GUIA DE PROCEDIMIENTOS PARA TRÁMITE DOCUMENTARIO INTRODUCCCIÓN: El proceso de Trámite Documentario tiene como principal objetivo lograr atender los requerimientos de los usuarios, ya sean ingenieros, empresas, consejos departamentales o personas naturales, superando las expectativas en tiempo, costo y calidad de la información en los trámites que se solicita, además de brindar orientación y atención de calidad al usuario. Para este propósito se ha elaborado esta GUÍA DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA EL TRÁMITE DOCUMENTARIO, que describe las acciones paso a paso y en cada caso que los usuarios deben de realizar, garantizando de esta manera una mejor atención a los usuarios. El proceso de Trámite Documentario compromete a todas las oficinas que conforman del Colegio de Ingenieros del Perú-Consejo Nacional, pero principalmente Mesa de Partes, Secretaria General, Administración, Decanato, Registros, Tesorería y la Oficina de Informática. El propósito es mostrar un auténtico compromiso con la calidad del servicio a los usuarios mediante una atención rápida de sus requerimientos. Además de esto se orienta a garantizar excelencia en la calidad del servicio al usuario, permitiendo respuestas oportunas gracias a la sistematización de todos los procesos de las oficinas. Algunas funciones del proceso de trámite documentario son: 

Recepcionar, registrar y distribuir los documentos oficiales provenientes de las diferentes dependencias de la Institución, así como de otras instituciones públicas o privadas, Consejos Departamentales y Personas naturales.



Distribuir con reporte de cargos los documentos recepcionados por la Institución y llevar el control correspondiente.



Consultar en qué estado y en que dependencia se encuentran los expedientes y en cuanto tiempo se atendieron los expedientes por oficina.

Horario de atención de Mesa de Partes: Lunes a viernes de 01:00 pm - 21:00 pm (horario corrido)

INDICE Pág. BANDEJA DE TRÁMITE 

Consultar expedientes

2



Registrar nuevo registro

3



Enviar registro seleccionado

4



Imprimir reporte de cargo

5



Recepcionar

6



Enviar varios

7



Atender

8



Terminar proceso

9

CONSULTA DE TRÁMITE 

Según Número de expediente

10



Según Tipo de trámite

11



Según Fecha de recepción

12



Según Tipo y número de documentos

13



Según Tipo de remitente

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PREGUNTAS FRECUENTES

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El proceso de trámite documentario se inicia por MESA DE PARTES quien dirige los documentos a SECRETARIA GENERAL y DECANATO, y luego de estas oficinas se derivan al resto de las dependencias con su respectivo reporte de cargos. Fig. 01

El panel de trámite documentario consta de dos partes, “Bandeja de Trámite” y “Consulta de Documento”

A. BANDEJA DE TRÁMITE La bandeja de trámite (Fig. 02) nos muestra la lista de todos los documentos que tiene pendiente de atención un usuario.

Además desde esta bandeja podernos realizar las siguientes funciones: 1. Consultar 2. Nuevo Registro 3. Enviar registro seleccionado 4. Imprimir reporte de cargo 5. Recepcionar 6. Enviar varios (registros) 7. Atender 8. Terminar proceso Fig. 02

1. Consultar.- Este elemento es bastante útil para ubicar un expediente ingresado ya que nos permite saber por un rango de fecha los documentos ingresados a la institución.

2. Nuevo registro (Solo Mesa de Partes): Esta opción nos sirve para ingresar un nuevo registro (que generará un número de expediente), que va a ser atendido por una determinada oficina en la institución. El cual consta de un Remitente, y además del tipo de Trámite que se está ingresando. Como en el grafico de la Fig. 03

Fig. 03

Cuando se ingresa el REMITENTE, se debe de considerar si es: 

Persona natural.- Cualquier persona identificada con un nombre y DNI, se selecciona el tipo Persona Natural y tenemos la posibilidad de ingresar el DNI de la persona en cuestión y buscarla y luego presionar el aspa verde, para SELECCIONARLO.

Sin embargo si no existiera, se puede agregar presionando nuevo en ingresar todos los datos necesarios y obligatorios que solicita el

formulario y finalmente presionar GRABAR para guardar esa información y mostrarla en el registro del expediente.

La persona natural, no necesita quien suscriba por ser persona natural. 

Empresa o Institución.- Organización, Institución pública o privada identificada por un número de RUC y una Razón Social y suscribe quien representa a la empresa. Se puede buscar por el RUC o RAZON SOCIAL

y

luego

seleccionarlo si existe y si no existiera, agregar la empresa desde el botón NUEVO, llenando el formulario correspondiente.



Consejo

departamental.-

Cualquiera

de

las

28

sedes

departamentales del Colegio de Ingenieros del Perú y suscribe un miembro de la junta directiva respectiva.



Colegiado.- Ingeniero que es parte del Colegio de Ingenieros del Perú. No necesita quien suscriba. La búsqueda se puede realizar mediante Nro. De CIP o Apellidos y nombres del colegiado.

Enseguida tenemos el REGISTRO DE TRÁMITES donde registramos el Tipo de documento (oficio, carta) y el número de documento, así mismo en el documento físico que se está registrando se indicará el tipo de trámite y el asunto. Además se indica el Nro de Folios es decir la cantidad de hojas que trae el documento (incluyen copias, recibos, etc) y la prioridad del documento. Luego del llenado correcto se da clic en AGREGAR TRAMITE.

IMPORTANTE: Se pueden agregar más trámites, luego de terminar el lote de trámites que se está ingresando y darle clic en GRABAR para no perder tramites hasta ese momento agregado. Luego

de

documento

ser en

el

registrado

el

sistema,

se

generará un número de expediente, este número será colocado en el físico del documento e identificará de forma única a un expediente durante todo el flujo del trámite. En éste expediente generamos según la imagen que se ha generado el Nro. De CIP: 8650.

3. Enviar registro seleccionado (Solo Mesa de Partes): El envío de registros es el proceso de hacer la entrega virtual de los trámites ingresados a la oficina correspondiente en el primer envío, el cual se da en determinados horarios del día, Para ello se selecciona como la siguiente figura o en su defecto marcar todos, luego dar click en enviar registro seleccionado.

Los documentos que lleguen a Mesa de Partes posteriormente al horario de trabajo serán considerados para el día siguiente.

4. Imprimir reporte de cargo (Solo Mesa de Partes): Se imprime el reporte de cargo a fin de llevar un registro físico y la firma respectiva de los cargos que irán recibiendo las diferentes oficinas a las que se orientan los documentos ingresados, Para ello se selecciona como la siguiente figura o en su defecto marcar todos, luego dar click en imprimir reporte cargo.

M esa de partes envía documentos solo a dos oficinas, SECRETARIA GENERAL y a DECANATO, luego ya éstas es quien se encarga de derivar los documentos bajo un cargo a las diferentes áreas y oficinas.

Ya en estas oficinas se tendrán activadas las siguientes opciones: RECEPCIONAR, ENVIAR VARIOS, ATENDER Y TERMINAR PROCESO.

En la figura siguiente el icono resaltado es la RUTA DE UN EXPEDIENTE, nos muestra la trayectoria indicándonos en que oficinas han estado y están los documentos en tiempo real , así como los tiempos de atención, la fecha de envío, la oficina a la cual fue enviada además de la fecha y hora que fue recepcionado.

El detalle de un expediente ya ingresado, puede saberse su contenido ingresando el icono de DETALLES como sigue:

y enseguida se

visualiza una ventana con los detalles del Expediente 8842, de nuestro ejemplo.

Sin embargo también podremos ver los detalles de cada envío en la HOJA DE RUTA presionando sobre el icono del libro acompañado por pequeño icono como este -

, y en algunos casos es - que nos indica que ese envío

tuvo alguna observación, como se muestra en la figura siguiente.

5. RECEPCIONAR Cuando un documento en físico es derivado a nuestra oficina debemos:

Primero: Verificar los números de expedientes pendientes en el Sistema y que aparece en el expediente físico bajo un sello. Los documentos que han sido enviados a nuestra oficina y no han

sido

recepcionados

se

caracterizaran al estar pintados de Color plomo estén

y ya cuando

RECEPCIONADOS

se

pintarán de azul (Como en la Fig. ), para ser atendidos y enviados eventualmente a otra oficina. Segundo: Una vez verificado que los

Números

coincidan,

de

expedientes

seleccionar

los

registros con número de expediente y luego presionar en el botón RECEPCIONAR.

Nota: Si a la oficina que le fue enviada no le corresponde el documento simplemente no se debe recepcionar y comunicar a Administración para que se elimine el envío. ENVIAR: Luego de recepcionar el documento, se procede, luego de analizarlo a enviar a la oficina que corresponda usando para el proceso el vínculo ENVIAR, donde indicaremos la ACCION a realizar, el AREA a enviar y especificar a un usuario especifico del área en cuestión quitándole el check de “Enviar documento a todos”

6. ENVIAR VARIOS (REGISTROS) Luego de recepcionar los documentos y de revisarlos, si va a enviar

un solo

expediente se utiliza el envío simple, usando el botón ENVIAR (de color azul) , en caso contrario, con el botón ENVIAR VARIOS. Además recuerde que en un envío puede derivar a dos oficinas máximo, si fuera necesario y para ello utilizamos el segundo envío.

Durante el proceso de este envío, la acción contempla: Informar.- Quiere decir que el documento se quedará con el usuario, para que este genere un informe al respecto. Conocimiento.- Quiere decir, hacer saber a la persona en cuestión sobre el contenido del expediente.

Atender.- Quiere decir, dar atención al documento porque es competencia funcional del área. Dar respuesta.- Quiere decir que la oficina a la que se esta enviando el documento deberá de dar respuesta por un medio no tan formal como un informe,sino un correo electrónico por ejemplo.

7. ATENDER Este proceso de atender se utiliza para prestar atención a un expediente, cuando no tenga que ir a ninguna oficina. La diferencia principal con la opción de “enviar” es que el documento/expediente no se derivará a ninguna oficina sino se registrará alguna observación producto de su atención.

8. TERMINAR PROCESO

Solo los usuarios autorizados pueden TERMINAR PROCESO, sin embargo el TERMINAR PROCESO implica que ya el expediente ya no deberá circular por ninguna oficina y que ha culminado su trámite, el expediente será archivado, además al terminar el proceso el expediente generará algún tipo de documento, ya sea oficio, carta u otros este debe de ser registrado indicando el numero y si no generara ningún documento simplemente se deja marcado “No registrar documento” y si tuviera alguna observación se la coloca en el área correspondiente. Si el expediente no estuviera conforme o incompleto, se procede a rechazar marcando “rechazar expediente”.

IMPORTANTE: Tanto administración como informática pueden eliminar las fechas de atención (4) y las rutas (3) de los procesos seguidos, en la hoja de ruta del expediente en cuestión, donde además tenemos información relevante como el comentario (1) en los detalles (2) de un documento, ésta acción se realiza si el envío o atención de un documento ha sido por error.

CONSULTA DE DOCUMENTO La consulta de un trámite, es decir Trámite documentario / Consulta de documento contempla varios criterios de consulta, es decir:



Por número de Expediente.- Se requiere el número de Expediente a consultar.



Por tipo de trámite.- Para hacer este tipo de consulta necesitamos saber que tipo de trámite se está buscando y desde ya se tiene una lista de trámites.



Por fecha de recepción.- Nos permite consultar trámites dentro de un rango de fechas, si eventualmente no recordamos los otros criterios de consulta.



Por tipo y número de Documento.- Este tipo de consulta es mucho más específico ya que nos permite consultar por el tipo y el número de documento específico.



Por tipo de remitente.-