Guía del usuario de los Vínculos Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web)
BusinessObjects Financial Consolidation 7.0 (10.5.1)
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Contenido Capítulo 1
Introducción
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Introducción.................................................................................................8 Documentos Excel.................................................................................8 Interfaz.........................................................................................................9 Capítulo 2
Instalar el Vínculo Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web) 11 Instalar el Vínculo Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web) de forma temporal......................................................................................12 Para instalar el Vínculo Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web) de forma temporal.....................................................................12 Instalar el Vínculo Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web) de forma permanente................................................................................13 Para instalar el Vínculo Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web) de forma permanente................................................................13 Desactivar el Vínculo Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web).........................................................................................................14 Para desactivar el Vínculo Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web).............................................................................14
Capítulo 3
Conectarse al servidor de BusinessObjects Finance
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Conectarse................................................................................................16 Cerrar sesión.............................................................................................16 Capítulo 4
Consultar los archivos de ayuda y la versión de la aplicación
17
Para acceder a la ayuda en línea..............................................................18 Para consultar la versión de la aplicación.................................................18
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Contenido
Capítulo 5
Conceptos clave en Microsoft Office Excel
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Referencias................................................................................................20 Conceptos clave...................................................................................20 Estilos de referencia.............................................................................20 Tipos de referencia...............................................................................21 Nombrar celdas....................................................................................22 Fórmulas....................................................................................................23 Fórmulas de Excel................................................................................24 Valores erróneos..................................................................................25 Gráficos.....................................................................................................26 Introducción al Asistente para gráficos................................................26 Capítulo 6
Documentos en Excel
29
Crear un documento..................................................................................30 Estructura de tabla...............................................................................30 Insertar dimensiones y agregar información........................................32 Insertar la matriz de datos....................................................................41 Formato................................................................................................42 Ejemplo: Para crear un documento en Excel.......................................42 Analizar datos en un documento...............................................................48 Actualizar datos....................................................................................49 Recuperar datos...................................................................................50 Introducir datos en un dossier de entrada a través de Excel....................50 Documento de introducción de datos o de exportación.......................51 Introducir datos mientras está conectado a Finance...........................51 Exportar datos......................................................................................52 Trabajar en modo multiusuario.............................................................53
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Contenido
Capítulo 7
Funciones avanzadas
55
Expresar funciones en celdas...................................................................56 Sintaxis.................................................................................................56 Copiar una fórmula a la matriz de datos....................................................58 Referencias incluidas en las funciones................................................58 Apéndice A
Obtener más ayuda
Índice
Guía del usuario de los Vínculos Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web)
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Contenido
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Guía del usuario de los Vínculos Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web)
Introducción
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Introducción Introducción
Introducción Puede utilizar el Vínculo Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web) para introducir datos o recuperarlos de una base de datos de Finance mientras trabaja en una interfaz similar a Microsoft Excel. Puede acceder a la base de datos de Finance para: • • •
Introducir sólo datos de dossier de entrada. Recuperar todos los datos. Recuperar los códigos y las descripciones de valores, filtros o características básicos.
Excel se utiliza para introducir o consultar gran cantidad de datos de Finance usando los documentos de Excel. Puede actualizar estos documentos posteriormente al establecer una nueva conexión a la base de datos.
Documentos Excel Un documento de Excel está compuesto por una tabla utilizada para escribir o recuperar una gran cantidad de información de la base de datos. Las distintas etapas operativas en el documento Excel son las siguientes: •
Recuperar datos: la recuperación de datos se efectúa consultando la base de datos y almacenando la información recuperada en el documento.
•
Introducir importes en dossiers de entrada: es posible introducir importes directamente en un dossier o exportarlos a un dossier desde un documento de Excel que ya contiene importes. Ello permite que las sedes introduzcan datos en los dossiers aunque Finance no se encuentre instalado en todas esas sedes.
Ilustración
Puede utilizar los documentos de Excel para introducir o recuperar datos de la siguiente forma:
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Introducción Interfaz
Interfaz Cuando instale el Vínculo Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web), aparecerá un menú llamado BusinessObjects Financial Consolidation Web en la barra de menús de Excel.
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Introducción Interfaz
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Instalar el Vínculo Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web)
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Instalar el Vínculo Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web) Instalar el Vínculo Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web) de forma temporal
Para obtener más información acerca de la instalación del Vínculo Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web), consulte el Manual de instalación.
Instalar el Vínculo Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web) de forma temporal La instalación del Vínculo Excel de manera temporal implica establecer un vínculo entre Finance y Excel siempre y cuando se trabaje con Excel. Una vez que salga de Excel, se desinstalará el menú.
Para instalar el Vínculo Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web) de forma temporal Nota:
Deberá realizar este procedimiento cada vez que desee instalar el Vínculo Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web) de forma temporal. Si lo desea, podrá instalarlo de manera permanente. 1. Inicie Excel. 2. Seleccione Archivo > Abrir. Aparecerá el cuadro de diálogo "Abrir". 3. En la carpeta de instalación de Finance, seleccione la macro CtExce lLinksWeb.xll. 4. Haga clic en Abrir Aparecerá el menú BusinessObjects Financial Consolidation Web.
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Instalar el Vínculo Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web) Instalar el Vínculo Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web) de forma permanente
Instalar el Vínculo Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web) de forma permanente Puede instalar el Vínculo Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web) de forma permanente. Para ello, utilice el cuadro de diálogo Complementos en Excel. Este cuadro de diálogo se utiliza para seleccionar la macro necesaria para instalar el Vínculo Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web) de forma permanente. Puede seleccionar esta macro para activar el Vínculo Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web) o cancelar la selección para desactivarlo de forma temporal. Sugerencia:
Para aprovechar al máximo la función de análisis dinámico, le recomendamos crear una fuente ODBC en una estación de trabajo cliente para conectarse a la base de datos de Finance. Si el nombre de la fuente ODBC de la estación de trabajo del cliente no coincide con el del servidor de aplicaciones, la estación de trabajo del cliente debe seleccionar una fuente de datos cada vez que se requiera un análisis dinámico. Para evitarlo, es necesario asegurarse de que los orígenes de datos de la ODBC y del servidor de aplicaciones tengan el mismo nombre. Para las bases de datos de Oracle, también deberá configurar la misma resolución para el nombre de servicio de Oracle en el servidor de aplicaciones y en el cliente. Nota:
Mientras se instala el complemento del Vínculo Excel de Finance o del Vínculo Excel de Finance Web, el comando Edición > Cancelar sólo estará disponible una vez.
Para instalar el Vínculo Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web) de forma permanente 1. Inicie Excel. 2. Seleccione Herramientas > Complementos. Aparecerá el cuadro de diálogo "Complementos".
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Instalar el Vínculo Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web) Desactivar el Vínculo Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web)
3. Haga clic en Examinar. Aparecerá el cuadro de diálogo "Examinar". 4. En la carpeta de instalación de Finance, seleccione la macro CtExce lLinksWeb.xll. 5. En el cuadro de diálogo"Complementos", marque la casilla Vínculo Excel de Finance Web y haga clic en Aceptar. Aparecerá el menú BusinessObjects Financial Consolidation Web.
Desactivar el Vínculo Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web) Puede desactivar el Vínculo Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web) incluso si está instalado de forma permanente. Nota:
Si el Vínculo Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web) se instaló de forma temporal, se desactivará cuando se cierre Excel.
Para desactivar el Vínculo Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web) 1. Inicie Excel. 2. Seleccione Herramientas > Complementos. Aparecerá el cuadro de diálogo "Complementos". 3. Cancele la selección de la casilla del Vínculo Excel de Finance Web y haga clic en Aceptar. Desaparecerá el menú BusinessObjects Financial Consolidation Web. Nota:
Para volver a activar el Vínculo Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web), debe marcar la casilla del Vínculo Excel de Finance Web del cuadro de diálogo Complementos.
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Conectarse al servidor de BusinessObjects Finance
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Conectarse al servidor de BusinessObjects Finance Conectarse
Conectarse Para acceder a todas las funciones del menú de Excel de BusinessObjects Financial Consolidation Web, debe conectarse a una base de datos de Finance. Puede conectarse a la base de datos seleccionando BusinessObjects Financial Consolidation Web > Conectar en la barra de menús de Excel. El cuadro de diálogo contiene dos campos. •
La clase Fuente de datos se utiliza para entrar en la URL.
•
En la clase Autenticación, especifique la conexión del usuario.
Nota:
La información acerca del estado de conexión está disponible en la barra de estado. Aquí se indica Conectado a [Nombre fuente de datos] [usuario de Finance].
Cerrar sesión Al seleccionar BusinessObjects Financial Consolidation Web > Desconectar, se eliminará el vínculo entre la base de datos Finance y el libro de Excel. Ya no podrá importar ni exportar datos.
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Consultar los archivos de ayuda y la versión de la aplicación
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Consultar los archivos de ayuda y la versión de la aplicación Para acceder a la ayuda en línea
Puede utilizar el comando BusinessObjects Financial Consolidation Web para acceder: •
A los archivos de ayuda, los cuales brindan información acerca del uso de la aplicación.
•
La versión de la aplicación.
Para acceder a la ayuda en línea •
Seleccione BusinessObjects Financial Consolidation Web > Ayuda.
Se abrirá la ventana "Ayuda en pantalla".
Para consultar la versión de la aplicación •
Seleccione BusinessObjects Financial Consolidation Web > Acerca de BusinessObjects Financial Consolidation Web.
Aparecerá la ventana"Acerca de" Esta ventana muestra la versión de la aplicación.
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Conceptos clave en Microsoft Office Excel
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Conceptos clave en Microsoft Office Excel Referencias
Referencias Para obtener el mejor resultado del Vínculo Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web), deberá conocer ciertas funciones de Excel. Esta sección describe lo siguiente: • • • •
La sintaxis utilizada para hacer referencia a las celdas en las cuales se visualizarán los datos. Cómo se escriben las fórmulas. Las tablas utilizadas para ilustrar los datos. Hojas de cálculo.
Conceptos clave Las definiciones de esta sección son útiles para obtener un buen resultado del Vínculo Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web).
Hojas de cálculo Una hoja de cálculo es el documento principal utilizado en Microsoft Excel para editar y almacenar datos. Una hoja de cálculo contiene celdas dispuestas en filas y columnas y forma parte de un libro.
Libros Un libro es un grupo de hojas de cálculo en las cuales se pueden editar y almacenar datos.
Estilos de referencia Excel utiliza el estilo de referencia F1C1 para ubicar las celdas en un hoja de cálculo. A fin de verificar la compatibilidad con las aplicaciones de Lotus, Excel le permite utilizar también el estilo A1 que denomina las columnas con letras y las filas con números.
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Conceptos clave en Microsoft Office Excel Referencias
Estilo de referencia F1C1
Estilo de referencia A1
Puede elegir el estilo de referencia que desea en el cuadro de diálogo Opciones.
Para seleccionar el estilo de referencia Nota:
Por defecto, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1. 1. En Excel, seleccione Herramientas > Opciones. Aparecerá el cuadro de diálogo "Opciones". 2. En la ficha General, marque la opción Estilo de referencia F1C1 si desea que el modelo de referencia F1C1 sea el estilo predeterminado.
Tipos de referencia Existen tres tipos de referencias: •
Referencias absolutas: se refieren a las celdas cuyas referencias no se modifican cuando se copian y pegan en otras celdas. Por ejemplo, F2C3 se refiere a la celda ubicada en la intersección de la fila 2 y la columna 3.
•
Referencias relativas: se refieren a diferentes celdas de acuerdo con la posición de la celda actual. Por ejemplo, FC[1] se refiere a una celda que se ubica en la misma fila, pero una columna a la derecha de la celda actual.
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Conceptos clave en Microsoft Office Excel Referencias
•
Referencia
F1C1
A1
Absoluta
=F2C3
=$C$2
Relativa
=FC[1]
=C2
Referencias mixtas: se refieren a las celdas que contienen una referencia absoluta para la columna y una referencia relativa para la fila (ver ejemplo [1] de la tabla que aparece a continuación) o viceversa (ver ejemplo [2] de la tabla que aparece a continuación). Referencia
F1C1
A1
(1)
=F[1]C3
=$c2
(2)
=F2C[2]
=c$2
Nombrar celdas En Microsoft Excel, se pueden elegir nombres descriptivos para las celdas. Se puede asignar nombre a cualquier celda o rango de celdas. Ello le permite recordar y referirse con facilidad a una celda o rango de celdas en diferentes hojas de cálculo del mismo libro. Puede recopilar una lista completa de nombres correspondientes a una hoja de cálculo o un libro.
Para nombrar una celda o un rango de celdas Nota:
Una vez que la celda tiene un nombre asignado, puede referirse a sus contenidos dentro de otra celda con sólo introducir su nombre. 1. Seleccione la celda. 2. Seleccione Insertar > Nombre > Definir Aparecerá el cuadro de diálogo "Definir nombre". 3. Escriba el nombre de la celda o del rango de celdas. 4. Haga clic en Aceptar.
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Conceptos clave en Microsoft Office Excel Fórmulas
El nombre de la celda o del rango de celdas aparecerá en el casillero de Nombres que se sitúa a la izquierda de la barra de fórmulas.
Para recopilar una lista de nombres de celdas 1. Seleccione una celda en un área con dos columnas vacías en la cual desee pegar la lista de nombres. 2. Seleccione Insertar > Nombre > Pegar. Aparecerá el cuadro de diálogo "Pegar nombre". 3. Haga clic en Pegar lista.
Fórmulas Las fórmulas se usan para realizar operaciones tales como sumas, multiplicaciones o comparaciones de valores en las hojas de cálculo. Se pueden utilizar cuando se quiere introducir valores para un cálculo en hojas de cálculo. Una fórmula puede estar formada por: • • • • •
operadores referencias de celda valores funciones de hojas de cálculo nombres
Para introducir una fórmula en una celda, debe introducir una combinación de los componentes mencionados anteriormente en la barra de fórmulas. Sugerencia:
Cuando crea una fórmula que contiene referencias a otras celdas, ésta tendrá el mismo formato numérico que la primera celda a la cual haga referencia. Para desplazarse dentro de una fórmula usando las telas de flechas, pulse F2 para visualizar Modificar a la izquierda de la barra de estado y luego utilice las teclas de flechas. Al expresar una fórmula, deberá escribir el nombre de la fórmula en minúsculas. Cuando pulse Intro, el nombre se revisará y se convertirá en letras mayúsculas si resulta validado.
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Conceptos clave en Microsoft Office Excel Fórmulas
Nota:
Si copia y pega una fórmula que contiene referencias relativas, éstas se referirán a distintas celdas de acuerdo con la posición de la fórmula pegada. Si corta y pega una fórmula, sus referencias relativas no se modificarán. Sugerencia:
Utilice el botón para sumar los números en una fila o columna rápidamente. Puede usar este botón para calcular un total final a partir de varios subtotales.
Fórmulas de Excel Puede aplicar la cantidad de fórmulas que desee a los datos. Éstas pueden incluir operaciones aritméticas, comparaciones, texto, referencias u operadores booleanos y funciones de hojas de cálculo. En la siguiente tabla, se detallan los operadores utilizados con mayor frecuencia: Expresar fórmula
Resultado
=F1C1+F2C1+F3C1 Total de F1C1, F2C1 y F3C1. =SUTotal de F1C1, F2C1 y F3C1. MA(F1C1:F3C1) =ABS(F1C1+F2C1)- Valor absoluto de la suma de F1C1 y F2C1, menos valor de F3C1 F3C1. =SI(F1C1 Gráfico. Aparecerá el cuadro de diálogo del "Asistente para gráficos - paso 1 al 4". 3. Seleccione el tipo de gráfico que desea insertar y haga clic en Siguiente.
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Conceptos clave en Microsoft Office Excel Gráficos
A continuación, aparecerá el cuadro de diálogo del "Asistente para gráficos - paso 2 de 4". 4. Seleccione las celdas que proporcionan los datos al gráfico y haga clic en Siguiente. A continuación, aparecerá el cuadro de diálogo del "Asistente para gráficos - paso 3 de 4". 5. Seleccione las opciones del gráfico y haga clic en Siguiente. A continuación, aparecerá el cuadro de diálogo del "Asistente para gráficos - paso 4 de 4". 6. Especifique dónde desea colocar el gráfico y haga clic en Finalizar. El gráfico que usted ha definido se insertará. Nota:
•
•
Un gráfico sólo puede mostrarse de manera correcta si las celdas que contienen datos no se encuentran ocultas o agrupadas. Por lo tanto, debería asegurarse que ello no ocurra ajustando correctamente el contorno, el ancho de la fila o la altura de la columna. Si cambia algunos datos de las celdas de origen, el gráfico se modificará de acuerdo con ello.
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Conceptos clave en Microsoft Office Excel Gráficos
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Documentos en Excel
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Documentos en Excel Crear un documento
Crear un documento Existen varias formas de crear un documento. El enfoque descrito en esta sección contiene cuatro pasos: • • • •
definir la estructura de la tabla antes de crear el documento de Excel. insertar dimensiones e introducir información: para hacer esto, utilice el asistente para Insertar valores de dimensión. insertar la matriz de datos. Esta operación se realiza con la ayuda del asistente Definir tabla. dar formato a la tabla y usar los datos recuperados (actualizar los datos, realizar cálculos, crear gráficos, etc.).
Estructura de tabla Debe crear una estructura de tabla antes de crear un documento en Excel para introducir o recuperar datos. Sugerencia:
Le recomendamos que visualice la hoja de cálculo de Excel en modo F1C1 para facilitar la introducción de datos en las celdas. Normalmente, una tabla se divide en 4 secciones distintas:
Nota:
El primer asistente, Insertar valores de dimensión administra las primeras tres secciones de la tabla, por ejemplo, el encabezado, las columnas y las
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Guía del usuario de los Vínculos Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web)
Documentos en Excel Crear un documento
filas. El segundo asistente, Definir tabla, se utiliza para administrar la matriz de datos. Le recomendamos que dé formato al documento de la siguiente forma: No obstante, los usuarios particulares tendrán sus propias preferencias de formato. •
El encabezado del documento contiene información vinculada con todo el documento, incluidos: • •
•
El encabezado de la columna contiene información acerca de los contenidos de una fila, incluidos: • •
•
detalles de inicialización el idioma de visualización: código, descripción, etc.
El encabezado de la columna contiene información acerca de los contenidos de una fila, incluidos: • •
•
fórmulas de inicialización el idioma de visualización: código, descripción, etc.
detalles de inicialización el idioma de visualización: código, descripción, etc.
La matriz de datos contiene los datos seleccionados por los valores establecidos en las otras tres secciones de la tabla.
Nota:
Consulte la documentación de Microsoft Excel para obtener más información acerca de la creación de una tabla en una hoja de cálculo (bordes, marcos, etc.). Ejemplo:Encabezado del documento
Si la dimensión Cuenta se inicia al seleccionar Ventas en el encabezado del documento, se asignará ese valor a todos los datos que aparecen en el documento.
Temas relacionados
•
Conceptos clave en Microsoft Office Excel en la página 19
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Documentos en Excel Crear un documento
Insertar dimensiones y agregar información Al crear un documento, el paso más importante es insertar dimensiones. Cada dato tiene un ID único que depende de los valores seleccionados para cada dimensión.
Introducción al asistente Insertar valores de dimensión Existen cuatro pasos para insertar dimensiones. El asistente Insertar valores de dimensión lo guía a través de los cuatro pasos.
Figura 6-1: BusinessObjects Financial Consolidation Web > Definir el documento > Insertar valores de dimensión
•
El primer paso consiste en seleccionar la fuente de datos. Una vez realizado esto, se visualizarán en lista de dimensiones sólo aquellas dimensiones que pertenecen al origen seleccionado. Nota:
Para crear un documento de introducción de datos, debe seleccionar la fuente de datos de los datos del dossier de entrada.
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Documentos en Excel Crear un documento
•
El segundo paso incluye la selección de una dimensión de la lista disponible. Una vez realizado esto, debe determinar un valor para la dimensión en el cuadro de texto del asistente Selección.
•
Durante el tercer paso, los valores de dimensión se pueden inicializar en las celdas de tres formas distintas: •
Un único valor de dimensión. El valor se identifica con un código, una descripción abreviada y una descripción larga. La inicialización de una dimensión con un valor implica asignarle un único valor elemental desde la lista de valores elementales existentes.
•
Varios valores de dimensión. Esta opción inicia la dimensión utilizando más de un valor elemental.
•
Un filtro de dimensión. El filtro se identifica con un código, una descripción abreviada y una descripción larga. Se asigna un grupo de valores a la dimensión cuando se inicializa usando un filtro.
Según el método de selección elegido, aparecerá un cuadro de diálogo que le permite seleccionar los valores o filtros. Por ejemplo:
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Documentos en Excel Crear un documento
Figura 6-2: BusinessObjects Financial Consolidation Web > Definir el documento > Insertar valores de dimensión, botón del cuadro Selección
Nota:
Los valores se agrupan en fichas. Una ficha contiene un máximo determinado de 25 valores. El número de valores que se visualiza en una ficha se puede cambiar en la lista desplegable Número de elementos por página. •
Todos los valores de dimensión. Esta opción inicia la dimensión usando todos los valores elementales existentes. Este método se puede aplicar a todas las dimensiones del dossier de entrada, las fuentes de datos consolidadas o preconsolidadas, con excepción de las siguientes: Categoría, Ejercicio, Divisa de consolidación, Versión y Perímetro.
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Documentos en Excel Crear un documento
Este método también puede aplicarse a las siguientes dimensiones en la fuente de datos de conciliaciones Intergrupo: Comprador, Vendedor, Regla de conciliación y Bloque de conciliación. •
Ningún valor. Esta opción inicia la dimensión que utiliza valores que no se han definido. Sólo puede aplicarse a dimensiones no obligatorias.
•
Una característica de la dimensión.
La casilla Agregado le permite indicar si los importes deben totalizar en el documento o no cuando se inicia la dimensión usando todos los valores, un filtro o una característica. La casilla Insertar valores le permite definir los valores que se insertarán en varias filas y columnas (en el caso de haber seleccionado varios valores). •
El último paso incluye la selección de un código, una descripción breve y una larga de la dimensión que se insertará en el documento en la casilla Idioma de visualización. Éstas se insertarán en la fila o columna, según la opción seleccionada previamente.
Debe repetir estos pasos cada vez que desee insertar una dimensión. Ejemplo:Seleccionar una fuente de datos
Para crear un documento para recuperar tasas de conversión, seleccione la fuente de datos de la Tasa de conversión. El asistente desplegará una lista de dimensiones que corresponden a ese origen, incluidos el período, la versión, la divisa, el tipo y la unidad de informes.
Ejemplo:Establecer un valor de dimensión.
La dimensión Cuenta se ha seleccionado en el encabezado de la fila. El primer elemento de esta fila de dimensión Cuenta se puede iniciar usando, por ejemplo, el valor elemental AA20 costos de puesta en marcha. Luego este valor será asignado a todos los importes que aparezcan en la fila correspondiente a este elemento.
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Documentos en Excel Crear un documento
A=AA20
Costos de puesta en marcha
100
250
Ejemplo:Usar un único valor de dimensión elemental
La unidad de informes U01 es un valor elemental en la dimensión de Unidad de informes.
Ejemplo:Usar un filtro de dimensión
El filtro FIL01 reúne las unidades de informes que pertenecen a la actividad [X].
Ejemplo:Ejemplo agregado usando Todos los valores
Elección de las dimensiones La elección de la dimensión depende del tipo de documento, por ejemplo: si está diseñando un documento de introducción de datos o de recuperación de datos.
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Documentos en Excel Crear un documento
Elección de dimensiones para los documentos de introducción de datos Debe seleccionar la fuente de datos del dossier de entrada. Las dimensiones de Naturaleza, Cuenta, Movimiento y Período deben introducirse en el documento para cada importe que se deba introducir. Las dimensiones de Divisa, Ejercicio, Unidad de informes y Categoría deben introducirse automáticamente cuando se abre el dossier de entrada. Ejemplo:
En el documento a continuación, las dimensiones Naturaleza y Período se han seleccionado en el encabezado del documento y los pares Cuenta y Movimiento se han introducido en los encabezados de fila y columna.
1. Eje del documento: Período, Naturaleza 2. Eje de la fila: Cuenta 3. Eje de la columna: Movimiento
Elección de dimensiones para los documentos de recuperación de datos. Estos dependen de la fuente de datos seleccionada. Sólo se mostrarán las dimensiones que pertenezcan al origen. Las dimensiones obligatorias para la recuperación de importes también varían de acuerdo con la fuente. Si faltan determinadas dimensiones, se aplicarán las siguientes reglas:
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Documentos en Excel Crear un documento
•
Si falta una dimensión principal para un importe, se incluirá en el total de dimensiones que faltan.
•
Si falta una dimensión de análisis, los análisis realizados utilizando esta dimensión no aparecerán en la pantalla.
Ejemplo:Dimensiones obligatorias
Para recuperar datos de un dossier de entrada y preconsolidados, debe seleccionar las dimensiones de Ejercicio y Categoría. Para recuperar datos consolidados, debe además determinar los valores para las dimensiones de perímetro, versión y divisa de consolidación.
Ejemplo:Perder una dimensión principal de un importe
Se ha almacenado en la base de datos un presupuesto mensual resumido utilizando la dimensión Período. Si este presupuesto se recupera en una tabla, pero falta la dimensión Período, se recuperará un presupuesto mensual total para todos los períodos.
Ejemplo:Perder una dimensión de análisis
La cifra de Ventas de grupo analizadas por país se han almacenado en la base de datos. Si la dimensión País no aparece en la tabla, sólo se recuperará el total introducido de Ventas de grupo.
Ejemplo:Documento de recuperación de datos
El documento que aparece a continuación contiene los importes del dossier de entrada PHASE1-U01-98.12:
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Documentos en Excel Crear un documento
Figura 6-3: ID del dossier de entrada
Para inicializar una dimensión con un valor elemental 1. Seleccione la celda en la hoja de cálculo que utilizará para inicializar la dimensión. Nota:
La celda seleccionada estará ubicada en el encabezado del documento, de la columna o de la fila según el eje de inicialización elegido para la dimensión. 2. Seleccione BusinessObjects Financial Consolidation Web > Definir el documento > Insertar valores de dimensión. Aparecerá el asistente para "Insertar valores de dimensión". 3. Seleccione una fuente de datos. 4. SeleccioneUn único valor, a continuación, seleccione: • El valor. • Dónde se insertarán los valores: fila o columna. • El idioma de visualización. 5. Haga clic en Insertar.
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Documentos en Excel Crear un documento
Para inicializar una dimensión con un filtro 1. Seleccione la celda en la hoja de cálculo que utilizará para inicializar la dimensión. 2. Seleccione BusinessObjects Financial Consolidation Web > Definir el documento > Insertar valores de dimensión. Aparecerá el asistente para "Insertar valores de dimensión". 3. Seleccione una fuente de datos. 4. Seleccione Filtrar, a continuación, seleccione: • Un valor. • La opción Agregado si desea que los importes se sumen. • Dónde se insertarán los valores: fila o columna. • El idioma de visualización. 5. Haga clic en Insertar.
Para inicializar una dimensión con una característica 1. Seleccione la celda en la hoja de cálculo que utilizará para inicializar la dimensión. 2. Seleccione BusinessObjects Financial Consolidation Web > Definir el documento > Insertar valores de dimensión. Aparecerá el asistente para "Insertar valores de dimensión". 3. Seleccione una fuente de datos. 4. Seleccione la característica y luego seleccione: • El valor. • La opción Agregado si desea que los importes se sumen. • Dónde se insertarán los valores: fila o columna. • El idioma de visualización. 5. Haga clic en Insertar.
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Guía del usuario de los Vínculos Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web)
Documentos en Excel Crear un documento
Insertar la matriz de datos La matriz de datos se puede insertar en la tabla usando el asistente Definir tabla.
Introducción al asistente Definir tabla Este asistente le permite definir la matriz de datos en tres pasos: •
La casilla Dimensiones le permite especificar los tres ejes del documento de acuerdo a la estructura de la tabla definida. Esto incluye la selección de un rango de celdas que se deben incluir en el documento, los encabezados de la fila y columna.
•
El cuadro Datos le permite seleccionar la fuente de datos.
•
La casilla Objetivo le permite especificar si el documento se utilizará o no para la entrada o recuperación de datos.
Ejemplo:
Si desea crear un documento de introducción de datos, debe seleccionar datos de dossier de entrada - fuente de datos locales.
Temas relacionados
•
Estructura de tabla en la página 30
Para definir la matriz de datos 1. Seleccione BusinessObjects Financial Consolidation Web > Definir el documento > Definir el cuadro. Aparecerá el asistente para "Definir tablas". 2. En la hoja de cálculo de Excel, seleccione el rango de celdas que se utilizará para el encabezado del documento. 3. En el cuadro Dimensiones del asistente, haga clic en Se establecerá el rango de celdas para el encabezado del documento.
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Documentos en Excel Crear un documento
4. 5. 6. 7.
Repita esta operación con los encabezados de la columna y de la fila. En el cuadro Datos del asistente, seleccione el origen de los datos. Seleccione Captura o Consulta. Haga clic en Insertar.
Formato Una vez que se han introducido los importes en la tabla, si lo desea, puede mejorar el diseño del documento.
Mejorar el diseño del documento Existen muchas opciones de formato disponibles para tablas que le serán útiles para crear un diseño más práctico, incluso la utilización de los bordes y marcos de las celdas, celdas ocultas o protegidas en modo sólo lectura. Temas relacionados
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Conceptos clave en Microsoft Office Excel en la página 19
Ejemplo: Para crear un documento en Excel En el ejemplo que aparece a continuación, los datos del paquete de BusinessObjects Financial Consolidation se utilizan para crear un informe de Excel. El objetivo es recuperar la cifra de Ventas para una unidad de informes y analizarla por socio usando varios movimientos. 1. Abra Excel y seleccione BusinessObjects Financial Consolidation Web > Conexión. Aparecerá el cuadro de diálogo "Inicio de aplicación". 2. Seleccione las opciones de conexión pertinentes. 3. Haga clic en Aceptar. 4. Seleccione BusinessObjects Financial Consolidation Web > Definir el documento > Insertar valores de dimensión. Aparecerá el asistente para "Insertar valores de dimensión".
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Documentos en Excel Crear un documento
5. En la hoja de cálculo de Excel, seleccione la celda F1C1. 6. En el asistente, seleccione el origen de los datos para los Datos del dossier de entrada. 7. En la lista de dimensiones disponible, seleccione la dimensiónCategoría y luego el método de selecciónUn único valor seguido de la categoría que contiene los datos. 8. En el cuadro Insertar valores, seleccione En n filas. En el cuadro Idioma de visualización, seleccione Descripción larga.
9. Haga clic en Insertar. 10. En la hoja de cálculo de Excel, seleccione la celda F2C1. 11. En el asistente, seleccione la dimensión Ejercicio, el método de selección Un único valor y el ejercicio 2001.04. 12. Haga clic en Insertar. 13. En la hoja de cálculo de Excel, seleccione la celda F3C1. 14. En el asistente, seleccione la dimensión Ejercicio, el método de selección Un único valor y el ejercicio U001. 15. Haga clic en Insertar.
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Documentos en Excel Crear un documento
16. En la hoja de cálculo de Excel, seleccione la celda F4C1. 17. En el asistente, seleccione la dimensión Cuenta, el método de selección Un único valor y cuenta YR111. 18. Haga clic en Insertar. 19. En la hoja de cálculo de Excel, seleccione la celda F9C1. 20. En el asistente, seleccione la dimensión Socio1, el método de selección Varios valores y las unidades de informes U001,U002,U003,U004,U005. 21. Haga clic en Insertar. Obtendrá el siguiente resultado:
22. En la hoja de cálculo de Excel, seleccione la celda F7C3. 23. En el asistente, seleccione la dimensión Movimiento, el método de selección Varios valores y los movimientos F00,F20, F30 y F99. 24. En la sección "Insertar valores", seleccione En n columnas. (En la sección "Idioma de visualización" mantenga seleccionada la opción Descripción larga). 25. Haga clic en Insertar y, a continuación, en Cerrar.
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Documentos en Excel Crear un documento
Esto producirá el siguiente resultado:
26. Seleccione BusinessObjects Financial Consolidation Web > Definir el documento > Definir el cuadro. Aparecerá el asistente para "Definir tablas". 27. En la hoja de cálculo de Excel, seleccione el rango de celdas que se utilizarán para las dimensiones Cuenta, Unidad de informe, Ejercicio y Categoría. Nota:
Sólo debe seleccionar las celdas en las que se ubican las dimensiones, no las celdas en las que contiene un idioma de visualización.
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Documentos en Excel Crear un documento
28.
En el asistente, haga clic en , ubicado a la derecha de la fila llamada Documento: en el cuadro Dimensiones. El rango de celdas que contiene las dimensiones se insertará en el cuadro Dimensiones.
29. En la hoja de cálculo de Excel, seleccione el rango de celdas que contiene las unidades de informes del socio. 30. Haga clic en para insertarlas en el encabezado de la fila. 31. Haga lo mismo con el rango de celdas que contiene los movimientos que se insertarán en el encabezado de la columna. 32. En el cuadro Datos, seleccione Datos del dossier de entrada - Datos locales. El asistente para "Definir tabla" debe completarse de la siguiente forma:
33. Seleccione Consulta y, a continuación, haga clic enInsertar. Los importes con valor 0 se introducirán en la hoja de cálculo de Excel. 34. Haga clic en Cerrar. 35. Seleccione BusinessObjects Financial Consolidation Web > Modo autónomo > Importar > En la hoja. La hoja de cálculo de Excel se actualizará utilizando los datos del dossier de entrada de la unidad de informes U001.
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Documentos en Excel Crear un documento
Para obtener datos de otras unidades de informes, simplemente escriba U002 en lugar de U001 y luego seleccione BusinessObjects Financial Consolidation Web > Modo autónomo > Importar > En la hoja. Se actualizarán los datos de la unidad de informes U002. Si lo necesita, puede mejorar el diseño del documento. Puede ocultar las columnas o filas que contengan códigos de dimensión, fusionar las celdas que contengan descripciones largas y dar formato a la tabla. Si lo necesita, también puede agregar un título. Esto producirá el siguiente resultado:
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Documentos en Excel Analizar datos en un documento
Temas relacionados
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Conectarse en la página 16 Conceptos clave en Microsoft Office Excel en la página 19
Analizar datos en un documento Cuando usa el Vínculo Excel para recuperar datos, éste importará los importes desde la base de datos y luego los integrará en la hoja de cálculo de Excel. Cada vez que desee actualizar estos importes, deberá importarlos nuevamente. Ello se debe a que no existe un intercambio permanente entre la base de datos y el documento en Excel. Si cambia los importes de su base de datos, éstos no se actualizarán automáticamente en el documento.
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Documentos en Excel Analizar datos en un documento
Por lo tanto, deberá importar datos al documento de Excel de manera periódica.
Actualizar datos Puede actualizar los importes en: • • •
Un rango de celdas. Una hoja de cálculo. Un libro.
Si se produce un error mientras actualiza los importes, aparecerá un mensaje de error en la celda correspondiente. Si el importe no existe en la base de datos, por consiguiente la celda de Excel estará vacía. Si el valor del importe es 0, aparecerá un número cero en la celda de Excel.
Para actualizar datos en un rango de celdas 1. Seleccione el rango de celdas que contiene los importes que desea actualizar. 2. Seleccione BusinessObjects Financial Consolidation Web > Modo autónomo > Importar > En el campo de celdas. Se actualizarán los datos del rango de celdas seleccionado.
Para actualizar importes en una hoja de cálculo 1. Seleccione la hoja de cálculo que contenga los importes que desea actualizar. 2. Seleccione BusinessObjects Financial Consolidation Web > Modo autónomo > Importar > En la hoja. Se actualizarán los datos del rango de celdas seleccionado.
Para actualizar importes en un libro 1. Seleccione el libro que contenga los importes que desea actualizar. 2. Seleccione BusinessObjects Financial Consolidation Web > Modo autónomo > Importar > En la carpeta.
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Documentos en Excel Introducir datos en un dossier de entrada a través de Excel
Se actualizarán los datos del rango de celdas seleccionado.
Recuperar datos Puede recuperar importes de la base de datos utilizando la función de recuperación de datos GetCtData. Los importes recuperados de la base de datos se mostrarán en la sintaxis GetCtData como se indica a continuación: = GetCtData (Argument 1;Argument 2;Argument 3;...;Data)
Para realizar estimaciones de presupuestos o pronósticos, puede introducir nuevos importes en las celdas. Al seleccionar BusinessObjects Financial Consolidation Web > Modo autónomo > Importar > En la hoja, los importes de la base de datos reemplazarán todos los que haya introducido. Nota:
Cuando se introducen importes utilizando la función GetCtData, los importes de la base de datos no se modificarán. No obstante, puede guardar los importes que ha introducido en el documento de Excel. Para recuperar importes de la base de datos, deberá repetir el procedimiento que se describe anteriormente. Una fórmula de Finance que utiliza un indicador específico sin ningún importe mostrará un cero cuando los datos se importan a Excel, cuando los datos se exportan de Excel y cuando se introducen datos mientras se encuentra conectado a la base de datos. Esto significa que puede crear hojas de cálculo de Excel con fórmulas que incluyen celdas que contengan fórmulas de Finance. Anteriormente, cuando la fórmula de Finance no arrojaba ningún importe, ocurrían problemas cuando estas celdas se incluían en otras fórmulas.
Introducir datos en un dossier de entrada a través de Excel Puede introducir datos en un dossier de entrada a través de Excel según se indica a continuación: •
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Introduzca los datos mientras está conectado (en línea):
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Documentos en Excel Introducir datos en un dossier de entrada a través de Excel
Utilizando Excel como punto de partida, conéctese a Finance e introduzca en Excel los importes que se integrarán directamente en el dossier de entrada. Se obtiene el mismo resultado que si hubiese introducido los datos en el dossier de entrada a través de Finance. Se ejecutarán las fórmulas del referencial. Nota:
Es posible que varios usuarios puedan trabajar en un dossier de entrada determinado de manera simultánea. •
Conéctese y exporte datos (desconectado): En primer lugar, introduzca datos en Excel sin conectarse. Luego, conéctese y exporte los importes al dossier de entrada correspondiente. Precaución:
Cuando se conecte a Finance y abra un dossier de entrada para introducir datos a través de Excel, todos los importes del documento de Excel serán reemplazados por los de la base de datos. Temas relacionados
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Trabajar en modo multiusuario en la página 53
Documento de introducción de datos o de exportación En los documentos de introducción de datos o de exportación, las dimensiones obligatorias son las siguientes: Cuenta, Movimiento, Naturaleza, Período y, si fuese necesario, las dimensiones de análisis correspondientes. Si el referencial lo autoriza a realizar cambios en los importes del documento, entonces puede hacer los ajustes necesarios. Las siguientes constituyen dimensiones opcionales: Categoría, Ejercicio, Unidad de informes y Divisa. Si no se han especificado estas dimensiones en el documento, el sistema predeterminará que sean idénticas a aquéllas del dossier de entrada actual.
Introducir datos mientras está conectado a Finance Puede introducir datos en un dossier de entrada a través de Excel según se indica a continuación:
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Documentos en Excel Introducir datos en un dossier de entrada a través de Excel
•
Seleccione Captura conectada > Abrir un dossier de entrada y luego seleccione el dossier que desea abrir de la lista de dossiers disponibles. Nota:
Cuando lo abra, verá un mensaje que le advierte que los datos de Excel serán reemplazados por los datos de la base de datos. •
Introduzca datos en Excel y aplique las fórmulas de Creación de categorías.
•
Guarde los datos seleccionando Captura conectada > Guardar y cierre el dossier de entrada seleccionandoCaptura conectada > Cerrar. Los datos de la base de datos sólo se modificarán cuando guarde los datos en el dossier. Sugerencia:
Si no existe un importe para el par Cuenta/Movimiento en la base de datos, la celda en el documento de Excel estará vacía y no en cero. Si el valor del importe en la base de datos es 0, aparecerá un número cero en la celda de Excel. •
Puede actualizar los datos seleccionando Captura conectada > Actualizar datos. Este comando se utiliza para aplicar fórmulas del referencial y para recuperar los importes de base de datos.
Exportar datos Podrá exportar datos de: • • •
Un rango de celdas. Una hoja de cálculo. Un libro.
Puede exportar datos a un dossier de entrada de la siguiente forma: • • • •
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Decida qué datos desea exportar y haga clic en Modo autónomo > Exportar. Seleccione y abra el dossier de entrada deseado. Los datos de la hoja de cálculo de Excel se exportarán a ese dossier de entrada. Guarde y cierre el dossier de entrada.
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Documentos en Excel Introducir datos en un dossier de entrada a través de Excel
Trabajar en modo multiusuario Es posible que varios usuarios puedan trabajar en un dossier de entrada determinado de manera simultánea. Para que puedan hacerlo, primero debe marcar la opción Autorizar la entrada de datos simultánea para varios usuarios del paquete que se encuentra en la ficha Generación de informes del cuadro de diálogo Opciones generales de BusinessObjects Financial Consolidation. Importes considerados en la base de datos
Si dos usuarios introducen diferentes importes para un mismo indicador, se considerará el importe introducido y guardado en último lugar. Sincronizar datos
Cuando guarda el dossier de entrada, puede seleccionar los datos introducidos y guardados por los otros usuarios conectados de manera concurrente. La actualización de datos le permitirá ver solamente los datos que está introduciendo. Introducir datos en modo exclusivo (modo monousuario).
Cuando abre un dossier de entrada después de que se han efectuado cambios en el referencial, aparecerá un mensaje que le permitirá abrir el dossier de entrada en modo exclusivo para incluir esos cambios. Esto significa que ningún otro usuario podrá abrir el mismo dossier de entrada. Nota:
Este modo se denomina exclusivo. En BusinessObjects Financial Consolidation, puede conectarse también en modo exclusivo para realizar otras operaciones.
Para monitorear los usuarios conectados Es posible visualizar la lista de usuarios conectados. Utilizando la información de la lista, podrá enviarles un mensaje estándar pidiéndoles que se desconecten.
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Documentos en Excel Introducir datos en un dossier de entrada a través de Excel
•
Seleccione BusinessObjects Financial Consolidation Web > Modo autónomo > Entrada de datos conectada > Usuarios.
Aparecerá el cuadro de diálogo que muestra todos los usuarios conectados. Sugerencia:
El icono que se encuentra en el extremo superior derecho del cuadro de diálogo se utiliza para enviar mensajes estándar a los usuarios que se hayan seleccionado en la lista.
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Funciones avanzadas
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Funciones avanzadas Expresar funciones en celdas
Expresar funciones en celdas Una vez que haya iniciado los ejes de su documento de Excel con los valores de dimensiones exigidos, podrá hacer lo siguiente: • •
Introducir importes en Excel e integrarlos dentro del dossier de entrada. Recuperar importes de la base de datos.
Estas tareas se realizan a través de las funciones de recuperación o introducción de datos. Aparecen expresados en las celdas de la matriz de datos.
Sintaxis Una función de introducción de datos tiene la siguiente sintaxis: PutCtData("Data source";"Property";"Dimension1=[dim1]"; "Dimen sion2=[dim2]";"Cell1";"...";"#Last existing value")
Nota:
La última configuración no es obligatoria. Es introducida automáticamente por el último valor de datos. Una función de recuperación de datos tiene la siguiente sintaxis: GetCtData("Data source";"Property";"initialization"; "initiali zation";"Cell1";"…";"#Last existing value")
Nota:
La última configuración no es obligatoria. Es introducida automáticamente por el último valor de datos. Los argumentos de estas funciones identifican los datos de una manera única utilizando los valores tomados para cada dimensión. Los argumentos pueden referirse a: • •
Celdas iniciadas en ejes de columnas, filas y documentos. Contenido de las celdas.
En las celdas de recuperación de datos (Obtener) y de introducción de datos (Poner) del Vínculo Excel de BusinessObjects Financial Consolidation (Web), puede: • •
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Referirse a una celda en una fórmula de recuperación de datos. Utilizar una fórmula Excel que utilice fórmulas de recuperación de datos.
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Funciones avanzadas Expresar funciones en celdas
• •
Referirse a una celda en una fórmula de introducción de datos. Utilizar una fórmula Excel que utilice fórmulas de introducción de datos.
Ejemplo:Función de introducción de datos PutCtData("PKAMOUNT";"AMOUNT";"ACCOUNT=CA01"; "ENTITY=U01";"B12";"…";"#3.14159")
Ejemplo:Función de recuperación de datos GetCtData("PKAMOUNT";"AMOUNT";"ACCOUNT=CA01"; "ENTITY=U01";"B12";"…";"#3.14159")GetCtData("PKAMOUNT"; "AMOUNT";"ACCOUNT=CA01"; "ENTITY sum TOUS"; "B12";"…";"#3.14159")GetCtData("PKAMOUNT";"AMOUNT"; "ACCOUNT=CA01"; "ENTITY sum (COUNTRY=FR)";"B12";"…"; "#3.14159")GetCtData("PKAMOUNT";"AMOUNT";"ACCOUNT=CA01"; "FORM FORMULE45;B12";"…";"#3.14159")
Ejemplo:Celdas referentes al argumento inicializadas en los ejes GetCtData("PK-AMOUNT";"AMOUNT";L2C3:L3C3;...)
Ejemplo:Contenidos de las celdas referentes al argumento GetCtData("PK-AMOUNT";"AMOUNT"; "ACCOUNT=CA01";...)
Ejemplo:Referirse a una celda en una fórmula de recuperación de datos GetCtData("PK-AMOUNT";"AMOUNT"; $A$3:$A$6;$A12:$A12;C$8:C$8;$F$6)
Cuando F6 es una celda que contiene un importe.
Ejemplo:Usar una fórmula de Excel que utiliza fórmulas de recuperación de datos IF(GetCtData("PK-AMOUNT";"AMOUNT";$A$3:$A$6;$A10:$A10;C$8:C$8) GetCtData("PK-AMOUNT";"AMOUNT"; $A$3:$A$6;$A11:$A11;C$8:C$8); GetCtData("PK-AMOUNT";"AMOUNT";$A$3:$A$6;$A11:$A11;C$8:C$8); GetCtData("PK-AMOUNT";"AMOUNT"; $A$3:$A$6;$A10:$A10;C$8:C$8))
En este caso, si la fórmula 1 de recuperación de datos es inferior a la fórmula 2, se mostrará la fórmula 2. De lo contrario, se verá la fórmula 1.
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Funciones avanzadas Copiar una fórmula a la matriz de datos
Ejemplo:Referirse a una celda en una fórmula de introducción de datos PutCtData("PK-AMOUNT"; "AMOUNT"; $A$1:$A$4;$B9:$B9;C$7:C$7;$F$12)
Cuando F12 es una celda que contiene un importe.
Ejemplo:Usar una fórmula de Excel que utiliza fórmulas de introducción de datos. SUM(PutCtData("PK-AMOUNT";"AMOUNT"; $A$1:$A$4;$B8:$B8;C$7:$C7);PutCtData("PK-AMOUNT";"AMOUNT"; $A$1:$A$4;$B9:$B9;C$7:$C7))
El resultado de la fórmula de Excel es la suma de las dos celdas.
Copiar una fórmula a la matriz de datos Una vez que insertada la función GetCtData o PutCtData en una celda, puede copiar y pegarla en otras celdas en la matriz de datos si es necesario. Es decir, que no es necesario expresar la función para cada una de las celdas. No obstante, debería asegurarse de que los argumentos de la función contengan referencias válidas.
Referencias incluidas en las funciones En las funciones GetCtData y PutCtDatalos argumentos pueden referirse a los siguientes tipos de celdas:
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•
Celdas iniciadas con valores de dimensiones en el eje del documento: estas referencias deben ser absolutas para funciones copiadas y pegadas en la matriz de datos.
•
Celdas iniciadas con valores de dimensiones en el eje de la fila: estas referencias deben ser absolutas para funciones copiadas y pegadas en la misma fila pero relativas respecto de las funciones de las columnas.
•
Celdas iniciadas con valores de dimensiones en el eje de la columna: estas referencias deben ser absolutas para funciones copiadas y pegadas en la misma columna pero relativas respecto de las funciones de las filas.
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Funciones avanzadas Copiar una fórmula a la matriz de datos
De acuerdo con el eje, las referencias de las celdas contenidas en funciones pueden, por lo tanto, ser: •
Absolutas respecto de argumentos que se refieren a celdas iniciadas con valores de dimensiones en el eje del documento.
•
Mixtas respecto de argumentos que se refieren a celdas iniciadas con valores de dimensiones en los ejes de la fila y la columna.
En el estilo de referencias F1C1, todas las referencias de las celdas que se realicen utilizando la Paleta de fórmulas son relativas. Las referencias relativas son referencias que aluden a diferentes celdas de acuerdo con la posición de la fórmula. Ejemplo:Referencia absoluta
En el estilo de referencia F1C1, F3C4 constituye una referencia absoluta a una celda que se ubica en la intersección de la fila 3 y la columna 4.
Ejemplo:Referencia mixta
En el estilo de referencia F1C1, las referencias mixtas pueden ser las siguientes: F1C[-2] se refiere a una celda ubicada en la fila 1 y la columna 2 a la izquierda de la celda actual. R[3]C4 se refiere a la celda ubicada 3 filas abajo de la celda actual y en la columna 4.
Ejemplo:Copiar y pegar tipos de referencias
El ejemplo que figura a continuación ilustra los varios tipos de referencias contenidos en una fórmula y el resultado obtenido después de copiarla y pegarla. La funciónPutCtData(F2C3:F3C3;F3C;FC2) se escribe en la celda F6C6. Luego se copia a la celda F8C7.
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Funciones avanzadas Copiar una fórmula a la matriz de datos
Temas relacionados
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Conceptos clave en Microsoft Office Excel en la página 19
Para cambiar un tipo de referencia 1. Seleccione la ceda que contenga el tipo de referencia que desea cambiar. 2. En la barra de fórmulas, seleccione la referencia que será modificada. 3. Pulse F4 para alternar entre los distintos tipos de referencia hasta obtener el tipo deseado. Cada vez que pulse F4, el tipo de referencia cambiará de la siguiente manera: referencia relativa, referencia absoluta, referencia a fila absoluta/referencia a columna relativa y referencia a fila relativa/referencia a columna absoluta. 4. Pulse Intro.
Para copiar una fórmula 1. Seleccione la celda que contiene la fórmula que desea copiar. 2. Para copiar la celda seleccionada, puede hacer lo siguiente: • Seleccione Edición > Copiar. • Escriba Ctrl+C. • Haga clic en . 3. Seleccione el rango de celdas dentro del cual desea pegar la fórmula. 4. SeleccioneEdición > Pegado especial. Aparecerá el cuadro de diálogo "Pegado especial". 5. Seleccione Fórmulas en la sección "Pegar" y Ninguna en la sección "Operación". 6. Haga clic en Aceptar. La fórmula aparecerá en el rango de celdas seleccionado.
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Biblioteca de documentación en línea
Business Objects ofrece un conjunto de documentación completo que trata todos los productos y su despliegue. La biblioteca de documentación en línea tiene la versión más actualizada de la documentación de los productos de Business Objects. Puede examinar el contenido de la biblioteca, realizar búsquedas de texto completo, consultar manuales en línea y descargar versiones PDF. La biblioteca se actualiza periódicamente con contenido nuevo a medida que está disponible. Para acceder a la biblioteca de documentación en línea, visite http://help.sap.com/ y haga clic en Business Objects en la parte superior de la página. Recursos adicionales para el desarrollador
https://boc.sdn.sap.com/developer/library/ Asistencia en línea al cliente
El sitio Web de asistencia al cliente de Business Objects contiene información sobre los programas y servicios de asistencia al cliente También incluye vínculos a un amplio abanico de información técnica que incluye artículos de conocimiento, descargas y foros de soporte. http://www.businessobjects.com/support/ ¿Busca la mejor solución de implementación para su empresa?
Los asesores de Business Objects le pueden acompañar desde la fase inicial de análisis hasta la entrega de su proyecto de implementación. Contamos con expertos en bases de datos relacionales y multidimensionales, conectividad, herramientas de diseño de base de datos, tecnología de incrustación personalizada y mucho más. Para obtener más información, póngase en contacto con su oficina de ventas local o póngase en contacto con nosotros en: http://www.businessobjects.com/services/consulting/
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¿Busca opciones de formación?
Desde la formación tradicional en aulas hasta seminarios de e-learning específicos, podemos ofrecer un paquete de formación que se ajuste a sus necesidades y su estilo preferido de aprendizaje. Puede encontrar más información en el sitio Web de formación de Business Objects: http://www.businessobjects.com/services/training Envíenos su opinión
¿Tiene alguna sugerencia para que mejoremos nuestra documentación? ¿Le ha gustado algo en especial o ha encontrado algo particularmente útil? Envíenos sus comentarios e intentaremos incluir sus sugerencias en la próxima versión de nuestra documentación. mailto:
[email protected] Nota:
Si su comentario se refiere a un producto de Business Objects y no a la documentación, póngase en contacto con los expertos del sitio Web de asistencia al cliente. Para obtener más información sobre la asistencia al cliente, visite: http://www.businessobjects.com/support/.
Información sobre productos de Business Objects
Para obtener información sobre la gama completa de los productos de Business Objects, visite: http://www.businessobjects.com.
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Índice C celdas asignar nombre 22 copiar fórmulas, Excel 60 crear gráficos, Excel 26
Excel (continúa) tipos de referencias, cambiar 60
F fórmulas copiar 60 Excel, enunciar 24
D
I
dimensiones inicializar con un filtro 40 inicializar con un valor elemental 39 inicializar, con una característica 40
inicializar dimensiones, con un filtro 40 dimensiones, con un valor elemental 39 dimensiones, con una característica 40
E
T
Excel celdas, asignar nombre 22 estilo de referencia, seleccionar 21 fórmulas 24 fórmulas, copiar 60 gráficos, crear 26 lista de nombres de celdas, mostrar 23
tablas definir matrices de datos 41
V Vínculo Excel tablas, definir 41
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Índice
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