MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICÍA NACIONAL DEPARTAMENTO POLICÍA SUCRE

ORDEN DE SERVICIOS

Sincelejo, Sucre 25 de abril de 2016

No.

AUDIENCIA PÚBLICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS DEL COMANDO DEL DEPARTAMENTO DE POLICÍA SUCRE.

031 / COMAN - PLANE 38.9

I.

MOTIVO

A.

FINALIDAD Contribuir al desarrollo de los principios constitucionales de transparencia, responsabilidad, eficacia, eficiencia, imparcialidad y participación en el manejo de los recursos públicos, a través de la organización de una rendición de cuentas del Departamento de Policía Sucre donde se presentara información de la vigencia 2015.

B. REFERENCIAS 1. Ley 190 del 6 de junio de 1995 “Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa”. 2. Ley 489 del 29 de diciembre de 1998 “por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de la atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”. 3. Ley 850 del 18 de noviembre de 2003 “Por medio de la cual se reglamentan las veedurías ciudadanas”. 4. Cartilla guía para la rendición de cuentas de la administración pública a la ciudadanía del 2009. 5. Plan Estratégico Institucional. 6. Documento del Consejo Nacional de Política Económica y Social (CONPES) No. 3654 de fecha 12 de abril de 2010 “Política de Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva a los Ciudadanos”. 7. Directiva Administrativa Permanente 002 DIPON OFPLA del 07 Febrero de 2013 “Modelo de Audiencia Pública para la Policía Nacional”. 8. 1MC-PR-0003 Procedimiento Rendición de Cuentas. 9. 1MC-GU-0007 Guía Rendición de Cuentas. 10. Integridad policial, transparencia y veeduría social.

C.

VIGENCIA A partir de la fecha de expedición y hasta el 27 de mayo de 2016.

II.

INFORMACIÓN La Ley 489 de 1998 establece que todas las entidades y organismos de la administración pública tienen la obligación de desarrollar su misión acorde con los principios de democracia participativa de la gestión pública. Para ello, podrán realizar todas las acciones necesarias con el objeto de involucrar a los ciudadanos y organizaciones de la sociedad civil en la formulación, ejecución, control y evaluación. La rendición de cuentas, como proceso permanente, exige organizar varias acciones de encuentro y comunicación presenciales y no presenciales, que garanticen la información, la interlocución y la deliberación con los ciudadanos y con los integrantes de la Institución, estas acciones pueden ser: • • • • •

Reuniones zonales. Foros de discusión por proyectos, temas o servicios. Mesas de trabajo temáticas. Boletines virtuales o publicados. Programas radiales o de televisión comunitarios o nacionales.

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• • • • •

Ferias de la gestión, en las cuales se expongan resultados de planes y servicios. Periódicos murales o carteleras didácticas. Noticias en la prensa local o nacional. Interacción en línea a través de varios mecanismos como chat, videoclips, diapositivas, foros, blogs. Audiencias públicas para cerrar el proceso con los resultados de una vigencia anual.

La audiencia pública: Se realizará el día jueves 26 de mayo de 2016 a partir de las 09:00 horas en el teatro municipal de Sincelejo, mediante la cual se evaluará la vigencia del año anterior (enero a diciembre).

III.

EJECUCIÓN

A.

B.

MISIÓN GENERAL Corresponde al Comandante del Departamento de Policía Sucre, impartir órdenes e instrucciones para garantizar el cumplimiento del objetivo propuesto.

MISIONES PARTICULARES 1. Subcomandante Departamento de Policía Sucre (SUBCO) 1.1 Supervisa el cumplimiento de la presente Orden de Servicios. 1.2 Para dinamizar el desarrollo de la audiencia, lidera el grupo organizador de apoyo, el cual estará integrado por:     

El Jefe de Planeación El Jefe del Grupo de Comunicaciones Estratégicas. El Jefe Grupo de Telemática. El Jefe de la Oficina de Atención al Ciudadano. El Jefe del Prevención y Educación Ciudadana.

Dicho equipo de trabajo cumplirá las siguientes funciones:  Liderar la organización y desarrollo de la audiencia pública.  Coordinar con la Secretaría Privada y la Oficina de Comunicaciones Estratégicas, la elaboración y entrega de las invitaciones para la participación al evento de las organizaciones, entidades y ciudadanos.  Consolidar las preguntas registradas por la ciudadanía, así como las inscripciones de asistencia y radicación de propuestas para la participación de las organizaciones, entidades y ciudadanos e integrantes de la Institución en la audiencia pública como mínimo con diez (10) días de anticipación a la misma.  Coordinar con la Oficina de Comunicaciones Estratégicas el desarrollo de la campaña publicitaria para la audiencia pública.  Elaborar el análisis, clasificación y selección de las propuestas o preguntas radicadas en la página web institucional, coordinando con las unidades policiales la correspondiente respuesta a cada peticionario, con el fin de ser presentada el día de la audiencia y publicada en la página web.  Realizar el acta para cada uno de los eventos públicos, la cual será presentada a la Subdirección General de la Policía Nacional, máximo veinte (20) días después de realizadas las audiencias.  Distribuir el formato de evaluación, una vez culminada la audiencia, con el fin de realizar los ajustes que permitan la mejora continua.  Velar por la actualización permanente de la información del link de la página web.  Atender la auditoría que deberá realizar el Área de Control Interno y/o la respectiva regional de Control Interno. 2. Oficina de Atención al Ciudadano (OAC) 2.1 Consolida en coordinación con la Oficina de Planeación, las preguntas, inscripciones de asistencia y radicación de propuestas para la participación en la audiencia pública de las organizaciones, entidades y ciudadanía en general, con mínimo diez (10) días de anticipación a la misma y en los formatos establecidos.

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2.2 Elabora el análisis, clasificación y selección de las propuestas o preguntas radicadas en la página web institucional, coordinando con las unidades policiales la correspondiente respuesta a cada peticionario, con el fin de ser presentada el día de la audiencia y publicada en la página web. 2.3 Crea una base de datos con información de las organizaciones de las diferentes ramas del poder público, autoridades militares, civiles y de control, asociaciones, comités de usuarios, consejos regionales, consejos comunales, gremios, veedurías, universidades, medios de comunicación, asociaciones de profesionales, ONG,S, Oficinas de Control Interno y ciudadanos en general, existentes en la jurisdicción de Sincelejo, con el fin de formalizar la invitación a las audiencias públicas de rendición de cuentas, la hace llegar a la oficina de planeación con plazo 03 de mayo de 2016 para su revisión y ajustes. 2.4 Debe capacitar y facilitar espacios para sensibilizar, informar y capacitar a la ciudadanía y a los funcionarios que intervinieron en el ejercicio de rendición de cuentas, con el fin de prepararlos sobre su derecho, el funcionamiento, desarrollo, participación y medios y herramientas que podían utilizar en el ejercicio del control social. 3. Comando Operativo de Seguridad Ciudadana (COSEC) 3.1 Ordena la presentación en uniforme Nro. 4 de los señores Comandantes de Distrito, Comandantes de Estación, los coordinadores de policía comunitaria y por lo menos 21 líderes comunitarios representativos de cada unidad policial. 3.2 Ordena a los Comandantes de distrito organizar una carpeta, con toda la información de sus jurisdicciones, para responder cualquier inquietud de los asistentes a la audiencia pública. 3.3 Ordena la asistencia de los jefes de grupos especiales y grupos operativos, con la información de sus unidades, para responder cualquier inquietud de los asistentes a la audiencia pública.

4. Centro Automático de Despacho 123 (CAD) 4.1 Notifica a las unidades y personal comprometido en la presente orden de servicio. 4.2 Mantiene constante comunicación con el personal que se encuentre de servicio en el evento para tener conocimiento de posibles novedades en tiempo real. 4.3 Informa oportunamente al Comando de Departamento de Policía Sucre, las novedades y hechos que se presenten en el desarrollo de las actividades programadas en la presente orden de servicios. 4.4 Realiza programas radiales y mantiene el orden y disciplina en los medios de comunicación del Departamento de Policía Sucre.

5. COMANDANTES DE DISTRITO, ESTACIONES, SUBESTACIONES Y CUADRANTES. 5.1 Asisten al evento en uniforme Nro. 4, con los coordinadores de policía comunitaria y por lo menos 21 líderes comunitarios representativos de cada unidad policial así:

Cargo Alcalde Municipal. 3 Secretarios de despacho municipal. 3 Concejales. Comisario de Familia. 2 Rectores instituciones educativas. 3 Representantes Gremios. 5 Líderes Comunales. Párroco del municipio. Personero Municipal. Inspector de Policía. 5.2 Organizan una carpeta, con toda la información de sus jurisdicciones, para responder cualquier inquietud de los asistentes a la audiencia pública. 5.3 Entregan las invitaciones a los señores alcaldes, personeros, concejales, etc., y ciudadanos representativos de sus unidades. 5.4 Presentan a la oficina de planeación por los menos 10 propuestas o preguntas en el formato indicado por los líderes comunitarios representativos, de acuerdo al anexo 1. 1DS-OS-0001 Ver: 03

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5.5 Deberán realizar un “encuentro comunitario” a través de los cuales se rendirá cuentas a la comunidad en cada una de sus jurisdicciones.

6. Comandante Prevención y Educación Ciudadana (PRECI) 6.1 Diseña y ejecuta estrategias de comunicación que permitan divulgar de manera masiva la rendición de cuentas, en cada una de las unidades de la jurisdicción del Departamento, utilizando las emisoras comunitarias, aprovechado las reuniones con las comunidades, etc. 6.2 Responde por la entrega de 300 invitaciones a los líderes comunitarios representativos del municipio de Sincelejo, en coordinación con el comandante de la estación Sincelejo. 6.3 Lidera una reunión con el personal responsable de prevención de cada Distrito, estación y Subestación, con el fin de capacitarlos en la realización del procedimiento: Realizar encuentros comunitarios 2PD-PR-0004 y la aplicación del Formato plan de trabajo encuentros comunitarios 2PD-FR-0011 y la Planilla de seguimiento encuentros comunitarios 2PD-FR-0012, antes del 10 de mayo de 2016. 6.4 Responde por la organización de los encuentros comunitarios en la ciudad de Sincelejo y enviar el cronograma de los mismos a cada unidad policial para el presente año 2016. 6.5 Elabora las ayudas en los formatos estandarizados por la institución y las hacen llegar a la oficina de planeación con plazo 10 de Mayo de 2016 para su revisión y ajustes datos del 010115 con corte 311215 y 010116 – 250516. 7. Jefe Grupo de Talento Humano (GUTAH) 7.1 Notifica y presenta a 8 femeninas para que hagan parte de las actividades de protocolo y organización del evento. 7.2 Elabora las ayudas en los formatos estandarizados por la institución y las hacen llegar a la oficina de planeación con plazo 10 de Mayo de 2016 para su revisión y ajustes datos del 010115 con corte 311215 y 010116 – 250516. 8. Jefe Área Administrativa (AREAD) 8.1 Aseguran la disponibilidad de recursos técnicos, tecnológicos y logísticos que se requieran para la realización de la audiencia. 8.2 Dispone la impresión de 300 invitaciones, para los líderes comunitarios del Departamento, en coordinación con Comunicaciones Estratégicas. 8.3 Ordena la asistencia de los jefes de dependencia del área administrativa, con la información de sus dependencias, para responder cualquier inquietud de los asistentes a la audiencia pública. 8.4 Gestiona los recursos necesarios para la entrega de un refrigerio a los participantes del evento, un promedio de 400 personas invitadas. 8.5 Elabora las ayudas en los formatos estandarizados por la institución y las hacen llegar a la oficina de planeación con plazo 10 de Mayo de 2016 para su revisión y ajustes datos del 010115 con corte 311215 y 010116 – 250516.

9. Jefe Grupo de Planeación (PLANE) 9.1 Realiza un informe en el que se destaquen los logros más relevantes durante la gestión, de acuerdo con los parámetros establecidos, el cual debe ser publicado y entregado con anticipación a la ciudadanía, para que conozcan de primera mano las metas, objetivos alcanzados y los compromisos adquiridos. 9.2 Realiza el acta de la audiencia pública, máximo veinte (20) días después de realizada la misma 10. Secretaria Privada (SEPRI) 10.1 Coordina las invitaciones y asistencia de las personalidades de su jurisdicción, a la rendición de cuentas, con plazo 03 de Mayo de 2016 10.2 Cursa las invitaciones y confirman la asistencia de las organizaciones de pensionados, reserva policial y personalidades militares, civiles y de control ciudadano. 10.3 Coordina la recepción y ubicación de los invitados 10.4 Adelanta las actividades protocolarias requeridas para el desarrollo del evento.

11. Jefe Seccional de Protección y Servicios Especiales (SEPRO) 11.1 Elabora las ayudas en los formatos estandarizados por la institución y las hacen llegar a la oficina de planeación con plazo 10 de Mayo de 2016 para su revisión y ajustes datos del 010115 con corte 311215 y 010116 – 200516. 11.2 Asiste al evento en uniforme Nro.4, con una delegación de por lo menos 20 líderes representativos del sector Infancia, ambiente y turismo del municipio de Sincelejo. 1DS-OS-0001 Ver: 03

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12. Jefe Seccional de Investigación Criminal (SIJIN) 12.1 Elabora las ayudas en los formatos estandarizados por la institución y las hacen llegar a la oficina de planeación con plazo 10 de Mayo de 2016 para su revisión y ajustes datos del 010115 con corte 311215 y 010116 – 200516. 12.2 Asiste al evento en uniforme Nro. 4, con una delegación de por lo menos 15 líderes representativos del sector Judicial de la ciudad de Sincelejo. 13. Grupo de Sanidad DESUC (GRUSA) 13.1 Asiste al evento en uniforme Nro. 4, con una delegación de por lo menos representativos del sector salud del municipio de Sincelejo.

10 líderes

14. Colegio Nuestra Señora de Fátima (NUSEFA) 14.1 Asiste al evento en uniforme Nro.4, con una delegación de por lo menos 10 líderes representativos del sector educativo del municipio de Sincelejo y un grado de undécimo. 15. Jefe Grupo de Carabineros (GRUCA) 15.1 Asiste al evento en uniforme Nro. 4, con una delegación de por lo menos representativos del sector ganadero del municipio de Sincelejo.

15 líderes

16. Jefe Seccional de Transito y Transportes (SETRA) 16.1 Asiste al evento en uniforme Nro.4, con una delegación de por lo menos representativos del sector transporte del Departamento.

15 líderes

17. Comandante Auxiliares de Policía (SEMBA) 17.1 Cursa las invitaciones a los rectores de las instituciones educativas de la ciudad de Sincelejo, que tienen el programa de plan padrino, para que asistan con una delegación de docentes de sus colegios. 18. Jefe Oficina de Comunicaciones Estratégicas (COEST) 18.1 Diseña y ejecuta estrategias de comunicación interna y externa que permita divulgar la audiencia pública, a través de los medios de comunicación (boletines de prensa, entrevistas televisivas o radiales y espacios institucionales en medios de comunicación, en el boletín del consumidor, internet, radio, televisión, carteleras institucionales y volantes). 18.2 Debe presentar el video institucional que permita la sensibilización del auditorio, antes de iniciar el evento. 18.3 Diseña y administra un link permanente en la página web institucional para mantener comunicación virtual con la ciudadanía, en coordinación con el jefe de telemática. 18.4 Elaborar un video en donde se evidencie el desarrollo de la actividad dispuesta, debiendo hacer registros fílmicos del auditorio. 18.5 Carga la información del evento y los antecedentes en la POLIRED.

19. Jefe Telemática (TELEM) 19.1 Diseña y administra un link permanente en la página web institucional para mantener comunicación virtual con la ciudadanía, en coordinación con el jefe de comunicaciones estratégicas. 19.2 Dispone de un técnico para que responda por la organización del sonido y el buen funcionamiento de los medios tecnológicos que serán instalados en el lugar donde se realizara a audiencia pública.

IV. INSTRUCCIONES DE COORDINACIÓN A. Los documentos que soporten los medios de convocatoria y difusión de la audiencia pública, (internet, radio, cartelera física, televisión, periódico, invitación directa, línea telefónica, página institucional, revistas etc.) B. El orden y la disciplina deben ser factores fundamentales para el desarrollo de la audiencia pública, lo cual se denota desde la uniformidad de los policías y su ubicación en el recinto hasta la compostura que se guarde durante el proceso. C. La audiencia pública: se realizara el día jueves 26 de mayo de 2016 a partir de las 09:00 horas en el teatro municipal de Sincelejo.

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V.

ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA a. Uniforme: uniforme No. 4 de asistencia, Traje de Civil para SIJIN y SIPOL b. Armamento: El de dotación oficial y tonfa c. Transporte: Vehículos institucionales d. Sanidad: Policial – Red Local Hospitalaria

VI. MANDO Y COMUNICACIONES a. Mando Supervisor: TC. JOSE RAMON SANCHEZ PAEZ Subcomandante Departamento de Policía Sucre

Jefe del servicio: TE. EDGAR GUILLERMO PANTALEON ALVAREZ Jefe Grupo de Planeación DESUC

b. Comunicaciones Propias de la Institución

Coronel JULIO CESAR SANCHEZ MOLINA Comandante Departamento De Policía Sucre

DISTRIBUCIÓN Para conocimiento COMAN SEPRI

Para cumplimiento SUBCO – COSEC – DISPO I – ESSIN – PRECI – SEPRO – SETRA – SIPOL – SIJIN – TELEM.

REVISÓ,

Teniente EDGAR GUILLERMO PANTALEON ALVAREZ Jefe de Planeación DESUC

ELABORADO: PT. Javier polo REVISO: TE. Edgar Pantaleón FECHA DE ELABORACIÓN: 25/04/2016 ARCHIVO: MIS DOCUMENTOS/ 2016/ORDENES DE SERVICIO Carrera 19 No. 25- 116 Centro Tel. 4380047 Sincelejo (Sucre) [email protected] www.policia.gov.co

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ANEXO No. 1 DE LA ORDEN DE SERVICIOS No. 031/ DEL 25/04/2016 AUDIENCIA PÚBLICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS DEL COMANDO DEL DEPARTAMENTO DE POLICÍA SUCRE.

REVISÓ, Teniente EDGAR GUILLERMO PANTALEON ALVAREZ Jefe de Planeación DESUC

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ANEXO No. 2 DE LA ORDEN DE SERVICIOS No. 031/ DEL 25/04/2016 AUDIENCIA PÚBLICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS DEL COMANDO DEL DEPARTAMENTO DE POLICÍA SUCRE. ACIERTOS Y DESACIERTOS

ACIERTOS:

DESACIERTOS:

SUGERENCIAS:

JEFE DEL SERVICIO, GDO, NOMBRE: ___________________________________________________

UNIDAD: _________________________ FIRMA: ___________________________________________

REVISÓ,

Teniente EDGAR GUILLERMO PANTALEON ALVAREZ Jefe de Planeación DESUC

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