Guía para el aumento del número de socios
Sumario Introducción .................................................................................1 1
Panorama del cuadro social ..................................................3 Tipos de afiliación ........................................................................................................ 3 Evaluación del club ...................................................................................................... 3 Planificación e implementación .................................................................................. 4 Seminario Distrital para el Aumento del Número de Socios ..................................... 4 Administración eficaz .................................................................................................. 4 Anexo 1: Encuesta sobre la satisfacción de los socios ........................................... 6 Anexo 2: Inventario del club ................................................................................... 9 Anexo 3: Encuesta para los socios que se retiran del club .................................. 14 Anexo 4: Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces ......................... 17
2
Retención .............................................................................23 Información para los posibles socios y orientación previa a la instalación de los socios. ..................................................................................... 23 Instalación ...................................................................................................................24 Orientación de nuevos socios .................................................................................... 24 Formación permanente para los socios .................................................................... 26 Anexo 5: Guía para la retención de socios ........................................................... 27 Anexo 6: Modelo de hoja de información financiera para los posibles socios .......................................................................................... 31 Anexo 7: Modelo de ceremonia de instalación de socios .............................................................................................. 32 Anexo 8: STAR ........................................................................................................34 Anexo 9: Bienvenido a Rotary — Hoja de trabajo para los mentores ................ 36
3
Captación de socios .............................................................39 Requisitos para proponer y elegir nuevos socios ..................................................... 39 El principio de clasificaciones .................................................................................... 39 Propuesta de socios nuevos ....................................................................................... 39 Medios para la captación de socios ........................................................................... 40 Anexo 10: Estudio de 25 minutos sobre el cuadro social .................................... 41 Anexo 11: ¿Por qué afiliarse al club rotario local? .............................................. 44 Anexo 12: Ideas para la captación de socios ........................................................ 46
4
Relaciones Públicas .............................................................47 La promoción del club ................................................................................................47 Colaboración con los medios de difusión ................................................................. 47 Medios de difusión locales ........................................................................................ 48 Anexo 13: Las relaciones públicas y el aumento de socios .................................. 49 Anexo 14: Cómo utilizar los anuncios de servicio público .................................. 51
5
Comunicaciones...................................................................53 Comunicaciones en el ámbito distrital ..................................................................... 53 Comunicaciones en el ámbito del club ..................................................................... 53
6
Recursos ...............................................................................55 Los coordinadores de RI para el aumento del número de socios y los coordinadores de zona de RI para el aumento del número de socios ................................................................................................. 55 El Comité Distrital de Aumento del Número de Socios ........................................... 55 El Comité Distrital de Relaciones Públicas ................................................................ 55 El personal de la Secretaría de RI .............................................................................. 56 Anexo 15: Materiales que se recomienda ............................................................ 57
Introducción A fin de implementar un plan general sobre el cuadro social del club, se deben poner en práctica estrategias debidamente fundadas en las siguientes áreas: ●
Retención
●
Captación de socios
●
Organización de nuevos clubes
Los formularios que se utilizan para el aumento del número de socios son uno de los elementos con los que debe contar todo club eficaz. Es esencial que el club implemente una estrategia para el crecimiento del cuadro social debidamente estructurada, para que el club funcione con eficacia y cumpla el Objetivo de Rotary. El Objetivo de Rotary es estimular y fomentar el ideal de servicio como base de toda empresa digna y, en particular, estimular y fomentar: Primero
El conocimiento mutuo y la amistad como ocasión de servir.
Segundo
La observancia de elevadas normas de ética en las actividades profesionales y empresariales; el reconocimiento del valor de toda ocupación útil y la dignificación de la propia en beneficio de la sociedad.
Tercero
La puesta en práctica del ideal de servicio por todos los rotarios en su vida privada, profesional y pública.
Cuarto
La comprensión, la buena voluntad y la paz entre las naciones, a través del compañerismo de las personas que en ellas ejercen actividades profesionales y empresariales, unidas en torno al ideal de servicio.
El ideal de servicio de Rotary se basa en las cuatro avenidas de servicio: Servicio en el Club, Servicio a través de la Ocupación, Servicio en la Comunidad y Servicio Internacional, las cuales constituyen la piedra angular de la filosofía de RI. Los clubes rotarios prestan servicio en cada una de estas avenidas en apoyo del Objetivo de Rotary. Mientras que las cuatro avenidas de servicio constituyen la base de las actividades del club, la administración eficaz del club es un elemento fundamental para garantizar su éxito. Los dirigentes de club que comprendan plenamente sus responsabilidades y las cumplan eficaz y oportunamente liderarán a sus clubes hacia logros mayores durante el año. En conjunto, las cuatro avenidas de servicio y la administración eficiente de los clubes constituyen la base para contar con clubes rotarios eficaces, los cuales se caracterizan por su capacidad de: ●
Mantener o aumentar el número de socios.
●
Implementar con buenos resultados proyectos que satisfagan las carencias existentes en su propia comunidad así como en comunidades de otros países.
●
Apoyar a La Fundación Rotaria mediante la participación en los programas y las contribuciones económicas.
●
Capacitar a los dirigentes para que presten servicio a Rotary más allá del nivel del club.
Guía para el aumento del número de socios 1
Los clubes rotarios eficaces son aquellos capaces de
Mantener y aumentar el número de socios
Implementar proyectos de servicio con buenos resultados
Apoyar a La Fundación Rotaria
Capacitar a los dirigentes para servir más allá del nivel del club
Administrar los clubes con eficacia
Las Cuatro Avenidas de Servicio Sin poner de relieve constantemente el aumento del número de socios, los clubes rotarios y Rotary International no podrán atender la creciente demanda de servicio ni seguir respondiendo a las necesidades e intereses de los socios de los clubes rotarios. La afiliación al club deberá ofrecer a los rotarios el valor adecuado para retribuirles su aportación de tiempo, dinero, energías (a través de los programas y actividades) e ideas. El propósito de esta guía es facilitar a los dirigentes de los clubes y los asistentes del gobernador, la tarea de planificar e implementar las estrategias más apropiadas y eficaces para el aumento del número de socios.
2 Rotary International
1 Panorama del cuadro social Tipos de afiliación Rotary International reconoce dos clases de socios: activo y honorario. Socio activo. Socio activo del club es toda persona elegida para afiliarse al club en el marco de una clasificación profesional y empresarial, con todas las obligaciones, responsabilidades y privilegios propios de la afiliación al club, de acuerdo con las disposiciones de los Estatutos y el Reglamento de Rotary International. Socio honorario. *Se considera socio honorario a toda persona elegida para afiliarse a un club rotario debido a su contribución al avance de los ideales de Rotary, sin asumir las obligaciones, responsabilidades y privilegios de los socios activos. El socio honorario estará exento del pago de cuotas de ingreso y ordinarias, no tendrá derecho a voto y no podrá ser elegido para desempeñar ningún cargo en el club. La directiva del club determinará la duración de la calidad de socio honorario. A partir del 1 de julio de 2001, los socios anteriormente denominados socios activos adicionales, veteranos activos o de servicio anterior se convirtieron en socios activos. Por medio de la misma disposición se enmendaron las disposiciones de los documentos estatutarios de RI respecto al número de rotarios que pueden ocupar la misma clasificación dentro de un club rotario. Para más información, consulte el Manual de Procedimiento o el sitio web de RI: www.rotary.org.
Evaluación del club A fin de que el club funcione con eficacia y éxito es fundamental efectuar evaluaciones en forma periódica. Se exhorta a los clubes a implementar medios para la realización de evaluaciones que respondan a sus necesidades específicas, a efectos de brindar un mejor servicio a los socios y a las comunidades a las que sirven. El club podrá optar por asignar comités para evaluar la pertinencia de los proyectos actuales del club, su eficiencia administrativa o el alcance de la participación en las actividades del distrito. Por ejemplo, varios clubes numerosos de Estados Unidos han convocado sesiones de grupos de evaluación, en las cuales tanto rotarios como personas no afiliadas a Rotary respondieron una serie de preguntas sobre las expectativas respecto a la afiliación a Rotary, además de la participación de los socios en otras organizaciones. Las sesiones estuvieron a cargo de investigadores profesionales y los resultados se distribuyeron entre los clubes rotarios y fueron utilizados por cada uno de los clubes. Este proyecto proporcionó a los clubes valiosa información e inspiración. A fin de conocer las oportunidades para que el servicio que brindan los clubes sea más útil a los socios y a las comunidades, se dispone de diversos medios. Todos los cambios al respecto deberán tener como objetivo la satisfacción de los socios. Los medios que figuran al final de este capítulo pueden ayudar a los dirigentes de los clubes a determinar cuáles de los programas y proyectos del club requieren atención especial, además de brindarles nuevas ideas (estas herramientas pueden también descargarse del sitio web de RI). * La afiliación en calidad de socio honorario está destinada a los dignatarios y no se considera apropiada para quienes hubieran estado afiliados en calidad de socios veteranos activos.
Guía para el aumento del número de socios 3
Planificación e implementación Una vez finalizada la evaluación y compilados los resultados, es importante garantizar que tras las conclusiones se tomen medidas. Trace un plan que comprenda una lista de estrategias y recursos en el cual se incluyan los integrantes del Comité Distrital de Aumento del Número de Socios, los asistentes del gobernador y los ex gobernadores de distrito, además de los dirigentes de los clubes. Organice un plan de acción que incluya metas, plazos para la conclusión y procedimientos de seguimiento. El Comité de Aumento del Número de Socios del club deberá tomar parte directa en el trazado de los planes para mejorar las iniciativas de retención y captación de socios. El capítulo 6 contiene más información sobre relaciones públicas, en lo que se refiere al aumento del número de socios. Un club exitoso funciona con continuidad año tras año. Al contar con conocimientos exhaustivos de los planes y eventos de los años anteriores, se facilita la planificación de la estrategia del año en curso. Si su club todavía no cuenta con un procedimiento establecido para la comunicación entre los funcionarios y los funcionarios electos, dicho plan deberá formar parte de la gestión administrativa del club. La Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces es un medio sumamente útil que los presidentes electos pueden utilizar para asegurar que el club funcione eficazmente durante el año en que usted ejerza el cargo. Este formulario es también un recurso útil para los integrantes del comité y otros colaboradores que tomen parte en el proceso de fijación de metas y planificación.
Seminario Distrital para el Aumento del Número de Socios El Seminario Distrital para el Aumento del Número de Socios es una buena oportunidad para impartir capacitación a los dirigentes de los clubes y distritos a fin de ayudar a los clubes a retener y captar socios y ampliar su base para el crecimiento del cuadro social. El gobernador de distrito es responsable de convocar el seminario, con apoyo del Comité Distrital de Aumento del Número de Socios, el instructor distrital y el equipo de liderazgo del seminario. La Directiva de RI recomienda que se celebre un seminario de un día de duración en agosto (Mes del Aumento del Número de Socios y Extensión) o septiembre. Es posible que algunos distritos opten por organizar el seminario en conjunto con otra reunión de Rotary destinada a la capacitación, como la Asamblea de Distrito. Todo club deberá enviar al menos un representante al seminario. Póngase en contacto con el gobernador de distrito a fin de determinar cuáles de los socios del club deberán asistir. Para más información consulte la Guía para dirigentes del Seminario Distrital de Aumento del Número de Socios, que aparecerá en julio de 2003.
Administración eficaz Mantener los registros del club de manera fidedigna es una actividad clave para la administración eficaz del club. El Portal de Rotary, en el sitio web de RI, se creó a fin de proporcionar a los secretarios y presidentes de club un medio fácil y conveniente para consultar y poner al día la información sobre el cuadro social del club. La consulta y el uso asiduos del Portal son sumamente útiles para proporcionarles información y estadísticas actualizadas a los clubes y los distritos. El Manual del secretario del club (229-SP) incluye el formulario para informar sobre cambios en el cuadro social, notificar a RI las bajas, datos de nuevos socios y cambios en el cuadro social. Dicho formulario puede también descargarse del sitio web de RI. Los cambios que experimente el cuadro social deberán también constar en el informe semestral del club, el cual, junto con el pago de las cuotas del club, puede remitirse a través del Portal de Rotary.
4 Rotary International
La buena administración del club es fundamental para mantener satisfechos a los socios. Si el club ofrece programas interesantes, sobre temas relevantes para numerosos socios, más rotarios se esforzarán para asistir a todas las reuniones semanales. Pida que le sugieran temas y oradores para las reuniones. De manera similar, evalúe sus proyectos de servicio en lo que se refiere a interés, eficacia y atención a las necesidades de la comunidad. Quizá sea el momento de reemplazar o realzar algunos de los proyectos tradicionales y poner en práctica otras modalidades que atraen más a los socios más nuevos y más jóvenes. El club podrá designar a algunos de los socios de afiliación más reciente a fin de evaluar las necesidades de la comunidad y proponer nuevas ideas para proyectos. Si desea más información sobre proyectos, consulte Comunidades en acción: Guía para el desarrollo de proyectos (605A-SP) y la Lista de Oportunidades de Servicio (605B-SP). Estas publicaciones también pueden descargarse del sitio web de RI.
Guía para el aumento del número de socios 5
Anexo 1: Encuesta sobre la satisfacción de los socios La presente encuesta es para uso interno del club. Todo socio del club debe completar el cuestionario a fin de ayudar con la evaluación del grado de satisfacción que sienten los socios respecto a las actividades y proyectos del club. Entregue el formulario cumplimentado al secretario del club. Se considerará confidencial la información que suministre. ¿Se siente a gusto en nuestro club rotario?
Sí
No
En caso negativo, ¿por qué no se siente a gusto? (Marque todas las respuestas que correspondan.) Me siento aislado en términos demográficos: (Indique la respuesta que corresponda.) Los demás socios son mayores
más jóvenes
del otro sexo
de diferente raza
Otra razón afín (explique) No he hecho el intento de conocer a otros socios. Los otros socios del club no han hecho el intento de acercarse a mí. ¿Se siente cómodo conversando con los dirigentes del club acerca de sus intereses?
Sí
No
En caso negativo, ¿por qué no? (Marque todas las respuestas que correspondan.) Los dirigentes del club tienen muchas responsabilidades. No quiero molestar. Los dirigentes del club tienen su propia agenda y no les interesan las ideas de los demás. No he sido socio durante suficiente tiempo como para sentirme cómodo para presentar sugerencias a los líderes del club. No quiero que me consideren como rezongón. Otra ¿Cuál es su opinión sobre el nivel de participación de nuestro club en las siguientes actividades? (Marque con un círculo las respuestas apropiadas.) TIPO DE ACTIVIDAD
NIVEL DE PARTICIPACIÓN DEL CLUB
Aumento del número de socios
Excesivo
Adecuado
Insuficiente
No sé
Orientación y capacitación de los socios
Excesivo
Adecuado
Insuficiente
No sé
Proyectos de servicio locales
Excesivo
Adecuado
Insuficiente
No sé
Proyectos de servicio internacional
Excesivo
Adecuado
Insuficiente
No sé
Relaciones públicas del club
Excesivo
Adecuado
Insuficiente
No sé
Recaudación de fondos
Excesivo
Adecuado
Insuficiente
No sé
La Fundación Rotaria
Excesivo
Adecuado
Insuficiente
No sé
Compañerismo
Excesivo
Adecuado
Insuficiente
No sé
¿Ha participado en proyectos y actividades del club?
Sí
No
¿A qué se debe su participación? (Marque toda opción pertinente.) Me ofrecí como voluntario Me invitaron a participar
6 Rotary International
(417-A)
Indique su participación en los siguientes tipos de actividades: TIPO DE ACTIVIDAD
PARTICIPACIÓN
Aumento del número de socios
Participo actualmente
Me gustaría participar
Orientación y capacitación de los socios
Participo actualmente
Me gustaría participar
Proyectos de servicio locales
Participo actualmente
Me gustaría participar
Proyectos de servicio internacional
Participo actualmente
Me gustaría participar
Relaciones públicas del club
Participo actualmente
Me gustaría participar
Recaudación de fondos
Participo actualmente
Me gustaría participar
La Fundación Rotaria
Participo actualmente
Me gustaría participar
Compañerismo
Participo actualmente
Me gustaría participar
Otro Estoy MUY SATISFECHO / SATISFECHO / INSATISFECHO con mi nivel de participación en las actividades y proyectos del club. (Marque con un círculo la respuesta correspondiente.) Si no está satisfecho, ¿a qué se debe? (Marque todas las opciones pertinentes.) Conocimientos insuficientes
Falta de recursos
Conflicto de personalidades
Insuficiente apoyo de los otros socios
Costo
Insuficiente participación de la familia
Horario problemático
Otro
¿Qué opina acerca de los costos indicados a continuación relacionados con la afiliación al club? COSTO
OPINIÓN ACERCA DEL COSTO
Cuotas de afiliación al club
Excesivo
Razonable
Inadecuado
Costo de las reuniones semanales
Excesivo
Razonable
Inadecuado
Multas/cuotas especiales del club
Excesivo
Razonable
Inadecuado
Aportaciones voluntarias a proyectos de servicio
Excesivo
Razonable
Inadecuado
Aportaciones voluntarias a La Fundación Rotaria
Excesivo
Razonable
Inadecuado
¿Disfruta de nuestras reuniones semanales?
Sí
No
Encierre en un círculo las respuestas pertinentes: El tiempo dedicado a asuntos rotarios en nuestras reuniones es ADECUADO / EXCESIVO / INSUFICIENTE. Las reuniones del club DURAN EL TIEMPO APROPIADO / SON MUY LARGAS / SON DEMASIADO BREVES. Nuestro club debería tener MÁS / EL MISMO NÚMERO DE / MENOS ACTIVIDADES DE COMPAÑERISMO. El grado de información rotaria que contiene el boletín de nuestro club es ADECUADO / EXCESIVO / INSUFICIENTE. El boletín del club es (marque con un círculo todas las opciones que correspondan) INTERESANTE / ÚTIL / INFORMATIVO / ABURRIDO / DE APLICACIÓN LIMITADA / POCO INFORMATIVO. Nuestras reuniones están BIEN ORGANIZADAS / MAL ORGANIZADAS. Nuestra hora de reunión es CONVENIENTE / INCONVENIENTE. Si la hora le resulta inconveniente, sugiera una hora más apropiada
Guía para el aumento del número de socios 7
La sede en que se celebran nuestras reuniones es CONVENIENTE / INCONVENIENTE. Si el lugar es inconveniente, sugiera otra sede para las reuniones:
¿Cuáles de los siguientes aspectos de nuestro lugar de reunión le parecen poco satisfactorios? (Marque todas las opciones que correspondan.) Los servicios que brinda el local
Decoración/ambiente
Calidad de la comida
Variedad de comidas
Estacionamiento
Seguridad de la zona
Otro Sugerencias para cambios Los siguientes cambios mejorarían nuestras reuniones de club: Mejores oradores
Más énfasis en el compañerismo
Más variedad de temas para los programas
Más énfasis en información sobre profesiones u ocupaciones
Más participación de la familia
Mejor aprovechamiento del tiempo disponible
Más oportunidades de servicio
Más oportunidades para el liderazgo
¿Hay otros aspectos que quisiera que se modificaran?
¿Qué opinan su cónyuge y su familia acerca de su participación en Rotary? Orgulloso(s) de mi afiliación
Cree(n) que ocupa demasiado tiempo
Quiere(n) saber más y participar
Cree(n) que cuesta mucho
Interés en más interacción con otros cónyuges y familias rotarias Otro (explique) Gracias por completar esta encuesta y por su interés en contribuir al mejoramiento de nuestro club.
8 Rotary International
Anexo 2: Inventario del club
Inventario del Club Rotario de (Tomando como base el año rotario anterior) El inventario del club sigue las pautas establecidas para lograr la eficacia de los clubes. La Directiva ha determinado que la participación en las siguientes áreas es esencial para la eficacia del club. Los clubes eficaces son capaces de: Mantener y aumentar el número de sus socios. Utilice los siguientes parámetros para evaluar la eficacia del club en relación con el número de socios. 1. Número de socios al 30 de junio del año rotario anterior: 2. Número máximo de socios alcanzado desde la fundación del club: 3. Aumento neto de socios en el club: 4. Promedio de asistencia mensual: 5. Explique en detalle qué tipo de orientación se otorga a los nuevos socios:
6. ¿Cuenta el club con un programa de información sobre Rotary tanto para los nuevos socios como para los socios con antigüedad? Sí
No
Describa:
(417-B)
Guía para el aumento del número de socios 9
Los clubes eficaces son capaces de: Llevar a buen término la implementación de proyectos destinados a resolver los problemas de las comunidades propias y de las comunidades de otros países. Utilice los siguientes parámetros a fin de evaluar la eficacia del club en relación con los proyectos de servicio. 7. Número de estudiantes de Intercambio de Jóvenes: Recibidos Enviados 8. Número de Clubes Interact: 9. Número de Clubes Rotaract: 10. Número de Grupos de Rotary para Fomento de la Comunidad: 11. Número de proyectos de Servicio en la Comunidad Mundial (SCM): 12. Número de subvenciones de La Fundación Rotaria obtenidas para la realización de proyectos de SCM: 13. Número de participantes en RYLA patrocinados: 14. Número de Intercambios Rotarios de Amistad efectuados: 15. Número de Voluntarios de Rotary inscriptos: 16. Enumerar otros programas de Rotary en que el club haya participado:
Los clubes eficaces son capaces de: Apoyar a La Fundación Rotaria mediante la participación en programas y contribuciones. Utilice los siguientes parámetros a fin de evaluar la eficacia del club en relación con su participación en la obra de LFR. 17. Marque los programas humanitarios en los cuales participa el club: (antes del 1 de julio de 2003) Subvenciones 3-H Subsidios para Voluntarios de Rotary
10 Rotary International
Subvenciones Compartidas PolioPlus Colaboradores de PolioPlus Subsidios Discovery Subsidios para Nuevas Oportunidades (después del 1 de julio de 2003) Subvenciones Distritales Simplificadas Subvenciones Individuales Subvenciones Compartidas 18. Participación del club en los programas educativos: Número de candidatos a Becas de Buena Voluntad: propuestos seleccionados recibidos Número de candidatos a integrantes de equipos de Intercambio de Grupos de Estudio: propuestos seleccionados recibidos Número de Becas de Rotary para Profesores Universitarios otorgadas a través de la gestión del club: 19. Contribuciones: Generales Con destino fijo Total acumulado Porcentaje de socios que efectúan donaciones Meta del año en curso en dólares de EE.UU. ¿Será alcanzada?
Sí
No
Guía para el aumento del número de socios 11
Los clubes eficaces son capaces de: Impartir a los rotarios la formación que les permita ejercer cargos de liderazgo en Rotary más allá del ámbito del club. Utilice los siguientes parámetros a fin de evaluar la eficacia del club en relación con la capacitación de líderes: Sí
No
Sí
No
Si la respuesta es afirmativa, ¿se realiza una auditoría anualmente?
Sí
No
31. ¿Recibe regularmente la junta directiva informes financieros?
Sí
No
20. ¿Asistió su antecesor el año anterior al PETS? 21. Número de socios que asistieron a la Asamblea de Distrito: 22. Número de socios que asistieron al Seminario Distrital de La Fundación Rotaria: 23. Número de socios que asistieron a la Conferencia de Distrito: 24. Número de socios que asistieron a la Convención de RI: 25. Número de socios que asistieron al Seminario de Capacitación para el Liderazgo Distrital: 26. Número de socios que han demostrado interés o prestado servicio en calidad de: Asistente del gobernador Miembro de un comité distrital Gestión del club 27. ¿Con cuánta frecuencia se reúne la junta directiva? 28. ¿Con cuánta frecuencia se realizan asambleas de club? 29. ¿Cuándo fue la última vez que se actualizó la lista de clasificaciones ocupadas y vacantes? 30. ¿Cuenta el club con un presupuesto?
32. ¿Con qué frecuencia se publica el boletín del club? semanalmente
12 Rotary International
mensualmente
33. ¿Con qué frecuencia se observan en el club los meses especiales de Rotary tales como el Mes de la Comprensión Mundial, el Mes de La Fundación Rotaria y el Mes de la Revista? siempre
ocasionalmente
nunca
34. Nombre y fecha de la última actividad realizada por el club difundida por los medios periodísticos:
Evento reportado a través de (marque las casillas que corresponda): televisión
periódicos
radio
35. ¿Cuenta el club con un presupuesto para la promoción de sus actividades?
Sí
No
36. ¿Reciben periódicamente los socios del club instrucción sobre el Manual de Procedimiento y los documentos estatutarios del club?
Sí
No
Guía para el aumento del número de socios 13
Anexo 3: Encuesta para los socios que se retiran del club Lamentamos que haya decidido renunciar como socio de nuestro club. La presente encuesta nos ayudará a evaluar el grado de satisfacción que sintió respecto a su experiencia como socio del club. La información que nos suministre beneficiará a los socios actuales y futuros. Entregue el formulario cumplimentado al secretario del club. ¿Por qué se retira del club? (Marque todas las opciones pertinentes.) Mudanza a otra comunidad
No se cumplieron mis expectativas en cuanto a las actividades de compañerismo
Falta de tiempo
No me sentí parte integrante del cuadro social
Conflicto con otras prioridades
No se cumplieron mis expectativas en cuanto a las actividades de servicio
Razones económicas
No se cumplieron mis expectativas de entablar relaciones profesionales en mayor escala
Otra En caso de una mudanza, ¿le interesaría afiliarse a un club rotario en la localidad de su nuevo domicilio o trabajo? Sí No ¿Se sintió a gusto en nuestro club rotario?
Sí
No
En caso negativo, ¿por qué no se sintió a gusto? (Marque todas las respuestas que correspondan.) Me sentía aislado en términos demográficos: (Indique la respuesta que corresponda.) Los demás socios eran MAYORES / MÁS JÓVENES / DEL OTRO SEXO / DE DIFERENTE RAZA Otra razón afín (explique) No hice el intento de conocer a otros socios. Los otros socios del club no hicieron el intento de acercarse a mí. ¿Se sentía cómodo conversando con los dirigentes del club acerca de sus intereses?
Sí
No
En caso negativo, ¿por qué no? (Marque todas las respuestas que correspondan.) Los dirigentes del club tenían muchas responsabilidades. No quise molestar. Los dirigentes del club tenían su propia agenda y no les interesaban las ideas de los demás. No fui socio durante suficiente tiempo como para sentirme cómodo para presentar sugerencias a los líderes del club. No quería que me consideraran como rezongón. Otra: ¿Participó en proyectos y actividades del club? ¿A qué se debió su participación?
Sí
No
Me ofrecí como voluntario
Me invitaron a participar
Marque con un círculo la respuesta apropiada: Estuve MUY SATISFECHO / SATISFECHO / INSATISFECHO con mi nivel de participación en las actividades y proyectos del club. Si no estuvo satisfecho, ¿a qué se debe? (Marque todas las opciones pertinentes.) Conocimientos insuficientes
14 Rotary International
Falta de recursos
(417-C)
Conflicto de personalidades
Insuficiente apoyo de los otros socios
Costo
Insuficiente participación de la familia
Horario problemático
Otro
¿Cuál es su opinión sobre el nivel de participación de nuestro club en las siguientes actividades? (Marque con un círculo las respuestas apropiadas.) TIPO DE ACTIVIDAD
NIVEL DE PARTICIPACIÓN DEL CLUB
Aumento del número de socios
Excesivo
Adecuado
Insuficiente
No sé
Orientación y capacitación de los socios
Excesivo
Adecuado
Insuficiente
No sé
Proyectos de sevicio locales
Excesivo
Adecuado
Insuficiente
No sé
Proyectos de servicio internacional
Excesivo
Adecuado
Insuficiente
No sé
Relaciones públicas del club
Excesivo
Adecuado
Insuficiente
No sé
Recaudación de fondos
Excesivo
Adecuado
Insuficiente
No sé
La Fundación Rotaria
Excesivo
Adecuado
Insuficiente
No sé
Compañerismo
Excesivo
Adecuado
Insuficiente
No sé
¿Qué opina acerca de los costos indicados a continuación relacionados con la afiliación al club? COSTO
OPINIÓN ACERCA DEL COSTO
Cuotas de afiliación al club
Excesivo
Razonable
Inadecuado
Costo de las reuniones semanales
Excesivo
Razonable
Inadecuado
Multas/cuotas especiales del club
Excesivo
Razonable
Inadecuado
Aportaciones voluntarias a proyectos de servicio
Excesivo
Razonable
Inadecuado
Aportaciones voluntarias a La Fundación Rotaria
Excesivo
Razonable
Inadecuado
¿Disfrutó de nuestras reuniones semanales?
Sí
No
Encierre en un círculo las respuestas pertinentes: El tiempo dedicado a asuntos rotarios en nuestras reuniones fue ADECUADO / EXCESIVO / INSUFICIENTE. Las reuniones del club DURABAN EL TIEMPO APROPIADO / ERAN MUY LARGAS / ERAN DEMASIADO BREVES. Nuestro club debió haber desarrollado MÁS / EL MISMO NÚMERO DE / MENOS ACTIVIDADES DE COMPAÑERISMO. El grado de información rotaria que contenía el boletín de nuestro club fue ADECUADO / EXCESIVO / INSUFICIENTE. El boletín del club fue (marque con un círculo todas las opciones que correspondan) INTERESANTE / ÚTIL / INFORMATIVO / ABURRIDO / DE APLICACIÓN LIMITADA / POCO INFORMATIVO. Nuestras reuniones estuvieron BIEN ORGANIZADAS / MAL ORGANIZADAS. Nuestra hora de reunión era CONVENIENTE / INCONVENIENTE. Si la hora le resultaba inconveniente, sugiera una hora más apropiada: La sede en que se celebraban nuestras reuniones ERA CONVENIENTE / INCONVENIENTE. Si el lugar resultó inconveniente, sugiera otra sede para las reuniones:
Guía para el aumento del número de socios 15
¿Cuáles de los siguientes aspectos de nuestro lugar de reunión le parecen poco satisfactorios? (Marque todas las opciones que correspondan.) Los servicios que brinda el local
Decoración/ambiente
Calidad de la comida
Variedad de comidas
Estacionamiento
Seguridad de la zona
Otro Sugerencias para cambios Los siguientes cambios mejorarían las reuniones del club: Mejores oradores
Más énfasis en el compañerismo
Más variedad de temas para los programas
Más énfasis en información sobre profesiones u ocupaciones
Más participación de la familia
Mejor aprovechamiento del tiempo disponible
Más oportunidades de servicio
Más oportunidades para el liderazgo
¿Qué opinaban su cónyuge y su familia acerca de su participación en Rotary? Orgullosos de mi afiliación
Creía(n) que ocupaba demasiado tiempo
Quería(n) saber más y participar
Creía(n) que costaba mucho
Interés en más interacción con otros cónyuges y familias rotarias Otro ¿Qué podría haber hecho nuestro club para satisfacer sus necesidades?
¿Desearía que nos comunicáramos con el club rotario del lugar de su nuevo domicilio para notificarlo de que a Ud. le interesa ingresar en el club? Sí No Lugar del nuevo domicilio:
Ciudad/localidad
Estado/pcia./depto./país
Gracias por completar esta encuesta y por su interés en contribuir al mejoramiento de nuestro club.
16 Rotary International
Anexo 4: GUÍA PARA LApara PLANIFICACIÓN DE Guía la planificación de CLUBES ROTARIOS EFICACES clubes rotarios eficaces La Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces constituye una herramienta para ayudar a los clubes a establecer metas para el siguiente año. El formulario puede utilizarse para detectar las tendencias generales en el cuadro social y la administración del club. La Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces se basa en el concepto de club eficaz. Los clubes rotarios eficaces están capacitados para: ●
Mantener y aumentar el número de sus socios.
●
Llevar a buen término la implementación de proyectos destinados a resolver los problemas de sus propias comunidades y de las comunidades de otros países.
●
Apoyar a La Fundación Rotaria mediante la participación en programas y contribuciones económicas.
●
Impartir a los rotarios la formación que les permita ejercer cargos de liderazgo en Rotary más allá del ámbito del club.
Las estrategias que figuran en cada sección son formas comunes que los clubes pueden utilizar para conseguir sus metas. Se alienta a los clubes a recurrir a estrategias alternativas a fin de lograr dichas metas, cuando sea apropiado. Se exhorta a los presidentes electos a completar este formulario en colaboración con el club y remitir una copia al gobernador electo o al asistente del gobernador a más tardar el 1 de julio. Escriba a máquina o con letra de imprenta. CLUB ROTARIO DE Nombre del presidente:
Año de servicio rotario
Dirección postal: Teléfono
Fax
Correo electrónico
INFORMACIÓN DEMOGRÁFICA (al 30 de junio) Número de socios en la actualidad: Número de socios al 30 de junio del año pasado:
Número de socios hace 5 años:
Número de socios (hombres):
Número de socias (mujeres):
Edad promedio de los socios: Número de rotarios que han sido socios durante: Menos de 1 año:
1 a 3 años:
3 a 5 años:
5 a 10 años:
10 a 25 años:
Más de 25 años:
Número de socios que han propuesto socios nuevos en los últimos dos años: ¿Refleja el cuadro social del club la diversidad imperante en la comunidad?
(417-D)
Sí
No
Guía para el aumento del número de socios 17
Nuestro estudio de clasificaciones fue actualizado el permanecen vacantes.
y contiene (fecha)
(número)
clasificaciones, de las cuales
(número)
El club ha patrocinado la formación de un nuevo club en los últimos 24 meses.
Sí
No
Si la respuesta es afirmativa, ¿ha implementado el club un plan para brindar orientación a los socios del club patrocinado? Sí No AUMENTO DEL CUADRO SOCIAL (captación de socios nuevos, retención de socios actuales y organización de clubes nuevos) El club ha establecido la siguiente meta en relación con el cuadro social para el próximo año rotario: El club procurará contar con
(número)
socios al 30 de junio de
(año)
.
Se han identificado en nuestra comunidad las siguientes fuentes de posibles socios nuevos:
¿Qué planes tiene el club para alcanzar las metas con respecto al cuadro social? (marcar las que corresponda) Implementar un plan de retención con miras a mantener un alto nivel de entusiasmo a través de la participación en programas, proyectos, formación permanente y actividades de compañerismo interesantes. Nombrar un comité integrado por socios del club expertos en técnicas de captación eficaces. Trazar un plan de captación de socios cuyo enfoque principal sea la auténtica representación de los líderes profesionales y empresariales de la comunidad. Poner en práctica un plan de captación destinado a que el cuadro social refleje la diversidad de la comunidad. Implementar un plan de captación que explique claramente las expectativas de los socios y de los posibles futuros rotarios. Poner en funcionamiento un programa de orientación para socios nuevos a fin de apoyar con éxito su integración en el club. Publicar un folleto que proporcione información general sobre Rotary y datos específicos sobre el club, destinado a los posibles socios. Asignar a un rotario con experiencia como mentor de cada nuevo socio del club. Brindar reconocimiento a los rotarios que patrocinen a socios nuevos. Implementar un programa de concienciación sobre Rotary dirigido a los sectores empresariales y profesionales de la comunidad, el cual explique qué es Rotary y en qué consiste su labor. Alentar a los socios a afiliarse a una Agrupación de Rotary a fin de experimentar la internacionalidad y la amistad de RI. Participar en el Programa de Premios de RI para el Aumento del Número de Socios. Buscar oportunidades para la organización de un club nuevo. Otros (sírvase describir):
¿Qué factores influyen para considerar al club atractivo para los socios nuevos?
18 Rotary International
¿Cuáles aspectos negativos del club podrían constituir un obstáculo para atraer socios nuevos?
Medidas que se tomarán:
PROYECTOS DE SERVICIO El club ha establecido las siguientes metas de servicio para el próximo año rotario: Para la comunidad local:
Para las comunidades de otros países (servicio internacional):
¿Cuáles son los planes del club para alcanzar las metas de servicio establecidas? (marcar las que corresponda) Nombrar un comité integrado por socios del club capacitados para planificar e implementar con éxito proyectos de servicio. Examinar los actuales proyectos de servicio del club y los proyectos en marcha a fin de determinar si son importantes, necesarios o interesantes para los socios del club. Determinar los problemas sociales de la comunidad que el club desee abordar e incluir entre sus metas de servicio. Evaluar las actividades de recaudación de fondos del club para determinar si satisfacen las necesidades de financiamiento de los proyectos del club. Dar participación a cada socio del club en los proyectos de servicio del club. Llevar a cabo una evaluación de las necesidades de la comunidad local o de las comunidades de otros países u obtenerla de otras fuentes. Otorgar reconocimiento a los socios del club que participen y lideren los proyectos de servicio del club. Identificar un club colaborador con el cual implementar un proyecto de servicio internacional. Participar en: Interact
Intercambio Rotario de Amistad
Servicio en la Comunidad Mundial
Rotaract
Voluntarios de Rotary
Intercambio de Jóvenes
Grupos de Rotary para Fomento de la Comunidad
Seminarios de Rotary para Líderes Jóvenes
Utilizar los recursos de La Fundación Rotaria a fin de apoyar los proyectos en los que el club desee participar. Otros (sírvase describir):
Guía para el aumento del número de socios 19
Medidas que se tomarán:
LA FUNDACIÓN ROTARIA El club ha establecido las siguientes metas respecto a La Fundación Rotaria para el próximo año rotario: El club emprenderá medidas para lograr una meta de contribuciones anuales de
dólares.
El club participará en los programas de La Fundación Rotaria mediante:
¿Cuáles son los planes del club para lograr las metas con respecto a La Fundación Rotaria? (marcar las que corresponda) Nombrar un comité integrado por socios del club que comprendan los programas de La Fundación Rotaria y que estén consagrados a promover el apoyo económico a la Fundación. Ayudar a los socios del club a comprender la relación entre las aportaciones a la Fundación y los programas de la Fundación. Efectuar presentaciones en el club en las que se informe a los socios sobre las oportunidades de prestar servicio internacional a través de los programas de La Fundación Rotaria. Enviar a un representante al seminario distrital de La Fundación Rotaria. Utilizar los recursos de La Fundación Rotaria para apoyar los proyectos de servicio internacional del club. Brindar reconocimiento a los socios del club que efectúen contribuciones a La Fundación Rotaria y que participen en programas de la Fundación. Alentar a todo socio del club a efectuar una aportación al Fondo de Contribuciones Anuales para Programas. Participar en: Intercambio de Grupos de Estudio
PolioPlus/Colaboradores de PolioPlus
Subvenciones Compartidas
Becas de Buena Voluntad (recibir/enviar becarios)
Subvenciones Distritales Simplificadas
Patrocinio de un Becario de Rotary pro Paz Mundial
Subvenciones Individuales
Patrocinio de un titular de una Beca para Profesores Universitarios
Invitar a los participantes en los programas de la Fundación y a los ex becarios a tomar parte en los programas y actividades del club. Otros (sírvase describir):
Medidas que se tomarán:
20 Rotary International
FORMACIÓN DE FUTUROS LÍDERES DE ROTARY El club ha establecido la siguiente meta a efectos de formar futuros líderes de Rotary para el próximo año rotario: Al 30 de junio de
(año)
, el club seleccionará ____________, socios con potencial para convertirse en líderes de (número)
Rotary y notificará al distrito respectivo. ¿Qué planes se han efectuado para la formación de futuros líderes de Rotary? (marcar las que corresponda) Exhortar a los presidentes de comité a asistir a la Asamblea del Distrito. Instar a los ex presidentes a asistir al seminario para líderes distritales que se celebrará conjuntamente con la Conferencia de Distrito. Recurrir a los conocimientos y experiencia del asistente del gobernador que presta servicio al club. Efectuar los arreglos pertinentes para que los comités distritales realicen presentaciones ante los socios del club. Disponer que los dirigentes de los clubes colaboren con el gobernador de distrito y los asistentes del gobernador a efectos de maximizar la eficacia de la visita oficial del gobernador. Exhortar a los socios nuevos a asumir cargos de liderazgo a través de la participación en comités del club. Disponer que los socios del club visiten otros clubes con el objeto de intercambiar ideas y compartir los conocimientos obtenidos con los demás socios del club. Otros (sírvase describir):
Medidas que se tomarán:
ADMINISTRACIÓN GENERAL ¿Qué planes se han efectuado para llevar a cabo las tareas administrativas requeridas para el funcionamiento eficaz del club? (marcar las que corresponda) Se han programado reuniones periódicas de la directiva. Se han programado ________ asambleas de club. (número)
Las elecciones del club se efectuarán el ________________. (fecha)
El club enviará por lo menos ________ delegados a la conferencia del distrito. (número)
Se ha nombrado a un redactor del boletín del club a fin de difundir información útil para los socios del club. Se actualizará el sitio web del club ________ veces por año. (número)
Se ha nombrado un comité integrado por socios motivados del club para implementar importantes programas semanales de interés para los socios del club. Se ha nombrado un comité integrado por socios del club motivados a fin de planificar diversos eventos de compañerismo. Las cifras de asistencia mensuales se reportarán a los dirigentes distritales a más tardar el ________ día del mes (número) siguiente. Nuestro club recurrirá al Portal de Rotary para llevar los registros del club.
Guía para el aumento del número de socios 21
Los cambios respecto al cuadro social se reportarán a RI dentro de los _________ días de producidos. (número)
Los informes a RI, incluido el informe semestral, se cumplimentarán y remitirán dentro de las _________ semanas de haber sido recibidos. (número)
Otros (sírvase describir):
Medidas que se tomarán:
Los socios del club desearían obtener la colaboración del asistente del gobernador o gobernador en lo siguiente:
¿Qué asuntos le gustaría discurrir con el gobernador o con el asistente del gobernador durante su visita al club?
Presidente del club
Fecha
22 Rotary International
Año rotario
Asistente del gobernador
Fecha
2 Retención La retención de los buenos socios y la instalación de socios nuevos son igualmente importantes para el éxito y la salud de Rotary a largo plazo. La retención de los socios actuales, combinada con la ampliación de nuestro cuadro social mediante la captación de socios es más productiva y eficaz en función de costos que el reemplazo continuo de los socios que perdemos como consecuencia del desgaste. Debe añadirse, además, que las tareas de captación serán más eficaces si el club cuenta con un número considerable de rotarios con experiencia y debidamente informados. Dado que es más probable que los rotarios consagrados a la plena participación en las actividades del club mantengan su afiliación, se debe dar participación a los socios en las operaciones de funcionamiento del club tan pronto como sean instalados. Éste es un medio sumamente útil para la retención. Designe a los socios nuevos para ejercer cargos en los comités, déles participación en los proyectos y téngalos en cuenta para desempeñar cargos de liderazgo. No obstante, en el afán para que se afilien más socios, no se olvide de los que no han tenido oportunidad de servir. Es posible que les haga falta más aliento. Se debe prestar atención especial a los socios que han sido rotarios durante menos de tres años. Al planificar el programa de capacitación para los socios, considere la puesta en práctica de diversas modalidades o métodos de distribución y elija aquellos que resulten más prácticos y eficaces para la gestión del club. La distribución electrónica a través de Internet es un medio cada vez más viable para la formación de los socios nuevos. Considere la posibilidad de crear foros específicos dedicados a determinados temas o a ciertos sectores del público en el sitio web del club o del distrito. Entre los medios de difusión electrónica más eficaces se incluyen el correo electrónico, los volantes y el CD-ROM.
Información para los posibles socios y orientación previa a la instalación de los socios La debida capacitación para los socios deberá comenzar bastante tiempo antes de la ceremonia de instalación. La formación de los posibles socios en lo que se refiere a la afiliación al club rotario, les transmite expectativas realistas respecto a las ventajas y obligaciones que conlleva dicha afiliación. Numerosos clubes efectúan presentaciones especiales para los socios nuevos a efectos de informarlos sobre el andamiaje organizativo de Rotary, RI y las actividades distritales, además de las actividades del club. Estas presentaciones constituyen una valiosa fuente de orientación para los posibles socios, los socios nuevos y sus cónyuges, y pueden contar con la participación de dirigentes o ex dirigentes del club, quienes podrán explicar diversos aspectos de Rotary. Se dispone en el sitio web de Rotary de un modelo de presentación previa a la instalación de socios. En general, los programas informativos para nuevos socios deberán tratar los siguientes temas: ●
La historia y la organización de Rotary International
●
Las clases de socios y los requisitos correspondientes
●
La misión de Rotary
●
Los elementos que caracterizan a un club eficaz y de qué manera pueden los clubes cumplir los propósitos de cada elemento.
●
Los proyectos del club (pasado y presente)
●
El andamiaje organizativo de los clubes y distritos y los actuales funcionarios
Guía para el aumento del número de socios 23
●
Las obligaciones económicas que conlleva la afiliación
●
Los programas de RI, con información respecto a las modalidades de participación abiertas a los socios
●
La Fundación Rotaria de Rotary International. Sus programas humanitarios y educativos y cómo se sustentan
Se recomienda también distribuir entre los posibles socios un folleto del club, la revista THE ROTARIAN, Información básica sobre Rotary (595-SP), y el folleto Esto es Rotary (001-SP). Considere también la posibilidad de exhibir ante los socios nuevos la videocinta introductoria Esto es Rotary (449-SP), un amplio cuadro panorámico sobre Rotary de seis minutos de duración.
Instalación El día en que una persona ingresa a Rotary puede marcar el comienzo de una etapa de muchos años de plena participación y logros. Se trata de un acontecimiento merecedor de una conmemoración muy especial, a fin de recordarles a los socios nuevos que su participación en las actividades del club verdaderamente tiene importancia. Al planificar la ceremonia de instalación, invite al cónyuge o compañero del socio nuevo e invite también a su padrino rotario. Decore el local de la ceremonia de instalación de manera apropiada, con el banderín del club y otros símbolos de Rotary. Se podrá utilizar para la ceremonia un local que no sea el de las reuniones habituales del club. De tal manera, se facilitará la presencia de invitados especiales (familiares, por ejemplo) y la ocasión tendrá un carácter más formal. La organización de una ceremonia significativa podrá servir también para que los socios actuales reafirmen su consagración a Rotary y se enorgullezcan de pertenecer a la entidad.
Orientación de nuevos socios A fin de que los socios nuevos se integren fácilmente a la vida del club, es importante que mantengan vínculos con los demás socios y tomen parte en las actividades del club. Otra de las maneras de facilitar la etapa de integración de los socios nuevos, es buscar la manera adecuada de dar participación a sus cónyuges y otros familiares en las actividades de orientación para socios nuevos. A fin de brindarles una cálida bienvenida, fundamental para todos los socios nuevos, se exhorta a los clubes a organizar programas de orientación como STAR (Special Training for Action in Rotary, Capacitación Especial para la Acción en Rotary). En el anexo 8 se ofrece un resumen general de este eficaz programa de orientación. Numerosos clubes también han tenido éxito con sus programas de mentores, en los cuales cada socio nuevo trabaja junto con un rotario con experiencia. Esta metodología de atención individual puede ofrecer considerable apoyo a los socios nuevos, sin relegarlos a una categoría apartada de los demás. Tenga en cuenta que cumplir funciones de mentor de un socio nuevo no es lo mismo que ser su padrino. Todo rotario puede ser mentor de un socio nuevo, no sólo su padrino rotario. Otro medio eficaz para la orientación es una lista de verificación para los socios, en la cual se resumen las diversas oportunidades de adquirir conocimientos sobre Rotary e intervenir en las actividades del club. En el anexo 9 se incluye una lista de verificación. El mentor deberá entregarle la lista de verificación al socio nuevo apenas concluya la ceremonia de instalación y proporcionarle orientación para completar cada etapa. La orientación de socios nuevos también deberá brindar oportunidades para efectuar comentarios sobre una amplia gama de temas, incluidos el procedimiento y los resultados del programa de orientación. Para que sean eficaces, estos comentarios deben transmitirse al correspondiente presidente de club, asistente del gobernador y gobernador de distrito, según sea apropiado.
24 Rotary International
Considere la posibilidad de disponer que los socios nuevos se reúnan periódicamente con el asistente del gobernador, además de organizar los foros para socios nuevos en la Conferencia de Distrito, dirigidos por el representante del presidente. El programa de orientación formal del club puede llevarse a cabo en varias sesiones, a fin de realzar la información sobre la retención. Por ejemplo, un programa de orientación de tres sesiones puede estructurarse a base de sesiones en las que se traten los siguientes aspectos clave: (Nota: Si usted decide utilizar el programa STAR, estos temas se podrán exponer en las reuniones de cada uno de los comités. Véase el anexo 8.
Normas y procedimientos de Rotary 1. Propuesta de nuevos socios en Rotary 2. Estructura del club 3. Estructura del distrito 4. Reuniones del club ●
Reuniones ordinarias
●
Reuniones de los comités
●
Asambleas de club
●
Reuniones de la directiva
●
Actividades de compañerismo
5. Expectativas en materia de asistencia 6. Compensación de ausencias 7. Finanzas (participación, contribuciones)
Oportunidades de servicio (En el ámbito del club, de distrito e internacional) 1. Proyectos en curso del club y el distrito 2. Programas de RI 3. Programas de La Fundación Rotaria 4. Inventario de intereses. Los socios nuevos deberán consultar con sus mentores y escoger un comité específico del club en el cual desean participar directamente. Los socios nuevos deberán ser presentados a los rotarios que han participado en programas de interés mutuo.
Legado y tradiciones de Rotary International 1. Origen, crecimiento y logros de RI 2. Tradición de elevadas normas de ética 3. Historia y logros del club local 4. Participación de los cónyuges y la familia Los materiales de orientación deberán presentarse de manera atrayente y en un formato accesible. Las actividades interactivas, como tareas con hojas de trabajo o sesiones de preguntas y respuestas, suelen contribuir a mantener vivo el interés de los participantes. Algunos clubes innovadores han producido, incluso, programas en CD-ROM para la orientación de los socios nuevos.
Guía para el aumento del número de socios 25
Formación permanente para los socios De acuerdo con los estudios realizados, un programa eficaz de formación permanente puede contribuir al aumento del índice de retención de socios del club. Este tipo de programa deberá incluir los siguientes elementos: ●
Comunicación frecuente de noticias e información sobre Rotary
●
Un número fijo de programas del club por año, dedicados a la formación permanente
●
Asistencia a las reuniones multidistritales sobre la formación permanente
●
Un mínimo de dos asambleas informales del club al año
●
Participación personal de los rotarios en los proyectos y actividades implementados por el club y el distrito, especialmente en los casos que requieren intervención directa
●
Seminarios distritales sobre la formación permanente
●
Reuniones semanales estimulantes y organizadas con eficiencia
●
Intercambio de ideas e información sobre los programas, proyectos y actividades rotarias durante las reuniones de los comités y las reuniones informales
●
Asistencia a las reuniones de otros clubes
Los socios se sentirán más vinculados con el club y serán más conscientes de la misión de Rotary, si se mantienen informados sobre los cambios y acontecimientos relacionados con la entidad. Recurra a los sitios web del club y del distrito, a las reuniones semanales, al correo electrónico y los boletines de los clubes, a efectos de difundir la información emitida por el gobernador de distrito o la Secretaría de RI. Cerciórese de que todos estén informados sobre programas como el Intercambio de Jóvenes, las Becas de Buena Voluntad y el Servicio en la Comunidad Mundial. La participación en uno de estos programas puede dar inicio a toda una vida consagrada a Rotary. Exhorte a todos los socios a asistir a la Conferencia de Distrito y la Convención de RI, a fin de conocer más rotarios y aprender más sobre las actividades de Rotary en el mundo entero. Las publicaciones de RI son también excelentes medios para la formación permanente. A través de la lectura de publicaciones como la revista THE ROTARIAN, las revistas regionales y Rotary News Basket, los socios del club pueden actualizar sus datos sobre las actividades de Rotary en todo el mundo. Se deberá exhortar a los socios a visitar el sitio web de RI (www.rotary.org) a fin de mantenerse al corriente sobre la evolución de la organización y los recursos que ofrece. Se anima a todos los clubes a formar y mantener una biblioteca del club, provista de materiales actualizados sobre RI. Se sugiere que la biblioteca del club incluya los siguientes materiales a efectos de ponerlos a disposición de todos los rotarios: ●
Directorio Oficial (007-EN)
●
Catálogo (019-SP)
●
Manual de Procedimiento (035-SP)
●
Juego de hojas informativas (267-SP)
●
Manual del Comité Distrital de La Fundación Rotaria (300-SP)
●
Esto es Rotary (449-SP) videocinta o DVD
●
Rotary en una hora (512-SP), casete
●
Información básica sobre Rotary (595-SP)
●
Un vistazo a Rotary (867-SP), videocinta
●
My Road to Rotary (922-EN)
Puede acceder también a las hojas informativas, disponibles a través de la División de Relaciones Públicas de RI, en la Sede Mundial o en el sitio web de RI: www.rotary.org. 26 Rotary International
Anexo 5: Guía para la retención de socios Estrategias: Buscar Buscar socios entre los residentes de la comunidad cualificados. La retención de socios puede mejorar, dedicándose a buscar a los posibles socios de calidad. Estas personas deberán poseer una sólida formación ética y demostrar su consagración al servicio de la humanidad.
Informar Informar a todos los posibles socios sobre los programas de RI y las iniciativas de servicio del club. En condiciones ideales, los clubes deberían compilar sus propios datos en un perfil del club, documento que podría difundirse en una presentación para los visitantes o insertarse en cada ejemplar del folleto Esto es Rotary, para distribuirse entre todos los visitantes. La entrega de un ejemplar reciente de la revista THE ROTARIAN o una revista regional también puede ser una forma útil de dar a conocer a Rotary.
Invitar Invitar a un posible socio a afiliarse al club, mediante una visita personal por parte del proponente y un socio del Comité de Aumento del Número de Socios del club. Al presentarse acompañado por otro socio del club se cuenta con la aportación adicional de conocimientos y experiencia sobre Rotary y se brinda al posible socio otro punto de contacto con el club. Los rotarios que inviten al nuevo socio deberán estar bien preparados y tener en cuenta los intereses personales y cualidades del posible socio a fin de poner de relieve las áreas en las que podría participar.
Orientar Brindar orientación al posible socio sobre el club y sobre RI. La formación y orientación eficaces garantizan el crecimiento del socio nuevo y le permiten participar con mayor eficiencia en las actividades del club. Ponga de relieve los tres elementos principales de la afiliación al club: ●
Las ventajas que reporta la calidad de socio
●
Las responsabilidades de los socios
●
Las oportunidades de servicio
Refiérase a las siguientes áreas temáticas y, quizá, incorpórelas a los tres elementos clave indicados más arriba:
(417-E)
●
Las actividades de servicio en la comunidad y los éxitos logrados.
●
El alcance internacional del servicio y el compañerismo rotarios.
●
El énfasis de Rotary en las elevadas normas de ética y en la integridad personal.
Guía para el aumento del número de socios 27
●
La amplia representación de la comunidad en Rotary.
●
Los requisitos de asistencia de Rotary y las cuotas del club.
Se deberá entregar a los socios nuevos una lista de las numerosas oportunidades para profundizar los conocimientos sobre Rotary y participar en las actividades del club. El mentor del posible socio nuevo deberá hacerle entrega de la hoja de trabajo y ayudarlo a cumplimentar cada sección. Brindar varias oportunidades a los posibles socios para formular observaciones sobre una amplia gama de asuntos, incluidos el proceso y los resultados del programa de orientación en sí mismo. Para que sean eficaces, tales observaciones deberán transmitirse al presidente de club, asistente del gobernador y gobernador de distrito según corresponda. Se deberán organizar reuniones periódicas entre los socios nuevos y el asistente del gobernador asignado a su club, así como foros para los socios nuevos (moderados por el representante del presidente de RI) durante la Conferencia de Distrito. Se deberá considerar la presentación de los programas de orientación formales en varias sesiones con el propósito de que la información se recuerde mejor.
Instalar Instalar a los socios nuevos mediante la celebración de una ceremonia digna y significativa. La ceremonia de instalación deberá constituir una oportunidad para destacar las ventajas y las responsabilidades de la afiliación a Rotary. Se deberán proporcionar al socio nuevo los siguientes materiales: ●
La insignia de solapa de Rotary
●
La tarjeta de identificación
●
Un ejemplar del boletín del club
●
Directorio distrital
●
La carta mensual del gobernador
●
THE ROTARIAN o las revistas regionales
●
La lista de los clubes locales en lo cuales puede compensar ausencias
●
Distintivo con el nombre del club
●
Reseña histórica del club
●
Un banderín del club
Si es posible, invite a sus familiares a que asistan. Durante la ceremonia, el socio nuevo puede dar una charla de cinco minutos sobre su persona, ocupación y familia. Sea cual fuere el estilo que usted prefiera, procure que la ceremonia de instalación sea verdaderamente especial. Deberá infundir entusiasmo en el socio nuevo.
Instruir Imparta capacitación a los rotarios. Algunos socios renuncian a la afiliación al club debido a la falta de información y de participación. Brinde información a los socios del club de manera que posean los conocimientos suficientes para tomar la iniciativa y asumir un papel más activo. Los socios nuevos pueden adquirir formación sobre Rotary de dos maneras distintas: el estudio individual y la formación permanente a cargo del club.
28 Rotary International
Estudio individual En el curso de los primeros seis meses, el socio nuevo que tome parte en las siguientes actividades puede ampliar su visión sobre las oportunidades de servicio que ofrece Rotary. ●
Asistir a una sesión (o a varias sesiones) de orientación para socios nuevos
●
Leer dos o más de los siguientes folletos (se recomienda leer todos): – Iniciándose en Rotary (333-SP) – El ABC de Rotary (363-SP) – La Fundación Rotaria de RI — Guía de consulta rápida (219-SP)
●
Asistir a una o más de las siguientes funciones o actividades del club: – Reunión de la directiva – Reunión de un comité
●
Realizar una o más de las siguientes tareas: – Dar una charla sobre clasificaciones en una reunión del club – Compensar ausencia en otro club rotario – Compartir Rotary con los demás, llevando a un invitado a la reunión del club o proponiendo un socio nuevo
●
Asistir como mínimo a una de las siguientes reuniones distritales (figuran en orden de importancia): – Conferencia de Distrito – Asamblea de Distrito – Seminario de La Fundación Rotaria
●
Elegir el comité en el que le gustaría prestar servicio
Formación permanente Los clubes deberán contar con una normativa de formación sobre Rotary vigente y permanente. Este tipo de programa deberá incluir los siguientes elementos: ●
Difusión frecuente de noticias e información referentes al club y a Rotary International
●
Un mínimo de cuatro programas anuales dedicados a la formación permanente
●
Asistencia a las reuniones multidistritales sobre la formación permanente
●
Un mínimo de dos asambleas informales de club al año
●
Seminarios distritales sobre la formación permanente
●
Intercambio de ideas e información sobre los programas, proyectos y actividades rotarias durante las reuniones de los comités y las reuniones hogareñas
●
Asistencia de los socios del club a las reuniones de otros clubes
Se ha demostrado cabalmente que es mucho más probable que una persona no abandone la organización a la que pertenece si conoce y participa en las actividades que ésta patrocina.
Dar participación Dar participación a los rotarios en los comités, actividades de recaudación de fondos, reuniones de la directiva, reuniones del club y actividades sociales del club. Es lamentable recibir una carta de renuncia de un socio que no se sentía como que formaba parte del club. Entre los métodos para lograr la participación de los socios nuevos en las actividades del club se pueden citar los siguientes: Guía para el aumento del número de socios 29
●
Desarrollar programas como STAR (Special Training for Action in Rotary — Capacitación Especial para la Acción en Rotary). Al fomentar un ambiente cordial e informal en reuniones en pequeños grupos, los programas como STAR ayudan a los socios de reciente afiliación a establecer relaciones entre ellos y con los demás socios.
●
Crear distintivos especiales con el nombre de los socios nuevos, para que éstos los lleven durante el primer año de afiliación. Exhortar a los demás socios a dedicarles más atención a quienes portan dichos distintivos y entablar conversación con ellos.
●
Delegar en un socio nuevo la responsabilidad de dar la bienvenida a los concurrentes a las reuniones o de presentar al orador invitado.
●
Enviar a un socio nuevo como delegado del club ante la Conferencia de Distrito. Mediante la asistencia a la Conferencia de Distrito, los socios nuevos aprenden mucho más sobre el mundo de Rotary y los proyectos que el club implementa más allá de sus límites. Algunos clubes ayudan a los socios nuevos solventando, parcial o totalmente, la cuota de inscripción y los gastos de la asistencia a la Conferencia. Después de la Conferencia, exhorte a los socios nuevos a que presenten un informe al respecto ante el resto de los socios del club.
●
Instituir un programa de “graduación”, a través del cual todos los socios del club que se afiliaron en el mismo año rotario participan conjuntamente en un proyecto o se reúnen en eventos especiales.
●
Aliéntelos a vivir la internacionalidad de Rotary de las siguientes maneras: ofreciendo una comida u otro tipo de función en su hogar a un estudiante de Intercambio de Jóvenes, un Becario de Buena Voluntad o un integrante de un equipo de Intercambio de Grupos de Estudio, recibir en su hogar a un rotario de otro país, invitar a una persona no afiliada a Rotary, dedicada a las actividades profesionales o empresariales, a solicitar su participación en el Intercambio de Grupos de Estudio, o invitar a una persona no afiliada a Rotary a solicitar una beca de La Fundación Rotaria.
●
Solicitar a los socios nuevos, especialmente a los más jóvenes, que busquen otros dos o tres socios nuevos entre las amistades de su edad. Cuando los socios nuevos promueven la idea de Rotary ante sus amigos, se reafirma su convicción y entusiasmo respecto a Rotary. De esta forma se solventa tanto la necesidad de retener y aumentar el cuadro social como la de lograr la afiliación de socios jóvenes.
Son numerosos los clubes que creen que para la implementación de todas estas ideas es aconsejable contar con la participación del padrino del socio nuevo. El padrino se mantiene en estrecho contacto con el socio recientemente afiliado, por lo menos durante los primeros seis meses, hasta que el socio nuevo se encuentre verdaderamente integrado en el club.
30 Rotary International
Anexo 6: Modelo de hoja de información financiera para los posibles socios Antes de proceder a su instalación, se deberá informar debidamente a los posibles socios respecto a las obligaciones financieras que conlleva la afiliación al club.
Cuotas del club
importe:
(anual/semestral/mensual)
Cuotas distritales
importe:
(anual/semestral/mensual)
Costo de las comidas
importe:
(anual/semestral/mensual/ semanal)
Promedio de las contribuciones anuales a La Fundación Rotaria (anual/semestral/mensual)
Costo promedio de la participación en los eventos del club y del distrito (anual/semestral/mensual)
(417-F)
Guía para el aumento del número de socios 31
Anexo 7: Modelo de ceremonia de instalación de socios El siguiente modelo es una adaptación de una típica ceremonia de instalación realizada en el Club Rotario de Ulverstone, Tasmania, Australia, y puede modificarse, abreviarse o expandirse de acuerdo con las necesidades del club. El presidente del club: “ , en nombre de la junta directiva y los socios del Club Rotario de , tengo sumo agrado en darle la bienvenida en calidad de socio(a). Además del compañerismo que juntos compartiremos, lo (la) recibimos con beneplácito por sus deseos de trabajar y su disposición de colaborar en numerosos proyectos destinados a hacer de nuestra comunidad, nuestro país y el mundo en general, un mejor lugar donde vivir. “Rotary no es una organización política, pero todos los rotarios poseen un elevado sentido cívico y consideran importante que los cargos públicos sean ocupados por personas de integridad. “Rotary no es una organización filantrópica pero, sin embargo, sus actividades son ejemplos constantes de la caridad y los sacrificios que deben esperarse de personas convencidas de que su responsabilidad es ayudar a los demás. “Rotary no es una organización religiosa; sin embargo, se basa en los principios eternos que a través de siglos y milenios han brindado orientación moral a todos los seres humanos. “Rotary es una organización de personas que se comprometen a observar elevados criterios de ética en sus actividades profesionales y empresariales. Los rotarios creen que la paz y la comprensión mundial pueden lograrse cuando los profesionales y empresarios se unen en torno al estandarte del servicio”. (El presidente pide a los presentes que se pongan de pie para el mensaje que sigue a continuación.) “Usted, , ha sido elegido(a) para afiliarse al Club Rotario de , porque sus compañeros, los demás socios, creen que es líder en su especialidad profesional y por poseer las cualidades intelectuales y afectivas apropiadas para interpretar y difundir el mensaje de Rotary. “Usted es el representante de su especialidad profesional en este club y toda información instructiva sobre la misma deberá proporcionárnosla. “A la misma vez, se convierte usted en nuestro embajador de su clasificación, y al respecto confiamos en que promoverá los principios e ideales de servicio, base de nuestra inspiración, ante todas las personas que ejerzan la misma actividad profesional. “La comunidad conocerá y juzgará a Rotary por la manera a través de la cual represente a la organización en cuanto a su reputación y el servicio que ofrece, y aceptamos a usted como socio(a) porque estamos convencidos de que sabrá salvaguardar nuestra organización y los principios que la guían. “Esperamos también que nos infunda la inspiración necesaria para ser mejores rotarios y con profunda esperanza le solicitamos a su padrino rotario a hacerle entrega del distintivo propio de los rotarios y a estrecharle cordialmente la diestra del compañerismo rotario”. (El presidente pide a los presentes que tomen asiento.)
32 Rotary International
(417-G)
“Asimismo, tengo sumo agrado en entregarle esta carpeta de información sobre Rotary, para que lea los materiales en ella incluidos y reflexione sobre los mismos. “Su tarjeta de identificación indica que usted es socio(a) del Club Rotario de . Para visitar cualquier club rotario del mundo no le hace falta otro documento de identidad. “Compañeros rotarios, con beneplácito les presento al(a la) rotario(a)
”.
(El nuevo socio [o la nueva socia] hace uso de la palabra y acto seguido, el presidente interviene para dar por concluido el acto.) “Invito a toda la concurrencia a presentarse a nuestro(a) nuevo(a) socio(a), apenas tengan la oportunidad. “(Nombre del[de la] nuevo[a] socio[a]), durante el resto del año rotario, ha sido usted designado(a) para integrar el Comité de , presidido por el(la) rotario(a) ”.
Guía para el aumento del número de socios 33
Anexo 8: STAR (Capacitación Especial para la Acción en Rotary) El programa STAR fue desarrollado por el Club Rotario de El Paso, Texas, EE.UU., en 1976 y ha sido comprobada su eficacia como medio singular para la formación de nuevos socios y la preparación de éstos para ocupar cargos de liderazgo en el club. Se recomienda que los clubes rotarios adopten un programa similar a fin de brindar más información a sus socios y activar su participación en el servicio rotario. La rotación anual íntegra de los componentes del comité permite la repetición del programa año tras año. Además de servir de medio de transmisión de información rotaria, los desayunos STAR brindan a los nuevos socios la oportunidad de conocerse entre sí y entablar amistad desde temprano con por lo menos algunos de los socios de más antigüedad. En la intimidad de las reuniones de un grupo pequeño, los participantes tienen oportunidad de formular más preguntas e intercambiar ideas y opiniones. Es un concepto que resulta muy beneficioso para los clubes grandes, por ser una manera excelente de promover el compañerismo. El club puede adaptar las pautas del programa STAR que figuran a continuación: ●
Al integrarse a las filas del club rotario, todo nuevo socio entra a formar parte del Comité STAR y se le solicita responder a un cuestionario y entregar una foto. Luego se publica en el boletín semanal del club una breve biografía del nuevo socio. Para fácil identificación del nuevo socio, se coloca una estrella de color rojo y una cinta roja en el distintivo de éste y a los socios actuales del club se les solicita que inviten al nuevo socio a sentarse en su mesa durante las reuniones semanales a fin de que puedan conocerse.
●
Todos los socios recién integrados al Comité STAR son visitados en su oficina o lugar de trabajo por el presidente o el presidente adjunto del comité —o por ambos— dentro de las primeras dos semanas de su afiliación al club.
●
Una vez al mes (con excepción del mes de diciembre), el comité se reúne a la hora del desayuno durante una hora. Se espera que todo nuevo socio asista a las reuniones del Comité STAR durante un año. Por constituir estos desayunos sesiones de comité, la asistencia a los mismos no es válida para compensar faltas de asistencia a las reuniones regulares del club.
●
Los integrantes del Comité STAR son los siguientes: el presidente del comité (generalmente un ex gobernador de distrito o ex presidente del club), el presidente adjunto (quien debe ser el ex presidente inmediato del club), tres o cuatro ex presidentes del club, el presidente electo del club y algunos miembros del Comité STAR que ya han prestado servicio en el mismo y han solicitado permanecer en el comité.
●
Se invita a TODOS los socios del club a participar en cualquier momento en las reuniones del Comité STAR para actualizarse en materia de Información Rotaria y conocer a los nuevos socios. Se invita asimismo a los socios de los demás clubes rotarios de la ciudad y del distrito a asistir a las reuniones del comité.
●
Habitualmente el programa de las reuniones del comité incluye los siguientes temas: palabras de bienvenida a los nuevos socios que asisten a su primera reunión; reconocimiento de los socios que recién han completado su turno en el Comité STAR; anuncios de actualidad y planes para actividades del club; presentación del programa del día, seguido de una sesión de preguntas y respuestas. Los temas tratados en el programa de las reuniones incluyen las cuatro Avenidas de Servicio,
34 Rotary International
(417-H)
asistencia, historia del club, La Fundación Rotaria y los programas de Rotary International. Los disertantes son los directores de las avenidas respectivas o el presidente del comité a cargo de la actividad enfocada en cada oportunidad. ●
A los nuevos integrantes del Comité STAR se les encarga la responsabilidad de organizar el “almuerzo festivo” del mes de diciembre.
●
Una vez al mes, a continuación de la reunión semanal del club rotario, se celebra una reunión de compensación de asistencia del Comité STAR.
●
El presidente del Comité STAR publica mensualmente, en el boletín semanal del club, un informe sobre las actividades de su comité.
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Anexo 9: Bienvenido a Rotary — Hoja de trabajo para los mentores
Nombre Los socios del Club Rotario de información sobre las diversas facetas de Rotary.
se complacen en facilitarle la adquisición de
, quien se desempeñará como su mentor, le brindará información sobre fechas y procedimientos y lo conducirá exitosamente hacia el sendero del servicio a los demás. Al realizar en un período de seis meses las actividades citadas a continuación, tendrá una visión más amplia de las oportunidades de servicio que ofrece Rotary.
Fecha en que se realizó 1. Asistir a una reunión o varias reuniones de orientación para nuevos socios, según las pautas prescritas por nuestro club. 2. Leer como mínimo dos de los siguientes folletos (se recomienda la lectura de todos). A. Información básica sobre Rotary B. El ABC de Rotary C. Lista de Oportunidades de Servicio D. La Fundación Rotaria de RI: Guía de consulta rápida 3. Escuchar la cinta magnetofónica Rotary en una hora. 4. Asistir a una o más de las siguientes funciones o actividades del club: A. Actividad de compañerismo B. Reunión de la directiva (fecha/s):______________) C. Reunión de comité D. Actividad en un proyecto E. Otra 5. Realizar una o más de las siguientes tareas: A. Servir en el Comité de Bienvenida en una reunión del club. B. Dar una charla sobre clasificaciones en una reunión del club C. Participar en un proyecto de servicio patrocinado por el club 6. Compensar ausencia en otro club rotario.
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(417-I)
7. Difundir la obra de Rotary entre otras personas (por lo menos una). A. Llevar un invitado al club B. Proponer a un nuevo socio Fecha en que se realizó 8. Participar en una actividad que refleje la internacionalidad de Rotary (por lo menos una). A. Invitar a un estudiante del Intercambio de Jóvenes a cenar o participar en un evento. B. Invitar a un becario de la Fundación a cenar o participar en un evento. C. Invitar a un integrante de un equipo de Intercambio de Grupos de Estudio a un almuerzo u otra actividad. D. Recibir en su hogar a un rotario del extranjero. E. Invitar a una persona dedicada a actividades profesionales o empresariales que no pertenezca a Rotary a solicitar su participación en el programa de Intercambio de Grupos de Estudio. F. Proponerle a una persona que no pertenezca a Rotary que solicite una beca de la Fundación. G. Afiliarse a una Agrupación de Rotary. H. Participar en un Intercambio Rotario de Amistad. 9. Asistir como mínimo a una de las siguientes reuniones distritales (figuran en orden de importancia). A. Conferencia de Distrito (fecha prevista: B. Asamblea de Distrito (fecha prevista:
) ) )
C. Seminario de la Fundación (fecha prevista: D. Otra reunión distrital (fecha prevista:
)
10. Elegir el comité que le gustaría integrar. 11. Aceptar el nombramiento para integrar un comité del club. NOTA: El mentor revisará mensualmente esta hoja con usted y la entregará al secretario del club dentro de los primeros seis meses de su instalación como socio activo del club.
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3 Captación de socios Requisitos para proponer y elegir nuevos socios La búsqueda y selección de socios cualificados es el primer paso de un proceso de captación de socios productivo y fructífero. La debida selección aumentará el índice de retención del club y contribuirá a estimular una actitud positiva respecto a la captación de socios. Los posibles socios cualificados son: ●
Personas adultas que observen buena conducta y gocen de sana reputación en los negocios y en sus profesiones.
●
Personas cuya residencia o lugar de negocio esté dentro o inmediatamente adyacente a la localidad del club.
Si desea más información sobre los requisitos para proponer y elegir nuevos socios, consulte el Manual de Procedimiento.
El principio de clasificaciones El principio de clasificaciones está destinado a garantizar que el cuadro social del club rotario refleje la diversidad de las actividades profesionales y empresariales de la comunidad. La clasificación de un socio cubre la actividad principal y reconocida de la firma, compañía o institución con la que el socio esté conectado, o la profesión o actividad comercial principal y reconocida que dicha persona realiza. El principio de clasificación funciona mejor cuando se utiliza como guía y no como norma. A los socios cualificados se los podrá admitir bajo clasificaciones nuevas. Con el surgimiento de nuevas tecnologías en el curso de los últimos años, se han creado nuevos tipos de trabajos y las clasificaciones tienen que actualizarse periódicamente para garantizar que las nuevas profesiones estén representadas en el cuadro social del club. Mantener la diversidad en las clasificaciones anima al club a procurar la afiliación de socios nuevos que tengan distintas opiniones y aporten diversos tipos de conocimientos y experiencia. Al actualizar su encuesta sobre clasificaciones deben contactarse las siguientes fuentes de información: ●
La Cámara de Comercio
●
Las guías o directorios empresariales
●
Las páginas amarillas de la guía telefónica local
Propuesta de socios nuevos El procedimiento establecido para la propuesta de nuevos socios es el siguiente: 1. Se remite el nombre del posible socio a la junta directiva del club. 2. La directiva toma las medidas pertinentes para cerciorarse de que la persona propuesta esté debidamente cualificada y aprueba o rechaza la propuesta dentro de un plazo de 30 días. El secretario del club notifica al proponente la decisión tomada. Nota: A los posibles socios no se les deberá informar que han sido propuestos para la afiliación al club mientras no se haya aprobado la propuesta.
Guía para el aumento del número de socios 39
3. Tras el anuncio de la aprobación de la propuesta, se informa detalladamente al posible socio respecto a los privilegios, las expectativas y las responsabilidades que conlleva la afiliación al club. Se lo exhortará, entonces, a que complete el formulario de propuesta y otorgue por escrito su autorización para publicar su nombre y la clasificación propuesta ante el cuadro social del club. 4. Si no se plantean objeciones a la propuesta dentro de los siete días siguientes a la publicación del nombre, a partir de ese momento se considerará rotaria a la persona propuesta. 5. El secretario del club envía el formulario de socio nuevo con los datos completos a Rotary International, como se indica en el reglamento del club, o transmite el nombre del socio nuevo por medio del Portal de Rotary, en www.rotary.org. Si desea más información sobre la propuesta de socios nuevos consulte Propuesta de nuevos socios en Rotary (254-SP). Este útil folleto puede solicitarse a través del Catálogo de RI (019SP) impreso, o de su versión en línea en www.rotary.org. A numerosos clubes les resulta útil efectuar encuestas sobre el cuadro social a fin de buscar posibles socios (véase el modelo de encuesta en el anexo 10). Dado que esta modalidad puede traer aparejado una nutrida nómina de posibles socios, el Comité de Socios y la junta directiva del club deberán decidir cuántos candidatos se considerarán por vez. A algunos clubes les resulta más fácil evaluar un grupo reducido de candidatos por vez y seguir buscando grupos nuevos cada mes hasta evaluar a todos los candidatos que se hubieran descubierto a través de la encuesta. Los dirigentes del club deberán decidir la estrategia apropiada para el club.
Medios para la captación de socios Para que una estrategia para la captación de socios tenga éxito se requiere implementar proyectos eficaces y pertinentes, una buena gestión de relaciones públicas, organizar reuniones interesantes y una labor general del club eficaz. Los formularios electrónicos para proponer y recomendar posibles socios, que pueden rellenarse en linea en www.rotary.org, permiten que los rotarios contribuyan a la retención y captación de socios. Mediante el formulario de propuesta, los rotarios pueden proponer como socios del club a personas que aún no se hayan afiliado a Rotary. Este formulario permite también que un rotario o un club propongan la afiliación a otro club de un socio actual que se mude a otra localidad. De tal manera, se contribuye a la retención de socios en Rotary. El formulario para recomendar socios permite a los rotarios proponer como candidatos a socios de un club que no sea el propio a personas ajenas a Rotary.
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Anexo 10: Estudio de 25 minutos sobre el cuadro social Instrucciones sobre el estudio para los dirigentes de los clubes
(417-J)
●
Reúnase con el Comité de Socios del club antes de efectuar el estudio. Póngase de acuerdo respecto a un plan para que los socios propuestos se afilien al club tan pronto como sea posible.
●
En la reunión del club, distribuya copias del estudio en cada mesa.
●
Cerciórese de que todos los participantes tengan lápiz o bolígrafo.
●
Explique que el club busca socios de calidad.
●
Recomiéndeles a los socios del club que elaboren una lista de personas, incluidas aquellas que aparentemente no estén disponibles por estar dedicadas a otras actividades. Lea las preguntas pausadamente, dándoles a todos el tiempo suficiente para responderlas.
●
Después de que los socios del club cumplimenten las preguntas del estudio, exhórtelos a trazar un círculo alrededor de los nombres de quienes podrían ser rotarios de calidad.
●
Disponga que los socios del club entreguen los estudios cumplimentados a una persona de cada mesa, quien a su vez se los entregará a usted mientras usted continúa explicándoles el plan para aumentar el número de socios del club.
●
Después de la sesión, reúnase con el presidente y el Comité de Socios del club. Haga fotocopias de los estudios y conserve los originales. Guárdelos como referencia futura.
●
Recuérdeles a los dirigentes del club rotario que su club cuenta con un plan definido para lograr cuanto antes la afiliación del máximo número posible de estos candidatos de calidad. Indíqueles que la mejor garantía del éxito es el seguimiento inmediato.
Guía para el aumento del número de socios 41
Estudio sobre el cuadro social Nombre Teléfono Fecha Frente a su casa, mirando hacia la calle: Vecinos del otro lado de la calle: Hombre
Ocupación
Mujer
Ocupación
Vecinos a su derecha, mirando hacia la calle: Hombre
Ocupación
Mujer
Ocupación
Vecinos a su izquierda, mirando hacia la calle: Hombre
Ocupación
Mujer
Ocupación
Vecinos detrás de la casa: Hombre
Ocupación
Mujer
Ocupación
Otros vecinos que usted conoce: Hombre
Ocupación
Mujer
Ocupación
Hombre
Ocupación
Mujer
Ocupación
Hombre
Ocupación
Mujer
Ocupación
Nombre de su supervisor inmediato (si es pertinente): Nombre
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Cargo
Nombre del jefe inmediato de su supervisor (si es pertinente): Nombre
Cargo
Indique los nombres de su: Médico
Dentista
Funcionario bancario
Sacerdote
Abogado
Quiropráctico
Veterinario
Contador
Su mejor amigo residente en la localidad Ocupación Persona a quien más admira en esta localidad Ocupación Persona más agradable que usted conoce en esta localidad Ocupación La persona (no mencionada más arriba) que más quisiera que se afiliara a este club rotario es: Nombre Ocupación Otras personas que usted quisiera que formaran parte de este club rotario: Nombre
Ocupación
Nombre
Ocupación
Nombre
Ocupación
Nombre
Ocupación
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Anexo 11: ¿Por qué afiliarse al club rotario local? Oportunidades de servicio Los rotarios proporcionan servicio tanto en la comunidad local como en la comunidad internacional. Los programas de servicio tienen como objetivo, entre otros, subsanar las necesidades de atención de la salud, aliviar el hambre, la pobreza y el analfabetismo, proporcionar ayuda en casos de desastre y contribuir a preservar el medio ambiente. Los rotarios conocen la satisfacción que proporciona el servicio en la comunidad. Red de contactos profesionales Uno de los principios originales de Rotary fue servir de foro para los líderes empresariales y profesionales. Los rotarios son líderes de los sectores empresarial, industrial, profesional, cultural, gubernamental, deportivo, militar y religioso. Toman decisiones e influyen en las políticas que se adoptan. Rotary es la asociación de clubes de servicio de mayor antigüedad y prestigio del mundo. Crecimiento y desarrollo personal Mediante la afiliación a Rotary se garantiza la continuidad del crecimiento personal y profesional. Rotary contribuye y fomenta las cualidades de liderazgo, las dotes de oratoria y comunicación, la capacidad organizativa y de planificación, el espíritu de equipo, las actividades de recaudación de fondos y la capacitación, por nombrar algunas. Amistad Es una de las razones principales por las cuales Rotary se fundó en 1905 y continúa siendo un foco de atracción. En la actualidad, los rotarios, con más de 31.000 clubes en más de 160 países, cuentan con amigos vayan donde vayan. Rotary contribuye a la formación de comunidades, así como de amistades perdurables. Diversidad cultural Rotary International es la asociación de clubes locales ubicados en diferentes países. Los clubes admiten socios de todos los grupos étnicos, orientaciones políticas, idiomas o credos, y constituyen una muestra representativa de todos los líderes del mundo que practican y promueven la tolerancia. Civismo y comportamiento respetuoso La afiliación a un club rotario nos convierte en mejores ciudadanos. Las reuniones semanales de los clubes rotarios mantienen informados a los socios sobre los acontecimientos locales, nacionales e internacionales. La creciente red de clubes y programas rotarios proporcionan numerosas oportunidades para prestar servicio e intercambiar ideas. Comprensión mundial Los rotarios conocen los problemas humanitarios y ejercen una influencia significativa en ellos a través de los proyectos de servicio internacional y los programas de intercambio de RI y La Fundación Rotaria de RI. Uno de los objetivos de mayor importancia de Rotary es la promoción de la paz.
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(417-K)
Entretenimiento Cada club y distrito realiza actividates y eventos que ofrecen a los rotarios la oportunidad para el esparcimiento, sin tener que preocuparse por los problemas de la vida professional y empresarial. Rotary celebra conferencias, convenciones, asambleas y eventos sociales que brindan entretenimiento, además de información rotaria, capacitación y servicio. Participación familiar Rotary patrocina unos de los programas educativos, de becas y de intercambio de jóvenes más importantes del mundo. Los clubes rotarios proporcionan novedosas oportunidades de capacitación y orientación a los futuros líderes, además de dar participación a los familiares en una amplia gama de actividades sociales y de servicio. Conducta ética Los rotarios practican La Prueba Cuádruple, la cual mide la veracidad, equidad, buena voluntad y beneficio de nuestras palabras y obras. La observancia de elevadas normas éticas en la ocupación que uno desempeña y el respeto de toda ocupación útil ha sido una de las características emblemáticas de Rotary desde sus comienzos.
Guía para el aumento del número de socios 45
Anexo 12: Ideas para la captación de socios ●
Disponer que cinco rotarios aúnen esfuerzos a fin de lograr la afiliación de un socio nuevo.
●
Convertir el presentar un nuevo socio en un asunto de honor. Brindar reconocimiento al socio que presente a un socio nuevo en el boletín del club o durante una de las reuniones semanales.
●
Visitar la sección de Aumento del Número de Socios (Membership Development) del sitio web de RI en www.rotary.org a fin de recabar las ideas que otros clubes han utilizado con éxito. Se recomienda también recurrir al sitio web de RI a fin de difundir sus éxitos en cuanto al aumento del número de socios con otros clubes a los cuales tales experiencias puedan beneficiar.
●
Sugerirle a un posible socio la afiliación a un club que se reúna a la hora del desayuno o la cena, si no puede asistir a las reuniones de un club que se reúne a la hora del almuerzo.
●
Disponer que el presidente del club le pida a tres socios, como favor personal, que cada uno de ellos proponga un socio nuevo. Después de que uno de estos tres socios proponga un socio nuevo, disponer que el presidente le encomiende lo mismo a otro socio del club, de manera que en el club siempre haya tres socios trabajando para el crecimiento del cuadro social por encargo del presidente.
●
Examinar los boletines del club anteriores a efectos de recabar los datos necesarios para contactar con los oradores que podrían afiliarse al club.
●
Pegar un redondel azul en el cuadrante del reloj de cada socio, para que no olviden el deber de proponer un socio nuevo.
●
Pegar un redondel rojo en el distintivo de cada socio que hubiera propuesto un socio nuevo durante el año en curso, o conferir un distintivo especial a tales socios, con la leyenda: “Yo compartí Rotary”.
●
Examinar los periódicos empresariales locales en busca de nombres de personas influyentes y con vocación de servicio en la comunidad.
●
Consultar las columnas de los periódicos en las cuales figuren los ejecutivos de empresas recientemente ascendidos que pudieran afiliarse al club.
●
Remitir una carta de bienvenida a las empresas que se establezcan en el área.
●
Exhortar a cada socio a que proponga a la directiva del club los nombres de tres candidatos a la afiliación.
●
Disponer que cada socio lleve una tarjeta de presentación del club con el día y la hora de la reunión del club, a fin de proporcionársela a los posibles rotarios.
●
Cada club deberá plantearse con claridad una meta respecto al aumento del número de socios y un plan para lograrla que pueda comunicarse a cada uno de los socios del club.
●
En una asamblea o reunión del club, disponer que el presidente o el presidente del Comité de Aumento del Número de Socios del club distribuya fichas de 3 x 5 pulgadas (aproximadamente 9,5 x 12,7 cm) entre todos los socios presentes y pida que cada uno anote los nombres de cinco candidatos posibles. Los socios deberán entregar las fichas al presidente del Comité de Aumento del Número de Socios.
●
Recordarles a los socios del club que informen a los posibles socios sobre los proyectos que el club haya realizado con éxito.
●
Solicitar a todos los rotarios que inviten a afiliarse a Rotary a destacados líderes empresariales, profesionales o comunitarios que conozcan.
●
Publicar un folleto en el que se destaquen los logros del club en la labor de servicio en la comunidad y en el ámbito internacional.
●
Ubicar e instalar por lo menos dos nuevos socios que hubieran anteriormente participado en programas de RI o de La Fundación Rotaria. Colaborar con el presidente del Subcomité Distrital de ex Becarios de la Fundación, el presidente del Comité Distrital de Rotaract y los dirigentes de los clubes Rotaract a fin de identificar a estos posibles socios.
46 Rotary International
(417-L)
4 Relaciones Públicas Es fundamental la difusión de Rotary ante el público. Dar a conocer al club rotario y su obra ante el público en general influye positivamente en las contribuciones de los socios al club y a La Fundación Rotaria, y fomenta la participación de la comunidad en los proyectos de servicio y el apoyo a los mismos.
La promoción del club La realización de una campaña eficaz de relaciones públicas en el ámbito del club promueve la retención y la captación de socios al realzar la imagen pública de las buenas obras que realiza el club rotario. El Comité de Aumento del Número de Socios del club deberá colaborar con el Comité de Relaciones Públicas del club a fin de implementar las posibles estrategias para la promoción del club. Familiarícese con la sección dedicada a las relaciones públicas eficaces de los clubes y distritos (Effective Public Relations for Clubs and Districts) del sitio web de RI, excelente medio para recabar ideas y sugerencias para las relaciones públicas. En dicho sitio se incluyen numerosos recursos y materiales de consulta descargables que pueden utilizar los comités de los clubes. Cuando haya personas no afiliadas a Rotary que visitan el club, aproveche la oportunidad para brindarles una introducción a Rotary. Un folleto u hoja informativa puede ser un excelente medio de comunicación para tales propósitos. Este folleto u hoja informativa puede distribuirse con otros medios tales como Esto es Rotary (001-SP), la edición corriente de THE ROTARIAN o una revista regional de Rotary, y también puede colocarse en el sitio web de RI. El folleto o la hoja informativa del club deberá actualizarse periódicamente. Considere la posibilidad de designar a un socio nuevo para integrar el equipo encargado de actualizar el material. Disponga la instalación de exhibiciones de Rotary en las bibliotecas, bancos, locales municipales y otros recintos públicos. Numerosas organizaciones permiten a las agrupaciones comunitarias instalar exhibiciones en sus locales. Solicite materiales de RI y monte una muestra educativa en lugares de mucho tránsito.
Colaboración con los medios de difusión Recurra a los medios de difusión a fin de promover las actividades a nivel de club y de distrito que aborden asuntos de importancia para la comunidad. Cada vez que Rotary se menciona en las noticias, se establece comunicación con cientos, miles y, en algunas ocasiones, millones de personas. Además de realzar la imagen pública de Rotary, las relaciones públicas pueden lograr apoyo para los proyectos, atraer socios nuevos y mejorar la calidad del servicio que brindan los rotarios. A fin de aprovechar plenamente los medios de comunicación, las noticias sobre Rotary deberán presentarse debidamente. Para promover eficazmente la labor de Rotary a través de los medios de difusión, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones: Nombre a los presidentes del Comité Distrital de Relaciones Públicas y del Comité de Relaciones Públicas del club. Atraer la atención de los medios de comunicación requiere ardua labor e investigación. Sería ventajoso nombrar para presidir el Comité Distrital de RRPP y el Comité de RRPP del club a personas que trabajen en el campo de las comunicaciones y conozcan los medios de difusión de la zona. Guía para el aumento del número de socios 47
Establezca contactos con los medios de difusión de manera estratégica. Presente sus ideas en el contexto de acontecimientos de mayor magnitud o de una noticia de actualidad. Al presentar una noticia a los medios de difusión, sea breve y pertinente. Piense en la mejor manera de efectuar una presentación sobre Rotary en 30 segundos. Adapte su idea para que sea presentada por un periodista, una publicación o un programa radial o televisivo concreto, un programa informativo internacional o una sección dedicada a la salud en el noticiario de un canal de televisión local. Ofrezca la participación de portavoces de Rotary con buenos conocimientos. Al sugerir una noticia a los medios de difusión, cerciórese de que cuenta con portavoces locales que sepan expresarse bien ante el público. Su portavoz deberá participar directamente en la labor de Rotary y estar capacitado para informar a los demás. Sugiera enfoques que sean noticia. Toda información sobre Rotary deberá tener valor noticioso significativo. La mejor gestión de relaciones públicas del club es el servicio eficaz. A los periodistas les interesan noticias sobre la labor de Rotary destinada a abordar las verdaderas necesidades de la comunidad. Sería útil emplear, además de su noticia, otros materiales, tales como folletos u hojas informativas, las cuales están disponibles y pueden solicitarse a través de la oficina de RI en el exterior que atiende en su área. Si desea más información sobre la promoción de las actividades de los clubes en el ámbito local, consulte publicaciones de Rotary como Relaciones públicas con eficacia: Guía para los clubes rotarios (257-SP).
Medios de difusión locales Póngase en contacto con el club de prensa local. Toda ciudad importante cuenta con una asociación de prensa local. Infórmese de la asociación que funciona en su localidad y averigüe si un representante del club o asociación asistirá a una de las próximas reuniones y hará uso de la palabra en la misma. Dígale a la organización o club de prensa que le interesaría disertar sobre el papel que Rotary cumple en la solución de problemas importantes de la comunidad, como la prevención de la drogadicción, la tutoría de menores, las iniciativas contra la violencia, y los programas de recreación preventiva para brindar a los niños y a los jóvenes actividades estructuradas productivas y divertidas. Dé participación en el club rotario a los profesionales de los medios de difusión y de las relaciones públicas de la localidad. Considere si las profesiones enumeradas a continuación están representadas en el cuadro social. ¿Están incluidas dichas profesiones en el estudio de clasificaciones actual? ●
Director de periódico
●
Director de revista
●
Diseñador gráfico publicitario
●
Presentador de noticias de radio o televisión
●
Productor de noticias de radio o televisión
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Anexo 13: Las relaciones públicas y el aumento de socios Crear un sitio del club en la web y exhortar a las organizaciones comunitarias a que establezcan enlace con éste Internet es un medio sumamente eficaz para difundir las actividades de los clubes y el distrito. Establezca una página web del club o del distrito, a fin de contribuir a atraer y retener socios, mejorar las comunicaciones con los clubes del mundo entero y transmitir la información sobre los proyectos de los clubes a los medios de difusión locales. Se puede incrementar significativamente el número de receptores del mensaje de Rotary, exhortando a los grupos comunitarios a que recomienden a los visitantes de su página que se dirijan al sitio web del club rotario para obtener información adicional sobre determinados asuntos y programas locales Solicitar respaldo de terceros para los proyectos de Rotary Es importante que los rotarios divulguen los logros de Rotary, pero es más importante y más creíble que sean otros quienes ponderen nuestros aciertos. Sería ideal contar con la recomendación de las organizaciones con las cuales haya trabajado el club o el distrito. Solicite a los directores de diferentes organizaciones y a los dirigentes comunitarios que se refieran a Rotary de manera positiva en sus propias publicaciones y a través de los medios de difusión. Solicitar a los beneficiarios de las obras de servicio de Rotary que hablen en nombre del club o del distrito Las familias o las personas beneficiarias de la obra de Rotary son los mejores testimonios posibles de las buenas obras de Rotary. Por ejemplo, en una conferencia de prensa convocada para anunciar la inauguración de viviendas en cuya construcción hubiera colaborado el club rotario, pídale al jefe de familia o a un niño que haga uso de la palabra, en vez de que lo haga un funcionario de Rotary. Este tipo de testimonio personal resulta mucho más convincente para la mayor parte de los televidentes y lectores de periódicos. Difundir en periódicos y revistas profesionales y empresariales la participación de los rotarios en las actividades del club y del distrito Los rotarios dedican mucho tiempo al servicio voluntario en sus comunidades. Difunda entre sus colegas la labor que cumplen los rotarios, remitiendo un comunicado de prensa a diversas publicaciones del ramo. Por ejemplo, en el caso de contar con un socio que sea profesional de la banca, sería conveniente difundir su labor en pro de una iniciativa contra la violencia, a través de una publicación bancaria local, regional o nacional. Producir un programa videográfico sobre las actividades del club y del distrito Una conmovedora videocinta que ilustre las actividades llevadas a cabo durante un proyecto constituye un excelente medio de difundir la obra de Rotary. Muchos clubes rotarios cuentan con socios que poseen el equipo y los conocimientos necesarios para producir videos, y a menudo se puede obtener el servicio de edición sin costo. Dicha videocinta se podría incluir en una muestra y también podría enviarse a representantes de diversas organizaciones y a personas interesadas de los medios de difusión. Se podrá remitir una versión más breve, en calidad de anuncio de servicio público. La cinta también podría exhibirse en la Conferencia de Distrito y otros eventos rotarios.
(417-M)
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Promocionar la obra que Rotary realiza con los jóvenes y en beneficio de los jóvenes A los medios de difusión les interesan los programas relacionados con la juventud, especialmente aquellos proyectos implementados por gente joven, como las actividades de Rotaract e Interact y el programa de Becas de Buena Voluntad. Promover la labor de los jóvenes a través de los medios de comunicación es también una buena manera de actualizar la imagen de Rotary. Buscar oportunidades para que los rotarios den charlas en escuelas y eventos comunitarios La visibilidad es un elemento importante para aumentar el número de socios. Sea emprendedor e identifique las oportunidades para que los rotarios hagan uso de la palabra en eventos comunitarios y formulen valiosas observaciones sobre temas que conciernen a la comunidad. Actúe con iniciativa. No espere a que lo inviten. Los organizadores se alegrarán de que usted los llame.
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Anexo 14: Cómo utilizar los anuncios de servicio público La concienciación pública sobre Rotary facilita y realza el crecimiento y desarrollo del cuadro social. Este anuncio de servicio público es sólo un ejemplo de las herramientas que están al alcance de los clubes y distritos para que promocionen la imagen pública de Rotary.
Cómo utilizar este anuncio de servicio público Los anuncios de servicio público (ASP) impresos, como éste, se encuentran disponibles en disco compacto para su utilización en periódicos y otras publicaciones. Estos materiales pueden obtenerse a través del catálogo de publicaciones en línea en el sitio web de Rotary (www.rotary.org), la Sección de Pedidos de Publicaciones de RI en EE.UU. (teléfono: +1 847 866 4600; fax: +1 847 866 3276; correo electrónico:
[email protected]), o la correspondiente oficina de RI en el exterior. Cada ASP se ofrece en blanco y negro y en colores, con orientación vertical u horizontal. Este recurso les brinda a los usuarios la opción de crear anuncios publicitarios de cualquier tamaño, y es compatible con computadoras Macintosh e IBM. En los ASP se pueden incluir las señas del club local o distrito. Algunos medios en los que se sugiere colocar estos anuncios: ●
Revistas/periódicos
●
Directorios de la comunidad
●
Programas de reuniones
●
Boletines o directorios distritales
●
Exhibiciones, carteles y pancartas
●
Sitios en la web
●
Vallas publicitarias
●
Terminales aéreas o ferroviarias
Anuncios impresos de servicio público de RI (345-SP). Tres ASP para promover la afiliación a Rotary (EN, PO, SP). Anuncios impresos de servicio público de La Fundación Rotaria (335-SP). Seis ASP que ilustran la labor de La Fundación Rotaria (EN, FR, JA, KO, PO, SP). Rotary: Connecting Lives, Affecting Lives (015-EN). Imágenes de rotarios colaborando en la labor de vacunación contra la polio, los esfuerzos de los rotarios australianos para ayudar a familias desplazadas por incendios forestales y una clínica rotaria móvil de Canadá donde se atienden a las personas sin techo. Útil para publicaciones, papel membretado y carteles. (solamente en inglés) Recursos de relaciones públicas en línea El sitio web de RI ofrece versiones electrónicas de todos los materiales de relaciones públicas, en la sección Effective Public Relations (www.rotary.org), donde encontrará instrucciones sobre cómo asistir a los clubes y distritos en la promoción de las actividades, proyectos y programas de Rotary. El sitio también ofrece orientación para redactar comunicados de prensa, colocar anuncios de servicio público y avisos, y desarrollar relaciones
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provechosas con los medios informativos. También puede inscribir su dirección de correo electrónico para recibir regularmente PR Tips, boletín electrónico bimensual con sugerencias y oportunidades para dar publicidad a los proyectos del club. Para inscribirse, haga clic en “Subscribe”, en el segundo párrafo de PR Tips, en la sección Effective Public Relations for Clubs and Districts del sitio web de RI. Diríjase a “PR Toolbox” para descargar modelos de comunicados de prensa y muchos otros recursos de utilidad.
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5 Comunicaciones Comunicaciones en el ámbito distrital Se dispone de una amplia gama de recursos en el ámbito distrital a efectos de colaborar con la labor para el aumento del número de socios. Considere las siguientes sugerencias para la labor destinada a lograr las metas distritales respecto al aumento del número de socios: ●
Remita información sobre la gestión del club respecto a las metas pasadas y el funcionamiento del club en general.
●
Reporte las metas del club a los dirigentes del distrito y el plan para lograrlas. Dependiendo de la estrategia para las comunicaciones del gobernador de distrito, la información podrá transmitirse al correspondiente asistente del gobernador o al Comité Distrital para el Aumento del Número de Socios.
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Recurra a la página web del distrito a fin de difundir los éxitos del club y enterarse sobre las nuevas ideas útiles. Si en el sitio web del distrito no se incluye material relacionado con el crecimiento del cuadro social, colabore con el distrito a efectos de incorporar los materiales pertinentes y organizar foros de discusión.
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Utilice los recursos para el aumento del número de socios incluidos en el sitio web de RI. Además de los materiales descargables, el foro de discusión del club sobre el aumento del número de socios, invita a los rotarios a plantearse preguntas unos a otros y a compartir noticias sobre sus éxitos.
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Pídale al asistente del gobernador que remita al gobernador de distrito la información sobre las estrategias, medios y avance mensual hacia el cumplimiento de las metas respecto al aumento del número de socios, a fin de que el gobernador la incluya en su carta mensual.
Comunicaciones en el ámbito del club La comunicación realza la consagración de los socios a la causa de Rotary y sus vínculos con el club. Es importante mantener informados a los compañeros del club respecto al plan del club para el crecimiento del cuadro social y su avance hacia el cumplimiento de las metas del club respecto al aumento del número de socios. Considere la posibilidad de recurrir a los siguientes medios para la comunicación en el ámbito del club: ●
El boletín del club
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El sitio web del club
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Anuncios en las funciones del club
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Comunicaciones a través del correo electrónico
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6 Recursos Los coordinadores de RI para el aumento del número de socios y los coordinadores de zona de RI para el aumento del número de socios El propósito de la red de los Coordinadores de Rotary International para el Aumento del Número de Socios es servir de mecanismo estratégico, viable y a largo plazo, destinado a promover el aumento del número de socios. Esta red está integrada por voluntarios que cumplen funciones en dos niveles: Los coordinadores de RI (RIMC) y los coordinadores de zona de RI para el aumento del número de socios (RIMZC). Los RIMC coordinan la labor para el crecimiento del cuadro social y los RIMZC colaboran en la labor directa con los distritos. Estos dedicados voluntarios están familiarizados con las técnicas y estrategias para el crecimiento del cuadro social, así como con los programas específicos de RI que contribuyen a este propósito. Ambos grupos de coordinadores constituyen un contingente clave de voluntarios familiarizados con los temas relacionados con el aumento del número de socios, y dispuestos a servir a los dirigentes distritales. Las dos funciones principales de la red de RIMC son las siguientes: 1. Seleccionar y desarrollar los métodos y las estrategias adecuadas para el crecimiento del cuadro social en la región. 2. Impartir capacitación regional para el aumento del número de socios. Pregúntele al presidente del Comité Distrital de Aumento del Número de Socios el nombre del RIMC o el RIMZC. Podrá encontrar también dicha información en la sección del sitio web de RI dedicada al aumento del número de socios o en el Directorio Oficial.
El Comité Distrital de Aumento del Número de Socios La función de este comité es seleccionar, promover e implementar las estrategias para el aumento del número de socios que sean adecuadas para el distrito en concreto y que hagan posible el crecimiento del cuadro social. El presidente del comité sirve de enlace entre el gobernador, RI y los clubes del distrito en los asuntos relacionados con el aumento del número de socios. Los asistentes del gobernador o el gobernador de distrito deberán contar con los datos necesarios para ponerse en contacto con el citado comité. Cada año, el Comité de Aumento del Número de Socios deberá comunicarse con el comité distrital a fin de que puedan compartirse los nuevos programas, y las nuevas metas e iniciativas entre los dirigentes distritales y de club. Es importante que en el distrito se recabe la información necesaria sobre las nuevas estrategias y los nuevos medios eficaces. Igualmente importante es que usted se informe sobre lo que el comité distrital puede ofrecer.
El Comité Distrital de Relaciones Públicas El Comité Distrital de Relaciones Públicas deberá promover Rotary entre los sectores externos del público y fomentar la comprensión, el aprecio y el apoyo a los programas de RI. El comité también deberá procurar que los rotarios tomen conciencia de que las relaciones públicas favorables y la imagen positiva de la entidad son metas fundamentales para Rotary.
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Averigüe con dicho comité si se planea la organización de campañas de aumento del número de socios y relaciones públicas. También pueden contar con información o medios que puedan utilizarse en conjunto con el Comité de Relaciones Públicas a efectos de implementar una campaña de relaciones públicas eficaz en su área geográfica.
El personal de la Secretaría de RI La Secretaría de RI está constituida por la Sede Mundial, ubicada en Evanston, Illinois, EE.UU., y siete oficinas en otros países. Los integrantes del personal de la Secretaría pueden ayudarlo a responder preguntas o atender solicitudes. En el sitio web de RI (www.rotary.org) y en el Directorio Oficial (007-EN) se incluye una amplia lista de datos para comunicarse con el personal de la Secretaría. En relación con la labor de aumento del número de socios en el ámbito del club, es fundamental ponerse en contacto con el personal de la Sede Mundial de RI de las siguientes áreas de actividad: ●
División de Aumento del Número de Socios
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División de Relaciones Públicas
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División de Administración de Clubes y Distritos
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División de Formación de Líderes y Capacitación
56 Rotary International
Anexo 15: Materiales que se recomienda Rotary International suministra una serie de fuentes informativas sobre proyectos de servicio. El ABC de Rotary (363-SP) — Guía concisa de la historia, costumbres y tradiciones de Rotary, compuesta de una serie de artículos breves escritos por Cliff Dochterman, presidente de RI en 1992-1993. Iniciándose en Rotary (333-SP) — Guía de los deberes del padrino e información breve para el nuevo socio. Historia de Rotary (video) (921-SP) — Videocinta de siete minutos de duración en la cual se resume la historia de Rotary. Propuesta de nuevos socios en Rotary (254-SP) — Este folleto describe el procedimiento básico para proponer y elegir a un nuevo socio (incluye una copia de la Tarjeta de propuesta de socio). Aumento del número de socios 2003-2004 (916-SP) — Folleto con información sobre diversas ideas, herramientas y sugerencias que los clubes pueden utilizar para lograr el aumento del número de socios. Tarjeta de identificación (418-SP) — El secretario del club se la entrega a todo socio para verificar su afiliación al club (la información para contactar con los concesionarios está disponible en la sección del sitio web de RI dedicada al aumento del número de socios). Guía para la organización de clubes nuevos (808-SP) — Reseña los procedimientos para la creación de un club nuevo. Incluye los formularios requeridos y sugerencias para garantizar la eficacia y la longevidad del club nuevo. Catálogo (019-SP) — Lista de publicaciones, medios audiovisuales, formularios y materiales de RI (la versión en línea se encuentra en www.rotary.org). La edición impresa estará disponible en junio de 2003. Premio de RI para el Aumento del Número de Socios y la Extensión (901-SP) — Folleto en el que se explica este programa anual de certificados de reconocimientos para los clubes y distritos. Información básica sobre Rotary (595-SP) — Cuadro panorámico de ocho páginas sobre Rotary International y La Fundación Rotaria (apareció por primera vez como un inserto en la edición de THE ROTARIAN de agosto de 2002. Excelente herramienta de orientación para los socios nuevos, a la vez que un repaso de información esencial para los socios con más antigüedad. Juego de hojas informativas (267-SP) — Carpeta con hojas informativas sobre diversos aspectos de Rotary, actualizadas trimestralmente. (También se encuentran disponibles, a solicitud de los interesados, carpetas con hojas informativas regionales.) Rotary en una hora (512-SP) — Casete de 60 minutos de duración, con información general sobre Rotary, narrada por locutores profesionales, sumamente útil para la orientación, integración y motivación de los socios nuevos. Rotary en la comunidad (332-SP) — Videocinta de 30 minutos que ofrece un cuadro panorámico sobre el servicio que brindan los clubes rotarios y su cuadro social. Excelente para ser utilizado como programa pregrabado en estaciones locales de TV por cable.
(417-O)
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Rotary News Basket (546-EN) — Boletín semanal, de cuatro páginas, con noticias y reportajes breves sobre Rotary (suscripción anual). El mundo de Rotary (050-SP) — Periódico tamaño tabloide de ocho páginas que se publica cinco veces al año (suscripción anual). Rotary: Your Choice for Change (919-EN) — Programa videográfico dirigido específicamente a los futuros rotarios de Norteamérica, de 35 a 45 años de edad, en el cual se ponen de relieve el dinamismo de los clubes y sus proyectos de servicio en la comunidad. Estrategias para la capacitación de socios (sólo en la web) — Pautas sucintas que se recomiendan para proporcionar información apropiada sobre Rotary a los posibles socios, a los socios nuevos y a los socios actuales. Un vistazo a Rotary (867-SP) — Videocinta dirigida específicamente a los posibles rotarios de Norteamérica que brinda una dinámica introducción a los diversos aspectos de la afiliación a Rotary. Esto es Rotary (449-SP) — Videocinta de seis minutos de duración que brinda una visión general de Rotary, sus objetivos y programas, las avenidas de servicio, y los diversos proyectos de servicio patrocinados por los clubes rotarios y La Fundación Rotaria. (DVD – 449V – EN, sólo en inglés). Esto es Rotary (001-SP) — Folleto que brinda un cuadro panorámico sobre Rotary para los posibles rotarios y el público en general. ¿Qué es Rotary? (419-SP) — Tarjeta tamaño billetera con respuestas a frecuentes preguntas sobre la organización y el alcance de Rotary. Visite la sección dedicada al cuadro social en la página web de RI (www.rotary.org) que contiene más información para los posibles socios y socios nuevos, y sobre la organización de clubes nuevos, además de las estadísticas actualizadas sobre el cuadro social, una recopilación de ideas que implementaron con éxito diversos clubes y distritos, así como diversas sugerencias y medios relacionados con el aumento del número de socios.
58 Rotary International
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Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, Illinois 60201-3698, EE.UU. www.rotary.org
417-SP—(1002)