Herramientas de Organización y Métodos

MÉTODOS PARA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

I.

DIAGRAMA DE BARRAS O DE GANTT El diagrama de GANTT es una herramienta que le permite al usuario

modelar la planificación de las tareas necesarias para la realización de un proyecto. Esta herramienta fue inventada por Henry L. Gantt en 1917. Debido a la relativa facilidad de lectura de los diagramas de GANTT, esta herramienta es utilizada por casi todos los directores de proyecto en todos los sectores. El diagrama de GANTT es una herramienta para el director del proyecto que le permite realizar una representación gráfica del progreso del proyecto, pero también es un buen medio de comunicación entre las diversas personas involucradas en el proyecto. Generalmente, este diagrama se elabora antes del inicio de cualquier proyecto. Los pasos generales para su elaboración son: 1) Determinar actividades generales en las que se divide el proyecto. 2) Estimar la duración de cada actividad. 3) Establecer un orden de ejecución de actividades. 4) Representar cada actividad por medio de una barra recta cuya longitud es la duración de la actividad. Dentro de las ventajas que presenta éste método están: 

Muestra tiempos de retraso de cualquier actividad y las causas de ello.



Muestra el estado actual del programa y su comparación con el presupuesto.



Se conoce fácilmente el tiempo total que trabaja cada departamento o máquina.

Las principales desventajas son: 

Es de mucha dificultad determinar la relación existente entre las actividades del proyecto. 1

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

Es difícil comprimir o compactar un programa para mejorar tiempos o costos.



No muestra actividades claves que fijarán la duración del proyecto.

Ejemplo: La empresa el Patito Feliz busca la apertura de una nueva sucursal en la ciudad capital. Para dicho proyecto desea organizar las actividades a realizar durante el mes de marzo. Utilice el diagrama de Gantt para la programación. Listado de actividades durante el mes de marzo Empresa Patito Feliz ACTIVIDAD

PERSONAL ENCARGADO

PERIODO DE REALIZACION

1) Acondicionar el área de trabajo

Mónica Pérez

1 al 3 de marzo

2) Seleccionar y contratar el personal

Alejandro Carbajal 2 al 5 de marzo

3) Contactar proveedores

Raúl Sarmiento

3 al 5 de marzo

4) Compra de equipo

Claudia Paz

5 al 8 de marzo

5) Pruebas de producción

Mónica Pérez

9 al 12 de marzo

6) Adquirir materia prima

Claudia Paz

13 de marzo

Solución: Diagrama de Gantt para programación de actividades Del mes de Marzo para la empresa Patito Feliz No. Días, mes de Marzo 1 Acondicionar el área de trabajo 2 Seleccionar y contratar el personal 3 Contactar proveedores 4 Compra de equipo 5 Pruebas de producción 6 Adquirir materia prima

2

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11 12 13

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II.

RUTA CRÍTICA: CPM El método CPM fue diseñado para proporcionar diversos elementos útiles

de información para los administradores de proyectos. Primero, CPM expone la "ruta crítica": Que comprende todas las actividades que limitan la duración del proyecto. En otras palabras, para lograr que el proyecto se realice pronto, las actividades de la ruta crítica deben realizarse pronto. Por otra parte, si una actividad de la ruta crítica se retarda, el proyecto como un todo se retarda en la misma cantidad. Las actividades que no están en la ruta crítica tienen una cierta cantidad de holgura; esto es, pueden empezarse más tarde, y permitir que el proyecto como un todo se mantenga en programa. El PERT/CPM identifica estas actividades y la cantidad de tiempo disponible para retardos A. Antecedentes: El método CPM (Crítical Path Method), fue desarrollado en 1957 en los Estados Unidos de América, por un centro de investigación de operaciones para la firma Dupont y Remington Rand, buscando el control y la optimización de los costos de operación mediante la planeación adecuada de las actividades componentes del proyecto. Actualmente es utilizando para el control de los tiempos de ejecución y los costos de operación, para buscar que un proyecto total sea ejecutado en el menor tiempo y al menor costo posible. B. Definición: El método del camino crítico es un proceso administrativo de planeación, programación, ejecución y control de todas y cada una de las actividades componentes de un proyecto que debe desarrollarse dentro de un tiempo crítico y al costo óptimo. La aplicación potencial del método de la ruta crítica, debido a su gran flexibilidad y adaptación, abarca desde los estudios iniciales para un proyecto determinado, 3

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hasta la planeación y operación de sus instalaciones. A esto se puede añadir una lista indeterminable de posibles aplicaciones de tipo específico. Así, podemos afirmar que el método de la ruta crítica es aplicable y útil en cualquier situación en la que se tenga que llevar a cabo una serie de actividades relacionadas entre sí para alcanzar un objetivo determinado. El método es aplicable en tareas tales como: construcción, estudios económicos, planeación de carreras universitarias, censos de población, estudios técnicos, etc. C. Beneficios del método: a) Los beneficios derivados de la aplicación del método de la ruta crítica se presentarán en relación directa a la habilidad con que se haya aplicado. Debe advertirse, sin embargo, que el camino crítico no es una panacea que resuelva problemas administrativos de un proyecto. Cualquier aplicación incorrecta producirá resultados adversos. No obstante, si el método es utilizado correctamente, determinará un proyecto más ordenado y mejor balanceado que podrá ser ejecutado de manera más eficiente y normalmente, en menor tiempo.

b) Un beneficio primordial que nos brinda el método de la ruta crítica es que resume en un sólo documento la imagen general de todo el proyecto, lo que nos ayuda a evitar omisiones, identificar rápidamente contradicciones en la planeación de actividades, facilitando abastecimientos ordenados y oportunos; en general, logrando que el proyecto sea llevado a cabo con un mínimo de tropiezos.

D. Método de la ruta crítica –CPMEl método consiste en definir una ruta crítica (la ruta más larga en tiempo de un proyecto) la cual es la base para su desarrollo. Además, se consideran sus tiempos como deterministas, es decir que son predecibles con un alto grado de exactitud. 4

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1. Elementos del CPM a) Listado de tareas (actividades) b) Red de actividades o diagrama de flechas: estructura básica que representa de manera gráfica, lógica y secuencial, el desarrollo de las actividades que componen el proyecto, interrelacionado las mismas y permitiendo el análisis del plan para la toma de decisiones. c) Análisis de COSTOS para la reducción de la duración del proyecto, considerando tiempos de compresión posibles por actividad y el costo incremental (pendiente de costo) por día de reducción al aplicar un programa urgente.

2. Elementos la red de actividades o diagrama de flechas: Se llama red a la representación gráfica de las actividades que muestran sus eventos, secuencias, interrelaciones y el camino crítico. Los elementos que conforman la red de actividades son: a)

Evento: representa el inicio o terminación de una actividad. No consume tiempo, ni recursos. También se le conoce con el nombre de Nodos.

b)

Actividades: b.1.) Real: Consume tiempo y recursos. Es una parte del proyecto que se desarrolla entre dos eventos. b.2.) Ficticia: se utiliza cuando existe la necesidad de indicar una dependencia entre actividades. No consume tiempo ni recursos.

3. Condiciones para la correcta elaboración del diagrama de flechas:

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Cada actividad está representada por una flecha y a cada flecha corresponde una sola actividad.

Todas las actividades que terminan en un mismo punto deben proceder a aquellas que empiezan en ese punto (A y B preceden a C) A C B

El diagrama no puede tener ningún Todas las actividades que empiezan en circuito cerrado, es decir que cuando un punto deben estar precedidas por una actividad es ejecutada, ya no se todas aquellas que terminan en ese puede volver a ella. punto. A C C A B B

D

Una actividad no puede iniciarse hasta Deben evitarse los eventos sueltos al que aquella o aquellas que la proceden inicio o al finalizar la red. Todos los en forma inmediata no sean realizadas.

eventos deben estar relacionados con el evento inicial o con el evento final.

Deben prevenirse las redundancias que provienen

de la mala aplicación del

concepto de dependencia.

Debe evitarse que dos actividades que parten de un mismo evento lleguen a finalizar en el mismo evento siguiente. Esto produce confusión de tiempo y de continuidad. Para tal Efecto debe abrirse el evento inicial o el evento final en dos eventos y unirlos con una actividad ficticia.

C A

A

Ficticia

C B

B

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4. Numeración de eventos: Los eventos deben enumerarse en secuencia lógica de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.

5. Determinación de la duración de las actividades: a. Por registros referentes a la duración de actividades iguales. b. Por estimación del programador, sobre todo en actividades que no se han realizado antes. Trabajos de investigación, programas de desarrollo, etc. c. Por experiencia del programador en la ejecución de proyectos iguales o similares.

6. Tiempos considerados en CPM: a) Tiempo de terminación más temprano: Representa el tiempo en el que ocurrirá el inicio de una actividad si las actividades que la preceden comienzan lo más pronto posible. Se analizan todas las flechas que convergen y se elige el mayor valor. b) Tiempo de terminación más tardío: Es la fecha extrema o la última fecha aceptable en que un evento puede ser realizado sin atrasar el proyecto. Se calcula de modo inverso al empleado anteriormente; es decir se recorre el diagrama de derecha a izquierda, restando acumulativamente la duración al evento final y colocando el menor valor.

7. Holguras: Se le llama así a las actividades que no son del camino crítico y que cuentan con mayor tiempo para su terminación. Sus tiempos de inicio y terminación pueden ser alterados hasta cierto límite, sin afectar la duración del proyecto.

8. Determinación del Camino Critico: Es la cadena de actividades cuya realización consume más tiempo. A las actividades de este camino se les llama Actividades Criticas y el retraso de cualquiera de ellas provoca el retraso equivalente de todo el proyecto. Un diagrama puede tener más de un camino crítico.

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