Sistema de Trámite Documentario ____________________________________________________________________________________________

GOBIERNO REGIONAL DEL CALLAO

Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

MANUAL DE USUARIO

“Sistema de Gestión Documentaria” V.2.0

Elaborado por Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Callao, 03 de Febrero del 2011

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INDICE

INTRODUCCION...........................................................................................................................3

1. BANDEJA DE DOCUMENTOS . .............................................................................................6 1.1 Documentos por recepcionar....................................... ......................................................................8 1.2 Documentos recepcionados................................................................................................................9 1.3 Documentos derivados por recepcionar....................................... .....................................................9 1.4 Documentos archivados....................................... ............................................................................11 1.5 Movimientos....................................... ..............................................................................................13 1.5.1 Asignar un documento....................................... ....................................................................15 1.5.2 Derivar un documento....................................... ....................................................................16 1.5.2.1 Derivar a un destinatario....................................... ........................................................16 1.5.2.2 Derivación múltiple - Conocimiento Sin Respuesta.......... ............................................19 1.5.2.3 Derivación multiple - Opinión Sin respuesta.................... .............................................21 1.5.3 Archivar....................................... ..........................................................................................25 2. REGISTRO DE DOCUMENTOS ..........................................................................................26 2.1 Nuevo documento....................................... ......................................................................................27 2.3 Imprimir Hoja de Ruta....................................... ..............................................................................30 2.4 Seguimiento de documentos....................................... ......................................................................32 3. CONSULTAS DE DOCUMENTOS ......................................................................................35 3.1 Documentos emitidos....................................... ................................................................................35 4. REPORTES .........................................................................................................................39 4.1 Relacion de Hojas de ruta....................................... .........................................................................39 4.2 Documentos por estado....................................... ..............................................................................41 5. ANEXOS ..............................................................................................................................47 Anexo I : Codificación de documentos...................................... ............................................................47 Anexo II : Perfiles de usuario....................................... .........................................................................47 Anexo III : Puntos de control....................................... ...........................................................................50 Anexo IV : Documentos de origen externo e interno............................... ...............................................51 Anexo V : Derivacion multiple............................... .................................................................................52 Anexo VI : Documentos pendientes.........................................................................................................52 Anexo VII : Fiscalización posterior de los procedimientos Administrativos...........................................52

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INTRODUCCION El objetivo de este instructivo es explicar en forma breve a los usuarios finales el funcionamiento y la operatividad del Sistema de Gestión Documentaria del Gobierno Regional del Callao. Cualquier aporte, duda, aclaración con respecto a la edición, hacerlo llegar a la Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones del Gobierno Regional del Callao que estamos seguros que ayudaran a mejorar la edición del presente manual. Consideraciones generales Para la navegar en las pantallas de actualización, consultas, menú de opciones del sistema siempre accederá o avanzara usando el mouse y la tecla TAB. En la mayoría de pantallas de tipo browser pulsando clic derecho con el mouse sobre la lista o consulta y obtendrá un menú contextual (menú desplegable) con opciones disponibles. Para imprimir o ejecutar algún proceso referido a una fila este debe ser seleccionado haciendo clic sobre el registro. El estado de un registro “seleccionado” es de color anaranjado y “no seleccionado” es de color verde.

Para navegar de arriba hacia abajo respectivamente en las pantallas de tipo Browser use las opciones del dialogo de control de paginación.

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La actualización de la información en los formularios no es automática por ser una aplicación de arquitectura Web, por lo tanto cada vez que necesite actualizar o refrescar la información de algún formulario con el mouse debe de presionar el botón . La impresión de todos los reportes le llevara a un único dialogo para la consulta, impresión y exportación del reporte a otros formatos ( pdf, excel, word, texto etc. )

En la mayoría de formularios de actualización en los cuales el sistema le solicita registrar alguna información existe un botón el cual le proporcionará la ayuda correspondiente. Cuando se registra un documento que está conformado por datos generales (cabecera) y detalles, el sistema le solicitara que complete registrar toda la información antes que esta sea grabada.

Inicio de Sesión En el escritorio, use el mouse, ubique y presione doble click en el acceso directo del Sistema de gestión documentaria. También puede acceder al sistema ejecutando la siguiente dirección web en el browser de su navegador. http://servidor:8080/TramiteGRC/?rvn=1

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En este nivel ingrese su usuario y su clave de acceso y presione el botón Aceptar.

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En este nivel el sistema le muestra un menú de opciones que están disponibles de acuerdo a los accesos asignados al usuario (Anexo II: Perfiles de usuario).

1.- BANDEJA DE DOCUMENTOS 1.1 DOCUMENTOS POR RECEPCIONAR La función de este proceso es permitir al usuario visualizar y recepcionar los documentos que le fueron derivados de/desde otras oficinas/unidades orgánicas/punto de control.

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En el menú de opciones, use el mouse, ubique y acceda a la siguiente opción: \\Documentos \ Por Recepcionar

Para acceder y ubicar información acerca de los documentos por recepcionar use los siguientes filtros de rango de fechas, por defecto el sistema le muestra todos los documentos por recepcionar del mes en curso. Seleccione y presiona clic derecho en el browser (lista de documentos por recepcionar) el cual tiene un menú contextual con las opciones siguientes: •

•

Recepcionar: Esta acción permite recepcionar un documento derivado de otras oficinas/unidades orgánicas. Seguimiento: Esta acción permite consultar e imprimir el seguimiento del documento por recepcionar.

Para recepcionar un documento, con el mouse marque el check de la columna Chk (puede marcar uno mas documentos) y presiona click derecho del mouse y elija Recepcionar, realizado este proceso el documento por recepcionar pasara a la bandeja de documentos recepcionados. Para consultar el seguimiento de un documento, con el mouse seleccione el documento y presiona Click derecho del mouse y elija Seguimiento.

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1.2 DOCUMENTOS RECEPCIONADOS La función de este proceso es permitir al usuario visualizar y desrecepcionar los documentos que fueron recepcionados.

En el menú de opciones, use el mouse, ubique y acceda a la siguiente opción: \\ Documentos \ Recepcionados

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Para acceder y ubicar información acerca de los documentos recepcionados use los filtros por rango de fechas, por defecto el sistema le muestra todos los documentos recepcionados del mes en curso. Presiona click derecho en el browser (lista de documentos recepcionados) el cual tiene un menú contextual con las opciones siguientes: •

•

Desrecepcionar: Esta acción permite des-recepcionar un documento que fue recepcionado. Seguimiento: Esta acción permite consultar e imprimir el seguimiento del documento recepcionado.

Para des-recepcionar un documento recepcionado, con el mouse marque el check de la columna Chk (puede marcar uno mas documentos) y presiona click derecho del mouse y elija Desrecepcionar, realizado este proceso el documento recepcionado pasara a la bandeja de documentos por recepcionar. (*) No es usual desrecepcionar un documento recepcionado, para lo cual esta acción debe usarse solo en casos de que por error se halla recepcionado un documento.

1.3 DOCUMENTOS DERIVADOS POR RECEPCIONAR La función de este proceso es permitir al usuario visualizar y anular un documento que fue derivados a otra oficina/unidad orgánica/punto de control.

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En el menú de opciones, use el mouse, ubique y acceda a la siguiente opción: \\ Documentos \ Derivados por Recepcionar

Para acceder y ubicar información acerca de los documentos derivados por recepcionar use los siguientes los filtros por rango de fechas, por defecto el sistema le muestra todos los documentos derivados por recepcionar del mes. Presiona click derecho en el browser (lista de documentos derivados por recepcionar) el cual tiene un menú contextual con las opciones siguientes: •

•

Des-recepcionar: Esta acción permite anular la derivación de un documento derivado por recepcionar. Seguimiento: Esta acción permite consultar e imprimir el seguimiento del documento recepcionado.

Para anular la derivación de un documento derivado por recepcionar, con el mouse marque el check de la columna Chk (puede marcar uno mas documentos) y presiona click derecho del mouse y elija Des-recepcionar, realizado este proceso el documento derivado por recepcionar regresara a la bandeja de documentos recepcionados. (*) No es usual anular la derivación de un documento derivado por recepcionar, para lo cual esta acción debe usarse solo en casos que por error se halla derivado un documento.

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1.4 DOCUMENTOS ARCHIVADOS La función de este proceso es permitir al usuario visualizar y desarchivar los documentos que fueron archivados.

En el menú de opciones, use el mouse, ubique y acceda a la siguiente opción: \\ Documentos \ Archivados

Para acceder y ubicar información acerca de los documentos archivados use los siguientes los filtros por rango de fechas, por defecto el sistema le muestra todos los documentos archivados del mes.

Presiona clic derecho en el browser (lista de documentos archivados) el cual tiene un menú contextual con las opciones siguientes: •

•

Desarchivar: Esta acción permite desarchivar un documento que fue archivado. Seguimiento: Esta acción permite consultar e imprimir el seguimiento del documento archivado.

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Para desarchivar un documento archivado, con el mouse marque el check de la columna Chk (puede marcar uno mas documentos) y presiona click derecho del mouse y elija Desarchivar, realizado este proceso el documento archivado pasara a la bandeja de documentos recepcionados. (*) No es usual desarchivar documentos archivados, para lo cual esta acción debe usarse solo en casos que por error se halla archivado un documento.

1.5 MOVIMIENTOS La función de este proceso es permitir al usuario visualizar y realizar operaciones referentes a la asignación, derivación y archivo de los documentos en proceso de atención (recepcionados).

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En el menú de opciones, use el mouse, ubique y acceda a la siguiente opción: \\Documentos \ Movimientos

Para acceder y ubicar información acerca de los documentos en proceso (recepcionados) use los siguientes los filtros por rango de fechas, por defecto el sistema le muestra todos los documentos recepcionados del mes. Presiona click derecho en el browser (lista de documentos recepcionados) el cual tiene un menú contextual con las opciones siguientes: • • •

•

Asignar: Esta acción permite asignar el documento recepcionado a un trabajador/servidor. Derivar: Esta acción permite derivar el documento recepcionado a otra oficina/unidad orgánica. Archivar: Esta acción permite archivar un documento recepcionado. Seguimiento: Esta acción permite consultar e imprimir el seguimiento del documento recepcionado.

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1.5.1 ASIGNAR UN DOCUMENTO La función de este proceso es permitir al usuario registrar la asignación de un documento recepcionado a un trabajador/servidor.

Para acceder a la operaciones de asignación de un documento recepcionado a un trabajador/servidor, en el browser (lista de documentos recepcionados) con el mouse seleccione el documento, presiona Click derecho del mouse y en el menú contextual elija Asignar. En este nivel el sistema le muestra un browser con una lista de trabajadores a los que se les asigno el documento. Para acceder a las operaciones de actualización de la asignación, en el browser (lista de trabajadores asignados), presiona click derecho del mouse el cual tiene un menú contextual con las opciones siguientes: • Nuevo: Esta acción permite ingresar una nueva asignación. • Modificar: Esta acción permite modificar una asignación existente. • Eliminar: Esta acción permite eliminar una asignación existente.

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En este nivel el sistema le solicitara la siguiente información: • Asignar a: Nombre del trabajador • Fecha de asignación: Fecha de asignación del documento • Observaciones: Observaciones referentes a la asignación.

Para grabar la asignación complete la información solicitada y con el mouse presione el botón Grabar, o Cancelar para deshacer la operación. Refresque la información del browser presionando con el mouse el botón Ejecutar. Observe que el asunto del documento asignado se muestra de color celeste.

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1.5.2 DERIVAR DOCUMENTOS 1.5.2.1 DERIVACION A UN DESTINATARIO La función de este proceso es permitir al usuario registrar información acerca de la derivación de un documento a una oficina destinataria.

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Para derivar un documento recepcionado, en el browser (lista de documentos) con el mouse seleccione el documento, presiona click derecho del mouse y en el menú contextual elija Derivar.

En este nivel el sistema le solicitara la registrar la siguiente información: • • • •

Acción: Código de la acción (puede elegir uno o más acciones). Tipo Documento: Tipo de documento. Número: Número del documento de referencia. Nro. de folios: Número de folios.

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• • •

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Asunto: Asunto de la derivación. Observación: Información de referencia. Punto de Control: Oficina destinataria.

Para ingresar una oficina destinataria, en el browser (lista de oficinas destinatarias), presiona click derecho del mouse y en sistema le muestra un menú contextual con las opciones siguientes: • Nuevo: Esta acción permite ingresar una nueva oficina destinataria. • Eliminar: Esta acción permite eliminar una oficina destinataria.

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Finalmente para grabar la información presione con el mouse el boton Grabar. Realizado este proceso el documento pasara a la bandeja de documentos por recepcionar de la oficina destinataria.

1.5.2.2 DERIVACION MULTIPLE – CONOCIMIENTO SIN RESPUESTA La función de este proceso es permitir al usuario registrar información acerca de la derivación de un documento a más de una oficina destinataria, considerando que la derivación se realizara con conocimiento sin respuesta. 1

Para derivar un documento recepcionado, en el browser (lista de documentos en proceso) con el mouse seleccione el documento y presiona click derecho del mouse y en el menú contextual elija Derivar.

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En este nivel el sistema le solicitara la registrar la siguiente información: • • • • • •

Der.Tipo: Sin respuesta. Tipo Documento: Tipo de documento. Número: Número del documento de referencia. Nro. de folios: Número de folios. Asunto: Asunto de la derivación. Observación: Información de referencia.

Luego de registrar los datos generales de la derivación, registre información de las oficinas destinatarias.

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Para registrar una(s) oficina(s) destinataria(s), en el browser (lista de oficinas destinatarias), presiona click derecho del mouse y en sistema le muestra un menú contextual con las opciones siguientes: • Nuevo: Esta acción permite ingresar una nueva oficina destinataria. • Modificar: Esta acción permite modificar una oficina existente. • Eliminar: Esta acción permite eliminar una oficina destinataria existente.

Finalmente para grabar la información presione con el mouse el botón Grabar.

1.5.2.3 DERIVACION MULTIPLE – OPINION CON RESPUESTA La función de este proceso es permitir al usuario registrar información acerca de la derivación de un documento a más de una oficina destinataria, considerando que la derivación se realizara para opinión con respuesta.

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Para derivar un documento recepcionado, en el browser (lista de documentos en proceso) con el mouse seleccione el documento y presiona click derecho del mouse y en el menú contextual elija Derivar.

En este nivel el sistema le solicitara la registrar la siguiente información: • • • • • •

Der.Tipo: Con respuesta. Tipo Documento: Tipo de documento. Número: Número del documento de referencia. Nro. de folios: Número de folios. Asunto: Asunto de la derivación. Observación: Información de referencia.

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Luego de registrar los datos generales de la derivación, registre información de las oficinas destinatarias. Para registrar una(s) oficina(s) destinataria(s), en el browser (lista de oficinas destinatarias), presiona click derecho del mouse y en sistema le muestra un menú contextual con las opciones siguientes: • Nuevo: Esta acción permite ingresar una nueva oficina destinataria. • Eliminar: Esta acción permite eliminar una oficina destinataria existente.

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Finalmente para grabar la información presione con el mouse el botón Grabar.

Realizado este proceso el documento permanecerá en la bandeja de documentos recepcionados,observe que las derivaciones múltiples se diferencian con el código “5” de la columna Est.

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1.5.3 ARCHIVAR UN DOCUMENTO La función de este proceso es permitir al usuario archivar un documento recepcionado.

Para archivar un documento recepcionado, en el browser (lista de documentos recepcionados) con el mouse seleccione el documento, presione click derecho del mouse y en el menú contextual elija Archivar.

En este nivel el sistema le solicitara la registrar la siguiente información: • Tipo Documento: Tipo de documento. • Número : Numero del documento de referencia • Observación: información de referencia Finalmente para grabar la información presione el boton Grabar. Realizado este proceso el documento pasara a la bandeja de documentos archivados

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2.- REGISTRO DE DOCUMENTOS La función de este proceso es permitir al usuario registrar, actualizar y derivar documentos (externos e internos).

En el menú de opciones, use el mouse, ubique y acceda a la siguiente opción:

\\Documentos \ Hoja de trámite

Para acceder y ubicar información acerca de los documentos registrados por la oficina/unidad orgánica, use la ayuda correspondiente a Nro de Registro o digite el numero de Hoja de ruta y presione el botón ejecutar. Para actualizar información use las opciones de la barra de herramientas (toolbar) ubicado en la parte superior derecha del formulario:

• • • • •

Nuevo: Esta acción permite registrar un nuevo documento (hoja de ruta.). Modificar: Esta acción permite modificar un documento (hoja de ruta.). Imprimir: Esta acción permite imprimir un documento (hoja de ruta). Correo Esta acción permite enviar confirmación de correo al buzón de correo electrónico. Cancelar: Esta acción permite cancelar la operación anterior.

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2.1 NUEVO DOCUMENTO La función de este proceso es permitir al usuario registrar información de un nuevo documento (hoja de ruta). Para registrar un nuevo documento (hoja de ruta), presione el botón nuevo de la barra de herramientas (toolbar) que está ubicado en la esquina superior izquierda del formulario.

En este nivel el sistema le solicitara la siguiente información:

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• • • • • • •

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Núm. Reloj: Número de Reloj (*) Tipo de documento: Tipo de documento de referencia. Número de documento: Número de documento de referencia Fecha Doc. : Fecha del documento referencia Emisor: Nombre / Razón social del solicitante (*). Asunto: Resumen de lo solicitado Observaciones: Referencias adicionales.

(*) El registro de esta información esta disponible solo para el Punto de control (Mesa de partes). Luego de registrar los datos generales del documento, registre información de las oficinas destinatarias. Para registrar oficina(s) destinataria(s), en el browser (lista de oficinas destinatarias), presiona click derecho del mouse y en sistema le muestra un menú contextual con las opciones siguientes: • Nuevo: Esta acción permite ingresar una nueva oficina destinataria. • Modificar: Esta acción permite modificar una oficina existente. • Eliminar: Esta acción permite eliminar una oficina destinataria existente.

Por cada oficina destinataria el sistema le solicitara la siguiente información: • •

O/C: Original / Copia. Acción:

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