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Guía de Evaluación de Microsoft Office 2003

Microsoft® Office System 2003

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Microsoft Office

Tabla de contenidos Introducción ..............................................................................2 Objetivos y visión de diseño: usuarios, datos y procesos de negocios conectados ..................................4 Ventajas para la pequeña empresa .............................................6 Administración de procesos e inteligencia de la información .......7 Microsoft Access 2003............................................................10 XML en Microsoft Excel 2003 .................................................10 XML en Microsoft Word 2003 ..................................................12 Trabajo en equipo efectivo........................................................15 Protección de la propiedad intelectual digital ...........................23 Administración y control de la información................................26 La nueva apariencia de Microsoft Outlook ................................27 Ayudar a los trabajadores a organizarse....................................33 Tecnologías flexibles para la administración de información ......39 Microsoft Office Outlook con Business Contact Manager ..........47 Apéndice I: Requisitos del sistema ...........................................49

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Introducción Bienvenido al paquete más reciente de aplicaciones de productividad para el trabajador de la información de Microsoft, cuyo nombre clave es Microsoft Office 2003. Con la nueva funcionalidad de Microsoft Office 2003, los sistemas hablan el mismo idioma, los usuarios tienen acceso a los datos actuales en todo momento y pueden recuperarlos desde cualquier origen y los equipos pueden colaborar y coordinarse entre sí sin importar el lugar donde se encuentren.

Microsoft Office 2003 proporciona capacidades nuevas, tecnologías nuevas y diseños nuevos para ayudar a los trabajadores y a los negocios de la información en las siguientes áreas: • Administración de procesos. La amplia implementación del Lenguaje de marcado extensible (XML), estándar de la industria, de los paneles de tareas integrados para investigación y comunicación y las capacidades ampliadas de Las Etiquetas inteligentes ayudan a proporcionarle al usuario datos relevantes y actuales del negocio desde dentro de las aplicaciones de Microsoft Office System. También proporcionan una plataforma para que las soluciones del proceso de negocio se construyan sobre la familiar interfaz de Microsoft Office.

• Protección y control de la información. La compatibilidad con Administración de permisos de Microsoft Windows permite a las organizaciones controlar de manera proactiva la forma en que se distribuye la información propia, al evitar que personas no autorizadas corten, copien, peguen o impriman mensajes de correo electrónico y archivos adjuntos. La información sólo se dirige al lugar donde debe ir. • Trabajo en equipo efectivo. Los espacios de trabajo de documentos y Área de reuniones, los mensajes instantáneos y la presencia, los paneles de tareas integradas y los archivos adjuntos de correo electrónico en vivo reúnen a los trabajadores para compartir y acceder a información relevante, realizar reuniones y trabajar en documentos en tiempo real, con un acceso inmediato que supera límites geográficos.

• Inteligencia de la información. XML habilita las aplicaciones de Microsoft Office 2003 para que se comuniquen casi con cualquier sistema. Como resultado, ahora se pueden habilitar las aplicaciones familiares de Microsoft Office para que tengan acceso a almacenes complejos de datos de ser vicios de fondo sin requerir una personalización costosa. XML también libera información desde dentro de los millones de documentos que se encuentran en escritorios y servidores, permitiendo a los clientes utilizar esa información en toda su organización.

El trabajador de la información de hoy

• Consumo de información. Avances tales como la nueva apariencia del cliente de correo electrónico y colaboración de Microsoft Outlook, soporte de tinta, cálculos dinámicos de hojas de cálculo y ClearType facilitan la lectura, organización, anotación y análisis de los datos.

Hoy en día, más gente que nunca utiliza herramientas de software para manejar información. Microsoft ha estudiado a los trabajadores de la información y sus hábitos de trabajo, elementos ergonómicos, tareas comunes, etc., para averiguar la manera en que la gente utiliza sus aplicaciones de negocios. Al diseñar

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• Coordinación y organización. Los calendarios y contactos compartidos, Carpetas de búsqueda, Marcado rápido, Reglas y Alertas de Microsoft Office Outlook 2003 y nuevas bibliotecas de documentos ayudan a los trabajadores de la información a administrar y organizar proyectos, información y tareas.

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Microsoft Office 2003, Microsoft identificó y trató los siguientes retos, a los que comúnmente se enfrentan los trabajadores de la información: • Exceso de información. Con frecuencia hay demasiada información en demasiados lugares como para que los trabajadores puedan hacer un seguimiento. Microsoft Office 2003 proporciona nuevas formas de ayudar a los trabajadores a mantener la información organizada y actualizada. • Colaboración ineficiente. Generalmente, la programación y la comunicación requieren un gran esfuerzo de interacción y con frecuencia es difícil para los empleados en diferentes ubicaciones mantenerse en contacto entre sí. Hasta ahora, resultaba difícil utilizar la tecnología de colaboración sin tener una gran infraestructura instalada. Microsoft Office 2003, conjuntamente con Microsoft Windows SharePoint Services, ofrece poderosas herramientas de colaboración directamente al usuario en una interfaz fácil de utilizar y la información de presencia de mensajes instantáneos les permite comunicarse de manera transparente. • Islas desconectadas de datos. Años de rotación tecnológica, fusiones, adquisiciones y otros factores han dejado una gran cantidad de datos corporativos valiosos atrapados en sistemas de información y en “silos” dispares. Microsoft Office 2003 es el primer paquete principal de productividad de escritorio totalmente compatible con el XML estándar de la industria y con esquemas definidos por el cliente, proporcionando una manera fácil de conectar sistemas de información y devolver los datos al trabajador. • Falta de integración de los procesos de negocio. Microsoft Office 2003 puede ayudar a las compañías a crear procesos nuevos, simples y eficientes, para las funciones de negocios cotidianas como facturas, contratos, comunicados de prensa, informes, presentaciones, correo electrónico para clientes, etc., al reunir a todos los departamentos y eliminar la necesidad de enviar y devolver documentos.

Lenguaje de marcado extensible: el estándar universal Una y otra vez, las organizaciones han expresado la necesidad de capturar información de negocios importante de una forma que les permita reutilizarla en otros documentos o procesos de negocio, sin importar los servidores, aplicaciones o plataformas. Para satisfacer esta necesidad, Microsoft ha incorporado XML en el núcleo de las aplicaciones de Microsoft Office 2003. El marcado XML permite crear documentos “semiestructurados” con áreas de significados, así como presentación y formato. Al crear o utilizar “esquemas” XML específicos, que definen la estructura de un documento y el tipo de contenido de cada área, los negocios pueden personalizar la estructura de los datos para su propio uso, lo que facilita la manipulación, búsqueda y reutilización de la información. De esta forma, XML reduce la diferencia existente entre los documentos no estructurados y los datos rígidamente estructurados. Los beneficios de utilizar XML para admitir procesos de negocios incluyen lo siguiente: • Fácil intercambio de datos. XML permite que los datos se recuperen y se utilicen desde sistemas dispares que, de otra forma, serían incompatibles. • Reutilización simple de datos. La reutilización de la información a través de XML elimina la necesidad de volver a capturar o codificar, reduciendo así el tiempo requerido y los errores generados al volver a formatear la información. • Información fácilmente localizable. XML ayuda a dar estructura y significado a la información electrónica, de tal manera que ésta resulta mucho más fácil de buscar y organizar. • Vistas diferentes de los mismos datos. Debido a que XML separa los contenidos de la presentación, se puede utilizar la misma información en distintos entornos, formatos, aplicaciones y dispositivos, de acuerdo con las necesidades del usuario. • Desarrollo rápido de soluciones. Con una información más estructurada mediante el formato de datos XML, estándar de la industria, los desarrolladores, o incluso los usuarios avanzados, pueden escribir aplicaciones de negocios desde cero de manera más rápida y fácil.

• Uso de herramientas de productividad. Microsoft Office 2003 ofrece nuevas funciones y tecnologías, como los Paneles de Tareas y las Etiquetas inteligentes, que se enfocan a hacer el producto todavía más fácil de utilizar, especialmente en un entorno orientado a equipos. Las compañías pueden aprovechar estas capacidades para resolver problemas de negocios que nunca pensaron que pudieran tratar.

El lenguaje XML de Microsoft Office 2003 es totalmente compatible con una amplia gama de productos en formas que son nuevas para el software de escritorio.

• Integración entre aplicaciones y diversos dispositivos. Microsoft Office 2003 es compatible con Tablet PC a través del soporte mejorado de tinta, permite a los usuarios sincronizar dispositivos móviles con sus sistemas de correo electrónico y se integra más estrechamente con una amplia gama de equipos.

• Compatibilidad con XSD. Microsoft Office 2003 es el primer paquete de productividad que proporciona compatibilidad con las Definiciones de esquemas XML (XSD) establecidas por el cliente, lo que significa que los usuarios avanzados y los desarrolladores pueden estructurar sus datos de la forma que tenga

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más sentido para ellos y las compañías pueden crear soluciones integradas de negocios, dentro de los documentos, que interactúen con otros servicios Web valiosos basados en XML. • Microsoft Word. Microsoft Office Word 2003 permite guardar documentos en XML y admite la creación de plantillas basadas en esquemas definidos por el cliente. Los trabajadores pueden utilizar Microsoft Office Word 2003 para crear documentos grandes con grandes áreas de texto y formatos complicados, como una carta para clientes o un plan de mercadotecnia, y mantener todo el formato enriquecido al guardarlo en formato XML. Asimismo, se puede buscar una recopilación de documentos XML tan fácilmente como una base de datos, lo que permite a los negocios extraer información almacenada en documentos en toda la organización.

• Microsoft Excel. Los datos de cada esquema XML definido por el cliente pueden ahora leerse en Microsoft Office Excel 2003 sin tener que formatear de nuevo. Manipular los datos basados en XML en Microsoft Office Excel 2003 para la reutilización y el análisis es ahora fácil, al seleccionarlos desde un seleccionador de campo. Asimismo, XML permite que Microsoft Office Excel 2003 actualice gráficos y tablas a medida que se realizan cambios en el almacén de datos XML subyacente, lo que proporciona información dinámica y en tiempo real para el análisis en cualquier formato de Microsoft Office Excel 2003. • Microsoft Access. Para los usuarios que desean extraer datos de una o más tablas de una base de datos, Microsoft Access es la herramienta más apropiada de Microsoft Office. Con Microsoft Access 2003, los usuarios pueden explorar tablas relacionadas en una base de datos y elegir la forma de exportar datos al definir la estructura de una definición XSD establecida por el cliente.

Objetivos y visión de diseño: usuarios, datos y procesos de negocios conectados La visión en que se basa Microsoft Office 2003 se puede resumir de manera general en tres categorías que funcionan de manera conjunta para lograr el objetivo general de ayudar a los trabajadores y los negocios a tener éxito al reunir a los usuarios, la información y los procesos: • Soporte para los procesos de negocios, al aumentar la capacidad de las aplicaciones de Microsoft Office para interactuar con una amplia gama de sistemas de información. • Colaboración mejorada entre los miembros del equipo a través de nuevas herramientas que proporcionan mecanismos de colaboración y coordinación, lo que permite a los trabajadores estar literalmente en la misma página. • Mejoras en las herramientas, tecnologías y diseño para ayudar a los trabajadores a procesar, organizar y utilizar su información.

Procesos de negocios Con frecuencia, la información crítica de negocios se mantiene separada de las aplicaciones que los trabajadores conocen y utilizan. Gracias a su amplia compatibilidad con el estándar XML de la industria, Microsoft Office 2003 ayuda a reunir los procesos y la información de negocios en el escritorio: • La compatibilidad con esquemas XML enriquecidos y nativos, así como definidos por el cliente, significa que las compañías pueden

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integrar sistemas de información y sincronizar los esfuerzos con los socios de negocios y los clientes. Los sistemas nuevos, viejos, internos y externos pueden combinarse para funcionar al unísono. • Los usuarios pueden utilizar las aplicaciones familiares de Microsoft Office para acceder y analizar la información desde sistemas de servicios de fondo complejos, sin necesidad de realizar modificaciones tecnológicas problemáticas. • Las funciones, como documentos inteligentes y paneles de tareas programables, permiten que la información específica de tareas se comparta fácilmente al realizar un proyecto. Esto puede ayudar a aumentar la eficiencia y a lograr tiempos de entrega más rápidos. • Microsoft Office Outlook 2003 proporciona nuevas capacidades de memoria caché que agilizan la experiencia del usuario al pasar de una conexión a otra y reducen el ancho de banda de la red cuando se proporciona soporte a varios usuarios.

Colaboración integrada La colaboración en línea puede ayudar a reducir el tiempo de lanzamiento al mercado y proporcionar una agilidad adicional en una organización, al responder a las oportunidades. Microsoft Office 2003, que está

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diseñado para integrarse con las tecnologías de colaboración de intranet, proporciona nuevas formas de conectar a individuos, grupos y organizaciones, permitiendo a los trabajadores colaborar entre sí desde cualquier lugar, agilizar los procesos de aprobación y revisión y crear nuevos depósitos de información. • Las Áreas de reuniones ayudan a mejorar la productividad de las reuniones, al proporcionar RAD un lugar para coordinar calendarios, divulgar materiales y almacenar notas y actas.

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• Las Áreas de documentos proporcionan un foro RAD para manejar proyectos en colaboración, con funciones como actualizaciones automáticas a la versión más actual y la capacidad de compar tir documentos y otra información relevante en tiempo real.

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La tecnología de mensajes y alertas instantáneos está integrada en todas las herramientas de colaboración de Microsoft Office 2003 y permite la información de presencia instantánea y la capacidad de iniciar rápidamente la conversión de mensajes instantáneos desde documentos, espacios de trabajo compartidos o Microsoft Office Outlook 2003. Los contactos y los calendarios se pueden compartir fácilmente entre los miembros de un grupo y visualizarse uno junto a otro para facilitar la coordinación y la programación de reuniones.

• Los archivos adjuntos en directo, paneles de integrados y sopor te para las herramientas de colaboración de intranet ayudan a reducir las ineficiencias típicamente asociadas a los procesos de colaboración, como pasar los documentos de un lado a otro para asuntos de modificación y control de versiones.

Administración y control de la información Las personas y la información son recursos importantes para cualquier negocio. Ambas se han tenido en cuenta al diseñar Microsoft Office 2003, que proporciona nuevas herramientas para ayudar a los trabajadores a manejar su correo electrónico y mantenerse organizados, y ofrece a las compañías más control sobre la divulgación de información confidencial del negocio: NUEVO

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Las reglas y alertas mejoradas permiten organizar automáticamente los mensajes entrantes de correo electrónico, así como las notificaciones automáticas, de tal manera que los trabajadores puedan mantenerse actualizados más fácilmente. Las alertas también se pueden integrar con espacios de trabajo de documentos para notificar a los trabajadores los desarrollos importantes de los proyectos.

• Las Carpetas de búsqueda de Microsoft RAD Office Outlook 2003 proporcionan una forma fácil y automatizada de mantener juntos los mensajes relevantes de correo electrónico, sin moverlos físicamente.

NUEVO

RAD tareas

• Adicionalmente, estas nuevas herramientas utilizan la infraestructura existente de una compañía, con menús, funciones e interfaces familiares de Microsoft Office, lo que minimiza la capacitación y el tiempo de implementación necesarios.

• La nueva vista de correo, el panel de y el panel de exploración de Microsoft Office Outlook 2003 trabajan juntos para proporcionar a los usuarios una vista más integral y organizada de sus mensajes de correo electrónico, con un uso más eficiente del estado real de la pantalla.

lectura RAD

• Las Marcas rápidas de Microsoft Office Outlook 2003 permiten señalar con un RAD solo clic los mensajes de correo electrónico que requieren alguna acción.

NUEVO

• Los derechos de modificación en los RAD documentos permiten a los propietarios de los proyectos especificar las personas que pueden hacer cambios en ellos o incluso en secciones de los mismos.

NUEVO

• La funcionalidad de Administración de RAD permisos sobre la información permite proteger la información de su distribución o modificación no autorizadas y posibilita que las compañías establezcan y apliquen directivas que ayuden a controlar la forma en que se utilizan sus datos.

NUEVO

NUE ADO • MEJOR

La funcionalidad de seguridad del correo electrónico ayuda a detener los mensajes entrantes que tienen virus y no permite que los archivos adjuntos no solicitados devuelvan información a sus servidores.

NUE ADO • MEJOR

El soporte mejorado de tintas proporciona una mejor experiencia general, al utilizar Tablet PC para trabajar con los datos de la compañía.

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Ventajas para la pequeña empresa Si bien muchas de las funciones de Microsoft Office System están diseñadas para permitir la colaboración y la administración de la información en grandes organizaciones, una modificación particular de Microsoft Office 2003 contiene muchas funciones diseñadas para ayudar a la pequeña empresa a lograr nuevos niveles de colaboración y eficiencia. El componente Administrador de contactos de negocios de Microsoft Office Outlook 2003, una función complementaria opcional de Microsoft Office Outlook 2003, es un desarrollo nuevo en este área que proporciona una herramienta más para ayudar a los propietarios y al personal de ventas de las pequeñas empresas a tener todos los detalles que, sumados, significan el éxito del negocio.

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• Microsoft Office Outlook 2003, con el Administrador de contactos de negocios, proporciona una forma para organizar fácilmente los contactos y las oportunidades de venta, junto con todos los mensajes de correo electrónico correspondientes, documentos, números de teléfono, direcciones y otra información pertinente. • Los contactos y opor tunidades del Administrador de contactos de negocios se integran con el calendario de Microsoft Office Outlook 2003 para ofrecer alertas sensibles al tiempo y no dejar pasar las oportunidades de negocio.

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Administración de procesos e inteligencia de la información Microsoft Office 2003 trata una necesidad fundamental que los clientes han expresado de manera repetida: la posibilidad de tener acceso a la información valiosa de negocios almacenada en bases de datos antiguas, sistemas de socios, documentos individuales, mensajes de correo electrónico y otros depósitos de información no aprovechados, y aprovecharla para su negocio. Gracias a su compatibilidad con los estándares XML de la industria, las aplicaciones de Microsoft Office 2003 pueden comunicarse con estos sistemas y formatos dispares y compartir los datos en tiempo real, al tiempo que agilizan los procesos de intercambio de información entre equipos y sistemas de servicios de fondo, extraen información oculta y permiten la creación de soluciones integradas de negocios en toda la organización y entre los socios de negocios.

Las funciones clave que permite la compatibilidad con XML en Microsoft Office 2003 incluyen lo siguiente: NUEVO

• Documentos inteligentes. Los documentos inteligentes llevan la información relevante directamente a la tarea donde se necesita a través de una nueva inter faz de “Panel programable de tareas”. Con los documentos inteligentes pueden crearse soluciones XML para permitir procesos de negocios, ayudar a los usuarios a completar formularios y otros documentos y, después, vincular esa información con sistemas de servicios de fondo compatibles con XML.

RAD

• Datos en tiempo real. Los usuarios pueden crear gráficos RAD experimentados dinámicos que trabajen con datos actualizados en tiempo real almacenados en sistemas de ser vicios de fondo, para mostrar información del negocio a medida que cambia o crear informes rápidamente.

NUEVO

ADO MEJOR

• Integración XML. Los trabajadores pueden crear y formatear documentos mediante las poderosas herramientas incluidas en las aplicaciones de Microsoft Office 2003 y, después, publicarlos y guardarlos fácilmente en formato XML para utilizarlos en la organización o en la Web.

• Esquemas XML. Ahora, las compañías pueden trabajar con sus propios modelos o RAD “esquemas” de datos XML específicos del

NUEVO

negocio (véase XSD, a continuación). Esto abre un mundo totalmente nuevo de posibilidades para que los individuos y las organizaciones capturen y reutilicen la información crítica que en el pasado había estado atrapada en millones de documentos que residían en los servidores de archivos, en sistemas de servicios de fondo de difícil acceso o que, simplemente, no se encontraban.

Una ventaja crítica de negocios El marcado XML permite la creación de documentos “semi-estructurados” con áreas de significados, además de presentación y formato. Al crear o utilizar esquemas XML específicos que definen la estructura de los documentos y el tipo de contenidos que contiene cada elemento de datos, los negocios pueden personalizar la presentación de datos para su propio uso, facilitando la manipulación, búsqueda y reutilización de la información. XML reduce la diferencia existente entre los documentos no estructurados y los datos rígidamente estructurados. Debido a que cada negocio es único, la capacidad de definir esquemas es una ventaja crítica para los mismos. Al hacer posible que los negocios capturen el tipo de información que necesitan de una forma más enriquecida, semántica y estructurada, Microsoft Office 2003 les permite trabajar con la información en la forma que tenga más sentido para su organización.

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XSD: El Consorcio del World Wide Web (W3C) ha creado un estándar para generar y describir esquemas XML, conocidos como Lenguaje de definición de esquemas XML o XSD. Debido a que cada compañía conoce mejor el tipo de datos que necesita capturar, puede definir por sí misma cuáles son los XSD más relevantes para su propio negocio. Estos esquemas pueden ser totalmente internos y únicos para una compañía. Sin embargo, en algunas industrias tiene sentido crear esquemas para su uso entre varias compañías u organizaciones. Un ejemplo es XBRL, que significa Lenguaje de informe de negocios extensible, una especificación abierta que utiliza el esquema XML para describir la información financiera o H7 para la industria del cuidado de la salud. La implementación de estos esquemas estándar permite a las distintas organizaciones compartir información fácilmente aunque utilicen tecnologías totalmente diferentes de diversos proveedores en distintas plataformas, y crea otras eficiencias de comunicación y de negocios.

Por ejemplo, con Microsoft Office 2003, un sistema de RRHH podría tener marcado un currículum en un documento de Microsoft Office Word 2003 con etiquetas XML como “nombre”, “dirección”, “objetivos de carrera” o “calificaciones”. Una vez que se haya presentado este documento de Microsoft Office Word 2003 al sistema de RRHH, un director de RRHH podría ejecutar consultas tan enriquecidas como una base de datos en la recopilación de archivos de currículos XML: ¿Quién tiene un master? ¿Quién habla polaco? También podría desarrollar gráficos, informes resumidos, etc., desde los datos contenidos en esos documentos.

Documentos inteligentes y paneles ORA programables de tareas

NUEVO

Los documentos inteligentes son una plataforma de desarrollo e implementación de soluciones con base

en XML que está disponible en Microsoft Office Word 2003 y Excel 2003. Los documentos inteligentes permiten a los desarrolladores resolver problemas de procesos de negocios, al desarrollar rápidamente soluciones basadas en documentos que combinan las ventajas de las aplicaciones de escritorio de Microsoft Word y de Excel con las ventajas de los servicios Web, incluidas una implementación y actualización más fáciles y la capacidad de elegir las herramientas de desarrollo. Los documentos inteligentes pueden incorporarse fácilmente a los procesos de negocios, como informes costosos, contratos u otros elementos que puedan pasar a través de varias manos o sistemas al prepararse o que requieran información obtenida de orígenes ubicados en servicios de fondo. Con un documento inteligente, las tareas y la información relevantes de un documento u hoja de cálculo pueden mostrarse en un Panel de Tareas programable basado en los elementos XML del documento, lo que ayuda a agilizar y automatizar procesos de negocios cotidianos que actualmente pueden resultar prolongados. La implementación de soluciones es también mucho más flexible. Ahora, el código de soluciones puede implementarse una vez en una ubicación del servidor central; Microsoft Office Word 2003 y Excel lo descargan de manera segura y lo guardan en memoria caché de manera local cuando se abre el documento inteligente. Las actualizaciones del código de soluciones e incluso de la plantilla del documento mismo pueden entregarse de igual forma, sin tener que implementarlas directamente en el cliente, al igual que ocurre con las soluciones basadas en Web. Además de las soluciones basadas en el Modelo de objetos componentes (COM), los documentos inteligentes también permiten escribir soluciones en el código administrado .NET para obtener una seguridad y una facilidad de desarrollo adicionales.

Una serie de puntos morados indican la existencia de una etiq Hacer clic en la Etiqueta intelig opciones sensibles al contexto un usuario escribe el símbolo puede utilizar el botón de accio inteligentes para insertar un s un informe empresarial en

Documento inteligente de ejemplo para escribir presupuestos. El Panel de tareas programables de la derecha está diseñado para ayudar al escritor de presupuestos en la tarea de escribir

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Por ejemplo, una solución de orden de compra que utilice Microsoft Office Excel 2003 puede vincularse con una regla de negocios en un servidor de servicios de fondo que tome la identificación del usuario y aplique el límite actual de firma de ese usuario al pedido directamente en Microsoft Office Excel 2003, mientras el usuario rellena el formulario. Se podría crear una solución de servicios sociales que traduzca los formularios a distintos idiomas o que ayude a los solicitantes a cumplimentar el formulario mediante ayuda contextual. Dependiendo del tipo de usuario o identificación, o según la información proporcionada por el usuario, un documento de Microsoft Office Word 2003 podría reconfigurarse para incluir las secciones necesarias que precisa rellenar el usuario, por ejemplo, un formulario de revisión de rendimiento que tiene varias secciones para la administración y los empleados. Los documentos inteligentes son nuevos y no existe un límite en cuanto a lo se puede hacer con ellos. NU ADO MEJOR

Etiquetas inteligentes en Microsoft Office 2003 En Microsoft Office 2003, la compatibilidad ampliada con etiquetas inteligentes se ha aumentado para que incluya Microsoft Office Access 2003, PowerPoint y Outlook. Además, la compatibilidad con etiquetas inteligentes se incluye en nuevas funciones, como el panel de tareas Investigación y los espacios de trabajo compartidos, que se analizan más adelante.

Microsoft Office 2003 amplía las capacidades de las etiquetas inteligentes y proporciona esa funcionalidad a más aplicaciones, en beneficio tanto de los usuarios como de los desarrolladores: • Los desarrolladores de Microsoft Office Access 2003 pueden incrustar fácilmente etiquetas inteligentes en cualquier campo de Microsoft Access. Cualquier control de un formulario, informe o página de datos incluirá una propiedad para especificar etiquetas inteligentes. Cualquier campo o columna en una tabla también tendrá esta propiedad. Las columnas en una consulta heredarán esta propiedad de la tabla en la que se basa la misma. Las etiquetas inteligentes están desactivadas de manera predeterminada en Microsoft Office PowerPoint, 2003 pero pueden ser habilitadas fácilmente por el usuario o mediante una solución. Seleccione Autocorrección en el menú Herramientas para que aparezca este cuadro de diálogo

Una serie de puntos morados debajo del texto indican la existencia de una etiqueta inteligente. Hacer clic en la Etiqueta inteligente proporciona opciones sensibles al contexto. Por ejemplo, si un usuario escribe el símbolo bursátil “MSFT”, puede utilizar el botón de acciones de etiquetas inteligentes para insertar un símbolo bursátil o un informe empresarial en su presentación.

Como en Microsoft Office XP, las acciones de las etiquetas inteligentes reconocen determinadas palabras o cadenas al capturarse (como un nombre, dirección o símbolo bursátil) y permiten a los usuarios asociar la información y las acciones con ese registro. Los ISV y los usuarios de Microsoft Office XP han ampliado las etiquetas inteligentes en formas que son específicas de ciertas industrias, como facilitar la capacidad de una instalación médica para buscar registros de pacientes desde una base de datos mediante nombres o números de identificación. Las compañías también han desarrollado capacidades especializadas al utilizar las etiquetas inteligentes, como la de mostrar datos de clientes basados en la identificación de los mismos, o mostrar el inventario y las ventas para un número de unidad específico de mantenimiento de inventario.

Con el nuevo SDK de etiquetas inteligentes de Microsoft Office 2003, los desarrolladores podrán crear sus propias etiquetas inteligentes, que pueden adjuntarse a campos en tablas, consultas, formas y páginas de acceso a datos en Microsoft Office Access 2003

• Los usuarios de Microsoft Office Access 2003 que crean formularios para otros pueden adjuntar etiquetas inteligentes a controles sin pasos de programación adicionales. Esto les permite crear en Microsoft Office Access 2003 soluciones que tengan la misma apariencia de otras aplicaciones de Microsoft Office 2003. • Los usuarios de Microsoft Office PowerPoint 2003 ahora pueden tener la información enriquecida y la funcionalidad de asociación de las etiquetas inteligentes. • En Microsoft Office Word 2003 y Excel 2003, las Etiquetas inteligentes se integran con el soporte para XML y las acciones de las mismas se pueden vincular con los elementos XML en los documentos u hojas de cálculo. Microsoft Word también emplea la funcionalidad de las

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Etiquetas inteligentes para aplicarlas a elementos XML directamente, de tal manera que se puedan proporcionar acciones a secciones enteras de documentos, en lugar de aplicarse sólo a unas pocas palabras, y las acciones puedan trabajar en “tipos” o recopilaciones de datos, en lugar de basarse en el reconocimiento de una pieza de texto. Por ejemplo, se puede escribir una etiqueta inteligente personalizada que aparezca en campos que soliciten al usuario introducir datos y que ofrezca cumplimentar previamente los mismos. También se puede proporcionar una acción de etiqueta inteligente que aplique transformaciones a vistas diferentes en datos

XML recuperados a través del Panel de Tareas Investigación, descrito más adelante. • Las etiquetas inteligentes se pueden configurar para efectuar acciones automáticamente, como cambiar los números de piezas en hipervínculos en una base de datos de ventas, agregar citas con formato adecuado al final de un documento de investigación o llenar automáticamente un índice con cada persona, compañía o producto que se menciona en el documento. • Para los desarrolladores, un SDK nuevo hace que las etiquetas inteligentes de Microsoft Office 2003 sean más fáciles de desarrollar e implementar.

Microsoft Office Access 2003 La importación y exportación de archivos XML es mucho más flexible con Microsoft Office Access 2003. Access permite a los usuarios trabajar con archivos XML de cualquier esquema e impor tarlos a la estructura existente de una base de datos de Access o continuar utilizando una Transformación XSL (XSLT) creada por ellos mismos o por otro desarrollador. La nueva opción de Exportar permite a los usuarios aplicar XSLT durante la exportación y, como resultado, crear un archivo XML en un esquema distinto del que estaba utilizando Microsoft Office Access 2003. Ambas mejoras permiten a los usuarios de una misma organización o de organizaciones distintas compartir información fácilmente.

Etiquetas inteligentes en Microsoft Office Access 2003

La función de Exportar en Microsoft Office Access 2003 se puede utilizar para generar sólo los datos XML asociados con los registros actuales en una tabla. Las opciones de Datos de búsqueda también permiten a Microsoft Office Access 2003 exportar los datos de búsqueda relacionados con el registro para obtener una presentación completa de la información

Las Etiquetas inteligentes están ahora habilitadas para Access. Los usuarios pueden definir reconocedores de etiquetas inteligentes que les permitan utilizar la misma interfaz que el resto de Microsoft Office 2003 para asignar varias acciones a un campo.

XML en Microsoft Office Excel 2003 En la versión anterior de Microsoft Office Excel 2003, Excel 2002, los usuarios que deseaban trabajar con XML contaban con una gran herramienta que utilizaba el formato de Esquema de hoja de cálculo XML (XMLSS). Microsoft Office Excel 2003 ha mejorado esa experiencia inicial de XML y ahora puede

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consumir y generar archivos de datos XML expresados en esquemas XML definidos por el cliente (XSD), no solamente en el Esquema de hoja de cálculo XML. Ahora, Microsoft Office Excel 2003 es un editor eficiente de XML para analizar y mostrar información de negocios al momento.

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Herramienta de correlación

RAD

Microsoft Office Excel 2003 proporciona una herramienta de correlación visual descriptiva que funciona de manera muy similar a un seleccionador de campo. Con esto, los desarrolladores de soluciones o los usuarios avanzados de Microsoft Office 2003 pueden hacer lo siguiente, sin escribir código alguno: • Correlacionar fácilmente hojas de cálculo existentes de Excel con estructuras de datos XML, como bases de datos para importación. • Crear documentos dinámicos de Excel que carguen datos XML, mostrarlos y volverlos a escribir en cualquier formato con información al instante. • Crear nuevos depósitos de información habilitados para XML a partir de hojas de cálculo existentes de Excel. Al utilizar la herramienta de correlación para recuperar información desde orígenes de datos, por ejemplo, un servidor de servicios de fondo, un servicio de catálogo Web o cualquier otro archivo de datos XML, los usuarios pueden organizar la información en la cuadrícula de Microsoft Office Excel 2003 y mostrarla en la forma que deseen. Simplemente, tienen que hacer clic en Actualizar para que se actualice la hoja de cálculo, de tal manera que la información actualizada esté disponible incluso para los datos con mayor movimiento.

Listas de Microsoft Office Excel 2003 Ahora, Microsoft Office Excel 2003 permite a los usuarios agregar una estructura alrededor de los datos que rastrean en hojas de cálculo. La función de Lista proporciona una fila de entrada de datos en la parte inferior de la lista que amplía automáticamente la zona de la lista al agregar conceptos nuevos. La función de Alternar fila completa activa toda una fila, lo cual permite al usuario especificar el promedio, cuenta, recuentos, máximo, mínimo, sumatoria, desviación estándar o varianza para los valores de cualquiera de las columnas de la lista. Además, una vez que los datos están en una lista de Excel, las operaciones como imprimir, crear gráficos o crear una tabla dinámica son más fáciles de realizar.

Para Importar datos, utilice los botones de Actualizar e Importar en la barra de herramientas Lista y XML

Integración con Microsoft Windows SharePoint Services Asimismo, Microsoft Office 2003 permite a los usuarios ver, editar y actualizar las listas de Microsoft Windows SharePoint Ser vices en Excel. En los intervalos designados como listas, Excel ahora ofrece la capacidad de compartir la lista, al exportarla como una lista de Microsoft Windows SharePoint. Los usuarios pueden importar listas de SharePoint a Excel o vincularlas de forma que los cambios en la lista se compartan entre el servidor y el cliente Excel. También se proporciona una funcionalidad de resolución de conflictos cuando se actualizan listas de Excel, y las Listas se pueden modificar sin conexión mediante el Formato de archivo binario (BIFF) de Excel. También se pueden crear etiquetas XML que se correlacionen con conceptos en los formularios corporativos existentes de Excel, como “nombre de empleado” o “cantidad”, lo que permite aprovechar fácilmente los formularios como otro almacén de datos. Por ejemplo, se podría crear una solución para informes de gastos que consista de una plantilla de hoja de cálculo de Excel correlacionada con el esquema XML de la organización para los informes de gastos. A su vez, el sistema de contabilidad SAP de la compañía, o cualquier otro sistema o plataforma de servicios de fondo compatible con XML, podría consumir esto fácilmente para su procesamiento. Las capacidades de XML en Excel permiten que esta información se utilice entre varios sistemas.

Integración con Componentes Web de hoja de cálculo La nueva sección Componentes Web de hoja de cálculo en Microsoft Windows SharePoint Services puede consumir cualquier hoja de cálculo de Microsoft Office Excel 2003 correlacionada con un esquema XML y puede proporcionar estos datos tanto a orígenes de datos de SharePoint como a aquéllos que no son de SharePoint. El componente muestra los datos de acuerdo con una correlación de los elementos XML de los mismos.

Nuevas funciones de Lista en Microsoft Office Excel 2003, que ayudan a los usuarios a organizar y analizar los datos mostrados

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XML en Microsoft Office Word 2003 La amplia compatibilidad con XML en Microsoft Office Word 2003 crea una nueva metáfora para documentos que acorta la diferencia existente entre documentos y datos. XML en Word proporciona la base para desarrollar soluciones para una gran variedad de problemas de negocios, como informes de datos, añadido de contenidos, publicación, extracción de datos y presentación de datos en los procesos de negocios. Fundamentalmente, Microsoft Office Word 2003 proporciona estas capacidades básicas: • Guardar y abrir archivos XML en esquemas definidos por el cliente. Los archivos en los esquemas definidos por el cliente pueden guardarse con o sin cualquiera de los XML propios de Word en el archivo. El XML opcional de Word puede utilizarse con objeto de presentar y controlar el diseño del documento si se desea. • Crear, guardar y abrir archivos XML en esquemas de Word. Word XML es un XML válido y con formato correcto que se utiliza para representar los contenidos, presentación y diseño de un documento de Word. Word XML no tiene marcación semántica para indicar el significado de las partes del documento, de tal manera que se utiliza mejor junto con los esquemas definidos por el cliente incrustados en el documento Word XML. • Utilizar una Transformación XSL para controlar la presentación en Word de los archivos XML que utilizan los esquemas definidos por el cliente. • Editar un archivo XML, manteniéndolo “válido” al mismo tiempo, de acuerdo con las reglas del esquema definido por el cliente. • Permitir a los desarrolladores o usuarios avanzados “trabajar y etiquetar” un documento de Word con su propio marcado XML. • Generar un documento de Word mediante una consulta a una base de datos. • Word también admite tecnologías como XPATH, XSL, XSD y la validación de esquemas.

Formato nativo de archivos XML Microsoft Office Word 2003 proporciona un formato nativo de archivos XML: un archivo XML válido y con formato correcto que representa completamente un documento de Word. Con Word 2003, los usuarios pueden guardar currículos, informes u otros documentos, como archivos XML, y mantener todos los formatos enriquecidos de Word cuando se abra de nuevo el archivo. Cuando se guarda un documento de Word como XML, no se pierden funciones o formatos y sólo se crea un archivo único; por tanto, resulta más fácil compartir o trabajar con el documento que con el formato HTML, en donde las imágenes u otros

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archivos se almacenan por separado. También se proporciona una Transformación XSL para convertir Word XML a HTML 4.0 o XHTML para su presentación en exploradores Web. Aunque el formato de archivo Microsoft Word XML es útil en sí mismo como una posibilidad para permitir acceso a los contenidos de documentos de los procesos basados en servidor, una parte importante de su valor es actuar como un contenedor para los datos de esquemas definidos por el cliente (que se analizan más adelante). Al utilizar un esquema definido por el cliente, Word XML actúa como un “sobre” transparente que lleva los datos más valiosos del cliente y proporciona información acerca de la forma en que deben presentarse (por ejemplo, con formato en una tabla). Cuando se utiliza con datos XML definidos por el cliente, Word XML también agrega la capacidad para ejecutar operaciones complejas en los datos del cliente, como fusionar dos documentos XML y almacenar las diferencias, o rastrear los cambios en datos XML a medida que múltiples usuarios los modifiquen.

Aplicar los esquemas definidos por el cliente a los documentos de Microsoft Office Word 2003 Microsoft Office Word 2003 permite a los usuarios abrir un archivo XML preexistente definido por el cliente mediante los esquemas propios del archivo o crear un archivo nuevo al aplicar un esquema XML a un documento o plantilla existente en Word. Word también permite a los usuarios ver los elementos XML que se han aplicado a un documento, junto con una lista de elementos que pueden aplicarse a la selección actual. Esta lista se toma del esquema que se ha aplicado al documento. De manera predeterminada, sólo muestra los elementos que son válidos de acuerdo con el esquema en el contexto seleccionado. Un documento que utiliza un esquema definido por el cliente (XSD) puede guardarse como XML utilizando sólo ese esquema (sin incluir Microsoft Office Word XML) o como un archivo Word XML con el XML definido por el cliente intercalado, pero claramente separado, en los espacios de nombres XML. Word XML se puede eliminar a través de una transformación o mediante programación en cualquier momento para dejar sólo el XML en el esquema original, de forma que los procesos externos puedan manipular fácilmente el documento, por ejemplo, un servidor que extrae datos del mismo. El marcado XML también se mantiene de manera conveniente en los formatos binarios .doc y .dot para facilitar el transporte y almacenamiento. Además, Microsoft Office Word 2003 detecta automáticamente asociaciones entre archivos XML y XSD y ofrece a los usuarios la opción de agregar los XSD apropiados o utilizar los XSLT aplicables cuando

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Usuario avanzado de Microsoft Office Word 2003 que marca una plantilla con su propio esquema XML. Se activa la vista de la etiqueta y queda visible el panel de la estructura XML. Posteriormente, un consumidor de esta plantilla no vería etiqueta alguna: simplemente llenaría la plantilla normalmente y su contenido recibiría el marcado apropiado

interactúen con archivos XML per tenecientes a categorías registradas con Microsoft Office Word 2003, como artículos de noticias o currículos. Con esta función, un usuario puede abrir simplemente un archivo XML y Word aplica automáticamente una Transformación XSL para mostrarlo en un formato estándar de la organización.

Administración de contenidos Al facilitar tanto el trabajo con archivos XML, Microsoft Word 2003 puede ahora convertirse en una parte integral de la solución de administración de contenidos de una organización. Los usuarios pueden crear contenidos XML por medio de la aplicación familiar de Word. Además, el panel de tareas de Word puede mostrar fragmentos de los documentos XML que pueden combinarse de nuevo o insertarse en el documento actual para simplificar la reutilización de los contenidos en toda la organización. Los desarrolladores pueden crear fácilmente soluciones para manipular, distribuir y cambiar el propósito de este contenido según se necesite mediante herramientas como Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) o incluso las herramientas de Microsoft Visual Studio.NET para Microsoft Office 2003 y el modelo robusto de objetos Microsoft Word XML.

Informes de datos Microsoft Word 2003 admite consultas reactualizables de Web XML, cuyos resultados pueden pasarse a través de una Transformación XSL o mostrarse en Word, gracias a sus capacidades de formato enriquecido. Los usuarios pueden aprovechar esta capacidad para presentar fácilmente datos SharePoint

del servidor, disponibles como XML de Microsoft Windows SharePoint Services, u otros datos XML de los servicios Web, páginas ASP, ASPX y otros orígenes en un informe semanal u otro documento. Por ejemplo, un usuario puede incluir en un documento una tabla que muestra el estado actual del documento en un sitio de SharePoint (autor, prioridad, fecha de vencimiento, etc.) y esta información se puede actualizar automáticamente para mantenerla en sincronización con cualquier cambio en el servidor.

Cambio de propósito en el contenido Es común que un documento aparezca en diferentes contextos o en dispositivos diferentes. Por ejemplo, el informe anual de una compañía podría enviarse a los accionistas en una forma impresa enriquecida, estar disponible en su sitio Web en un formato más simple que funcione con todos los exploradores Web o incluso estar disponible para su presentación en dispositivos con pantallas pequeñas, como Pocket PC. El uso de las Transformaciones XSL (XSLT) permite a los usuarios crear estos distintos formatos desde una copia maestra XML del documento. La ventaja de este enfoque es que los usuarios no necesitan modificar varias copias del documento. En lugar de esto, un servidor Web puede utilizar diferentes transformaciones en el documento maestro XML, dependiendo del dispositivo visor, de tal manera que el usuario simplemente edite el documento maestro y permita que la transformación se ocupe de la presentación apropiada. De manera similar, se puede cambiar XSLT para modificar la apariencia del documento, sin necesidad de preocuparse por la introducción de errores en el original. Además, el usuario puede crear manualmente distintas versiones al hacer simplemente clic en Guardar como en los distintos documentos XSLT.

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Extracción de datos

Modificación estructurada

Gran parte del conocimiento de una organización se encuentra en documentos creados por personas de la organización. En general, es relativamente difícil acceder a éstos, excepto para el creador del documento. También es difícil predecir exactamente los bits de información que serán valiosos en el futuro. Almacenar los documentos como XML permite que esa información se “extraiga” en una fecha posterior si se desea. Por ejemplo, un usuario podría recuperar todas las fechas de licenciatura de una recopilación de currículos en un esquema XML en particular mediante una consulta simple. Hacer esto con documentos HTML o documentos normales de un procesador de texto resultaría difícil, si no imposible.

Microsoft Office Word 2003 también incluye la capacidad de limitar el formato permitido en un documento y las partes del documento que un usuario puede modificar. Esto permite utilizar Microsoft Office Word 2003 como herramienta de introducción de datos para procesos de negocios basados en XML. Por ejemplo, con un plantilla de servicios financieros, el creador de la plantilla puede mantener cerradas las partes del documento que expliquen la forma de llenarlo e incluso limitar los tipos de formatos que puede aplicar el usuario. Después de que el cliente completa el documento de Word enriquecido dentro de las alineaciones aplicadas, puede enviarse a un servicio Web o a una herramienta de servidor interno que correlacione la información introducida por el usuario, ya que los datos son XML puro, válido y con formato correcto, lo que permite que otros sistemas de negocios los utilicen fácilmente.

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Trabajo en equipo efectivo Permitir una colaboración cercana entre los trabajadores es uno de los principales enfoques de los nuevos productos de Microsoft Office System. Microsoft Office 2003, combinado con Microsoft Windows SharePoint Services, proporciona nuevas formas de reunir a los empleados desde cualquier ubicación, prestar una experiencia especializada a cualquier proyecto y agilizar los procesos de aprobación y revisión.

Algunas de las funciones nuevas incluyen: NUEVO

• El panel de tareas Área de trabajo compartida permite a los usuarios ver el contexto de colaboración desde un servidor que ejecuta Microsoft Windows SharePoint Services, directamente dentro de su aplicación, al editar un documento.

RAD

NUEVO

• Los sitios del Área de documentos proporcionan capacidades de colaboración en documentos inteligentes y control mejorado de las versiones. Los usuarios obtienen herramientas para compartir documentos en tiempo real, asignar tareas y fechas límite y revisar fácilmente el estado de un proyecto de documento.

RAD

NUEVO

• Los sitios de Área de reuniones proporcionan a los trabajadores capacidad adicional para organizar reuniones, capturar información e incluir asistentes de distintas ubicaciones.

RAD

N ADO MEJOR

• La tecnología de Instant Messenger (IM) se integra con las aplicaciones de Microsoft Office 2003 y proporciona información de presencia instantánea y la capacidad de iniciar rápidamente conversaciones desde documentos o desde Microsoft Office Outlook 2003.

ADO MEJOR

• Los miembros del grupo tienen fácil acceso a los Contactos compartidos y a los Calendarios compartidos para simplificar la coordinación y programación de reuniones.

NUEVO

• La tecnología de Administración de permisos sobre la información ofrece a los usuarios y organizaciones más control sobre la información empresarial valiosa.

RAD

Una plataforma para trabajo en equipo La integración estrecha entre Microsoft Office 2003 y Microsoft Windows SharePoint Services ofrece un ambiente de Área de trabajo en colaboración que está disponible en cualquier lugar donde esté instalado el sistema de aplicaciones de Microsoft Office 2003 o un simple explorador Web. Con Microsoft Windows SharePoint Services, Microsoft Office 2003 contiene herramientas nuevas y mejoradas para trabajar en un documento compartido, comunicar el estado de un proyecto, buscar un compañero de trabajo en línea y añadir comentarios o resultados a un Área de trabajo compartida.

NUEVO

Panel de tareas Área de trabajo

D RAcompartida

Cuando un usuario abre un documento que se encuentra en un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services, sin importar si es un sitio de uso habitual, un sitio de Área de reuniones o un sitio de Área de documentos, la aplicación Microsoft Office 2003 que abrió el documento proporciona un panel de tareas especiales que muestra la información relevante sobre ese sitio directamente en la aplicación. Este panel muestra la información, como la lista de personas que colabora en el Área de trabajo, así como su estado de conexión, una lista de tareas, otros documentos en la biblioteca del Área de trabajo compartida, los hipervínculos relevantes y otra información. Microsoft Office Word 2003, Excel 2003, PowerPoint 2003, “Project 11”, “Visio 11” y OneNote muestran el panel de tareas Área de trabajo compartida cuando el usuario abre un documento que reside en un sitio de SharePoint.

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El panel de tareas no solamente puede verse; permite a un usuario invitar a nuevos colaboradores al Área de trabajo, crear, asignar y marcar tareas como terminadas, cargar documentos adicionales, ver otros documentos en la biblioteca y agregar o seguir hipervínculos relacionados con el documento. Asimismo, la integración del panel de tareas con la tecnología de Instant Messenger permite al usuario ver quién está en línea a través del icono familiar de “peón” y enviar mensajes instantáneos o de correo electrónico a los miembros del grupo. Este panel lleva el contexto del documento directamente al entorno del usuario.

Espacios de trabajo de documentos Al trabajar con otros en un documento, con frecuencia los usuarios empiezan por enviar mensajes de correo electrónico a sus compañeros de trabajo. Al utilizar una ubicación única de servidor para el documento, con frecuencia necesitan también tener una copia del archivo sin conexión o local, debido a que ocasionalmente están fuera de la red o porque la copia del ser vidor está protegida contra la modificación por parte de los usuarios. Como resultado del uso del correo electrónico o de las copias sin conexión, los documentos quedan fuera de sincronización o “evolucionan” en varias versiones, lo cual suele requerir un prolongado proceso de cotejo de los cambios. Con el correo electrónico, también resulta difícil el seguimiento del avance de los demás colaboradores. Los sitios del Área de documentos simplifican en mucho la colaboración ad hoc y cotidiana en documentos. Como ocurre con cualquier sitio de Microsoft Windows SharePointn Services, centralizan todos los medios de la colaboración (lista de tareas, fechas de vencimiento, documentos relacionados,

Documento con el panel de tareas Área de trabajo compartida abierto en la lista de personas que colaboran en el documento

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hipervínculos y contactos) para los participantes del proyecto. También se integran con las aplicaciones de Microsoft Office 2003 a través del panel de tareas Área de trabajo compartida en la aplicación, junto al propio documento, lo que permite un acceso rápido a todos estos recursos y suma el contexto de colaboración en equipo a las herramientas de productividad personal de un trabajador. A diferencia del correo electrónico, en donde el autor original no tiene manera de saber si cualquiera de las personas a las que pidió una aportación han empezado a trabajar, con el panel de tareas Área de trabajo compartida y los sitos del Área de documentos cada usuario puede ver el avance incremental en la modificación y terminación de la tarea.

Crear un Área de documentos En Microsoft Office Outlook 2003, cuando un usuario adjunta un documento de Microsoft Office 2003 a un mensaje de correo electrónico, puede ver el panel de tareas Opciones de datos adjuntos. De manera predeterminada, el archivo adjunto se envía de la misma forma que en versiones anteriores, pero si el usuario selecciona la opción “Datos adjuntos compartidos”, el documento enviado se almacena en un sitio de Área de documentos que se crea automáticamente en un servidor disponible que ejecute Microsoft Windows SharePoint Services. Si lo desea, el usuario puede especificar el sitio de SharePoint en el que crear el Área de documentos o dejar la elección predeterminada.

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Mensaje de correo electrónico en Microsoft Outlook mostrado con el panel de tareas Opciones de datos adjuntos visible y la opción Datos adjuntos compartidos seleccionada. Al adjuntar cualquier elemento a un mensaje de correo electrónico, se activa el panel de tareas Opciones de datos adjuntos

Crear un Área de documentos a través de una aplicación de Microsoft Office Al utilizar el elemento de menú Herramientas/Área de trabajo compartida o al mostrar directamente el panel de tareas Área de trabajo compartida, un usuario puede crear un sitio de Área de documentos para cualquier documento de Microsoft Office en su disco duro. Entonces, el documento se convierte en una copia local conectada del documento, con una copia maestra en el servidor. El usuario puede invitar a otros colaboradores, agregar vínculos, etc. sin tener que volver a utilizar el correo electrónico.

Es posible crear un sitio de Área de documentos con acceso limitado de miembros en un sitio de Microsoft SharePoint para un documento. Cuando se terminan las modificaciones al documento, el autor puede “volverlo a publicar” en la ubicación original para actualizar el documento original en donde todos lo puedan ver

Crear un Área de documentos para un documento en un sitio de SharePoint Algunas veces, los sitios de Microsoft SharePoint pueden llegar a tener muchos miembros. En ese caso, algunos usuarios quizás deseen llevar un documento a un espacio semiprivado para trabajar con el mismo de manera adicional, sin interrumpir la

versión actual “pública” que tiene una modificación en proceso. Los usuarios pueden crear un sitio de Área de documentos para el documento, trabajar en el mismo independientemente o con otros hasta completarlo y luego volverlo a colocar en el sitio principal de Microsoft SharePoint. Ya se inicie a través de mensajes de correo electrónico o con aplicaciones de Microsoft Office 2003, el uso compar tido de archivos adjuntos proporciona automáticamente toda la funcionalidad de flujo de trabajo e información de colaboración que se encuentra en el Área de documentos. Esta información también aparece en contexto, directamente en el panel de tareas Área de trabajo compartida, junto al documento que se abre en el equipo de cualquiera de los compañeros de trabajo. Cualquier destinatario del correo electrónico se agrega automáticamente al Área de trabajo. Así, tan sólo con enviar un simple mensaje de correo electrónico y datos adjuntos, el usuario inicia una poderosa herramienta de colaboración para su grupo de compañeros de trabajo, sin importar su ubicación.

Trabajar con un sitio de Área de documentos Todos los destinatarios del mensaje de correo electrónico original normalmente reciben los archivos adjuntos, pero también ven un vínculo que apunta al sitio de Área de documentos en el que se encuentran las copias más recientes del documento y se puede ver otra información relacionada con la colaboración. Los destinatarios que no utilicen Microsoft Office 2003 pueden trabajar en datos adjuntos no actualizados o emplear el vínculo incluido en el sitio de Área de documentos para ver la información más reciente.

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Documento con el panel de tareas Área de trabajo compartida abierto en la lista de personas que colaboran en el documento

Pueden trabajar directamente en el servidor cuando estén en línea. Para cualquier destinatario que cuenta con Microsoft Office 2003, existe un beneficio adicional: los documentos de Microsoft Office 2003 que se adjuntaron están conectados a las copias maestras del sitio de Área de documentos. Al abrir esos documentos, la aplicación ofrece comprobar si existe una versión actualizada en el servidor y utilizarla en lugar de los datos adjuntos de correo electrónico no actualizados. También aparece el panel de tareas Área de trabajo compartida, que suministra información desde el Área de documentos. Debido a que el archivo adjunto compartido está en el equipo local del usuario, puede modificarse con o sin conexión, incluso si otros usuarios están trabajando en la copia del servidor o en sus

propias copias conectadas localmente. A partir de ese momento, no es necesario que los usuarios de Microsoft Office 2003 reenvíen copias del documento por correo electrónico, lo que ayuda a eliminar la confusión y ahorra espacio de almacenamiento y ancho de banda en la red. Cuando se comparte un archivo adjunto en un sitio de Área de documentos, se avisa a cada colaborador cuando otros han realizado cambios en el documento y se le da la oportunidad de revisar los cambios o aportar los suyos propios en tiempo real. Al utilizar las tareas y alertas de Microsoft Windows SharePoint Services, los compañeros de trabajo también pueden seguir el avance de otros colaboradores.

Donde sea que aparezca un nombre en Microsoft Office Outlook 2003 o en un documento compartido, un usuario puede colocarse sobre el nombre para producir un icono de presencia con un menú de contexto para ayudar al usuario con las opciones para contactar a esa persona. Se pueden iniciar inmediatamente las conversaciones con Mensajes instantáneos

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Los usuarios también tienen acceso a estas funciones del sitio Web de Microsoft Windows SharePoint Servicesque aloja el Área de trabajo compartida directamente desde el panel de tareas Área de trabajo compartida o al explorarlo desde un explorador Web

La integración de mensajes instantáneos permite ver cuándo otros autores están en línea e iniciar conversaciones con los mismos. Además, ya que el documento sigue adjunto al mensaje de correo, todo funciona fuera de línea, tal como sucedía en versiones anteriores.

NUEVO

Área de reuniones

RAD

Las Áreas de reuniones son para todos los que dedican tiempo a preparar, realizar y dar seguimiento a las reuniones. El Área de trabajo proporciona un sitio seguro y en línea para centralizar todas las comunicaciones, documentos y logística relacionados con las reuniones, y resulta la ubicación perfecta para todos los elementos relacionados con las reuniones que tienen que ser organizados, compartidos y archivados. El Área de reuniones está diseñada de forma que el proceso de reuniones sea más intuitivo, ágil y eficaz, y para ayudar a los clientes a ahorrar tiempo y mejorar la productividad.

únicas, recurrentes o relacionadas. Para establecer fácilmente un Área de reuniones mediante Microsoft Office Outlook 2003, cree una Solicitud de nueva reunión y, después, haga clic en el botón Servicios en línea para reuniones. Con Área de reuniones, los administradores pueden planear fácilmente una reunión, coordinar a los par ticipantes, proporcionar los documentos o accesorios necesarios para el área de reunión, conectar con usuarios remotos, capturar la información, tareas y conceptos de seguimiento generados durante la reunión y divulgar las notas y conceptos de acción de las reuniones, capturados, por ejemplo, con Microsoft Office OneNote 2003.

Un Panel de tareas de partes Web fácil de utilizar permite a los usuarios personalizar rápidamente el sitio del Área de reuniones

El Área de reuniones, construida sobre Microsoft Windows SharePoint Services y elementos Web, es esencialmente un sitio personalizado que proporciona herramientas simples y directas que ayudan a convocar a los empleados a reuniones El Área de reuniones proporciona un área consolidada para programar y divulgar materiales a los participantes, así como mantener un seguimiento de resultados. Pueden agregarse fácilmente elementos Web para proporcionar otros flujos de información

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El Área de reuniones admite, entre otras, las funciones siguientes: • Divulgar los conceptos y materiales de la agenda planeados previamente • Compartir información visual, contenidos, actas de las reuniones y conceptos de acción • Facilitar las reuniones recurrentes • Informar acerca de problemas en las reuniones actuales • Actualizar la información relacionada sin tener que volver a enviar la convocatoria de reunión • Tomar notas simples durante la reunión o capturar notas más complejas desde Microsoft Office OneNote 2003, por ejemplo

vistas de calendario, de forma paralela, en la ventana de Microsoft Office Outlook 2003. Los calendarios se desplazan juntos y están codificados por color, lo que resulta útil para compararlos o buscar un compañero de trabajo. Los usuarios pueden arrastrar citas entre calendarios o a su propio calendario, o utilizar la función “Nueva reunión con” para establecer rápidamente una reunión con los propietarios de algunos o todos los calendarios abiertos. Una vez que un usuario ha abierto un calendario, a continuación éste aparecerá en el módulo Calendario del panel de exploración (en la par te inferior izquierda). Para activar varios calendarios, uno junto a otro, el usuario simplemente tiene que activar el cuadro situado junto a los calendarios deseados. Para desactivar un calendario, sólo hay que desactivar el cuadro.

• Conectar a los usuarios móviles a las reuniones • Integración con las vistas del calendario de reuniones de una lista de Microsoft Windows SharePoint Services • Crear, aprovisionar y administrar el sitio de Área de trabajo • Integración del Área de trabajo con cualquier sitio de SharePoint • Relacionar la información del Área de trabajo a través de los paneles de tareas de aplicaciones • Modificación de los datos del Área de trabajo a través de Microsoft Office Excel 2003, PowerPoint y Word

NUEVO

Calendarios paralelos ADO

Microsoft Office Outlook 2003 permite ver varios calendarios, incluidos calendarios locales, calendarios de carpetas públicas, calendarios de otros usuarios y

• El panel de exploración (izquierda) muestra los calendarios a los que tiene acceso el usuario. Ver estos calendarios simultáneamente es tan simple como hacer clic en el cuadro situado junto al calendario • Para abrir el calendario de otro usuario (requiere Microsoft Exchange), haga clic en “Abrir un calendario compartido”. Debe tener permiso para ver el calendario de otro usuario, en caso contrario, no podrá abrirlo • Para compartir su calendario con otros (requiere Microsoft Exchange), haga clic en “Compartir mi calendario” y asigne los permisos necesarios

La vista de calendarios paralelos en Microsoft Office Outlook 2003. Del lado izquierdo, el Panel de navegación muestra los calendarios a los que tiene acceso el usuario. El uso de la función Nueva reunión con abre varios calendarios uno junto a otro. Haga clic con el botón alterno en el calendario y resalte “Nueva reunión con”

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NU ADO MEJOR

Microsoft Windows SharePoint Services y Microsoft Office Outlook 2003 Con Microsoft Office 2003, los datos de Microsoft Windows SharePoint Ser vices pueden utilizarse directamente en Microsoft Office Outlook 2003 para permitir a los usuarios hacer un mejor uso de la información del grupo al integrarla con la propia. Por ejemplo, un grupo puede colocar su calendario de revisiones de producto en un sitio de SharePoint para que sir va como referencia para todo el grupo. Los miembros del grupo pueden comparar el calendario con los suyos respectivos al abrir la vista del calendario directamente en una lista de SharePoint junto con sus calendarios de Outlook. Los eventos de una lista de SharePoint tienen la misma apariencia y compor tamiento que las citas de Outlook y pueden arrastrarse y soltarse desde el calendario de SharePoint al calendario de Outlook de cada usuario. Otros beneficios de la estrecha integración entre Microsoft Windows SharePoint Ser vices y Outlook en Microsoft Office 2003 incluyen lo siguiente: • Servidor de grupo de trabajo. Las pequeñas empresas pueden utilizar Microsoft Windows SharePoint Services como un pequeño servidor de grupo de trabajo que permite compartir contactos y calendarios sin necesitar un servidor de Microsoft Exchange Server.

• Disponibilidad sin conexión. Los datos de Microsoft Windows SharePoint Ser vices quedan en la memoria caché del equipo local, de tal manera que se pueden utilizar sin conexión. Esto significa que las listas de calendarios y contactos pueden verse aunque el sitio de SharePoint no esté disponible, por ejemplo, cuando el usuario está en un avión. • Microsoft Windows SharePoint Services en Microsoft Outlook 2003. Los usuarios de Microsoft Office Outlook 2003 pueden abrir las listas de calendario, las listas de eventos y las listas de contactos en la interfaz de Outlook como un origen de datos de sólo lectura. Los datos de Microsoft Windows SharePoint Services tienen la misma apariencia y comportamiento que los calendarios nativos y las listas de contactos de Outlook, e incluyen la capacidad de abrir un calendario junto a otro.

Información integrada de contactos y calendario Contactos y Calendarios son listas comunes para almacenar información, tanto personal como de grupo. Microsoft Office Outlook 2003 y Windows SharePoint Services permiten ahora a los usuarios ver calendarios de grupo y personales simultáneamente. El usuario puede seleccionar ver el calendario y los contactos del grupo directamente en Outlook, de manera que la información siempre esté disponible. La lista de calendario o de contactos de Microsoft Windows SharePoint Services se añade a Microsoft Office Outlook 2003 y se abre en la ventana de Outlook. Si abre un calendario, la lista de calendario se abre junto a su calendario predeterminado y se agrega a la lista “Otros calendarios”. Las listas de contactos pueden verse en Outlook de la misma forma

Para ver una lista de calendario de Microsoft Windows SharePoint Services en Microsoft Office Outlook 2003, vaya a ese calendario mediante el explorador Web. Haga clic en el botón “Vínculo al calendario” en la barra de herramientas. Microsoft Office Outlook 2003 le pedirá que confirme que desea añadir el calendario: haga clic en Sí

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Haga clic en los vínculos de Enviarme alerta en los sitios Web de Microsoft Windows SharePoint Services para registrarse rápida y fácilmente

Alertas de Microsoft Windows SharePoint RADServices y vínculos de “Enviarme alerta”

NUEVO

NUEVO

Las alertas especializadas pueden permitir a los trabajadores ser más efectivos, al mantenerse fácilmente actualizados con la información relevante. Los usuarios pueden tener acceso a alertas si hacen clic en los vínculos de Enviarme alerta en cualquier sitio Web de SharePoint o si eligen Reglas y alertas en el menú Herramientas de Microsoft Office Outlook 2003 y, después, hacen clic en la ficha Organizar alertas. Las alertas notifican a los usuarios sobre los cambios en los documentos, muestran conceptos, Bibliotecas de documentos, listas, encuestas o incluso resultados de búsqueda, mediante el envío de notificaciones por correo electrónico. Además, los usuarios pueden establecer fácilmente reglas para mover los mensajes de correo electrónico de las alertas a las carpetas, y pueden ver todas las Alertas activas en Microsoft Office Outlook 2003 con el cuadro diálogo de Reglas y alertas. A continuación, los usuarios pueden eliminar la alerta, ir directamente al sitio Web, crear reglas para actuar en las alertas, etc.

Listas de Microsoft Windows SharePoint Services Los usuarios de Microsoft Windows SharePoint Services se benefician de la capacidad mejorada de Microsoft Office 2003 para trabajar con las listas de SharePoint. Cada mejora en la experiencia de la lista en Microsoft Windows SharePoint Services permite un inter valo de escenarios que antes no eran posibles. Además, la nueva capacidad de combinar las listas de Microsoft Windows SharePoint Services con la funcionalidad enriquecida de las aplicaciones principales de Microsoft Office 2003 presenta nuevas posibilidades de colaboración, recopilación de datos y análisis.

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• Vista de cuadrícula. Similar al estilo de A presentación de cuadrícula en Microsoft Office Excel 2003, la vista de cuadrícula proporciona a Microsoft Windows SharePoint Services una funcionalidad similar a la de Excel, como cálculo de fórmulas, Autorellenar, Autocompletar, Ordenar y Filtro.

• Colaboración en lista de usuarios múltiples. Ahora varios usuarios pueden editar la misma RA lista al mismo tiempo. Microsoft Windows SharePoint Services detecta los conflictos y, a continuación, presenta opciones para la resolución de los mismos.

NUEVO

NU

ADO • MEJOR

NU

ADO • MEJOR

Fácil modificación. Los usuarios pueden arrastrar y colocar para reordenar filas y columnas, o mover datos dentro de una lista. Integración con las aplicaciones de Microsoft Office 2003. Ahora, los usuarios pueden tener lo mejor de ambos entornos al utilizar las aplicaciones de Office para trabajar con las listas de SharePoint. Al utilizar Excel, por ejemplo, los usuarios pueden imprimir listas, emplear listas sin conexión y crear tablas o gráficos con los datos de las listas.

• Nuevas listas. Las nuevas listas incluyen Bibliotecas de imágenes que ofrecen opciones para almacenar y ver imágenes, y Bibliotecas de documentos de negocios, que permiten la autoría, modificación y almacenamiento de soluciones en XML con el sitio del grupo. • Listas mejoradas. Las mejoras en las listas existentes incluyen opciones para programar reuniones recurrentes en listas de eventos y nuevas configuraciones de seguridad que permiten la delegación de permisos a un nivel por lista.

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Tablas vinculadas entre Microsoft Office Access 2003 y Windows SharePoint Services Ahora, los usuarios pueden vincular las tablas creadas en Microsoft Office Access 2003 con las listas de los sitios de SharePoint con capacidades completas de lectura y escritura. Esto permite que Microsoft Windows SharePoint Services se utilice como un nuevo tipo de servidor de base de datos

para usuarios de Access que deseen colaborar con otros en la Web mediante la interfaz familiar de escritorio o que deseen incorporar datos de SharePoint a otros proyectos de seguimiento que ya realicen con Access. A esta funcionalidad se tiene acceso mediante la función de Vincular tabla. El usuario especifica que desea utilizar SharePoint como el tipo y luego selecciona el sitio Web y el nombre de la lista.

Protección de la propiedad intelectual digital Con Microsoft Office 2003, los derechos de modificación y la protección de contenidos de los documentos permiten salvaguardar a los propietarios y especificar las personas que pueden hacer cambios; la funcionalidad de Administración de permisos sobre la información (IRM) permite que las funciones como cortar, copiar, pegar, imprimir y reenviar correo electrónico se restrinjan en documentos específicos, lo que ofrece a los usuarios y las organizaciones más control sobre sus valiosos activos de información.

NUEVO

IRM en Microsoft Office 2003 A

La tecnología de Administración de permisos sobre la información en Microsoft Office 2003 y Microsoft Windows SharePoint Services proporciona a las organizaciones y los trabajadores del conocimiento un mayor control sobre su propia información. IRM es una tecnología de seguridad consistente de Microsoft a nivel de archivo que permite al usuario especificar quién puede tener acceso y utilizar los documentos o mensajes de correo electrónico y proteger su propiedad intelectual digital frente a impresión, reenvíos o copias sin autorización. IRM es una tecnología de seguridad de la información, no una tecnología de seguridad de las redes, que permite compartir y enviar documentos por correo electrónico, al tiempo que mantiene control sobre las personas que pueden utilizar la información y el motivo por el que la utilizan. Una vez que se protege un documento o correo electrónico con esta tecnología, las restricciones de acceso y de uso se aplican sin importar dónde esté ubicada la información. La compatibilidad con IRM en Microsoft Office 2003 ayuda a las corporaciones y a los trabajadores del conocimiento a satisfacer dos necesidades fundamentales: • Protección de la propiedad intelectual digital. Hoy, la mayoría de las corporaciones confían en los servidores de seguridad, la seguridad de registro y otras tecnologías de red para proteger su propiedad intelectual digital. El límite fundamental de estas tecnologías es que, cuando los usuarios legítimos tienen

acceso a la información, la pueden compartir con personas no autorizadas, infringiendo potencialmente las directivas de seguridad. IRM protege la propia información frente al acceso y reutilización no autorizados. • Privacidad, control e integridad de la información. Con frecuencia, los trabajadores del conocimiento tratan con información que es confidencial o sensible, y confían en la discreción de otros para mantener los materiales sensibles dentro de la organización. IRM elimina cualquier tentación de reenviar, pegar o imprimir información confidencial, al deshabilitar estas funciones en los documentos y mensajes de correo electrónico protegidos por IRM. Para los administradores de sistemas, IRM permite la aplicación de las directivas corporativas existentes respecto a la confidencialidad de los documentos, el flujo de trabajo y la retención de mensajes de correo electrónico. Para los directores generales y los responsables de la seguridad, reduce significativamente los riesgos actuales de que la información clave de la compañía llegue a manos de la gente equivocada, ya sea por accidente, por descuido o de forma malintencionada. Cuando esté activada por la organización, los usuarios de Microsoft Office 2003 podrán aprovechar fácilmente esta tecnología. Una inter faz simple, basada en las “plantillas de permisos” personalizables, que están disponibles en la barra de herramientas estándar, hace que IRM sea cómodo y fácil de utilizar. La integración con Active Directory proporciona un nivel de conveniencia inusitado en las contraseñas específicas de documentos actuales. Por último, un Visor IRM sin coste garantiza que cualquier usuario de Microsoft Windows pueda consumir documentos protegidos por IRM, independientemente de que utilice o no Microsoft Office 2003, lo que permite a las organizaciones compar tir su propiedad intelectual fuera de la compañía al mismo tiempo que aplican sus directivas de seguridad.

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IRM en los mensajes de correo electrónico de Microsoft Office Outlook 2003 IRM se puede utilizar en Outlook para evitar el reenvío, copia o impresión de mensajes de correo electrónico. Los mensajes protegidos durante el tránsito se encriptan automáticamente y, cuando el remitente aplica las restricciones, Outlook desactiva los comandos necesarios. Los documentos de Microsoft Office 2003 adjuntos a los mensajes protegidos también se protegen automáticamente.

IRM en documentos de Microsoft Office Excel 2003, Word y PowerPoint Se pueden proteger los documentos de Microsoft Office 2003 por usuario o por grupo (los permisos por grupo requieren Active Directory para expansión de grupo). Cada usuario o grupo recibe un conjunto de permisos de acuerdo con las funciones definidas por los propietarios de los documentos: Visor, Revisor o Editor. Dependiendo del papel del destinatario, IRM desactiva cier tos comandos para aplicar los permisos asignados. Los propietarios también pueden evitar la impresión y establecer fechas de caducidad. Los documentos no se pueden abrir una vez caducados. Si un documento protegido se reenvía a un destinatario no autorizado, junto con el correo electrónico del propietario del documento aparece un mensaje de error que solicita permisos adicionales. Si el propietario del documento decide no incluir una dirección electrónica, los destinatarios no autorizados simplemente reciben un mensaje de error.

Directrices de la organización Al utilizar la tecnología IRM, Microsoft Office 2003 permite a las compañías crear “plantillas de permisos” que aparecen en las aplicaciones de Microsoft Office 2003. Por ejemplo, una compañía puede definir una plantilla llamada “Confidencial de la compañía”, que especifica que sólo los usuarios del dominio de la compañía pueden abrir los documentos o mensajes de correo electrónico protegidos con esa plantilla. No hay límites al número de plantillas que se pueden crear.

importante en la comunicación con los socios de negocios, ya que las compañías pueden elegir migrar a Microsoft Office 2003 en el momento en que deseen. Con el visor de IRM, las compañías que deseen aprovechar IRM para crear contenidos protegidos pueden cambiar a la nueva versión de Office sabiendo que el consumo de sus contenidos protegidos es gratuito.

Requisitos adicionales del servidor para IRM Para disponer de la funcionalidad de IRM en Microsoft Office 2003, Microsoft Office Outlook 2003 y Windows SharePoint Services se requiere de Microsoft Windows Server 2003 y una licencia Premium de acceso de cliente. Además, Microsoft alojará un servicio IRM para clientes que no cuenten con Microsoft Windows Server 2003. Este servicio permitirá a los usuarios compartir documentos y mensajes de correo electrónico protegidos mediante Microsoft Passport como mecanismo de autenticación, en lugar de Active Directory.

Modificación estructurada en Microsoft Office Word 2003 Microsoft Office Word 2003 incluye funciones adicionales para permitir a grandes números de usuarios colaborar en documentos grandes y sofisticados de una manera estructurada.

Bloqueo de estilos Muchas grandes organizaciones necesitan producir documentos con un estilo o apariencia coherentes. Esto se logra con estilos de Microsoft Office Word 2003, pero muchos usuarios no están familiarizados con la forma de trabajar con los estilos, por lo que recurren directamente a dar formato al documento.

Visor de IRM Debido a que la protección de los permisos se aplica en el nivel de programa, los archivos de Microsoft Office 2003 protegidos con la tecnología IRM sólo se pueden abrir con Microsoft Office 2003 o posterior. Sin embargo, Microsoft ofrece un visor de IRM sin coste que permite a los usuarios que no utilizan Microsoft Office 2003 leer los materiales protegidos con IRM. El visor de IRM estará disponible para su descarga sin costo en www.microsoft.com (pueden aplicarse cargos por el tiempo de conexión). El visor de IRM sin coste también tiene una función

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Vista del Creador del Panel de tareas de Proteger documentos

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Permisos de rango En documentos de colaboración muy grandes, es posible que se asignen cier tas par tes de un documento a algunos usuarios para que trabajen en ellas. Sin embargo, en versiones anteriores no existía ninguna manera de asegurar que sólo modificarían la parte del documento que se les asignaba. Cuando llegaba el momento de cotejar las ediciones y combinar los cambios en un documento maestro, con frecuencia el gran número de ediciones en conflicto causaba problemas. Vista del usuario del Panel de tareas Proteger documentos

Con el tiempo, los documentos grandes con un formato directo son difíciles de mantener, ya que actualizar los estilos no cambia la apariencia del documento y mover partes de un documento a otro no produce el resultado deseado. Con Microsoft Office Word 2003, un administrador o usuario avanzado puede establecer una plantilla o documento con un conjunto de estilos específicos. Al utilizar la función de Bloqueo de estilos de Word, el usuario puede aplicar el uso exclusivo de los estilos especificados. Todos los formatos directos quedan desactivados. Esto permite que muchas personas puedan editar documentos complejos y, aún así, mantener un formato estructurado.

Los Permisos de rango en Microsoft Office Word 2003 permiten proteger partes de un documento contra la modificación por parte de algunos o todos los usuarios. Al utilizar el panel de tareas Proteger documentos, un editor puede proteger primero el documento completo contra cualquier modificación (permitiendo opcionalmente sólo comentarios), después seleccionar par tes individuales del documento para asignar permisos y, por último, elegir los usuarios que pueden editar esas áreas seleccionadas. Posteriormente, al cotejar los cambios de varias personas, el editor puede estar seguro de que dos personas no hayan editado la misma área y, por lo tanto, no habrá conflictos. Una vez que se han establecido los permisos, el panel de tareas cambia el enfoque de ayudar al creador a establecer los permisos y manejar la lista de usuarios, a ayudar a los usuarios a encontrar las secciones que puedan editar.

Vista de un documento protegido. El Panel de tareas Proteger documentos aparece en el lado derecho

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Administración y control de la información Actualmente, la información se mueve a tal velocidad que muchas compañías tienen problemas para administrarla y muchos trabajadores los tienen para entenderla. Microsoft Office 2003 ayuda a los trabajadores a manejar esta “sobrecarga de información” con nuevas herramientas que les permiten organizar la información de la forma que deseen. Microsoft Outlook, en particular, se ha rediseñado ampliamente. Microsoft Office Outlook 2003 proporciona una nueva apariencia, nuevas características y nueva funcionalidad para ayudar a los usuarios a clasificar totalmente los mensajes de correo electrónico de manera rápida, ver más información al mismo tiempo, recordar los mensajes de correo electrónico que requieren seguimiento y añadir conceptos similares sin archivarlos manualmente.

Las mejoras organizativas y de diseño de Microsoft Office Outlook 2003 incluyen lo siguiente: • Apariencia totalmente nueva. Microsoft Office Outlook 2003 proporciona una visión totalmente nueva de lo que debería ser una aplicación de correo electrónico, basada en estándares probados en tiempo de lectura y diseño que han sido utilizados por los periódicos durante años. • Panel de exploración. El nuevo panel de exploración de Microsoft Office Outlook 2003 proporciona a los usuarios exploración contextual más relevante en toda la aplicación, en lugar de una lista estática de carpetas. • Funciones mejoradas de correo. Se han realizado varias mejoras, solicitadas por los clientes, al proceso de direccionamiento, preparación y envío de mensajes de correo electrónico, a fin de ayudar a todos los usuarios a ser más productivos con sus mensajes de correo electrónico. Además, se han añadido otras funciones a Microsoft Office Outlook 2003 para ayudar a los usuarios a organizar, dar prioridad y mantenerse actualizados sobre nuevos desarrollos mientras trabajan: • Marcas rápidas. Las Marcas rápidas, O ORAD codificadas por color, ayudan a los usuarios a efectuar el seguimiento de los mensajes que requieren atención.

NUEVO

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NUEVO

• Carpetas de búsqueda. Las Carpetas de facilitan el agrupamiento de información relevante sin tener que mover o copiar mensajes.

búsqueda ORAD

NU

ADO • MEJOR

NU ADO • MEJOR

Notificación de correo nuevo. Una nueva aler ta de escritorio para los mensajes entrantes de correo electrónico y el icono Área de notificación ayudan a los usuarios de Microsoft Office Outlook 2003 a efectuar el seguimiento de su correo electrónico mientras trabajan con otras aplicaciones. Reglas y alertas. Las Reglas y alertas mejoradas permiten a los usuarios establecer notificaciones para las actualizaciones del sitio Microsoft Windows SharePoint Ser vices, los resultados instantáneos de búsquedas, etc.; esto ayuda a los trabajadores a mantenerse informados acerca de los eventos de flujo de trabajo a medida que ocurren.

Otras mejoras de Microsoft Office 2003 están diseñadas para proporcionar más flexibilidad a los trabajadores y compañías en cuanto a la divulgación, el acceso y la presentación de la información: NUEVO

• Biblioteca de búsqueda. El panel de tareas de búsqueda ofrece a los usuarios acceso a la información en las redes locales o en la Web directamente desde cualquier aplicación de Microsoft Office 2003.

RADOBiblioteca

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NUE NUEVO

• Faxes por Internet. Las aplicaciones de ADO Microsoft Office 2003, incluida Microsoft Office Outlook 2003, se integran directamente con los servicios de fax por Internet. Ahora, los usuarios pueden enviar faxes a personas, a varios destinatarios y a otros países tan fácilmente como envían un mensaje de correo electrónico, sin que sea necesario intentarlo varias veces o volver a marcar teléfonos ocupados.

N ADO MEJOR

• Mejoras en Microsoft Office PowerPoint 2003. Ahora, Microsoft Office PowerPoint 2003 admite más tipos de medios y permite que éstos se vuelvan a reproducir en modo de pantalla completa durante presentaciones de diapositivas.

ADO MEJOR

• Soporte de tinta. Para usuarios de Tablet PC, las anotaciones de tinta ahora se admiten en todo Microsoft Office 2003.

ADO MEJOR

• Mejoras en el rendimiento de la red. El nuevo Modo de intercambio de memoria caché de Microsoft Office Outlook 2003 ayuda a aislar a los trabajadores del rendimiento de la red, al mismo tiempo que ayuda a los administradores de sistemas a controlar el ancho de banda.

La nueva apariencia de Microsoft Office Outlook 2003 Nueva vista del correo electrónico Microsoft ha prestado atención a la forma en que los clientes interactúan con su correo electrónico y ha tomado el ejemplo de la comunidad de publicaciones en su rediseño de Microsoft Office Outlook 2003. En Microsoft Office 2003, Outlook cuenta con una nueva vista del correo electrónico que rompe con el molde tradicional. La nueva vista del correo electrónico funciona junto con el Panel de lectura (que se describe más adelante) para crear un diseño de mensajes en pantalla muy eficiente y fácil de utilizar. La orientación de la columna vertical de la nueva vista hace posible ver casi el doble de datos en una pantalla a la vez. La nueva vista de correo

Vista de orientación vertical y multilínea. En Microsoft Office Outlook 2003, los mensajes de correo se envuelven en una columna vertical al

electrónico también está optimizada para ayudar a los usuarios a encontrar fácilmente conceptos y explorar sus mensajes de correo electrónico. Este diseño eficiente significa dedicar menos tiempo a desplazarse por la ventana y más tiempo a terminar el trabajo.

Nueva vista de correo electrónico organizada por fecha. La nueva vista de correo está diseñada verticalmente. Cuando el usuario no necesita mirar de un lado a otro entre líneas horizontales, puede encontrar la información más rápidamente

asignar varias líneas a cada mensaje. Este diseño multilínea se optimiza para presentar la información más importante al usuario. En estudios de los usuarios de Microsoft Outlook, se encontró de manera abrumadora que el nombre y la dirección del remitente son los criterios más

Panel de lectura El panel de lectura ayuda a reducir la tensión ocular y hace que el tiempo dedicado a leer el correo electrónico sea más eficiente, al mostrar más información acerca del mensaje en la pantalla sin necesidad de desplazarse y al reducir la necesidad de abrir y manejar varias ventanas independientes para mensajes diferentes.

importantes y considerados al decidir abrir los mensajes de correo electrónico. La vista multilínea pone el nombre del remitente en texto oscuro en la esquina superior izquierda, facilitando explorar la lista de nombres importantes. La información secundaria se presenta en sombras más ligeras de texto para llevar la vista hacia la información más importante. Esta vista también facilita la selección de mensajes con el bolígrafo en una Tablet PC.

Gracias a su diseño vertical, el panel de lectura de Microsoft Office Outlook 2003 presenta los mensajes de una manera más coherente con la forma en que los periódicos han diseñado textos durante cientos de años. Este simple cambio de diseño del panel de vista previa de Outlook, junto con la nueva lista de mensajes de múltiples líneas, hace que, en un monitor del mismo tamaño, la vista que el usuario tiene de los mensajes de correo sea casi el doble en comparación con el panel de vista previa horizontal de las versiones anteriores de Microsoft Outlook, lo cual resulta más cómodo.

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El panel de lectura está activado de manera predeterminada en Microsoft Office Outlook 2003. Los usuarios también pueden activarlo si hacen clic en Ver -> Panel de lectura -> Derecho

Comparación del panel de lectura con el antiguo panel de vista previa, con el mismo tamaño de bandeja de entrada y de pantalla. El panel de lectura admite más de tres párrafos de texto y 14 mensajes de correo electrónico, mientras que el anterior panel de vista previa de Microsoft Outlook sólo mostraba dos párrafos de texto y 11 mensajes de correo electrónico

NUEVO

Organizar por (Agrupación inteligente)

ORAD

Al crear listas, los usuarios, naturalmente, agrupan conceptos similares, como una lista de asuntos pendientes bajo los encabezados “Hoy”, “Mañana” y “Próxima semana”. La nueva vista de correo electrónico aplica automáticamente agrupamientos inteligentes para ayudar a los usuarios a organizar los mensajes. Por ejemplo, cuando los usuarios organizan los mensajes de correo por fecha de recepción, Microsoft Office Outlook 2003 los divide en grupos simples, como “Hoy”, “Ayer”, “La semana pasada”, “El mes pasado”, etc. Cuando los usuarios reorganizan los mensajes por tamaño, Microsoft Office Outlook 2003 los divide nuevamente en grupos descriptivos, como “Grande”, “Pequeño”, “Muy grande”, etc. Estos grupos facilitan a los usuarios la exploración de la lista y la búsqueda, ya que están trabajando de la forma en que lo hace la mayoría de la gente.

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Bandeja de entrada organizada por tamaño. Microsoft Office Outlook 2003 separa los mensajes de correo electrónico en grupos lógicos y adecuados para la lectura humana. Debido a que los grupos se pueden usar como objetos, un usuario podría arrastrar todo el grupo “Grande” a su carpeta de Conceptos eliminados con un clic para una administración fácil del tamaño del buzón

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de los usuarios. En Contactos, los usuarios obtienen una lista de todas las carpetas de contactos que pueden abrir, tanto locales como compartidas, así como diferentes formas de ver los contactos. Al hacer clic en el botón Organizar por, aparece una lista de los tipos posibles de organización, como Fecha, De, Asunto, Tamaño, Indicador, etc. Este menú también está disponible como Ver -> Organizar por tamaño del buzón

Los usuarios avanzados pueden tratar estos grupos como objetos y optar por mover, suprimir, copiar, reenviar o realizar otras acciones en todos los elementos de un grupo a la vez. Por ejemplo, es posible agrupar los mensajes de correo por fecha y, a continuación, arrastrar todos los mensajes del “El mes pasado” a otra carpeta y archivarlos con un solo clic.

NUEVO

Fechas inteligentes

ORADPara

poder utilizar el espacio de forma más eficiente, las Fechas inteligentes cambian el formato de la fecha al instante, basándose en la fecha en que se recibieron los mensajes. Por ejemplo, un mensaje de correo electrónico que se recibió hoy sólo muestra la hora: 3:40 p.m. Los mensajes recibidos esta semana muestran el día de la semana y la hora: miércoles, 1:24 a.m. Para el correo recibido hace muchos meses, la hora exacta es menos importante, así que Microsoft Office Outlook 2003 sólo muestra la fecha: 1/12/2003.

El panel de exploración está activado de manera predeterminada. Para desactivarlo o volverlo a activar, haga clic en Ver -> Panel de exploración. El panel de exploración mejora Microsoft Office Outlook 2003 en varios puntos: • Uso eficiente de la “propiedad” de la pantalla. Lo mejor de la barra de Outlook y la lista de carpetas se unen en un espacio más pequeño y eficiente. Toda la exploración, no sólo las carpetas, se encuentran en un mismo lugar; así los usuarios disponen de mucho más espacio para ver los datos, por ejemplo, los usuarios pueden ver, en Microsoft Office Outlook 2003, hasta el doble del calendario que veían en Microsoft Outlook 2002. • Exploración contextual. La exploración simplificada y contextual muestra los datos más relevantes para cada tipo de información de Microsoft Office Outlook 2003. Por ejemplo, en el panel de correo, los usuarios ven la lista de carpetas de correo y carpetas de búsqueda. En el Calendario, ven un seleccionador de fecha y una lista de los calendarios que están disponibles. • Datos compartidos. El uso compartido se simplifica al presentar datos compartidos junto con los propios datos del usuario. Por ejemplo, los usuarios pueden ver otros calendarios, a los que tienen acceso junto al suyo propio. • Opciones del menú Ver. Las opciones del menú Ver se muestran directamente en el panel de exploración y permiten cambiar la forma en que se muestra algo. • Inicio rápido. Los usuarios avanzados aprecian la capacidad de reducir los botones de los módulos en una barra de Inicio rápido, para así ahorrar espacio.

Al estar organizados por fecha, Microsoft Office Outlook 2003 separa los mensajes en Hoy, Ayer, Lunes, Domingo, La semana pasada, etc. Estos grupos pueden minimizarse para ahorrar espacio

NUEVO

Panel de exploración

ORADEl

panel de exploración se ha diseñado para aumentar la eficiencia en Microsoft Office Outlook 2003, al combinar los principales aspectos de exploración y uso compartido de la aplicación en un panel fácil de utilizar. Con el panel de exploración, los usuarios obtienen una exploración contextual más relevante a través de Outlook, no simplemente una lista estática de carpetas. En el Calendario, por ejemplo, los usuarios ven el explorador de fechas y otros calendarios compartidos

• Menú Ir a. El menú Ir a y los accesos rápidos asociados del teclado simplifican el acceso al panel de exploración. Panel de exploración. La barra divisoria entre los botones grandes en la parte inferior y el panel de contenido pueden moverse hacia arriba o hacia abajo para crear botones más grandes o más pequeños. Los botones grandes son muy adecuados para hacer clic fácilmente con Tablet PC u otros equipos en los que se hace clic con un bolígrafo; o bien, los usuarios pueden optar por reducir todos los botones a una barra única de Inicio rápido y así ahorrar espacio

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Cada uno de los ocho módulos del panel de exploración tiene una interfaz única, pero coherente, que presenta la información más relevante en un espacio eficiente. Los ocho módulos del panel de exploración son los siguientes: Vista de Correo La vista de Correo muestra las carpetas de correo electrónico y de búsqueda, e incluye una sección de carpetas favoritas en la parte superior para un acceso rápido. Para crear favoritos, los usuarios simplemente tienen que arrastrar una carpeta de correo o de búsqueda al área Carpetas favoritas.

Panel de exploración en la vista de correo. De manera predeterminada, en la parte inferior existen cuatro botones grandes y tres botones minimizados al estado de “Inicio rápido”. La sección de la parte superior, Carpetas favoritas, puede incluir cualquier carpeta que desee mantener a mano para una referencia rápida; sólo tiene que arrastrarlas a la sección Carpetas favoritas

Vista de Contactos Al igual que ocurre con el panel de Calendario, el panel de Contactos muestra en un mismo lugar todas las carpetas de contactos a las que tiene acceso el usuario, incluidas las de contactos locales, contactos de Microsoft Windows SharePoint Services, contactos de carpetas públicas y contactos de otros usuarios. También se muestran en este panel otras formas de ver contactos, como “Tarjetas de visita”, “Por organización” o cualquier vista creada por un usuario. Asimismo, hay vínculos para ver los contactos compartidos y para compartir los contactos propios del usuario o modificar los permisos, así como un vínculo para modificar el conjunto de vistas mostradas en el panel.

En el módulo Contactos, todas las carpetas de contactos a las que tiene acceso el usuario, incluidas las locales, públicas y compartidas, se presentan en una lista simple. La sección Vista actual proporciona a los usuarios una forma fácil de organizar los contactos

Vista de Calendario El panel de Calendario muestra el explorador de fechas en la parte superior y, después, la lista de todos los calendarios a los que el usuario tiene acceso, incluidos los calendarios locales, los calendarios de Microsoft Windows SharePoint Services, los calendarios de carpetas públicas y los calendarios de otros usuarios, en una lista simple. Los calendarios pueden activarse o desactivarse individualmente para verlos uno junto a otro en la ventana de Microsoft Office Outlook 2003. También hay vínculos para abrir los calendarios compartidos y para compartir el propio calendario del usuario (o modificar los permisos).

A través del módulo Calendario, todos los calendarios locales, compartidos y de grupo se simplifican en una lista única, sin importar su ubicación

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Vista de Tareas El panel de tareas muestra una lista de todas las carpetas de tareas a las que tiene acceso el usuario, incluidas las tareas locales, las tareas de carpetas públicas y las de otros usuarios. También aparecen en este panel las vistas de tareas (otras formas de ver las tareas), que incluyen vistas integradas como “Tareas atrasadas” y “Próximos siete días”, así como cualquier vista que el usuario haya creado. Asimismo, existen vínculos a tareas compartidas y para compartir las tareas propias del usuario o modificar los permisos, así como un vínculo para modificar el conjunto de vistas mostradas en el panel.

A través del módulo Tareas, todas las carpetas de tareas a las que tiene acceso el usuario, incluidas las locales, públicas y compartidas, se presentan en una lista simple. La sección Vista actual proporciona a los usuarios una forma fácil de organizar sus tareas en grupos lógicos

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Vista de Notas

Menú Ir a

El panel de notas muestra una lista de las notas del usuario que incluye las notas compartidas. Las notas se pueden organizar en vistas como “Últimos siete días” o “Por categoría”; cualquier vista personalizada que haya creado un usuario también aparecerá en este panel. Existen vínculos a notas compartidas que permiten compartir las notas propias del usuario o modificar permisos, así como un vínculo para modificar el conjunto de vistas mostradas en el panel.

¡Vuelve el menú Ir a! Los usuarios también pueden cambiar su vista del panel de exploración a través del menú Ir y sus accesos rápidos integrados en el teclado.

Lista de carpetas Éste es el módulo de Microsoft Office Outlook 2003 diseñado para ayudar en las actividades de administración de archivos de datos, como archivar y copiar entre buzones. Todas las carpetas locales de todos los tipos se muestran en la lista de carpetas, al igual que en la lista de carpetas de las versiones anteriores de Outlook. En el panel Lista de carpetas hay algunos vínculos disponibles que ayudan a manejar directamente los tamaños de las carpetas y las carpetas de datos de Outlook. Acceso rápido El panel de acceso rápido es el lugar donde pueden crearse accesos rápidos para casi cualquier elemento: carpetas de Microsoft Office Outlook 2003, aplicaciones, documentos en el disco duro, archivos en una red, archivos compartidos, páginas Web, etc. El usuario puede crear grupos para organizar estos accesos rápidos, minimizarlos o expandirlos a fin de utilizar el espacio más eficientemente. Para agregar un acceso rápido, los usuarios pueden emplear el vínculo que se proporciona o, simplemente, arrastrar y colocar elementos en la lista. Noticias El panel de noticias muestra una lista de todas las carpetas de noticias disponibles para el usuario, que incluyen las carpetas de noticias públicas y compartidas. Al igual que ocurre con los paneles de contactos, tareas y notas, las vistas de noticias se muestran en este panel y se pueden personalizar. También se ofrecen vínculos a datos de noticias o datos abiertos compartidos. De manera predeterminada, el panel de noticias está desactivado, pero los usuarios pueden activarlo mediante el menú Opciones del panel de exploración o si seleccionan Noticias en el menú Ir a para tener acceso a él sin añadirlo al panel de exploración.

El menú Ir a facilita la exploración de Microsoft Office Outlook 2003 mediante el teclado. Existen accesos rápidos simples del teclado para cada uno de los módulos del panel de exploración

Mejoras en las direcciones de correo En el proceso de inserción de la dirección, preparación y envío de mensajes de correo electrónico se han realizado varias mejoras solicitadas por clientes. Estas funciones están diseñadas para ayudar a todos los usuarios a ser más productivos con su correo electrónico. La interfaz simplificada de “Microsoft Word como editor de correo electrónico” también es más fácil de utilizar, menos confusa y requiere menos capacitación.

Ampliar las listas de distribución Se pueden ampliar las listas de distribución para mostrar los nombres de las personas en la lista, lo que permite añadir o quitar algunos nombres antes de enviar sin tener que modificar la lista de distribución o empezar de cero al poner la dirección de correo electrónico.

Haga clic en el signo de suma situado junto a una lista de distribución para ampliarla y mostrar a todos los miembros

Para moverse rápidamente entre los distintos módulos del Panel de navegación, puede usar los accesos rápidos del teclado documentados en el menú de Ir superior: • Correo

CTRL+1

• Calendario

CTRL+2

• Contactos

CTRL+3

• Tareas

CTRL+4

• Notas

CTRL+5

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Autocompletar mejorado Autocompletar ahora correlaciona con sólo una letra en lugar de tres y la lista de Autocompletar se organiza por las direcciones de correo electrónico más utilizadas, no por orden alfabético. Esto significa que en muchos casos el usuario puede introducir la dirección de correo simplemente al presionar la primera letra del nombre de una persona. Resulta especialmente ventajoso para los usuarios de Tablet PC, al reducir el número de teclas que tienen que presionar o los clics necesarios para escribir la dirección en un mensaje de correo electrónico. Los usuarios dedican menos tiempo a buscar en la lista, debido a que los nombres más frecuentes aparecen en la parte superior.

Simplificaciones en Microsoft Office Word 2003 como editor de correo electrónico La experiencia de crear un nuevo mensaje de correo electrónico se ha simplificado de manera significativa. Los comandos se han consolidado en una barra de herramientas única, llamada “Correo electrónico”, situada directamente encima del texto del mensaje. Como resultado, el número de botones en la pantalla se ha reducido en más de la mitad y facilita a los usuarios encontrar lo que buscan, al tiempo que deja más espacio para los mensajes.

Ahora, Autocompletar funciona con tan sólo un carácter. Las direcciones de correo más frecuentemente utilizadas aparecen en la parte superior de la lista

Interfaz mejorada de la Libreta de direcciones El cuadro de diálogo Seleccionar nombres de Microsoft Office Outlook 2003 se ha escrito de nuevo para ayudar a los usuarios a ver más información en la pantalla a la vez. Las dimensiones de los cuadros de diálogo pueden cambiarse completamente, lo que permite aprovechar los monitores actuales más grandes, y los comandos más comunes se han resaltado en la interfaz.

Nuevo seleccionador de la Libreta de direcciones, con dimensiones que pueden cambiarse y diseño más intuitivo

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El diseño de la ventana de creación de mensajes de correo electrónico de Microsoft Office Word 2003 se ha modificado teniendo en mente la simplicidad

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Ayudar a los trabajadores a organizarse NUEVO

Marcas rápidas

ORADA

través de un estudio de los usuarios de Microsoft Outlook, Microsoft averiguó que la mayoría de la gente hace una de estas tres cosas con casi todos los mensajes de correo electrónico: 1. Lo responden inmediatamente. 2. Lo suprimen o lo archivan inmediatamente. 3. Si no tienen el tiempo o la información necesarios para realizar una acción de inmediato, deciden darle seguimiento posteriormente. Para la opción número tres existen casi tantos enfoques como usuarios: marcar el mensaje como no leído, moverlo a una carpeta de correo llamada “Pendiente”, convertirlo en una tarea, suprimir o archivar rigurosamente todos los mensajes que no requieran una respuesta, etc. Cada uno de estos enfoques resulta imperfecto y requiere mucho tiempo adicional, aunque cada estrategia puede funcionar para un usuario en particular. Las Marcas rápidas se han diseñado para resolver este problema. Se activan con un simple clic y son muy fáciles de utilizar. Los usuarios sólo tienen que hacer un único clic en el icono de la bandera junto a cualquier mensaje de correo electrónico, en cualquier carpeta de Microsoft Office Outlook 2003, para marcarlo con una Marca rápida y continuar con su trabajo, minimizando así la interrupción de administrar correos electrónicos. Junto a cada mensaje marcado se coloca una marca con un color brillante, de tal manera que sea fácil encontrarlo nuevamente.

Haga clic en el icono de la marca gris para poner una Marca rápida en un mensaje de correo electrónico. Haga clic de nuevo en el icono para marcarlo como completado. La tecla “Insertar” también puede utilizarse para añadir o completar una Marca rápida

Los usuarios también pueden seleccionar uno de los seis colores diferentes en el menú del botón opción para categorizar fácilmente sus conceptos de seguimiento NUEVO

Carpeta para seguimiento

D RAde O fin

A facilitar aún más la localización del mensaje, existe una carpeta de búsqueda especial (consulte Carpetas de búsqueda más adelante), llamada “Para seguimiento”, que siempre contiene una lista actualizada de todos los mensajes con Marca rápida en cada carpeta de la bandeja de entrada: una lista de tareas pendientes automatizada y virtual para correo electrónico. Cuando el usuario está listo para trabajar en los mensajes con Marca rápida a lo largo del día, puede cambiar a la carpeta Para seguimiento y buscar todos los mensajes marcados. Una vez que el usuario termina con un mensaje, simplemente hace clic una vez de nuevo para marcarlo como Completado con una marca de la fecha y hora en que se completó. La carpeta Para seguimiento se crea de manera predeterminada y se encuentra en la parte superior de la lista de carpetas de correo, en la sección de Carpetas favoritas.

La carpeta “Para seguimiento” recopila una lista de tareas pendientes para cada elemento que tiene una Marca rápida en todas las carpetas de la bandeja de entrada. De manera predeterminada, se organiza por color de Marca rápida para que la correspondencia entre los elementos pueda verse fácilmente

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pero todos los elementos de correo electrónico permanecen en su carpeta original de Microsoft Office Outlook 2003. Con las carpetas de búsqueda, los usuarios pueden agrupar y explorar fácilmente todos los elementos relacionados con un asunto, persona, tarea u otro criterio, sin mover físicamente los mensajes o las carpetas.

Carpeta de búsqueda Para seguimiento organizada por Marcas. Los usuarios pueden arrastrar un mensaje entre grupos para cambiar su clasificación. Por ejemplo, para cambiar la bandera rápida de un elemento de amarillo a azul, un usuario sólo tiene que arrastrar el mensaje del grupo amarillo al azul

Escenario de Carpeta de búsqueda Al usar Microsoft Outlook 2002, Ana archiva todos los mensajes de su gerente, Carlos, en una carpeta llamada “Correos de Carlos”. También archiva todos los mensajes a los que necesita dar seguimiento en una carpeta llamada “Lista de pendientes”. Así que, ¿dónde archiva Ana un mensaje de Carlos al que necesita darle seguimiento? Con las versiones anteriores de Microsoft Outlook, un mensaje de correo electrónico sólo podía estar en una carpeta a la vez. En el mejor de los casos, podría copiar el mensaje y ponerlo en ambas carpetas, ocupando espacio para ambos mensajes en su buzón, lo que significa que, si responde a uno, el otro no se actualiza.

Cuando los usuarios terminan con un mensaje de correo electrónico, simplemente hacen clic de nuevo en el área Marca rápida para marcarlo como completado

Con las Carpetas de búsqueda en Microsoft Office Outlook 2003, Ana no necesita archivar. Simplemente, crea una Carpeta de búsqueda para “Correo de Carlos” y utiliza también su Carpeta de búsqueda “Para seguimiento”. Cuando entra un correo electrónico de Carlos y ella le pone una Marca rápida, ni siquiera

Microsoft Office Outlook 2003 registra la fecha y hora en que se terminó la tarea y la muestra en la Barra de información, en la parte superior del mensaje

necesita moverlo de su bandeja de entrada. El mensaje instantáneamente aparece en ambas Carpetas de búsqueda. En cualquier lugar donde busque el mensaje, ahí estará, y como sólo hay

NUEVO

Carpetas de búsqueda

D ORALas

carpetas de búsqueda ayudan a los usuarios a dedicar menos tiempo a archivar los mensajes de correo electrónico. Las mismas son, en realidad, resultados de búsquedas en directo que tienen la misma apariencia y compor tamiento que las carpetas, pero se diferencian de las carpetas tradicionales de correo electrónico en que no lo almacenan. Son carpetas virtuales que contienen vistas de todos los elementos de correo electrónico relacionados con criterios específicos de búsqueda. Las carpetas de búsqueda muestran los resultados de consultas de búsqueda previamente definidas,

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un mensaje físico en la Bandeja de entrada, los cambios que haga en el mensaje se realizan en ambas Carpetas de búsqueda a la vez.

De manera predeterminada, se crean tres carpetas de búsqueda para los usuarios, de tal manera que hasta los principiantes pueden experimentar la utilidad de esta nueva herramienta: • Correo sin leer. Todos los mensajes de correo electrónico no leídos de un usuario, sin importar su carpeta, se muestran en la carpeta de búsqueda Correo sin leer.

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Carpeta de búsqueda “Correo sin leer”. Las carpetas de búsqueda funcionan como carpetas, excepto en que contienen mensajes de correo electrónico de varias carpetas

Microsoft Office Outlook 2003 como una carpeta de búsqueda o utilizar cualquiera de las plantillas suministradas para crear una carpeta de búsqueda personalizada. En ambos casos, el usuario puede especificar no sólo los criterios de búsqueda, sino también las carpetas en las que Outlook busca para crear la carpeta de búsqueda. Las carpetas de búsqueda pueden personalizarse fácilmente en cualquier momento. Los usuarios pueden incluso realizar otra búsqueda dentro del contenido de una carpeta de búsqueda para afinar aún más los resultados.

Los usuarios pueden arrastrar las carpetas que más utilizan o las carpetas de búsqueda a la sección Carpetas favoritas del módulo Correo para tenerlas a mano; no necesitan explorar una jerarquía compleja

• Para seguimiento. Esta carpeta proporciona una lista virtual de tareas pendientes de todos los mensajes con Marcas rápidas. • Correo grande. Esta carpeta ayuda con la limpieza de la bandeja de entrada, al mostrar los mensajes de correo electrónico más grandes. Después de utilizar las carpetas de búsqueda proporcionadas, los usuarios intermedios desearán crear las suyas propias. Para simplificar esta tarea, Microsoft Office Outlook 2003 ofrece una galería de plantillas que incluye 13 plantillas ya preparadas para carpetas de búsqueda comunes. Estas plantillas permiten crear un amplio intervalo de carpetas de búsqueda con sólo tres clics del ratón. Algunos aspectos sobresalientes de las carpetas de búsqueda que se pueden crear con las plantillas incluyen lo siguiente:

Las Carpetas de búsqueda se pueden encontrar junto con las carpetas normales en la lista de carpetas

• Correo importante. Proporciona una ubicación central para todos los mensajes de correo electrónico marcados como de importancia alta. • Correo de y para personas determinadas. Ayuda a los usuarios a mantenerse al tanto de las relaciones personales y con los clientes, y puede ayudar a resolver preguntas como “¿Le debo a Janet un mensaje?” o “¿Dónde está la conversación por correo electrónico que tuve con Marc?”. • Correo antiguo. Resulta útil para localizar mensajes anteriores para su archivo.

Guardar resultados de Buscar o Búsqueda avanzada como carpetas de búsqueda Desde Buscar o Búsqueda avanzada, los usuarios pueden guardar cualquier búsqueda creada con

Los usuarios también pueden guardar los resultados de Buscar o Búsqueda avanzada como una carpeta de búsqueda. Para guardar los resultados de Buscar como una carpeta de búsqueda, en la barra Buscar, haga clic en Opciones y seleccione Guardar búsqueda como carpeta de búsqueda. Para guardar los resultados de Búsqueda avanzada como una carpeta de búsqueda, en el menú Archivo del cuadro de diálogo Búsqueda avanzada, haga clic en Guardar búsqueda como carpeta de búsqueda

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El icono del área de notificación muestra varios tipos distintos de información de nuevas formas: • Mensajes informativos. Los globos notifican al usuario cambios en el estado y otra información, sin la interferencia de cuadros de mensaje, que bloquean la pantalla y requieren un clic para su eliminación. El usuario puede leer el mensaje si lo desea, pero no tiene que responder al mismo. Un usuario también puede elegir ignorar grupos de mensajes que no desea recibir en el futuro. (Nota: la opción Omitir mensajes entrantes no afecta a los registros de error que puedan crearse.) • Estado de sincronización. Este icono indica cuándo Microsoft Office Outlook 2003 está descargando y enviando mensajes de correo electrónico. Esto resulta útil cuando un usuario desea trabajar en otro programa hasta que Outlook termine de enviar o recibir mensajes. La galería de plantillas de carpetas de búsqueda contiene 13 tipos de carpetas de búsqueda. Para crear una carpeta de búsqueda nueva con la galería de plantillas, en el menú Archivo, haga clic en Nuevo y seleccione Carpeta de búsqueda. Los usuarios también pueden crear una carpeta de búsqueda personalizada si eligen la última plantilla, “Crear una carpeta de búsqueda personalizada”

Nueva alerta de correo de escritorio En Microsoft Office Outlook 2003, una nueva alerta de escritorio reemplaza la antigua alerta sonora de nuevo mensaje de correo electrónico. La nueva alerta de correo de escritorio se muestra con el nombre, asunto y una vista previa corta del texto, de tal manera que los usuarios pueden ver inmediatamente si el mensaje es urgente, se debe marcar para seguimiento o si puede ignorarse de manera segura sin interrumpir la tarea actual. La alerta contiene botones rápidos para abrir, marcar con una bandera o eliminar el mensaje de correo electrónico y desaparece sutilmente si se ignora. Esto es completamente configurable por el usuario.

La nueva alerta de escritorio de correo aparece mientras el usuario trabaja con Microsoft Office Word 2003 NUEVO RA

• Problemas de red. Si Microsoft Office Outlook 2003 tiene un problema con la red o con el servidor de correo, lo notifica al usuario al cambiar al icono “Problemas”. En la mayoría de las configuraciones, los datos siguen disponibles en Outlook, pero no se recibirá ningún mensaje nuevo hasta que se haya resuelto el problema. Los usuarios pueden cancelar la operación de la red si hacen clic en el icono y eligen “Cancelar solicitud del servidor”. • Ocultar al estar minimizado. Éste es un modo especial en el que Microsoft Office Outlook 2003 no aparece en la barra de tareas cuando su ventana principal está minimizada. En lugar de eso, Outlook desaparece del área de notificación, pero sigue recibiendo mensajes y esperando hasta que el usuario haga doble clic en el icono y lo restaure.

El icono del área de notificación puede mostrar mensajes informativos en globos emergentes. Dicho icono siempre está disponible en el área de notificación de la barra de tareas de Microsoft Windows. Haga un clic o haga clic con el botón derecho del ratón en el icono para mostrar el menú. Haga doble clic para abrir Outlook (aunque esté totalmente oculto)

Icono del área de notificación La mayoría de los trabajadores de la información mantienen su programa de correo electrónico abierto todo el tiempo. El nuevo icono del área de notificación de Microsoft Office Outlook 2003 permite que los usuarios se mantengan informados acerca de sus mensajes de correo electrónico aunque estén trabajando en otro programa. El icono del área de notificación muestra el estado de Outlook incluso si está oculto, minimizado o en el fondo.

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El menú del área de notificación permite a los usuarios activar Ocultar al estar minimizado, así como omitir o atender grupos de mensajes informativos

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Organizar por conversación

Bloquear contenidos externos

Organizar por conversación ayuda con la tarea más común que se realiza en Microsoft Office Outlook 2003: leer mensajes de correo. Se diseñó para ayudar a los usuarios a ponerse al día rápidamente con su correo electrónico, sin tener que pasar vergüenza al responder a asuntos que ya se resolvieron.

Con frecuencia, los mensajes con formato HTML contienen imágenes y, a menudo, estas imágenes no se incluyen en el propio mensaje, sino que se descargan de un servidor Web cuando se abre el mensaje de correo electrónico. Las personas que envían mensajes no deseados utilizan esta capacidad en su beneficio al incluir un elemento denominado “faro Web” en estos mensajes. Un faro Web notifica al servidor Web cuándo un usuario lee el mensaje no deseado para validar la dirección del correo electrónico. Con frecuencia, esto tiene como consecuencia que el usuario se convierte en destinatario de más correo no deseado.

En la vista de Organizar por conversación, los mensajes sobre la misma conversación se agrupan juntos y la sangría muestra quién le contestó a quién. Sólo los mensajes no leídos y los que están marcados con una Marca rápida se muestran de manera predeterminada, de tal manera que la pantalla permanece limpia mientras el usuario se pone al día con su correo electrónico

Organizar por conversación muestra los mensajes de correo electrónico en una vista orientada a la conversación o “hilada”, que de manera predeterminada muestra sólo los mensajes no leídos o marcados para seguimiento, de tal manera que el usuario no necesita revisar docenas de mensajes leídos para encontrar los nuevos. Los mensajes similares se agrupan y las sangrías muestran claramente quién respondió a quién durante la conversación. Cada conversación se puede ampliar para mostrar todos los mensajes relacionados, de tal manera que los usuarios puedan ver fácilmente toda la conversación a la vez, en lugar de leer partes aquí y allá. Un usuario puede Organizar por conversación tan fácilmente como organiza los mensajes, mediante la misma interfaz, lo que significa que cualquiera que esté familiarizado con Microsoft Office Outlook 2003 puede utilizar esta función inmediatamente. Como varios mensajes de una conversación comparten el mismo tema, la línea de asunto sólo se muestra una vez por cada conversación para que quepan casi el doble de mensajes en la pantalla. Al igual que cualquier grupo de Outlook, la conversación puede tratarse como un objeto, lo que significa que los usuarios pueden eliminar, copiar, archivar o reenviar toda la conversación a la vez. Para organizar nuevos mensajes por conversación, haga clic en el cuadro Organizar por en la nueva vista de correo y haga clic en Conversación. O haga clic en Organizar por en el menú de Ver y luego haga clic en Conversación.

De manera predeterminada, Microsoft Office Outlook 2003 ayuda a proteger la privacidad de sus usuarios y les proporciona más control sobre la información en su bandeja de entrada, a través de una función llamada Bloquear contenidos externos. Si un mensaje de correo electrónico trata de conectarse sin anunciarse a un servidor Web en Internet, Microsoft Office Outlook 2003 bloquea esa conexión hasta que el usuario decide ver el contenido mediante un solo clic. Esta función también puede desactivarse si así lo desea el usuario.

Cada conversación se puede ampliar para mostrar todos los mensajes relacionados, de tal manera que los usuarios puedan ver fácilmente toda la conversación a la vez, en lugar de leer partes aquí y allá

Ofrecer a los usuarios control sobre el contenido externo tiene varias ventajas: • Ya no se permiten las conexiones no anunciadas a servidores Web arbitrarios en Internet, para así disminuir el flujo de información no deseada para los solicitantes de correo electrónico. • Debido a que las imágenes no se muestran a menos que se solicite, es posible eliminar los mensajes ofensivos sin que el usuario tenga que ver las imágenes. • Los usuarios en una conexión de bajo ancho de banda pueden elegir si una imagen es lo suficientemente valiosa para dedicar el tiempo y el ancho de banda necesarios para descargarla.

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Es importante señalar que Microsoft Office Outlook 2003 mantiene toda su funcionalidad enriquecida para ver y compartir imágenes. Con Bloqueo de contenidos externos no se bloquean las imágenes, sólo las conexiones no anunciadas a Internet. Cuando las imágenes se envían con el mensaje y no se encuentran en un servidor Web en algún lugar, Outlook las muestra de manera predeterminada.

• Los mensajes de correo enviados por un usuario incluido en una lista de remitentes de confianza no se verán afectados. Los usuarios pueden añadir fácilmente direcciones de correo electrónico a esta lista.

Imagen de contactos

• Los creadores de contenido que deseen enviar mensajes con formato HTML enriquecido a sus clientes pueden hacerlo si incluyen las imágenes en el cuerpo del mensaje de correo. • Las imágenes añadidas a los mensajes de correo con Microsoft Office Outlook 2003 o Microsoft Outlook Express ya utilizan el estándar MHTML predeterminado e incluyen las imágenes en el propio mensaje, de manera que no se ven afectadas. • Los mensajes de correo que hagan referencia a imágenes o contenidos en la intranet o en sitios de confianza (definidos por las zonas de intranet y sitios de confianza de Internet Microsoft Explorer) no se verán afectados. Para asociar una imagen a un contacto, abra el contacto y haga clic en el botón Agregar imagen del formulario (que muestra un icono con dos cabezas) o en Acciones > Agregar imagen

No se permite realizar la conexión a los mensajes de correo que intentan descargar contenidos de Internet sin el permiso del usuario. La franja en color de la barra de información situada en la parte superior del mensaje notifica al usuario que se bloqueó el contenido El cuadro de diálogo Agregar imagen permite elegir la imagen que se va a asociar al contacto

Al hacer clic en la barra de información, aparece el menú contextual. Los usuarios pueden activar las imágenes para un mensaje específico al utilizar este menú. Los usuarios también pueden añadir direcciones individuales de correo electrónico a una lista de “Remitentes de confianza”, con objeto de desactivar el bloqueo de contenidos para todos los mensajes de correo procedentes de esas direcciones

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Contacto con la imagen añadida

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La capacidad de agregar una imagen a los contactos de Microsoft Office Outlook 2003 es una de las funciones que más frecuentemente se han solicitado. Con Microsoft Office Outlook 2003, pueden añadirse imágenes directamente a un contacto para ofrecer a los usuarios la capacidad de asociar una cara con el nombre y otra información del contacto.

Mejoras en las reglas y alertas de Microsoft Office Outlook 2003 La experiencia para crear reglas nuevas se ha agilizado y resulta más fácil para las reglas comunes; facilita a los usuarios la ordenación de la bandeja de entrada mediante reglas simples, así como ver y

cambiar reglas una vez creadas. Las acciones comunes de reglas pueden verse gráficamente y modificarse rápidamente. Además, los usuarios pueden asociar aler tas a las reglas para ver inmediatamente información actualizada. Para ver la nueva funcionalidad de Reglas y alertas, siga uno de estos procedimientos: • Vaya al menú de Herramientas y elija Reglas y alertas • En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, elija Nueva regla • Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier mensaje de correo electrónico y elija Crear regla

Tecnologías flexibles para la administración de información Biblioteca de referencia Todas las aplicaciones de Microsoft Office y Microsoft Internet Explorer (a través de un complemento de Microsoft Office 2003) ahora incluyen un panel de tareas Referencia que permite a los usuarios buscar información en la Web o en un origen de datos corporativos directamente desde la aplicación. Ahora, los usuarios pueden tener acceso a datos corporativos y trabajar con los resultados de su búsqueda en informes, gráficos y otros documentos.

Por medio del panel de tareas de la Biblioteca de investigación, los usuarios pueden investigar la Web o recursos corporativos justo a lado de sus documentos

Los resultados de las búsquedas se pueden recuperar en el documento sin cambiar de aplicación y, gracias a las etiquetas inteligentes, los orígenes de

datos pueden proporcionar diversas acciones, además del uso típico de copiar y pegar de HTM que se realizaría en una búsqueda Web. Por ejemplo, una búsqueda en un origen de datos corporativos podría proporcionar la opción de afinar la búsqueda con parámetros adicionales e insertar los resultados como datos XML estructurados en Microsoft Office Excel 2003 o como un fragmento de documento actualizable vinculado a un documento XML de una base de datos de contenido. La biblioteca de referencia también incluye recursos básicos, como sinónimos y diccionarios en varios idiomas (disponibles incluso sin conexión), así como la traducción automática y una enciclopedia en Internet. Si el usuario o la organización se ha inscrito como socio de servicios de datos de terceros como Factiva, eLibrary y otros, también se busca en éstos y los resultados se presentan en la biblioteca de referencia. La búsqueda de información con el panel de tareas Referencia es muy sencilla: simplemente mantenga presionada la tecla Alt y haga clic en una palabra en el documento. O bien, haga clic con el botón derecho del ratón o utilice el menú o la barra de herramientas. El panel de tareas Referencia muestra los resultados aunque no se haya abierto antes de iniciar la búsqueda. En Microsoft Office Outlook 2003, el panel de tareas Referencia permite una lectura más fácil de mensajes de correo electrónico en otros idiomas, ya que un simple clic proporciona la traducción de una palabra o del mensaje de correo completo al idioma nativo del usuario. Esto es especialmente útil en corporaciones multinacionales, en las que muchos usuarios no hablan de manera nativa el idioma predominante, que normalmente es el inglés.

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Correo electrónico, movilidad y productividad Microsoft Office Outlook 2003 proporciona muchos avances técnicos que ayudan a los usuarios a conectarse a la información y utilizarla de manera más efectiva sin tener que preocuparse por problemas como el rendimiento de la red. NU ADO MEJOR

Filtro para mensajes de correo no deseados Microsoft Office Outlook 2003 incluye una funcionalidad diseñada para ayudar a evitar gran parte del correo electrónico no deseado que los usuarios reciben todos los días. Estas funciones proporcionan a los usuarios control sobre los tipos de mensajes que reciben y sus remitentes. Microsoft Office Outlook 2003 proporciona un conjunto de funciones diseñadas que trabajan conjuntamente para ayudar a proteger a los usuarios de mensajes de correo electrónico no solicitados: • Filtro de correo electrónico no deseado. Microsoft Office Outlook 2003 utiliza la tecnología de última generación desarrollada por Microsoft Research a fin de evaluar si un mensaje se debería tratar como correo electrónico no deseado, para lo que se basa en diversos factores, como la hora a la que se envió y el contenido del mismo. El filtro no individualiza ningún remitente o tipo de correo electrónico determinados; se basa en el contenido de un mensaje en general y utiliza un análisis avanzado de la estructura del mensaje para determinar la posibilidad de que se trate de correo electrónico no deseado. De manera predeterminada, el nivel inferior de configuración de este filtro está diseñado para detectar los mensajes de correo no deseados más obvios. Todos los mensajes detectados por el filtro se mueven a la carpeta “Correo electrónico no deseado”, donde se pueden recuperar o revisar posteriormente. Si el usuario lo desea, puede optar por crear un filtro más restrictivo (que quizás capture mensajes legítimos por error) o incluso establecer que Outlook elimine los mensajes de correo no deseados de forma definitiva al recibirlos. • Lista de destinatarios de confianza. Si el filtro marca un mensaje de correo electrónico como no deseado por error, el usuario puede agregar al remitente de ese mensaje a la Lista de destinatarios de confianza. Las direcciones de correo electrónico y los nombres de dominio incluidos en la Lista de remitentes de confianza nunca se tratan como correo electrónico no deseado, sin impor tar el contenido del mensaje, ya que, de manera predeterminada, se confía en los contactos. Con Microsoft Exchange Server, el correo enviado desde dentro de la organización nunca se considera

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como no deseado, sin importar su contenido. Los usuarios pueden configurar Microsoft Outlook para aceptar solamente correo de la Lista de remitentes de confianza, lo que les ofrece control total sobre los mensajes que llegan a su bandeja de entrada. • Lista de remitentes de correo no deseado. Los mensajes de correo procedentes de una dirección de correo electrónico o nombre de dominio determinados pueden bloquearse fácilmente con sólo añadir el remitente a la Lista de remitentes de correo no deseado. El correo de personas o nombres de dominio incluidos en esta lista siempre se trata como no deseado, sin importar el contenido del mensaje. • Lista de destinatarios de confianza. También se puede unir una lista de correo a la Lista de destinatarios de confianza del usuario. Cualquier correo enviado a las direcciones de correo electrónico o nombres de dominio incluidos en esta lista no se trata como no deseado, sin importar el contenido del mensaje. • Actualización automática. Microsoft tiene el compromiso de proporcionar actualizaciones periódicas del filtro de correo electrónico no deseado, de manera que continúe siendo efectivo. Sin embargo, la función de Actualización automática no se incluye en esta versión. El filtro de correo electrónico no deseado se activa de manera predeterminada. La primera vez que Microsoft Office Outlook 2003 mueve un mensaje de correo a la carpeta Correo electrónico no deseado, lo notifica al usuario a través de un cuadro de diálogo. Para cambiar las opciones de Correo electrónico no deseado, seleccione Opciones en el menú Herramientas y haga clic en Correo electrónico no deseado. Para agregar personas a las listas de Remitentes de confianza, Destinatarios de confianza o Remitentes no deseados, haga clic con el botón derecho del ratón en el mensaje y haga clic en las opciones correspondientes en el menú Acciones. En las versiones de Microsoft

La primera vez que Microsoft Office Outlook 2003 descarga un mensaje de correo electrónico que parece ser correo electrónico no deseado, se muestra un cuadro de diálogo para informar al usuario. De manera predeterminada, este cuadro de diálogo aparece cada vez que se descarga un mensaje de correo electrónico sospechoso; sin embargo, puede desactivarse fácilmente al hacer clic en “No volver a mostrar este cuadro de diálogo”

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Exchange Server sin modo de memoria caché (consulte Exchange con modo de memoria caché), el filtro de correo electrónico no deseado debe instalarse y configurarse en Microsoft Exchange Server.

es la opción predeterminada. En una actualización, el usuario puede activar Microsoft Exchange Server con memoria caché al activar “Usar copia local del buzón”, que se encuentra en el cuadro de diálogo Configuración de Exchange, que aparece a continuación.

Conectividad inteligente

Los mensajes sospechosos se mueven a la carpeta “Correo electrónico no deseado” de manera predeterminada

La función de Conectividad inteligente introduce el concepto de “disponibilidad” de la red en Microsoft Office Outlook 2003 y ofrece la capacidad de obtener una mejor respuesta en conexiones de red de baja velocidad o menos confiables, o cuando un usuario pasa de una conexión de red inalámbrica a otra. Esto permite seguir utilizando Microsoft Office Outlook 2003 en muchas situaciones, y cuando se combina con el modo de Microsoft Exchange Server con memoria caché, de hecho oculta la disponibilidad de la red al usuario de manera casi total: ya no aparecerán más mensajes de error en la conexión. Esta función está activada de manera predeterminada y los usuarios pueden seleccionar un modo totalmente automático, un modo rápido de red cuando utilicen una red de alta velocidad y un modo lento (sólo encabezados) cuando la red tenga bajo ancho de banda o alta latencia.

Se puede tener acceso a las opciones de Correo electrónico no deseado desde el menú de Herramientas, en Opciones-> Correo electrónico no deseado. El usuario puede elegir el nivel de protección deseado, que va desde ninguna protección a sólo listas de confianza. Asimismo, el usuario puede optar por eliminar el correo de forma definitiva en lugar de moverlo a la carpeta Correo electrónico no deseado

Microsoft Exchange Server con modo de memoria caché El nuevo modo de Microsoft Exchange Server con memoria caché en Microsoft Office Outlook 2003 ofrece al usuario una experiencia confiable y sensible independientemente del rendimiento de la red, ya que todos los datos necesarios se cargan desde el principio. El modo de Exchange con memoria caché aísla al usuario de los problemas de la red y garantiza que pueda seguir siendo productivo en todo momento. Esta función proporciona ventajas a los administradores de sistemas, al reducir las llamadas de soporte técnico, facilita la consolidación del sitio del ser vidor y admite un nuevo conjunto de escenarios móviles. En una nueva instalación de Microsoft Office Outlook 2003, Microsoft Exchange Server con memoria caché

El menú Conexión con Exchange muestra los controles disponibles para configurar la disponibilidad de la red en la conexión con Microsoft Exchange Server

Conectividad de Microsoft Office Outlook 2003 con Exchange Server vía HTTP El acceso a Microsoft Exchange Server mediante Microsoft Outlook tradicionalmente ha requerido un acceso directo al servidor, ya sea a través de una conexión de red de área local o al conectarse de forma remota a través de una red privada virtual (VPN). Con Microsoft Office Outlook 2003 y Exchange Server 2003 en Microsoft Windows Server 2003, los usuarios tienen acceso directamente al servidor de Exchange a través de HTTP desde cualquier conexión con Internet. Con Office Outlook 2003, si puede explorar la Web, tendrá acceso a su buzón de Exchange.

Ahora, los administradores de Microsoft Office pueden configurar fácilmente Outlook para comunicarse con Microsoft Exchange Server vía Internet

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Una vez que se activa la función, Microsoft Office Outlook 2003 se conecta automáticamente a través de HTTP cuando no hay disponible una conexión directa al servidor de Microsoft Exchange Server, lo que elimina la necesidad de utilizar servidores VPN corporativos para obtener acceso al correo electrónico.

Archivo más grande de carpetas personales El archivo mejorado de carpetas personales (*.pst) almacena hasta 20 GB de datos y admite datos multilingües Unicode. El nuevo archivo de carpetas personales no funciona con versiones anteriores. Sin embargo, Microsoft Office Outlook 2003 sigue siendo compatible con los archivos de carpetas personales de las versiones anteriores, que están limitados a unos 2 GB de datos. Estas mejoras también se aplican a los archivos de carpetas sin conexión (*.ost).

La compatibilidad con Unicode permite que Microsoft Office Outlook 2003 aparezca en el idioma nativo del usuario (en este caso, un contacto en hindi)

Autenticación de Kerberos Además de NTLM, Microsoft Office Outlook 2003 admite la autenticación de Kerberos si se ejecuta junto con Microsoft Exchange Server 2003, de forma que las empresas disponen de más opciones para cumplir con sus necesidades de autenticación. “MAPI aéreo” Durante varias versiones, Microsoft Outlook ha tenido la capacidad de sincronizar datos entre Microsoft Exchange Server y su almacenamiento local. Los usuarios actualmente pueden utilizar grupos de enviar y recibir para sincronizar sus datos. En Microsoft Office 2003, los usuarios pueden, además, utilizar el nuevo modo de Microsoft Exchange Serve con memoria caché en Microsoft Office Outlook 2003, que sincroniza continuamente sus datos.

Al crear un nuevo archivo de carpetas personales, se utiliza el nuevo formato de archivo de carpetas personales de Microsoft Office Outlook 2003 de manera predeterminada. En el menú Archivo, la entrada Nuevo archivo de datos de Outlook permite crear nuevas carpetas personales de Microsoft Office Outlook 2003 , así como archivos de carpetas personales compatibles con versiones anteriores de Microsoft Outlook, de tal manera que los usuarios puedan utilizar cualquiera de las versiones anteriores de Microsoft Outlook en el equipo del hogar y seguir creando carpetas personales compatibles

Compatibilidad con Unicode Microsoft Office Outlook 2003 admite el formato Unicode para Contactos, Correo, Calendario, Tareas y Notas. Esto permite a los usuarios ver y editar el texto dentro de Outlook en cualquier idioma o cualquier secuencia de comandos instalados que sean compatibles con el sistema operativo. Ahora, Outlook también es totalmente compatible con la inter faz plurilingüe, de tal manera que los administradores de sistemas puedan cambiar fácilmente la interfaz de usuario (UI) y los archivos de Ayuda a distintos idiomas según las necesidades individuales de los usuarios.

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Al trabajar con la sincronización, Microsoft Exchange Server 2003 es más eficiente y robusto. Esto se debe a que el servidor y el cliente se comunican de una nueva forma que está diseñada para reducir de manera significativa la cantidad de datos que se transfieren entre el cliente y el servidor durante la sincronización. Estas mejoras son especialmente importantes para los escenarios móviles cuando la conexión de Microsoft Office Outlook 2003 a Microsoft Exchange Server utiliza una red con ancho de banda limitado y latencia variable. Esta eficiencia significa ahorros en costes en las redes de pago por byte y, generalmente, reduce la cantidad de tiempo necesario para completar cualquier sincronización. Si el usuario sincroniza datos entre Microsoft Office Outlook 2003 y Exchange Titanium Ser ver, se beneficiará automáticamente de estas mejoras. La sincronización mejorada hace posible que Outlook admita un nuevo conjunto de escenarios móviles y otras situaciones en las que se utilizan redes de ancho de banda limitado y latencia variable. Faxes por Internet Actualmente, utilizar un fax-módem puede significar el uso ininterrumpido de la línea telefónica por un periodo largo de tiempo o tener que pagar tarifas de larga distancia, volver a marcar en una fecha posterior o simplemente tener que confirmar manualmente que los faxes llegaron correctamente. Con un servicio de fax por Internet, enviar faxes es mucho más fácil y éstos se pueden recibir directamente en la Bandeja de entrada de Microsoft Office Outlook 2003.

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Microsoft Office 2003 integra el fax por Internet con sus aplicaciones, especialmente con Microsoft Office Outlook 2003, mediante números de faxes en Contactos, una herramienta enriquecida de vista previa, la capacidad para calcular el coste del fax antes de enviarlo, cubiertas de fax totalmente modificables en Microsoft Office Word 2003 y hasta la capacidad de firmar con su nombre mediante Tablet PC.

para aquellos momentos en los que el usuario busca la palabra correcta.

Los faxes por Internet requieren que los usuarios se inscriban en uno de los servicios de fax que son socios comerciales de Microsoft Office 2003, como Venali y J2.

Mejoras en los medios de Microsoft Office PowerPoint 2003 Anotaciones durante la presentación Microsoft Office PowerPoint 2003 ha mejorado la compatibilidad con anotaciones, permitiendo que los usuarios de Tablet PC marquen las diapositivas con tinta durante la presentación. Los usuarios pueden escribir notas sobre las diapositivas y guardar la tinta en las mismas para un uso posterior. Microsoft Office PowerPoint 2003 también ha actualizado las herramientas de bolígrafo durante la presentación con más colores y tipos de bolígrafos y, además, proporciona al usuario la capacidad de resaltar partes de la presentación con una nueva herramienta para resaltar.

Para abrir el cuadro de diálogo Sinónimos, haga clic con el botón izquierdo del ratón en la palabra y elija Sinónimos, seleccione Sinónimos en el menú Herramientas o simplemente mantenga presionada la tecla Alt y haga clic en la palabra

Formatos ampliados de listas de reproducción Microsoft Office PowerPoint 2003 ahora admite los siguientes formatos de listas de reproducción: ASX, WMX, M3U, WVX, WAX, WMA. Además, si no está presente un códec de medios (necesario para reproducir archivos), PowerPoint trata de descargarlo mediante la tecnología del Reproductor de Microsoft Windows Media.

Reproducción a pantalla completa

Si desea utilizar tinta para marcar una diapositiva de Microsoft Office PowerPoint 2003, haga clic con el botón izquierdo del ratón en la diapositiva mientras está en la vista Ver presentación, elija un bolígrafo y escriba en la presentación

Al salir se le pide al usuario que guarde las anotaciones. Para ver las partes marcadas, seleccione Marcado en el menú Ver o simplemente seleccione Ver marcado en la barra de herramientas del visor

Sinónimos Microsoft Office PowerPoint 2003 incluye ahora una opción Sinónimos en el panel de tareas Referencia

Ahora, los usuarios pueden seleccionar un cuadro para una película de tal manera que se reproduzca utilizando toda la pantalla mientras está en la presentación, en lugar de aparecer como un pequeño rectángulo en la diapositiva.

Una nueva opción del cuadro de diálogo Opciones de las películas permite la reproducción a pantalla completa durante la presentación

Existen dos maneras de tener acceso a esta opción: 1. Haga clic con el botón derecho del ratón en la película, seleccione “Editar objeto de película”

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en el menú contextual y active la casilla de verificación “Ampliar a pantalla completa”. 2. En el panel de tareas Personalizar animación, haga clic en el efecto Reproducir. En el menú Galería, seleccione “Opciones de efecto”, elija la ficha “Configuración de película” y, a continuación, active “Ampliar a pantalla completa”.

Microsoft PowerPoint Viewer 2003 y paquete para CD Microsoft PowerPoint Viewer 2003 permite a los usuarios que no disponen de Microsoft Office PowerPoint 2003 ver presentaciones exactamente como las creó el autor. Permite al usuario abrir o imprimir presentaciones protegidas con una contraseña. El nuevo PowerPoint Viewer es una versión mejorada de Microsoft PowerPoint Viewer 97. En Microsoft Office PowerPoint 2003, los autores pueden empaquetar presentaciones en un CD e incluir opcionalmente el nuevo Microsoft PowerPoint Viewer 2003 con la función Paquete para CD. Así, los autores pueden distribuir las presentaciones de PowerPoint sin preocuparse de si los destinatarios tienen la versión correcta de PowerPoint para verlas. La función Paquete para CD también permite al autor elegir reproducir automáticamente las presentaciones una vez que el CD se ha insertado en un equipo.

archivo de copia de seguridad un nombre basado en la fecha actual de la última ubicación del directorio de copia de seguridad y se asegura de que nadie esté utilizando el archivo de base de datos antes de crear la copia de seguridad. Como parte de la operación de copia de seguridad, Access realiza la acción “Compactar y reparar” para garantizar que se mantenga la coherencia interna del archivo. Etiqueta inteligente de opciones de Autocorrección. En Microsoft Of fice Access 2003, la inter faz de autocorrección de objetos (OOUI) aparece cada vez que se activa uno de los escenarios admitidos por Autocorrección. Autocorrección funciona para los controles Cuadro de texto y Cuadro combinado cuando se encuentra en la Vista de formulario y para todos los campos cuando se encuentra en la Vista de hoja de datos. Debido a que los cambios de Autocorrección no siempre son deseados por el usuario, todos los escenarios admitidos ofrecen una opción Deshacer, una opción Detener y una selección Controlar las opciones de Autocorrección, que devuelven el control a los usuarios de Access cuando se activa Autocorrección: Estas funciones ayudan a los usuarios a controlar las siguientes opciones de Autocorrección: • Corregir DOs MAyúsculas SEguidas • Poner en mayúscula la primera letra de una oración • Poner en mayúscula los nombres de los días • Reemplazar el texto al escribir Objetos dependientes. Al eliminar y/o cambiar nombres de objetos de una base de datos, es fácil perder el control de los objetos que dependen del objeto modificado. La nueva función Objetos dependientes simplifica la definición de dependientes de un objeto en una base de datos Jet y reduce el tiempo de depuración necesario para hacer una modificación en una aplicación existente de Microsoft Office Access 2003. Esta función sólo está disponible para los archivos de base de datos Jet.

En Microsoft Office PowerPoint 2003, seleccione Paquete para CD en el menú Archivo. Asegúrese de que está activada la opción “Incluir PowerPoint Viewer”. Al empaquetar las presentaciones, se incluirá automáticamente PowerPoint Viewer

Nueva funcionalidad en Microsoft Office Access 2003 Copia de seguridad de bases de datos. Microsoft Office 2003 ofrece a los usuarios un método para hacer copias de seguridad de archivos críticos de bases de datos Jet directamente desde Microsoft Office Access 2003. Ahora, los usuarios pueden hacer cómodamente copias de seguridad de archivos importantes de bases de datos en una ubicación adecuada de un sistema local o una red compartida. Access automáticamente asigna al

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Existe un nuevo comando “Dependientes...” que se agrega al menú de acceso rápido al hacer clic con el botón izquierdo del ratón en un objeto de base de datos. Este comando sólo será visible cuando se haga clic con dicho botón del ratón en una Tabla, Consulta, Formulario o Informe. El comando “Dependientes...” también está disponible en el menú Ver. Control de fuentes para la ventana SQL. Esta importante función Microsoft Office Access 2003 permite a los desarrolladores y usuarios crear y editar consultas de Microsoft SQL Server para controlar el tamaño de la fuente del texto en la ventana SQL. La capacidad de cambiar el tamaño de la fuente es una función que los clientes han solicitado desde la primera versión de Microsoft Office Access 2003. Para obtener acceso al control de fuentes, en el menú Herramientas, haga clic en Opciones y seleccione la ficha Tablas/Consultas. Existe un conjunto de controles que permite al usuario establecer la fuente y el tamaño.

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Revisión de errores. En Microsoft Office XP, Microsoft Excel 2002 introdujo la idea de utilizar la interfaz de autocorrección de objetos para anotar errores comunes en hojas de cálculo y ofrecer al usuario opciones de corrección. En Microsoft Office 2003, Microsoft Office Access 2003 incluye una función similar para marcar errores comunes en los formularios y ofrecer opciones de corrección. Esta función muestra una etiqueta inteligente para errores comunes que pueden ocurrir cuando los usuarios desarrollan aplicaciones en Access. Entre ellas, se incluyen:

Integración de tinta en las aplicaciones de Microsoft Office 2003

• Nueva etiqueta no asociada

En Microsoft Office XP, los usuarios de Tablet PC podían descargar el complemento de Microsoft Office XP para Tablet PC (Tablet Pack) con objeto de crear mensajes de correo electrónico con tinta, dibujar en Microsoft Word, Excel y PowerPoint, y escribir notas en presentaciones. En Microsoft Office 2003, la tinta se integra directamente en las aplicaciones y permite a los usuarios de tinta obtener acceso a más funciones y utilizar la tinta más eficazmente para escribir notas y dibujar en sus documentos. También se ha mejorado el soporte para tinta en todo el paquete de Microsoft Office 2003.

• Etiqueta no asociada con acelerador (sólo formulario)

Los beneficios de una integración más estrecha de tinta con Microsoft Office 2003 incluyen lo siguiente:

• Etiqueta no asociada

• Duplicar acelerador (sólo formulario) • Acelerador no válido (sólo formulario) • Fuente de control no válida • Referencia circular • Duplicar el valor de la opción • Clasificación y agrupamiento no válidos (sólo informes) • Se sugiere agregar un signo = para corregir el error de Fuente de control no válida • El ancho del informe es mayor que el de la página Crear una tabla local. Copiar una tabla vinculada en la base de datos local es una técnica común para optimizar el rendimiento en informes de ejecución lenta que utilizan tablas o consultas vinculadas. En versiones anteriores de Microsoft Access, los usuarios necesitaban crear una consulta Dibujar tabla compleja para realizar esta tarea. Ahora, los usuarios pueden simplemente copiar la tabla vinculada al portapapeles y pegarla de nuevo en la base de datos o seleccionar esta acción en el panel de tareas como una tarea común para las Tablas vinculadas. Propagar las propiedades del campo. Esta función permite a los usuarios modificar una propiedad de campo en un lugar y propagar ese valor nuevo a todos los controles que están limitados al mismo campo. Cualquiera que desarrolle aplicaciones de Microsoft Access apreciará lo fácil que es ahora propagar propiedades establecidas en una tabla a todos sus formularios e informes relacionados. Anteriormente, los desarrolladores tenían que recorrer todos los objetos relacionados y establecer las propiedades manualmente, con el riesgo de olvidar algunas. Esta función reduce significativamente ese riesgo, así como el tiempo necesario para esa tarea. Cuando el usuario modifica una propiedad heredada en un campo desde la vista Diseño de tabla, Microsoft Office Access 2003 muestra la etiqueta inteligente “Opciones de actualización de propiedad”, que ofrece una opción para “Actualizar en todos los lugares que se use”.

• Escribir a mano en las aplicaciones de Microsoft Office 2003. Los usuarios pueden tratar sus documentos de Microsoft Office Word 2003, hojas de cálculo de Excel y diapositivas de PowerPoint como un pedazo de papel y escribir notas directamente encima del documento o en los márgenes, explorar ideas y guardarlas para después, sin tener que preocuparse de instalar software complementario. • Mostrar y ocultar marcado de tinta. La integración de las anotaciones de tinta con la barra de herramientas Revisar en Microsoft Office Word 2003, Excel y PowerPoint permite a los usuarios mostrar y ocultar sus marcas con tinta de la misma forma que otros comentarios y revisiones. • Escribir en comentarios de Microsoft Office Word 2003. Word proporciona una función de burbuja de comentarios de tinta que permite a los usuarios escribir con tinta en los comentarios de Word con las mismas funciones, como la capacidad para filtrar por autor. Con las burbujas de comentarios se asegura que las anotaciones seguirán ancladas al texto que se comentó cuando se edite el documento posteriormente. • “Anclaje” de comentarios. Además, Microsoft Office 2003 representa el primer paso hacia una verdadera integración entre anotaciones de tinta y texto en la página, con compatibilidad limitada para el reflujo y anclaje de documentos. En Microsoft Office Excel 2003, las anotaciones se mueven al insertar columnas, de tal manera que los comentarios de tinta se mantienen sobre el concepto correspondiente. En Microsoft Office Word 2003, las anotaciones se vinculan a párrafos, de tal manera que los cambios en la estructura del documento mantienen las anotaciones de tinta en el lugar correcto. Esta característica aún no puede aplicarse a los cambios en palabras o líneas en Word. Se avisa a los usuarios de que las anotaciones pueden cambiar cuando pasan de la vista Diseño de lectura a la Vista preliminar para imprimir. Las anotaciones en los diseños de impresión siguen siendo la mejor elección para quienes deseen imprimir sus anotaciones.

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• Dos modos de tinta. Además de escribir anotaciones directamente en el documento, los usuarios pueden insertar dibujos a mano en Microsoft Office Word 2003 a través de la misma interfaz que se utiliza para los cuadros de imágenes o de texto. Se ofrece al usuario un “lienzo” dentro del documento para que dibuje tal como lo haría con una imagen de tinta. Al hacer doble clic en la imagen de tinta, aparece el cuadro de diálogo “Formato de tinta”, de la misma forma que un cuadro de texto o imagen, con opciones para ajustar el texto alrededor de la tinta, redimensionar el lienzo, etc. • Dos barras de herramienta de tinta. Existe una barra de herramientas de tinta para dibujar y escribir, y otra para anotaciones. Cada una proporciona un conjunto de bolígrafos, marcadores y resaltadores que permiten a los usuarios cambiar el color y el ancho. • Interfaz familiar. Otras funciones de tinta de Microsoft Office 2003 utilizan la misma interfaz familiar que el Tablet Pack anterior. • Copiar y pegar. Los usuarios pueden copiar y pegar los objetos de tinta entre aplicaciones.

Ahora, los usuarios pueden escribir directamente en burbujas de comentarios en Microsoft Office Word 2003

cómodamente, en lugar de imprimirlos. Los archivos y documentos adjuntos de Microsoft Office Outlook 2003 que se abrían en modo de sólo lectura desde los servidores Microsoft Windows SharePoint Services, se abren automáticamente en el modo Diseño de lectura. Las ventajas de este modo son las siguientes: • Experiencia optimizada para la lectura en pantalla. El documento se muestra en páginas virtuales con un tamaño óptimo para la pantalla que se esté utilizando. El texto se muestra con márgenes claros, líneas más cortas, una fuente más grande y, si lo permite el espacio, dos páginas por pantalla para que sea más fácil leer los documentos. El texto se muestra con una forma mejorada de ClearType para lograr una apariencia más lisa y minimizar la fatiga visual. • Ayudas útiles para la lectura. Las barras de herramientas están simplificadas para mostrar sólo aquéllas útiles para la lectura y revisión. Éstas incluyen el nuevo panel de tareas Referencia (consulte Referencia), en el que se presentan definiciones, traducciones, artículos de enciclopedia y otros contenidos relacionados de Internet y de la intranet corporativa (si existe) al hacer clic en una palabra del documento; herramientas de comentarios (escritos, hablados e incluso escritos a mano con Tablet PC) y la función de búsqueda y botones para aumentar y disminuir temporalmente el tamaño de la fuente sólo para propósitos de lectura. • Exploración más fácil. En lugar de desplazarse, las páginas se pasan de una en una o de dos en dos para simular la experiencia de leer un libro, lo cual reduce la fatiga visual al facilitar a los ojos de un usuario seguir el texto. Los usuarios pueden explorar un documento mediante la nueva vista de instantánea, que les permite pasar a una página determinada al hacer clic en la imagen de esa página; el mapa del documento, que muestra la estructura del documento en forma similar a una tabla de contenidos; la rueda del ratón o cualquiera de las distintas teclas (por ejemplo, la barra espaciadora, Av pág, flecha hacia abajo o Entrar para cambiar a la siguiente página y flecha hacia arriba, Re pág, para volver a la página anterior).

El soporte para tinta se ha mejorado en todo Microsoft Office 2003. Aquí, un usuario dibuja instrucciones en un mensaje de correo electrónico de Microsoft Office Outlook 2003

Modo de diseño de lectura El nuevo Diseño de lectura en Microsoft Office Word 2003 permite leer documentos en la pantalla

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Documento mostrado en el modo Diseño de lectura

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Microsoft Office Outlook con 2003 Microsoft Business Contact Manager Una nueva herramienta para la pequeña empresa Con Microsoft Office 2003, Microsoft tendrá disponible el software de administración de contactos, Microsoft Business Contact Manager, el cual se integra directamente con Microsoft Office Outlook 2003 y otras aplicaciones para ayudar a los profesionales de ventas y a los empresarios a mantenerse al corriente de las oportunidades de negocios. Microsoft Business Contact Manager amplía la funcionalidad de Microsoft Office Outlook 2003 para proporcionar una base de datos rentable para ventas e información de clientes en la pequeña empresa.

imágenes correspondientes, etc., de tal manera que los usuarios puedan ver inmediatamente todas las interacciones que la compañía ha tenido con el cliente y continuar desde el punto en que estaban la última vez. • Desarrollar relaciones con los clientes. Microsoft Business Contact Manager permite organizar y agrupar los contactos de forma que los usuarios puedan crear mensajes de correo electrónico y boletines informativos hechos a la medida para mantener el nombre de la compañía en la mente de los clientes.

Los contactos pueden almacenarse junto con documentos relacionados, fotos, notas, información de estados financieros, etc. Microsoft Business Contact Manager trabaja con Microsoft Office Outlook 2003 para integrar esa información con citas en el calendario, tareas, recordatorios, hojas de cálculo, lista de tareas pendientes y funcionalidad de correo electrónico, y ayuda a mantener actualizados los contactos de negocios, desarrollar relaciones con clientes existentes, compartir información entre miembros de un grupo y, en última instancia, maximizar las ventas. Microsoft Business Contact Manager contiene funcionalidades para ayudar a los profesionales de la venta y a la pequeña empresa de las siguientes maneras:

Microsoft Business Contact Manager proporciona una ubicación única para la información detallada de la cuenta

• Seguimiento de contactos y oportunidades. Microsoft Business Contact Manager permite a los usuarios crear una página de contactos que contiene información esencial para todas las opor tunidades de negocios, establecer recordatorios, reglas o alertas de seguimiento y almacenar otros datos a medida que una relación evoluciona.

• Integrar contactos y procesos de negocios. Microsoft Business Contact Manager trabaja de manera transparente con otras aplicaciones y admite procesos basados en papel, como facturas por fax, para así proporcionar una herramienta organizativa que permite manejar el ciclo de ventas durante el tiempo de vida de la relación con un cliente.

• Administrar la información del cliente en un lugar. Cada página de contacto puede incluir los mensajes de correo electrónico, documentos, notas, historial de compras y pagos del cliente,

• Importar información de contactos. Microsoft Business Contact Manager funciona con otras aplicaciones para permitir una fácil importación de información desde las soluciones existentes

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de contactos, como ACT! o Goldmine, o desde depósitos de información como Microsoft Office Excel 2003 y aplicaciones financieras como Quickbooks. • Establecer acceso remoto de manera rápida y fácil. Todo lo que se necesita es una conexión a Internet. No se necesitan servidores, puertos de acceso o redes de área local, costosos y complicados.

La ventana de descripción general de contactos de negocios permite a los usuarios ver y organizar fácilmente todos los contactos en un mismo lugar

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• Administrar la fuerza de ventas. Los propietarios de los negocios pueden ver rápidamente las cuentas y oportunidades en las que trabajan los vendedores, revisar los pronósticos de ventas individuales o de grupos para ver quién es el más productivo, detectar tendencias de manera temprana y ver rápidamente todas las interacciones que ha tenido una persona en la organización con una cuenta o contacto de ventas dados.

La funcionalidad de informes ayuda a los usuarios en el seguimiento de los detalles que afectan a su negocio

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Apéndice I: Requisitos del sistema • PC con procesador Pentium a 133 MHz o superior; se recomienda Pentium III • Microsoft Windows 2000 con Service Pack 3 o Microsoft Windows XP o sistema operativo posterior • Para Microsoft Windows 2000 y Windows XP ó 64 MB de RAM (se recomienda 128 MB) para el sistema operativo y 8 MB adicionales de RAM por cada aplicación que se ejecute simultáneamente ó 245 MB de espacio disponible en el disco duro con 115 MB en el disco duro en donde se instaló el sistema operativo (el uso del disco duro varía en función de la configuración; las opciones de instalación personalizada pueden requerir más o menos espacio en el disco duro) • Unidad de CD-ROM • Monitor con resolución Super VGA 800 x 600 o superior, con 256 colores • Microsoft Mouse, Microsoft IntelliMouse o compatible

La información contenida en este documento representa el punto de vista actual de Microsoft Corporation sobre los asuntos analizados a la fecha de la publicación. Debido a que Microsoft debe responder a condiciones cambiantes del mercado, no se debe interpretar como un compromiso por parte de Microsoft y Microsoft no puede garantizar la precisión de la información presentada después de la fecha de publicación. La información representa el producto tal como se encontraba en el momento de imprimir este documento y deberá utilizarse sólo para propósitos de planificación. La información está sujeta a cambios en cualquier momento sin previo aviso. Este documento es sólo para propósitos informativos. MICROSOFT NO OFRECE NINGUNA GARANTÍA, EXPRESA O IMPLÍCITA, EN ESTE DOCUMENTO. © 2003 Microsoft Corporation. Todos los derechos reservados. Microsoft, ClearType, el logotipo de Office, Outlook, PowerPoint, SharePoint y Windows son marcas comerciales o marcas registradas de Microsoft Corporation en Estados Unidos y/o en otros países. Los nombres de las compañías o productos reales aquí mencionados pueden ser marcas registradas de sus respectivos propietarios.

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