GUIA INFORMATIVA SOBRE CODIGO DE CONDUCTA Y DE BUEN GOBIERNO TRACKER DE COLOMBIA S.A.S

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CODIGO DE CONDUCTA Y DE BUEN GOBIERNO TRACKER DE COLOM BIA S.A.S INTRODUCCION TRACKER DE COLOMBIA S.A.S consciente de la responsabilidad que tiene frente a la sociedad y el país, está comprometida a liderar en forma permanente una política empresarial seria, guiada por principios de honestidad, respeto, eficiencia y confidencialidad, comprometida con el desarrollo económico de Colombia bajo un estricto respeto por la ley. En consecuencia al establecer la Misión, Visión y Valores Corporativos, cuyos contenidos se describen a continuación, busca guiar la actitud, el comportamiento y la conducta de los directivos y colaboradores de la sociedad, que contribuyan a preservar la integridad ética, asegurar la adecuada administración de sus asuntos, el crecimiento y desarrollo de las personas, la empresa y el país. CONTENIDO El Código de conducta y buen gobierno contenido en este documento recoge todas las normas y políticas establecidas de manera general en TRACKER DE COLOMBIA S.A.S en relación con sus reglas de gobierno, conducta y principios éticos que orientan las actuaciones de la sociedad y de todas las personas vinculadas por ella y debe ser interpretado, en consecuencia, en conjunción y armónicamente con los reglamentos internos contemplados, las disposiciones legales y estatutos de la sociedad. PRESENTACION DE LA SOCIEDAD TRACKER DE COLOM BIA S.A.S., hace parte de Tracker-VSR Group, una gran organización a nivel mundial con extensa cobertura territorial, que idea, desarrolla, fabrica y comercializa productos, servicios y soluciones integrales en seguridad, monitoreo, localización, identificación, telegestión y mercadeo relacional. Creada en el año 1994 y presente en países como Alemania, Austria, Belice, Brasil, Colombia, Costa Rica, El Salvador, España, Guatemala, Honduras, Nicaragua, Paraguay, Suiza y Venezuela, conforma hoy un corredor estratégico conformado por millones de kilómetros cuadrados y el mejor servicio de atención al cliente. Más de 14 años de experiencia como líderes en el monitoreo y administración de flotas; rastreo y localización de vehículos robados. Además de ser licenciatarios exclusivos de LoJack Corporation en la mayoría de estos países, Tracker-VSR Group integra tecnologías de punta para el desarrollo de productos innovadores. Tracker de Colombia S.A.S., es una empresa del sector real, de naturaleza privada, especializada en soluciones en seguridad electrónica vehicular: Sistemas electrónicos para el rastreo y localización de vehículos hurtados, sistemas de control vehicular por celular y sistemas para el monitoreo de posición y administración de vehículos a través de internet. Con base en su objeto social, es una compañía con cobertura nacional cuya sede principal se encuentra en la ciudad de Bogotá, con presencia comercial permanente a nivel nacional y oficinas de servicio al cliente e instalación en siete ciudades: Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla, Bucaramanga, Duitama y Villavicencio

Aprobado

Presidente

Fecha

18/06/2015

Versión

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adicionalmente cuenta con la modalidad de domicilios y servicios programados para la instalación, revisión y desmonte de los equipos, donde no existe oficina propia y/ó acuerdos con algunas aseguradoras para la prestación de servicios en sus instalaciones. Además, en todo el país tenemos personal disponible las 24 horas para el rastreo de vehículos hurtados. PLATAFORM A ESTRATEGICA M ISION Prestar servicios especializados en la gestión y protección de bienes y personas, utilizando para ello tecnología de punta, proporcionando eficiencia, tranquilidad, seguridad y satisfacción a nuestros clientes. VISION Consolidarse al 2018 como una empresa líder en Colombia en soluciones integrales que brindan seguridad, eficiencia y tranquilidad, que satisfagan necesidades en materia de tecnología electrónica, administración y transmisión de información, permitiendo cumplir y garantizar los intereses de nuestros clientes, accionistas, empleados, proveedores y aliados. OBJETIVOS DE CALIDAD • • • •

Mejorar la Eficacia de los procesos de la Organización. Mejorar los Niveles de Satisfacción del Cliente. Garantizar la calidad de los productos y servicios ofrecidos al cliente. Incrementar los niveles de participación de todo el personal en las actividades de mejora continua de la Organización. POLÍTICA DE CALIDAD

Tracker de Colombia se compromete a prestar un servicio basado en: 1.

El Mejoramiento Continuo de los procesos para lograr: • La satisfacción de nuestros clientes • La solidez de la Empresa • La rentabilidad para los accionistas. 2. Exigir calidad a los proveedores y garantizar el cumplimiento de nuestras obligaciones. 3. Compromiso constante con el desarrollo integral de nuestro equipo humano.

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POLÍTICA DE NO ALCOHOL, TABACO Y DROGAS Con el propósito de brindar espacios de trabajo, saludables, que logren un bienestar individual y colectivo, TRACKER DE COLOMBIA S.A.S. ha diseñado la presente política: • Asegurar la ejecución de un trabajo seguro exento del consumo de sustancias psicoactivas como alcohol, tabaco y drogas, que refleje el compromiso con la seguridad física e integral de los funcionarios y la empresa. • Asegurar el desarrollo de una tarea laboral sana y en óptimas condiciones para la vida de sus funcionarios y contratistas. Esta política es de estricto cumplimiento y aplica para todos los empleados y contratistas de TRACKER DE COLOMBIA S.A.S. En consecuencia, es prohibición especial para los funcionarios y contratistas, presentarse al sitio de trabajo y realizar actividades de la compañía, dentro o fuera de las instalaciones, o en vehículos de Tracker o al servicio de la misma, bajo la influencia o efectos de alguna sustancia psicoactiva como alcohol, estupefacientes o sustancias psicotrópicas (drogas que tienen la habilidad de alterar los sentimientos, percepciones o humor del individuo o que afecten el sistema nervioso central produciendo excitación y/o descoordinación psicomotora), así como consumirlas y/o incitar a consumirlas dentro de las instalaciones de la empresa, además de tener el deber de informar sobre el uso de medicamentos especiales recetados por médicos tratantes que causen dichos efectos. Se prohíbe la indebida utilización de medicamentos formulados, posesión, distribución y venta de drogas no recetadas o de sustancias alucinógenas. Así mismo, se prohíbe la posesión, uso, distribución o venta de bebidas embriagantes. La violación u oposición, se considerará una falta grave y en consecuencia, la Empresa puede adoptar medidas disciplinarias, inclusive, de acuerdo con lo establecido en el reglamento interno de trabajo, dar por finalizado el contrato de trabajo por justa causa. Es de resaltar que estamos comprometidos con la vida, la salud y el bienestar de nuestros colaboradores dentro y fuera de la compañía. La Gerencia de Gestión Humana y Calidad establecerá las normas, procedimientos, mecanismos de seguimiento y supervisión, y desarrollara programas de prevención y capacitación.

POLÍTICA DE SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y AMBIENTE TRACKER DE COLOMBIA S.A.S. comprometida con la protección de sus trabajadores promoverá y mantendrá la seguridad y el bienestar físico mental y social de cada uno de ellos. Para ello, y a través del Sistema de gestión Seguridad y Salud en el Trabajo realizará continuamente en todos sus centros de trabajo, una identificación, evaluación, control e intervención sobre los factores de riesgo laborales que se presenten en los ambientes de trabajo, como resultado de la prestación de servicios e instalación de dispositivos para rastreo y localización, monitoreo y gestión y telemetría y control. Esta política aborda a los trabajadores, contratistas y proveedores, en cumplimiento con la normatividad vigente, a través de la Gerencia de Gestión Humana y Calidad y del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, se promoverá la capacitación, participación y concertación de los trabajadores en todas las actividades tendientes a la promoción de la seguridad y salud en el trabajo y la prevención de riesgos laborales, para evitar accidentes de trabajo y enfermedades laborales.

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Adicional a lo anterior, TRACKER DE COLOMBIA S.A.S., se compromete a desarrollar todas sus actividades buscando la máxima calidad de los servicios que ofrece, mediante el respeto al medio ambiente y la apuesta por la sostenibilidad; adicionalmente asume la responsabilidad de involucrar a sus colaboradores en la promoción y divulgación de valores y prácticas medioambientales, evaluando periódicamente los niveles de consumo y los procesos de gestión de residuos, para mantener el control de su impacto sobre el entorno más cercano y sobre el medio ambiente. Mediante programas de mejoramiento continuo dentro del Sistema de Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente. La Presidencia y la alta dirección, como evidencia de este compromiso, garantizarán los recursos financieros, físicos, humanos y técnicos, asegurando su despliegue y comprensión a todos los niveles de la organización y las partes interesadas.

POLÍTICA DE DERECHOS HUMANOS TRACKER DE COLOMBIA S.A.S. comprometida con el respeto y la promoción de los Derechos y libertades de todas las personas, reconoce en toda su operación los derechos humanos como un principio vital en cada una de sus políticas, y es consciente de la obligación del estado de respetar, garantizar y proteger los derechos humanos de todos los colombianos y de la empresa de respetarlos y promoverlos con sus empleados, proveedores, contratistas y comunidad. Por ellos nos comprometemos a: ü Respetar y acatar las leyes colombianas. ü ü ü ü ü ü

Evitar prácticas discriminatorias o que menoscaben la dignidad de las personas. Erradicar el trabajo infantil. Apoyar y promover públicamente el respeto sin discriminación basada en raza, sexo, creencia religiosa, condición social o económica, edad, o inclinaciones ideológicas o políticas. Rechazar todas las formas de violencia. Facilitar libertad de asociación y negociación colectiva. Ofrecer un empleo digno en condiciones seguras y saludables.

Todos los empleados de la compañía tienen la obligación de conocer y contribuir a llevar a la práctica esta política en el ámbito de sus actividades diarias. Cualquier posible violación de los Derechos Humanos o de esta política debe ser reportada de inmediato al jefe directo o a la Gerencia de Gestión Humana y Calidad.

POLÍTICA DE SEGURIDAD VIAL Es compromiso de TRACKER DE COLOMBIA S.A.S instaurar actividades de promoción y prevención de accidentes en vía pública. En consecuencia, todos los colaboradores y contratistas que manejen vehículo propio o suministrados por la empresa o de terceros para el ejercicio de sus actividades, y/o que utilicen un medio de transporte terrestre, son responsables de participar en las diversas actividades que se programen y desarrollen en la compañía dentro del Sistema de Salud y Seguridad en el trabajo y Ambiente, con el fin de disminuir la probabilidad de ocurrencia de accidentes que puedan afectar la integridad física, mental y social del personal, contratistas, comunidad y/o medio ambiente. Para cumplir este propósito, TRACKER DE COLOMBIA S.A.S se enmarca bajo los siguientes parámetros: 1.

Cumplir con la reglamentación establecida:

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En el Código Nacional de Tránsito terrestre según la ley 769 de 2002, En Ley 1503 de 2011, por medio de la cual se promueve la formación de hábitos, comportamientos y conductas seguras en la vía. En el Decreto 2851 del 2013, enmarcando los principios de seguridad, calidad, preservación de un ambiente sano y la protección del espacio público. En el Decreto 1565 del 2014, guía metodológica para la elaboración del Plan Estratégico de Seguridad Vial. Y demás normas o reglamentaciones que se modifiquen o sustituyan en esta materia.

2.

Vigilar permanentemente las responsabilidades propias y de nuestros contratistas en cuanto a mantenimiento preventivo y correctivo, a fin de mantener en óptimas condiciones de operación los vehículos; encaminadas a propender por comportamientos seguros y estableciendo las medidas de control para evitar la ocurrencia de accidentes y si llegasen a presentarse, minimizar los daños que estos puedan generar a los funcionarios o a terceros.

3.

Establecer estrategias de concientización del personal y contratistas, a través de capacitaciones de orientación a la prevención de accidentes de tránsito, respeto a las señales de tránsito, adoptando conductas adecuadas frente al manejo defensivo.

4.

La Presidencia y la alta dirección como evidencia de este compromiso garantizaran los recursos financieros, físicos, humanos y técnicos, asegurando su despliegue y comprensión a todos los niveles de la organización y las partes interesadas.

VALORES Todos los funcionarios de Tracker de Colombia deben obrar no sólo conforme al estricto apego a los reglamentos internos y a la ley, sino consecuentes con una cultura de servicio y hábitos generadores de comportamientos éticos. Los valores que deben estar presentes en todos los actos de los funcionarios, administradores, directores y accionistas de Tracker son: Respeto, Responsabilidad, Honestidad, Creatividad e Innovación, definidos como: Respeto: Significa valorar a los demás, acatar su autoridad y considerar su dignidad. Es la consideración de que alguien o incluso algo tiene un valor por sí mismo, El respeto exige un trato amable y cortes; el respeto es la esencia de las relaciones humanas, de la vida en comunidad, del trabajo en equipo y de cualquier relación interpersonal. Responsabilidad: es la habilidad del ser humano para medir y reconocer las consecuencias de un episodio que se llevó a cabo con plena conciencia y libertad. Hace referencia al compromiso u obligación de tipo moral que surge de la posible equivocación cometida por un individuo en un asunto específico. La responsabilidad es también, la obligación de reparar un error y compensar los males ocasionados cuando la situación lo amerita. Honestidad: es un valor o cualidad que procura siempre anteponer la verdad en sus pensamientos, expresiones y acciones. Así, esta cualidad no sólo tiene que ver con la relación de un individuo con otro u otros o con el mundo, sino que también puede decirse que un sujeto es honesto consigo mismo cuando tiene un grado de autoconciencia significativo y es coherente con lo que piensa. Creatividad e Innovación: Es la generación de nuevas ideas o conceptos que producen soluciones originales y novedosas para convertirlas en resultados útiles para el mercado, la calidad o la productividad de la organización. COM PETENCIAS ORGANIZACIONALES

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Para el logro de los objetivos de la organización, se ha definido que todo colaborador desarrolle actitudes y habilidades en: COM PROM ISO Sentir como propios los objetivos organizacionales, con una clara orientación a la obtención de resultados, atribuyendo los éxitos y fracasos laborales al comportamiento de uno mismo y no al de otras personas o causalidades. ENFOQUE AL CLIENTE Conocer las necesidades de los clientes actuales y potenciales, brindándoles soluciones que superen sus expectativas y los satisfagan de manera oportuna y al menor costo. COM UNICACION Síntesis, claridad y oportunidad para escuchar, transmitir y retroalimentar información a los diferentes públicos en busca de los objetivos empresariales. TRABAJO EN EQUIPO Cooperar con otros y apoyar activamente decisiones grupales, valorando las diferencias y construyendo relaciones de respeto y crecimiento. CONCIENCIA DE COSTOS Emplear cada recurso y servicio que suministra la organización en forma adecuada y eficiente, estableciendo prioridades en la ejecución de actividades y asegurando el logro de los resultados.

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ORGANOS DE ADMINISTRACION Y CONTROL ASAM BLEA GENERAL DE ACCIONISTAS Es el órgano superior de dirección de la sociedad, constituido por todas las personas naturales o jurídicas que sean titulares de acciones suscritas, reunido ordinaria o extraordinariamente. Tiene a su cargo efectuar el examen, aprobación o improbación de los balances de fin de ejercicio y de las cuentas que deban rendir quienes tengan la representación legal de la sociedad y la Junta Directiva. Aprueba o imprueba los informes que presenten los administradores relacionados con el estado de los negocios de la sociedad. Designa a los miembros de la Junta Directiva y al Revisor Fiscal y asigna honorarios a los mismos. Toma decisiones con la mayoría exigida por la ley y los estatutos y de todas sus reuniones, decretos, resoluciones, deliberaciones y demás actos, elabora actas escritas que se hacen constar en libros registrados ante la Cámara de Comercio. PRESIDENTE El gobierno y la administración de la Compañía serán ejercidos por el Presidente, quien será el Representante Legal de la compañía. El Presidente será nombrado por la Asamblea General de Accionistas, en sus faltas absolutas, temporales o accidentales podrá ser reemplazado por el suplente registrado en la cámara de comercio. Funciones del Representante Legal En ejercicio de su cargo y con las limitaciones y restricciones que le impone la Ley y los estatutos, el Presidente tiene las siguientes atribuciones: a) Representar a la sociedad judicial o extrajudicialmente como persona jurídica. b) Ejecutar todos los actos u operaciones correspondientes al objeto social o que se relacionen con la existencia y funcionamiento de la sociedad. c) Autorizar con su firma todos los documentos públicos y privados que deben otorgarse en desarrollo del objeto y del interés de la sociedad. d) Presentar a la Asamblea General los estados Financieros correspondientes a cada ejercicio, junto con un informe de gestión que deberá contener una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación económica, jurídica y administrativa de la sociedad.” e) Tomar las medidas que reclamen la conservación y seguridad de los bienes de la sociedad, vigilar la actividad de los empleados de TRACKER DE COLOMBIA S.A.S. f) Convocar a la Asamblea General de Accionistas a reuniones extraordinarias, cuando lo ordene la ley, los estatutos, o lo solicite un número plural de accionistas que representen no menos la quinta parte de las acciones suscritas. g) Convocar a la Asamblea General cuando lo considere necesario y mantenerla Informada del curso de los negocios sociales. h) Presentar a la Asamblea General el balance mensual de prueba y suministrarle toda la información que ésta solicite en relación con la sociedad. i) Celebrar todos los actos o contratos comprendidos en el objeto social. j) Nombrar y remover los Gerentes, Directores de las Sucursales, Agencias y todos aquellos funcionarios y empleados cuyo nombramiento y remoción legalmente no correspondan a la Asamblea General. k) Cumplir y hacer cumplir oportunamente todos los requisitos y exigencias legales que se relacionen con el funcionamiento y las actividades e la sociedad, limitadas sus atribuciones solamente en cuanto a funciones reservadas a la Asamblea de Accionistas.

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l) En general, corresponde a la Alta Gerencia desarrollar y ejecutar todos los procesos y acciones necesarios para implementar las metodologías y políticas aprobadas por la Junta Directiva, así como controlar su cumplimiento. m) Impartir las órdenes y toma las medidas que exija la buena marcha de la sociedad. COM ITE EJECUTIVO Está integrado por el Presidente de la Compañía, los Vicepresidentes de Línea, la Gerencia Comercial, la Gerencia de Servicios y Gestión de Clientes y la Gerencia de Gestión Humana y Calidad, además de los ejecutivos que sean invitados. Se reúne semanalmente y entre otras, tiene las siguientes responsabilidades: • • •

Asesora al Presidente de la Compañía en la ejecución y desarrollo de los planes Estratégico y de Negocios. Hace el seguimiento a las diferentes áreas de la Compañía sobre los asuntos previamente definidos como importantes o prioritarios. Revisa el estado de áreas especiales como Tesorería, Crédito, Proyectos y recibe los informes que presenten los ejecutivos invitados.

REVISORIA FISCAL La Compañía tiene un Revisor Fiscal elegido por la Asamblea General de Accionistas. Desempeña las funciones previstas en el Código de Comercio y los estatutos de la sociedad, sin perjuicio de lo prescrito por la misma Asamblea en cuanto resulte compatible con sus obligaciones legales. ADM INISTRACION Y CONTROL INTERNO Para la administración de Tracker de Colombia S.A.S se considera al Presidente, Gerentes, Directores, Supervisores quienes ejercerán sus funciones estratégicas, administrativas y operativas dentro de los más altos cánones de tipo ético, gestionando de manera adecuada la aplicación del presente código así como del reglamento interno de trabajo en todas las instancias y con los funcionarios a su cargo. COM ITES Con el fin de lograr los objetivos de la organización y los objetivos de las diversas áreas se establece que cada una de las áreas de la compañía efectúa un comité con periodicidad mensual, en el que se revisan los objetivos y planes tácticos del área generándose compromisos de acción requeridos para que los procesos de la compañía se ejecuten de manera eficiente, los mismos quedan consignados en actas para su posterior seguimiento de parte del responsable. El funcionamiento óptimo de estos comités es apoyado por la Gerencia de Talento Humano y Calidad.

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CONTROL INTERNO El sistema de control interno es responsabilidad del equipo directivo y busca asegurar el alcance de objetivos de la compañía en la efectividad y eficiencia de los procesos y en el cumplimiento de las normas y procedimientos acordados en cada una de las áreas de la compañía mediante un sistema de control interno, operacional, contable y financiero, este último encargado de manejar la información financiera de la Sociedad de acuerdo con las normas legales establecidas. Al respecto, tiene como función elaborar los estados financieros, preparar y presentar informes a los organismos de control y diseñar e implementar planes de mejoramiento continuo que respondan por la calidad y oportunidad de la información financiera.

GESTION ORGANIZACIONAL La gestión estratégica de la organización se fundamenta en una adecuada administración de los procesos bajo la norma de Calidad ISO 9001 versión 2008, en un talento humano competente y un soporte tecnológico para el procesamiento y análisis de la información. LOS PROCESOS Dentro de las políticas establecidas en Tracker de Colombia, los procesos tienen un responsable bajo una estructura de áreas y departamentos y en otra forma si el proceso lo requiere puede ser funcional, es decir, mediante acuerdos de servicio entre áreas, en donde primará la comunicación y el trabajo en equipo de los Directores involucrados, para la resolución de conflictos y el desarrollo del equipo para el logro de los objetivos frente al cliente y la compañía. DEL PERSONAL Tracker de Colombia tiene como objetivo atraer y retener personas con excelente actitud de servicio, comprometidas con nuestros valores y con responsabilidad hacia el cargo. Enmarcados por nuestra política de calidad, la selección y desarrollo del personal se basa en procesos y procedimientos de desarrollo e implantación de competencias (organizacionales y especificas), para ello, parte de identificar las características del cargo y sus principales responsabilidades con el fin se asegurar el logro de los objetivos corporativos. Todo funcionario que ingresa a Tracker de Colombia participa en un proceso de inducción cuyo objetivo es fomentar el conocimiento de nuestro negocio, del cargo y de los procesos. DE LA INFORM ACION Teniendo en cuenta la importancia que tiene el manejo de la información en la compañía, su ambiente de comunicaciones, los datos y los recursos de la organización son de manejo confidencial y solo pueden ser usados para fines propios del negocio de la empresa. En consecuencia en la ejecución de la relación laboral se adiciona al contrato de trabajo preexistente una cláusula de confidencialidad, por lo tanto, ninguna persona podrá copiar archivos en ningún medio de almacenamiento para ser transmitidos o divulgados a otras compañías o personal diferente al que lo necesite por motivos de trabajo. Los colaboradores deben usar exclusivamente los recursos tecnológicos asignados y deberán intentar utilizar otros diferentes a los oficialmente asignados para cumplir sus funciones. Las contraseñas o claves de acceso de equipos centrales deben ser confidenciales y no serán divulgadas a terceros. Los sistemas de cómputo personales deberán estar protegidos con contraseñas que impidan a las personas no autorizadas el acceso a la información.

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MECANISMOS PARA VERIFICAR RESULTADOS A partir de la definición de las metas, habilidades, competencias y aptitudes de los empleados definidos por cada jefe inmediato y acordes con los planteamientos del direccionamiento estratégico, se establecen los mecanismos de seguimiento para observar los resultados de las acciones. De acuerdo con los mismos, se ajustan en forma periódica las metas de trabajo, se realizan planes de desarrollo individual y se gestiona en forma permanente el conocimiento organizacional. El presupuesto es un mecanismo de seguimiento consolidado, en donde se aprecian los logros colectivos resultado del esfuerzo de cada una de las áreas de la organización y del trabajo conjunto entre equipo directivo y los colaboradores. Tracker trabaja a favor de contar en forma permanente con indicadores de gestión que muestren la adecuada aplicación de las políticas de la organización y las contenidas en el código de buen gobierno, establecerá los procesos y serán responsables de su seguimiento los directivos. RESOLUCION DE CONTROVERSIAS INTERNAS Los directivos y empleados de Tracker de Colombia deberán actuar con respeto hacia sus compañeros de trabajo y hacia las personas con quienes deban relacionarse. Cualquier situación que presente controversia deberá ser dirimida en primera instancia mediante el diálogo directo de las partes interesadas y en caso de no obtener resolución de las misma, se apelara al jefe inmediato, bien sea Director o Gerente, para que medie en el proceso. De no obtenerse resolución se trasladara la decisión al comité integrado por el Gerente Jurídico, el Gerente de Gestión Humana y la Presidencia para su definición. En caso de existir alguna inconformidad de tipo laboral esta se presentará a la Gerencia de gestión Humana para la realización de una diligencia de descargos en la cual se manifestara al empleado la inconformidad y este tendrá la oportunidad de rendir sus explicaciones, las cuales quedaran consignadas en documento escrito. Terminado este procedimiento se informara al empleado la decisión adoptada por el empleador. En cualquiera de las anteriores instancias, para la resolución de controversias se consideraran los principios de libertad de expresión, respeto y derechos fundamentales y se procederá de acuerdo al reglamento interno de trabajo y el presente código. El propósito de este código, es suministrar una guía en el manejo de las relaciones y generar pautas de conducta, que reflejen las responsabilidades que deben cumplirse al interior de la organización o en sus relaciones con partes interesadas, para desarrollar relaciones de mutua confianza. No pretende dictar reglas detalladas sobre todos los temas, pero de existir dudas o vacios en su aplicación o interpretación, ellos serán resueltos por la Presidencia.

CONDUCTA DE LOS FUNCIONARIOS Las decisiones y acciones de la Presidencia, Gerencias, Direcciones de área, Jefes, Supervisores y demás funcionarios de Tracker de Colombia, deben estar encaminadas a la satisfacción de nuestros clientes y deben ser ajenas a consideraciones de índole personal. Las relaciones de parentesco, amistad o expectativas frente a proveedores actuales o potenciales, contratistas, afiliados, competidores o reguladores no deben afectar la independencia de estos y su mejor juicio en defensa de los intereses de la compañía. Para los directivos y empleados de Tracker de Colombia el comportamiento ético es parte integral del ejercicio de su función. Las normas y principios que deben servir de guía a nuestra conducta son:

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Promover y difundir entre los clientes internos el conocimiento de las leyes, reglamentos y disposiciones que sean aplicables a la labor diaria, así como las normas del presente código de ética.

•

Proteger los intereses de los afiliados.

•

Abstenerse de facilitar, ceder, dar en préstamo o entregar, a título gratuito o a precios subsidiados, bienes o servicios de la entidad a cualquier persona natural o jurídica.

•

No intervenir en asuntos en los cuales el interés personal se encuentre en conflicto con los intereses de Tracker de Colombia.

•

No deben existir relaciones comerciales entre Tracker de Colombia y sus directivos o miembros de Gobierno, empleados y entes de fiscalización y control.

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Guardar confidencialidad con respecto a las negociaciones que celebre la entidad o sobre oportunidades de negocio que esta pretenda implementar.

•

Abstenerse de brindar asesoría a la competencia sin la autorización correspondiente.

•

Aplicar el principio de economía en los procedimientos de compras de bienes o servicios, escogiendo proveedores de manera clara, protegiendo los intereses de Tracker de Colombia y velando por el cumplimiento de las condiciones idóneas de precio, calidad y tiempo de entrega.

•

Abstenerse de enviar, autorizar, firmar ó avalar, contratos, propuestas de valor, acuerdos de servicio, cotizaciones o cualquier actividad contractual, sin autorización previa de la Gerencia Jurídica de la compañía y el cumplimiento de los requisitos de selección objetiva, equilibrio contractual, eficiencia, eficacia, transparencia, responsabilidad y buena fe.

•

No se recibirán regalos, ni propinas de las personas naturales o jurídicas con las cuales se tengan relaciones comerciales o de afiliación.

•

Comunicarán oportunamente a sus superiores inmediatos todo hecho o irregularidad por parte de otro funcionario, o tercero, que afecte o pueda lesionar los intereses de la Sociedad.

•

Se respetarán los compañeros de trabajo e igualmente a sus familias.

• •

No se promoverán grupos religiosos o de participación política dentro de la Sociedad. Los empleados velarán por los bienes de la compañía, de los clientes y de la comunidad como si fueran propios,

•

Respetar las autoridades y las normas, como miembros de familia y como ciudadanos.

CONDUCTA EMPRESARIAL En las relaciones con otras compañías de negocios afines o sustitutos nos comprometemos a: • •

• •

No realizar actividades o adoptar conductas calificadas por la Superintendencia de sociedades como practicas inseguras o no autorizadas. Propender porque las relaciones con las empresas del sector, se desenvuelvan en un ambiente armónico y de cooperación, evitando el abuso de la posición dominante y las prácticas comerciales restrictivas y en general, cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias en cuanto a la competencia desleal. No realizar negocios con personas naturales o jurídicas de las cuales se tenga conocimiento de que observan un comportamiento ético, social y empresarial contrario a las leyes, a la ética y las buenas costumbres. Todos los funcionarios mantendrán condiciones claras en sus operaciones, de tal forma que sea posible que los clientes conozcan en su integridad los productos y servicios, así como las obligaciones reciprocas que se generen en toda actividad comercial.

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Los asesores externos contratados por la Sociedad se deberán tratar como externos, y se mantendrán al margen de los proyectos internos, a menos que la consultoría esté relacionada con algún proyecto. Los visitantes deberán esperar en las áreas dispuestas especialmente para ello, no se les permitirá el acceso a oficinas, archivos, áreas de trabajo, áreas de copiado o instalaciones de cómputo de la Sociedad, a menos que dicha visita esté supervisada. Las solicitudes, reclamaciones y requerimientos, deberán ser atendidos de manera oportuna y precisa, conforme a la ley y los contratos respectivos, los mismos serán atendidos por el área de gestión de clientes. Las relaciones con la superintendencia de sociedades y el cumplimiento de los requisitos legales para el desarrollo de nuestro objeto social se manejaran dentro del marco de ley y serán responsabilidad de la Dirección Jurídica de la compañía.

M EDIOS DE COM UNICACION Con excepción de la Presidencia y de los ejecutivos de los primeros niveles, los empleados de la Sociedad tienen estrictamente prohibido hacer cualquier tipo de comentario, o revelar información a la prensa, radio, televisión o cualquier otro medio masivo de comunicación, a menos que cuenten con la expresa autorización para entablar cualquier tipo de relación con los medios. RELACION CON LAS PARTES INTERESADAS GRUPO DE INTERES

COM PROM ISO ADQUIRIDO

LOS ACCIONISTAS:

Agregar valor a la empresa

LOS COLABORADORES:

Valorar y retribuir sus capacidades e ideas y contribuir a su crecimiento.

LOS PROVEEDORES:

Adelantar los procesos de compras y contratación con transparencia y responsabilidad. Brindar todo el apoyo requerido para asegurar la entrega efectiva de los productos y servicios convenidos.

LOS CLIENTES:

Proveer los productos y servicios con criterios de calidad, costo competitivo y oportunidad.

LOS COM PETIDORES:

Actuar lealmente con la competencia.

LOS SOCIOS DE NEGOCIOS:

Sostener relaciones de largo plazo que generen beneficio mutuo.

LOS ENTES DE CONTROL:

Obrar con responsabilidad en la gestión de los recursos.

LA COM UNIDAD:

Contribuir al desarrollo sostenible y a su bienestar.

EL ESTADO COLOM BIANO: INFORM ACION Y COM UNICACIÓN

Contribuir al desarrollo económico del País.

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Para la atención a nuestros clientes la compañía dispone de esquemas de atención personalizada ubicados en las 7 ciudades donde opera. De igual forma, cuenta con un servicio de atención telefónica, monitoreo GPS y reporte de Hurto de vehículos 24 horas en la línea de atención nacional 018000 935225 ó el fax 3440901, en Bogotá en el conmutador 2088900 ext. 2933. También cuenta con la posibilidad de recibir correos electrónicos en la dirección [email protected] o mediante el ingreso al portal www.detektor.com.co. La organización cuenta con el área de Gestión de Clientes. SISTEM A DE GESTIÓN DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y AM BIENTE La organización dispone de un sistema de gestión de Seguridad y Salud Ocupacional y Ambiente que permite controlar los Peligros - riesgos/ Aspectos- Impactos ambientales del SG HSE y busca mejorar el desempeño durante el desarrollo de las actividades propias de su objeto social. Este sistema toma en consideración las operaciones rutinarias y no rutinarias, las actividades de todo el personal, clientes, proveedores y contratistas que acceden al sitio de trabajo y las instalaciones anexas al sitio de trabajo. TRACKER DE COLOMBIA S.A.S. es una de las empresas que hace parte activa del CONSEJO COLOMBIANO DE SEGURIDAD (CCS), buscando con esto un trabajo conjunto que contribuya a hacer del país un lugar más seguro y productivo para los trabajadores y el sector empresarial. En consecuencia es evaluada mediante el Registro Uniforme de Evaluación del Sistema de Gestión en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente – SSOA para Contratistas - RUC®. Esta herramienta de evaluación del desempeño en SSOA es aplicada en empresas contratistas del sector hidrocarburos y de otros sectores contratantes, con el objetivo principal de impulsar el desempeño y la mejora continua en la gestión del riesgo y el cumplimiento de los aspectos legales y de otra índole. RESPONSABILIDAD CON EL M EDIO AM BIENTE Tracker de Colombia contribuye con la conservación de los recursos naturales renovables y no renovables, mediante la realización de campañas de reciclaje de materiales. Para este fin, divulga a toda la organización la necesidad de disponer en lugar diferente el papel ya utilizado y que sea apto para su reutilización, por lo cual se usa y se separa el que sea apto para un proceso de reciclaje. Adicionalmente incentiva el ahorro de luz y agua, así como el manejo adecuado de basuras. Con estas campañas se genera disminución en la cantidad de residuos que generen impacto ambiental negativo al no descomponerse fácilmente, ayuda a la conservación de árboles y por lo tanto a la conservación de recursos hídricos asociados. RESPONSABILIDAD SOCIAL EM PRESARIAL Tracker de Colombia apoya entidades sin ánimo de lucro que trabajan con niños y ancianos, obsequiando planes canitas de Pro-vida a los empleados que sufren el fallecimiento del alguna persona de su núcleo familiar; adicionalmente suministra un conductor de su nómina de empleados tiempo completo a las Hnas. Misioneras de la Madre Teresa de Calcuta y para el mes de diciembre hace llegar obsequios a los niños y ancianos bajo el cuidado de esta entidad. Tracker de Colombia ha establecido al interior de la organización programas tales como: Salud Ocupacional y Seguridad Industrial, Bienestar y Capacitación, entre otros y desarrolla eventos deportivos, de salud e integración con el fin de contribuir a un ambiente de trabajo sano y saludable para sus directivos y colaboradores. DIFUSION DEL CODIGO DE CONDUCTA Y BUEN GOBIERNO El Presidente de Tracker de Colombia dará a conocer al mercado, los socios, y las partes interesadas la existencia y contenido del presente código. Para tal efecto se publicará mediante comunicado a la entidad y en la página de internet y se notificara por ese mismo medio cualquier cambio que se realice en el mismo.

GUIA INFORMATIVA SOBRE CODIGO DE CONDUCTA Y DE BUEN GOBIERNO TRACKER DE COLOMBIA S.A.S

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Aviso Legal: Este documento contiene información de interés sólo para TRACKER DE COLOMBIA S.A.S. o sus negocios y/o intereses. Sólo está permitida su copia, uso o distribución a personas autorizadas. Usar esta información y sus anexos para propósitos ajenos a los autorizados por TRACKER DE COLOMBIA S.A.S., divulgarla a personas a las cuales no se encuentre destinado este documento o reproducirlo total o parcialmente, se encuentra prohibido en virtud del carácter de confidencialidad que cobija la información que reposa en este documento o cual quiera de sus anexos y que está amparada por la legislación Colombiana vigente. La violación de la confidencialidad, facultará a la compañía para ejercer cualquier acción o derecho, en procura del resarcimiento de los daños o perjuicios ocasionados por la revelación o uso inadecuado de la información total contenida en el presente documento o en alguno de sus anexos.