Guía de usuario SAP BusinessObjects Intercompany Versión del documento: 10.0 Support Package 17 – 2016-05-02

Manual del usuario de SAP BusinessObjects Intercompany

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Contenido

1

Novedades en el Manual del usuario de SAP BusinessObjects Intercompany. . . . . . . . . . . . . . . . . 7

2

Introducción a SAP BusinessObjects Intercompany. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

2.1

Introducción a la documentación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

2.2

Si surge un problema. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

3

Información de la interfaz general. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

3.1

Idiomas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12 Para seleccionar el idioma de la aplicación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12

3.2

Guardar cambios en la base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

3.3

Fichas de la interfaz de Intercompany. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

3.4

Navegación en cuadros de lista. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

3.5

Árbol de navegación de la página de balances. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

4

Tareas generales de los usuarios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

4.1

Iniciar sesión en la aplicación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Para iniciar sesión en la aplicación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

4.2

Cambiar la información del usuario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

4.3

Filtros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Filtros de la página de balances. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Filtrado de objetos mediante la función de búsqueda. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

5

El proceso de conciliación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

5.1

Conciliaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Conciliar declaraciones en divisa de grupo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21

5.2

Iniciar el proceso de conciliación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

5.3

Páginas de balances. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Página detalle por socios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24 Página Detalle por cuentas principales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Página de detalle de divisas de transacción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Página Detalle por cuentas filiales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

5.4

Crear y abrir declaraciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Para seleccionar una compañía declarante. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Para seleccionar un período. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Para crear o abrir una fila de declaraciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

5.5

Introducir importes en declaraciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Restablecimientos de cuentas de diario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Adjuntar un comentario estándar a una declaración. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

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Adjuntar un archivo a una declaración. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Introducir un comentario para una declaración. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Comunicarse con el asociado mediante estados y acciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Restablecer y eliminar declaraciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 5.6

Actualización de los datos de Financial Information Management desde Intercompany . . . . . . . . . . . . . 35

5.7

Congelar una declaración de unidad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Para congelar las declaraciones de una unidad y todos sus socios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Para congelar o descongelar un vínculo entre una unidad y un único socio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Para congelar o descongelar las declaraciones de una unidad respecto a todos sus socios . . . . . . . . 38

5.8

Introducir importes de factura. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Para introducir una factura. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Actualizaciones de factura. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Comentarios de factura. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Comentarios estándar de factura. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42 Adjuntar un archivo a una factura. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43 Agrupación de facturas y de conciliación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

5.9

Seguir el progreso mediante correo electrónico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

5.10

Importes sobre balances y facturas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50

Para comenzar o dejar de recibir mensajes electrónicos detallados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49 Visualizar informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Contenido del informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Para eliminar un informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 5.11

Exportar datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Para habilitar los filtros de datos para exportaciones de facturas y declaraciones. . . . . . . . . . . . . . . 54 Exportar declaraciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Exportar declaraciones a SAP BusinessObjects Financial Consolidation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Exportar facturas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Exportar diarios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

5.12

Estados de balances y acciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Lista de estados de balances disponibles y acciones correspondientes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Conciliaciones sin límite de conciliación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Conciliaciones con límites de declaración. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Apertura de nuevo de declaraciones conciliadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

5.13

El dashboard. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Exportar el dashboard. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65 Enviar un mensaje de correo electrónico a los usuarios de la empresa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

6

Administración de la aplicación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

6.1

Bases de datos de Intercompany. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Administración de conexiones de bases de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Definir la estructura de la base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

6.2

Importar facturas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .138

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3

Sustituir o totalizar declaraciones de facturas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 Para importar facturas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 Procesamiento paralelo al importar archivos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140 6.3

Métodos de cálculo de la conciliación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 Para crear una nueva regla de combinación de conciliación de facturas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

6.4

Iniciar y detener el proceso de conciliación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143 Para iniciar el proceso de conciliación en forma manual. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144 Para detener el proceso de conciliación en forma manual. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144 Para configurar fechas de inicio y de finalización para el proceso de reconciliación . . . . . . . . . . . . . 144

6.5

Abrir y cerrar períodos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145 Para abrir un período. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145 Para abrir todos los períodos a la vez. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146 Para cerrar un período. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .146 Para cerrar todos los períodos a la vez. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

6.6

Ejecución del proceso de conciliación forzada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .146 Para ejecutar el proceso de conciliación forzada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147 Para restaurar datos después de ejecutar el proceso de conciliación forzada. . . . . . . . . . . . . . . . . 148 Para consultar los archivos de registro tras ejecutar el proceso de conciliación forzada. . . . . . . . . . 148

6.7

Exportar importes de declaraciones a SAP BusinessObjects Financial Consolidation. . . . . . . . . . . . . . 149

6.8

Congelar y descongelar declaraciones de unidades. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 Autorización de la congelación de declaraciones de empresas no conciliadas . . . . . . . . . . . . . . . . 149 Autorización a los usuarios para congelar las empresas con saldos no reconciliados. . . . . . . . . . . . 150 Congelar declaraciones de unidades al final del proceso de conciliación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

6.9

Configuración de agrupaciones de facturas y de conciliación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152 Crear declaraciones importando o creando facturas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .152 Reglas de factura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

6.10

Purgar declaraciones y facturas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159 Para purgar simultáneamente declaraciones y facturas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159 Para purgar facturas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160 Para purgar declaraciones y facturas para todos los períodos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

6.11

Eliminar facturas por unidad, cuenta matriz o filial. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160 Para eliminar facturas por unidad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 Para eliminar facturas por cuenta matriz. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 Para eliminar facturas por cuenta filial. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

6.12

Plantillas para la importación y exportación de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .162 Listas de plantillas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .163 Plantillas de cuenta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 Plantillas de relaciones de cuentas de diario/cuentas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167 Plantillas de grupo de cuentas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167 Plantillas de declaraciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 Modelos de importación de unidades. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

4

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Plantillas del grupo de compañías. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175 Plantillas de divisa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176 Plantillas de factura. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179 Plantillas de exportación de diario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .182 Plantillas de usuario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183 Plantillas de relaciones de usuarios/grupos de usuarios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186 Plantillas de grupo de usuarios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187 Plantillas de relaciones de la unidad/grupo de usuarios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187 Plantillas de cuenta de diario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188 Tamaños de campo para modelos de facturas y declaraciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188 6.13

El texto de la página de inicio de sesión de la aplicación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190 Para mostrar texto de página de conexión personalizado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190

6.14

Mensajes de correo electrónico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191 Correo electrónico general. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191 Mensajes de correo electrónico detallados automáticos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192 Mensajes de correo electrónico de resumen automáticos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194 Control de entrega del correo electrónico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

6.15

Propiedades de estado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 Símbolos y descripciones de estado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 Para configurar las propiedades de estado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

6.16

Tipo de cálculo de la diferencia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202 Para definir el tipo de cálculo de la diferencia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

6.17

Categorías. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203 Para definir la categoría. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

6.18

Período de entrada de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203 Para definir el período de entrada de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

6.19

ID de auditoría. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .204 Para definir el ID de auditoría. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204

6.20

Movimientos por defecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204 Para configurar un movimiento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204

6.21

Administración de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205 Informes de declaración. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205 Informes de facturas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .207 Informes adicionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209 Activar tipos de informe y columnas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221 Formatos de informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221 Estilos de interfaz de informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .222 Para eliminar informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

6.22

Visualización de la interfaz de las declaraciones y facturas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223 Para definir la visualización de la interfaz de columnas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224

6.23

Decimales en declaraciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

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5

Para almacenar decimales en la base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225 6.24

Archivar declaraciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225 Para archivar declaraciones por período. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226 Para restaurar declaraciones archivadas por período. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .226

6.25

Símbolos del separador de millares. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226 Para activar el símbolo de separador de millares. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

6.26

Acceso a información detallada de la empresa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228 Para permitir acceso a todos los usuarios a la información detallada de la empresa . . . . . . . . . . . . 228

7

6

Glosario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .229

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1

Novedades en el Manual del usuario de SAP BusinessObjects Intercompany

Vínculos a información acerca de las funciones nuevas y los cambios en la documentación de SAP BusinessObjects Intercompany.

Novedades en SAP BusinessObjects Intercompany 10.0 Paquete de compatibilidad 11 (octubre de 2013) Tabla 1: Novedades

Vínculo a más información

Los socios ahora pueden añadir comentarios en las facturas.

Comentarios de factura [página 40]

Hay una nueva opción disponible en la Configuración de factura para permitir los comentarios del socio.

Crear declaraciones importando o creando facturas [página 152]

Si esta opción está habilitada, una nueva columna del informe, Comentario modificado por última vez por , se convierte en disponible para el informe Facturas sin conciliar y sin asignar, todos los campos. En la columna se especifica quién ha modi­ ficado el comentario por última vez: el socio o la empresa. Hay una nueva opción disponible, Conciliar automáticamente empresas marcadas como "No forman parte del intragrupo", en la página Configuración de reconciliación forzada, que le permite conciliar automáticamente importes de balance con las empresas designadas como no válidas para todas las em­ presas.

Establecimiento del proceso de conciliación forzada [página 120]

Hay una nueva propiedad, Entidad que no forma parte del intragrupo, disponible en la página de propiedades de la em­ presa. Si esta opción está habilitada, cada declaración intro­ ducida contra esta empresa se concilia de forma automática.

Propiedades de compañías [página 84]

Nota Esa propiedad solo está disponible si la opción de adminis­ tración Conciliar automáticamente empresas marcadas como "No forman parte del intragrupo" está habilitada. Recordar selecciones especificadas anteriormente en las pá­ Hay una opción nueva, Recordar las últimas selecciones del usuario en las páginas de importación, disponible en la página ginas de importación [página 134] Configuración de importación/exportación. Si esta opción está habilitada, se guardan las últimas selecciones que haya lle­ vado a cabo en las páginas de la factura o del importe de ba­ lance y se rellenan automáticamente para la próxima vez que lleve a cabo una importación.

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7

Novedades en SAP BusinessObjects Intercompany 10.0 Paquete de compatibilidad 06 (febrero de 2012) Tabla 2: Novedades

Vínculo a más información

Información añadida a la documentación en los perfiles nue­

Funciones por perfil de usuario [página 89]

vos siguientes: ●

Administrador de la aplicación

●

Administrador de usuarios

Se puede facilitar a todos los usuarios acceso de solo lectura a la información detallada de la empresa.

Acceso a información detallada de la empresa [página 228]

Los separadores de millares se pueden activar tanto en las pá­ Símbolos del separador de millares [página 226] ginas de importación como de exportación.

Novedades en SAP BusinessObjects Intercompany 10.0 Paquete de compatibilidad 02 (abril de 2011) Tabla 3: Novedades

Vínculo a más información

Se ha añadido un tema nuevo sobre los tamaños del campo del modelo de la documentación.

Tamaños de campo para modelos de facturas y declaraciones [página 188]

Información añadida a la documentación acerca de la opción Dividir por mil los importes exportados.

Para configurar los parámetros de SAP BusinessObjects Fi­ nancial Consolidation [página 69]

Novedades en SAP BusinessObjects Intercompany 10.0 Paquete de compatibilidad 01 (febrero de 2011) Tabla 4: Novedades

Vínculo a más información

Se ha agregado la opción Permitir la exportación de balances no congelados de la empresa.

Exportar importes de declaraciones a SAP BusinessObjects Financial Consolidation [página 149]

En

Para configurar los parámetros de SAP BusinessObjects Fi­ nancial Consolidation [página 69]

Administración

Configuración

Configuración de

SAP BusinessObjects Financial Consolidation , se ha cam­ biado el nombre de la opción Código de moneda de transacción por Código de dimensión de moneda de transacción

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Novedades

Vínculo a más información

Se ha cambiado el nombre de los siguientes estilos de in­ forme:

Estilos de interfaz de informe [página 222]

●

"Normal" ha pasado a ser Parámetros de informe

●

"Títulos" ha pasado a ser Encabezados de columna

●

"Primera fila" ha pasado a ser Filas agregadas

●

"Segunda fila" ahora es Filas detalladas

Algunas columnas de información de los archivos de importa­ ción de usuarios y cuentas deben usar los términos en inglés.

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Archivos para importar usuarios y cuentas [página 123]

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9

2

Introducción a SAP BusinessObjects Intercompany

SAP BusinessObjects Intercompany es una aplicación web que permite administrar el proceso de conciliación.

En la aplicación, las conciliaciones se manejan de la siguiente manera: ● Las conciliaciones entre iguales se administran en tiempo real. La oficina central no valida conciliaciones entre iguales, sino que en el proceso de conciliación de declaraciones intervienen sólo las unidades que efectúan las transacciones. ● Se efectúan ajustes cuando es necesario. ● La oficina central garantiza la integridad del proceso de conciliación, y ejerce de árbitro si no se solucionan las diferencias. ● Los importes se integran en los paquetes de conciliación. El proceso de conciliación funciona del modo siguiente: ● El administrador prepara el proceso de conciliación configurando la base de datos y las conexiones. A continuación, comienza el proceso. ● Los usuarios de todos los perfiles se conectan a la aplicación para efectuar tareas específicas en el proceso de conciliación. ● Al final del proceso de conciliación, el administrador o el administrador de la aplicación ejecuta una conciliación forzada y congela las declaraciones. ● Después, los usuarios exportan los diarios e importes de las declaraciones.

2.1

Introducción a la documentación

La documentación del usuario brinda información general y detallada sobre la aplicación. Hay seis tipos de usuario predeterminados en Intercompany: ● El administrador puede realizar todas las funciones de Intercompany. ● El administrador de la aplicación tiene los mismos derechos que el administrador, salvo la capacidad de configurar bases de datos y gestionar usuarios y grupos de usuarios. ● El administrador de usuarios es el responsable de gestionar usuarios y grupos de usuarios. ● Los usuarios interactivos agregan, modifican y eliminan declaraciones y facturas, efectúan asociaciones de facturas, importan y exportan declaraciones y facturas, crean importes y congelan unidades.

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● Los usuarios avanzados supervisan el progreso de las unidades dentro de su ámbito de responsabilidad. Además, los usuarios avanzados pueden exportar declaraciones y facturas, generar informes, congelar y descongelar unidades. ● Los usuarios de consulta examinan datos y supervisan el progreso de las declaraciones. Asimismo, los usuarios de consulta pueden exportar declaraciones y facturas, y generar informes.

Información relacionada Perfiles de usuario [página 88]

2.2

Si surge un problema

Si en la documentación no se proporcionan las respuestas que necesita, informe al administrador de SAP BusinessObjects Intercompany. Este corresponsal agrupa las preguntas y las tramita al departamento de asistencia de software de SAP Business Objects. Antes de que el administrador de SAP BusinessObjects Intercompany se ponga en contacto con la asistencia al cliente de SAP, deben conocer la siguiente información: ● La versión de software instalada en la estación de trabajo. ● El entorno de sistema que se utiliza, por ejemplo Web, Citrix o Windows. ● El tipo y la versión de base de datos, por ejemplo, Oracle o Microsoft SQL Server ● Los sistemas operativos de las estaciones de trabajo cliente y servidor. ● La conexión de red, por ejemplo RNIS, WAN o LAN, y cualquier otro componente de software que se utilice, por ejemplo Internet Explorer, IIS o Apache. ● El contenido exacto de los mensajes que se mostraron en pantalla al suceder el error. ● Una descripción de lo sucedido y la acción emprendida en ese momento. ● Cómo se intentó solucionar el problema. No dude en proporcionar al corresponsal capturas de pantalla, informes, mensajes de error o cuanto haga falta para ayudar a solucionar el problema.

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11

3

Información de la interfaz general

La aplicación ofrece accesos directos y vínculos para poderse mover con facilidad y rapidez por las páginas y fichas.

3.1

Idiomas

Los usuarios seleccionan un idioma predeterminado que afecta a todos los componentes de texto de las páginas de Internet, por ejemplo fichas, comandos, ventanas y ayuda en línea, así como todos los nombres y las descripciones que se almacenan en la base de datos.

3.1.1 Para seleccionar el idioma de la aplicación Procedimiento 1. Haga clic en el vínculo de Idioma. Aparece el cuadro de diálogo Idioma. 2. Haga clic en el idioma que desea aplicar. Se cierra el cuadro de diálogo y se cambia el texto de la página web al idioma seleccionado.

3.2

Guardar cambios en la base de datos

Después de crear un objeto, el botón Actualizar sustituye al botón Crear y se usa para guardar los cambios que se realicen, como: ● cambios hechos en un objeto ● declaraciones introducidas

3.3

Fichas de la interfaz de Intercompany

La interfaz se compone de las fichas siguientes, que se corresponden con las funciones principales de la aplicación:

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● Balances, para todos los usuarios, que contiene las páginas de balances y facturas ● Importar/Exportar, para que los administradores, el administrador de la aplicación y los usuarios interactivos busquen plantillas de importación y exportación e informes para personalizarlos y ejecutarlos. ● Informes, para que todos los usuarios puedan ir a generar informes ● Administración contiene características gestionadas por los administradores y la configuración de Su perfil para los usuarios.

3.4

Navegación en cuadros de lista

En las listas de selección, los siguientes iconos permiten: Tabla 5: Regresar a la primera página Regresar a la página anterior Ir a la página siguiente Ir a la última página

3.5

Árbol de navegación de la página de balances

En las opciones de Su perfil, puede activar las páginas y las listas de Balances, un árbol a través del cual puede navegar por las facturas y los balances de las empresas, por las cuentas y por las divisas de transacción. El árbol muestra de un vistazo el estado de conciliación de una cuenta o una divisa y la diferencia de grupo.

Navegación por la lista de balances Al seleccionar un elemento del árbol de la ficha Lista de balances, se muestra la página de balances correspondiente. Por ejemplo: ● Detalle por socios ● Detalle por cuentas matrices ● Detalle por divisas de transacción ● Detalle por cuentas filiales

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Navegación por la lista de facturas Al seleccionar un elemento del árbol de la ficha Lista de facturas, se muestra la página de facturas correspondiente.

Información relacionada Cambiar la información del usuario [página 16]

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Manual del usuario de SAP BusinessObjects Intercompany Información de la interfaz general

4

Tareas generales de los usuarios

Esta sección explica la forma de: ● iniciar sesión en la aplicación ● cambiar la información del usuario ● eliminar objetos ● trabajar con filtros

4.1

Iniciar sesión en la aplicación

Una vez que el administrador o el administrador de la aplicación haya iniciado el proceso de conciliación, los usuarios se conectan a la aplicación mediante el nombre de usuario y la contraseña que les haya asignado el administrador o el administrador de usuarios.

Nota Si el proceso de conciliación no se está ejecutando, no se puede conectar a la aplicación.

Nota El administrador o el administrador de usuarios asigna un idioma a cada usuario. Cuando un usuario se conecta a la aplicación, la aplicación se abre en el idioma que se ha asignado a ese usuario en concreto. Los usuarios pueden cambiar el idioma.

Información relacionada Idiomas [página 12]

4.1.1 Para iniciar sesión en la aplicación Procedimiento 1. Introduzca en el navegador web la dirección de Internet proporcionada por el administrador o el administrador de usuarios de Intercompany. 2. Introduzca el nombre de usuario y la contraseña.

Manual del usuario de SAP BusinessObjects Intercompany Tareas generales de los usuarios

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Nota La contraseña distingue mayúsculas y minúsculas; el nombre de usuario no las distingue. 3. Haga clic en Conectar.

Nota Si tiene problemas para conectarse, póngase en contacto con el administrador o el administrador de usuarios de Intercompany. ○ Si no es la primera vez que se conecta, se muestra la ficha Declaraciones con las declaraciones. ○ Si es la primera vez que se conecta, tiene que cambiar la contraseña. Si hay más de un período abierto, también tiene que seleccionar uno. 4. Seleccione la unidad en la que desea trabajar. Para ello, haga clic en el icono derecha del nombre de unidad actual.

, que se encuentra a la

Nota Para cerrar la sesión de la aplicación, haga clic en el vínculo Cerrar sesión.

4.2 En

Cambiar la información del usuario

Administración

Su perfil , los usuarios pueden cambiar la siguiente información de la cuenta:

● Nombre ● Contraseña ● Dirección de correo electrónico ● Números de teléfono y fax ● Dirección ● si desean o no recibir correos electrónicos detallados Asimismo, los usuarios tienen las opciones siguientes: ● almacenar en la memoria la última página de declaraciones que se ha usado ● mostrar el código y la descripción de los objetos que aparecen en la página de declaraciones ● activar la vista de árbol de navegación en la ficha Balances

Información relacionada Seguir el progreso mediante correo electrónico [página 49]

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Manual del usuario de SAP BusinessObjects Intercompany Tareas generales de los usuarios

4.3

Filtros

Los usuarios crean filtros para personalizar la información de una página. Estas restricciones se pueden desactivar en cualquier momento para que todos los objetos de la aplicación se muestren en pantalla. Un filtro de visualización de páginas de balance de una determinada unidad se puede guardar y afecta a la vista de la página del balance cada vez que la abre un usuario, hasta que se desactive el filtro. Otro filtro aplica las opciones de búsqueda si están disponibles para restringir la información que se muestra en una página. El filtro se mantiene sólo mientras el usuario visualiza la página antes de pasar a otra página.

4.3.1 Filtros de la página de balances Los usuarios pueden crear filtros para personalizar las opciones que se muestran en las páginas Declaraciones. Las restricciones pueden desactivarse en cualquier momento para que se muestren todos los objetos de aplicaciones en pantalla.

Información relacionada Grupos de cuentas [página 98]

4.3.1.1

Para establecer filtro de la página Declaraciones

Procedimiento 1. En la página Balances, seleccione la ficha Filtro. 2. Para filtrar por un Estado en las páginas de divisas y al ingresar importes filiales, haga clic en un estado.

y seleccione

3. Para filtrar por un Estado de grupo en páginas de socios y de cuentas matrices, seleccione una de las opciones siguientes: ○ Conciliado ○ Sin conciliar 4. Para filtrar por Diferencia en la divisa del grupo, seleccione >= o Opciones > Opciones de metadatos. Al conectarse por primera vez, debe seleccionar un período y la unidad en la que desea trabajar. El sistema recuerda el período y la empresa seleccionados la próxima vez que inicie sesión. No obstante, puede cambiar el período y la empresa siempre que lo necesite si hay disponibles varios períodos y/o empresas.

Información relacionada Convertir importes [página 81]

5.4.1 Para seleccionar una compañía declarante Procedimiento

1. En la barra de menú de Intercompany, haga clic en

, a la derecha de la unidad actual.

2. En el cuadro de diálogo Unidades, seleccione una unidad.

5.4.2 Para seleccionar un período Procedimiento

1. En la barra de menú de Intercompany, haga clic en

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, a la derecha del período actual.

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2. En el cuadro de diálogo Períodos, seleccione un período.

5.4.3 Para crear o abrir una fila de declaraciones Contexto Los botones Agregar varios balances y Agregar o acceder a balance sólo están disponibles cuando el proceso de conciliación está en marcha.

Procedimiento 1. En la página de cuenta superior, socio o divisas de transacción, siga uno de estos procedimientos: ○ Para agregar un único balance, haga clic en Agregar o acceder a balance y seleccione los objetos necesarios con el botón . Según el tipo de página en que se encuentre, puede suceder que los campos Socio y Cuenta ya estén rellenados.

Nota Si ya está rellenado el campo Divisa, significa que el administrador o el administrador de la aplicación ha elegido la divisa de transacción. Puede seleccionar otra divisa al introducir importes. ○ Para agregar más de un balance, haga clic en Agregar varios balances. En la página Agregar varios balances, puede agregar balances siguiendo uno de los procedimientos siguientes: 1. Seleccione los objetos con el botón

.

2. Escriba en los cuadros de texto. 3. Desde una hoja de Excel, copie y pegue datos siguiendo el orden de las columnas y el número de filas de la página. Si en el contenido copiado hay más líneas que en la página, las que sobran no se copian en la página. Seleccione los objetos necesarios. 2. Seleccione los objetos requeridos. 3. Haga clic en Crear. Si estaba agregando un único balance, aparece una página Detallar por cuentas secundarias para la cuenta superior. Si estaba agregando varios balances, la columna de estado indica con una X o una marca de comprobación si las líneas son correctas. Si hay alguna línea que no sea correcta, haga clic en Eliminar enviados para eliminar los elementos correctos de la lista y que sólo se muestren los incorrectos. Aparece una información sobre herramientas para cada objeto de las líneas, de forma que puede saber los objetos que se introdujeron correctamente. Cuando haya corregido las entradas, vuelva a hacer clic en Crear. Repita esta operación hasta que todas las líneas se hayan creado correctamente.

Manual del usuario de SAP BusinessObjects Intercompany El proceso de conciliación

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5.5

Introducir importes en declaraciones

Los importes se introducen en la tabla Cuentas secundarias de la sociedad de la página Detallar por cuentas secundarias. El administrador o el administrador de la aplicación ha definido cómo se calculan los importes de divisa del grupo en función de los importes que se han introducido. Haga clic en Enviar para guardar en la base de datos los importes introducidos.

Nota Si el administrador ha autorizado el uso de facturas y la opción Declaraciones asociadas de facturas no está seleccionada en Administración Configuración Configuración de factura , cada vez que haga clic en Enviar, aparece un icono de error en la columna Facturas de la página Detallar por cuentas secundarias en el que se indica que los importes de balances y la suma de facturas enlazados a los balances ya no coinciden.

Información relacionada Página Detalle por cuentas filiales [página 26]

5.5.1 Restablecimientos de cuentas de diario Si se comete un error al introducir datos, se puede especificar el importe correcto y definirlo como importe original. El importe correcto se tiene en cuenta al calcular la diferencia. Cuando el administrador o el administrador de la aplicación ha asignado cada cuenta filial a una cuenta de diario, las columnas siguientes aparecen en las páginas de divisas en las que se introducen los importes: ● Restablecer cuenta de diario de transacción ● Restablecer cuenta de diario local Esta columna aparece cuando puede introducir importes de divisa local. El importe original es el que se almacena en el sistema de contabilidad inicial. El importe almacenado en la cuenta de diario, vinculado con la cuenta filial en que se introducen datos, es la diferencia entre el primer y el último importe guardados en la base de datos. La diferencia se denomina importe de ajuste

Información relacionada Cuentas de diario [página 105] Página Detalle por cuentas filiales [página 26]

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5.5.1.1

Para restablecer un importe de diario de transacción

Procedimiento 1. En la página para introducir importes, especifique el importe que se debe definir como importe original en la columna Importe transacción. 2. Active la columna Restablecer diario de transacción. 3. Haga clic en Actualizar.

5.5.2 Adjuntar un comentario estándar a una declaración El administrador o el administrador de la aplicación define previamente los comentarios estándar. El icono de post-it indica que hay un comentario estándar adjunto. Para ver un comentario estándar, en la columna Comentarios, haga clic en el icono de post-it que aparece junto a la cuenta filial con el comentario que quiera ver.

5.5.2.1

Para adjuntar un comentario estándar

Procedimiento 1. En la columna Comentario estándar, haga clic en el icono del signo más junto a la cuenta filial que contiene el importe al que desea agregar el comentario. 2. En la lista, seleccione el comentario estándar que necesite. 3. Haga clic en Aceptar. 4. Haga clic en Actualizar. Aparece el icono de post-it en la columna Comentario estándar.

5.5.2.2

Para eliminar un comentario estándar

Procedimiento 1. En la columna Comentarios estándar, haga clic en el icono de post-it que aparece junto a la cuenta filial con el comentario que desea eliminar. 2. Seleccione - en la lista. 3. Haga clic en Aceptar. 4. Haga clic en Actualizar.

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5.5.3 Adjuntar un archivo a una declaración El icono de clip indica que hay un archivo adjunto. Para ver un archivo adjunto a una declaración, en la columna Archivo, haga clic en el icono de clip. Se abrirá el archivo.

5.5.3.1

Para adjuntar un archivo a una declaración

Procedimiento 1. En la columna Archivo, haga clic en el icono del signo + que hay en la fila de la cuenta filial a la que desea adjuntar el archivo. 2. Haga clic en Examinar. 3. En el cuadro de diálogo Elegir archivo, seleccione el archivo pertinente. 4. Haga clic en Abrir. 5. Hacer clic en Adjuntar.

5.5.3.2

Para eliminar un archivo adjunto de una declaración

Procedimiento 1. En la columna Archivo, haga clic en el icono -. 2. Haga clic en Eliminar.

5.5.4 Introducir un comentario para una declaración El administrador, el administrador de la aplicación, un usuario interactivo o un usuario avanzado puede introducir un comentario para cada importe, por ejemplo para explicar el motivo por el cual se ha introducido un importe o para aportar información adicional respecto una determinada declaración. La empresa declarante introduce un comentario en la columna Comentario de la tabla Cuentas secundarias de la sociedad. El socio puede introducir un comentario en un importe en la columna Comentario de la tabla Cuentas secundarias del socio. El icono en forma de post-it indica que la unidad ha introducido un comentario y que se puede cambiar. La empresa declarante que ha introducido el comentario puede ver el icono. El icono en forma de post-it con un pequeño candado indica que la unidad ha introducido un comentario y que no se puede cambiar. El socio puede ver este icono.

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Para consultar un comentario que se haya introducido para una declaración, haga clic en un icono en forma de post-it junto a la cuenta filial que contenga el importe con el comentario que desea consultar. Aparece el cuadro de diálogo que permite consultar el comentario.

Nota Los comentarios pueden introducirse según los estados de las declaraciones y el valor que haya establecido el administrador o el administrador de la aplicación. Puede introducir comentarios para determinados estados.

5.5.4.1

Para introducir un comentario para un balance

Procedimiento 1. En la columna Comentario, haga clic en el icono del signo más junto a la cuenta secundaria que contiene el importe al que desea añadir el comentario. 2. Escriba el comentario. 3. Haga clic en Aceptar. 4. En la página de la declaración, haga clic en Enviar. El icono de post-it aparece en la columna Comentario de la página Detallar por cuentas secundarias.

5.5.4.2

Para eliminar un comentario introducido para una declaración

Procedimiento 1. En la columna Comentario, haga clic en el icono de post-it que aparece junto a la cuenta secundaria con el comentario que desea eliminar. 2. Eliminar el texto del comentario. 3. Haga clic en Aceptar. 4. En la página de la declaración, haga clic en Enviar. El icono de post-it desaparece de la columna Comentario en la página Detallar por cuentas secundarias.

5.5.5 Comunicarse con el asociado mediante estados y acciones Los estados y acciones permiten a las compañías comunicarse entre sí acerca del progreso de las declaraciones. Al seleccionar un estado, se abre un cuadro de diálogo donde seleccionar la acción que desee realizar.

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Por ejemplo, la compañía Comida canadiense ha solicitado que se vuelvan a abrir las declaraciones para cambiar un importe. La compañía Comida ligera de Reino Unido responde a esta solicitud. El usuario de la compañía Comida ligera de Reino Unido hace clic en el estado. En el cuadro de diálogo, la compañía Comida ligera de Reino Unido acepta que se vuelva a abrir la declaración para que Comida canadiense pueda cambiar su importe. Se guardan los cambios. Otro estado reemplaza el primero para indicar que la empresa Comida ligera de Reino Unido ha aceptado la solicitud de reapertura de la declaración. Si el administrador o el administrador de la aplicación lo permite, cada cambio de estado generará un mensaje de correo electrónico automático que se envía a los usuarios de la empresa, de modo que pueden supervisar el progreso.

Información relacionada Estados de balances y acciones [página 60] Estados de grupos de usuarios [página 199] Símbolos y descripciones de estado [página 196] Seguir el progreso mediante correo electrónico [página 49]

5.5.5.1

Para efectuar o responder a una solicitud

Procedimiento 1. En la página utilizada para introducir declaraciones, haga clic en el icono de estado de la compañía. 2. En el panel Detallar por cuentas filiales, seleccione el estado que desea proponer o aceptar. 3. Haga clic en Ir a. El estado anterior se sustituye por un nuevo estado y el estado revisado se muestra en la página Detallar por cuentas filiales del socio.

5.5.6 Restablecer y eliminar declaraciones Algunos usuarios están autorizados a restablecer o eliminar declaraciones: ● Administradores y administradores de la aplicación: pueden cambiar cualquier declaración de cualquier empresa. ● Usuarios interactivos: sólo pueden cambiar las declaraciones de las unidades a las que tengan acceso.

Nota Las declaraciones de unidades congeladas o congeladas parcialmente no se pueden restablecer ni eliminar.

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La eliminación y el restablecimiento de los datos de una unidad se efectúa en una sola acción. Esto tiene las repercusiones siguientes: ● Si los socios no han cargado las declaraciones, se eliminan todas las filas de importes y declaraciones. ● Si uno o varios socios ya han cargado declaraciones, sólo se restablecen los importes cargados por la compañía declarante. Sin embargo, las declaraciones y otros importes siguen igual.

Nota Esta acción se realiza con el proceso de conciliación en ejecución.

Información relacionada Autorización a los usuarios para congelar las empresas con saldos no reconciliados [página 150]

5.5.6.1

Para restablecer o eliminar declaraciones de unidades

Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Unidades en Metadatos. 2. Haga clic en el vínculo de la unidad en que desee efectuar la acción. 3. Haga clic en Restablecer/Suprimir las declaraciones. Aparece un mensaje de confirmación. 4. Haga clic en Aceptar.

5.6

Actualización de los datos de Financial Information Management desde Intercompany

El administrador o un usuario avanzado pueden actualizar los datos mediante SAP BusinessObjects Financial Information Management desde Intercompany usando la exploración de origen que ha configurado el administrador.

Para ver los datos de balances en Financial Information Management desde Intercompany En la página Detallar por cuentas secundarias, haga clic en Origen del importe de divisa local o de transacción.

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Financial Information Management se abre en un navegador.

Para ver los datos de facturas en Financial Information Management desde Intercompany En la página Facturas de una divisa, haga clic en el icono Origen de una referencia de factura. Financial Information Management se abre en un navegador.

Información relacionada Configuración de la conexión a SAP BusinessObjects Financial Information Management [página 70]

5.7

Congelar una declaración de unidad

Una vez se congelen las declaraciones, no se pueden efectuar cambios en ellas. El estado de congelación se indica con un icono de copo de nieve:

.

Las compañías declarantes son responsables de decidir si los balances se van a congelar una vez finalice el trabajo y si los socios ya no pueden realizar cambios. Las empresas pueden congelar balances únicamente en caso de que tanto la empresa como el socio tengan el estado Diferencia aceptada o Conciliado. De forma predeterminada, todos los usuarios, excepto los usuarios de consulta, pueden congelar sus declaraciones de empresa si se han conciliado. Sin embargo, si el administrador o el administrador de la aplicación lo permite, los usuarios también pueden congelar todas las declaraciones de sus empresas, independientemente de que estén conciliadas o no. Si una declaración está congelada, no la puede cambiar ni la compañía declarante ni ninguno de sus socios. Por ejemplo, si un usuario congela las declaraciones de la compañía 01 y so asociado 04, no es posible añadir ninguna otra declaración de ninguna de las dos compañías. Aunque esto no afecta a las declaraciones introducidas por su asociado 08 que hagan referencia a la compañía 01. Ambas compañías pueden seguir introduciendo declaraciones.

Nota Si se ha cometido un error, solo los administradores o los administradores de la aplicación pueden descongelar las declaraciones de las empresas, a menos que el administrador o el administrador de usuarios conceda a los usuarios avanzados el derecho a congelar empresas.

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Nota Si el administrador o el administrador de la aplicación autoriza a las empresas a que congelen las declaraciones únicamente cuando ya han realizado la conciliación, las empresas pueden congelar las declaraciones únicamente si tanto la empresa como el socio seleccionan el estado Diferencia aceptada. Para congelar un par empresa-socio, una de las partes puede congelar los balances para el par. En otro ejemplo, la empresa US Mag ha congelado el par empresa-socio para sí misma y para US Music, su socio. El icono de copo de nieve aparece al final de la línea de balances de la tabla de balances relacionada con US Mag y US Music. Sin embargo, en la página Balances de la empresa US Music no se muestra ningún icono de copo de nieve, lo cual quiere decir que no todos sus balances están congelados. Los balances del par empresa-socio están congelados, los balances que tiene US Music con otros socios no se han congelado con la acción de US Mag.

Nota Es necesario congelar las declaraciones antes de exportarlas. Si sólo una compañía ha congelado las declaraciones de un par compañía-asociado, sólo se exportarán las declaraciones que pertenezcan a dicha compañía. Las declaraciones de la compañía que no haya realizado la operación de congelación no se exportarán.

Información relacionada Autorización a los usuarios para congelar las empresas con saldos no reconciliados [página 150] Propiedades de estado [página 196]

5.7.1 Para congelar las declaraciones de una unidad y todos sus socios Procedimiento 1. Realice una de las siguientes acciones: ○ Haga clic en la ficha Declaraciones. Aparece la página Detalle por socios. ○ Seleccione Administración Unidades > [unidad que congelar]. Aparece la página de la unidad seleccionada. 2. Haga clic en Congelar unidad. Aparece un mensaje de confirmación. 3. Haga clic en Aceptar.

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5.7.2 Para congelar o descongelar un vínculo entre una unidad y un único socio Procedimiento 1. Haga clic en la ficha Declaraciones. 2. Haga clic en el socio requerido. Aparece la página Cuenta matriz. 3. Haga clic en Congelar Entidad-Contrapartida o Descongelar Entidad-Contrapartida. Aparece un cuadro de diálogo de confirmación. 4. Haga clic en Aceptar.

5.7.3 Para congelar o descongelar las declaraciones de una unidad respecto a todos sus socios Procedimiento 1. Haga clic en la ficha Declaraciones. 2. Haga clic en Congelar compañía o Descongelar compañía. Aparece un cuadro de diálogo de confirmación. 3. Haga clic en Aceptar.

5.8

Introducir importes de factura

Todos los usuarios pueden ver y exportar facturas; no obstante, solo un administrador, administrador de la aplicación o usuario interactivo puede importarlas, crearlas y modificarlas. Si la referencia de factura ya existe, el administrador, administrador de la aplicación o usuario interactivo puede: ● Reemplazar el importe que ya existe. ● Agregar el importe nuevo al que ya existe. Si el administrador o el administrador de la aplicación ha establecido previamente que la creación de facturas generará declaraciones que contengan la suma de los importes de las facturas, los administradores, el administrador de la aplicación y los usuarios interactivos también pueden, de manera automática, volver a calcular la declaración a partir del importe de la factura. Si los administradores, el administrador de la aplicación y los usuarios interactivos importan e introducen facturas manualmente, las declaraciones creadas contienen importes que son las sumas de las facturas vinculadas con las declaraciones.

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Las declaraciones se crean para la misma unidad, socio, divisa de transacción y cuenta que las correspondientes facturas. Puede acceder a las facturas navegando por las páginas de declaraciones.

Información relacionada Configuración de agrupaciones de facturas y de conciliación [página 152]

5.8.1 Para introducir una factura Procedimiento 1. En la página Detallar por cuentas secundarias usada para introducir balances, haga clic en Facturas.

en la columna

Nota La etiqueta Factura se puede personalizar. En su lugar puede aparecer otro término. 2. Haga clic en Agregar factura. 3. Proporcione la información siguiente en los campos pertinentes: ○ la referencia de factura ○ el importe de la divisa de transacción ○ el importe de la factura en la divisa local 4. Seleccione Sustituir o Agregar. 5. Si desea volver a calcular la declaración según el importe de la factura, seleccione la opción Actualizar la declaración. 6. Haga clic en Crear. La nueva factura aparece en la lista.

5.8.2 Actualizaciones de factura Tras introducir manualmente o importar una factura, un administrador, administrador de la aplicación o usuario interactivo puede modificar la siguiente información: ● la referencia de factura ● La cuenta filial a la que está asignada ● El importe de la transacción ● El importe local En cada factura, el administrador, administrador de la aplicación, usuario interactivo o usuario avanzado puede agregar, modificar o eliminar:

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● un comentario ● un comentario estándar ● un archivo

Nota Si la factura se incluye en un grupo de facturas, no se puede modificar y se muestra el vínculo con el grupo. Si el administrador o el administrador de la aplicación ha decidido activarlos, los campos siguientes también quedan disponibles para ofrecer información adicional relativa a las facturas. ● El campo ID grupo facturas especifica la referencia de ID de grupo asociada a la factura. El campo ID grupo facturas no se puede editar porque lo genera el sistema.

Nota El campo ID grupo facturas sólo se muestra si se ha activado Conciliación a nivel de factura. ● Campos de texto que ofrecen información adicional de facturación. Si el administrador o el administrador de la aplicación ha predefinido los campos Texto 1 Factura y Texto 2 Factura, el usuario puede usar la lista para seleccionar el texto predefinido correspondiente. ● Campos de importe que ofrecen información adicional del importe facturación. ● Campos de fecha que ofrecen información adicional de la cantidad de datos. Junto a cada campo de tipo de fecha hay un calendario.

Información relacionada Campos adicionales para facturas [página 155] Eliminar facturas por unidad, cuenta matriz o filial [página 160] Adjuntar un archivo a una factura [página 43] Comentarios de factura [página 40] Visualización de la interfaz de las declaraciones y facturas [página 223]

5.8.3 Comentarios de factura Puede introducir un comentario en una factura para explicar, por ejemplo, el motivo por el que se ha introducido un importe o para proporcionar información adicional sobre una determinada factura. La empresa declarante y el socio pueden introducir o modificar un comentario. El icono de comentario que se muestra es distinto según la parte que haya modificado el comentario por última vez. Un icono de post-it de color amarillo con un candado en la esquina superior izquierda indica que la empresa declarante ha introducido o ha modificado por última vez el comentario. Un icono de post-it de color amarillo volteado horizontalmente con un candado de color azul en la esquina superior derecha indica que el socio ha introducido o ha modificado por última vez el comentario.

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Nota Para que los socios puedan introducir comentarios en las facturas, la opción Permitir entrada de datos en comentario del socio debe estar habilitada en la página

Administración

Configuración

Configuración de

factura .

Información relacionada Crear declaraciones importando o creando facturas [página 152]

5.8.3.1

Para introducir un comentario para una factura

Procedimiento 1. Seleccione la ficha Declaraciones. 2. Navegue por las declaraciones hasta la página Detalle por cuentas filiales. 3. En la tabla Cuentas secundarias de la sociedad en la columna Facturas, haga clic en el icono de la factura a la que desea agregar el comentario. Aparece la página Facturas. Si un comentario ha sido introducido anteriormente, se muestra un icono de post-it en la columna Comentario. Según el color y la posición del candado en el icono de post-it, puede determinar quién ha modificado el comentario por última vez. 4. En la página Facturas, haga clic en el vínculo de la factura en la columna Referencia de factura. 5. En el campo Comentario, introduzca su comentario o añada o modifique un comentario existente. 6. Haga clic en Actualizar. El icono de post-it aparece en la columna Comentarios en la página Facturas.

Información relacionada Comentarios de factura [página 40]

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5.8.3.2

Para consultar un comentario introducido para una factura

Procedimiento 1. Seleccione la ficha Declaraciones. 2. Navegue por las declaraciones hasta la página Facturas. 3. En la columna Referencia de factura, seleccione una referencia. 4. En la página de edición de facturas, haga clic en el icono de post-it para la factura cuyo comentario quiera consultar. Se muestra el comentario.

5.8.3.3

Para eliminar un comentario introducido para una factura

Procedimiento 1. Seleccione la ficha Declaraciones. 2. Navegue por las declaraciones hasta la página Facturas. 3. En la columna Referencia de factura, haga clic en la factura cuyo comentario desea eliminar. 4. En la página de edición de facturas, haga clic en el icono de post-it. 5. Elimine el texto de el cuadro de texto. 6. Haga clic en Aceptar. 7. En la página de edición de facturas, haga clic en Actualizar. El icono de post-it desaparece del campo Comentarios en la página Facturas.

5.8.4 Comentarios estándar de factura Puede seleccionar un comentario estándar por factura. El administrador o el administrador de la aplicación define previamente los comentarios.

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5.8.4.1

Para adjuntar un comentario estándar a una factura

Procedimiento 1. En la página Facturas, haga clic en la factura a la cual desea adjuntar un comentario estándar. 2. En la página de edición de facturas, haga clic en

junto a Comentario estándar.

3. En la lista, seleccione el comentario estándar que necesite. 4. Haga clic en Aceptar. 5. En la página de la factura, haga clic en Actualizar. El texto del comentario estándar aparece en la columna Comentario estándar.

5.8.4.2

Para eliminar un comentario estándar de una factura

Procedimiento 1. En la página Facturas, haga clic en la factura de la que desea eliminar un comentario estándar. 2. En la página de edición de facturas, haga clic en

junto a Comentario estándar.

3. Seleccione - en la lista. 4. Haga clic en OK y, a continuación, en Actualizar. El texto del comentario estándar desaparece de la columna Comentario estándar.

5.8.5 Adjuntar un archivo a una factura El icono de clip indica que hay un archivo adjunto. Para ver un archivo adjunto a una factura, en la columna Archivo de la página Facturas para, haga clic en el icono de clip. Se abrirá el archivo.

5.8.5.1

Para adjuntar un archivo a una factura

Procedimiento 1. En la página Facturas, haga clic en la factura a la cual desea adjuntar un archivo. 2. En la página de edición defacturas, haga clic en

junto a Archivo.

3. Haga clic en Examinar.

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4. En el cuadro de diálogo Elegir archivo, seleccione el archivo pertinente. 5. Haga clic en Abrir. 6. Hacer clic en Adjuntar.

5.8.5.2

Para eliminar un archivo de una factura

Procedimiento 1. En el campo Archivode la página Facturas, haga clic en

.

2. Haga clic en Eliminar.

5.8.6 Agrupación de facturas y de conciliación El administrador, el administrador de la aplicación o un usuario interactivo puede conciliar facturas de empresas con las del socio, de modo que es más sencillo conciliar las declaraciones declaradas. La conciliación de facturas puede mostrar las diferencias entre los balances declarados en las cuentas de la unidad declarante y del socio. Asimismo, las facturas se pueden agrupar y conciliar por campos de factura. Por ejemplo, las facturas se pueden agrupar por el número de referencia de factura y se pueden conciliar por el importe de la transacción. Se pueden agrupar juntas muchas facturas de forma automática en el lado del declarante así como en el lado del socio. La agrupación y la conciliación de facturas toman un método "varios a varios". Dos o más facturas se pueden colocar en el mismo grupo si están relacionadas con una cuenta matriz vinculada y tienen el mismo/los mismos: ● período ● divisa de transacción ● valores de campos adicionales seleccionados como criterios de agrupación Cuando el administrador, el administrador de la aplicación o el usuario interactivo inician la importación de facturas, sucede lo siguiente: 1. El sistema lee las facturas del archivo de importación y las coloca en grupos. 2. Cuando ya se han procesado todas las líneas, se modifican o crean los grupos de facturas y se revisan para determinar su estado final, que puede ser conciliado o sin conciliar.

5.8.6.1

Agrupación de facturas automática

Durante la importación de una factura, el sistema actualiza las facturas existentes o crea nuevas, y las ubica automáticamente en grupos de facturas en función de criterios de agrupación de la regla de factura asociada con el período de factura.

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Nota Las facturas ya asignadas a grupos de facturas reconciliadas solo se pueden actualizar cuando la opción Importar: permitir sobrescribir en factura reconciliada en la sección Reconciliación de facturas de la página Administración

Configuración

Configuración de facturas

está activada.

Para una factura creada recientemente o que ya existe pero no está asignada, el sistema primero buscará un grupo de facturas existente que contenga las facturas con los mismos valores que los de la factura importada para todos los campos de agrupación (atributos). Los grupos de facturas reconciliadas no se tienen en consideración durante la búsqueda mencionada anteriormente a menos que la opción No asignar nunca facturas nuevas a grupos de facturas reconciliadas en la sección Reconciliación de facturas de la página

Administración

Configuración Configuración de facturas está desactivada. Si se encuentra un grupo de facturas coincidente, el proceso de importación le asignará la factura actualmente procesada y, si no se encuentra ningún grupo coincidente, se creará un nuevo grupo de facturas y se le asignará la factura. Para una factura que ya está asignada a un grupo de facturas, el sistema eliminará la factura de su grupo actual y la asignará a uno diferente (tal como se describe anteriormente) si se cumplen las dos condiciones siguientes: ● La opción Volver a aplicar los criterios de agrupación cuando se actualiza una factura en la sección Reconciliación de facturas de la página activada.

Administración

Configuración

Configuración de facturas

está

● El valor de uno o más de sus campos de agrupación de facturas (atributos) queda modificado por la importación de facturas y al menos uno de estos campos modificados no se incluye en la lista siguiente: período, empresa, socio, moneda de transacción, cuenta secundaria y referencia. En todos los casos anteriormente mencionados, el estado de todos los grupos de facturas afectados se vuelve a calcular automáticamente.

Nota El valor de la parametrización SqlQueriesUsedForDataImports en la tabla de base de datos Configuración debe definirse como True. El valor de la parametrización IsSingleApplicationServerConfiguration en la tabla de base de datos Configuración debe definirse como False.

5.8.6.2

Reconciliación de facturas automática

Cuando se han procesado todas las líneas de las facturas de importación y se han modificado o creado los grupos de facturas, se aplica el criterio de conciliación para determinar el estado final de esos grupos de facturas (conciliado o sin conciliar). En el caso de los criterios de texto y fecha, sólo hay un estado conciliado si todas las facturas asignadas al grupo (propias y ajenas) tienen el mismo valor para el campo de factura correspondiente. En el caso de los criterios de importe, sólo hay un estado conciliado si la suma de los importes de las facturas propias es igual a la suma de los importes correspondientes de las facturas ajenas, o si la diferencia es inferior al nivel del límite de conciliación.

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Nota Cuando se agrega manualmente una factura, se asigna a un grupo de forma automática, pero la conciliación del grupo de facturas deberá hacerse manualmente haciendo clic en el botón Actualizar una vez creadas todas las facturas relacionadas. Para ejecutar la reconciliación automática del grupo de facturas inmediatamente después de la creación de la nueva factura, seleccione la opción Reconciliar grupo automáticamente, que se encuentra en la página

Administración

Opciones

Opciones de factura .

Información relacionada Página Detalle por cuentas filiales [página 26]

5.8.6.2.1

Para consultar facturas para una transacción de divisas

Procedimiento 1. Seleccione la ficha Declaraciones. 2. Navegue por las declaraciones hasta la página Detalle por cuentas filiales. En la página "Detallar por cuentas secundarias" se muestran las secciones para las cuentas secundarias de la empresa y para las cuentas secundarias del socio. 3. En la columna Facturas, haga clic en uno de los iconos siguientes:

Aparece la página Facturas.

Nota Desde esta página puede: ○ consultar comentarios introducidos por el socio ○ acceder a las propiedades de cualquier factura que contribuya con la cuenta secundaria ○ ordenar las columnas Referencia de factura, Importe de transacción e Importe local ○ eliminar las facturas ○ mostrar y ocultar las columnas adicionales

Información relacionada Página Detalle por cuentas filiales [página 26]

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Eliminar facturas por unidad, cuenta matriz o filial [página 160]

5.8.6.3

Conciliar facturas manualmente

El administrador, el administrador de la aplicación o el usuario interactivo pueden conciliar manualmente las facturas no conciliadas automáticamente. Puede eliminar una factura de un grupo, de forma que el estado vuelva a ser "Sin conciliar", y, a continuación, asignarla manualmente a otro grupo.

Nota Las facturas sin conciliar no bloquean el proceso de conciliación. Cuando se concilia una factura manualmente, el sistema la visualiza de la misma forma que visualiza las facturas de conciliación automática. El sistema no la lee en importaciones posteriores.

5.8.6.3.1

Para conciliar facturas manualmente

Procedimiento 1. Seleccione la ficha Declaraciones. 2. Navegue por las declaraciones hasta la página Detalle por cuentas filiales. 3. Haga clic en Conciliar facturas. Aparece la página Conciliación de facturas.

Nota Desde esta página puede: ○ consultar comentarios introducidos por el socio, ○ ordenar las columnas Referencia de factura, Importe de transacción e Importe local, ○ eliminar las facturas, ○ mostrar y ocultar las columnas adicionales, Las facturas que se han conciliado tienen un icono de marca de verificación verde. Las que no se han conciliado tienen un icono de X roja. 4. Haga clic en el icono siguiente que corresponda a la factura que desea conciliar:

Aparece la página Grupo de facturas. Si todavía no se ha creado un grupo de facturas, el botón Crear se pone a disposición. 5. Haga clic en Crear. Para agregar al grupo otras facturas de compañía declarante o socio, haga clic en Modificar componentes.

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6. Realice una de las siguientes acciones: ○ En la columna Asignado, seleccione las facturas que necesite. ○ Haga clic en Asignar todas a declarante o Asignar todas a contrapartida para asignar todas las facturas para la compañía o el socio. ○ Para desasignar todas las facturas a la compañía o al socio, haga clic en Desasignar todas a declarante o Desasignar todas a contrapartida. 7. Haga clic en Actualizar. Si se han cumplido los criterios de conciliación, junto al grupo de facturas aparece el icono de marca de verificación verde. Si no se han cumplido los criterios de conciliación, junto al grupo de facturas aparece el icono de X roja. Puede ver que sigue habiendo una diferencia. El estado de las cuentas matrices también está sin conciliar.

Resultados En la tabla situada en la parte superior de la página se indica el estado de conciliación, el importe de diferencia y el importe de factura.

Información relacionada Eliminar facturas por unidad, cuenta matriz o filial [página 160] Conciliación de facturas mediante comentarios estándar [página 48]

5.8.6.4

Conciliación de facturas mediante comentarios estándar

Si el administrador o el administrador de la aplicación lo activa, también se puede forzar la conciliación de las facturas mediante un comentario estándar. Para conciliar las facturas, se debe aplicar el mismo comentario estándar a todas las facturas que componen el grupo de facturas. Si se usan diferentes comentarios estándar para las facturas de la empresa declarante y las del socio, el grupo de facturas se considera sin conciliar. Si se usan los mismos comentarios estándar para las facturas de la empresa declarante y las del socio, el grupo de facturas se considera conciliado, aunque haya diferencias.

Información relacionada Para conciliar facturas manualmente [página 47]

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5.8.6.4.1

Para forzar la conciliación mediante los comentarios estándar

Procedimiento 1. En la columna Comentario estándar de la página Grupo de facturas, haga clic en el icono de nota adhesiva de su empresa. 2. En el cuadro de diálogo que se usa para seleccionar el comentario estándar, elija el comentario estándar pertinente y haga clic en Cerrar. Todas las facturas que pertenecen a la unidad tienen ahora el mismo comentario estándar. 3. El socio selecciona el mismo comentario estándar para la factura mediante los pasos 1 y 2. Los grupos de facturas están conciliados.

5.9

Seguir el progreso mediante correo electrónico

Para efectuar el seguimiento del progreso de las declaraciones: ● Los administradores, el administrador de la aplicación y los usuarios interactivos reciben mensajes de correo electrónico que constituyen un informe resumido de los estados de las declaraciones. ● Cualquier usuario autorizado por el administrador o el administrador de usuarios para recibir mensajes electrónicos detallados puede activar o desactivar la recepción de estos mensajes en la configuración de Administración Su perfil . Los mensajes de correo electrónico detallado informan al usuario de eventos como el de un socio que solicita que se elimine una declaración. Al ser informado de este modo, el usuario se puede conectar a la aplicación y responder al socio efectuando una acción.

Información relacionada Mensajes de correo electrónico detallados automáticos [página 192] Cambiar la información del usuario [página 16]

5.9.1 Para comenzar o dejar de recibir mensajes electrónicos detallados Procedimiento 1. En la ficha Administración, haga clic en el vínculo Su perfil. 2. En la página Su perfil, active o desactive la opción Recibir correos electrónicos detallados a su conveniencia.

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3. Haga clic en Actualizar.

5.10 Importes sobre balances y facturas Con el fin de analizar las diferencias y supervisar el proceso de conciliación, los usuarios pueden generar informes.

Nota Los informes disponibles dependen de la configuración que haya establecido el administrador.

Información relacionada Administración de informes [página 205]

5.10.1 Visualizar informes En Intercompany, hay dos secciones disponibles en la ficha Informes.

Lista de informes En la Lista de informes de la ficha Informes se muestran los informes actuales que puede ver y personalizar. Al crear un informe, éste aparece como un hipervínculo al lado del nombre de la plantilla de informes. Si hace clic en la X roja situada al lado del título del informe, éste se elimina y las selecciones del valor del informe vuelven a aparecer sin seleccionar.

Historial de informe En el Historial de informe de la ficha Informes se muestran los informes generados anteriormente, así como su información (por ejemplo, fecha de generación, formato y fechas de inicio y fin).

5.10.2 Contenido del informe Los informes se pueden definir conforme a los criterios siguientes:

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Tabla 6: Componente del informe

Descripción

Período

El período actual se selecciona de manera predeterminada. Sin embargo, se puede seleccionar otro período.

Empresa

La unidad actual se selecciona de manera predeterminada. Sin embargo, se puede seleccionar otra unidad.

Socio

El socio con el que la compañía seleccionada ha efectuado las transacciones.

Divisa de transacción Cuentas

Las cuentas afectadas por la transacción

Grupo de cuentas Estado

Un estado se utiliza en páginas de divisas y páginas para intro­ ducir importes para cuentas filiales

Estado de grupo

El estado de grupo se utiliza en las páginas de socios y en las páginas de cuentas matrices

Compañía de reporting Grupo de empresas Grupo de empresas asociadas Grupo de empresas excluidas

En este caso, se muestran todos los importes asignados a los grupos de compañías de la compañía menor los asignados al grupo de compañías seleccionado en el campo Grupo de empresas excluidas.

Grupo de empresas asociadas excluidas

En este caso, se muestran todos los importes asignados a los grupos de unidades del socio menos los asignados al grupo de unidades seleccionado en el campo Grupo de empresas asociadas excluidas.

Diferencia

La diferencia es para tipos de informes que tienen una dife­ rencia calculada.

Iniciar Finalizar Formato

Iniciar y Finalizar definen el período en el que se cambiaron las declaraciones. El formato de los informes puede ser RPT, Excel, HTML, Word, Texto o PDF.

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Nota El Informe de análisis de diferencias también contiene una columna que muestra los comentarios estándar vinculados con la cuenta filial de la compañía declarante. Puede especificar la forma que la información debe mostrarse en el Informe de análisis de diferencias. Para ello, se aplican filtros por: ● código de cuenta ● divisa de transacción ● estado

Información relacionada Grupos de cuentas [página 98]

5.10.2.1 Para crear un informe Procedimiento 1. En la ficha Informes, haga clic en Lista de informes y, a continuación, haga clic en el hipervínculo del tipo de informe que quiera visualizar. 2. Seleccione el contenido del informe.

Nota ○ Las selecciones de Período y Empresa predeterminadas son las selecciones actuales de la barra de navegación. ○ El Estado de balance que seleccione generará información a partir de las páginas de divisas y de las páginas para introducir importes en las cuentas secundarias. ○ El Estado del grupo de balances que seleccione generará información desde las páginas de los socios y las de las cuentas matrices. ○ La fecha de inicio y la fecha de finalizar que seleccione determinarán el período en que se cambiaron los balances. ○ Los criterios seleccionados en esta página los recuerda la aplicación la próxima vez que acceda. 3. En la lista Formato, seleccione el formato que desea utilizar. 4. Seleccione Descripciones de pantalla para que se muestren el código y la descripción de los metadatos. Deseleccione la opción que indica que sólo se muestra el código. 5. Seleccione Encabezado del informe de pantalla para que aparezca la información de título y encabezado de informe en el informe. Deseleccione la opción que indica que no aparezcan estos parámetros. 6. Haga clic en Crear. Aparece el botón Cancelar para poder interrumpir el proceso si es necesario. Después de crearse el informe, en la parte inferior de la página aparece un vínculo.

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Nota Si crea un informe, sustituye al último informe de ese tipo. Por ejemplo, el informe de auditoría que creara el 1 de enero se sustituye cuando crea un informe de auditoría el 15 de enero. 7. Para ver el nuevo informe, haga clic en el hipervínculo pertinente.

5.10.3 Para eliminar un informe Contexto Los usuarios pueden eliminar los informes que han generado. El administrador o el administrador de la aplicación también puede eliminar los informes por fecha.

Procedimiento 1. Seleccione la ficha Informes y, a continuación, haga clic en Lista de informes. 2. Haga clic en el icono de la X roja que hay a la derecha del informe que quiera eliminar. Aparece un mensaje de confirmación. 3. Haga clic en Aceptar.

Información relacionada Para eliminar informes [página 223]

5.11

Exportar datos

Todos los usuarios pueden exportar datos de declaraciones, facturas y diarios. El administrador o el administrador de la aplicación es el único que puede exportar empresas, cuentas, usuarios, grupos, así como relaciones de grupos de usuarios y empresas de grupos. La información de este tipo de exportación se explica en la sección titulada Exportación de metadatos.

Información relacionada Exportar metadatos [página 134]

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5.11.1 Para habilitar los filtros de datos para exportaciones de facturas y declaraciones Contexto Puede aplicar un filtro de datos a exportaciones para ver: ● Únicamente los datos de la unidad. ● Únicamente los datos de socios donde hayan declarado datos en relación con usted. ● Datos de la unidad y del socio. Para activar un filtro de datos:

Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione

Configuraciones

Configuración de declaraciones .

2. Active Filtro de datos habilitado. 3. Haga clic en Actualizar. El campo Filtro de datos del usuario ahora está visible en las páginas de exportación de facturas y declaraciones.

5.11.2 Exportar declaraciones Cualquier usuario puede exportar los importes almacenados en la base de datos de la aplicación a un archivo que luego se puede importar al sistema de consolidación. Los tipos de archivos de exportación de declaraciones son: ● Declaraciones Exportar declaraciones de cuentas filiales. Es necesario congelar las declaraciones antes de exportarlas. ● Declaraciones por subtotales Exportar declaraciones de cuentas matrices. Es necesario congelar las declaraciones antes de exportarlas. ● Declaraciones para análisis Exportar declaraciones de cuentas filiales para análisis. No es necesario congelar las declaraciones. ● Declaraciones por subtotales para análisis Exportar declaraciones de cuentas matrices para análisis. No es necesario congelar las declaraciones.

Nota Cada tipo de exportación de declaración emplea una determinada plantilla definida por el administrador o el administrador de la aplicación. Los archivos de exportación se pueden filtrar por

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● Empresas ● Socios ● Compañías de reporting Al exportar declaraciones o subtotales, también se puede especificar que se tengan en cuenta todos los períodos. Si no se activa esta opción, sólo se exportan las declaraciones del período actual.

Información relacionada Plantillas de declaraciones [página 168] Exportar declaraciones a SAP BusinessObjects Financial Consolidation [página 56]

5.11.2.1 Para exportar importes de declaraciones Procedimiento 1. En la ficha Importar/exportar, haga clic en el vínculo del tipo de exportación pertinente. 2. Seleccione una plantilla. 3. Para especificar las compañías cuyos importes desea exportar, active Usar filtro de compañías y haga clic en para seleccionar las compañías.

Sugerencias Si se exportan una o más compañías con un código que comienza con el mismo carácter, puede escribir los códigos en el campo Criterios de filtro.

4. Para especificar a los socios cuyos importes desea exportar, active Usar filtro de socios y haga clic en para seleccionar socios. 5. Para especificar las compañías de reporting cuyos importes desea exportar, active Usar filtro de compañías de reporting y haga clic en

para seleccionar las compañías de reporting.

6. Para restringir los datos de exportación a compañías o socios, elija la opción adecuada en la lista Usar filtro de datos: ○ Declarante exporta datos únicamente para unidades para las que dispone de acceso ○ Contrapartida exporta datos únicamente para socios de unidades para las que dispone de acceso ○ Ambos exportan datos para compañías y para socios.

Nota Esta opción está disponible solo cuando el administrador o el administrador de la aplicación ha activado Filtro de datos habilitado en el menú

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Administración

Configuración

Configuración de balance .

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7. Para exportar declaraciones o subtotales para todos los períodos, active Todos los períodos.

Nota No active esta opción si desea exportar declaraciones únicamente para el período actual. 8. Haga clic en Exportar. Se exporta el archivo y aparece la página Resumen con los resultados de la exportación.

Información relacionada Consultar los resultados de una exportación [página 137] Exportar importes de declaraciones a SAP BusinessObjects Financial Consolidation [página 149] Plantillas de declaraciones [página 168]

5.11.3 Exportar declaraciones a SAP BusinessObjects Financial Consolidation Cualquier usuario puede exportar los importes almacenados en una base de datos directamente a la base de datos SAP BusinessObjects Financial Consolidation.

Nota Al exportar importes de declaraciones a SAP BusinessObjects Financial Consolidation, sólo se exporta el importe local; el importe de transacción no se exporta.

5.11.3.1 Para exportar importes de declaraciones a SAP BusinessObjects Financial Consolidation Procedimiento 1. En la ficha Importar/exportar, seleccione Exportar declaraciones a SAP BusinessObjects Financial Consolidation. 2. Para exportar los comentarios de las declaraciones, active Exportar comentarios. 3. Para especificar las compañías cuyos importes desea exportar, active Utilizar filtro de compañías y haga clic en

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para seleccionar compañías.

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Sugerencias Si se exportan una o más compañías con un código que comienza con el mismo carácter, puede escribir los códigos en el campo Criterios de filtro. 4. Para filtrar aún más los importes de declaraciones exportados, especifique los socios cuyos importes desea exportar activando Utilizar filtro de socios y haga clic en

para seleccionar a los socios.

5. Para especificar a las compañías de reporting cuyos importes desea exportar, active Usar filtro de compañías de reporting y haga clic en

para seleccionar a las compañías de reporting.

6. Para exportar importes de balances para todos los períodos, active Exportar todos los períodos. 7. Establezca las siguientes opciones de SAP BusinessObjects Financial Consolidation (de ser necesario): ○ Eliminar los datos de destino con antelación Seleccione esta opción para eliminar todos los datos de Intercompany en el paquete de origen. ○ Cargar filas con importe de valor cero

Nota No puede exportar importes de declaraciones de 0 a SAP BusinessObjects Financial Consolidation a menos que active esta opción. ○ Reemplazar datos existentes ○ Ejecutar reglas de paquetes ○ Ejecutar controles de paquetes ○ Publicar el paquete 8. Para exportar los movimientos de las cuentas, seleccione Usar los movimientos de cuentas y especifique un Separador de movimientos. 9. Para permitir la exportación de balances de la empresa que no estén congelados, seleccione Permitir la exportación de balances no congelados de la empresa. 10. Haga clic en Exportar. Las declaraciones se exportan a SAP BusinessObjects Financial Consolidation; se abre la página de resumen y muestra los resultados de la exportación.

Información relacionada Consultar los resultados de una exportación [página 137]

5.11.4 Exportar facturas Cualquier usuario puede exportar facturas a un archivo.

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Nota Las facturas se exportan mediante una plantilla definida por el administrador o el administrador de la aplicación. La operación de exportación genera automáticamente un archivo.

5.11.4.1 Para exportar facturas Procedimiento 1. En la ficha Importar/exportar, haga clic en Exportar facturas. 2. Seleccione una plantilla. 3. Para especificar las compañías cuyas facturas desea exportar, active Utilizar filtro de compañías y haga clic en

para seleccionar las compañías.

Sugerencias Si se exportan una o más compañías con un código que comienza con el mismo carácter, puede escribir los códigos en el campo Criterios de filtro.

4. Para especificar a los socios cuyos importes desea exportar, active Usar filtro de socios y haga clic en para seleccionar socios.

Sugerencias Si se exportan una o más compañías con un código que comienza con el mismo carácter, puede escribir los códigos en el campo Criterios de filtro. 5. Para restringir los datos de exportación a compañías o socios, elija la opción adecuada en la lista Usar filtro de datos: ○ Declarante exporta datos únicamente para unidades para las que dispone de acceso ○ Contrapartida exporta datos únicamente para socios de unidades para las que dispone de acceso ○ Ambos exportan datos para compañías y para socios.

Nota Esta opción está disponible solo cuando el administrador o el administrador de la aplicación ha activado Filtro de datos habilitado en

Administración

Configuración

Configuración de balance .

6. Para exportar importes de declaraciones para todos los períodos, active Todos los períodos. 7. Haga clic en Exportar. Se exporta el archivo y aparece la página Resumen con los resultados de la exportación.

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Información relacionada Consultar los resultados de una exportación [página 137]

5.11.5 Exportar diarios Si el administrador o el administrador de la aplicación ha autorizado el uso de cuentas de diario, cualquier usuario puede exportar a archivos los importes almacenados en la cuenta de diario. A continuación, el archivo se puede importar al sistema de contabilidad de origen.

Nota Las declaraciones de una unidad deben congelarse antes de exportarlas. Las cuentas de diario se exportan mediante una plantilla definida por el administrador. La operación de exportación genera automáticamente un archivo. Una vez finalizada la exportación, se abre la página de resumen y muestra los resultados de la exportación.

Información relacionada Consultar los resultados de una exportación [página 137] Cuentas de diario [página 105]

5.11.5.1 Para exportar diarios Procedimiento 1. En la ficha Importar/exportar en Exportar datos, haga clic en Exportar diarios. 2. En la lista Plantilla, seleccione la plantilla que desea utilizar. 3. Para especificar las unidades cuyos importes de diario se van a exportar, active Usar un filtro en las unidades. Aparecen los campos Compañía y Criterios de filtrado. 4. Haga clic en

para seleccionar compañías.

Sugerencias Si se exportan una o más compañías con un código que comienza con el mismo carácter, puede escribir los códigos en el campo Criterios de filtro. 5. Haga clic en Exportar.

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Se exporta el archivo y aparece la página Resumen con los resultados de la exportación.

Información relacionada Consultar los resultados de una exportación [página 137]

5.12 Estados de balances y acciones Los estados permiten a las empresas comunicarse entre sí acerca del progreso de los balances. Los estados de balances en las páginas de tipos y en las páginas usadas para introducir importes en cuentas secundarias le permiten ver el progreso de la conciliación de los balances. Un estado se caracteriza por las siguientes propiedades: ● símbolo ● descripción, que puede definirse ● mensajes electrónicos automáticos cuando cambia un estado ● comentarios que se adjuntan a declaraciones que tienen este estado ● descripción predeterminada Al seleccionar un estado, se abre un cuadro de diálogo donde seleccionar la acción que desee realizar. Por ejemplo, la compañía Comida canadiense ha solicitado que se vuelvan a abrir las declaraciones para cambiar un importe. La compañía Comida ligera de Reino Unido responde a esta solicitud. El usuario de la compañía Comida ligera de Reino Unido hace clic en el estado. En el cuadro de diálogo, la compañía Comida ligera de Reino Unido acepta que se vuelva a abrir la declaración para que Comida canadiense pueda cambiar su importe. Se guardan los cambios. Otro estado reemplaza el primero para indicar que la compañía Comida ligera de Reino Unido ha aceptado la solicitud de reapertura de la declaración. Si el administrador o el administrador de la aplicación ha configurado las opciones correspondientes, cada cambio de estado generará un mensaje de correo electrónico automático que se envía a los usuarios de la empresa, de modo que pueden supervisar el progreso. Los estados y las acciones se alternan como se indica a continuación: ● Estado inicial: solicitud de la compañía o el socio. ● Acción: respuesta de la unidad o el socio. ● Estado resultante de la acción. En cada página del estado figuran todas las acciones y los estados resultantes de las acciones del estado en cuestión. Al conciliar declaraciones se utiliza un modo de conciliación.

Información relacionada

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Lista de estados de balances disponibles y acciones correspondientes [página 61] Conciliaciones [página 21] Mensajes de correo electrónico detallados automáticos [página 192] Estados de grupos de usuarios [página 199]

5.12.1 Lista de estados de balances disponibles y acciones correspondientes Esta tabla muestra en una lista todos los estados posibles para un balance de intragrupo y las posibles acciones para cada estado. También contiene el estado que tendrá el balance si se selecciona una determinada acción. Tabla 7: Estado

Acción

Nuevo estado

Abierto

Solicitud de borrado (1)

Ninguno (el balance se elimina de la base de datos)

Empresa enviada

Solicitud de borrado (1)

Ninguno (el balance se elimina de la base de datos)

Socio enviado

Solicitud de borrado (1)

Solicitudes de empresa de borrado

Sin conciliar

Solicitud de borrado (1)

Solicitudes de empresa de borrado

Sin conciliar

Solicitud para diferenciar (2)

Solicitudes de empresa para diferenciar

Conciliado

Solicitud para volver a abrir

Las solicitudes de empresa para volver a abrir O ya reabierto dependiendo de la opción seleccionada en la página Administración Opciones de balance

Conciliación forzada

Solicitud para volver a abrir

Opciones .

Las solicitudes de empresa para volver a abrir O ya reabierto dependiendo de la opción seleccionada en la página Administración Opciones de balance

Solicitudes de empresa para diferenciar

Cancelar diferenciar

Sin conciliar

Solicitudes de socio para diferenciar

Aceptar para diferenciar

Diferenciado

Solicitudes de socio para diferenciar

Rechazar para diferenciar

Sin conciliar

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Opciones .

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Estado

Acción

Nuevo estado

Diferenciado

Solicitud para volver a abrir

Las solicitudes de empresa para volver a abrir O ya reabierto dependiendo de la opción seleccionada en la página Administración Opciones de balance

Solicitudes de empresa para volver a

Cancelar volver a abrir

abrir

Opciones .

El estado que tenía el balance antes de solicitar para volver a abrir

Solicitudes de socio para volver a abrir

Aceptar para volver a abrir

Abierto de nuevo

Solicitudes de socio para volver a abrir

Rechazar para volver a abrir

El estado que tenía el balance antes de solicitar para volver a abrir

Abierto de nuevo

Solicitud de borrado (1)

Solicitudes de empresa de borrado

Solicitudes de empresa de borrado

Cancelar borrado

El estado que tenía el balance antes de solicitar para borrar

Solicitudes de socios para eliminar

Aceptar borrado

Ninguno (el balance se elimina de la base de datos)

Solicitudes de socios para eliminar

Rechazar borrado

El estado que tenía el balance antes de solicitar para borrar

(1) Solo está disponible cuando la opción Ocultar acción de borrado de la página Opciones de balance

Administración

no está seleccionada.

(2) Solo está disponible cuando la opción Ocultar acción Diferencia aceptada de la página Opciones

Opciones

Opciones de balance

Administración

no está marcada.

5.12.2 Conciliaciones sin límite de conciliación Hay dos posibilidades: ● La compañía declarante y el socio introducen los mismos importes. ● La diferencia entre los importes introducidos por ambos es menor o igual que el valor de límite de conciliación definido.

Ejemplo El valor de límite de conciliación es de 1.500 dólares estadounidenses La diferencia es de 1.000 dólares estadounidenses. Por lo tanto, está por debajo del nivel del límite de conciliación. Por lo tanto, la declaración está conciliada.

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Tabla 8:

Fase 1

Empresa

Socio

Introduce: 10.000 dólares estadounidenses

Introduce: nada

Estado resultante: Compañía enviada

Estado resultante: Socio enviado

Fase 2 Fase 3

Introduce: 9.000 dólares estadounidenses Estado resultante: Conciliado

5.12.3 Conciliaciones con límites de declaración Puede suceder que una compañía declarante y un socio no se pongan de acuerdo inmediatamente sobre cómo tratar una declaración no conciliada.

Ejemplo El valor de límite de conciliación es 1.000 dólares estadounidenses (divisa de grupo) La diferencia (1.000 dólares estadounidenses) es superior al valor de límite de conciliación. Por lo tanto, la declaración está conciliada. Tabla 9: Empresa Fase 1

Socio

La empresa declarante introduce 9.500 dólares esta­ dounidenses.

Fase 2

Estado resultante: Enviado

Estado resultante: Socio enviado El socio introduce 10.000 dólares estadouniden­ ses.

Fase 3

El balance se concilia porque la diferencia es inferior al nivel del límite de conciliación. Estado resultante: Conciliado

Fase 4

La compañía declarante olvidó introducir un importe. Estado: Solicitudes de socio para volver a abrir Solicita la reapertura de la declaración. Acción: Reabrir Estado resultante: Solicitudes de empresa para vol­ ver a abrir

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Empresa

Socio

Fase 5

El socio acepta la solicitud de reapertura de la de­ claración. Acción: Aceptar Estado: Abierto de nuevo La declaración se vuelve a abrir.

Fase 6

La empresa declarante introduce el importe que ha­ bía olvidado (2.000 dólares estadounidenses) y guarda el balance. Estado: Sin conciliar

Fase 7

Acción: Solicitud para diferenciar

Estado: Solicitudes de socio para diferenciar

Fase 8

El socio acepta la opción de diferenciar. Acción: Aceptar Estado: Diferenciado

5.12.4 Apertura de nuevo de declaraciones conciliadas Al tratar con estados generados a partir de una declaración conciliada, el administrador o el administrador de la aplicación puede optar por la siguiente secuencia de acciones: ● Conciliado - Reabrir - Solicitud para volver a abrir

Información relacionada Conciliaciones [página 21]

5.12.4.1 Para definir la secuencia de acciones que efectuar cuando se vuelve a abrir una declaración conciliada Procedimiento 1. Seleccione

Administración

Configuración

Parámetros de balance .

2. En la sección Transición de estado, seleccione una de las opciones siguientes:

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○ Abierto de nuevo ○ Solicitud para volver a abrir 3. Haga clic en Actualizar.

5.13 El dashboard El dashboard ayuda a los supervisores a supervisar el proceso de reconciliación y a enviar correos electrónicos fácilmente, especialmente para las declaraciones no reconciliadas.

Precaución Para utilizar esta función, deberá primero obtener los derechos funcionales correspondientes. Para obtener más información, consulte el capítulo Funciones por usuario [página 89]. La página Dashboard muestra las siguientes columnas: ● Correo electrónico ● Sociedad ● Descripción ● Grupo de empresas ● Estado de la compañía ● Número de declaraciones ● Número de declaraciones no reconciliadas ● Última actualización ● Porcentaje de declaraciones no reconciliadas

Nota Puede crear filtros en todas las columnas, a excepción de "Porcentaje de declaraciones no reconciliadas". Las acciones siguientes están disponibles desde el dashboard: ● Actualizar el dashboard: tras modificar cualquiera de las opciones de configuración en la página del dashboard, deberá hacer clic en el botón Actualizar el dashboard para que las modificaciones se tengan en cuenta. ● Exportar el dashboard: le permite exportar todos los datos que se visualizan en el dashboard a un archivo .csv.

Precaución Es necesario actualizar el dashboard antes de exportar los datos. ● Enviar correo electrónico: le permite enviar correos electrónicos a los contactos de la empresa.

5.13.1 Exportar el dashboard Puede exportar todos los datos que se visualizan en el dashboard a un archivo .csv.

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Contexto Precaución Solo los datos que ha seleccionado en la barra Filtro se exportan a un archivo .csv. Si crea un filtro dentro de una columna, la operación de dashboard de exportación no la tiene en consideración. Se exportará la columna completa. Para exportar el dashboard:

Procedimiento 1. Seleccione los datos que desee visualizar en el dashboard mediante la barra Filtro. 2. Haga clic en el botón Actualizar el dashboard. 3. Haga clic en el botón Exportar el dashboard. 4. Guarde el archivo .csv.

5.13.2 Enviar un mensaje de correo electrónico a los usuarios de la empresa Puede enviar correos electrónicos a los contactos de la empresa.

Procedimiento 1. Haga clic en la columna Correo electrónico para seleccionar las empresas a las que desee enviar un correo electrónico. 2. Haga clic en Enviar correo electrónico. 3. Indique el texto del asunto del correo electrónico y el cuerpo en la ventana Redactar correo electrónico. 4. Seleccione los usuarios específicos que pertenezcan a una empresa o haga clic en Seleccionar todos si desea enviar un correo electrónico a todos los usuarios de la empresa que aparecen. 5. Haga clic en Enviar.

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6

Administración de la aplicación

6.1

Bases de datos de Intercompany

6.1.1 Administración de conexiones de bases de datos Esta sección explica la forma de: ● desconectar usuarios y saber qué usuarios están conectados ● administrar conexiones de bases de datos ● mantener la base de datos

6.1.1.1

Administrar conexiones de usuarios de bases de datos

Con la utilidad Usuarios conectados, el administrador o el administrador de usuarios sabe qué usuarios están conectados en un determinado momento, así como los períodos en los que están trabajando. El administrador o el administrador de usuarios puede desconectar a todos los usuarios (excepto a otros administradores).

Precaución Cualquier usuario que esté conectado si sucede esto puede perder el trabajo que ha estado haciendo.

6.1.1.1.1

Para desconectar usuarios

Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Usuarios conectados. 2. Haga clic en Desconectar a los usuarios no administradores. Aparece un mensaje de confirmación. 3. Haga clic en Aceptar.

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6.1.1.2

Administrar conexiones con bases de datos distintas

El administrador puede: ● asignar varias bases de datos a la aplicación. Esta operación se efectúa en el panel de configuración de la aplicación. ● seleccionar la base de datos a la que pueden acceder los usuarios la aplicación.

Nota Para cambiar bases de datos, el administrador debe detener el proceso de conciliación.

Nota El administrador puede desconectar cualquier otro usuario que pudiera estar conectado.

6.1.1.2.1

Para configurar una conexión de base de datos

Procedimiento 1. En SAP BusinessObjects Administration Console, haga clic en Agregar. 2. Introduzca la información del origen de datos 3. Haga clic en Conexión de prueba y, a continuación, en Aceptar. 4. Seleccione el servidor y haga clic en Conectar.

6.1.1.3

Configurar la conexión a SAP BusinessObjects Financial Consolidation

Debe configurar la URL de servicios Web de SAP BusinessObjects Financial Consolidation para importar los metadatos y exportar los importes de declaraciones desde la aplicación SAP BusinessObjects Financial Consolidation. La dirección URL de servicios web permite conectar con el origen de datos de SAP BusinessObjects Financial Consolidation.

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6.1.1.3.1

Para configurar la dirección URL de servicios Web a SAP BusinessObjects Financial Consolidation

Contexto Precaución Antes de ejecutar los pasos siguientes, detenga el proceso de conciliación.

Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione

Configuraciones

Configuraciones de SAP BusinessObjects Financial

Consolidation . 2. En el cuadro de texto dirección URL del archivo de detección, escriba la dirección URL de los servicios web. 3. Introduzca el código de usuario predeterminado y la contraseña. 4. Opcionalmente, especifique los metadatos predeterminados. 5. Haga clic en Actualizar.

6.1.1.4

Configurar los parámetros SAP BusinessObjects Financial Consolidation.

Para que SAP BusinessObjects Financial Consolidation interprete y almacene correctamente los datos exportados, hay que establecer valores para determinados parámetros.

6.1.1.4.1

Para configurar los parámetros de SAP BusinessObjects Financial Consolidation

Procedimiento 1. Detenga el proceso de conciliación, si se está ejecutando. 2. En la ficha Administración, seleccione

Configuración

Configuración de SAP BusinessObjects Financial

Consolidation . 3. En los siguientes campos, introduzca los valores según están especificados en la configuración de SAP BusinessObjects Financial Consolidation Settings: ○ Código de categoría ○ Código de movimiento

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○ Código de período de entrada de fecha ○ Código de ID de auditoría ○ Exportar por unidad de informes Seleccione esta opción para exportar unidades de informes en lugar de las unidades y sus socios. ○ Solo importe local Los datos Importe local proporcionados por los socios se exportan a SAP Financial Consolidation ○ Importe local y moneda de transacción con importe de transacción: Se exportan los datos de Importe de transacción proporcionados por el socio, la Moneda de transacción y el Importe local proporcionados por el socio. ○ Importe local y moneda de transacción con importe local: Se exportan los datos de Importe local proporcionados por el socio y la Moneda de transacción ○ Código de dimensión de moneda de transacción Introduzca el Código de dimensión de divisa de transacción para que se exporten las cantidades de transacción de intragrupo a la dimensión del análisis correspondiente de SAP BusinessObjects Financial Consolidation. ○ Usar el delimitador de movimientos de cuentas Seleccione la opción para establecer un valor delimitador entre la cuenta y el flujo. ○ Separador de movimientos Introduzca el delimitador usado entre la cuenta y el flujo. ○ Especifique el ID de tipo de tasa de cambio usado en las exportaciones a SAP BusinessObjects Financial Consolidation. 4. Seleccione Volver a usar la última selección del usuario en la página de exportación para que se almacenen las opciones de exportación introducidas en la página Exportar balances a SAP BusinessObjects Financial Consolidation, de manera que vuelvan a aparecer cada vez que se abra la página. Esta opción no está seleccionada de forma predeterminada. 5. Seleccione Tasas de actualización de solo importación de divisas para que, cuando importe divisas desde SAP BusinessObjects Financial Consolidation, no se creen nuevos valores de divisas. Sólo se actualizan las tasas de las divisas existentes en Intercompany. 6. Seleccione la opción de dividir importes exportados entre un millar para exportar las declaraciones a SAP BusinessObjects Financial Consolidation divididas entre 1000. Así, puede gestionar, por ejemplo, en importes de Intercompany en euros y en miles de euros en SAP BusinessObjects Financial Consolidation. De forma predeterminada, esta opción no está seleccionada. 7. Haga clic en Actualizar.

6.1.1.5

Configuración de la conexión a SAP BusinessObjects Financial Information Management

Se pueden importar los balances y las facturas a través de una URL web que el administrador establezca directamente en Intercompany desde SAP BusinessObjects Financial Information Management, que está conectada a sistemas SAP y sistemas que no son de SAP.

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Exploración de origen Las URL de exploración de origen permiten que los usuarios puedan explorar los datos de balances y facturas. Cuando se establece la URL, los usuarios hacen clic en un icono de origen del importe de balance o factura; los datos de ese importe aparecen en un panel de SAP BusinessObjects Financial Information Management. Cuando se conecta SAP BusinessObjects Financial Information Management a SAP ERP, los usuarios también pueden actualizar los datos en SAP ERP. Si configura la opción Exploración de origen, aparece un icono de origen de un importe de balance a nivel de balance, o bien un importe de factura en la página Facturas.

6.1.1.5.1

Para configurar las conexiones a SAP BusinessObjects Financial Information Management

Requisitos previos El administrador de Financial Information Management tiene que configurar un almacén de datos de Intercompany, y tiene que haber un token válido de sesión de CMS.

Procedimiento 1. Detenga el proceso de conciliación si se está ejecutando. 2. En la ficha Administración, seleccione

Configuración

Configuración de SAP BusinessObjects Financial

Information Management . 3. En el cuadro de texto Dirección URL del sitio Web, introduzca la URL del sitio Web de Financial Information Management. 4. Para configurar la función de exploración de origen: a. Seleccione Exploración de origen. b. Introduzca la URL de exploración de origen que le haya proporcionado el administrador de Financial Information Management. 5. Haga clic en Actualizar.

6.1.2 Definir la estructura de la base de datos Esta sección explica a los administradores o al administrador de la aplicación cómo configurar la estructura de la base de datos.

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Nota Antes de efectuar actualizaciones en la base de datos, debe detener el proceso de conciliación, si se está ejecutando.

6.1.2.1

La estructura de la base de datos

El administrador o el administrador de la aplicación define todos los objetos que forman parte de la estructura de la base de datos en el siguiente orden: Tabla 10: Objetos de la base de datos

Opcional

Períodos Divisas Grupos de unidades

X

Empresas los usuarios Grupos de usuarios Grupos de cuentas Valores de límite de conciliación

X

Cuentas de diario

X

Cuentas Comentarios estándar

X

Conciliación forzada

X

6.1.2.1.1

Metadatos

Los objetos de metadatos de la base de datos incluyen: ● usuarios ● grupos de usuarios ● unidades ● grupos de unidades

6.1.2.1.1.1 Crear objetos de metadatos Los objetos de metadatos se crean:

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● introduciéndolos manualmente ● importándolos desde archivos Aunque la mayoría de objetos pueden importarse, es necesario introducir ciertos objetos manualmente para garantizar la coherencia de los metadatos.

Nota Pueden crearse y cambiarse usuarios y grupos de usuarios mientras se está ejecutando el proceso de conciliación.

6.1.2.1.1.2 Eliminar objetos de metadatos En general, no es posible eliminar un objeto de metadatos si ya está vinculado con otro objeto. Por ejemplo, no se puede eliminar una divisa si ya se ha definido como divisa local de una unidad. El administrador o el administrador de la aplicación puede eliminar: ● Uno o más objetos de metadatos relacionados, por ejemplo una unidad, una cuenta o una divisa. ● Un grupo de objetos de metadatos relacionados, por ejemplo todas las unidades o todas las cuentas.

6.1.2.1.1.2.1 Para eliminar un objeto de metadatos Procedimiento 1. Detenga el proceso de conciliación. 2. En la página donde aparecen los objetos de metadatos pertinentes, por ejemplo en

Administración

Divisas , haga clic en el icono de la X roja que hay a la derecha del objeto que desea eliminar. Aparece un mensaje de confirmación. 3. Haga clic en Aceptar. 4. Reinicie el proceso de conciliación.

6.1.2.1.1.2.2 Para eliminar un grupo de objetos de metadatos relacionados Procedimiento 1. Detenga el proceso de conciliación. 2. En la página donde aparecen los objetos de metadatos correspondientes, por ejemplo en

Administración

Divisas , haga clic en Purgar divisas.

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Aparece un mensaje de confirmación. 3. Haga clic en Aceptar.

6.1.2.1.1.3 Activar y desactivar un objeto de metadatos Puede autorizar o denegar el uso de cada objeto de metadatos de las declaraciones.

Precaución No se pueden hacer cambios si el proceso de conciliación está en curso y hay declaraciones. Puede activar o desactivar empresas cuando el proceso esté en marcha, aunque las declaraciones no se hayan purgado. La columna Estado especifica si la compañía está activa o no: ● Un icono de marca de verificación verde indica que la compañía está activa. ● Un icono de X roja indica que la compañía está inactiva. Para activar o desactivar un objeto, vaya a la página del objeto y realice una de las siguientes acciones: ● seleccione la casilla Inactivo para que el objeto no pueda usarse en declaraciones. ● deseleccione la casilla Inactivo para que el objeto pueda usarse en declaraciones.

6.1.2.1.2

Períodos

Los períodos se definen mediante una fecha de inicio y una de finalización. Estas fechas establecen el período con el que se vinculan los importes que se introducen o importan para declaraciones. Los períodos que se definen en la aplicación deben ser los mismos que los aplicados en el sistema de consolidación al que se exportan los importes. Los objetos siguientes se vinculan conforme a un período determinado: ● Umbrales de conciliación ● Tipos de divisas ● El estado congelado de unidades

Nota En una nueva base de datos, el administrador o el administrador de la aplicación debe crear al menos un período para tener acceso a las funciones de la aplicación.

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6.1.2.1.2.1 Propiedades de período Las fechas de inicio y fin del proceso determinan el período durante el cual los usuarios pueden acceder a la base de datos para trabajar en las declaraciones. Antes y después de este período, el administrador o el administrador de la aplicación es el único que dispone de acceso a la base de datos. Un período presenta las propiedades siguientes: ● Un nombre El nombre es obligatorio. Dos períodos no pueden tener el mismo nombre. ● Una fecha de inicio ● Una fecha de fin ● Un estado El estado especifica si el período está abierto, cerrado, archivado o restaurado. ● También se puede especificar si son correctos los tipos predeterminados que se utilizan para el período.

Información relacionada Abrir y cerrar períodos [página 145] Archivar declaraciones [página 225] Tipos para períodos nuevos [página 76]

6.1.2.1.2.2 Crear períodos En una nueva base de datos, el administrador o el administrador de la aplicación debe crear al menos un período para tener acceso a todas las funciones de la aplicación. Al crear un período, los tipos y límites de conciliación se transfieren del período anterior y se aplican al nuevo. Al transferir compañías congeladas a un nuevo período, ya no estarán congeladas en el nuevo período. Tras crear un período, puede seleccionarse en la barra de navegación.

6.1.2.1.2.2.1 Para crear un período Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Períodos. 2. Haga clic en Agregar nuevo. Aparece la página Crear períodos. 3. En el cuadro Código, introduzca el nombre asignado al período.

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4. En el cuadro Descripción, introduzca un nombre largo. 5. En los campos Iniciar y Finalizar, introduzca los datos o selecciónelos en el calendario mediante el icono de calendario. 6. Seleccione una regla de factura de las de la lista. De forma predeterminada, ya está seleccionada la regla de factura del período anterior. No se puede seleccionar otra regla si hay facturas en el período. Las facturas de un período se tienen que eliminar y, a continuación, se puede seleccionar otra regla de factura. 7. Haga clic en Crear. Aparecen los campos Estado y Advertencia de borrado.

Información relacionada Para confirmar los tipos para un período [página 77]

6.1.2.1.2.3 Tipos para períodos nuevos Al crear un período, de forma predeterminada se aplican los tipos del período anterior. Se denominan tipos estimados. En la página Períodos, en la columna Tipo de divisa confirmada, el ícono X rojo indica que las tasas están calculadas. El administrador o el administrador de la aplicación puede: ● Aprobar tipos si son correctos para el nuevo período. ● En caso de períodos incorrectos, especificar los tipos correctos para el período. Los tipos se pueden confirmar: ● período a período ● para todos los períodos a la vez

Nota Estas operaciones sólo se aplican a períodos abiertos.

Información relacionada Divisas [página 77]

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6.1.2.1.2.3.1 Para confirmar los tipos para un período Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Períodos. 2. Haga clic en el vínculo del período estimado que desea confirmar. Aparece la página del período seleccionado. 3. Active la casilla de verificación en el campo Advertencia de borrado. 4. Haga clic en Actualizar. En la página Períodos, el icono de advertencia de la columna Tipos de divisas confirmados ha desaparecido para el período.

6.1.2.1.2.4 Eliminar períodos El administrador o el administrador de la aplicación no puede eliminar un período mientras esté seleccionado en la barra de navegación. Si el administrador o el administrador de la aplicación intenta eliminar un período que esté usando otro usuario, se muestra un mensaje de advertencia. El administrador o el administrador de la aplicación puede averiguar los períodos que están en uso seleccionando Usuarios conectados en la fichaAdministración.

Información relacionada Administrar conexiones de usuarios de bases de datos [página 67] Eliminar objetos de metadatos [página 73]

6.1.2.1.3

Divisas

Cuando se crea una empresa, el administrador o el administrador de la aplicación le asigna una divisa. En la aplicación, las divisas se introducen de una a una. Las divisas que define el administrador o el administrador de la aplicación son: ● La divisa de grupo, usada por la oficina central como divisa base. ● La divisa local o divisa de unidad local. ● La divisa de las transacciones y los importes introducidos en las declaraciones se expresan en la divisa de transacción. ● La divisa por predeterminada, que se muestra de forma automática al agregar o acceder a una declaración. Los usuarios pueden seleccionar, si lo desean, otra divisa de transacción. El administrador o el administrador de la aplicación debe seguir los pasos en el orden que se indica a continuación:

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● Las divisas deben crearse: ○ Ingresándolas directamente en la aplicación. ○ Importando divisas que estén en un archivo .csv o .txt mediante una plantilla de importación. ● Debe definir la divisa de grupo entre todas las divisas que ya se hayan creado. ● De forma opcional, establecer la divisa de transacción predeterminada. ● Definir el modo de convertir los importes. Las divisas son idénticas para todos los períodos. Sin embargo, los tipos se definen de manera específica por período.

Nota Al crear un período, los tipos especificados para el tipo anterior se aplican al período nuevo. Los tipos del nuevo período se pueden cambiar.

Información relacionada Períodos [página 74] La divisa de grupo [página 80] Convertir importes [página 81] Plantillas de divisa [página 176]

6.1.2.1.3.1 Propiedades de divisa Una divisa tiene las siguientes propiedades: ● Un código de divisa. El código es obligatorio. No puede haber dos divisas con el mismo código y cada código debe estar formado por tres caracteres como máximo. ● Una descripción (opcional) ● Tipos: ○ Tipo a la apertura ○ Tipo medio ○ Tipo al cierre Los tipos se definen por período. Todos los tipos se indican en comparación con la divisa del grupo. Pueden expresarse mediante dos métodos de valoración: ○ Multiplicar El valor de la divisa local se expresa en base a la cantidad variable de la divisa del grupo. Al crear una divisa, el método de valoración predeterminado es multiplicar. ○ Dividir El valor de una unidad de divisa de grupo se expresa en base a la cantidad variable de la divisa local. ● Inactiva, si está activada esta opción, significa que la divisa no se utiliza en declaraciones. ● Tipo dividido, si está activada esta opción, el método de valuación dividida para los tipos definidos si son utilizados. De manera predeterminada, se utiliza el método Multiplicar.

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Nota Los usuarios sin derechos de administrador o de administrador de la aplicación ven la información de divisas en modo solo lectura. Solo el administrador o el administrador de la aplicación tiene derechos de lectura/ escritura en esta página.

Información relacionada Períodos [página 74]

6.1.2.1.3.1.1 Para introducir una divisa Procedimiento

1. En la barra de navegación, haga clic en

, a la derecha del período actual.

2. En el cuadro de diálogo Períodos, haga clic en el vínculo del período que desea aplicar.

Nota El período que se selecciona es importante porque los tipos de divisa que define son específicos de ese período. 3. En la ficha Administración, seleccione Divisas. 4. En la página Divisas, haga clic en Agregar nuevo. 5. En la página Crear divisa, introduzca la información pertinente en los siguientes campos: ○ Código ○ Descripción ○ Tipo a la apertura ○ Tipo medio ○ Tipo al cierre

Nota Las cifras que se proporcionan en los campos Tipo a la apertura, Tipo medio y Tipo al cierre deben ser mayores que cero. 6. Si no desea utilizar la divisa en las declaraciones, activeInactivo. 7. Haga clic en Crear. 8. Para aplicar el método de valoración de división, active Dividir. 9. Haga clic en Actualizar.

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6.1.2.1.3.1.2 Para copiar tipos ya existentes para todas las divisas en períodos abiertos Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Divisas. 2. En la página Divisas, haga clic en Copiar los tipos para todos los períodos abiertos. Aparece un mensaje de confirmación. 3. Haga clic en Aceptar.

6.1.2.1.3.2 La divisa de grupo La divisa de grupo es la divisa de informes que usa la oficina central como divisa base, con la que se pueden cotizar las otras divisas. El administrador o el administrador de la aplicación debe seleccionar la divisa de grupo en las divisas de la base de datos que usa la aplicación. No se puede importar.

Nota La divisa de grupo se puede cambiar o eliminar posteriormente, pero sólo si se eliminan todos los balances de la base de datos.

6.1.2.1.3.2.1 Para definir la divisa de grupo Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione

Configuraciones

Configuraciones de metadatos .

2. En la lista Divisa de grupo, seleccione una divisa de transacción. Las transacciones se realizan en la divisa de transacción establecida. Los importes introducidos en las declaraciones se expresan en la divisa de transacción. 3. Haga clic en

para seleccionar una divisa predeterminada.

Al agregar o acceder a una declaración se muestra la divisa de transacción predeterminada. Sin embargo, los usuarios pueden seleccionar, si lo desean, otra divisa de transacción. El administrador o el administrador de la aplicación puede cambiar en cualquier momento la divisa de transacción predeterminada. 4. Haga clic en Actualizar.

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6.1.2.1.3.3 Convertir importes En el diagrama siguiente se ilustra la forma en que los importes de transacciones se convierten en importes de grupos.

En la aplicación, los importes de pueden convertir de dos maneras: ● Todos los importes se convierten de los importes en divisa local a la divisa del grupo. En este caso, los usuarios especifican los importes en la divisa local y en la divisa de transacción. ● Todos los importes se convierten de los importes en la divisa de transacción a la divisa del grupo. En este caso, los usuarios sólo pueden especificar los importes en la divisa de transacción. Puede solicitar que los importes se calculen automáticamente en la divisa local mediante importes especificados en la divisa de transacción.

Nota Asimismo, se puede definir un modo que permita seleccionar, para cada cuenta matriz, cuál de los dos modos de transacción se debe aplicar para convertir los importes.

Nota Una vez elegido, el modo de transacción no se puede modificar a menos que se detenga el proceso y la base de datos no contenga ninguna declaración.

Información relacionada La divisa de grupo [página 80]

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6.1.2.1.3.3.1 Para definir el método para convertir importes Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione

Configuraciones

Configuración de declaraciones .

2. En la lista Fuente de importe de grupo, seleccione uno de los siguientes comandos: ○ Importe de grupo a partir del importe local: para convertir los importes en divisa local en importes de divisa de grupo. ○ Importe de grupo a partir del importe de transacción: para convertir los importes de transacción en importes de divisa de grupo. ○ Modo mixto: para poder seleccionar uno de los dos modos de conversión para cada cuenta matriz. 3. Si desea que los importes en divisa local se vuelvan a calcular automáticamente mediante los importes de divisa de transacción, active Recálculo automático del importe en divisa local.

Nota Esta opción sólo está disponible para Importe local a importe de grupo e Importe de transacción a importe de grupo. 4. Haga clic en Actualizar.

6.1.2.1.4

Grupos de unidades

Las unidades se distribuyen en grupos de unidades. Un grupo de unidades tiene un: ● código exclusivo

Nota Ningún otro grupo de unidades tiene el mismo código. ● nombre Los grupos de unidades de la aplicación se crean introduciéndolos manualmente o importándolos. Tras haber creado los grupos de unidades, los puede vincular con unidades: ● En la aplicación, mediante: ○ La página de la unidad ○ La página de grupos de unidades ● Una importación

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Información relacionada Para agregar una entidad [página 86] Para crear un grupo de unidades [página 83] Modelos de importación de unidades [página 172]

6.1.2.1.4.1 Para crear un grupo de unidades Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Grupos de compañías. 2. Haga clic en Agregar nuevo. 3. Introduzca la información correspondiente en los campos Código y Descripción. 4. Haga clic en Crear. Se muestra el botón Unidades. 5. Para vincular una o varias unidades con el actual grupo de unidades, haga clic en Unidades. 6. Marque las casillas correspondientes a las unidades que desea vincular con el grupo de unidades. 7. Haga clic en Actualizar.

6.1.2.1.5

Unidades

Una unidad se puede vincular con: ● un grupo de usuarios ● una compañía de reporting La compañía de reporting es la compañía a la que se asigna la compañía actual.

Nota Si quiere vincular una compañía a una compañía de informes, ambas deben tener la misma divisa local. ● uno o varios grupos de compañías

Información relacionada Grupos de unidades [página 82] Grupos de usuarios [página 97]

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6.1.2.1.5.1 Compañías declarantes y socios Una compañía declarante introduce declaraciones que corresponden a transacciones con otra unidad, el socio, introducidas en el sistema. Las compañías declarantes efectúan solicitudes para eliminar o modificar declaraciones. El socio recibe solicitudes de la compañía declarante.

Ejemplo Las compañías A y B intercambian transacciones, introducen y a continuación concilian sus declaraciones. ● Desde el punto de vista de la compañía A: A es la compañía declarante y B es el socio. ● Desde el punto de vista de la compañía B: B es la compañía declarante y A es el socio.

6.1.2.1.5.2 Compañías y entidades de reporting Una compañía pasa a ser una entidad de reporting cuando exporta las declaraciones al sistema de consolidación y, por lo tanto, genera informes. Una entidad de reporting puede estar formada por una o varias compañías.

6.1.2.1.5.3 Propiedades de compañías Nota Si el usuario no es un administrador ni un administrador de la aplicación, la información de la empresa se mostrará como texto de solo lectura. Una compañía tiene las siguientes propiedades: ● un código exclusivo ● una descripción ● una Divisa de reporting especifica la moneda local que utiliza la compañía ● una Compañía de reporting especifica la compañía de reporting a la que está asignada la compañía actual No es obligatorio que una compañía esté asignada a una compañía de reporting. ● uno de los estados siguientes: ○ Activa, significa que la compañía puede utilizarse en declaraciones. ○ Inactiva, significa que la compañía no puede utilizarse en declaraciones. Si la casilla de verificación Inactiva está seleccionada en el panel de edición de la compañía, no será posible introducir declaraciones para la compañía.

Nota El administrador puede activar o desactivar una compañía si el proceso de conciliación se ha detenido. ○ Congelado, significa que las declaraciones de la compañía y las de todos sus asociados no pueden modificarse.

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Nota El estado Congelado se define por periodo. ● La propiedad No forma parte del intragrupo especifica que cada declaración introducida contra esta empresa se conciliará de forma automática. Esta propiedad solo está disponible si la opción Conciliar automáticamente empresas marcadas como "No forman parte del intragrupo" está habilitada en la página

Administración

Configuración de reconciliación forzada . De forma predeterminada, esta propiedad no está marcada.

Precaución No puede deshabilitar esta propiedad cuando se hayan introducido los datos de la empresa. Para hacerlo, debe eliminar todos los datos (declaraciones y facturas) de la empresa. ● La Fecha de congelación especifica la fecha y la hora en que se congelaron las declaraciones de la compañía actual El botón Restablecer / Suprimir las declaraciones se utiliza para eliminar y restablecer declaraciones. El botón Congelar unidad se utiliza para congelar compañías. El botónGrupos de compañías abre una página en la que se puede asignar la compañía a un grupo de compañías. El botón Grupos de usuarios abre una página en la que se puede asignar la empresa a un grupo de usuarios. El botón Eliminar facturas elimina todas las facturas de la compañía actual.

Nota El botón Eliminar facturas sólo se muestra cuando hay facturas en la base de datos. En Contactos de la unidad se muestran usuarios con los que se puede poner en contacto si es necesario.

Información relacionada Eliminar facturas por unidad, cuenta matriz o filial [página 160] Congelar y descongelar declaraciones de unidades [página 149] Restablecer y eliminar declaraciones [página 34] Períodos [página 74] Establecimiento del proceso de conciliación forzada [página 120]

6.1.2.1.5.4 Añadir una compañía El administrador o el administrador de la aplicación puede agregar empresas de dos modos: ● Ingresándolas directamente en la aplicación. ● importándolas desde un archivo .csv o .txt mediante una plantilla.

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Información relacionada Modelos de importación de unidades [página 172] Para agregar una entidad [página 86]

6.1.2.1.5.4.1 Para agregar una entidad Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Compañías. 2. Haga clic en Agregar nuevo. 3. Introduzca un Código alfanumérico exclusivo. 4. Escriba una Descripción. 5. En la lista Divisa de informe, seleccione la divisa local. 6. Haga clic en Crear. 7. Si se desea vincular la compañía a una compañía de reporting o definir la compañía como una compañía de reporting, haga clic

junto al campo Compañía de reporting.

8. Realice una de las siguientes acciones: ○ Haga clic en el vínculo de la compañía de reporting que desea vincular con la unidad que está creando.

Nota Si quiere vincular una compañía a una compañía de informes, ambas deben tener la misma divisa local. ○ Haga clic en el vínculo de la compañía actual para definirla como entidad de reporting. 9. Si se desea vincular la compañía actual con un grupo de compañías, haga clic en Grupos de compañías.

Nota También puede vincular una unidad con un grupo de unidades a través de la correspondiente página de grupo de unidades. 10. Active la casilla junto al grupo de unidades o los grupos con que desea vincular la unidad. 11. Si se desea vincular la compañía actual con un grupo de usuarios, haga clic en Grupos de usuarios.

Nota También se puede vincular una unidad con un grupo de usuarios en la página de grupo de usuarios. 12. Active la casilla junto al grupo de usuarios pertinente. 13. Haga clic en Actualizar.

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Información relacionada Para crear un grupo de unidades [página 83] Para crear un grupo de usuarios [página 98]

6.1.2.1.5.5 Eliminar unidades Al eliminar unidades existen las limitaciones siguientes: ● Los administradores son los únicos que pueden eliminar unidades. ● No se puede eliminar una unidad mientras esté seleccionada en la barra de navegación. ● Si un administrador intenta eliminar una unidad que esté utilizando otro administrador, aparece un mensaje de advertencia, y la operación se debe confirmar o cancelar. ● No se puede eliminar una unidad utilizada en una declaración. Para eliminar el objeto de metadatos de la unidad, siga las instrucciones que se proporcionan para eliminar objetos de metadatos.

Información relacionada Eliminar objetos de metadatos [página 73]

6.1.2.1.6

Usuarios

El administrador o el administrador de usuarios vincula usuarios con grupos de usuarios para incluirlos en el proceso de conciliación. El administrador o el administrador de usuarios puede crear usuarios de dos maneras: ● Ingresándolas directamente en la aplicación. ● Importando metadatos de usuarios que están en un archivo .csv o .txt mediante una plantilla. Un usuario está vinculado a un grupo de usuarios, que define las compañías a las que el usuario tiene acceso. Asimismo, un usuario puede definirse como un contacto de la unidad.

Información relacionada Grupos de usuarios [página 97] Plantillas de usuario [página 183]

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6.1.2.1.6.1 Propiedades de usuario Un usuario presenta las propiedades siguientes: ● un modo de autenticación Los usuarios se autentican mediante una autenticación integrada, un directorio LDAP o un servidor CMS. Para obtener más información, consulte el Manual del administrador de SAP BusinessObjects Intercompany. ● un código alfanumérico exclusivo ● una descripción ● un perfil de usuario que especifica las funciones a las que tiene acceso el usuario. ● un idioma predeterminado Este idioma aparece de forma predeterminada cuando el usuario se conecta; sin embargo, el usuario lo puede cambiar. ● una contraseña ● una dirección de correo electrónico El usuario puede recibir correo electrónico con informes sobre el progreso. ● un número de teléfono ● un número de teléfono móvil ● un número de fax ● una dirección

Información relacionada Mensajes de correo electrónico detallados automáticos [página 192] Perfiles de usuario [página 88]

6.1.2.1.6.2 Perfiles de usuario Los perfiles de usuario permiten definir las funciones a las que los usuarios pueden acceder. Existen seis perfiles de usuarios predeterminados que creó la aplicación: ● Administrador El administrador puede ejecutar todas las funciones, pero los otros perfiles sólo pueden ejecutar las funciones que se indican en las tablas siguientes. ● Administrador de la aplicación Esta función tiene los mismos derechos que un administrador, salvo la capacidad de gestionar usuarios y grupos de usuarios. El administrador de la aplicación tiene acceso a la información de los usuarios en modo de solo lectura. ● Administrador de usuarios Esta función tiene los derechos para administrar usuarios y grupos de usuarios. ● Usuario interactivo ● Usuario avanzado ● Usuario de consulta

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Nota Todos estos perfiles de usuario se pueden modificar, salvo el perfil de usuario Administrador. Sin embargo, no puede eliminarlos. Además, puede crear perfiles de usuario personalizados en función de sus consideraciones de seguridad. Para obtener más información, consulte Funciones por perfil de usuario [página 89].

6.1.2.1.6.2.1 Funciones por perfil de usuario Tabla 11: Derechos/ Perfil de usuario

Administra­ dor

Administra­ Administra­ dor de la apli­ dor de usua­ cación rios

Usuario inte­ ractivo

Usuario avanzado

Usuario de consulta

X

X

-

X

-

-

Vista

X

X

-

X

X

X

Restablecer/ Eliminar (to­ das las decla­ raciones de una empresa)

X

X

-

X

-

-

Anexos de ar­ Crear/Modifi­ car/Eliminar chivos/ Comentarios/ Comentarios estándar

X

X

-

X

X

-

Congelar de­ X claraciones no reconciliadas

X

-

-

-

-

Congelar em­ presa/Conge­ lar relación

X

X

-

X

X

-

Liberar em­ presa/Liberar relación

X

X

-

-

X

-

Congelar/ Liberar todas las empresas para todos los períodos

X

X

-

-

-

-

Pestaña "De­ claraciones" Declaraciones Crear/Modifi­ car/Eliminar

Congelar/ Liberar

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Derechos/ Perfil de usuario

Administra­ dor

Administra­ Administra­ dor de la apli­ dor de usua­ cación rios

Usuario inte­ ractivo

Usuario avanzado

Usuario de consulta

Congelar/ Liberar todas las empresas para el pe­ ríodo actual

X

X

-

-

-

-

Crear/Modifi­ car/Eliminar

X

X

-

X

-

-

Restablecer/ Eliminar (to­ das las decla­ raciones de una empresa)

X

X

-

X

-

-

Vista

X

X

-

X

X

X

Reconciliar

X

X

-

X

X

-

Anexos de ar­ Crear/Modifi­ car/Eliminar chivos/ Comentarios/ Comentarios estándar

X

X

-

X

X

-

Cuadro de

Ver y actuali­

X

X

-

X

X

X

mandos

zar el dash­

X

X

-

X

X

-

X

X

-

-

-

-

Importar de­ claraciones

X

X

-

X

-

-

Importar fac­ turas

X

X

-

X

-

-

Arrastre del período ante­ rior

X

X

-

-

-

-

Facturas Facturas

board Escribir y en­ viar correos electrónicos Pestaña "Im­ portar/Expor­ tar" Importar/ Exportar Importar da­ tos mientras el proceso esté detenido Importar da­ tos

90

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Derechos/ Perfil de usuario

Exportar da­ tos

Plantillas

Importacio­ nes/exporta­ ciones ante­ riores

Administra­ dor

Administra­ Administra­ dor de la apli­ dor de usua­ cación rios

Usuario inte­ ractivo

Usuario avanzado

Usuario de consulta

Iniciar FIM

X

X

-

X

-

-

Declaraciones

X

X

-

X

X

X

Facturas

X

X

-

X

X

X

Diarios

X

X

-

X

X

X

Exportar de­ claraciones a FC

X

X

-

X

X

X

Crear/Modifi­ car

X

X

-

-

-

-

Eliminar

X

X

-

-

-

-

Vista

X

X

-

-

-

Ver importa­ ciones/expor­ taciones PRO­ PIAS

X

X

-

X

X

X

Eliminar im­ portaciones/ exportaciones PROPIAS

X

X

X

X

X

Ver TODAS las X importacio­ nes/exporta­ ciones

X

-

-

-

Eliminar TO­ DAS las im­ portaciones/ exportaciones

X

X

-

-

-

-

Ver todos los informes

X

X

-

-

-

X

Eliminar todos X los informes

X

-

-

-

-

Ejecutar

X

-

X

X

X

Pestaña "In­ formes" Informes

X

Pestaña "Ad­ ministración" Metadatos de administra­ ción

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Derechos/ Perfil de usuario

Administra­ dor

Administra­ Administra­ dor de la apli­ dor de usua­ cación rios

Usuario inte­ ractivo

Usuario avanzado

Usuario de consulta

Cuentas, Gru­ Crear/Impor­ pos de cuen­ tar/Modificar tas

X

X

-

-

-

-

Eliminar

X

X

-

-

-

-

Vista

X

X

-

X

X

X

Exportar

X

X

-

-

-

-

Crear/Impor­ tar/Modificar

X

X

-

-

-

-

Eliminar

X

X

-

-

-

-

Vista

X

X

X

X

X

X

Exportar

X

X

-

-

-

-

Crear/Impor­ tar/Modificar

X

X

-

-

-

-

Eliminar

X

X

-

-

-

-

Vista

X

X

-

X

X

X

Exportar

X

X

-

-

-

-

Crear/Impor­ tar/Modificar

X

X

-

-

-

-

Eliminar

X

X

-

-

-

-

Vista

X

X

-

X

X

X

Copiar en to­ dos los perío­ dos

X

X

-

-

-

-

Exportar

X

X

-

-

-

-

Crear/Impor­ tar/Modificar

X

X

-

-

-

-

Eliminar

X

X

-

-

-

-

Vista

X

X

-

X

X

X

Exportar

X

X

-

-

-

-

Restablecer de diario

X

X

-

-

-

-

Crear/Modifi­ car

X

X

-

-

-

-

Eliminar

X

X

-

-

-

-

Vista

X

X

-

X

X

X

Empresas

Grupos de unidades

Monedas y ti­ pos

Cuentas de diario

Límite de conciliación

92

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Derechos/ Perfil de usuario Período

Comentarios estándar

Administra­ dor

Administra­ Administra­ dor de la apli­ dor de usua­ cación rios

Usuario inte­ ractivo

Usuario avanzado

Usuario de consulta

Crear/Modifi­ car/Borrar to­ das las adver­ tencias

X

X

-

-

-

-

Eliminar

X

X

-

-

-

-

Vista

X

X

-

-

X

Abrir/Cerrar

X

X

-

-

-

-

Archivar/ Restaurar

X

X

-

-

-

-

Añadir/Modifi­ X car/

X

-

-

-

-

Eliminar

X

X

-

-

-

-

Vista

X

X

-

X

X

X

Iniciar/Dete­ ner

X

X

-

-

-

Acceder a IC mientras el proceso esté detenido

X

X

X

-

-

-

Vista

X

X

-

-

-

-

Configurar

X

X

-

-

-

-

Vista

X

X

-

-

-

-

Configurar op­ X ciones

X

-

-

-

-

Ver opciones

X

X

-

-

-

-

Recibir co­ rreos electró­ nicos detalla­ dos

X

X

-

X

X

-

Recibir co­ rreos electró­ nicos de resu­ men

X

X

-

X

X

-

Puede ser un contacto de empresa

X

X

X

-

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-

Configurar

X

X

-

-

-

-

Sistema de administra­ ción Proceso

Informe

Mensajes de correo elec­ trónico

Estados

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Derechos/ Perfil de usuario

Administra­ dor

Administra­ Administra­ dor de la apli­ dor de usua­ cación rios

Usuario inte­ ractivo

Usuario avanzado

Usuario de consulta

Vista

X

X

-

-

-

-

Crear/Impor­ tar/Modificar

X

-

X

-

-

-

Eliminar/ Purgar

X

-

X

-

-

-

Vista

X

X

X

-

-

-

Exportar

X

X

X

-

-

-

Desconexión forzada

X

X

X

-

-

-

Acceder a los X datos de todas las empresas

X

X

-

-

-

Crear/Impor­ tar/Modificar

X

-

X

-

-

-

Eliminar

X

-

X

-

-

-

Exportar

X

X

X

-

-

-

Vista

X

X

X

-

-

-

Crear/Modifi­ car

X

-

X

-

-

-

Eliminar/ Purgar

X

-

X

-

-

-

Vista

X

X

X

-

-

-

X

X

-

-

-

-

Eliminar/ Purgar

X

X

-

-

-

-

Vista

X

X

-

-

-

-

Configurar

X

X

-

-

-

-

Vista

X

X

-

-

-

-

Manteni­ miento

Ver

X

X

-

X

-

-

Purgar decla­ raciones/ facturas

Purgar (perío­ dos cerrados)

X

X

-

-

-

-

Usuarios co­ nectados

Ver

X

X

X

-

-

-

Usuarios

Grupos de usuarios

Perfiles de usuario

Reglas de fac­ Crear/Modifi­ tura car

Opciones

Utilidades de administra­ ción

94

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Derechos/ Perfil de usuario

Administra­ dor

Administra­ Administra­ dor de la apli­ dor de usua­ cación rios

Usuario inte­ ractivo

Usuario avanzado

Usuario de consulta

Cerrar sesión en el sistema

X

X

-

-

-

-

Ejecutar re­ conciliación forzada

Ejecutar

X

X

-

-

-

-

Correo elec­ trónico gene­ ral

Escribir y en­ viar

X

X

-

-

-

-

SAP FC

Iniciar la apli­ cación

X

X

-

X

-

-

X

X

-

-

-

-

X

X

-

X

X

X

Reconciliacio­ nes forzadas de adminis­ tración Opciones de Configurar reconciliación forzada Vista

Nota Debido a las dependencias entre los derechos funcionales, si se selecciona un derecho funcional específico, este derecho se activará solo si está seleccionado otro derecho funcional. A continuación, encontrará una lista de dependencias entre determinados derechos: Tabla 12: Derecho funcional seleccionado

Derecho funcional que también debe estar seleccionado

Sección "Factura"

Derecho "ver declaración"

Sección "Importaciones/exportaciones anteriores"

Al menos un derecho en la sección "Importar datos" o "Ex­ portar datos"

Sección Período:

Derecho "Crear/Modificar/Borrar todas las advertencias"

"Abrir/Cerrar" "Archivar/Restaurar" Sección Usuarios: Relación Importar usuarios/grupo de usuarios (incluida en el

Derecho "Crear/Importar/Modificar" en la sección "grupos de usuarios"

derecho "Crear/Importar/Modificar") Sección Declaraciones:

Derecho "Ver empresa"

Derecho "Restablecer/Eliminar (todas las declaraciones de una empresa)"

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95

Derecho funcional seleccionado

Derecho funcional que también debe estar seleccionado

Derecho "Eliminar (todas las facturas de una empresa)" en la sección "Facturas"

Derecho "Ver empresa"

6.1.2.1.6.2.2 Para crear un perfiles de usuario

Contexto

Procedimiento 1. En la pestaña Administración, seleccione Perfiles de usuario. 2. Haga clic en Agregar nuevo. 3. Introduzca un código y una descripción y haga clic en Crear. Se abre la lista Derechos funcionales. 4. Seleccione los derechos correspondientes que desee asignar a este perfil de usuario nuevo y haga clic en Actualizar.

6.1.2.1.6.3 Crear usuarios Solo el administrador y el administrador de usuarios pueden crear usuarios. En la aplicación, los usuarios se ingresan de uno a uno.

6.1.2.1.6.3.1 Para crear un usuario Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Usuarios. 2. Haga clic en Agregar nuevo. 3. Introduzca la contraseña. 4. Introduzca un código exclusivo de usuario.

96

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5. Introduzca los campos Dirección de correo electrónico, Número de teléfono, Fax, Dirección y Número de móvil. 6. En la lista Perfil de usuario, seleccione un perfil. 7. En la lista Idioma predeterminado, seleccione un idioma. 8. Si desea que el usuario reciba mensajes electrónicos detallados, active Recibir mensajes electrónicos detallados. 9. Haga clic en Crear.

Información relacionada Destinatarios de mensajes de correo electrónico detallados [página 193]

6.1.2.1.7

Grupos de usuarios

El administrador o el administrador de usuarios puede vincular empresas y usuarios entre sí para crear un grupo de usuarios. Si los usuarios se conectan para introducir declaraciones, sólo pueden acceder a las compañías que estén definidas en sus grupos de usuarios.

Nota Los administradores o administradores de usuarios tiene acceso a todas las empresas. Algunos usuarios se definen automáticamente como contactos de la unidad. Un grupo de usuarios tiene las siguientes propiedades: ● un código exclusivo ● una descripción ● compañías y usuarios asociados

6.1.2.1.7.1 Crear grupos de usuarios El administrador y el administrador de usuarios pueden crear grupos de usuarios de dos maneras: ● Ingresándolas directamente en la aplicación. ● importando los grupos de usuarios como objetos de metadatos en archivos .csv o .txt.

Información relacionada Plantillas de grupo de usuarios [página 187]

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6.1.2.1.7.1.1 Para crear un grupo de usuarios Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Grupos de usuarios. 2. Haga clic en Agregar nuevo. 3. Introduzca el Código y la Descripción. 4. Haga clic en Crear. Aparecen los botones Usuarios y Compañías. 5. Para asignar compañías al grupo de usuarios, haga clic en Compañías. 6. Active las casillas junto a las compañías que desea asignar al grupo de usuarios. 7. Haga clic en Actualizar. 8. Para asignar usuarios al grupo de usuarios, haga clic en Usuarios. 9. Active las casillas junto a los usuarios que desea asignar al grupo de usuarios. 10. Haga clic en Actualizar.

6.1.2.1.8

Grupos de cuentas

Los grupos de cuentas se aplican a las cuentas matrices que tienen características de contabilidad similares. Los grupos de cuentas de nivel superior predeterminados son: ● P&L (Beneficio y pérdida) ● Balance (La lista de activos y responsabilidades) ● Fuera de BS (Fuera de balance) El grupo de cuentas usa un tipo de cálculo para conciliar declaraciones. Tabla 13: Grupo de cuentas

Tipo de cálculo

Beneficio y pérdida

|Nuestro lado + Su lado|

Balance

|Nuestro lado - Su lado|

Fuera de balance

|Nuestro lado - Su lado|

Algunas cuentas necesitan más restricciones que otras, así que puede establecer un límite de conciliación para cada grupo con tal de controlar esto.

Información relacionada Valores de límite de conciliación [página 103] Tipos de cálculo [página 101]

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Signos de cálculo [página 110]

6.1.2.1.8.1 Subgrupos de cuenta Los subgrupos de cuenta permiten aplicar diferentes restricciones a la información que se muestra en las declaraciones mediante filtros y en los informes. Utilizan el mismo tipo de cálculo que los grupos de cuentas superiores a los que están asignados.

Ejemplo Grupo de cuentas superior con subgrupos

El grupo de cuentas de nivel superior de la hoja de declaraciones se entrega con la aplicación en forma predererminada. A continuación, el administrador o el administrador de la aplicación crea subgrupos: ● Activo, que es el grupo de cuentas matriz. ● Activo fijo y Trabajo en proceso, que son subgrupos de Activo. La cuenta matriz Activo tangible está vinculada al grupo de cuentas superior BS y al subgrupo Activo fijo. La cuenta matriz Activo intangible está vinculada al grupo de cuentas superior BS, al grupo Activo y al subgrupo Activo fijo. Las cuentas matrices Productos acabados en proceso y Servicios en proceso están vinculadas al grupo de cuentas superior BS, al grupo Activo y al subgrupo Trabajo en proceso. En las declaraciones e informes, pueden mostrarse diferentes cuentas según el grupo de cuentas seleccionado.

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● Aparecen todas las cuentas del grupo de cuentas superior de Balance: Activo tangible, Activo intangible, Productos acabados en proceso y Servicios en proceso. ● Aparecen todas las cuentas del grupo de cuentas Activo: Activo intangible, Productos acabados en proceso y Servicios en proceso. La cuenta matriz Activo tangible no aparece porque no está vinculado al grupo Activo. ● Se muestran todas las cuentas del subgrupo Activo fijo: Activo tangible y Activo intangible.

Nota La cuenta matriz Activo tangible aparece si selecciona los grupos Activo fijo y Balance. Aunque no está vinculada al grupo Activo y no se muestra si sólo este grupo está seleccionado.

Información relacionada Importes sobre balances y facturas [página 50]

6.1.2.1.8.2 Propiedades de grupo de cuentas Un grupo de cuentas tiene las siguientes propiedades: ● un código de cuenta exclusivo ● una descripción del grupo de cuentas ● el Grupo de cuentas de nivel superior al que está asignado el grupo de cuentas matriz ● el Grupo de cuenta matriz al que está asignado el grupo de cuentas

Nota Sólo se puede editar el campo del Grupo de cuenta matriz si todas las declaraciones se han purgado en la base de datos. ● un tipo de cálculo definido para el grupo de cuentas de nivel superior. Al crear cuentas matriz, se les asignan los grupos de cuentas definidos.

Información relacionada Cuentas matrices [página 109] Propiedades de cuenta filial [página 114]

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6.1.2.1.8.3 Tipos de cálculo El tipo de cálculo de un grupo es una fórmula preestablecida que calcula la diferencia entre las dos cuentas superiores.

Ejemplo Tipos de cálculo en SAP BusinessObjects Intercompany Tabla 14: Grupo de cuentas

Tipo de cálculo

Signo de entrada de datos

Beneficio y pérdida

|Nuestro lado + Su lado|

Pago: Ingreso: +

Balance

|Nuestro lado - Su lado|

Activos: + Pasivo: +

Fuera de balance

|Nuestro lado - Su lado|

Fuera de balance: +

Información relacionada Métodos de cálculo de la conciliación [página 141]

6.1.2.1.8.4 Crear grupos de cuentas El administrador o el administrador de la aplicación puede crear: ● Grupos de cuentas matriz, por ejemplo, subgrupos directamente vinculados a uno de los tres grupos de cuentas de nivel superior predeterminados que se incluyen con la aplicación. ● Grupos de cuentas, por ejemplo, subgrupos directamente vinculados a grupos de cuenta matriz. Para crear un grupo de cuentas, primero debe crear el grupo de cuentas matriz correspondiente.

Nota No es posible importar grupos de cuentas.

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6.1.2.1.8.4.1 Para crear un grupo de cuentas matrices Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Grupo de cuentas. 2. Haga clic en Agregar nuevo. 3. Introduzca un código exclusivo de grupo de cuentas y una descripción. 4. Para seleccionar el Grupo de cuentas de nivel superior, haga clic en asignar el grupo que está creando.

y seleccione el grupo al que desea

El nombre del grupo seleccionado aparece en el campo Grupo de cuentas superior. En el campo Tipo de cálculo, el cálculo definido para el grupo de cuentas superior seleccionado al que se asigna el grupo de cuentas matrices aparece en la lista desplegable y la casilla está desactivada. 5. Haga clic en Crear.

6.1.2.1.8.4.2 Para crear un grupo de cuentas Contexto La aplicación tiene tres grupos de cuentas predeterminados. Puede crear grupos de cuentas a partir de uno de éstos con su propio nombre de código y descripción.

Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Grupo de cuentas. 2. Haga clic en Agregar nuevo. 3. Introduzca un código exclusivo de grupo de cuentas y una descripción. 4. Seleccione el grupo de cuentas matrices. En el campo Tipo de cálculo, aparece el tipo de cálculo predefinido para el grupo de cuentas matrices. 5. Haga clic en Crear.

Información relacionada Tipos de cálculo [página 101]

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6.1.2.1.9

Valores de límite de conciliación

El umbral de límite de conciliación se expresa como importe de divisa de grupo, porcentaje o ambos y determina si un saldo o una factura se han conciliado. Si la diferencia es inferior al límite de conciliación, el saldo o la factura se considera conciliado. Si la diferencia es superior al límite de conciliación, el saldo o la factura se considera conciliado. Cada umbral de límite de conciliación se establece en un nivel apropiado para cada cuenta matriz. Por ejemplo, se puede definir como un importe de 1.000 en la divisa del grupo para aumentos en cuentas de capital de trabajo y 0 para las cuentas de flujo de efectivo. Puede usar una combinación de importe fijo y porcentaje para definir el umbral. En este caso, la diferencia se coteja con el valor de importe fijo y si está conciliado, el proceso se detiene. Si no hay conciliación, la diferencia se coteja con el valor de porcentaje.

Nota Si tiene un umbral de límite de conciliación basado en un porcentaje, cuando una de las dos declaraciones tiene un importe de cero, el estado de conciliación es no conciliado. Por consiguiente, para evitar esta situación es mejor usar una combinación.

Umbrales y periodos de límites de conciliación Los umbrales de límite de conciliación se definen por períodos. En cuanto se crea el primer período, los valores umbral de límite de conciliación predeterminados aparecen para Balance, Fuera de balance y cuenta de resultados para una cuenta matriz. Un umbral de límite de conciliación presenta las propiedades siguientes: ● Un nombre exclusivo de límite de conciliación ● Un valor de límite de conciliación El administrador o el administrador de la aplicación pueden cambiar los valores de límite de conciliación en cualquier momento cuando no se ejecute el proceso de conciliación.

Compradores y vendedores en conciliaciones de porcentaje Cuando se basa un límite de conciliación en un porcentaje, el cálculo del límite de conciliación se basará en el importe del vendedor. Si desea que el cálculo del límite de conciliación se base en el importe menor declarado por la empresa o por el socio, ambas partes deben declararse como compradores. La definición de comprador o vendedor se realiza para cada cuenta matriz.

Ejemplo El umbral es 5% En el ejemplo siguiente, donde no hay vendedor (ambas partes están definidas como compradores), el sistema aplica el porcentaje en el importe menor (90).

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Tabla 15: Cuenta de empresa 1 - Comprador

Cuenta matriz 2 - Compra­ dor

Diferencia

Límite de conciliación cal­ Estado culado

100

-90

10

= 90 * 5% = 4,5

Sin conciliar

En el ejemplo siguiente, donde hay un vendedor y un comprador, el sistema aplica el porcentaje en el importe del vendedor (100). Tabla 16: Cuenta de empresa 1 Vendedor

Cuenta matriz 2 - Com­ prador

Diferencia

Límite de conciliación calculado

Estado

100

-90

10

= 100 * 5% = 5

Sin conciliar

Ejemplo El umbral es 20, el porcentaje es el 5% y la empresa es siempre el vendedor Tabla 17: Empresa

Socio

Diferencia

Estado

10000

10200

200

Conciliado (resultado del valor de límite de conciliación en porcentaje) Límite de conciliación calculado =10000 * 5% = 500

100

-102

2

Conciliado (resultado del valor de límite de conciliación en importe fijo)

100

-90

10

Conciliado (resultado del valor de límite de conciliación en importe fijo)

Información relacionada Cuentas [página 108] Períodos [página 74]

6.1.2.1.9.1 Crear una conciliación Los límites de conciliación no pueden importarse. El administrador o el administrador de la aplicación: ● Crea los nombres y valores de límites de conciliación necesarios. ● Activa el límite de conciliación.

Nota Esta operación sólo puede llevarse a cabo cuando el proceso de conciliación está detenido y no hay declaraciones en la base de datos.

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6.1.2.1.9.1.1 Para crear un límite de conciliación para los saldos y las facturas Procedimiento 1. En la barra de navegación, haga clic en período que desea utilizar.

a la derecha del período actual para seleccionar el vínculo del

2. En la ficha Administración, seleccione Límites de conciliación. 3. Haga clic en Agregar nuevo. 4. En la página Crear límite de conciliación, especifique un código único y una descripción. 5. En la sección Definición de umbral, seleccione una de las opciones siguientes y especifique los valores pertinentes. ○ Umbral basado en importe Especifique un importe basado en la divisa de grupo. ○ Umbral basado en porcentaje Especifique un importe en porcentaje. ○ Umbral basado en ambos Especifique un importe basado en la divisa de grupo y un importe en porcentaje. 6. Haga clic en Crear. 7. En la ficha Administración,

Configuraciones

Configuraciones de metadatos .

8. En la sección Límite de conciliación, active alguna de las opciones siguientes: ○ Aplicar umbral de límite de conciliación en saldos ○ Aplicar umbral de límite de conciliación en facturas

Nota Esta operación se puede efectuar sólo cuando no se ejecuta el proceso de conciliación y en la base de datos no hay declaraciones. 9. Haga clic en Actualizar.

6.1.2.1.10 Cuentas de diario Las cuentas de diario almacenan las diferencias entre el primer y el último importe que se ha introducido para cuentas filiales. Las diferencias se pueden exportar mediante un diario al sistema de contabilidad donde se ubican los datos originales. El administrador o el administrador de la aplicación autoriza o prohíbe la creación de cuentas de diario. Si el administrador o el administrador de la aplicación autoriza la creación de diarios: ● Cada cuenta filial se vincula con una cuenta de diario.

Nota Varias cuentas filiales se pueden asignar a la misma cuenta de diario.

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● Los diarios se pueden exportar al sistema de contabilidad de origen. Una cuenta de diario presenta las propiedades siguientes: ● Un código exclusivo de cuenta de diario ● Un nombre de cuenta de diario

Ejemplo Una declaración contiene los importes siguientes ● Importe de transacción = 1.000 ● Importe local = 2.000 Los importes pueden cambiarse en la aplicación: ● Importe de transacción = 1.500 ● Importe local = 3.000 Los importes siguientes se almacenan en las cuentas de diario: ● Ajuste del importe de transacción = 500 (1.500 - 1.000) ● Ajuste del importe local = 1.000 (3.000 - 2.000)

6.1.2.1.10.1 Proceso de definición de cuentas de diario 1. El administrador o el administrador de la aplicación autoriza la creación de cuentas de diario. 2. El administrador o el administrador de la aplicación crea cuentas de diario. 3. El administrador o el administrador de la aplicación asigna cada cuenta filial a una cuenta de diario al crear las cuentas filiales.

Nota Las cuentas de diario se exportan al final del proceso de conciliación.

Información relacionada Autorizar la creación de cuentas de diario [página 106] Crear cuentas de diario [página 107] Para crear cuentas filiales [página 115]

6.1.2.1.10.2 Autorizar la creación de cuentas de diario El administrador o el administrador de la aplicación autoriza la creación de cuentas de diario.

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Nota El administrador o el administrador de la aplicación solo puede autorizar o denegar la creación de cuentas de diario cuando el proceso está detenido y no hay declaraciones en la base de datos.

6.1.2.1.10.2.1 Para autorizar la creación de cuentas de diario Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione

Configuraciones

Configuraciones de metadatos .

2. Active Creación de diario habilitada. Cuando esta opción está seleccionada, la información de diario se genera sólo si se ha seleccionado la opción Restablecer los diarios de importes de transacción y/o Restablecer los diarios de importes locales. 3. Para que se genere información de cuenta de diario aunque las opciones Restablecer los diarios de importes de transacción o Restablecer los diarios de importes locales no estén activadas, seleccione Crear diarios para los balances nuevos. 4. Haga clic en Actualizar.

Información relacionada Para importar importes de declaraciones mediante una plantilla de importación [página 130]

6.1.2.1.10.3 Crear cuentas de diario El administrador o el administrador de la aplicación crea las cuentas de diario: ● Ingresándolas directamente en la aplicación. ● importando diarios como metadatos de archivos .csv o .txt. Al crear cuentas de diarios, aparecen columnas adicionales en las declaraciones.

Información relacionada Para crear una cuenta de diario [página 108] Página Detalle por cuentas filiales [página 26] Plantillas de cuenta de diario [página 188]

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6.1.2.1.10.3.1 Para crear una cuenta de diario Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Cuentas de diario. 2. Haga clic en Agregar nuevo. 3. Introduzca un código exclusivo y una descripción. 4. Haga clic en Crear.

6.1.2.1.11 Cuentas Hay tres tipos de cuentas: ● cuentas filiales ● cuentas matrices ● cuentas de ajuste Las cuentas matrices agrupan cuentas filiales.

Para crear una cuenta matriz y asignarle cuentas filiales y otra cuenta filial: ● Cree una cuenta matriz. ● Cree una segunda cuenta matriz. ● Cree una cuenta filial y asígnela a la primera cuenta matriz. ● Cree una cuenta filial y asígnela a la segunda cuenta matriz. ● Vincule las dos cuentas matrices.

Nota A partir de entonces, se pueden asignar otras cuentas filiales a la cuenta principal. Para vincular una cuenta matriz con cuentas filiales y para vincular dos cuentas matrices, todos los deben tener el mismo: ● Grupo de cuentas superior y otros grupos de cuentas ● Tipo de tasa de divisa ● Límite de conciliación, si se ha definido el umbral de conciliación

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● Modo de conversión, disponible cuando el importe de grupo se calcula a partir de una moneda local o de transacción (modo mixto). El administrador o el administrador de la aplicación puede crear cuentas de dos maneras: ● Ingresándolas directamente en la aplicación. ● Importando las cuentas como metadatos contenidos en un archivo .csv o .txt o desde SAP BusinessObjects Financial Consolidation.

Información relacionada Crear cuentas filiales [página 114] Crear cuentas matriz [página 112] Conciliación forzada [página 119] Plantillas de cuenta [página 164]

6.1.2.1.11.1 Cuentas matrices Una cuenta matriz agrupa cuentas que se utilizan para conciliar transacciones intragrupo. Una cuenta matriz presenta las propiedades siguientes: ● un código de cuenta exclusivo ● una descripción de cuenta ● un grupo de cuentas superior ● un tipo de tasa de divisa ● de forma opcional, un modo de conversión, si no se ha definido previamente para todas las cuentas ● un límite de conciliación de saldo o factura ● un signo de factura positivo o negativo ● un signo de cálculo positivo o negativo ● la cuenta superior aplicable Las cuentas matrices se deben vincular con: ○ una o varias cuentas filiales ○ otra cuenta matriz ○ uno o varios grupos de cuentas ● una clasificación de comprador o vendedor (usado en el cálculo de un límite de conciliación de porcentaje) Las conciliaciones se llevan a cabo entre cuentas matrices. El administrador o el administrador de la aplicación pueden seleccionar un método de conciliación entre dos posibles, que afectan al estado final de la conciliación en el ámbito de las empresas.

Información relacionada

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109

Conciliaciones [página 21] Grupos de cuentas [página 98] Propiedades de divisa [página 78] Convertir importes [página 81] Valores de límite de conciliación [página 103] Métodos de cálculo de la conciliación [página 141] Signos de cálculo [página 110] Usar tipos de cálculo positivo y negativo en las facturas [página 112]

6.1.2.1.11.1.1 Signos de cálculo Al usar los signos de cálculo, se permite que dos empresas que trabajan entre ellas de forma recíproca puedan publicar las cifras en la misma cuenta, pero en un lado diferente, como en el caso de los compradores y los vendedores. Se pueden producir diferencias en las cuentas recíprocas, pero se consideran compensaciones y no agregados. Se puede seleccionar el signo de cálculo en las páginas de edición y creación de la cuenta cuando un administrador o un administrador de la aplicación selecciona un Cálculo de la diferencia del importe del grupo que permite el uso de los signos de cálculo para cuentas.

Nota Cuando el administrador o el administrador de la aplicación haya seleccionado el Cálculo de la diferencia del importe del grupo en la página Configuración de balance y haya guardado la configuración, no se puede cambiar. Por lo tanto, si se selecciona al principio un cálculo que no permite los signos de cálculo, no se puede activar esta opción más adelante.

Ejemplo Donde el umbral de límite de conciliación de BS & PL es 150 en la moneda del grupo Tipo de cálculo: Cuenta de declaraciones: |A-B| Cuenta de beneficios y pérdidas: |A+B|

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6.1.2.1.11.1.2 Usar tipos de cálculo positivo y negativo en las facturas Si permite los tipos de cálculo |A+B| o |A-B| en las facturas seleccionando Aplicar signo de balance a facturas en la página Configuración de factura, el cálculo en las facturas es el mismo que en los balances. El cálculo |A+B| o | A-B| se define en los balances.

Ejemplo Tabla 18: Nivel

Grupo de cuenta de nivel superior/ tipo de cálculo

Entrada de datos de empresa

Diferencia en va­ lor absoluto

Entrada de datos de so­ Estado cio

Saldo

BS / | A - B|

Activo

100

0

100

Pasivos

Conciliado

Factura

BS / | A - B|

Activo - fac­ tura X

100

0

100

Pasivo - factura X

Conciliado

Saldo

PL / | A + B|

Ingresos

100

0

-100

Gastos

Conciliado

Factura

PL / | A + B|

Ingresos factura Y

100

0

-100

Gastos - factura Y

Conciliado

Nota Si selecciona Aplicar signo de balance a facturas, se aplica el Cálculo de la diferencia del importe del grupo en lugar de (|A-B| o |A+B|). La lista Signo de factura es de color gris en las páginas Editar cuenta y Crear cuenta.

Información relacionada Signos de cálculo [página 110] Tipo de cálculo de la diferencia [página 202] Para definir el tipo de cálculo de la diferencia [página 202]

6.1.2.1.11.1.3 Crear cuentas matriz El administrador o el administrador de la aplicación debe crear las cuentas superiores antes de: ● asignarles cuentas filiales ● vincular cuentas matriz entre ellas (por pares)

112

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6.1.2.1.11.1.3.1 Para crear cuentas matrices Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Cuentas. 2. Haga clic en Agregar nuevo. 3. Introduzca un código exclusivo y una a descripción. 4. Seleccione la información pertinente en las listas Tipo de divisa y Grupo de cuentas de nivel superior. 5. Si se activa la lista Límite de conciliación de saldo, seleccione un límite de conciliación para los saldos. 6. Si se activa la lista Límite de conciliación de factura, seleccione un límite de conciliación para las facturas.

Nota Puede definir un límite de conciliación de factura si se selecciona el valor Aplicar umbral de límite de conciliación en facturas en la ficha Administración,

Configuración

Configuración de metadatos .

7. Seleccione un modo de conversión si el importe de grupo se puede calcular a partir de un importe local o de transacción. 8. Si se activa la lista Signo de factura, seleccione un signo.

Nota Si esta opción es de color gris, el administrador o el administrador de la aplicación ha seleccionado Aplicar signo de balance a facturas en la página Configuración de factura y se aplica el Cálculo de la diferencia del importe del grupo en lugar de (|A-B| o |A+B|). 9. Si el Cálculo de la diferencias del importe del grupo que está seleccionado es ±Nuestro lado + ±Su lado mediante el signo del cálculo de cuenta, seleccione el Signo de cálculo adecuado. 10. Haga clic en Crear. 11. Haga clic en Grupos de cuentas para seleccionar los grupos de cuentas que desea vincular a la cuenta matriz.

Información relacionada Métodos de cálculo de la conciliación [página 141] Signos de cálculo [página 110] Usar tipos de cálculo positivo y negativo en las facturas [página 112]

6.1.2.1.11.2 Cuentas filiales Los usuarios introducen importes en cuentas filiales. Las cuentas filiales deben pertenecer a cuentas matrices. La declaración de una cuenta filial puede dividirse en diferentes facturas de detalle.

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Información relacionada Configuración de agrupaciones de facturas y de conciliación [página 152]

6.1.2.1.11.2.1 Propiedades de cuenta filial Una cuenta filial tiene las siguientes propiedades: ● un código exclusivo ● una descripción de cuenta ● un enlace a una cuenta matriz ● definiciones para los siguientes objetos para la cuenta matriz a las que están vinculadas las cuentas filiales, así como también para las cuentas filiales: ○ un grupo de cuentas superior ○ un tipo de tasa de divisa ○ un umbral de límite de conciliación ○ una clasificación de comprador o vendedor Si no se ha definido previamente un modo de conversión de importe para todas las cuentas, la cuenta filial utiliza el mismo modo que la cuenta matriz a la que esté vinculada. Se vinculan cuentas filiales a: ● una cuenta matriz ● opcionalmente, una cuenta de diario Para ello, el administrador o el administrador de la aplicación debe haber autorizado previamente el uso de cuentas de diario y haberlas creado. También puede especificar si la cuenta matriz actual se utiliza en declaraciones.

Información relacionada Propiedades de divisa [página 78] Cuentas de diario [página 105] Grupos de cuentas [página 98] Valores de límite de conciliación [página 103]

6.1.2.1.11.2.2 Crear cuentas filiales Una vez creadas las cuentas matrices, el administrador o el administrador de la aplicación puede crear cuentas filiales. Las cuentas filiales están vinculadas a cuentas matrices.

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6.1.2.1.11.2.2.1 Para crear cuentas filiales Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Cuentas. 2. Haga clic en Agregar nuevo. 3. Introduzca un código exclusivo y una a descripción. 4. Seleccione la misma información definida en la cuenta matriz desde las listas Tipo de tasa de divisas y Grupo de cuentas de nivel superior. 5. Si se activa la lista Límite de conciliación, seleccione el mismo límite de conciliación como cuenta matriz. 6. En el campo Cuenta matriz, haga clic en

.

Aparece el cuadro de diálogo Cuenta matriz. En él, figuran todas las cuentas matrices que tienen el mismo tipo de divisa, grupo de cuentas de nivel superior y límite de conciliación que las seleccionadas. 7. Haga clic en el vínculo de la cuenta matriz que desea asignar a la cuenta filial. La cuenta matriz seleccionada aparece en el campo Cuenta matriz. 8. En el campo Cuenta de diario, haga clic en

.

Aparece el cuadro de diálogo Cuenta de diario. En él figuran las cuentas de diario que se han definido en la base de datos. 9. Haga clic en el vínculo de la cuenta de diario que desea asignar a la cuenta filial. La cuenta de diario seleccionada aparece en el campo Cuenta de diario. 10. Haga clic en Crear. Los campos Límite de conciliación, Tipo de divisa, Grupo de cuentas superior, Fuente de importe de grupo y Signo de factura aparecen atenuados en gris. La compañía matriz vinculada aparece en la parte derecha de la página.

6.1.2.1.11.2.3 Vincular cuentas filiales con cuentas matrices Una vez creadas las cuentas filiales y matrices, el administrador o el administrador de la aplicación puede vincular las cuentas mediante: ● la página de cuentas filiales ● la página de cuentas matrices

Restricción Las cuentas filiales y matrices sólo se pueden vincular si utilizan los mismos tipos de divisa, grupo de cuentas superior y límite de conciliación.

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Nota Si se autorizan las conciliaciones forzadas para las cuentas filiales vinculadas con una matriz, automáticamente se crea una cuenta de ajuste y se vincula con la cuenta matriz.

Información relacionada Conciliación forzada [página 119]

6.1.2.1.11.2.3.1 Para vincular una cuenta matriz en la página Cuenta filial Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Cuentas. 2. Haga clic en la cuenta filial que desea asignar a una cuenta matriz. 3. En el campo Cuenta matriz, haga clic en

.

Aparece el cuadro de diálogo Cuenta matriz. En él figuran todas las cuentas matrices que tienen el mismo tipo de divisa, grupo de cuentas superior y límite de conciliación que la cuenta filial. 4. Haga clic en el vínculo de la cuenta matriz con la que desea vincular la cuenta filial actual. La cuenta matriz seleccionada aparece en el campo Cuenta matriz. 5. Haga clic en Actualizar.

6.1.2.1.11.2.3.2 Para vincular una cuenta filial en la página de la cuenta matriz Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Cuentas. 2. Haga clic en el vínculo de la cuenta matriz. 3. En la sección Cuentas filiales, haga clic en Agregar cuentas filiales. Aparece el cuadro de diálogoCuentas filiales. En él, figuran todas las otras cuentas filiales que tienen el mismo tipo de divisa, grupo de cuentas de nivel superior y límite de conciliación que la cuenta matriz actual. 4. Active la casilla que corresponde a la cuenta filial que desea asignar a la cuenta matriz. 5. Haga clic en Aceptar.

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En la página de la cuenta matriz, la cuenta filial seleccionada aparece en la lista Cuentas filiales.

6.1.2.1.11.3 Vincular dos cuentas matrices Tras crear las cuentas matrices y filiales, el administrador o el administrador de la aplicación puede vincular cuentas matrices.

6.1.2.1.11.3.1 Para vincular cuentas matrices Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Cuentas. 2. Haga clic en una de las dos cuentas matrices que desea vincular. 3. En el campo Cuenta de contrapartida, haga clic en

.

Aparece el cuadro de diálogo Cuenta de socio. En él figuran todas las cuentas matrices que no disponen de socio y que tienen el mismo tipo de divisa, grupo de cuentas superior y límite de conciliación que la cuenta matriz seleccionada. 4. Haga clic en el vínculo de la cuenta matriz con la que desea vincular la cuenta matriz actual. 5. Haga clic en Actualizar. La cuenta de socio aparece en la parte derecha de la página.

6.1.2.1.11.4 Eliminar una cuenta matriz Si el administrador o el administrador de la aplicación elimina una cuenta matriz: ● También se eliminan todas las cuentas filiales. ● La cuenta matriz de socios que tiene vinculada ya no se puede vincular. Para eliminar la cuenta matriz, haga clic en la X roja de la fila de la cuenta en

Administración

Cuentas .

6.1.2.1.11.5 Movimientos de cuenta En SAP BusinessObjects Financial Consolidation, Cuenta y Movimiento son dos dimensiones independientes, y la asociación de ambas representa un indicador. Al importar cuentas a Intercompany, se pueden importar también los movimientos vinculados a ellas. Si lo hace, el código de una cuenta determinada de SAP BusinessObjects Intercompany será el resultado de la

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concatenación del código de la cuenta correspondiente de SAP BusinessObjects Financial Consolidation, un delimitador y el código del flujo vinculado con ella, tal y como se muestra en el siguiente ejemplo: ● P6000-F00 ● P6000-F99 Al introducir cuentas, el separador que se utiliza es el definido en la plantilla para importar cuentas. las declaraciones asociadas con una cuenta de Intercompany que contienen un flujo en su código, se pueden importar directamente a SAP BusinessObjects Financial Consolidation.

Nota Antes de exportar una declaración a SAP BusinessObjects Financial Consolidation, éste debe estar fijado y se debe tener acceso de modificación de datos en SAP BusinessObjects Financial Consolidation.

Información relacionada Plantillas de cuenta [página 164]

6.1.2.1.11.6 Desactivación o activación de una cuenta Contexto En ocasiones, puede que un administrador o un administrador de la aplicación desee simplemente desactivar una cuenta en lugar de eliminarla. Una cuenta se podrá desactivar aunque tenga declaraciones asociadas en la base de datos. El administrador o el administrador de la aplicación no tendrá que purgar ni archivar la base de datos cuando una cuenta esté desactivada. Una vez desactivada la cuenta, no se podrán introducir declaraciones en ella. Para desactivar o activar una cuenta:

Procedimiento 1. En

Administración

Cuentas , seleccione la cuenta que desea activar o desactivar.

2. En la página Editar cuenta, realice una de las siguientes acciones: ○ Seleccione Inactiva para desactivar la cuenta. ○ Anule la selección de Inactiva para activar la cuenta. 3. Haga clic en Actualizar. La cuenta inactiva tiene una X roja en la columna de estado de la página Cuentas.

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6.1.2.1.12 Comentarios estándar Los comentarios estándar permiten explicar el motivo por el cual un importe se introduce para una declaración o una factura. Por ejemplo, utilice IVA como comentario estándar para explicar diferencias que se deben a problemas de IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido). Los comentarios estándar son aptos como criterios para conciliar facturas. El administrador o el administrador de la aplicación puede crear comentarios estándar predefinidos.

Información relacionada Conciliación de facturas mediante comentarios estándar [página 48] Configuración de agrupaciones de facturas y de conciliación [página 152] Introducir un comentario para una declaración [página 32] Comentarios de factura [página 40] Comunicarse con el asociado mediante estados y acciones [página 33] Adjuntar un comentario estándar a una declaración [página 31]

6.1.2.1.12.1 Para crear comentarios estándar predefinidos Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Comentarios estándar. 2. Haga clic en Agregar nuevo. 3. Introduzca un código exclusivo y una a descripción. 4. En la lista Tipo, seleccione Declaración o Factura.

Nota Como el término Factura se puede personalizar, podría ser que en la lista lo hubiera sustituido otro término. 5. Haga clic en Crear.

6.1.2.1.13 Conciliación forzada Una conciliación forzada permite que un administrador o administrador de la aplicación ajuste las diferencias restantes automáticamente al final del proceso. Las conciliaciones forzadas no son obligatorias.

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6.1.2.1.13.1 Establecimiento del proceso de conciliación forzada Para que las conciliaciones forzadas se ejecuten simultáneamente en todas las cuentas al final del proceso, el administrador o el administrador de la aplicación debe efectuar lo siguiente: ● Autorizar el uso del proceso de conciliación forzada. ● Designar, por cada par de cuentas matrices, al Ganador de conciliación la forzada; el que ha introducido el importe correcto. Cuando una cuenta filial se vincula con una matriz, automáticamente se crea una cuenta de ajuste y se vincula con la cuenta matriz. Al final del ciclo, tras haberse ejecutado la conciliación forzada, la diferencia se almacena en la cuenta de ajuste de la cuenta matriz y se concilia la diferencia. Las cuentas de ajuste se crean automáticamente cuando se ejecuta el proceso de conciliación forzada. Los códigos se componen del nombre de la cuenta ajustada más una extensión que se puede personalizar en la configuración de administración. La extensión: ● definida por el administrador o el administrador de la aplicación. ● tiene ocho caracteres como máximo. ● es apta para todas las cuentas de ajuste ● se puede cambiar en cualquier momento De forma predeterminada, cuando se ejecuta la conciliación forzada, se eliminan las declaraciones introducidas para cuentas perdedoras que tienen declarado un estado de El socio está sometido. No obstante, el administrador o el administrador de la aplicación puede decidir conservar estas declaraciones.

Conciliar automáticamente empresas que no forman parte del intragrupo Puede configurar la reconciliación forzada automática para empresas que no forman parte del intragrupo habilitando la opción en la página

Administración

Configuración de reconciliación forzada

Conciliar

automáticamente empresas marcadas como "No forman parte del intragrupo" . Si esta opción está habilitada, cada declaración introducida contra una empresa con la propiedad No forma parte del intragrupo habilitada se concilia de forma automática, con el estado "Reconciliación forzada". Si deshabilita esta opción más adelante, el estado de las declaraciones introducidas anteriormente no se ve afectado.

Información relacionada Conciliación forzada [página 119] Cuentas [página 108] Propiedades de compañías [página 84]

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6.1.2.1.13.1.1 Para autorizar una conciliación forzada Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Configuración de conciliación forzada. 2. Activar Reconciliación forzada habilitada en la casilla de grupo Reconciliación forzada por el administrador.

6.1.2.1.13.1.2 Para designar las cuentas matrices de Ganador de conciliación forzada Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Cuentas. 2. Haga clic en el vínculo de la cuenta matriz que desea designar como Ganador de conciliación forzada. 3. Active Ganador de conciliación forzada. 4. Haga clic en Actualizar.

6.1.2.1.13.1.3 Para definir el ajuste de la extensión de cuenta Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione

Configuración

Configuraciones de metadatos

2. En el campo Ajuste de extensión de cuenta, escriba el texto que desea definir como extensión.

Nota El campo de la extensión admite ocho caracteres como máximo.

Información relacionada Para autorizar una conciliación forzada [página 121]

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6.1.2.1.13.1.4 Para retener cuentas perdedoras que tienen un estado de socio sometido. Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Configuración de conciliación forzada. 2. En la lista Comportamiento de conciliación forzada, seleccione Conservar socios. 3. Haga clic en Actualizar.

6.1.2.2

Importar datos

En lugar de introducir manualmente todos los metadatos en la aplicación, puede importarlos a la base de datos de la empresa en un archivo .csv o .txt. Si los datos de importación no coinciden con los campos que figuran en la base de datos de la empresa, el administrador o el administrador de la aplicación crea plantillas que definen la manera en que los datos se introducen en la base de datos. Antes de importar los datos, verifique que los archivos de importación tengan un formato correcto. El tipo de archivo que puede importar depende del perfil: Tabla 19: Archivo de importación

Perfil permitido para importar el archivo

Moneda

Administrador, administrador de la aplicación

Empresa

Administrador, administrador de la aplicación

Cuenta

Administrador, administrador de la aplicación

Usuario

Administrador, administrador de usuarios

Grupo de empresas

Administrador, administrador de la aplicación

Grupo de usuarios

Administrador, administrador de usuarios

Vínculos entre usuarios y grupos de usuarios

Administrador, administrador de usuarios

Relaciones de grupo de usuarios/empresa

Administrador, administrador de usuarios

Grupos de cuentas

Administrador, administrador de la aplicación

Cuentas de diario

Administrador, administrador de la aplicación

Vínculos entre cuentas y cuentas de diario

Administrador, administrador de la aplicación

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Archivo de importación

Perfil permitido para importar el archivo

Saldo

Administrador, administrador de la aplicación, usuario inte­ ractivo

Factura

Administrador, administrador de la aplicación, usuario inte­ ractivo

Declaración o factura en lote

Administrador, administrador de la aplicación

Para poder importar, el administrador debe especificar: ● el nombre de la plantilla que se va a utilizar. ● el idioma en que se escriben las descripciones en el archivo de importación. ● la ruta del archivo de importación

Nota Para gestionar el impacto de rendimiento en la aplicación intersocietaria y los servidores de bases de datos, es posible especificar un límite superior para el número de importaciones de facturas y saldos que puede ejecutar en paralelo con el control Número máximo de importaciones en paralelo en la página Administración > Opciones > Opciones de importación/exportación. Para ello, es necesario tener habilitada la opción Permitir la ejecución de importaciones en paralelo. De forma predeterminada, el límite está establecido en tres.

Información relacionada Para importar importes de declaraciones mediante una plantilla de importación [página 130] Plantillas para la importación y exportación de datos [página 162] Orden de importación [página 131] Consultar los resultados de una importación [página 131]

6.1.2.2.1

Archivos para importar usuarios y cuentas

Antes de importar los datos, verifique que los archivos de importación tengan un formato correcto. Si importa usuarios o cuentas, algunos elementos deben estar en la versión inglesa. Si los elementos están en otro idioma, la importación no se realizará correctamente.

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Campos de importación de usuario que deben estar en inglés Tabla 20: Campo

Versión EN

Código de perfil de usuario

Administrator ApplicationAdministrator UserAdministrator InteractiveUser PowerUser ViewUser

Idioma del usuario

ChineseSimplified Danish Dutch English Finnish French German Italian Japanese Korean NorwegianBokmal Polish PortugueseBrazil Russian Spanish Swedish Turkish

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Campos de importación de cuenta que deben estar en inglés Tabla 21: Campo

Versión EN

Código de límite de conciliación

OFFBALANCESHEET PROFITANDLOSS BALANCESHEET

Tipo de tasa de divisa

Closing Opening Average

6.1.2.2.2

Para importar objetos de metadatos mediante una plantilla de importación

Procedimiento 1. En la ficha Importar/exportar, seleccione el tipo de importación adecuada para el archivo. 2. En la lista Plantilla, seleccione una plantilla. 3. En la lista Idioma, seleccione el idioma utilizado en el archivo de importación.

Nota No se requiere idioma si se importan archivos de relaciones de cuenta/cuenta de diario, relaciones de empresa/grupo de usuarios o relaciones de usuario/grupo de usuarios. 4. Para especificar la ruta del archivo de importación, efectúe una de las acciones siguientes: ○ En el campo Archivo fuente, escriba el nombre y la ruta del archivo. ○ Haga clic en Examinar. 1. En la casilla Elegir archivo, migre al archivo de importación y, a continuación, selecciónelo. 2. Haga clic en Abrir. 5. Haga clic en Importar.

Nota Si la importación se puso en la cola de importaciones, puede cancelar la importación haciendo clic en Cancelar.

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Información relacionada Para importar divisas de SAP BusinessObjects Financial Consolidation [página 128] Plantillas para la importación y exportación de datos [página 162] Cola de espera de las importaciones [página 131] Consultar los resultados de una importación [página 131]

6.1.2.2.3

Importación de datos desde SAP BusinessObjects Financial Information Management

Los administradores y los usuarios interactivos pueden usar las plantillas de importación actuales de la aplicación para importar los importes de facturas y declaraciones directamente desde SAP BusinessObjects Financial Information Management. Las ventajas de usar SAP BusinessObjects Financial Information Management son: ● Transformación entre el sistema de origen y el de destino mediante tablas de asignación. ● Carga de datos automática ● La funcionalidad de exploración de origen disponible en SAP BusinessObjects Intercompany puede mostrar datos de origen. Puede abrir directamente la transacción enlazada si el origen es SAP ERP, y corregir la información original.

Exploración de origen Cuando los usuarios hacen clic en un icono Origen del importe de declaración o factura, los datos de ese importe aparecen en un panel de SAP BusinessObjects Financial Information Management.

Información relacionada Configuración de la conexión a SAP BusinessObjects Financial Information Management [página 70] Plantillas para la importación y exportación de datos [página 162]

6.1.2.2.4

Importación de metadatos de SAP BusinessObjects Financial Consolidation

Puede importar los metadatos de divisa, unidad y cuenta directamente desde SAP BusinessObjects Financial Consolidation . Al seleccionar un elemento de importación de metadatos en la sección Importar metadatos de la ficha Importación/Exportación, la aplicación se conecta con SAP BusinessObjects Financial Consolidation y recupera los metadatos para generar una lista con los objetos que pueden seleccionarse.

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Recuerde Antes de importar metadatos, es necesario configurar la dirección URL de servicios Web de conexión a SAP BusinessObjects Financial Consolidation.

Importación de metadatos de divisa y tasa de cambio Al importar los metadatos de divisa, puede especificar el período y la versión de la tasa de conversión para que coincida con la tabla de tasas de cambio de SAP BusinessObjects Financial Consolidation. La divisa y el período se corresponden con lo seleccionado en la aplicación. En la siguiente tabla se muestra la asignación entre la aplicación y SAP BusinessObjects Financial Consolidation. Tabla 22: Intercompany

Financial Consolidation

Código de divisa

Código

Descripción

Descripción larga

ID de tipo al cierre

Tipo al cierre

ID de tipo a la apertura

Tipo a la apertura

ID de tipo medio

Tipo medio

Importación de metadatos de la empresa En la siguiente tabla se muestra la asignación entre la aplicación y SAP BusinessObjects Financial Consolidation. Tabla 23: Intercompany

Financial Consolidation

Código de compañía

Código

Descripción

Descripción larga

Divisa del envío

Divisa

Importación de metadatos de la cuenta Al importar metadatos de cuenta, debe especificar la cuenta, el límite de conciliación y la tasa de cambio de la divisa que se corresponden con los metadatos de SAP BusinessObjects Intercompany.

Precaución Debe realizar una importación de cuenta independiente para cada grupo de cuentas. En la siguiente tabla se muestra la asignación entre la aplicación y SAP BusinessObjects Financial Consolidation.

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Tabla 24: Intercompany

Financial Consolidation

Código de cuenta

Código

Descripción

Descripción larga

6.1.2.2.4.1 Para importar divisas de SAP BusinessObjects Financial Consolidation Procedimiento 1. En la ficha Importar/Exportar, seleccione Importar divisas de SAP BusinessObjects Financial Consolidation. 2. Seleccione el período y la versión de la tasa de conversión que coinciden con la tabla de tasas de cambio de SAP BusinessObjects Financial Consolidation. 3. Active la casilla de selección de cada objeto que desee importar. 4. Haga clic en Importar. Se abre un informe de progreso que muestra el progreso de la importación de metadatos. Una vez finalizada la importación, se abre una página de resumen que muestra el resultado, las líneas procesadas, el número de errores y un vínculo al archivo de registro.

6.1.2.2.4.2 Para importar cuentas de SAP BusinessObjects Financial Consolidation Procedimiento 1. En la ficha Importar/Exportar, seleccione Importar cuentas de SAP BusinessObjects Financial Consolidation. 2. Especifique los elementos que correspondan a la cuenta que se va a importar de SAP BusinessObjects Financial Consolidation para lo siguiente: ○ grupo de cuentas

Precaución Debe realizar una importación de cuenta independiente para cada grupo de cuentas. ○ límite de conciliación ○ tipo de tasa de divisa ○ signo de factura 3. Para permitir la importación a cuentas filiales actualizadas vinculadas a la cuenta matriz, seleccione Ganador de reconciliación forzada. 4. Para seleccionar características adicionales de Financial Consolidation para que aparezcan en columnas, haga lo siguiente:

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a. Haga clic en Columnas adicionales. b. Seleccione las columnas y haga clic en Aceptar. 5. En la lista de cuentas, seleccione la casilla de verificación de cada una de las cuentas que quiera importar.

Sugerencias Si la lista de elementos de una columna es muy larga, introduzca las primeras letras del elemento que quiera ver y haga clic en el icono de filtrado. 6. Haga clic en Importar. Se abre un informe de progreso que muestra el progreso de la importación de metadatos. Una vez finalizada la importación, se abre una página de resumen que muestra el resultado, las líneas procesadas, el número de errores y un vínculo al archivo de registro.

Información relacionada Signos de cálculo [página 110] Tipos de cálculo [página 101]

6.1.2.2.4.3 Para importar empresas de SAP BusinessObjects Financial Consolidation Procedimiento 1. En la ficha Importar/Exportar, seleccione Importar empresas de SAP BusinessObjects Financial Consolidation. 2. Active la casilla de selección de cada objeto que desee importar. Si desea importar todos los objetos, seleccione Asignar todo. 3. Para seleccionar características adicionales de Financial Consolidation para que aparezcan en columnas, haga lo siguiente: a. Haga clic en Columnas adicionales. b. Seleccione las columnas y haga clic en Aceptar. 4. En la lista de unidades, seleccione la casilla de verificación de cada una de las unidades que quiera importar.

Sugerencias Si la lista de elementos de una columna es muy larga, introduzca las primeras letras del elemento que quiera ver y haga clic en el icono de filtrado. 5. Haga clic en Importar. Se abre un informe de progreso que muestra el progreso de la importación de metadatos. Una vez finalizada la importación, se abre una página de resumen que muestra el resultado, las líneas procesadas, el número de errores y un vínculo al archivo de registro.

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6.1.2.2.5

Para importar importes de declaraciones mediante una plantilla de importación

Procedimiento 1. En la ficha Importación/Exportación, haga clic en una de las opciones siguientes: ○ Importación de declaraciones si va a importar un archivo de declaraciones ○ Declaración de importación por lote si va a importar un archivo de declaración en lote. No existe ningún límite de líneas a la hora de importar de este modo. Para que el administrador o el administrador de la aplicación pueda ejecutar esta clase de importación, se debe detener el proceso de conciliación. 2. En la lista Plantilla, seleccione una plantilla. 3. Active Importes locales de origen para definir los importes locales como importes originales. 4. Active Importes de transacciones de origen para definir los importes de transacción como importes originales. 5. Para especificar la ruta del archivo de importación, efectúe una de las acciones siguientes: ○ En el campo Archivo fuente, escriba el nombre y la ruta del archivo. ○ Haga clic en Examinar. 1. En la casilla Elegir archivo, busque y seleccione el archivo de importación. 2. Haga clic en Abrir. 6. Haga clic en Importar.

Nota Si la importación se puso en la cola de importaciones, puede cancelar la importación haciendo clic en Cancelar. Cuando se completa la importación, la página Resumen aparece con los resultados de la importación.

Resultados Para guardar automáticamente las selecciones de la página de importación para la próxima vez que importe declaraciones, la opción Recordar las últimas declaraciones del usuario en las páginas de importación debe estar habilitada en la página

Administración

Configuración

Configuración de importación/exportación .

Información relacionada Plantillas para la importación y exportación de datos [página 162] Cola de espera de las importaciones [página 131] Consultar los resultados de una importación [página 131] Recordar selecciones especificadas anteriormente en las páginas de importación [página 134]

130

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6.1.2.2.6

Orden de importación

Al configurar una base de datos, un administrador o administrador de la aplicación importa objetos en el orden siguiente: ● Divisas ● Grupos de unidades ● Unidades con unidades de informes, si es relevante ● Grupos de cuentas ● Cuentas ● Cuentas de diario (opcional) ● Vínculos entre cuentas y cuentas de diario (opcional) ● los usuarios ● Grupos de usuarios ● Vínculos entre usuarios y grupos de usuarios ● Relaciones de grupo de usuarios/empresa Los datos de declaraciones y transacciones de facturas se importan durante el proceso de conciliación.

6.1.2.2.7

Consultar los resultados de una importación

La página Resumen de importación incluye: ● el campo Estado, que indica si la importación fue exitosa o no ● el nombre de la plantilla utilizada ● la Ruta de archivo de datos, que indica la ubicación del archivo de importación ● el Conteo de líneas procesadas, que indica la cantidad de líneas importadas ● el conteo de errores ● La Ruta del archivo de registro Si se han producido errores, se muestra esta línea con un vínculo al archivo con todos los errores que ha habido durante la importación. Se puede consultar esta página en una fecha posterior en

Importar/Exportar

Importación/Exportación

previa

6.1.2.2.8

Cola de espera de las importaciones

Todas las importaciones se colocan en una cola. Cuando finaliza una importación, se inicia la siguiente que está en la cola. Las operaciones de importación también se colocan en la parte inferior de la cola de espera si se ejecuta otra operación que se considera de mayor prioridad. Haga clic en Cancelar para eliminar la importación de la cola y cancelar la importación.

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131

El administrador o el administrador de la aplicación también puede eliminar importaciones de la cola haciendo clic en el icono de la X roja en la página

6.1.2.2.9

Administración

Mantenimiento .

Transferencia de datos de un período a otro

En Intercompany, con la opción de transferir datos de socio en la configuración de importar/exportar, puede transferir datos para todos los grupos de cuenta, cuentas y sociedades o para algunos determinados de un periodo existente a otro periodo nuevo. Los datos transferidos son: ● facturas ● declaraciones ● comentarios ● datos adjuntos ● estados Si desactiva la opción de transferir datos de socio, ocurre lo siguiente: ● Solo se transfieren las facturas de determinadas sociedades. ● Solo se transfieren las declaraciones de determinadas sociedades. ● Los estados existentes no se transfieren y cuando se inicia el proceso de conciliación, los estados vuelven a calcularse.

Efecto en agrupaciones de facturas Cuando los datos se transfieren, las configuraciones de las agrupaciones, automáticas o manuales, se copian en el nuevo periodo. Sin embargo, si la opción de transferir datos de socio se desactiva, y hay una o más sociedades seleccionadas: ● Se transfiere la agrupación de las sociedades de la selección. ● La agrupación con sociedades que no se encuentran en la selección finalizan. Las sociedades de la selección para la que se ha finalizado esta agrupación se reinicia con el estado Abierto.

Ejemplo Efecto de la desactivación de la opción Transferir los datos de socio en una transferencia de datos Sociedades seleccionadas para transferir: A, B Sociedades no seleccionadas: C, D Tabla 25: Período de origen Empresa

Socio

Período de destino Importe

ID de

Estado de grupo

grupo

132

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Empresa

Socio

Importe

ID de

Estado de

grupo

grupo

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A

B

10

B

A

10

A

C

30

C

A

30

B

D

40

1

Conciliado

A

B

10

B

A

10

4

Conciliado

2

Conciliado

A

C

30

5

Abierto

3

Sin conciliar

B

D

40

6

Sin conciliar

Nota Solo se transfieren los datos de las sociedades activas en el periodo destino.

6.1.2.2.9.1 Para transferir datos de un periodo anterior a un periodo nuevo Contexto El administrador o el administrador de la aplicación puede usar la opción Inicializar desde período anterior para copiar en un período nuevo la declaración del período de origen y los datos de la factura procedentes de un período creado anteriormente. Para reusar datos en un nuevo período:

Procedimiento 1. Detenga el proceso de conciliación. 2. Cree el período. 3. En la ficha Importar/Exportar, haga clic en Inicializar desde período anterior. 4. Definición de los siguientes valores: ○ Período de origen ○ Período de destino ○ Filtro Grupo de cuentas (opcional)

Nota Si no selecciona ningún grupo de cuentas, se transfieren los datos de todos los grupos de cuentas. ○ Filtro Cuenta (opcional)

Nota Si no selecciona ninguna cuenta, se transfieren todos los datos de cuenta.

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133

○ Filtro Empresa (opcional)

Nota Si no selecciona ninguna sociedad para la que transferir datos, esta opción no tiene efecto en el proceso. 5. Si desea excluir datos para las sociedades no seleccionadas en el cuadro de texto Sociedad, desactive la opción de transferir datos de socio.

Nota Si no selecciona ninguna sociedad para la que transferir datos, esta opción no tiene efecto en el proceso. 6. Haga clic en Aceptar. 7. En la página Administración Estados Editar estado , active Importe local editable e Importe de transacción editable para que los usuarios puedan importar nuevas facturas y declaraciones después de la inicialización.

6.1.2.2.10 Recordar selecciones especificadas anteriormente en las páginas de importación Puede guardar automáticamente las últimas selecciones que haya llevado a cabo en las páginas de la factura o del importe de balance y, de esta manera, la próxima vez que lleve a cabo una importación, todos los campos excepto Archivo fuente ya aparezcan rellenados con las selecciones que haya especificado anteriormente. Para guardar las selecciones de la página de importación, la opción Recordar las últimas selecciones del usuario en las páginas de importación debe estar habilitada en la página

Administración

Configuración

Configuración de

importación/exportación .

Información relacionada Para importar facturas [página 138] Para importar importes de declaraciones mediante una plantilla de importación [página 130]

6.1.2.3

Exportar metadatos

Antes de exportar los archivos de datos, compruebe que tengan un formato válido para la base de datos de destino. El tipo de archivo que puede exportar depende de su perfil:

134

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Tabla 26: Archivo de exportación

Perfil autorizado para exportar el archivo

Empresas

Administrador, administrador de la aplicación

Cuentas

Administrador, administrador de la aplicación

Usuarios

Administrador, administrador de la aplicación, administrador de usuarios

Grupos de usuarios

Administrador, administrador de la aplicación, administrador de usuarios

Vínculos entre usuarios y grupos de usuarios

Administrador, administrador de la aplicación, administrador de usuarios

Relaciones de grupo de usuarios/empresa

Administrador, administrador de la aplicación, administrador de usuarios

Declaraciones por subtotales

Administrador, administrador de la aplicación, usuario interactivo, usuario avanzado, usuario de consulta

Declaraciones para análisis

Administrador, administrador de la aplicación, usuario interactivo, usuario avanzado, usuario de consulta

Declaraciones por subtotales para análisis

Administrador, administrador de la aplicación, usuario interactivo, usuario avanzado, usuario de consulta

Declaraciones

Administrador, administrador de la aplicación, usuario interactivo, usuario avanzado, usuario de consulta

Facturas

Administrador, administrador de la aplicación, usuario interactivo, usuario avanzado, usuario de consulta

Diarios

Administrador, administrador de la aplicación, usuario interactivo, usuario avanzado, usuario de consulta

La información de exportar lo siguiente se encuentra en esta sección ● Cuentas ● Grupos de cuentas ● Vínculos entre cuentas y cuentas de diario ● Empresas ● Cuentas de diario ● los usuarios ● Grupos de usuarios ● Vínculos entre usuarios y grupos de usuarios ● Relaciones de grupo de usuarios/empresa En la sección titulada Exportar datos se proporciona información sobre la exportación de declaraciones, facturas y archivos de diario.

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135

Información relacionada Exportar datos [página 53]

6.1.2.3.1

Para seleccionar el conjunto de caracteres para exportaciones

Contexto El administrador especifica el conjunto que se debe utilizar antes de que se ejecuten las exportaciones.

Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione

Configuraciones

Configuraciones de importación/exportación .

2. En la lista Importar/Exportar codificación de archivo, seleccione un tipo. 3. Haga clic en Actualizar.

6.1.2.3.2

Para exportar metadatos

Procedimiento 1. En la ficha Importar/exportar, seleccione una opción de exportación.

Nota Solo un administrador o administrador de la aplicación puede exportar empresas, cuentas, usuarios, grupos de usuarios, relaciones de grupos de usuarios o relaciones de empresas de grupos. Si exporta facturas, diarios o declaraciones, vaya a la sección Exportar datos. 2. Seleccione una plantilla. 3. Seleccione un idioma. 4. Si exporta divisas, introduzca los separadores de millares y de decimales.

Nota El separador debe corresponder al que utiliza la base de datos que recibirá los datos de exportación.

5. Para filtrar los datos exportados, active Utilizar filtro y haga clic en filtro.

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para seleccionar los elementos de

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6. Haga clic en Exportar.

Información relacionada Exportar datos [página 53] Consultar los resultados de una exportación [página 137]

6.1.2.3.3

Consultar los resultados de una exportación

Cuando se completa la exportación de un archivo, se muestra la página Resumen. La página Resumen incluye la siguiente información: ● El Estado indica el éxito de la exportación. ● La Plantilla ● El campo Ruta del archivo de datos muestra un vínculo con el archivo de registro generado con la exportación. ● El Conteo de líneas procesadas ● El Conteo de errores indica la cantidad de errores que ocurrieron durante la exportación. ● La Ruta del archivo de registro Se puede consultar esta página en una fecha posterior en

Importar/Exportar

Importación/Exportación

previa

Información relacionada Consultar resultados de importación y exportación [página 137]

6.1.2.4

Consultar resultados de importación y exportación

Nada más finalizar la operación, se puede consultar una página con los resultados de la importación o exportación que se ha efectuado. Dicha página se almacena en la aplicación y se puede consultar en cualquier momento. El campo Estado permite visualizar el estado de cada importación o exportación mediante códigos de color: ● Verde: la importación o exportación ha finalizado sin líneas rechazadas, ● Naranja: la importación o exportación se ha realizado correctamente de forma parcial. Se han detectado errores. ● Rojo: la importación o exportación no ha finalizado. Para consultar resultados de importación o exportación: 1. En la ficha Importar/exportar, haga clic en Importaciones/exportaciones previas.

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137

2. En la columna Fecha de inicio, haga clic en el vínculo de los resultados de importación o exportación que desee consultar. 3. En la página Resumen, haga clic en el vínculo al registro de errores para consultar el archivo de registro de errores.

6.2

Importar facturas

Los usuarios seleccionan una plantilla de importación que haya creado el administrador o el administrador de la aplicación. Las facturas contienen siempre importes positivos.

Información relacionada Cuentas matrices [página 109]

6.2.1 Sustituir o totalizar declaraciones de facturas Al importar facturas que ya se han importado a la aplicación (con la misma referencia, divisa de transacción, cuenta, unidad y socio), se puede especificar si: ● Los importes importados deben sustituir a los importes de facturas que ya existen. ● Los importes se deben agregar a los importes de facturas que ya existen.

Nota Si existe una factura idéntica en la aplicación y está conciliada, no se sustituye ni agrega con la factura en el archivo de importación.

6.2.2 Para importar facturas Procedimiento 1. En la ficha Importar/Exportar, seleccione Importar facturas del grupo Importar datos.

Nota Si no ve el grupo Importar datos en la ficha Importar/Exportar, compruebe lo siguiente: ○ El período seleccionado en este momento está abierto.

138

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○ Los valores de fecha y hora del equipo en el que está instalado Intercompany son superiores a Fecha de inicio del proceso e inferiores a Fecha de fin del proceso. 2. En la lista Plantilla, seleccione una plantilla. 3. Para evitar tener demasiados registros de declaración de facturas, use una de las opciones siguientes: ○ Para que las declaraciones importadas sustituyan a las correspondientes que ya existen, active Sustituir actual. Si no activa esta opción, las declaraciones importadas se agregan a las que ya existen. ○ Para depurar los datos que hay en la caché de facturas antes de importar las declaraciones nuevas, active Purgar antes de importar.

Precaución Esta acción no se puede deshacer. Todos los registros de facturas se depuran permanentemente y no hay forma de recuperarlos. Esta operación solo depura los datos de factura. 4. Active Crear/Actualizar declaraciones si desea declaraciones creadas para facturas que no contengan ningún importe. Al importar facturas, las declaraciones se crean aunque las facturas no contengan importes. El importe predeterminado introducido 0. Las declaraciones se crean para la misma unidad, socio, divisa de transacción y cuenta que las facturas correspondientes.

Nota Si el administrador o el administrador de la aplicación ha activado Declaraciones asociadas de facturas en Administración Configuración Configuración de facturas , la opción Crear/Actualizar declaraciones está activada de forma predeterminada. 5. Seleccione un formato de fecha de la lista. 6. Ingrese un Separador de millares. 7. Ingrese un Separador de decimales. 8. Para especificar la ruta del archivo de importación, efectúe una de las acciones siguientes: ○ Introduzca la ruta del archivo y el nombre en el campo Archivo fuente. ○ Haga clic en Examinar. 1. En la casilla Elegir archivo, busque y seleccione el archivo de importación. 2. Haga clic en Abrir. 9. Haga clic en Importar.

Nota Si la importación se puso en la cola de importaciones, puede cancelar la importación haciendo clic en Cancelar. Cuando se completa la importación, la página Resumen aparece con los resultados de la importación.

Resultados Para guardar automáticamente las selecciones de la página de importación para la próxima vez que lleve a cabo una importación de factura, la opción Recordar las últimas declaraciones del usuario en las páginas de importación

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debe estar habilitada en la página

Administración

Configuración

Configuración de importación/

exportación .

Información relacionada Cola de espera de las importaciones [página 131] Consultar los resultados de una importación [página 131] Recordar selecciones especificadas anteriormente en las páginas de importación [página 134]

6.2.3 Procesamiento paralelo al importar archivos De forma predeterminada, cuando se importan simultáneamente varios archivos de factura o declaraciones en Intercompany, los archivos se procesan uno a uno. El administrador o el administrador de la aplicación puede activar un procesamiento paralelo de archivos para mejorar la eficiencia del proceso de conciliación. Se pueden ejecutar simultáneamente varias importaciones de datos de declaraciones y facturas, aunque el proceso de conciliación se esté ejecutando.

Información relacionada Importar facturas [página 138] Para importar facturas [página 138] Para importar importes de declaraciones mediante una plantilla de importación [página 130]

6.2.3.1

Para activar el procesamiento de archivos paralelo al importar archivos

Requisitos previos Antes de activar la importación en paralelo, debe definir el parámetro "SqlQueriesUsedForDataImports" de la tabla Opción como True.

Procedimiento 1. En la pestaña Administración, seleccione

140

Opciones

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Opciones de importación/exportación .

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2. Para permitir el procesamiento paralelo de los archivos que se están importando, active Permitir importación de ejecución en paralelo. 3. Haga clic en Actualizar.

Información relacionada Importar facturas [página 138] Para importar facturas [página 138] Para importar importes de declaraciones mediante una plantilla de importación [página 130]

6.3

Métodos de cálculo de la conciliación

El proceso de configuración de los cálculos de la conciliación procesar se describe a continuación: 1. En la ficha Configuración de balance de la sección Configuración del balance: ○ El Método de conciliación del importe de grupo determina el estado final entre una unidad y su socio en el importe de grupo. ○ El Cálculo de la diferencia del importe del grupo determina cómo se calcula la diferencia total en la divisa de grupo entre la unidad y su socio. 2. Se asigna el grupo de cuentas de nivel superior adecuado a las cuentas matrices. El grupo de cuentas usa un tipo de cálculo preestablecido que determina el signo de la entrada de datos. Si se usan varias divisas de transacción para la misma cuenta superior, el estado final del importe de grupo queda definido por uno de los métodos siguientes: Tabla 27: Método de conciliación del importe de grupo

Descripción

Estado de balance

Si el estado de cada una de las divisas de transacción es Conciliada, el estado de la divisa de grupo es Conciliada aunque la diferencia total en divisa de grupo sea ma­ yor que el umbral de límite de conciliación. El Estado de balance de cada divisa de transacción es más importante que la diferencia total en divisa de grupo. Por ejemplo, las diferencias que se calculan en dos divisas de transacción diferentes son inferiores al límite de conciliación; el estado de estos balances es Conciliado. El estado de la cuenta superior en divisa de grupo es Conciliado aunque la diferencia total de la divisa de grupo sea mayor que el umbral límite de conciliación.

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141

Método de conciliación del importe de grupo

Descripción

Diferencia del importe del grupo

Si la diferencia total en divisa de grupo es mayor que el umbral límite de concilia­ ción, el estado de la divisa de grupo es Sin conciliar, aunque los estados de los ba­ lances en otras divisas de transacción sea Conciliado. La diferencia total en divisa de grupo es más importante que el Estado de balance de cada divisa de transacción. Por ejemplo, si las diferencias que se calculan en dos divisas de transacción diferen­ tes son inferiores al límite de conciliación; el estado de estos balances es Conciliado. El estado de la cuenta superior en divisa de grupo es Sin conciliar ya que la diferen­ cia total de la cuenta superior en divisa de grupo es mayor que el umbral límite de conciliación.

En la tabla siguiente se describen tres opciones diferentes que están disponibles para los cálculos de la diferencia del importe del grupo, y se enumeran las etiquetas de dichos cálculos que se usaron en versiones anteriores. Tabla 28: Cálculo de la diferencia del importe del grupo en la ver­ sión 10.0

Descripción de Cálculo de la diferen­ cia del importe del grupo

Llamado Diferencia total en la versión 5.1

Llamado Cálculo de la diferencia total en la versión 7.5

|Declarante ± Contrapartida|

Este tipo de cálculo genera una suma

Suma nuestro lado - Su lado

Suma|(Nuestro lado.n - Su lado.n)|

Total propio + Total ajeno

Total propio + Total ajeno

absoluta de balances recíprocos.

Declarante + Contrapartida

El importe de la diferencia total en la divisa de grupo es la suma de todas las diferencias en cada divisa de tran­ sacción expresada en valores absolu­ tos.

±Nuestro lado + ±Su lado

Este tipo de cálculo, disponible desde

mediante el signo del cálculo

la versión 10.0, genera un total me­

de cuenta

diante el signo de cálculo asignado a la cuenta en la configuración de dicha.

Información relacionada Signos de cálculo [página 110] Tipos de cálculo [página 101]

142

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6.3.1 Para crear una nueva regla de combinación de conciliación de facturas Contexto La conciliación de facturas mediante reglas de facturas permite a los usuarios comparar las facturas de la empresa declarante y del socio para analizar las diferencias de las declaraciones con más detalle. De forma predeterminada, la regla de combinación de facturas tiene criterios de agrupación por referencia de factura y criterios de conciliación por importe de transacción. Puede crear una nueva regla de combinación de facturas con cada regla de factura que se aplica a un período determinado. Tenga en cuenta que incluso si las facturas no están conciliadas, no se bloquea el proceso de conciliación a nivel de cuenta.

Procedimiento 1. En Administración a nivel de facturas.

Configuración

Configuración de factura , seleccione Se ha habilitado la conciliación

Aparece el vínculo Reglas de facturas en la sección Sistema de la ficha Administración. 2. Haga clic en Agregar nuevo. 3. Especificar un código y una descripción. 4. Seleccione los criterios de agrupación y conciliación. 5. Haga clic en Crear.

Información relacionada Reglas de factura [página 158] Configuración de agrupaciones de facturas y de conciliación [página 152] Métodos de cálculo de la conciliación [página 141]

6.4

Iniciar y detener el proceso de conciliación

El administrador o el administrador de la aplicación activa el proceso de reconciliación definiendo fechas de inicio y de finalización, entre las que el proceso de reconciliación está activo y se puede iniciar y detener manualmente en cualquier momento. Los usuarios pueden iniciar la sesión en Intercompany cuando se inicie el proceso y pueden realizar la reconciliación cuando la fecha del servidor se encuentre dentro de las fechas de inicio y de finalización del proceso definido.

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Precaución Si el administrador o el administrador de la aplicación detiene el proceso, todos los usuarios que se conecten automáticamente perderán la conexión y es posible que pierdan el trabajo realizado. El administrador o el administrador de la aplicación puede iniciar y detener el proceso manualmente.

Precaución El proceso debe detenerse para que el administrador o el administrador de la aplicación pueda crear o modificar la estructura de la base de datos de la aplicación. Los objetos de metadatos no se pueden modificar si el proceso está ejecutándose. El administrador o el administrador de la aplicación puede llevar a cabo acciones que no cambien el sistema (por ejemplo, exportar metadatos) sin tener que detener el proceso de reconciliación.

6.4.1 Para iniciar el proceso de conciliación en forma manual Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Proceso. 2. Haga clic en Iniciar.

6.4.2 Para detener el proceso de conciliación en forma manual Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Proceso. 2. Haga clic en Detener.

6.4.3 Para configurar fechas de inicio y de finalización para el proceso de reconciliación Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione

Sistema

Proceso .

2. Si se cambia un proceso de conciliación existente, haga clic en Detener. 3. En el campo Fecha de inicio del proceso, efectúe una de las acciones siguientes: ○ Especifique una fecha con el formato DD/MM/AAAA.

144

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○ Haga clic en el icono del calendario y seleccione la fecha requerida en el calendario que aparece. 4. En el campo Fecha de fin del proceso, efectúe una de las acciones siguientes: ○ Especifique una fecha con el formato DD/MM/AAAA. ○ Haga clic en el icono del calendario y seleccione la fecha requerida en el calendario que aparece. 5. Haga clic en Iniciar si esta es la primera vez que se configura el proceso de conciliación, o en Actualizar si se actualiza un proceso de conciliación existente. 6. Haga clic en Guardar.

6.5

Abrir y cerrar períodos

El administrador o el administrador de la aplicación puede: ● Abrir períodos para que los usuarios puedan entrar declaraciones. ● Cerrar períodos para que los períodos disponibles para los usuarios estén en modo de sólo lectura. Tras cerrarse un período, el administrador o el administrador de la aplicación ya no puede efectuar cambios en los umbrales de los límites de conciliación, los tipos o estados de las empresas, ni congelar o descongelar empresas.

Nota Los períodos no se cierran ni abren definitivamente. Si el administrador o el administrador de la aplicación abre un período cerrado, las empresas congeladas antes de cerrarse el período permanecen congeladas. Una vez que se reabre el período, las compañías pueden ser descongeladas. Cuando se crea un período, está abierto en forma predeterminada. El administrador o el administrador de la aplicación puede abrir y cerrar: ● cada período uno a uno ● todos los períodos a la vez

Información relacionada Congelar y descongelar declaraciones de unidades [página 149]

6.5.1 Para abrir un período Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Períodos. 2. Haga clic en el vínculo del período que desea abrir.

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Aparece la página del período seleccionado. 3. Haga clic en Abrir período. 4. Haga clic en Actualizar.

6.5.2 Para abrir todos los períodos a la vez Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Períodos. 2. Haga clic en Abrir todos los períodos.

6.5.3 Para cerrar un período Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Períodos. 2. Haga clic en el vínculo del período que desea cerrar. Aparece la página del período seleccionado. 3. Haga clic en Cerrar período. 4. Haga clic en Actualizar.

6.5.4 Para cerrar todos los períodos a la vez Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Períodos. 2. Haga clic en Cerrar todos los períodos.

6.6

Ejecución del proceso de conciliación forzada

Los administradores o los administradores de la aplicación ejecutan este proceso después de haber introducido las declaraciones. El proceso de conciliación debe detenerse cuando se ejecuten conciliaciones forzadas. Tras efectuarse la operación, el proceso se puede iniciar de nuevo.

146

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Restricción El proceso de conciliación forzada debe ser la última operación en hacerse en las declaraciones, ya que puede modificar los importes.

Nota Una vez que el proceso ha finalizado, la casilla Conciliación forzada se activa de forma automática en Administración

Configuración de conciliación forzada .

Nota Si hay una declaración en la cuenta no ganadora pero no en la cuenta ganadora, el importe de la cuenta no ganadora se envía a la cuenta de ajuste por conciliación forzada. Tras finalizar el proceso de conciliación forzada, el administrador o el administrador de la aplicación puede consultar los archivos de registro que contienen el historial del proceso. Si se produce un error, el administrador o el administrador de la aplicación puede restaurar los importes al estado que tenían antes de ejecutar el proceso de conciliación forzado usando la opción Restaurar reconciliación forzada.

Información relacionada Para iniciar el proceso de conciliación en forma manual [página 144] Para configurar fechas de inicio y de finalización para el proceso de reconciliación [página 144] Para restaurar datos después de ejecutar el proceso de conciliación forzada [página 148]

6.6.1 Para ejecutar el proceso de conciliación forzada Procedimiento 1. Detenga el proceso de conciliación. 2. En la barra de navegación, haga clic en Período para seleccionar el período para el cual desea ejecutar la conciliación forzada. 3. En la ficha Administración, seleccione Conciliación forzada.

Nota Esta opción sólo está disponible si está autorizado el proceso de conciliación forzada. 4. Haga clic en Conciliación forzada.

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Información relacionada Para autorizar una conciliación forzada [página 121]

6.6.2 Para restaurar datos después de ejecutar el proceso de conciliación forzada Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione

Salir de conciliación forzada .

Nota Esta opción sólo está disponible si está autorizado el proceso de conciliación forzada. 2. Haga clic en Salir de conciliación forzada.

Información relacionada Para autorizar una conciliación forzada [página 121]

6.6.3 Para consultar los archivos de registro tras ejecutar el proceso de conciliación forzada Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione

Configuración

Configuración de conciliación forzada .

2. Haga clic en Visualizar el histórico. Se muestra la página Histórico de conciliación forzada con todos los procesos que se han ejecutado. 3. Para visualizar los ajustes realizados tras la ejecución de un proceso, haga clic en el vínculo Ubicación del archivo del proceso.

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6.7

Exportar importes de declaraciones a SAP BusinessObjects Financial Consolidation

Cualquier usuario puede exportar los importes almacenados en la base de datos de la aplicación directamente a una base de datos de SAP BusinessObjects Financial Consolidation. Sin embargo, antes de poder exportar las declaraciones, el administrador debe definir lo siguiente: ● un origen de datos y una dirección URL de servicios web ● parámetros globales

Nota Para exportar declaraciones, la compañía o las compañías cuyas declaraciones serán exportadas deben ser congeladas, y el proceso de conciliación debe estar en ejecución al exportar declaraciones.

Información relacionada Exportar declaraciones a SAP BusinessObjects Financial Consolidation [página 56] Configurar los parámetros SAP BusinessObjects Financial Consolidation. [página 69] Configurar la conexión a SAP BusinessObjects Financial Consolidation [página 68]

6.8

Congelar y descongelar declaraciones de unidades

Si se congelan declaraciones de unidades, no las pueden modificar ni la compañía declarante ni el socio. Las declaraciones se pueden congelar o descongelar en: ● páginas de balances ● páginas de unidades El administrador o el administrador de la aplicación puede congelar todas las declaraciones para todas las empresas simultáneamente y descongelar las declaraciones para una empresa si un usuario la congeló por error.

6.8.1 Autorización de la congelación de declaraciones de empresas no conciliadas Ni la compañía declarante ni el asociado pueden acceder a declaraciones congeladas. La compañía declarante decide cuándo se completó el trabajo y el socio no puede realizar más cambios.

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Nota Si se ha cometido un error, solo los administradores o el administrador de la aplicación pueden descongelar las declaraciones de las empresas, a menos que el administrador o el administrador de la aplicación conceda a los usuarios avanzados el derecho a congelar empresas. De manera predeterminada, sólo pueden congelarse las declaraciones de empresas que estén conciliadas. El administrador o el administrador de la aplicación también puede autorizar a los usuarios a congelar las declaraciones de sus empresas aunque no estén conciliadas.

Nota Si el administrador o el administrador de la aplicación autoriza a las empresas a congelar sus declaraciones solo cuando se concilien las declaraciones, las empresas no podrán hacerlo si tienen activados los estados Solicitudes de empresa para diferenciar y Solicitudes de socio para diferenciar.

Información relacionada Congelar declaraciones de unidades al final del proceso de conciliación [página 150] Propiedades de estado [página 196] Autorización a los usuarios para congelar las empresas con saldos no reconciliados [página 150]

6.8.2 Autorización a los usuarios para congelar las empresas con saldos no reconciliados Esta autorización debe activarse en la pestaña

Administración

Perfiles de usuario .

Para descubrir para autorizar a los usuarios para congelar las empresas con saldos no reconciliados, consulte el capítulo Perfiles de usuario. [página 88]

6.8.3 Congelar declaraciones de unidades al final del proceso de conciliación Al final del proceso, el administrador o el administrador de la aplicación congela todas las declaraciones, conciliadas o no, de todas las empresas: ● para el período actual ● para todos los períodos Las declaraciones del período actual pueden estar congeladas o descongeladas, sin importar si se está ejecutando o no el proceso de conciliación. Las declaraciones pueden congelarse o descongelarse para todos los períodos sólo si:

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● El proceso de conciliación está detenido. ● No hay usuarios conectados.

Nota Descongelar declaraciones para todos los períodos y las unidades permite volver a calcular las declaraciones y tener en cuenta cualquier cambio, por ejemplo los cambios en los tipos.

6.8.3.1

Para congelar todas las declaraciones de la unidad

Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Compañías. 2. Haga clic en Congelar todas las unidades. Aparece un mensaje de confirmación. 3. Haga clic en Aceptar.

6.8.3.2

Para descongelar declaraciones de unidades

Procedimiento 1. Realice una de las siguientes acciones: ○ Haga clic en la ficha Declaraciones. Aparece la página Detalle por socios. ○ Seleccione Administración Compañías > [compañías que descongelar]. Aparece la página de la unidad seleccionada. 2. Haga clic en Descongelar unidad. Aparece un mensaje de confirmación. 3. Haga clic en Aceptar.

6.8.3.3

Para congelar o descongelar las declaraciones de todas las unidades y todos los períodos

Procedimiento 1. Detenga el proceso de conciliación. 2. Seleccione

Administración

Períodos .

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3. En la página Períodos, haga clic en Congelar todas las unidades o Descongelar todas las unidades. Aparece un mensaje de confirmación. 4. Haga clic en Aceptar.

6.9

Configuración de agrupaciones de facturas y de conciliación

Si se incluye la conciliación de facturas en la licencia de la aplicación, el administrador o el administrador de usuarios puede permitir a otros administradores y usuarios interactivos agrupar y desglosar las declaraciones de las cuentas filiales en varias facturas. La agrupación y la conciliación permiten que los usuarios puedan comparar las facturas que han introducido la empresa declarante y el socio. Aunque las facturas no estén conciliadas, se puede ejecutar el proceso de conciliación.

6.9.1 Crear declaraciones importando o creando facturas El administrador autoriza el uso de facturas en

Administración

Configuración

Configuración de factura .

Según la opción que active el administrador o el administrador de la aplicación en Conciliación de facturas, las declaraciones vinculadas a las facturas, que se importen o se introduzcan manualmente, se crearán de manera diferente. Tabla 29: Opción

Descripción

Se ha habilitado la conciliación a nivel de facturas

Seleccione esta opción para habilitar la conciliación a nivel de facturas.

Nota Si no está seleccionada esta opción, no se visualizará ninguna de las opcio­ nes relacionadas. Crear líneas en cero de facturas

Al importar facturas, se crean declaraciones, incluso si las facturas no contie­ nen ningún importe, con el importe determinado de 0. Las declaraciones se crean para la misma unidad, socio, divisa de transacción y cuenta que las facturas correspondientes. Puede acceder a las facturas na­ vegando por las páginas de declaraciones.

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Opción

Descripción

Aplicar signo de balance a facturas

Si selecciona Aplicar signo de balance a facturas: ●

Se permiten los tipos de cálculo |A+B| y |A-B| en las facturas.

●

Se aplica el cálculo de diferencia de importe de grupo en lugar de (|A-B| o |A+B|).

●

Declaraciones asociadas de facturas

La lista Signo de factura es de color gris en las páginas Editar cuenta y Crear cuenta para las cuentas matrices.

Al importar o introducir facturas manualmente, las declaraciones creadas contienen importes que son las sumas de las facturas vinculadas con las de­ claraciones. Las declaraciones se crean para la misma unidad, socio, divisa de transacción y cuenta que las facturas correspondientes. Puede acceder a las facturas na­ vegando por las páginas de declaraciones.

Nota Si el administrador o el administrador de la aplicación autoriza el uso de facturas y activa la opción Declaraciones asociadas de facturas: ●

cada vez que un usuario actualiza las declaraciones, aparece un mensaje que indica que los importes de declaraciones y la suma de facturas vincu­ ladas a las declaraciones ya no se corresponden.

●

cada vez que un usuario importa facturas, puede seleccionar la opción Añadir/Abrir declaración.

Actualización de declaración sólo por factura

Active esta opción para permitir que los usuarios actualicen las declaraciones sólo con la factura.

Nota Esta opción está disponible al activar Declaraciones asociadas de facturas. Facturas conciliadas en comentario estándar

Seleccione esta opción para forzar la conciliación de grupos de facturas que no cumplan las reglas de factura seleccionadas.

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Opción

Descripción

Permitir entrada de datos en comentario del socio

Seleccione esta opción para permitir que las empresas de la parte del socio introduzcan comentarios en cada transacción. Cada parte puede introducir o modificar el comentario. Dependiendo de la persona que haya actualizado el comentario por última vez, el icono de la co­ lumna Comentario de la página Factura es distinto: ●

La empresa declarante ha sido la que ha modificado el comentario por úl­ tima vez: se muestra un icono de post-it de color amarillo con un candado en la esquina superior izquierda.

●

El socio ha sido el que ha modificado el comentario por última vez: se muestra un icono de post-it de color amarillo volteado horizontalmente con un candado de color azul en la esquina superior derecha.

Nota Si esta opción está habilitada, la columna de informe Comentario modificado por última vez por se convierte en disponible al especificar las columnas que se deben mostrar en el informe Facturas sin conciliar y sin asignar, todos los campos al que se puede acceder en la página Administración Informes . La columna sigue directamente la co­ lumna Comentario en el informe generado y se especifica quién ha modifi­ cado el comentario por última vez: el socio o la empresa. Comportamiento de sustitución de facturas

Si una factura creada en forma manual o importada ya existe en la base de da­ tos, el usuario puede elegir sustituir el importe existente o agregarla con un nuevo importe. El administrador o el administrador de la aplicación configura la opción predeterminada en Configuración de factura.

Nota Si el administrador o el administrador de la aplicación no activan las opciones descritas anteriormente, las facturas se cargan en la base de datos pero no están disponibles en la aplicación. No se crean declaraciones. Sólo se puede acceder a las facturas cuando se han creado las declaraciones relevantes.

Información relacionada Plantillas de factura [página 179] Introducir importes de factura [página 38] Comentarios de factura [página 40] Informes de facturas [página 207] Para activar o desactivar un tipo de informe y columnas [página 221]

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6.9.1.1

Autorizar la conciliación de facturas mediante comentarios estándar

Sólo pueden conciliarse las facturas que tengan el mismo comentario estándar. Esto significa que la compañía y el asociado han justificado las diferencias entre sus facturas mediante el mismo comentario estándar. Si las facturas tienen el mismo comentario estándar, se concilian aunque haya diferencias.

Información relacionada Propiedades de estado [página 196] Congelar y descongelar declaraciones de unidades [página 149]

6.9.1.2

Campos adicionales para facturas

El administrador o el administrador de la aplicación pueden personalizar los campos para proporcionar más información sobre los importes de las facturas. Estos campos adicionales no están disponibles de forma predeterminada; el administrador o el administrador de la aplicación tiene que activarlos. El administrador o el administrador de la aplicación también puede definir el contenido de los siguientes campos: Tabla 30: Tipo de campo

Número de campos que se pueden definir

Texto de factura

5

Fecha de factura

3

Importe de factura

3

Nota Al predefinir estos campos se permite validar la importación de la factura. Si el archivo de importación contiene un texto que no existe en la aplicación, aparece un error en el archivo de registro. El texto predefinido puede usarse: ● por cada factura En la ficha Balance, las listas para los campos de Texto de factura que se pueden definir se pueden usar para seleccionar sus contenidos. ● al importar facturas

Información relacionada

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Plantillas de factura [página 179] Actualizaciones de factura [página 39] Para predefinir el contenido de Texto 1 Factura y Texto 2 Factura [página 156] Para activar campos de facturas [página 156]

6.9.1.2.1

Para activar campos de facturas

Procedimiento 1. Detenga el proceso de conciliación. 2. En la ficha Administración, seleccionar

Configuraciones

Facturas para una cuenta filial .

3. En la columna Código, hacer clic en el vínculo para el campo que se desea exhibir. 4. Active Visible. 5. Cambie el texto de la descripción o del código si es necesario. 6. Haga clic en Actualizar. 7. Siga el mismo procedimiento en cada campo que desee visualizar.

Información relacionada Visualización de la interfaz de las declaraciones y facturas [página 223]

6.9.1.2.2

Para predefinir el contenido de Texto 1 Factura y Texto 2 Factura

Procedimiento 1. Detenga el proceso de conciliación. 2. En la ficha Administración, seleccione

Configuraciones

Configuraciones de facturas .

3. Active Validación del texto de la factura. Si hay facturas en la base de datos, no se puede cambiar esta configuración. Si quiere cambiar esta configuración, elimine todas las facturas de la base de datos. 4. Haga clic en Actualizar. 5. En la ficha Administración, seleccione

Configuraciones

Validación del texto de la factura .

6. Haga clic en Agregar nuevo. 7. En el campo Código de validación de texto, escriba un código de texto exclusivo. 8. Introduzca una descripción.

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9. En el campo Valor de texto válido, escriba el nombre del texto que debe aparecer en las listas de texto de factura en las facturas. 10. Seleccione una o las dos opciones: Texto 1 Factura y Texto 2 Factura. 11. Haga clic en Crear.

6.9.1.2.3

Para autorizar el uso de facturas y definir la configuración de las reconciliaciones de factura

Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione

Configuraciones

Configuraciones de facturas .

2. Realice una de las siguientes acciones: ○ Seleccione Se ha habilitado la conciliación a nivel de facturas. ○ En la sección Conciliación de facturas, seleccione cualquiera de las opciones siguientes: ○ Para permitir los tipos de cálculo |A+B| o |A-B| en las facturas, seleccione Aplicar signo de balance a facturas. En este caso, el cálculo en las facturas será el mismo que en los saldos.

Nota Si selecciona Aplicar signo de balance a facturas, se aplica el Cálculo de la diferencia del importe del grupo en lugar de (|A-B| o |A+B|). La lista Signo de factura es de color gris en las páginas Editar cuenta y Crear cuenta. ○ Para las facturas creadas por la importación de facturas para contener el importe 0, active Crear líneas en cero de facturas. ○ Para que las declaraciones creadas por la importación de facturas incluyan la suma de las facturas correspondientes, seleccione Declaraciones asociadas de facturas. ○ Para disponer de declaraciones en modo sólo lectura, seleccione Actualizar declaración sólo por factura. Sólo entonces se actualizará una declaración mediante la creación de una factura. Puede utilizar esta configuración si Declaraciones asociadas de facturas está habilitado.

Nota Si una factura creada en forma manual o importada ya existe en la base de datos, el usuario puede elegir sustituir el importe existente o agregarla con un nuevo importe. El administrador o el administrador de la aplicación configura la opción predeterminada con anticipación desde la lista Comportamiento de sustitución de facturas. 3. Para forzar la conciliación de los grupos de facturas que no cumplen los criterios de la regla de factura, seleccione Facturas conciliadas en comentario estándar.

Nota A continuación, debe crear comentarios estándar que los usuarios puedan seleccionar para sus facturas. 4. Si desea utilizar otro término distinto de factura, escriba el término correspondiente:

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○ en singular, en Descripción singular de factura. ○ en plural, en Descripción plural de facturas. De forma predeterminada, el término factura, también en plural, aparece en toda la aplicación. El administrador o el administrador de la aplicación pueden elegir el uso de otro término. En tal caso, el administrador o el administrador de la aplicación lo deben especificar en singular y plural. Los términos elegidos se tienen en cuenta en toda la aplicación, por ejemplo en los informes y archivos de registro. Los términos pueden tener un máximo de 32 caracteres. 5. Haga clic en Actualizar. Ahora se puede aplicar un límite de conciliación en las facturas.

Información relacionada Usar tipos de cálculo positivo y negativo en las facturas [página 112] Congelar y descongelar declaraciones de unidades [página 149]

6.9.2 Reglas de factura Si el administrador o el administrador de la aplicación ha activado la opción Se ha habilitado la conciliación a nivel de facturas en Administración Configuración , aparece el vínculo Reglas de factura. En Reglas de factura, un administrador o administrador de la aplicación puede crear, ver y eliminar las reglas de factura. Las reglas de factura se enumeran por código y por nombre de descripción, y contienen los campos de facturas que se usan para definir los criterios de agrupación y conciliación de facturas. Al crear un período nuevo, se selecciona la regla de factura usada en el período anterior de forma predeterminada No se puede seleccionar otra regla si hay facturas en el período. Las facturas de un período se tienen que eliminar y, a continuación, se puede seleccionar otra regla de factura. Una regla no se puede modificar si no está asociada con uno o más períodos.

Regla de factura predeterminada La regla de factura predeterminada afecta a las facturas de la forma siguiente: ● Los criterios de agrupación son Referencia de factura ● Los criterios de conciliación son Importe transacción La regla predeterminada se aplica a todos los períodos existentes durante la migración.

Información relacionada Para crear una nueva regla de combinación de conciliación de facturas [página 143]

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6.10 Purgar declaraciones y facturas Cuando han concluido las tareas de las declaraciones y facturas de uno o más períodos y el administrador o el administrador de la aplicación decide que los datos ya no son necesarios, el administrador o el administrador de la aplicación puede eliminar: ● las declaraciones y facturas por período

Nota Las declaraciones no se pueden eliminar si no se eliminan las facturas. ● los informes por período ● todas las declaraciones y facturas de todos los períodos

Sugerencias Para purgar todas las declaraciones y facturas de la base de datos, el administrador o el administrador de la aplicación debe cerrar primero todos los períodos.

Información relacionada Abrir y cerrar períodos [página 145]

6.10.1 Para purgar simultáneamente declaraciones y facturas Procedimiento 1. Detenga el proceso de conciliación. 2. En la ficha Administración, seleccione Purgar facturas/declaración. 3. Para purgar las declaraciones para determinados períodos, seleccione los períodos en la columna Purgar declaraciones. 4. Haga clic en Purgar.

Precaución Los datos se eliminan permanentemente de la base de datos.

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6.10.2 Para purgar facturas Procedimiento 1. Detenga el proceso de conciliación. 2. En la ficha Administración, seleccione Purgar facturas/declaración. 3. Para purgar las facturas para determinados períodos, seleccione los períodos en la columna Purgar facturas. 4. Haga clic en Purgar.

Precaución Los datos se eliminan permanentemente de la base de datos.

6.10.3 Para purgar declaraciones y facturas para todos los períodos Procedimiento 1. Detenga el proceso de conciliación. 2. En la ficha Administración, seleccione Purgar facturas/declaración. 3. Haga clic en Purgar todo.

6.11 Eliminar facturas por unidad, cuenta matriz o filial Los administradores, el administrador de la aplicación y los usuarios interactivos pueden eliminar las facturas vinculadas a: ● una compañía ● una cuenta matriz ● una cuenta filial Asimismo, el administrador o el administrador de la aplicación puede purgar todas las facturas.

Información relacionada Purgar declaraciones y facturas [página 159]

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6.11.1 Para eliminar facturas por unidad Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Compañías. 2. En la página Compañías, haga clic en el vínculo de la compañía cuyas facturas desea eliminar. 3. Haga clic en Eliminar facturas. Aparece un mensaje de confirmación. 4. Haga clic en Aceptar.

6.11.2 Para eliminar facturas por cuenta matriz Procedimiento 1. Seleccione la ficha Declaraciones. 2. Navegue por las declaraciones hasta la página Detalle por cuentas filiales. 3. Haga clic en Conciliar facturas. 4. Realice una de las siguientes acciones: ○ Para eliminar todas las facturas vinculadas a una cuenta matriz, haga clic en Eliminar. ○ Para eliminar una sola factura, haga clic en el icono de la X roja. Aparece un mensaje de confirmación. 5. Haga clic en Aceptar.

Nota Si ha eliminado todas las facturas, también se eliminan todos los grupos de facturas. Si no ha eliminado todas las facturas y las facturas eliminadas pertenecen a un grupo de facturas, se anula la conciliación del grupo. Si los grupos de facturas no contienen facturas que pertenezcan a la compañía declarante, se eliminan.

6.11.3 Para eliminar facturas por cuenta filial Procedimiento 1. Seleccione la ficha Declaraciones. 2. Navegue por las declaraciones hasta la página Detalle por cuentas filiales. 3. En la columna Facturas, haga clic en uno de los iconos siguientes:

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4. Realice una de las siguientes acciones: ○ Para eliminar todas las facturas vinculadas a la cuenta filial, haga clic en Eliminar. ○ Para eliminar una sola factura, haga clic en el icono de la X roja. Aparece un mensaje de confirmación. 5. Haga clic en Aceptar.

Resultados Nota Si la factura eliminada pertenece a un grupo de facturas, se anula la conciliación el grupo. Si el grupo de facturas no contiene facturas que pertenezcan a la compañía declarante, se elimina.

6.12 Plantillas para la importación y exportación de datos Solo el administrador o el administrador de la aplicación puede crear plantillas: Las plantillas concilian los datos de un archivo de una base de datos a otra. Como una corporación puede tener sucursales o compañías filiales con distintos sistemas de bases de datos que funcionan en varios países con divisas diferentes, las plantillas facilitan la entrada y conciliación de datos, además del mantenimiento de bases de datos, usuarios, unidades y divisas.

Nota Si un administrador o administrador de la aplicación modifica los campos de plantilla, todas las plantillas que se basen en estos campos se actualizan de manera automática. En la tabla siguiente figuran los objetos que se importan y exportan, así como las plantillas que utilizan: Tabla 31: Objeto

Importar

Exportar

Cuentas

X

X

Vínculos entre cuentas y cuentas de diario

X

X

Grupos de cuentas

X

Declaraciones

X

Declaraciones para análisis

X X

Empresas

X

X

Grupos de unidades

X

X

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Objeto

Importar

Exportar

Divisas

X

X

Facturas

X

X

Diarios

X

Cuentas de diario

X

Declaración por subtotales

X X

Vínculos entre usuarios y grupos de usuarios

X

X

Relaciones de grupo de usuarios/empresa

X

X

Grupos de usuarios

X

X

los usuarios

X

X

El administrador o el administrador de la aplicación efectúa las acciones siguientes para poder importar o exportar datos: ● Configurar los campos de plantilla en cada objeto. ● Configura una plantilla de archivo.

6.12.1 Listas de plantillas Después de que el administrador o el administrador de la aplicación crea plantillas de archivos, estos figuran en una lista de plantillas de una determinada categoría de plantilla de importación. Por ejemplo, cuando el administrador o el administrador de la aplicación guarda una nueva plantilla de empresa, va a Exportar

Plantillas de sociedades

Importar/

y allí figura la nueva plantilla.

Nota Para los usuarios que no tienen derechos de administrador, estos objetos están en modo de sólo lectura. Las listas de plantillas incluyen: ● La columna Código contiene los nombres de las plantillas definidas en la base de datos. ● La columnaDescripción contiene las descripciones de las plantillas definidas en la base de datos. ● La columna Estado de balance indica si la plantilla puede usarse o no. La marca de verificación verde indica que la plantilla es válida y que se puede usar. Si aparece la X roja, la plantilla no es válida. ● La cuarta columna contiene el icono de eliminación. Si ya no se necesita una plantilla, haga clic en la X para eliminarla.

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6.12.2 Plantillas de cuenta Para crear una plantilla de cuenta, el administrador o el administrador de la aplicación debe hacer lo siguiente: ● Configurar los campos de la plantilla. ● Configure una plantilla de archivo que coincida con el archivo que se debe importar o con la base de datos a la que se va a exportar el archivo. La siguiente figura muestra algunos de los campos disponibles en la plantilla y como necesitan corresponder con los puntos en una hoja de cálculos Excel.

6.12.2.1 Configurar los campos de modelo de importación de cuentas El administrador o el administrador de la aplicación configura los campos de plantillas en

Importar/Exportar

Campos de plantillas de cuenta . Los modelos de importación de cuentas tienen los siguientes campos: ● Ignorar Cuando ciertos campos en el archivo de importación no pueden ser procesados por la aplicación o la base de datos a la que se enviará el archivo de exportación, el administrador o el administrador de la aplicación debe usar el campo Ignorar para que el sistema no incluya el campo. ● Código de cuenta ● Código de movimiento de cuenta Si las cuentas están vinculadas a movimientos del archivo, deberá seleccionar la opción Usar los movimientos de cuentas al crear la plantilla, e introducir el separador utilizado en el archivo de importación en el campo Separador de movimientos. El campo se utiliza con Código de movimientos de cuenta de socio. ● Código de límite de conciliación Si no hay conciliación en el archivo de importación, puede introducir un nombre de campo de tipo predeterminado o seleccionar una conciliación predeterminada más adelante al crear la plantilla. ● Tipo de tasa de divisas Si no hay un tipo de divisa en el archivo, puede introducir un nombre de campo de tipo de divisa predeterminado o seleccionar un tipo de divisa predeterminado más adelante al crear la plantilla.

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● Código de grupo de cuentas ● Descripción de cuentas ● Código de cuenta matriz ● Código de cuenta de socio ● Código de movimientos de cuenta de socio El campo se utiliza con Código de movimientos de cuenta. ● Estado de la cuenta El campo Estado de la cuenta muestra para cada compañía de reporting si puede usarse en declaraciones o no, o si debe almacenarse en la base de datos para utilizarse más adelante. Al crear la plantilla en Importar/Exportar Plantillas de cuenta , usted activa Información del estado de importación y define los indicadores de estado activo e inactivo. ● Conciliación forzada ● Fuente de importe de grupo ● Signo de factura Este campo permite especificar el signo con el que se mostrará el importe de declaración relacionada. Cuando el administrador o el administrador de la aplicación haya rellenado los campos, pueden crearse plantillas en

Importar/Exportar

Plantillas de cuenta .

6.12.2.2 Configurar un modelo de importación de cuentas Cuando el administrador o el administrador de la aplicación haya rellenado los nombres de campos de plantilla en Importar/exportar

Campos de plantilla de cuenta , pueden crearse plantillas en

Importar/exportar

Plantillas de cuenta . Los siguientes campos son obligatorios: ● Código de cuenta ● Descripción de cuenta ● Tipo de tasa de divisa ● Código de movimiento de cuenta, si las cuentas están vinculadas a movimientos en el archivo

6.12.2.2.1 Para configurar una plantilla de archivo de cuentas Procedimiento 1. En

Importar/exportar

Plantillas de cuentas , haga clic en Agregar nueva.

2. Escriba un código exclusivo. 3. Escriba una descripción de la plantilla. 4. En la lista Número de campos por fila, seleccione la cantidad de campos que desea incluir en el archivo.

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Nota Este número determina la cantidad de campos que se muestran en la ventana al hacer clic en Definir campos. 5. Introduzca un carácter en el Separador de campos que el archivo utilizará para separar las columnas. 6. Haga clic en Crear. 7. Haga clic en Definir campos. 8. En la página Definición de campos, seleccione los campos que desea incluir.

Nota El orden de los campos debe corresponderse con el archivo que está importando o con la base de datos a la que se exportará el archivo. 9. Cuando haya seleccionado los campos, haga clic en Actualizar. 10. En la lista Saltear líneas, seleccione la cantidad de líneas en la parte superior del archivo que no se deben importar o exportar. Por ejemplo, si no desea importar la fila del encabezado del archivo, seleccione 1. Sólo se importará de la segunda fila en adelante. 11. Si en el archivo no hay campos de límite de conciliación, conversión o grupo de cuentas, active las opciones siguientes y seleccione valores en las listas: ○ Usar el límite de conciliación por defecto ○ Utilizar el tipo de divisa por defecto ○ Usar el grupo de cuentas por defecto 12. Si el archivo de importación contiene movimientos de cuentas, active Usar los movimientos de cuentas y en el campo Separador de movimientos, escriba el carácter que se utiliza para los pares de movimientos de cuentas del archivo de importación. 13. Active Importar la información del estado si tiene un archivo que incluya el campo Estado de la divisa. Debe definir los siguientes indicadores de estado: ○ Escriba un indicador en el cuadro de texto Indicador de estado activo si tiene una plantilla que incluya el campo Estado de la divisa. ○ Escriba un indicador en el cuadro de texto Indicador de estado inactivo si tiene una plantilla que incluya el campo Estado de la divisa. 14. Si los ganadores de la conciliación forzada se incluyen en el archivo, active Importar informaciones de conciliación forzada y en el campo Indicador del ganador de conciliación forzada, especifique la forma como se identifican en el archivo los ganadores de la conciliación forzada. 15. Active Usar signo de cuenta para especificar el signo que se debe asignar a los importes en la cuenta actualmente abierta para indicadores Positivo y Negativo. 16. Haga clic en Actualizar. La plantilla se guarda en la lista de Plantillas de cuentas.

Nota El administrador o el administrador de la aplicación puede acceder a la plantilla en la lista de Plantillas de cuenta en cualquier momento para actualizar los detalles.

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6.12.3 Plantillas de relaciones de cuentas de diario/cuentas Las plantillas de relaciones de cuentas de diario/cuentas utilizan los siguientes campos: ● Ignorar Cuando ciertos campos en el archivo de importación no pueden ser procesados por la aplicación o la base de datos a la que se enviará el archivo de exportación, el administrador o el administrador de la aplicación debe usar el campo Ignorar para que el sistema no incluya el campo. ● Código de cuenta ● Código de cuenta de diario

Nota Se deben importar las cuentas de diario antes de poder importar las relaciones de grupo de usuarios/usuarios.

Información relacionada Para configurar una plantilla de archivo de importación o exportación [página 175] Cuentas de diario [página 105] Cuentas [página 108]

6.12.4 Plantillas de grupo de cuentas Las plantillas de grupos de cuentas utilizan los siguientes campos: ● Ignorar Cuando ciertos campos en el archivo de importación no pueden ser procesados por la aplicación o la base de datos a la que se enviará el archivo de exportación, el administrador o el administrador de la aplicación debe usar el campo Ignorar para que el sistema no incluya el campo. ● Código de grupo de cuentas ● Descripción del grupo de cuentas ● Código de grupo de cuentas de nivel superior ● Código de grupo de cuentas matrices

Información relacionada Para configurar una plantilla de archivo de importación o exportación [página 175] Grupos de cuentas [página 98]

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6.12.5 Plantillas de declaraciones Para crear una plantilla de declaración, el administrador o el administrador de la aplicación debe hacer lo siguiente: ● Configurar los campos de la plantilla. ● Configure una plantilla de archivo que coincida con el archivo que se debe importar o con la base de datos a la que se va a exportar el archivo.

Nota Los cálculos se definen con valores absolutos; es importante incluir el signo menos (-) delante de los importes negativos en el archivo de importación. La siguiente figura muestra algunos de los campos disponibles en la plantilla y como necesitan corresponder con los puntos en una hoja de cálculos Excel.

Información relacionada Tamaños de campo para modelos de facturas y declaraciones [página 188]

6.12.5.1 Configurar los campos de modelo de declaración El administrador o el administrador de la aplicación configura los nombres de los campos de las plantilla en Importar/Exportar para los siguientes tipos de archivos de declaración: ● Nombres de los campos de las plantillas de importación de declaraciones para plantillas de importación ● Nombres de los campos de las plantillas de exportación de declaraciones para análisis para plantillas de exportación de declaración general Las exportaciones de declaración sólo utilizan los importes almacenados en cuentas filiales congeladas. La plantilla también está disponible para exportaciones de Declaraciones de análisis que utilizan sólo los importes almacenados en cuentas filiales no congeladas para análisis.

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● Nombres de los campos de las plantillas de exportación de declaraciones por subtotales para análisis para plantillas de exportación de declaraciones de subtotal Las exportaciones de la declaración subtotal usan únicamente los importes almacenados en cuentas matrices congeladas. La plantilla también está disponible para exportaciones de Declaraciones de subtotales de análisis que sólo utilizan los importes almacenados en cuentas matrices no congeladas para análisis. Las plantillas de declaración tienen los siguientes campos: ● Ignorar Cuando ciertos campos en el archivo de importación no pueden ser procesados por la aplicación o la base de datos a la que se enviará el archivo de exportación, el administrador o el administrador de la aplicación debe usar el campo Ignorar para que el sistema no incluya el campo. ● Código de período ● Código de empresa ● Código de divisa local ● Código de cuenta ● Código de asociado ● Código de dimensión de divisa de transacción Si no hay ninguna dimensión de divisa de transacción en el archivo de importación, introduzca un nombre predeterminado de dimensión "divisa de transacción" en el campo o especifique una divisa de transacción en el campo Código de dimensión de divisa de transacción al crear la plantilla. ● Indicador de importe Si hay campos de transacción en el archivo para el importe en divisa local y divisa de transacción, debe activar la opción Dos líneas por transacción al crear una plantilla. ● Importe ● Importe transacción ● Código de movimiento de cuenta Si las cuentas están vinculadas a movimientos en la aplicación y los códigos de movimientos y cuentas están separados en el archivo de declaración, seleccione la opción Usar los movimientos de cuentas al crear la plantilla e introduzca un separador usado en el campo Separador de movimientos del archivo.

Nota Para plantillas de importación de archivos, el separador utilizado debe ser idéntico al usado en el archivo de importación de cuentas. ● Código de comentario estándar Pueden usarse comentarios estándar importados como criterios para buscar facturas. Si el archivo de importación contiene un comentario estándar que no existe en la aplicación, aparece un error en el archivo de registro. ● Comentario de declaración Los siguientes campos se utilizan también en las plantillas exportación de declaración: ● Código de compañía de reporting ● Código de categoría ● Importe de grupo ● Marca de fecha y hora ● Código de grupo de compañías

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Nota Si una compañía está vinculada a varios grupos de compañías, sólo se exportará la información del primer grupo de compañías. ● Código de grupo de socios ● Código de unidad de informes ● Código de cuenta matriz ● Código de ID de auditoría ● Código de movimiento ● Código de período de entrada de fecha Los siguientes campos también se utilizan en las plantillas de exportación de declaración de subtotales: ● Importe de grupo de socios ● Importe de transacción de socio ● Estado de balance

Información relacionada Tamaños de campo para modelos de facturas y declaraciones [página 188]

6.12.5.2 Configurar un modelo de declaración Cuando el administrador o el administrador de la aplicación haya rellenado los nombres de campos de plantilla en Importar/Exportar Campos de plantilla de importación de balance , las plantillas pueden crearse enImportar/Exportar. Los siguientes campos son obligatorios: ● Código de compañía ● Código de asociado ● Código de cuenta ● Si no hay ninguna dimensión de divisa de transacción en el archivo de importación, introduzca un nombre predeterminado de dimensión "divisa de transacción" en el campo o especifique una divisa de transacción en el campo Código de dimensión de divisa de transacción al crear la plantilla. ● Si hay campos de transacción en el archivo para el importe en divisa local y divisa de transacción, debe activar la opción Dos líneas por balance e incluir el campo Importe en la plantilla. ● Si las cuentas están vinculadas a movimientos en la aplicación y los códigos de movimientos y cuentas están separados en el archivo de declaración, seleccione la opción Usar los movimientos de cuenta al crear la la plantilla e introduzca un separador en el campo Separador de movimientos.

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6.12.5.2.1 Para configurar una plantilla de archivo de declaraciones Procedimiento 1. En Importar/exportar, seleccione una de las siguientes opciones: ○ Modelos de importación, para crear una plantilla de importación. ○ Plantillas de exportación de declaraciones o Subtotal de plantillas de exportación de declaraciones, para crear una plantilla de exportación. 2. Haga clic en Agregar nuevo. 3. Escriba un código exclusivo. 4. Escriba una descripción. 5. En la lista Número de campos por fila, seleccione la cantidad de campos que desea incluir en el archivo.

Nota Este número determina la cantidad de campos que se muestran en la ventana al hacer clic en Campos definidos. 6. Introduzca un carácter en la cuadro de texto Delimitador de campo que el archivo utilizará para separar las columnas. 7. Haga clic en Crear. 8. Haga clic en Definir campos. 9. En la página Definición de campos, seleccione los campos que desea incluir.

Nota El orden de los campos debe corresponderse con el archivo que está importando o con la base de datos a la que se exportará el archivo. 10. Cuando haya seleccionado los campos, haga clic en Actualizar. 11. En la plantilla, seleccione el número de líneas en la parte superior del archivo que no deben ser importadas o exportadas de la lista Saltear líneas. Por ejemplo, si no desea importar la fila del encabezado del archivo, seleccione 1. Sólo se importará de la segunda fila en adelante. 12. Active Dos líneas por transacción para introducir lo siguiente: ○ Indicador de importe en divisa local, que debe coincidir con el indicador de importe local del archivo. ○ Indicador de importe en divisa de transacción, que debe coincidir con el indicador de transacción del archivo. 13. Active Usar los movimientos de cuentas si hay movimientos vinculados con las cuentas y escriba un separador de movimientos. 14. Para importar plantillas, active Usar la divisa de transacción por defecto para especificar una Divisa de transacción predeterminada.

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Nota Si en el archivo no hay ninguna divisa de transacción, la divisa especificada en este campo se usa de forma predeterminada en todos los importes del archivo. 15. Para importar plantillas, active Usar importe de transacción por defecto para especificar un Importe de transacción predeterminado.

Nota Si en el archivo no hay ningún importe de divisa de transacción, el importe especificado en este campo se usa de forma predeterminada. 16. Haga clic en Actualizar. La plantilla se guarda en la correspondiente lista de plantillas de declaraciones.

Nota El administrador o el administrador de la aplicación puede actualizar las plantillas en cualquier momento en las listas de plantillas de declaraciones.

6.12.6 Modelos de importación de unidades Para crear una plantilla de empresa, el administrador o el administrador de la aplicación debe hacer lo siguiente: ● Configurar los campos de la plantilla. ● Configura una plantilla de archivo. La siguiente figura muestra algunos de los campos disponibles en la plantilla y como necesitan corresponder con los puntos en una hoja de cálculos Excel.

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6.12.6.1 Configurar los campos de plantilla de compañía El administrador o el administrador de la aplicación configura los campos de plantillas en

Importar/Exportar

Campos de plantilla de sociedad . Las plantillas de compañía tienen los siguientes campos: ● Ignorar Si la aplicación o la base de datos de destino no puede procesar algún campo en el archivo de importación, el administrador o el administrador de la aplicación debe usar el campo Ignorar para no incluir dicho campo en el archivo de importación. ● Código de empresa ● Código de grupo de compañías Si el grupo de compañías está incluido en el archivo, se debe activar la opción Importar grupos de compañía al crear la plantilla en

Importar/Exportar

Plantillas de compañía .

● Descripción de compañía ● Código de compañía de reporting Si el archivo incluye la unidad de informes, active la opción Importar unidad de informes de la plantilla. ● Código de divisa ● Estado de la compañía El campoEstado de empresa exhibe cada unidad de informes sin importar si pueden usarse o no en declaraciones o almacenarse en la base de datos para usarlos en el futuro. Al crear la plantilla en Importar/Exportar Plantillas de compañía , usted activa Información del estado de importación y define los indicadores de estado activo e inactivo. Cuando el administrador o el administrador de la aplicación haya rellenado los campos, pueden crearse plantillas en

Importar/Exportar

Plantillas de sociedades .

6.12.6.2 Configurar una plantilla de compañía Cuando el administrador o el administrador de la aplicación haya rellenado los nombres de campos de plantilla en Importar/exportar

Campos de plantilla de sociedad , pueden crearse plantillas en

Importar/exportar

Plantillas de sociedades . Los siguientes campos son obligatorios: ● Código de compañía ● Descripción de compañía ● Código de divisa ● Códigos de grupos de compañías, si el grupo de compañías está en el archivo ● Código de compañía de reporting, si la compañía de reporting está en el archivo

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6.12.6.2.1 Para configurar una plantilla de archivo de unidades Procedimiento 1. En

Importar/exportar

Plantillas de la compañía , haga clic en Agregar nuevo.

2. Escriba un código exclusivo. 3. Escriba una descripción. 4. En la lista Número de campos por fila, seleccione la cantidad de campos que desea incluir en el archivo.

Nota Este número determina la cantidad de campos que se muestran en la ventana al hacer clic en Definir campos. 5. Introduzca un carácter en el Separador de campos que el archivo utilizará para separar las columnas. 6. Active Importar grupos de unidades si en el archivo existe el campo de grupo de unidades. Si activa esta opción, el campo de grupo de unidades queda disponible después de haber definido los campos.

Nota Una vez se ha creado la plantilla con esta opción desactivada, no se puede retroceder y activarla en el modo de actualización. 7. Active Importar compañía de reporting si tiene un archivo que incluya el campo Código de compañía de reporting. Si se activa esta opción, el campo Compañía de reporting queda disponible después de haber definido los campos. 8. Haga clic en Crear. 9. Haga clic en Definir campos. 10. En la página Definición de campos, seleccione los campos que desea incluir.

Nota El orden de los campos debe corresponderse con el archivo que está importando o con la base de datos a la que se exportará el archivo. 11. Cuando haya seleccionado los campos, haga clic en Actualizar. 12. En la plantilla, seleccione el número de líneas en la parte superior del archivo que no deben ser importadas o exportadas de la lista Saltear líneas. Por ejemplo, si no desea importar la fila del encabezado del archivo, seleccione 1. Sólo se importará de la segunda fila en adelante. 13. Active Importar la información del estado si tiene un archivo que incluya el campo Estado de la divisa. Debe definir los siguientes indicadores de estado: ○ Escriba un indicador en el cuadro de texto Indicador de estado activo si tiene una plantilla que incluya el campo Estado de la divisa.

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○ Escriba un indicador en el cuadro de texto Indicador de estado inactivo si tiene una plantilla que incluya el campo Estado de la divisa. 14. Haga clic en Actualizar. La plantilla se guarda en la lista de Plantillas de la compañía.

Nota El administrador o el administrador de la aplicación puede acceder a la plantilla en la lista de Plantillas de sociedades en cualquier momento para actualizar los detalles.

6.12.7 Plantillas del grupo de compañías Las plantillas del grupo de compañías utilizan los siguientes campos: ● Ignorar Cuando ciertos campos en el archivo de importación no pueden ser procesados por la aplicación o la base de datos a la que se enviará el archivo de exportación, el administrador o el administrador de la aplicación debe usar el campo Ignorar para que el sistema no incluya el campo. ● Código de grupo de compañías ● Descripción de grupo de compañías

Información relacionada Grupos de unidades [página 82]

6.12.7.1 Para configurar una plantilla de archivo de importación o exportación Procedimiento 1. En Importar/exportar, seleccione una de las siguientes opciones: ○ Importar grupos de cuentas o Exportar grupos de cuentas ○ Importar grupo de compañías o Exportar grupo de compañías ○ Importar grupo de usuarios o Importar grupos de usuarios ○ Importar relación de usuario/grupo de usuarios o Exportar relación de usuario/grupo de usuarios ○ Importar relación de compañía/grupo de usuarios o Exportar relación de compañía/grupo de usuarios ○ Importar cuentas de diario o Exportar cuentas de diario ○ Importar relación de cuenta de diario/cuentaExportar relación de cuenta de diario/cuenta 2. Haga clic en Agregar nuevo.

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3. Escriba un código exclusivo. 4. Escriba una descripción. 5. En la lista Número de campos por fila, seleccione la cantidad de campos que desea incluir en el archivo.

Nota Este número determina la cantidad de campos que se muestran en la ventana al hacer clic en Definir campos. 6. Introduzca un carácter en el Separador de campos que el archivo utilizará para separar las columnas. 7. Haga clic en Crear. 8. Haga clic en Definir campos. 9. En la página Definición de campos, seleccione los campos que desea incluir.

Nota El orden de los campos debe corresponderse con el archivo que está importando o con la base de datos a la que se exportará el archivo. 10. Cuando haya seleccionado los campos, haga clic en Actualizar. 11. En la plantilla, seleccione el número de líneas en la parte superior del archivo que no deben ser importadas o exportadas de la lista Saltear líneas. Por ejemplo, si no desea importar la fila del encabezado del archivo, seleccione 1. Sólo se importará de la segunda fila en adelante. 12. Haga clic en Actualizar. La plantilla se guarda en la lista de plantillas.

6.12.8 Plantillas de divisa Para crear una plantilla de divisa, el administrador o el administrador de la aplicación debe hacer lo siguiente: ● Configurar los campos del modelo de la divisa. ● Configure una plantilla de archivo que coincida con el archivo que se debe importar o con la base de datos a la que se va a exportar el archivo. La siguiente figura muestra algunos de los campos disponibles en la plantilla y como necesitan corresponder con los puntos en una hoja de cálculos Excel.

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6.12.8.1 Configurar los campos de plantilla de divisa El administrador o el administrador de la aplicación configura los campos de plantillas en

Importar/Exportar

Campos de plantilla de divisa . Las plantillas de divisa tienen los siguientes campos: ● Ignorar Cuando ciertos campos en el archivo de importación no pueden ser procesados por la aplicación o la base de datos a la que se enviará el archivo de exportación, el administrador o el administrador de la aplicación debe usar el campo Ignorar para que el sistema no incluya el campo. ● Código de divisa ● Descripción de divisa ● Tipo de apertura de la divisa ● Tipo medio de la divisa ● Tipo de cierre de la divisa ● Estado de la divisa ● Tipo de tasa de divisas Cuando el administrador o el administrador de la aplicación haya rellenado los campos, pueden crearse plantillas en Importar/Exportar Plantillas de divisas . El administrador o el administrador de la aplicación puede actualizar las entradas de los nombres de los campos de plantilla de divisas en cualquier momento.

6.12.8.2 Configurar un modelo de importación de divisas Cuando el administrador o el administrador de la aplicación haya rellenado los campos de plantilla en Exportar

Campos de plantilla de divisa , pueden crearse plantillas en

Importar/Exportar

Importar/

Plantillas de

divisas . Los siguientes campos son obligatorios: ● Código de divisa

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● Descripción de divisa ● Tipo de apertura de la divisa ● Tipo medio de la divisa

6.12.8.2.1 Para configurar una plantilla de archivo de divisas Procedimiento 1. En

Importar/exportar

Plantillas de divisa , haga clic en Agregar nuevo.

2. Escriba un código exclusivo. 3. Escriba una descripción. 4. En la lista Número de campos por fila, seleccione la cantidad de campos que desea incluir en el archivo.

Nota Este número determina la cantidad de campos que se muestran en la ventana al hacer clic en Definir campos. 5. Introduzca un carácter en el cuadro Delimitador de campo que el archivo utilizará para separar las columnas. 6. Active Usar período predeterminado para identificar el período con el que se vinculan los tipos de divisas. 7. Haga clic en Crear. 8. Haga clic en Definir campos. 9. En la página Definición de campos, seleccione los campos que desea incluir.

Nota El orden de los campos debe corresponderse con el archivo que está importando o con la base de datos a la que se exportará el archivo. 10. Cuando haya seleccionado los campos, haga clic en Actualizar. 11. En la plantilla, seleccione el número de líneas en la parte superior del archivo que no deben ser importadas o exportadas de la lista Saltear líneas. Por ejemplo, si no desea importar la fila del encabezado del archivo, seleccione 1. Sólo se importará de la segunda fila en adelante. 12. Active Importar información del estado si tiene una plantilla que incluye el campo Estado de la divisa y desea importar la información del estado de la divisa. Debe definir los siguientes indicadores de estado: ○ Escriba un indicador en el cuadro de texto Indicador de estado activo si tiene una plantilla que incluya el campo Estado de la divisa. ○ Escriba un indicador en el cuadro de texto Indicador de estado inactivo si tiene una plantilla que incluya el campo Estado de la divisa. 13. Active Importar información de cotización para definir los métodos de evaluación que se usan para las divisas: ○ En el cuadro de texto Indicador de multiplicación, escriba un carácter que represente los tipos que utilizan el formato de multiplicación.

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○ En el cuadro de texto Indicador de división, escriba un carácter que represente los tipos que utilizan el formato de división. 14. Haga clic en Actualizar. La plantilla se guarda en la lista de Plantillas de divisas.

6.12.9 Plantillas de factura Para crear una plantilla de factura, el administrador o el administrador de la aplicación debe hacer lo siguiente: ● Configurar los campos de la plantilla. ● Configure una plantilla de archivo que coincida con el archivo que se debe importar o con la base de datos a la que se va a exportar el archivo. La siguiente figura muestra algunos de los campos disponibles en la plantilla y como necesitan corresponder con los puntos en una hoja de cálculos Excel.

Nota La aplicación quizá no pueda procesar algunos campos del archivo. De ser así, los usuarios deben utilizar el campo Ignorar para que el sistema no incluya el campo.

Información relacionada Tamaños de campo para modelos de facturas y declaraciones [página 188]

6.12.9.1 Configurar los campos de plantilla de factura El administrador o el administrador de la aplicación configura los campos de plantilla en

Importar/Exportar

Campos de plantilla de factura . Las plantillas de facturas tienen los siguientes campos:

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● Ignorar Cuando ciertos campos en el archivo de importación no pueden ser procesados por la aplicación o la base de datos a la que se enviará el archivo de exportación, el administrador o el administrador de la aplicación debe usar el campo Ignorar para que el sistema no incluya el campo. ● Período ● Código de empresa ● Código de divisa local ● Código de cuenta ● Código de asociado ● Código de dimensión de divisa de transacción Si no hay ninguna dimensión de divisa de transacción en el archivo de importación, introduzca un nombre predeterminado de dimensión "divisa de transacción" en el campo o especifique una divisa de transacción en el campo Código de dimensión de divisa de transacción al crear la plantilla. ● Importe local ● Importe transacción ● Código de comentario estándar Pueden usarse comentarios estándar importados como criterios para buscar facturas. Si el archivo de importación contiene un comentario estándar que no existe en la aplicación, aparece un error en el archivo de registro. ● ID grupo facturas ● Referencia de factura Al importar o exportar una factura que no tenga referencia en el archivo de importación, puede asignarle una referencia predeterminada. ● Los campos Texto factura, Fecha factura e Importe factura se utilizan para objetos no mencionados en los nombres de campo anteriores Consulte el tema Campos adicionales para facturas para obtener más información.

Nota Si un objeto del archivo de importación no existe en la aplicación, puede aparecer un error en el archivo de registro. ● Comentario de factura

Información relacionada Campos adicionales para facturas [página 155] Tamaños de campo para modelos de facturas y declaraciones [página 188]

6.12.9.2 Configurar un modelo de factura Cuando el administrador o el administrador de la aplicación haya rellenado los campos de plantilla en Exportar

Campos de plantilla de factura , pueden crearse plantillas en

Importar/Exportar

Importar/

Plantillas de

factura .

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Los siguientes campos son obligatorios: ● Código de compañía ● Código de asociado ● Código de cuenta ● Referencia de factura ● Importe transacción ● Código de dimensión de divisa de transacción

6.12.9.2.1 Para configurar una plantilla de archivo de facturas Procedimiento 1. En

Importar/exportar

Plantillas de facturas , haga clic en Agregar nueva.

2. Escriba un código exclusivo. 3. Escriba una descripción. 4. En la lista Número de campos por fila, seleccione la cantidad de campos que desea incluir en el archivo.

Nota Este número determina la cantidad de campos que se muestran en la ventana al hacer clic en Definir campos. 5. Introduzca un carácter en el cuadro Delimitador de campo que el archivo utilizará para separar las columnas. 6. Haga clic en Crear. 7. Haga clic en Definir campos. 8. En la página Definición de campos, seleccione los campos que desea incluir.

Nota El orden de los campos debe corresponderse con el archivo que está importando o con la base de datos a la que se exportará el archivo. 9. Cuando haya seleccionado los campos, haga clic en Actualizar. 10. En la plantilla, seleccione el número de líneas en la parte superior del archivo que no deben ser importadas o exportadas de la lista Saltear líneas. Por ejemplo, si no desea importar la fila del encabezado del archivo, seleccione 1. Sólo se importará de la segunda fila en adelante. 11. Active Usar referencia por defecto para importar y asignar una referencia predeterminada a una factura que carezca de referencia en el archivo. 12. Haga clic en Actualizar. La plantilla se guarda en la lista de Plantillas de facturas.

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6.12.10 Plantillas de exportación de diario Un usuario selecciona una plantilla de diario para exportar importes almacenados en cuentas de diario a archivos, que se pueden importar a otro sistema de contabilidad.

6.12.10.1 Configurar los campos de planilla de exportación de diario El administrador o el administrador de la aplicación configura los campos de plantilla en

Importar/Exportar

Campos de plantilla de exportación de diario . Las plantillas de diarios tienen los siguientes campos: ● Ignorar Cuando ciertos campos en el archivo de importación no pueden ser procesados por la aplicación o la base de datos a la que se enviará el archivo de exportación, el administrador o el administrador de la aplicación debe usar el campo Ignorar para que el sistema no incluya el campo. ● Código de período ● Código de empresa ● Código de cuenta ● Código de asociado ● Código de dimensión de divisa de transacción Si no hay ninguna dimensión de divisa de transacción en el archivo de importación, introduzca un nombre predeterminado de dimensión "divisa de transacción" en el campo o especifique una divisa de transacción en el campo Código de dimensión de divisa de transacción al crear la plantilla. ● Ajuste de importe local ● Ajuste de importe de transacción ● Importe local original ● Importe de transacción original ● Código de cuenta de diario

6.12.10.2 Configurar una plantilla de exportación de diario Cuando el administrador o el administrador de la aplicación haya rellenado los campos de plantilla en Exportar

Campos de plantilla de exportación de diario

, pueden crearse plantillas en

Importar/

Importar/Exportar

Plantillas de exportación de diario . Los siguientes campos son obligatorios: ● Código de empresa ● Código de asociado ● Código de cuenta de diario ● Código de dimensión de divisa de transacción

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● Debe usarse al menos uno de los siguientes campos: ○ Ajuste de importe de transacción ○ Ajuste de importe local

6.12.10.2.1 Para configurar una plantilla de archivo de exportación de diario Procedimiento 1. En

Importar/exportar

Plantillas de exportación de diario , haga clic en Agregar nueva.

2. Escriba un código exclusivo. 3. Escriba una descripción. 4. En la lista Número de campos por fila, seleccione la cantidad de campos que desea incluir en el archivo.

Nota Este número determina la cantidad de campos que se muestran en la ventana al hacer clic en Definir campos. 5. Introduzca un carácter en la cuadro de texto Delimitador de campo que el archivo utilizará para separar las columnas. 6. Haga clic en Crear. 7. Haga clic en Definir campos. 8. En la página Definición de campos, seleccione los campos que desea incluir.

Nota El orden de los campos debe corresponderse con el archivo que está importando o con la base de datos a la que se exportará el archivo. 9. Cuando haya seleccionado los campos, haga clic en Actualizar. 10. En la plantilla, seleccione el número de líneas en la parte superior del archivo que no deben ser importadas o exportadas de la lista Saltear líneas. Por ejemplo, si no desea importar la fila del encabezado del archivo, seleccione 1. Sólo se importará de la segunda fila en adelante. 11. Haga clic en Actualizar. La plantilla se guarda en la lista de Plantillas de exportación de diario.

6.12.11 Plantillas de usuario Para crear una plantilla de usuario, el administrador o el administrador de la aplicación debe hacer lo siguiente:

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● Configurar los campos de la plantilla. ● Configure una plantilla de archivo que coincida con el archivo que se debe importar o con la base de datos a la que se va a exportar el archivo. La siguiente figura muestra algunos de los campos disponibles en la plantilla y como necesitan corresponder con los puntos en una hoja de cálculos Excel.

6.12.11.1 Configurar los campos de plantilla de usuario El administrador o el administrador de la aplicación configura los campos de plantilla en

Importar/Exportar

Campos de plantilla de usuario . Las plantillas de usuario utilizan los siguientes campos: ● Ignorar Cuando ciertos campos en el archivo de importación no pueden ser procesados por la aplicación o la base de datos a la que se enviará el archivo de exportación, el administrador o el administrador de la aplicación debe usar el campo Ignorar para que el sistema no incluya el campo. ● Código de usuario ● Descripción de usuario ● Código de perfil de usuario ● Idioma del usuario ● Dirección de correo electrónico del usuario ● Teléfono del usuario

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● Fax del usuario ● Dirección del usuario ● Teléfono móvil del usuario ● Contraseña del usuario Si no hay una contraseña especificada en el archivo, escriba una contraseña predeterminada en el campo Contraseña del usuario O también puede escribir la contraseña en el campo Contraseña por defecto al crear una plantilla. ● El usuario puede recibir correos electrónicos detallados Incluya este campo en la plantilla y el archivo como indicador. ○ Use 0 para indicar que los usuarios no deben recibir mensajes de correo electrónico detallados. ○ Use 1 para indicar que el usuario debe recibir mensajes de correo electrónico detallados. ● Inicio de sesión externo del usuario Cuando el administrador o el administrador de la aplicación haya rellenado los campos, pueden crearse plantillas en Importar/Exportar Plantillas de usuarios . El administrador o el administrador de la aplicación puede actualizar las entradas de los campos de plantilla de usuarios en cualquier momento.

Información relacionada Destinatarios de mensajes de correo electrónico detallados [página 193]

6.12.11.2 Configurar un modelo de importación de usuarios Cuando el administrador o el administrador de la aplicación haya rellenado los campos de plantilla en Campos de plantilla de usuario , pueden crearse plantillas en

Exportar

Importar/Exportar

Importar/

Plantillas de

usuarios . Los siguientes campos son obligatorios: ● Código de usuario ● Descripción de usuario ● Código de perfil de usuario ● Idioma del usuario ● Contraseña del usuario

6.12.11.2.1 Para configurar una plantilla de archivo de usuarios Procedimiento 1. En

Importar/exportar

Plantillas de usuario , haga clic enAgregar nueva.

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2. Escriba un código exclusivo. 3. Escriba una descripción. 4. En la lista Número de campos por fila, seleccione la cantidad de campos que desea incluir en el archivo.

Nota Este número determina la cantidad de campos que se muestran en la ventana al hacer clic en Definir campos. 5. Introduzca un carácter en la cuadro de texto Delimitador de campo que el archivo utilizará para separar las columnas. 6. Si desea establecer una contraseña predefinida, en caso de que no haya ninguna en el archivo, active Utilizar contraseña por defecto y escríbala en el cuadro de texto Contraseña por defecto. 7. Haga clic en Crear. 8. Haga clic en Definir campos. 9. En la página Definición de campos, seleccione los campos que desea incluir.

Nota El orden de los campos debe corresponderse con el archivo que está importando o con la base de datos a la que se exportará el archivo. 10. Cuando haya seleccionado los campos, haga clic en Actualizar. 11. En la lista Saltear líneas, seleccione la cantidad de líneas en la parte superior del archivo que no se deben importar o exportar. Por ejemplo, si no desea importar la fila del encabezado del archivo, seleccione 1. Sólo se importará de la segunda fila en adelante. 12. Haga clic en Actualizar. La plantilla se guarda en la lista de Plantillas de usuarios.

6.12.12 Plantillas de relaciones de usuarios/grupos de usuarios Las plantillas de relaciones de usuarios/grupos de usuarios utilizan los siguientes campos: ● Ignorar Cuando ciertos campos en el archivo de importación no pueden ser procesados por la aplicación o la base de datos a la que se enviará el archivo de exportación, el administrador o el administrador de la aplicación debe usar el campo Ignorar para que el sistema no incluya el campo. ● Código de usuario ● Código de grupo de usuarios

Nota Antes de importar los vínculos entre usuarios y grupos de usuarios, debe importar los grupos de usuarios.

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Información relacionada Para configurar una plantilla de archivo de importación o exportación [página 175] Grupos de usuarios [página 97] Usuarios [página 87]

6.12.13 Plantillas de grupo de usuarios La importación de grupos de usuarios implica las tareas siguientes: ● Importar los grupos de usuarios. ● Vincular grupos de usuarios y usuarios. ● Vincular grupos de usuarios y unidades. Las plantillas de grupo de usuarios utilizan los siguientes campos: ● Ignorar Cuando ciertos campos en el archivo de importación no pueden ser procesados por la aplicación o la base de datos a la que se enviará el archivo de exportación, el administrador o el administrador de la aplicación debe usar el campo Ignorar para que el sistema no incluya el campo. ● Código de grupo de usuarios ● Descripción de grupo de usuarios

Información relacionada Para configurar una plantilla de archivo de importación o exportación [página 175] Grupos de usuarios [página 97]

6.12.14 Plantillas de relaciones de la unidad/grupo de usuarios Las plantillas de relaciones de la unidad/grupo de usuarios utilizan los siguientes campos: ● Ignorar Cuando ciertos campos en el archivo de importación no pueden ser procesados por la aplicación o la base de datos a la que se enviará el archivo de exportación, el administrador o el administrador de la aplicación debe usar el campo Ignorar para que el sistema no incluya el campo. ● Código de grupo de usuarios ● Código de empresa

Nota Antes de importar el archivo de relaciones entre unidades y grupos de usuarios, debe importar los grupos de usuarios.

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El archivo de importación de los vínculos entre unidades y grupos de usuarios permite definir las unidades que pertenecen a cada uno de los grupos de usuarios.

Información relacionada Para configurar una plantilla de archivo de importación o exportación [página 175] Grupos de usuarios [página 97] Unidades [página 83]

6.12.15 Plantillas de cuenta de diario Las cuentas de diario se importan en el orden siguiente: ● Importación de cuentas de diario para definir los códigos y la descripción de cuentas de diario. ● Importación de vínculos entre cuentas y cuentas de diario para definir qué cuentas de diario y cuentas se vinculan. Las plantillas de cuentas de diario utilizan los siguientes campos: ● Ignorar Cuando ciertos campos en el archivo de importación no pueden ser procesados por la aplicación o la base de datos a la que se enviará el archivo de exportación, el administrador o el administrador de la aplicación debe usar el campo Ignorar para que el sistema no incluya el campo. ● Código de cuenta de diario ● Descripción de cuenta de diario

Información relacionada Para configurar una plantilla de archivo de importación o exportación [página 175] Cuentas de diario [página 105]

6.12.16 Tamaños de campo para modelos de facturas y declaraciones Tabla 32: Campo

Longitud

Código de cuenta

32

Código de movimiento de cuenta

32

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Campo

Longitud

Importe

18

Código de ID de auditoría

32

Comentario de declaración

1500

Código de categoría

32

Código de compañía

32

Código de grupo de empresas

32

Código de período de entrada de datos

32

Código de movimiento

32

Importe de grupo

18

Importe de factura (transacción)

18

Comentario de factura

1500

Fecha de factura 1

n/d

Fecha de factura 2

n/d

Fecha de factura 3

n/d

ID de grupo de facturas

32

Referencia de factura

64

Texto de la factura 1

64

Texto de factura 2

64

Texto de factura 3

64

Texto de factura 4

64

Texto de factura 5

64

Importe local

18

Divisa local

3

Código de divisa local

3

Código de cuenta superior

32

Código de asociado

32

Importe de grupo de socios

18

Código de grupo de socios

32

Código de sociedad de generación de informes de socio

32

Importe de transacción de socio

18

Código de período

32

Código de unidad de informes

32

Importe transacción

18

Código de dimensión de divisa de transacción

3

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6.13 El texto de la página de inicio de sesión de la aplicación El administrador o el administrador de la aplicación pueden personalizar el texto que aparece en la página de conexión de la aplicación y decidir que aparezca en pantalla en lugar del texto predeterminado.

Sugerencias Mostrar la dirección de correo electrónico del administrador en la página de inicio de sesión. Utilice la siguiente sintaxis:

[email protected] Sustituya [email protected] por la dirección correcta.

6.13.1 Para mostrar texto de página de conexión personalizado Requisitos previos Para visualizar el texto con formato, en primer lugar tiene que

Procedimiento 1. Iniciar la sesión en SAP BusinessObjects Intercompany. 2. En la ficha Administración, seleccione

Configuraciones

Texto de inicio de sesión .

3. En el cuadro de entrada de datos que hay en la parte superior de la página, escriba el texto que desea que aparezca en la página de conexión. 4. Haga clic en Actualizar.

Resultados Si ha incluido funciones de texto con formato como, por ejemplo, colores, estilos, tamaños e imágenes en el texto de inicio de sesión, tendrá que agregar el argumento siguiente a la sección httpRuntime del archivo web.config:

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6.14 Mensajes de correo electrónico Existen dos categorías principales de correos electrónicos: ● Mensajes de correo electrónico generales, que envía el administrador o el administrador de la aplicación cuando es necesario. ● El correo electrónico que se envía a los usuarios encargados de introducir datos para ayudarles a efectuar el seguimiento de las facturas en curso. En esta categoría, hay dos clases de correo electrónico: ○ Mensajes de correo electrónico detallados, que se envían cada vez que hay un cambio de estado. ○ Mensajes de correo electrónico de resumen, que el administrador o el administrador de la aplicación envía con una frecuencia definida. Son obligatorios y contienen un resumen de los mensajes de correo electrónico detallados. El administrador o el administrador de la aplicación debe especificar la siguiente configuración de correo electrónico: ● la dirección de correo electrónico para: ○ mensajes electrónicos detallados y resumidos de origen ○ lista de usuarios que reciben mensajes de correo electrónico de forma predeterminada. Los usuarios pueden decidir no recibir estos mensajes de correo electrónico en la sección

Administración

Su

perfil . ● la carpeta en que se almacenan todos los mensajes electrónicos

Información relacionada Cambiar la información del usuario [página 16]

6.14.1 Correo electrónico general El administrador o el administrador de la aplicación puede enviar un correo electrónico general en cualquier momento del proceso, esté o no detenido. El mensaje electrónico se envía a todos los usuarios: ● definidos como contactos de la unidad ● que tienen dirección de correo electrónico

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6.14.1.1 Para enviar correo electrónico general Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Enviar correo electrónico general. 2. En el campo Asunto, escriba el asunto del mensaje. 3. En el cuadro Texto, escriba el texto del mensaje. 4. Haga clic en Enviar.

6.14.2 Mensajes de correo electrónico detallados automáticos Cada vez que cambia el estado de un balance, la aplicación puede generar un correo electrónico detallado automático. Estos correos electrónicos informan a la compañía declarante y al socio acerca de los cambios en el estado de la declaración actual. El administrador o el administrador de la aplicación: ● decide qué estados generan un correo electrónico automático. ● define qué se incluye en el mensaje. ● especifica qué usuarios reciben los mensajes de correo electrónico de forma predeterminada. De modo predeterminado, cada vez que cambia el estado de una declaración, se envía un correo electrónico detallado automático. Sin embargo, el administrador o el administrador de la aplicación puede elegir no enviar correos electrónicos detallados para ciertos estados. En este caso, la información de estado tampoco se incluye en los correos electrónicos de resumen. El administrador o el administrador de la aplicación define el texto que acompaña cada cambio de estado indicado en los correos electrónicos. La siguiente información está disponible en forma predeterminada: ● el significado del estado. ● lo que debe hacer el usuario.

Información relacionada Propiedades de estado [página 196]

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6.14.2.1 Para definir y activar mensajes electrónicos detallados automáticos Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Estados. 2. Haga clic en el vínculo del estado que corresponda. 3. En los cuadros de texto Mensaje de correo electrónico Línea 1 y Mensaje de correo electrónico Línea 2, se muestra el mensaje de texto predeterminado que aparece en los mensajes electrónicos. Cambie este texto a su conveniencia. 4. Active Envío de notificación de correo electrónico para enviar mensajes electrónicos de forma automática. 5. Haga clic en Actualizar.

6.14.2.2 Para detener el proceso de envío automático de correo electrónico para un estado Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Estados. 2. Haga clic en el vínculo del estado que corresponda. 3. Desactive Enviar notificación de correo electrónico.

Nota La información del estado actual deja de incluirse en los mensajes electrónicos de resumen. 4. Haga clic en Actualizar.

6.14.2.3 Destinatarios de mensajes de correo electrónico detallados El administrador o el administrador de la aplicación especifica qué tipos de usuarios pueden recibir mensajes de correo electrónico detallados. Los usuarios definidos como destinatarios de mensajes de correo electrónico detallados pueden elegir no recibirlos cuando hayan iniciado sesión.

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193

Información relacionada Para comenzar o dejar de recibir mensajes electrónicos detallados [página 49]

6.14.2.3.1 Para seleccionar los usuarios que recibirán mensajes electrónicos detallados Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione

Correos electrónicos .

2. En la columna Puede recibir mensajes electrónicos detallados, seleccione los correspondientes tipos de usuario. 3. Haga clic en Actualizar. 4. En la ficha Administración, seleccione Usuarios. 5. Seleccione el vínculo del usuario que desea activar para que reciba mensajes electrónicos. 6. Active Recibir mensajes electrónicos detallados. 7. Haga clic en Actualizar.

6.14.3 Mensajes de correo electrónico de resumen automáticos El correo electrónico de resumen es una forma condensada de un correo electrónico detallado. Menciona los cambios que han ocurrido desde que se envió el último correo electrónico de resumen.

Nota Si el Administrador no ha activado la opción Enviar notificación de correo electrónico para un estado en Administración

Estados

la información del estado no se incluye en el correo electrónico de resumen.

Durante el proceso de conciliación, el administrador o el administrador de la aplicación puede enviar varios mensajes de resumen al día. El administrador o el administrador de la aplicación define en qué momento se envían automáticamente los correos electrónicos. Sólo los usuarios que cumplan las siguientes condiciones podrán recibir correos electrónicos de resumen: ● El tipo de usuario es administrador, administrador de la aplicación, administrador de usuarios, usuario interactivo o usuario avanzado. ● El usuario tiene una dirección de correo electrónico.

194

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6.14.3.1 Para definir las horas de envío automático de los mensajes electrónicos de resumen Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione

Correos electrónicos .

2. Haga clic en Crear evento de mensaje de correo electrónico. Aparece una fila nueva. 3. En la sección Eventos de los correos electrónicos de resumen, seleccione la hora y los minutos deseados para que el primer correo electrónico se envíe automáticamente. 4. Haga clic en Actualizar. 5. Para enviar automáticamente otro mensaje electrónico, repita el procedimiento 2 según sea necesario.

6.14.4 Control de entrega del correo electrónico Contexto El administrador o el administrador de la aplicación puede iniciar y detener la entrega de correo electrónico a todos los usuarios, se esté ejecutando o no el proceso de conciliación. Una vez desactivada la entrega de correo electrónico, el administrador o el administrador de la aplicación puede realizar tareas de mantenimiento y modificar declaraciones sin tener que molestar al resto de los usuarios con cantidades innecesarias de correos electrónicos.

Nota Deberá detenerse el proceso para realizar cualquier actualización en los metadatos. Para controlar la entrega de correo electrónico:

Procedimiento 1. En la ficha Administración, vaya a la página Correo electrónico. 2. Haga clic en Detener entrega de mensaje de correo electrónico. Ahora un administrador o un administrador de la aplicación podrá modificar las declaraciones. 3. Si va a actualizar los metadatos, detenga el proceso de reconciliación. 4. Una vez finalizada la modificación, vuelva a la página Correo electrónico y haga clic en Iniciar entrega de mensaje de correo electrónico.

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195

6.15 Propiedades de estado Los estados de Declaración y Grupo de usuarios permiten observar el progreso de la conciliación de declaraciones. En Administración Estados se enumeran todos los estados que se envían con Intercompany. El administrador o el administrador de la aplicación no puede crear estados adicionales; sin embargo, los estados existentes se pueden modificar.

Información relacionada Estados de grupos de usuarios [página 199] Tipos de estado de los balances [página 196]

6.15.1 Símbolos y descripciones de estado Los símbolos identifican el estado de las declaraciones y de los grupos de usuarios.

6.15.1.1 Tipos de estado de los balances Tabla 33: Símbolo

Descripción predeterminada

Descripción

Abierta

Se ha creado un balance pero no se han insertado importes.

Conciliado

La empresa y el socio han aprobado los balances.

Solicitudes de empresa para

Si la compañía declarante no es capaz de corregir el importe, le soli­

diferenciar

cita al socio que diferencie.

Solicitudes de socio para diferenciar

Si el socio no es capaz de corregir el importe, le solicita a la compa­ ñía declarante que diferencie.

196

Diferencia aceptada

La compañía o el asociado acepta la diferencia.

Sin conciliar

El balance no se ha conciliado.

Solicitudes de empresa para volver a

La declaración estaba conciliada, pero la compañía declarante ha

abrir

solicitado que se vuelva a abrir para realizar cambios.

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Símbolo

Descripción predeterminada

Descripción

Solicitudes de socio para volver a

La declaración estaba conciliada, pero el asociado ha solicitado que

abrir

se vuelva a abrir para realizar cambios.

Abierto de nuevo

Se ha aceptado una solicitud para que se vuelvan a abrir las declara­ ciones.

Solicitudes de empresa para eliminar La declaración no se ha conciliado y la compañía declarante quiere eliminarla. Solicitudes de socios para eliminar

La declaración no se ha conciliado y el asociado quiere eliminarla.

Presentación de la compañía

Sólo la compañía ha introducido importes.

Presentación del socio

Sólo el asociado ha introducido importes.

Conciliación forzada

La declaración se ha conciliado automáticamente cuando el admi­ nistrador o el administrador de la aplicación ha ejecutado el proceso de conciliación forzada.

Nota Si el administrador o el administrador de la aplicación autoriza a todas las empresas a congelar solo las declaraciones conciliadas, las empresas solo podrán congelar las declaraciones con los estados Conciliado o Diferencia aceptada.

Información relacionada Congelar y descongelar declaraciones de unidades [página 149]

6.15.1.1.1 Flujo de trabajo del estado del balance En el flujo de trabajo siguiente se muestra cómo cambia un estado en respuesta a una acción por parte de una empresa o un socio.

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197

198

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6.15.1.2 Estados de grupos de usuarios Los estados de los grupos de usuarios se usan para las páginas de cuentas de socio y de cuentas matrices, y dependen de la diferencia calculada. En Administración Estados se enumeran todos los estados que se envían con Intercompany. El administrador o el administrador de la aplicación no puede crear estados adicionales; sin embargo, los estados existentes se pueden modificar. Cuando se ha definido un valor de límite de conciliación: ● Si la diferencia es mayor que el valor de límite de conciliación establecido, el estado es No conciliado. ● Si la diferencia es menor que el valor de límite de conciliación establecido, el estado es Conciliado. Cuando no se ha definido un valor de límite de conciliación: ● Si no hay diferencia, el estado es Conciliado. ● Si hay una diferencia (distinta de 0), el estado es Sin conciliar. Tabla 34: Símbolo

Descripción predeterminada

Descripción

Conciliado

La declaración está conciliada. No hay que efectuar cambios.

Sin conciliar

La declaración no está conciliada. Hay que efectuar cambios para conciliar los balances. Las uni­ dades deben acceder a las páginas de divisa y de cuenta para realizar los cambios.

Información relacionada Mensajes de correo electrónico detallados automáticos [página 192] Tipos de estado de los balances [página 196]

6.15.1.3 Para cambiar las descripciones de estado Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Estados. 2. Haga clic en el vínculo de la descripción de estado que desea cambiar. 3. En el campo Descripción, escriba la descripción pertinente.

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199

4. En el cuadro de texto Mensaje de correo electrónico Línea 1, escriba el texto de la fila del mensaje electrónico que explica el estado. 5. En el cuadro de texto Mensaje de correo electrónico Línea 2, escriba el texto de la fila del mensaje electrónico que explica lo que debe hacer el usuario. 6. Active Envío de notificación de correo electrónico para enviar automáticamente un mensaje electrónico cada vez que se utilice este estado. 7. Para autorizar modificaciones en el importe local para el estado actual, active Importe local editable. Para cada estado, puede especificar si se pueden modificar los importes locales, de transacción o ambos en las declaraciones que tengan este estado. De forma predeterminada, las modificaciones de importes de declaraciones se autorizan para los siguientes estados, pero el administrador o el administrador de la aplicación lo puede cambiar: ○ Abrir ○ Sin conciliar ○ Sin conciliar forzado ○ Error en la cuenta filial de la compañía ○ Error en la cuenta filial del socio ○ Compañía enviada ○ Socio enviado 8. Para autorizar modificaciones en el importe de transacción para el estado actual, active Transacción de importe editable. 9. Si desea autorizar comentarios para el estado actual en la página de balances, active Comentario editable. Los comentarios se autorizan mediante los estados de forma predeterminada, siempre que la declaración no esté congelada ni conciliada. Ahora bien, el administrador o el administrador de la aplicación puede cambiar el valor predeterminado a su conveniencia. Si no desea autorizar comentarios para el estado actual, desactive Comentario editable. 10. Haga clic en Actualizar.

6.15.2 Para configurar las propiedades de estado Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Estados. 2. Haga clic en el vínculo de la descripción de estado que desea cambiar. 3. Configure las propiedades de estado según sea necesario: Tabla 35: Propiedad

Opciones de configuración

Descripción

Edite la etiqueta predeterminada.

Mensaje de correo electrónico Línea 1

Introduzca el texto para la línea del mensaje de correo elec­ trónico que explica el estado.

200

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Propiedad

Opciones de configuración

Mensaje de correo electrónico Línea 2

Introduzca el texto para la línea del mensaje de correo elec­ trónico que explica lo que tiene que hacer el usuario.

Envío de notificación de correo electrónico

Seleccione que se envíe un mensaje de correo electrónico automáticamente cada vez que se use este estado.

Importe local editable

Seleccione que se autoricen las modificaciones del importe local en el estado actual. Para cada estado, puede especifi­ car si se pueden modificar los importes locales o los de transacción (o ambos) en los balances que tengan este es­ tado. De forma predeterminada, las modificaciones de im­ portes de declaraciones se autorizan para los siguientes es­ tados, pero el administrador o el administrador de la aplica­ ción lo puede cambiar:

Importe transacción editable

○

Abrir

○

Sin conciliar

○

Sin conciliar forzado

○

Error en la cuenta filial de la compañía

○

Error en la cuenta filial del socio

○

Compañía enviada

○

Socio enviado

Seleccione que se autoricen las modificaciones del importe de transacción en el estado actual.

Comentario editable

Seleccione que se autoricen los comentarios en el estado actual desde las páginas de balances. Los comentarios se autorizan mediante los estados de forma predeterminada, siempre que la declaración no esté congelada ni conciliada. Ahora bien, el administrador o el administrador de la aplica­ ción puede cambiar el valor predeterminado a su conve­ niencia. Si no desea autorizar comentarios para el estado actual, deseleccione Comentario editable.

4. Haga clic en Actualizar.

Información relacionada Estados de grupos de usuarios [página 199] Tipos de estado de los balances [página 196]

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201

6.16 Tipo de cálculo de la diferencia El administrador o el administrador de la aplicación selecciona el tipo de cálculo de la diferencia, que especifica el modo de calcular la diferencia entre la declaración de la empresa y el total de la declaración del socio en la página del socio.

6.16.1 Para definir el tipo de cálculo de la diferencia Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione

Configuraciones

Configuración de declaraciones .

2. En la lista Cálculo de diferencia total debajo de Conciliación de balance, elija una de las siguientes opciones: Tabla 36: Tipo de cálculo de la diferencia

Descripción

|Declarante ± Contrapartida|

La diferencia entre una empresa y su socio se calcula con el tipo de cálculo (|A+B| para cuentas de resultados [P&L] y |A-B| para cuentas de ba­ lance[BS]). Los tipos de cálculo son diferentes entre cuentas P&L y BS cuando se in­ troducen los pagos en importes negativos y los ingresos, activos, respon­ sabilidades y capital del propietario se introducen en importes positivos. La diferencia que se calcula se muestra en valor absoluto.

Declarante + Contrapartida

La diferencia entre una empresa y su socio se calcula agregando los datos introducidos por ambas partes. Este modo de cálculo sólo resulta conve­ niente cuando el tipo de cálculo que se usa es |A+B| para todas las cuen­ tas.

±Declarante + ±Contrapartida con signo del cálculo de cuenta

Si este modo de cálculo se establece en Configuración

Configuración del balance

Administración en la lista Cálculo de la

diferencia del importe del grupo, se establece un signo de cálculo para cada cuenta superior. Use este modo de cálculo si: ○

Hay varios grupos de cuentas con tipos de cálculo diferentes (como BS y P&L).

○

Total propio (empresa) y Total ajeno (socio) tienen que tener en cuenta el signo de cálculo.

○

Diferencia total entre dos empresas tiene que tener en cuenta el signo de cálculo en lugar de sólo el agregado de todas las diferencias de ba­ lance en valores absolutos.

3. Haga clic en Actualizar.

202

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6.17 Categorías Si el proceso de conciliación no se está ejecutando, el administrador o el administrador de la aplicación define la categoría de los importes que se van a introducir en el próximo proceso.

Nota La configuración de los parámetros tiene que corresponder a los contenidos en SAP BusinessObjects Financial Consolidation.

6.17.1 Para definir la categoría Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione

Configuraciones

SAP BusinessObjects Metadata Settings .

2. Escriba una entrada en Código de categoría. 3. Haga clic en Actualizar.

6.18 Período de entrada de datos Si el proceso de conciliación no se está ejecutando, el administrador o el administrador de la aplicación define el período de entrada de datos de los importes que se van a introducir en el próximo proceso.

Nota Los valores del parámetro deben corresponderse con los que se encuentran en el sistema de consolidación al que se exportan los importes al final del proceso.

6.18.1 Para definir el período de entrada de datos Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione

Configuraciones

SAP BusinessObjects Metadata Settings .

2. Escriba una entrada en Código de período de entrada de datos. 3. Haga clic en Actualizar.

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203

6.19 ID de auditoría Si el proceso de conciliación no se está ejecutando, el administrador o el administrador de la aplicación define el ID de auditoría de los importes que se van a introducir en el próximo proceso.

Nota La configuración de los parámetros tiene que corresponder a los contenidos en SAP BusinessObjects Financial Consolidation.

6.19.1 Para definir el ID de auditoría Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione

Configuraciones

SAP BusinessObjects Metadata Settings .

2. Introduzca un Código de ID de auditoría. 3. Haga clic en Actualizar.

6.20 Movimientos por defecto Si el proceso de conciliación no se está ejecutando, el administrador o el administrador de la aplicación define el flujo predeterminado de los importes que se van a introducir en el próximo proceso. El administrador o el administrador de la aplicación puede establecer un flujo predeterminado si las cuentas no están vinculadas con flujos en la aplicación.

Nota La configuración establecida para los parámetros tiene que corresponder a los contenidos en SAP BusinessObjects Financial Consolidation.

6.20.1 Para configurar un movimiento Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione

Configuraciones

Configuraciones de SAP BusinessObjects Financial

Consolidation .

204

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2. Introduzca un Código de movimiento. 3. Haga clic en Actualizar.

6.21 Administración de informes Los usuarios generan informes para analizar las diferencias y supervisar el proceso de conciliación. El administrador define los elementos siguientes: ● tipos de informe que se pueden usar y la información que se debe mostrar en cada tipo de informe, incluidos los encabezados de columna ● La información que se debe mostrar en cada tipo de informe. ● formatos ● La visualización de los informes.

Información relacionada Para eliminar informes [página 223]

6.21.1 Informes de declaración Tipos de informe Los informes de balance disponibles incluyen: Tabla 37: Informe

Uso

Auditoría

Este informe proporciona una vista general de cómo las compañías declarantes y los aso­ ciados progresan con la conciliación.

Declaración por compañía de re­ porting

Este informe contiene la misma información que un informe de balance, excepto que cuando se incluyen varias empresas en la misma unidad de informes, la unidad de infor­ mes suma y arregla los importes ingresados en las cuentas por cada una en divisa local y grupal.

Declaración

Tras importar declaraciones, este informe permite comprobar si todos los importes se han importado correctamente. Al exportar, este informe permite comprobar los importes exportados.

Informe de análisis de diferencias

Este informe incluye información detallada sobre distintos aspectos de los importes para facilitar la comprensión de las diferencias.

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205

Informe

Uso

Resumen de análisis de diferen­ cias

Este informe tiene el mismo formato que el "Informe de análisis de diferencias", pero sólo muestra las diferencias del nivel de cuenta superior. Las columnas de cuenta filial, tran­ sacción/local y diferencia en divisa de transacción no se incluyen.

Progress

Este informe permite analizar las discrepancias que hay entre cuentas matrices y las de cada tipo de divisa. También incluye una vista general de la diferencia total en cada planifi­ cación de cuentas.

Progreso por cuenta matriz

Este informe le permite analizar los importes en mayor detalle que en el informe de pro­ greso: los importes se analizan por cada par de compañía declarante/socio para todas las cuentas de compañías matrices en donde existe una discrepancia.

Cuenta por socio

Este informe contiene los importes introducidos en cuentas filiales, organizados por aso­ ciado. Se muestran en la divisa local y de grupo.

Cuenta matriz por socio

Este informe contiene los importes calculados en las cuentas matrices, organizados por asociado. Se muestran en la divisa local y de grupo.

Período múltiple

Informe que permite comparar los importes por período. Se permite un máximo de seis períodos.

Columnas disponibles del informe de declaraciones Tabla 38: Informes de progreso, cuenta y período Progress

Progreso por cuenta superior

Cuenta por socio Cuenta superior por socio

Período múlti­ ple

Grupo de cuentas

X

X

X

X

X

Estado del grupo de balances

X

X

Empresa

X

X

X

X

X

Grupo de empresas

X

X

X

X

X

Diferencia

X

X

Grupo de empresas excluidas

X

X

X

X

X

Grupo de empresas asociadas X excluidas

X

X

X

X

Finalizar

X

X

X

X

Formato

X

X

X

X

X

Orientación

X

X

X

X

X

Cuenta matriz

X

X

X

X

X

Socio

X

X

X

X

X

Grupo de compañías de socio

X

X

X

X

X

Período

X

X

X

X

X

Compañía de reporting

X

X

X

X

X

Iniciar

X

X

X

X

206

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Progress

Progreso por cuenta superior

Estado

X

X

Divisa de transacción

X

X

Cuenta por socio Cuenta superior por socio

Período múlti­ ple

X

X

X

Tabla 39: Informes de auditoría, balances y de análisis de diferencias Auditoría

Balance por uni­ dad de informes

Declaración

Grupo de cuentas

X

X

X

X

Estado del grupo de balances

X

X

X

X

Empresa

X

X

X

X

X

Grupo de empre­ sas

X

X

X

X

X

Diferencia

X

X

X

Grupo de empre­ sas excluidas

X

X

X

X

X

Grupo de empre­ sas asociadas ex­ cluidas

X

X

X

X

X

Finalizar

X

X

X

X

X

Formato

X

X

X

X

X

Orientación

X

X

X

X

X

Cuenta matriz

X

X

X

X

X

Socio

X

X

X

X

X

Grupo de compa­ ñías de socio

X

X

X

X

X

Período

X

X

X

X

X

Compañía de re­ porting

X

X

X

X

X

X

X

Ordenar por

Informe de análi­ sis de diferencias

Resumen de análi­ sis de diferencias

Iniciar

X

X

X

X

X

Estado

X

X

X

X

X

Divisa de transac­ ción

X

X

X

X

X

6.21.2 Informes de facturas Los informes de facturas incluyen:

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207

Tabla 40: Informe

Uso

Facturas por cuenta

Informe que contiene los importes introducidos en las cuentas filiales, así como las facturas totales que se les ha asignado y todas las diferencias que hubiera.

Facturas por cuenta matriz

Informe que contiene los importes introducidos en las cuentas matrices, así como las facturas totales que se les ha asignado y todas las diferencias que hubiera. Se tienen en cuenta todas las facturas asignadas a las cuentas filiales de la compañía matriz.

Facturas conciliadas

Informe que contiene una lista de facturas conciliadas; especifica si las facturas se han conciliado o no manual o automáticamente.

Facturas sin conciliar sin asignar

Este informe contiene una lista de las facturas no conciliadas o no asignadas a un grupo de facturas. En este informe también se incluyen las diferencias y los subtota­ les. En lo concerniente a la matriz, sólo se muestran los importes de la divisa de transacción. La opción Mostrar empresa como socio, que está desactivada de forma predetermi­ nada, muestra todos los datos de las facturas de una empresa sin importar cuál es su posición, ya sea empresa o socio.

Facturas sin conciliar sin asignar deta­

Este informe contiene una lista de las facturas no conciliadas o no asignadas a un

lladas

grupo de facturas. En este informe también se incluyen las diferencias y los subtota­ les. En el caso del socio, se muestra la información siguiente: cuentas, referencias de facturas, importes en la divisa local e importes en la divisa de transacción.

Parámetros del informe de las facturas Tabla 41: Facturas por cuenta

Facturas por cuenta matriz

Facturas concilia­ das

Facturas sin con­ ciliar sin asignar

Facturas sin con­ ciliar sin asignar detalladas

Grupo de cuentas

X

X

X

X

X

Empresa

X

X

X

X

X

Grupo de empre­ sas

X

X

X

X

X

Diferencia

X

X

X

X

Grupo de empre­ sas excluidas

X

X

X

X

X

Grupo de empre­ sas asociadas ex­ cluidas

X

X

X

X

X

Formato

X

X

X

X

X

208

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Facturas por cuenta

Facturas por cuenta matriz

Facturas concilia­ das

Facturas sin con­ ciliar sin asignar

Facturas sin con­ ciliar sin asignar detalladas

Estado de la fac­ tura

X

X

Orientación

X

X

X

X

X

Cuenta matriz

X

X

X

X

X

Socio

X

X

X

X

X

Grupo de compa­ ñías de socio

X

X

X

X

X

Período

X

X

X

X

X

Compañía de re­ porting

X

X

X

X

X

Comentario están­ dar (Factura)

X

X

X

X

X

Divisa de transac­ ción

X

X

X

X

X

6.21.3 Informes adicionales Los informes adicionales contienen datos de los motores de datos. El número de parámetros que se puede usar en un informe adicional es ilimitado. El número de elementos que se devuelve en un informe puede disminuir a medida que aumenta el número de parámetros que usa. El administrador o el administrador de la aplicación controla el acceso a los informes adicionales. El administrador o el administrador de la aplicación puede desactivar un informe adicional; por ejemplo, en el caso de que el informe solo se vaya a usar durante un período concreto en el proceso de conciliación y, por lo tanto, solo hace falta que sea visible durante dicho período. Un informe personalizado requiere una plantilla de archivos RPT de Crystal Reports, que se crea en Crystal Reports.

6.21.3.1 Informes adicionales de muestra que se proporcionan de forma predeterminada Los siguientes informes adicionales con parámetros seleccionados previamente se proporcionan de forma predeterminada en SAP BusinessObjects Intercompany.

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209

Tabla 42: Informe

Uso

Informe de ejemplo - Balances

Los informes de declaración muestran el estado de los importes local y

●

Por cuenta matriz

●

Por cuenta filial

de transacción de las cuentas matrices o filiales.

Informe de ejemplo - Facturas

El informe de factura muestra el estado de importes locales y de transac­ ción, así como campos de factura adicionales como Invoice Date1, In­ voice Amount1 y Invoice Text1.

Estos informes adicionales tienen formato de archivo plano para facilitar el análisis a los usuarios.

6.21.3.1.1 Parámetros de informes adicionales en muestras de Crystal Reports Tabla 43: Informe - Declaraciones

Informe - Facturas

Grupo de cuentas

x

x

Estado del grupo de balances

x

x

Empresa

x

x

Grupo de empresas

X

X

Grupo de empresas excluidas

X

X

Grupo de empresas asociadas excluidas

X

X

Finalizar

X

X

Formato

X

X

Estado de la factura

X

Cuenta matriz

X

X

Socio

X

X

Grupo de compañías de socio

X

X

Período

X

X

Compañía de reporting

X

X

Comentario estándar (Factura)

210

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X

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Informe - Declaraciones

Informe - Facturas

Iniciar

X

X

Estado de balances

X

X

Divisa de transacción

X

X

6.21.3.2 Para configurar un archivo RPT de Crystal Reports para que use un informe adicional Procedimiento 1. En Crystal Reports, cree un informe mediante el archivo IntercompanyDataSet.xsd. De forma predeterminada, el archivo se encuentra en el directorio de las plantillas de informes en: [directorio de instalación]\\Web Site\Report Templates\. 2. Guarde la plantilla en la carpeta de plantillas de informe de Intercompany. a. Compruebe primero el valor de la variable [FileRootPath] del siguiente archivo: [directorio instalación]\Web Site\web.config b. Copie el informe personalizado en el directorio: [FileRootPath]\Report Templates

Sugerencias Use una carpeta diferente de la usada por el archivo IntercompanyDataSet.xsd. De este modo, puede almacenar los archivos de trabajo en un sistema diferente del usado para implementar los programas.

6.21.3.3 Para crear un informe adicional Procedimiento 1. En la pestaña Administración de la sección “Informes personalizados”, haga clic en Plantillas de informe. 2. En la página Plantillas de informe, haga clic en Agregar nuevo. 3. En la página Crear plantilla de informe, introduzca un nombre de código, un nombre de descripción y el número de orden de visualización que quiera para la plantilla. 4. Para que el informe personalizado compare los importes por período, seleccione Varios períodos. 5. En la lista de archivos de plantilla, seleccione el archivo de datos .rpt de Crystal Reports que haya creado anteriormente. 6. En la lista de disponibilidad, seleccione un estado:

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211

○ Todos permite que todos los usuarios puedan usar el informe personalizado. ○ Administradores, Administrador de la aplicación o Administrador de usuarios (si al administrador de usuarios se ha concedido el derecho funcional "Ejecutar informe") solo les permite usar el informe personalizado. ○ Deshabilitado les oculta el informe personalizado a todos los usuarios. 7. Haga clic en Crear.

Información relacionada Para configurar un archivo RPT de Crystal Reports para que use un informe adicional [página 211]

6.21.3.4 Tablas de datos de informe adicional Las tablas del archivo IntercompanyDataSet.xsd contienen datos para balances y facturas que pueden usarse para crear informes adicionales usando Crystal Reports Designer. Las tablas DatosdeUnidad y DatosdeSocio contienen los datos que aparecen en la página Detalle por socios.

DatosdeUnidad:

Empresa - Información de grupo

Tabla 44: Campo

Descripción

Tipo

Período

Código de período

Cadena

Empresa

Código de compañía

Cadena

Diferencia

Diferencia de grupo

Decimal

Estado

Estado del balance de grupo (Conciliado/Sin conciliar) Cadena

Hora

Marca de hora

Fecha

Cuenta

Recuento de balances

Entero

DatosdeSocio:

Empresa - Socio - Información de grupo

Tabla 45: Campo

Descripción

Tipo

Período

Código de período

Cadena

212

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Campo

Descripción

Tipo

Empresa

Código de compañía

Cadena

Socio

Código de asociado

Cadena

Hora

Marca de hora

Fecha

Diferencia

Diferencia de grupo

Decimal

Estado

Estado del balance de grupo (Conci­

Cadena

liado/ Sin conciliar) Recuento de balances

Cuenta

DatosdeCuentaSuperior:

Entero

Empresa - Socio - Información de cuenta superior

La tabla DatosdeCuentaSuperior contiene datos que aparecen en la página Detalle por cuentas superiores. Tabla 46: Campo

Descripción

Tipo

Período

Código de período

Cadena

Empresa

Código de compañía

Cadena

Socio

Código de asociado

Cadena

Cuenta

Código de cuenta superior

Cadena

CuentadeSocio

Código de cuenta superior de socio

Cadena

ImportedeGrupo

Importe de grupo

Decimal

Marca de fecha y hora

Marca de hora

Fecha

Diferencia

Diferencia

Decimal

Estado

Estado del balance de grupo (Conci­

Cadena

liado/Sin conciliar)

Cuenta

DatosdeDivisa:

Recuento de balances

Entero

Empresa - Socio - Cuenta superior - Información de divisa

La tabla DatosdeDivisa contiene datos que aparecen en la página Detalle por divisas de la transacción.

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213

Tabla 47: Campo

Descripción

Tipo

Período

Código de período

Cadena

Empresa

Código de compañía

Cadena

Socio

Código de asociado

Cadena

Cuenta

Código de cuenta superior

Cadena

Moneda

Código de dimensión de divisa de tran­

Cadena

sacción

CuentadeSocio

Código de cuenta superior de socio

Cadena

Estado

Código del estado del balance

Cadena

ImporteLocal

Importe local

Decimal

ImportedeTransacción

Importe transacción

Decimal

ImportedeGrupo

Importe de grupo

Decimal

Comentario

Comentario

Cadena

TieneAdjuntos

Archivo adjunto (sí o no)

Booleano

Hora

Marca de hora

Fecha

Diferencia

Diferencia

Decimal

Cuenta

Recuento de balances

Entero

DatosdeCuentaSecundaria:

Empresa - Socio - Cuenta superior - Divisa - Información

de cuenta secundaria La tabla DatosdeCuentaSecundaria contiene datos que aparecen en la página Detallar por cuentas secundarias. Tabla 48: Campo

Descripción

Tipo

Período

Código de período

Cadena

Empresa

Código de compañía

Cadena

214

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Campo

Descripción

Tipo

Socio

Código de asociado

Cadena

CuentaSuperior

Código de cuenta superior

Cadena

Cuenta

Código de cuenta

Cadena

Moneda

Código de dimensión de divisa de tran­

Cadena

sacción

CuentadeSocio

Código de cuenta superior de socio

Cadena

ImporteLocal

Importe local

Decimal

ImportedeTransacción

Importe transacción

Decimal

ImportedeGrupo

Importe de grupo

Decimal

Comentario

Comentario

Cadena

ComentarioEstándar

Código de comentario estándar

Cadena

TieneAdjuntos

Archivo adjunto (sí o no)

Booleano

DatosdeFactura:

Empresa - Socio - Cuenta superior - Divisa - Cuenta secundaria -

Información de facturas La tabla DatosdeFactura contiene datos que aparecen en la página Facturas. Tabla 49: Campo

Descripción

Tipo

Período

Código de período

Cadena

Referencia

Referencia

Cadena

Empresa

Código de compañía

Cadena

Socio

Código de asociado

Cadena

CuentaSuperior

Código de cuenta superior

Cadena

Cuenta

Código de cuenta

Cadena

CuentadeSocio

Código de cuenta superior de socio

Cadena

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215

Campo

Descripción

Tipo

Moneda

Código de dimensión de divisa de tran­

Cadena

sacción

ImporteLocal

Importe local

Decimal

ImportedeTransacción

Importe transacción

Decimal

Comentario

Comentario

Cadena

Comentario estándar

Código de comentario estándar

Cadena

TieneAdjuntos

Archivo adjunto (sí o no)

Booleano

EsConciliado

Conciliado/Sin conciliar (sí o no)

Booleano

Grupo

Referencia de grupo (ID)

Cadena

EstadodeGrupo

Estado de grupo

Cadena

Texto 1

Texto 1 de información adicional

Cadena

Texto 2

Texto 2 de información adicional

Cadena

Texto 3

Texto 3 de información adicional

Cadena

Texto 4

Texto 4 de información adicional

Cadena

Texto 5

Texto 5 de información adicional

Cadena

Fecha 1

Fecha 1 de información adicional

Fecha

Fecha 2

Fecha 2 de información adicional

Fecha

Fecha 3

Fecha 3 de información adicional

Fecha

Importe 1

Importe 1 de información adicional

Decimal

Importe 2

Importe 2 de información adicional

Decimal

Importe 3

Importe 3 de información adicional

Decimal

En el caso de informes, es posible que también se requiera la información de su lado. Por lo tanto, IntercompanyDataSet también proporciona: ● DatosDeSuSocio: Empresa - Socio - Información de grupo de su lado ● DatosDeSuCuentaSuperior: Empresa - Socio - Información de cuenta superior de su lado ● DatosDeSuDivisa: Empresa - Socio - Cuenta superior - Información de divisas de su lado ● DatosDeSuCuentaSecundaria: Empresa - Socio - Cuenta superior - Divisa - Información de cuenta secundaria de su lado

216

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● DatosDeSuFactura Empresa- Socio - Cuenta superior - Divisa - Cuenta secundaria - Información de facturas de su lado

6.21.3.5 Tablas de administración de informes adicionales Las tablas del archivo IntercompanyDataSet.xsd contienen datos para la administración de informes adicionales.

Cuenta Tabla 50: Campo

Descripción

Tipo

Código

Código

Cadena

Descripción

Descripción

Cadena

CuentaSuperior

Código de cuenta superior

Cadena

CuentadeSocio

Código de cuenta de socio

Cadena

GrupodeCuentas

Código de grupo de cuentas

Cadena

Campo

Descripción

Tipo

Código

Código

Cadena

Descripción

Descripción

Cadena

UnidaddeInformes

Compañía de reporting

Cadena

Moneda

Divisa del envío

Cadena

Empresa Tabla 51:

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217

GrupodeUnidades Tabla 52: Campo

Descripción

Tipo

Código

Código

Cadena

Descripción

Descripción

Cadena

Campo

Descripción

Tipo

Empresa

Código de compañía

Cadena

Grupo

Código de grupo de empresas

Cadena

Campo

Descripción

Tipo

Código

Código

Cadena

Descripción

Descripción

Cadena

TipodeApertura

Tipo a la apertura

Decimal

TipodeCierre

Tipo al cierre

Decimal

TipoMedio

Tipo medio

Decimal

Campo

Descripción

Tipo

Código

Código

Cadena

GrupodeUnidadaUnidad Tabla 53:

Moneda Tabla 54:

Estado Tabla 55:

218

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Campo

Descripción

Tipo

Descripción

Descripción

Cadena

Campo

Descripción

Tipo

Código

Código

Cadena

Descripción

Descripción

Cadena

Dirección

Dirección

Cadena

Teléfono

Teléfono

Cadena

Correo electrónico

Correo electrónico

Cadena

Perfil

Perfil de usuario

Cadena

Campo

Descripción

Tipo

Código

Código

Cadena

Descripción

Descripción

Cadena

Campo

Descripción

Tipo

Usuario

Código de usuario

Cadena

Grupo

Código de grupo de usuarios

Cadena

Usuario

Tabla 56:

GrupodeUsuario

Tabla 57:

GrupodeUsuarioaUsuario

Tabla 58:

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219

6.21.3.6 Tabla de parámetros de informe adicional Los parámetros que están disponibles para los informes dependen de la selección de tablas IntercompanyDataSet que se haya hecho durante el diseño de la plantilla de informes de Crystal Reports. Al seleccionar parámetros para un informe, las reglas principales son: ● El período es obligatorio para los informes con tablas de datos. ● Cuando tanto las tablas de datos como las de administración se usan en un informe, los parámetros se aplican en los datos procedentes del "motor de datos" (balances y facturas) de Intercompany. ● Cuando sólo se usan tablas de administración en un informe, los parámetros se aplican en los datos de administración; por ejemplo, Divisa por Divisa o Empresa por Empresa. Los administradores o administradores de la aplicación que están a cargo del diseño de informes adicionales pueden usar el formato XML como un origen de datos para un informe de Crystal Reports. Solo se muestra en la lista de formatos si la disponibilidad definida para la plantilla de informes es solo para administradores o el administrador de la aplicación. Tabla 59: Columna

Descripción

Tipo

Título

Descripción del informe

Cadena

Usuario

Código de usuario

Cadena

DivisadeGrupo

Código de divisa de grupo

Cadena

Período

Código de período

Cadena

Empresa

Código de compañía

Cadena

UnidaddeInformes

Código de unidad de informes

Cadena

GrupodeUnidades

Código de grupo de empresas

Cadena

Socio

Código de asociado

Cadena

Cuenta

Código de cuenta superior

Cadena

GrupodeCuentas

Conciliado / Sin conciliar

Cadena

Moneda

Código de divisa de transacción

Cadena

ComentarioEstándar

Comentario estándar de facturas

Cadena

Estado

Estado de balances

Cadena

EstadodeGrupo

Estado del grupo de balances (Conci­

Cadena

liado/Sin conciliar)

EstadodeFactura

Estado de la factura (Conciliado/Sin

Cadena

conciliar)

220

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6.21.4 Activar tipos de informe y columnas El administrador o el administrador de la aplicación debe definir: ● Qué tipos de informes pueden utilizar los usuarios entre todos los tipos disponibles. ● Qué información se muestra en cada tipo de informe. Esto incluye la selección de los encabezados de columna que se incluirán en el informe.

6.21.4.1 Para activar o desactivar un tipo de informe y columnas Procedimiento 1. Detenga el proceso de conciliación, si se está ejecutando. 2. En la ficha Administración, seleccione Informes. 3. Haga clic en el vínculo del tipo de informe que corresponda. 4. Para que otros usuarios puedan utilizar este formato, marque Activado. Para que otros usuarios no puedan utilizar este formato, desmarque Activado. 5. Para seleccionar columnas, active las casillas correspondientes en Columnas visibles. 6. Haga clic en Actualizar.

6.21.5 Formatos de informe El administrador o el administrador de la aplicación selecciona los formatos que los usuarios pueden emplear en los informes: ● Excel ● HTML ● Texto ● PDF ● Crystal Reports (RPT) ● Word

6.21.5.1 Para seleccionar un formato de informe Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione

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Informes

Formatos de informes .

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221

2. Active formatos para hacerlos disponibles a otros usuarios: ○ Excel ○ HTML ○ Texto ○ PDF ○ Crystal Reports (RPT) ○ Word Para que otros usuarios no puedan utilizar un formato, desmárquelo. 3. Haga clic en Actualizar.

6.21.6 Estilos de interfaz de informe El administrador o el administrador de la aplicación define la forma en que aparecen los informes seleccionando características de fuente para los siguientes elementos de informe: ● Título ● Parámetros de informe El elemento Parámetros de informe incluye usuario, divisa de grupo, período, compañía declarante o socio, en función de los filtros. ● Encabezados de columna ● Suma total Esta fila contiene todos los totales, por ejemplo el total de declaraciones introducidas, el total de importes en divisa de grupo o la diferencia total en divisa de grupo. ● Filas agregadas y Filas detalladas

Nota Todos los objetos pueden modificarse de ser necesario.

6.21.6.1 Para definir la presentación de los informes Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Informes. 2. Haga clic en el vínculo del objeto cuyo estilo desee definir. 3. Seleccione una fuente de la lista Fuente. 4. Seleccione el tamaño de fuente de la lista Tamaño de fuente. 5. Haga clic en

para cambiar el Color de fuente.

6. Haga clic en

para cambiar el Color de fondo.

222

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7. Active las siguientes opciones del texto según necesite: ○ Negrita ○ Itálica (cursiva) ○ Subrayado 8. Seleccione una alineación de texto. 9. Seleccione una de las siguientes orientaciones de página: ○ Vertical ○ Horizontal 10. Haga clic en Actualizar.

6.21.7 Para eliminar informes Contexto Los administradores pueden eliminar informes por fecha.

Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione

Informes

Eliminar .

2. Haga clic en el icono del calendario para seleccionar la fecha y hora de los informes que desea eliminar. 3. Haga clic en Actualizar.

6.22 Visualización de la interfaz de las declaraciones y facturas En la sección Vistas de la página Administración Configuración , el administrador o el administrador de la aplicación puede cambiar la presentación predeterminada de las páginas y columnas de declaración y factura, por ejemplo: ● Socios para los que la compañía declarante haya efectuado transacciones en la página Datos por socios ● Todas las cuentas matriz usadas en los balances de la compañía en la página Datos por cuentas matriz ● Todas las divisas de transacción usadas en los balances de la compañía en la página Datos por divisas de transacción ● Todas las cuentas secundarias que contengan cantidades en la página Datos por cuentas filiales ● Todas las facturas que pertenezcan a una cuenta secundaria en la página Facturas de la cuenta secundaria ● Todas las facturas que pertenezcan a una cuanta matriz en la página Conciliación de facturas ● Los grupos de facturas de la página Grupo de facturas

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● Las columnas de facturas disponibles para los usuarios en todas las páginas de facturas y balances ● La página Asignación de facturas en la ficha Balances ● Las columnas en la tabla Lista de facturas ● el orden de las columnas de la página Agregar varios balances (en la página Creación de varios balances) El administrador o el administrador de la aplicación define el orden en que se muestran las columnas de cada página y su aspecto en la interfaz. En la ficha Balances, cada usuario puede mostrar u ocultar campos adicionales en las facturas.

6.22.1 Para definir la visualización de la interfaz de columnas Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Configuraciones. 2. Haga clic en el vínculo de la visualización cuyas columnas desea reorganizar. 3. Para cambiar el orden de las columnas, utilice los iconos de flecha arriba y flecha abajo.

Nota Esta configuración no está disponible al editar los ajustes de vista de Edición de facturas. 4. En la columna Código, haga clic en el vínculo de la columna cuya visualización desea definir. 5. Cambie el código o la descripción si es necesario. 6. Para cambiar el ancho de columna, introduzca un número en el cuadro de texto Ancho.

Nota Esta configuración no está disponible al editar los ajustes de vista de Edición de facturas. 7. Seleccione una de las siguientes alineaciones de encabezado de columna: ○ Derecha ○ Centro ○ Izquierda

Nota Esta configuración no está disponible al editar los ajustes de vista de Edición de facturas. 8. Si no desea que aparezca la columna, desactiveVisualizar. 9. Haga clic en Actualizar.

224

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6.23 Decimales en declaraciones El administrador o el administrador de la aplicación decide si en la base de datos se almacenan o no las cifras decimales. Si el administrador o el administrador de la aplicación decide almacenar los decimales, aparecen en la ficha Declaraciones. Si no se almacenan, no se muestran en pantalla. Las cifras con decimales se muestran de la forma siguiente: 102,25. Las que no llevan decimales, de la forma siguiente: 102.

6.23.1 Para almacenar decimales en la base de datos Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione

Opciones

Configuración de declaraciones .

2. Para almacenar decimales, seleccione el importe en la opción Número de decimales para almacenar (puede seleccionar un máximo de 4 decimales). Si no desea almacenar los decimales, seleccione 0. 3. Haga clic en Actualizar.

Nota Puede modificar esta opción siempre que no se haya introducido ningún dato.

6.24 Archivar declaraciones Cuando han finalizado las tareas en las declaraciones de uno o varios períodos, el administrador o el administrador de la aplicación puede archivar las declaraciones por período con el fin de poder usarlas más adelante. Los demás usuarios no pueden ver los períodos de archivado. El administrador o el administrador de la aplicación puede, en cualquier momento, restaurar por período las declaraciones que se necesiten.

Nota El período se debe cerrar para poder archivar sus declaraciones.

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Información relacionada Abrir y cerrar períodos [página 145]

6.24.1 Para archivar declaraciones por período Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione Períodos. 2. Seleccione el período cerrado que se desea archivar.

Nota El período actual seleccionado no se puede archivar. Si desea archivarlo, antes debe seleccionar otro período. 3. Haga clic en Archivar período. 4. Haga clic en Actualizar.

6.24.2 Para restaurar declaraciones archivadas por período Procedimiento 1. En la ficha Administración, haga clic en Períodos. 2. Seleccione el período archivado que desea restaurar. 3. Haga clic en Restaurar período. 4. Haga clic en Actualizar.

6.25 Símbolos del separador de millares El administrador o el administrador de la aplicación puede activar los separadores de millares para los importes de las declaraciones, las facturas y las divisas en los archivos de importación y exportación.

226

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Tabla 60: Opción de separador de millares

Páginas afectadas

Mostrar separador de millares en páginas de importación

Importar declaraciones Importar facturas Importar divisas Declaración de importación por lote Importar facturas en lote

Mostrar separador de millares en páginas de exportación

Exportar declaraciones Exportar facturas Exportar divisas

Nota El símbolo que se utiliza es el que se define en las opciones de la configuración regional del servidor de aplicaciones. Por ejemplo: ● Si el símbolo que se define el servidor es una coma, los importes aparecen de la forma siguiente: 1,000,000. ● Si el administrador o el administrador de la aplicación decide que no se va a usar ningún símbolo, los importes aparecen de la forma siguiente: 1000000.

6.25.1 Para activar el símbolo de separador de millares Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione

Configuraciones

Configuraciones de importación/exportación .

2. Para usar el símbolo definido en el servidor: ○ Cuando exporte importes, active Mostrar separador de millares en páginas de exportación.

Nota Si no desea usar el símbolo definido en el servidor al importar importes, desactive la opción. ○ Cuando importe importes, active Mostrar separador de millares en páginas de importación.

Nota Si no desea usar el símbolo definido en el servidor al importar importes, desactive la opción. 3. Haga clic en Actualizar.

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6.26 Acceso a información detallada de la empresa El administrador o el administrador de la aplicación pueden permitir a los usuarios el acceso a toda la información detallada de las empresas en modo de solo lectura. Esta opción, desactivada de forma predeterminada, está disponible en la configuración de los metadatos en la ficha Administración.

Información relacionada Para permitir acceso a todos los usuarios a la información detallada de la empresa [página 228]

6.26.1 Para permitir acceso a todos los usuarios a la información detallada de la empresa Procedimiento 1. En la ficha Administración, seleccione

Configuraciones

Configuraciones de metadatos .

2. Active Propiedades de la empresa visibles para todos los usuarios. 3. Haga clic en Actualizar.

Resultados Nota No es necesario detener el proceso de conciliación para realizar esta acción.

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7

Glosario

grupo de cuentas

Un grupo de cuentas que presentan características de contabilidad similares. Uno de los tres niveles del grupo de cuentas. Los otros dos son grupo de cuentas de nivel superior y grupo de cuentas matriz.

action

Una respuesta a una solicitud de empresa o de socio. Las solicitudes se efectúan mediante estados.

declaración

Una línea en la que se puede introducir un importe. Se crea especificando la empresa declarante, el socio, la cuenta matriz, la divisa de transacción, etc.

declaración de importación por lote

Un método para importar un número ilimitado de líneas. El único que puede realizar este tipo de importación es el administrador o el administrador de la aplicación cuando el proceso está detenido y todos los usuarios se han desconectado.

cuenta filial

Una cuenta de entrada de datos (p. ej. bienes en progreso, WIP) que depende de una cuenta de contrapartida (p. ej. bienes terminados en progreso).

unidad

Una de las entidades que componen los grupos y que puede ser de tres tipos: una compañía declarante, un socio o una unidad de informes.

contacto de la unidad Un usuario asignado a una empresa mediante un grupo. compañía declarante

Una empresa que declara la transacción realizada con otras empresas e introduce las declaraciones.

mensaje electrónico detallado

Mensaje de correo electrónico que se envía automáticamente cada vez que cambia el estado de una declaración.

división

Un método de evaluación que usa una unidad de divisa foránea como divisa base y calcula el importe equivalente en la divisa nacional.

división

Un grupo de empresas similares, p. ej. que actúan en el mismo sector de actividad.

conciliación forzada

Un proceso que el administrador o el administrador de la aplicación ejecuta al final del proceso para ajustar automáticamente las diferencias todavía pendientes de resolverse. El proceso se puede invertir. Se restauran los importes que se almacenaron en la base de datos antes de que se ejecutara el proceso de conciliación forzada.

congelar

Para evitar que se haga algún cambio a las declaraciones.

grupo

Un grupo de usuarios y empresas que le permite determina los usuarios que trabajan en cada empresa.

divisa de grupo

La divisa en la que se traducen automáticamente todos los importes introducidos en la divisa local o la divisa de transacción.

cuenta de diario

Un tipo de cuenta que almacena las diferencias entre el primer y el último importe introducido para una o varias cuentas filiales. Las diferencias se pueden exportar al sistema de contabilidad donde se ubican los datos originales.

divisa local

La divisa de reporting local que se asigna a cada empresa.

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límite de conciliación

Un importe expresado en la divisa de grupo que permite determinar si un importe está conciliado o no.

multiplicación

Un método de evaluación que usa la divisa nacional como divisa base y calcula el equivalente en una divisa foránea.

cuenta matriz

Una cuenta cuyo importe es la suma de los importes introducidos en las cuentas filiales que tiene asignadas.

grupo de cuentas matriz

Un grupo de cuentas que presentan características de contabilidad similares. El grupo de cuentas define el signo que se debe usará en las cuentas.

socio

Una empresa que declara la transacción realizada con otras empresas e introduce las declaraciones.

período

Un importe de tiempo definido por una fecha de inicio y fin, y a la que se enlazan los importes que se introducen o importan para declaraciones.

depurar

Para eliminar un grupo de objetos; por ejemplo, todas las divisas, todas las declaraciones, etc.

unidad de informes

La unidad a la que está asignada la unidad actual. Una compañía pasa a ser una entidad de reporting cuando exporta las declaraciones al sistema de consolidación y, por lo tanto, genera informes. Una entidad de reporting puede estar formada por una o varias compañías.

comentario estándar

Un comentario predefinido introducido por el administrador o el administrador de la aplicación y que proporciona una explicación relativa al importe.

estado

Un indicador que especifica la evolución del proceso de conciliación (por ejemplo, Diferencia aceptada, Conciliado) en las declaraciones. Para un objeto, el indicador especifica si el objeto se puede usar en las declaraciones (por ejemplo, en caso de una divisa activa o inactiva).

correo electrónico de resumen

Un mensaje de electrónico que contiene un resumen de los mensajes electrónicos detallados. Menciona los cambios que han ocurrido desde que se envió el último correo electrónico de resumen.

grupo de cuentas de nivel superior

Un grupo de cuentas que presentan características de contabilidad similares. El grupo de cuentas define el signo que se debe usará en las cuentas.

divisa de transacción

La divisa usada para una entrada en transacciones entre las unidades.

descongelar

Una acción de congelación invertida que permite a un usuario volver a hacer cambios en las declaraciones.

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Limitaciones de responsabilidad y aspectos legales

Ejemplos de codificación Cualquier codificación de software y/o líneas de códigos / cadenas ("Código") incluidas en esta documentación son solo ejemplos y no se prevé que se utilicen en un entorno de sistema productivo. El Código tiene el único propósito de explicar y permitir la visualización de las reglas de sintaxis y de asignación de frases de cierta codificación. SAP no ofrece garantías respecto a la exactitud y la integridad del Código disponibilizado en este documento y no será responsable de errores o daños causados por el uso del Código, a menos que los daños sean causados por SAP de forma intencional o por una imprudencia grave por parte de SAP.

Accesibilidad La información contenida en la documentación de SAP representa la visión actual de SAP de los criterios de accesibilidad a partir de la fecha de publicación. No se prevé que sea una directriz vinculante sobre cómo garantizar la accesibilidad de los productos de software. SAP renuncia a cualquier responsabilidad en relación con este documento. Sin embargo, este documento no se aplica en casos de un error deliberado o una negligencia grave por parte de SAP. Además, este documento no supone ningún compromiso u obligación contractual directos o indirectos.

Lenguaje neutro respecto al género Siempre que sea posible, la documentación de SAP es neutra respecto al género. Dependiendo del contexto, se trata al lector directamente de "usted" o se utiliza un nombre neutro respecto al género (como "vendedor/a" o "días laborables"). Sin embargo, si al referirse a los miembros de ambos sexos, no se puede evitar el uso de la tercera persona del singular o no existe un nombre neutro respecto al género, SAP se reserva los derechos para utilizar la forma masculina del nombre o pronombre. Esto es para garantizar que la documentación sea comprensible.

Hipervínculos de Internet La documentación de SAP puede contener hipervínculos a Internet. Se prevé que estos hipervínculos sirvan como un consejo acerca de dónde encontrar la información relacionada. SAP no garantiza la disponibilidad y la exactitud de esta información relacionada o la capacidad que esta información sirva un objetivo en particular. SAP no es responsable de ningún daño causado por el uso de la información relacionada a menos que los daños se hayan causado por una imprudencia grave o por una conducta fraudulenta dolosa por parte de SAP. Todos los enlaces están categorizados para su transparencia (consulte: http://help.sap.com/disclaimer).

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