Sistema de Almacenes ____________________________________________________________________________________________

GOBIERNO REGIONAL DEL CALLAO

Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

MANUAL DE USUARIO

“Sistema de Almacenes”

Elaborado Por Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Callao 14 de Octubre del 2008

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INDICE

INTRODUCCION...........................................................................................................................3 1. ATENCION POR USUARIO . ..................................................................................................6 1.1 Pecosa Pedido....................................... .............................................................................................6 1.2 Pedido de Códigos Nuevos...............................................................................................................13 2. INGRESO DE BIENES .........................................................................................................17 2.1 Ingresos por Oden de Compra....................................... ..................................................................17 2.2 Notas de Ingreso al Almacen NEA....................................... ............................................................19 3. DESPACHO DE BIENES ......................................................................................................26 3.1 Pecosa Despacho....................................... ......................................................................................26 4. INSTALACION DEL SISTEMA .............................................................................................31 4.1 Dsitribución.e instalación...................................... ..........................................................................31

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INTRODUCCION El objetivo de este manual es explicar en forma genérica el uso y operatividad de los módulo del Sistema de Almacén del SIGA (Sistema integrado de Gestión Administrativa V.2008). Los procesos básicos y necesarios referidos en este manual están dirigidos a dos tipos de usuarios: Usuario en General.-Son usuarios de todas las unidades orgánicas (formulan pecosas pedido y pedido de códigos nuevos) Usuarios Especializados : Son usuarios de la Unidad de Almacén, que son los encargados de la recepción, despacho, custodia de los bienes y su contabilización. Para su mayor compresión consideramos que el usuario, como mínimo debe conocer lo siguiente: Los procesos propios de de la administración publica. Manejo de la estructura presupuestaria del Año 2008 de la Región Callao ( Nemotécnico, Cis, Fuente de Financiamiento, Cadena de Gasto , Marco Presupuestal y Calendario). Cualquier duda o aclaración con respecto a la edición el presente manual hacerlo llegar a la Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones que estamos seguros que ayudaran a mejorar la edición del presente manual.

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Consideraciones generales  Para la navegar en las pantallas de actualización, consultas, menú de opciones del sistema siempre accederá o avanzar usando el mouse y presionado la tecla ENTER.  En la mayoría de pantallas de tipo Browser pulsando Click Derecho con el mouse obtendrá un menú contextual (menú desplegable) con opciones disponibles.  Use las barras horizontales y verticales para navegar de arriba y abajo respectivamente en las pantallas de tipo Browser.  La impresión de todos los reportes le llevara a un único formulario para la consulta del reporte, impresión y exportación de la información a otros formatos ( Excel texto etc,)  En la mayoría de formularios de actualización en los cuales el sistema le solicita registrar información existe un botón el cual le proporcionará la ayuda correspondiente.  Cuando registra un documento que está conformado por datos generales (cabecera) y detalles, el sistema le solicitara que complete toda la información (cabecera y detalles) antes que esta sea grabada. Cambios considerados en esta versión  Estructura usada en por el sistema anterior se conforma por 8 dígitos.

Genérica Clase 99 999

Secuencia 9999

 Estructura usada por el nuevo sistema se conforma por un código de 10 dígitos, al cual se le agrega un ‘0’ (CERO) en la sexta posesión con respecto al código anterior.

Tipo X

Genérica 99

Clase 999

Secuencia 0999

Digito adicionado

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Inicio de Sesión En el escritorio, use el mouse , ubique y acceda al acceso directo del Sistema del Almacén. \\ Inicio \ Todos los programas \ GRC \ Sistema de Almacén

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Ingrese el usuario correspondiente, su clave de acceso y presione OK .

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1.- ATENCION POR USUARIO 1.1 PECOSA PEDIDO La función principal de este proceso es permitir al usuario formular a través del sistema la Pecosa Pedido con la finalidad de solicitar bienes y/o materiales existentes en el Almacén.

En el menú de opciones, use el mouse , ubique y acceda a la siguiente opción: \Atención x Usuario \ Pecosas Pedido

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Para acceder y ubicar información acerca de las Pecosas pedido use los siguientes filtros Por Oficina U/O , filtra información por Oficina y/o Unidad Orgánica. Por Número , filtra información por número.

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Para actualizar información de una Pecosa-Pedido ubique con el mouse en la fila y pulse Click Derecho y obtendrá el siguiente menú contextual con las opciones siguientes. Nuevo : Para ingresar una nueva Pecosa-Pedido Modificar : Para modificar una Pecosa-Pedido ya existente Eliminar : No está disponible Consultar : Para consultar una Pecosa-Pedido existente Imprimir : Para imprimir una Pecosa-Pedido.

Para registrar el ingreso y/o modificación de los datos generales una pecosa pedido deberá registrar la siguiente información Fecha Oficina U/O Solicitante Referencia Ent. en Obra

: Fecha del la Pecosa Pedido : Oficina / Unidad Orgánica : Código del Servidor Solicitante. : Referencia o Glosa. : Indicador que indica S: Entrega en Obra (Entrega al 100%) N: No es entrega en Obra 1 : NEA Num. Requer. : Número de Requerimiento ( solo para entrega en Obra ), Numero de NEA.

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Para actualizar información de los detalles de una Pecosa pedido ubique con el mouse en la fila del Browser inferior y pulse Click Derecho y obtendrá un menú contextual con las opciones siguientes. Nuevo Ítem : Para ingresar un ítem de la Pecosa pedido Modificar Ítem : Para modificar un ítem de la Pecosa pedido ya existente Eliminar Ítem : Para anular un ítem de la Pecosa pedido existente Consultar Ítem : Para consultar un ítem de la Pecosa pedido.

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Para registrar información de un ítem de en una Pecosa pedido, debe consignar la siguiente información : Código de Ítem : Código del material solicitado (*). Cant. Solicitada : Cantidad solicitada, el sistema validara la existencia de Stock para el material solicitado, de lo contrario el sistema le dará un mensaje de error(**). Nemo : Nemotecnico / Meta. Cis : Código interno de seguimiento. Tip. Anexo : Tipo de Anexo NE/OC/SA. Num.Anexo : Número de Anexo. Oficina / UO : Oficina / Unidad Orgánica Fte.Financiam. : Fuente de Financiamiento. Clas.Gasto : Clasificador de Gasto. Importante: Luego de registrar la Cantidad Solicitada el sistema le muestra el Stock disponible por Orden de Compra, requerimiento y Unidad Orgánica.

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(*) El dialogo de ayuda para el registro del código de articulo/material, el cual le muestra el stock disponible.

(*) El dialogo de ayuda para el registro de cantidad recibida, el cual le muestra el stock disponible por anexo OC/NE/SA.

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Para imprimir una Pecosa Pedido , ubíquese con el mouse en número y pulse Click derecho y en el menú contextual elija la opción Imprimir.

enviar a impresora

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1.2 PEDIDO DE CODIGOS NUEVOS La función principal de este proceso es permitir al usuario formular a través del sistema el pedido de creación de códigos nuevos en el catalogo de bienes y servicios.

En el menú de opciones, use el mouse , ubique y acceda a la siguiente opción: \\ Pedidos \ Códigos nuevos

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Para acceder y ubicar información acerca de los Pedidos de códigos nuevos use los siguientes filtros Por oficina o Unidad Orgánica, filtra información por unidad orgánica. Por Número, filtra información por número. Por solicitante, filtra información por solicitante.

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Para actualizar información de un Pedido de Códigos Nuevos ubique con el mouse en la fila y pulse Click Derecho y obtendrá un menú contextual con las siguientes opciones. Nuevo : Para ingresar un nuevo Pedido de Códigos Nuevos Modificar : Para modificar un Pedido de Códigos Nuevos existente Eliminar : Para anular un Pedido de Códigos Nuevos Consultar : Para consultar un Pedido de Códigos Nuevos Imprimir : Para imprimir un Pedido de Códigos Nuevos. Para registrar el ingreso y/o modificación de los datos generales un Pedido de códigos nuevos debe registrar la siguiente información Fecha Oficina U/O Solicitante Referencia

: Fecha del pedido. : Oficina / Unidad Orgánica : Código del trabajador/servidor solicitante. : Referencia o glosa.

Para actualizar información de los detalles de un Pedido de códigos nuevos ubique con el mouse en la fila del Browser inferior y pulse Click Derecho y obtendrá un menú contextual con las opciones siguientes. Nuevo Ítem : Para ingresar un ítem del Pedido de códigos nuevos Modificar Ítem : Para modificar un ítem del Pedido de códigos nuevos existente Eliminar Ítem : Para anular un ítem del Pedido de códigos nuevos existente

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Consultar Ítem : Para consultar un ítem del Pedido de códigos nuevos.

Para actualizar información de un ítem de un Pedido de códigos nuevos, debe consignar la siguiente información: Tipo de Bien/Servicio : Tipo de código a solicitar B:Bien , S:Servicio. Unidad de Medida : Unidad de medida. Descripción : Descripción del código. Importante : En la descripción , no considerar la marca de material/producto.

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2 INGRESO DE BIENES 2.1. INGRESO POR ORDEN DE COMPRA La función principal de este proceso es permitir al usuario registrar en el sistema el ingreso y/o recepción de bienes al Almacén, cuyo origen es una Orden de Compra que a su vez fue generado en el Sistema de Logística.

En el menú de opciones, use el mouse , ubique y acceda a la siguiente opción: \\ Ingresos \ Ingreso x O/C

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Para acceder y ubicar información acerca de los Ingresos por O/C use los siguientes filtros Por proveedor, filtra información por Proveedor/Razón social. Por Número , filtra información por número de ingreso. Por Núm.Ref , filtra información por número de Orden de Compra. Para actualizar información de un Ingreso por O/C ubique con el mouse en la fila y pulse Click Derecho y obtendrá un menú contextual con las siguientes opciones :. Nuevo : Para ingresar un nuevo Ingreso por O/C Modificar : Para modificar un Ingreso por O/C existente Eliminar : No está disponible Consultar : Para consultar un Ingreso por O/C Imprimir : Para imprimir un Ingreso por O/C. Procesar : Para procesar una Nota de Ingreso al Almacén-NEA Exornar : Para extornar una Nota de Ingreso al Almacén-NEA Anular : Para Anular una Nota de Ingreso al Almacén-NEA

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Para registrar el ingreso y/o modificación de los datos generales un Ingreso por O/C debe registrar la siguiente información Fecha : Fecha de Ingreso / Recepción. Motivo de Ingreso : Motivo / Razón de Ingreso Num. O/C : Número de Orden de Compra. Func/Trabaj Aut : Funcionario o Trabajador que Autoriza Referencia : Referencia o Glosa. Guía Rem. : Número de Guía de Remisión Fecha Guía : Fecha de Guía de Remisión Proveedor : Nombre o Razón Social

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Para actualizar información de los detalles de un Ingreso por O/C, ubique con el mouse en la fila del Browser inferior y pulse Click Derecho y obtendrá un menú contextual con las opciones siguientes. Nuevo Ítem : Para ingresar un ítem del Ingreso por O/C Modificar Ítem : Para modificar un ítem del Ingreso por O/C existente Eliminar Ítem : Para anular un ítem del Ingreso por O/C existente Consultar Ítem : Para consultar un ítem de un Ingreso por O/C.

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Para registrar información de un ítem de en un Ingreso por O/C , debe consignar la siguiente información : Código de Ítem Cantidad Valor Unitario Nemo Cis Tip. Anexo Num. Anexo Oficina / UO Fte. Financiam. Clas.Gasto

: Código del material solicitado. : Cantidad recepcionada. : Valor Unitario : Nemotecnico / Meta. : Código interno de seguimiento. : Tipo de Anexo NE/OC/SA. : Número de Anexo. : Oficina / Unidad Orgánica : Fuente de Financiamiento. : Clasificador de Gasto.

Para imprimir información del Ingreso por O/C, ubique con el mouse en la numero y acceda a la opción imprimir del menú contextual..

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2.2. NOTA DE INGRESO AL ALMACEN - NEA La función principal de este proceso es permitir al usuario registrar en el sistema el ingreso y/o recepción de bienes al Almacén , se consideran ingresos cuyo origen son donaciones, ajustes de inventario y caja chica.

En el menú de opciones, use el mouse , ubique y acceda a la siguiente opción: \\ Ingresos \ Nota de Ingreso al Almacén

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Para acceder y ubicar información acerca de una Nota de Ingreso al Almacén-NEA use los siguientes filtros Por proveedor, filtra información por Proveedor/Razón social. Por Número , filtra información por número de ingreso. Para actualizar información de una Nota de Ingreso al Almacén-NEA ubique con el mouse en la fila del browser y pulse Click Derecho y obtendrá un menú contextual con las siguientes opciones :. Nuevo : Para ingresar una nueva Nota de Ingreso al Almacén-NEA Modificar : Para modificar una Nota de Ingreso al Almacén-NEA existente Eliminar : No está disponible Consultar : Para consultar una Nota de Ingreso al Almacén-NEA Imprimir : Para imprimir una Nota de Ingreso al Almacén-NEA Procesar : Para procesar una Nota de Ingreso al Almacén-NEA Exornar : Para extornar una Nota de Ingreso al Almacén-NEA Anular : Para Anular una Nota de Ingreso al Almacén-NEA

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Para registrar el ingreso y/o modificación de los datos generales una Nota de Ingreso al Almacén-NEA debe registrar la siguiente información Fecha : Fecha de Ingreso / Recepción. Motivo de Ingreso : Motivo / Razón de Ingreso Func/Trabaj Aut : Funcionario o Trabajador que autoriza Nomb.Proveedor : Nombre / Razón social de proveedor Referencia : Referencia o Glosa.

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Para actualizar información de los detalles de una Nota de Ingreso al Almacén-NEA, ubique con el mouse en la fila del Browser inferior y pulse Click Derecho y obtendrá un menú contextual con las opciones siguientes. Nuevo Ítem : Para ingresar un ítem de la Nota de Ingreso al Almacén-NEA Modificar Ítem : Para modificar un ítem de la Nota de Ingreso al AlmacénNEA existente Eliminar Ítem : Para anular un ítem de la Nota de Ingreso al Almacén-NEA existente Consultar Ítem : Para consultar un ítem de la Nota de Ingreso al AlmacénNEA

Para registrar información de un ítem de en una Nota de Ingreso al Almacén-NEA , debe consignar la siguiente información : Código de Ítem Cantidad Valor Unitario Nemo Cis Tip. Anexo Num.Anexo

: Código del material solicitado. : Cantidad recibida/recepcionada : Valor Unitario : Nemotecnico / Meta. : Código interno de seguimiento. : Tipo de Anexo NE. : Número de Anexo. por defecto el numero de anexo será el Año seguido del Numero de Nea ( NE-2008000010). Oficina / UO : Oficina / Unidad Orgánica, por defecto 0600 Oficina de Administración, Fte.Financiam. : Fuente de Financiamiento. por defecto 5.18.Q. Clas.Gasto : Clasificador de Gasto, por defecto ‘531130’

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Para imprimir información de la Nora de Entrada al Almacén, ubique con el mouse en la numero y acceda a la opción imprimir del menú contextual..

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3 DESPACHO DE BIENES 3.1 PECOSA DESPACHO La función principal de este proceso es permitir al usuario registrar en el sistema el despacho y/o salida de bienes del Almacén, cuyo origen en una pecosa pedido que a su vez fue generado por las oficinas y/o Unidades Orgánicas.

En el menú de opciones, use el mouse , ubique y acceda a la siguiente opción: \\ Salidas \ Pecosa Despacho

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Para acceder y ubicar información acerca de las Pecosas Despacho use los siguientes filtros Por trabajador, filtra información por trabajador. Por Número , filtra información por número de ingreso. Por Núm.Ref , filtra información por número de Pecosa Pedido Para actualizar información de una de las Pecosas Despacho ubique con el mouse en la fila del browser y pulse Click Derecho y obtendrá un menú contextual con las siguientes opciones :. Nuevo : Para ingresar una Pecosa Despacho Modificar : Para modificar una Pecosa Despacho existente Eliminar : No esta disponible Consultar : Para consultar una Pecosa Despacho Imprimir : Para imprimir una Pecosa Despacho Procesar : Para procesar una Pecosa Despacho Exornar : Para extornar una Pecosa Despacho Anular : Para Anular una Pecosa Despacho

Para registrar el ingreso y/o modificación de los datos generales un Ingreso por O/C debe registrar la siguiente información Fecha : Fecha de Ingreso / Recepción. Motivo de Ingreso : Motivo / Razón de Ingreso Num. Pecosa Ped : Número de Pecosa pedido. Func/Trabaj Aut : Funcionario o Trabajador que autoriza Solicitante : Funcionario o Trabajador que solicita Referencia : Referencia o Glosa.

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Para actualizar información de los detalles de una Pecosa despacho, ubique con el mouse en la fila del Browser inferior y pulse Click Derecho y obtendrá un menú contextual con las opciones siguientes. Nuevo Ítem : Para ingresar un ítem de la Pecosa despacho Modificar Ítem : Para modificar un ítem de la Pecosa despacho existente Eliminar Ítem : Para anular un ítem de la Pecosa despacho existente Consultar Ítem : Para consultar un ítem de la Pecosa despacho.

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Para registrar información de un ítem de en una Pecosa despacho , debe consignar la siguiente información : Código de Ítem : Código del material solicitado. Cantidad : Cantidad despachada, el sistema le validara si hay disponibilidad de stock por ítem y anexo ( OC/NE/SA). Valor Unitario : Valor Unitario Nemo : Nemotecnico / Meta. Cis : Código interno de seguimiento. Tip. Anexo : Tipo de Anexo NE/OC/SA. Num.Anexo : Número de Anexo. Oficina / UO : Oficina / Unidad Orgánica Fte.Financiam. : Fuente de Financiamiento. Clas.Gasto : Clasificador de Gasto.

Para imprimir información de la Pecosa despacho, ubique con el mouse en la numero y acceda a la opción imprimir del menú contextual..

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4 INSTALACION DEL SISTEMA 4.1 INSTALACION Y DISTRIBUCION La función principal de este proceso es permitir la instalación y distribución del sistema en los equipos de los usuarios usuario. En su escritorio use el mouse , ubique y acceda a la siguiente opción: \\ Inicio \ ejecutar

En el dialogo ejecutar digite el nombre del servidor donde se ubica los instaladores. \\ GRC05 \ Almacén

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Con el explorador ubique y acceda al archivo Publish.html y procesa a instalar el sistema, acepte y confirme en todos los diálogos.

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Finalmente el sistema le instalara el sistema de almacén el menú de programas.

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