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Guía de Usuario – Cotizar un Pedido de Cotización (PDC)

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INTRODUCCION Esta guía de usuario describe como participar en un evento de Pedido de Cotización (PDC).

COMO USAR ESTA GUIA Si está familiarizado con las funcionalidades del Portal iSupplier y los procesos de Oxy, utilice la Guía de Referencia Rápida de Una - página, ubicada en la 2da página de la presente guía. De lo contrario, revise la sección ‘Descripción General del Proceso’ para entender mejor los procesos. Luego, revise la ‘Tabla de Contenido/ Lista de Verificación’, la cual muestra la lista de los pasos requeridos y opcionales para realizar cada uno de los procesos. Finalmente, ejecute los pasos requeridos de acuerdo a las instrucciones, las cuales siguen la secuencia numérica mostrada en las capturas de pantallas a fin de ilustrar cómo deben ejecutarse las tareas. Al realizar los pasos en el Portal, utilice la columna de ‘Chequeo’ de la Tabla de Contenidos/Lista de Verificación para validar que todos los pasos requeridos se han completado. Esta guía también ofrece notas, sugerencias y mensajes importantes resaltados y/o enmarcados en cuadros que podrán ayudarlo en algunas tareas.

DESCRIPCION GENERAL DEL PROCESO Un pedido de Cotización (PDC) es un documento que solicita a los Proveedores cotizar bienes y/o servicios en particular, antes de cierta fecha de cierre, de acuerdo con Términos y Condiciones técnicos y/o comerciales en específico. Si Oxy invita a un Proveedor a participar en un evento de PDC, el contacto del Proveedor específicamente seleccionado por Oxy recibirá un correo electrónico automático (Emisor: “Notificación de OXY”) solicitando que ingrese al portal iSupplier para que vea, acuse de recibo y responda al PDC. Primero, el Proveedor debe reconocer participación en el PDC. Luego, debe crear la oferta antes de la fecha de cierre de la negociación para responder al PDC. Durante este proceso, el Proveedor puede hacer consultas o solicitar aclaraciones respecto al PDC, o el comprador de Oxy también puede cambiar requerimientos del PDC a través de discusiones en líneas, enmiendas y/o nuevas rondas. Finalmente, el Proveedor debe enviar la oferta en cumplimiento con todos los requerimientos y/o anexos que Oxy requiera. IMPORTANTE: Una invitación a eventos de PDC no implica vínculo contractual alguno, ni la intención de Oxy de adquirir bienes o servicios de los Proveedores registrados.

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GUIA DE REFERENCIA RAPIDA 1. Recibir una Notificación por Correo Electrónico para Participar en un Evento de PDC. • En la notificación por correo electrónico, haga clic en el hipervínculo “Detalles de Negociación” para ser enviado automáticamente a la pantalla del PDC.

2. Ingresar al portal iSupplier. IMPORTANTE: Si ingresó al portal iSupplier desde el hipervínculo del correo electrónico vaya al paso 4. De lo contrario, continúe con el siguiente paso. • En el panel “Menú Principal” haga clic en la responsabilidad “Supplier User- Transactions”. • Desde la pestaña “Página Inicial”, haga clic en la pestaña “Negociaciones”.

3. Buscar el PDC • En la sección “Invitaciones Abiertas de la Compañía”, haga clic en hipervínculo del Número del PDC aplicable en la columna “Número de Negociación”. • Como alternativa, en la sección “Buscar Negociaciones Abiertas” haga una búsqueda por el número de PDC, título, etc.

4. Revisar el PDC antes de Confirmar Participación y Responder el PDC. • Revise todas las secciones en la pestaña “Cabecera”. • Desplácese hacia abajo en la sección “Notas y Anexos” y descargue los documentos anexos haciendo clic en cada uno de los hipervínculos del nombre de los archivo en la columna “Título”. • Si es necesario, seleccione la opción “Visualización Imprimible” en el menú desplegable “Acciones”, luego haga clic en el botón “Ir” para ver, guardar e imprimir el PDC. • Haga clic en la pestaña “Líneas” para revisar los productos y/o servicios y las cantidades requeridas en el PDC. • Haga clic en la pestaña “Controles” para revisar las fechas programadas de apertura y cierre para responder el PDC, y las reglas de respuestas. • Haga clic en la pestaña “Términos de Contrato”. Haga clic en el botón “Presentación Preliminar de Términos Contrato” para ver, guardar e imprimir los términos y condiciones del documento.  En la sección “Entregables”, acceda a un entregable en específico haciendo clic en el hipervínculo “Nombre Entregable”. • Si es necesario, seleccione la opción “Discusiones en Línea” en el menú desplegable “Acciones” para solicitar información extra o aclaraciones de un documento de PDC. Esta funcionalidad reemplaza cualquier comunicación por correo electrónico.

5. Confirmar Participación en el Evento de PDC. • Seleccione la opción “Confirmar Participación” en el menú desplegable “Acciones” y haga clic en el botón “Ir”. • Marque el radio botón “Si” para indicar su participación en el PDC. • Haga clic en el botón “Aplicar”.

6. Crear la Cotización. • Luego de revisar e imprimir el documento, seleccione la opción “Crear Cotización” en el menú desplegable “Acciones”, luego haga clic en el botón “Ir”. • En el campo “Cotización Válida Hasta”, haga clic en el icono del “Calendario” para seleccionar la fecha indicando cuanto tiempo la cotización será válida. • En la sección “Requerimientos”, ingrese los valores de respuesta apropiados en cada uno de los campos requeridos. • Si es necesario, en la sección “Anexos” adjunte cualquier documento solicitado o complementario que sea pertinente al PDC haciendo clic en el botón “Agregar Anexos…”. • Si es necesario, desplácese hacia abajo en la sección “Entregables” y responda a los entregables que requieran documentos específicos.  Responda los entregables haciendo clic en el icono del “Lápiz” en la columna “Actualizar”. • Haga clic en el botón “Grabar Provisorio” para guardar la información que ha suministrado hasta el momento. • Haga clic en la pestaña “Líneas”. Para cada línea:  En la columna “Precio Cotización” ingrese el precio de cotización.  Si es aplicable, en la columna “Importe de Despacho Mínimo de Cotización”, ingrese la cantidad por el artículo de la lista.  Haga clic en el ícono del “Lápiz” en cada línea para responder a cada uno de los atributos al nivel de la línea, agregar factores de costos o adjuntar archivos. Luego, haga clic en el botón “Aplicar”.

7. Validar y Envíar la respuesta del PDC • Para revisar la respuesta antes de enviarla, haga clic en el botón “Visualizar RFI”. • Haga clic en el botón “Continuar”. • Haga clic en el botón “Validar” para verificar la respuesta antes de enviarla. • Haga clic en el botón “Ejecutar”. Se mostrará un mensaje de confirmación, indicando que el PDC ha sido enviado.

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TABLA DE CONTENIDO/LISTA DE VERIFICACION

1. 2. 3. 4.

5. 6.

7. 8.

Pasos Recibir una Notificación por Correo Electrónico para participar en una Negociación Ingresar al portal iSupplier Buscar un Pedido de Cotización Revisar el Pedido de Cotización 4.1. Revisar la pestaña cabecera del PDC 4.2. Revisar las pestaña Líneas del PDC 4.3. Revisar la pestaña de Controles del PDC 4.4. Revisar la pestaña de Términos de Contrato del PDC 4.5. Imprimir los detalles del PDC Confirmar Participación Crear Cotización 6.1. Completar la pestaña Cabecera 6.2. Completar la sección de Requerimientos 6.3. Adjuntar Documentos 6.4. Enviar Entregables 6.5. Completar la Pestaña Líneas – Cotizar el PDC 6.6. Completar Detalles de las Líneas del PDC Validar y Enviar el PDC Administrar el PDC y las Cotizaciones 8.1. Navegar a través de la Pestaña de Negociaciones 8.2. Cotizar por Planilla de Cálculo 8.3. Recibir y Tramitar las Notificaciones Adicionales  PDC extendido  PDC en Pausa  Cierre Anticipado o programado del PDC  Nueva Ronda del PDC 8.3.1. Manejar una enmienda de un documento de PDC 8.4. Discusiones en Líneas (solicitud de información, aclaraciones, etc.) 8.5. Manejar Respuestas Provisionales 8.6. Administrar Entregables 8.7. Ver Historial de Respuestas

Núm. Pág.

Requerido

3

Requerido

6 7 8 9 10 11 12 13 13 14 15 16 17 19 21 22 24 25 25 27 30 30 30 30 30 31

Requerido Requerido Requerido Requerido Requerido Requerido Requerido Opcional Requerido Requerido Requerido Opcional Opcional Opcional Requerido Requerido Requerido Opcional Opcional Opcional Opcional Opcional Opcional Opcional Opcional Opcional

33

Opcional

35 36 37

Opcional Opcional Opcional

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Chequeo

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INSTRUCCIONES 1. RECIBIR UNA NOTIFICACION POR CORREO ELECTRONICO PARA PARTICIPAR EN UNA

NEGOCIACION Cuando Oxy invita a un Proveedor a participar en un evento de PDC, el comprador de Oxy enviará una notificación automática por correo electrónico al contacto específico del Proveedor. La notificación muestra la siguiente información.

( 1 ) El “Asunto” del correo electrónico muestra el número del PDC así como la acción(es) requeridas. ( 2 ) El campo “Desde” muestra el personal de Oxy que inició este evento. Si es necesario, contacte esta persona para solicitar aclaraciones de la información contenida en el PDC. ( 3 ) El campo “Número” muestra el “Número PDC” interno de Oxy. Guarde este número para usarlo cuando busque el documento en el portal iSupplier. ( 4 ) La sección del “Resumen” muestra la siguiente información. Campos Presentación Preliminar de Negociación Apertura de Negociación Cierre de Negociación Proveedor Sucursal del Proveedor

Descripción Fecha en la cual el PDC está disponible para ser visto en el portal. No permite hacer ninguna acción. Fecha de inicio programada para responder el PDC. Ninguna respuesta será permitida antes de esta fecha y hora. Fecha de cierre programada para responder el PDC. Ninguna respuesta será permitida después de esta fecha y hora. Nombre del Proveedor. Identificación interna de Oxy de la oficina del Proveedor.

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( 5 ) Haga clic en el hipervínculo “Detalles de Negociación” para acceder al portal iSupplier. Una vez dentro del portal será enviado automáticamente a la pantalla del PDC. Para mayor información respecto a cómo revisar el PDC, consulte la sección 4.- Revisar el PDC ( 6 ) NO HAGA clic en los botones de “Acción” de la notificación (Esta funcionalidad no está disponible). Para aceptar o rechazar la invitación a participar en el evento, acceda al PDC dentro del portal iSupplier. IMPORTANTE: Los Proveedores que han sido invitados a un PDC, pero no están registrados con Oxy (Proveedores Potenciales), recibirán una notificación diferente. Los mismos no podrán ver, acusar de recibido o responder el PDC hasta que hayan completado el proceso de registro y pre-calificación y se le haya concedido acceso al portal iSupplier.

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2. INGRESAR AL PORTAL ISUPPLIER Ingrese al portal iSupplier en el link: http://oxysupplier.oxy.com/OA_HTML/AppsLocalLogin.jsp

( 1 ) Haga clic en el hipervínculo “Español Latinoamericano” para seleccionar el idioma. ( 2 ) Ingrese su Nombre de Usuario y Contraseña y haga clic en el botón “Conexión”. Sugerencia: El campo “Contraseña” distingue entre mayúsculas y minúscula. Si tiene problemas para acceder al portal iSupplier, haga clic en el hipervínculo “Asistencia de Conexión”. Como alternativa, consulte la “Guía de Usuario – Descripción General para Ingresar al portal iSupplier, Modificar Contraseñas, Navegación y Notificaciones” para saber más detalles sobre este proceso. Luego de haber ingresado al portal, si se le ha asignado más de una responsabilidad, se mostrará la pantalla “Página Inicial de Oracle Applications”. Si el usuario se le ha asignado una sola responsabilidad, se mostrará automáticamente la pestaña “Página Inicial” de esa responsabilidad.

( 3 ) Para acceder y ver una invitación, haga clic en una de las siguientes responsabilidades. Responsabilidad Necesaria

Acción del Proveedor

Supplier User – Transactions



Ver y responder un PDC.

Suppier User – Full View



Solo ver PDCs.

Una vez que haya ingresado a la responsabilidad adecuada, se mostrará la pestaña “Pagina Inicial” de esa responsabilidad. Haga clic en la pestaña “Negociaciones” para ver los eventos PDC. Sugerencia: Si no tiene asignado ninguna de estas responsabilidades, contacte el Administrador de Seguridad de su empresa y solicite las responsabilidades que necesita. Utilice la “Guía de Usuario – Descripción General para Ingresar al portal iSupplier, Modificar Contraseñas, Navegación y Notificaciones” para saber cómo ver la lista de contactos de su empresa.

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3. BUSCAR UN PEDIDO DE COTIZACIÓN En la pestaña “Negociaciones”, se muestran todos los PDC(s) a los cuales su compañía ha sido invitada a participar y todavía no ha enviado o creado una cuota en borrador en las sección “Invitaciones Abiertas de la Compañía”.

( 1 ) En la sección “Invitaciones Abiertas de la Compañía”, haga clic en hipervínculo “Número de Negociación” (Número del PDC) para ver, confirmar participación y cotizar el documento de PDC. Se mostrará la pantalla “Resumen de la Negociación”. Sugerencia: Vea todas las invitaciones abiertas haciendo clic en el botón “Lista Completa”. ( 2 ) Alternativamente, en la sección “Buscar Negociaciones Abiertas” haga una búsqueda por el número de PDC, título del PDC, contacto, evento, línea o categoría. En el menú desplegable, seleccione el criterio de búsqueda, ingrese el valor respectivo y haga clic en el botón “Ir”. Sugerencia: Para mayor información respecto a la pestaña “Negociaciones”, consulte la sección 8.1 – Navegar a través de la pestaña de Negociaciones.

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4. REVISAR EL PEDIDO DE COTIZACIÓN Revise el documento PDC antes de reconocer participación y aceptarlo. La pantalla del PDC muestra la siguiente información. Sugerencia: Para mayor información respecto a cómo acceder a un PDC, consulte la sección 3.- Buscar el PDC.

IMPORTANTE: Revise cuidadosamente todas las secciones del PDC, pestañas y la información para entender claramente el alcance y propósito del documento. Para imprimir el documento, consulte la sección 4.4.- Imprimir Detalles del PDC. Si se necesita más aclaraciones, utilice la funcionalidad Discusiones en Línea (Consulte la sección 8.4 – Discusiones en Línea (Peticiones de Información, aclaraciones, etc.)) ( 1 ) La sección “Información Principal del PDC” muestra la siguiente información. Campo Título

Estado

Tiempo Restante Fecha de Apertura Fecha de Cierre

Descripción Título del PDC Los estados del PDC son:  Activo: Evento abierto para recibir respuestas del Proveedor.  Cerrado: Evento cerrado para recibir respuesta del Proveedor.  Enmendado: Evento enmendado y cerrado para recibir respuestas de Proveedor. Se ha publicado una enmienda del PDC. Continúe el proceso en el nuevo documento mejorado de PDC.  Ronda Completada: Evento cerrado para recibir respuestas del Proveedor. Se ha publicado una ronda nueva del documento de PDC. Continúe el proceso en la nueva ronda del PDC. Tiempo restante para ingresar una respuesta al PDC. Fecha de inicio programada para responder el PDC. No se permitirán respuestas antes de esta fecha y hora. Fecha de cierre programa para responder el PDC. No se permitirán respuestas después de esta fecha y hora

( 2 ) Revise las “Pestañas” para ver los detalles del PDC. Las pestañas muestran la siguiente información. Pestaña Cabecera Líneas Controles Términos de Contrato

Descripción Información general del documento como por ejemplo Términos, Requerimientos, Notas y Anexos. Muestra la información sobre los productos o servicios. Fechas de Apertura/Cierre y reglas claves para las respuestas. Términos y condiciones específicos aplicables al documento.

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REVISAR LA PESTAÑA C ABECERA DEL PDC

Haga clic en la pestaña “Cabecera” para revisar la información general del PDC, términos, requerimientos y anexos. Revise esta información y si es necesario, imprímala. Esta sección muestra la siguiente información.

( 1 ) El extremo superior muestra la información básica del documento tales como el nombre del Comprador (empleado de Oxy responsable del evento), el título del evento y su descripción. ( 2 ) Si está marcada la casilla de “PDC de Dos Etapas”, significa que el PDC es una oferta cerrada de dos etapas, es decir que la propuesta comercial y técnica se evaluaran por separado. ( 3 ) La sección “Términos” muestra información adicional relacionada con envíos, facturación, divisa del PDC, etc. ( 4 ) Si es aplicable, se mostrará la sección “Divisas de Respuesta Adicionales” indicando las diferentes divisas permitidas para cotizar. ( 5 ) La sección “Requerimientos” muestra la información requerida que deberá incluirse en su cotización. Haga clic en el hipervínculo “Mostrar Todos los Detalles” para expandir esta sección y ver todos los requerimientos que Oxy ha incluido en el evento de abastecimiento. ( 6 ) La sección “Notas y Anexos” muestra el campo “Nota al Proveedor” el cual contiene instrucciones adicionales y documentos anexos relacionados al PDC. Para descargar los documentos anexos, haga clic en el hipervínculo del “Título” del archivo. IMPORTANTE: Lea el campo “Nota al Proveedor”, luego abra y descargue los “Anexos”. En algunos casos, estos documentos son plantillas y formularios que deben ser completados y enviados con la cotización como documentos adjuntos. Para entender como descargar documentos adjuntos, consulte la sección 4.5 – Descargar Documentos Anexos del PDC. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy.

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REVISAR LA PESTAÑA LINEAS DEL PDC

La pestaña “Línea” muestra los productos o servicios, y las cantidades solicitadas en el PDC.

( 1 ) Haga clic en el link de la “Línea” de descripción para ver la información detallada de la misma, como por ejemplo la descripción interna de Oxy del artículo, los atributos requeridos del artículo/servicio, las notas y archivos anexos adicionales que fueron incluidas por el Comprador. Sugerencia: Los atributos, factores de costos y descuentos de precios son secciones adicionales que se mostrarán en la pantalla si el Comprador los definió previamente en el PDC.

( 2 ) Si es aplicable, revise los documentos anexos y notas en la sección “Notas y Anexos”. Los documentos anexos pueden incluir instrucciones o información adicional relacionada a la línea de cotización (p.ej.: el comprador puede solicitar especificaciones del ítem, lista de precios adicionales, diseño del ítem, etc.). Para descargar un archivo adjunto, haga clic en el hipervínculo del “Título”. Se mostrará una ventana emergente requiriendo abrir o guardar el documento en el computador. ( 3 ) Haga clic en el link “Volver al RFQ” para retornar a la pantalla anterior. Sugerencia: Un PDC (Pedido de Cotización) es equivalente a un RFQ (Request for Quotation). Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy.

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REVISAR LA PESTAÑA C ONTROLES DEL PDC

La pestaña “Controles” muestra las reglas de respuestas y las fechas importantes a tener en cuenta cuando se esté generando la cotización.

( 1 ) Haga clic en la pestaña “Controles” para acceder a la información. ( 2 ) La sección “Cronograma” muestra las siguientes fechas. Fecha Fecha Pres. Preliminar Fecha de Apertura Fecha de Cierre Fecha de Otorgamiento

Descripción Fecha en la cual se accede al contenido del PDC. Sin embargo, no es posible generar una cotización antes de la fecha de apertura. Fecha a partir de la cual se puede responder el PDC. No se permite crear una cotización antes de esta fecha y hora. Fecha de cierre del PDC. No se permite crear una cotización después de esta fecha y hora Fecha en la cual se recibe el otorgamiento.

IMPORTANTE: Asegúrese de enviar la cotización antes de la Fecha de Cierre del PDC. ( 3 ) La sección “Reglas de Respuesta” muestra las siguientes reglas asignadas por el Comprador de Oxy. Reglas Descripción La negociación está restringida a Proveedores Solo el Proveedor explícitamente invitado al PDC puede ver y invitados. participar en el evento. Si esta regla está marcada, el Proveedor puede seleccionar la Los Proveedores están autorizados para línea que desea cotizar. De lo contrario, el Proveedor debe cotizar responder a líneas seleccionadas todas las líneas. Si esta regla está marcada, el Proveedor debe ingresar un precio Se requiere que los Proveedores respondan de cotización para la cantidad total requerida. De lo contrario, el con cantidad completa en cada línea. Proveedor puede cotizar por una cantidad parcial del artículo. Si esta regla está marcada, el Proveedor puede proporcionar tantas respuestas como sean necesarias. Cualquier cotización Los Proveedores están autorizados para nueva enviada por un Usuario va a reemplazar la cotización proporcionar múltiples respuestas. previa. Si esta regla no está marcada, el Proveedor sólo puede cotizar una vez. Si este es el caso, revise detalladamente la respuesta antes de enviarla ya que no se permitirán correcciones. El Comprador puede cerrar la negociación El Comprador de Oxy puede cerrar el evento en una fecha antes de la Fecha de Cierre. anticipada a la fecha original del cierre del evento. Si es necesario, el Comprador de Oxy puede extender un evento El comprador puede extender la negociación abierto estableciendo una nueva fecha de cierre más allá de la manualmente mientras está abierta. fecha original de cierre. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy.

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REVISAR LA PESTAÑA D E TERMINOS DE CONTRATO DEL PDC

La pestaña “Términos de Contratos” muestra los Términos y Condiciones de la negociación, así como cualquier entregable requerido por el Comprador. En esta sección, los Proveedores pueden ver y guardar dichos documentos.

( 1 ) Haga clic en la pestaña “Términos y Condiciones” para acceder a los documentos. ( 2 ) Haga clic en el botón “Presentación Preliminar de Términos Contrato” para ver, guardar e imprimir los Términos y Condiciones. Sugerencia: Se mostrará una ventana emergente en la cual puede hacer clic en el botón “Abrir” para ver el documento PDF e imprimirlo usando el programa Acrobat Reader o puede hacer clic en el botón “Guardar” para guardar el documento PDF en la computadora. ( 3 ) En la sección “Entregables”, acceda a un entregable en específico haciendo clic en el hipervínculo “Nombre Entregable”, se mostrará la siguiente pantalla.

Sugerencia: PDC (Pedido de Cotización) es equivalente a RFQ (Request for Quotation). ( 4 ) El campo “Descripción” muestra instrucciones e información relevante acerca del entregable. Este campo establece cómo y cual documentación/información el Proveedor debe ingresar cuando sea requerido enviar documentación. ( 5 ) Vea, guarde o imprima los documento adjuntos haciendo clic en el hipervínculo del “Nombre del Anexo” en la columna “Cargo”. ( 6 ) Retorne a la pantalla anterior haciendo clic en el hipervínculo “Volver a RFQ: …”.

4.5.

IMPRIMIR LOS DETALLES DEL PDC

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De ser necesario, imprima los detalles del documento PDC, incluyendo toda la información de las pestañas y los términos y condiciones para poder revisarlos cuando esté desconectado del portal.

( 1 ) Seleccione la opción “Visualización Imprimible” en el menú desplegable “Acciones”, luego haga clic en el botón “Ir”. Aparecerá una ventana emergente como se muestra en la imagen de arriba. ( 2 ) Haga clic en el botón “Abrir” o “Guardar” para ver el archivo PDF e imprimirlo usando el programa Acrobat Reader. 5. CONFIRMAR PARTICIPACION Luego de revisar el documento y aclarar cualquier duda, el siguiente paso es reconocer si su empresa participará en el evento del PDC. En la respectiva pantalla del PDC, confirme su participación siguiendo los pasos que se describen a continuación. Sugerencia: Para mayor información sobre como buscar un PDC, consulte la sección 3.- Buscar un PDC.

( 1 ) Seleccione la opción “Confirmar Participación” en el menú desplegable “Acciones”, luego haga clic en el botón “Ir”. Se mostrará la siguiente pantalla.

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( 2 ) Al lado de la pregunta “¿Participará la compañía?”, seleccione el radio botón aplicable. ( 3 ) Si es necesario, en el campo “Nota para Comprador”, escriba un mensaje para el Comprador de Oxy responsable del evento. ( 4 ) Haga clic en el botón “Aplicar”. ( 5 ) Como alternativa, retorne a la pantalla anterior haciendo clic en el botón “Cancelar”. 6. CREAR COTIZACION Luego de confirmar su participación en el evento de PDC, el siguiente paso es crear su respuesta en la respectiva pantalla del PDC. Sugerencia: Para mayor información sobre como buscar un PDC, consulte la sección 3.- Buscar el PDC

( 1 ) Seleccione la opción “Crear Cotización” en el menú desplegable “Acciones”, luego haga clic en el botón “Ir”. Se mostrará la pantalla “Crear Cotización” con todos los requerimientos expandidos. IMPORTANTE: Es fundamental que complete y envíe toda la información y los documentos solicitados en las secciones “Notas y Adjuntos” o “Entregables”. Asegúrese de responder todos los requerimientos, de manera que estén listos para ser enviados con su cotización. Sugerencia: Si es necesario, descargue el PDC a una hoja de cálculo de Excel para completar la cotización mientras se está desconectado al portal. Luego, cargue la hoja de cálculo completada al portal iSupplier. (Consulte la sección 8.2 – Cotizar por planilla de Cálculo)

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COMPLETAR LA PESTAÑA CABECERA DEL PDC

( 1 ) Si es aplicable, seleccione la divisa de cotización apropiada en el menú desplegable “Divisa de Cotización”. Esta divisa se utilizará para toda la cotización. Sugerencia: El Comprador defina esta opción. Esta opción no estará disponible si el comprador no configuró diferentes opciones de divisas. ( 2 ) Si es necesario, en el campo “Cotización Válida Hasta”, haga clic en el icono del “Calendario” para seleccionar la fecha indicando cuanto tiempo la cotización será válida. No ingrese valores en este campo si la cotización será válida hasta que Oxy complete el PDC. ( 3 ) Como alternativa, si aún no desea enviar la cotización, guarde la cotización en borrador haciendo clic en el botón “Grabar Provisorio”. Podrá continuar trabajando en la respuesta posteriormente. Para más información sobre como acceder a respuestas guardadas en borrador, consulte la sección 8.5. - Manejar respuesta Provisionales.

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Guía de Usuario – Cotizar un Pedido de Cotización (PDC) 6.2.

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COMPLETAR LA SECCION DE REQUERIMIENTOS

Si se muestra la sección de requerimiento, responda a cada uno de los requerimientos. IMPORTANTE: Sólo para el PDC de Dos Etapas – Para facilitar el proceso de evaluación la sección de requerimientos será usada para recolectar la información técnica y comercial del Proveedor. Sin embargo, la información será evaluada por separado. Asegúrese de proporcionar la información correcta en los campos apropiados. No proporcione información de precios en los campos o anexos relacionados a la evaluación técnica. Al Comprador de Oxy no se le permitirá ver las respuestas a requerimientos Comerciales hasta que la evaluación técnica esté finalizada.

( 1 ) En la sección de “Requerimientos”, todos los requerimientos estarán ampliados. Ingrese los valores de respuesta apropiados en cada uno de los campos necesarios. Algunos requerimientos puede solicitar a los Proveedores enviar documentos adjuntos adicionales, los cuales deberán ser incluidos en la sección “Anexos” del PDC. Los siguientes son los tipos de respuestas posibles, solicitados en un PDC. Campo para el Tipo de Respuesta Menú Desplegable Campo de Texto Vacio Fecha Números

Descripción Lista de Valores – Seleccione la opción más adecuada Texto – Escriba la respuesta de la manera más detallada posible. Sólo se permiten fechas, haga clic en el icono del “Calendario” para ingresar una fecha. Sólo se permiten números.

IMPORTANTE: Asegúrese de desplazar la página hacia abajo y responder todos los requerimientos. Cuando más de 100 requerimientos son solicitados en esta sección, se mostrarán los hipervínculos “Anterior” y “Siguiente”. Haga clic en estos hipervínculos para navegar a través de los requerimientos y responder a los mismos. Sugerencia: Si es necesario, desplácese hacia arriba en la sección “Anexos” y adjunte cualquier documentación de soporte que sea apropiado para la respuesta haciendo clic en el botón “Agregar Anexos…”. Para mayor información sobre como adjuntar documentos, consulte la siguiente sección 6.3 – Adjuntar Documentos. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy.

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ADJUNTAR DOCUMENTOS

Si es necesario, utilice esta sección para adjuntar a la respuesta los documentos solicitados o complementarios que sean pertinentes. IMPORTANTE: Utilice esta sección para adjuntar al documento de PDC toda la información solicitada por Oxy que ha sido completada (p.ej.: Documentación en Excel, Documentación en Word, etc.) y cualquier documentación solicitada en la sección de Requerimientos y Términos y Condiciones.

( 1 ) En la sección “Anexos” debajo de la pestaña “Cabecera”, haga clic en el botón “Agregar Anexos…”. Se mostrará la siguiente pantalla.

( 2 ) En el campo “Cargo”, ingrese el nombre del archivo adjunto o el título. ( 3 ) En el campo “Descripción”, consigne con la mayor claridad posible una descripción o resumen el contenido y la finalidad del archivo adjunto. ( 4 ) Esto sólo aplica para el PDC de Dos Etapas (de lo contrario esta opción esta deshabilitada). Para proporcionar la información vinculada a la evaluación apropiada, seleccione uno de las siguientes opciones en el menú desplegable “Categoría”. Al Comprador no se le permitirá ver ningún documento adjunto comercial hasta que la evaluación técnica se haya completado. Opción Desde Proveedor – Comercial Desde Proveedor: Técnico

Descripción Seleccione esta opción para adjuntar Lista de Precios o documentación para la evaluación comercial. Seleccione esta opción para adjuntar documentación para la evaluación técnica.

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IMPORTANTE: No suministre la información de precios como un archivo adjunto de categoría técnica. ( 5 ) La sección “Definir Anexo” muestra las siguientes tipos de documentos adjuntos. Tipo Archivo URL

Texto

Descripción Adjunte un archivo marcando el radio botón “Archivo”, luego haga clic en el botón “Browser…” (Examinar) y busque el archivo en su computadora. Adjunte una dirección URL marcando el radio botón “URL” y en el campo vacio escriba (o pegue) la dirección URL (esta dirección debe ser accesible para Oxy, no puede ser una página web interna del Proveedor). Adjunte un texto marcando el radio botón “Texto”

Sugerencia: Si es necesario, haga clic en el botón “Agregar Otro” para continuar adjuntando archivos y repetir el proceso. Se mostrará en la pantalla un mensaje de confirmación cada vez que un archivo sea adjuntado. ( 6 ) Haga clic en el botón “Aplicar” para adjuntar un archivo. Luego, en la pantalla “Crear Respuesta” se mostrará un mensaje de confirmación (como se muestra a continuación) indicando que el documento ha sido adjuntado. Sugerencia: Si no desea adjuntar el documento y no ha hecho clic en el botón “Aplicar”, puede retornar a la pantalla anterior haciendo clic en el botón “Cancelar”.

( 7 ) Si es necesario, actualice el documento haciendo clic en el icono del “Lápiz” en la columna “Actualizar”. ( 8 ) Si es necesario, elimine los documentos adjuntos haciendo clic en el icono del “Cesto de la Basura” en la columna “Borrar”. Sugerencia: Repita los pasos 1 al 5 para repetir el proceso y adjuntar más archivos.

Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy.

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Guía de Usuario – Cotizar un Pedido de Cotización (PDC) 6.4.

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ENVIAR ENTREGABLES

En la pantalla “Crear Cotización”, desplácese hacia abajo hasta la sección “Entregables” y responda a la documentación requerida. IMPORTANTE: La sección “Entregables” sólo aparecerá si Oxy la incluye específicamente como parte de los PDC. Si no existe una lista de Entregables, ignore los pasos descritos a continuación.

( 1 ) La columna “Nombre Entregable” muestra los títulos de los entregables. ( 2 ) Haga clic en el icono del “Lápiz” en la columna “Actualizar” para enviar los entregables. Luego, se mostrará la pantalla “Actualizar Entregable”.

( 3 ) El campo “Descripción” proporciona las instrucciones para completar y enviar la información requerida. IMPORTANTE: Siga las instrucciones proporcionadas en el campo “Descripción”. Si se indica que debe enviar la documentación/información a través del portal iSupplier continúe con los pasos descritos a continuación, de lo contrario sólo siga las instrucciones suministradas en el campo “Descripción”. ( 4 ) En el menú desplegable “Estado”, cambie el estado de “Abierto” a “Ejecutado” cuando la información solicitada haya sido ingresada. ( 5 ) En el campo “Notas”, ingrese cualquier aclaración o descripción de la documentación/información que está siendo entregada, o de las medidas adoptadas o que van a ser adoptadas. Sugerencia: Si ya hay algo escrito en el campo “Notas”, son información/aclaraciones suministradas al Proveedor, sólo léalas y sobrescríbalas. Estos cambios se mostrarán en el historial de estado. ( 6 ) Si se muestran archivos, haga clic en el hipervínculo del “Titulo del Archivo” en la columna “Cargo”, para verlo, guardarlos o imprimirlo. ( 7 ) En la sección “Anexos”, adjunte los archivos de los documentos requeridos o actualice la información/documentación haciendo clic en el botón “Agregar Anexo…”. Se mostrará la siguiente pantalla. IMPORTANTE: En la sección Entregables, los Proveedores sólo pueden agregar documentos adjuntos. La eliminación o actualización de documentos no está permitida en esta sección. Si algún archivo adjunto contiene un error, agregue el archivo corregido y, en el campo “Notas”, envíe al Comprador de Oxy una solicitud para eliminar el archivo incorrecto. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy.

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OPCIONAL – ADJUNTAR DOCUMENTACION IMPORTANTE: Siga los pasos a continuación si es requerido adjuntar documentos. De lo contrario, ignore estos pasos y vaya al paso 13

( 8 ) En el campo “Cargo”, ingrese el nombre del archivo adjunto o el título. ( 9 ) En el campo “Descripción”, consigne con la mayor claridad posible una descripción o resumen el contenido y la finalidad del archivo adjunto. ( 10 ) En la sección “Definir Anexo”, seleccione el tipo de documento adjunto marcando el radio botón correspondiente. ( 11 ) Haga clic en el botón “Aplicar” para adjuntar el documento y retornar a la pantalla del entregable correspondiente. También puede hacer clic en el botón “Agregar Otro” para continuar adjuntando otros archivos y repetir el proceso. Sugerencia: Como alternativa, si no desea adjuntar el documento, puede retornar a la pantalla anterior haciendo clic en el botón “Cancelar”.

( 12 ) Luego de adjuntar la documentación, la pantalla mostrará un mensaje de confirmación. ( 13 ) Haga clic en el botón “Listo”. Aparecerá la pantalla “Crear Respuesta” la cual muestra el estado del entregable actualizado (El estado cambiará a “Ejecutado”).

Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy.

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Guía de Usuario – Cotizar un Pedido de Cotización (PDC) 6.5.

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COMPLETAR LA PESTAÑA LINEAS – COTIZAR EL PDC

Haga clic en la pestaña “Líneas” para ingresar su precio de cotización para cada línea del documento de PDC. Si ha preparado su cotización por una planilla de cálculo, ignore los pasos a continuación.

El Proveedor puede configurar las “Líneas” de la pestaña de PDC de tres diferentes formas: Caso Una o varias líneas de PDC – Cada línea tiene una descripción detallada.

Sólo una Línea de PDC – Línea: “Cotizar Monto Total”

Sólo una Línea de PDC – Línea: “Cotizar $1”

Acción del Proveedor El proveedor deberá cotizar el precio del artículo/servicio específico en el campo “Precio Cotización”. Además, Oxy puede solicitar al Proveedor completar una Plantilla de Cotización por hoja de cálculo para que proporcione detalles adicionales de las estructuras de precios y/o costos. (Revise la pestaña Cabecera, sección de Anexos.) El proveedor deberá cotizar una suma global o precio total en el campo “Precio Cotización”. Además, Oxy puede solicitar al Proveedor completar una Plantilla de Cotización por hoja de cálculo para que proporcione detalles de las estructuras de precios y/o costos. (Revise la pestaña Cabecera, sección de Anexos) Se utiliza para cotizaciones complejas de precios. Los Proveedores deben cotizar con un “1” en el campo Precio Cotización”. Además, Oxy puede solicitar al Proveedor completar una Plantilla de Cotización por hoja de cálculo para que proporcione detalles de las estructuras de precios y/o costos. (Revise la pestaña Cabecera, sección de Anexos)

( 1 ) Verifique que la divisa para cotizar sea la correcta, de lo contrario haga clic en la pestaña “Cabecera” y seleccione la divisa apropiada como se mostró en la sección de arriba 6.1. - Completar la Pestaña Cabecera del PDC. ( 2 ) Si se muestra el círculo “Rojo” en la descripción del artículo, significa que el Comprador ha requerido información adicional para ese ítem y la cotización no podrá enviarse sino provee la información solicitada. Haga clic en el ícono del “Lápiz”, en cada línea, para responder a cada uno de los atributos al nivel de la línea, agregar factores de costos o archivos. Para mayor información sobre como ingresar detalles de líneas al PDC, consulte la sección 6.5.1. - Completar Detalles de las Líneas del PDC. De lo contrario, continúe con los siguientes pasos. ( 3 ) Si es aplicable, en la columna “Precio Cotización”, ingrese el precio de cotización por cada línea del PDC. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy.

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( 4 ) Si es necesario, ingrese la cantidad por cada ítem de la lista en la columna “Cantidad de Cotización”, ( 5 ) Haga clic en el ícono del “Calendario” para completar la columna “Fecha Pactada”.

6.5.1. COMPLETAR DETALLES DE LAS LÍNEAS DEL PDC Acceda a la siguiente pantalla haciendo clic en el icono del “Lápiz” de la columna “Actualizar” ubicado al lado del ítem por cada linea. En esta pantalla, ingrese la información de cada ítem y cualquier documento adicional solicitado por el Comprador. Cada ítem puede requerir detalles diferentes que deben ser proporcionados.

( 1 ) En el campo “Cantidad de Cotización” ingrese el precio del artículo. ( 2 ) La “Fecha Pactada” es por defecto la misma fecha ‘Se necesita para la Fecha’ demandada por Oxy. Si la fecha pactada será una fecha diferente, ingrese la “Fecha Pactada” específica haciendo clic en el icono del calendario y seleccionando la fecha apropiada. ( 3 ) Haga clic en el botón “Agregar Anexos” para adjuntar cualquier documento de soporte apropiado, vinculado al ítem como fue solicitado por el Comprador. Para mayor información, consulte la sección 4.2.- Revisar la pestaña Líneas del PDC. Sugerencia: Para mayor información sobre como agregar anexos, consulte la sección 6.3. – Adjuntar Documentos. ( 4 ) Si es necesario, ingrese una nota al Comprador de Oxy en el campo “Nota al Comprador”.

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Se mostrarán las secciones “Atributos”, “Factores de Costos” y “Niveles de Precios Basados en cantidad” sólo si el comprador de Oxy las ha incluido en las líneas del PDC. De lo contrario, no se mostraran en la pantalla. ( 5 ) En la sección de “Atributos”, ingrese el valor de respuesta en el campo “Valor de Cotización”. ( 6 ) Si es aplicable, ingrese el “Valor de Cotización” para cada uno de los campos de valores de costos en la sección “Factores de Costos”. Si no hay factores de costos para cotizar, de todos modos debe completar el campo con un “0”. ( 7 ) Si es aplicable, cotice el precio del artículo basándose en el volumen en la sección “Niveles de Precios Basados en Cantidad”. Haga clic en el botón “Agregar Otra Fila” para añadir cuantas filas sean necesarias.

Sugerencia: Si es necesario, haga clic en el botón “Guardar Provisorio” para guardar una copia de lo que ha ingresado hasta el momento. ( 8 ) Haga clic en el botón “Aplicar”, se mostrará la pantalla “Crear Cotización” con los campos de las líneas completados con la información que proporcionó.

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7. VALIDAR Y ENVIAR EL PDC Luego de completar todas las secciones del PDC, proceda a enviar su respuesta.

( 1 ) Revise el PDC antes de enviarlo haciendo clic en el botón “Visualizar RFQ”. Sugerencia: PDC (Pedido de Cotización) es equivalente a RFQ (Request for Quotation). ( 2 ) Como alternativa, si aún no desea enviar la respuesta, guarde la respuesta en borrador haciendo clic en el botón “Grabar Provisorio”. Podrá continuar trabajando en la respuesta posteriormente. Para más información sobre como acceder a respuestas guardadas en borrador, consulte la sección 8.5. - Manejar respuesta Provisionales. ( 3 ) Haga clic en el botón “Continuar” para proceder con el proceso de validación y el envío.

( 4 ) Haga clic en el botón “Validar” para verificar la respuesta antes de enviarla. Sugerencia: Si ha ingresado todos los valores de respuesta en los campos requeridos, aparecerá un mensaje de confirmación notificando que la cotización del PDC ha sido validada sin ningún error. Si aparecen errores arriba de la sección de cabecera, usualmente están vinculados a información que no fue suministrada en las secciones de cabecera o de requerimientos, por lo tanto, revise estas secciones para confirmar que están completas. IMPORTANTE: Un mensaje de confirmación sólo valida que todos los campos requeridos han sido respondidos. Esta validación no significa que la respuesta es aprobada por Oxy. ( 5 ) Puede imprimir una copia de la respuesta del PDC haciendo clic en el botón “Visualización Imprimible”. Sugerencia: Se mostrará una ventana emergente, haga clic en el botón “Abrir” para ver el archivo PDF e imprímalo usando el Acrobat Reader o haga clic en el botón “Guardar” para guardar el archivo PDF en la computador. ( 6 ) Haga clic en el botón “Ejecutar”. Se mostrará un mensaje de confirmación, como el de la imagen de abajo, indicando que el PDC ha sido enviado.

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8. ADMINISTRAR EL PDC Y LAS COTIZACIONES

8.1.

NAVEGAR A TRAVES DE LA PESTAÑA DE NEGOCIACIONES

Acceda a la pestaña “Negociaciones” para ver, dar acuse de recibo y responder a las invitaciones para participar en un evento de PDC. Esta pestaña también le permite administrar y monitorear las cotizaciones de su empresa a los PDC. Esta pestaña contiene las siguientes secciones.

( 1 ) La sección “Buscar Negociaciones Abiertas” le permite buscar determinados documentos.  En el menú desplegable seleccione uno de los siguientes criterios de búsqueda: Criterio Título Número Contacto Línea Categoría Evento  

Descripción Título del PDC Número del PDC Persona responsable de Oxy Documentos que Incluyen el número del concepto o servicio en particular Documentos que incluyen una categoría en particular Documentos asociados con un evento en particular

Escriba el valor aplicable en el campo vacio al lado del menú desplegable (p.ej.: el Número del PDC, etc.) Haga clic en el botón “Ir”.

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( 2 ) La sección “Las Respuestas Activas y Provisorias” muestra los eventos en los que el usuario está participando, para los cuales ha creado una respuesta provisional (estado borrador) o ha enviado una respuesta (estado activo). Sugerencia: Haga clic en el botón “Lista Completa” para ver todas las respuestas activas y las provisionales en las cuales su empresa está participando. Esta lista también incluye los eventos respondidos por otros usuarios de su empresa. Columna Número de Respuesta Estado de Respuesta

Sucursal de Proveedor Número de Negociación Título Tipo Tiempo Restante Mensajes No Leídos

Descripción El número de respuesta de su empresa asociado con un Número de Negociación (Documento de Oxy). Para ver la respuesta, haga clic en el hipervínculo “Número de Respuesta”. Se mostrará la página web de resumen de negociación. Estado de respuesta del PDC.  Activo: Respuesta enviada con éxito por el Proveedor.  Provisorio: Respuesta no ha sido enviada a Oxy, se encuentra bajo revisión del Proveedor. Identificación interna de Oxy del sitio u oficina del Proveedor (dirección del Proveedor). El número del PDC asociado con el número de respuesta de su empresa. Para ver el documento de Oxy, haga clic en el hipervínculo “Número de Negociación”. Se mostrará la página web de “Resumen del Documento”. El título del documento de Oxy. El tipo de documento tal como el Pedido de Información (PDI) o el Pedido de Cotización (PDC) El tiempo restante disponible antes del cierre del PDC. El proveedor puede enviar una respuesta hasta que se cierre el PDC de Oxy. La cantidad de mensajes no leídos que se enviaron a través de la función Discusiones en Línea. Para ver el mensaje, haga clic en el hipervínculo del “Número”. Para mayor información, consulte la sección 8.4. – Discusiones en Líneas (peticiones de información, aclaraciones, etc.)

( 3 ) La sección “Invitaciones Abiertas de la Compañía” muestra las negociaciones en las que su compañía ha sido invitada a participar pero no ha enviado una respuesta y tampoco ha creado una respuesta provisional. Acceda a las negociaciones de la lista para dar acuse de recibo y crear respuesta. Sugerencia: Para asegurar que está viendo todas las invitaciones abiertas, haga clic en el botón “Lista Completa”. La pantalla mostrará una lista con todas las negociaciones abiertas, incluyendo las que no se están mostrando en la pantalla inicial. ( 4 ) La sección “Quick Links” (enlaces rápidos) proporciona acceso en un solo paso a las respuestas provisionales (respuestas en borrador de su empresa), entregables y respuestas activas.

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COTIZAR POR PLANILLA DE CÁLCULO

Si es necesario, utilice la función “Responder por Planilla de Cálculo” para descargar el documento PDC como una planilla de cálculo de Excel. Este método es útil si hay largos números de líneas que han de ser cotizadas en el PDC. Sugerencia: Esta funcionalidad está disponible, una vez que haya ejecutado la acción “Crear Cotización”.

( 1 ) Después de ejecutar la acción “Crear Cotización”, se mostrará la pantalla de arriba, haga clic en el botón “Responder por Planilla de Cálculo”. Se mostrará la pantalla “Crear Cotización XXXX: Cotización por Planilla de Cálculo”.

( 2 ) En la sección “Exportar Planilla de Cálculo”, marque un radio botón para el tipo de “Formato” (p.ej.: Planilla de Cálculo XML: Estilo Enriquecido, Planilla de Cálculo XML: Estilo Liviano, Delimitado por Tabulaciones). ( 3 ) Haga clic en el botón “Exportar”. Aparecerá en la pantalla una ventana emergente. ( 4 ) Haga clic en el botón “Guardar”, y guarde el archivo en la localización de deseada en su computadora. Sugerencia: El archivo se guarda en su computadora como un archivo comprimido (archivo zip.)  Abra el archivo zip que ha sido descargado, este archivo contiene la planilla de cálculo y las instrucciones responder el PDC.

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Sugerencia: PDC (Pedido de Cotización) es equivalente a RFQ (Request for Quotation). ( 5 ) El archivo “RFQ – Response- Help.html” describe la información incluida en la planilla de cálculo y proporciona instrucciones para crear e importar respuestas en el PDC usando la planilla de cálculo. ( 6 ) El archivo “RFQXXXX – Response.xml” es la planilla de cálculo de Excel. Para abrir el documento, exporte el archivo a su computadora o haga doble clic en el icono del “Archivo”. Guarde este archivo en su computadora para acceder al mismo en el futuro. Sugerencia: Este archivo incluirá cualquier respuesta que haya sido proporcionada previamente en la pantalla de “Respuesta del PDC” del portal. De ser necesario, estos campos pueden ser actualizados. Sugerencia: La imagen que se muestra abajo es sólo con fines ilustrativos, en este ejemplo la hoja de cálculo tiene un formato Planilla de Cálculo XML: Estilo Enriquecido (.xml). Sin embargo, es posible elegir un formato diferente cuando se esté exportando el documento, como se mostró arriba en el paso 2. 

Siga las instrucciones para ingresar los valores de respuesta que correspondan y asegúrese de responder todos los campos requeridos.

( 7 ) Haga clic en la pestaña “Líneas (1-x)” para ingresar la cotización para cada línea.

( 8 ) En la columna “Cotización” (columna J), ingrese los valores de respuesta que correspondan. En general, la hoja de cálculo de Excel no tendrá todos los valores de respuesta requeridos. Por lo tanto, consulte el PDC para obtener los valores de respuesta que se encuentran disponibles para cada requisito. Sugerencia: Guarde el archivo en su computadora. IMPORTANTE: No modifique el resto de las columnas.

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Version 3.0 Diciembre 5, 2013

Luego de completar la planilla de cálculo, ingrese al portal y abra la respuesta al PDC asociada con la planilla de cálculo. Luego, avara la pantalla “Crear Cotización” haciendo clic en el botón “Cotización por Planilla de Cálculo”.

( 9 ) En la sección “Importar Planilla de Cálculo”, marque el radio botón para el tipo de “Formato” apropiado y haga clic en el botón “Browse…” (Examinar). Aparecerá en la pantalla una ventana emergente. ( 10 ) Seleccione el archivo (la planilla de cálculo completada) de su computadora, y luego haga clic en el botón “Abrir”. ( 11 ) Haga clic en el botón “Importar” para cargar el archivo. Se mostrará la pantalla “Crear Respuesta” incluyendo las respuestas importadas. Sugerencia: Si se detectan errores durante el proceso de importación del documento la pantalla mostrará un mensaje de error y el archivo podrá ser cargado al portal. Revise y corrija el valor de respuesta proporcionado en el archivo de Excel y vuelva a importar el documento. La imagen de abajo ilustra esta situación.

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Version 2.0 07/12/2012

Guía de Usuario – Cotizar un Pedido de Cotización (PDC) 8.3.

RECIBIR Y TRAMITAR LAS NOTIFICACIONES ADICIONALES DE UN EVENTO DE PDC

Durante el proceso de negociación, los Proveedores pueden recibir notificaciones por correo electrónico vinculados a los siguientes eventos. Notificación del Evento Negociación Extendida

Descripción Oxy ha extendido la fecha cierre del evento.

Negociación en Pausa

Oxy ha pausado el evento.

Cierre Anticipado

Oxy ha cerrado el evento para recibir respuestas.

Negociación Enmendada

Oxy ha enmendado el documento de PDC.

Negociación Cancelada

Oxy ha cancelado el evento.

Asunto de la Notificación

Acción del Proveedor Verifique que la respuesta al Pedido de Cotización (PDC) haya sido enviada. Como alternativa, cree una respuesta en borrador, pero no puede enviar la respuesta. No se requiere acción adicional.

Vea, confirme cada enmienda y a re ejecute su cotización para asegurar que cumpla con los cambios. No se requiere acción adicional.

El Comprador de Oxy notificará al Proveedor.

Oxy ha revisado la respuesta Realice un acuse de recibo de la del Proveedor al documento nueva ronda y del documento, y Nueva Ronda de PDC y ha decidido realizar envíe una nueva respuesta. una nueva ronda para obtener nuevas respuestas. IMPORTANTE: A pesar que las notificaciones proveen información básica sobre el estado de la entrega, es necesario revisar el documento en específico a través del portal iSupplier, para abrir y ver información adicional vinculada al documento. IMPORTANTE: El emisor de las notificaciones enviadas automáticamente por correo electrónico será “Oxy- Notificaciones”, no será un Comprador de Oxy en específico. Si usted no recibe la notificación en su cuenta de correos electrónicos, por favor verifique en sus carpetas de correos No deseados, basura o correos borrados, puede ser que la notificación haya sido filtrada por su compañía de servicios de Spam. Asegúrese de autorizar a “Oxy – Notificaciones” como un emisor valido a fin de evitar algún inconveniente con las notificaciones sucesoras. Los Usuarios de correos Yahoo y Hotmail quizás NO reciban todas las notificaciones correctamente. Si una notificación electrónica contiene un mensaje de error, contacte al Comprador de Oxy. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy.

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Version 3.0 Diciembre 5, 2013

8.3.1. MANEJAR UNA ENMIENDA DE UN DOCUMENTO DE PDC Oxy puede realizar una enmienda de un documento de PDC y solicitar que se re ejecute el acuse de recibo y envío de la respuesta. El documento de PDC enmendado se mostrará en la sección “Las Respuestas Activas y Provisorias”. Ingrese al portal para revisar el documento de PDC y realice la acción solicitada de manera que pueda ser considerado para la negociación.

( 1 ) La sección “Las Respuestas Activas y Provisorias” muestra la negociación que ha sido reformada con un icono de “Advertencia” al lado del Número de Respuesta y con un estado de la respuesta como Re-ejecución Requerida. ( 2 ) La sección “Invitaciones Abiertas de la Compañía” muestra el documento al cual se le ha hecho una enmienda. Identifique en número de negociación del documento y haga clic en el hipervínculo “Número de Negociación” para realizar un acuse de recibo. Se mostrará la pantalla “Resumen del Documento”. Sugerencia: El número de negociación para documentos rectificados está compuesta de su número de legado y el número de rectificación. Por ejemplo: XXXXX, 1 ; XXXXX, 2; etc.

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( 3 ) Seleccione la opción “Confirmar Enmiendas” en el menú desplegable “Acciones”, luego haga clic en el botón “Ir”.

( 4 ) Marque la casilla “He leído los términos y condiciones a continuación y reconozco la enmienda de la RFQ XXXX, X” para confirmar el acuse de recibo. Sugerencia: PDC (Pedido de Cotización) es equivalente a RFQ (Request for Quotation). ( 5 ) Lea la descripción de la enmienda para ver cuáles son las acciones solicitadas. ( 6 ) Haga clic en el botón “Reconocer”. Se mostrará un mensaje de confirmación.

( 7 ) Haga clic en el botón “Sí” para reconocer las enmiendas de la negociación y responder a la negociación. Luego se mostrará la pantalla “Crear Respuesta”. Para mayor información sobre cómo responder a una negociación, consulte la sección 6. – Crear Cotización

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Guía de Usuario – Cotizar un Pedido de Cotización (PDC) 8.4.

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DISCUSIONES EN LINEAS (SOLICITUD DE INFORMACIÓN, ACLARACIONES, ETC.)

La funcionalidad “Discusiones en Línea” se puede utilizar para pedir información extra, aclaraciones o proporcionar información adicional vinculada a un documento de PDC. Esta funcionalidad reemplaza cualquier comunicación por correo electrónico.

( 1 ) En el menú desplegable “Acción”, seleccione la opción “Discusión en Línea” y haga clic en el botón “Ir”. Se mostrará la siguiente pantalla.

( 1 ) Haga clic en el botón “Nuevo Mensaje” para crear un nuevo mensaje. Se mostrará la pantalla “Crear Nuevo Mensaje”. ( 2 ) Haga clic en el icono “Responder” para responder a un mensaje. Se mostrará la pantalla “Responder a Mensaje”. Sugerencia: Si es necesario, haga clic en el botón “Página Imprimible” para imprimir todos los mensajes o en el botón “Cancelar” para retornar a la Pantalla “Negociaciones”. En la Pantalla especifica a una discusión en línea, complete el mensaje e inserte adjuntos según sea necesario.

( 1 ) En el encabezado de la sección Discusión en Línea, el campo “Enviar a” mostrara “Occidental Oil and gas corporation or its affiliates”  Ingrese el titulo del mensaje en el campo “Tema”.  Ingrese el mensaje en el campo “Mensaje”. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy.

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IMPORTANTE: Si responde a un mensaje, el tema y cuerpo del mensaje mostrarán la información del mensaje previo, edite la información según sea necesario. ( 2 ) Según sea necesario, en la sección “Attachments” de la Discusión en Línea, agregue, suprima o actualice anexos (adjuntos, archivos, documentos, etc.)  Haga clic en el icono “Suprimir” para borrar un anexo.  Haga clic en el icono “Actualizar” para cambiar un anexo.  Haga clic en el botón “Agregar Anexos” para borrar un anexo.

( 1 ) En el menú “Agregar”, seleccione la opción Archivo de Desktop File/Text/URL. ( 2 ) En la sección “Información de Resumen de Anexo”, complete lo siguiente:  En el campo “Cargo”, ingrese el nombre del anexo.  En el campo “Descripción”, ingrese la descripción que resume el contenido del anexo.  El campo “Categoría” mostrara “Desde Proveedor” ( 3 ) En la sección “Definir Anexo”, seleccione el tipo de anexo aplicable:  Si el “Tipo” es “Archivo”, haga clic en el botón “Browse” para buscar y adjuntar un archivo.  Si el “Tipo” es “URL”, ingrese la dirección de URL en el campo “URL”.  Si el “Tipo” es “Texto”, ingrese el mensaje en el campo “Texto”. ( 4 ) Haga clic en el botón “Aplicar” para retornar al mensaje o haga click en el botón “Agregar Otro” para adjuntar otro anexo adicional en el misma Discusión en Línea.

( 1 ) Haga clic en el botón “Enviar”. El mensaje se mostrará en la sección “Mensajes”.

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( 1 ) Haga clic en el botón “Cancelar” para retornar a la pantalla de “Negociaciones”.

8.4.1. VER ANEXOS DE DISCUSIONES EN LINEAS ENVIADAS Si anexos son adjuntados a Discusiones en Línea, estos son solamente mostrados dentro de Discusión en Línea específica.

( 1 ) Busque and haga clic en el hipervínculo de la Discusión en Línea para acceder al mensaje completo y a los anexos si los hubiera.

( 1 ) Si anexos fueron adjuntos en la Discusión en Línea, ellos serán mostrado en la sección “Attachments” como hipervinculos. Haga clic en los hipervínculos para abrir los anexos. ( 2 ) La ventana “File Download” sera mostrada, haga click en el boton “Open” para ver el anexo o haga clic en el boton “Save” para guardar el anexo en su Computador.

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MANEJAR RESPUESTAS PROVISIONALES

Si ha creado una copia de la respuesta del documento de PDC en borrador, es posible abrir el borrador y continuar respondiendo al documento haciendo clic en el hipervínculo “Provisorios” en el panel “Quick Links” (Enlaces Rápidos) de la pestaña “Navegaciones”, como se explicó en la sección 8.1. – Navegar a través de la pestaña de Negociaciones.)

( 1 ) En la sección “Buscar”, ingrese el valor en cualquier de los distintos criterios de búsqueda y haga clic en el botón “Ir”. Se mostrará la tabla de “Respuestas Provisorias”. ( 2 ) En la tabla de “Respuestas Provisorias”, marque el radio botón, debajo de la columna “Seleccionar”, correspondiente al borrador que desea administrar. Esta tabla muestra las siguientes columnas claves. Columna Clave Bloqueado Por Fecha de bloqueo Respuesta Creada Por

Descripción Nombre del usuario trabajando en la respuesta provisoria. Fecha en la cual el usuario creó la respuesta. Nombre del usuario quien creó la respuesta provisoria

( 3 ) Una vez seleccionado el borrador que desea administrar, haga clic en uno de los siguientes botones de acción. Botón de Acción Responder por Planilla de Cálculo Suprimir Desbloquear Revisar y Ejecutar Actualizar Cancelar Solicitud

Funcionalidad Para responder al PDC importando una hoja de cálculo de Excel. Consulte la sección 8.2. - Cotizar por Planilla de Cálculo. Para eliminar una respuesta en borrador Para permitir que otro usuario del Proveedor (de su misma empresa) complete y envíe la respuesta Para revisar y enviar la respuesta en borrador Para agregar información adicional a una respuesta en borrador Para cancelar la respuesta provisoria

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ADMINISTRAR ENTREGABLES

Revise y administre los entregables vinculados con el documento de PDC haciendo clic en el hipervínculo “Entregables” en el panel “Quick Links” (Enlaces Rápidos) de la pestaña “Negociaciones”, como se explicó en la sección 8.1. – Navegar a través de la pestaña de Negociaciones.

(1)

(2) (3) (4)

Sugerencia: PDC (Pedido de Cotización) es equivalente a RFQ (Request for Quotation). En la sección “Buscar”, ingrese el valor correspondiente en cualquier de los distintos criterios de búsqueda (p.ej.: Nombre Entregable, Estado, Fecha Vencimiento Desde, etc.) o déjelos en blanco, y haga clic en el botón “Ir”. Se mostrará la tabla de “Entregables”. Vea los detalles del entregable haciendo clic en el hipervínculo del título apropiado, debajo de la columna “Nombre Entregable”. La columna “Fecha de Vencimiento” muestra la fecha límite para presentar los entregables. Sugerencia: Las notificaciones automáticas “Antes De” y “Con Retraso” están basadas en esta fecha. La columna “Estado” puede indicar los siguientes estados de los entregables. Estado Abierto Ejecutado

Rechazado

Finalizado Cancelado No se pudo Ejecutar

Descripción El entregable aún no se ha enviado. Se espera que la Parte Responsable tome acciones antes de la fecha límite. La documentación o información vinculada al entregable ha sido enviada/actualizada por la Parte Responsable. La documentación o información vinculada al entregable ha sido auditada por Oxy y se comprobó que es errada, incompleta o no es satisfactoria. Se espera que el Proveedor vuelva a enviar la documentación con las modificaciones necesarias para cumplir con los requisitos de Oxy. Estado Final – la documentación o información vinculada al entregable ha sido auditada satisfactoriamente por Oxy. No se requieren acciones adicionales de la Parte Responsable. Estado Final – Oxy ya no necesita el entregable. No se requieren acciones adicionales de la Parte Responsable Estado Final - la documentación o información vinculada al entregable ha sido auditada por Oxy pero no cumplen con los requisitos de Oxy. NO se espera que la Parte Responsable realice acciones adicionales.

( 5 ) La columna “Alerta”, muestra un ícono de “Advertencia” si ha vencido el plazo para los Entregables. ( 6 ) En la columna “Actualizar”, haga clic en el icono del “Lápiz” para cargar la documentación de los entregables.

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VER HISTORIAL DE RESPUESTAS

Si se han enviado múltiples cotizaciones en respuestas a un PDC, acceda y revise cada una de ellas usando la funcionalidad “Ver Historial de Cotizaciones”.

( 1 ) Haga clic en el hipervínculo “Número de Negociación” para acceder al Historial de Respuestas.

( 2 ) En el menú desplegable “Acciones”, seleccione la opción “Visualizar Historial de Cotizaciones” y haga clic en el botón “Ir”. Se mostrará la pantalla “Historial de Respuesta”.

( 3 ) La columna “Cotización” le permite acceder a la cotización haciendo clic en el hipervínculo respectivo “Número de Respuesta”. ( 4 ) La columna “Estado” indica los siguientes estados. Estado Activo Archivado

Descripción Respuesta actual enviada a Oxy Respuesta anterior enviada a Oxy. Respuestas archivadas no son consideradas para la negociación

( 5 ) De ser necesario, puede crear una respuesta adicional haciendo clic en el botón “Crear Cotización”.

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