ALCALDIA DE POPAYÁN OFICINA ASESORA DE PLANEACION

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MANUAL INDICADORES DE GESTION

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INDICADORES DE GESTION AÑO 2011

ELABORO:

REVISO:

APROBO:

MARIA DEL PILAR OQUENDO

LILIAM P. ZAPATA MARTINEZ

RAMIRO ANTONIO NAVIA DIAZ

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CONTENIDO 1.

ALCANCE ................................................................................ 3

2.

DEFINICIÓN ............................................................................. 3

3.

OBJETIVOS ............................................................................. 3

3.1. 3.2.

OBJETIVO GENERAL .................................................................................................. 3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................ 4

4.

MARCO CONCEPTUAL........................................................... 5

5.

ESTRUCTURA DEL TABLERO ............................................... 8 5.1. PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD………………… ¡Error! Marcador no definido. 5.2. NOMBRE DEL INDICADOR 5.3 FORMULA 5.4. PONDERADOR 5.5. FRECUENCIA 5.6. VALOR DE LA META 5.7. UNIDAD DE MEDICA DE LA META 5.8.RESULTADO DEL INDICADOR.

6. MATRIZ DE ANALISIS DEL TABLERO DE INDICADORES ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 6.1. TIPO DE INDICADOR ESTABLECIDO EN LOS PROCESOS DEL SIGMC. 6.1.1 INDICADORES DE RESULTADO 6.1.2 INDICADORES DE PRODUCTO 6.1.3 INDICADORES DE PROCESO

7.

HOJAS DE VIDA DE LOS INDICADORES ................................

ANEXO 1. HOJAS DE VIDA DE LOS INDICADORES DE CADA PROCESO. 8.

ANEXO 2. DECRETO DE ADOPCION.

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1. ALCANCE El presente documento tiene como propósito presentar el Tablero de Indicadores de Gestión de la Alcaldía Municipal de Popayán, el cual se constituye en un instrumento estandarizado para hacer seguimiento y evaluación de la gestión1, permitiendo contar con la información suficiente para la toma de decisiones con el fin de alcanzar los objetivos estratégicos. En la primera parte del documento se presentan los objetivos generales y específicos del Tablero de Indicadores. En la segunda, se señala el marco conceptual que soporta el diseño del Tablero, seguido del diseño metodológico y la matriz de definición de indicadores. Posteriormente, se presenta la herramienta de hoja de vida y finalmente, la matriz de seguimiento y evaluación del Tablero.

2. DEFINICIÓN Es un sistema de seguimiento y evaluación que permite medir la gestión de la entidad territorial, a través de un conjunto de indicadores de resultado, producto y proceso en la satisfacción de la comunidad de acuerdo a la planeación estratégica definida. Como todo sistema de seguimiento y evaluación, permite conocer la marcha de los planes, programas y proyectos, valorar el cumplimiento de los objetivos y metas propuestas en el plan de desarrollo municipal y proporcionar la información suficiente para la toma de decisiones, mejorando la gestión de la administración.

3. OBJETIVOS 3.1. Objetivo General Aplicar a la medida el Tablero de Indicadores de Gestión de la Alcaldía de Popayán, como un sistema de seguimiento y evaluación que permite medir la gestión1 de la entidad territorial, a través de un conjunto de indicadores de

1

La gestión es entendida como la articulación permanente y continua de los procesos de planeación, ejecución, seguimiento y evaluación de las acciones del Estado, tendientes a dar cumplimiento a los compromisos democráticamente concertados y asumidos por los mandatarios electos para atender de forma oportuna, integral, transparente y eficiente las necesidades de la ciudadanía y dar cumplimiento a las funciones y competencias encomendadas por la Constitución y la Ley.

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resultado, producto y proceso en la satisfacción de la comunidad de acuerdo al plan estratégico vigente.

3.2. Objetivos Específicos El Tablero de Indicadores como sistema de evaluación y seguimiento de los resultados, productos y procesos de la gestión permitirá: a. Aclarar, verificar y consolidar la estrategia (misión, visión, objetivos estratégicos) actual de la Alcaldía de Popayán. El Tablero servirá de instrumento para verificar y alinear las iniciativas estratégicas que están siendo ejecutadas en la Administración Municipal, realizar revisiones periódicas sobre el cumplimiento y el desarrollo de la estrategia y obtener la retroalimentación necesaria para mejorar el desempeño relacionado con la política en cada uno de sus procesos. b. Contribuir a crear una cultura de la evaluación de la gestión en las unidades administrativas e instancias de gestión de la Alcaldía de Popayán. El Tablero brindará elementos a la Alta Dirección para retroalimentar sistemáticamente la gestión realizada por la entidad, contribuyendo a consolidar una cultura del seguimiento y la evaluación. c. Proporcionar insumos para el diseño y/o ajuste de la gestión municipal. Al enfocar el desempeño desde los resultados, productos y procesos, el Tablero generará información valiosa para el mejoramiento continuo de la Alcaldía de Popayán. d. Mejorar los sistemas de información. Al especificar los indicadores más relevantes para analizar la gestión municipal, el Tablero permitirá concentrar los esfuerzos institucionales en obtener la información prioritaria y con las especificaciones de calidad requeridas. e. Contribuir a generar un diálogo institucional abierto. El Tablero, al unificar conceptos y criterios para entender los resultados y la problemática de la gestión municipal, puede facilitar un diálogo abierto, transparente y productivo entre las unidades administrativas e instancias de gestión y entre los organismos de control. f. Permitir focalizar mejor las acciones de asistencia técnica y de apoyo a la gestión. Las Secretarías o unidades administrativas podrán focalizar acciones en los puntos críticos con el fin de mejorar los Procesos. Por su parte, la Alcaldía de Popayán tendrá en el Tablero un soporte importante para la definición y focalización de acciones adecuadas e integrales de apoyo institucional a las Secretarías o unidades administrativas, garantizando los mayores impactos posibles en la gestión municipal.

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4. MARCO CONCEPTUAL El Tablero de Indicadores se basa en el entendimiento de la Alcaldía de Popayán como una entidad territorial que busca satisfacer las necesidades de la comunidad urbana y rural del Municipio de Popayán. Para el cumplimiento de los objetivos y metas definidos dentro del Plan de Desarrollo municipal, la Alcaldía cuenta con distintos insumos basados en los recursos humanos, físicos, financieros y tecnológicos existentes, estos insumos son asignados y combinados en diferentes procesos, entendidos como el conjunto de actividades que reciben insumos y entregan productos (bienes y servicios) de valor para la población objetivo. Así mismo, la gestión desarrollada por las Unidades administrativas o Secretarías debe ser valorada en términos de los resultados que genera en el cumplimiento de sus metas y en la prestación de un servicio eficiente, siendo definidos como los logros que espera alcanzar la entidad y que responden directamente a la satisfacción de las necesidades de la comunidad. En el marco del esquema o ciclo de la gestión de una entidad, el sistema de seguimiento y evaluación tiene sentido si contribuye a tomar decisiones acertadas y oportunas para el cumplimiento de las metas y a mejorar la gestión en lo relacionado con el logro de resultados. En tal sentido, el Tablero de Indicadores se constituye en una herramienta para evaluar la gestión integral de la Alcaldía de Popayán, en la medida que se enfoca no solamente a realizar una evaluación de resultados de la gestión, sino también a ejercer seguimiento y control sobre productos y procesos. El siguiente esquema describe los alcances del Tablero como sistema de seguimiento y evaluación de la gestión:

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CICLO DE LA GESTIÓN

PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN

RESULTADOS

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

EVALUACIÓN DE RESULTADOS

(Plan de Desarrollo Municipal)

PRODUCTOS

PROYECTOS Ejecución de la estrategia

SEGUIMIENTO A PROYECTOS

PROCESOS

PLANES DE ACCIÓN Operacionalizan la estrategia

SEGUIMIENTO A PROCESOS

INSUMOS

Tablero de Indicadores de Gestión

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Los indicadores del Sistema Integrado de Gestión MECI-Calidad de la Administración Municipal se reflejan en el seguimiento al Plan de Desarrollo los cuales se han definido de la siguiente manera: INDICADORES DEL PLAN DE DESARROLLO PRODUCTO

EFICACIA EFICIENCIA EFECTIVIDAD

RESULTADO

EFECTIVIDAD

EFICACIA

EFICIENCIA

Los indicadores de los Procesos del Sistema Integrado de Gestión MECI-Calidad de la Administración Municipal se reflejan en el seguimiento al cumplimiento de las actividades del Proceso y al cumplimiento de la Política de Calidad y Objetivos de calidad, para lograr medir la eficacia, eficiencia y efectividad de los Proceso en la satisfacción de las necesidades de la comunidad urbana y rural. INDICADORES DE PROCESOS

EFICIENCIA

EFICACIA EFECTIVIDAD

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5. ESTRUCTURA DEL TABLERO El Tablero de indicadores se conforma a partir de un conjunto de indicadores de resultado, producto y proceso por cada uno de las dimensiones, sectores, planes, programas y proyectos del plan de desarrollo y el cumplimiento del alcance y objeto de cada uno de los Procesos de la entidad; indicadores que están relacionados con los objetivos estratégicos, política de calidad, misión, visión de la Administración Municipal. A continuación se describen los componentes que constituyen el Tablero 5.1. Procesos del Sistema Integrado de Gestión MECI – Calidad, estos se clasifican en procesos estratégicos, procesos misionales, procesos de apoyo y procesos de evaluación dándosele a cada proceso dependiendo del tipo un peso, el cual se definió así: PESO Procesos estratégicos, dos (2) procesos Procesos misionales nueve (9) procesos Procesos de apoyo nueve (9) procesos Procesos evaluadores un (1) proceso

6.2 5.2 4.2 7.2

La sumatoria del peso de los procesos de la entidad siempre sumara 100. 5.2. Nombre del Indicador. Tanto en la ficha técnica de indicadores como en el Tablero de mando y matriz de evaluación se establece un nombre al Indicador que define el Proceso y el plan de acción de las unidades ejecutoras. 5.3 Formula. Relación entre lo que se desea obtener y el resultado parcialmente obtenido. 5.4. Ponderador. Es el peso o valor de importancia que se da a la meta de resultado o al indicador. 5.5. Frecuencia. Es la periodicidad de la medición que se realiza al Indicador. 5.6. Valor de Meta. A la meta se le asigna un valor el cual determina el cumplimiento de la misma. 5.7. Unidad de Medida de la Meta. El grado matemático o estadístico utilizado para hacer la medición, este puede ser en términos de porcentaje, numérico o en cantidades.

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5.8.Resultado del Indicador. Es el valor de la medición.

6. MATRIZ DE ANALISIS DEL TABLERO DE INDICADORES. Los Indicadores del Sistema Integrado de Gestión MECI-Calidad de la Administración Municipal permiten evaluar el cumplimiento del Sistema en porcentaje de cumplimiento de eficacia, eficiencia y efectividad de los Procesos que permite medir el avance de las diferentes directrices de la Política de Calidad y de los Objetivos estratégicos de calidad definidos en el Sistema. La fuente de información para el diligenciamiento de la presente matriz se basa en el seguimiento operativo y estratégico que la oficina asesora de planeación en conjunto con la oficina asesora de control interno y la oficina de calidad estableció para evaluar el cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo Municipal y los Procesos del Sistema de Gestión de Calidad. 6.1. TIPO DE INDICADOR ESTABLECIDO EN LOS PROCESOS DEL SIGMC. Los Indicadores del Sistema Integrado son de Gestión. Entendida esta como el logro de objetivos y resultados partiendo de que estos dieron planeados previamente, ejecutados según se ha definido, verificado para determinar cumplimiento o no y tomado acciones para encaminar la ejecución a la planeación inicial; en términos generales el Sistema Integrado de Gestión MECI-Calidad utiliza la metodología PHVA (Planear, hacer, verificar, actuar) en sus mediciones y en todos sus Procesos. Se ha definido los siguientes Indicadores: 6.1.1 INDICADORES DE RESULTADO Es una medición de algo que es importante por si mismo, su valor reflejara todos los aspectos de los Procesos de la atención y no simplemente aquellos que son mensurables. 6.1.2 INDICADORES DE PRODUCTO Son el conjunto de datos referidos al producto en si (medidas obtenidas respecto a medidas previstas) cuyo análisis indica hasta qué punto se ha conseguido el producto que se desea.

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6.1.3 INDICADORES DE PROCESO Son más sensibles que lo sindicadores de resultados para determinar reales diferencias en la calidad de la atención son fáciles de interpretar. Conjunto de datos obtenidos durante la ejecución del Proceso y referidos a esta, que permiten conocer el comportamiento del mismo y por tanto predecir su comportamiento futuro en circunstancias similares. Son validos solo si están asociados a un resultado. 7. HOJA DE VIDA DE LOS INDICADORES. La hoja de vida es el instrumento utilizado para definir en detalle cada uno de los indicadores generados dentro del Sistema de Gestión de Calidad. 8. Anexo 1. Hojas de Vida de Indicadores. 9. Anexo 2. Decreto adopción Indicadores.