MAGISTER CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

Herramientas de Datos Opciones de Seguridad y Control

CARLOS LOBOS MEDINA Julio 2014

TÓPICOS Opciones de seguridad y control Opciones de Seguridad Menú Preparar Herramientas de Datos Carga de Datos Duplicados Filtros Avanzados

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Opciones de Seguridad en Excel

Seguridad en hojas y libros Básicamente EXCEL provee cinco elementos de seguridad en libros y hojas Control de cambios Proteger una hoja completa Proteger rangos de una hoja Proteger estructura Marcar como final

NOTA: La opción de cifrado es sobre el archivo.

Control de Cambios Es una herramienta que permite mantener un registro de los cambios hechos en una planilla de Excel Es ampliamente utilizada en Word

Es una herramienta de alta utilidad para el manejo de planillas de cálculos en ambientes colaborativos.

Control de Cambios

Active la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios a la vez.

Uso Avanzado

Permite definir opciones especificas para el control de cambios.

Proteger una hoja completa

El ingreso de contraseña es opcional

Proteger rangos en una hoja En EXCEL todas las celdas por defectos están bloqueadas, esto implica que al momento de aplicar la protección de la hoja están quedaran bloqueadas.

Para desproteger un rango o un conjunto de celdas se debe quitar el ticket (desbloquear) y luego proteger la hoja.

Proteger estructura

Menú Preparar

Propiedades Permite modificar las propiedades del documento, tales como autor, asunto, etc.

Cifrar documento

Debe usar contraseñas de un largo adecuado y usando caracteres, letras y números si desea garantizar la seguridad del documento.

Inspector de documentos

Revisará la existencia de cada uno de los contenidos seleccionados y permitirá eliminarlos en caso de encontrarlos.

Marcar como final

Comprobar compatibilidad

Revisa si el documento es compatible con otras versiones antiguas de EXCEL.

Carga de Datos

Carga de Datos Excel provee de diversas herramientas para la importación y exportación de datos

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Duplicados

Duplicados en EXCEL  Excel básicamente provee de tres elementos para la gestión de duplicados:  Eliminar duplicados (Quitar Duplicados)  Buscar duplicados (Formato Condicional)  Evitar el ingreso de duplicados (Validación de Datos)

Eliminar Duplicados

Cuando todas las columnas están marcadas se eliminarán las filas duplicadas.

Eliminar Duplicados

Cuando se marcan solo algunas columnas, buscará los duplicados en dichas columnas. Lee las filas de arriba abajo, conforme encuentre coincidencias ira eliminando la fila inferior.

Eliminar Duplicados

También es posible hacerlo por un solo campo.

Buscar Duplicados

Permite buscar los duplicados en un rango.

Buscar Duplicados Usando los filtros de la hoja se pueden ver aquellas filas que presentan el valor duplicado.

Filtros Avanzados

CASO 1 1. Juan busca mujer de máximo 25 años. PASO 1: Definir criterios

NOTA: Las celdas utilizadas como criterio deben tener EXACTAMENTE el mismo nombre que la columna que referencian

PASO 2: SELECCIONAR FILTRO AVANZADO

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CASO 1 1. Juan busca mujer de máximo 25 años. PASO 3: Completar el asistente

Celda destino 28 de 38

CASO 1 1. Juan busca mujer de máximo 25 años.

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2.- Dorotea busca un hombre de mas de 170 de altura y de color de pelo Negro

3.- Anastasia busca un hombre de pelo negro o castaño y menos de 80 de peso

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5.- Exequiel busca una mujer que mida entre 165 y 175 de color de ojos café o negro

6.Alonso busca una mujer que sea española y que tenga los ojos cafés

El uso de comodines permite reemplazar textos, el asterisco remplaza cualquier texto. 31 de 38

BUSCARV - CONSULTAV

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BUSCARV - CONSULTAV Busca un valor en una tabla y devuelve el valor de la columna especificada. Valor Buscado

Indicador de columna

BUSCARV(celda; rango; columna; FALSO) Donde buscar

Búsqueda Exacta

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BUSCARV - CONSULTAV Debe asegurarse que el valor a buscar sea igual a la primera columna del rango donde buscara.

Valor Buscado

Indica la columna en la cual esta el valor que desea recuperar Indicador de columna

BUSCARV(celda; rango; columna; FALSO) Donde buscar Debe poseer en la primera columna el valor buscado y generalmente este rango debe quedar fijo.

Búsqueda Exacta De no colocar FALSO, hará búsquedas aproximadas. 34 de 38

BUSCARV - CONSULTAV

Valor Buscado

Que columna

BUSCARV(A2;$I$20:$l$26;4;FALSO) Donde buscar

Búsqueda Exacta 35 de 38

Como Funciona BUSCARV - CONSULTAV

BUSCARV(A2;$I$20:$l$26;4;FALSO) Valor Buscado

Primera columna del rango seleccionado

1. El valor buscado lo buscará en la primera columna del rango seleccionado, desplazándose verticalmente. 36 de 38

Como Funciona BUSCARV - CONSULTAV

BUSCARV(A2;$I$20:$l$26;4;FALSO) Valor Buscado

Cuarta columna del rango seleccionado

2. Cuando encuentra el primer valor se desplazará de acuerdo al indicador de columna (se moverá N columnas a la derecha) 37 de 38

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