Guía del Archivo Central de la Municipalidad de Carrillo

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Guía del Archivo Central de la Municipalidad de Carrillo

Material elaborado por: Gabriela Jiménez Alejandra Araya Lilliana Acuña para el curso Difusión de Archivos HA-2090 Bajo la guía del Profesor Luis fernando Jáen García Universidad de Costa Rica Mayo 2010

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contenido Introducción ......................................................................5 Datos informativos............................................................6 Marco filosófico ...............................................................7 Reseña histórica ......................................................7 Misión del archivo ................................................8 Objetivos .................................................................8 Funciones ................................................................8 Gestión y documentación ...................................12 Áreas del Archivo.............................................................14 Recursos tecnológicos del Archivo ....................14 Infraestructura .......................................................14 Fondo documental del Archivo Central de la Municpalidad de Carrillo......................................15 Servicios .............................................................................19 Instrumentos descriptivos .............................................20 Instrumentos de control .................................................20 Instrumentos de acceso ...................................................20

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Introducción

La presente guía es un instrumento de apoyo para nuestros usuarios, con el fin de que conozcan todos aquellos documentos que reflejan las actividades y funciones de la Municipalidad de Carrillo y que con el tiempo se convertirán en legado histórico para los ciudadanos de nuestra comunidad.

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datos informativos MUNICIPALIDAD DE CARRILLO http://www.municarrillo.go.cr/ Central Téfonica: 2688-8039 • 2688-8639 • 2688-8543 2688-5968 • 2688-5969 • 2688-5970 ext:101 Apartado: 5-5050 Filadelfia Guanacaste, Costa Rica. Dirección: 200 mts Norte del Parque Central de Filadelfia. Anexo N°2 frente a Agencia del BCR Atención al Público: Lunes a Jueves de 7:30 am a 4:00 pm y Viernes de 7:30 am a 3:00 pm.

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Marco Filosófico Reseña historica del Archivo Central de la Municipalidad de Carrillo

Este Archivo se consolida a partir del año 2008. Cuenta en la actualidad con un cuadro de clasificación organizacional, un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos; también se han realizado cursos-taller para los archivos de gestión, el inventario y la clasificación de 350 cajas tipo archivo, el acomodo de toda la documentación en cajas libres de acido para su conservación, y la adquisición de un espacio para el depósito de documentos y para la oficina del archivo central en donde se encuentran 300 cajas y 150 planos de permisos de construcción. En el año 2009 se realizaron transferencias de los departamentos de tesorería, catastro y alcaldía. Existe la normalización de siglas, control de correspondencia, control de préstamo de documentos dentro de los archivos de gestión, la implementación de los Cuadros de Clasificación en todos los

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archivos de Gestión. Cuenta además con un edificio de anexo localizado cerca del Palacio Municipal. Misión del Archivo

Brindar un servicio de información eficiente y oportuno al usuario interno y externo, aplicando las técnicas archivísticas de administrar, clasificar, seleccionar el conjunto de documentos que conforman el fondo documental de la Municipalidad en el ejercicio de sus funciones, con el fin de apoyar la gestión administrativa y conservar la documentación de valor científico-cultural. Objetivos

Reunir, ordenar, custodiar y facilitar el conjunto de documentos recibidos y producidos por la Municipalidad en el ejercicio de sus funciones. Brindar un servicio archivístico eficiente y oportuno al usuario interno y externo reuniendo, ordenando, custodiando y facilitando el conjunto de documentos recibidos y producidos por la Municipalidad en el ejercicio de sus funciones y que se conserven debidamente organizados, para su utilización en la gestión administrativa, la toma de decisiones, la entrega de información a los ciudadanos, la investigación y la cultura. Funciones

1.

Controlar que la documentación se conserve debidamente organizada, para su utilización en la gestión administrativa, la toma de decisiones, la entrega de información a los ciudadanos, la investigación y la cultura.

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2.

Velar por el oportuno y ágil trasiego de la correspondencia interna y externa.

3.

Reunir, clasificar, archivar y conservar la documentación administrativa e histórica de la institución.

4.

Centralizar todo el acervo documental de las dependencias de la institución de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.

5.

Elaborar y actualizar las tablas y plazos documentales.

6.

Facilitar la información solicitada por el usuario interno y externo.

7.

Expurgar y eliminar periódicamente los archivos que han perdido vigencia legal y administrativa, y no tienen valor histórico.

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8.

Normar los sistemas y procedimientos archivísticos en la institución.

9.

Definir políticas de remisión de documentos al archivo central.

1O. Velar por la custodia, seguridad, integridad y confiabilidad de la documentación que se custodia en el archivo central. 11. Aplicar y actualizar sistemas de localización de documentos eficaces. 12. Establecer y poner en funcionamiento sistemas y mecanismos de control para el recibo y entrega de documentos 13. Evacuar y tramitar consultas que formulen las diferentes unidades administrativas de la institución, con respecto a documentación institucional. 14. Promover y establecer técnicas y métodos de trabajo que permitan optimizar los rendimientos del personal técnico y administrativo asignado a la dependencia.

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15. Valorar, seleccionar y conservar el acervo documental en su contexto histórico, legal y administrativo, manteniendo así el principio de procedencia y evidenciando las relaciones originales de los documentos entre sí. 16. Mantener la autenticidad de los documentos durante su tratamiento archivístico, su conservación y su uso. 17. Procurar que el sistema de archivo de documentos municipal se ajuste a técnicas modernas, que faciliten la recuperación y almacenamiento de los mismos.

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Gestión y Documentación 1.

Controlar que la documentación se conserve debidamente organizada, para su utilización en la gestión administrativa, la toma de decisiones, la entrega de información a los ciudadanos, la investigación y la cultura.

2.

Velar por el oportuno y ágil trasiego de la correspondencia interna y externa.

3.

Reunir, clasificar, archivar y conservar la documentación administrativa e histórica de la institución.

4.

Centralizar todo el acervo documental de las dependencias de la institución.

5.

Facilitar la información solicitada por el usuario interno y externo.

6.

Definir políticas de remisión de documentos al archivo central.

7.

Velar por la custodia, seguridad, integridad y confiabilidad de la documentación que se custodia en el archivo central.

8.

Aplicar y actualizar sistemas de localización de documentos eficaces.

9.

Establecer y poner en funcionamiento sistemas y mecanismos de control para el recibo y entrega de documentos.

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10. Evacuar y tramitar consultas que formulen las diferentes unidades administrativas de la institución, con respecto a documentación institucional. 11. Promover y establecer técnicas y métodos de trabajo que permitan optimizar los rendimientos del personal técnico y administrativo asignado a la dependencia. 12. Valorar, seleccionar y conservar el acervo documental en su contexto histórico, legal y administrativo, manteniendo así el principio de procedencia y evidenciando las relaciones originales de los documentos entre sí. 13. Mantener la autenticidad de los documentos durante su tratamiento archivístico, su conservación y su uso. 14. Procurar que el sistema de archivo de documentos municipal se ajuste a técnicas modernas, que faciliten la recuperación y almacenamiento de los mismos.

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Áreas del archivo Se encuentra ubicado en el Edificio de la Municipalidad de Carrillo y cuenta con un anexo, ubicado frente a la agencia del BCR.

Recursos tecnológicos y materiales El archivo únicamente cuenta con computadora, un equipo multifuncional (escáner y fotocopiadora), estantería metálica, documentos custodiados en cajas de archivo libres de ácido y rotuladas debidamente. Infraestructura del archivo Salita de consulta, no posee acceso a discapacitados.

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Fondo Documental del Archivo Central de la Municipalidad de Carrillo El fondo documental lo componen todos los documentos generados producidos y recibidos por la Municipalidad en el ejercicio de sus funciones y actividades.

Subfondo

Los subfondos los conforman los documentos que se relacionan entre sí y que los producen los diferentes departamentos de la Municipalidad, estos documentos se agrupan en series documentales. Las series documentales tienen el mismo tipo documental y se refieren a un mismo asunto. Alcaldía Municipal: Fechas extremas: 1979-2010 Series documentales: Albun de diapositivas, manual de gestión, libros de empastes, informe catastral municipal, Correspondencia, expedientes de referencias, informe de labores, informe de actividades. Recursos Humanos: Fechas extremas: 1972-2010 Series documentales: Expedientes personal, convenciones colectivas de trabajo, correspondencia, expediente ahorro patronal, Contratos trabajo, concurso interno, certificaciones, planillas.

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Asesoría Legal: Fechas extremas: 1986-2010 Series documentales: Expedientes de demandas, expedientes sobre zona marítima terrestre, expediente usurpación de bienes de dominio público, expedientes de contrato obra terminada, expedientes de denuncia, expedientes de denuncia, expedientes del auditor, expedientes de auditoría, sentencias, copias de sentencias, edictos.

Catastro: Fechas extremas:1968-2010 Series documentales: Avaluos de construcción, declaración jurada de bienes inmuebles, escrituras, exoneraciones, ficha de información de campo, uso del suelo.

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Ingeniería Municipal: Fechas extremas:1972-2010: Series documentales: Expedientes de casos, expedientes de inspección, plan regulador urbano, expedidentes permisos de contrucción, plano visado. Zona Maritima: Fechas extremas:1965-2010 Series documentales: Concesiones y arrendamientos, expedientes de zona marítima. Planificación: Fechas extremas: 1992-2010 Series documentales: Convenios Financiero: Fechas extremas: 1979-2010 Series documentales: Preuspuesto ordinario, presupuestocorrespondencia, presupuesto extraordinario, liquidación presupuestaria. Tesorería. Fechas extremas:1987-2010 Series documentales: Comprobantes diarios de ingreso, control diario, cheques, copias de cheque. Constancias, constancias de bienes y muebles, expedientes de casos,comprobantes de concesiones,estados de cuenta, liquidaciones, mayor general ingresos, nóminas.

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Cobros Administrativo: Fechas extremas: 1986-2010 Series documentales: Arreglos de pago, expedientes de compras, cheques girados y no cobrados, avisos de cobro, pagos por caja chica, órdenes de compra, recibo de recolección, impuestos de bienes inmuebles, nóminas de pagos. Patentes: Fehas extremas: 1990-2010 Series documentales: Declaración juradas impuesto de patentes, expedientes de permisos, patentes, permisos de funcionamiento. Contabilidad: Fechas extremas: 1994-2010 Series documentales: Estados financieros, pagos y facturas

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Proveeduría: Fechas extremas:1987-2010 Series documentales: Expedientes, depósitos, contrataciones y compras, expedientes de compras, remesas, balances, órdenes de compra.

Servicios Acceso libre y gratuito a la consulta de documentos, consulta en sala u oficina, préstamo de documentos o expedientes, solicitud de préstamo por e-mail, consultas o búsquedas de información por teléfono o por e-mail, transferencias de documentos asesorías en el área de la Archivística y reproducción de documentos.

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Formación de usuarios: La formación de usuarios consiste en educar a los funcionarios de la Municipalidad de Carrillo, en conocer los documentos que producen, como controlar la explotación documental, conocer diferentes instrumentos utilizados por el Archivo Central como los cuadros de clasificación, normativas, leyes, además se instruye sobre la conservación documental.

Instrumentos Descriptivos

Son herramientas auxiliares que permiten un mejor acceso y confiabilidad de que la información se encuentra en el Archivo, cuadros de clasificación e inventarios, listas de remisión, valoraciones parciales.

Instrumentos de Control

El Archivo Central de la Municipalidad de Carrillo cuenta con boletas de préstamos de materiales y consulta

Instrumentos de Acceso

El fondo documental del Archivo Central de la Municipalidad de Carrillo dispone de diferentes instrumentos con los cuales se puede accesar la información de una manera precisa y exacta mediante los inventarios, listas de remisión.