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Directora General Cristina Plazas Michelsen Secretaria General Sandra Liliana Roya Blanco Dirección de Primera Infancia Karen Abudinen Abuchaibe Dirección de Protección Ana María Fergusson Talero Oficina de Aseguramiento a la Calidad Yanneth Moreno Romero

Edición 2015

“El presente instrumento de evaluación de estándares (para todos los programas que operan dentro de territorios indígenas), tendrá como referente para su correspondiente aplicación lo consignado en la resolución 3622 de diciembre 14 de 2007 y el lineamiento técnico administrativo de atención diferenciada a grupos étnicos, sin perjuicio de los objetivos de calidad de los mismos servicios”.

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Av. Carrera 68 No. 64C – 75 Sede de la Dirección General Línea gratuita nacional 01 8000 91 80 80 www.icbf.gov.co

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TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACION .............................................................................................................................................. 5 1. GUIA DE EVALUACION DE ESTANDARES PARA PRIMERA INFANCIA .................................................... 6 1.1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES DE CALIDAD DE LOS SERVICIOS MISIONALES DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR ............................. 6 1.2. COMPETENCIAS DE LOS DIFERENTES NIVELES INSTITUCIONALES .......................................... 6 1.2.1. Del Nivel Nacional .......................................................................................................................... 6 1.2.2. Del Nivel Regional .......................................................................................................................... 7 1.2.3. Del Nivel Zonal ............................................................................................................................... 8 1.3.

REFERENTES CONCEPTUALES DEL PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES ... 9

1.4.

PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LA EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES ...................................... 10

1.5.

UNIDADES DE OBSERVACIÓN EN LA EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES ..................................... 10

1.6.

PROFESIONALES REQUERIDOS PARA LA EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES ............................. 11

1.7. CONDICIONES GENERALES DE OPERACIÓN DE LAS VISITAS DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES ............................................................................................................................................ 12 1.8. ORGANIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES ........................... 17 1.8.1. Etapa de planeación..................................................................................................................... 17 1.8.2. Etapa de ejecución ....................................................................................................................... 20 1.8.3. Etapa de Evaluación .................................................................................................................... 45 2.

GUIA DE EVALUACION DE ESTANDARES PARA PROTECCION ........................................................ 47 2.1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES DE CALIDAD DE LOS SERVICIOS MISIONALES DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR ........................... 47 2.2. COMPETENCIAS DE LOS DIFERENTES NIVELES INSTITUCIONALES ........................................ 47 2.2.1. Del Nivel Nacional ........................................................................................................................ 47 2.2.2. Del Nivel Regional ........................................................................................................................ 48 2.2.3. Del Nivel Zonal ............................................................................................................................. 48 2.3.

REFERENTES CONCEPTUALES DEL PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES . 50

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2.4.

PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LA EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES ...................................... 51

2.5.

UNIDADES DE OBSERVACIÓN EN LA EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES ..................................... 51

2.6.

PROFESIONALES REQUERIDOS PARA LA EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES ............................. 52

2.7. CONDICIONES GENERALES DE OPERACIÓN DE LAS VISITAS DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES ............................................................................................................................................ 52 2.8. ORGANIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES ........................... 56 2.8.1. Etapa de planeación..................................................................................................................... 56 2.8.2. Etapa de ejecución ....................................................................................................................... 60 2.8.3. Etapa de Evaluación .................................................................................................................. 776 2.9.

GRUPO DE DIÁLOGO ................................................................................................................... 787

2.10.

ANEXOS ........................................................................................................................................ 865

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PRESENTACION La actual edición de la Guía de Evaluación de Estándares, fue elaborada por La Oficina de Aseguramiento a la Calidad, dependencia creada en el decreto No. 117 del 21 de enero de 2010 y con funciones definidas en el Decreto 987 del 14 de mayo de 2012, en su Artículo 5º numeral 1”Coordinar la implementación de los procesos de aseguramiento de la calidad” y numeral 6 “Diseñar, validar, implementar y actualizar los instrumentos que sean pertinentes, para verificar el cumplimiento de los estándares definidos para las diferentes modalidades de servicios”. El procedimiento de Evaluación de Estándares es uno de los mecanismos definidos en el Macro Proceso de Aseguramiento de la Calidad de los Servicios Misionales del ICBF, el cual se integra al ejercicio de la supervisión de los contratos de aporte, cambio que fue aprobado por el Cuerpo Directivo del ICBF, en Declaración de la Cocha, del 7 febrero de 2014 en donde se acordó: “Garantizar la calidad de los servicios que prestamos con la puesta en marcha de un sistema de supervisión y control interno acorde con su naturaleza, magnitud e impacto social”. El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar tiene como misión: “Trabajar con calidad y transparencia por el desarrollo y la protección integral de la primera infancia, la niñez, la adolescencia y el bienestar de las familias colombianas”, por lo tanto en concordancia con nuestra misión institucional, con el bloque constitucional que soporta el enfoque de la Protección Integral de los Derechos; tanto los servicios misionales como los procedimientos de evaluación definidos por esta Oficina, deben tener como referencia dicho enfoque. Esto implica, como lo plantea la Ley 1098 de 2006, Código de la Infancia y la Adolescencia, que se asume y reconoce a los niños, niñas y adolescentes como sujetos de derechos, que se desarrollen las acciones necesarias para la garantía y cumplimiento de los mismos, la prevención de su amenaza o vulneración y la seguridad de su restablecimiento inmediato en desarrollo del principio del interés superior. Siendo consecuentes con lo anterior, se asume que la calidad de los procesos de atención está estrechamente relacionada con la oportunidad, coherencia e integralidad con que se hacen efectivos los derechos de la niñez, así como con el cumplimiento de los lineamientos técnico- administrativos emanados por las direcciones misionales, el cumplimiento de las leyes, normatividad correspondiente y el lineamiento técnico administrativo de atención diferencial a grupos étnicos. Por lo anterior, el proceso de Evaluación de Estándares se orienta hacia la identificación del nivel de cumplimiento de los estándares definidos por el ICBF basándose en los cuatros aspectos antes mencionados. En la presente Guía se describe el procedimiento de Evaluación de Estándares de los servicios misionales del ICBF, las definiciones básicas relacionadas con este procedimiento, su objetivo, principios, competencias, planeación, herramientas, manejo de resultados y técnicas que deben utilizar los profesionales que realizan la visita de Evaluación de Estándares, aspectos que fueron desarrollados y concertados con la Dirección de Primera Infancia y Dirección de Protección.

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1. GUIA DE EVALUACION DE ESTANDARES PARA PRIMERA INFANCIA 1.1.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES DE CALIDAD DE LOS SERVICIOS MISIONALES DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

Evaluar las condiciones con las que se prestan los servicios misionales del ICBF, en concordancia con los correspondientes lineamientos técnico – administrativos, manuales operativos y normas vigentes sobre la materia, con el fin de proveer información sobre el cumplimiento de los respectivos estándares de calidad definidos por la entidad, para que las instancias competentes puedan implementar las acciones de mejora requeridas. 1.2.

COMPETENCIAS DE LOS DIFERENTES NIVELES INSTITUCIONALES

La puesta en marcha del procedimiento de Evaluación de Estándares implica definir y desarrollar una serie de actividades que hacen parte integral del procedimiento de la supervisión de los contratos de aporte, las cuales son ejecutadas por los tres niveles del ICBF: Sede de la Dirección General, Regionales y Centros Zonales. A continuación se listan las actividades específicas del procedimiento de Evaluación de Estándares: 1.2.1. Del Nivel Nacional Oficina de Aseguramiento de la Calidad   

Diseñar y ajustar la Guía de Evaluación de Estándares, así como los instrumentos y registros para la Evaluación de los Estándares de Calidad. Elaborar los informes que sean requeridos por la Dirección General del ICBF respecto de los resultados que se encuentran por debajo de 80% de cumplimiento de los estándares correspondientes a las modalidades de Primera Infancia. Brindar asistencia técnica, según la necesidad de las áreas misionales en el desarrollo de la utilización de los instrumentos en el marco del procedimiento de Evaluación de Estándares.

Dirección de Primera Infancia      

Definir los estándares de calidad de manera concertada con la Oficina de Aseguramiento a la Calidad. Generar los indicadores del procedimiento por Regional y Nacional, según se requiera. Realizar seguimiento a las Entidades Administradoras de Servicio y Unidades de Servicio que se encuentren por debajo del nivel mínimo establecido para cada servicio misional. Definir el perfil y requerimientos que deben tener los profesionales que conformarán el equipo de apoyo a la supervisión contractual para la realización de las visitas de Evaluación de Estándares. Coordinar el proceso de selección del personal necesario para desarrollar las visitas de Evaluación de Estándares. Controlar el cumplimiento del procedimiento de Evaluación de Estándares en el nivel Regional y Centro Zonal.

   

  

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Suministrar a la Oficina de Aseguramiento de la Calidad los formatos consolidados de los resultados de visitas de verificación de estándares, frente a los casos que se consideren pertinentes para iniciar procesos de Inspección, Vigilancia y Control – IVC. Consolidar los reportes de Situaciones de Acción Inmediata evidenciados durante la visita de evaluación de estándares por Centros Zonales y Regionales, de acuerdo con las decisiones que tome cada área misional sobre el particular. Definir la meta de visitas de Evaluación de Estándares a las EAS y UDS y realizar la programación respectiva. Reportar a la Oficina de Aseguramiento de la Calidad toda visita de Evaluación de Estándares que arroje como resultado un puntaje de cumplimiento inferior a 80%, ya sea en el resultado global o para cualquiera de los responsables del cumplimiento del estándar, así como la respectiva acción adelantada en los tiempos y condiciones definidas para tal fin. Elaborar los informes que sean requeridos por la Dirección General del ICBF. Coordinar y controlar en los Centros Zonales el cumplimiento del procedimiento de Evaluación de Estándares, en el marco del proceso de supervisión contractual Brindar asistencia técnica a las Regionales y Centros Zonales, en el desarrollo del procedimiento de Evaluación de Estándares, en el marco del proceso de supervisión contractual.

Compartidas entre la Oficina de Aseguramiento de la Calidad y la Dirección de Primera Infancia  

Evaluar y ajustar el procedimiento y la Guía de Evaluación de Estándares. Socializar en el nivel Nacional y Regional, criterios de calidad, instrumentos y registros para la Evaluación de los Estándares de Calidad, de acuerdo con las competencias de cada área misional y de la Oficina de Aseguramiento de la Calidad.

1.2.2. Del Nivel Regional    

    

Coordinar y controlar en los Centros Zonales el cumplimiento del procedimiento de Evaluación de Estándares. Vincular a los profesionales que conformarán el equipo de apoyo a la supervisión contractual para la realización de las visitas de Evaluación de Estándares según el proceso establecido por el Nivel Nacional. Coordinar la presentación de los instrumentos de evaluación de estándares a las Entidades Administradoras de Servicios (EAS) y Unidades de Servicio (UDS). Establecer espacios de coordinación con los supervisores y equipos de apoyo de la supervisión, analizar los resultados de Evaluación de Estándares, a partir de las fechas de corte definidas para tal fin, para tomar las decisiones institucionales sobre los servicios misionales requeridas, ya sean legales, administrativas o técnicas. Participar en la capacitación que se desarrolle sobre instrumentos y registros de Evaluación de Estándares. Identificar y tramitar ante la Sede de la Dirección Nacional los requerimientos de asistencia técnica para la Regional y Centros Zonales. Brindar asistencia técnica, según la necesidad a los Centros Zonales en el desarrollo de la utilización de los instrumentos en el marco de procedimiento de Evaluación de Estándares. Evaluar y retroalimentar los instrumentos y registros del procedimiento de Evaluación de Estándares. Efectuar seguimiento al desarrollo del procedimiento de Evaluación de Estándares en Centros Zonales.



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Elaborar los informes que sean solicitados por las Direcciones Misionales y/o la Oficina de Aseguramiento a la Calidad respecto del procedimiento de Evaluación de Estándares.

1.2.3. Del Nivel Zonal Compartidas por la Coordinación Zonal y el Supervisor:   

Analizar la información resultante de la Evaluación de Estándares a nivel local, generando información para la toma de decisiones y el mejoramiento de la calidad de los servicios misionales. Evaluar y retroalimentar los instrumentos y registros del procedimiento de Evaluación de Estándares. Formular, aplicar e informar las acciones pertinentes, suficientes y factibles ante Situaciones de Acción Inmediata y resultados de Evaluación de Estándares inferiores a 80%.

Exclusivas del Coordinador Zonal:   

Participar en el análisis de la información resultante de la Evaluación de Estándares a las EAS y UDS a nivel Zonal, con el fin de alimentar el plan de asistencia técnica. Determinar las acciones administrativas frente a las personas naturales que son responsables de las unidades de servicio cuando los resultados de la Evaluación de Estándares no son favorables (Madres Comunitarias, entre otros). Realizar el seguimiento a las Situaciones de Acción Inmediata, y brindar la asistencia técnica requerida para el cierre correspondiente por parte del equipo supervisor.

Exclusivas del Supervisor y su Equipo de Apoyo:         

Ejecutar la programación de visitas de Evaluación de Estándares. Participar en el análisis de la información resultante de la Evaluación de Estándares a las EAS y UDS a nivel local, generando información para retroalimentar el proceso de mejoramiento de la calidad de los servicios. Elaborar, actualizar y remitir al Coordinador Zonal los directorios de las EAS y UDS a su cargo, para que sea cargada la información en el sistema de información que la Dirección de Primera Infancia disponga para tal fin. Garantizar el manejo documental físico y electrónico derivado de la Evaluación de Estándares a EAS y UDS. Levantar las Situaciones de Acción Inmediata que se identifiquen durante las visitas de Evaluación de Estándares, según los parámetros definidos por cada área misional. Coordinar, solicitar o realizar ante las dependencias pertinentes, las actuaciones requeridas para atender las Situaciones de Acción Inmediata. Reportar a la Dirección de Primera Infancia, a la Regional y al Centro Zonal, toda Situación de Acción inmediata que se haya levantado durante las visitas de Evaluación de Estándares y la respectiva acción adelantada en los tiempos definidos para tal fin. Reportar permanentemente los resultados de las visitas de Evaluación de Estándares a la Dirección de Primera Infancia. Consignar los resultados de cada una de las visitas de Evaluación de Estándares en los registros que para tal fin disponga el nivel nacional.

1.3.

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REFERENTES CONCEPTUALES DEL PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES

El procedimiento de evaluación de estándares es el conjunto de actividades sistemáticas de evaluación, registro y seguimiento del cumplimiento de los estándares de calidad definidos por el ICBF para la prestación de sus servicios misionales, en las diferentes modalidades de atención, en concordancia con los correspondientes lineamientos técnico – administrativos, manuales operativos y normas vigentes sobre la materia. La Evaluación de Estándares se apoya en la observación, por ser ésta una técnica que permite detectar y asimilar los rasgos, las características y condiciones de la situación o variable, con el fin de establecer los elementos relevantes, positivos y negativos, que se presentan en la prestación de un servicio. Utiliza la Evaluación o comprobación para revisar si se está cumpliendo en el servicio los requisitos, procedimientos y actividades previstos en los lineamientos técnicos administrativos, manuales operativos y normas vigentes sobre la materia. También se sustenta en el registro como mecanismo que posibilita consignar en instrumentos específicos los resultados de los estándares evaluados, los cuales deben ser analizados, procesados y valorados de tal forma que se generen recomendaciones y compromisos de mejora requeridos. El procedimiento se centra entonces en evaluar los estándares que son un criterio de referencia que señala un nivel de calidad previamente definido y exigible para la prestación de un servicio. Los estándares definidos por el ICBF son de Recursos los cuales indican un nivel de calidad en cuanto a la existencia y permanencia de los recursos legales, financieros, administrativos y técnicos, que son determinantes para el inicio y desarrollo de la prestación del servicio, estándares de Proceso que indican un nivel de calidad en la utilización de los recursos para el desarrollo del servicio y el logro de los objetivos y estándares de resultados que indican un nivel de calidad con respecto al cumplimiento de los objetivos definidos en los lineamientos técnico administrativos para la prestación del servicio. Estos estándares a su vez se organizan en componentes, agrupación que se hace por la asociación de unas características comunes, lo que permite una mayor discriminación de los resultados. Se establecen cuatro áreas a saber: Legal, Administrativo, Financiero y Técnico. Este último se subdivide en seis componentes a la vez: Familia, Comunidades y Redes Sociales, Salud y Nutrición, Proceso Pedagógico, Talento Humano, Ambientes educativos y protectores y finalmente, el componente de Proceso Administrativo y de Gestión. Las EAS u Operadores y UDS deben cumplir con los estándares definidos por el ICBF, sin que esto las exima del cumplimiento de leyes o normas no contenidas en éstos, tales como licencias de construcción, condiciones de sismo resistencia, uso de aguas superficiales y subterráneas, entre otras que sean aplicables a la naturaleza y funcionamiento de los servicios. De igual manera, en atención al principio de corresponsabilidad consagrado en la Ley 1098 de 2006, se reconoce que el cumplimiento de algunos estándares se logra a partir del concurso de diferentes actores como son: Las entidades administradoras del servicio – EAS u Operadores, el responsable del servicio (madre comunitaria, unidad de servicio), los entes territoriales, las familias y el ICBF. Por lo anterior, en el procedimiento de Evaluación de Estándares se establece el responsable o responsables específicos para el cumplimiento de cada uno de los estándares.

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Finalmente, la evaluación de la calidad de los servicios debe permitir hacer análisis comparativos de los resultados obtenidos a partir de la medición del cumplimiento de los estándares, análisis que se logra por el seguimiento que se hace a la prestación del servicio. El seguimiento por lo tanto es la observación periódica y sistemática del proceso de atención, la cual debe estar acompañada por la recolección y análisis de la información, con el fin de identificar el cumplimiento de los estándares a lo largo del tiempo. 1.4.

PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LA EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES

Los principios facilitan y orientan el ejercicio de la Evaluación de Estándares, permiten dar dirección a las acciones, para mantener una coherencia permanente con los objetivos propuestos, los procedimientos utilizados, los instrumentos de soporte y los resultados esperados. Los principios de la evaluación de estándares emergen de la misión del ICBF, son consecuentes y coherentes con la Ley, las políticas de infancia y adolescencia, las estrategias y los objetivos de la institución. Como principios orientadores se establecen: 

Respeto mutuo: Se reconoce que desde cualquier ámbito y servicio las relaciones entre beneficiarios, prestadores y contratantes deben enmarcarse en el reconocimiento de la dignidad del otro y no causarle ofensa o perjuicio.



Objetividad: Se establece la importancia de reconocer la actividad realizada tal y como es, con la capacidad de verla sin suponer sobre ello y manteniendo la racionalidad sobre los hechos y situaciones.



Efectividad: La evaluación de estándares debe propiciar y fomentar el mejoramiento de la calidad de los servicios a partir de la toma de decisiones pertinentes y oportunas.



Equilibrio: La evaluación de estándares debe permitir el reconocimiento de las fortalezas y debilidades, de tal manera que se promuevan los primeros y se superen las segundas.



Participación: Se reconoce la importancia de que el proceso de la evaluación de estándares se desarrolle mediante un trabajo en equipo entre contratista, contratante y beneficiarios.



Transparencia: En la Evaluación de Estándares, los profesionales que realizan la visita, las EAS u operadores, los responsables en las unidades de servicio y los beneficiarios conocen el procedimiento definido, los estándares que se evalúan, los instrumentos a utilizar y los logros esperados.

1.5.

UNIDADES DE OBSERVACIÓN EN LA EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES



Entidades administradoras u operadores de los servicios con quien el ICBF celebra contratos de aporte (asociaciones, fundaciones, corporaciones, cajas de compensación, cooperativas, universidades, etc.) para la atención a niños, niñas y adolescentes de acuerdo con las modalidades de servicio definidas por el ICBF.



Unidades de servicio responsables de atención a niños, niños, adolescentes y sus familias (hogares comunitarios de bienestar, centros de desarrollo infantil, hogares infantiles, entre otros).

1.6.

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PROFESIONALES REQUERIDOS PARA LA EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES

La Evaluación de Estándares, es realizada por el supervisor del contrato de aporte y por profesionales que apoyan el ejercicio de la supervisión. El equipo profesional, debe organizarse de acuerdo con la formación académica y perfil de sus integrantes de tal manera que la evaluación por componente sea realizada por el profesional más competente y de mayor idoneidad. Para las modalidades de atención a la Primera Infancia, los equipos de supervisión estarán conformados por profesionales con experiencia mínima de dos (2) años en temas relacionados con la primera infancia y/o el sector social. Los perfiles que conforman los equipos de apoyo a la supervisión contractual son: Supervisor: Profesional en disciplina académica del núcleo básico de conocimiento en psicología, sociología, antropología, artes liberales, educación, trabajo social, y afines, derecho y afines, economía, ingeniería administrativa, con tarjeta profesional, encargado de verificar, controlar y realizar monitoreo permanente a las Entidades Administradoras de Servicio (EAS) y Unidades de Servicio (UDS). Nutricionista1: Profesional en nutrición encargado de realizar monitoreo permanente a las UDS que pertenecen a las modalidades de atención a la primera infancia, verificando el cumplimiento de los estándares de calidad en el componente de nutrición y salud, bajo la Coordinación de la Dirección de Primera Infancia. Adicionalmente, será responsable del reporte, seguimiento y cierre de las Situaciones de Acción Inmediata que sean evidenciados durante las visitas a UDS. Pedagogo2: Profesional en educación encargado de realizar monitoreo permanente a las UDS que pertenecen a las modalidades de atención a la primera infancia, verificando el cumplimiento de los estándares de calidad en el componente Proceso Pedagógico y Ambientes Educativos y Protectores, bajo la Coordinación de la Dirección de Primera Infancia. Adicionalmente, será responsable del reporte, seguimiento y cierre de las Situaciones de Acción Inmediata que sean evidenciados durante las visitas a UDS. Psicosocial: Profesional en psicología, trabajo social o trabajo en desarrollo familiar, encargado de realizar monitoreo permanente a las UDS que pertenecen a las modalidades de atención a la primera infancia, verificando el cumplimiento de los estándares de calidad en el componente de Familia, Comunidad y Redes y Administrativo y de Gestión, bajo la Coordinación de la Dirección de Primera Infancia. Adicionalmente, será responsable del reporte, seguimiento y cierre de las Situaciones de Acción Inmediata que sean evidenciados durante las visitas a EAS y/o UDS. De manera particular, el profesional psicosocial será el encargado de consolidar y hacer seguimiento, a todas las Situaciones de Acción Inmediata que sean reportadas por los profesionales durante las visitas. Profesional Administrativo: Profesional en economía, contaduría o administración de empresas encargado de realizar el seguimiento y monitoreo de los servicios prestados por las EAS a través de las UDS en el marco de la Estrategia de Cero a Siempre en la totalidad de las modalidades de la Dirección de Primera Infancia del ICBF en el componente Administrativo y de Gestión y Talento Humano.

1

Para las regionales en las que no sea posible conseguir el perfil de profesional en nutrición, la Dirección de Primera Infancia avaló el perfil de profesional en enfermería, cuando este cumpla con los requisitos de experiencia (específica y tiempo). 2 Licenciado en Educación Infantil, Licenciado en Educación Preescolar, Licenciado en Educación Especial y Licenciado en Pedagogía Social

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Teniendo en cuenta las características de la población usuaria de los servicios del ICBF y las particularidades de las modalidades, se hace necesario e indispensable que el ejercicio de Evaluación de Estándares lo desarrollen profesionales de las áreas relacionadas con las características de cada modalidad. Los equipos de profesionales que realizan la visita de evaluación de estándares deben recibir inducción capacitación, entre otros aspectos, sobre los Lineamientos Técnico - Administrativo de los proyectos que desarrolla el ICBF, el manejo y aplicación de la Guía de Evaluación de Estándares de los contratos de aporte, la Perspectiva de Derechos y el Código de la Infancia y la Adolescencia, entre otros temas. Nota: Para realizar una distribución eficiente de los recursos humanos y viáticos, y según las características propias de cada modalidad, algunos componentes no serán evaluados de acuerdo con la distribución antes mencionada (ver Cuadro 1 “Condiciones de operación de las vistas de Evaluación de Estándares”.), ya que la cantidad de variables a evaluar (menos de 4) no amerita el traslado de un profesional en particular para dicha labor, razón por la cual las variables asociadas al componente son incluidas en el instrumento de otro profesional. 1.7.

CONDICIONES GENERALES DE OPERACIÓN DE LAS VISITAS DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES

 Iniciación de vistas: La primera visita de Evaluación de Estándares a las EAS y UDS debe efectuarse cuando haya transcurrido mínimo dos meses de haber iniciado actividades. Para el caso de las EAS que tienen unidades de servicio a su cargo, éstas solo podrán ser evaluadas cuando se haya realizado las visitas a las unidades de servicio que administra.  Información de visitas: Las visitas de Evaluación de Estándares se realizarán sin previo aviso. Para las unidades de servicio de HCB FAMI y Familiares, es indispensable conocer con exactitud la fecha y lugar específico en que se realizarán las sesiones con el grupo de beneficiarios, los cuales pueden variar de una sesión a otra. Para el caso de entidades ubicadas fuera del perímetro urbano, es necesario informar la semana en la cual se realizará la visita sin precisar el día específico, lo anterior con el fin de garantizar que el personal responsable de participar en la evaluación de estándares se encuentre durante del desarrollo de la misma.  Alcance de la Evaluación de Estándares: Se realizará visitas de Evaluación de Estándares al 100% de las EAS y a una muestra representativa de unidades de servicio en función del presupuesto asignado para cada vigencia fiscal.  Número de visitas: El ICBF tiene la potestad de evaluar las condiciones de prestación del servicio en el momento que lo considere pertinente, por tal razón puede realizar el número de visitas que a su juicio sea necesario. Se debe realizar al menos una visita al año a cada EAS y un ciclo de visitas anual, a las unidades de servicio que hayan sido seleccionadas en la muestra, las cuales se realizarán por componentes en momentos diferenciales. Es decir, un ciclo de visitas está constituido por 4 visitas, de acuerdo con los componentes. Debe tenerse en cuenta el tiempo de funcionamiento de cada modalidad o de duración del contrato, de tal forma que la visita, preferiblemente, se realice antes de que esté por finalizar el contrato o período de

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atención, como es el caso de HCB, CDI y Hogares infantiles que terminan en la segunda semana de diciembre. Adicionalmente, en las segundas visitas se debe priorizar a las EAS o UDS que obtuvieron calificaciones por debajo de 100 % de cumplimiento de tal forma que se vaya primero a las de calificaciones más bajas e ir visitando en orden ascendente. Específicamente, las segundas visitas podrán realizarse sobre un solo componente a partir de los resultados obtenidos y dependerá de la capacidad institucional.  Duración de las vistas: El tiempo definido para la realización de las visitas de Evaluación de Estándares es de 3 y 5 horas, dependiendo de la modalidad y el componente de calidad a evaluar. Este tiempo está estimado para que los profesionales que hacen las visitas puedan realizar la evaluación de los estándares correspondientes (según sea el caso), registrar los resultados en los formatos definidos, hacer la socialización de los mismos y formalizar el informe de visita (acta, hoja de caracterización y registro y entrega del formato de Plan de Mejora) y hacer seguimiento al Plan de Mejoramiento de la visita anterior. Para los casos en los cuales un contratista desarrolla una modalidad en diferentes sedes, se debe hacer la evaluación consolidando los resultados de cada una de las sedes y los tiempos de duración serán diferenciales en atención a las características del servicio.  Jornada para la realización de las visitas: La visita de Evaluación de Estándares debe realizarse dentro del tiempo de funcionamiento del servicio, es decir, si el funcionamiento es de 4 o 5 horas, la visita deberá efectuarse entre 8:00 a.m. y 1:00 p.m. y si es tiempo completo, entre 8:00 a.m. y 6:00 p.m.  Frecuencia de las visitas: El tiempo que debe transcurrir entre una visita y otra por componente, debe ser máximo de una semana. El tiempo mínimo que debe transcurrir entre la primera y la segunda visita, según sea el caso y para la evaluación de un mismo componente, es de dos (2) meses. Las excepciones a esta regla las definirá el supervisor del contrato o la Dirección de Primera Infancia, teniendo en cuenta situaciones especiales que se puedan presentar.

En la

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Cuadro 1 se consolida la información de condiciones de operación para las visitas de Evaluación de Estándares.

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Cuadro 1 Condiciones de operación de las vistas de Evaluación de Estándares Lineamientos

Modalidad Hogares Comunitarios de Bienestar en todas sus formas (FAMI, Familiares, Grupales. Múltiples, Múltiples empresariales y Jardines sociales)

No. de Resolución de aprobación

776 marzo 7 de 2011

Instrumentos / Modalidad

Duración de la vista en horas

Hogares FAMI. Unidad de Servicio A-32

3

Hogares FAMI. Entidad contratista A-31

4

Hogares familiares. Unidad de Servicio A-34

3-4

Hogares familiares. Entidad contratista A-33

4

Hogares grupales. Unidad de Servicio 36

3-4

Hogares grupales. Entidad contratista 35

4

Hogares múltiples. Unidad de Servicio38

3-4

Componente

Familia comunidad y redes. Salud y nutrición. Proceso Pedagógico. Ambientes educativos y Protectores. Administrativo y Gestión. Familia Comunidad y Redes. Talento Humano. Salud y Nutrición. Proceso Pedagógico Ambientes Educativos y Protectores. Administrativo y de Gestión. Familia Comunidad y Redes. Administrativo y de Gestión. Salud y Nutrición. Proceso Pedagógico. Ambientes Educativos y Protectores. Familia Comunidad y Redes. Talento Humano. Salud y Nutrición. Proceso Pedagógico Ambientes Educativos y Protectores. Administrativo y de Gestión. Familia Comunidad y Redes. Administrativo y de Gestión. Salud y Nutrición. Proceso Pedagógico. Ambientes Educativos y Protectores. Familia Comunidad y Redes. Talento Humano. Salud y Nutrición. Proceso Pedagógico Ambientes Educativos y Protectores. Administrativo y de Gestión. Familia Comunidad y Redes. Administrativo y de Gestión. Salud y Nutrición.

Profesional exigido

Nutricionista Pedagogo

Administrativo

Psicólogo. Nutricionista. Pedagogo.

Administrativo

Psicólogo. Nutricionista. Pedagogo.

Administrativo

Psicólogo. Nutricionista.

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Lineamientos

No. de Resolución de aprobación

Instrumentos / Modalidad

Hogares múltiples. Entidad contratista 37

Centros de Desarrollo Infantil - CDI, para la atención a niños y niñas hasta los 5 años de edad, Modalidad

Hogares Infantiles – Lactantes y Preescolares(2) 1637 de julio 12 de 2006

Duración de la vista en horas

4

Hogares múltiples empresariales. Unidad de Servicio30

3-4

Hogares múltiples empresariales. Entidad contratista 29

4

Jardín social. Unidad de Servicio 64

4

Jardín social. Entidad contratista 62

4

Centro de Desarrollo Infantil Unidad de Servicio 41

4

Componente

Proceso Pedagógico Ambientes Educativos y Protectores. Familia Comunidad y Redes. Talento Humano. Salud y Nutrición. Proceso Pedagógico Ambientes Educativos y Protectores. Administrativo y de Gestión. Familia Comunidad y Redes. Administrativo y de Gestión. Salud y Nutrición. Proceso Pedagógico. Ambientes Educativos y Protectores. Familia Comunidad y Redes. Talento Humano. Salud y Nutrición. Proceso Pedagógico Ambientes Educativos y Protectores. Administrativo y de Gestión. Familia Comunidad y Redes. Administrativo y de Gestión. Salud y Nutrición. Proceso Pedagógico. Ambientes Educativos y Protectores. Familia Comunidad y Redes. Talento Humano. Salud y Nutrición. Proceso Pedagógico Ambientes Educativos y Protectores. Administrativo y de Gestión. Familia Comunidad y Redes. Administrativo y de Gestión. Salud y Nutrición. Proceso Pedagógico. Ambientes Educativos y Protectores.

Profesional exigido

Pedagogo.

Administrativo

Psicólogo. Nutricionista. Pedagogo.

Administrativo

Psicólogo. Nutricionista. Pedagogo.

Administrativo/financiero.

Psicólogo. Nutricionista. Pedagogo.

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Lineamientos familiar y Hogares Infantiles

No. de Resolución de aprobación y Modalidades de educación inicial en el marco de una atención integral para la primera infancia Modalidades CDI Familiar e Institucional (2)

Instrumentos / Modalidad

Centro de Desarrollo Infantil Entidad contratista 39

Duración de la vista en horas

3

Modalidad Familiar Unidad de Servicio 12

3

Modalidad Familiar Entidad Contratista54

3

Hogar Infantil. Unidad de Servicio40

4

Hogar Infantil Entidad contratista 39

4

Componente

Familia Comunidad y Redes. Talento Humano. Salud y Nutrición. Proceso Pedagógico Ambientes Educativos y Protectores. Administrativo y de Gestión. Familia comunidad y redes. Salud y nutrición. Proceso Pedagógico. Ambientes educativos y Protectores. Administrativo y Gestión. Familia Comunidad y Redes. Talento Humano. Salud y Nutrición. Proceso Pedagógico Ambientes Educativos y Protectores. Administrativo y de Gestión. Familia Comunidad y Redes. Administrativo y de Gestión. Salud y Nutrición. Proceso Pedagógico. Ambientes Educativos y Protectores. Familia Comunidad y Redes. Talento Humano. Salud y Nutrición. Proceso Pedagógico Ambientes Educativos y Protectores. Administrativo y de Gestión.

Profesional exigido

Administrativo.

Nutricionista Pedagogo

Administrativo/financiero

Psicólogo. Nutricionista. Pedagogo.

Administrativo/financiero.

1.8.

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ORGANIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES

Al ser un conjunto de actividades sistemáticas requiere de un ejercicio de planeación para que responda en forma organizada y articulada a los objetivos del procedimiento y obtener los resultados esperados. El ejercicio de la Evaluación de Estándares contempla tres etapas articuladas entre sí: la planeación, la ejecución y la evaluación. Tanto la Sede de la Dirección General desde la Oficina de Aseguramiento de la Calidad y la Dirección de Primera Infancia, como las Regionales y Centros Zonales tienen responsabilidades en cada una de las etapas a saber:

1.8.1. Etapa de planeación 1.8.1.1. 

En la Sede de la Dirección General – Oficina de Aseguramiento de la Calidad

Diseñar y ajustar instrumentos de evaluación de estándares: Se inicia con la revisión e identificación de los elementos constitutivos de los lineamientos técnicos y administrativos, manuales operativos y normatividad aplicable a las modalidades, con los cuales es factible hacer la formulación de un estándar y su respectiva medición. Definidos estos aspectos e incorporadas las observaciones recogidas de diferentes fuentes durante la aplicación en la vigencia anterior, se elabora un instrumento preliminar, el cual contempla las definiciones de cada variable, la identificación de fuentes de evaluación, los criterios de calidad y la escala especifica de medición para cada estándar y si es pertinente, las especificaciones de condiciones particulares que deben ser tenidas en cuenta en su aplicación como notas y no aplicas. Los instrumentos preliminares son compartidos con la Dirección de Primera, quién revisa y realiza las observaciones y recomendaciones para cada instrumento de sus respectivas modalidades. Las particularidades relacionadas con aspectos transversales a todas las modalidades, como es el tema de alimentación y enfoque diferencial es trabajado con la Dirección de Nutrición y la Subdirección General respectivamente.



Realizar la asistencia técnica sobre los instrumentos de Evaluación de Estándares: Esta debe ir dirigida a la Dirección de Primera Infancia, entre otros.



Divulgar y socializar la Guía de Evaluación de Estándares y sus instrumentos anexos: La Oficina de Aseguramiento de la Calidad debe publicar tanto la Guía como los instrumentos de cada una de las modalidades para que estén a disposición de cualquier persona o entidad interesada. Esta publicación se hace en la Web del ICBF y en la intranet.

1.8.1.2.   

Dirección de Primera Infancia

Definir los criterios del muestreo de unidades de servicio, la muestra especifica de las unidades de servicio a visitar y comunicar a las Regionales lo correspondiente. Organizar el equipo para la coordinación, seguimiento y asistencia técnica requerida en las Regionales. Realizar la asistencia técnica sobre el modelo de supervisión contractual y Evaluación de Estándares: Esta debe ir dirigida a los supervisores, equipos de apoyo de supervisión, profesionales de direcciones misionales, entre otros.



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Realizar la programación de visitas de Evaluación de Estándares a las EAS y UDS: La programación debe registrarse en el formato definido para tal fin, por la Dirección de Primera Infancia. Para los casos en los cuales sea necesario hacer reprogramación de una visita por situaciones particulares, estas novedades deben ser reportadas a la Dirección de Primera Infancia correspondiente en la Sede de la Dirección General. La identificación de las UDS a visitar será definida por la Dirección de Primera Infancia con base en la información registrada en el sistema de información Cuéntame y teniendo en cuenta los siguientes criterios de priorización (Cuadro 2): Cuadro 2 Criterios de priorización para las visitas de evaluación de estándares NIVEL DE PRIORIDAD

ALTA

MEDIA

BAJA

CARACTERÍSTICA DE PRIORIZACIÓN EAS con puntaje por debajo del 80% según el reporte de evaluación del año inmediatamente anterior EAS con denuncias reportadas a la Sede de la Dirección General EAS con denuncias reportadas a los Centros Zonales o Regionales EAS con planes de mejoramiento producto de la visita del año en curso EAS recomendadas por los grupos de Asistencia Técnica de la DPI EAS con un resultado entre el 80% y el 100% según el reporte de evaluación del año inmediatamente anterior Muestreo aleatorio para verificación del cumplimiento de la programación

TIEMPO MÁXIMO PARA REALIZAR LA VISITA

RESPONSABLE

Primera programación del año

Equipos Centros Zonales

Una semana después de generada la denuncia En la misma semana de generada la denuncia3 Dos meses después de transcurrida la visita inicial Dos meses después de transcurrida la visita inicial

Dirección de Primera Infancia Equipos Centros Zonales Equipos Centros Zonales Dirección de Primera Infancia

Según programación DPI

Equipos Centros Zonales

Según programación DPI

Equipos Regionales Dirección de Primera Infancia

Una vez identificada la muestra a evaluar, la Dirección de Primera Infancia remitirá la programación (mensualmente) a los supervisores, para que los equipos de apoyo realicen las visitas de evaluación de estándares de acuerdo con el cronograma. Aleatoriamente, el Equipo de Regionales realizará visitas de seguimiento para validar el cumplimiento del cronograma establecido. Las visitas de UDS, serán planeadas de acuerdo con los perfiles de los equipos de apoyo de la supervisión, teniendo en cuenta los componentes de calidad que evaluará cada uno. Esto quiere decir que cada UDS será visitada en más de una ocasión para completar la evaluación de todos los componentes de calidad de cada una de las modalidades. 1.8.1.3.

En las Regionales



Consolidar, revisar y actualizar directorios por modalidad y Centro Zonal tanto de EAS como de Unidades de Servicio, de acuerdo con las orientaciones suministradas por Dirección de Primera Infancia y en el medio que para tal fin determine la Dirección Misional.



Vincular y designar a los supervisores y equipo de apoyo, de acuerdo con los criterios definidos por la Sede de la Dirección General – Direcciones Misionales. Los equipos que realizan las visitas de Evaluación de

3

Cuando la denuncia se realice un viernes en la tarde, la visita se programará para el día hábil más cercano de la semana siguiente.

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Estándares deben estar constituidos exclusivamente, por el número y profesión definido para cada modalidad de atención, de acuerdo con lo establecido en la tabla Nº1 de la presente Guía. 

Para esta designación debe tenerse en cuenta adicionalmente aspectos que pueden impactar tanto positiva como negativamente el ejercicio de la Evaluación de Estándares a saber: » »

Debe privilegiarse la asignación a la modalidad en la cual tenga mayor conocimiento y experiencia. Debe asignarse a las modalidades con las cuales no haya tenido vinculación con la entidad u operador o unidad a visitar en funciones y actividades distintas a las de la Evaluación de estándares, con el fin de evitar cualquier tipo de subjetividad o parcialidad.

Sin embargo, se reitera que bajo ciertas consideraciones, como pueden ser algunas particularidades Regionales, en cuanto a número de unidades de servicio, EAS y dispersión geográfica de las mismas, se podrán estructurar los equipos de apoyo de tal manera que un mismo equipo pueda realizar las visitas a modalidades distintas, generándose así una excepción a la constitución de los equipos. 

Coordinar la presentación de los instrumentos de Evaluación de Estándares a las EAS y UDS.



Participar en la inducción- capacitación de los supervisores y equipos de apoyo de supervisión.

1.8.1.4.

En los Centros Zonales



Consolidar y remitir a la Regional los directorios de EAS y UDS por modalidad.



Realizar la convocatoria a las EAS y unidades de servicio y hacer la presentación correspondiente de los instrumentos de Evaluación de Estándares por modalidad. Puede hacerse de manera simultánea para EAS y las unidades de servicio respectivas. Es prioritario que la reunión para desarrollar la socialización de los instrumentos se constituya en un espacio formativo, para que realmente los responsables de las unidades y entidades, logren concebir que los estándares son la ruta para una óptima prestación del servicio. Se deben implementar estrategias adicionales desde cada Centro Zonal, para lograr comunicar y explicar los instrumentos a aquellas unidades y entidades que por su ubicación geográfica es poco probable que asistan a dicha reunión de socialización. Las estrategias deben tener en cuenta las características de las zonas, de las modalidades y de los recursos regionales.

1.8.1.5.

De los profesionales que realizan las visitas de Evaluación de Estándares



Conocer y estudiar los lineamientos técnicos administrativos de las modalidades, así como los instrumentos, de tal manera que pueda hacer su aplicación de manera rigurosa.



Revisar y actualizar los directorios, en coordinación con el Centro Zonal respectivo, ya que debido a la dinámica propia de los servicios, es posible que se presenten cambios por cierres, reubicación o retiros de algunas entidades o unidades.



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Diseñar el Plan de Trabajo, el cual debe registrar en el formato “Plan anual de supervisión de contratos” diseñado para tal fin, para lo cual se debe tener en cuenta: » » » » »

El número y perfiles de los profesionales requeridos para cada modalidad de servicio. El tipo de modalidad. La duración de la visita: Para las modalidades de Primera Infancia, la visita puede tener una duración entre 3 y 5 horas. Que el servicio esté funcionando (periodos de vacaciones, suspensiones y permisos, entre otros). La ubicación (distancia) de la entidad o unidad con respecto al Centro Zonal.



Identificar y conseguir los documentos que permitan hacer análisis de la información: Previo a la visita de Evaluación de Estándares debe analizarse el contrato, identificando claramente los compromisos técnicos contraídos por el prestador del servicio, los lineamientos técnicos administrativos de la modalidad, la propuesta de atención del servicio (si la hubiere) y los informes de visitas anteriores, entre otros.



Comunicar a las Entidades de FAMI, Asociaciones de Hogares Comunitarios de Bienestar Familiar y Entidades de Modalidad Familiar, la semana en la cual se llevará a cabo la vista de Evaluación de Estándares.



Preparar la visita de Evaluación de Estándares: Para garantizar un adecuado ejercicio de Evaluación de Estándares es vital que se organice a partir de los tres momentos básicos que constituyen la visita: inicio, desarrollo y cierre. De manera particular, para FAMI se debe identificar el número mujeres gestantes y madres lactantes que están ubicados en cada Unidad de Servicio, con el fin de establecer la cantidad de copias de las encuestas que se requieren para cada grupo, de acuerdo con lo establecido en los instrumentos de Evaluación de Estándares. Establecer los elementos requeridos para la realización de visitas: Para las variables que contemplan evaluación sobre el servicio de alimentos, el profesional que la realiza debe cumplir con los requisitos higiénicos establecidos en Decreto 3075 de 1997 del Ministerio de Salud. Igualmente, se debe llevar cinta métrica para medir los espacios y cámara fotográfica para realizar el registro fotográfico.

1.8.2. Etapa de ejecución 1.8.2.1.

En la Sede de la Dirección General

Oficina de Aseguramiento de la Calidad  

Brindar asistencia técnica de acuerdo con los requerimientos de la Dirección de Primera Infancia sobre la implementación de los instrumentos y el procedimiento de Evaluación de Estándares. Elaborar los informes que se sean requeridos.

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Dirección Misional  

 

Controlar el cumplimiento del procedimiento de Evaluación de Estándares en el nivel Regional. Realizar el seguimiento al desarrollo del procedimiento de Evaluación de Estándares en Regionales y Centros Zonales. Brindar asistencia técnica a las Regionales y Centros Zonales sobre el modelo de supervisión contractual incluyendo la Evaluación de Estándares. Elaborar los informes que se sean requeridos.

1.8.2.2.     

En las Regionales

Actualizar directorios a partir del reporte de novedades que realicen los Centros Zonales, en el sistema de información o medio que defina cada área misional. Establecer espacios de coordinación con los supervisores y equipos de apoyo de la supervisión, con el fin de evaluar los avances y dificultades del desarrollo del procedimiento y analizar los resultados, mensualmente. Identificar y tramitar ante la Sede de la Dirección General – Dirección Misional, los requerimientos de asistencia técnica, según el tema, referidos a la Evaluación de Estándares para la Regional y Centros Zonales. Brindar asistencia técnica, según la necesidad, a los Centros Zonales en el desarrollo del procedimiento de Evaluación de Estándares. Elaborar los informes que sean solicitados por la Oficina de Aseguramiento de la Calidad y Direcciones Misionales respecto del procedimiento y de los instrumentos propiamente dichos.

1.8.2.3.

En los Centros Zonales



Actualizar la información de EAS y Unidades de Servicio frente a las novedades que se presenten en el Centro Zonal tales como: Puntos cerrados, cambios de dirección, teléfono, nombre del representante legal o responsable de la unidad de servicio, cambios de modalidad por no pertenecer a la programada, cierres parciales por licencia o incapacidad.



Analizar la información resultante de las visitas de Evaluación de Estándares, generando información para la toma de decisiones y el mejoramiento de la calidad de los servicios misionales.



Elaborar los informes que sean solicitados por la Oficina de Aseguramiento de la Calidad y las Direcciones Misionales respecto del procedimiento y de los instrumentos propiamente dichos.

Del supervisor y equipo de apoyo técnico de la supervisión Realizar las visitas de Evaluación de Estándares la cual tiene 3 fases: Fase de inicio El comienzo de la visita implica contemplar, ante todo, una ambientación y metodología que permitan establecer un clima psicológico amable, con el fin de que la comunicación y las relaciones fluyan libres de ansiedad,

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prevención, temores y se expresen en un nivel de respeto mutuo, de intercambios comunicacionales asertivos y proactivos. Se requiere realizar la presentación oficial del profesional que realiza la Evaluación de Estándares y compartir los objetivos de la visita. En esta fase se acuerda entre las partes, los aspectos de organización de la visita con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos de la misma. Por lo tanto, se llega a acuerdos sobre la agenda y para el caso de la EAS y unidades de servicio atendidas por más de una persona, se debe identificar las personas responsables que acompañan a cada miembro del equipo que hace la Evaluación de Estándares. Igualmente, se informan los tiempos promedios de las actividades y de manera específica se comunica que dispondrán de máximo una hora para allegar la documentación requerida. Los soportes documentales que no se entreguen en ese lapso no serán tenidos en cuenta. En esta fase, para las segundas visitas, debe identificarse si desde el día siguiente a la visita anterior de Evaluación de Estándares hubo ingresos de nuevos beneficiarios, si se han realizado obras que afecten la infraestructura y si ha habido deserciones o retiros del servicio que modifiquen el número total de niños, niñas atendidos. Para los casos en los cuales no ha habido cambio alguno se debe notificar a la EAS y UDS que para los estándares referidos a capacidad de espacios se tomarán las calificaciones obtenidas en la visita anterior.

Fase de desarrollo Durante esta fase, el o los profesionales deben realizar la Evaluación de los Estándares de acuerdo con la distribución que se definió en la etapa de planeación, esto implica que se evalúan de manera simultánea algunos estándares y por lo tanto no es necesario seguir el orden consecutivo en que aparecen consignados en el instrumento. Adicionalmente, se deben contemplar las estrategias evaluativas identificadas en cada una de las variables en el respectivo instrumento, las cuales son: »

Observación: Para reconocer las características de la situación analizada e indagar sobre ella con fines de establecer los elementos relevantes, positivos y negativos que influyen sobre el desarrollo de las actividades del servicio. Esta observación debe ser organizada y estar dirigida a los criterios de calidad que se especifican para los estándares. Si a partir de esta observación se detecta elementos que ameritan un análisis y una evaluación adicional, se debe hacer. Sin embargo, la observación es una técnica y por sí sola en algunas situaciones no permite concluir o determinar el nivel de cumplimiento frente a un estándar, por lo tanto debe complementar con revisión de soportes documentales, entrevistas, entre otros. Para los estándares que deban ser evaluados a partir de observación directa de los niños y las niñas, ésta no debe atentar contra la integridad y el respeto a ellos y ellas. Por ejemplo, para observar la presencia de piojos (pediculosis), cera en los oídos o posible maltrato, entre otros, establezca el contacto pero no se dirija de manera abierta a observar estos aspectos. No utilice frases alusivas a los aspectos que va a observar.

»

Revisión documental: Corresponde a la identificación y análisis de soportes que son la fuente de evaluación del cumplimiento de un estándar. El documento en sí mismo no es el objetivo de la evaluación, es el medio que se utiliza para establecer el cumplimiento de un estándar, por lo tanto si la EAS o unidades

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de servicio presentan soportes documentales distintos a los identificados en el instrumento, es indispensable que se evalúen y determinar si lo sustancial, que es el estándar, se está cumpliendo. »

Dialogo con niños y niñas: Es muy importante no dirigir la respuesta y hacer la pregunta de tal manera que les permita tener la confianza para expresar realmente lo que consideren pertinente.

»

Aplicación de encuesta: La aplicación de las encuestas requiere que las mujeres gestantes y madres lactantes lleven un tiempo en el servicio por el tipo de aspectos que se indagan. Los resultados carecerán de validez si se aplica una encuesta de opinión a beneficiarios que no tengan el conocimiento y la experiencia para opinar sobre los elementos indagados en las mismas.

»

Mediciones de espacios: La evaluación de la capacidad de espacios como aulas, talleres y comedores debe hacerse de manera precisa. Esto implica que se debe utilizar una cinta métrica que permita identificar con exactitud las dimensiones de estos espacios y bajo ninguna circunstancia deben evaluarse o calcularse a partir de la sola observación.

»

Registro fotográfico: Para las modalidades de Primera Infancia se debe tomar fotografías de la fachada de la Unidad de Servicio, área de almacenamiento de alimentos perecederos y no perecederos, área de distribución o servido de alimentos, cocina, baños y de todos los aspectos que sean considerados resultados que sustentan una “situación de acción inmediata”. El registro fotográfico debe hacerse por visita. El registro fotográfico debe permitir evidenciar los aspectos que soportan los resultados. En la primera visita se toman las fotografías señaladas anteriormente y en la segunda visita, para los casos a los que haya lugar, se hace registro fotográfico de los aspectos que permitan evidenciar cambios respecto de la primera visita.

»

Identificación de Situaciones de Acción Inmediata (SAI): Entendidas como aquellas situaciones que amenazan o vulneran los derechos de los (as) beneficiarios (as) de los servicios misionales contratados o que afectan la prestación del servicio, de tal forma que deben ser atendidas inmediatamente.

En la

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Cuadro 3 Categoría de SAI, se puede identificar la categoría de Situaciones de Acción inmediata, la cual aparece

registrada en la fila sombreada, por ejemplo Maltrato Físico. Así mismo, encuentra el tiempo máximo definido para cada SAI registrada, para algunas de estas Situaciones se les define un tiempo inmediato y para otras un tiempo máximo de 3 o 5 días. En las filas inferiores, se consignan los posibles responsables, de tal manera que en el Registro de la SAI, que debe llevarse a cada vista de evaluación de estándares que se realice, quede claramente consignado. A continuación, en la Cuadro 3 se presentan las Categoría de SAI:

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Cuadro 3 Categorías de SAI

Maltrato Físico / Tiempo: Inmediato EAS/UDS Par (compañero) Familia Biológica Servidor público ICBF Servidor público de otra entidad EPS/IPS Otra entidad Otro... Cual? Abuso sexual / Tiempo: Inmediato EAS/UDS Par (compañero) Familia Biológica Servidor público ICBF Servidor público de otra entidad EPS/IPS Otra entidad Otro... Cual? Negligencia referido a la falta de protección y cuidado mínimo por parte de quienes deber de hacerlo ya sea por omisión o descuido / Tiempo: Inmediato EAS/UDS Familia Biológica Servidor público ICBF Servidor público de otra entidad Registraduría EPS/IPS Otra entidad Otro... Cual? Maltrato otras clases de explotación / Tiempo: Inmediato EAS/UDS Servidor público ICBF Servidor público de otra entidad Familia Biológica Otra entidad Otro... Cual? Maltrato por explotación sexual / Tiempo: Inmediato EAS/UDS Servidor público ICBF Servidor público de otra entidad

tienen el

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Familia Biológica Otra entidad Otro... Cual? Maltrato por explotación trabajo infantil / Tiempo: Inmediato EAS/UDS Servidor público ICBF Servidor público de otra entidad Familia Biológica Otra entidad Otro... Cual? Maltrato por explotación peores formas de trabajo infantil / Tiempo: Inmediato EAS/UDS Servidor público ICBF Servidor público de otra entidad Familia Biológica Otra entidad Otro... Cual? Muerte causas no naturales / Tiempo: Inmediato EAS/UDS Par (compañero) Servidor público ICBF Servidor público de otra entidad Familia Biológica EPS/IPS Otra entidad Otro... Cual? Muerte causas naturales / Tiempo: Inmediato EAS/UDS Familia Biológica EPS/IPS Otra entidad Otro... Cual? Enfermedad grave / Tiempo: Inmediato EAS/UDS Servidor público ICBF Servidor público de otra entidad Familia Biológica EPS/IPS

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Otra entidad Otro... Cual? Sobrecupo / Tiempo: 5 días hábiles Lineamiento EAS/UDS Servidor público Servidor público ICBF Cupos aprobados en la licencia de funcionamiento EAS/UDS Servidor público Servidor público ICBF Atención de cupos superior a los contratados EAS/UDS Servidor público Servidor público ICBF No prestación del servicio / Tiempo: Inmediato Enfermedad o calamidad doméstica Situaciones de emergencia por desastres naturales Condiciones Higiénico sanitarias Situaciones de orden público Presunta negligencia del responsable directo de la atención Inconsistencia en documentos / Tiempo: 3 días hábiles Presunta falsedad Inconsistencia en datos Enmendaduras No tiene aviso o valla en parte visible del SPBF-ICBF / Tiempo: 5 días hábiles No entrega de valla por parte del ICBF No utilización de la valla por parte del prestador del servicio Incumplimiento de estándares / Tiempo: 5 días hábiles Variables que relacionan SAI Incumplimiento del (los) mismo(s) estándar(es) en 2 o más visitas consecutivas Cumplimiento inferior al 50% del número de cupos contratados: Tiempo: 5 días hábiles para iniciar el trámite correspondiente No cuenta con concepto sanitario o se encuentra condicionado: Tiempo: inmediato para iniciar el trámite correspondiente No cuenta con un servicio público ofertado en el municipio: Tiempo: inmediato para iniciar el trámite correspondiente No firma el acta visita: Tiempo: 3 días hábiles Alimentos / Tiempo: Inmediato No entrega de alimentos y/o medicamentos / Tiempo: Inmediato

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EAS UDS Entrega de alimentos y/o medicamentos no autorizados / Tiempo: Inmediato EAS UDS Riesgos ambientales / Tiempo: 3 días hábiles Riesgos por infraestructura física / Tiempo: 3 días hábiles No corresponde a la población atendida a la establecida en la Licencia de Funcionamiento / Tiempo: 3 días hábiles A través de estas herramientas evaluativas, realice la Evaluación siguiendo estrictamente las instrucciones consignadas para cada variable en el instrumento de Evaluación de Estándares. Sin embargo, frente a situaciones no contempladas o previstas en el instrumento, el análisis de la información debe fundamentarse siempre en el principio del interés superior del niño y la niña. Se debe maximizar el tiempo, pero no se debe dejar de revisar y leer cada variable, aunque crea recordar lo que en ésta se evalúa. Al hacer la Evaluación de los Estándares, sin identificar uno a uno los criterios de calidad definidos se afecta la validez y la confiabilidad de los resultados. Para ingresar al área de preparación de alimentos se debe adoptar las medidas de protección establecidas en Decreto 3075 de 1997 del Ministerio de Salud: » » » » » »

Mantener el cabello recogido y cubierto totalmente mediante malla, gorro u otro medio efectivo. Usar protector de boca y en caso de llevar barba, bigote o patillas, usar cubierta para ellas. Mantener las uñas cortas, limpias y sin esmalte. Usar calzado cerrado, de material resistente e impermeable y de tacón bajo. No se permite usar anillos, aretes, joyas u otros accesorios. No está permitido comer, beber, o masticar cualquier objeto o producto, fumar o escupir en las áreas de producción o en cualquier otra zona donde exista riesgo de contaminación del alimento.

Para las segundas vistas es necesario que se haga seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos durante los procesos de evaluación anteriores y determinar si las acciones de mejora se han efectuado.

Fase de cierre a. Calificación y Registro de la información

Las condiciones de calificación varían en algunos de los elementos que la conforman para las EAS y Unidades de Servicio, por lo tanto, se hace una descripción sobre la calificación para cada una de ellas por separado. Para ambos casos, se debe prever un tiempo significativo para el diálogo y análisis de los resultados. Así mismo, la hoja de caracterización y registro debe diligenciarse en su totalidad y consignar los resultados

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correspondientes. Antes de registrar la información, es indispensable asegurarse que la calificación obtenida corresponde al resultado alcanzado, por lo tanto hay que revisar que no existan errores en la valoración de los estándares y su respectiva sumatoria. Para las Unidades de Servicio, el profesional que realiza la visita por componente, debe hacer el análisis y entrega de resultados de las variables y estándares específicos que corresponden a su(s) respectivo(s) componente(s). Es decir, el profesional en nutrición, entrega los resultados del componente de Salud y Nutrición, el profesional psicosocial entrega los resultados de los componentes de Familia, comunidades y redes, el pedagogo los correspondientes al proceso pedagógico y al componente de Ambientes educativos y protectores, y finalmente, el administrativo presenta los resultados del proceso Administrativo y de gestión y consolida la información de cada uno de los componentes evaluados con anticipación por los otros profesionales en la Unidad de Servicio visitada y presenta tanto los de su componente como los globales a la Unidad. Con relación a los resultados cuantitativos, éstos se agrupan en cuatro categorías a saber: Tabla 1 Equivalencias de puntaje, condición y calificación

PUNTAJE 100 Entre 99 y 90 Entre 89 y 80 Menor o igual a 79

CONDICIÓN Bueno Regular Deficiente Malo

CALIFICACIÓN 4.00 3.99 - 3.50 3.49 - 3.00 2.99 o menos

Es de anotar que un puntaje de 100, que corresponde a una calificación de 4, evidencia una condición de cumplimiento de aquellos aspectos básicos y fundamentales que permiten concluir que el servicio está cumpliendo con las especificaciones técnicas, administrativas y jurídicas definidas en los lineamientos técnicos, manuales operativos y normas aplicables a la modalidad. En ningún caso se considera que esta calificación equivale a una condición de excelencia del servicio. Para las Entidades Administradoras de Servicio, la calificación de los resultados de la visita tiene un componente cuantitativo y uno cualitativo. El cuantitativo se refiere al puntaje global del cumplimiento de estándares definidos para la modalidad evaluada, los puntajes por tipo de estándar y por responsable y a la calificación; el resultado cualitativo corresponde al concepto emitido por parte del profesional encargado de realizar la visita de Evaluación de Estándares. Para realizar los cálculos y obtener los puntajes de cumplimiento, se cuenta con dos tipos de registros que permiten realizar las operaciones correspondientes. El primero de ellos, presentado en la Tabla N° 2 “Consolidado de resultados de cumplimiento de visitas de Evaluación de Estándares global y tipo de estándar para Entidades Administradoras de Servicio de Primera Infancia ”, permite por una parte, registrar el resultado frente al cumplimiento global en la prestación del servicio, y por otra, una calificación sobre el cumplimiento por tipo de estándar. A continuación, se presenta la tabla que corresponde a las Entidades Administradoras de Servicio de Primera Infancia:

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Tabla 2 Consolidado de resultados de cumplimiento de visitas de Evaluación de Estándares global y tipo de estándar para Entidades Administradoras de Servicio de Primera Infancia 4

(1) Estándar

(2) Valor máximo

Vs Resultado

160

Vs Proceso

200

Vs Recurso

230

(3) Valor a obtener descontando No aplica

(4) Valor obtenido

(5) Puntaje de cumplimiento

(7)

(8)

190

(6) Puntaje Resultado global = Sumatoria columna (5) /3

En la columna 1: Se encuentran relacionados los tipos de estándares en el orden en que están agrupados en el instrumento: Resultado, proceso, recursos. En la columna 2: Se registra la sumatoria del valor estándar del conjunto de variables que conforman cada grupo de estándares (Resultado, Proceso, Recursos). En la columna 3: En caso de que se hagan efectivos los NO APLICA, se registra el valor máximo a obtener para cada tipo de estándar, descontando los valores de las variables que no aplican para cada uno. Por ejemplo, si en el estándar proceso no aplica la variable denominada “Denuncia de casos de maltrato” el valor máximo para este tipo de estándares no sería 200 sino 190, teniendo en cuenta que la calificación asignada a cada estándar es de 10 (Tabla 2). En la columna 4: Se registra el valor total obtenido a partir de la visita de Evaluación de Estándares. Se identifica este valor realizando la sumatoria de cada uno de los estándares por grupo (Resultado, Proceso y Recursos). En la columna 5: Se realiza el cálculo del puntaje obtenido de cumplimiento, para el caso en donde todas la variables aplican, se consigna como numerador el valor contemplado en la columna (4) y en el denominador el valor consignado en la columna (2) y este resultado se multiplica por 100 (valor columna 4)/(valor columna 2)*100. Para los casos en los cuales se hagan efectivos los NO APLICA se consigna como numerador el valor contemplado en la columna (4) y en el denominador el valor consignado en la columna (3) para el grupo de estándares en donde tuvo que descontar el no aplica, para los otras casos (donde no hubo necesidad de descontar el no aplica) traslade a la columna 3 los datos correspondientes registrados en la columna 2 y este resultado se multiplica por 100 (valor columna 4)/(valor columna 3)*100 Se registra el valor obtenido de la operación realizada en la columna. En el numeral 6: Se debe calcular el puntaje global del instrumento, para lo cual se realiza la sumatoria de los tres valores consignados columna (5) y este valor se divide en tres. En el numeral 7: Se registra el resultado anterior, consignando sin decimales.

4

Los valores registrados en la tabla corresponden a un ejemplo, cada modalidad tendrá valores máximo diferentes.

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En el numeral 8: Se debe consignar la calificación obtenida, de acuerdo con el puntaje y lo relacionado en la tabla 5. En dicha tabla identifique el puntaje obtenido en la columna “PUNTAJE” e identifique la calificación que le corresponde, la cual aparece registrada en la columna denominada “CALIFICACIÓN”.

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Tabla 3 Relación Puntaje - Calificación PUNTAJE 100 99 98 97 96 95 94 93 92 91 90 89 88 87 86 85 84 83 82 81 80 79 78 77 76 75 74 73 72 71 70 69 68 67 66

CALIFICACIÓN 4,00 3,99 3,94 3,88 3,83 3,77 3,72 3,66 3,61 3,55 3,50 3,49 3,44 3,38 3,33 3,27 3,22 3,16 3,11 3,05 3,00 2,99 2,95 2,91 2,88 2,84 2,80 2,76 2,73 2,69 2,65 2,61 2,57 2,54 2,50

PUNTAJE CALIFICACIÓN 65 2,46 64 2,42 63 2,38 62 2,35 61 2,31 60 2,27 59 2,23 58 2,20 57 2,16 56 2,12 55 2,08 54 2,04 53 2,01 52 1,97 51 1,93 50 1,89 49 1,85 48 1,82 47 1,78 46 1,74 45 1,70 44 1,67 43 1,63 42 1,59 41 1,55 40 1,51 39 1,48 38 1,44 37 1,40 36 1,36 35 1,32 34 1,29 33 1,25 32 1,21 31 1,17

PUNTAJE CALIFICACIÓN 30 1,14 29 1,10 28 1,06 27 1,02 26 0,98 25 0,95 24 0,91 23 0,87 22 0,83 21 0,79 20 0,76 19 0,72 18 0,68 17 0,64 16 0,61 15 0,57 14 0,53 13 0,49 12 0,45 11 0,42 10 0,38 9 0,34 8 0,30 7 0,26 6 0,23 5 0,19 4 0,15 3 0,11 2 0,08 1 0,04 0 0,00

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Adicionalmente, se debe calcular el resultado por responsable para lo cual debe basarse en la Tabla 4. Tabla 4 Consolidado de puntajes de cumplimiento de visitas de Evaluación de Estándares por responsable para Entidades Administradoras de Servicio de Primera Infancia 5

(1) Responsable

Entidad Familia ICBF

(2) Valor Máximo sin N/A

(3) Valor a obtener descontando No aplica

840 20 20

830

(4) Valor obtenido

(5) Puntaje de cumplimiento (Tomar 2 decimales)

(6) Calificación Obtenida

En la columna 1: Aparecen discriminados los responsables identificados para el cumplimiento de un estándar. En la columna 2: Contiene la sumatoria total de las calificaciones asignadas a los estándares del conjunto de variables identificadas para cada responsable. En la columna 3: En caso en que se hagan efectivos los NO APLICA, se registra el valor máximo a obtener, descontando los valores de las variables que no aplican para cada responsable. Por ejemplo, si no aplica la variable denominada “Denuncia de maltrato” el valor máximo para el responsable denominado “Entidad” no sería 840 sino 830, teniendo en cuenta que la calificación asignada a cada estándar es de 10. (Tabla ) En la columna 4: Identifique en la hoja de caracterización y registro las variables que corresponden a cada responsable, tanto en estándares de resultado, proceso y recursos y realice la sumatoria de las calificaciones obtenidas en cada variable. Consigne por tipo de responsable el valor obtenido. En la columna 5: Realice el cálculo del puntaje de cumplimiento. Para el caso en donde todas la variables aplican se consigna como numerador el valor contemplado en la columna (4) y en el denominador el valor consignado en la columna (2) y este resultado se multiplica por 100 (4)/(2)*100. Para los casos en los cuales se hagan efectivos los NO APLICA se consigna como numerador el valor contemplado en la columna (4) y en el denominador el valor consignado en la columna (3) para el grupo de estándares en donde tuvo que descontar el no aplica, para los otras casos (donde no hubo necesidad de descontar el no aplica) traslade a la columna 3 los datos correspondientes registrados en la columna 2 y este resultado se multiplica por 100 (valor columna 4)/(valor columna 3)*100 Registre el valor obtenido en la operación sin decimales. En la columna 6: Se debe consignar la calificación obtenida, de acuerdo con el puntaje y lo relacionado en la tabla 6. En dicha tabla identifique el puntaje obtenido en la columna “PUNTAJE” e identifique la calificación que le corresponde, la cual aparece registrada en la columna denominada “CALIFICACIÓN”. En la Tabla 5 Condición por responsable” se ubica, por responsable, la condición alcanzada teniendo en cuenta los cuatro rangos de calificación definidos.

5

Los valores registrados en la tabla corresponden a un ejemplo, cada modalidad tendrá valores máximo diferentes.

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Tabla 5 Condición por responsable6

Responsable Entidad Condición 100 de puntaje: Bueno (calificación 4) Entre 99 y 90 de puntaje: Regular (calificación de 3.99 a 3.5)

Familia

ICBF NAL

Centro Zonal 100

95.65

94.5

Entre 89 y 80 de puntaje: Deficiente (calificación de 3.49 a 3) 80

Menor o igual a 79 de puntaje: Malo (calificación de 2.99 o menos)

Se debe consignar el valor obtenido en la celda de acuerdo con el rango correspondiente para cada uno de los responsables, como se muestra en la tabla anterior. Para las Unidades de Servicio de Primera Infancia Para las Unidades de Servicio, la calificación de los resultados de la visita tiene un referente cuantitativo y uno cualitativo. Sin embargo, teniendo en cuenta que las vistas se hacen para evaluar de manera independiente los componentes, se establece una diferencia en el registro de calificación para las vistas del componente de Familia, Comunidades y Redes, Salud y Nutrición, Proceso Pedagógico, y Ambientes Educativos y Protectores. Para las visitas a UDS en los componentes de Familia, Comunidades y Redes, Salud y Nutrición, Proceso Pedagógico, y Ambientes Educativos y Protectores, el reporte cuantitativo se refiere al puntaje obtenido por componente, a la calificación por componente y a la condición por componente, los cuales deben ser consignados en la Tabla 6 y Tabla 7 respectivamente. Tabla 6 Consolidado de puntaje de resultados de cumplimiento de visitas de Evaluación de Estándares por Componente a la Unidad de Servicio de Primera Infancia7

(1) Estándar/ Componente

6

(2) Valor máximo

Familia, comunidades y redes Salud y Nutrición

100

Pedagógico

150

(3) Valor a obtener descontando No aplica

(4) Valor obtenido

(5) Puntaje de cumplimiento

250

Los valores registrados en la tabla corresponden a un ejemplo, cada modalidad tendrá valores máximo diferentes. 7 Los valores registrados en la tabla corresponden a un ejemplo, cada modalidad tendrá valores máximo diferentes.

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Ambientes educativos 80 70 y protectores Proceso administrativo 70 y de gestión (6) Puntaje Resultado global = Sumatoria columna (5) /5

(7)

(8)

En la columna 1: Se encuentran relacionados los componentes que son evaluados por visita. Recuerde que el componente pedagógico y el componente de ambientes educativos y protectores se evalúan en una visita, el componente de Familia, Comunidades y Redes y Proceso Administrativo y de Gestión en otra visita y el componente de Salud y Nutrición en otra visita. En la columna 2: Se registra la sumatoria del valor estándar del conjunto de variables que conforman cada componente (Familia, Comunidades y Redes, Salud y Nutrición y el Proceso Administrativo y de Gestión). En la columna 3: En caso de que se hagan efectivos los NO APLICA, se registra el valor máximo a obtener para cada tipo de componente, descontando los valores de las variables que no aplican para cada uno. Por ejemplo si no aplica la variable denominada “Servicio de Transporte” en el componente de Ambientes educativos y protectores el valor máximo para este tipo de estándares no sería 80 sino 70, teniendo en cuenta que la calificación asignada a cada estándar es de 10 (Tabla 6). En la columna 4: Se registra el valor total obtenido a partir de la visita de Evaluación de Estándares. Se identifica este valor realizando la sumatoria de cada uno de los estándares por componente (Familia, Comunidades y Redes, Salud y Nutrición y el Proceso Administrativo y de Gestión). En la columna 5: Se realiza el cálculo del puntaje obtenido de cumplimiento. Para el caso en donde todas la variables aplican, se consigna como numerador el valor contemplado en la columna (4) y en el denominador el valor consignado en la columna (2) y este resultado se multiplica por 100 (valor columna 4)/(valor columna 2)*100. Para los casos en los cuales se hagan efectivos los NO APLICA se consigna como numerador el valor contemplado en la columna (4) y en el denominador el valor consignado en la columna (3) para el grupo de estándares en donde tuvo que descontar el no aplica, para los otras casos (donde no hubo necesidad de descontar el no aplica) traslade a la columna 3 los datos correspondientes registrados en la columna 2 y este resultado se multiplica por 100 (valor columna 4)/(valor columna 3)*100 Se registra el valor obtenido de la operación realizada en la columna. En el numeral 6: Este cálculo solo lo realiza el profesional que consolida la información de todas las visitas realizadas a la misma unidad de servicio para lo cual debe realiza la sumatoria de los valores de los seis componentes consignados columna (5) y este valor se divide por seis. En el numeral 7: Se registra el resultado anterior, consignando hasta dos decimales. En el numeral 8: Se debe consignar la calificación obtenida, de acuerdo con el puntaje y lo relacionado en la tabla 5. En dicha tabla identifique el puntaje obtenido en la columna “PUNTAJE” e identifique la calificación que le corresponde, la cual aparece registrada en la columna denominada “CALIFICACIÓN”. Este registro debe hacerse por visita, es decir, si en la visita realizada se evalúa sólo el componente de Salud y Nutrición, debe aparecer consignado el resultado de dicho componente.

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A partir de haber obtenido todos los resultados se debe diligenciar el acta de visita. En el acta de visita de Evaluación de Estándares, específica por modalidad, se registran los resultados obtenidos, por componente y por responsable. Así mismo, permite consignar el concepto emitido por los profesionales que realizan la evaluación, sobre las condiciones de calidad del servicio a nivel general y específico para cada uno de los componentes definidos. Tabla 7 Consolidado de puntajes de cumplimiento de visitas de Evaluación de Estándares por responsable para Unidades de Servicio de Primera Infancia8

(1) Responsable

Entidad Familia ICBF

(2) Valor Máximo sin N/A

(3) Valor a obtener descontando No aplica

530 200 50

520

(4) Valor obtenido

(5) Puntaje de cumplimiento (Tomar 2 decimales)

(6) Calificación Obtenida

En la columna 1: Aparecen discriminados los responsables identificados para el cumplimiento de un estándar. En la columna 2: Contiene la sumatoria total de las calificaciones asignadas a los estándares del conjunto de variables identificadas para cada responsable. En la columna 3: En caso en que se hagan efectivos los NO APLICA, se registra el valor máximo a obtener, descontando los valores de las variables que no aplican para cada responsable. Por ejemplo, si no aplica la variable denominada “Denuncia de maltrato” el valor máximo para el responsable denominado “Entidad” no sería 530 sino 520, teniendo en cuenta que la calificación asignada a cada estándar es de 10. En la columna 4: Identifique en el instrumento las variables que corresponden a cada responsable y realice la sumatoria de las calificaciones obtenidas en cada variable por responsable. Consigne por tipo de responsable el valor obtenido. En la columna 5: Realice el cálculo del puntaje de cumplimiento. Para el caso en donde todas la variables aplican se consigna como numerador el valor contemplado en la columna (4) y en el denominador el valor consignado en la columna (2) y este resultado se multiplica por 100 (4)/(2)*100. Para los casos en los cuales se hagan efectivos los NO APLICA se consigna como numerador el valor contemplado en la columna (4) y en el denominador el valor consignado en la columna (3) para el grupo de estándares en donde tuvo que descontar el no aplica, para los otras casos (donde no hubo necesidad de descontar el no aplica) traslade a la columna 3 los datos correspondientes registrados en la columna 2 y este resultado se multiplica por 100 (valor columna 4)/(valor columna 3)*100 Registre el valor obtenido en la operación con dos decimales.

8

Los valores registrados en la tabla corresponden a un ejemplo, cada modalidad tendrá valores máximo diferentes.

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En la columna 6: Se debe consignar la calificación obtenida, de acuerdo con el puntaje y lo relacionado en la tabla 6. En dicha tabla identifique el puntaje obtenido en la columna “PUNTAJE” e identifique la calificación que le corresponde, la cual aparece registrada en la columna denominada “CALIFICACIÓN”. En la Tabla 8 “Condición por responsable” se ubica, por responsable, la condición alcanzada teniendo en cuenta los cuatro rangos de calificación definidos. Tabla 8 Condición por responsable

Responsable Condición 100 de puntaje: Bueno (calificación 4) Entre 99 y 90 de puntaje: Regular (calificación de 3.99 a 3.5)

Entidad

Familia

95.65

94.5

ICBF NAL

Centro Zonal 100

Entre 89 y 80 de puntaje: Deficiente (calificación de 3.49 a 3) Menor o igual a 79 de puntaje: Malo (calificación de 2.99 o menos)

80

Se debe consignar el valor obtenido en la celda de acuerdo con el rango correspondiente para cada uno de los responsables, como se muestra en la tabla anterior.

A partir de haber obtenido todos los resultados se debe diligenciar el acta de visita. En el acta de visita de Evaluación de Estándares, especifica por modalidad, se registran los resultados obtenidos, por componente y responsable. Así mismo, permite consignar el concepto emitido por los profesionales que realizan la evaluación, sobre las condiciones de calidad del servicio a nivel general y específico para cada uno de los componentes definidos. En el apartado “Concepto por componente” se debe anotar cual es la conclusión que tiene el profesional que ha realizado la visita de Evaluación de Estándares sobre el funcionamiento y la calidad del servicio que se está evaluando referido al o los componentes que ha evaluado. Este debe ser objetivo y concreto, sin hacer uso de un lenguaje coloquial y permitiendo al lector tener claridad de las condiciones de la prestación del servicio en su globalidad. De manera más detallada los conceptos por componente son construcciones, por medio de las cuales se expresa la comprensión de las condiciones de calidad de los estándares que se han agrupado, es decir el concepto recoge la apreciación técnica del profesional que realiza la visita a partir de los resultados obtenidos, del diálogo con los niños y niñas, de la revisión documental y de la observación realizada durante toda la visita. El concepto debe contener unos mínimos a saber:

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»

Una descripción de las estrategias de evaluación (observación, evaluación documental, encuestas, etc). A manera de ejemplo se puede iniciar su redacción así: A partir de la observación, entrevistas con niños y niñas del CDI se puede concluir….

»

Expresa la conclusión que se obtiene a partir de los resultados. Por ejemplo … que el proceso de atención brindado a los niños y niñas les permiten avanzar en su desarrollo, potenciar los factores protectores que tienen y disminuir o eliminar los factores de vulnerabilidad teniendo en cuenta las características de la población y el tipo de modalidad.

Y no debe: »

Contener la caracterización de la población y la relación de estándares cumplidos o incumplidos.

Debe asegurarse que quede consignada en el acta en “Observaciones del responsable de la entidad o unidad de servicio que recibe la visita” de la entidad o unidad evaluada”, las apreciaciones de los supervisados sobre diferencias que no se hayan podido concertar, así como la percepción sobre la actitud y trato que se ha tenido por los profesionales que han realizado la visita. Esto permitirá en primer lugar, asegurar la participación final de quien se evalúa y en segundo lugar formalizar las observaciones que se presentan respecto al desarrollo de la visita y así disminuir observaciones posteriores que no pueden ser objeto de Evaluación. Se debe compartir los resultados con las directivas y el equipo técnico de la EAS o los responsables de las respectivas unidades de servicio (madre comunitaria, coordinador del Hogar Infantil, entre otros). Posterior a esto, se tiene que diligenciar el plan de mejoramiento en el formato definido por el ICBF. En dicho formato se debe registrar cada una de los estándares no cumplidos, discriminando los criterios y aspectos específicos que no se cumplen y sobre estos estándares hacer un análisis que permitía identificar las posible causas, las acciones a desarrollar para superar dicha debilidad y definir los tiempos y responsables en su ejecución. Si alguno de los estándares no cumplidos son de responsabilidad de un actor distinto a la EAS o UDS, es el profesional(es) del ICBF quien(es) debe formular las posibles causas y actividades de mejora. Para el caso de las EAS de Primera Infancia que tienen UDS a cargo es necesario que los planes de mejoramiento que se hayan ido formulando en cada UDS sean remitidos previamente a la EAS con el fin de que ésta conozca uno a uno los resultados obtenidos, los analicen y definan la acciones específicas requeridas, de tal manera que se puedan vincular dichas acciones en su respectivo plan de mejoramiento el día que se les haga la visita de Evaluación de Estándares. Finalmente en la visita, se debe hacer lectura de todos los documentos soporte de la visita para que sean firmados por las partes y hacer entrega de una copia de estos documentos a la EAS o UDS (física o magnética). Teniendo en cuenta lo anterior, el informe de la visita lo constituyen la hoja de caracterización y registro, la hoja de calificación, el acta de visita, el registro fotográfico y el plan de mejoramiento. Finalmente, si posterior a la visita se detecta una calificación equivocada por errores de algún tipo, se debe realizar un acta aclaratoria la cual debe ir firmada por las partes involucradas y subirse al sistema que disponga la Dirección de Primera Infancia para este fin.

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Registro de información Los profesionales que realizan la visita deben ingresar la información al sistema de información que disponga la Sede de la Dirección General – Direcciones Misionales. Esta información debe ser cargada máximo a los cinco días de haber realizado la visita de tal forma que se cuente con los datos completos, los soportes y el registro fotográfico correspondiente. Para el caso de Primera Infancia respecto de las unidades de servicio, el registro lo realiza cada uno de los profesionales que evalúan un componente, de tal forma que a los cinco días de haber realizado la cuarta vista a una misma unidad de servicio, ésta debe contener la totalidad de los resultados de la unidad de servicio. Este registro denominado EV12, debe ser remitido al Referente Regional para que éste consolide los EV12 de los equipo de apoyo al supervisor, de la respectiva Regional. Se debe contar con el consolidado Regional por modalidad a los cinco días hábiles del mes vencido. El Referente Regional, a su vez, debe remitirla al profesional responsable en la Dirección de Primera Infancia, de la Macroregión que le corresponde, los archivos EV 12 mensuales por modalidad. Así mismo, el supervisor del Contrato debe remitir al grupo Jurídico de la Regional y como parte de su informe de supervisión, los documentos producto de la visita de Evaluación de Estándares en el medio que defina las Direcciones Misionales , que como ya se mencionó son: Acta de visita, hoja de caracterización y registro, hoja de calificación, plan de mejoramiento.

b. Análisis de los resultados y decisiones a tomar La evaluación permite establecer si la EAS o la unidad de servicio están dando cumplimiento a las obligaciones contraídas o si, por el contrario, están incumpliendo los compromisos pactados. Los resultados de la visita de Evaluación de Estándares pueden expresarse en resultados positivos y resultados negativos. » Se entiende por resultado positivo, el cumplimiento de los estándares de calidad establecidos para una modalidad, el cual expresa que la EAS o UDS está prestando un servicio orientado a garantizar o restablecer los derechos de la población atendida, según sea el caso. Un resultado es positivo, cuando la EAS o UDS obtiene una calificación total igual al 100 % del estándar definido para la modalidad y no se levantaron Situaciones de acción inmediata producto de una condición generada al interior del servicio. » Se entiende por resultado negativo, el incumplimiento de los estándares de calidad establecidos para la modalidad, lo cual expresa que la EAS o UDS no está prestando un servicio orientado a garantizar o restablecer los derechos de los beneficiarios del servicio de acuerdo con los lineamientos técnicos, manuales operativos y normatividad vigente. Un resultado es negativo cuando la EAS o UDS obtiene una calificación total, igual o inferior al 99 % del estándar definido para cada modalidad de servicio y/o cuando se levanta una Situación de acción inmediata producto de una condición generada al interior del servicio.

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Para determinar cuál es el procedimiento a seguir frente a los resultados obtenidos en el proceso de Evaluación de Estándares, es necesario establecer si el resultado es positivo o negativo, discriminando por actor corresponsable la condición detectada. Del tipo de resultado que se encuentre se desprende el tipo de decisión que debe tomarse. Si los resultados son positivos: Se enmarca las actuaciones en un seguimiento a la prestación del servicio. Si los resultados son negativos: A partir de la condición identificada por el resultado obtenido se establecen igualmente actuaciones diferenciadas. Para el caso de resultados entre el 99 y 90 de puntaje de cumplimiento se debe hacer el seguimiento al plan de mejoramiento, teniendo en cuenta los plazos definidos y acordados en el mismo y solicitar a la Coordinación del Centro Zonal se brinde la asistencia técnica requerida a corto plazo, es decir máximo al mes de haber realizado la visita. Así mismo, el supervisor del contrato debe realizar el requerimiento por escrito a la EAS, ya sea por los resultados directos de su vista o por resultados de alguna de las UDS que administra, informando del posible incumplimiento y solicitando las explicaciones a las que haya lugar, para lo cual debe fijar un tiempo máximo para responder a este requerimiento. Si a partir del análisis de la respuesta, ésta no es satisfactoria, se debe proceder de acuerdo con lo estipulado en el Guía de Supervisión de Contratos y Convenios suscritos por el ICBF, emanado por la Dirección de Contratación. Para el caso de resultados entre el 89 y 80 % de cumplimiento se generan las mismas actuaciones descritas arriba, solo que el plazo para la asistencia técnica debe ser a más tardar a los 5 días de realizada la visita, pues se genera una condición de riesgo alto para los niños y niñas. Para el caso de resultados menores de 80%, en el caso de EAS, se debe iniciar sin lugar a dudas el debido proceso para establecer algún tipo de sanción, realizar un seguimiento riguroso y brindar la asistencia técnica correspondiente; si es una unidad de servicio debe evaluarse la pertinencia de cierre o no de la misma, para lo cual debe tener en cuenta si existen las condiciones que permitan su cualificación o si por el contrario no se presentan dichas condiciones y la probabilidad de transformación es nula o mínima. En todos los casos se debe realizar un seguimiento a corto plazo, es decir mínimo tres visitas consecutivas de tal manera que queden amparadas y soportadas las decisiones que deban tomarse. Las dos primeras visitas, se realizarán por parte de los profesionales designados por la Dirección Regional correspondiente y la tercera por un profesional de la Oficina de Aseguramiento de la Calidad. No se puede omitir el debido proceso en el caso de unidades de servicio. Se tiene que tener en cuenta para el análisis anterior en todos los casos, si el incumplimiento es de responsabilidad exclusiva del contratista o unidad de servicio o es de competencia de otros actores. En caso de que sea responsabilidad de otros actores las acciones de cualificación están directamente relacionadas con la gestión que logre hacer el Centro Zonal respectivo respecto de los estándares incumplidos. Los plazos para estas actuaciones son los mismos que los definidos para las EAS y UDS. Un incumplimiento es de responsabilidad exclusiva de la EAS o US, cuando teniendo la autonomía y recursos suficientes para cumplir lo pactado en el contrato y/o en los lineamientos técnicos del proyecto omite hacerlo;

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por ejemplo, cumplir con las minutas establecidas o garantizar que los niños, niñas o adolescentes cuenten con elementos de aseo personal. Un incumplimiento es de competencia de otros actores, cuando la EAS o UDS realiza la gestión necesaria para cumplir con lo pactado en el contrato y/o lineamientos técnicos del proyecto, pero la decisión para lograrlo depende de otros; por ejemplo, la obtención del registro civil, la entrega de material didáctico duradero para el caso de hogares comunitarios de bienestar. De cualquier manera, independiente de la calificación obtenida por la EAS o UDS, si se observan situaciones de vulneración de derechos (por ejemplo, maltrato o abuso sexual), estos hechos por sí mismos, constituyen una situación grave que exige la intervención inmediata por parte del supervisor del contrato sin perjuicio de las demás acciones que sean pertinentes (por ejemplo penales). Frente a estas situaciones, debe procederse de acuerdo con lo establecido en la Circular 06 Junio 29 de 2006, Acciones a seguir para prevenir y/o atender situaciones de abuso o maltrato de niños menores de edad en el proceso administrativo de protección y adopciones, en el Código de la Infancia y la Adolescencia y en los lineamientos de primera infancia.

c. Gestión de resultados Situaciones de Acción Inmediata No. Inicio

1

2

3

Actividad

Responsable

Registro

Instrumentos de Evaluación de Realizar la visita e identificar una Situación de Acción Profesionales que estándares Inmediata realizan la visita de evaluación de “F1.G1.MPEV2 versión Ver criterios estándares 5 Formato Registro de Situaciones de Acción Inmediata” “F1.G1.MPEV2 versión Diligenciar el “Formato seguimiento de Situaciones de Profesionales que 5 Formato de Acción Inmediata” estableciendo las acciones a seguir realizan la visita de seguimiento de frente a la SAI identificada y aprobación del Supervisor del evaluación de Situaciones de Acción Contrato frente a las acciones formuladas. estándares. Inmediata” (Archivo Excel) “F1.G1.MPEV2 versión 5 Formato de Registro de Situaciones de Remitir el “Formato de Registro de Situaciones de Acción Acción Inmediata” Inmediata” diligenciado en la EAS o Unidad de Servicio Profesionales que durante la visita de evaluación de estándares, de manera realizan la visita de “F1.G1.MPEV2 versión inmediata, al profesional psicosocial del equipo de evaluación de 5 Formato de supervisión quien realiza la consolidación en el archivo de estándares. seguimiento de seguimiento. Situaciones de Acción Inmediata” (Archivo Excel)

No. 4

5 P.C.

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Actividad

Responsable

Profesionales que Identificar si la situación de acción inmediata es de realizan la visita de competencia de una instancia diferente al equipo de evaluación de supervisión, como defensores de familia o Centro Zonal. estándares. Verificar la pertinencia, suficiencia y factibilidad de las acciones propuestas, plazos y responsables frente a cada una de las acciones reportadas y remitir la base al referente profesional designado por la Dirección de Primera Infancia Supervisor del Contrato en el nivel Regional. Si las acciones son pertinentes, suficientes y factibles: Ir a la actividad 6 No: Ir a la actividad 7

Registro Memorando, correo electrónico, etc. “F1.G1.MPEV2 versión 5 Formato de seguimiento de Situaciones de Acción Inmediata” (Archivo Excel)

6

Analizar la situación de las EAS o UDS, con el fin de tomar Supervisor del Contrato las decisiones técnicas, administrativas o jurídicas según Memorando y Centro Zonal corresponda. Ver condiciones operativas.

7

Remitir al profesional del equipo de apoyo correspondiente, el Formato de seguimiento de Situaciones de Acción Supervisor del Contrato Inmediata, para que realice los ajustes requeridos frente a las acciones formuladas.

8

9

10 P.C.

11

“F1.G1.MPEV2 5 Formato seguimiento Situaciones de Inmediata” (Archivo Excel) “F1.G1.MPEV2 5 Formato seguimiento Situaciones de Inmediata” (Archivo Excel)

versión de de Acción

“F1.G1.MPEV2 Actualizar semanalmente el consolidado de los avances en Profesional psicosocial 5 Formato las acciones adelantadas a la(s) Situación(es) de Acción del equipo de seguimiento Inmediata y de los cierres. supervisión. Situaciones de Inmediata” (Archivo Excel) Verificar las acciones ejecutadas enviadas identificando su pertinencia, factibilidad y suficiencia por la Regional y emitir “F1.G1.MPEV2 concepto de cierre o no de las SAI Ver condiciones 5 Formato operativas Equipo de supervisión seguimiento Dirección de Primera Situaciones de Los casos se pueden cerrar, Infancia. Inmediata” (Archivo Excel) Si: ir a la actividad 12 No: ir a la actividad 11 “F1.G1.MPEV2 Solicitar, con término perentorio, a los equipos profesionales 5 Formato la realización de las acciones propuestas por la Dirección de Equipo de supervisión seguimiento Primera Infancia para el cierre de los casos y de no ser Dirección de Primera Situaciones de ejecutadas remitir comunicación a Control Interno Infancia. Inmediata” Disciplinario.

versión de de Acción

Remitir a la Dirección de Primera Infancia – al referente Profesional psicosocial Nacional del grupos de supervisión correspondiente a la del equipo de Regional el “Formato de seguimiento de Situaciones de supervisión. Acción Inmediata”

versión de de Acción

versión de de Acción

versión de de Acción

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No.

Actividad

Responsable

Registro Memorando a Control Interno Disciplinario

12

Profesional designado Cerrar el caso y reportar la novedad al supervisor del por la Dirección de contrato. Primera Infancia en el nivel Regional.

“F1.G1.MPEV2 versión 5 Formato de seguimiento de Situaciones de Acción Inmediata” (Archivo Excel)

Nota: P.C. Punto de Control Criterios: 1. Remitir al profesional psicosocial del equipo de supervisión el formato de SAI de manera inmediata y las acciones generadas »

Bajo ninguna circunstancia deben repetir el registro de la acción inicialmente enviada.

»

Los tiempos máximos definidos para la realización de las acciones que permiten solucionar las situaciones identificadas, oscilan entre dos y cinco días máximo. Estos tiempos varían en función de la gravedad de la situación y están identificados en el Cuadro 3 de la presente Guía.

2. Consolidar todas las SAI de la respectiva Regional 3. Remitir a equipo de supervisión Dirección de Primera Infancia, los consolidados mensuales a los cinco días siguientes del mes vencido, en el archivo denominado “Formato de Registro de Situaciones de Acción Inmediata”. Se debe tener en cuenta en el diligenciamiento del formato que: » » »

Todos los campos del archivo deben estar diligenciados No se puede cambiar la estructura del archivo. Formato SAI escaneado y firmado

4. Cuando el profesional psicosocial del equipo de supervisión se ausente, la Dirección de Primera infancia en coordinación con la Dirección Regional definirán el profesional que asume dicha función. 5. Si se identifica algún error como por ejemplo, la categorización de una SAI o el mismo caso registrado en más de una oportunidad, debe informarse al profesional psicosocial del equipo de supervisión, por medio de correo para que haga el ajuste correspondiente. 6. Cuando la Dirección de Primera Infancia verifica las acciones ejecutadas enviadas por el profesional psicosocial del equipo de supervisión y emite concepto de cierre debe registrarse en la respectiva Base de Datos. Dicho profesional, hace el cierre cuando las acciones formuladas son reportadas como ejecutadas.

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7. Si no es factible hacer el cierre, la Dirección de Primera Infancia brinda retroalimentación y solicita la ejecución de las acciones formuladas. 8. La Dirección de Primera Infancia puede solicitar los soportes físicos que considere pertinentes y necesarios para tener elementos adicionales que permitan analizar la pertinencia y efectiva realización de las acciones reportadas por la respectiva Regional. 9. Las evidencias remitidas por el profesional psicosocial del equipo de supervisión deben venir debidamente identificadas con el número correspondiente al caso, el cual se encuentra en el “Formato de seguimiento de Situaciones de Acción Inmediata”, que se encuentra ubicado en la columna número 1 de dicha formato (base de datos). Entidades y Unidades de Servicio con calificaciones inferiores a 80 puntos en alguno de los responsables

No. Inicio

1

Actividad Realizar la visita e identificar si el resultado corresponde a una condición que no garantiza el cumplimiento de los estándares (visitas con puntaje inferior 80 en alguno de los responsables)

Responsable

Profesionales que realizan la visita de evaluación de estándares

Ver criterios

2 P.C.

3

Revisar las hojas de caracterización, registro y calificación, y actas de visita y verificar que efectivamente las entidades y unidades se encuentran en condición “Deficiente” (visitas con puntaje inferior 80 en alguno de los responsables) ¿La EAS ó UDS se encuentra en condición de “Deficiente” o “Mala” por errores de calificación?  SI: Ir a la Actividad No. 03  NO: Ir a la Actividad No. 04 Enviar inmediatamente al profesional o profesionales que realizan la visita de evaluación de estándares, a realizar las correcciones a que haya lugar, en la sede de la EAS o UDS. Consignar la información corregida en el sistema de información que disponga la Dirección de Primera Infancia para dicho fin.

4

5

Diligenciar el archivo EV12.

Remitir el archivo diligenciado de EV12 (y documentos soportes) a la Dirección de Primera Infancia quincenalmente dentro de los cinco días hábiles siguientes de transcurrido el plazo.

Supervisor del Contrato

Profesionales que realizan la visita de evaluación de estándares

Profesionales que realizan la visita de evaluación de estándares

Supervisor del contrato

Registro Instrumentos de Evaluación de estándares Hojas de caracterización, registro y calificación, y actas de visita

Hojas de caracterización, registro y calificación, y actas de visita

Acta Aclaratoria

Hojas de caracterización y registro, hoja de calificación y actas de visita. Archivo EV12. Archivo EV12. Hoja de caracterización y registro Hoja de calificación Acta de visita Plan de mejora

No.

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Actividad

6

Consolidar la información por modalidad en el EV12 por Regional y Modalidad

7

Remitir a la Oficina de Aseguramiento de la Calidad los EV12 por Regional y Modalidad

8

Analizar la situación de las EAS o UDS, con el fin de identificar las variables que inciden negativamente en el cumplimiento de los estándares y determinar si se realiza una visita inspectiva, una auditoría, un requerimientos a los actores correspondientes, en función de las condiciones detectadas o se inicia un proceso sancionatorio administrativo Ver condiciones operativas

Responsable Enlace Regional del Equipo Supervisión Sede Dirección General Supervisor Macro Equipo Sede Dirección General

Profesional de la Oficina de Aseguramiento de la Calidad

Registro Archivo EV12. Archivo EV12. Correo electrónico Programación de visitas inspectiva. Programación de auditorías. Requerimientos a actores responsables de resultados Memorando a la Dirección de Primera Infancia

9

Realizar la vista inspectiva, la auditoría de calidad, la elaboración del requerimiento o el proceso sancionatorio administrativo.

Profesionales designados de la Oficina de Aseguramiento de la Calidad

Acta de visita Inspectiva o de auditoría Informes de visita Inspectiva o de auditoría Plan de mejoramiento Memorando con requerimientos

10

Desarrollar sesiones de análisis conjunto, con los responsables de los procesos con el fin de establecer estrategias o planes de acción y hacer seguimiento a los mismos de acuerdo con la competencia de cada uno.

Oficina de Aseguramiento a la Calidad de Terceros

Acta

Fin

Nota: P.C. Punto de Control Criterios: 1. Cuando se identifica una EAS o UDS que se encuentran en condición que no garantizan los estándares (deficiente o mala) se debe revisar las hojas de caracterización y registro, las de calificación y actas de visita y verificar que efectivamente las EAS o UDS se encuentran en dicha condición. 2. Al remitir al Enlace Regional del Equipo de Supervisión Sede Dirección General el archivo correspondiente denominado EV12 (anexando los soportes correspondientes), se debe tener en cuenta que: » »

Todos los campos del archivo deben estar diligenciados No se puede cambiar la estructura del archivo.

3. El envío de la Regional a la Dirección de Primera Infancia debe ser quincenal, a los cinco días hábiles finalizado cada periodo.

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4. Si se identifica algún error como por ejemplo, que la misma visita este registrado en más de una oportunidad, debe informarse al Referente Nacional de supervisión correspondiente, por medio de correo electrónico, con el fin de que se hagan los ajustes correspondientes. 5. El supervisor y la Regional o Centro Zonal deben analizar la información y establecer para el caso de las EAS si es pertinente implementar un plan de asistencia técnica o iniciar el debido proceso para imponer las medidas de apremio o sanciones por incumplimiento a que haya lugar. De igual manera si es una UDS se debe iniciar un proceso de asistencia técnica o el debido proceso que posibilite, si es necesario el cierre de la unidad para aquellas clasificadas en condición crítica. 6. Los EV12 deben ser remitidos por la Dirección de Primera Infancia a la Oficina de Aseguramiento de la Calidad mensualmente a los diez días hábiles del mes vencido.

7. Los profesionales de Aseguramiento de la Calidad designados por la Jefatura de dicha dependencia, deben analizar y presentar al Jefe de la Oficina de Aseguramiento los casos que ameritan que se les realice una visita Inspectiva, una auditoría o solo que se hagan requerimientos a los actores involucrados. Dicha recomendación debe basarse en el análisis de los responsables en el cumplimiento de los estándares que obtuvieron puntajes bajos. 8. Las EAS o UDS que se identifiquen para realizar visitas inspectivas o auditorías de calidad deben ser incluidas en la programación que para tal fin tenga la Oficina de Aseguramiento de la Calidad.

1.8.3. Etapa de Evaluación La evaluación permite establecer el nivel de alcance de los objetivos, las metas, la pertinencia de los métodos utilizados, el aprovechamiento de los recursos y los resultados en cuanto al mejoramiento de los servicios. Así mismo se evalúa la aplicación del procedimiento en las etapas de planeación y ejecución 1.8.3.1.

De la Sede de la Dirección General

Las Direcciones Misionales realizan el seguimiento y evaluación al procedimiento de Evaluación de Estándares de Calidad: el cumplimiento del perfil del supervisor y los profesionales que conformarán el equipo de apoyo a la supervisión contractual que realizan la Evaluación de Estándares, la inducción y capacitación, la socialización en el nivel Nacional, Regional y Zonal, calidad y uso de los formatos e instrumentos, la generación y ejecución de acciones de tipo técnico, jurídico o administrativo frente a las EAS u Operadores y las UDS, el desarrollo y resultados de la asistencia técnica a las Regionales y Centros Zonales, a los reportes inmediatos y a las respectivas actuaciones de Centros Zonales, entre otros aspectos. 1.8.3.2.

De las Regionales

El cumplimiento de las normas, uso de formatos e instrumentos por parte de los Centros Zonales, la presentación del procedimiento de Evaluación de Estándares y los respectivos instrumentos por modalidad a las EAS y UDS, la presentación de resultados por parte de los supervisores y equipos de apoyo de la supervisión, la asistencia técnica brindada a los Centros Zonales en el desarrollo del procedimiento de Evaluación de Estándares, a las actuaciones técnicas, administrativas, jurídicas y financieras que se requieren a partir de los resultados obtenidos.

1.8.3.3.

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Del Centro Zonal

La aplicación del procedimiento, formatos e instrumentos, el uso de los resultados y la pertinencia y oportunidad de las decisiones adoptadas. 1.8.3.4.

Del supervisor y equipo de apoyo técnico de la supervisión

Evaluación del cumplimiento de los pasos establecidos en la planeación, qué dificultades se le presentaron, cómo las resolvió, si contó con todos los elementos necesarios para planear y programar las visitas de Evaluación de Estándares, si se cumplió con la programación de visitas, si se preparó y ejecutó las fases de inicio, desarrollo y cierre de las visitas. Así mismo se debe evaluar si se organizó el equipo de apoyo para distribuir responsabilidades por componente, si se recogió toda la información en el tiempo previamente definido, si se cumplieron todos los objetivos que se habían trazado, si los instrumentos son claros y pertinentes, si hizo uso del ellos siguiendo las orientaciones correspondientes, si al finalizar la visita hizo la devolución de los resultados a los equipos o miembros de las Unidades de Servicio.

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2. . 2.1.

GUIA DE EVALUACION DE ESTANDARES PARA PROTECCION

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES DE CALIDAD DE LOS SERVICIOS MISIONALES DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

Evaluar las condiciones técnicas con las que se prestan los servicios misionales del ICBF, en concordancia con los correspondientes lineamientos técnico – administrativos y normas vigentes sobre la materia, con el fin de proveer información sobre el cumplimiento de los respectivos estándares de calidad definidos por la entidad, para que las instancias competentes puedan implementar las acciones de mejora requeridas.

2.2.

COMPETENCIAS DE LOS DIFERENTES NIVELES INSTITUCIONALES

La puesta en marcha del procedimiento de Evaluación de Estándares implica definir y desarrollar una serie de actividades que hacen parte integral del proceso de la supervisión de los contratos de aporte, las cuales son ejecutadas por los tres niveles del ICBF: Sede de la Dirección General, Regionales y Centros Zonales. A continuación se listan las actividades específicas del procedimiento de Evaluación de Estándares:

2.2.1. Del Nivel Nacional Oficina de Aseguramiento de la Calidad  

Diseñar y ajustar la Guía de Evaluación de Estándares, así como los instrumentos y registros para la Evaluación de los Estándares de Calidad. Brindar asistencia técnica, según la necesidad de las áreas misionales, en el desarrollo de la utilización de la Guía y los instrumentos en el marco del procedimiento de Evaluación de Estándares.

Direcciones Misionales  

Determinar los estándares de calidad que constituyen los instrumentos de evaluación de estándares de manera concertada con la Oficina de Aseguramiento a la Calidad. Generar los indicadores del procedimiento por Regional y Nacional, según se requiera.

       

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Realizar seguimiento a los Operadores y Unidades de Servicio que obtengan una calificación de 3 a 3.49 (Puntaje de 80 – 89), correspondiente de una condición de Deficiente. Definir el perfil de los profesionales que realizarán las visitas de Evaluación de Estándares. Coordinar el proceso de selección del personal necesario para desarrollar las visitas de Evaluación de Estándares. Controlar el cumplimiento del procedimiento de Evaluación de Estándares en el nivel Regional y Zonal. Suministrar a la Oficina de Aseguramiento de la Calidad los resultados de las visitas de verificación de estándares, que obtengan una calificación inferior a 3.0, por considerarlos pertinentes para iniciar procesos de Inspección, Vigilancia y Control – IVC. Efectuar el seguimiento a los reportes de Situaciones de Acción Inmediata remitidos por las Regionales, de acuerdo con los criterios que se definan para tal efecto. Definir la meta de visitas de Evaluación de Estándares a los Operadores y Unidades de Servicio - UDS. Brindar asistencia técnica a las Regionales y Centros Zonales, en el desarrollo del procedimiento de Evaluación de Estándares.

Compartidas entre la Oficina de Aseguramiento de la Calidad y Direcciones Misionales  

Evaluar y ajustar el procedimiento y la Guía de Evaluación de Estándares. Socializar en el nivel Nacional y Regional, los instrumentos y registros para la Evaluación de los Estándares de Calidad. de acuerdo con las competencias de cada área misional y de la Oficina de Aseguramiento de la Calidad.

2.2.2. Del Nivel Regional           

Coordinar y controlar en los Centros Zonales el cumplimiento del procedimiento de Evaluación de Estándares. Vincular a los profesionales que conformarán el equipo de apoyo para la realización de las visitas de Evaluación de Estándares según el proceso establecido por el Nivel Nacional. Coordinar la presentación de los instrumentos de Evaluación de Estándares a los Operadores de Protección y Unidades de Servicio (UDS). Establecer espacios de coordinación con los supervisores y equipos de apoyo de la supervisión para analizar los resultados de Evaluación de Estándares. Participar en la capacitación que se desarrolle sobre instrumentos y registros de Evaluación de Estándares. Identificar y tramitar ante la Sede de la Dirección General, los requerimientos de asistencia técnica para la Regional y Centros Zonales. Brindar asistencia técnica, según la necesidad, a los Centros Zonales en el desarrollo de la utilización de los instrumentos en el marco de procedimiento de Evaluación de Estándares. Evaluar y retroalimentar los instrumentos y registros del procedimiento de Evaluación de Estándares. Efectuar seguimiento al desarrollo del procedimiento de Evaluación de Estándares en Centros Zonales. Elaborar los informes que sean solicitados por las Direcciones Misionales y/o la Oficina de Aseguramiento a la Calidad respecto del procedimiento de Evaluación de Estándares. Realizar el seguimiento a las Situaciones de Acción Inmediata, y brindar la asistencia técnica requerida para el cierre correspondiente.

2.2.3. Del Nivel Zonal Compartidas por la Coordinación Zonal y el Supervisor

  

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Analizar la información resultante de la Evaluación de Estándares a nivel local, generando información para la toma de decisiones y el mejoramiento de la calidad de los servicios misionales. Evaluar y retroalimentar los instrumentos y registros del procedimiento de Evaluación de Estándares. Formular, aplicar e informar las acciones pertinentes, suficientes y factibles ante situaciones de acción inmediata y a los resultados de Evaluación de Estándares.

Exclusivas del Coordinador Zonal:   

Participar en el análisis de la información resultante de la Evaluación de Estándares a los Operadores y UDS a nivel Zonal, con el fin de alimentar el plan de asistencia técnica. Determinar las acciones administrativas frente a las personas naturales responsables de las unidades de servicio cuando los resultados de la evaluación de estándares no son favorables (En hogares sustitutos y tutores). Realizar el seguimiento a las Situaciones de Acción Inmediata, y brindar la asistencia técnica requerida para el cierre correspondiente.

Exclusivas del Supervisor y su Equipo de Apoyo:           

Ejecutar la programación de visitas de Evaluación de Estándares. Participar en el análisis de la información resultante de la Evaluación de Estándares a los Operadores y UDS a nivel local, generando información para retroalimentar el proceso de mejoramiento de la calidad de los servicios. Elaborar, actualizar y remitir al Coordinador Zonal los directorios de los Operadores y UDS a su cargo, para que sea cargada la información en el sistema de información que la Dirección de Protección disponga para tal fin. Garantizar el manejo documental físico y electrónico derivado de la Evaluación de Estándares los Operadores y UDS. Levantar las Situaciones de Acción Inmediata que se identifiquen durante las visitas de Evaluación de Estándares. Reportar inmediatamente al supervisor del contrato las situaciones de acción inmediata que se hayan identificado. Coordinar, solicitar o realizar ante las dependencias pertinentes, las actuaciones requeridas para atender las Situaciones de Acción Inmediata. Reportar a la Dirección de Protección, a la Regional y coordinador del Centro Zonal, toda Situación de Acción inmediata que se haya levantado durante las visitas de Evaluación de Estándares y la respectiva acción adelantada en los tiempos definidos para tal fin. Reportar semanalmente al supervisor de contrato, los resultados de las visitas de Evaluación de Estándares. Reportar dentro de los cinco días siguientes del mes vencido, a la Dirección de Protección, los resultados de las visitas de Evaluación de Estándares. Consignar los resultados de cada una de las visitas de Evaluación de Estándares en los registros que para tal fin disponga la Dirección de Protección.

2.3.

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REFERENTES CONCEPTUALES DEL PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES

El procedimiento de evaluación de estándares es el conjunto de actividades sistemáticas de evaluación, registro y seguimiento del cumplimiento de los estándares de calidad definidos por el ICBF para la prestación de sus servicios misionales, en las diferentes modalidades de atención, en concordancia con los correspondientes lineamientos técnico – administrativos y normas vigentes sobre la materia. La Evaluación de Estándares se apoya en la observación, por ser ésta una técnica que permite detectar y asimilar los rasgos, las características y condiciones de la situación o variable, con el fin de establecer los elementos relevantes, positivos y negativos, que se presentan en la prestación de un servicio. Utiliza la Evaluación o comprobación para revisar si se está cumpliendo en el servicio los requisitos, procedimientos y actividades previstos en los lineamientos técnicos administrativos, manuales operativos y normas vigentes sobre la materia. También se sustenta en el registro como mecanismo que posibilita consignar en instrumentos específicos los resultados de los estándares evaluados, los cuales deben ser analizados, procesados y valorados de tal forma que se generen recomendaciones y compromisos de mejora requeridos. El procedimiento se centra entonces en evaluar los estándares que son un criterio de referencia que señala un nivel de calidad previamente definido y exigible para la prestación de un servicio. Los estándares definidos por el ICBF son de Recursos los cuales indican un nivel de calidad en cuanto a la existencia y permanencia de los recursos legales, financieros, administrativos y técnicos, que son determinantes para el inicio y desarrollo de la prestación del servicio, estándares de Proceso que indican un nivel de calidad en la utilización de los recursos para el desarrollo del servicio y el logro de los objetivos y estándares de resultados que indican un nivel de calidad con respecto al cumplimiento de los objetivos definidos en los lineamientos técnico administrativos para la prestación del servicio. Estos estándares a su vez se organizan en componentes, agrupación que se hace por la asociación de unas características comunes, lo que permite una mayor discriminación de los resultados. De manera concertada entre la Dirección de Protección y la Oficina de Aseguramiento de la Calidad, se estableció que para el caso específico de las modalidades de Protección, la Evaluación de Estándares se centrará en el componente Técnico. Este se subdivide en siete a la vez: Proceso de atención a beneficiarios, proceso de atención a familias, dotación a beneficiarios, dotación institucional, alimentación, infraestructura y gestión administrativa. Los Operadores y UDS deben cumplir con los estándares definidos por el ICBF, sin que esto las exima del cumplimiento de leyes o normas no contenidas en éstos, tales como licencias de construcción, condiciones de sismo resistencia, uso de aguas superficiales y subterráneas, entre otras que sean aplicables a la naturaleza y funcionamiento de los servicios. De igual manera, en atención al principio de corresponsabilidad consagrado en la Ley 1098 de 2006, se reconoce que el cumplimiento de algunos estándares se logra a partir del concurso de diferentes actores como son: Los Operadores, el responsable del servicio (familia sustituta, familia tutora), los entes territoriales, las familias y el ICBF. Por lo anterior, en el procedimiento de Evaluación de Estándares se establece el responsable o responsables específicos para el cumplimiento de cada uno de los estándares.

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Finalmente, la evaluación de la calidad de los servicios debe permitir hacer análisis comparativos de los resultados obtenidos a partir de la medición del cumplimiento de los estándares, análisis que se logra por el seguimiento que se hace a la prestación del servicio. El seguimiento por lo tanto es la observación periódica y sistemática del proceso de atención, la cual debe estar acompañada por la recolección y análisis de la información, con el fin de identificar el cumplimiento de los estándares a lo largo del tiempo.

2.4.

PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LA EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES

Los principios facilitan y orientan el ejercicio de la Evaluación de Estándares, permiten dar dirección a las acciones, para mantener una coherencia permanente con los objetivos propuestos, los procedimientos utilizados, los instrumentos de soporte y los resultados esperados. Los principios de la evaluación de estándares emergen de la misión del ICBF, son consecuentes y coherentes con la Ley, las políticas de infancia y adolescencia, las estrategias y los objetivos de la institución. Como principios orientadores se establecen: 

Respeto mutuo: Se reconoce que desde cualquier ámbito y servicio las relaciones entre beneficiarios, prestadores y contratantes deben enmarcarse en el reconocimiento de la dignidad del otro y no causarle ofensa o perjuicio.



Objetividad: Se establece la importancia de reconocer la actividad realizada tal y como es, con la capacidad de verla sin suponer sobre ello y manteniendo la racionalidad sobre los hechos y situaciones.



Efectividad: La evaluación de estándares debe propiciar y fomentar el mejoramiento de la calidad de los servicios a partir de la toma de decisiones pertinentes y oportunas.



Equilibrio: La evaluación de estándares debe permitir el reconocimiento de las fortalezas y debilidades, de tal manera que se promuevan los primeros y se superen las segundas.



Participación: Se reconoce la importancia de que el proceso de la evaluación de estándares se desarrolle mediante un trabajo en equipo entre contratista, contratante y beneficiarios.



Transparencia: En la Evaluación de Estándares, los profesionales que realizan la visita, los operadores, los responsables en las unidades de servicio y los beneficiarios conocen el procedimiento definido, los estándares que se evalúan, los instrumentos a utilizar y los logros esperados.

2.5.

UNIDADES DE OBSERVACIÓN EN LA EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES



Operadores de los servicios con quien el ICBF celebra contratos de aporte (asociaciones, fundaciones, corporaciones, cajas de compensación, cooperativas, universidades, etc.) para la atención a niños, niñas y adolescentes de acuerdo con las modalidades de servicio definidas por el ICBF.



Unidades de servicio responsables de atención a niños, niños, adolescentes y sus familias (hogares sustitutos y hogares tutores).

2.6.

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PROFESIONALES REQUERIDOS PARA LA EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES

La Evaluación de Estándares, dependiendo de la modalidad, se realiza por dos o más profesionales que apoyan el ejercicio de la supervisión y el supervisor del contrato podrá participar en dicha visita. Los equipos profesionales deben organizarse de acuerdo con la formación académica y perfil de sus integrantes de tal manera que la evaluación por tipo de estándar y subcomponente sea realizada por el profesional más competente y de mayor idoneidad. A continuación se describen los perfiles de los profesionales que realizan las visitas de Evaluación de Estándares: Profesional en psicología o trabajo social: Trabajador(a) Social o Profesional de Desarrollo Familiar, Terapistas Psicosociales, Psicólogo(a) con 12 o más meses en evaluación, supervisión o interventoría de Sistema Público de Bienestar Familiar - SPBF o en la operación de la modalidad de atención a supervisar, preferiblemente en programas de Protección. Profesional en nutrición: Profesional en nutrición y dietética con 12 o más meses de experiencia laboral en evaluación, supervisión o interventoría de SPBF o en la operación de la modalidad de atención a supervisar, preferiblemente en programas de Protección. Profesional en pedagogía: Licenciado en educación infantil, en Educación preescolar, Educación especial o en pedagogía social con 12 o más meses de experiencia laboral en evaluación, supervisión o interventoría de SPBF o en la operación de la modalidad de atención a supervisar, preferiblemente en programas de Protección.

2.7.

CONDICIONES GENERALES DE OPERACIÓN DE LAS VISITAS DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES

 Iniciación de vistas: La primera visita de Evaluación de Estándares los Operadores y UDS debe efectuarse cuando haya transcurrido mínimo dos meses de haber iniciado actividades. Para el caso de los Operadores que tienen unidades de servicio a su cargo, éstas solo podrán ser evaluadas cuando se haya realizado las visitas a las unidades de servicio que administra, que para el caso específico de la Dirección de Protección corresponde a los Hogares Sustitutos y Hogares Tutores.  Información de visitas: Las visitas de Evaluación de Estándares se realizarán sin previo aviso, con excepción de las correspondientes a Hogares Sustitutos y Hogares Tutores, para cuyo caso se informará al responsable de la unidad la semana en la cual se realizará sin especificar el día. Adicionalmente, para estas dos modalidades es indispensable conocer la jornada en la que asisten los niños, niñas y adolescentes a la institución educativa, de tal forma que en la programación de la vista se tenga en cuenta esta información para garantizar que efectivamente estén presentes durante su realización. Para el caso de entidades ubicadas fuera del perímetro urbano, es necesario informar la semana en la cual se realizará la visita sin precisar el día específico, lo anterior con el fin de garantizar que el personal responsable de participar en la Evaluación de Estándares se encuentre durante del desarrollo de la misma.

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 Alcance de la Evaluación de Estándares: Se realizará visitas de Evaluación de Estándares al 100% de los Operadores y a una muestra de unidades de servicio en función del presupuesto asignado para cada vigencia fiscal.  Número de visitas: El ICBF tiene la potestad de evaluar las condiciones de prestación del servicio en el momento que lo considere pertinente, por tal razón puede realizar el número de visitas que a su juicio sea necesario.

Se debe realizar mínimo 2 visitas al año a cada operador y a las unidades de servicio que hayan sido seleccionadas en la muestra, teniendo en cuenta la fecha de iniciación de primeras visitas. En las segundas visitas se debe priorizar a los Operadores o UDS que obtuvieron calificaciones por debajo de 100 de puntaje de cumplimiento de tal forma que se vaya primero a las de calificaciones más bajas e ir visitando en orden ascendente.  Duración de las vistas: El tiempo definido para la realización de las visitas de Evaluación de Estándares es de 4 u 8 horas, dependiendo de la modalidad. Este tiempo está calculado para que los profesionales que hacen las visitas puedan realizar la evaluación de todos los estándares correspondientes (según sea el caso), registrar los resultados en los formatos definidos, hacer la socialización de los mismos y formalizar el Plan de Mejoramiento. Para los casos en los cuales un contratista desarrolla una modalidad en diferentes sedes, se debe hacer la evaluación consolidando los resultados de cada una de las sedes y los tiempos de duración serán diferenciales en atención a las características del servicio.  Jornada para la realización de las visitas: La visita de Evaluación de Estándares debe realizarse dentro del tiempo de funcionamiento del servicio, es decir, si el funcionamiento es de 4 horas, la visita deberá efectuarse entre 8:00 a.m. y 12:00 p.m. y si es tiempo completo, entre 8:00 a.m. y 6:00 p.m. Para las modalidades que funcionan 24 horas, la visita podrá efectuarse en jornada diurna, nocturna, fines de semana o festivos.  Frecuencia de las visitas: El tiempo mínimo que debe transcurrir entre el primer ciclo de visitas y el segundo ciclo (cuando aplique) es de tres meses. Las excepciones a esta regla las definirá el supervisor del contrato o la Sede de la Dirección General – Dirección de Protección, teniendo en cuenta situaciones especiales que se puedan presentar.  Concurrencia de Regionales: Cuando un Operador es contratado por más de una Regional del ICBF y la Sede en donde se presta el servicio está ubicada en la jurisdicción de una de las Regionales con las cuales se ha suscrito un contrato, la visita de Evaluación de Estándares debe realizarla el equipo de apoyo de la Regional en donde se encuentra ubicado. En este caso, el equipo de apoyo que realiza la visita debe remitir los resultados obtenidos a cada uno de los supervisores de los contratos de aporte suscritos con el Operador. Es indispensable, en estos casos, que la evaluación de los estándares que se realiza a partir de la identificación de la muestra de beneficiarios, se conforme con niños, niñas y adolescentes de cada Regional que tenga suscrito un contrato en la modalidad evaluada.

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 Sin embargo, si una Regional suscribe un contrato de aporte con un Operador ubicado en una jurisdicción diferente a la suya y la Regional de dicha zona geográfica no ha suscrito contrato con ese Operador, le corresponde a la Regional contratante realizar la visita de Evaluación de Estándares. En la Cuadro Nº 1 se consolida la información de condiciones de operación para las visitas de Evaluación de Estándares. Cuadro 1. Condiciones de operación de las vistas de Evaluación de Estándares

7: Protección – acciones para preservar y restituir el ejercicio integral de los derechos de la niñez y la familia.

Proyecto

9

Lineamientos

Niños, niñas y adolescentes menores de 14 años, que se presuma o hayan incurrido en la comisión de un delito

Atención de adolescentes en el Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes, SRPA

Ubicación inicial

Terapeuta psicosocial

No. de Resolución de aprobación

4594 de octubre 20 de 2009

1301 de marzo 19 de 2010

5927 de diciembre 27 de 2010

Instrumentos / Modalidad

Duración de la vista en horas

No. de profesionales requeridos

Centro de emergencia

8

3

Externado

8

3

Seminternado

8

3

Casa Hogar

8

3

Internado

8

3

Centro transitorio

8

3

8

3

8

2

Externado SRPA

8

3

Semi internado SRPA

8

3

Internado abierto

8

3

CAE, SRPA

8

3

Centro de emergencia

8

3

Centro de internamiento preventivo Intervención de apoyo - Libertad vigilada

Profesional exigido Psicosocial9 , nutricionista y pedagogo. Psicosocial, nutricionista y pedagogo. Psicosocial, nutricionista y pedagogo. Psicosocial, nutricionista y pedagogo. Psicosocial, nutricionista y pedagogo.. Psicosocial, nutricionista y pedagogo. Psicosocial, nutricionista y pedagogo. Psicosocial. Psicosocial, nutricionista y pedagogo. Psicosocial, nutricionista y pedagogo. Psicosocial, nutricionista y pedagogo. Psicosocial, nutricionista y pedagogo. Psicosocial, nutricionista y pedagogo.

Proyecto

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Lineamientos

Apoyo y fortalecimiento a la familia

Vulnerabilidad o adoptabilidad

No. de Resolución de aprobación

6024 de diciembre 30 de 2010

5930 de diciembre 27 de 2010

Instrumentos / Modalidad

Profesional exigido Psicosocial.

8

2

Externado

8

3

Seminternado

8

3

8

2

Psicosocial.

5

2

Psicosocial. Y Nutricionista o Enfermero(a)

8

3

Psicosocial, nutricionista y pedagogo.

8

3

Psicosocial, nutricionista y pedagogo.

8

3

Psicosocial, nutricionista y pedagogo.

8

3

Psicosocial, nutricionista y pedagogo.

8

3

Psicosocial, nutricionista y pedagogo.

8

3

Psicosocial, nutricionista y pedagogo.

8

3

8

2

8

2

5

2

Hogares Sustitutos. Entidad contratista Hogares sustitutos. Unidad de Servicio Internado de atención especializado Casa hogar madres gestantes y lactantes Internado de atención especializada - Casa de madres gestantes

Internado diagnóstico y acogida - IAPAS Internado discapacidad y discapacidad mental psicosocial Preparación para la vida laboral y productiva Hogar transitorio 6020 de diciembre 30 de 2010

No. de profesionales requeridos

Intervención de apoyo

Casa hogar de protección

Niños, niñas y adolescentes que se desvinculan de grupos armados organizados al margen de la Ley

Duración de la vista en horas

Hogar tutor. Entidad contratista Hogar tutor. Unidad de Servicio

Psicosocial, nutricionista y pedagogo. Psicosocial, nutricionista y pedagogo.

Psicosocial, nutricionista y pedagogo. Psicosocial, nutricionista y pedagogo. Psicólogo y trabajador social Psicosocial.

Proyecto

2.8.

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Lineamientos

No. de Resolución de aprobación

Instrumentos / Modalidad

Duración de la vista en horas

CAE

8

No. de profesionales requeridos

Profesional exigido

3

Psicosocial, nutricionista y pedagogo.

ORGANIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES

Al ser un conjunto de actividades sistemáticas requiere de un ejercicio de planeación para que responda en forma organizada y articulada a los objetivos del procedimiento y obtener los resultados esperados. El ejercicio de la Evaluación de Estándares contempla tres etapas articuladas entre sí: la planeación, la ejecución y la evaluación. Tanto la Sede de la Dirección General desde la Oficina de Aseguramiento de la Calidad y la Dirección de Protección, como las Regionales y Centros Zonales tienen responsabilidades en cada una de las etapas a saber:

2.8.1. Etapa de planeación 2.8.1.1. 

En la Sede de la Dirección General – Oficina de Aseguramiento de la Calidad

Diseñar y ajustar instrumentos de evaluación de estándares: Se inicia con la revisión e identificación de los elementos constitutivos de los lineamientos técnicos y administrativos y normatividad aplicable a las modalidades, con los cuales es factible hacer la formulación de un estándar y su respectiva medición. Definidos estos aspectos e incorporadas las observaciones recogidas de diferentes fuentes durante la aplicación en la vigencia anterior, se elabora un instrumento preliminar, el cual contempla las definiciones de cada variable, la identificación de fuentes de evaluación, los criterios de calidad y la escala especifica de medición para cada estándar y si es pertinente, las especificaciones de condiciones particulares que deben ser tenidas en cuenta en su aplicación como notas y no aplicas. Los instrumentos preliminares son compartidos con las áreas misionales correspondientes, quienes revisan y realizan las observaciones y recomendaciones para cada instrumento de sus respectivas modalidades. Las particularidades relacionadas con aspectos transversales a todas las modalidades, como es el tema de alimentación y enfoque diferencial es trabajado con la Dirección de Nutrición y la Subdirección General respectivamente.



Realizar la asistencia técnica sobre los instrumentos de Evaluación de Estándares: Esta debe ir dirigida a la Dirección de Protección, entre otros.



Divulgar y socializar la Guía de Evaluación de Estándares y sus instrumentos anexos: La Oficina de Aseguramiento de la Calidad debe publicar tanto la Guía como los instrumentos de cada una de las modalidades para que estén a disposición de cualquier persona o entidad interesada. Esta publicación se hace en la Web del ICBF y en la intranet.

2.8.1.2.

Dirección de Protección

  

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Definir los criterios del muestreo de unidades de servicio, la muestra especifica de las unidades de servicio a visitar y comunicar a las Regionales lo correspondiente. Organizar el equipo para la coordinación, seguimiento y asistencia técnica requerida en las Regionales. Realizar la asistencia técnica sobre el procedimiento de evaluación de estándares.

2.8.1.3.

En las Regionales



Consolidar, revisar y actualizar directorios por modalidad y Centro Zonal tanto de Operadores como de Unidades de Servicio, de acuerdo con las orientaciones suministradas por la Dirección de Protección.



Remitir a la Dirección de Protección, los directorios correspondientes.



Vincular y designar al equipo de apoyo, de acuerdo con los criterios definidos por la Sede de la Dirección General – Dirección de Protección. Los equipos que realizan las visitas de Evaluación de Estándares deben estar constituidos exclusivamente, por el número y profesión definido para cada modalidad de atención, de acuerdo con lo establecido en el Cuadro Nº1 de la presente Guía. Sin embargo, para las Regionales que cuentan con comunidades étnicas, es posible ampliar el equipo con profesionales que tengan conocimiento y experiencia en el desarrollo de las modalidades en dichas comunidades. Para esta designación debe tenerse en cuenta adicionalmente aspectos que pueden impactar tanto positiva como negativamente el ejercicio de la Evaluación de Estándares a saber: » »

Debe privilegiarse la asignación a la modalidad en la cual tenga mayor conocimiento y experiencia. Debe asignarse a las modalidades con las cuales no haya tenido vinculación con el operador o unidad a visitar en funciones y actividades distintas a las de la Evaluación de Estándares, con el fin de evitar cualquier tipo de subjetividad o parcialidad.

Sin embargo, se reitera que bajo ciertas consideraciones como pueden ser algunas particularidades Regionales en cuanto a número de unidades de servicio, operadores y dispersión geográfica de las mismas, se podrán estructurar los equipos de apoyo de tal manera que un mismo equipo pueda realizar las visitas a modalidades distintas, generándose así una excepción a la constitución de los equipos. 

Coordinar la presentación de los instrumentos de Evaluación de Estándares a los operadores y UDS.



Realizar la programación, semestralmente, de visitas de Evaluación de Estándares a los Operadores y UDS, la cual debe ser reportarla a la Dirección de Protección máximo a los quince días de su elaboración. En caso de que se presenten situaciones especiales que impacten la programación inicial, la Regional debe realizar la modificación correspondiente y reportar los ajustes a la Dirección de Protección.



Participar en la inducción - capacitación sobre el procedimiento e instrumentos de Evaluación de Estándares



Realizar la convocatoria a los Operadores y UDS y hacer la presentación correspondiente de los instrumentos de Evaluación de Estándares por modalidad, para los casos que deban ser atendidos desde la Regional, ya sea por consideración de la ubicación geográfica de los Operadores u otro tipo de aspectos. En el caso de que se haga desde la Regional, la socialización debe hacerse de manera separada a los Operadores y a UDS. Así mismo, es prioritario que la reunión para desarrollar la socialización de los instrumentos se constituya en un espacio formativo, para que realmente los responsables de las unidades

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de servicio y los operadores, logren concebir que los estándares son la ruta para una buena prestación del servicio. 2.8.1.4.

En los Centros Zonales



Consolidar y remitir a la Regional los directorios de Operadores y UDS por modalidad.



Realizar la convocatoria a los Operadores y UDS y hacer la presentación correspondiente de los instrumentos de Evaluación de Estándares por modalidad. Esta socialización debe hacerse de manera separada a los Operadores y a las UDS. Es prioritario que la reunión para desarrollar la socialización de los instrumentos se constituya en un espacio formativo, para que realmente los responsables de las unidades y operadores, logren concebir que los estándares son la ruta para una óptima prestación del servicio. Se debe implementar estrategias adicionales desde cada Centro Zonal, para lograr comunicar y explicar los instrumentos a aquellas unidades y operadores que por su ubicación geográfica es poco probable que asistan a dicha reunión de socialización. Las estrategias deben tener en cuenta las características de las zonas, de las modalidades y de los recursos regionales.

2.8.1.5.

De los profesionales que realizan las visitas de Evaluación de Estándares



Conocer y estudiar los lineamientos técnicos administrativos de las modalidades, así como los instrumentos, de tal manera que puedan hacer su aplicación de manera rigurosa.



Revisar y actualizar los directorios, en coordinación con el Centro Zonal respectivo, ya que debido a la dinámica propia de los servicios, es posible que se presenten cambios por cierres, reubicación o retiros de algunos Operadores o UDS.



Diligenciar el formato de programación de visitas para lo cual se debe tener en cuenta: » El número y perfiles de los profesionales requeridos para cada modalidad de servicio. » El tipo de modalidad. » La duración de la visita: 4 u 8 horas de acuerdo con la modalidad a evaluar. » Que el servicio esté funcionando (suspensiones y permisos en Hogares Sustitutos, entre otros). » Que existan niños, niñas y adolescentes ubicados en el servicio para el caso de Hogares Sustitutos, Hogares Tutores y Centros Transitorios. » La ubicación (distancia) del operador o unidad con respecto al lugar donde esté ubicado el equipo.



Identificar y conseguir los documentos que permitan hacer análisis de la información: Previo a la visita de Evaluación de Estándares debe analizarse el contrato, identificando claramente los compromisos técnicos contraídos por el prestador del servicio, los lineamientos técnicos administrativos de la modalidad, la propuesta de atención del servicio (si la hubiere) y los informes de visitas anteriores, entre otros.



Comunicar a los Hogares Sustitutos, Hogares Tutores, la semana en la cual se llevará a cabo la vista de Evaluación de Estándares.



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Preparar la visita de Evaluación de Estándares: Para garantizar un adecuado ejercicio de Evaluación de Estándares es vital que se organice a partir de los tres momentos básicos que constituyen la visita: inicio, desarrollo y cierre. Cuando la visita exige más de un profesional, se debe identificar quién liderará cada uno de estos momentos y cómo se distribuirán la evaluación de los estándares que conforman el instrumento específico para la modalidad. De manera particular, para las modalidades de restablecimiento de derechos, SRPA y conflicto con la ley en la que se desarrollan grupos de diálogo, siendo esta una de las estrategias contempladas en los instrumentos para evaluar con los niños, niñas y adolescentes algunos aspectos del proceso de atención, se debe identificar quién asumirá el liderazgo del grupo y quién actuará como apoyo. Identificar el número de niños, niñas y adolescentes que están ubicados en cada Institución de Protección y UDS, con el fin de establecer la cantidad de copias de las encuestas que se requieren para cada grupo, de acuerdo con lo establecido en los instrumentos de Evaluación de Estándares y el muestreo. Establecer los elementos requeridos para la realización de visitas: Para las variables que contemplan evaluación sobre el servicio de alimentos, el profesional que la realiza debe cumplir con los requisitos higiénicos establecidos en Decreto 3075 de 1997 del Ministerio de Salud. Igualmente, se debe llevar cámara fotográfica para realizar el registro fotográfico. Se debe tener en cuenta si existen sedes operativas y en estos casos hay que: » » »

Identificar en el directorio y con el Operador si el servicio se presta en dos o más sedes. Verificar en el contrato de aporte el número de cupos contratados y las sedes donde se presta el servicio (esta información se puede consultar en la licencia de funcionamiento). Verificar en cuál sede o sedes se encuentran las carpetas de los niños para determinar lo que debe evaluar en la sede administrativa y así establecer la duración de la visita por sede.

Adicionalmente, debe conocerse si la modalidad de servicio es contratada por dos o más Regionales en una misma sede en cuyo caso se debe: » »

Identificar el número de cupos contratados por cada Regional para la modalidad que se va evaluar, en la sede que programó visitar. Para la evaluación de los estándares que exigen tomar una muestra, debe tener en cuenta que el universo estará conformado por los cupos contratados de las respectivas Regionales del ICBF. Es decir, se debe tener en la muestra global representación de cada Regional, para lo cual debe establecer la proporción correspondiente para cada Regional. Por ejemplo, si la modalidad visitada tiene contrato de 100 cupos con la Regional X y 50 cupos con la Regional Y, el total de cupos para definir la muestra sería de 150. Teniendo en cuenta la tabla de muestreo, que se encuentra como anexo en cada instrumento de Evaluación de Estándares, el tamaño de la muestra es de 28, por lo tanto se selecciona el 66% de la Regional X y el 34% de la Regional Y. La capacidad instalada de la sede donde funciona la modalidad (este dato se encuentra en la licencia de funcionamiento), deberá ser igual o inferior a la suma de los niños, niñas y adolescentes atendidos ya sea por contrato con el ICBF o con otras entidades. Si la población atendida es superior a la indicada

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en la licencia de funcionamiento, deberá realizar un reporte de acción inmediata, aunque aún no se haya realizado la visita de Evaluación de Estándares. De igual manera debe identificar si existe concepto sanitario favorable y si tiene la habilitación de salud, para aquellas modalidades que por las características de la población y de los servicios lo requieran. »

Para los operadores que tienen contrato con más de una Regional, la vista de evaluación de estándares será realizada por el equipo de apoyo de la Regional en la cual se encuentra ubicada. Si dicha entidad no está contratada por la Regional de la jurisdicción, la visita si la debe planear el equipo de apoyo de la Regional contratante.

Para los Externados se debe: » » »

Identificar con el operador de la modalidad, si el servicio se presta en ambas jornadas (mañana y tarde). Para la Evaluación de los Estándares que exigen tomar una muestra, debe tener en cuenta que el universo estará conformado por la suma de los cupos atendidos en cada una de las jornadas. En los casos en los cuales solo se atienda en una jornada, debe prever que la Evaluación de los Estándares y el desarrollo de los grupos de diálogo se podrán realizar sólo durante el tiempo de permanencia de los niños, niñas y adolescentes.

Respecto de la evaluación del servicio de alimentación: Se debe prever que el profesional que realiza la evaluación de los estándares relacionados con el servicio de alimentos debe llevar malla, gorro u otro medio efectivo que le permita tener el cabello recogido y cubierto totalmente, así mismo llevar protector de boca y en caso de tener barba, bigote o patillas, debe igualmente llevar cubierta para ellas y finalmente, debe utilizar calzado cerrado, de material resistente e impermeable y de tacón bajo.

2.8.2. Etapa de ejecución 2.8.2.1.

En la Sede de la Dirección General

Oficina de Aseguramiento de la Calidad  

Brindar asistencia técnica a la Dirección de Protección en el marco de la implementación de los instrumentos por parte de las Regionales y Centros Zonales en el procedimiento de Evaluación de Estándares. Elaborar los informes que se sean requeridos.

Dirección de Protección  

 

Realizar el seguimiento al desarrollo del procedimiento de Evaluación de Estándares en Regionales y Centros Zonales. Consolidar, analizar y direccionar los resultados de las visitas de evaluación de estándares y situaciones de acción inmediata, de acuerdo con el procedimiento de gestión de resultados. Brindar asistencia técnica a las Regionales y Centros Zonales sobre el procedimiento de Evaluación de Estándares. Elaborar los informes que se sean requeridos.

2.8.2.2.     

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En las Regionales

Establecer espacios de coordinación con los supervisores y equipos de apoyo de la supervisión contractual, con el fin de evaluar los avances y dificultades del desarrollo del procedimiento de Evaluación de Estándares y analizar los resultados correspondientes, mensualmente. Identificar y tramitar ante la Sede de la Dirección General – Dirección de Protección, los requerimientos de asistencia técnica, referidos a la Evaluación de Estándares para la Regional y Centros Zonales. Brindar asistencia técnica, según la necesidad, a los Centros Zonales en el desarrollo del procedimiento de Evaluación de Estándares. Elaborar los informes que sean solicitados por la Oficina de Aseguramiento de la Calidad y la Dirección de Protección respecto del procedimiento e instrumentos de Evaluación de Estándares. Consolidar, analizar y remitir a la Dirección de Protección los resultados de las visitas de evaluación de estándares y situaciones de acción inmediata, de acuerdo con el procedimiento de gestión de resultados definidos por dicha dependencia.

2.8.2.3.

En los Centros Zonales



Actualizar directorios a partir de las novedades que se presenten en el Centro Zonal tales como: Puntos cerrados, cambios de dirección, teléfono, nombre del representante legal o responsable de la unidad de servicio, cambios de modalidad por no pertenecer a la programada, cierres parciales por licencia o incapacidad.



Consolidar, analizar y remitir a la Regional los resultados de las visitas de evaluación de estándares y situaciones de acción inmediata, de acuerdo con el procedimiento de gestión de resultados.



Elaborar los informes que sean solicitados por la Oficina de Aseguramiento de la Calidad y a la Dirección de Protección respecto de los instrumentos y del procedimiento de Evaluación de Estándares.

2.8.2.4.

Del supervisor y equipo de apoyo técnico de la supervisión

Ejecutar la programación de visitas de Evaluación de Estándares a los Operadores y UDS: Para los casos en los cuales sea necesario hacer reprogramación de una visita por situaciones particulares, estas novedades deben ser reportadas a la Dirección Regional. Realizar las visitas de Evaluación de Estándares la cual tiene 3 fases: Fase de inicio El comienzo de la visita implica contemplar, ante todo, una ambientación y metodología que permitan establecer un clima psicológico amable, con el fin de que la comunicación y las relaciones fluyan libres de ansiedad, prevención, temores y se expresen en un nivel de respeto mutuo, de intercambios comunicacionales asertivos y proactivos. Se requiere realizar la presentación oficial de los profesionales que realizan la Evaluación de Estándares y compartir los objetivos de la visita. En esta fase se acuerda entre las partes, los aspectos de organización de la visita con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos de la misma. Por lo tanto, se llega a acuerdos sobre la agenda y para el caso de los Operadores y UDS atendidas por más de una persona, se debe identificar las personas responsables que acompañan a cada miembro del equipo que hace la Evaluación de Estándares.

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Igualmente, se informan los tiempos promedios de las actividades y de manera específica se comunica que dispondrán de unos tiempos máximos para allegar la documentación requerida faltante, tiempo que definirá el profesional que realiza la evaluación de dichos estándares. En ningún caso el operador podrá hacer entrega de los soportes faltantes después de que se haya realizado la evaluación de todas las variables. Fase de desarrollo Durante esta fase, los profesionales deben realizar la Evaluación de los Estándares de acuerdo con la distribución que se definió en la etapa de planeación, esto implica que se evalúan de manera simultánea algunos estándares y por lo tanto no es necesario seguir el orden consecutivo en que aparecen consignados en el instrumento. Adicionalmente, se debe contemplar las estrategias evaluativas identificadas en cada una de las variables en el respectivo instrumento, las cuales son: »

Observación: Para reconocer las características de la situación analizada e indagar sobre ella con fines de establecer los elementos relevantes, positivos y negativos que influyen sobre el desarrollo de las actividades del servicio. Esta observación debe ser organizada y estar dirigida a los criterios de calidad que se especifican para los estándares. Si a partir de esta observación se detecta elementos que ameritan un análisis y una evaluación adicional, se debe hacer. Sin embargo, la observación es una técnica y por sí sola en algunas situaciones no permite concluir o determinar el nivel de cumplimiento frente a un estándar, por lo tanto debe complementar con revisión de soportes documentales, entrevistas, entre otros. Para los estándares que deban ser evaluados a partir de observación directa de los niños, las niñas o los/as adolescentes, ésta no debe atentar contra la integridad y el respeto a ellos y ellas. Por ejemplo, condiciones de auto cuidado, higiene personal o posible maltrato, entre otros, establezca el contacto pero no se dirija de manera abierta a observar estos aspectos. No utilice frases alusivas a los aspectos que va a observar.

»

Revisión documental: Corresponde a la identificación y análisis de soportes que son la fuente de evaluación del cumplimiento de un estándar. El documento en sí mismo no es el objetivo de la evaluación, es el medio que se utiliza para establecer el cumplimiento de un estándar, por lo tanto si el Operador o UDS presentan soportes documentales distintos a los identificados en el instrumento, es indispensable que se evalúen y determinar si lo sustancial, que es lo que está definido en el estándar, se está cumpliendo.

»

Entrevista a niños, niñas y adolescentes: Un número importante de estándares se evalúa a partir de las entrevistas a los niños, niñas y adolescentes, las cuales deben contemplar las preguntas pertinentes sobre los aspectos que se quieren identificar. Es muy importante no dirigir la respuesta y hacer la pregunta de tal manera que les permita tener la confianza para expresar realmente lo que consideren pertinente.

»

Grupos de diálogo: Con esta estrategia evaluativa de diálogo grupal, se quiere conocer con mayor profundidad aspectos generales del servicio y la percepción de la población beneficiaria sobre las condiciones de calidad del proceso de atención.

»

Aplicación de encuesta: La aplicación de las encuestas requiere que los niños, niñas y adolescentes, en Protección, o mujeres gestantes y madres en periodo de lactantes, lleven un tiempo en el servicio por el tipo de aspectos que se indagan. Los resultados carecerán de validez si se aplica una encuesta de opinión a

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beneficiarios que no tengan el conocimiento y la experiencia para opinar sobre los elementos indagados en las mismas. Para su aplicación siga las instrucciones contenidas en el instructivo y además, tenga en cuenta que: Si un niño, niña, adolescente, responde en las encuestas que lo castigan con golpes, insultos o ridiculización, debe entrevistarlo individualmente, para profundizar sobre este aspecto. Este hecho se constituye en una situación de acción inmediata. »

Registro fotográfico: Para los Hogares Sustitutos y Tutores debe fotografiarse la fachada de la vivienda, dormitorio, baño, cocina y de todos los aspectos que sean considerados elementos que sustentan una “situación de acción inmediata”. Para Operadores adicionalmente a las anteriores, deberá incluir: Aulas y espacios de talleres, espacios recreativos, zona de archivo, ropería y lavandería, duchas, lavamanos y sanitarios. El registro fotográfico debe permitir evidenciar los aspectos que soportan los resultados. En la primera visita se toman las fotografías señaladas anteriormente y en la segunda visita, para los casos a los que haya lugar, se hace registro fotográfico de los aspectos que permitan evidenciar cambios respecto de la primera visita.

»

Identificación de Situaciones de Acción Inmediata (SAI): Entendidas como aquellas situaciones que amenazan o vulneran los derechos de los (as) beneficiarios (as) de los servicios misionales contratados o que afectan la prestación del servicio, de tal forma que deben ser atendidas inmediatamente.

En la Cuadro 2, se puede identificar la categoría de Situaciones de Acción inmediata, la cual aparece registrada en la fila sombreada, por ejemplo Maltrato Físico. Así mismo, encuentra el tiempo máximo definido para cada SAI registrada, para algunas de estas Situaciones se les define un tiempo inmediato y para otras un tiempo máximo de 3 o 5 días. Cuando se describa una Situación de Acción Inmediata es indispensable que se especifique claramente quien es el responsable de la situación. Por ejemplo, si se detecta una condición de maltrato físico este puede ser ocasionado por un educador del Operador, por un par del adolescente o por algún miembro de la familia. Es por esto que en el formato deben describir con todo detalle y exactitud la situación, con el fin de que la acción que se genere a partir del reporte esté direccionado de manera correcta A continuación, en el Cuadro N° 2 se presentan las Categoría de SAI: Cuadro 2. Categorías de SAI

Maltrato Físico / Tiempo: Inmediato Abuso sexual / Violencia sexual Tiempo: Inmediato Negligencia referido a la falta de protección y cuidado mínimo por parte de quienes tienen el deber de hacerlo ya sea por omisión o descuido / Tiempo: Inmediato Maltrato otras clases de explotación / Tiempo: Inmediato Maltrato por explotación trabajo infantil y peores formas de trabajo infantil/ Tiempo: Inmediato Muerte causas no naturales / Tiempo: Inmediato Muerte causas naturales / Tiempo: Inmediato

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Enfermedad grave no tratada / Tiempo: Inmediato Sobrecupo / Tiempo: 5 días hábiles No prestación del servicio y/o incumplimiento de la jornada de atención / Tiempo: Inmediato Inconsistencia en documentos / Tiempo: 3 días hábiles Presunta falsedad Inconsistencia en la información relacionada en los documentos que hace parte del proceso de atención Enmendaduras Situaciones relacionadas con el PARD / Tiempo:3 días hábiles Sin boleta de ingreso Sin boleta de egreso Sin contacto directo y presencial con autoridad competente Incumplimiento de estándares / Tiempo: 5 días hábiles Variables que relacionan SAI No cuenta con un servicio público ofertado en el municipio: Tiempo: inmediato para iniciar el trámite correspondiente No firma el acta visita: Tiempo: 3 días hábiles Alimentos y/o medicamentos vencidos / Tiempo: Inmediato No entrega de alimentos y/o medicamentos / Tiempo: Inmediato Entrega de alimentos y/o medicamentos no autorizados / Tiempo: Inmediato Operadores UDS Riesgos ambientales como derrumbes, rellenos sanitarios, torres eléctricas , etc / Tiempo: 3 días hábiles Riesgos por infraestructura física como paredes agrietadas, techos deteriorados, columnas estructurales torcidas, etc / Tiempo: 3 días hábiles

»

Otras recomendaciones para la realización de visitas de evaluación de estándares:

Se debe realizar la Evaluación siguiendo estrictamente las instrucciones consignadas para cada variable en el instrumento de Evaluación de Estándares. Sin embargo, frente a situaciones no contempladas o previstas en el instrumento, el análisis de la información debe fundamentarse siempre en el principio del interés superior del niño y la niña. Se debe maximizar el tiempo, pero no se debe dejar de revisar y leer cada variable, aunque crea recordar lo que en ésta se evalúa. Al hacer la Evaluación de los Estándares, sin identificar uno a uno los criterios de calidad definidos se afecta la validez y la confiabilidad de los resultados. Para ingresar al área de preparación de alimentos se debe adoptar las medidas de protección establecidas en Decreto 3075 de 1997 del Ministerio de Salud:

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Mantener el cabello recogido y cubierto totalmente mediante malla, gorro u otro medio efectivo. Usar protector de boca y en caso de llevar barba, bigote o patillas, usar cubierta para ellas. Mantener las uñas cortas, limpias y sin esmalte. Usar calzado cerrado, de material resistente e impermeable y de tacón bajo. No se permite usar anillos, aretes, joyas u otros accesorios. No está permitido comer, beber, o masticar cualquier objeto o producto, fumar o escupir en las áreas de producción o en cualquier otra zona donde exista riesgo de contaminación del alimento.

Cuando la visita es realizada por un equipo de profesionales, cada miembro debe anotar el resultado que obtuvo el operador o unidad de servicio, en cada uno de los estándares que le correspondió evaluar. Dicho registro debe efectuarse en la hoja de caracterización y registro y en la hoja calificación correspondiente al instrumento de Evaluación de Estándares para el servicio que está visitando. Adicionalmente, se deben desarrollar los Grupos de Diálogo. Para este ejercicio, es fundamental tener en cuenta las especificaciones contenidas en el aparte de “Grupos de Diálogo” de esta guía. Para las segundas vistas es necesario que se haga seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos durante los procesos de evaluación anteriores y determinar si las acciones de mejora se han efectuado. Fase de cierre Se debe prever un tiempo significativo para el diálogo y análisis de los resultados. Si la visita fue realizada por varios profesionales, hay que contemplar el tiempo que requieren para consolidar la información que recogió cada uno durante la Evaluación. La hoja de caracterización y registro debe diligenciarse en su totalidad y consignar los resultados correspondientes. Antes de registrar la información es indispensable asegurarse de que la calificación obtenida corresponde al resultado alcanzado, por lo tanto hay que revisar que no existan errores en la valoración de los estándares, en las sumatorias por grupo de estándar y por componente. La calificación de los resultados de la visita tiene un componente cuantitativo y uno cualitativo. El cuantitativo se refiere al puntaje global del cumplimiento de estándares definidos para la modalidad evaluada y los puntajes por tipo de estándar y por responsable; el resultado cualitativo corresponde a la condición correspondiente con la calificación obtenida en la visita de Evaluación de Estándares. Con relación a los resultados cuantitativos, éstos se agrupan en cuatro categorías como se relaciona en la Tabla. N° 1 Relación de puntajes cuantitativos y cualitativos y se establece la relación con la condición cualitativa a saber: Tabla. N° 1 Relación de puntajes cuantitativos y cualitativos

Puntaje 100 99 - 90 89 - 80 < ó = a 79

Calificación 4.0 3.99 – 3.50 3.49 – 3.0 2.99 o menos

Condición Bueno Regular Deficiente Malo

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Es de anotar que 100 evidencia una condición de cumplimiento de aquellos aspectos básicos y fundamentales que permiten concluir que el servicio está cumpliendo con las especificaciones técnicas y administrativas en los lineamientos técnicos y normas aplicables a la modalidad. En ningún caso se considera que esta calificación equivale a una condición de excelencia del servicio. Para realizar los cálculos y obtener los puntajes de cumplimiento se cuenta con dos tipos de registros que permiten realizar las operaciones correspondientes. El primero de ellos, presentado en la Tabla N° 2 “Consolidado de puntaje de resultados de visitas de Evaluación de Estándares global y tipo de estándar”, permite por una parte, registrar el resultado frente al cumplimiento global en la prestación del servicio, y por otra, una calificación sobre el cumplimiento por tipo de estándar.

Tabla 2. Consolidado de puntaje de resultados de visitas de Evaluación de Estándares global y tipo de estándar

(1)

(2)

Estándar

Valor máximo

Vs Resultado

(5)

(4) Valor obtenido

Puntaje de cumplimiento

(7)

(8)

160

Vs Proceso Vs Recursos

(3) Valor a obtener descontando No aplica

190 230

(6) Puntaje Resultado global = Sumatoria columna (5) /3

En la columna 1: Se encuentran relacionados los tipos de estándares en el orden en que están agrupados en el instrumento: Resultado, proceso, recursos. En la columna 2: Se registra la sumatoria del valor estándar del conjunto de variables que conforman cada grupo de estándares (Resultado, Proceso, Recursos). En la columna 3: En caso de que se hagan efectivos los NO APLICA, se registra el valor máximo a obtener para cada tipo de estándar, descontando los valores de las variables que no aplican para cada uno. Por ejemplo, si en proceso no aplica la variable denominada “Formación laboral” el valor máximo para este tipo de estándares no sería 200 sino 190, teniendo en cuenta que la calificación asignada a cada estándar es de 10.

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En la columna 4: Se registra el valor total obtenido a partir de la visita de Evaluación de Estándares, tal como se consignó en la hoja de caracterización y registro para cada grupo de estándares. Se identifica este valor realizando la sumatoria de cada uno de los estándares por grupo (Resultado, Proceso y Recursos). En la columna 5: Se realiza el cálculo del puntaje obtenido de cumplimiento, para el caso en donde todas la variables aplican, se consigna como numerador el valor contemplado en la columna (4) y en el denominador el valor consignado en la columna (2) y este resultado se multiplica por 100 (valor columna 4)/(valor columna 2)*100. Para los casos en los cuales se hagan efectivos los NO APLICA se consigna como numerador el valor contemplado en la columna (4) y en el denominador el valor consignado en la columna (3) para el grupo de estándares en donde tuvo que descontar el no aplica, para los otras casos (donde no hubo necesidad de descontar el no aplica) traslade a la columna 3 los datos correspondientes registrados en la columna 2 y este resultado se multiplica por 100 (valor columna 4)/(valor columna 3)*100 Se registra el valor obtenido de la operación realizada en la columna. En el numeral 6: Se debe calcular el puntaje global del instrumento, para lo cual se realiza la sumatoria de los tres valores consignados columna (5) y este valor se divide en tres. En el numeral 7: Se registra el resultado anterior, consignando sin decimales. En la Tabla N° 4 “Consolidado de puntajes de cumplimiento de visitas de Evaluación de Estándares por responsable”, se realizan las operaciones requeridas para obtener el puntaje de cumplimiento correspondiente, a partir de la identificación que se ha realizado de los actores corresponsables para lograr el cumplimiento de cada estándar. En el numeral 8: Se debe consignar la calificación obtenida, de acuerdo con el puntaje y lo relacionado en la tabla 3.” Relación Puntaje – Calificación". En dicha tabla identifique el puntaje obtenido en la columna “PUNTAJE” e identifique la calificación que le corresponde, la cual aparece registrada en la columna denominada “CALIFICACIÓN”.

Tabla 3. Relación Puntaje - Calificación PUNTAJE 100 99 98 97 96 95 94 93 92 91 90 89 88 87 86 85 84 83

CALIFICACIÓN 4,00 3,99 3,94 3,88 3,83 3,77 3,72 3,66 3,61 3,55 3,50 3,49 3,44 3,38 3,33 3,27 3,22 3,16

PUNTAJE CALIFICACIÓN 65 2,46 64 2,42 63 2,38 62 2,35 61 2,31 60 2,27 59 2,23 58 2,20 57 2,16 56 2,12 55 2,08 54 2,04 53 2,01 52 1,97 51 1,93 50 1,89 49 1,85 48 1,82

PUNTAJE CALIFICACIÓN 30 1,14 29 1,10 28 1,06 27 1,02 26 0,98 25 0,95 24 0,91 23 0,87 22 0,83 21 0,79 20 0,76 19 0,72 18 0,68 17 0,64 16 0,61 15 0,57 14 0,53 13 0,49

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Tabla 4. Consolidado de puntajes de cumplimiento de visitas de Evaluación de Estándares por responsable

(1) Responsable

Entidad Familia Defensor de Familia ETIDF

(2) Valor Máximo sin N/A 440 20 20 10

(3) Valor a obtener descontando No aplica

(4) Valor obtenido

(5) Puntaje de cumplimiento

(6) Calificación Obtenida

En la columna 1: Aparecen discriminados los responsables identificados para el cumplimiento de un estándar. En la columna 2: Contiene la sumatoria total de las calificaciones asignadas a los estándares del conjunto de variables identificadas para cada responsable. En la columna 3: En caso en que se hagan efectivos los NO APLICA, se registra el valor máximo a obtener, descontando los valores de las variables que no aplican para cada responsable. Por ejemplo, si en proceso no aplica la variable denominada “Formación laboral” el valor máximo para el responsable denominado “Entidad” no sería 440 sino 430, teniendo en cuenta que la calificación asignada a cada estándar es de 10. En la columna 4: Identifique en la hoja de caracterización y registro las variables que corresponden a cada responsable, tanto en estándares de resultado, proceso y recursos y realice la sumatoria de las calificaciones obtenidas en cada variable. Consigne por tipo de responsable el valor obtenido.

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En la columna 5: Realice el cálculo del puntaje de cumplimiento, para el caso en donde todas la variables aplican se consigna como numerador el valor contemplado en la columna (4) y en el denominador el valor consignado en la columna (2) y este resultado se multiplica por 100 (4)/(2)*100. Para los casos en los cuales se hagan efectivos los NO APLICA se consigna como numerador el valor contemplado en la columna (4) y en el denominador el valor consignado en la columna (3) para el grupo de estándares en donde tuvo que descontar el no aplica, para los otras casos (donde no hubo necesidad de descontar el no aplica) traslade a la columna 3 los datos correspondientes registrados en la columna 2 y este resultado se multiplica por 100 (valor columna 4)/(valor columna 3)*100 Registre el valor obtenido en la operación sin decimales. En la Tabla N° 5 “Condición por responsable” se ubica, por responsable, la condición alcanzada teniendo en cuenta los cuatro rangos de calificación definidos.

Tabla 5. Condición por responsable

Responsable Entidad Condición 100 de puntaje: Bueno (calificación 4) Entre 99 y 90 de puntaje: Regular (calificación de 3.99 a 3.5) Entre 89 y 80 de puntaje: Deficiente (calificación de 3.49 a 3) Menor o igual a 79 de puntaje: Malo (calificación de 2.99 o menos)

Defensor de Familia

Familia

ETIDF

ICBF NAL 4

Centro Zonal 4

3.8 3.5 3.3

2.9

Se debe consignar la calificación obtenido en la celda de acuerdo con el rango correspondiente para cada uno de los responsables, como se muestra en la tabla anterior. Las tablas anteriores son documentos de trabajo para el o los profesionales que realizan la vista, los cuales no deben ser dejados como parte del Informe de Visita al Operador o a la UDS. A partir de haber obtenido todos los resultados se debe diligenciar el acta de visita. En el acta de visita de Evaluación de Estándares específica por modalidad, se registran los resultados obtenidos, por componente, tipo de estándar y responsable. Así mismo, permite consignar el concepto emitido por los profesionales que

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realizan la evaluación, sobre las condiciones de calidad del servicio a nivel general y específico para cada uno de los componentes definidos. En el apartado “Concepto” se debe anotar cual es la conclusión que tienen los profesionales que han realizado la visita de Evaluación de Estándares sobre el funcionamiento y la calidad del servicio que se está evaluando por cada uno de los componentes. Este debe ser objetivo y concreto, sin hacer uso de un lenguaje coloquial y permitiendo al lector tener claridad de las condiciones de la prestación del servicio en su globalidad. De manera más detallada los conceptos por componente son construcciones, por medio de las cuales se expresa la comprensión de las condiciones de calidad de los estándares que se han agrupado por componente, es decir el concepto recoge la apreciación técnica del o los profesionales que realizan la visita a partir de los resultados obtenidos, del diálogo con los niños, niñas y adolescentes, de la revisión documental y de la observación realizada durante toda la visita. El concepto debe contener unos mínimos a saber: »

»

»

Una descripción de las estrategias de evaluación (observación, evaluación documental, encuestas, grupos de diálogo, etc.). A manera de ejemplo se puede iniciar su redacción así: A partir de la observación, entrevistas con niños y niñas de la institución se puede concluir…. Expresa la conclusión que se obtiene a partir de los resultados. Por ejemplo … que el proceso de atención brindado a los niños y niñas les permiten avanzar en su desarrollo, potenciar los factores protectores que tienen y disminuir o eliminar los factores de vulnerabilidad teniendo en cuenta las características de la población y el tipo de modalidad. Vincula la apreciación y percepción de los niños, niñas y adolescentes. Por ejemplo …. Los niños y niñas consideran que la atención que están recibiendo, que los servicios brindados les han permitido…… o por el contrario ….. Los niños y niñas consideran que la atención que están recibiendo, que los servicios brindados NO LES… El concepto No debe contener la caracterización de la población y la relación de estándares cumplidos o incumplidos.

Debe asegurarse que quede consignada en el acta en “Observaciones del operador o unidad evaluada”, las apreciaciones de los Operadores o UDS sobre diferencias que no se hayan podido concertar, así como la percepción sobre la actitud y trato que se ha tenido por los profesionales que han realizado la visita. Esto permitirá en primer lugar, asegurar la participación final de quien se evalúa y en segundo lugar formalizar las observaciones que se presentan respecto al desarrollo de la visita y así disminuir observaciones posteriores que no pueden ser objeto de Evaluación. Se debe compartir los resultados con las directivas y el equipo técnico del Operador o los responsables de las respectivas unidades de servicio (madre sustituta, responsable del hogar tutor). Posterior a esto, se tiene que diligenciar el plan de mejoramiento en el formato definido por el ICBF. En dicho formato se debe registrar cada uno de los estándares no cumplidos, discriminando los criterios y aspectos específicos que no se cumplen y sobre estos estándares hacer un análisis para identificar las posibles causas, las acciones a desarrollar para superar dicha debilidad y definir los tiempos y responsables en su ejecución.

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Si alguno de los estándares no cumplidos son de responsabilidad de un actor distinto al Operador o UDS, se debe solicitar que el operador realice acciones de gestión que permitan reportar a la instancia o autoridad competente dicha situación Para el caso de los Operadores de Restablecimiento de Derechos que tienen UDS a cargo, como son los Hogares Sustitutos y Hogares Tutores, es necesario que los planes de mejoramiento que se hayan ido formulando en cada UDS sean remitidos previamente al Operador con el fin de que éste conozca uno a uno los resultados obtenidos, los analicen y definan las acciones específicas requeridas, de tal manera que se puedan vincular dichas acciones en su respectivo plan de mejoramiento, el día que se les haga la visita de Evaluación de Estándares. Para los Operadores de Restablecimiento de Derechos que operan la modalidad en diferentes sedes, entregue en la sede principal el acta, las hojas de caracterización y registro y formato de compromiso de mejora definitivos, teniendo en cuenta que la calificación no puede promediarse, esto es, si en una sede el contratista no cumple con las condiciones físicas de los espacios, la calificación de esta variable afectará el cumplimiento de estándares de la modalidad contratada y la calificación deberá ser cero (0), así la otras sedes cumplan con las condiciones físicas de los espacios. Finalmente en la visita, se debe hacer lectura de todos los documentos soporte de la visita para que sean firmados por las partes y hacer entrega de una copia de estos documentos a los Operadores o UDS (física o magnética). Teniendo en cuenta lo anterior, el informe de la visita lo constituyen la hoja de caracterización y registro, el acta de visita, el registro fotográfico y el plan de mejoramiento, el cual debe ser subido al sistema que defina la Dirección de Protección para tal fin. Finalmente, si posterior a la visita se detecta una calificación equivocada por errores de algún tipo, se debe realizar un acta aclaratoria la cual debe ir firmada por las partes involucradas. Registro de información Los profesionales que realizan la visita deben ingresar la información al sistema de información que disponga la Sede de la Dirección General – Dirección de Protección. Esta información debe ser cargada máximo a los cinco días de haber realizado la visita, de tal forma que se cuente con los datos completos, los soportes y el registro fotográfico correspondiente.

d. Gestión de resultados Situaciones de Acción Inmediata No. Inicio

1

Actividad

Realizar la visita e identificar una Situación de Acción Inmediata y registrarla en el “Formato Registro de Situaciones de Acción Inmediata” Ver criterios

Responsable

Registro

Instrumentos de Profesionales que Evaluación de realizan la visita de estándares evaluación de estándares “F1.G1.MPEV2 versión 5 Formato Registro de

No.

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Actividad

Responsable

Registro Situaciones de Acción Inmediata”

2

Diligenciar el “Formato seguimiento de Situaciones de Acción Inmediata” estableciendo las acciones a seguir frente a la SAI identificada para aprobación del Supervisor del Contrato frente a las acciones formuladas. Inmediato

“F1.G1.MPEV2 versión Profesionales que 5 Formato de realizan la visita de seguimiento de evaluación de Situaciones de Acción estándares. Inmediata” (Archivo Excel)

3 P.C.

Verificar la pertinencia, suficiencia y factibilidad de las acciones propuestas, plazos y responsables frente a cada una de las acciones reportadas y remitir la base al referente profesional psicosocial del equipo de apoyo al supervisor a Supervisor del Contrato nivel Regional. Inmediato Si las acciones son pertinentes, suficientes y factibles: Ir a la actividad 5 No: Ir a la actividad 6

4

Remitir al profesional psicosocial la base de datos con la Supervisor del Contrato aprobación de las acciones Máximo a los 5 días.

5

Realizar las acciones definidas en el “Formato seguimiento de Situaciones de Acción Inmediata”, las cuales son llevadas a cabo por el responsable competente (Defensor de familia, nutricionista, psicosocial, administrativo, jurídico o financiero, entre otros) Inmediato

6

Remitir al profesional del equipo de apoyo correspondiente, el Formato de seguimiento de Situaciones de Acción Supervisor del Contrato Inmediata, para que realice los ajustes requeridos frente a las acciones formuladas.

7

Consolidar a nivel Regional todos los “Formato seguimiento Profesional psicosocial de Situaciones de Acción Inmediata” y remitir al supervisor designada por la del contrato. A los cinco días siguientes del mes vencido. Dirección Regional del equipo de supervisión.

8 P.C.

Responsable competente

Analizar las acciones efectivamente realizadas para determinar el cierre o no del caso. Máximo a los quince días de recepción del “Formato seguimiento de Situaciones de Acción Inmediata”. Supervisor del Contrato Si las acciones permiten cerrar el caso: Ir a la actividad 10 No: Ir a la actividad 9

“F1.G1.MPEV2 versión 5 Formato de seguimiento de Situaciones de Acción Inmediata” (Archivo Excel)

Soportes correspondientes: memorandos, actas, requerimientos, entre otros. “F1.G1.MPEV2 versión 5 Formato de seguimiento de Situaciones de Acción Inmediata” (Archivo Excel) “F1.G1.MPEV2 versión 5 Formato de seguimiento de Situaciones de Acción Inmediata” (Archivo Excel) “F1.G1.MPEV2 versión 5 Formato de seguimiento de Situaciones de Acción Inmediata” (Archivo Excel)

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No.

9

10

Actividad

Responsable

Solicitar, con término perentorio, a los equipos profesionales la realización de las acciones propuestas y de no ser ejecutadas Formalizar a Control Interno disciplinario o a la Supervisor del Contrato Procuraduría las situaciones no resueltas por responsabilidad de algún agente del SNBF. Diligenciar la casilla de cierre y fecha correspondiente en el “Formato seguimiento de Situaciones de Acción Inmediata” y remitir al Profesional administrativo designada por la Dirección de Protección del equipo de supervisión.

Supervisor del Contrato

Máximo a los quince días de recepción del “Formato seguimiento de Situaciones de Acción Inmediata”.

11

12

Registro

“F1.G1.MPEV2 versión 5 Formato de seguimiento de Situaciones de Acción Inmediata” (Archivo Excel)Memorandos “F1.G1.MPEV2 versión 5 Formato de seguimiento de Situaciones de Acción Inmediata” (Archivo Excel)

“F1.G1.MPEV2 versión 5 Formato de seguimiento de Situaciones de Acción Inmediata” (Archivo Excel) “F1.G1.MPEV2 versión 5 Formato de Profesionales Realizar seguimiento a las actuaciones y decisiones seguimiento de designados en la realizadas y reportadas Situaciones de Acción Dirección de Protección. Inmediata” (Archivo Excel) Profesional psicosocial por la Remitir “Formato seguimiento de Situaciones de Acción designada Inmediata” a la Dirección de protección a los 8 días del mes Dirección de Regional del equipo de vencido. supervisión.

Nota: P.C. Punto de Control Criterios: 1. Teniendo en cuenta que el propósito de la identificación de acciones inmediatas es poder atender de manera oportuna la misma, ya que se genera una condición de riesgo o vulneración para los niños, niñas y adolescentes, es indispensable que sea reportada la situación el mismo día de su identificación. Para las actuaciones se contempla un tiempo máximo, el cual está señalado en el Cuadro No. 1 Categorías de SAI para cada uno de las categorías.

2. Las acciones deben ser pertinentes es decir que se haga lo que se debe hacer, factibles, que lo planteado realmente se puede hacer y suficientes que el conjunto de acciones formuladas permitan resolver y atender de manera integral la situación encontrada.

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3. El profesional psicosocial del equipo de supervisión es quien determina las acciones que deben ser realizadas para corregir y poder cerrar las Situaciones encontradas, análisis que puede requerir de los otros profesionales de equipo de apoyo. Estas acciones pueden ser realizas por él directamente, o por profesionales diferentes en atención al tipo de situación encontradas. 4. El supervisor debe realizar el análisis de las acciones reportadas por el psicosocial con el fin de determinar si con éstas se pueden corregir las situaciones o si por el contrario debe realizar la formulación correspondiente para que se replanteen las mismas, se complementen o se descarten algunas. 5. El supervisor es quien debe hacer el análisis del reporte para determinar si un caso se cierra o no. Si no es factible hacer el cierre, el supervisor debe brindar la retroalimentación y solicitar la ejecución de las acciones solicitadas por él. 6. La retroalimentación a las acciones formuladas por el psicosocial se registra en “Formato de seguimiento de Situaciones de Acción Inmediata”, el cual debe ser remitido al psicosocial máximo a los cinco días de su recepción. 7. Los tiempos máximos definidos para la realización de las acciones que permiten solucionar las situaciones identificadas, oscilan entre dos y cinco días máximo. Estos tiempos varían en función de la gravedad de la situación y están identificados en el Cuadro 3 de la presente Guía. 8. El profesional psicosocial designado por la Dirección Regional del equipo de supervisión debe consolidar todas las SAI de la respectiva Regional. Teniendo en cuenta que en una misma Regional puede haber más de un profesional psicosocial, la Dirección Regional designará al profesional particular para esta actividad. 9. Cuando el profesional psicosocial del equipo de supervisión se ausente, la Dirección Regional definirán el profesional que asume dicha función. Este cambio debe ser notificado a la Dirección de Protección. 10. Si se identifica algún error como por ejemplo, la categorización de una SAI o el mismo caso registrado en más de una oportunidad, debe informarse al profesional psicosocial del equipo de supervisión, por medio de correo para que haga el ajuste correspondiente. Bajo ninguna circunstancia deben repetir el registro de la acción inicialmente enviada, es decir se debe verificar que no haya registros repetidos. 11. Cuando la Dirección de Protección verifica las acciones ejecutadas enviadas por el profesional psicosocial del equipo de supervisión, debe registrarse en la respectiva Base de Datos las observaciones correspondientes a las que haya lugar.

12. El supervisor del contrato y/o la Dirección de Protección pueden solicitar los soportes físicos que considere pertinentes y necesarios para tener elementos adicionales que permitan analizar la pertinencia y efectiva realización de las acciones reportadas por la respectiva Regional. 13. Las evidencias remitidas por el profesional psicosocial del equipo de supervisión deben venir debidamente identificadas con el número correspondiente al caso, el cual se encuentra en el “Formato de seguimiento de Situaciones de Acción Inmediata”, que se encuentra ubicado en la columna número 1 de dicha formato (base de datos).

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Entidades y Unidades de Servicio con calificaciones iguales o inferiores a 89 puntos en alguno de los responsables No. Inicio

1

Actividad Realizar la visita e identificar si el resultado corresponde a una condición que no garantiza el cumplimiento de los estándares (visitas con puntaje inferior 80 en alguno de los responsables)

Responsable

Profesionales que realizan la visita de evaluación de estándares

Ver criterios

2

P.C.

3

Revisar las hojas de caracterización, registro y calificación, y actas de visita y verificar que efectivamente las entidades y unidades se encuentran en condición “Deficiente” o “Mala” (visitas con puntaje igual o inferior 89 en alguno de los responsables) ¿El Operador ó UDS se encuentra en condición de “Deficiente” o “Mala” por errores de calificación?  SI: Ir a la Actividad No. 03  NO: Ir a la Actividad No. 04 Enviar inmediatamente a los profesionales que realizan la visita de evaluación de estándares, a realizar las correcciones a que haya lugar, en la sede del Operador o US. Consignar la información corregida en el sistema de información que disponga la Dirección de Protección para dicho fin.

4

Diligenciar la totalidad del archivo EV12. Se diligencia mensualmente

Supervisor del Contrato

Profesionales que realizan la visita de evaluación de estándares

Profesionales que realizan la visita de evaluación de estándares

Registro Instrumentos de Evaluación de estándares Hojas de caracterización, registro y calificación, y actas de visita

Hojas de caracterización, registro y calificación, y actas de visita

Acta Aclaratoria

Hojas de caracterización y registro, hoja de calificación y actas de visita.

Archivo EV12.

5

6 7 8

P.C. 9 10

P.C.

Remitir el archivo diligenciado de EV12 al profesional designado por la Dirección Regional de las visitas realizadas por dicho equipo mensualmente. Consolidar la información por modalidad en el EV12 por Regional y Modalidad Remitir a la Dirección de Protección los EV12 Regional y por Modalidad. Mensualmente Revisar y analizar la información de todas las Regionales. Mensualmente Remitir a la Oficina de Aseguramiento de la Calidad los EV12 por Regional y Modalidad. Mensualmente Analizar los resultados de los Operadores o US, con el fin de identificar las variables que inciden negativamente en el cumplimiento de los estándares y determinar si se realiza una visita inspectiva, una auditoría, se realizan requerimientos a los

Profesionales que realizan la visita de evaluación de estándares

Profesional designado por la Dirección Regional Profesional designado por la Dirección Regional Profesionales designado por la Dirección de Protección Profesional designado por la Dirección de Protección Profesional de la Oficina de Aseguramiento de la Calidad

Archivo EV12. Correo electrónico

Archivo EV12. Archivo EV12. Correo electrónico Archivo EV12. Archivo EV12. Correo electrónico Programación de visitas inspectiva. Programación de auditorías.

No.

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Actividad actores correspondientes o se inicia un proceso sancionatorio administrativo en función de las condiciones detectadas. Ver condiciones operativas

Responsable

Registro Requerimientos a actores responsables de resultados Memorando a la Dirección de Primera Infancia

11

Realizar la vista inspectiva, la auditoría de calidad, la elaboración del requerimiento o proceso sancionatorio.

Profesionales designados de la Oficina de Aseguramiento de la Calidad

Acta de visita Inspectiva o de auditoría Informes de visita Inspectiva o de auditoría Plan de mejoramiento Memorando con requerimientos o proceso sancionatorio.

12

Desarrollar sesiones de análisis conjunto, con los responsables de los procesos con el fin de establecer estrategias o planes de acción y hacer seguimiento a los mismos de acuerdo con la competencia de cada uno. Biemestralmente

Oficina de Aseguramiento a la Calidad de Terceros

Acta

Fin

Nota: P.C. Punto de Control Criterios: 1. Cuando se realiza un acta modificatoria porque se ha identificado que quedaron las calificaciones mal registradas o calculadas, ésta debe ser entregada por uno de los profesionales que realizan la vista y no es necesario que asista todo el equipo que la realizó. Esta acta debe quedar con las firmas de las partes. 2. Al remitir el archivo EV12 correspondiente se debe tener en cuenta que:   

Todos los campos del archivo deben estar diligenciados No se puede cambiar la estructura del archivo. Los datos deben coincidir con los consignados en las Hojas de caracterización y registro, hojas de calificación, actas de visita.

3. Los EV 12 deben ser diligenciados en su totalidad por un solo profesional. Cuando la visita es realizada por dos profesionales, este registro lo debe realizar el compañero del psicosocial, considerando que éste último tiene la responsabilidad de diligenciar y formular las acciones requeridas para las SAI. En caso de que la visita se realizada por tres profesionales, el diligenciamiento del EV12 debe hacerlo el pedagogo. 4. El EV12 que remite el profesional designado de cada uno de los equipos debe contener el registro de todas las vistas de evaluación de estándares, realizadas durante el mes. 5. La remisión del EV12 por parte del profesional del equipo de apoyo a la supervisión que haya sido designado para tal fin, debe hacerse a los cinco días del mes vencido. Esta remisión debe dirigirla al profesional que la Dirección Regional a definido, el cual se encargará de consolidar

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6. Si se identifica algún error como por ejemplo, que la misma visita está registrada en más de una oportunidad, debe informarse al profesional que la Dirección Regional a definido para consolidar todos los datos Regionales, por medio de correo electrónico para que se haga el ajuste correspondiente. 7. El EV12 consolidado por modalidad, que remite el profesional designado por la Regional a la Dirección de Protección, debe hacerlo a los 15 días siguientes al mes vencido. 8. La Oficina de Aseguramiento de la Calidad, realiza el análisis de los datos remitidos por la Dirección de Protección y establecerá la acción más pertinente a seguir, de acuerdo con las funciones de la dependencia.

2.8.3. Etapa de Evaluación La evaluación permite establecer el nivel de alcance de los objetivos, las metas, la pertinencia de los métodos utilizados, el aprovechamiento de los recursos y los resultados en cuanto al mejoramiento de los servicios. Así mismo se evalúa la aplicación del procedimiento en las etapas de planeación y ejecución 2.8.3.1.

De la Sede de la Dirección General

La Dirección de Protección y la Oficina de Aseguramiento de la Calidad realizan el seguimiento y evaluación al procedimiento de Evaluación de Estándares de Calidad, de acuerdo con las competencias definidas en el aparte correspondiente: el cumplimiento del perfil de los profesionales que conformarán el equipo de apoyo a la supervisión contractual que realizan la Evaluación de Estándares, la inducción y capacitación, la socialización en el nivel Nacional, Regional y Zonal, la calidad y el uso de los formatos e instrumentos, la generación y ejecución de acciones de tipo técnico, frente a los Operadores y las UDS, el desarrollo y resultados de la asistencia técnica a las Regionales y Centros Zonales, a los reportes inmediatos y a las respectivas actuaciones de Centros Zonales, entre otros aspectos. 2.8.3.2.

De las Regionales

El cumplimiento de las normas, uso de formatos e instrumentos por parte de los Centros Zonales, la presentación del procedimiento de Evaluación de Estándares y los respectivos instrumentos por modalidad a los Operadores y UDS, la presentación de resultados por parte de los supervisores y equipos de apoyo de la supervisión, la asistencia técnica brindada a los Centros Zonales en el desarrollo del procedimiento de Evaluación de Estándares, a las actuaciones técnicas, administrativas, jurídicas y financieras que se requieren a partir de los resultados obtenidos. 2.8.3.3.

Del Centro Zonal

La aplicación del procedimiento, formatos e instrumentos, el uso de los resultados y la pertinencia y oportunidad de las decisiones adoptadas y del efecto generado por el plan de asistencia técnica implementado. 2.8.3.4.

Del supervisor y equipo de apoyo técnico de la supervisión

Evaluación del cumplimiento de los pasos establecidos en la planeación, qué dificultades se le presentaron, cómo las resolvió, si contó con todos los elementos necesarios para planear y programar las visitas de

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Evaluación de Estándares, si se cumplió con la programación de visitas, si se preparó y ejecutó las fases de inicio, desarrollo y cierre de las visitas. Así mismo se debe evaluar si se organizó el equipo de apoyo para distribuir responsabilidades por componente, si se recogió toda la información en el tiempo previamente definido, si se cumplieron todos los objetivos que se habían trazado, si los instrumentos son claros y pertinentes, si hizo uso del ellos siguiendo las orientaciones correspondientes, si al finalizar la visita hizo la devolución de los resultados a los equipos o miembros de las Unidades de Servicio.

2.9.

GRUPO DE DIÁLOGO

Durante las visitas de evaluación de estándares para algunas modalidades, se incluye en el instrumento respectivo una variable que se denomina Percepción de la atención. A continuación se describe la metodología que deben utilizar los dos profesionales que se encargarán de adelantar el grupo de dialogo. La técnica de los grupos de diálogo es una reunión con modalidad de entrevista grupal abierta y semiestructurada, en donde se procura que un grupo de individuos seleccionados discutan y elaboren, desde la experiencia personal, una temática o hecho social que es objeto de análisis, por ejemplo, una detección de necesidades de capacitación. En resumen es un diálogo cuidadosamente diseñado para recoger la percepción de un grupo de personas sobre un área particular de interés. Los participantes deben poder expresar libremente su opinión sobre diferentes aspectos de interés en un ambiente abierto para el libre intercambio de ideas. Características del grupo de diálogo     

Los participantes tienen ciertas características homogéneas. Se proveen datos de índole cualitativo. El diálogo es enfocado en un aspecto específico. Es sumamente importante la percepción de los participantes sobre los servicios y oportunidades. El propósito no es el de establecer consenso, sino el de establecer las percepciones, sentimientos, opiniones y pensamientos de los participantes sobre el servicios y oportunidades.

Planificación del grupo de diálogo    

Es necesario determinar el propósito de la actividad, a quiénes les interesa la información, los tipos de información que son importantes y la razón por lo que la misma es requerida. Determinar la población a participar. Para el caso particular se desarrollará el grupo de diálogo para las modalidades de restablecimiento de derechos y conflicto con la ley. El tamaño de cada grupo debe fluctuar entre 8-12 personas, con un número óptimo de 10. Se organizará un grupo con la población que tenga entre 13 y 18 años y otro entre 7 y 12 años. Las preguntas deben ser abiertas, de manera que éstas generen pensamiento crítico, y que cada uno tenga la suficiente flexibilidad para elaborar sus respuestas. Preguntas que se contesten con una palabra o con un sí o un no se deben evitar. Ejemplos de preguntas son los siguientes: ¿Qué opinas del programa? ¿Cómo te sentiste en los talleres? ¿Dónde conseguiste esa información? ¿Qué aspectos te gustan más del servicio?

  

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Durante este proceso no se debe descartar el añadir preguntas que no habían sido previamente consideradas, o modificar preguntas existentes. Se debe establecer una secuencia lógica de las mismas. Para el caso que nos ocupa, la duración del grupo de diálogo debe fluctuar entre 1 y 1.1/4 horas.

Selección del moderador del Grupo de Diálogo  

      

Es importante que el moderador participe de la planificación de la reunión y esté totalmente al tanto del tema a desarrollar para que logre un dominio efectivo de la actividad. Debe ser una persona que tenga las habilidades requeridas para dirigir un grupo. Debe tener habilidades comunicacionales, como saber escuchar, darse a entender claramente tanto verbal como no verbalmente, saber interpretar conductas comunicacionales, manejo de dinámicas de grupos, control eficiente del tiempo y asertividad entre otras. Debe poder ocuparse no solo de mantener a los miembros del grupo atento y concentrado, sino también mantener el hilo central del diálogo, y cerciorarse que cada asistente participe activamente. También se debe utilizar un equipo de dos personas, donde una persona modera el diálogo y la otra lleva la relatoría o hace un trabajo de observación del comportamiento asociado de los asistentes. Durante la reunión el moderador debe promover el debate planteando preguntas que estimulen la participación, demandando y desafiando a los participantes con el objetivo de sacar a flote las diferencias. Algunas veces será necesario llevar el diálogo a los pequeños detalles o si es el caso impulsar el diálogo hacia temas más generales cuando ésta ha alcanzado un rumbo equivocado o ambiguo. Debe procurar mantener a los participantes atentos al tema del diálogo siendo posible que en ciertas circunstancias, él deba conducir la conversación hacia sus orígenes con el objetivo de reordenarla. El moderador también deberá asegurarse que cada uno de los participantes tenga la oportunidad de expresar sus opiniones. No debe mostrar preferencias o rechazos que influencien a los participantes a una opinión determinada o a una posición en particular.

Desarrollo del grupo de diálogo      



Se debe seleccionar un lugar donde los participantes puedan hablar en privado, evitando zonas ruidosas para que puedan ser escuchados por el moderador y el relator. Es necesario seleccionar un lugar de fácil acceso a los participantes. El diálogo se debe conducir en forma de diálogo abierto en el que cada participante pueda comentar, preguntar y responder a los comentarios de los demás, incluyendo a los del moderador. Todos los participantes deben sentarse a la misma distancia del moderador y dentro del campo de visión de los demás participantes. El moderador da la bienvenida a los participantes, presenta el objetivo, da orientaciones generales y ubica al grupo mentalmente en el debate. El moderador formula la primera pregunta e invita a participar. En el caso de que nadie hablara, el moderador puede estimular las respuestas por medio del recurso de la "respuesta anticipada", que consiste en contestar uno mismo insinuando algunas alternativas posibles. Esto da pie para que los presentes adhieran o rechacen las sugerencias, con lo cual comienza el debate. Una vez en marcha el debate, el moderador lo guía prudentemente cuidando de no ejercer presiones, intimidaciones o sometimientos. Lo que importa más no es obtener la respuesta que se desea, sino la elaboración mental y las respuestas propias del grupo.





 

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El moderador prestará atención no sólo al desarrollo del contenido que se debate, sino también a las actitudes de los miembros y detalles del desarrollo del proceso de grupo. Distribuirá convenientemente el uso de la palabra alentando a los tímidos. Observará las posibles inhibiciones o dificultades que se presenten, y si lo cree conveniente para la marcha del debate las hará manifiestas al grupo. El moderador no debe "entrar" en el debate del tema; su función es la de conducir, guiar, estimular. Mantendrá siempre una actitud cordial, serena y segura que servirá de apoyo sobre todo en eventuales momentos de acaloramiento de quienes sí están intelectual y emocionalmente entregados en el diálogo. Admitirá todas las opiniones, pues ninguno debe sentirse rechazado, burlado o menospreciado. Su función es la de conducir al grupo hacia ideas correctas y valiosas. El relator que hace de observador anota las respuestas de los participantes y observa los mensajes ocultos y no verbales de los participantes. Relator analiza la información recabada y obtiene conclusiones.

Función del moderador antes del grupo de diálogo     

    

Familiarizarse con el tema a tratarse Coordinar la conformación del grupo. Coordinar la logística del grupo. Practicar la introducción. Determinar la ubicación de las personas. Se recomienda una mesa redonda y un cartón donde se escriba el primer nombre de los participantes. En cuanto a la ubicación de las personas, el más tímido debe colocarse al frente del moderador, para que se sienta confiado a hablar. El más inquieto debe sentarse justamente al lado del moderador con el propósito de que se tranquilice un poco. Esto si se puede identificar con anticipación. Dar la bienvenida al inicio del grupo. Comenzar y terminar en el tiempo previsto (1 hora máximo 1 ¼ horas). Guardar su opinión. Controlar reacciones verbales y no verbales. Al final, pregunte si algo se ha quedado sin tener en cuenta.

Funciones del relator en el grupo de diálogo         

Conseguir los materiales (libreta, tarjetas de cartulina) Hacerse cargo del arreglo del salón. Dar la bienvenida a los participantes. Sentarse en el lugar designado. Se recomienda que sea en una mesa cerca de los participantes. Tomar nota del diálogo. No participar en la dinámica. Realizar preguntas cuando se lo indique el moderador. Proveer un resumen de la actividad. Proveer insumos al informe del moderador.

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Proceso de análisis del grupo de diálogo Fecha del Grupo de Diálogo _________________________________

Nombre de la entidad en la que se desarrolla el Grupo de Diálogo ___________________________________________________________ Nombre de la modalidad________________________________________ Número de participantes ________________________________________ Número de hombres ___________________________________________ Número de mujeres____________________________________________ Rango de edad _______________________________________________ Nombre del Moderador _________________________________________ Nombre del Relator ___________________________________________

Ejemplo de una introducción al grupo de dialogo Buenas tardes y bienvenidos a nuestra sesión. Gracias por sacar un tiempo para participar en este diálogo del Servicio de ________________________. Me llamo _______________________ y trabajo para ________________________. Me acompaña _______________________. Cada uno de ustedes tiene cosas que decir sobre los tema que vamos a abordar. El propósito del encuentro es el de conocer su opinión sobre algunos aspectos del servicio y de cómo se sienten ustedes. Para el ICBF es muy importante conocer su opinión. En esta actividad no hay respuestas correctas o incorrectas, sino diferentes puntos de vista. Siéntanse con libertad de expresar su opinión, aun cuando esta difiera con la que expresen sus compañeros. Les pido que por favor hablen alto, ya que no queremos perdernos ninguno de sus comentarios. Si varios participantes hablan al mismo tiempo, no lograremos escuchar y entender lo que están planteando y la recolección de la información se hará difícil. Estaremos llamando a cada uno por el primer nombre. El informe final no incluirá los mismos para asegurar la confidencialidad. Tengan en cuenta que estamos tan interesados en los comentarios negativos como en los positivos. Nuestra sesión durará una hora máximo una hora y cuarto, y no tomaremos ningún receso formal. Colocaremos tarjetas en la mesa al frente de Usted, para que nos ayuden a recordar los nombres de cada cual. Para romper el hielo, vamos a averiguar algo sobre Ustedes, su nombre, xxxx, xxxx, y hace cuánto están ubicados en esta institución.

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Temáticas a analizar – preguntas ¿En cuáles de los espacios brindados por la institución han aprendido algo importante? Cuáles han sido las personas que consideran más significativas para aprender lo que aprendieron en cada uno de esos espacios? Resumen Breve/Aspectos Claves10

Frases Notables11

Relación de posibles categorías de respuesta, marque con una X aquellas opciones que se recogieron en el diálogo: Actividades 1. Espacios académicos (básica y media). 2. Espacios académicos (Formación laboral). 3. Talleres ocupacionales. 4. Espacios recreativos. 5. Espacios culturales. 6. Intervenciones profesionales individuales. 7. Sesiones grupales. 8. Espacios de alimentación. 9. Actividades cotidianas de hábitos y costumbres. 10. Salidas pedagógicas. 11. Reuniones doctrinales. 12. Otro _____________ cuál Quiénes, marque con una X aquellas opciones que se recogieron en el diálogo: 1. Director y/o coordinador. 2. Psicólogo. 3. Trabajadora Social. 4. Pedagogo. 5. Educador – formador. 6. Personal manipulador de alimentos. 10

El Resumen / aspectos claves se refiere a los comentarios más significativos que genera uno o más de los participantes frente al tópico evaluado. Estos le dan soporte a la conclusión que el profesional generó sobre el mismo. 11 Las frases notables son expresiones particulares que se registran tal como la verbaliza el participante frente al tópico evaluado.

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7. Nutricionista. 8. Terapeutas. 9. Personal de salud. 10. Voluntarios. 11. Talleristas. 12 otro ________________ Cuál Conclusión General sobre la primera temática ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ __________________________ Si tuvieran que identificar las “expresiones - sentimientos” (felices, tristes, ansiosos, furiosos, tranquilos) de la gran mayoría de sus compañeros acá, cuál la representa mejor. Resumen Breve/Aspectos Claves

Frases Notables

Marque con una X aquellas opciones que se recogieron en el diálogo: 1. Felicidad. 2. A gusto. 3. Tranquilidad. 4. Rabia. 5. Tristeza. 6. Ansiedad. 7. Miedo. 8. Aburrimiento. 9. Desesperanza. Conclusión General sobre la segunda temática ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ __________________________

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Estar acá les ha permitido algo importante para la vida? Podrían mencionar algunas de estas cosas importantes? Resumen Breve/Aspectos Claves

Frases Notables

Marque con una X aquellas opciones que se recogieron en el diálogo: 1. Crecimiento personal. 2. Mejorado las relaciones con la familia. 3. Mejorado las relaciones con pares. 4. A valerse por sí mismo – oficio. 5. A querer estudiar y aprender 6. A superar los problemas. 7. A respetar a otros. 9. A respetar las normas. 10. A quererse – valorar su vida 11. A valorar la libertad. 12. Nada. Conclusión General sobre la tercera temática ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ __________________________ Cómo describirían el trato de los adultos de la institución hacia ustedes? Resumen Breve/Aspectos Claves

Frases Notables

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Marque con una X aquellas opciones que se recogieron en el diálogo: 1. Amables. 3. Respetuosos. 4. Preocupados por generar lo mejor para mí. 5. Irrespetuosos. 6. Indiferentes. 6. Groseros. 7. Maltratantes de palabra. 9. Maltratantes físicamente. Conclusión General sobre la cuarta temática ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ __________________________ Cierre del grupo de diálogo Por cada temática abordada el moderador con el relator deben hacer un cierre, en el cual se comparta con el grupo los aspectos claves identificados y la conclusión general a la que se llega a partir de lo expuesto por el grupo. Si es necesario, a partir de las opiniones finales se hacen los ajustes requeridos a la conclusión planteada por temática Para lograr lo anterior, el relator expone los aspectos claves consignados y el moderador debe hacer el cierre correspondiente. Calificación de los resultados del grupo de diálogo y consignación en la hoja de caracterización y registro A partir de lo manifestado por los participantes en el grupo de diálogo, los profesionales que desarrollan esta estrategia deben evaluar y concluir si las mismas reflejan una tendencia sobre conformidad o inconformidad con el servicio. A partir de lo que concluyan, se realiza la asignación del puntaje en el instrumento correspondiente el cual contempla tres posibles calificaciones a saber: 0. La mayoría de los comentarios de los miembros que hacen parte del grupo de diálogo expresan inconformidad sobre las condiciones del servicio. 5. Aunque existen comentarios de inconformidad, la tendencia que se aprecia es de conformidad con el servicio. 10. La mayoría de los comentarios de los miembros que hacen parte del grupo de diálogo expresan conformidad sobre las condiciones del servicio.

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2.10.

ANEXOS

ANEXO 1. HOJA COMPLEMENTARIA ACTA DE VISITA DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES

Hoja Complementaria Acta de visita de Evaluación de Estándares Regional Centro Zonal Fecha (DD/MM/AAAA) Nombre de la Entidad Nombre de la Unidad Página número (adicional a las 2 páginas del acta)

Miembros de la entidad contratista que participan en la visita Nombres y Apellidos Cargo Firma y Cédula

Nombres y Apellidos

Miembros del equipo que realizan la visita Profesión

Firma y Cédula

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Nota Aclaratoria: Los Anexos del 1 al 65 son los Instrumentos de Evaluación de Estándares, cuyo listado se presenta a continuación.

Anexo 1. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA CENTROS DE EMERGENCIA NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES MENORES DE 14 AÑOS QUE SE PRESUMA O HAYAN INCURRIDO EN LA COMISIÓN DE UN DELITO Y ADOLESCENTES MAYORES DE 14 AÑOS Y MENORES DE 18 AÑOS NO JUDICIALIZADOS. Anexo 2. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA EXTERNADOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES MENORES DE 14 AÑOS QUE SE PRESUMA O HAYAN INCURRIDO EN LA COMISIÓN DE UN DELITO Y ADOLESCENTES MAYORES DE 14 AÑOS Y MENORES DE 18 AÑOS NO JUDICIALIZADOS. Anexo 3. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA CENTROS DE PROTECCIÓN ESPECIALIZADOS - INTERNADOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES MENORES DE 14 AÑOS QUE SE PRESUMA O HAYAN INCURRIDO EN LA COMISIÓN DE UN DELITO Y ADOLESCENTES MAYORES DE 14 AÑOS Y MENORES DE 18 AÑOS NO JUDICIALIZADOS. Anexo 4. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA INTERVENCIONES DE APOYO NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES MENORES DE 14 AÑOS QUE SE PRESUMA O HAYAN INCURRIDO EN LA COMISIÓN DE UN DELITO Y ADOLESCENTES MAYORES DE 14 AÑOS Y MENORES DE 18 AÑOS NO JUDICIALIZADOS. Anexo 5. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA SEMI INTERNADOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES MENORES DE 14 AÑOS QUE SE PRESUMA O HAYAN INCURRIDO EN LA COMISIÓN DE UN DELITO Y ADOLESCENTES MAYORES DE 14 AÑOS Y MENORES DE 18 AÑOS NO JUDICIALIZADOS. Anexo 6. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA CENTRO DE ATENCIÓN ESPECIALIZADA PARA ADOLESCENTES QUE SE DESVINCULAN DE GRUPOS ARMADOS ORGANIZADOS AL MARGEN DE LA LEY. Anexo 7. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA HOGAR TRANSITORIO ADOLESCENTES DESVINCULADOS DE GRUPOS ARMADOS ORGANIZADOS AL MARGEN DE LA LEY. Anexo 8. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES HOGARES TUTORES DESVINCULADOS DE GRUPOS ARMADOS AL MARGEN DE LA LEY, ENTIDADES CONTRATISTAS. Anexo 9. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA UNIDADES DE SERVICIO DE HOGARES TUTORES DESVINCULADOS DE GRUPOS ARMADOS ORGANIZADOS AL MARGEN DE LA LEY. Anexo 10. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA CENTROS DE ATENCIÓN ESPECIALIZADA, CAE SISTEMA DE RESPONSABILIDAD PENAL PARA ADOLESCENTES, SRPA.

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Anexo 11. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA CENTROS DE INTERNAMIENTO PREVENTIVO SISTEMA DE RESPONSABILIDAD PENAL PARA ADOLESCENTES, SRPA. Anexo 12. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA ATENCIÓN INTEGRAL A LA PRIMERA INFANCIA MODALIDAD FAMILIAR. Anexo 13. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA EXTERNADOS SISTEMA DE RESPONSABILIDAD PENAL PARA ADOLESCENTES, SRPA. Anexo 14. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA INTERNADO ABIERTO SISTEMA DE RESPONSABILIDAD PENAL PARA ADOLESCENTES, SRPA. Anexo 15. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA INTERVENCIONES DE APOYO – LIBERTAD VIGILADA SISTEMA DE RESPONSABILIDAD PENAL PARA ADOLESCENTES, SRPA. Anexo 16. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA SEMI INTERNADO SISTEMA DE RESPONSABILIDAD PENAL PARA ADOLESCENTES, SRPA. Anexo 17. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA CASA HOGAR DE PROTECCIÓN. Anexo 18. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA CENTRO DE EMERGENCIA RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS. Anexo 19. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA INSTITUCIONES DE PROTECCIÓN EXTERNADO CON Y SIN DISCAPACIDAD RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS. Anexo 20. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES HOGARES SUSTITUTOS PARA POBLACIÓN CON Y SIN DISCAPACIDAD ENTIDADES CONTRATISTAS. Anexo 21. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA UNIDADES DE SERVICIO DE HOGARES SUSTITUTOS PARA POBLACIÓN CON Y SIN DISCAPACIDAD. Anexo 22. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA INTERNADO DE ATENCIÓN ESPECIALIZADA. Anexo 23. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA INTERNADO DE DIAGNÓSTICO Y ACOGIDA DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES EN INSTITUCIONES AUTORIZADAS PARA EL DESARROLLO DE PROGRAMA DE ADOPCIÓN (IAPAS). Anexo 24. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA INTERNADO DISCAPACIDAD Y DISCAPACIDAD MENTAL PSICOSOCIAL. Anexo 25. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA INTERVENCIÓN DE APOYO POBLACIÓN: AMENAZA, INOBSERVANCIA O VULNERACION DISCAPACIDAD ESPECIAL VIOLENCIA SEXUAL ESPECIAL TRABAJO INFANTIL ESPECIAL CONSUMO DE SPA ESPECIAL EN SITUACION DE VIDA EN CALLE.

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Anexo 26. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PREPARACIÓN PARA LA VIDA LABORAL Y PRODUCTIVA. Anexo 27. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA INSTITUCIÓN DE PROTECCIÓN SEMI INTERNADO PARA POBLACIÓN CON Y SIN DISCAPACIDAD. Anexo 28. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA INTERNADO DE ATENCIÓN ESPECIALIZADA MADRES GESTANTES O EN PERIODO DE LACTANCIA CON SUS DERECHOS AMENAZADOS, INOBSERVADOS O VULNERADOS. Anexo 29. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA ENTIDADES CONTRATISTAS DE HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR MÚLTIPLES EMPRESARIALES. Anexo 30. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA UNIDADES DE SERVICIO DE HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR MÚLTIPLES EMPRESARIALES. Anexo 31. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA ENTIDADES CONTRATISTAS DE HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR FAMI. Anexo 32. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA UNIDADES DE SERVICIO DE HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR FAMI. Anexo 33. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA ENTIDADES CONTRATISTAS DE HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR FAMILIARES. Anexo 34. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA UNIDADES DE SERVICIO DE HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR FAMILIARES. Anexo 35. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA ENTIDADES CONTRATISTAS DE HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR GRUPALES. Anexo 36. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA UNIDADES DE SERVICIO DE HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR GRUPALES. Anexo 37. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA ENTIDADES CONTRATISTAS DE HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR MÚLTIPLES. Anexo 38. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA UNIDADES DE SERVICIO DE HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR MÚLTIPLES. Anexo 39. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA ENTIDADES CONTRATISTAS DE HOGARES INFANTILES Y CENTROS DE DESARROLLO INFANTIL – CDI. Anexo 40. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA HOGARES INFANTILES, LACTANTES Y PREESCOLARES. Anexo 49. INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA PROGRAMA DIA BODEGA DE ALMACENAMIENTO.

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Anexo 50. INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA PROGRAMA DESAYUNOS INFANTILES CON AMOR – DIA. PLANTAS DE PRODUCCIÓN. Anexo 51. INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA PROGRAMA DESAYUNOS INFANTILES CON AMOR – DIA. ENTIDAD CONTRATISTA. Anexo 52. INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA PROGRAMA DESAYUNOS INFANTILES CON AMOR – DIA. PUNTO DE ENTREGA. Anexo 53. INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA PROGRAMA DESAYUNOS INFANTILES CON AMOR – DIA. TRANSPORTE DE ALIMENTOS. Anexo 57. INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA BIENESTARINA® Y/O OTROS ALIMENTOS DE ALTO VALOR NUTRICIONAL PUNTO DE ENTREGA. Anexo 58. INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA BIENESTARINA® Y/O OTROS ALIMENTOS DE ALTO VALOR NUTRICIONAL BODEGA DE ALMACENAMIENTO. Anexo 59. INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA PLANTA PROVEEDOR MATERIAS PRIMAS Y SUMINISTROS UTILIZADOS EN LA PRODUCCION DE BIENESTARINA® Y/O OTROS ALIMENTOS DE ALTO VALOR NUTRICIONAL. Anexo 61. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA JARDIN SOCIAL. Anexo 62. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA ENTIDADES CONTRATISTAS DE JARDINES SOCIALES.

Anexo 60. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA CENTROS TRANSITORIOS SISTEMA DE RESPONSABILIDAD PENAL PARA ADOLESCENTES, SRPA. Anexo 63. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA ATENCIÓN TERAPEUTICA. Anexo 64. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES PARA CASA HOGAR PARA NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES MENORES DE 14 AÑOS QUE SE PRESUMA O HAYAN INCURRIDO EN LA COMISIÓN DE UN DELITO Y ADOLESCENTES MAYORES DE 14 AÑOS Y MENORES DE 18 AÑOS NO JUDICIALIZADOS.