GRF-P-01 ALMACEN E INVENTARIOS

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1. OBJETIVO: Este procedimiento tiene por objeto establecer las actividades y condiciones, para ingresar, administrar, proveer y retirar temporal o definitivamente los bienes devolutivos y de consumo del AGN con base en las disposiciones Legales vigentes. 2. ALCANCE: Este procedimiento debe ser aplicado en todas las actividades de movimientos o control de bienes y elementos en el AGN: Entradas, salidas, traslados, reintegros, comodatos, baja, pérdidas, reposiciones y tomas físicas de inventario. 3. REQUISITOS LEGALES (NORMOGRAMA) Y/O INSTITUCIONALES) Los siguientes son los requisitos legales, normativos e institucionales que regulan la ejecución de las actividades asociadas a este procedimiento: 1. 2. 3. 4.

Constitución Política Nacional Ley 80 de 1989 Por la cual se crea el Archivo General de la Nación. Ley 42/1993 Sobre organización de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen Ley 87/1993 Se establecen normas para el ejercicio del control interno de las Entidades y organismos del Estado. 5. Ley 610/2000 Se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías. 6. Ley 80 de 1993 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública 7. Decreto 1082/2015 “Se expide el Decreto Único Reglamentario Administrativo de Planeación Nacional 8. Ley 734/2002 Código Disciplinario Único 9. Plan Nacional de Desarrollo Política del sector 10. Resolución 354 de 2007 por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública 11.Resolución 237 de 2010 Por medio de la cual se modifica el Régimen de Contabilidad Pública 12.Normas expedidas por la Contaduría General de la Nación 13.Normas expedidas por la Contraloría General de la República 14.NTC GP 1000:2009 4. DEFINICIONES AGN: Archivo General de la Nación. Almacén: Espacio delimitado en donde se guardan elementos, bienes o mercancías de consumo o devolutivos, los cuales han de suministrarse a las dependencias que conforman una Entidad para que esta cumpla los objetivos propuestos. Almacenista: Persona encargada del manejo, custodia, organización, administración, recepción, conservación y suministro de los bienes de una Entidad. Almacenamiento: Labor de registro de los artículos y su distribución física desde que ingresan o se adquieren hasta que se requieren para su utilización; labor sujeta a una organización interna. Aparatos Eléctricos y Electrónicos: Todos los aparatos que para funcionar necesitan corriente eléctrica o campos electromagnéticos, así como los aparatos necesarios para generar, transmitir y medir dichas corrientes. Bien: Se define como artículo inventariable o activo de cualquier clase, incluyendo el efectivo, activos fijos, materiales y artículos en proceso de producción. En este procedimiento se utiliza para referirse a los bienes devolutivos. Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc se considera NO CONTROLADO.

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Bienes devolutivos: Se entiende por bien devolutivo los que no se consumen por el primer uso que se hace de ellos, y cuyo equivalente es mayor e igual a medio (0.5) SMMLV, aunque con el tiempo y por la razón de su naturaleza se deterioren o desaparezcan. Tenga en cuenta las notificaciones emitidas por la Contaduría General de la nacional para el año vigente. Bienes de consumo: Son aquellos bienes fungibles que se extinguen o fenecen con el primer uso que se hace de ellos, o cuando al agregarlos, o aplicarlos a otros desaparecen como unidad independiente o como materia autónoma, y entran a constituir o integrar otros bienes. Boletín Diario de Movimiento de Almacén: Documento que resume para efectos contables el movimiento diario de Almacén. El Profesional encargado del Almacén con base en la información de SICOF, entrega este informe a contabilidad. Boletín mensual de Almacén: documento que resume para efectos contables el movimiento mensual de almacén. El Profesional encargado del Almacén rinde mensualmente, este informe a contabilidad. Comprobante de Almacén “Salida de productos”: Es el documento oficial que acredita la salida material y real de un bien o elemento del Almacén o Bodega de la entidad, para el consumo o uso de los Servidor Públicos del AGN, constituyéndose así en el soporte para legalizar los registros en Almacén y efectuar los asientos en Contabilidad. Comprobante de Almacén “Entrada de productos”: Es el documento oficial que acredita el ingreso material y real de un bien o elemento al Almacén o Bodega de la entidad, constituyéndose así en el soporte para legalizar los registros en Almacén y efectuar los asientos en Contabilidad. Comprobante “Reintegro” : Es el documento oficial que acredita el ingreso de un bien al Almacén o Bodega de la entidad, después de haber estado en uso de los Servidor Públicos del AGN, constituyéndose así en el soporte para legalizar los registros en inventarios y efectuar los asientos en Contabilidad. Comprobante “Traspaso”: Es el documento oficial que acredita la salida o movimiento de un bien que esta en uso, de una dependencia o grupo a otra, constituyéndose así en el soporte para legalizar los registros en inventarios y efectuar los asientos en Contabilidad. Comodato: Contrato por el cual una parte entrega a la otra gratuitamente una especie, mueble o bien raíz, para que haga uso de ella, con cargo de restituir la misma especie después de terminado el uso. Donación: Contrato mediante el cual una persona transfiere a otra, gratuitamente, una parte o la totalidad de sus bienes presentes. Transferencias de bienes de un individuo a otro sin remuneración alguna. Elemento: En este procedimiento se utiliza para referirse a los bienes de consumo. Ingreso de bienes: Es la entrada física y documental de los bienes de consumo o devolutivos muebles o inmuebles al inventario de la entidad de manera física y a través del movimiento en el sistema SICOF. Reposición: Consiste en reemplazar los bienes por otros iguales o de similares características, los bienes faltantes o los que han sufrido daño por causas derivadas del mal uso o indebida custodia. Salida de bienes: Se origina con el retiro físico definitivo del bien, el descargue del inventario y de los registros contables, previo cumplimiento estricto de los requisitos establecidos para cada caso según el hecho que le da origen. SICOF: Sistema de control financiero utilizado por el AGN para la administración del almacén e inventarios, soportado por la empresa ADA. TRD: Tabla de Retención Documental

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5. CONDICIONES GENERALES 5.1 RESPONSABILIDADES. Uso de bienes devolutivos: Los servidores públicos del AGN, son responsables administrativa y fiscalmente, de los bienes devolutivos en servicio que se le asignen para su uso, administración o custodia. Control de inventarios: El responsable del control de inventarios será el Servidor Público Técnico administrativo del Grupo de Recursos Físicos, quien deberá ejercer la vigilancia y el control sobre los bienes que se encuentran en servicio en las Dependencias de la Entidad, también debe hacerse responsable de elaborar y mantener actualizado el Inventario de bienes clasificados como elementos devolutivos en servicio. Administración del Almacén: El Profesional encargado del Almacén será el Servidor Público a quién el Director asigne esta función, es el único Servidor Público autorizado para recibir y entregar toda clase de bienes muebles que ingresen o salgan por cualquier concepto del AGN a excepción del patrimonio documental que trasfieren las Entidades públicas o las personas naturales o jurídicas, siempre y cuando no causen erogación en el presupuesto por concepto de compra; debe responder por los bienes de consumo y devolutivo en depósito, por la distribución de los mismos a las dependencias de acuerdo con los procedimientos que se establecen. 5.2 USO SICOF. Todos los movimientos de bienes y elementos, tanto en almacén como en inventario, deben ser registrados en SICOF, sistema utilizado por el AGN para la administración del almacén e inventarios, soportado por la empresa ADA, con base en el cual se generarán los informes requeridos por el Grupo de Gestión Financiera (Contador). Según manual anexo. 5.3 IMPRESIÓN DE PLACAS. Para imprimir las placas de los bienes devolutivos y de consumo emplee el software ZEBRA Designer el cual se encuentra disponible en el equipo de cómputo de placa 6681 y tenga en cuenta las siguientes actividades: Para placas plateada/gris (bienes devolutivos) 1. Abrir programa 2. Dar click en el C:\...\PLACASAGN\placas.lbl. 3. Dar finalizar. 4. Dar doble click recuadro que aparece e ingresar código del bien según SICOF. Este código consta de 7 dígitos – 5 dígitos (número de placa SICOF). 5. Dar finalizar. 6. Imprimir seleccionando la impresora ZEBRA. 7. Dar finalizar. 8. Cerrar la aplicación. Para placas amarilla (Bienes Consumo Controlado ) 1. Abrir programa 2. Dar click en el C:\...\PLACASAGN\DOBLENOCONSECUTIVO.lbl. 3. Dar finalizar. 4. Dar doble click recuadro que aparece e ingresar código del bien según SICOF. Este código consta de 10 dígitos – 3 dígitos (número de placa SICOF). 5. Dar finalizar. Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc se considera NO CONTROLADO.

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6. Imprimir seleccionando la impresora ZEBRA. 7. Dar finalizar. 8. Cerrar la aplicación. 5.4 CONTROL OPERACIONAL. El tratamiento, control y disposición de los elementos al interior del Archivo General de la Nación – AGN, se relaciona directamente con el aspecto ambiental “Generación de Residuos Sólidos” e implica que dichos elementos pueden tener diferentes clasificaciones de acuerdo a su grado de peligrosidad, por lo que el manejo de dichos subproductos (residuos) debe ser específico para que este no genere desviaciones en la política ambiental de la Entidad. El responsable del área de Almacén deberá considerar las características del elemento antes de tomar una decisión sobre el almacenamiento, tratamiento y disposición, por lo que a continuación se darán las indicaciones pertinentes para dos grupos de elementos identificados para el AGN:  

Productos Químicos a Almacenar Subproductos (residuos) de Bienes

5.4.1. ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS Y/O SUSTANCIAS QUÍMICAS El almacenamiento de productos y sustancias químicas suele ser muy complejo debido a la gran variedad de las sustancias utilizadas, por esta razón, aquellas sustancias que ingresen al área de almacén deberán contar con el registro (ingreso y salida), la ficha técnica del producto y la etiqueta correspondiente que las identifique dentro del Inventario de productos. Para almacenar dichos elementos, se debe consultar la Matriz de Compatibilidad Química desarrollada por la ARL, vigilando que:  Las áreas de almacenamiento se encuentren señalizadas de acuerdo con la clasificación de riesgo de las sustancias químicas.  Las etiquetas deben estar siempre en buen estado, ser legibles, contener información necesaria sobre el manejo seguro y almacenamiento, símbolos de peligrosidad, indicaciones sobre riesgos y consejos de seguridad (Ver Ley 55 de 1993)  Los envases deben mantenerse en perfecto estado, aquellos envasados en plástico deben trasvasarse al cabo de cinco años, aunque lo más aconsejable es mantener un buen control de inventarios con el fin de no guardar los reactivos químicos por mucho tiempo.  Los envases vacíos generados deberán ser devueltos al proveedor del producto si así fue contemplado al momento de la adquisición del bien, de lo contrario, se deberá actuar de acuerdo a las directrices dadas por Sistema de Gestión Ambiental de la Entidad concerniente al Manejo de los Residuos del AGN, en ambos casos, solicitando los certificados de cumplimiento de la normatividad ambiental vigente referente al manejo de residuos.  Que frente a una emergencia ambiental, se conozca y actúe de acuerdo al Plan de Contingencias Ambientales. 5.4.2. SUBPRODUCTOS (RESIDUOS) EN LA BAJA DE BIENES. De acuerdo con los requerimientos de Baja de Bienes de la Entidad, los subproductos (residuos) se deberán disponer de acuerdo con la clasificación dada en las directrices del Sistema de Gestión Ambiental concernientes al Manejo de los Residuos del AGN. Además se deberá asegurar que:

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 La organización que reciba bienes donados por el AGN, deberá contar con un programa de “Manejo Integral De Residuos” que incluya el tratamiento específico de residuos peligrosos y RAES, con el fin de garantizar el buen manejo de los elementos mitigando posibles impactos ambientales.  Los bienes o subproductos (residuos) que se consideren deban ser eliminados o vendidos, sólo podrán ser entregados a organizaciones que cuenten con los permisos y/o certificados de cumplimiento de la normatividad ambiental vigente, referente al manejo de residuos en caso que aplique, dejando una copia de este registro dentro de expediente del contrato o convenio realizado.  Los responsables del grupo de servicios generales asignados para la recolección interna y entrega de los bienes o subproductos (residuos), deberán reportar al Gestor Ambiental de la Entidad la información relativa a la transacción (tipo de residuo, cantidad, peso total, valor unitario y total según aplique) a través de memorando o nota interna al tiempo que se realice dicha operación. Además, se anexará la copia del soporte para llevar el control de entrega. 5.4.3. PRODUCTOS POS CONSUMO. El Decreto 4741 del 2005 por el cual se reglamenta parcialmente “la prevención y el manejo de los residuos o desechos peligrosos generados en el marco de la gestión integral”, dicta en su artículo 20 que: “Los residuos peligrosos provenientes del consumo de productos o sustancias peligrosas estarán sujetos a un Plan de Gestión de Devolución de Productos Posconsumo para su retorno a la cadena de producción importacióndistribución-comercialización, los residuos o desechos peligrosos o los productos usados, caducos o retirados del comercio, tales como Baterías usadas plomo-Ácido y Plaguicidas en desuso, sus envases o empaques y los embalajes que se hayan contaminado con plaguicidas y fármacos”. Así pues, el área de Almacén como responsable de la gestión por baja de los subproductos (residuos) del AGN, deberá entregar a las empresas con las que se pacten Programas Posconsumo en el momento de la adquisición todos aquellos subproductos que han culminado su vida útil, sin costo alguno, especialmente si se trata de alguno de los siguientes productos:  

Llantas y Aceites lubricantes usados Aparatos Eléctricos y Electrónicos (Disco Duro, Computador, Impresoras, Calculadora, Tajalápiz eléctrico, Scanner, entre otros) Tóner y cartuchos vacíos Pilas y baterías Luminarias y balastos de vapor de mercurio y sodio

  

6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 6.1 INGRESO A ALMACEN No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Punto de control 1. Informar por e-mail al Servidor Público encargado 1. del Almacén, la fecha de llegada de mercancía anexando copia del contrato y las especificaciones técnicas de los elementos. Recibir y verificar los bienes que ingresan a la Entidad

2.

Punto de control 2. Recibir los bienes que llegan al almacén confrontando las cantidades físicas contratadas e indicadas en los siguientes documentos:

REGISTRO

RESPONSABLE

 Correo electrónico.  Copia del contrato.  Especificaciones técnicas.

Supervisor del Contrato

Copia de contrato y respectivas modificaciones o prorrogas.

Servidor Público del Grupo de Recursos Físicos encargado del

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No.

3.

4.

5.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1. Si son bienes adquiridos a través de contrato:  Copia del contrato con sus respectivas modificaciones y /o prórrogas.  Copia del Acta de Inicio.  Copia de la factura del proveedor con fecha del día de entrega.  Acta de Recibo a satisfacción firmada por el Supervisor del contrato.  Informe de supervisión del contrato.  Hoja de seguridad (solo para productos y/o sustancias químicas) 2. Si son bienes recibidos en donación o comodato:  Acta o documento firmado por el Director del AGN y el Representante Legal de la entidad Donante o Comodante. Este documento debe incluir las cantidades, los nombres y características de los bienes entregados y su valor para efectos documentales, al igual que los datos de la entidad donante o Comodante. Punto de control 3. Revisar y certificar las especificaciones técnicas de los bienes con base en los documentos mencionados en el punto anterior. Nota 1: para los productos y/o sustancias químicas solicitar la hoja de seguridad del producto. Ver condición general 5.4.1. Nota 2: Si los elementos no cumplen con las cantidades y especificaciones descritas en los documentos mencionados en la actividad anterior, estos no serán recibidos por la Entidad. Punto de control 4. Asignar los Códigos a los elementos y elaborar la entrada a almacén en el módulo de SICOF, de acuerdo con la clasificación catálogo de cuentas de almacén. Ver Manual SICOF compras. Entregar copia impresa de la “entrada de Almacén” al Supervisor del contrato para que continúe el trámite del contrato. Nota: al momento de la entrega de la copia de la “entrada de almacén” al Supervisor del contrato, este debe firmar el formato original.

REGISTRO Acta de inicio. Copia de factura.

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RESPONSABLE Almacén y Auxiliar de Almacén.

BS-301-FR-129 Informe de supervisión del contrato. Acta o documento firmado por el Director y Representante legal del AGN

Informe de Supervisión de contratos BS-301-FR129

Registro aplicativo SICOF Entrada de Productos

Entrada a almacén

Supervisor del Contrato ó Delegado del Director en caso de donación o comodato.

Servidor Público del Grupo de Recursos Físicos encargado del Almacén Servidor Público del Grupo de Recursos Físicos encargado del Almacén.

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No. 6.

7.

8.

9.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Punto de control 5. Informar sobre la entrada a almacén de los bienes devolutivos al Técnico del grupo de recursos físicos encargado de inventarios. Punto de control 6. Registrar los elementos devolutivos (activos) en el aplicativo SICOF para asignarles la placa. Ver Manual SICOF compras. Punto de control 7. Verificar los números de series, marcas, referencias y demás información que identifique totalmente cada activo, y alimentar el aplicativo SICOF con dicha información. Ver Manual SICOF compras. Imprimir y colocar la placa a cada uno de los elementos devolutivos. Nota: para esta actividad se alimenta la información en la plantilla de la impresora zebra, disponible en la oficina del grupo de recursos físicos. Ver condición general 5.3.

Punto de control 8. Almacenar los bienes y elementos según la disposición de la bodega por códigos y nivel de peligrosidad. 10.

11.

Nota: para evaluar el nivel de peligrosidad el servidor público encargado del almacén debe tener en cuenta el análisis de compatibilidad química de los productos almacenados y demás recomendaciones emitidas por el servidor público o contratista en temas ambientales y de salud y seguridad industrial.

Archivar información según tabla de retención documental.

6.2 SALIDA DE ALMACÉN No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

REGISTRO Entrada a almacén y adjuntos

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RESPONSABLE Servidor Público del Grupo de Recursos Físicos encargado del Almacén.

Reporte SICOF

Servidor Público Grupo de Recursos Físicos asignado a Inventarios.

Factura del proveedor y entrada de productos

Servidor Público Grupo de Recursos Físicos asignado a Inventarios Servidor Público de Inventarios

Stiker de placa

Análisis de compatibilidad química

Servidor Público Grupo de Recursos Físicos

Servidor Público de Almacén

GDO-F-010 TRD

Servidor público del Grupo de Recursos Físicos encargado del Almacén.

REGISTRO

RESPONSABLE

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GRF-P-01 ALMACEN E INVENTARIOS

Solicitar los bienes requeridos por la dependencia para el funcionamiento del área o para la ejecución de proyectos a través del F-156 “solicitud de bienes a almacén”. 1.

NOTA: Las solicitudes se deben entregar al servidor público responsable del Almacén los 5 primeros días hábiles de cada mes. Cuando se trate de equipos tecnológicos o especializados nuevos, la solicitud debe ser autorizada por el servidor público que fue supervisor del contrato a través del cual se adquirieron los bienes, quién conoce de donde provienen los recursos para la adquisición de los mismos, y/o por el Director del AGN. Ejemplo, computadores.

GRF-F-01 Solicitud de bienes a almacén

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Director, Subdirector, Coordinador de la dependencia; Supervisores del Grupo de Proyectos Archivísticos designados.

Para el Grupo de Proyectos Archivísticos, podrán firmar la solicitud de b i e n e s a almacén los supervisores de cada uno de los contratos, siempre que se haga llegar al almacén la comunicación oficial asociada a la designación.

2.

3.

4.

Punto de control 9. Recibir “solicitudes de bienes de almacén” y realizar las siguientes actividades:  Escribir código correspondiente según sistema de SICOF sobre el formato de solicitud.  Ingresar las solicitudes al aplicativo SICOF. Ver Manual SICOF  Verificar la existencia en almacén empleando el aplicativo SICOF o la inspección visual.  Confirmar las solicitudes en el aplicativo SICOF Ver Manual SICOF  Elaborar e imprimir el documento “salida de producto” y firmarlo. Ver Manual SICOF  Entregar físicamente los bienes. Punto de control 10. Recibir los elementos físicamente y firmar la “Salida de producto”.

Archivar información según tabla de retención documental.

Registro Aplicativo SICOF “salida de producto”

“Salida de producto”

GDO-F-010 TRD

Servidor Público del Grupo de Recursos Físicos encargado del Almacén y Auxiliar de Almacén

Director, Subdirector, Jefe o Coordinador de Grupo. Servidor Público del Grupo de Recursos Físicos encargado del Almacén.

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6.3 CONCILIACION ALMACEN E INVENTARIOS CON CONTABILIDAD No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO Punto de control 11. Boletín diario Elaborar Boletín diario de movimientos y el boletín movimientos de mensual de almacén y enviar a contabilidad. almacén y anexos. Con el boletín diario de almacén se debe anexar:  Copia de las entradas del día junto con el GRF-F-04 documento soporte (factura). Boletín mensual de almacén y anexos  Informe de salidas del día de SICOF (si es 1. comodato, copia del contrato y hoja de vida de los bienes relacionados).  Informe de reintegros del día de SICOF (Si son por comodatos, copia del acta de restitución y hoja de vida del bien.  Acta de baja del día con copia del Acto Administrativo.

2.

Con el boletín mensual se debe anexar los siguientes informes emitidos por SICOF:  Informe de Kardex consolidado por grupo  Informe de Activos en almacén  Informe de elementos en comodato cuando haya lugar.  Informe de bienes reintegrados. Punto de control 12. Elaborar y enviar al servidor público del grupo de gestión financiera (contabilidad) mensualmente el formato de Depreciación y Amortización por agrupaciones diligenciado. Nota: Estos informes se generan con base en los reportes que emite el sistema SICOF. Para el informe de depreciaciones se genera en forma paralela el archivo Depreciación Manual en Excel.

3.

Punto de control 13. Elaborar y enviar al servidor público del grupo de gestión financiera (contabilidad) reporte mensual de Activos en servicio (uso) y en almacén.

4.

Archivar información según tabla de retención documental.

GRF-F-05 Depreciación y Amortización Mensual por agrupación de devolutivos.

Reporte SICOF Reporte Mensual Activos

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RESPONSABLE

Servidor Público del Grupo de Recursos Físicos encargado del Almacén

Servidor Público de Inventarios

Servidor Público de Inventarios

GDO-F-010 TRD

Servidor Público del Grupo de Recursos Físicos encargado del Almacén.

REGISTRO

RESPONSABLE

6.4 SALIDA DE BIENES DE LA ENTIDAD - COMODATO No.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

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5.

6.

Punto de control 15. Informar a los Servidores Públicos encargados del Almacén e Inventarios todos los detalles del comodatario (nombre, NIT etc.) y de los bienes que se entregarán en comodato, anexando copia del contrato de comodato. Punto de control 16. Revisar y preparar el equipo para su correcto funcionamiento, así mismo se realizará el embalaje de acuerdo con la naturaleza del bien.

Correo electrónico

Reporte SICOF “salida de almacén”

La responsabilidad en el desarrollo de esta actividad, dependiendo de la especialidad del bien, podrá ser de los servidores públicos de las áreas de (sistemas, laboratorio, reprografía), junto con el supervisor del contrato.

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Supervisor ó Servidor Público designado por la Dirección para el manejo de los comodatos Servidor Público Grupo de Recursos Físicos de sistemas, laboratorio o reprografía / Supervisor del contrato / Auxiliar de inventarios

Nota: se debe ingresar en la “salida de almacén” el estado de funcionamiento del equipo. 7.

8.

Coordinar los detalle para la entrega del bien (empresa de mensajería, seguro etc.). Punto de Control 17. Descargar de la cuenta “propiedad planta y equipo”, el bien entregado en comodato y trasladar a la cuenta bienes en comodato. Ver manual SICOF.

9.

Punto de control 18. Elaborar y firmar el documento de salida de producto y entregar físicamente el bien.

10.

Punto de control 19. Gestionar la firma la salida de producto por parte del Representante Legal Comodatario.

Guía de envío (emitido por la empresa de mensajería)

Supervisor del contrato

Boletín diario

Servidor Público de Inventarios

Salida de producto registro SICOF

Servidor Público del Grupo de Recursos Físicos encargado del Almacén

Salida de producto Registro SICOF

Supervisor del Contrato

6.5 INGRESO DE BIENES DE LA ENTIDAD – COMODATO No.

1.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Punto de control 20. Recibir los bienes devueltos y solicitar a los servidor públicos que corresponda la realización de evaluación y emisión de conceptos técnicos

REGISTRO

Acta de Devolución o documento soporte firmado.

RESPONSABLE

Supervisor del Contrato de comodato

NOTA: esta actividad se realiza Una vez vencido el término del contrato.

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2.

3.

4.

Punto de control 21. Revisar los bienes devueltos y emitir concepto técnico sobre su estado sugiriendo destino final (reasignación o Baja).

Punto de control 22. Entregar el bien físicamente al almacén junto con el acta o documento soporte firmado por la entidad comodataria y el supervisor del AGN. Elaborar el reintegro de almacén en el sistema SICOF.

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Concepto técnico

Servidor Público de Sistemas, laboratorio o reprografía / supervisor del contrato. O personal idóneo de acuerdo al elementos en comodato

Documento de soporte de devolución.

Supervisor del contrato

Reintegro de almacén

Servidor Público de Almacén

REGISTRO

RESPONSABLE

GDO-F-02 Memorando o correo electrónico.

Coordinador Servidor Público de Inventarios

Reporte SICOF- listado de inventario

Servidor Público de Inventarios

6.6 TOMA FISICA No.

1.

2.

3.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Proyectar comunicación informando a todas las Dependencias de la Entidad las fechas en que se realizará la toma física de inventario. En las dependencias se realizará el inventario de los bienes devolutivos y en el almacén se realizará para los bienes devolutivos y de consumo. Nota: La toma física de inventario se debe hacer por lo menos una vez al año. Punto de control 23. Generar listado de inventario del sistema SICOF (reporte), para hacer el levantamiento del inventario. Punto de control 24. Visitar a las dependencias y realizar verificación de los bienes existentes frente al reporte SICOF. En la toma física del almacén, también se verificarán los elementos de consumo. En caso de presentar diferencias se realizará un segundo y hasta tercer conteo para verificar y confirmar dichas diferencias. Nota: Es importante el acompañamiento de la Oficina de Control Interno en este proceso. Las planillas de toma física deben ser firmadas con las observaciones respectivas por el Servidor Público encargado de los bienes y por el Servidor Público que realizo la toma física.

Reporte SICOF- listado de inventario Planilla para toma Física

Servidor Público del Grupo de Recursos Físicos Servidor Públicos/contratistas designados del Grupo de Recursos Físicos

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4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

Punto de control 25. Enviar comunicación, si hay elementos faltantes con base en la información suministrada por sistema GDO-F-02 Memorando, SICOF, al Servidor Público que los tiene a cargo, correo electrónico para que informe dentro de los 5 días hábiles siguientes la situación o ubicación del bien. Correo electrónico o GDO-F-02 Punto de control 26. Memorando de las Recibir respuesta por parte del servidor público al dependencias que se le identifica el faltante y Realizar los ajustes teniendo en cuenta las novedades reportadas si a Traspaso ello hay lugar (traspasos -reintegros). Reintegro Elaborar acta de inventario con base en las planillas firmadas por las partes.

Acta de inventario reporte SICOF – planillas firmadas

Punto de control 27. Acta de inventario Revisar la conformidad de la información; en caso Reporte SICOF – Solicitar al Servidor Público responsable de los bienes sobrantes aclaración de los mismos para justificar su ingreso a los inventarios. GDO-F-02 Memorando. Nota: esta justificación debe ser enviada al Técnico de recursos físicos a través de memorando. Punto de control 28. Elaborar el ingreso de los bienes sobrantes a los Reporte SICOF entrada inventarios con el fin de que sean legalizados. Ver de productos. manual SICOF. Denuncia de perdida Solicitar al Servidor Público a cargo del bien explicación del faltante y la denuncia puesta ante la autoridad competente. Si el Servidor Público asume el pago o reposición de los elementos perdidos, deberá manifestarlo por escrito y dispondrá de 15 días hábiles para hacerlo. De lo contrario continúe con la actividad 6.1 (14).

Informe del funcionario o comunicación escrita sobre el pago o reposición del bien faltante.

Punto de control 29. Revisar el bien entregado por el Servidor Público y verificar su estado, clase, calidad, marca, modelo y Acta de recibo del bien. demás características que se encuentren en la hoja de vida del activo, imprimir la respectiva placa y adherirla al bien.

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Coordinador Técnico administrativo del Grupo de Recursos Físicos.

Servidor Público del Grupo de Recursos Físicos asignado a inventarios. Servidor Público del Grupo de Recursos Físicos asignado a inventarios. Servidor Público del Grupo de Recursos Servidor Público del Grupo de Recursos Físicos asignado a inventarios. Servidor Público del Grupo de Recursos Físicos asignado a inventarios. Coordinador de Recursos Físicos. Técnico administrativo.

Servidor Público del Grupo de Recursos Físicos asignado a inventarios

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Acta de perdida Denuncia de pérdida. Punto de control 30. Elaborar acta de pérdida del bien soportado con la denuncia y el informe del Servidor Público a cargo del bien.

Servidor Público de Inventarios, Profesional de almacén y Servidor Público a cargo del bien.

Informe del servidor público o comunicación escrita sobre el pago o reposición del bien faltante. PARA BIENES PERDIDOS, HURTADOS, DAÑADOS O EXTRAVIADOS (EN CIRCUNSTANCIAS DIFERENTES A LAS EXPUESTAS DESDE EL 1-12) Punto de control 31. Remitir al servidor público del grupo de Recursos Cotizaciones físicos encargado de inventarios los siguientes documentos: Denuncia penal de Servidor Público a  Dos cotizaciones del bien perdido 13. perdida cargo del bien.  Denuncia penal ante la Unidad de Reacción Informe del servidor Inmediata de la Fiscalía (para pérdida/hurto) público.  informe de las circunstancias de modo, tiempo y lugar de la pérdida o daño. 14. Punto de control 32. Cotizaciones Coordinador de Remitir documentos a la Compañía de seguros a Recursos Físicos. Denuncia penal de través del intermediario de seguros. perdida En caso de pérdida o hurto ocurrido dentro de las instalaciones del AGN, también se debe informar la Informe del servidor ocurrencia de los hechos a la compañía de público vigilancia. 12.

15.

16.

17.

Punto de control 33. Realizar el reintegro documental del bien y la posterior baja del mismo en el sistema SICOF. Punto de control 34. Informar al servidor público del grupo de gestion financiera (contabilidad) para que efectúe el respectivo cargue a la cuenta de Responsabilidades en proceso. Punto de control 35. Remitir copia de los documentos a Secretaría General quien ejerce el control disciplinario Interno en la entidad, para que inicie la investigación administrativa correspondiente. Cuando el fallo de la investigación sea con responsabilidad, el Servidor Público deberá reponer el bien. Si la compañía de seguros ya ha efectuado el pago del bien, el Servidor Público responsable deberá consignar el valor del deducible descontado por la Compañía de Seguros.

Reporte SICOF

Servidor Público encargado del Almacén.

Boletín diario

Servidor Público Grupo de Recursos Físicos Profesional encargado del Almacén.

Denuncia penal de perdida (por solicitud de empresa aseguradora). Informe del servidor público. Reporte SICOF reintegro y baja.

Coordinador de Recursos Físicos.

Informe de investigación – consignación del deducible (cuando aplique).

Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc se considera NO CONTROLADO.

Versión: 03 2015/09/XX Página 14 de 21

GRF-P-01 ALMACEN E INVENTARIOS

18.

19.

Punto de control 36. Recibir y hacer el ingreso del bien (ver cuadro de actividades 6.1 “ingreso a almacén”) de este procedimiento), entregado por la compañía De Seguros o por la empresa de vigilancia. Punto de control 37. Informar a Servidor Público del grupo de gestión financiera (contabilidad) para que efectúe el respectivo descargue de la cuenta de responsabilidades en proceso.

Reporte SICOF “entrada de producto”

Servidor Público del Grupo de Recursos Físicos Responsable del Almacén

Boletín diario

Servidor Público del Grupo de Recursos Físicos responsable del Almacén.

6.7 TRASLADO BIENES EN USO ENTRE SERVIDORES PÚBLICOS No.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

REGISTRO

1.

Diligenciar la solicitud de traslado en el GRF- F- 01 del Servidor Público que entrega el bien. Esta solicitud debe ser firmada por los Servidor Públicos: quien entrega y quien recibe el bien y por el Técnico de inventarios que recibe el formulario para efectuar el trámite.

GRF-F-01 Solicitud de Bienes a Almacén

2.

Punto de control 38. Recibir y verificar en el sistema SICOF que el bien a trasladar este a nombre del Servidor Público que entrega el mismo.

Reporte SICOF

3.

Trasladar físicamente los bienes entre dependencias de la entidad con el acompañamiento del auxiliar o Técnico del Grupo de Recursos Físicos asignado a inventarios.

NA

4.

Punto de control 39. Registrar en el sistema SICOF el traslado e imprimir reporte con número de traslado.

Reporte SICOF

5.

Firmar el traslado.

Reporte SICOF

Punto de control Verificar en el sistema SICOF, cuando un funcionario solicite paz y salvo, que este no tenga ningún bien a cargo. Para esto el funcionario que solicita el tramite debe suministrar el formato TH-351-FR-143 “Notificación 6. retiro de funcionario” para la firma del Coordinador de recursos físicos quien dará el aval si el servidor público no tiene bienes a cargo. Si el servidor público tiene bienes a cargo, debe realizar las actividades (1, 2 y 3) descritas en el cuadro 6.7 descritas en este procedimiento. ENTREGA DE BIENES A CONTRATISTAS

TH-351-FR-143 Notificación retiro de funcionario.

RESPONSABLE Servidor Público: quien entrega y quien recibe el bien. Servidor Público Grupo de Recursos Físicos asignado a inventarios. Servidor Público Grupo de Recursos Físicos a Inventarios. Servidor Público quien entrega y quien recibe el bien y Auxiliar ó técnico de inventarios. Servidor Público Grupo de Recursos Físicos a Inventarios Servidor Público: quien entrega y quien recibe.

Servidor Público de Inventarios Coordinador de Recursos Físicos.

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GRF-P-01 ALMACEN E INVENTARIOS

7.

8.

Diligenciar el GRF-F-06 “inventario individual a contratistas” para la entrega de bienes a contratistas, este documento debe ir firmado por el Subdirector, Jefe o Coordinador de área quien a su vez será responsable de controlar y administrar los recursos suministrados. En el sistema de inventarios SICOF, será responsable de los bienes entregados el Subdirector, Jefe o coordinador de área firmante. Conservar los documentos de acuerdo con la TRD.

Versión: 03 2015/09/XX Página 15 de 21

GRF-F-06 Inventario Individual a Contratistas

Director, Subdirector, Jefe ó Coordinador de Grupo.

GDO-F-010 TRD

Servidor Público Inventarios Coordinador de Recursos Físicos

REGISTRO GRF- F-02 Solicitud de traspaso o reintegro a

RESPONSABLE Servidor Público que entrega el bien.

6.8 REINTEGRO DE BIENES No. 1.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Diligenciar la solicitud de reintegro GRF- F-02 dirigido a almacén del Servidor Público que entrega

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GRF-P-01 ALMACEN E INVENTARIOS

No.

2.

3.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD el bien, con el concepto técnico en los casos: obsoleto, inservible ó requiere mantenimiento. Recibir la solicitud de reintegro y verificar en el sistema SICOF que el bien a reintegrar este a nombre del servidor público que realiza la entrega del bien.

Entregar los documentos al Profesional encargado del almacén para continuar el proceso.

REGISTRO almacén.

Reporte SICOF

GRF- F-02 Solicitud de traspaso o reintegro a almacén Reporte SICOF

4.

Recibir físicamente los bienes en el almacén, verificar su estado contra los documentos aportados y firmar el formato.

GRF- F- 02 Solicitud de traspaso o reintegro a almacén

5.

Efectuar el reintegro del bien en el sistema SICOF, e imprimir el documento.

Reporte SICOF

6.

Firmar el documento de reintegro y archivar los conceptos técnicos para posterior disposición de los bienes reintegrados.

Concepto técnico reporte SICOF reintegro

7.

Conservar los documentos de acuerdo con la TRD.

GDO-F-010 TRD

Versión: 03 2015/09/XX Página 16 de 21

RESPONSABLE

Servidor Público Grupo de Recursos Físicos asignado a inventarios.

Servidor Público Grupo de Recursos Físicos asignado a Inventarios. Auxiliar de Almacén / Servidor Público encargado del Almacén. Servidor público del Grupo de Recursos Físicos Responsable del Almacén. Servidor Público que estaba encargado del bien y Profesional encargado del Almacén. Servidor Público Grupo de Recursos Físicos asignado a inventarios.

6.9 BAJA DE BIENES No.

1.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Elaborar una relación detallada de los elementos inservibles, obsoletos, o no necesarios, clasificada por grupos de inventario. También deben organizarse físicamente los bienes en la bodega. Este procedimiento se hará una vez al año o cuando la cantidad de bienes para dar de baja lo ameriten.

REGISTRO

Reporte SICOF

RESPONSABLE Servidor Público del Grupo de Recursos Físicos responsable del Almacén. Auxiliar de almacén.

2.

Emitir informe con los datos de valor histórico, valor de depreciación y valor en libros de los bienes susceptibles a dar de baja.

Informe de datos históricos

3.

Tomar registro fotográfico de cada uno de los

Registro fotográficos

Técnico del Grupo de Recursos Físicos asignado a Inventarios. Auxiliar de almacén.

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GRF-P-01 ALMACEN E INVENTARIOS

No.

4.

5.

6.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD bienes susceptibles a dar de baja donde se evidencie el número de la placa y el estado del mismo. Solicitar a las áreas técnicas y/o Servidor Públicos competentes, el respectivo concepto técnico para los bienes que no lo tengan. Emitir conceptos técnicos que sugieran la baja de los bienes requeridos. Presentar informe, registro fotográfico y conceptos técnicos de los bienes susceptibles a dar de baja, al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, para que analice y sugiera el destino final de los mismos, siguiendo los lineamientos legales y las disposiciones ambientales vigentes sobre el destino final de algunos bienes en particular. Ver Condición General 5.4.2

REGISTRO

RESPONSABLE

GDO-F-02 Memorando

Servidor público del Grupo de Recursos Físicos Responsable del Almacén y Coordinador de Recursos Físicos.

Conceptos técnicos

Servidor Públicos competentes.

Informe registro fotográfico conceptos técnicos

Servidor público del Grupo de Recursos Físicos Responsable del Almacén

7.

Firmar acta con las conclusiones de la reunión y la sugerencia de destino final.

GDO-F-05 Acta de reunión

8.

Elaborar borrador de Resolución de baja.

Borrador de Acto administrativo.

9.

Firmar Resolución ordenando la baja determinando el destino final de los bienes.

10.

y

Realizar las acciones pertinentes dependiendo el destino final definido.

Versión: 03 2015/09/XX Página 17 de 21

Acto administrativo aprobado Copia del programa de manejo ambiental de la entidad que recibe los bienes. Copia de licencia o permiso ambiental Vigente relacionado con el residuos. Copia de factura de pago de la disposición final realizada acta de disposición

Participantes de la reunión. Servidor público del Grupo de Recursos Físicos Responsable del Almacén. Técnico del Grupo de Recursos Físicos asignado a Inventarios. Director General

Servidor Público responsable del PIGA. Servidor público de Recursos Físicos. Servidor público de la Oficina Asesora Jurídica

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GRF-P-01 ALMACEN E INVENTARIOS

No.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

REGISTRO final

Versión: 03 2015/09/XX Página 18 de 21

RESPONSABLE

Copia del valor recibido por la venta del residuo y reporte de información descrita en la condición general 5.4.2 11.

Elaboración del comprobante de baja. Ver manual SICOF.

12.

Entrega física de los bienes.

13.

Conservar los documentos de acuerdo con la TRD.

Reporte Aplicativo SICOF GDO-F-05 Acta de reunión GDO-F-010 TRD

Servidor público encargado del Almacén Servidor público encargado del Almacén Servidor público encargado del Almacén

6.10 CONTROL DE INVENTARIOS DEL AGN No.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

REGISTRO

1.

Generar y entregar a cada una de las dependencias del AGN el reporte de inventario semestral para su GDO-F-02 Memorando respectiva verificación (del inventario de SICOF vs. Inventario firmado las placas físicas de los elementos).

2.

Firmar y devolver al Servidor Público de Inventarios, con las novedades correspondientes.

3.

4.

5.

GDO-F-02 Memorando Inventario firmado Novedades

Realizar los ajustes teniendo en cuenta las novedades reportadas por las dependencias si a ello hay lugar, GDO-F-02 Memorando verificando la información en el sistema SICOF. de las dependencias En cualquier momento, cuando se considere necesario o por control, el grupo de Recursos físicos (Inventarios) puede verificar aleatoriamente el inventario del 20% de una dependencia, de un Servidor Público o de un tipo de bien en particular. En caso de pérdida del bien se debe seguir el procedimiento indicado en la Actividad 12 del numeral 6.4 “toma física” del procedimiento Almacén e Inventarios. Conservar los documentos de acuerdo con la TRD.

RESPONSABLE Técnico de inventarios Coordinador del GRF Servidor Público responsable del inventario de la dependencia Servidor Públicos del AGN Técnico de inventarios

GDO-F-02 Memorando del técnico de inventarios

Técnico de inventarios

GDO-F-010 TRD

Técnico de inventarios y Almacenista

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GRF-P-01 ALMACEN E INVENTARIOS

Versión: 03 2015/09/XX Página 19 de 21

6.11 MANEJO DE BIENES DEL AGN FUERA DE LAS INSTALACIONES No. 1.

2.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Diligenciar debidamente el formato de Autorización de salidas de bienes muebles de propiedad del AGN, en original y 2 copias, enviarlas al Servidor Público de inventarios. Verificar en el sistema SICOF la existencia del elemento dentro del inventario de la dependencia solicitante y nombre del responsable del bien.

3.

Firmar la solicitud con los vistos buenos del Técnico de Inventarios (Coordinador de Recursos Físicos).

4.

Entregar copia a la Empresa de vigilancia y original para la dependencia que efectuó el requerimiento.

5.

Conservar los documentos de acuerdo con la TRD.

REGISTRO GRF-F-03 Autorización de salidas de activos de propiedad del AGN Reporte Sistema SICOF GRF-F-03 Autorización de salidas de activos de propiedad del AGN GRF-F-03 Autorización de salidas de bienes muebles de propiedad del AGN GDO-F-010 TRD

RESPONSABLE Coordinador Del Grupo Solicitante

Servidor Público encargado del Bien

Técnico de Inventarios y Coordinador de Grupo de Recursos Físicos

Servidor Público que solicitante

Técnico de Inventarios

7. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS Los cambios en este documento se identifican en la siguiente tabla: VIGENCIA

VERSIÓN

IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

14-08-08

1

Emisión

05-11-09

2

2010-05-25

3

2010-06-16

4

2010-11-29

5

2013-08-22

01

Actualización del Procedimiento

RESPONSABLE Coordinador GSG Coordinador GSG Coordinador GSG

Se cambia el formato de fecha y se incluye frase de control de documentos del SIG Se ajustaron en el numeral 6.2, descripción del paso 2, Coordinador responsable del paso 3 y se incluye el instructivo para GSG inventarios. Se ajustó objetivo, alcance y se modificaron actividades 1,2, 9,14,15,19,21,22 se indexó actividad 5 ,6, se eliminó actividad Coordinador 4,7,8,11 y la actividad 5 paso a ser actividad 3, las actividades GSG 12 y 13, 17 y 18 se fusionan, y se introduce un ítem para relacionar instructivos 1. Se ajusta la estructura del procedimiento a la nueva plantilla establecida dentro del proceso SIG, se reinicia el versiona Coordinador miento de la documentación en 01. Grupo de 2. Se revisan y actualizan todos los responsables y registros. Recursos 3. Se realiza el ajuste del objetivo del procedimiento, el cual Físicos era “Administrar y proveer oportunamente los bienes

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GRF-P-01 ALMACEN E INVENTARIOS

Versión: 03 2015/09/XX Página 20 de 21

devolutivos y elementos de consumo para el cumplimiento de los objetivos institucionales y controlar la salida de bienes del AGN”. 4. Se realiza ajuste en el alcance el cual era “Este procedimiento debe ser aplicado en las siguientes actividades: verificación y entrada de los bienes devolutivos y de consumo al Almacén, las salidas, los traspasos, los reintegros, las tomas físicas o muestreos de inventario, las pérdidas y reposiciones de bienes, la baja definitiva de los activos y el Archivo de los documentos soporte de acuerdo con la TRD”. 5. Se ingresan las reglamentaciones: ley 42 de 1993, ley 87 de 1993, ley 610 de 2000, decreto 734 de 2012, resolución 354 de 2007 y resolución 237 de 2010. 6. Se ingresan las definiciones de PIGA, GSG y TRD. 7. Se ingresa toda la condición general 5.1; el primer, segundo párrafo corresponde al instructivo 45, el tercer párrafo corresponde al instructivo 43. 8. Se ingresa la condición general 5.2, 5.3 y 5.4 9. Se ingresa la actividad 6.1 (1, 3, 5, 6, 7, 8, 10, 11, 12) de 6.2 (3, y 4); 6.3 (3); 6.4 (todas); 6.5 (todo); 6.6 (2, 3, 4, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19 y 20); 6.8 (2, 3, 5 y 7); 6.9 (2, 3, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 12) 6.10 (3). Del cuadro “toma física” las actividades 2, 3y4 10.Se ingresa nota de la actividad 6.3 (3); 6.4 (2); 6.5 (1). 11.Se modifica la actividad 1 la cual establecía que “Recibir y verificar que los bienes que ingresan a la Entidad correspondan a las especificaciones, SEGÚN CONTRATO (Según Instructivo Procedimientos de almacén RF354-IN043)”. 12.La actividad 2 se incluye la cual proviene del instructivo 043 “procedimiento de almacén” descrito en el titulo movimiento de almacén “entrada de elementos por compra”. 13. Se modifica la actividad 2 la cual pasa a ser 4, esta expresaba que “Asignar los Códigos a los elementos y elaborar la entrada a almacén en el módulo de SICOF, de acuerdo con la clasificación catálogo de cuentas de almacén”. 14. Se ingresa la actividad 13 la cual proviene del instructivo 043 “procedimiento de almacén” descrito en el titulo movimiento de almacén “salida de bienes de almacén a dependencias”, sobre la redacción se realizan ajustes. 15.Se elimina las actividades 4 y 5 descritas en el procedimiento versión 5. 16.Se ajusta actividad 7, 8 (numeración del anterior procedimiento) actividad 13, 19 en este. 17.Se ingresan los controles operacionales 5.4 Control Operacional, 5.4.1 Aspectos ambientales a tener en cuenta para concepto de baja y 5.4.2 Almacenamiento de productos Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc se considera NO CONTROLADO.

GRF -P-01 ALMACÉN E INVENTARIOS

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y/o sustancias químicas. 18. Se ingresa el nuevo Decreto 1510/2013 que reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se ingresa la Constitución Política Nacional. 19. Se ajusta la Condición General 5.3 Impresión de Placas para placas amarillas bienes de consumo controlado. 20. Se cambia la palabra Traspaso por Traslado en el ítem 6.7 y sus actividades 1, 2, 3, 4, 5. 21. Se ingresan los Controles Operacionales en la Condición General 5.4. 22. Se ingresa la Condición General 5.4.1 Almacenamiento de productos y/o sustancias químicas. 23. Se ingresa la Condición General 5.4.2 Aspectos Ambientales a tener en cuenta para concepto de baja. Se modifica numeral 6.2, Salida de Almacén ítems 1 y 3 Responsables se agrega la siguiente nota: “Nota: para el Grupo de Proyectos Archivísticos, solamente por ausencia del Coordinador del Grupo, podrán firmar la solicitud y la Coordinador salida de almacén los Supervisores de cada uno de los contratos, Grupo de Recursos siempre se haga llegar la comunicación oficial asociada a la designación”. Físicos Se actualizan los responsables así: “Director, Subdirector, Coordinador de la dependencia; Supervisores del Grupo de Proyectos Archivísticos designados”. Se actualiza Normatividad, se actualiza numeral 6.2 salida de Líder Proceso almacén en la nota del cuadro 1. Y en el responsable del cuadro Gestión Recursos número 3, para suprimir “supervisores del grupo de proyectos Físicos GRF archivísticos designados”.

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