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INSTRUCTIVO REEMBOLSO DE CAJA MENOR

ELABORÓ Jenny Ovalle Ramirez Gerente administrativa

REVISÓ Elsa Morales Contador

APROBÓ Jenny Ovalle Ramirez Gerente administrativa

1. Objetivo Describir cómo se realiza un reembolso de caja menor en SAP. 2. Desarrollo La transacción que se utiliza es la FBCJ Esta es la transacción que deben utilizar

Teclear (Enter) En el siguiente pantallazo debe revisar que la caja menor que va a causar sea la correcta.

Caja menor de la agencia correspondiente

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Si la caja no es la correcta, usted puede seleccionar la correcta en el icono siguiente recuadro:

En ese recuadro debe seleccionar el libro de caja haciendo click en cajas menores

y le aparecerá el

y se desplegará el listado de las

Selecciona la caja correspondiente; y pasa a revisar la fecha en la que va a causar el gasto.

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Fecha de la causación; esta fecha debe corresponder al día en el que generaron el gasto

“La caja menor debe causarse diariamente, ya que en cualquier momento se puede realizar un arqueo de caja menor y el sistema es la base para dicho arqueo”. En el recuadro se observan unas flechas, con esas fechas usted podrá ubicarse en el día que desee

Al teclear sobre Hoy, lo lleva a al día de hoy. Con la flecha derecha los lleva a mañana y así sucesivamente. Con la flecha izquierda los lleva a ayer y así sucesivamente. Al teclear sobre Esta semana, les muestra lo causado durante toda la semana (L a V). Con la flecha derecha los lleva a la semana siguiente y así sucesivamente. Con la flecha izquierda los lleva a la semana anterior y así sucesivamente. Al teclear sobre Periodo actual, les muestra lo causado durante todo el mes. Con la flecha derecha los lleva al mes siguiente y así sucesivamente. Con la flecha izquierda los lleva al mes anterior y así sucesivamente.

La caja le refleja el saldo que tiene en la fecha de corte, con el fin de controlar su arqueo diario de caja menor, este saldo también le ayuda para saber el momento exacto de la elaboración del reembolso para envío a la sede principal (manual de caja menor) TODA COPIA IMPRESA O ELECTRONICA DIFERENTE A LA COLOCADA EN LA WEB DE CASAMOTOR SE CONSIDERA NO CONTROLADA

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Saldo al inicio de la fecha que está visualizando, en este ejemplo a enero 21 de 2011 Valor solicitado como reembolso en su caja en la fecha que está visualizando, en este ejemplo en nov-21-2011 Valor causado en la fecha que está visualizando, en este ejemplo en nov-15-2011 Saldo disponible a la fecha que está visualizando, en este ejemplo a nov-15-2011

Si se ubica en “Esta semana”, puede visualizar el saldo al inicio de la semana, el total de gastos causados en la semana y saldo al final de la semana. Si le han realizado reembolsos, estos se visualizan en total ingresos efectivo. Si se ubica en “Periodo actual”, puede visualizar el saldo al inicio del mes, el total de gastos causados en el mes y saldo al final del mes. Su caja siempre debe iniciar el mes con el valor asignado a su caja menor y debe finalizar con el valor total reembolsado. En las sección inferior del pantallazo, encuentra tres carpetas: Gastos efectivo, Ingresos efectivo, Ingresos cheques.

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En la carpeta Gastos efectivo, usted procede a la causación diaria de gastos (recibos)

En la carpeta Ingresos efectivo, usted procede a la causación del reembolso de caja menor, en el momento en que usted lo realice para su respectivo pago, en este momento se crea la cuenta por pagarle

En la carpeta Ingresos cheques, usted procede a la causación del reembolso de caja menor, cuando le paguen en cheque. Esta carpeta no se utiliza en el momento

Procede a la causación o contabilización de gastos (esta labor debe ser diaria); para ello debe ubicarse en la carpeta “Gastos efectivo”. Allí debe diligenciar los campos (sin excepción): Operación contable; Importe; Ind. Impuestos; Receptor recibo; Txt; Referencia; Asignación y Centro de costos. (Explicación): •

La columna “Operación contable”, hace referencia a la cuenta contable que se va a afectar; usted podrá desplegar la lista de cuentas que están autorizadas para pago por caja menor haciendo click en

y se desplegará el listado de las cuentas autorizadas

Haciendo click acá se desplegaran las cuentas que están autorizadas para pago por caja menor

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NOTA: Las cajas menores tienen un tope para causación de gastos, este valor lo encuentran en el manual de cajas menores. NO SE PODRAN CAUSAR PAGOS A TERCEROS QUE SUMADOS DURANTE EL AÑO TOTALICEN UN GASTO SUPERIOR A QUINIENTOS MIL PESOS ($500.000) M/CTE (año 2011). Si durante el mes a un mismo proveedor se le efectuan pagos que superen la base para efectuar retenciones en la fuentes, usted deberán efectuar las mismas, o podrá realizar el procedimuiento normal de causación, es decir, enviar las facturas a la principal para ser causadas y pagadas por allí. Alistamiento de motos: Esta cuenta se utiliza causar los gastos que se generan en la preentrega de las motos. Arreglos ornamentales: Esta cuenta se utiliza para causar los gastos por reparación de puertas, rejas, jardines, y marcos de las ventanas. Autenticaciones y certificados: Como su nombre lo indica, esta cuenta se utiliza para casuar los gastos por autenticaciones, por adquisición de certificados de existencia y representación legal, certificados de registro único de proponentes (RUE) y certificados de libertad y tradición. Capacitación al personal de Casamotor: Sólo será utilizada con autorización del área de recurso humano. Esta cuenta se utiliza para causar los gastos que se generen por capacitaciones al personal de Casamotor, y cubre gastos de alquiler de equipos de computación y comunicación, alquiler de lugar para capacitación, alquiler de muebles y enseres, los respectivos refrigerios y los pagos al capacitador siempre y cuando no sea profesional, porque de ser profesional deberán efectuar las correspondientes retenciones. Correo, portes y telegramas: Esta cuenta se utiliza para causar los gastos que se generen por envío de correspondencia. TODA COPIA IMPRESA O ELECTRONICA DIFERENTE A LA COLOCADA EN LA WEB DE CASAMOTOR SE CONSIDERA NO CONTROLADA

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Elementos de aseo: Sólo será utilizada con autorización del área admnistrativa. Esta cuenta se utiliza para causar los gastos que se generan por compra de elementos para hacer aseo. Elementos de cafeteria: Sólo será utilizada con autorización del área admnistrativa. Esta cuenta se utiliza para causar los gastos que se generan por compra de elementos para la cafeteria únicamente del personal de Casamotor. Entrega de mercancías: Esta cuenta se utiliza para causar los gastos que se generen en las entregas de pedidos a clientes, cuando no tengamos un carro propio disponible. Instalaciones eléctricas: Esta cuenta se utiliza para causar los gastos por reparación de infraestructura eléctrica o como su nombre lo dice todas las instalaciones electricas. Mantenimiento de compresores y surtidores: Como su nombre lo indica, esta cuenta se utiliza para casuar los gastos por mantenimeinto y reparaciones a los compresores y surtidores. Mantenimiento de equipos de computo: Como su nombre lo indica, esta cuenta se utiliza para casuar los gastos por mantenimeinto en todos los equipos que forman parte del área de tecnología, informatica y comunicaciones. Mantenimiento de vehículos de carga (propios): Esta cuenta se utiliza para causar los gastos que se generen en el mantenimientos de nuestros vehículos de carga o camiones. Papel, copias y formularios: Esta cuenta se utiliza para causar los gastos que se generen por la compra de fotocopias y formularios. Solamente con la autorización del área administrativa podrán causar por allí compra de utiles de papelería. Parqueaderos: Como su nombre lo indica, esta cuenta se utiliza para casuar los gastos por servicios de parqueadero esporádico. Recarga de celular: Esta cuenta se utiliza para causar los gastos por compra de tarjetas prepago para recarga de celulares. Refrigerios y reuniones (sólo personal de Casamotor): Sólo será utilizada con autorización del jefe inmediato (ver política de bienestar). Esta cuenta se utiliza para causar los gastos esporádicos que se generan por compra de almuerzos o refrigerios para el personal de Casamotor, cuando su labor lo amerite. Reparaciones locativas: Esta cuenta se utiliza para causar los gastos por reparación de pisos, paredes, muros y techos. Taxis y buses: esta cuenta se utiliza para causar los gastos que se generen por desplazamiento del personal de Casamotor, cuando su labor lo amerite. •

La columna “Importe”, se debe diligenciar con el valor total del gasto, incluido el IVA.

•

La columna “Ind. Impuestos”, hace referencia al IVA; por lo tanto esta columna, al igual que todas, es muy importante y requiere de mucha atención. Todo el IVA de las cajas menores se contabilizará como un IVA transitorio (esto para el caso de los proveedores del régimen común), es decir, todo recibo que tenga discriminado el valor de IVA, usted está en la obligación de digitar el indicador dependiendo del porcentaje (%) de IVA correspondiente, así; (26) para IVA del 16%, (27) para IVA del 10% y (28) para IVA del 1.6%. Para la cuenta de alistamiento de motos debe digitar el indicar (01) para IVA del 10% y (12) para IVA del 16%. Cuando el recibo no tiene IVA discriminado debe digitar el indicador (V0).

•

La columna “Receptor recibo”, se debe diligenciar con el nombre del proveedor de la compra o del servicio tal como aparece en la factura. TODA COPIA IMPRESA O ELECTRONICA DIFERENTE A LA COLOCADA EN LA WEB DE CASAMOTOR SE CONSIDERA NO CONTROLADA

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•

La columna “Txt”, hace referencia a un texto, por lo tanto usted debe diligenciar el concepto por el cual se efectuó el gasto, iniciando el texto con el número de la factura o documento equivalente.

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La columna “Referencia”, se debe diligenciar con el número de la factura o del documento equivalente.

•

La columna “Asignación”, hace referencia al número de cédula o NIT del proveedor incluyendo el digito de verifiación, ejemplo, 813000898-6, por lo tanto es muy importante que esa columna quede bien diligenciada, porque de ello depende la depuración de medios magnéticos. La columna “Centro de costos”, se debe diligenciar con el centro de costos al que se le va a cargar el gasto. Usted puede escoger el centro de costos sin importar si corresponde o no a la agencia en la que usted está laborando. Esta aclaración se hace debido a que muchas agencias pagan de la caja menor gastos correspondientes a otras agencias. En el caso de Alistamiento de motos, esta columna no debe diligenciarse.

•

•

La columna “Ce. benef.”, hace referencia al centro de beneficio y se debe diligenciar únicamente cuando se utilice la cuenta de Alistamiento de motos, en este caso, no se debe diligenciar la columna “Centro de costos” sino que se debe diligenciar la columna “Ce. benef.”

Al terminar de diligenciar todos los campos anteriores usted puede dar “enter” y hacer una grabación temporal o de borrador, para ello debe dar click en el icono Grabar

Al terminar de digitar todos los recibos del día usted debe proceder a la contabilización, para ello debe dar click en el icono Contabilizar

Por cada registro contable se creará un documento de causación, y usted puede revisar dicho documento ubicándose en el renglón correspondiente y oprimiendo F2 o haciendo click en el ícono que se encuentra ubicado en la parte inferior central del pantallazo

Ubíquese en el renglón o ítem que desea visualizar y de click en este ícono para revisar el documento de causación

Cuando el saldo de su caja menor este en el mínimo requerido, usted debe realizar un reembolso de caja menor y enviarlo a la principal en Ibagué, para el proceso de pago. TODA COPIA IMPRESA O ELECTRONICA DIFERENTE A LA COLOCADA EN LA WEB DE CASAMOTOR SE CONSIDERA NO CONTROLADA

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Cuando realice dicho reembolso, usted debe diligenciar esa solicitud de reembolso en la carpeta “Ingresos efectivo”. Allí debe diligenciar los campos (sin excepción): Operación contable; Importe; Receptor recibo; Txt; Acreedor; Referencia; Asignación y División. (Explicación):

En la carpeta Ingresos efectivo, usted procede a la causación del reembolso de caja menor, en el momento en que le realicen la correspondiente transferencia

•

La columna “Operación contable”, se debe diligenciar con “Reembolsos caja menor”; usted podrá desplegar la lista de cuentas y allí seleccionar la cuenta indicada.

•

La columna “Importe”, se debe diligenciar con el valor total del reembolso que usted está enviando para su respectivo pago.

•

La columna “Receptor recibo”, se debe diligenciar con el nombre del responsable de la caja menor.

•

La columna “Txt”, hace referencia a un texto, por lo tanto usted debe diligenciar el periodo del reembolso que está causando.

•

La columna “Acreedor”, se debe diligenciar con el código SAP del responsable de la caja menor, es decir, la persona a la cual se le debe efectúar el respectivo reembolso.

•

La columna “Referencia”, se debe diligenciar con el número consecutivo del reembolso.

•

La columna “Asignación”, hace referencia al número de cédula del responsable de la caja menor, por lo tanto es muy importante que esa columna quede bien diligenciada, porque de ello depende la depuración de medios magnéticos.

•

La columna “División”, se debe diligenciar con la abreviatura determinada a la agencia a la que está asignada la caja menor. Si usted tiene dudas sobre la abreviatura podrá desplegar la lista de divisiones, haciendo click en el ícono

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Dando click acá, usted podrá desplegar las divisiones que utiliza Casamotor

Al terminar de diligenciar todos los campos anteriores usted puede dar “enter” y hacer una grabación temporal o de borrador, para ello debe dar click en el icono Grabar

Al terminar de revisar y validar que el saldo de su caja quedó nuevamente cuadrado, usted debe proceder a la contabilización, para ello debe dar click en el icono Contabilizar

Por cada registro contable se creará un documento de causación, y usted puede revisar dicho documento ubicándose en el renglón correspondiente y oprimiendo F2 o haciendo click en el ícono que se encuentra ubicado en la parte inferior central del pantallazo Ubíquese en el renglón o ítem que desea visualizar y de click en este ícono para revisar el documento de causación

NOTA: Para terminar con este procedimiento, cuando usted realice el reembolso de su caja menor debe pegar cada uno de los soportes en papel reciclado. El papel reciciclado puede estar escrito por ambas caras o por una sóla cara; para ambos casos usted debe tachar la parte escrita del papel reciclado, por ejemplo:

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Si el papel está escrito por ambas caras, usted puede pegar los soportes en cualquiera de las dos caras. Si el papel está escrito por una sóla cara, usted debe pegar los soportes por la cara que está limpia. Cuando un soporte del reembolso este impreso en papel químico, usted debe sacar una copia del mismo y pegar los dos recibos, tanto la copia como el original del papél químico y en la copia escribir que es “COPIA DEL ORIGINAL”; lo anterior debido a que el papel químico con el tiempo borra la información en él impresa. Queda pendiente en la causación del reembolso, indicarle la forma como se debe cambiar la cuenta divergente, o cuenta por pagar, al momento de hacer la causación del reembolso en la carpeta “ingresos efectivo”. TODA COPIA IMPRESA O ELECTRONICA DIFERENTE A LA COLOCADA EN LA WEB DE CASAMOTOR SE CONSIDERA NO CONTROLADA

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3. Documentos relacionados E6 POLITICA DE CAJA MENOR 4. Cambios respecto a la versión anterior No aplica por ser primera version controlada.

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