GOBERNACIÓN DEL HUILA SECRETARIA GENERAL SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA SGSAMECPS024-13 ACTA DE AUDIENCIA DE ADJUDICACION

Objeto: Prestación de los servicios postales (recepción, clasificación, transporte y entrega de mensajería expresa individual, masiva y mercancías a nivel urbano — Neiva, Departamental, Nacional. Neiva, 6 de Noviembre de 2013 Hora: 11:00 A.M.

ASISTENTES Por el Departamento. CAMILO ANDRES GUZMAN TORRES, Director Departamento Administrativo de Contratación LIDIA AYA AYA, Profesional Especializado FABIO GARCIA ACOSTA , Profesional universitario Secretaria General SAMUEL PERDOMO LAVAD, Profesional Universitario Secretaria General CAROLINA CASTRO SAGASTUY, Abogada Externo KATERINE VARGAS SALAS, Contadora —Externa ERNESTO ANDRADE RODRIGUEZ, Funcionario de Control Interno Asistentes: Relación Adjunta. INICIO DE AUDIENCIA Se inicia la audiencia siendo las 11:00 a.m., por el Dr. CAMILO ANDRES GUZMAN TORRES, Directui del Departamento Administrativo de Contratación, quien manifiesta dar inicio a la AUDIENCIA DE ADJUDICACION, y deja constancia que las respuestas a las observaciones al cíc. ¿valuación fueron publicadas según cronograma previsto en el pliego y adendas del presente proceso de selección, por lo tanto se procede a otorgar la palabra a los asistentes, por el término de 5 minutos, para que se manifiesten respecto a las respuestas a las observaciones: JULIO CESAR GUERRERO, presenta poder escrito para representar a la empresa SERVIENTREGA S.A. En relación con nuestra oferta con respecto a la capacidad de organización, manifestamos que lo dicho por la administración no corresponde de conformidad con lo estipulado en el pliego de condiciones en particular con el tema de subsanabilidad, de conformidad con el art.2.2.8 del decreto 734 de 2012, por tanto no resulta razonable que el comité financiero hubiera aceptado la presentación de los balances en el término del traslado del informe de evaluación, dando cumplimiento a las reglas de subsanabilidad. El documento no es ponderable, por tanto puede ser subsanado antes de la audiencia de adjudicación, por tanto solicito se de aplicación a las reglas de subsanabilidad. EH !elación uun la oferta de SURENVIOS, en lo que tiene que con la relación del cubrimiento, corresponde a la entidad pública verificar la documentación allegada por los proponentes, por tanto no se debe atender al principio de la buena fe, ya que se puede desvirtuar los certificados aportados por la empresa SURENVIOS, ya que se aportaron pruebas documentales como fotografías. Por tanto se solicita a la entidad dar aplicación a la causal de rechazo invocada en las observaciones presentadas al informe de evaluación preliminar y como refuerzo normativo del

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GOBERNACIÓN DEL HUILA SECRETARIA GENERAL SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA SGSAMECPS024-13 ACTA DE AUDIENCIA DE ADJUDICACION anterior argumento se tiene lo contemplado en el art.25 de la ley 80 de1993 que establece la obligación de dar z;:5....!:;ncia a lo sustancial sobre lo formal. En relación con los vehículos de SURENVIOS, solicitamos modificar la evaluación técnica ya que los contratos no garantizan la disponibilidad de los mismos para el desarrollo del objeto, de conformidad con lo establece el pliego de 1! proponente debe aportar la tarjeta de propiedad o contrato de arrendamiento, por tanto no resulta completamente cierto pues pasa por alto que lo que busca esta clausula es que el proponente tenga la plena disponibilidad durante todo el plazo del contrato, por lo anterior solicitamos restar los puntos que correspondan en función de los vehículos que no cuenten con contrato vigente durante todo el plazo de la vigencia del contrato.

JOSE DUCARDO TRUJILLO ESPAÑA, representante legal de la empresa SURENVIOS S.A.S, otorga poder verbal para que lo represente la Dra. DEBORA YANETH CAÑON DUSSAN, identificada con cedula 36.306.601, T.P.138207 Está de acuerdo con lo manifestado por los evaluadores designados por la Gobernación. Respecto de lo pronunciado por SERVIENTREGA, me permito hacer algunas aclaraciones: Con respecto a los establecimiento relacionados en la propuesta, es de aclarar que según las pruebas fotográficas aportadas por SERVIENTREGA, más que a atender a desvirtuar la existencia de dichos establecimientos sugiere la existencia verdadera evidenciada fotográficamente de los establecimientos registrados como puntos de atención de SERENVIOS, con la observación de que a su vez subsisten otras actividades comerciales que son propias a nuestros requisitos de suscripción de agentes comerciales en lo que no requiere exclusividad de mantener un letrero o aviso que indique la existencia exclusiva de nuestro servicio, así las cosas, dejamos presente que los documentos y certificados de cámara de comercio allegado en nuestra propuesta si corresponde a puntos de atención, agencias y sucursales de SURENVIOS, Con relación a la vigencia de los contratos de leasing aportados para unos de nuestro vehículos vale la pena aclarar que la figura de leasing o arrendamiento para financiamiento comercial tiene dentro de su objeto la opción de compra, la cual se encuentra estipulada dentro de cada uno de los contratos vigentes para el momento de la presentación de la propuesta y SURENVIOS en todos sus contratos de leasing ha optado por la opción de compra y adquisición de los vehículos financiados mediante este contrato o figura comercial, lo que garantiza la continuidad sobre la vinculación y sucesiva propiedad de la flota suministrada para la ejecución del contrato. Hechas estas precisiones aclaratorias por nuestra parte, no tendríamos otras observaciones al momento.

La Administración solicita un receso de 20 minutos, para analizar lo manifestado. La Administración se permite responder: JULIO CESAR GUERRERO, presenta poder escrito para representar a la empresa SERVIENTREGA S.A. Frente a la capacidad de organización observada por el proponente, es pertinente aclarar varios aspectos: el primero de ellos, radica sustancialmente que revisada la observación formulada en fecha 30 de octubre de 2013, y en su numeral 1.2, textualmente se cuestiona "revisado el informe de evaluación, la entidad informa que nuestra propuesta

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GOBERNACIÓN DEL HUILA SECRETARIA GENERAL SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA SGSAMECPS024-13 ACTA DE AUDIENCIA DE ADJUDICACION no cumple, con la capacidad de organización , resaltando el folio 756 de nuestra propuesta, sin embargo no relaciona las razones de la declaratoria de no cumple.

Por lo anterior, se le solicita a la entidad aclare en detalle el informe de evaluación explicando las razones de inhabilitación." De lo anterior tenemos que en el oficio observante se solicita de la Administración una aclaración al informe, situación que fue resuelta de manera clara a la luz de la adenda 01 de 16 de octubre de 2013, argumentando con ello que por estar obligado el proponente a la vigencia del decreto 1464 de 2010 y su información referente a la capacidad operacional, no refleja la información que obliga el decreto 734 de 2012, podrá el proponente certificar esos aspectos mediante documento suscrito por el representante legal y contador o revisor fiscal, según sea el caso. Tenemos claro entonces que en el oficio de observaciones solo se solicita una claridad y no es una petición clara y expresa de habilitar una propuesta completa; pero si lo anterior es cierto no menos lo es que esa información que debía certificarse y no se anexo a la propuesta, debía estar condensada, tabulada, registrada en el anexo No.6, formato presentado y que hace parte integral del pliego de condiciones; en donde de la misma manera dicho anexo debía suscribirse por las personas responsables de la información, situación que no ocurrió. Ahora bien, frente a las reglas de subsanabilidad, es importante clarificar al proponente que además de aplicarse en igualdad de condiciones como lo expone el Decreto 734 de 2012, en su art.2.2.8, debe percatarse la Administración de que en desarrollo de esas reglas no se complementen, adiciones o mejoren las propuestas, situación para el caso concreto en el criterio de la entidad es evidente, un documento contentivo de información se suscribe por las personas a cargo de la misma y quienes pueden dar fe de las situaciones descritas en el documento, esto es, si se ^"irr- A^ -"1:',""9 de !es firmas, pone en riesgo la validez de la información y la autoría o validez del documento. Podemos observar cómo a folio 756 de la propuesta se suscribe certificación de la capacidad de operación técnica por el representante legal, señora SARA GUAVITA MORENO, en donde contraviniendo la adenda 01 omiten la suscripción conjunta que debía hacerse por el representante legal y el contador. Adicional a lo anterior, y si de manera hipotética considerara la Administración que el hecho de adjuntar un nuevo documento para certificar la capacidad de organización técnica, fuera susceptible de subsanar, tenemos que a folio 42 del escrito de observaciones pretende el proponente SERVIENTREGA, hacer valer un documento que de igual manera contraviene lo ya establecido en la adenda 01, esto es la firma conjunta del representante legal y contador o revisor fiscal, según sea el caso. Considera la Administración que la propuesta se SERVIENTREGA, continua INHABIL. En el punto de la cobertura, no puede la Administración acceder a la pretensión del observante en términos de sustraerse de dar aplicación al principio de la buena fe, máxime cuando a folio 31 del pliego de condiciones se .‘.2tal-)!ece: "Para acreditar este requisito los proponentes deberán acreditar su cobertura en el Departamento mediante certificados de Cámara de Comercio la cantidad de agencias, sucursales o establecimientos debidamente

Encuentra pues la Administración que existe una tarifa legal respecto al medio idóneo para demostrar la cobertura y esto es un documento expedido por la Cámara de Comercio, reiteramos que no existe otro dentro de los medios de prueba que sea conducente, pertinente y útil para demostrar tal situación, que genera asignación de puntaje, es por ello que el proponente SURENVIOS al aportar ese documento idóneo no solamente goza de la buena fe, sino que se somete a lo estrictamente exigido en el pliego de condiciones, razón por la cual no se accede a la observación. 3

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GOBERNACIÓN DEL HUILA SECRETARIA GENERAL SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA SGSAMECPS024-13 ACTA DE AUDIENCIA DE ADJUDICACION Respecto a los vehículos y la demostración de la disponibilidad de los mismos, similares son los argumentos que puede la entidad esgrimir como los planteados para la cobertura, puesto que se solicito para la demostración del requisito de carácter puntuable, "... mediante documento de compra (la tarjeta de propiedad), contrato de arrendamiento, leasing o alquiler vigente de los mismos...". De lo anterior podemos colegir que la información con los documentos se solicita al cierre del proceso, los cuales deben estar vigentes salvo que norma en contrario dentro del pliego lo plantee, SURENVIOS, anexo dicha información, cumpliendo y sujetándose al pliego de condiciones, por tal razón, el comité evaluador profirió su concepto basado netamente en el cotejo de la exigencia del pliego de condiciones y los documentos aportados en la propuesta; para el caso en concreto no es dable ni al observante ni al observado en esta audiencia argumentar situaciones de configuración futura respecto a la figura del leasing, el primero frente al vencimiento del contrato y el segundo frente acceder a la opción de compra del mismo, ya que las condiciones del pliego son claras y se hacen exigibles a la fecha del cierre y el proponente adjudicatario deberá garantizar la prestación del servicio en los términos de la propuesta que debió sujetarse al pliego de condiciones, por tanto no se accede a la observación. A

SURENVIOS, con sus dos observaciones ha sido contenidas en las respuestas anteriormente enunciadas.

En consecuencia de lo anteriormente expuesto, la Administración atendiendo la recomendación del comité evaluador, manifiesta que el único oferente habilitado es SURENVIOS S.A.S, representado legalmente por JOSE DUCARDO TRUJILLO ESPAÑA, a quien se le a.•dic el presente proceso por valor $158.000.000,00 A continuación y en razón a esta audiencia s proce e a leer la correspondiente res•lución de adjudicación No siendo otro el objeto de la presente a 12:50PM

iencia e termina y se firma por • u -s intervinieron en ella siendo las

ASISTENTES:

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DOMO LAVAD sitario cret ria General

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ERNES O ANDRAD1 RODRIGUEZ ficina de Control Interno Asistentes: Relación Adjunta.

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LISTADO DE ASISTENCIA ACTA DE AUDIENCIA DE ADJUDICACION DEL PROCESO No. SGSAMECPS024 -13 OBJETO: Prestación de los servicios postales (recepción, clasificación, transporte y entrega de mensajería expresa individual, masiva y mercancías a nivel urbano — Neiva, Departamental, Nacional

Neiva, Noviembre 6 de 2013 Hora: 11:00 A. M

ASISTENTES: IDENTIFICACIÓN

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