Apuntes Organización Institucional 1 de 8

AN AL I S I S Y D IS E ÑO De l a d i st rib u c ió n d e l t r ab a jo CU AD R O D E DI ST RI B UC IÓ N D EL T R AB AJ O : Hem os v is to qu e l a Me t od o l og ía de O y S es un a s er i e d e e ta p as l óg ic as q u e d e bí a n c um pl ir s e e n to d o pr o yec t o de r ac io n a li za c i ón a dm in is tr at i v a, é s ta es ún ic a, a pes ar de l a d i ver s i d ad de tr a b aj o s pos i b les de a bor d ar : a ná l is is es tr uc t ur al y d e f u nc io n es , es t u d i o d e pr oc e d im ie nt os , r ac i o n a li za c i ón d e f or m ul ar i os , e tc . Las téc n ic as c o ns t i tu ye n l os m edi os par a c on oc er y a na l i za r c r ít ic am ent e los s is t em as adm i n is tr at i v os y es a tr a v és d e e l los qu e i nt en t am os c a pt ar c a d a s it u ac ió n p ar t ic u la r . La a d ec u a da d is t r i b uc i ón d e l tr a baj o es un o de l os pr inc i p ios f u nd am en ta l es de t od a bu e na adm i n is tr ac ió n, d e m aner a q ue s e an d eb i d a m ente ut i l i za d as l as h ab i l i da d es d e l os em p l ea d os y q u e és t os s e s i e nt a n m oti v a dos p or las t ar eas qu e r e a l i za n. S iem pr e q ue ex i s t an dos o m ás per s on as t r ab aj an d o j u nt as s e p r es e n tar á e l pr o b l em a de l a d is tr i buc i ó n de l tr a b aj o y s e r á por lo t a nt o, ap l ic ab l e e l d i a gr am a de dis tr i buc i ón . E l D i a gr am a o C ua dr o d e D is tr i b uc i ón de l T r a baj o es un a t éc n ic a d e r ac i o na l i za c ió n q u e p er m it e a n a li za r l a l ab or e n u na of ic in a . RA Z O N E S Q U E J U ST I F IC A N E L CO N O C IM I ENT O D E L A DI ST R IB UC IÓ N D E T RA B AJ O : - S e ha n r ec i b id o q u ej a s p or s o br ec ar g as d e t r ab aj o - S e nec es it a inf or m ac i ón c om o d at os d e b as e p ar a u n a r e or ga n i za c i ón g e ne r a l . - S e qu i er e c las if ic ar lo s p ues t os de tr ab aj o par a a da p tar la p l an t i l l a de p er s on a l a l as nec es i da d es r e al es . - S e d es ea a n al i za r l as ac t i v i da d es r e a l i za d as , e n t ér m i nos d e s u c o ntr i buc i ó n p os it i v a a l a c ons ec uc ió n d e l os c om eti d os as i gn a dos f or m alm en te . En r es u m en : s e t rat a d e co n o c e r l a r el a ci ó n e xi st en t e en t r e “ l o q u e s e h a c e” , “ q u i en lo h a ce” , y “ cu an t o re p re s en t a” , co n “ l o q u e d e b e r ía h a ce r se” , “ q u i en lo d eb e rí a h a ce r” y “ cu an t o d eb er ía re p r es en t a r” F O R MU L AR IO S UT IL I Z A DO S: P ar a a p l ic ar es ta téc n ic a , c om o en c u a lq u ier o tr a ac ti v i d ad d e m ej or a o r ac i on a l i za c ió n adm i n is tr at i v a, pr im er am ent e d e bem os o bt e ner i nf or m ac i ón , es d e c ir c o n oc er aq u el l os d at os y hec h os n ec es ar i os p ar a e l an á l is is d e l a s it uac i ó n ac t ua l q ue p er m it a es t ab l ec e r un d ia g nós t ic o d e l a r e a l i da d a dm in is tr a t i va en un m om ent o de t er m in ad o . La inf o r m ac i ón a o b te ner s e r ef er ir á a l c onj un t o de ac t i v id a des q ue s e r ea l i za n e n l a Un i da d d is p u es t as e n or de n de im por t anc i a y a l a s tar e as q u e r e a l i za c ad a em pl ea d o, i nd ic a nd o s u na t ur a l e za q ue p er m ita es t a bl ec er a l l ogr o d e q u e ac t i v id a d c on tr ib u ye c a d a u n a d e l as per s o n as . LI ST A D E ACT I VI D AD E S: Es l a r e l ac ió n d e ac t i v id a des e nc om end a d as a u n a U n id a d A d m inis tr a t i va e n un m om ent o de t er m in ad o. Da tos qu e c o nt i en e : - f ec h a en qu e s e t om an l os d at os : im por ta la v i ge nc ia de la inf or m ac i ón - i de nt if ic ac i ón d e la Un i da d : s e i nd ic ar á l a d es ig n ac ió n f or m a l d e l a of ic i n a, e l De p ar t am ent o y l a G er enc i a d e l a c u al de p en de . - Id e nt if ic ac ió n d e l r es p ons a b le d e l a U n id a d: nom br e y c ar g o. - Cic l o o p er ío d o a l qu e es tá n r ef e r i d as l as ac ti v i d ad es c o ns ig n ad as ( d ía , s em an a, m es ) . - Des c r i pc ió n br e v e y c l ar a de las ac t i v id a des . - O r d en d e im por t anc i a d e c ad a ac ti v i d ad : l o de t er m in a el J ef e t om and o e n c u en ta la c on tr ib uc i ón a l a c ons ec uc i ó n de los c om eti dos de la U n id a d. - Có d ig o de ac t i vi d ad : l o as i gn a e l An a l is t a d e O y S d e ac uer d o al c r i te r i o qu e c on v e ng a e n c a d a c as o, p or ej em pl o, c o r r e l a ti v o e n or d en d e im p or ta nc ia . Co ns id er ac io n es : - l a l is t a d e ac t i v i da d es s e o bt i en e s i em pr e d e l J ef e de la U n id a d - de b en an ot ar s e ac ti v i d ad es g e ner a l es y n o e n d et a ll e

Apuntes Organización Institucional 2 de 8

c on v i e ne lim i tar el n úm er o d e ac t i v i da d es c o ns ig n ad as , adm i ti en d o u n c onc e pt o d e “ V ar ios ” en c as o n ec e s ar io - l as ac t i v i da d es de b e n ex pr es ar s e de m od o c onc is o y c la r o - pu e de n c o d if ic ar s e s e gú n c o n ve n g a, es to f ac il i tar á l a n um er ac i ó n de las t ar eas y e l an á l is is pos t er ior . ( V ER MO D E LO a l f i na l d e l tex t o) -

LI ST A D E T AR E A S : Es l a r e l ac ió n d e l o s tr a baj os r ec om en d ad os a un p u es t o d e tr a b aj o en un m om ento de t er m in ad o. Da tos qu e c o nt i en e : - f ec h a en qu e s e t om an l os d at os - i de nt if ic ac i ón d e l a U n i da d, s e i nd ic ar á la d e s i gn ac ió n f or m a l de l a Un i d ad , as í c om o e l De p ar t am ent o y G er en c i a de los qu e d ep e n d e - i de nt if ic ac i ón de l em p l ea d o, c o n i n d ic ac i ó n d e s u n om br e y c ar g o - c ic lo o pe r í od o a l q u e es t á n r ef er i das las t ar eas c ons i gn a d as - des c r i pc i ón d e l as t ar eas - as ig n ac i ó n d e ti em pos d e d ed ic ac ió n a c ad a un a d e l as t ar e as d es c r i pt as - c ód i g o: s e n um er ar á n l as t ar e as t e n ie n d o en c u e nt a s u c or r es p o nd e nc ia c o n l as ac t i v i da d es m enc i on a d as e n l a L is t a d e Ac ti v i da d es . Co ns id er ac io n es : - l a L is t a d e T ar eas s e ob t ie n e d ir ec t am ent e de los tr a b aj a dor es - e l J ef e d e l a O f ic in a d eb e h ac er s u pr op i a l i s ta d e t ar e as - ha y qu e d et er m in ar e l c ic l o ( d ía , m es , s em an a) a l q u e v a n a r ef er ir s e las t ar e as , c o n s us c or r es p o nd i e nt es hor as t ot a l es - l as tar e as d eb e n des c r i bi r s e e n f or m a s e nc i l l a y c l ar a - s e d eb e es ta b l ec er un lím it e a l n úm er o d e t ar e as a des c r i b ir y e l r es t o s e i nc l uir á e n “ V ar ios ” , s e m enc io n a n 1 5 c om o n úm er o m áx im o - e l t iem po q ue s e d e be as ig n ar a c ad a t ar e a es a pr ox im ad o , pu ed e n s er ho r as o por c e nt aj es . L a s um a de t i em pos p ar c ia l es de b e c o inc i d ir c o n e l to ta l d e h or as as oc i a das a l c ic l o - e l J ef e d eb er á v a l id ar l as l is t as d e ta r e as q u e c o nf ec c io n an s us s u bor d i na d os CU AD RO D E D I ST RI B UC IÓ N D E L T R A B AJ O : Es l a r epr es en t ac i ó n gr áf ic a d e l c onj u nt o d e ac t i v id a des y t ar eas q ue s e r e a li za n en u na Un i da d e n u n m om ent o d et er m in ad o . E l C ua dr o d e D is tr i b u c i ón de l T r ab aj o n os m ues tr a en f or m a es q uem át ic a y s is t em at i z ad a to d a l a i nf or m ac i ó n ob t en i da m ed i an te la L is ta d e Ac t i v id a de s y l a L is t a d e T ar eas c or r es p o nd i en t e a c a d a p ues to de tr a baj o. Da tos qu e c o nt i en e : - f ec h a en qu e s e e l a bo r a - i de nt if ic ac i ón de la U n i da d a q u e s e r ef i er e - i de nt if ic ac i ón de qu i en pr e par a e l c u a dr o - c ic lo al qu e es tá n r ef e r i das las t ar eas - i nd ic ac ió n r ef er e nt e a s i l a d is tr i b uc ió n es l a ac tu a l o l a pr o pu es ta - c o lum na d e Ac t i vi d ad es y t iem pos t ot a l es de d e d ic ac i ón a c a d a u na , q ue s er á f ie l r ef l ej o de l a L is t a de Ac t i v i da d es y qu e s er v ir á d e r ef er e nc i a par a las a no tac i o nes r e la t i vas a l os d is t i nt o s p u es t os d e tr a b aj o - c o lum nas s uc es i v as p ar a c a da p ues t o d e tr ab aj o d o nd e s e r e g is tr ar á n l as t ar e as y los ti em pos d e d e dic ac i ón p ar c ia l es t im ad os Co ns id er ac io n es : - es u n c u adr o d e d o b le ent r a d a y s e ob t ie n e por r eu n i ón de las L is t as d e T ar e as d e to d o l os tr a b aj a d or es d e la Un i da d i nc l u id o e l J ef e - es un r es um en d e l a inf or m ac i ón r ec a ba da y m ues tr a l as ac ti v i d ad es , l as ta r e as c or r es p o nd i en t es a c a da un a y s u d is tr i buc i ó n e ntr e l as d is t i nt as p er s o n as - s e as im il a a u n a “ f o to gr af í a d e l os q u e s e h ac e en u n a Un i d ad

Apuntes Organización Institucional 3 de 8

-

es u n pr im er e l em en to p ar a c á lc u lo d e c os t os ya q u e ob te n e m os la p la n ti l l a d e per s o n al ef ec t i v o c on el C u ad r o s e har á u n pr im er d ia g nós t ic o d e l as U ni d ad es per m i te e l ab or ar u na c l as if ic ac i ó n de t ar ea s , dis t in g u ié n do l as e n f ís ic as o m en t al es , per i ó d ic as u oc as i on a l es

Apuntes Organización Institucional 4 de 8

AN AL I S I S D EL CU AD RO D E DI ST RI BU CIÓ N DE L T RA BA JO : E l C ua dr o d e D is tr ib u c i ón de l T r a baj o u n a v e z e l ab or ad o no pr o por c i o nar á por e l m is m o l as r es p ues t as es p er a das , s i n o s e po n en e n j u e go c o noc im i en tos de tr ab aj o, ex p er i enc i a, s en t id o c om ún y s o br e t o do u n m éto d o ló g ic o d e an á l is is d e l a i nf or m ac i ón d is po n i b l e, m inim i za n do l as pos i b i l id a des de q u e q ue d en as p ec t os s i n c o ns i d er ar o f al l as s i n d et ec tar . CO NO CI M I ENT O S Q U E A PO RT A : Co n r es p ec t o a l as ac t i v id a des : - ad ec uac i ó n d e l as m is m as a l os c om et id os de los qu e es r es p ons ab l e l a U ni d a d - to ta l de hor as in v er ti das en c ad a un a y e n c o nj u nt o la c ap ac i d ad de tr a b aj o de la S ec c i ó n - l a a d ec u ac i ón d e l ti e m po a l a im por ta nc ia d e las ac t i vi d a des y l a c oh er enc i a e n el ti em po d e d ic a d o a ac t i v i da d es r e lac i o na d as - tom an d o en c ue nt a l a r em un er ac ió n d e l os em pl e ad os s e p u ed e o bt e ner un a pr im er a apr ox im ac i ó n a l c os t o de las ac t i v id a des - e l t iem po y e l c os t o pr im ar i o n os m ar c ar á n l as ac t i v id a des m ás c ar as y d e m a yo r oc u p ac ió n c u ya s im pl if ic ac i ó n c o n ve n dr í a em pr e n d er Co n r es p ec t o a l c o nj u nt o d e tar e as : - c ua l es s on las q ue s e des ar r o l la n d en tr o d e c ad a ac t i v i d a d, m os tr a nd o s i s e c on t em pl an t o das o s i s on ins uf ic i e nt es p ar a e l ad ec ua d o c um pl im i en t o de la m is m a - s i l as t ar e as d e a po yo oc u pa n d em as i ad o t i e m po - e l gr a d o d e c o nc e nt r ac ió n o dis p er s ió n d e l t r a b aj o e ntr e l os d if er e n tes p u es t os , u na tar e a p u ed e es t ar a c a r go d e dem as ia d os o m u y p oc os em p le a dos y de b er á es tu d i ar s e c ad a c as o e n p ar t ic u la r . Co n r es p ec t o a l as t ar eas por p u es t o d e tr ab aj o : - l a ad ec u ac i ó n d e ta r e as a l a c a te g or í a d e l em pl ea d o, ya qu e es nec es ar io qu e s e us e n ad ec ua d am ent e l as h a b il i d ad es d e c a da un o - l a es p ec ia l i za c ió n o p o li v a l enc i a de l p er s o n a l, l a r e a li za c i ón d e tr ab aj os n o r e lac i o na d os e nt r e s í pr o d uc e m a yo r c a ns a nc io y r e duc e l a ef ic i enc i a, y u na ex c es i va es p ec i al i za c i ón r e d uc e e l i nt er és , pr o duc e m onot o ní a - s i e l tr ab aj o es t á c or r e c tam en te dis tr i bu i d o e ntr e l os d if er e nt es em p le a dos . T RE S ET A P A S D E A N Á LI S IS : EX A ME N D E L A S A CT IV ID A D E S: ( v er tic a l: c o lum na de la i zq u ie r d a) ¿ Q U É ? ¿ d e qu é s e tr a ta ? - ¿ h a y ac t i v id a d es s in r e lac i ón c o n l a f u nc i ón o c om et id os d e l os q ue s e a r es po ns a bl e e l s er v ic i o ? - ¿ to d as l as ac t i v i da d e s n ec es ar i as p ar a e l p er f ec to c um p lim i en t o de es t á f u nc i ón o f unc io n es f ig ur an en e l c u adr o ? ¿ Q UI É N ? ¿ a q u ié n c or r es p o n de ? - ¿ s i ha y ac t i v i da d es s i n r e l ac ió n c o n la f u nc i ón , e l l as n o p o dr í a n s er d es em peñ a das p or otr as U ni d a des d e l a e m pr es a ? - ¿ s i h a y ac ti v i d ad es qu e t am bi én r ea l i za o tr a U n i da d d e l a em pr es a , no po dr ía e lim i nar s e es a d u pl ic a c i ón ? ¿ CU Á NDO ? - ¿ l a c ar ga to ta l de l tr ab aj o q ue r epr es en t a n l as d i v er s as ac t i v i d ad es , es t á d is tr ib u id a c on r eg u l ar i d a d dur a nt e e l p er í o do d e r ef e r e nc ia ? ¿ CU Á NT O ? - ¿ e l t iem p o em pl e ad o por e l c o nj u nt o d e l p e r s on a l e n e l c um p l im ien t o d e c a da un a d e l as ac t i v i da d es , s e c o r r es p o n de c o n l a im p or ta nc ia r e la t i va d e c a d a u na d e e l l as ? EX A ME N D E T AR E A S PO R A CT IV ID A D ( l ín e as h or i zo n t a l es ) ¿ Q U É ? ¿ De qu é s e tr a ta ?

Apuntes Organización Institucional 5 de 8

-

¿ c u ál es s o n l as t ar e as n ec es ar i as p ar a l a r e a li za c i ón d e l a ac t i v id ad c ons i de r a d a? ¿ es t á n to d as c o ns id er ad as y as ig n ad as ? ¿ h a y tar e as i nú t i les o r ep e ti d as ? ¿ ex is t e n t ar e as d e c o ntr o l? , ¿ las tar e as d e c on tr ol d an a l a l ar g a m ás ben ef ic i os d e l o qu e c u es t a n? ¿ h a y tar e as d e ap o yo ?, ¿ es ad ec ua d o e l t ie m po q u e s e l es d ed ic a ?

¿ Q UI É N ? - ¿ s i to d as las t ar eas q ue s e r e l ac io n an c o n l a ac t i v id a d c o ns i der a da es tá n ef ec tu a das por u na p er s on a o u n p e qu e ño n úm er o d e p er s on as , s er í a ac ons ej ab l e d is tr ib u ir l as en tr e un m a yo r n úm er o d e em pl ea d os ? - ¿ s i s e r e par t en las tar eas en tr e v ar i a s per s on as , s er ía des e ab l e as i g nar la r es p o ns ab i l id a d a u n a o d os s o lam en t e? - ¿ es t á n l as ta r e as e n r e lac i ón c on la c a t eg or ía o c al if ic ac i ón de l t it u lar ? ¿ CÓ MO ? - ¿ es c on v e ni e nt e dis tr i bu ir l as t ar eas p ar a u n tr a baj o e n c ad e na o es m ej or d is tr ib u ir las par a u n tr ab aj o en v ar i as lí n eas par a l el as ? EX A ME N D E T AR E A S PO R E M PL E A DO ( v er t ic al : c o l um nas d e l a d er ec h a) ¿ Q UI É N ? - ¿ s e a dec u a l a c a l if ic a c i ón d e l em pl e ad o a la s t ar e as q u e ti e n e as i gn a das ? - ¿ l a c om pe te nc i a y h ab i l i da d es d el per s o n a l s e em pl e an a p le no t i em po ? ¿ e n q u é pr o p or c ió n d e t iem p o e l per s o n al c al if ic a d o em pl ea s us c on oc im ie nt os ? ¿QUÉ? - ¿ es a dec u a do e l gr a do de es p ec ia l i za c ió n d e l os em pl e ad os ? ¿ s e p i er d e e l i n ter és de b i do a la m on ot o ní a d e t ar e as ? - ¿ l a as i g nac i ó n a u n e m ple ad o de t ar eas c o r r es po n di e nt es a ac t i v i da d es d if er e nt es es de ta l na t ur a l e za q u e r ed uc e s u ef ic ac ia ? ¿ es n o tor i a la he t er og e ne i d ad d e t ar e as as ig n ad as ? - ¿ s o n c om pat i b les en tr e s í l as tar e as q ue r ea l i za ? ¿ CÓ MO ? - ¿ es t á e l em p le a do s o b r ec a r g a do y p or ta n to pu e de no r en d ir d eb i d o a l c a ns a nc io ? - ¿ e l t r a b aj o es t á d is t r i bu i d o e q u it at i v am en te e ntr e l os dis t in t o s em pl e ad os ? ¿ ha y em pl ea d os oc ios os y o tr os q u e n o l ogr a n p on er s e al dí a e n s us t ar e as ? ¿ CU Á NDO ? - ¿ es t á b i en r ep ar t id a l a c ar g a de t r a b aj o e n t ar e as d if íc i l es y p er ió d ic as ? - ¿ s e pr es en ta n p ic os de tr a b aj o p ar a e l p u es t o ? ¿ s e p o dr í a n d is m inu ir es os p ic os d e tr a b aj o ?

4. 2 D e p ro ce so s y p ro c ed i mi en t o s d e t ra b a jo . Co n c ep t o y a lc an c e d e l a t é c n ic a . V en t aj as d e su u t il iz ac ió n . Ap l i ca c ió n d e la t é cn i c a. G raf i ca ci ó n d e Cu r so g r am as . Las ac t i v id a des d e O y S a b ar c an l a t ot a li da d d e l a or g a n i zac i ó n, d es ar r o l l án d os e t a nt o a n i ve l d e l a es tr uc t ur a c om o d e l os pr oc ed im i en t os de tr a b aj o . E n e l c am po de l os p r oc e d im ie nt os , r es u lt a n n um er os os y v ar ia d os los pr ob l em as q ue de b e enf r en ta r O y S . A l gu n os ej em p los : - as e g ur ar f l uj os de op e r ac io n es á gi l es y c ons ta nt es , - e v it ar e l ex c es o de b u r oc r ac i a , - ad ec ua r c on f l ex ib i l i da d pr ác t ic as n or m al i za d as y a d ap t ar las p ar a s it u ac io n es nu e v as , - pr om o v er u na ef ic a z d e le g ac i ó n q ue des c o n ges t io n e a l os n i v e les ej ec ut i v os s u pe r i or es Cu a lq u i er s is tem a ef ic a z r e qu i er e: s e nc i l le z, c l ar i da d , ex ac t it u d, u n if or m id ad y f lex i b i l id a d. E l an á l is is de los pr o c ed im i en tos a dm in is tr at i v os bus c a l a m ax i m i zac i ó n de l a ef ic i e n c i a de l os c ir c u it os a dm in is tr at i v os , la qu e s e de b e lo gr ar a l a lu z d e la i nf or m ac i ó n p ar a la to m a de dec is i on es . R es u lt a im pr es c i nd i b le p ar a c ua l q ui er em pr es a c on t ar c on u n s is t em a de

Apuntes Organización Institucional 6 de 8

i nf or m ac i ón q ue p os ib i l it e c om un ic ac i on es ág i l es y pr ec is as e ntr e s us c om po ne n tes , l o q u e hac e n ec es ar i o l a s is t em ati za c i ón de los p r o c ed im i en tos adm i nis tr at i v os . E l an á l is is d e los pr o c ed im i en tos d e tr a baj o es u n a d e l as t éc n i c as d e m a yor s i g n if ic ac ió n de n tr o d e los pr o gr am as d e s im pl if ic ac i ón d e l tr a b aj o . La s im p lif ic ac i ó n de l t r ab aj o r es u l ta s er u n enf oq u e s is t em át ic o qu e p er s i g u e la e l im in ac ió n, e l r eor d en am ie n to o l a c om bi nac i ó n de d is t i nt as f as es d el tr a baj o, a f i n de o bt e ne r la m a yor ec o n om ía p os i b l e de t i em po, e n er gí a, m ater i a les y e qu i pos . M ie nt r as e l C u ad ro d e Di st r ib u ció n d e l T r a b aj o i nd ic a: - qu e s e h ac e - qu i e n l o hac e - c ua n to t i em po i n v ie r t e e n h ac er l o e l E st u d io d e l o s Pr o ce d i mi en t o s p er m it e c on t es t ar a l a pr e gu nt a - c om o s e h ac e e l tr ab aj o. P ar a ef ec t u ar e l a ná l is is d e l os pr oc e d im ie nt os d e tr a b aj o , es n ec e s ar io : - un a d es c r i pc i ó n d et a ll ad a d e l as o pe r ac i on e s q u e s e r e a li za n , - c on oc er s u s ec u enc i a l os m éto dos de ej ec u c i ón u t i li za d os .

DI AG R AM A D E P RO C ED IM IE NT O S: Co ns is t e e n l a r e pr es en t ac i ó n gr áf ic a de l o s pr oc es os d e tr a baj o , o s ea , d e la s ec ue n c i a d e op er ac io n es r e a li za d a s c o n u n d et er m in ad o f in . S e le c o noc e c o n d if e r en t es n om br es : c ur s o gr am a, f l uj o gr am a, f l u x ogr am a, d ia gr am a d e f luj o, etc . Se tr a ta de l a gr af ic ac i ón de l c ur s o o d e l f luj o d e tr a baj o d e l a s ec u enc i a d e op er ac io n es . E l d i agr am a d e pr oc e d im ie nt os p ue d e a p l ic ar s e ta nt o par a pr oc e d im ie nt os i n dus tr ia l es c om o par a pr oc ed im ie n tos a dm in is tr a ti v os . Lo s pr oc ed im ie n tos i n dus tr ia l es s o n de c ar ác t er r ep e ti t i v o, pr oc es an el em en tos t a ng i b l e s y s u pr o d uc t o es t am bi én t a ng i b l e . L os pr oc e d im ie nt os a dm in is tr at i v os pr oc es a n inf or m ac ió n, r ep r es en t ad a e n d oc um e n tos o s op or tes p or m ed io de l os c u a les s e op er a. V ENT AJ A S D E L A G R AF IC A CIÓ N: - ap l ic a a c a d a ac ti v i d a d a dm in is tr a ti v a u n n om br e q u e s e r e p et ir á s i em pr e f r e nt e a la m ism a ac t i v id a d, l o qu e e l im in a c u a l qu i er am bi g üe d ad y p er m it e u na pr ec is i ó n im pos i bl e d e l o gr ar c o n e l l en g uaj e c or r i e nt e , - f ac i l it a u na apr ec i ac i ó n d e c onj u nt o d el pr oc ed im i en to - e v it a l as d if er enc i as d e i nt er pr e t ac i ó n UT ILI D AD E S : - par a r e a l i zar r e l e vam i en t os d e i nf or m ac i ó n o par a s is tem at i za r l a i nf or m ac i ón r e l e v ad a , en un c ur s o gr am a q u e s e d e nom i na “ ac t ua l” o “ v i ge n te” - par a a n a li za r u n pr oc e d im ie nt o y d e tec tar pr ob l em as - par a d is e ñar p r o p ues t as d e c am bi o, e n u n c ur s o gr am a qu e s e d e n om in a “ pr op u es t o” - par a c om pa r ar r ea l i da des adm i nis tr at i v as e n d if er e nt es m om ent os h is t ór ic os Ex is t e n m uc h os s is te m as de p r oc e dim i en t o s : Ej .: A SM E , A S A, I R A M, e tc . E n to d os l os s is t em as , c om o en c ua l q ui er le n gu aj e , ex is te n u n a s er i e d e s ím bo los y u n c onj u nt o d e r e g l as q u e c om bi n an l os s ím bo l os y l os h ac e n út i les c om o f or m a de ex pr es i ón . El s ím bol o es e l e l em en to o f i gur a q ue s ir ve par a r e pr es e n tar los hec h os qu e s uc e de n en los pr oc e d im ie nt os d e tr a baj o.

Apuntes Organización Institucional 7 de 8

M ANU AL D E P RO C ED IM IENT O S : Es u n i ns tr um ent o d e i nf or m ac i ó n en el q ue s e es t ab l ec e n l as o per ac i on es q ue e n f or m a c r on o l óg ic a s e d eb e n ej ec u tar p ar a l l e var a c a bo u n a t ar e a. A tr a v és d e é l es p os ib l e c om pen d i ar e n f or m a de t al l a da l as o p er ac i o nes q ue s e ef ec t úa n, l os s ec tor es y p u es t o s de tr a b aj o q u e i nt er v i e ne n y l os p or t a dor es d e i nf or m ac i ó n qu e s e u t i l i za n e n c ad a pr oc e d im ie nt o. V ENT AJ A S : - nor m at i za n y es ta n da r i za n la ej ec uc i ó n - f ac i l it a n l a tom a d e de c is io n es pr ogr am ad as - c ap ac it a n a l n ue v o p er s on a l - nor m a l i za n l a t er m in o l og í a de tr a b aj o - des c ar g an a j ef es y ej ec u t i vos , l im it a nd o s u par tic i p ac i ó n a la ad opc i ó n d e d ec is i o nes no pr o gr am ad as . CO NT E NI DO : - ID ENT IF IC A CI Ó N : n o m br e d e l pr oc e dim i en t o, N o. o c ód i g o d e l pr oc e d im ie nt o , f ec ha d e e la b or ac i ó n, f ec h a d e v i ge nc ia . - O BJ ET I VO : p ar a q ue s e d es ar r o l la . - T EX T O : d es c r ib e e n f o r m a nar r a t i va e l p r oc e d im ie nt o. - PO RT ADO R E S D E I N F O R M AC IÓ N : d i buj o d e l m is m o e ins tr uc c i o n es ac er c a d e l m éto do de l le n ad o. - CU RS O G R A M A: s e i nc or p or a e l gr áf ic o. CO D IG O A S A : La Am er ic a n St a nd ar d As oc i a ti o n ( A S A) d e s ar r ol l o u na s er i e d e s ím bol os es tá n dar p ar a l a des c r i pc i ón y an á l is i s d e pr ob l em as d e pr oc es am ie nt o d e i nf or m ac i ón de ntr o d e l os pr oc es os a dm in is tr a ti v os . Co n l a i nf or m ac i ó n d e pu e de n r e a l i za r s o lam en t e c i nc o o p er ac i o ne s : RE G I ST R AR : a no tar u n d at o e n un por t ad or de inf or m ac i ón . CO M UN IC A R: tr a ns f er ir u n d at o d e u n l ug ar a otr o . CO NT RO L AR : c o tej ar un da t o p ar a es ta b l ec er s u c o i nc id e nc ia o n o c o n un c r i ter i o de t er m in ad o. CO M P UT A R: o bt e ne r un nu e v o c on oc im ie nt o o p ar t e d e p or l o m e nos dos d a tos c o n oc id os . AR CH I V AR : g uar d ar i n f or m ac ió n p ar a r ec u p e r ar la en o tr o m om ent o .. Cu a lq u i er o p er ac i ó n q ue s e r e al ic e c on l a i nf or m ac i ó n q u ed ar á c om pr e nd i da e n al g u na de el l as . Los p or t a d or es d e i nf o r m ac ió n s on l os i ns tr u m entos a tr a vés d e l o s c u al es s e op er a c on l a i nf or m ac i ón .

Apuntes Organización Institucional 8 de 8

SÍMBOLOS BÁSICOS: REGISTRACION: simboliza la grabación de datos en un portador de información

COMUNICACIÓN: simboliza la dirección del flujo de operaciones, o sea el orden en que se ejecutan las operaciones con la información.

Cuando la comunicación se realiza sin portador de información , ya sea comunicación personal o telefónica, se utilizan líneas quebradas.

CONTROL: implica una selección entre alternativas, última etapa del proceso decisorio. La información que ingresa al proceso de control puede originar a su salida diferentes procesos a seguir.

COMPUTO: simboliza la obtención de un nuevo conocimiento a partir de datos conocidos. Generalmente Operaciones lógicas o matemáticas.

ARCHIVO: simboliza la acumulación centralizada de datos, ordenados de acuerdo con determinado criterio de clasificación.

PORTADORES DE INFORMACIÓN: FORMULARIO: representa a todo portador de información realizado en papel, en el que se registran datos.

LISTADO o INFORME: representa a los listados producto del procesamiento de datos.

SÍMBOLO AUXILIAR PROCEDIMIENTO PREDEFINIDO: se utiliza cuando en un procedimiento se realizan operaciones cuya secuencia ya ha sido definida anteriormente. (RUTINA)