GUÍA PARA CARGAR INFORMACIÓN EN LA PÁGINA WEB DE LOS MUNICIPIOS COLOMBIANOS

Gobierno en línea territorial - GELT Nivel Técnico

Agenda – Parte I

Tipos de canales Adición de ítems Formato de campos de texto y HTML Edición de imágenes y archivos pdf

Tipos de Canales Los 98 canales sirven para organizar la publicación de los contenidos de acuerdo con las diferentes secciones del Sitio Web, por ejemplo: el canal de noticias, el canal de proyectos, el canal de contratación, el canal de trámites. Existen diferentes tipos de canales: 1. 2. 3.

4. 5.

De formularios simples Que dependen de otros canales Que solo aceptan la publicación de un ítem Que aceptan varios ítems Con caducidad

1. Canales de formularios simples: Canal 14. 3 Enlaces de interés 2.

Canales que dependen de otros canales: Canal 2.4 Canal indicadores: el canal 2.4.1 Habitantes por territorio, depende del 2.4

3. Canales que solo aceptan la publicación de un ítem: Canal 2.1 Información general 4. Canales que aceptan varios ítems: no hay límite al número de ítems Canal 5.5. Metas 5. Canales con caducidad: cada entidad define la caducidad del contenido, por defecto el sistema asigna una fecha. Canal 14.4 Noticias

Agenda – Parte I

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Añadir un ítem Luego de haber seleccionado el canal a modificar, se debe añadir un ítem que lleva a un formulario.

Tanto los autores como los editores pueden realizar este proceso.

En el formulario se agrega la información correspondiente, en cada

uno de los campos.

En el formulario se deben diligenciar los campos que aparecen. Posteriormente, seleccionar la opción publicar para guardar el ítem en el sistema. La información guardada, automáticamente pasa a la carpeta denominada “Por aprobar”. Contenido que será finalmente publicado y visible en el sitio Web cuando el Editor lo revise y lo apruebe.

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Campos más comunes •Los campos que se deberán utilizar para ingresar información sobre nuevos ítems de contenido dependerán de la configuración del canal. •En algunos casos, debajo de cada campo existen textos de ayuda útiles para saber qué se debe publicar. •Todos los campos marcados con asterisco son de carácter obligatorio.

*

Campos de texto La mayoría de campos de los canales son de este tipo. Un campo de texto se presenta en una línea del formulario, por ejemplo, el nombre de un trámite en el canal de trámites:

Campos de área de texto Los campos de área de texto están configurados para recibir mayor volumen de información. Por ejemplo, la Misión en el canal Acerca de la Entidad:

En algunos campos es posible que se deba seleccionar el enlace Editar en área HTML, para activar el editor.

Son campos que reciben información tipo texto plano (sin ningún tipo de formato) o en formato HTML. Se selecciona el formato respectivo en las casillas de selección que se presentan en la parte superior del cuadro del área de texto.

Campos con editor de HTML Algunos campos de texto han sido configurados con un pequeño editor de HTML, que puede ser utilizado bajo Internet Explorer 5.5, Firefox 1.0. o superior.

Este editor permite a las personas que no tienen conocimiento de HTML, usar esta funcionalidad de una forma sencilla.

Si se conoce el lenguaje HTML y se desea incluir texto en dicho formato, se pueden utilizar rótulos (“tags”) de código HTML para darle formato.

Esta función le permite al autor y al editor mayor control sobre el diseño del ítem, permitiéndoles por ejemplo, agregar texto en itálicas o negrita.

RECOMENDACIONES:

Es buena idea utilizar herramientas diferentes a las básicas ofrecidas en la solución; por ejemplo Dreamweaver, Frontpage Express o Webedit para crear textos en formato HTML.

En caso de seleccionar la opción de HTML, nunca incluya los códigos de encabezado (, ) o cuerpo de la página () en los campos, puesto que generará errores en la presentación de los ítems.

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Carga y edición de imágenes Las imágenes que se deben cargar en el administrador de contenidos tienen unas especificaciones de tamaño dependiendo del campo. Es importante tener en cuenta las advertencias y ayudas que proporcionan estos campos.

Se recomienda apoyarse en la herramienta Irfanview , la cual permite editar imágenes. El tamaño máximo de cualquier archivo: 10 Mb

Carga y edición de archivos PDF Por seguridad, rapidez y protección de derechos de autor, es conveniente cargar archivos tipo PDF en el administrador de contenidos. Si desea convertir sus archivos de Word, Excel, PowerPoint u otros programas, en archivos PDF, puede instalar el programa PDF955 el cual encuentra en la siguiente dirección:

www.pdf995.com/download.html

PDF

Los archivos en PDF deben ser leídos con el programa Adobe Acrobat Reader, el cual se encuentra en la siguiente dirección:

www.adobe.com/products/acrobat/readermain.html Para mayor información sobre este formato consulte la sección Ayuda del menú superior en la página del sistema.

Canal 14.7 Audio y video 3

2 Las entidades podrán publicar vídeos en1el sitio Web de dos formas: 1. Publicando directamente el archivo del video en el administrador del sitio (canal 14.7 Audio y video ). El archivo debe estar en formato FLASH y debe tener un tamaño máximo de 10 MB.

4 Adjuntar el archivo FLASH.

5

6

1 Con el video publicado en dicho servidor (YouTube), el dato que se debe copiar es el que se encuentra en la casilla Embed , y de allí solo se extrae la información correspondiente a la etiqueta Value. Como se observa en el siguiente ejemplo:

2. Cuando el archivo excede el tamaño máximo de 10 MB o se encuentra en un formato diferente al FLASH, éste se debe publicar en un servidor externo, como por ejemplo YouTube.

Campo donde se debe pegar el link copiado del servidor externo (YouTube). Para este caso sería: http://www.youtube.com/v/AeGdFjuO9NE&hl=en_US&fs=1&

3

Agenda – Parte II Tipos de plantillas y campos Editar un ítem Personalizar el canal configuración Canales de participación

Plantillas

Las plantillas son los diferentes diseños definidos por el PAdC y que están disponibles para que la entidad territorial personalice su sitio WEB de acuerdo con la plantilla que seleccione. Se cuenta con 10 plantillas que se presentan a continuación.

Alcaldía 1

Alcaldía 2

Alcaldía 3

Alcaldía 4

Alcaldía 5

Alcaldía 6

Alcaldía 7

Alcaldía 8

Alcaldía 9

Alcaldía 10

Canal Configuración

Canal modificado

Canal 4.1 Trámites

Canal 4.2 Servicios

Actualización en GELT

Permite seleccionar nuevas plantillas.

Canal modificado

La entidad solo deberá registrar en el canal el nombre del trámite y agregar URL de enlace al PEC. La entidad solo deberá registrar en el canal el nombre del servicio y agregar URL de enlace al PEC.

Canal modificado

Canal 7.1 Contratos mínima cuantía

Canal 13.6 Chat

Canal de empleos

Canal que permite a las entidades publicar la información de los contratos de mínima cuantía.

Canal nuevo

Canal nuevo

Canal nuevo

Canal que brinda a las entidades un servicio en línea con los ciudadanos. Canal que permite a las entidades publicar la información de las ofertas laborales.

Tipos de campos Un campo es un espacio de la plantilla que permite guardar y presentar la información en el sitio WEB.

A continuación se presentan los diferentes tipos de campos y sus características básicas:

 Menús de opciones Estos campos permiten que el autor o editor seleccione una o más alternativas de una lista desplegable. Un ejemplo: El canal de configuración contiene un campo denominado hoja de estilo, el cual muestra un menú desplegable con las opciones establecidas para las entidades territoriales. En este campo se podrá seleccionar la opción de diseño que más se adecúe a las necesidades de la entidad territorial.

 Cuadros de selección múltiple

Este tipo de campo permite seleccionar más de una de las opciones mostradas, marcando los cuadros ubicados frente a cada una de ellas.

 Botones de selección

Son excluyentes pues solo permiten la selección de una única respuesta.

 Grupos de constantes de alimentación dinámica Este campo permite alimentar un grupo de constantes de manera dinámica. Se puede buscar la opción requerida en el menú desplegable y seleccionarla. En caso de no encontrarla, se registra el nuevo valor en la caja de texto.

Al guardar el ítem, esta nueva opción será adicionada a la categoría y estará disponible para la próxima vez que utilice el campo.

 Para adjuntar imágenes De acuerdo con la configuración de los canales se podrá publicar una o más imágenes junto con el ítem. Se debe indicar la ruta en la que se encuentra la imagen en el disco local y copiarla al servidor.

Este campo posee dos entradas. La entrada superior indica la dirección (URL) en que queda almacenada la imagen en el Servidor. Al introducir una imagen nueva, este campo se presenta vacío. Dirección URL – en Servidor del Sitio Web Ubicación Local del Archivo en el equipo

La entrada inferior corresponde a la ubicación local del archivo en su computador, la cual puede obtenerse utilizando el botón Examinar, del formulario.

 Para adjuntar archivos. Los campos para anexar archivos funcionan de la misma forma que los campos de imágenes. Se recomienda que todos los archivos que se publiquen en el sitio se almacenen en formato PDF, para que puedan ser leídos por cualquier visitante del sitio y para garantizar la confiabilidad de la información.

 Para seleccionar fecha Se presentan dos tipos de campos de fecha.

• Campo tipo calendario

Este campo presenta un calendario sobre una caja de texto. Al seleccionar sobre el calendario se despliega un cuadro con el mes y año actual, en la parte superior se encuentran flechas () que permiten desplazarse por diferentes meses y años.

En la parte inferior se encuentran las semanas y días correspondientes al mes y año seleccionados. Al seleccionar uno de los días, la caja de texto se carga con la fecha seleccionada en el formato (aaaa/mm/dd).

 Selección de fecha Dentro de esta gama de campos los más importantes son los que controlan las fechas de publicación de contenidos (Ejemplo, en el canal de noticias).

Fecha publicación. Fecha en que un ítem es publicado en el sitio. Puede ser una fecha futura.

Fecha expiración. Fecha en la que un ítem desaparece del índice del canal. Después de esta fecha el ítem no se publicará más y será archivado en la carpeta de Caducados.

 Notas del editor No serán visibles para los visitantes de su Sitio WEB, pero sí serán visibles para los autores y editores que utilizan ese ítem en el canal, en el Gestor de Contenidos. Este campo es útil para efectuar el control y seguimiento de los ítems publicados en el sitio.

Agenda – Parte II Tipos de plantillas y campos Editar un ítem Personalizar el canal configuración Canales de participación

Canales de participación

Foro Chat

Los sitios Web cuentan con herramientas de participación que permiten una comunicación bidireccional entre la ciudadanía y las entidades. Son aplicaciones que permiten avanzar en la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea.

Chat como ciudadano

Herramienta Web que permite a la entidades y a los ciudadanos establecer una comunicación escrita de manera instantánea a través del Internet.

El chat será visible y activo para los ciudadanos si la entidad desde el usuario administrador está conectada.

Chat

Chat - no activo noactivo disponible Chat-–

Configuración del Chat – canal 13.6

Seleccione el canal 13.6 del campo

Cómo configurar el Chat en el administrador del Sitio Web de la entidad; tarea que debe realizar el Editor.

Configurar hora de inicio y de finalización del chat. La hora debe ser escrita en formato 24 horas. De igual forma, seleccionar los días en los cuales estará activo el chat.

Ingresar al chat como entidad 1

4

3

2

El sistema visualiza las conversaciones tanto del funcionario Digitar como de ciudadanos queFuncionario, enotros el campo la palabra participen. En la ventana derecha se identificará visualmente nombre por medio siguiente imagen “la entidad condeellacual se identificará ante el ciudadano.

Foros - Ciudadano

Herramienta Web que permite generar opiniones o discusiones en línea, en torno a un tema de interés común, que genera discusión.

Diligencie cada uno de los campos con la información solicitada.

El comentario realizado será visible en el Sitio Web, una vez el Editor de la entidad apruebe el mensaje.

Aprobación de los comentarios - Entidad 2 1

3 En la opción denominada comentarios, ingrese al enlace que muestra el número de comentarios.

En la nueva ventana se visualizarán los comentarios realizados por los ciudadanos. Finalmente, borre, edite o apruebe el mensaje seleccionando las opciones ubicadas en la parte derecha. En el administrador del sitio, seleccione el canal 13.4 “Foros” e ingrese en la parte superior derecha a la carpeta denominada Aprobados.

Foros - Entidad 2

1

Campo que permite seleccionar el estado en el cual la entidad desea dejar el Foro.

Foros- administrador – canal 13.4

Campo que permite dar una fecha de inicio y de cierre al foro, dependiendo el estado seleccionado , en el campo anterior.

Datos de Apoyo: Le deseamos éxitos en la publicación de su información. Si requiere apoyo adicional pida ayuda en el Centro de Contacto Ciudadano, a la línea:

Línea gratuita: Línea directa:

018000 952525 5 95 35 25

o por correo electrónico: [email protected]