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Escuella de Ciencias d de la Computacción – UTPL Computación Básica Au utoras: Ing. Fan nny Cevallos, Ing. Patricia Samaniego
UN NIDAD 4: LA HOJA ELECT TRONIC CA "Noo hay espejo que q mejor refl fleje la imagen n del hombre,, que sus pala abras." Juan Luiss Vives
Estim mado Estud diante:
Es ell momento de aprender una nueeva herramiienta, me reefiero a la H Hoja Electrrónica que p permite trab bajar con nú úmeros. To odos los tra abajos de estte tipo com mo: cálculos, roles de pago, listas d de estudian ntes con nottas para promedios, ettc. se lo deb be hacer ussando una Hoja Electtrónica; estte program ma dispone de herram mientas quee hacen po osible de manera ssencilla, ráp pida y con u una excelentte presentacción. realizzar todas esstas tareas d Espeero que nuesstro ánimo siga tan disspuesto com mo al principio, recuerd de que este tema es el último de d los quee correspon nden apren nder en ell primer b bimestre, por la ortancia quee amerita es e necesario o indicar qu ue al momeento de evaaluar tendrrá un impo peso significativ vo. mos a introdu ucirnos en eel tema. Vam
La h hoja electtrónica E Excel Es un u eficiente programa de hojas de d cálculo de gran veersatilidad. Es ademáss una podeerosa herram mienta muy y utilizada en el mund do empresaarial y acadéémico, tanto por su faacilidad de uso como por las ay yudas que ofrece o paraa el tratamiiento de da atos e inforrmación num mérica prin ncipalmentee. Esta herramien nta permitee que el ussuario pueda almacen nar y orgaanizar una gran versidad de datos, faacilita tareeas como el e control de activid dades, cantiidad y div inven ntarios, listtas, presup puestos y otras o actividades que pueden seer manejada as de maneera muy efeectiva y sim mple. or medio dee los videoss que contieene el Cd m multimedia, u usted A lo largo de esste curso, po nderá los procesos parra manejar llas herramiientas que o ofrece Micro osoft Excel y con apren el desarrollo d d ejercicio de os de apliicación pon ndrá en práctica p loss conocimiientos adqu uiridos. nalizar los rresultados q que se desea obtener, p por lo Manejar la hoja electrónicaa conlleva an prepararnos para apren nder a utiliz zarlo tambiién debemo os concentrarnos que aa más de p
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para analizar en n forma lóg gica el probllema para d darle la solu ución más ssencilla y rá ápida; d haga al pro oblema plan nteado. todo dependeráá del análisiss que usted uerde igualm mente que eeste program ma más qu ue los otros requiere dee mucha prá áctica Recu para aprender cada c tema, pero no see desanime la práctica acumuladaa hasta aho ora es una h herramientaa que tenem mos a favor,, porque ha ay procesos que ya los sabemos po orque se loss realiza dee igual maneera que en W Word. In nserte nuevaamente el Cd C en la un nidad y esp pere para q que se ejecu ute el prroceso de au utorarranqu ue en forma a automáticaa. Listo; en laa parte dereecha seleccio one Hoja eelectrónica; luego “ “Trabajand o con la Ho oja electrón nica”, finalm mente ejecute los video os: La h hoja electrón nica Cam mbiar nombrre Inserrtar hojas L que escuchee y observe los videos iindicados. Lo invito a q mo en la veces anteriorees, sobre cada tema se irá haciend do una desccripción o d dando Com conceptos o reecomendaciiones de acuerdo a al caso, le sugiero s haccer una leectura comp prensiva dee los mismos.
Ento orno de ttrabajo d de la Hojaa Electrón nica: Al ejjecutar Exccel, se pressenta la pantalla con el entorno de trabajo o que tienee este prog grama que nos corresp ponde apreender. Exp plore e ideentifique los elemento os del entorrno de trabaajo para quee se familiaarice y se le facilite man nejarlo.
Cam mbiar el n nombre aa la hoja de trabajjo Cuan ndo se trabaaja en Excel se lo hacee en libros d de trabajo y y cada libro o está compuesto por hojas, h en in ngles sheet, vienen den nominadas como Hojaa 1, Hoja2, Hoja3 o Sh heet1, Sheet2, Sheet3, p para las com mputadorass en inglés; eestos nomb bres se los puede cambiiar Esta a obra ha sido licenciada con Creative C Commo ons Ecuador 3.0 0 de Reconocim miento - No com mercial Compa artir igual (http:///creativecommo ons.org/licensess/by-nc-sa/3.0/e ec/).
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de acuerdo a nuestra conveniencia por nombres mucho más significativos que hagan mención a lo que guardan.
Insertar y eliminar hojas de trabajo Los libros de trabajo de Microsoft Excel vienen definidos por defecto con tres hojas de trabajo activas y listas para ser usadas, hay trabajos que requieren de todas estas hojas, o los que solamente ocupan una de las disponibles, cuando se utiliza más de las que tenemos se debe insertar las que se necesite y en el otro caso si se requiera solamente una hoja de las 3 que vienen definidas, es decisión del usuario dejarlas tal como están o borrar las que no se ocupen, es necesario indicar que las hojas vacías no alteran o inciden en lo absoluto en el trabajo que se realice.
Para trabajar en Excel, es necesario conocer otros términos y procesos que en el Cd no se los ha tratado, por lo que es necesario que revise con mucha atención lo siguiente:
Rango de datos En Excel se maneja o se ocupa mucho este término de rango de datos, esto debido a que siempre se trabaja con bloques de celdas o datos. Los rangos siempre harán referencia a un grupo de datos que se vaya a ocupar para aplicarles un proceso y obtener un resultado. Para referirse a un rango se lo hará de la siguiente manera:
(A1:A90) esto quiere decir que se ocuparán los datos que se encuentran desde la celda A1 hasta la celda A90, los dos puntos que separan el nombre de la una celda de la otra significan hasta, es decir los dos puntos definen el rango. Otro ejemplo de rango puede ser el siguiente:
(B1:D20) este rango indica que su rango empieza en la celda B1 y abarca los datos hasta la celda D20. Defina el siguiente rango en la hoja de Excel: (A1:B3) En la hoja de Excel usted verá lo que muestra la Ilustración 1.
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Ilustración 1
Cuando se utiliza un rango para hacer una operación, al momento que se esta creando la fórmula, Excel que es una herramienta poderosa, le indica el rango de datos que esta utilizando, ¿Cómo hace esto? Encerrando los datos del rango que usted ha definido en una línea de puntos, fíjese en la muestra de la Ilustración 1, aquí se ha definido el rango (A1:B3) y todos los datos que están en ese rango están dentro de la línea entrecortada.
Copiar el contenido de una celda Copiar el contenido de las celdas es de mucha importancia, porque esta hoja electrónica está diseñada para facilitar y agilitar nuestro trabajo, porque si usted por ejemplo tienen que sumar los ingresos de mil empleados utilizando Excel no tiene que realizar suma por suma, es decir empleado por empleado, sino que crea la fórmula para el primero y luego la copiará para el resto de empleados. Hagamos un ejemplo: Vamos a utilizar la combinación de teclas Control+C para seleccionar lo que se desea y Control+V para ejecutar la copia como lo aprendimos en Word lo hacemos en Excel, en el ejemplo que se ve a continuación se esta sumando los valores de la columna A más la B y los resultados se los obtiene en la columna C.
Ilustración 2 Esta obra ha sido licenciada con Creative Commons Ecuador 3.0 de Reconocimiento - No comercial Compartir igual (http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/ec/).
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La fórmula se la ha realizado en la celda C1. Pero como usted todavía no sabe como hacerla inserte cualquier número en la celda C1 y cópielo siguiendo los pasos que se describen: 1. Seleccione la celda C1. 2. Ejecute el comando Control +C. 3. Seleccione las celdas C2 y C3, cómo: ubique el puntero del ratón sobre la celda C2, luego, presione el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrástrelo hasta la celda C3. 4. Ejecute el comando Control +V. Esta es una forma de copiar el contenido de la celda, hay otra forma más rápida: 1. Seleccione la celda C1. 2. Ubique el puntero del ratón en la parte inferior derecha de la celda C1 y espere para que el puntero del ratón adquiera la forma de un más finito. 3. En este momento presione el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrástrelo sobre las celdas en las que quiere copiar la fórmula definida en la celda C1 Estas son las dos formas de copiar información en Excel, también puede probar con los comandos disponibles en el bloque Portapapeles.
Si le es difícil memorizar los pasos que debe seguir para hacer determinado proceso, mientas observa el video puede ir tomando nota de los pasos que tiene que hacer de la siguiente manera: Deseo copiar los pasos para ingresar a Excel, para ello usted debe escribir: Presionar el botón inicio/Todos los programas/Microsoft Office/Microsoft Office Excel 2007 El slash que separa el un paso del siguiente representa las palabras: luego vaya o luego presione, o luego entre en.
1. 2.
Realicemos una práctica para ejercitar lo aprendido Ingrese a Excel. Ubique los siguientes elementos: ¾ Barra de Formulas. ¾ Cuadro de nombres. ¾ Etiquetas de Hojas .
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3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.
¾ Celdas. ¾ Celda C10. ¾ Etiquetas de columnas. ¾ Etiquetas de filas. ¾ Celda Activa. Ubíquese en la celda C20. Ubíquese en la Hoja3 del libro actual. Visualice la primera Hoja del Libro. Introduzca el texto: “La educación en el Ecuador” en la celda A1. Introduzca el texto: “Loja” en la celda D3. Introduzca el texto: “UNIVERSIDAD TECNICA PARTICULAR DE LOJA” en la celda A1, observe lo que sucede. Introduzca el texto: “Nro.”, “Nombres y Apellidos”, “Nota 1” y “Nota 2”, en las celdas A3, B3, C3 y D3 respectivamente. Introduzca los datos: “1”, “Fanny Cevallos”, “10”, “15”, en las celdas: A4, B4, C4 y D4, respectivamente. Cambie el nombre Fanny Cevallos por su nombre. Cambie las notas 10 y 15 por 20 y 20. En la celda siguiente a Nota 2 inserte el texto TOTAL. Seleccione el rango de celdas de la A4 a la C4. Copie el contenido de la celda B4 en la celda D10. Elimine el contenido de la celda B4, presionando el botón Supr del teclado. Copie el contenido de la celda D10 en el rango de celdas desde la E1 hasta la E10. Observe los cambios realizados.
¿Cómo le fue con esta práctica?, bien ¿verdad?, Excel presenta un entorno de trabajo diferente al que hay que acostumbrarnos, trabajar con Excel resulta muy dinámico porque nos mantiene activos pensando cómo hacer las cosas de manera sencilla. Recuerde que todos no tenemos la misma lógica, por ejemplo si a dos personas les pedimos que hagan un jugo de naranja y que nos describan los pasos, quizá una dice parto las naranjas, saco el extractor, extraigo el jugo de la fruta, etc. Mientras que la segunda dirá parto las naranjas y las escurro en un vaso. Cada uno tiene una lógica diferente para resolver los problemas. Repasemos lo aprendido: 1. La pantalla de Excel está dividida en celdas. 2. Cada celda contiene su propia información, para que quede guardada cuando se termina de insertar su contenido debe presionar la tecla enter. 3. Las celdas están formadas por la intersección de una columna y una fila.
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4. Celda activa es aquella en donde se encuentra el cursor, y su contenido está visible en la barra de fórmulas. 5. Se puede cambiar tanto el nombre(etiqueta) como el color de cada hoja de trabajo 6. Excel trae definidas por defecto tres hojas de trabajo, esto es cambiable de acuerdo a lo que se necesita. 7. Para ingresar datos en una celda luego de haberlos digitado debe presionar la tecla enter. 8. Para definir un rango de datos se debe utilizar los dos puntos. 9. Para copiar información de una celda a otra se utiliza los comandos Control+C y a continuación Control+V para pegar la información. 10. Otra forma de copiar información es seleccionar la celda donde está la información, esperar a que el puntero del ratón cambie a un más finito, presionar el botón y sin dejar de hacerlo arrastrarlo sobre las celdas en la que se quiere copiar esa información.
Continuemos con otros temas que igualmente no están descritos en el Cd y que resulta imprescindible saberlos en este programa. Continuemos
Crear Fórmulas (Suma – Resta – Multiplicación y División). Con las herramientas de Excel se pueden crear fórmulas de acuerdo a las necesidades y con ellas resolver nuestros problemas, Excel incorpora fórmulas previamente definidas con el nombre de Funciones las que se adaptarán en ciertos casos a nuestras necesidades, pero habrán ocasiones en que las mismas no nos sirvan de mucho para resolver nuestro problema, allí es donde en forma manual por así decirlo deberemos ir creando nuestras propias fórmulas.
Fórmula para Sumar celdas: más adelante veremos que Excel para sumar valores tienen definida la función suma, pero esta función me permitirá sumar valores que estén ubicados en celdas contiguas, pero si los valores que se necesita sumar están en celdas distintas y muy alejadas la una de la otra deberé crear personalmente la fórmula así:
Ilustración 3
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Supongamos que se necesita sumar los valores de la celda A2 y C2, para crear la fórmula de suma se debe utilizar el signo más, la fórmula que debe estar ubicada en una celda nueva en este caso en la celda B3 queda como se muestra en la Ilustración 3, y ésta es: =A2+C2. Para indicarle a Excel que el dato que se va a ingresar es una fórmula se debe ingresar primeramente el signo igual y a continuación referir los nombres de las celdas en donde están los valores con los que se va a trabajar, en nuestro caso son A2 y C2. Fíjese que a la máquina se le ordena que sume lo que contiene la celda A2 y C2, no le estoy diciendo sume 20+15, sino que hago referencia a las direcciones de celda. A esto le llamamos referencias, porque siempre se refiere a la celda no al valor que contiene. Aprendamos ahora la fórmula para multiplicar valores.
Fórmula para Multiplicar: igual existe una función que hace esta operación, pero vamos a aprender a crear nuestras propias fórmulas:
Ilustración 4 Para multiplicar se utilizar el
*. A la fórmula anterior cámbiele el signo más por el
asterisco que representa a la multiplicación, no olvide que para obtener el resultado de la operación realizada debe presionar la tecla enter y el resultado estará visible, fíjese en el signo igual que antecede a la fórmula.
En las otras dos operaciones básicas que son la resta y la división se utiliza el signo (‐) para la sustracción o resta y el slash ( / ) para crear la fórmula de la división.
Lo exhorto a que las cree usted mismo basándose en las explicaciones anteriores.
¿Cómo le fue?: bien verdad usted debe tener algo parecido a lo que voy a presentar a continuación, claro que no coincidiremos en la cantidad y en las celdas donde haya
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ubicado los valores pero las ilustraciones le servirán de referencia para que compare sus fórmulas.
Ilustración 5.- Fórmula para restar
Ilustración 6.- Fórmula para dividir Bien, hemos aprendido a crear fórmulas manualmente para las cuatro operaciones básicas, suma – resta – multiplicación y división.
A continuación se va a aprender a generar series, es muy importante manejar este proceso, porque cuando se necesite aplicarlas en los trabajos cotidianos, nos van a ahorra trabajo y tiempo.
Empecemos:
Generar Series .‐ ya habíamos dicho que Excel es una potente herramienta de trabajo y ahora lo vamos a comprobar. Si usted necesita generar una lista de 40 – 50 o los estudiantes que sean y primeramente necesita crear una columna con los números, no es necesario insertar uno por uno en cada celda, sino que los puede generar en forma automática así:
Ilustración 7
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Ilustración 8 1. Inserte el número 1 en la celda A1. 2. Inserte el número 2 en la celda A2, para este y el punto 1 fíjese en la Ilustración 5. 3. Seleccione la celda A1 y A2 como se muestra en la ilustración 5, cuando se selecciona se crea un recuadro negro alrededor de las celdas seleccionadas. 4. Ubique el puntero del ratón en la esquina inferior derecha de la celda A2, y se va a formar un signo más finito, cuando esto suceda y sin soltar el botón del ratón, arrastre hacia abajo hasta obtener la cantidad de números que usted necesite. Fíjese en la ilustración 6, mientras usted arrastra el ratón, la serie se va generando es decir van apareciendo los números. Cuando se suelta el botón del ratón se forma un cuadrado pequeño con un signo más en su interior, como el que ve en la Ilustración 6, ese cuadro le permite seguir avanzando en la generación de la lista. En caso de que ya haya soltado el botón del ratón, retome la generación de la lista desde este recuadro. Excel permite generar las más variadas series que usted pueda imaginar, para hacerlo solamente tiene que ingresar el número con el que va a iniciar la serie en una celda, luego en otra celda ingresar el número de avance que desea que tenga esa serie, y seguir en el paso 3 descrito anteriormente. Se pueden generar series con los días de la semana, los meses del año, etc.
Realicemos otros ejercicios:
1.
Ingrese los valores y datos que se muestran en cada columna de la ilustración 7.
Ilustración 9
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2.
A continuación una a una genere las series, deberá obtener las siguientes: La de los números pares en la columna A. La de los números impares en la columna C. La serie del 5 en la columna E . Los días de la semana en la G.
En su máquina deberá tener lo de la Ilustración 8.
Ilustración 10 3. Si usted desea siga arrastrando el botón del ratón hacia abajo para obtener más elementos de la serie. Verdad que aprender Excel es muy ameno. Para familiarizarnos con lo aprendido le sugiero realizar otros ejercicios de suma, resta, multiplicación y división planteados por usted. Es hora de repasar lo aprendido: 1. Para crear una fórmula es imprescindible empezar con el signo =. 2. Para insertar el contenido en una celda presione la tecla enter. 3. Se puede sumar – restar ‐ multiplicar y dividir creando sus propias fórmulas. 4. Es sumamente sencillo generar series usando microsoft Excel. 5. La utilidad de generar series la verá cuando trabajemos con listas.
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Estamos avanzando a en el uso y aplicació ón del prog grama de Excel, E como se puede p dar cuenta el mismo m se utiliza u paraa hacer cálcculos, sigamos adelante, si necesita tomarse un pequeño p deescanso anttes de o puede haccer: empezar ccon el siguieente tema lo C Como ya ap prendimos a crear lass fórmulas básicas, haay que apreender d detalles que mportantess y que se debe tener en n cuenta cu uando son muy im se trabaja en n Excel. Observe ah hora el videeo denomin nado “Traba ajo con fórm mulas” E En la parte i inferir he heecho una deescripción d del mismo ttema del vid deo. ugiero obseervar con attención el tema, t luego o hacer unaa lectura com mprensiva de lo Le su que se describee a continuaación, si req quiere ver el e video nu uevamente, lo puede hacer, h adelaante:
utas Referencias relativass y absolu Conttinuemos ad dentrándon nos en el aprrendizaje dee otra cualid dad muy im mportante q que se debee tener en cuenta al trabajar en n Excel, cuando se crrea una fórrmula que hace referrencia a otrra u otras celdas, c hay que estar claros en lo os resultad dos que se desea d obten ner del procceso que se esta realizaando, hasta ahora en laas prácticas realizadas ya ha utilizzado referen ncias de celda sin darsee cuenta. que cuando usted sum mó dos valo ores se refirrió a la direección de laa celda Porr ejm. Porq =C5++D5 que se cconoce con el nombre de referencia de celda,, lo que ya diijimos, usted d no le orden nó a la máquiina a que sum me =5+5, le ddijo =C5+D5 5 En E Excel se man nejan refereencias absollutas y relativas, de accuerdo al usso que se v vaya a dar aal dato o cellda originall cuando se lo aplica en n una fórmu ula. La reeferencia reelativa se reefiere a la p posición relativa de un na celda con n respecto a a otra que ccontiene la fórmula y q que hace usso de esa ceelda, ya quee cuando see la copia en n otra posicción modifiica y actuaalizar sus posiciones. p Por P ejemplo: Al hacerr referencia a a la celdaa C5 y se co opia la fórmula que estee usando esste valor, al copiarla iráá avanzando de Esta a obra ha sido licenciada con Creative C Commo ons Ecuador 3.0 0 de Reconocim miento - No com mercial Compa artir igual (http:///creativecommo ons.org/licensess/by-nc-sa/3.0/e ec/).
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posición en posición, es decir luego se referirá ya no a C5 sino a C6 y luego a C7 y así sucesivamente. Referencia absoluta es referirse a una celda única o fija para un cálculo, y para lograr que una celda sea fija o absoluta hay que anteponer el signo de dólar antes del nombre de columna y el número de fila, así: $C$4 cuando la dirección de una celda esta acompañada de este signo tanto en la fila como en la comuna se esta refiriendo a un valor fijo, que no va a cambiar. Por ser este un tema demasiado importante del que dependen los resultados que se obtenga al aplicar una fórmula, vamos a estudiar nuevamente lo mismo con otras palabras con el fin de dejarlo muy bien explicado en forma práctica. Haga una lectura comprensiva y atenta del tema. Cuando se trabaja en Excel, usted no utiliza los valores que se encuentran en las celdas, sino que se refiere a la dirección de la celda donde esta dicho valor. Las celdas están nombradas con el nombre de la columna y el número de la fila es decir, para referirse a la primera celda que aparece en el libro de Excel usted se refiere a la celda A1, que es la intersección de la columna A y la fila 1 y así sucesivamente para las otras celdas. Existen referencias absolutas y referencias relativas. Referencias Relativas: esta particularidad la tienen todas las direcciones de celda, usted no tienen que hacer absolutamente nada, porque es una característica de la celda, esto se lo puede evidenciar cuando usted realiza una operación; por ejemplo: Al hacer una suma, usted utiliza la fórmula:
Ilustración 11
Si usted desea seguir sumando los valores restantes de las columnas A y B, tiene que copiar o arrastrar la fórmula de la celda C1 a las celdas de la parte inferior, así:
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Ilustración 12 Observe cómo las direcciones de las celdas han cambiado en forma automática, por ejemplo en la celda C2 obtendrá la suma de los valores de la fila 2, en la C3 obtiene la suma de los valores de la fila 3 y así sucesivamente en las celdas restantes. A esto se llama referencia relativa. Referencias Absolutas: se aplica o se coloca esta particularidad a las celdas que necesitamos que el valor que contienen sea un valor constante, fijo que no cambie, de manera que, cuando se copie o se arrastre la fórmula a las otras celdas, ese valor se mantenga invariable. Por ejemplo: si se desea sacar el porcentaje de un valor, la celda donde está el porcentaje deberá ser constante, y para esto se debe aumentar el signo $ tanto en la fila como en la columna, es decir en el nombre de la celda, así: La celda B2 contiene el valor que debe ser fijo, y a este valor se lo va a utilizar para realizar los cálculos de las celdas de la B3 hasta la B7, por lo que: Se ingresa el valor en la celda B2 Se crea la fórmula en la celda B3, y en este momento es cuando se le debe indicar a la fórmula que el valor de la celda B2 al que hace referencia es un valor constante, ¿cómo? Aumentando el signo $ antes de la columna y antes de la fila, así: $B$2, observe la ilustración 13
Ilustración 13 Esta obra ha sido licenciada con Creative Commons Ecuador 3.0 de Reconocimiento - No comercial Compartir igual (http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/ec/).
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La fórmula está multiplicando el valor de la celda A3*$B$2, si usted copia esa fórmula a las siguientes celdas, irán cambiando las referencias de celda de la columna A, pero no el de la B2, eso se debe a que la celda B2 está acompañada del signo dólar que convierte a la celda en un valor fijo. Es hora de aplicar a la hoja de trabajo un poco de color, poner borde a las celdas, etc. Es decir darle una apariencia atractiva al trabajo realizado.
Como de este tema no disponemos de un video, voy a explicar los pasos que se deben seguir, para luego hacer una práctica. Empecemos.
Formato de celda Excel tiene herramientas que permiten dar una excelente presentación a los trabajos realizados, se puede cambiar la fuente, el tamaño el color de las letras, dar diferente orientación al contenido de la celda, colorear y poner márgenes a las celdas. Esto se hace igual que en Word, pero lo vamos a recordar en la ilustración Nro. 14:
Ilustración 14 Se puede empezar cambiando la fuente de la letra, el tamaño, en el mismo bloque se puede aplicar Negrita, cursiva y subrayado. En el segundo bloque están las opciones para justificar el contenido de la celda en forma horizontal a la izquierda, derecha y en el centro; se adicionan otras opciones que sirven para justificar en forma perpendicular o de arriba hacia abajo en las celdas las que están ubicadas sobre las anteriores, éstas son muy interesantes porque servirán para dar una mejor presentación al trabajo que se desarrolle. En este mismo bloque esta el ícono que permite Ajustar texto y sirve para distribuir uniformemente el texto que no entra en una solo fila de la celda y lo distribuye en dos o tres. También se dispone del ícono para combinar celdas, este sirve para juntar las celdas en una sola, ya sea varias celdas en forma perpendicular o de arriba hacia abajo; o también
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en forma horizontal de izquierda a derecha. Para hacer esto se debe primeramente seleccionar las celdas que se desee unir y luego presionar sobre el ícono Combinar y centrar, le sugiero que lo examine, nos muestra algunas variantes que de acuerdo a las necesidades se las debe utilizar.
Ancho de filas ‐ alto de columnas ‐ bordes y sombreados Tanto las filas como las columnas vienen definidas con un alto y ancho determinados, pero estos valores pueden ser cambiados de acuerdo a nuestras necesidades. Todas estas propiedades están disponibles en el menú Inicio, en la ficha celdas y finalmente en la opción Formato, como se muestra en la ilustración 15, aquí se debe seleccionar la opción para aplicar alto de filas o ancho de columna de acuerdo al caso.
Ilustración 15 Para cambiar el alto de la fila primeramente se debe seleccionar el grupo de filas a las que se desea cambiar el alto y luego aplicar el formato seleccionando la opción Alto de . fila. Igualmente cuando deba cambiar el ancho de columna, primeramente selecciones la columna o el grupo de columnas a las que desee cambiarles el ancho, seleccione . formato y escoja, Ancho de columna: Aunque la pantalla de Excel viene dividida en celdas, las líneas que se ven son solamente imaginarias, de hecho si usted en este momento pone imprimir, va a obtener una impresión en la que se ven los datos que usted introdujo pero no las líneas que forman cada celda.
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Para que las líneas de las celdas esten visibles, hay que aplicarles bordes a cada una de las celdas, esta opción usted la encuentra en el menú inicio, y en el grupo fuente, en el que ya hemos trabajado, las opciones las encuentra junto al las que permiten poner negrita, cursiva y subrayado, allí usted encuentra este ícono , desplace en la pestaña que observa en la parte derecha del icono y encontrará todas las opciones para insertar distintos tipos de bordes en cada celda.
Ilustración 16 En cambio para insertar color a las celdas usted dispone del ícono que está a la derecha de bordes y a la izquierda del color de fuente identificado con la letra A que está sobre un bloque de color rojo el del balde de pintura, este:
.
Eliminar filas y columnas. Para eliminar las filas y las columnas que no necesite, basta con seleccionar una celda de esa fila o de esa columna de acuerdo a lo que necesite, presione el botón derecho del ratón y del menú contextual que se desplaza, seleccione la opción eliminar, se va a visualizar una pantalla de la que debe escoger Toda la fila o Toda la columna de acuerdo a su necesidad, esta es la forma más sencilla de eliminar filas y columnas, que ya no sean necesarias en su trabajo
Insertar filas y columnas. Es el proceso contrario a eliminar filas y columnas, esto lo va a utilizar cuando aparentemente se ha terminado de trabajar la hoja y se da cuenta que necesita insertar una o varias filas o una o varias columnas para insertar otros datos. Hacer esto es muy sencillo, solamente tiene que ubicarse en la celda de la fila que desee insertar, presionar el botón derecho del ratón y del menú contextual que aparece seleccionar la opción Insertar, aparecerá una ventana que le da la opción de inserta Toda una fila o Toda una columna. Es necesario indicar que la fila o las filas se van a insertar sobre la celda o fila en la que se ubicó para inserta la nueva fila. Esta obra ha sido licenciada con Creative Commons Ecuador 3.0 de Reconocimiento - No comercial Compartir igual (http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/ec/).
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En cambio la columna se va a insertar a la izquierda de la celda o de la columna seleccionada para insertar la nueva columna. Cuando necesite insertar más de una fila o de una columna, solo basta con seleccionar el número de celdas correspondientes de acuerdo al número de filas o de columnas que desee insertar, por ejemplo si son 5 filas las que necesita, primeramente debe seleccionar 5 celdas debajo de la fila que nec esite insertar las nuevas filas, proceda de igual manera para insertar varias columnas. Es necesario imprimir el archivo PDF que esta disponible en el Cd multimedia de nombre “Prácticas_Hoja_Electronica” está ubicado al final de los videos de Excel. Para poner en práctica lo aprendido hasta ahora, realicemos las prácticas 4 – 5 ‐ 6 y 7 del archivo PDF. Son prácticas pequeñas en las que se utiliza lo descrito en esta última parte, espero que le vaya muy bien, recuerde que si necesita ayuda adicional, los Profesores de la Sede Central de la Universidad estaremos gustosos en ayudarle, solo basta con escribir un e‐ mail, llamar por teléfono, use cualquiera de los medios disponibles, el que a usted se le facilite. Le deseo éxitos en el desarrollo de estas prácticas. Repasemos lo aprendido: 1. Se puede dar formato de acuerdo a nuestro gusto o necesidad a cada celda de la hoja electrónica. 2. Para formar los bordes de las celdas y que éstos estén visibles tanto en el archivo digital como cuando se lo imprime al documento es necesario insertar bordes en cada celda. 3. Se puede cambiar el alto de fila y el ancho de columna de acuerdo a nuestras necesidades. 4. Si por error insertó una fila o una columna y luego ya no las ocupa, usted las puede eliminar, usando las opciones correspondientes. 5. Se puede insertar otras filas y columnas incluso después de que usted ya tenga diseñada y alimentada su hoja de cálculo. Esta obra ha sido licenciada con Creative Commons Ecuador 3.0 de Reconocimiento - No comercial Compartir igual (http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/ec/).
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En el Cd multimedia , el tema Tra E abajando co on funcionees contiene ttodos l los videos d de las funcio ones que en n este curso vamos a ap prender.
Es convenieente que loss observe a todos en el siguiente o orden: F Funciones – – Suma ‐ M Máximo – M Mínimo ‐ P Promedio – Función Si –– Buscar H H ‐ B Buscar V ‐ Concatena ar.
Com mo los video os están mu uy bien expllicados, sola amente harré una breve descripció ón de algun nos aspecto os que son n necesarios. Emp pecemos con n este nuevo o tema:
bajar con n Funcion nes Trab Com mo ya se dijo o anteriorm mente, Micrrosoft Excel permite crrear fórmullas para ressolver prob blemas, y, un na función es una fórm mula creada a por Excel que opera ssobre uno o o más valorres y devueelve un resu ultado que aaparecerá diirectamentee en la celdaa introducid da. La siintaxis de cu ualquier fun nción es: nomb bre_función n(argumentto1;argumen nto2;...;argu umentoN). Cuan ndo se utilizza una fórm mula o una ffunción se d debe seguir las siguienttes reglas: C Cualquier fó órmula en E Excel debe eempezar con n el signo =. L argumeentos o valo Los ores de entrrada van siiempre entrre paréntesiis, se debe tener c cuidado que e no queden n espacios aantes o desp pués de cadaa paréntesiss. L Los argumeentos pued den ser vallores consta antes (núm meros o tex xto), fórmu ulas o fu unciones. L Los argumen ntos deben estar separrados por un n punto y coma entre u uno y otro.
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Excel nos presenta una gama amplia de funciones, en este curso solamente utilizaremos algunas, usted puede dar un vistazo de todas las existentes ingresando a la opción fx de la barra de fórmulas: Ilustración 17
Función Suma Esta función contiene la fórmula para sumar valores, se puede hacer uso automático de la misma pinchando sobre el ícono
o ingresando en la barra de fórmulas en la
opción Insertar función: La fórmula de la función es. =SUMA(Valor1:ValorN)
Función Máximo Permite obtener el valor máximo o el más alto de un grupo de datos, la fórmula es: =MAX(Valor1:ValorN) Puede utilizar esta función en forma automática ingresando a la barra de fórmulas en la opción Insertar función.
Función Mínimo Permite obtener el valor mínimo o el más pequeño de un grupo de datos, la fórmula es: =MIN(Valor1:ValorN). Para ingresar a esta función igualmente en la barra de fórmulas pinche en la opción Insertar función:
Función Promedio Permite obtener el promedio de un grupo de datos, el promedio de las notas del curso, de las ventas de un periodo, etc. la fórmula es: =PROMEDIO(Valor1:ValorN),
Función Si Sirve para resolver problemas que tienen una condición y dos posibilidades de respuesta, verdadera o falsa. Esta permite comprobar si se cumple una condición, y
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devuelve un valor o una respuesta si se evalúa como verdadero, y otro valor u otra respuesta si se evalúa como falso. La fórmula es: =SI(PRUEBA LOGICA; VALOR SI VERDADERO; VALOR SI FALSO)
Función Buscarh Sirve para buscar valores o letras, nombres, etc. Busca en la primera fila de una tabla o matriz de valores y devuelve el valor en la misma columna desde una fila especificada. La fórmula es: =BUSCARH(VALOR BUSCADO; MATRIZ BUSCAR EN; INDICADOR DE FILA)
Función Buscarv Busca un valor en la primera columna de la izquierda de una tabla o rango de datos y luego devuelve un valor en la misma fila desde una columna especificada. De forma predeterminada, la tabla se ordena de forma ascendente. La fórmula es: =BUSCARV(VALOR BUSCADO; MATRIZ BUSCAR EN; INDICADOR DE COLUMNAS)
Función Concatenar Esta función permite unir varios elementos de texto en uno solo. La fórmula es: =CONCATENAR(TEXTO1; TEXTO2;….) Para complementar el estudio y poner en práctica lo aprendido, es recomendable desarrollar las prácticas Nro. 16 – 17 y 18 descritas en el archivo PDF “Prácticas de la Hoja Electrónica” del Cd multimedia. Repasemos lo aprendido al trabajar con funciones: 1. Las funciones son fórmulas creadas y disponibles en Excel. 2. Usar funciones resulta mucho más cómodo y sencillo que crearlas uno mismo.
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3. Si ya hay funciones para resolver ciertos problemas no resulta operativo tratar de resolver los ejercicios con fórmulas manuales. 4. Todas las funciones existentes las puede encontrar en la barra de fórmulas pichando sobre el ícono Insertar función
5. Las funciones están divididas por categorías para encontrarlas mas rápidamente, también se crea una lista de las utilizadas recientemente lo que hace mucho más sencillo su uso. 6. En una misma fórmula se pueden utilizar varias funciones de acuerdo al caso y de nuestro requerimiento. 7. Todas las funciones disponen de un cuadro de diálogo que facilita y guía en su aplicación. 8. En el cuadro de diálogo de todas las funciones se dispone del signo de interrogación, en el que se encuentra la Ayuda de esa función, para despejar las dudas que sobre la misma se tenga. Apreciado Estudiante, ¿cómo le va?, ¿esta un poco cansado?, es normal, ya le había dicho que trabajar en Excel requiere de un mayor esfuerzo y concentración, no se preocupe, tómese un momento de descanso; al regresar usted analice primeramente el tema estudiado, ¿lo comprendió en su totalidad?, ¿hay pequeños detalles que no los captó?, si necesita ayuda los Profesores de la sede central de su Universidad estamos para ayudarlo, llame por teléfono o escriba un e‐mail, entre al entorno EVA y a la asignatura de Computación, en ésta se dispone de un archivo en el que están los nombres de los Profesores de acuerdo a la carrera que usted siga, llámelo, póngase en contacto con El. Quien sabe que usted este enfrascado en algo muy sencillo y esto ya le causa molestias y no le permite avanzar, busque ayuda, en la Universidad estamos para acompañarlo en su aprendizaje. Hasta el momento ya estamos bien avanzados en los temas de Excel, faltan contenidos sencillos y que le serán de mucha utilidad al trabajar con la hoja electrónica, continuemos: Para los temas que vamos a tratar es necesario que revise en el Cd multimedia el tema: “Trabajar con listas y Gráficos”. Esta obra ha sido licenciada con Creative Commons Ecuador 3.0 de Reconocimiento - No comercial Compartir igual (http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/ec/).
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Observe ttodos los viideos que eeste tema co ontiene en eel siguiente orden: Tra abajo con liistas.
Filltros.
Grráficos.
En los vid deos esta mu uy bien exp plicado el prrocedimien nto para filtrrar datos, trrabajar con listass así como o la elaborración de gráficos esstadísticos utilizados en la interpretacción de resu ultados.
A con ntinuación haré una brreve descrip pción de loss temas propuestos. Em mpecemos:
bajo con listas Trab mado Estud diante, quien n de nosotrros ya sea een nuestro ttrabajo o en n cualquier lugar Estim no see ha visto een la necesid dad de hacer un listad do de particcipantes con n celdas qu ue nos sirvaan para ing gresar inforrmación neecesaria parra nosotross. Pues en n este mom mento tenem mos la oportunidad de aprender a crear esttos listados,, ordenarlos como má ás nos conv venga ya sea en ordeen ascendeente o desccendente, buscar b solaamente aqu uellos nomb bres que co oincidan con n alguna con ndición etc.. Al trrabajar con listas ya deebemos man nejar el térm mino registtro, que lo u utilizaremo os por ejem mplo al creaar una listaa que conteenga los datos person nales de esstudiantes, o de clien ntes, etc. gistro diferente porqu ue sus Cadaa estudiantee o cada clliente va a constituirsee en un reg datoss le corresp ponden solaamente a Ell y a nadie más. Les d digo esto po orque al tra abajar con llistas Excel da la posibiilidad de orrdenar de la a manera qu ue al usuariio le conven nga, y allí ees donde se debe tener cuidado en n no coger ssolamente lo os datos corrrespondien ntes a los n nombres y aaplicar la op pción para o ordenar sin importar eel resto de laa información, si hacem mos esto hemos h errad do, porque al tomar so olamente lo os nombres para orden nar el resto o de informaación que ccorrespondee a cada perrsona va a q quedar inm móvil y habrremos camb biado los daatos de cadaa una de elllas. ndo utilice lla herramienta ordenarr, tenga en ccuenta que hay que tom mar los nom mbres Cuan y tod da la demáss información que corrresponda a ese nombrre, para no alterar los datos perso onales de caada personaa. Observe la explicaciión del videeo:
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Ordenar listas con diferentes llaves Habrán ocasiones que se necesite ordenar listas con diferentes criterios o llaves, es decir, por ejemplo: se tiene registros con datos de: Apellidos y nombres de las personas, lugar de nacimiento, etc., y se necesita ordenar los registros por: Lugar de nacimiento y también por apellido en forma ascendente; pues todo esto es permitido hacer con las herramientas que Excel nos proporciona.
Filtros Excel facilita la búsqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con los mismos, de acuerdo a las necesidades del usuario. Este subconjunto de datos filtrado muestra los registros que cumplen el criterio que se especifique en una columna. Al utilizar la opción filtro, éste no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite aplicar formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango. Al aplicar un filtro, se ocultan temporalmente los registros que no cumplen con el criterio buscado. Existen dos tipos de filtros de datos en Excel: 1. Autofiltro. 2. Filtro avanzado. En este curso nos vamos a referir al Autofiltro: Que es el que permite administrar fácilmente los datos de hojas de cálculo de gran tamaño que requieran de filtros con criterios simples 1 .
Creación de gráficos estadísticos. Los gráficos estadísticos son representaciones visuales que permiten una fácil interpretación y análisis de los datos, al mostrar las frecuencias mediante símbolos, barras, polígonos y sectores. Excel nos presenta una amplia gama de tipos de gráficos como: barras – líneas – circulares, etc. Observe el video en el que se explica en forma clara los pasos para crear un gráfico estadístico a partir de los datos de una hoja de cálculo. Si después de haber creado un gráfico de un tipo determinado, es posible cambiarlo por otro diferente sin ningún problema. 1
CAVSI. “Qué es un filtro Excel”, [en línea]. [11/15/2009]. http://www.cavsi.com/preguntasrespuestas/que‐es‐un‐filtro‐excel/>.