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GOBIERNO REGIONAL DE LIMA

HOSPITAL BARRANCA CAJATAMBO SBS

DECENIO DE LAS PERSONAS CON DISCAPACIDAD EN EL PERÚ “Año de la Integración Nacional y el Reconocimiento de Nuestra Diversidad”

Dr. Juan Pablo Betteta Espejo Director Ejecutivo HBC SBS Lic. Adm. Rafael Konja Carrasco Director Administrativo HBC SBS Lic. Adm. Víctor Wilson Saavedra Dioses Jefe Unidad de Logística Sr. Isidoro Gonzales Amanca Jefe Área de Control Patrimonial

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INDICE

Tabla de contenido I.

OBJETIVO .........................................................................................................................................4

II.

FINALIDAD. ......................................................................................................................................4

III. ALCANCE..........................................................................................................................................4 IV. BASE LEGAL .....................................................................................................................................5 V.

DISPOSICIONES GENERALES ...........................................................................................................5 DE LOS TERMINOS Y ABREVIATURAS ..................................................................................................6

VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS ..........................................................................................................6 6.1

DE LOS BIENES ASIGNADOS EN USO ......................................................................................6

6.2 DE LA PERDIDA, ROBO, HURTO, DESTRUCCIÓN Y RECUPERACIÓN DE LOS BIENES ASIGNADOS EN USO. ..........................................................................................................................8 6.3

DEL CONTROL, USO Y CONSERVACIÓN DE LOS VEHÍCULOS OFICIALES DE LA INSTITUCIÓN. 10

6.4

ORGANOS RESPONSABLES ...................................................................................................11

6.4.1

DIRECCION ADMINISTRTIVA ........................................................................................11

6.4.2

UNIDAD DE LOGISTICA .................................................................................................11

6.4.3

AREA DE CONTROL PATRIMONIAL ...............................................................................11

Atribuciones y Obligaciones Área de Control Patrimonial. ..................................................11 Funciones del Área de Control Patrimonial ............................................................................12 6.5

DE LOS PROCEDIMIENTOS ....................................................................................................12

6.5.1

INGRESO, REGISTRO Y CONTROL DE BIENES...............................................................12

6.6

ARCHIVO TECNICO PATRIMONIAL .......................................................................................12

6.7

INVENTARIO FISICO GENERAL DE BIENES PATRIMONIALES ...............................................13

6.8

ASIGNACIÓN, RESPONSABILIDAD Y RECUPERACIÓN DE BIENES ........................................14

6.8.1

ASIGNACION .................................................................................................................14

6.8.2

DETERMINACION DE RESPONSABILIDAD.....................................................................14

6.8.3

CAMBIO, ROTACION DEL PERSONAL ...........................................................................14

6.9

DESPLAZAMIENTO INTERNO Y/O SALIDA DE BIENES MUEBLES .........................................14

6.10

BAJA DE BIENES PATRIMONIALES ........................................................................................15

6.11

DONACION MOBILIARIA .......................................................................................................15

6.11.1

DONACION MOBILIARIA A FAVOR DEL HBC SBS .........................................................15 Página 2 de 30 DIRECTIVA N° 01-2012-D-HBC-UL-ACP www.hospitalbarranca.gob.pe Hecho por: Área de Control Patrimonial - ruc

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6.12

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SANEAMIENTO DE BIENES MUEBLES ...................................................................................16

VII. SANCIONES....................................................................................................................................17 OBLIGACIONES DE IMPONER SANCIONES .......................................................................................17 APLICACIÓN DE LAS SANCIONES ......................................................................................................17 EXTENSIÓN DE LA RESPONSABILIDAD .............................................................................................17 VIII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS. .........................................................................................17 IX. DISPOSICIONES FINALES. ..............................................................................................................18 PRIMERA............................................................................................................................................18 SEGUNDA...........................................................................................................................................18 ANEXO 01 ...........................................................................................................................................19 ANEXO 02 ...........................................................................................................................................20 ANEXO 03 ...........................................................................................................................................21 ANEXO 04 ...........................................................................................................................................23 ANEXO 05 ...........................................................................................................................................26 ANEXO 06 ...........................................................................................................................................27 ANEXO 07 ...........................................................................................................................................28 ANEXO 08 ...........................................................................................................................................29

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DIRECTIVA ADMINISTRATIVA N°01-2012-D-HBC-UL-ACP DIRECTIVA DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION, CONTROL Y USO DE BIENES PATRIMONIALES DEL HOSPITAL BARRANCA CAJATAMBO SBS.

I.

OBJETIVO Establecer las normas y procedimientos administrativos que permitan registrar, controlar, verificar, cautelar, a fin de asegurar el USO CORRECTO, CONSERVACIÓN CUSTODIA, PROTECCIÓN FÍSICA Y PERMANENCIA DE LOS BIENES DEPRECIABLES Y NO DEPRECIABLES QUE CONTRIBUYEN AL ÁREA DE CONTROL PATRIMONIAL DEL HOSPITAL BARRANCA CAJATAMBO SBS, asignados a los funcionarios, médicos, jefes de departamentos y servicios, jefes de unidades, jefes de áreas y establecimientos de salud de nuestra jurisdicción.

II.

FINALIDAD. 2.1.

2.2. 2.3. 2.4. 2.5.

III.

Determinar la responsabilidad de los trabajadores en caso de pérdida, robo, destrucción o siniestro por negligencia de los bienes muebles, del Hospital Barranca Cajatambo SBS Establecer las responsabilidades de los directivos, funcionarios, personal asistencial y administrativo, que tenga asignados los bienes patrimoniales. Ejercer un control permanente de los bienes patrimoniales a cargo del personal administrativo y asistencial bajo cualquier modalidad. Establecer un buen uso y manejo de los bienes asignados a los trabajadores del Hospital Barranca Cajatambo SBS Normar la administración y disposición de los bienes patrimoniales sujeto a las Leyes vigentes.

ALCANCE La presente Directiva es de aplicación obligatoria para todos los funcionarios, Servidores Administrativos, Asistenciales, Nombrados y Contratados bajo cualquier modalidad del Hospital Barranca Cajatambo SBS.

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IV.

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BASE LEGAL o o o o o o o o o o o o o o

V.

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Decreto Ley N° 22056 incluye el Sistema Nacional de Abastecimiento Resolución Jefatural N° 118-80INAP/DNA Normas Generales del Sistema de Abastecimiento. Decreto Supremo N° 154-2001-EF Modifica el Reglamento General de Procedimiento Administrativo de los Bienes de Propiedad del Estatal. Resolución N° 021-2002-SBN aprueba Directiva N° 004-2002-SBN Procedimiento para el Alta y Baja de los Bienes Muebles Estatales. Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, “Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Publico”. Ley N° 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales. Decreto Supremo N° 007-2008-VIVIENDA, Reglamento de Ley N° 29151. Decreto Supremo N° 004-2007-VIVIENDA, que adscrito a la SBN al Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento. Decreto Supremo N° 014-2002-SA Reglamento de Organización y Funciones del MINSA. Resolución N° 039-98-SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado. Decreto Ley N° 22867 Desconcentración de los Sistemas Administrativo. Decreto Legislativo N° 276 Ley de Base de la Carrera Administrativa. Decreto Supremo N° 005-90-PCM Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa. Ley N° 27444 Ley General de Procedimiento Administrativo. Directiva N° 005-2009-GRL, “Gestión Patrimonial de los Bienes Muebles e Inmuebles del Gobierno Regional a Nivel de Sede Central y Demás Unidades Ejecutoras”

DISPOSICIONES GENERALES 5.1.

5.2.

5.3. 5.4.

Para efectos de la presente la Directiva, se entiende que son bienes patrimoniales de propiedad del Hospital Barranca Cajatambo SBS, aquellos bienes que fueron adquiridos en propiedad bajos las diversas formas y modalidades ordenamiento jurídico establece. La Dirección Administrativa adoptara medidas de seguridad, control, racionalidad y asignación de responsabilidad para el buen uso, custodia y manejo de los bienes que conforman el patrimonio institucional, la Unidad de Logística a través del Área de Control Patrimonial hará cumplir lo dispuesto en la presente Directiva. Toda modificación de un bien en sus características físicas, deberá contar con la autorización del Área de Control Patrimonial. El retiro de un bien hacia el exterior de la institución solo puede ser por: a) Reparación, mantenimiento y/o otros. b) Transferencia y/o asignación bienes mobiliarios de la sede principal hacia las demás unidades y entre dependencias externas y/o internas estarán autorizadas por documento escrito del responsable del servicio de quien corresponda. Página 5 de 30 DIRECTIVA N° 01-2012-D-HBC-UL-ACP www.hospitalbarranca.gob.pe Hecho por: Área de Control Patrimonial - ruc

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5.5.

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c) Devolución de bienes prestados o bienes de terceros serán informados a Área de Control Patrimonial. d) Venta de bienes dado de baja e) Donación de bienes dado de baja f) Recepción de bienes en desuso desplazados al exterior para su depósito y efecto de baja. g) Afectación en uso, de acuerdo a la normatividad vigente. La Dirección Ejecutiva, Dirección Administrativa, Jefes de Departamento, Jefes de Establecimientos de la jurisdicción, Unidades y Servicios darán a conocer al personal de la dependencia a su a cargo, sobre la importancia del uso, conservación, custodia y protección de los bienes patrimoniales de la entidad.

DE LOS TERMINOS Y ABREVIATURAS             

VI.

SBN SUNARP HBC SBS DA UL ACP OCI UIT SERUMS CAS DIPROVE OTM

: Superintendencia Nacional de Bienes Estatales. : Superintendencia Nacional de los Registros Públicos. : Hospital Barranca Cajatambo. : Servicios Básicos de Salud : Dirección Administrativa. : Unidad de Logística. : Área de Control Patrimonial. : Órgano de Control Institucional. : Unidad Impositiva Tributaria. : Servicio Rural y Urbano Marginal de Salud : Contrato Administrativo de Servicios : Dirección de Prevención de Robo de Vehículos : Orden de Trabajo de Mantenimiento

DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 6.1 DE LOS BIENES ASIGNADOS EN USO 6.1.1

6.1.2

Constituyen bienes asignados en uso, todo bien que se encuentra destinado para el cumplimiento de las labores del HBC SBS. El Área de Control Patrimonial, alcanzara un inventario en el que señale los bienes que serán de responsabilidad de cada trabajador o servidor bajo cualquier modalidad, que preste sus servicios en el HBC SBS. Es responsabilidad del usuario, cualquiera sea su nivel jerárquico o condición laboral, el uso correcto de los bienes que le hayan asignado. Asimismo, todo desplazamiento interno y/o externo del bien en uso, deberá ser informado inmediatamente por el trabajador por escrito al Área de Control Patrimonial, con conocimiento a la Dirección, indicando características generales del bien (marca, modelo, serie, color etc.). Página 6 de 30

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6.1.11

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Se considera desplazamiento interno, al traslado de un bien asignado a un trabajador, a otro ambiente, dentro de las instalaciones del departamento del HBC SBS por necesidad del servicio o para su reparación y/o mantenimiento. El responsable del Área de Control Patrimonial proporcionara los respectivos formatos para el desplazamiento interno o salida de bienes patrimoniales, Previa autorización del jefe inmediato. Corresponde al usuario de los bienes asignados entregar al Área de Control Patrimonial los bienes que ya no sean utilizados, a fin de que esta área inicie los respectivos procedimientos sobre el bien, asignándolo a otro usuario, o procesando su baja definitiva en caso de deterioro e inoperatividad. Es de responsabilidad del usuario comunicar oportunamente a la Unidad de Servicios Generales y Mantenimiento, la necesidad de reparación y/o mantenimiento de los bienes asignados en uso, según la programación del plan de mantenimiento del bien. La Unidad de Servicios Generales y Mantenimiento dispondrá que el personal de Servicios Generales - Área de Vigilancia remita mensualmente, bajo responsabilidad, la documentación de ingresos y salidas de bienes que obre en su archivo, a la Dirección Administrativa, y esta al Área de Control Patrimonial y al servicio quien corresponda. Dicha información permitirá al Área de Control Patrimonial conocer si los bienes que en algún momento salieron de la entidad por diversos motivos, han retornado o no en buenas condiciones, evitando así la pérdida o la omisión involuntaria en el siguiente Inventario físico. Los bienes que no son propiedad de la entidad que por necesidad se requiera ingresar a HBC SBS, a su ingreso deberán ser registrados en el Área de Control Patrimonial, al igual que su salida En el formato cargo personal por asignación de bienes en uso, se consignara en forma detallada los cargos y descargos correspondientes cada vez que el trabajador reciba o entregue bienes para su uso, de los cuales es el único responsable. El Área de Control Patrimonial ejecutará el formato de transferencia de bienes para el desplazamiento interno y/o externo (ACTA DE DESPLAZAMIENTO DE BIENES INSTITUCIONALES) de bienes Patrimoniales – Anexo 01. El Área de Control Patrimonial, ejecutará el formato de Orden de Salida de bienes para el desplazamiento externo (CONTROL – VERIFICACIÓN ORDENES DE SALIDA DE BIENES PATRIMONIALES) de bienes Patrimoniales - Anexo 02. Cuando el trabajador hace entrega al Área de Control Patrimonial y se trate de bienes mobiliarios y otros, obligatoriamente debe tener el Informe Técnico (FORMATO DE DEVOLUCIÓN DE BIENES INSTITUCIONALES Y FORMATO DE INFORME TÉCNICO DE BIENES MUEBLES Y/O EQUIPO PARA BAJA) de la Unidad Servicios Generales y Mantenimiento. - Anexo 03 Cuando el trabajador hace entrega al Área de Control Patrimonial y se trate de equipos de cómputo, obligatoriamente debe tener el informe técnico Página 7 de 30

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6.2 DE LA

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(FORMATO DE DEVOLUCIÓN DE BIENES INSTITUCIONALES Y FORMATO DE INFORME TÉCNICO DE BIENES MUEBLES Y/O EQUIPO PARA BAJA) del área de Cómputo. - Anexo 03 y 08 Cuando el trabajador entregue al Área de Control Patrimonial Equipos de Telecomunicaciones obligatoriamente debe tener el Informe Técnico (FORMATO DE DEVOLUCIÓN DE BIENES INSTITUCIONALES Y FORMATO DE INFORME TÉCNICO DE BIENES MUEBLES Y/O EQUIPO PARA BAJA) del Área de Telecomunicaciones. - Anexo 03. Cuando en el ambiente de trabajo se detecte la existencia de bienes que no están a cargo del trabajador o jefatura, el personal deberá comunicar al Área de Control Patrimonial para que se realicen las verificaciones necesarias y se reubique el bien, caso contrario se estaría contribuyendo a que la pérdida del bien se haga efectivo para el trabajador responsable del bien. Queda terminante prohibido que los Servidor, Funcionario Directivo, Nombrado, Contratado bajo cualquier modalidad efectúen tratos, cambios, prestamos, convenios, contratos de los bienes de la institución, sin contar con la respectiva autorización de la Dirección Ejecutiva y el Área de Control Patrimonial. PERDIDA, ROBO, HURTO, DESTRUCCIÓN Y RECUPERACIÓN DE LOS BIENES

ASIGNADOS EN USO. 6.2.1

6.2.2

6.2.3

Es responsabilidad del usuario, cualquiera sea su nivel jerárquico y condición laboral; velar por la permanencia e integridad física, de los bienes patrimoniales y debe tener presente que: “En caso de sustracción de alguno de los bienes asignados en uso, la persona responsable de la custodia del bien procederá a la respectiva e inmediata denuncia policial, adjuntando copia certificada de la misma al informe, que deberá presentar a la Dirección Ejecutiva con copia al Área de Control Patrimonial, dentro de 24 horas de sucedido los hechos, el Área de Control Patrimonial de inmediato organizara un expediente administrativo a que se refiere el art. 33° de la Resolución 039-98/SBN que contenga las investigaciones efectuadas por el jefe de la unidad a la cual pertenecía el bien sustraído, tramitando la copia certificada (original) de la denuncia policial respectiva y en el caso de bienes faltantes por NEGLIGENCIA tramitara los antecedentes correspondientes a la Dirección Administrativa o la que haga sus veces, a efectos que se promueva el procedimiento correspondiente para determinar la responsabilidad pecuniaria y administrativa según sea el caso”. Cuando se pierda un bien por descuido o negligencia del responsable, deberán devolver el bien con sus características, Modelo, Tipo de Valor similar al que tenían, en un plazo máximo de treinta (30) días calendarios, contados a partir de la pérdida, salvo caso fortuito o fuerza mayor. Los bienes muebles asignados en uso a los trabajadores del HBC SBS, que resulten malogrados o deteriorados por descuido, negligencia mala intención, etc., serán reparados o repuestos por estos, en el plazo máximo de quince (15) días calendarios. Página 8 de 30

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El Acta de Entrega – Recepción de Cargo, entre la persona que devuelve el bien, el representante del Área de Control Patrimonial, un representante de la Dirección Administrativo y un representante del Órgano de Control Institucional (OCI) en calidad de veedor, quienes elaboraran el informe correspondiente dirigido a Dirección Administrativa, la que a su vez tomará conocimiento y dispondrá su incorporación de estos bienes en sustitución a los perdidos o dañados totalmente, y se le asignará el mismo Código Interno y Margesí de la SBN para su Control Patrimonial. Transcurrido el plazo señalado, sin que la persona responsable hubiera cumplido con la reparación o reposición del bien malogrado, sustraído o perdido, el Área de Control Patrimonial informara a la dirección administrativa para que adopte las medidas pertinentes del caso. En el caso específico de cese, renuncia definitiva o destitución del servidor, los bienes patrimoniales que tuvo a su cargo, deberá hacer entrega mediante el Acta de Entrega – Recepción de Cargo. El Área de Control Patrimonial tomara las providencias del caso, disponiendo en resguardo de la propiedad fiscal, la Unidad de Personal, no emite ni tramita documento alguno (derecho o beneficio) de los ex trabajadores previa representación del Acta de Entrega – Recepción de Cargo – Anexo 04. En el caso del término del periodo de SERUMS e Internos de la Ciencias de la Salud o destitución, los bienes patrimoniales que tuvo a su cargo, deberá hacer entrega mediante el Acta de Entrega – Recepción de Cargo. El Área de Control Patrimonial tomará las providencias del caso, disponiendo en resguardo de la propiedad fiscal, que la Unidad de Apoyo a la Docencia y a la Investigación y el Unidad de Personal, no emita ni tramita documento alguno (derecho o beneficio) de los ex trabajadores previa representación del Acta Entrega – Recepción de Cargo – Anexo 04. Las personas que tiene a su cargo bienes, deberán verificar permanentemente la existencia de las mismas, a fin de detectar en forma oportuna la perdida, robo, destrucción o siniestro del bien y efectuar las acciones necesarias para su recuperación. Si transcurrido el plazo fijado en el Ítem 6.2.2 el trabajador no cumple con hacer la devolución del bien, el Área de Control Patrimonial presentará un informe a la Dirección Administrativa, para que en merito a los antecedente del caso, se expida la Resolución disponiendo que por excepción se descuente a través de la Planilla Única de Pagos, el valor actualizado del bien, pudiéndose dicho descuento hacer hasta en diez (10) armadas, teniendo en cuenta que si el trabajador se retira de su centro de trabajo, la diferencia que faltase pagar se descontado de los beneficios sociales o indemnizar lo que pudiera corresponderle. Si el descuento no fuera aceptada por el trabajador responsable, la Dirección Administrativa , tramitara ante el titular de la entidad, la expedición de la Página 9 de 30

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Resolución que autorice al Procurador Público del Gobierno Regional actuar conforme a Ley, derivándose los correspondientes actuados. 6.2.10 El OCI del HBC SBS deberá actuar conforme a su propio reglamento y determinará clara y documentadamente si existen o no indicios razonables de responsabilidad por parte de los trabajadores del HBC SBS, en el uso de los bienes de la Entidad. 6.3 DEL CONTROL, USO Y CONSERVACIÓN DE LOS VEHÍCULOS OFICIALES DE LA INSTITUCIÓN. 6.3.1

6.3.2

6.3.3

6.3.4

6.3.5 6.3.6

6.3.7

6.3.8

6.3.9

Los vehículos de propiedades del HBC SBS constituyen bienes de apoyo al estricto cumplimiento a las actividades propias de la institución. La persona responsable de la conducción del Vehículo, deberá portar su licencia de conducir vigente, copia de la tarjeta de propiedad del vehículo, credencial de la institución y tarjeta de SOAT actualizada, haciendo llegar una copia de lo mencionado al Área de Control Patrimonial. La utilización de los vehículos por necesidad de servicio, en días no laborales, requiere la autorización expresa del nivel superior, con el propósito de disminuir la posibilidad que los vehículos sean utilizados en actividades distintas a los fines institucionales y conocimiento al Área de Control Patrimonial. El usuario encargados de la conducción de cada vehículo es responsable de su correcta utilización y de su adecuada conservación, mientras lo tenga asignado. Los usuarios de vehículos deberán tomar las precauciones y alarmas de ser necesario, etc. El encargado del Área de Transporte, deberá informar a la Unidad de Servicio Generales y Mantenimiento cualquier defecto, avería o problema de funcionamiento que se presente y de ser necesario deberá evitar el funcionamiento del vehículo hasta que se proceda a su reparación, a fin de restaurar su funcionamiento. Los vehículos, una vez concluida la jornada laboral deberán ser guardadas en los ambientes de la institución y/o cochera dispuesta por la entidad. Los vehículos de propiedad institucional deberán llevar pintado, en un lugar visible, el logotipo y el nombre de la institución. Por autorización expresa del titular de la entidad y, en casos excepcionales, se dispondrá la liberación de esta obligación. Cualquier perdida de equipo y repuestos de los vehículos de la institución, por negligencia o descuido comprobado es de entera responsabilidad del usuario asignado, debiendo reponer el bien perdido con las características similares dentro de los siete (07) días calendarios. Todo gasto por infracción a las normas de tránsito y relacionadas, serán sin excepción alguna, con cargo al usuario del vehículo, debiendo pagar dentro de las veinticuatro (24) horas de producida la infracción. Si se detecta algún abuso injustificado para la reparación del vehículo por dolo o negligencia del chofer o conductor, se hará con el servidor público a quien este Página 10 de 30

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designado o a quienes resulten responsable de acuerdo a los actuados levantados. 6.3.10 Todo salida de vehículos Oficiales de HBC SBS deben ser informados al Área de Control Patrimonial con su respectivo documento de salida. 6.3.11 A si mismo los repuestos de los vehículos en desuso sean entregados a Área de Control Patrimonial. 6.3.12 En caso de los bienes muebles registrables, tal como vehículos adquiridos por el HBC SBS, deberán ser inscrito en el registro de propiedad vehicular de la SUNARP 6.4 ORGANOS RESPONSABLES .

6.4.1

DIRECCION ADMINISTRTIVA La Dirección Administrativa velará por el estricto cumplimiento de la presente directiva, estableciendo responsabilidad administrativa de conformidad con los dispositivos legales vigentes, en caso de trasgresión de esta directiva

6.4.2

UNIDAD DE LOGISTICA La Unidad de Logística en coordinación con la Dirección Administrativa, elabora, evalúa y actualiza los procedimientos técnicos y Administrativos que facilitan la aplicación y cumplimiento de la presente Directiva.

6.4.3

AREA DE CONTROL PATRIMONIAL El Área de Control Patrimonial, Unidad de Logística, Dirección Administrativa es la unidad responsable de la planificación, coordinación y ejecución de las acciones referidas al registro, administración, supervisión y disposición de los bienes de propiedad de del HBC SBS y de los que se encuentren bajo su administración. Las funciones, atribuciones y obligaciones de la Área de Control Patrimonial, Área Integrante de la Unidad de Logística, como órgano de apoyo de la DA, se detallan a continuación: Atribuciones y Obligaciones Área de Control Patrimonial. a)

RECOPILAR

Información registral del Patrimonio de la entidad.

b)

PROMOVER Procedimientos de los bienes de propiedad estatal.

c)

REQUERIR

Información

para

el

SANEAMIENTO

de

los

Bienes

Patrimoniales. d)

TRAMITAR

Las rectificaciones de áreas y linderos de sus predios.

e)

FORMULAR Denuncias ante las autoridades correspondientes.

f)

REMITIR

A la SBN copia de los expedientes que sustentan los actos de ADQUISICIÓN, DISPOSICIÓN, ADMINISTRACIÓN Y GESTION PATRIMONIAL Página 11 de 30

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Funciones del Área de Control Patrimonial a) ELABORAR el registro de los Bienes Muebles b) IDENTIFICAR y CODIFICAR los Bienes Patrimoniales. c) COORDINAR con las áreas usuarias y la Dirección Administrativa del HBC SBS, las solicitudes de ALTA y BAJA de los Bienes Muebles. d) PARTICIPAR, como FACILITADOR en el inventario físico de los bienes patrimoniales del HBC SBS. e) SUSCRIBIR las Actas de Transferencia, Incineración y/o Destrucción de Bienes Muebles. f) VALORIZAR y TASAR los BIENES MUEBLES de BAJA. 6.5 DE LOS PROCEDIMIENTOS 6.5.1

INGRESO, REGISTRO Y CONTROL DE BIENES Son objeto de incorporación al patrimonio mobiliario, todos aquellos bienes muebles descritos en el Catálogo de Bienes Muebles del Estado. Los bienes ingresarán a la entidad a través del ÁREA DE ALMACÉN en las modalidades de adquisición, transferencia, donación, afectación en uso (préstamo), cesión, legación, etc. Se registrarán como bienes muebles del activo fijo, aquellos que cumplan simultáneamente con las siguientes condiciones: a) b) c) d) e) f)

Que sean propiedad de la entidad. Que sean destinados para el uso de la entidad. Que su vida útil sea mayor a un año, en condiciones normales de uso. Que su valor monetario sea igual o mayor a un octavo (1/8) de la UIT Que esté sujeto a depreciación. Que no sean objeto de venta.

Se registrarán como bienes no depreciables, aquellos que cumplan simultáneamente con las siguientes condiciones: g) h) i) j) k)

Que sean propiedad de la entidad. Que sean destinados para el uso de la entidad Que su valor monetario sea menor a un octavo (1/8) de la UIT Que no sean materia de depreciación. Que no sean objeto de venta.

6.6 ARCHIVO TECNICO PATRIMONIAL Constituye la base para el control integral de los bienes patrimoniales, en el que se registran y archivan los documentos fuentes que sustentan los actos de adquisición, Página 12 de 30 DIRECTIVA N° 01-2012-D-HBC-UL-ACP www.hospitalbarranca.gob.pe Hecho por: Área de Control Patrimonial - ruc

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actos de disposición y actos de administración de los bienes patrimoniales, siendo responsable de su implementación la Unidad de Logística de la Dirección Administración. 6.7 INVENTARIO FISICO GENERAL DE BIENES PATRIMONIALES Consiste en verificar físicamente, codificar, verificar y registrar los bienes muebles con los que cuenta el Hospital Barranca Cajatambo SBS a una determinada fecha, con el fin de verificar la existencia de los bienes, contrastar su resultado con el registro contable, investigar las diferencia que pudieran existir y proceder con las regularizaciones que correspondan. Bajo responsabilidad de la Dirección Administración, se efectuará el inventario físico anual, con fecha de cierre al 31 de diciembre del año anterior a su presentación, debiendo de remitirse a la SBN entre los meses de enero y marzo de cada año. La Dirección Administrativa propondrá a la Dirección Ejecutiva la constitución de una Comisión de Inventario, que será la encargada de realizar el Inventario Físico, siendo designada por medio de la respectiva Resolución Directoral. El Hospital Barranca Cajatambo SBS podrá contratar a una empresa de servicios con suficiente experiencia en trabajos similares en entidades del sector salud preferentemente. La toma de inventario físico será realizada sobre la base de los listados preparados por la Área de Control Patrimonial. Si como resultado del proceso de verificación, se encuentran bienes muebles sobrantes y/o faltantes por razones desconocidas, se procederá a ingresar o excluir del patrimonio los referidos bienes, en aplicación de las normas de saneamiento vigentes a la fecha. Los sobrantes se deberán incorporar a los registros contables en su respectiva cuenta contable, sea del activo fijo o de los no depreciables, valorizados a precio de mercado a la fecha de inclusión. Los faltantes deberán ser extornados a cuentas de orden, para su análisis posterior, determinando las responsabilidades a que hubiera lugar. Concluida la verificación física, la Comisión de Inventario deberá remitir el Inventario Físico, con el Informe Final a la Dirección Administrativa. La Dirección Administrativa deberá remitir a la SBN, el Informe Final del Inventario Físico General de Bienes Patrimoniales, que incluye diversos anexos explicativos de los bienes del HBC SBS.

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6.8 ASIGNACIÓN, RESPONSABILIDAD Y RECUPERACIÓN DE BIENES 6.8.1

ASIGNACION Todos los Funcionarios, Médicos-Jefes de Departamentos, Servicios, Jefes de Unidades y Áreas y otros servidores, cualquiera que sea su nivel jerárquico o condición laboral, tienen bajo su responsabilidad bienes muebles deberán designar y asignar al servidor responsable para su control, buen uso, conservación y distribución, mediante el formato impreso denominado “FICHA DE PERSONAL DE ASIGNACIÓN DE BIENES” – Anexo 06, el mismo que será firmado por el Jefe inmediato de la unidad orgánica usuaria y el Usuario final del bien o equipo, luego será derivado a la Área de Control Patrimonial (c/copia). Los bienes auxiliares, complementarios no comprendidos dentro del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado, serán controlados por los responsables de las unidades orgánicas usuarias.

6.8.2

DETERMINACION DE RESPONSABILIDAD a) El personal a quien se le asignó el bien es responsable pecuniaria y administrativamente respecto de la pérdida, daño, deterioro, negligencia o impericia en el manejo de los bienes de la unidad orgánica en la que trabaja. b) En el caso del personal contratado así como practicantes, SERUMS Rentado y Equivalente estarán sujetos a la aplicabilidad del código civil o penal, según sea el caso. c) Los bienes muebles de uso común se asignan a la jefatura inmediata.

6.8.3

CAMBIO, ROTACION DEL PERSONAL Toda entrega de cargo por cese de funciones, rotación, etc. de los Funcionarios, Médicos Jefes de Departamentos, Servicios, Unidades, áreas otras unidades orgánicas, deberán entregar a su jefe inmediato o quien se designe, el Inventario Patrimonial de la Entidad de los bienes que se le hubieran asignado en su unidad orgánica, formulándose para tal efecto la correspondiente Acta de Entrega – Recepción de Cargo – Anexo 04, debiendo ser constatado por el personal del Área de Control Patrimonial. Este inventario será entregado al servidor que asume la jefatura entrante, para su verificación y conformidad.

6.9 DESPLAZAMIENTO INTERNO Y/O SALIDA DE BIENES MUEBLES Todo desplazamiento interno de bienes muebles deberá ser informado por el usuario en forma escrita al Área de Control Patrimonial, contando con la autorización previa de su jefe inmediato superior e indicando al detalle las características técnicas del (los) bien(es).

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Se considera desplazamiento interno, al traslado de un bien o a otro ambiente, sea de forma temporal o definitiva, dentro del HBC SBS. Se considera desplazamiento externo al traslado del bien fuera de las instalaciones del HBC SBS. El Área de Control Patrimonial proporcionará el formato de la respectiva “ACTA DE DESPLAZAMIENTO DE BIENES MUEBLES” para el desplazamiento de los bienes patrimoniales. – Anexo 01. En el caso de salida de bienes muebles de propiedad del HBC SBS por reparación, cambios o reposición por garantía, etc., deben adjuntar la OTM de la Unidad de Servicios Generales y Mantenimiento (Anexo 05), el ACP formulará en el respectivo formato: “ACTA DE CONTROL DE SALIDA DE BIENES MUEBLES” – Anexo 02 y 07. Corresponde exigir el cumplimiento de este procedimiento al personal de vigilancia. 6.10

BAJA DE BIENES PATRIMONIALES La baja consiste en la extracción contable de bienes muebles de propiedad del HBC SBS, la que se autoriza mediante Resolución Administrativa, señalando causal que originó dicha baja. La Baja de bienes muebles procede por las siguientes causales: a) b) c) d) e) f) g)

Estado de excedencia. Obsolescencia técnica. Mantenimiento o reparación onerosa. Pérdida, robo o sustracción. Destrucción o siniestro. Reembolso o reposición. Cualquier otra causal, previa opinión favorable de la SBN

La Área de Control Patrimonial evaluará la documentación sustentatoria y elaborará los expedientes administrativos de los bienes muebles a ser dados de baja, alcanzando la propuesta a la Dirección Administrativa, para su aprobación mediante la respectiva resolución administrativa. Para dar de baja a vehículos y otros bienes registrables, se requiere copia del Certificado de Identificación Vehicular expedido por DIPROVE, copia del Certificado de Gravamen expedido por el Registro de Propiedad Vehicular de la SUNARP y la tarjeta de propiedad del vehículo. 6.11

DONACION MOBILIARIA 6.11.1 DONACION MOBILIARIA A FAVOR DEL HBC SBS La donación de bienes muebles a favor del HBC SBS implica la transferencia voluntaria de la propiedad de dichos bienes a título gratuito por parte de

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una persona natural, entidad privada, gobierno extranjero, sociedad conyugal, copropietarios o la conjunción de cualquiera de ellas. Las Resoluciones de aceptación de donación de bienes muebles deberán especificar el valor de los bienes donados. Procedimiento La oferta de donación a favor del HBC SBS deberá ser remitida por escrito, el mismo que, de considerarlo procedente, deberá admitirla a trámite, iniciando el respectivo expediente administrativo. El expediente administrativo deberá contener la siguiente documentación: a) La oferta escrita del donante comunicando al HBC SBS la decisión de donar un bien mueble de su propiedad y precisando sus características técnicas, ubicación, valor y forma de adquisición, así como la documentación con la que acredite su identidad o personería jurídica. b) La documentación con la que se acredite la propiedad del bien. En el caso que no se cuente con dicha documentación, el donante podrá presentar una declaración jurada indicando que se conduce como propietario y ejerce la posesión. El Área de Control Patrimonial en un plazo de dos (02) días hábiles deberá emitir un Informe Técnico pronunciándose sobre la procedencia o improcedencia de la aceptación de donación, el que formará parte del expediente administrativo elevado a la DA, para la emisión de la respectiva resolución administrativa de aceptación de donación. Emitida la Resolución que acepta la donación, el donante y el donatario procederán a la suscripción del Acta de EntregaRecepción, la que deberá especificar las características y el valor de los bienes muebles. Los bienes muebles recibidos en donación serán dados de alta por el Hospital Barranca Cajatambo SBS en mérito a la Resolución que acepta dicha donación 6.12

SANEAMIENTO DE BIENES MUEBLES Consiste en regularizar la situación administrativa y legal de los bienes muebles del HBC SBS que se encuentran en la condición de sobrantes y faltantes en el patrimonio, a fin de proceder con dar de Alta o la Baja, respectivamente. Para proceder con el saneamiento los bienes muebles sobrantes, constituye condición previa: Página 16 de 30 DIRECTIVA N° 01-2012-D-HBC-UL-ACP www.hospitalbarranca.gob.pe Hecho por: Área de Control Patrimonial - ruc

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a) Que, se encuentre por lo menos 2 años en posesión del HBC SBS b) Que, no se cuente con documentación suficiente que sustente el ingreso al patrimonio del HBC SBS o no exista documentación sobre el origen de los bienes. Para proceder con el saneamiento los bienes muebles faltantes, constituye condición previa: a) Que, no se cuente con documentación suficiente que sustente la baja de los bienes muebles, y b) Que, se encuentren en poder de otra entidad pública, privada o persona natural, según documentación que así lo acredite fehacientemente y cuando no sea posible recuperarlo o regularizar la transferencia de propiedad a favor del poseedor.

VII.

SANCIONES. OBLIGACIONES DE IMPONER SANCIONES El Hospital Barranca Cajatambo SBS está obligado a imponer sanciones a los funcionarios y personal que incumplan las disposiciones emitidas en la presente directiva, de acuerdo con las recomendaciones emitidas por el Órgano de Control Institucional y la SBN en su calidad de ente rector del Sistema Nacional de Bienes Estatales. APLICACIÓN DE LAS SANCIONES Las sanciones recomendadas por la OCI y la SBN, se aplicaran sin perjuicio de las acciones penales que se tomen a raíz de las denuncias que realice el HBC sobre actos indebidos de la administración y disposición de los bienes del patrimonio del estado. EXTENSIÓN DE LA RESPONSABILIDAD Los funcionarios y servidores del estado, cualquiera que sea su categoría y modalidad de contrato, que incumplan lo estipulado en la ley general del sistema nacional de bienes estatales y su reglamento, serán responsable administrativamente, civil y/o penalmente de los perjuicios que irroguen al patrimonio mobiliario e inmobiliario del estado.

VIII.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS. 8.1 Los casos no previstos en la presente Directiva, serán resueltos en armonía con las normas pertinentes de la legislación nacional. 8.2 Cualquier modificación posterior al contenido en esta directiva será previa propuesta de la Dirección Administrativa, con el asesoramiento de la unidad de Oficina de Planeamiento Estratégico. 8.3 La Unidad de Personal mencionara en unos de sus cláusulas dicha Directiva en el contrato individual de trabajo Página 17 de 30 DIRECTIVA N° 01-2012-D-HBC-UL-ACP www.hospitalbarranca.gob.pe Hecho por: Área de Control Patrimonial - ruc

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IX.

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DISPOSICIONES FINALES.

PRIMERA Los casos no previstos en la presente Directiva serán atendidos a través de la Dirección Administrativa.

SEGUNDA La presente Directiva entra en vigencia a partir del día siguiente de su aprobación.

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ANEXO 01 Nº

DIA

MES

AÑO

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ACTA DE DESPLAZAMIENTO DE BIENES INSTITUCIONALES INTERNO

DISPOSICIÓN

PERSONA AUTORIZADA: Apellidos y Nombres : 2. NUEVO RESPONSABLE DEL BIEN Apellido y Nombre: Motivo : Destino : RELACION DE BIENES:

Nº

Código

x

Salida: ____/______/20__

Descripción

SELLO – FIRMA

Unidad de Logística

Responsable Control Patrimonial

Nuevo Responsable

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ANEXO 02 GOBIERNO REGIONAL DE LIMA HOSPITAL BARRANCA CAJATAMBO SBS

Nº

DIA

MES

AÑO

CONTROL-VERIFICACION ÓRDENES DE SALIDA DE BIENES PATRIMONIALES INTERNO

DISPOSICIÓN

PERSONA AUTORIZADA: Apellidos y Nombres: Documento de Identidad DNI: Teléfono: 2. NUEVO RESPONSABLE DEL BIEN Apellido y Nombre: Motivo : Destino : Teléfono de la empresa RELACION DE BIENES:

Nº

Código

x

Salida: __/___/20__

Descripción

SELLO – FIRMA

Unidad de Logística

Responsable Control Patrimonial

Nuevo Responsable

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ANEXO 03 GOBIERNO REGIONAL DE LIMA HOSPITAL BARRANCA CAJATAMBO SBS

DIA

UNIDAD DE LOGÍSTICA ÁREA DE CONTROL PATRIMONIAL

MES

AÑO

N° _________________

Devolución de Bienes Institucionales

Dependencia y/o Servicio Oficina o Ambiente Jefe de Dependencia y/o Servicio

ITEM CODIGO

:___________________________________ :___________________________________ :___________________________________

CANT DESCRIPCION DEL BIEM

Dependencia y/o Servicio

ESTADO

Área de Control Patrimonial

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ANEXO 03 GOBIERNO REGIONAL DE LIMA HOSPITAL BARRANCA CAJATAMBO SBS

INFORME TECNICO DE BIENES MUEBLES Y/O EQUIPOS PARA BAJA Detalle Del Bien Propuesto Para Baja: Código Interno:

Código SBN:

Valor Neto. S/.

Descripción: Detalles Adicionales:

Marca:

Modelo:

Serie:

Informe Técnico Correspondiente: Apellidos y nombres del Técnico: Especialidad:

DNI:

Informe del estado del bien (visual)

Informe de prueba realizadas:

Recomendaciones de baja por: Excedencia

Valor de Tasación: S/.

Obsolescencia

Oneroso

destrucción Parcial y/o Total

Comentario:

Área de Control Patrimonial

Técnico Especialista Página 22 de 30

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ANEXO 04

ACTA DE ENTREGA - RECEPCION DE CARGO

1.

LUGAR

FECHA 2.

DATOS DE LA DEPENDENCIA

Dependencia Unidad Orgánica

Oficina / Dirección

3.

DATOS DEL CARGO QUE SE ENTREGA

Cargo

Nivel Remunerativo

Grupo Ocupacional

Código de plaza

Función Página 23 de 30 DIRECTIVA N° 01-2012-D-HBC-UL-ACP www.hospitalbarranca.gob.pe Hecho por: Área de Control Patrimonial - ruc

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ANEXO 04 DATOS DEL FUNCIONARIO QUE ENTREGA EL CARGO (de ser necesario se adjuntara anexos) 4. 1.

Apellido Paterno

Apellido Materno

Nombre

4. 2. Situación de trabajos encomendados (incluir trabajos pendientes si los Hubiera)

4. 3 Relación de expedientes y/o documentos a su cargo

4. 4 Relación de útiles de escritorio

4. 5 Relación de mobiliario, enseres y equipos de oficina

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ANEXO 04 DATOS DEL FUNCIONARIO QUE RECIBE EL CARGO 5. 1 Apellido Paterno 6.

Apellido Materno

Nombre

OBSERVACIONES

6.1 Del Funcionario que entrega el cargo

Del Funcionario que recibe el cargo

FIRMA DEL FUNCIONARIO QUE ENTREGA DEL CARGO

FIRMA DEL FUNCIONARIO QUE RECIBE EL CARGO

Incluir:

Inventario Físico de bienes patrimoniales asignados, verificado por Control Patrimonial. En caso de culminación de la relación laboral, adjuntar carné de trabajo y Constancia de no tener deuda con la institución

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ANEXO 05 GOBIERNO REGIONAL DE LIMA HOSPITAL BARRANCA CAJATAMBO SBS

ORDEN DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO

ESTABLECIMIENTO DE SALUD

OTM

DIA

MES

AÑO

MODELO

C.P.

N°

NOMBRE DEL BIEN

MARCA

Descripción del problema presentado:

FIRMA

DIA

MES

AÑO

FIRMA DE RECEPCION

DIA

MES

AÑO

Diagnostico Técnico:

MODALIDAD DE ATENCION

Responsable:

PERSONAL PROPIO TERCEROS A TODO COSTO

Fecha:

Descripción del Trabajo Realizado:

Recepción del Trabajo

Técnico Responsable

Jefe de la Unidad de Servicios Generales

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ANEXO 06 Gobierno Regional de Lima

Hospital Barranca

INVENTARIO PATRIMONIAL DE LA ENTIDAD FICHA DE PERSONAL DE ASIGNACIÓN DE BIENES Apellidos y Nombres: Establecimientos: Oficina: Nº

C. P

___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ DESCRIPCION

Cajatambo

Ficha Nº MARCA

MODELO

TIPO

COLOR

Fecha ___________ SERIE/DIMENCION

ESTADO

OBSERVACION

001 002 003 004 005 006 007 008 009 010 Leyenda: (N) Nuevo – (B) Bueno – (R) Regular (M) Malo Nota: EL USUARIO DECLARA HABER MOSTRADO TODOS LOS BIENES PATRIMONIALES QUE SE ENCUENTRAN BAJO SU RESPONSABILIDAD Y NO CUENTAN CON MAS BIENES PATRIMONIALES MATERIA DE INVENTARIO. EL USUARIO ES RESPONSABLE DE BUEN USO DE LOS BIENES DETALLADOS EN LA PRESENTE FICHA Y EN CASO DE PERDIDA EXTRAVIO SERÁN REPUESTO O REEMBOLSADOS. CUALQUIER MOVIMIENTO DENTRO O FUERA DE LA INSTITUCIÓN, DURANTE EL PERIODO DE ACTUALIZACIÓN DEBERÁ SER COMUNICADO DE CONTROL PATRIMONIAL BAJO RESPONSABILIDAD. MODALIDAD Nombrado ( ) Cas ( ) Serums ( ) ___________________ ___________________ ___________________ Pers. DIRESA( ) Otros ( )HTV/ruc.

Usuario Responsable DIRECTIVA N° 01-2012-D-HBC-UL-ACP www.hospitalbarranca.gob.pe Hecho por: Área de Control Patrimonial - ruc

Jefe Responsable Av.: Nicolás de Piérola N° 210 - 224 Barranca - Lima - Perú Teléfono. 2352156 – 2352241 Telefax 2352015

Comisión de Inventario

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ANEXO 07

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ANEXO 08

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