Guía rápida para el registro de informe simplificado

Mejoremos PUCP

GUÍA RÁPIDA Módulo: GASTOS (EX)

¿Cómo rendir cuentas de un gasto o viaje de forma rápida?

Código: G2.09 Versión: 01 Fecha: 16/03/2015

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Guía rápida para el registro de informe simplificado

Objetivo La presente guía tiene el propósito de orientarlo en el registro del informe de gastos utilizando una forma más rápida y sencilla: el Informe de Gastos Simplificado. Así, a través de esta nueva opción, el usuario registrador dispondrá de una serie de beneficios, como por ejemplo:  Podrá registrar en una sola pantalla toda la información relevante relacionada al informe de gasto y al anticipo de caja.  Realizará el control presupuestal y podrá observar el estado del mismo.  Con ello se agiliza el proceso de aprobación del informe.

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Esta es la nueva pantalla:

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Cómo registrar el informe de gastos con la opción simplificado Paso 1

Ingrese a la pantalla principal al menú Autoservicio de Empleados, a la opción Viajes y Gastos y seleccione Centro de Viajes y Gastos.

Ingrese a Centro de Viajes y Gastos.

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Paso 2

A continuación, le aparecerá una nueva pantalla y elija la opción de Informe de Gastos Simplificado y presione el enlace Generación.

Presione el enlace.

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Paso 3

Le aparecerá una nueva pantalla. Dentro de la pestaña Añadir un valor, le aparecerá su código de trabajador por defecto y deberá presionar el botón Añadir.

Presionar el botón

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Paso 4

Ahora, le aparecerá la pantalla del informe de gastos. Para iniciar con el registro, debe llenar la información general: primero deberá elegir el método de pago registrar una breve descripción, luego elegir un concepto de gasto, la ubicación (que se refiere al lugar donde se realizaron los gastos) y, finalmente, registrar al beneficiario en caso sea necesario un reembolso. Más información en la siguiente página.

Registrar la información

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Actualmente existen dos métodos de pago, PAGO ELECTRÓNICO o DEPÓSITO EN CUENTA que se podrá utilizar siempre y cuando exista un reembolso a favor del empleado. Tome en cuenta lo siguiente:

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

En caso el empleado tenga su cuenta de sueldo en el Banco Continental podrá elegir que el reembolso se realice ya sea utilizando la opción depósito en cuenta o pago electrónico.



En el caso que el empleado tenga cuenta en otros Bancos que no sea el Banco Continental por defecto saldrá habilitada la opción pago electrónico.

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Tenga en cuenta que el concepto de gasto está ligado a tipos de gastos definidos.

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Paso 5

Diríjase al enlace y obtendrá una nueva pantalla para que registre la combinación de chartfields o claves contables en los que se cargará el gasto de cada una de las líneas que registre en el informe.

Ingrese al enlace.

500.00

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Presione Aceptar.

Los ChartFields a ser completados de forma obligatoria son: Unidad, Actividad, Sede, Ref. Ppto y Línea de acción. Si estos campos no son ingresados, el sistema no permitirá realizar el control de presupuestos. En caso requiera registrar los ChartFields de proyectos ingrese a la pestaña Proyectos.

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Paso 6

A continuación, dentro de Detalles, elija el Tipo de Gasto; podrá observar que los gastos están relacionados al concepto elegido. Luego, registre la Fecha del gasto (del comprobante o documento que lo sustenta) y la Justificación del Gasto. Luego de ello deberá ingresar a la pestaña Comprobante.

500.00

Seleccione el Tipo de Gasto.

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Registre la Fecha y Justificación del Gasto.

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Paso 7

Seleccione la pestaña Comprobante y elija el tipo de comprobante de pago o documento que sustenta el gasto.

Seleccione el Tipo de Comprobante de pago.

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Paso 8

Tenga en cuenta que, de acuerdo al tipo de comprobante, aparecerán nuevas opciones a registrar. En este caso, el comprobante es una factura por lo que deberá registrar el número del comprobante, el RUC, la moneda, el importe, el IGV y otros gastos adicionales si se detalla en el comprobante. Más información en la siguiente página.

Información del comprobante de pago.

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Información de la moneda y el monto indicado en el comprobante.

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Para poder registrar más documentos deberá presionar el signo (+) que se encuentra al final de la línea y automáticamente lo llevará a la primera pestaña, Tipo de Gasto. En caso quiera eliminar alguna de las líneas deberá presionar el signo (-)

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Dependiendo del tipo de comprobante se registrará la información:

Para factura y ticket factura deberá registrar el número de comprobante, el RUC, elegir la moneda, registrar el sub total, elegir el IGV “y registrar otros servicios” si fuera el caso.

Para boleta y ticket boleta deberá registrar el número de comprobante, el RUC, elegir la moneda y registrar el importe total.

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Para declaración jurada, nota de ingreso, planilla de movilidad y documento interno deberá registrar el número de compobante, elegir la moneda y registrar el importe total.

Para documentos del extranjero deberá registrar el número de comprobante, en caso sea necesario cambiar la ubicación, registrar el nombre del proveedor, elegir la monera y registrar el importe total del comprobante.

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⁻

Si el RUC no se encuentra en la base de datos tendrá que digitar el número de RUC en esta casilla y luego presionar la tecla TAB o ENTER para que se active la casilla donde deberá registrar la Razón Social de la empresa.

⁻

Ahora al momento de llenar los importes de las facturas, en el importe se deberá registrar el sub total, luego seleccionar el IGV aplicado 0% o 18%, el cual se calculará automáticamente y finalmente algún otro gasto considerado en la factura.

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Paso 10

Una vez concluido con el registro de todos los gastos, deberá seleccionar el anticipo a aplicar y registrar el monto. Ahora, podrá observar que la sumatoria se encuentra en el campo Totales. Más información en la siguiente página.

500.00 0.00

500.00

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Registre el monto del anticipo.

Totales actualizados.

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Recuerde que puede ir guardando su información, para ello debe presionar el botón a continuación se le creará un número de informe en la parte superior.

500.00

0.00

500.00

Presione el botón

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Paso 11

Para concluir con el proceso, deberá presionar el botón luego presionar el botón hasta actualizar estado del proceso de envío a Correcto y el estado de presupuesto Válido.

2. Presione el botón

500.00

1. Presione el botón

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Más información en la siguiente página.

Correcto

500.00

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En caso dentro de la casilla Control de Presupuesto le aparece Error Control de Presupuestos, deberá subsanar los errores y volver a realizar el control de presupuestos. Para poder ver el error de presupuesto deberá presionar el enlace Error Control de Presupuestos.

Presione el botón

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Motivos de excepciones de compromiso (alerta de error):  Tolerancia Ppto Superada, significa que la combinación de Chartfield seleccionada para la línea de gasto no tiene saldo suficiente para ser atendida.  Presupuesto Inexistente, significa que la combinación de Chartfield seleccionada para la línea de gasto no está creada en el periodo presupuestal o es incorrecta.

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Cómo hacer seguimiento del informe de gastos registrado bajo la opción Informe Simplificado Para poder hacer seguimiento al informe simplificado, debe ingresar a la opción habitual Informe de Gastos y luego a Consulta.

Despliegue las opciones e ingrese a Consulta.

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Dentro de Buscar un valor, busque por ID Simplificado y luego registre el número del informe y presione el botón Buscar.

B. Registre el número (ID) del Informe Simplificado. C. Presione buscar ID Simplificado

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A. Elija el tipo de búsqueda.

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Podrá hacer el seguimiento de su informe simplificado en el formato anterior:

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Cómo imprimir el informe de gastos registrado bajo la opción Simplificado

Para imprimir los informes registrados del modo simplificado, deberá también ingresar a la opción habitual Informe de Gastos.

Para imprimir: Informe de Gastos.

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Si tiene alguna consulta, estamos a su disposición a través de Mesa Centuria

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