Guía Rápida para uso del Sistema de Información de Capacitación Empresarial SIRCE-INTERNET La página electrónica para ingresar es:

http://sirceempresas.stps.gob.mx/ Nota: preferentemente se recomienda utilizar el navegador como Google Crome, o Internet con una versión 10, ya que con algunas versiones de internet no se habilitan todos los menús. Debe contar con clave de usuario y contraseña del Portal de Servicios Electrónicos (PSE) de la STPS Si aún no cuenta con ella debe darse de alta en la siguiente liga electrónica http://servicioselectronicos.stps.gob.mx/portalservelec/Login/Login.aspx Para ello requiere contar con RFC Registro Patronal del IMSS y datos generales del representante legal de su empresa incluyendo el número del instrumento de acreditación (Poder notarial contrato o carta Poder).  Capturar el nombre o razón social de su empresa tal y como se encuentra en el acta constitutiva o el alta ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.  Dar de alta las direcciones de los domicilios de sus establecimientos en el Portal de Servicios Electrónicos (PSE) todos los campos son obligatorios  Cuando realice la captura de sus registros patronales no deberá contener ni guiones ni espacios, son 11 dígitos El sistema tiene tres Menús principales, a continuación, le enumero que actividad se puede hacer en cada uno de ellos. Tablero de Control. En donde se encontrarán las “Listas presentadas con anterioridad por el Establecimiento”,  Agregar una Lista  Buscar una Lista  Editar una Lista  Eliminar una Lista  Incorporar Establecimientos.  Carga Masiva de Constancias.  Generar Constancias DC3.  Enviar Lista.  Relacionar Curso – Trabajador (solo se utiliza para generar constancia DC-3 cuando la carga de trabadores se realiza uno a uno, si utiliza carga masiva, el sistema lo relaciona automáticamente) Administración. Se utiliza solamente si desea hacer la carga de trabajadores uno a uno, al hacer click sobre éste botón muestra las siguientes opciones:  

Trabajadores. Muestra pantalla de catálogo de “Trabajadores”. (Crear, Editar y Eliminar un Trabajador). Cursos. Muestra la pantalla de catálogo de “Cursos”. (Crear, Editar y Eliminar un Curso). 1

 

Establecimientos. Muestra pantalla Establecimientos. (Crear, Editar, Eliminar Establecimientos). Logotipos y Firmas. Muestra pantalla Logotipos y Firmar (Cargar y Eliminar Imágenes Logotipos/Firmas).

 Manuales & Ayuda. En ésta sección se encuentran las opciones para descargar los manuales y catalogos necesarios para la carga masiva: o Catálogo Cursos. o Catálogo Entidades Federativas. o Catálogo Delegaciones/Municipios. o Catálogo Ocupaciones Trabajadores. o Catálogo Niveles de Estudios. o Catálogo Documentos Probatorios. o Catálogo Tipos de Instituciones. o Catálogo Áreas Temáticas. o Catálogo Tipos de Agentes. o Catálogo Modalidades de Capacitación. o Catálogo Objetivos de Capacitación. o Catálogo de Normas de Competencia

Procedimiento para Reportar Listas de Constancias a través de SIRCE: 1.- Colocar la clave de usuario y contraseña 2.- Debe seleccionar el establecimiento al cual se va a emitir el acuse, para hacerlo deberá dar clic en el nombre del Representante Legal; clic en la flecha viendo a su lado izquierdo, va a aparecer un combo de búsqueda del centro de trabajo por entidad federativa y por municipio, debe dar clic en buscar establecimientos y ubicar el establecimiento al cual desea salga su Acuse DC-4. clic en botón azul seleccionar establecimiento Es importante que se dé clic en la opción Seleccionar establecimiento, de lo contrario será solamente una consulta de información. 3.-Aparecerá un mensaje que dice “cargando listas” posteriormente deberá dar clic en el botón de más + para generar una Nueva Lista donde se va a colocar toda la información de la lista de trabajadores capacitados Deberá capturar:  Nombre de la lista (el que usted desee poner y cuál va a identificar su información)  Fechas de inicio y término del período que va a reportar su lista de constancias. El Sistema es para reportar trabajadores capacitados, es decir estamos hablando de pasado, por lo que no permitirá fechas futuras, y máximo permitirá colocar la fecha del día de hoy. Sin embargo, se podrán editar en cualquier momento los datos de la lista.  Número de Constancias que va a reportar Es necesario aclarar que por normatividad se reporta anualmente a la STPS la lista de constancias del último año de su Plan de Capacitación. 2

Por lo que las fechas en este campo corresponden al período que se va a reportar. No puede exceder fechas superiores al día en que se está realizando la captura.  El número de constancias que se capture será tomado en consideración para que el sistema marque el porcentaje de avance y de eso depende el status de la lista, si aparece como una lista en proceso significa que aún faltan registros por incorporar, y hasta que se tenga un avance del 100% y un status de lista terminada, se habilitarán las opciones de impresión de constancias, enviar la lista a STPS, o imprimir acuse.  Es importante comentar que se pueden hacer cargas parciales de información para avanzar en su captura e incluso generar constancias DC-3. Siempre es posible editar los datos de la lista y el número de constancias que se van a expedir. Pero debe ser una sola lista la que se edite, de tal manera que al finalizar el proceso se envíe preferentemente una sola lista a STPS y que va a generar un ACUSE DC-4  Si desea incorporar más centros de trabajo a una misma lista, de tal manera que el acuse DC-4 ampare a su matriz y a varios de sus establecimientos, lo puede hacer, a través de la opción de carga masiva donde colocará la clave de sus establecimientos y que puede consultar en Menú Manuales y ayuda en la opción de catálogos, en caso de que sus centros de trabajo estén incorrectos los puede editar en el Menú Administración con la opción establecimientos y dando clic en el icono de editar (es un lápiz)

4.- Si desea utilizar información que capturó en el Sistema pasado, una vez que seleccionó su establecimiento el sistema va a cargar las listas presentadas por ese establecimiento y aparecerá el mensaje “Cargando Listas”

Aparecerá del lado izquierdo un combo que muestra las listas presentadas por fechas y que se puede elegir El 17 de septiembre de 2015 entró en operaciones el sistema SIRCE por lo que es necesario considerar que si antes de esa fecha la empresa realizó captura de información de listas en el Sistema debe buscar sus listas en el combo de búsqueda de listas que aparece por fechas. En caso de que no parezca, se tiene un respaldo de la información anterior, sin embargo, es importante que aclarar que el sistema SIRCE cuenta con validaciones más estrictas por lo que la información incompleta o errónea no fue migrada. Para verificarlo deberá contactar a nuestra área de Sistemas en la sección preguntas y respuestas están los datos de nuestro enlace en informática. Si usted tiene cualquier problema de Sistemas, errores que aparezcan y que le marquen una leyenda de comunicarse con el Administrador del Sistema, también puede realizarlo por correo electrónico o bien telefónicamente. Si va a utilizar información capturada antes de la migración debe ingresar a la lista dar un clic para seleccionarla y dar clic en el botón de Consultar (es una lupa) para verificar el número de constancias que hay en la lista Posteriormente debe dar clic el botón Editar (es un lápiz) para completar la información del número de constancias y el nombre de la lista. De no hacerlo aun cuando haya cargado información su Acuse saldrá con cero constancias 3

5.- En este paso debe elegir si desea realizar Carga de trabajadores Uno a Uno o la Opción de Carga Masiva Si utiliza la primera opción deberá dar de alta cada uno de sus trabajadores y sus cursos en el Menú Administración

SI DECIDE ELEGIR CARGA MASIVA DEBERÁ: Dar clic en la lista y posteriormente en el Menu de Carga Masiva y dar clic en obtener plantilla, y se va a descargar la Plantilla disponible en formato excel. Hay que guardarla en su computadora.  Es importante que no moifique la plantilla, ni agregue colores ni columnas, porque seguramente le marcará un error y no le permitirá subir su información  Tambien hay que descargar los catalogos que contienen las claves para el llenado de la la Plantilla. Los puede obtener en el icono de carga masiva o bien en el Menu superior de Manuales y Ayuda  Todos los campos que capture en la plantilla de Excel deben tener el formato de Texto incluyendo los campos que contienen fechas o número como es el caso de horas del curso. Si copia y pega datos asegúrese de que estén en formato texto.  Se deberán capturar todos los datos solicitados y capturar correctamente el CURP de sus trabajadores y todos los datos solicitados  Para llenar el campo de “Clave del curso” deberá considerar que si es la primera vez que se va a capturar en el Sistema el curso, al llenar este campo en la plantilla las celdas se dejan en blanco. Una vez que el curso se haya registrado en el Portal, el sistema le asignará automáticamente un número de clave que deberá colocarse en futuras cargas de archivos.  Los campos para la sección de “Normas” es opcional 6.- una vez que ha llenado todos los campos de su Plantilla, deberá dar clic en subir archivo, automáticamente el sistema va a generar un reporte con los registros correctos y los registros incorrectos, que se puede descargar en Excel dando clic en el botón “exportar reporte” de su lado izquierdo El archivo de errores que descargue generará una columna alterna en cada encabezado donde le indicará el error para que usted pueda ubicarlo mejor.  Los registros correctos subidos al sistema ya no deberán ser cargados nuevamente , únicamnete deberá realizar la carga de una nueva plantilla en excel que contenga los registros ya corregidos que estuvieron erroneos, de lo contrario le maracrá error.  Si el sistema le dice que tiene error en clave temática o clave de la ocupación, asegurese de estar usando la clave que está del lado izquierdo de su catalogo y que no esté colocando la clave de la descripción de la ocupación. Es importante comentar que al subir su plantilla es Excel el Sistema va a subir la información a la base de datos depende del número de registros que se va a incluir en la plantilla dependerá el tiempo de respuesta. Cuando el archivo sea cargado se mostrará una pantalla que resumirá el número de registros correctos y el número de registros incorrectos en un archivo de Excel que se puede descargar. 4

Este archivo contendrá una columna espejo en cada una de las columnas de la plantilla, se deberá revisar cada una de las columnas espejo para ubicar en donde está el error. Ejemplo: La celda A1 es de CURP del trabajador, la celda espejo será ahora B1 y tendrá por nombre “ERROR EN CURP” si existe en la celda espejo de CURP aparece la palabra “CURP INVALIDO” significa que el error está en la celda A25. Si no hay ninguna anotación en la columna espejo significa que no ha error en el CURP. Se deberá ir revisando cada una de las columnas espejo para ubicar la celda en donde está el error y se deberá corregir. 7.- Una vez que se hayan subido correctamente todos los datos el sistema irá notificando el porcentaje de avance de la lista, deberá tener un avance del 100% y un status terminado para que se le habiliten las demás opciones del menú. Que son:   

Enviar Lista. Generar Constancias DC3. Imprimir Acuse

Si desea imprimir Constancias DC-3 a través del sistema SIRCE deberá dar clic en su lista y elegir la opción Generar Constancias (es la imagen de una hoja) y le van a aparecer dos opciones, una es editar información (la imagen de un lápiz) en la cual deberá completar la información que aparecerá por curso capturado. Si desea incluir en su Acuse Logotipos o firmas de sus Representantes del Patrón o Trabajadores debe hacerlo en el Menú Administración en la opción Logotipos y Firmas y subir al sistema los logotipos o firmas, que serán guardados para que posteriormente al imprimir aparezcan. Al terminar de editar toda la información deberá dar clic en la opción descargar constancias, y un archivo comprimido en formato ZIP va a aparecer de su lado izquierdo inferior.

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Importante: Deberá asegurarse de imprimir sus constancias DC-3 antes de que enviar la información a la STPS, pues al enviar ya no es posible imprimirlos.

Las constancias generadas estarán en formato PDF con el CURP de cada trabajador como nombre, se le recomienda asegurarse de crear una carpeta en “Mis Documentos” para que en ella se puedan guardar las constancias que el sistema generó Ya que al descargar en su computadora el archivo comprimido con las constancias si no las guarda en la carpeta que creó, al descomprimirlas se las va a guardar en cualquier parte y le será un poco más complicado localizarlas.

8.- Una vez terminada la lista, y al darle un Clic también habilita la opción de enviar lista (es la imagen de un avión). Es importante aclarar que los datos de su lista los pueden modificar en cualquier momento, pero una vez enviada a la STPS ya que no será posible hacer ninguna modificación, Ni tampoco podrá imprimir constancias DC-3, la información y su acuse solamente podrá consultarla, Se debe enviar una sola lista final a la STPS que va a comprender como lo marca la normatividad la lista de trabajadores capacitados en el último año del Plan de capacitación, o bien cuando el área de inspección se lo solicite. Deberá llenar una encuesta de satisfacción 9.- Finalmente una vez contestada ya puede imprimir su acuse DC-4 con caracteres de que es el documento que avala su envío de la Lista de Constancias de Competencias o de habilidades laborales a la STPS.

NOTA IMPORTANTE PARA IMPRIMIR CONSTANCIAS DC-3 Y ACUSES DC-4 Para poder realizar la impresión del formato DC-3 y/o DC-4, se recomienda utilizar Chrome como navegador y habilitar la opción para permitir pop ups. Al presionar el botón de impresión DC-3 o DC-4 el navegador bloquea automáticamente la opción de pop-ups mostrando en la barra de direcciones el icono que se indica en la siguiente pantalla.

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Esta configuración es propia de cada navegar y bloquea las ventanas modales no permitiendo descargar archivos. En este caso es necesario presionar el botón que aparece en la parte superior derecha (barra de direcciones), seleccionar la opción “Permitir siempre pop ups”. Por último, es necesario descargar nuevamente el formato DC3 o DC-4 desde la aplicación. SELECCIONAR LA OPCIÓN “PERMITIR SIEMPRE PUP-UPS”

En algunos casos el mensaje de permitir acceso puede salir en la parte superior de su navegador o bien en la cintilla de abajo. Es importante comentar que en ocasiones se debe consultar en “Ver Descargas” para visualizar el acuse DC-4.

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PREGUNTAS FRECUENTES DEL SISTEMA SIRCE ¿Qué requiero para ingresar al nuevo sistema de SIRCE? Requiere contar con una clave de usuario y contraseña del Portal de Servicios Electrónicos (PSE) de la STPS ¿Si soy una empresa que nunca se ha dado de alta en el PSE cómo doy de alta mi empresa para registrar la capacitación otorgada a los trabajadores? Si no cuenta con ella debe darse de alta los datos de su empresa en la siguiente liga electrónica http://servicioselectronicos.stps.gob.mx/portalservelec/Login/Login.aspx Para ello requiere contar con RFC Registro Patronal del IMSS y datos generales del representante legal de su empresa incluyendo el número del instrumento de acreditación (Poder notarial contrato o carta Poder).  Capturar el nombre o razón social de su empresa tal y como se encuentra en el acta constitutiva o el alta ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.  Dar de alta las direcciones de los domicilios de sus establecimientos en el Portal de Servicios Electrónicos (PSE) todos los campos son obligatorios  Cuando realice la captura de sus registros patronales no deberá contener ni guiones ni espacios, son 11 dígitos ¿Cuál es la liga electrónica del sistema de Presentación de listas de constancias? http://sirceempresas.stps.gob.mx ¿Dónde puedo encontrar un manual del uso del Sistema? En el Menú ayuda están los manuales y los catálogos de uso de carga masiva ¿Si no puedo ingresar al Portal con mi clave de usuario y contraseña debo generar una nueva? No. ¿Dónde puedo localizar mis listas anteriores? Deberá verificar en listas presentadas con anterioridad y buscar por fecha ya sea bimestre, semestre o la opción Todas. Esta opción la encuentra de su lado izquierdo al ingresar a la cuenta ¿Por qué la dirección de mi empresa en la pantalla de inicio no es la de la Matriz? Al hacer la migración el Sistema tomó una dirección, la primera que encontró, no significa que sea la matriz ni el centro de trabajo que usted necesita, para que su acuse le salga correcto deberá hacer usted mismo la selección desde la opción del representante legal, clic en la flecha viendo a su lado izquierdo y seleccionar la entidad federativa y el municipio de su establecimiento, clic en opción buscar y finalmente clic en botón azul seleccionar establecimiento. ¿Por qué mis acuses me salen en blanco? Si está utilizando google crome como navegador, las nuevas disposiciones de ese navegador bloquean los archivos PDF para mostrarlos en pantalla, pero si los genera, deberá acudir al menú DESCARGAS de su navegador y muy probablemente ahí se encuentran sus DC-3 o su DC-4 8

¿Si perdí mi clave de usuario o mi contraseña de usuario donde puedo solicitar un reenvío? La solicitud debe provenir del correo del representante legal de la empresa que se registró en el PSE y enviar un correo a la cuenta [email protected] con los siguientes datos: 1.-Nombre o Razón Social de la Empresa 2.- RFC 3.- Dirección completa del establecimiento ¿Por qué mis acuses DC-3 Y DC4 no me aparecen? Deberá verificar los Pop ups o ventanas emergentes ¿Por qué al abrir una Lista no me aparecen todos los iconos del Sistema? Porque no es el establecimiento dueño de la lista, deberá dar clic en el botón consultar para saber qué establecimiento es el que creó la lista e ingresar en este icono para seleccionar el establecimiento dueño de la lista y que tendrá los atributos de editar, eliminar o imprimir constancias DC-3 y Acuse DC-4 ¿Qué significa el porcentaje de avance en la lista? Va en función al número de constancias que se coloque en los datos generales de la lista y es un dato que puede editarse en cualquier momento ¿Por qué me dice que llegué al número máximo de constancias? Porque el sistema toma como base el número de constancias que se colocó en los datos de la lista y ya no permite más de las que se indicó, si así lo desea puede editar el dato para corregirlo. ¿Por qué mi Acuse DC-4 me sale con cero constancias si yo ingresé constancias? Significa que utilizó una lista con información capturada antes del 17 de septiembre 2015, y no editó los datos de la lista para actualizar el número de constancias, y ese dato lo utiliza el sistema para generar el número de constancias en el Acuse DC-, en ese caso deberá comunicarse al área de Sistemas ¿Puedo incorporar más de un establecimiento a una lista? Sí, pero deberá generar la lista desde su Matriz y hacer la carga de trabajadores por carga masiva, cuando concluya el proceso y ya estén todos los trabajadores de la matriz puede incorporar establecimientos, en el icono incorporar establecimientos (es un icono de Edificio) pero la carga de trabajadores tendrá que ser uno a uno. ¿Puedo avanzar en mi captura de listas de constancias para no hacerlo todo hasta el final del año? Sí, Deberá generar una sola lista para presentar sus constancias y es posible editar las veces que sea necesario los datos de fechas de presentación y el número de constancias para que nos permita imprimir constancias DC-3 En cualquier momento y al final del año esa misma lista enviarla con los datos finales para enviar a STPS. ¿Puedo incorporar logotipos y firmas a mis constancias DC-3? Si, en el menú administración puede hacer la carga de firmas y logotipos y al llegar al 100% de avance el sistema habilitará la opción de generar constancias DC-3 ¿Puedo incorporar un nuevo establecimiento al SIRCE o editar un centro de trabajo? Sí, Deberá ingresar al menú Administración, en el menú establecimientos y buscar en el combo de entidad federativa, seleccionar el estado y el municipio que corresponde a su establecimiento y utilizar el icono del botón 9

más, para dar de alta un nuevo centro de trabajo, o bien el icono del lápiz, para editar un registro. Deberá asegurarse de capturar correctamente la información y de llenar todos los campos solicitados ¿Debo presentar a la STPS mi nuevo Plan y Programa de capacitación que vence próximamente? Con las modificaciones a la Ley Federal del Trabajo, los planes y programas ya no se presentan físicamente ante la STPS, son documentos internos que deben elaborarse y estar bajo resguardo de la empresa, y ser presentados solamente a solicitud expresa del área de Inspección de la STPS cuando se lo soliciten. El formato DC-02 debe ser llenado con los formatos vigentes. Ese plan de capacitación que la empresa elabora debe incluir de manera detallada las acciones en materia de capacitación para sus trabajadores, la normatividad les marca que deben capacitar a todos los trabajadores, todos los niveles La forma y los criterios los decide la empresa, los cursos y los instructores, ya sean internos o externos, sin embargo, al entregar al inspector la información deberá justificar por qué se tomaron esos criterios. El plan de capacitación debe ser máximo por dos años ¿Por qué no me permite borrar una Lista ni me permite borrar un curso? Si existe una constancia asociada a una lista o a un curso no podrá eliminarla, deberá eliminar la constancia para poder eliminar el registro. Y eso lo hace al dar clic en la lista y posteriormente en la opción Generar Constancias DC-3, buscar el registro y dar clic en eliminar la constancia. Posteriormente ya será posible eliminar la lista o bien el curso. ¿Puedo modificar la plantilla en Excel que descarga el SIRCE? No, pues si usted modifica la plantilla, agrega columnas, filtra o cambia colores muy seguramente le marcará error y no podrá subir su información al SIRCE, deberá asegurarse de utilizar la plantilla original que el Sistema le proporciona. ¿Puedo usar las claves de los cursos anteriores en mi Lista que voy a presentar en este año? No, si utiliza códigos de cursos anteriores, las constancias le saldrán con las fechas anteriores. ¿Cuánto tiempo tengo para reportar a la STPS mi lista de trabajadores capacitados? La normatividad establece que son 60 días posteriores al término de cada año de su Plan y Programa de Capacitación adiestramiento y productividad laboral. Si su empresa es con hasta 50 trabajadores puede presentar sus listas de constancias de trabajadores capacitados en la ventanilla de la Delegación Federal del trabajo de su entidad, o hacerlo vía electrónica. Si su empresa es de más de 50 trabajadores forzosamente deberá reportar sus trabajadores capacitados a través del SIRCE. Preferentemente se debe enviar una sola lista a STPS que incluya todo lo realizado en ese año, o bien cuando se le requiera por parte del área de inspección, La lista contendrá el total de trabajadores capacitados en el año. La normatividad establece que se debe entregar una constancia DC-3 de que un trabajador tomó un curso dentro de los 20 días posteriores a que el trabajador tomó el curso. 10

Si usted desea emitir las constancias DC-3 a través del sistema, puede hacerlo, pero tendría que ir editando su lista conforme va avanzando el año. Al término del primer año de ese Plan se debe reportar a la STPS los trabajadores capacitados ¿Cómo me afecta la modificación del 28 de diciembre de 2015 de los formatos DC-4 y DC-5? Solamente en caso de que la empresa con menos de 50 trabajadores quiera presentar su Acuse de manera presencial en una ventanilla de la Delegación Federal del Trabajo. Si lo hago por medio del SIRCE ese cambio no me afecta, pues se obtiene un Acuse DC-4 con caracteres de autenticidad. ¿Cuál es el teléfono del área de Sistemas? 01-55 -3067-3000 extensión 63015, en un horario de 9:30 a 14:30 horas. ¿Cuál es el teléfono del área para hacer una consulta sobre el funcionamiento o uso del SIRCE? Teléfono 01-55-2000-5400 ext. 63276 y 63259 en un horario de 9:30 a 14:30 horas.

¿Dónde puedo hacer una consulta vía electrónica del funcionamiento del Sistema SIRCE? Envíe un correo a la cuenta [email protected]

¿Dónde puedo reportar una falla en la que sale un mensaje de comunicarme con el administrador del Sistema? Debe llenar el formato que está anexo a esta solicitud para turnar al área de informática e incluir según el caso:  Pantallas de error  Acuse erróneo escaneado,  Plantilla con error  RFC de agente capacitador que marca error  Nombre y número de la lista en la que se está trabajando

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¿Cuál es el procedimiento para reportar un error de sistema, o recuperación de información anterior? Si le marca algún mensaje de error que le pide comunicarse con el administrador del sistema, o desea recuperar información del sistema anterior deberá enviar un correo a la cuenta [email protected] con la siguiente información: Nombre o Razón Social: RFC de la Empresa Usuario y Contraseña Datos de Contacto del Representante de la Empresa

Dirección Completa Calle, número Exterior, interior, colonia, Delegación o municipio, Estado C.P.

( son doce dígitos) Nombre Cargo E-mail Teléfono Correcta

(con clave Lada)

Incorrecta

Problema específico

Problemas con la Carga Masiva:

Número de Lista: Se anexa Plantilla de Carga Masiva:

SI

NO

RFC del Agente Capacitador Externo que marca error PARA SER LLENADO POR LA DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Observaciones de DGTI Atendido: Fecha de ingreso de Solicitud Estatus Archivos adjuntos Solución propuesta (DGCAyPL) Comentarios Fecha de solución por la DGTI Reportado por

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