) y de procurar solucionar las reclamaciones, … u organice una hora de consulta donde las reclamaciones puedan presentarse (por ejemplo, al responsable de la salud, seguridad y bienestar de los empleados y/o al representante de los empleados) y discutirse. Si está certificado como grupo de productores (opción 2), el procedimiento de reclamaciones puede gestionarse a través del sistema de gestión de calidad central del grupo. Asegúrese de que las decisiones tomadas y las normas sobre el procedimiento de reclamaciones sean transparentes para los empleados. Asegúrese de informar a todos los empleados (también los no permanentes) cómo y cuándo pueden presentar una reclamación. Es crucial que sea claro el plazo destinado para tratar las reclamaciones, por ejemplo, durante los 14 días siguientes. ¡Cumpla con el plazo! Luego de efectuar la mejora, solicite la opinión de los empleados. De esta manera se asegura de que los empleados perciban que sus reclamaciones o sugerencias fueron tomadas seriamente y que la situación ha mejorado.
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3
Punto N de Control °
Criterio de Cumplimiento
La auto-declaración de buenas prácticas sociales en lo referente a derechos humanos, ¿ha sido comunicada a los empleados y firmada por la administración de la explotación y por el representante de los empleados? ¿Han sido informados los empleados al respecto?
La administración de la explotación y el representante de los empleados han firmado y exhibido una auto-declaración que asegura las buenas prácticas sociales y los derechos humanos de todos los empleados. Esta declaración contiene un compromiso con los convenios laborales fundamentales de la OIT (Convenio 111 sobre discriminación, 138 y 182 sobre edad mínima y trabajo infantil, 29 y 105 sobre trabajo forzoso, 87 sobre libertad sindical, 98 sobre negociación colectiva, 100 sobre igualdad de remuneración y 99 sobre salarios mínimos) y procedimientos de contratación transparentes y no discriminatorios y el procedimiento de reclamaciones. Los empleados han sido informados sobre la autodeclaración y ésta es revisada como mínimo cada 3 años o cuando es necesario.
Explicación: La auto-declaración es un instrumento para promover el compromiso de la administración de la explotación con respecto a los principios de los convenios laborales fundamentales de la OIT y para implementar procedimientos de contratación de los empleados transparentes y no discriminadores. La OIT es una agencia de las Naciones Unidas que busca promover la justicia social y los derechos humanos y derechos fundamentales en el trabajo, los cuales son reconocidos internacionalmente. La OIT ha elaborado normas internacionales del trabajo en la forma de convenios y recomendaciones, estableciendo estándares mínimos de derechos fundamentales en el trabajo. Hasta la fecha, 180 países son miembros de la OIT (www.ilo.org). La auto-declaración debe incluir, como mínimo, los principios de buenas prácticas sociales y derechos de los trabajadores, cubriendo los siguientes Convenios de la OIT. Transmita con claridad los siguientes principios para que puedan ser comprendidos por los empleados (véase ejemplo): • No. 111 sobre discriminación • No. 138 y 182 sobre edad mínima y trabajo infantil • No. 29 y 105 sobre trabajo forzoso • No. 87 sobre libertad de asociación • No. 98 sobre el derecho de organización y de negociación colectiva; y • No. 100 sobre igualdad de remuneración y • No. 99 sobre fijación de salarios mínimos En la auto-declaración, el empleador (la administración de la explotación) asegura que ante cualquier señal de violación de estos principios, el tema es tratado en el sistema de gestión y reportado al organismo de certificación.
Implementación: 1. 2.
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Al comenzar con la preparación del documento, verifique que la auto-declaración esté completa y que por lo menos cubra todos los convenios requeridos. Verifique si existen otros puntos relevantes a su explotación; revise y adapte la declaración debidamente. Verifique de forma crítica si en su explotación existe algún tipo de discriminación, por ejemplo, • si los procedimientos de contratación son justos y transparentes (por ejemplo, empleo no discriminatorio de extranjeros) • si todos los empleados que realizan el mismo trabajo tienen los mismos derechos y reciben beneficios sociales comparables • si nadie es obligado a realizar trabajo que no está dispuesto a hacer o que no puede hacer, etc. Por supuesto, hay tareas que son más adecuadas para los hombres (por ejemplo, levantar cargas pesadas) o para las mujeres (por ejemplo, clasificar y envasar productos frescos delicados). Dar preferencia a hombres o mujeres para ciertas tareas no es necesariamente discriminatorio - de todas formas asegúrese de que en tal caso tanto los hombres como las mujeres se sientan libres de trabajar en el área que prefieran. Revise las leyes del país acerca de la edad mínima de trabajo y asegúrese de que no hayan niños por debajo de la edad mínima empleados. Verifique que todos los contratos laborales se encuentren en conformidad con las normas laborales del país y asegúrese de que los documentos sean conservados en forma segura por un período no menor a 24 meses. Explique a sus empleados de qué trata la auto-declaración y aclare cualquier término que puede no resultarles familiar. Repase con ellos cada punto de la auto-declaración y verifique si todos en la explotación tienen la misma opinión acerca del cumplimiento de la misma. Firme la auto-declaración y solicite la firma al representante de los empleados. Asegúrese de que todos los empleados tengan conocimiento de la auto-declaración, adjuntando una copia a cada contrato laboral o exhibiéndola en un lugar visible en la explotación. Asegúrese de que el procedimiento de reclamaciones sea transparente para todos los empleados. Verifique regularmente si la auto-declaración debe ser actualizada. La misma debe ser revisada por lo menos cada 3 años, o sea si se están promulgando nuevas normas legales o estableciendo un nuevo acuerdo de negociación colectiva.
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Ejemplo Auto-Declaración de Buenas Prácticas Sociales Por la presente declaro que en la explotación / en el grupo de explotaciones, ___________________todos los empleados (incluyendo todas las operaciones cubiertas por la certificación GLOBALG.A.P (centros de manipulación, pequeñas explotaciones satélite) son tratados de acuerdo a los siguientes principios: 1 2 3 4 5
6 7 8 9 10 11 12
13 14
No existe discriminación (distinción, exclusión o preferencia) basada en raza, casta, nacionalidad, religión, discapacidad, género, orientación sexual, maternidad, edad, opinión política, afiliación a sindicatos o a un partido político. No se realizan pruebas obligatorias de embarazo o de VIH en los empleados. Los procedimientos de contratación de los empleados son justos y transparentes; no se discrimina a nadie que desea trabajar en la explotación por las razones mencionadas arriba. Todos los empleados realizando un trabajo de igual valor tienen derechos similares, reciben beneficios sociales similares y cuentan con condiciones de trabajo y oportunidades de formación similares. El trabajo que es similar recibe remuneración similar. No se practicarán medidas disciplinarias como ser castigos corporales, mentales, físicos o abuso verbal. No se realizarán deducciones del sueldo injustas (por ejemplo, por maquinaria rota o la falta de algún producto). Las medidas disciplinarias, si hubiere, son justas y transparentes. No se emplean menores de edad (en conformidad con las normas legales). Los niños -familiares directosasistiendo en la explotación no realizan trabajos que representen un riesgo para su salud y seguridad o que afecten su desarrollo. Los hijos de los empleados en edad escolar obligatoria viviendo en la explotación asisten regularmente a la escuela, sin excepción. No hay trabajo forzoso. Los familiares y dependientes tienen derecho a emplearse fuera de la explotación. Ningún empleado es forzado a vivir en la explotación. Los empleados que no viven en la explotación no son discriminados. Ningún documento propio del empleado queda en custodia del empleador. Bajo ninguna circunstancia retendrá el empleador parte del salario de los empleados, sin permiso explícito del empleado (por ejemplo, deducciones para las comidas o planes de ahorro de los empleados). Las horas extras son voluntarias; los empleados no son forzados a trabajar horas extras. La administración de la explotación admite la negociación colectiva. Los empleados tienen derecho de establecer o de afiliarse a cualquier organización que ellos eligen. Los miembros de los sindicatos tienen garantizado el ingreso a la explotación al menos fuera de las horas normales de trabajo. En el caso de un accidente serio dentro del local, se brindará transporte al empleado al centro médico más próximo. Los grupos de riesgo, como ser las embarazadas o mujeres lactantes, los trabajadores jóvenes menores de 18 (si su empleo es en conformidad con las normas legales), los empleados en condiciones de incapacidad mental o personas enfermas, no realizan trabajos que representan un peligro a su salud y seguridad o que afecte su desarrollo o la seguridad de otros. No trabajan en la aplicación de pesticidas. Los trabajadores jóvenes no trabajan horas extras, de acuerdo a las normas legales. Se actúa conforme a las normas que cubren temas de maternidad, días por enfermedad y jubilación, como mínimo cumpliendo con la legislación de seguridad social del país. Los empleados pueden dirigirse al representante de los empleados o a un consejo de empleados, para conversar sobre las condiciones de sus contratos y de trabajo o cualquier otro descontento y para presentar reclamaciones. El representante de los empleados realiza sus tareas en consenso con todos los socios sociales y puede comunicar las reclamaciones a la administración sin recibir sanciones personales. Por la presente, la administración de la explotación declara su voluntad de resolver cualquier problema en cooperación con la representación de los empleados.
Nos comprometemos a reportar inmediatamente al organismo de certificación cualquier señal de violación de estos principios y de tomar las medidas correctivas. Una copia de esta declaración ha sido entregada al miembro de la administración responsable por los temas sociales y al representante de los empleados y es adjunta a cada contrato laboral y/o exhibida en un lugar visible en el idioma o idiomas comprendidos por los empleados. Fecha: ______________________ Firma(s) administración de la explotación (nombre y cargo)/ productores del grupo de productores: ______________________________________________________________________ Firma(s) del representante(s) de los empleados Fecha
__
Firmas: ––––– Implementación GRASP | 8 ––––
4
Punto N de Control ° La persona responsable por la salud y seguridad de los trabajadores y por las buenas prácticas sociales (SSTyBPS) y el o los representantes de los empleados (RE), ¿tienen conocimiento sobre las normas laborales recientes del país y/o acceso a ellas?
Criterio de Cumplimiento La persona responsable por la salud y seguridad de los trabajadores y el representante(s) de los empleados tienen conocimiento y/o acceso a las normas del país sobre: salarios nominales y mínimos, horarios de trabajo, afiliación a sindicatos, anti-discriminación, trabajo infantil, contratos laborales, feriados y licencia maternal, cuidado médico y pensión/gratificación.
Explicación: Es importante que los empleados conozcan sus derechos legales, que la persona responsable tenga acceso a las normas laborales recientes y que el empleador apoye a esta persona en este asunto. Los empleados pueden dirigirse a esta persona para obtener toda la información sobre sus derechos fundamentales o pueden formularle preguntas en caso de tener dudas. De esta manera se previenen las discrepancias y el descontento. Tanto el empleador como el empleado deben ser informados regularmente acerca de los cambios recientes en las normas del país y reaccionar debidamente. De hecho, no siempre es posible tener todos los documentos actuales en la explotación, especialmente si ésta es pequeña. Sin embargo, debería existir un mecanismo que asegure que el empleador y los empleados tengan acceso a la información actual.
Implementación: 1. 2.
3.
Asegúrese de que la Administración de la Explotación y el Representante de los Empleados tengan una copia de la Guía de Interpretación Nacional de GRASP y su Anexo. Con la entrega de este documento a los empleados se cumple con los requisitos de este punto de control. Además, puede considerar personas a quien recurrir para informarse acerca de las normas laborales del país (sindicatos nacionales/provinciales, el Ministerio de Trabajo, otros representantes de los productores/empleados, abogados, ONGs, etc.). Contacte a estas personas/organismos para solicitar mayor información acerca de las normas laborales y obtenga los datos de contacto (números de teléfono, dirección y páginas web, etc.). Asegúrese de que la información relevante se comunique al representante de los empleados y que se actualice regularmente (por ejemplo, versiones nuevas de la Guía de Interpretación Nacional).
Ejemplo Acceso a Información sobre las Normas Laborales Nacionales Sindicatos:
A) B)
Sr. Abeba, Abogado
Calle 251 con 34 5908 Texcoco Teléfono : 987-768
Sra. Temba, ONG de derechos humanos:
Calle 34 8299 Santa Elena Teléfono : 12345-129
Páginas web:
www.workersunited.net
Otra información:
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5
Punto N de Control °
Criterio de Cumplimiento
¿Se pueden mostrar copias de los contratos laborales de los empleados? ¿Estos registros incluyen como mínimo el nombre completo, la nacionalidad, la descripción de trabajo, la fecha de nacimiento, la fecha de ingreso, el salario y el período de empleo? ¿Han sido firmados tanto por el empleado como por el empleador?
A pedido del evaluador (como muestra), se pueden mostrar copias de los contratos por cada empleado. Estos contratos están firmados por el empleado y el empleador. Los registros contienen como mínimo los nombres completos, las nacionalidades, las descripciones de trabajo, las fechas de nacimiento, las horas normales de trabajo, los salarios y los períodos de empleo. Se debe poder acceder a los registros de todos los empleados (también los subcontratistas) por lo menos por 24 meses.
Explicación: El contrato laboral estipula claramente las condiciones laborales acordadas y por lo tanto, es importante y beneficioso, tanto para el empleador como para el empleado. Constituye la base de una relación laboral buena y de confianza mutua entre ambas partes, pero también ante situaciones de conflicto relacionadas al trabajo. Los contratos laborales claramente acordados y firmados por la administración y los empleados son cruciales en explotaciones de cualquier tamaño.
Implementación: 1.
2. 3. 4.
5. 6. 7. 8.
Firme un contrato laboral con cada empleado. El mismo debe incluir al menos la siguiente información: • Nombre completo del empleado y su nacionalidad • Período de contratación • Descripción del puesto de trabajo • Horas de trabajo & descansos • Salarios • Horas extra/ trabajo durante feriados públicos/ domingos • Enfermedad/licencia por maternidad Asegúrese de que el contrato cumpla con las normas laborales del país. Los contratos laborales pueden ser simples y manuscritos, con la información básica requerida. Cualquier tipo de pago o parte de pago (por ejemplo, deducciones por comidas, casa o transporte), debe ser fijado de forma transparente en el contrato laboral o autorizado por escrito por los empleados. Negocie estos acuerdos con todo futuro empleado y asegúrese de que él o ella esté de acuerdo con las condiciones. Cada vez que ingrese un empleado nuevo, no se olvide de ponerlo bajo contrato. Asegúrese de que tanto usted como el empleado hayan firmado el contrato laboral. Adjunte una copia de la auto-declaración a cada contrato, si ésta no se encuentra exhibida en la explotación. Asegúrese de conservar una copia de cada contrato en sus registros por un plazo mínimo de 24 meses.
Ejemplo 1: Contratos laborales de: Finca Wilson, Carretera 37, 5879 Tanda Nombre completo
Fecha de nacimient o
Tarea
C.I. Nacional
Fecha de Ingreso
Fecha de Egreso
Salario
Salario Horas Extras
Horas de trabajo & descansos
Juan Arroyo
08.03.1976
Cosecha
1234567
01.05.2010
01.09.2010
50 Pesos/ h
80 Pesos/ h
9am-1pm
Simon Alvarado
04.07.1980
Riego
7654346
04.05.2010
01.09.2010
50 Pesos/ h
80 Pesos/ h
1.30pm-5pm
Miriam Flores
06.11.1970
Cocina
6788990
04.05.2010
50 Pesos/ h
80 Pesos/ h
9am-1pm
––––– Implementación GRASP | 10 ––––
Firmas (s)/ Empleador , empleado
Ejemplo 2: Contrato Laboral Entre: (en adelante “el empleador”) Nombre y Dirección del empleador:
Finca Wilson Carretera 37 5879 Tanda
(en adelante “el empleado”) Nombre y Dirección del empleado:
1. Fecha de nacimiento: 2. C.I. No: 175992
Maria Tombu Market Square 4 5879 Tanda 18.02.1973
3. Comienzo: El contrato comenzará el 01.01.2009 y continuará hasta 31.12.2011 4. Lugar de trabajo: Cocina 5. Descripción del puesto de trabajo Proveer las comidas a los trabajadores 6. Horas de trabajo: Las horas normales de trabajo son entre las 6 am y 3 pm, de lunes a viernes, y desde las 6 am y 9 am los sábados. 7. Descansos: Los descansos diarios serán entre las 10 am y 11 am. 8. Salarios: 50 Pesos/ hora 9. Salario horas extras:___80 Pesos/hora_______________________________ 10. Enfermedad/licencia por maternidad: 11. Licencia: 12. Otro:
---
Una copia de la auto-declaración de buenas prácticas sociales ha sido adjuntada a este contrato y entregada al empleado.
Fecha __/__/____
Firma del Empleador
Firma del Empleado
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6
Punto N de Control °
Criterio de Cumplimiento
¿Existe evidencia documentaria que demuestre el pago regular de salarios en conformidad con la cláusula correspondiente del contrato?
El empleador muestra adecuada documentación del pago del salario (por ejemplo, la firma del trabajador en el recibo de pago, la transferencia bancaria). Todos los empleados firman o reciben copias de los recibos de pago/lista de pago, para que el pago del sueldo sea transparente y comprensible para ellos. Se encuentran regularmente documentados los pagos de sueldos de todos los empleados de los últimos 24 meses.
Explicación: Un sistema de documentación del pago de sueldos sirve, tanto para el empleador como para el empleado, para probar los montos de sueldo que fueron pagados en determinado momento. Con este sistema se disminuyen los conflictos. Al haber mayor transparencia y confianza, aumentará la motivación de los empleados. El pago de sueldo con comprobante mejora la capacidad de la administración de manejar los costos.
Implementación: 1. 2. 3. 4. 5.
Asegúrese de llevar un registro regular (recibo de pago/lista de pagos) de los pagos a los empleados. En el momento de escribir el recibo de pago/lista de pagos, incluya toda la información acerca del sueldo, las horas normales, las horas extras y el sueldo total remunerado. Asegúrese de que los empleados firmen o dejen la huella digital en la lista de pagos una vez recibido el dinero; también fírmelo usted. Como alternativa, entregue regularmente recibos de pago a los empleados. Conserve la lista de pagos/copias de los recibos de pago por un plazo mínimo de 24 meses. En las explotaciones con pocos empleados, se puede tener un documento donde figuran todos los empleados y los correspondientes pagos mensuales, con la firma de los empleados (véase ejemplo 1).
––––– Implementación GRASP | 12 ––––
7
Punto N de Control °
Criterio de Cumplimiento
¿Se encuentra el contenido de los recibos de pago/listas de pago en conformidad con las normas legales y/o los acuerdos de negociación colectiva?
Los sueldos y las horas extras documentados en los recibos de pago/listas de pago indican conformidad con las normas legales (salario mínimo) y/o acuerdos de negociación colectiva (si corresponde). Si la remuneración se calcula por unidad, los trabajadores podrán generar como mínimo el salario mínimo legal (en promedio) en las horas normales de trabajo.
Explicación: Los recibos de pago son una buena fuente de información sobre los sueldos de los empleados. Los empleadores se mantienen en línea con las normas legales del país cuando pueden probar que pagan como mínimo el salario mínimo legal.
Implementación: 1. 2. 3.
Infórmese acerca del salario mínimo legal de su país. Asegúrese de pagar por lo menos este salario mínimo a sus empleados. Si se descuenta de los salarios de los empleados que ganan menos del salario mínimo, entonces dichos descuentos deben ser justificados. Si la remuneración la calcula por unidad, asegúrese de que los empleados puedan al menos generar el salario mínimo legal en las horas normales de trabajo.
Ejemplo El auditor/inspector recurrirá a la lista de pagos / recibos de pago.
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Ejemplo 1: Lista de pagos de: Finca Wilson, Carretera 37, 5879 Tanda Mes
Nombre completo
Fecha de nacimiento
Tarea
C.I.
Horas trabajad as/ Tarea
Horas Extras
Sueldo recibido
01/10
Juan Arroyo
08.03.1976
Cosecha
1374667
60
-
1500 Pesos/hora
01/10
Simon Alvarado
04.07.1980
Riego
7654346
90
-
1500 Pesos/hora
01/10
Miriam Flores
06.11.1970
Cocina
6788990
90
-
1500 Pesos/hora
Firmas (s)/ Huella digital
Etc…
RECIBO DE PAGO NOMBRE DEL EMPLEADOR: NOMBRE DEL EMPLEADOR: C.I. No.:
Nº DE REGISTRO DEL EMPLEADO:
PERIODO DE PAGO: DESDE
HASTA
SALARIO BASICO:
Tarifa
Nº de horas
Horas normales trabajadas Horas Extras: Feriados trabajados Pago en especie Descuentos (especifique) Impuestos sociales TOTAL
Fecha __/__/____
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Salario ganado
8
Punto de Control
Criterio de Cumplimiento
¿Indican los registros que no se emplean a menores de edad en la explotación?
Los registros indican que se cumple la legislación del país acerca de la edad mínima de empleo. Si la legislación del país no cubre este aspecto, los niños menores a 15 años no son empleados. Si hay niños trabajando en la explotación – en calidad de miembros de la familia - , ellos no realizan trabajos que representen un riesgo para su salud y seguridad, que afecten su desarrollo o que impidan que concluyan la educación escolar obligatoria.
Explicación: Generalmente, la legislación del país prohíbe que jóvenes por debajo de cierta edad trabajen, a fin de protegerlos de ser explotados y asegurar que reciban un nivel básico de educación. Bajo ninguna circunstancia se deberá fomentar que los niños y jóvenes abandonen la escuela mientras se encuentren en edad escolar obligatoria. Si esta legislación no existe, no se emplearán jóvenes menores a los 15 años, de acuerdo a los convenios internacionales.
Implementación: 1. 2.
Asegúrese de que cada empleado nuevo demuestre la edad mediante una cédula de identidad o cualquier otro documento de identificación (por ejemplo, certificado de nacimiento, licencia de conducir) en el momento de firmar el contrato laboral con usted. No emplee personas por debajo de la edad mínima de empleo del país o, en el caso de no estar legislado, por debajo de la edad de 15 años.
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9
Punto N de Control °
Criterio de Cumplimiento
¿Acceden todos los niños de los empleados que viven en la explotación a educación escolar obligatoria?
Hay evidencia documentaria de que todos los niños de los empleados en edad escolar obligatoria (según la legislación del país) viviendo en la explotación, tienen acceso a educación escolar obligatoria; mediante transporte a una escuela pública o educación en el lugar.
Explicación: Todos los niños tienen derecho a completar, como mínimo, la educación escolar obligatoria. Es el deber del empleador asegurar que todos los niños de los empleados viviendo en la explotación tengan acceso a la educación escolar obligatoria.
Implementación: 1.
Asegúrese de saber cuántos niños viven en la explotación y si estos se encuentran en edad escolar obligatoria. a) En las explotaciones con pocos empleados… … averigüe las escuelas más cercanas en la zona. Si la escuela se encuentra a más de 30 minutos a pie, coordine un transporte a la escuela (por ejemplo, ómnibus, bicicleta, burro, etc.). … asegúrese de que todas las familias involucradas estén informadas de las normas acerca del transporte. b) En las explotaciones muy grandes con muchos empleados… … la posibilidad de brindar una educación adecuada en la explotación puede ser más fácil que coordinar un transporte regular. Puede optar por emplear a un/a maestro/a y establecer una escuela en el sitio, de acuerdo a la legislación nacional.
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10
Punto N de Control °
Criterio de Cumplimiento
¿Existe un sistema de control de horas que muestre las horas de trabajo y las horas extras por jornada para los empleados?
Existe un sistema de control de horas que deja en claro, en un régimen diario, tanto para los empleados como para el empleador, las horas de trabajo normales y extras. Las horas de trabajo de los empleados de los últimos 24 meses están documentadas.
Explicación: Un sistema de control de horas, que documente las horas normales de trabajo como también las horas extras de cada empleado, es un instrumento de administración indispensable. Es beneficioso para el empleado que sus horas de trabajo y en especial, sus horas extras, se encuentren registradas en forma transparente. Esto ayuda a evitar cualquier malentendido con respecto a las horas de trabajo reales y el pago.
Implementación: 1.
2.
Averigüe qué tipo de sistema de control de horas es el adecuado para su explotación, dependiendo del número de empleados y/o de las condiciones tecnológicas. a) En las explotaciones con muchos empleados… … se puede colocar un reloj marcador mecánico. Asegúrese de que los empleados sepan cómo funciona el reloj correctamente y cuándo deben perforar sus fichas. … o se pueden emplear sistemas eléctricos, proporcionando a cada empleado una tarjeta electrónica para la entrada. b) En las explotaciones con pocos empleados… … un sistema mecánico o electrónico puede ser muy costoso. En este caso, se rellenan formularios de control de horas diariamente para cada empleado. El empleado debe firmar regularmente los formularios de control, por ejemplo, a fin de mes. Dichos formularios de control de horas pueden combinarse con los recibos de pago y otra información (véase ejemplo). Conserve los registros de control de horas por un plazo mínimo de 24 meses.
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Ejemplo Finca Wilson Formulario de Control de Horas Carretera 37, 5879 Tanda, # 462-8863 Nº del trabajador: 045 Nombre del trabajador: Fecha de nacimiento:
Hora de ingreso: Juan Valdo Descansos: 23.06.1966 Hora de finalización:
7:30 a 12.30 4.00 p
DIA:
HORAS
Tarea
LUGAR
HORAS EXTRA
TARIFA
LUGAR
1
9
Cosecha
Campo Nº5
---
5 Pesos/ hora
45
2
9
Cosecha
Campo Nº5
---
5 Pesos/ hora
45
3
9
Cosecha
Campo Nº5
2 horas
5 Pesos/ hora
4
SABADO
5
DOMINGO
6
9
Cosecha
Campo Nº5
---
5 Pesos/ hora
45
Salario normal
135
Horas Extras
20
Total
155
Campo Nº5
Total/día
45 + 20
7
Fecha __/__/____ Firma del trabajador
Firma de la administración
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11
Punto N de Control °
Criterio de Cumplimiento
¿Las horas de trabajo y los descansos documentados en los controles de horas, se encuentran en cumplimiento con la legislación correspondiente y/o los acuerdos de negociación colectiva?
Las horas de trabajo, los descansos y los feriados documentados cumplen con la legislación correspondiente y/o los acuerdos de negociación colectiva. En caso de no haber legislación más estricta, los registros indican que las horas de trabajo normales no exceden las 48 horas semanales. Durante la estación pico (cosecha), las horas de trabajo semanales no exceden las 60 horas. Los descansos/días libres también están garantizados durante la estación pico.
Explicación: La cantidad de horas de trabajo y los descansos deben cumplir con las normas legales. Un empleado tiene derecho de tomarse un descanso luego de tantas horas de trabajo y no trabajar horas extras excesivas. La administración de la explotación debe tener conocimiento de estas normas al elaborar los contratos, determinar las horas de trabajo y emplear los trabajadores.
Implementación: 1. 2. 3. 4. 5.
En el momento de establecer las horas de trabajo y los descansos, asegúrese de que cumplen con las normas legales y/o los acuerdos de negociación colectiva. Muéstrele al evaluador la norma en que se basó para establecer las horas de trabajo y los descansos. Asegúrese de que los empleados no excedan las horas normales de trabajo de 48 horas. Lleve un control de los períodos en que se suele exceder las horas normales de trabajo. Si esto ocurre regularmente, debe emplear a más personas. Asegúrese de que aún en la estación pico, las horas de trabajo semanales no excedan las 60 horas. Si se acerca al límite, considere la contratación de más empleados.
Ejemplo El auditor/inspector recurrirá al sistema de control de horas.
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SÓLO SE APLICA A LOS GRUPOS DE PRODUCTORES
PG 1
¿La evaluación del Sistema de Gestión de Calidad del grupo de productores demuestra la correcta implementación de GRASP por todos los miembros del grupo de productores?
La evaluación del Sistema de Gestión de Calidad del grupo de productores demuestra que GRASP ha sido correctamente implementada, internamente evaluado y que se toman acciones para lograr el cumplimiento de todos los miembros del grupo de productores.
Explicación: Este punto de control asegura que los requisitos GRASP se incluyan en el Sistema de Gestión de Calidad de un grupo de productores certificado bajo GLOBALG.A.P. Por lo tanto, sólo corresponde en el caso de la certificación IFA bajo la Opción 2.
Implementación En general, GRASP sigue las normas correspondientes a la certificación de GLOBALG.A.P. bajo la Opción 2. 1. Debe informarse al personal clave dentro del grupo (por ejemplo, encargados del grupo, extensionistas, etc.) y ellos deben conocer los requisitos GRASP y la legislación nacional/regional aplicable. En cuanto a lo último, las Guías de Interpretación Nacional proporcionan información confiable al respecto. 2. Puede resultar más práctico centralizar dentro del grupo de productores la gestión de algunos de los requisitos GRASP, especialmente aquellos cubiertos en los puntos de control 1-4. Por supuesto, esto depende de la situación particular y las preferencias del grupo. 3. Si a lo largo de todo el año un productor no tiene empleados, debe establecerlo en una auto-declaración y en ese caso GRASP se vuelve no aplicable en su totalidad. Sin embargo, el productor debe incluirse aún así en el sistema de gestión de calidad interno del grupo - asegurando que en el caso de que emplee a alguien, cumplirá correctamente con los requisitos GRASP. 4. Debe realizarse un mínimo de una inspección interna de cada productor por año por parte de un inspector interno calificado. Lea más sobre las cualificaciones de los inspectores internos en el Reglamento General GRASP. 5. Se debe disponer de registros con información sobre estos controles internos, incluyendo el registro de todos los productores, las fechas de las evaluaciones, los hallazgos y las acciones correctivas posibles. 6. Durante la verificación externa anual, se verifica el funcionamiento del SGC y se toma una muestra (la raíz cuadrada) de los miembros productores registrados bajo GRASP.
Se puede hacer una excepción a los requerimientos GLOBALG.A.P. Opción 2: Para simplificar la introducción, en los tres primeros años de las Evaluaciones GRASP pueden formarse sub-grupos dentro del grupo. En dicho caso, todos los miembros del sub-grupo GRASP se listan en la prueba de la evaluación. Todos los integrantes del grupo de productores GLOBALG.A.P. deben incluirse en la Evaluación GRASP en un plazo máximo de tres años.
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Recomendación N para la Buena Práctica °
R1
¿Qué otros tipos de beneficios sociales ofrece el empleador a los trabajadores, a las familias y/o a la comunidad? Por favor especifique en cantidades cuando sea posible. Incentivos para un desempeño laboral bueno y seguro: Pago de una bonificación: Apoyo al desarrollo profesional: Políticas en favor de la familia: Cuidado médico / prevención en la salud: Mejoramiento del ambiente social: Otros beneficios:
Explicación: Los incentivos ayudan a crear un buen ambiente de trabajo y a motivar a los empleados a desempeñarse lo mejor posible. En la medida en que el empleado percibe que el empleador valora su trabajo y se preocupa por él y el bienestar de su familia, más se identifica con el lugar de trabajo. Además, muchas explotaciones brindan otros tipos de beneficios sociales que no se encuentran cubiertos en los puntos de control anteriores. En dicho caso, estos esfuerzos serán reconocidos e incluidos en los registros GRASP.
Implementación: 1. 2.
Verifique qué tipo de beneficios sociales brinda y en qué categoría se encuentran. A fin de que estos esfuerzos sean lo más transparentes posibles, trate de cuantificarlos.
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Ejemplo Beneficio Social
Explicación/ Ejemplos
Ejemplo
Incentivos para un buen Flexibilidad en cuanto pagos extras por Los trabajadores que no rompen trabajo rápido o responsable, buena ninguna máquina reciben un pago desempeño laboral: gestión, etc.
extra a fin de año.
Pago de una bonificación:
Pagos adicionales en caso de buenas ganancias
Luego de una buena cosecha, la administración paga una bonificación a todos los empleados.
Apoyo al desarrollo profesional:
Proporcionar programas de formación, de aprendiz, cursos, etc.
La explotación apoya a los hijos de los empleados en actividades de aprendizaje (como aprendiz), fuera de la explotación.
Políticas en favor de la familia:
Cunas/jardín infantes, vivienda para la familia, etc.
La explotación proporciona un jardín de infantes.
Cuidado médico / prevención en la salud:
Chequeos médicos de prevención, proporcionar servicios de salud, prevención de VIH
Todos los años los empleados reciben un chequeo dental cuyo costo es cubierto en parte por la administración de la explotación.
Mejoramiento del ambiente social:
Proporcionar canchas de fútbol, organizar eventos sociales, etc.
La administración de la explotación ha armado una cancha de fútbol y una vez al año organiza un torneo.
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Glosario
Término
Definición
Familiares directos
Los familiares directos se definen como los familiares más inmediatos del productor (no se aplica a miembros contratados de la administración) y que viven en la misma vivienda que el productor. Puede incluir padres, esposos, hermanos/hermanas e hijos, pero no incluye tíos, primos u otros familiares.
Empleado
El empleado es remunerado por servicios o trabajo realizado de acuerdo a un contrato de trabajo. La definición abarca a los trabajadores permanentes, casuales y de temporada, como también a los aprendices y subcontratistas. Puede excluir a los familiares directos de la administración de la explotación. Si un productor tiene 0 empleados en el curso de un año, debe presentar la correspondiente auto-declaración y GRASP se vuelve no aplicable.
Representante de los Empleados
La existencia de un representante de los empleados facilita tanto el dialogo entre los empleados, como el dialogo entre los empleados y la administración. Los problemas en la explotación pueden ser tratados, discutidos y solucionados fácilmente. Aún más, el consejo o el representante de los empleados puede actuar como mediador en caso de conflictos. Los acuerdos con el representante de los empleados habitualmente son aceptados por la fuerza de trabajo, ya que fueron los representantes de los empleados quienes negociaron los términos.
Administración de la Explotación
El término "administración de la explotación" se aplica al responsable de las operaciones productivas y los empleados. El productor puede contratar un administrador de la explotación. En dicho caso la persona también será tratada como un empleado más.
Productor
Una persona (individuo) o sociedad (unipersonal o grupo de productores) con una entidad legal registrada propietaria de la producción, relevante para el alcance de GRASP (certificado bajo una norma GLOBALG.A.P.), que tiene la responsabilidad legal de los productos vendidos por ese emprendimiento agropecuario. Cada productor es identificado por un Número GLOBALG.A.P. (GGN), de acuerdo a lo especificado en el Reglamento General de GLOBALG.A.P. IFA V4.0, Parte I, punto 8.3. Un productor puede aspirar a GRASP junto a la auditoria IFA de GLOBALG.A.P. siguiendo el procedimiento de aspiración establecido en la Parte 1 del Reglamento General V.4 de GLOBALG.A.P.
Contratos laborales
En caso de no estar definido por la legislación del país, el contenido mínimo que debe tener un contrato laboral es el nombre completo del empleado y la nacionalidad, la descripción del puesto de trabajo, la fecha de ingreso, el salario y el horario de trabajo. Los contratos laborales deben ser firmados por el empleado y el empleador.
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