Herramientas para investigadoras e investigadores sociales Nº1: Word para insertar citas y bibliografía

Introducción En esta primera edición del apartado "Herramientas para investigadores e investigadoras sociales" os vamos a enseñar una aplicación del programa de Microsoft Office Word 2007 que os resultará muy útil a la hora de insertar la bibliografía y las citas en cualquier documento académico o científico. Se trata de una de las múltiples opciones que figuran en el apartado "Referencias" que se encuentra en el menú de herramientas arriba a la izquierda del visor.

Imagen 1. Pestaña "Referencias" del Menú principal de Word 2007.

En la pestaña "Referencias" podemos encontrar algunas opciones como crear “Tablas de contenido” o “Insertar Títulos” y “Tablas de Ilustraciones”, pero quizás la opción que resulte más útil para cualquier investigador/a es la que permite insertar Citas y Bibliografía.

Imagen 2. Pestaña "Citas y bibliografía" dentro de "Referencias"

¿No resulta siempre algo pesado tener que escribir toda la bibliografía final una vez hemos terminado con nuestro texto? A la hora de citar a un o una autora, lo más habitual era copiar el primer apellido del autor y el año detrás del texto referenciado [por ejemplo, (APELLIDO, 2013)] y al final del proyecto copiar la bibliografía redactando uno por uno todos los datos bibliográficos de los libros y documentos en los que nos hemos apoyado para realizar nuestra investigación. Esta aplicación permite introducir de una manera más rápida y ordenada todos los datos y citas bibliográficas que vayamos a incluir en nuestro texto.

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Procedimiento a seguir Paso 1: Insertar nueva cita Supongamos que estamos haciendo un ensayo sobre Sociología de la Familia y vamos a utilizar como bibliografía recomendada el libro de Andrée Michel, La sociología de la familia y del matrimonio (Michel, 1974); el Informe sobre la situación de la familia en España de Inés Alberdí (Alberdi, 1995); el Tratado de la Familia de G. Becker (Becker, 1987); y la obra de Goody La familia europea, (Goody, 2001). En la Pestaña "Referencias" aparece la opción "Insertar Cita", donde haremos clic en Agregar nueva fuente para añadir las citas según las vayamos utilizando.

Imagen 3. Insertar cita: Agregar nueva fuente

Una vez estemos dentro del interfaz Agregar nueva fuente, aparece un cuadro con el nombre Crear fuente, donde iremos añadiendo todos los datos bibliográficos del autor o autora, tal y como aparece a continuación:

Imagen 4. Menú "Crear fuente"

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Existen diferentes opciones para insertar la información deseada en función del Tipo de fuente bibliografica (arriba a la izquierda en la imagen). En el ejemplo, como se trata de un libro, las opciones que aparecen por defecto son: Autor y/o Autor corporativo; Título; Año; Ciudad; y Editorial. No obstante, si fuera necesario incorporar más información como, por ejemplo, las páginas donde se encuentra el texto citado o el Volumen de la obra, pincharemos en la opción Mostrar todos los campos bibliográficos.

Imagen 5. Menú "Crear fuente": Opción Mostrar todos los campos bibliográficos

Cuando hayamos introducido todos los campos bibliográficos deseados, pinchamos en el botón "Aceptar" y automáticamente se insertará la nueva cita en el párrafo donde tengamos el puntero parpadeante. La nueva cita insertada aparecerá con el siguiente formato: (Apellido, Año), la cual tiene un menú despegable que permite introducir cambios, tal y como aparece a continuación:

Imagen 6. Ejemplo de cita incluida en el texto y menú de edición despegable.

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Cada una de las citas que hemos introducido ya en el programa aparecerá en el menú "Insertar Cita", para que las podamos volver a utilizar en el caso de que queramos referenciar al mismo autor y su obra en varias ocasiones.

Imagen 7. Menú "Insertar Cita" con todas las referencias incluidas en el texto

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Paso 2: Insertar toda la bibliografía: lo bueno viene al final Ya hemos visto cómo se inserta una nueva cita, pero lo verdaderamente útil de este programa es la opción "Insertar bibliografía", dado que nos evita tener que escribir una por una todas las referencias que hemos incluido en nuestro texto. El procedimiento es muy sencillo: 1. Elegimos el estilo de la bibliografía, pues existen diferencias entre las diferentes ramas científicas y la cultura en la que nos encontramos (por ejemplo, no se cita de la misma manera en Historia que en Sociología). 2. Pinchamos en el botón "Bibliografía" y aparecerá un nuevo cuadro llamado "Integrado". Este cuadro comprende dos tipos de referencias por defecto, "Bibliografía" (lo más habitual) y "Trabajos Citados". 3. Hacemos clic en "Bibliografía" y de forma automática aparecerá toda la bibliografía ordenada alfabéticamente en función del primer apellido de los autores y autoras referenciadas. 4. Por último, dado que la Bibliografía añadida no es estática, si observamos algún dato erróneo o queremos añadir algún otro que se nos ha podido pasar, podemos escribir o borrar la información bibliográfica como en cualquier otro texto.

Imagen 8. Menú "Insertar Cita" con todas las referencias incluidas en el texto

Esperamos que esta herramienta os resulte de una gran utilidad, pues en la Fundación iS+D lo llevamos utilizando desde hace años y podemos afirmar que verdaderamente facilita mucho el trabajo de investigación. En breve publicaremos el Segundo Post de "Herramientas para investigadores e investigadoras sociales" relacionado con una herramienta que facilita el trabajo en grupo a través de la nube de internet.

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