MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE

ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN 2. MARCO JURIDICO 3. OBJETIVOS GENERALES 4. POLÍTICAS DE OPERACIÒN DE LAS COMPRAS DE FONDO REVOLVENTE (CAPÍTULO 2000) A. B. C. D. E. F.

Formato de Solicitud de Abastecimiento Instructivo de llenado Formato de Requisición de Compra Instructivo de llenado Formato de Recepción de Bienes Fuera de Almacén Instructivo de llenado

5. POLÍTICAS DE SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA Y RACIONALIZACIÓN DE ESTRUCTURAS EN EL ALMACÉN DE CONADE. 6. POLÍTICAS RELATIVAS AL USO Y APROVECHAMIENTO RACIONAL DE LOS BIENES MUEBLES. 7. PROCEDIMIENTOS 7.1 Recepción de Bienes Instrumentales y de Consumo A. Objetivo B. Alcance C. Proceso D. Procedimiento E. Formato Recepción de Bienes Fuera de Almacén F. Instructivo de llenado G. Diagrama de flujo 7.2 Suministro de Bienes Instrumentales y de Consumo. A. Objetivo B. Alcance C. Proceso D. Procedimiento E. Formato Solicitud de Abastecimiento F. Instructivo de llenado G. Formato Recibo de Bienes H. Instructivo de llenado I. Diagrama de flujo

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7.3 Levantamiento del Inventario Físico del Almacén General de CONADE. A. Objetivo B. Alcance C. Proceso D. Procedimiento E. Diagrama de flujo 7.4 Levantamiento del Inventario Físico de Bienes Instrumentales. A. Objetivo B. Alcance C. Proceso D. Procedimiento E. Diagrama de flujo 7.5 Integración del Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles A. Objetivo B. Alcance C. Proceso D. Procedimiento E. Formato Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles F. Instructivo de llenado G. Diagrama de flujo 7.6 Enajenación de Bienes Muebles por Licitación Pública A. Objetivo B. Alcance C. Proceso D. Procedimiento E. Formato Solicitud de Dictaminación de Inutilidad F. Instructivo de llenado G. Formato de Determinación del Precio Mínimo de Vehículos H. Instructivo de llenado I. Diagrama de flujo 7.7 Enajenación de Bienes Muebles por Invitación a cuando menos tres personas. A. Objetivo B. Alcance C. Proceso D. Procedimiento E. Formato Solicitud de Dictaminación de Inutilidad F. Instructivo de llenado G. Formato de Determinación del Precio Mínimo de Vehículos H. Instructivo de llenado I. Diagrama de flujo

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7.8

Enajenación de Bienes Muebles por Adjudicación Directa. A. Objetivo B. Alcance C. Proceso D. Procedimiento E. Formato Solicitud de Dictaminación de Inutilidad F. Instructivo de llenado G. Formato de Determinación del Precio Mínimo de Vehículos H. Instructivo de llenado I. Diagrama de flujo

7.9 Donación de Bienes Muebles Propiedad de la CONADE. A. Objetivo B. Alcance C. Proceso D. Procedimiento E. Diagrama de flujo 7.10 Recepción de Donativos de Bienes Muebles (Que recibe la CONADE) A. Objetivo B. Alcance C. Proceso D. Procedimiento E. Diagrama de flujo 7.11 Baja de Bienes de Consumo por Destrucción A. Objetivo B. Alcance C. Proceso D. Procedimiento E. Diagrama de flujo 7.12 Procedimiento para determinar Bienes de Consumo de Nulo Movimiento 7.13 Inventario de Archivo A. Objetivo B. Alcance C. Proceso D. Procedimiento E. Formato Inventario de archivo F. Instructivo de llenado G. Formato cédula identificadora H. Instructivo de llenado I. Formato vale de préstamo J. Instructivo de llenado K. Diagrama de flujo

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1. INTRODUCCION

La Subdirección General de Administración y la Dirección de Servicios, a través de la elaboración del presente Manual para la Administración de Bienes Muebles y Manejo del Almacén de la CONADE, busca proporcionar a las Unidades Administrativas, una herramienta que les permita conocer y desarrollar adecuadamente las actividades que tienen encomendadas. Al utilizar diariamente el contenido de este Manual, irán surgiendo propuestas para acción de innovación y mejora de cada procedimiento, haciendo de esta, una herramienta permanente actualizada y altamente útil tanto para los colaboradores con experiencia dentro de la institución como para los de nuevo ingreso. Los procedimientos contenidos en este Manual, se refieren específicamente a las funciones administrativas y operativas en materia de administración de bienes instrumentales y de consumo, Con el fin de coadyuvar a la adecuada aplicación de la normatividad y propiciar el desarrollo profesional del personal responsable de administrar los almacenes y controlar los bienes, se especifican los lineamientos que se deben observar para la óptima consecución de los objetivos y metas institucionales, en apoyo, a las funciones de las Unidades Administrativas de la CONADE.

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2 . M A R C O J U R ID IC O I.

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. DOF 05-II-1917, Última Reforma 01-VI-2009. II. Código Civil Federal. DOF 26-V-1928, Última Reforma 13-IV-2007. III. Código Federal de Procedimientos Civiles. DOF 24-II-1943, Última Reforma 30-XII-2008. IV. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. DOF 04-I-2000, Última Reforma 28-V-2009. V. Ley Federal de las Entidades Paraestatales. DOF 14-V-1986, última reforma DOF 28-XI2008. VI. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. DOF 30/III-2003, Última Reforma 31/XII/2008. VII. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. DOF 13III-2002, Última Reforma 28-V-2009. VIII. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. DOF 11-VI-2002, última reforma 06-VI-2006 IX. Ley General de Bienes Nacionales. DOF 20-V-2004. Última Reforma 31-VIII-2007. X. Ley General de Cultura Física y Deporte. DOF 24-II-2003, Última Reforma 15-VII-2008. XI. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. DOF 29-XII-1976, Última Reforma 28-XI-2008. XII. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. DOF 20-VIII-2001, Última Reforma 30-XI-2006. XIII. Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. DOF 26-I-1990, última reforma DOF 07-IV-1995. XIV. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. DOF 28/VI/2006, Última reforma en el DOF 05-IX-2007. XV. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. DOF 11-VI-2003. XVI. Reglamento de la Ley General de Cultura Física y Deporte. DOF 16-IV-2004. XVII. Estatuto Orgánico de la Comisión Nacional de Cultura Física y Deporte. DOF 20-X-2003, última reforma DOF 30-X-2007. XVIII. Manual General de Organización de la Comisión Nacional de Cultura Física y Deporte. Aprobado por la Junta Directiva en la Segunda Sesión Ordinaria 2005. XIX. Manual de Integración y Funcionamiento del Comité de Bienes Muebles de la Comisión Nacional de Cultura Física y Deporte. Entró en vigor el 16-III-2005. XX. Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada. DOF 30-XII-2004. XXI. Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. DOF 11-XI-2004. XXII. Lista de Valores Mínimos para Desechos de Bienes Muebles que generen las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. DOF 24-IV-2009.

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3. OBJETIVOS GENERALES El presente Manual para la Administración de Bienes Muebles y Manejo de Almacén, tiene por objeto establecer las disposiciones que se deberán de observar dentro de la CONADE, para la optimización de la administración de su almacén y operación centralizada de éste, el cual tiene como propósito el controlar la recepción, registro, guarda, custodia y suministro de los bienes instrumentales y de consumo adquiridos por la CONADE para apoyar la operación de las unidades administrativas de la misma. Para efectos del presente manual, se entenderá por: CONADE: Comisión Nacional de Cultura Física y Deporte. DS: Dirección de Servicios. SP: Subdirección de Proveeduría. DAI: Departamento de almacenes e Inventarios. DA: Departamento de Adquisiciones UNIDADES ADMINISTRATIVAS: Dirección General, Subdirección General de Administración, Subdirección General del Deporte, Subdirección General de Cultura Física, Subdirección General de Calidad para el Deporte, Coordinación Ejecutiva de la Dirección General, Coordinación de Normatividad y Asuntos Jurídicos, Coordinación de Comunicación Social, Órgano Interno de Control. BIENES DE CONSUMO: Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realiza la CONADE, tiene un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. BIENES INSTRUMENTALES: Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realiza la CONADE, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad del servicio. PAI: Programa Anual de Inversión. PANE: Programa Anual de Necesidades. SIBI: Sistema Informático de Bienes Instrumentales. SIBC: Sistema Informático de Bienes de Consumo.

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4. POLITICAS DE OPERACIÓN DE LAS COMPRAS POR FONDO REVOLVENTE (CAPÍTULO 2000)

La Dirección de Servicios, la Subdirección de Proveeduría, el Departamento de Almacenes e Inventarios y el Departamento de Adquisiciones, han instrumentado las siguientes Políticas de Operación de las Compras por Fondo Revolvente. Capitulo 2000 Se podrán adquirir bienes, los cuales deberán contar con su respectivo soporte documental. Para el caso de bienes, se deberá contar con la solicitud de Abastecimiento debidamente requisitada por el área solicitante en la que el almacén se establezca la “no existencia del bien en el almacén”; asimismo, se deberá contar con la respectiva requisición de compra. Las adquisiciones se reducirán, en al menos quince por ciento respecto del mismo periodo ejercido en el año fiscal anterior.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Compras por Fondo Revolvente. NOMBRE DEL FORMATO: Solicitud de Abastecimiento.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Compras por Fondo Revolvente. INSTRUCTIVO DE LLENADO: Solicitud de Abastecimiento.

En los apartados correspondientes en la forma se anotarán los siguientes datos por las unidades administrativas.

No.

DESCRIPCIÓN

1

Nombre del área solicitante.

2

Día, mes y año de elaboración.

3

Número y descripción de la partida presupuestal.

4

Clave de la Actividad Institucional

5

Clave de la Unidad Administrativa

6

Clave del Proyecto

7

Clave del Subproyecto

8

Descripción de los bienes solicitados.

9

Unidad de medida.

10

Cantidad solicitada.

11

Número de hoja y total de éstas.

12

Justificación de la solicitud de los bienes.

13

Firma del responsable del área solicitante.

Los siguientes datos serán llenados por el Departamento de Almacenes e Inventarios. No.

DESCRIPCIÓN

14

Sello con día, mes y año de la recepción.

15

Numero de folio.

16

Cantidad surtida.

17

Nombre, cargo y firma del Jefe de Departamento.

18

Nombre, firma y fecha de recibido de los bienes solicitados.

19

Día, mes y año de entrega.

20

Número de la clave del artículo.

21

Costo del artículo (no aplica)

22

Vale de salida provisional (en su caso)

23

Costo total de los artículos. (no aplica)

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Compras por Fondo Revolvente. NOMBRE DEL FORMATO: Requisición de Compra.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Compras por Fondo Revolvente. INSTRUCTIVO DE LLENADO: Requisición de Compra.

En los apartados correspondientes en la forma se anotarán los siguientes datos por las unidades administrativas.

No.

DESCRIPCIÓN

1

Nombre del área solicitante.

2

Día, mes y año de elaboración.

3

Número y descripción de la partida presupuestal.

4

Clave de la Actividad Institucional

5

Clave de la Unidad Administrativa

6

Clave del Proyecto

7

Clave del Subproyecto

8

Número y descripción de la partida presupuestal.

9

Descripción de los bienes solicitados.

10

Unidad de medida.

11

Cantidad de bienes.

12

Número de hoja y total de éstas.

13

Número de folio de la solicitud de abastecimiento.

14

Justificación de la solicitud de los bienes.

15

Firma del solicitante responsable del área.

16

Firma de autorización del Director de Servicios.

Los siguientes datos serán llenados por el Departamento de Adquisiciones. No.

DESCRIPCIÓN

17

Número de folio de recepción.

18

Número de la clave del bien.

19

Precio unitario del bien.

20

Importe total del bien.

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MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción de Bienes Instrumentales y de Consumo. INSTRUCTIVO DE LLENADO: Recepción de Bienes Fuera de Almacén.

Los datos que deberán incluirse en el formato aparecen numerados en orden progresivo los cuales se señalan a continuación:

No.

DESCRIPCIÓN

1

Día, mes y año.

2

Nombre del área solicitante.

3

Número de folio de la solicitud de abastecimiento.

4

Día, mes y año de la recepción de la solicitud de abastecimiento.

5

Número de folio de la requisición de compra.

6

Día, mes y año de la recepción de la requisición de compra.

7

Número de pedido.

8

Día, mes y año de la recepción de pedido.

9

Nombre del área solicitante.

10

Número de factura.

11

Día, mes y año de la factura.

12

Nombre de la empresa.

13

Descripción de los bienes adquiridos.

14

Justificación de la adquisición de los bienes.

15

Nombre, firma y cargo del proveedor que entrega.

16

Nombre, firma y cargo del responsable del área que recibe.

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5. POLÍTICAS DE SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA ESTRUCTURAS EN EL ALMACÉN DE CONADE.

Y

RACIONALIZACIÓN

DE

La Dirección de Servicios, la Subdirección de Proveeduría y el Departamento de Almacenes e Inventarios, han instrumentado las siguientes Políticas de Simplificación Administrativa y Racionalizaciòn de estructuras en el Almacén de CONADE. Con la finalidad de eficientar y especializar el quehacer del personal adscrito al almacén, a más tardar el último día hábil del mes de Septiembre de cada ejercicio fiscal, se deberá presentar el “Programa Anual de Capacitación del Personal de Almacenes e Inventarios “, que será aplicable para el ejercicio fiscal subsecuente. Con el objeto de incrementar y consolidar la eficiencia administrativa del almacén, se deberá integrar y presentar a la instancia correspondiente, el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios especifico del Almacén, donde se manifiesten las necesidades en materia de Informática. Los inventarios se realizarán explotando las herramientas informáticas con que cuenta la Entidad. Asimismo, se deberán actualizar tales herramientas informáticas, conforme a las necesidades, criterios y/o normatividad que en materia de manejo de almacenes e inventarios sean generados y/o emitidos.

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6. POLÍTICAS RELATIVAS AL USO Y APROVECHAMIENTO RACIONAL DE LOS BIENES MUEBLES. La Dirección de Servicios, la Subdirección de Proveeduría y el Departamento de Almacenes e Inventarios, han instrumentado las siguientes Políticas Relativas al Uso y Aprovechamiento Racional de los Bienes Muebles. Las Unidades Administrativas evitarán la creación de bodegas o el almacenamiento de bienes muebles en lugares diferentes al almacén. En caso de que alguna Unidad Administrativa cuente con área para bodega, deberá informar de manera inmediata a la Dirección de Servicios, para proceder al levantamiento del inventarios físico de las existencias de bienes de manera conjunta, procediendo, en los casos que no se consideren justificados a concentrarlos en el almacén de la CONADE. Las Unidades Administrativas deberán evitar, y en su caso, identificar e informar a la Dirección de Servicios sobre el acumulado de bienes muebles no útiles o los desechos de éstos y proceder a su desincorporación inmediata con apego a las disposiciones legales correspondientes. El DAI emitirá semestralmente un listado de los bienes de lento y/o nulo movimiento, que se anexará al oficio de invitación dirigido a las Unidades Administrativas para que asistan al Almacén de la CONADE, a reconocer físicamente las características técnicas de los mismos bienes relacionados, para el consecuente aprovechamiento por parte de las Unidades Administrativas, como bienes sustitutos o bienes en futuras solicitudes de abastecimiento.

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PROCEDIMIENTO 7.1 RECEPCIÓN DE BIENES INSTRUMENTALES Y DE CONSUMO.

OBJETIVO Recibir, registrar, y custodiar el suministro de los bienes de consumo y/o instrumentales adquiridos por la Comisión Nacional de Cultura Física y Deporte, con la finalidad de otorgar a las Unidades Administrativas los artículos óptimos y necesarios, para la eficiente ejecución de sus actividades. ALCANCE Aplicable a las Unidades Administrativas de la CONADE, los bienes de consumo, cuando exista una Devolución al Almacén, o ajuste en el SIBC por diferencias en el inventario levantado, se hará la entrada o salida correspondiente con el Costo Promedio del bien, y se procederá a almacenar los bienes de acuerdo a la cantidad, volumen y caducidad de los mismos, a fin de evitar desperdicios, deterioros, obsolescencias y sustracciones, así como determinar los mínimos y máximos con base en estadísticas de consumo y experiencias del ejercicio anterior, asimismo establecerá claves de identificación para su fácil guarda, localización y despacho. El Departamento de Almacenes e Inventarios aplicará un registro global mediante el Sistema de Bienes Instrumentales el cual se llevará mediante el SIBI, y procederá a almacenar los bienes de acuerdo a la cantidad, volumen y peso, asignándoles los números de inventario correspondientes. PROCESO Administración de almacenes y control de bienes muebles.

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción de Bienes Instrumentales y de Consumo

Responsable

Subdirección de Proveeduría

No.

1

Actividad Envía al Departamento de Almacenes e Inventarios original del pedido correspondiente a la compra de los bienes, quedando establecida la fecha de entrega de los mismos. RECEPCION DE BIENES EN ALMACEN

Departamento de Almacenes e Inventarios

2

Recibe bienes instrumentales y de consumo de acuerdo a las especificaciones del pedido respectivo. RECEPCION ALMACEN

Departamento de Adquisiciones

Departamento de Almacenes e Inventarios

Subdirección de Proveeduría

Departamento de Almacenes e Inventarios

3

4

DE

BIENES

FUERA

DE

Envía al Departamento de Almacenes e Inventarios original y tres copias de la factura del proveedor y formato de recepción de bienes fuera de almacén debidamente requisitado. Verifica que todas y cada una de las partidas del pedido sean entregadas en su totalidad de acuerdo a la fecha que este indica.

5

Cuando el proveedor no entrega alguna de las partidas indicadas en el pedido correspondiente, se envía memorando a la Subdirección de Proveeduría, informando las partidas no entregadas (en su caso).

6

Elabora modificaciones al pedido penalizaciones correspondientes.

7

Cuando el pedido es entregado en su totalidad, se envía memorando a las áreas solicitantes informando que se han recibido los bienes en el almacén general, para que acudan a verificar las características técnicas de los bienes entregados por el proveedor. Asimismo, la unidad administrativa solicitante contará con 3 días hábiles a partir de la recepción de la notificación del DAI para llevar a cabo la citada revisión a los bienes recibidos y otorgar el visto bueno técnico, o formalizar el rechazo de los bienes correspondientes

y

las

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción de Bienes Instrumentales y de Consumo

Áreas Administrativas

8

Acuden al almacén a validar los bienes correspondientes. En caso de que la unidad administrativa solicitante no se presente en los tiempos indicados previamente, y por consecuencia transcurra el plazo indicado para la verificación técnica y emita la recepción o rechazo de los mismos, se darán por aceptados los bienes respectivos al proveedor adjudicado, bajo la total responsabilidad de la unidad administrativa solicitante que no haya asistido a verificar los mismos en el tiempo indicado. NO CUMPLEN ESPECIFICACIONES PRESENTAN ALGUN DEFECTO

Departamento de Almacenes e Inventarios

9

Devuelve al sustituidos.

Proveedor

para

que

O sean

SI CUMPLEN ESPECIFICACIONES Y NO PRESENTAN DEFECTO 10

11

12

13

14

Elabora la Nota de entrada correspondiente para registrar en el SIBC y SIBI según sea el caso. Remite la documentación original al Departamento de Adquisiciones para el trámite del pago correspondiente. Clasifica los bienes de acuerdo a la bodega correspondiente. Elabora salida de los bienes utilizando como antecedente la Solicitud de Abastecimiento del área solicitante de bienes de consumo y resguardo correspondiente cuando se trate de bienes instrumentales. Se envía la documentación correspondiente al SIBC para los registros de salida y al SIBI para la elaboración de los resguardos correspondientes.

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción de Bienes Instrumentales y de Consumo. NOMBRE DEL FORMATO: Recepción de Bienes Fuera de Almacén.

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción de Bienes Instrumentales y de Consumo. INSTRUCTIVO DE LLENADO: Recepción de Bienes Fuera de Almacén.

Los datos que deberán incluirse en el programa aparecen numerados en orden progresivo los cuales se señalan en el ejercicio respectivo, dentro del formato correspondiente.

No.

DESCRIPCIÓN

1

Día, mes y año.

2

Nombre del área solicitante.

3

Número de folio de la solicitud de abastecimiento.

4

Día, mes y año de la recepción de la solicitud de abastecimiento.

5

Número de folio de la requisición de compra.

6

Día, mes y año de la recepción de la requisición de compra.

7

Número de pedido.

8

Día, mes y año de la recepción de pedido.

9

Nombre del área solicitante.

10

Número de factura.

11

Día, mes y año de la factura.

12

Nombre de la empresa.

13

Descripción de los bienes adquiridos.

14

Justificación de la adquisición de los bienes.

15

Nombre, firma y cargo del proveedor que entrega.

16

Nombre, firma y cargo del responsable del área que recibe.

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Compras por Fondo Revolvente. NOMBRE DEL FORMATO: Solicitud de Abastecimiento.

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Compras por Fondo Revolvente. INSTRUCTIVO DE LLENADO: Solicitud de Abastecimiento.

En los apartados correspondientes en la forma se anotarán los siguientes datos por las unidades administrativas.

No.

DESCRIPCIÓN

1

Nombre del área solicitante.

2

Día, mes y año de elaboración.

3

Número y descripción de la partida presupuestal.

4

Clave de la Actividad Institucional

5

Clave de la Unidad Administrativa

6

Clave del Proyecto

7

Clave del Subproyecto

8

Descripción de los bienes solicitados.

9

Unidad de medida.

10

Cantidad solicitada.

11

Número de hoja y total de éstas.

12

Justificación de la solicitud de los bienes.

13

Firma del responsable del área solicitante.

Los siguientes datos serán llenados por el Departamento de Almacenes e Inventarios. No.

DESCRIPCIÓN

14

Sello con día, mes y año de la recepción.

15

Numero de folio.

16

Cantidad surtida.

17

Nombre, cargo y firma del Jefe de Departamento.

18

Nombre, firma y fecha de recibido de los bienes solicitados.

19

Día, mes y año de entrega.

20

Número de la clave del artículo.

21

Costo del artículo (no aplica)

22

Vale de salida provisional (en su caso)

23

Costo total de los artículos. (no aplica)

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RECEPCION DE BIENES INSTRUMENTALES Y DE CONSUMO

Subdirección de Proveeduría

Departamento de Almacenes e Inventarios

RECEPCION DE BIENES EN ALMACEN

1. Envía al Departamento de Almacenes e Inventarios original del pedido correspondiente a la compra de los bienes, quedando establecida la fecha de entrega de los mismos.

6. Elabora modificaciones al pedido y las penalizaciones correspondientes.

Departamento de Adquisiciones

Áreas Administrativas

RECEPCION DE BIENES FUERA DE ALMACEN

2. Recibe bienes instrumentales y de consumo de acuerdo a las especificaciones del pedido respectivo.

3. Envía al Departamento de Almacenes e Inventarios original y tres copias de la factura del proveedor y formato de recepción de bienes fueran de almacén debidamente requisitado.

4. Verifica que todas y cada una de las partidas del pedido sean entregadas en su totalidad de acuerdo a la fecha que este indica.

5. Cuando el proveedor no entrega alguna de las partidas indicadas en el pedido correspondiente, se envía memorando a la Subdirección de Proveeduría, informando las partidas no entregadas (en su caso)

7. Cuando el pedido es entregado en su totalidad, se envía memorando a las áreas solicitantes informando que se han recibido los bienes en el almacén general, para que acudan a verificar las características técnicas de los bienes entregados por el proveedor. Asimismo, la unidad administrativa solicitante contará con 3 días hábiles a partir de la recepción de la notificación del DAI para llevar a cabo la citada revisión a los bienes recibidos y otorgar el visto bueno técnico, o formalizar el rechazo de los bienes correspondientes.

NO CUMPLEN ESPECIFICACIONES O PRESENTAN ALGUN DEFECTO

9. Devuelve al proveedor para que sean sustituídos

8. Acuden al almacén a validar los bienes correspondientes. En caso de que la unidad administrativa solicitante no se presente en los tiempos indicados previamente, y por consecuencia transcurra el plazo indicado para la verificación técnica y emita la recepción o rechazo de los mismos, se darán por aceptados los bienes respectivos al proveedor adjudicado, bajo la total responsabilidad de la unidad administrativa solicitante que no haya asistido a verificar los mismos en el tiempo indicado.

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Departamento de Almacenes e Inventarios

SI CUMPLEN ESPECIFICACIONES Y NO PRESENTAN ALGUN DEFECTO

10. Elabora nota de entrada correspondiente para registrar en el SIBC y SIBI según sea el caso.

11. Remite la documentación original al departamento de Adquisiciones para el trámite del pago correspondiente.

12. Clasifica los bienes de acuerdo a la bodega correspondiente.

13. Elabora salida de los bienes utilizando como antecedente la Solicitud de Abastecimiento del área solicitante de bienes de consumo y resguardo correspondiente cuando se trate de bienes instrumentales.

14. Se envía la documentación correspondientes al SIBC para los registros de salida y al SIBI para la elaboración de los resguardos correspondientes.

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PROCEDIMIENTO 7.2 SUMINISTRO DE BIENES INSTRUMENTALES Y DE CONSUMO

OBJETIVO Administrar y controlar el abastecimiento y registro de los bienes de consumo e instrumentales adquiridos por la CONADE, con la finalidad de allegar de los insumos necesarios y suficientes a las diferentes Unidades Administrativas, para la óptima consecución de las metas programadas.

ALCANCE Aplicable a las Unidades Administrativas de la CONADE.

PROCESO Administración de Almacenes y Control de Bienes Muebles

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Suministro de Bienes Instrumentales y de Consumo

Responsable Unidades Administrativas

Subdirección de Proveeduría

Departamento de Almacenes e Inventarios

Unidades Administrativas

Departamento de Almacenes e Inventarios

No. 1

2

3

4

5

6

7

Actividad Elabora la solicitud de abastecimiento y la envía a la Subdirección de Proveeduría para su trámite. Envía al Departamento de Almacenes e Inventarios las solicitudes de abastecimiento para que sean suministrados los bienes respectivos. Revisa y registra la solicitud de abastecimiento, que ésta venga correctamente requisitada, si trae errores se regresa al área solicitante para su corrección. Realiza las correcciones indicadas y hace llegar directamente al Departamento de Almacenes e Inventarios la solicitud de abastecimiento debidamente requisitada. Recibe la solicitud correspondiente, a) entrega los bienes si hay en existencia, b) pone el sello de no existencia en almacén de no contar con ellos y se envía al área solicitante la hoja azul y rosa. Se envía la documentación correspondiente al sistema de almacenes de bienes de consumo y/o bienes instrumentales para los registros de salida correspondientes. Elabora resguardos de los bienes instrumentales entregados a las áreas solicitantes para recabar las firmas correspondientes.

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Suministro de Bienes Instrumentales y de Consumo. NOMBRE DEL FORMATO: Solicitud de Abastecimiento.

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Suministro de Bienes Instrumentales y de Consumo. INSTRUCTIVO DE LLENADO: Solicitud de Abastecimiento.

En los apartados correspondientes en la forma se anotarán los siguientes datos por las unidades administrativas.

No.

DESCRIPCIÓN

1

Nombre del área solicitante.

2

Día, mes y año de elaboración.

3

Número y descripción de la partida presupuestal.

4

Clave de la Actividad Institucional

5

Clave de la Unidad Administrativa

6

Clave del Proyecto

7

Clave del Subproyecto

8

Descripción de los bienes solicitados.

9

Unidad de medida.

10

Cantidad solicitada.

11

Número de hoja y total de éstas.

12

Justificación de la solicitud de los bienes.

13

Firma del responsable del área solicitante.

Los siguientes datos serán llenados por el Departamento de Almacenes e Inventarios. No.

DESCRIPCIÓN

14

Sello con día, mes y año de la recepción.

15

Numero de folio.

16

Cantidad surtida.

17

Nombre, cargo y firma del Jefe de Departamento.

18

Nombre, firma y fecha de recibido de los bienes solicitados.

19

Día, mes y año de entrega.

20

Número de la clave del artículo.

21

Costo del artículo (no aplica)

22

Vale de salida provisional (en su caso)

23

Costo total de los artículos. (no aplica)

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Suministro de Bienes Instrumentales y de Consumo. NOMBRE DEL FORMATO: Recibo de Bienes

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Suministro de Bienes Instrumentales y de Consumo. INSTRUCTIVO DE LLENADO: Recibo de Bienes

En los apartados correspondientes en la forma se anotarán los siguientes datos por las Unidades Administrativas.

No.

DESCRIPCIÓN

1

Día, mes y año de elaboración.

2

Nombre del área quien recibe el bien.

3

Número de bien a entregar.

4

Número de inventario asignado al bien.

5

Descripción del bien.

6

Nombre y firma del Jefe de Departamento de Almacenes e Inventarios.

7

Nombre, firma y cargo de la persona que recibe el bien.

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SUMINISTRO DE BIENES INSTRUMENTALES Y DE CONSUMO

Unidades Administrativas

Subdirección de Proveeduría

Departamento de Almacenes e Inventarios

1. Elabora solicitud de abastecimiento y la envía a la Subdirección de Proveeduría para su trámite.

2. Envía al Departamento de Almacenes e Inventarios las solicitudes de abastecimiento para que sean suministrados los bienes respectivos.

3. Revisa y registra la solicitud de abastecimiento, que ésta venga correctamente requisitada, si trae errores se regresa al área solicitante para su corrección.

4. Realiza las correcciones indicadas y hace llegar directamente al Departamento de Almacenes e Inventarios la solicitud de abastecimiento debidamente requisitada.

5. Recibe la solicitud correspondiente, a) entrega los bienes si hay en existencia, b) pone el sello de no existencia en almacén de no contar con ellos y se envía al área solicitante la hoja azul y rosa.

6. Se envía la documentación correspondiente al sistema de almacenes de bienes de consumo y/o bienes instrumentales para los registros de salida correspondientes.

7. Elabora resguardos de los bienes instrumentales entregados a las áreas solicitantes para recabar las firmas correspondientes.

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PROCEDIMIENTO 7.3 LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE CONSUMO OBJETIVO Proporcionar las herramientas de apoyo para uniformar criterios en la recopilación de la información que se genere con la realización de los conteos del levantamiento físico de bienes de consumo e inventariables del Almacén General lo cual nos permitirá verificar la funcionalidad operativa de los mecanismos de control establecidos. El Departamento de Almacenes e Inventarios será el responsable de realizar un inventario físico total de las existencias en sus almacenes cuando menos una vez al año, previo aviso a las unidades administrativas de que el almacén permanecerá cerrado durante el tiempo del mismo, con invitación al Órgano Interno de Control, al Auditor Externo y la Dirección de Finanzas, y por muestreo físico cuando menos cada 3 meses. En caso de faltantes o sobrantes, los almacenistas deberán de revisar que no hubo error en la recepción o entrega de los bienes muebles del almacén correspondiente, otorgándoles un plazo de tres días hábiles para las aclaraciones respectivas. En caso de no esclarecerse el faltante o sobrante, se procederá a levantar Acta Administrativa, Una vez concluido el trámite, previa autorización de la Dirección de Servicios y de la Subdirección de Proveeduría, se harán los ajustes necesarios en el SIBC y se informará al Órgano Interno de Control en la CONADE para los trámites de su competencia, de conformidad con la normatividad vigente.

ALCANCE Aplicable al almacén General y Unidades Administrativas de la CONADE.

PROCESO

Administración de Almacenes y Control de Bienes Muebles.

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Levantamiento del Inventario Físico de Bienes de Consumo

Responsable

Departamento de Almacenes e Inventarios

No.

Actividad

1

Elabora el programa de actividades a realizarse para el Levantamiento del Inventario Físico de los bienes de consumo que se encuentran en el Almacén General.

2

3

4

5

6

7

8

Envía invitación mediante oficio al Órgano Interno de Control en la CONADE, al Auditor Externo y a la Dirección de Finanzas. Establece las acciones a seguir y realiza en coordinación con todo el personal del Almacén General, el reacomodo de los artículos y reagrupamiento de los mismos por familias y unidades. Emite y coloca los marbetes por tipo de bien de acuerdo a su clasificación y localización. Organiza grupos de trabajo y designa al responsable de mesa de control con el personal propio del almacén con el Órgano Interno de Control, Auditor Externo y Dirección de Finanzas, para realizar el primer conteo de los bienes. Elabora el Acta de inicio del Inventario Físico y recaba las firmas autógrafas de los servidores públicos que intervinieron en el levantamiento y la incorpora al expediente. Efectúa conjuntamente con los grupos de trabajo el primer conteo, anotando en el marbete las cantidades obtenidas, así como el nombre y firma autógrafa de quien lo realizó. Desprende los marbetes del primer conteo y entrega al Responsable de Mesa de Control, lleva a cabo las acciones pertinentes para el segundo conteo de los bienes.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Levantamiento del Inventario Físico de Bienes de Consumo

Responsable

No.

Departamento de Almacenes e Inventarios

9

Responsable de Mesa de Control

10

11

Actividad Retira los marbetes de los bienes del segundo conteo efectuado y los proporciona al Responsable de Mesa de Control a fin de que registre los datos que corresponda. Recibe los marbetes y procede a registrar las cantidades obtenidas en el primer y segundo conteo efectuado a los bienes. Compara las cantidades que resultaron de los conteos realizados y determina si existen o no diferencias. SI HAY DIFERENCIAS

12

13

Realiza en coordinación con el personal del Órgano Interno de Control, Auditor Externo y la Dirección de Finanzas la localización de los bienes que tuvieron diferencias y efectúan el tercer conteo de los artículos, anotando en el marbete la cantidad obtenida, así mismo el nombre y firma autógrafa de quien realizó el conteo. Registra las cantidades obtenidas en el tercer conteo, con base a los marbetes elaborados. NO HAY DIFERENCIAS

14

15

Elabora el informe sobre el inventario físico de bienes, señalando los resultados obtenidos en su realización (faltantes y sobrantes), e integra los marbetes en el expediente correspondiente. Recaba las firmas autógrafas de los participantes del conteo, para dar por validado el informe que emite la Mesa de Control de todos los que participaron en el inventario físico, en el documento de referencia.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Levantamiento del Inventario Físico de Bienes de Consumo

Responsable

Departamento de Almacenes e Inventarios

No.

Actividad

16

Obtiene una copia fotostática del informe y lo entrega al representante del Órgano Interno de Control, Auditor Externo y la Dirección de Finanzas.

17

18

19

20

Elabora el Acta de Cierre del Inventario Físico, manifestando los resultados obtenidos por la realización del mismo y recabando las firmas autógrafas de los servidores públicos que participaron. Emite un informe acerca encontradas (en su caso).

de

las

diferencias

Solicita al Director de Servicios la autorización para realizar ajustes al inventario. Incorpora en el expediente el informe junto con las Actas de Inicio, informe de resultados y cierre del inventario físico.

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LEVANTAMIENTO PARA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE CONSUMO Departamento de Almacenes e Inventarios 1. Elabora el programa de actividades a realizarse para el Levantamiento del Inventario Físico de los bienes de consumo que se encuentran en el Almacén General. 2.Envía invitación mediante oficio al Órgano Interno de Control en la CONADE, al Auditor Externo y a la Dirección de Finanzas. 3. Establece las acciones a seguir y realiza en coordinación con todo el personal del Almacén General, el reacomodo de los artículos y reagrupamiento de los mismos por familias y unidades. 4.Emite y coloca los marbetes por tipo de bien de acuerdo a su clasificación y localización. 5. Organiza grupos de trabajo y designa al responsable de mesa de control con el personal propio del almacén con el Órgano Interno de Control, Auditor Externo y Dirección de Finanzas, para realizar el primer conteo de los bienes. 6. Elabora el Acta de inicio del Inventario Físico y recaba las firmas autógrafas de los servidores públicos que intervinieron en el levantamiento y la incorpora al expediente. 7. Efectúa conjuntamente con los grupos de trabajo el primer conteo, anotando en el marbete las cantidades obtenidas así como el nombre y firma autógrafa de quien lo realizó. 8. Desprende los marbetes del primer conteo y entrega al Responsable de Mesa de Control, lleva a cabo las acciones pertinentes para el segundo conteo de los bienes. 9. Retira los marbetes de los bienes del segundo conteo efectuado y los proporciona al Responsable de Mesa de Control a fin de que registe los datos que corresponda

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Mesa de Control

10. Recibe los marbetes y procede a registrar las cantidades obtenidas en el primer y segundo conteo efectuado a los bienes.

11. Compara las cantidades que resultaron de los conteos realizados y determina si existen o no diferencias.

SI HAY DIFERENCIAS

12. Realiza en coordinación con el personal del Órgano Interno de Control, Auditor Externo y la Dirección de Finanzas la localización de los bienes que tuvieron diferencias y efectúan el tercer conteo de los artículos anotando en el marbete la cantidad obtenida, así mismo el nombre y firma autógrafa de quien realizó el conteo.

13. Registra las cantidades obtenidas en el tercer conteo, con base a los marbetes elaborados.

NO HAY DIFERENCIAS

14. Elabora el informe sobre el inventario físico de bienes, señalando los resultados obtenidos en su realización (faltantes y sobrantes), e integra los marbetes en el expediente correspondiente.

15. Recaba las firmas autógrafas de los participantes del conteo, para dar por validado el informe que emite la Mesa de Control de todos los que participaron en el inventario físico, en el documento de referencia.

16. Obtiene una copia fotostática del informe y lo entrega al representante del Órgano Interno de Control, Auditor Externo y la Dirección de Finanzas.

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Departamento de Almacenes e Inventarios

17. Elabora Acta de Cierre del Inventario Físico, manifestando los resultados obtenidos por la realización del mismo y recabando las firmas autógrafas de los servidores públicos que participaron.

18. Emite un informe acerca de las diferencias encontradas (en su caso).

19. Solicita al Director de Servicios la autorización para realizar ajustes al inventario.

20. Incorpora en el expediente el informe junto con las Actas de inicio, informe de resultados y cierre del inventario físico.

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PROCEDIMIENTO 7.4 LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES INSTRUMENTALES OBJETIVO Proporcionar las herramientas de apoyo para uniformar criterios en la recopilación de la información que se genere con la realización del levantamiento físico de bienes instrumentales de la CONADE, lo cual nos permitirá verificar la funcionalidad operativa de los mecanismos de control establecidos. ALCANCE Aplicable al Almacén General y Unidades Administrativas de la CONADE. De identificación (cualitativa) de los bienes; misma que consistirá en la asignación de un número de inventario, asignado por el SIBI, previo a su registro. Dicho registro estará señalado en forma documental y en el propio bien, y estará a cargo del responsable del Departamento de Almacenes e Inventarios o de la persona o personas que estén expresamente autorizadas. El número de inventario estará integrado por los correspondientes al ramo presupuestal de la dependencia, al de la clave del bien según el Catálogo de Adquisiciones de Bienes Muebles (CABMS) que elabora la Secretaría de la Función Pública y el progresivo que se determine. El resguardo, que tiene por objeto controlar la asignación de los bienes muebles a los servidores públicos de la CONADE. Dicho registro se llevará a cabo mediante el SIBI que contendrá los datos relativos al registro de los bienes, así como los datos del servidor público responsable del resguardo, quien firmara el Resguardo de Bienes correspondiente. El alta en inventarios de los bienes instrumentales se realizará a valor de adquisición; respecto de los bienes producidos, el valor se asignará de acuerdo al costo de producción, y tratándose de bienes donados, el que se encuentre en la factura del bien o el de un bien similar en caso de carecer de esta última. En caso de faltantes por extravío o robo de bienes instrumentales a cargo de los servidores público adscritos a las diferentes Unidades Administrativas, la Dirección de Servicios, previo aviso a la Subdirección de Proveeduría y del Departamento de Almacenes e Inventarios, solicitará al servidor público que lo tenía resguardado la reposición del bien por otro de iguales condiciones y características, mediante aceptación por escrito y por un valor no menor al del extraviado, exigiéndole la entrega de la factura correspondiente en la que debe figurar la cesión de derechos a favor de la CONADE; en el entendido de que durante el proceso administrativo correspondiente, invariablemente se deberá hacer del conocimiento del Órgano Interno de Control en la CONADE. PROCESO Administración de Almacenes y Control de Bienes Muebles.

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Levantamiento de Inventario Físico de Bienes Instrumentales

Responsable

Dirección de Servicios

Departamento de Almacenes e Inventarios

No.

1

2

3

4

5

Unidades Administrativas

Personal comisionado del Departamento de Almacenes e Inventarios

6

7

8

9

Actividad Notificará mediante circular a Administrativas la fecha en que levantamiento de inventario físico bienes instrumentales, solicitando de un coordinador de cada área.

las Unidades se iniciará el general de los la designación

Efectuará anualmente el levantamiento del inventario físico de bienes instrumentales en todas las áreas administrativas de la CONADE. Emite el formato (cédula) de levantamiento de inventario físico de bienes instrumentales de cada usuario. Integra los grupos de trabajo que realizará el levantamiento físico de inventario de bienes instrumentales en cada área. Gira instrucciones al personal de inventarios para que acudan a las áreas asignadas a cada grupo en las fechas indicadas en la circular emitida Designan a un coordinador a fin de que auxilie al personal de inventarios en el levantamiento del mismo. Procede a la revisión física de los números de inventario del bien para verificar que sea el mismo que aparece registrado en la base de datos del resguardo de cada usuario. Actualiza el padrón inventarial, el registro del bien en el sistema de activo fijo y se emite el resguardo correspondiente actualizado de los bienes de cada usuario. Entrega al usuario de los bienes el resguardo actualizado, y solicita firma de conformidad del mismo.

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Levantamiento de Inventario Físico de Bienes Instrumentales

10

Unidades Administrativas

11

12

Coordinación de Normatividad y Asuntos Jurídicos

13

14

Dirección de Servicios

15

16

Departamento de Almacenes e Inventarios

17

Si el bien NO fue localizado, se notificará personalmente al responsable del resguardo de que el bien no se encuentra físicamente, a fin de que proceda a la búsqueda del mismo e informarle que tiene un plazo NO mayor a diez días naturales, para informar la ubicación del bien al Departamento de Almacenes e Inventarios. Si el usuario localizo el bien, sitúa el bien y le notifica mediante nota informativa al Departamento de Almacenes e Inventarios, la ubicación del mismo. Si el usuario no encontrase el bien, notificara por escrito al Departamento de Almacenes e Inventarios, y será su responsabilidad levantar el acta correspondiente ante la Coordinación de Normatividad y Asuntos Jurídicos. Levanta acta correspondiente de aquellos bienes que no fueron localizados. Informa mediante escrito al Director de Servicios el procedimiento que se llevó a cabo respecto a los bienes que no fueron localizados para deslindar responsabilidades. Informa al Órgano Interno de Control de los bienes que se levantó acta y que la Coordinación de Normatividad y Asuntos Jurídicos determinó su estado final. Remite a la Dirección de Finanzas la documentación generada de aquellos bienes que no fueron localizados, de los cuales la Coordinación de Normatividad y Asuntos Jurídicos levantó acta correspondiente y determino responsabilidades y estado final, con el propósito de darlos de baja de los registros contables. Procede a dar de baja definitiva el bien correspondiente del padrón de activo fijo de acuerdo a la determinación emitida por parte de la Coordinación de Normatividad y Asuntos Jurídicos.

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LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO DE BIENES INSTRUMENTALES

Dirección de Servicios

Departamento de Almacenes e Inventarios

1. Notificará mediante circular a las Unidades Administrativas la fecha en que se iniciará el levantamiento de inventario físico general de los bienes instrumentales, solicitando la designación de un coordinador de cada área.

2. Efectuará anualmente el levantamiento de inventario físico de bienes instrumentales en todas las áreas administrativas de la CONADE.

3. Emite el formato (cédula) de levantamiento de inventario físico de bienes instrumentales de cada usuario.

4. Integra los grupos de trabajo que realizará el levantamiento físico de inventario de bienes instrumentales de cada área.

Unidades Administrativas

Personal Comisionado del DAI

6. Designan a un coordinador a fin de que auxilie al personal de inventarios en el levantamiento del mismo.

7. Procede a la revisión física de los números de inventario del bien para verificar que sea el mismo que aparece registrado en la base de datos del resguardo de cada usuario.

8. Actualiza el padrón inventarial, el registro del bien en el sistema de activo fijo y se emite el resguardo correspondiente actualizado de los bienes de cada usuario.

9. Entrega al usuario de los bienes el resguardo actualizado, y solicita firma de conformidad del mismo.

5. Gira instrucciones al personal de inventarios para que acudan a las áreas h asignadas a cada grupo en las fechas indicadas en la circular remitida.

10. Sin el bien No fue localizado, se notificará personalmente al responsable del resguardo de que el bien no se encuentra físicamente, a fin de que proceda a la búsqueda del mismo e informarle que tiene un plazo no mayor a diez días naturales, para informar la ubicación del bien al Departamento de Almacenes e Inventarios.

11. Si el usuario localizo el bien, sitúa el bien y le notifica mediante nota informativa al Departamento de Almacenes e Inventarios, la ubicación del mismo.

12. Si el usuario no encontrase el bien, notificará por escrito al Departamento de Almacenes e Inventarios, y será su responsabilidad levantar el acta correspondiente ante la Coordinación de Normatividad y Asuntos Jurídicos.

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Dirección de Servicios

Departamento de Almacenes e Inventarios

Coordinación de Normatividad y Asuntos Jurídicos

13.Levanta acta correspondiente de aquellos bienes que no fueron localizados.

14. Informa mediante escrito al Director de Servicios el procedimiento que se llevó a cabo respecto a los bienes que no fueron localizados para deslindar responsabilidades.

15. Informa al Órgano Interno de Control de los bienes que se levantó el acta y que la Coordinación de Normatividad y Asuntos Jurídicos determinó su estado final.

16. Remite a la Dirección de Finanzas la documentación generada de aquellos bienes que no fueron localizados, de los cuales la Coordinación de Normatividad y Asuntos Jurídicos levanto acta correspondiente y determino responsabilidades y estado final, con el propósito de darlos de baja de los registros contables.

17. Procede a dar de baja definitiva el bien correspondiente del padrón de activo fijo de acuerdo a la determinación emitida por parte de la Coordinación de Normatividad y Asuntos Jurídicos.

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PROCEDIMIENTO 7.5 INTEGRACION DEL PROGRAMA ANUAL DE DISPOSICIÓN FINAL DE BIENES MUEBLES

OBJETIVO Integrar en tiempo y forma el Programa Anual de Disposición Final (baja definitiva) de bienes muebles que por su estado físico o nivel de uso, ya no son de utilidad para la CONADE, vigilando el cumplimiento adecuado de las disposiciones jurídicas y administrativas aplicables en la materia de los bienes muebles.

ALCANCE Aplicable a las Unidades Administrativas de la CONADE.

PROCESO Administración de Almacenes y Control de Bienes Muebles.

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Integración del Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles.

Responsable

No.

Departamento de Almacenes e Inventarios

1

2 Responsable de activo fijo

3

Actividad Recibe de la Dirección de Servicios las solicitudes de bajas de bienes muebles emitidas por las Unidades administrativas. Gira instrucciones al responsable del activo fijo para retirar los bienes del área solicitante. Relaciona los Bienes para enajenar.

4

Verifica que acomodados.

Departamento de Almacenes e Inventarios

5

Elabora el Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles.

Director General de la CONADE

6

Autoriza el Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles.

Departamento de Almacenes e Inventarios

7

8 Licitación Pública 9 10 11 12 Responsable de Activo Fijo

13

los

bienes

estén

ordenados

y

Envía el Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles a la Secretaria de la Función Pública. Determina la modalidad de enajenación a) Licitación Pública b) Invitación a cuando menos Tres personas c) Adjudicación Directa. (Donación y Destrucción). Elabora las Bases, Invitaciones a Tres Personas o se Adjudica de forma Directa. Lleva a cabo el procedimiento correspondiente. Entrega los bienes al adjudicado. Informa a la Dirección de Finanzas y al Órgano Interno de Control la entrega de los bienes adjudicados. Da de baja los bienes del padrón de activo fijo.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Integración del Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles. NOMBRE DEL FORMATO: Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Integración del Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles. INSTRUCTIVO DE LLENADO: Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles.

Los datos que deberán incluirse en el programa aparecen numerados en orden progresivo los cuales se señalan en el ejercicio respectivo, dentro del formato correspondiente.

No.

DESCRIPCIÓN

1

Siglas o Logotipo de la CONADE

2

Nombre de la CONADE

3

Ejercicio que corresponda

4

Número de hoja y total de éstas

5

Descripción del tipo de bienes programados para desincorporación en el ejercicio (mobiliario y equipo de oficina, cómputo, maquinaria, refacciones, accesorios y herramientas, artículos deportivos, materiales, accesorios y suministros médicos, vehículos, bienes de desechos según lista de valores mínimos, etc).

6

Unidad de medida de los bienes (piezas, kilogramos, litros, etc).

7

Cantidad de los bienes sujetos a desincorporación en el ejercicio.

8 9 10 11 12 13

Programación de las acciones correspondientes a la disposición final (por trimestre (como en el formato) bimestral, mensual, etc). Señalar la disposición final que corresponda, enajenación, donación, permuta, dación en pago, destrucción, etc. Especificar la forma de obtener el valor de los bienes (avalúo, GUIA EBC, lista de valores mínimos). Para efectos de conocer el resultado al final del ejercicio que termina se deberá indicar la cantidad de bienes que fueron desincorporados. La forma de reflejar el grado de cumplimiento en el ejercicio (se divide la cantidad original programada entre la cantidad que se alcanzó al concluir el ejercicio). Se podrá utilizar para señalar alguna información que se considere relevante para aclarar algún dato o para exponer aspectos del cumplimiento al programa.

14

Cantidad total de los bienes programados para desincorporar.

15

Nombre, cargo y firma del responsable de la elaboración del programa.

16

Nombre, cargo y firma del responsable de la revisión del programa.

17

Nombre, cargo y firma del responsable de la aprobación del programa.

18

Nombre, cargo y firma del responsable del Director General de la CONADE.

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INTEGRACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE DISPOSICIÓN FINAL DE BIENES MUEBLES

Departamento de Almacenes e Inventarios

Responsable de Activo Fijo

Director General de la CONADE

Licitación Pública

1. Recibe de la Dirección de Servicios las solicitudes de bajas de bienes muebles emitidas por las Unidades Administrativas.

3. Relaciona los Bienes para enajenar.

6.Autoriza el Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles.

9. Elabora las Bases, Invitaciones a tres personas o se adjudica de forma directa.

2. Gira instrucciones al responsable de activo fijo para retirar los bienes del área solicitante.

4. Verifica que los bienes estén ordenados y acomodados.

10. lleva a cabo el procedimiento correspondiente.

11. Entrega los bienes al adjudicado.

5.Elabora el Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles.

12. Informa a la Dirección de Finanzas y al Órgano Interno de Control la entrega de bienes adjudicados.

7. Envía el Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles a la Secretaría de la Función Pública.

8. Determina la modalidad de enajenación a) Licitación Pública, b) Invitación a cuando menos tres personas c) Adjudicación Directa. (Donación y destrucción)

13. Da de baja los bienes del padrón de activo fijo.

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PROCEDIMIENTO 7.6 ENAJENACION DE BIENES MUEBLES POR LICITACIÓN PÚBLICA

OBJETIVO Realizar en forma oportuna y con calidad la disposición final (baja definitiva) de los bienes muebles que por su estado físico o nivel de uso ya no son de utilidad para la CONADE, vigilando la aplicación estricta de las disposiciones jurídicas y administrativas aplicables en materia de los bienes muebles para su enajenación correspondiente.

ALCANCE Aplicable a las Unidades Administrativas de la CONADE.

PROCESO Administración de Almacenes y Control de Bienes Muebles.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Enajenación de Bienes Muebles por Licitación Pública

Una vez que el Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles fue autorizado por el Director General de la CONADE, se realizan las siguientes actividades: Responsable

No.

Actividad

Departamento de Almacenes e Inventarios

1

Envía el proyecto de Bases al Departamento de Adquisiciones.

Departamento de Adquisiciones

2

3

4

Subdirección Financiera Departamento de Almacenes e Inventarios

Elabora las Bases respectivas. Elabora la publicación para el Diario Oficial de la Federación y la suben a la página de Internet de la CONADE y en su caso, en los medios electrónicos que establezca la Secretaría. Registra el número de licitantes o concursantes.

5

Recibe las propuestas en sobres cerrados de los concursantes.

6

Realiza el acto de apertura y análisis cuantitativo, así como levantamiento de acta correspondiente.

7

Realiza el análisis cualitativo y acta de fallo correspondiente.

8

Recibe el pago correspondiente de la enajenación (venta)

9

Realiza la entrega de los bienes y elabora acta administrativa correspondiente.

10 Dirección de Finanzas

11

Departamento de Almacenes e Inventarios

12

Remite el expediente de los bienes enajenados a la Dirección de Finanzas para la baja de sus registros contables. Envía reporte de baja al Órgano Interno de Control. Realiza la baja Instrumentales.

del

Sistema

de

Bienes

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Enajenación de Bienes Muebles por Licitación Pública NOMBRE DEL FORMATO: Solicitud de Dictaminación de Inutilidad

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Enajenación de Bienes Muebles por Licitación Pública INSTRUCTIVO DE LLENADO: Formato de Solicitud de Dictaminación de Inutilidad

En los apartados correspondientes en la forma se anotarán los siguientes datos por las unidades administrativas.

No.

DESCRIPCIÓN

1

El nombre del área administrativa que solicita la baja.

2

La clave del centro de trabajo correspondiente.

3

El domicilio donde se ubica físicamente los bienes.

4

El nombre del responsable del área solicitante

5

La firma del responsable del área solicitante

6

El número del oficio con que el área administrativa solicita la baja.

7

Día, mes y año del oficio de solicitud.

8

La causa de la baja de los bienes muebles (inutilidad, inaplicación, robo, extravío o destrucción), según sea el caso.

9

El nùmero de la hoja y total de hojas.

10

En forma progresiva, el número que corresponda al bien o bienes.

11

Número de control de inventario que tiene asignado cada bien o grupo de bienes.

12

La cantidad de bienes relacionados en renglón.

13

El nombre, características y especificaciones de los bienes que están dados de baja.

14

Él valor de cada bien o grupo de bienes relacionados.

33

Anotar la fecha en que entrega los bienes, nombre y firma de responsable de la entrega de los bienes por parte del área administrativa.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Enajenación de Bienes Muebles por Licitación Pública INSTRUCTIVO DE LLENADO: Formato de Solicitud de Dictaminación de Inutilidad

Los siguientes datos serán llenados por el Departamento de Almacenes e Inventarios. No.

DESCRIPCIÓN

15

Describir el resultado de la verificación física y funcional de los bienes (aprovechable, habitable o desecho), según sea su caso.

16

Marcar con una X los bienes que fueron entregados.

17

Marcar con una X los bienes que no fueron entregados.

18

Marcar con una X los bienes que fueron recibidos en el almacén.

19

Marcar con una X los bienes que no fueron recibidos en el almacén.

20

Marcar con una X los bienes capturados en el Sistema de inventarios de Bienes Instrumentales.

21

Marcar con una X los bienes que no fueron capturados en el SIBI.

22 23

Número y fecha de la comunicación interna de envío de resultados a la Subdirección de Proveeduría. Número y fecha de oficio de envío de resultados de la afectación a la Unidad Responsable que solicitó la baja.

24

La cantidad total de bienes.

25

La suma total del valor de los bienes.

26

La cantidad total de bienes desalojados.

27

La cantidad total de bienes no desalojados.

28

La cantidad total de bienes recibidos en el almacén.

29

La cantidad total de bienes no recibidos en el almacén.

30

La cantidad total de bienes capturados en el SIBI.

31

La cantidad total de bienes no capturados en el SIBI.

32 34 35 36 37

El número de dictamen técnico que corresponda, la fecha de visita, nombre y firma del responsable de la verificación física de los bienes. Se anotará la fecha de concluya el desalojo, nombre y firma del responsable de la misma. La fecha en que se recibe en almacén, nombre y firma del responsable del almacén. La fecha en que se recibe en el área de sistematización, nombre y firma de la persona que recibe. La fecha en que se recibe en la Subdirección de Proveeduría, nombre y firma de quien recibe.

NOTA: EN CASO DE ROBO, EXTRAVÍO O ACCIDENTE, NO LLENAR LOS APARTADOS 15 AL 19, 26 AL 29 Y 32 AL 35.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Enajenación de Bienes Muebles por Licitación Pública NOMBRE DEL FORMATO: Determinación del precio mínimo de vehículos

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Enajenación de Bienes Muebles por Licitación Pública INSTRUCTIVO DE LLENADO: Determinación del precio mínimo de vehículos

ESPACIO

No.

Datos del vehículo

Folio, número, fecha, económico y R.F.A.

1

número

2

DESCRIPCIÓN La descripción del vehículo, marca y línea, modelo, tipo, no. de motor, no. de serie, placas, nombre de la Unidad administrativa en la que se encontraba resguardado el vehículo y la ubicación física de la unidad vehicular. El folio y número deberá anotarse el consecutivo que la Dirección de Servicios de Control de Bienes Muebles lleva para el control interno de estos documentos, la fecha del llenado del formato, el número económico del vehículo en la CONADE, y el número del Registro Federal de Automóviles. La calificación real de cada uno de los sistemas que integra la unidad: carrocería, motor, suspensión, e interiores en cada uno de los componentes desglosados. La calificación máxima que se le puede dar al sistema de carrocería será de 35.0.

Verificación física

3

Ejemplo: (Aletas 0.5) + (biseles 0.0, obs. rotos) + (cajuela 2.0) + (calaveras 1.0) + (cofre 2.0) + (cristales puertas 1.5, obs. uno esta estrellado) + (defensas 3.0) + (espejos laterales 0.0) + (faros cuartos 0.3) + (faros unidades 0.7) + (limpiadores 2.0) + (manijas exteriores 1.0) + (medallón 3.0) + (molduras 0.0, obs. no tiene) + (parabrisas 3.0) + (parrillas 2.0) + (puertas 4.0) + (salpicaduras 4.0) + (tapón de gasolina 0.2) + (tapones de ruedas 0.4, obs. solo tiene dos) + (toldo 2.0 =carrocería 32.6. Ejemplo: La calificación máxima de la parrilla es de 2.0, pero en caso de estar estrellada la real sería de 1.5 y de no tenerla 0.0. Observaciones para cada parte de los sistemas.

Observaciones generales

4

Ejemplo: Biseles-rotos, suma del total de cada uno de los sistemas y obtención del factor de vida útil.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Enajenación de Bienes Muebles por Licitación Pública INSTRUCTIVO DE LLENADO: Determinación del precio mínimo de vehículos

ESPACIO

No.

Observaciones generales

DESCRIPCIÓN Ejemplo: Observaciones considerando todos los renglones: Anotar si la unidad cuenta con equipo adicional no contemplado en el formato, en caso de que se trate de vehículos equipados se deberá tomar como base para el cálculo del precio mínimo del avalúo, el que aparece para este tipo de unidades en la guía EBC, o en su caso, considerar el reaprovechamiento de estas partes en otras unidades. El cálculo para el precio mínimo del avalúo: Formula: Precio de Venta (EBC) + Precio de Compra (EBC) X Factor de Vida Útil = Precio Mínimo Avalúo

Cálculo precio mínimo de avalúo

5

Precio mínimo de avalúo

6

Responsable de la verificación física

7

Nombre, cargo y firma del servidor público que realizó la verificación física.

Responsable del cálculo

8

Nombre, cargo y firma del servidor público que realiza el cálculo del precio mínimo del avalúo.

Encargado del área

9

Nombre, cargo y encargado del área.

El precio mínimo de avalúo con letra.

firma

del

servidor

público

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ENAJENACION DE BIENES MUEBLES POR LICITACIÓN PÚBLICA Departamento de Almacenes e Inventarios

Departamento de Adquisiciones

Subdirección Financiera

Dirección de Finanzas

1. Envía el proyecto de bases al Departamento de Adquisiciones.

2. Elabora las Bases respectivas.

8. Recibe el pago correspondiente de la enajenación (venta)

11. Envía reporte de baja al Órgano Interno de Control.

3. Elabora la publicación para el Diario Oficial de la Federación y la suben a la página de internet de la CONADE y en su caso en los medios electrónicos que establezca la Secretaría.

4. Registra el número de licitantes o concursantes.

5. Recibe las propuestas en sobres cerrados de los concursantes.

6. Realiza el acto de apertura y análisis cuantitativo, así como levantamiento de acta correspondiente.

7. Realiza el análisis cualitativo y acta de fallo correspondiente.

9. Realiza la entrega de los bienes y elabora acta administrativa correspondiente.

10. Remite el expediente de los bienes enajenados a la Dirección de Finanzas para la baja de sus registros contables.

12. Realiza la baja del sistema de bienes instrumentales.

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PROCEDIMIENTO 7.7 ENAJENACION DE BIENES MUEBLES POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS

OBJETIVO Llevar a cabo en tiempo y forma la disposición final (baja definitiva) de los bienes muebles que por su estado físico o nivel de uso ya no son de utilidad para la CONADE, vigilando la aplicación estricta de las disposiciones jurídicas y administrativas vigentes en materia de los bienes muebles, con el propósito de garantizar su enajenación respectiva.

ALCANCE Aplicable en la CONADE.

PROCESO Administración de Almacenes y Control de Bienes Muebles

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Enajenación de Bienes Muebles por Invitación a cuando menos tres personas.

Responsable

No.

Actividad

Departamento de Almacenes e Inventarios

1

Envía proyecto de Bases al Departamento de Adquisiciones.

Departamento de Adquisiciones

Elabora las invitaciones correspondientes. 2 3 4

Subdirección Financiera Departamento de Almacenes e Inventarios

Recibe las ofertas de los licitantes o concursantes. Registra el número de licitantes o concursantes.

5

Recibe las propuestas en sobres cerrados de los concursantes.

6

Realiza el acto de apertura y análisis cuantitativo, así como elaboración de acta correspondiente.

7

Realiza el análisis cualitativo y acta de fallo correspondiente.

8

Recibe el pago correspondiente de la enajenación (venta)

9

Realiza la entrega de los bienes y elabora acta administrativa correspondiente.

10 11 Dirección de Finanzas

12

Departamento de Almacenes e Inventarios

13

Remite el expediente de los bienes enajenados a la Dirección de Finanzas para su baja de los registros contables. Envía reporte de baja al Órgano Interno de Control. Envía reporte de baja a la Dirección de Servicios Realiza la baja de los registros del activo fijo.

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Enajenación de Bienes Muebles por invitación a cuando menos tres personas NOMBRE DEL FORMATO: Solicitud de Dictaminación de Inutilidad

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Enajenación de Bienes Muebles por invitación a cuando menos tres personas INSTRUCTIVO DE LLENADO: Formato de Solicitud de Dictaminación de Inutilidad

En los apartados correspondientes en la forma se anotarán los siguientes datos por las unidades administrativas.

No.

DESCRIPCIÓN

1

El nombre del área administrativa que solicita la baja.

2

La clave del centro de trabajo correspondiente.

3

El domicilio donde se ubica físicamente los bienes.

4

El nombre del responsable del área solicitante

5

La firma del responsable del área solicitante

6

El número del oficio con que el área administrativa solicita la baja.

7

Día, mes y año del oficio de solicitud.

8

La causa de la baja de los bienes muebles (inutilidad, inaplicación, robo, extravío o destrucción), según sea el caso.

9

El nùmero de la hoja y total de hojas.

10

En forma progresiva, el número que corresponda al bien o bienes.

11

Número de control de inventario que tiene asignado cada bien o grupo de bienes.

12

La cantidad de bienes relacionados en renglón.

13

El nombre, características y especificaciones de los bienes que están dados de baja.

14

Él valor de cada bien o grupo de bienes relacionados.

33

Anotar la fecha en que entrega los bienes, nombre y firma de responsable de la entrega de los bienes por parte del área administrativa.

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Enajenación de Bienes Muebles por invitación a cuando menos tres personas INSTRUCTIVO DE LLENADO: Formato de Solicitud de Dictaminación de Inutilidad

Los siguientes datos serán llenados por el Departamento de Almacenes e Inventarios. No.

DESCRIPCIÓN

15

Describir el resultado de la verificación física y funcional de los bienes (aprovechable, habitable o desecho), según sea su caso.

16

Marcar con una X los bienes que fueron entregados.

17

Marcar con una X los bienes que no fueron entregados.

18

Marcar con una X los bienes que fueron recibidos en el almacén.

19

Marcar con una X los bienes que no fueron recibidos en el almacén.

20

Marcar con una X los bienes capturados en el Sistema de inventarios de Bienes Instrumentales.

21

Marcar con una X los bienes que no fueron capturados en el SIBI.

22 23

Número y fecha de la comunicación interna de envío de resultados a la Subdirección de Proveeduría. Número y fecha de oficio de envío de resultados de la afectación a la Unidad Responsable que solicitó la baja.

24

La cantidad total de bienes.

25

La suma total del valor de los bienes.

26

La cantidad total de bienes desalojados.

27

La cantidad total de bienes no desalojados.

28

La cantidad total de bienes recibidos en el almacén.

29

La cantidad total de bienes no recibidos en el almacén.

30

La cantidad total de bienes capturados en el SIBI.

31

La cantidad total de bienes no capturados en el SIBI.

32 34 35 36 37

El número de dictamen técnico que corresponda, la fecha de visita, nombre y firma del responsable de la verificación física de los bienes. Se anotará la fecha de concluya el desalojo, nombre y firma del responsable de la misma. La fecha en que se recibe en almacén, nombre y firma del responsable del almacén. La fecha en que se recibe en el área de sistematización, nombre y firma de la persona que recibe. La fecha en que se recibe en la Subdirección de Proveeduría, nombre y firma de quien recibe.

NOTA: EN CASO DE ROBO, EXTRAVÍO O ACCIDENTE, NO LLENAR LOS APARTADOS 15 AL 19, 26 AL 29 Y 32 AL 35.

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Enajenación de Bienes Muebles por invitación a cuando menos tres personas NOMBRE DEL FORMATO: Determinación del precio mínimo de vehículos

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Enajenación de Bienes Muebles por invitación a cuando menos tres personas INSTRUCTIVO DE LLENADO: Determinación del precio mínimo de vehículos

ESPACIO

No.

Datos del vehículo

Folio, número, fecha, económico y R.F.A.

1

número

2

DESCRIPCIÓN La descripción del vehículo, marca y línea, modelo, tipo, no. de motor, no. de serie, placas, nombre de la Unidad administrativa en la que se encontraba resguardado el vehículo y la ubicación física de la unidad vehicular. El folio y número deberá anotarse el consecutivo que la Dirección de Servicios de Control de Bienes Muebles lleva para el control interno de estos documentos, la fecha del llenado del formato, el número económico del vehículo en la CONADE, y el número del Registro Federal de Automóviles. La calificación real de cada uno de los sistemas que integra la unidad: carrocería, motor, suspensión, e interiores en cada uno de los componentes desglosados. La calificación máxima que se le puede dar al sistema de carrocería será de 35.0.

Verificación física

3

Ejemplo: (Aletas 0.5) + (biseles 0.0, obs. rotos) + (cajuela 2.0) + (calaveras 1.0) + (cofre 2.0) + (cristales puertas 1.5, obs. uno esta estrellado) + (defensas 3.0) + (espejos laterales 0.0) + (faros cuartos 0.3) + (faros unidades 0.7) + (limpiadores 2.0) + (manijas exteriores 1.0) + (medallón 3.0) + (molduras 0.0, obs. no tiene) + (parabrisas 3.0) + (parrillas 2.0) + (puertas 4.0) + (salpicaduras 4.0) + (tapón de gasolina 0.2) + (tapones de ruedas 0.4, obs. solo tiene dos) + (toldo 2.0 =carrocería 32.6. Ejemplo: La calificación máxima de la parrilla es de 2.0, pero en caso de estar estrellada la real sería de 1.5 y de no tenerla 0.0. Observaciones para cada parte de los sistemas.

Observaciones generales

4

Ejemplo: Biseles-rotos, suma del total de cada uno de los sistemas y obtención del factor de vida útil.

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Enajenación de Bienes Muebles por invitación a cuando menos tres personas INSTRUCTIVO DE LLENADO: Determinación del precio mínimo de vehículos

ESPACIO

No.

Observaciones generales

DESCRIPCIÓN Ejemplo: Observaciones considerando todos los renglones: Anotar si la unidad cuenta con equipo adicional no contemplado en el formato, en caso de que se trate de vehículos equipados se deberá tomar como base para el cálculo del precio mínimo del avalúo, el que aparece para este tipo de unidades en la guía EBC, o en su caso, considerar el reaprovechamiento de estas partes en otras unidades. El cálculo para el precio mínimo del avalúo: Formula: Precio de Venta (EBC) + Precio de Compra (EBC) X Factor de Vida Útil = Precio Mínimo Avalúo

Cálculo precio mínimo de avalúo

5

Precio mínimo de avalúo

6

Responsable de la verificación física

7

Nombre, cargo y firma del servidor público que realizó la verificación física.

Responsable del cálculo

8

Nombre, cargo y firma del servidor público que realiza el cálculo del precio mínimo del avalúo.

Encargado del área

9

Nombre, cargo y encargado del área.

El precio mínimo de avalúo con letra.

firma

del

servidor

público

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE

ENAJENACION DE BIENES MUEBLES POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS Departamento de Almacenes e Inventarios

Departamento de Adquisiciones

Subdirección Financiera

Dirección de Finanzas

1. Envía proyecto de bases al Departamento de Adquisiciones.

2. Elabora las invitaciones correspondientes.

8. Recibe el pago correspondiente de la enajenación ( venta )

12. Envía reporte de baja a la Dirección de Servicios.

3. Recibe las ofertas de los licitantes o concursantes.

9. Realiza la entrega de los bienes y elabora acta administrativa correspondiente.

10. Remite el expediente de los bienes enajenados a la Dirección de Finanzas para su baja de los registros contables.

4. Registra el número de licitantes o concursantes.

5. Recibe las propuestas en sobres cerrados de los concursantes.

6. Realiza el acto de apertura y análisis cuantitativo, así como elaboración de acta correspondiente. 11. Envía reporte de baja al Órgano Interno de Control. 7. Realiza el análisis cualitativo y acta de fallo correspondiente.

13. Realiza la baja de los registros del activo fijo.

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE

PROCEDIMIENTO 7.8 ENAJENACION DE BIENES MUEBLES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA

OBJETIVO Realizar en forma oportuna y con calidad la disposición final, (baja definitiva) de los bienes muebles que por su estado físico o nivel de uso ya no sean de utilidad para la CONADE, vigilando la aplicación estricta de las disposiciones jurídicas y administrativas aplicables en materia de los bienes muebles para su enajenación correspondiente. ALCANCE Aplicable en CONADE. PROCESO Control de inventarios y aseguramiento.

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Enajenación de Bienes Muebles por Adjudicación Directa

Responsable Departamento Almacenes e Inventarios

No.

Elabora y envía invitación 1 2

Subdirección Financiera

3 4

Departamento Almacenes e Inventarios

Actividad

5 6

7 Dirección de Finanzas

8

Departamento de Almacenes e Inventarios

9

Recibe la propuesta Recibe pago correspondiente Emite recibo de pago correspondiente Entrega de bienes y elabora acta administrativa Remite copia del expediente de los bienes enajenados a la Dirección de Finanzas para su baja de los registros contables Remite copia del expediente al Órgano Interno de Control. Envía reporte de baja a la Dirección de Servicios Realiza la baja de los registros del activo fijo.

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Enajenación de Bienes Muebles por Adjudicación Directa NOMBRE DEL FORMATO: Solicitud de Dictaminación de Inutilidad

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Enajenación de Bienes Muebles por Adjudicación Directa INSTRUCTIVO DE LLENADO: Formato de Solicitud de Dictaminación de Inutilidad

En los apartados correspondientes en la forma se anotarán los siguientes datos por las unidades administrativas.

No.

DESCRIPCIÓN

1

El nombre del área administrativa que solicita la baja.

2

La clave del centro de trabajo correspondiente.

3

El domicilio donde se ubica físicamente los bienes.

4

El nombre del responsable del área solicitante

5

La firma del responsable del área solicitante

6

El número del oficio con que el área administrativa solicita la baja.

7

Día, mes y año del oficio de solicitud.

8

La causa de la baja de los bienes muebles (inutilidad, inaplicación, robo, extravío o destrucción), según sea el caso.

9

El nùmero de la hoja y total de hojas.

10

En forma progresiva, el número que corresponda al bien o bienes.

11

Número de control de inventario que tiene asignado cada bien o grupo de bienes.

12

La cantidad de bienes relacionados en renglón.

13

El nombre, características y especificaciones de los bienes que están dados de baja.

14

Él valor de cada bien o grupo de bienes relacionados.

33

Anotar la fecha en que entrega los bienes, nombre y firma de responsable de la entrega de los bienes por parte del área administrativa.

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Enajenación de Bienes Muebles por Adjudicación Directa INSTRUCTIVO DE LLENADO: Formato de Solicitud de Dictaminación de Inutilidad

Los siguientes datos serán llenados por el Departamento de Almacenes e Inventarios. No.

DESCRIPCIÓN

15

Describir el resultado de la verificación física y funcional de los bienes (aprovechable, habitable o desecho), según sea su caso.

16

Marcar con una X los bienes que fueron entregados.

17

Marcar con una X los bienes que no fueron entregados.

18

Marcar con una X los bienes que fueron recibidos en el almacén.

19

Marcar con una X los bienes que no fueron recibidos en el almacén.

20

Marcar con una X los bienes capturados en el Sistema de inventarios de Bienes Instrumentales.

21

Marcar con una X los bienes que no fueron capturados en el SIBI.

22 23

Número y fecha de la comunicación interna de envío de resultados a la Subdirección de Proveeduría. Número y fecha de oficio de envío de resultados de la afectación a la Unidad Responsable que solicitó la baja.

24

La cantidad total de bienes.

25

La suma total del valor de los bienes.

26

La cantidad total de bienes desalojados.

27

La cantidad total de bienes no desalojados.

28

La cantidad total de bienes recibidos en el almacén.

29

La cantidad total de bienes no recibidos en el almacén.

30

La cantidad total de bienes capturados en el SIBI.

31

La cantidad total de bienes no capturados en el SIBI.

32 34 35 36 37

El número de dictamen técnico que corresponda, la fecha de visita, nombre y firma del responsable de la verificación física de los bienes. Se anotará la fecha de concluya el desalojo, nombre y firma del responsable de la misma. La fecha en que se recibe en almacén, nombre y firma del responsable del almacén. La fecha en que se recibe en el área de sistematización, nombre y firma de la persona que recibe. La fecha en que se recibe en la Subdirección de Proveeduría, nombre y firma de quien recibe.

NOTA: EN CASO DE ROBO, EXTRAVÍO O ACCIDENTE, NO LLENAR LOS APARTADOS 15 AL 19, 26 AL 29 Y 32 AL 35.

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Enajenación de Bienes Muebles por Adjudicación Directa NOMBRE DEL FORMATO: Determinación del precio mínimo de vehículos

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Enajenación de Bienes Muebles por Adjudicación Directa INSTRUCTIVO DE LLENADO: Determinación del precio mínimo de vehículos

ESPACIO

No.

Datos del vehículo

Folio, número, fecha, económico y R.F.A.

1

número

2

DESCRIPCIÓN La descripción del vehículo, marca y línea, modelo, tipo, no. de motor, no. de serie, placas, nombre de la Unidad administrativa en la que se encontraba resguardado el vehículo y la ubicación física de la unidad vehicular. El folio y número deberá anotarse el consecutivo que la Dirección de Servicios de Control de Bienes Muebles lleva para el control interno de estos documentos, la fecha del llenado del formato, el número económico del vehículo en la CONADE, y el número del Registro Federal de Automóviles. La calificación real de cada uno de los sistemas que integra la unidad: carrocería, motor, suspensión, e interiores en cada uno de los componentes desglosados. La calificación máxima que se le puede dar al sistema de carrocería será de 35.0.

Verificación física

3

Ejemplo: (Aletas 0.5) + (biseles 0.0, obs. rotos) + (cajuela 2.0) + (calaveras 1.0) + (cofre 2.0) + (cristales puertas 1.5, obs. uno esta estrellado) + (defensas 3.0) + (espejos laterales 0.0) + (faros cuartos 0.3) + (faros unidades 0.7) + (limpiadores 2.0) + (manijas exteriores 1.0) + (medallón 3.0) + (molduras 0.0, obs. no tiene) + (parabrisas 3.0) + (parrillas 2.0) + (puertas 4.0) + (salpicaduras 4.0) + (tapón de gasolina 0.2) + (tapones de ruedas 0.4, obs. solo tiene dos) + (toldo 2.0 =carrocería 32.6. Ejemplo: La calificación máxima de la parrilla es de 2.0, pero en caso de estar estrellada la real sería de 1.5 y de no tenerla 0.0. Observaciones para cada parte de los sistemas.

Observaciones generales

4

Ejemplo: Biseles-rotos, suma del total de cada uno de los sistemas y obtención del factor de vida útil.

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Enajenación de Bienes Muebles por Adjudicación Directa INSTRUCTIVO DE LLENADO: Determinación del precio mínimo de vehículos

ESPACIO

No.

Observaciones generales

DESCRIPCIÓN Ejemplo: Observaciones considerando todos los renglones: Anotar si la unidad cuenta con equipo adicional no contemplado en el formato, en caso de que se trate de vehículos equipados se deberá tomar como base para el cálculo del precio mínimo del avalúo, el que aparece para este tipo de unidades en la guía EBC, o en su caso, considerar el reaprovechamiento de estas partes en otras unidades. El cálculo para el precio mínimo del avalúo: Formula: Precio de Venta (EBC) + Precio de Compra (EBC) X Factor de Vida Útil = Precio Mínimo Avalúo

Cálculo precio mínimo de avalúo

5

Precio mínimo de avalúo

6

Responsable de la verificación física

7

Nombre, cargo y firma del servidor público que realizó la verificación física.

Responsable del cálculo

8

Nombre, cargo y firma del servidor público que realiza el cálculo del precio mínimo del avalúo.

Encargado del área

9

Nombre, cargo y encargado del área.

El precio mínimo de avalúo con letra.

firma

del

servidor

público

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ENAJENACION DE BIENES MUEBLES POR ADJUDICACION DIRECTA Unidades Departamento de Almacenes e Inventarios

Subdirección Financiera

Dirección de Finanzas

1. Elabora y envía invitación.

3. Recibe pago correspondiente.

8. Envía reporte de baja a la Dirección de Servicios.

2. Recibe la propuesta

4. Emite recibo de pago correspondiente.

5. Entrega de bienes y elabora acta administrativa.

6. Remite copia del expediente de los bienes enajenados a la Dirección de Finanzas para su baja de los registros contables.

7. Remite copia del expediente al Órgano Interno de Control.

9. Realiza la baja de los registros del activo fijo.

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PROCEDIMIENTO 7.9 DONACIÓN DE BIENES MUEBLES PROPIEDAD DE LA CONADE

OBJETIVO Lleva a cabo las acciones necesarias en tiempo y forma para la disposición final (baja definitiva) en la modalidad de “Donación” de aquellos bienes muebles propiedad de la CONADE que por su estado físico o nivel de uso ya no son de utilidad a la Dependencia, vigilando la aplicación estricta de las disposiciones jurídicas y administrativas aplicables en materia de los bienes muebles. ALCANCE Aplicable en la CONADE. PROCESO Administración de Almacenes y Control de Bienes Muebles.

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Donación de Bienes Muebles Propiedad de la CONADE

El Comité de Bienes Muebles tiene una de sus funciones es la autorización de donación de bienes cuyo valor no exceda del equivalente a quinientos días de salario mínimo general vigente en el Distrito Federal, Fundamento Ley General de Bienes Nacionales Artículo 141 fracción VII, Por lo que el Departamento de Almacenes e Inventarios se compromete a cumplir cabalmente con la normatividad establecida para realizar las donaciones de bienes muebles.

No.

Responsable Subdirección General Administración

de 1

Dirección de Servicios 2

3 4 5 Departamento de Almacenes e Inventarios Coordinación de Normatividad y Asuntos Jurídicos Dirección de Servicios

6 7

Recibe de terceros la solicitud de donación de bienes muebles. Recibe de la Subdirección General de Administración, las solicitudes de donación de bienes muebles de terceros y los remite al Departamento de Almacenes e Inventarios. Lleva al comité de bienes muebles las solicitudes de donación para su autorización. Solicita la documentación legal a la interesada para la elaboración del convenio correspondiente. Solicita mediante oficio la elaboración del instrumento jurídico a la Coordinación de Normatividad y Asuntos Jurídicos. Elabora la relación de los bienes a donar. Elabora el documento respectivo y lo regresa a la Dirección de Servicios.

10

Recaba las firmas correspondientes y remite un ejemplar en original a la Coordinación de Normatividad y Asuntos Jurídicos. Proporciona un original del documento a la donataria. Entrega los bienes mediante Acta de EntregaRecepción.

11

Remite copia del expediente al Órgano Interno de Control.

8 9

12 Departamento de Almacenes e Inventarios

Actividad

13

Remite copia del convenio de donación a la Dirección de Finanzas para dar de baja de la contabilidad. Realiza la baja de los bienes del registro de activo fijo.

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DONACIÓN DE BIENES MUEBLES PROPIEDAD DE LA CONADE

Subdirección General de Administración

Dirección de Servicios

Departamento de Almacenes e Inventarios

Coordinación de Normatividad y Asuntos Jurídicos

1. Recibe de terceros la solicitud de donación de bienes muebles.

2. Recibe de la Subdirección General de Administración, las solicitudes de donación de bienes muebles de terceros y los remite al Departamento de Almacenes e Inventarios.

6. Elabora la relación de los bienes a donar.

7. Elabora el documento respectivo y lo regresa a la Dirección de Servicios.

3. Lleva al comité de bienes muebles la solicitudes de donación para su autorización.

4. Solicita la documentación legal a la interesada para la elaboración del convenio correspondiente.

5. Solicita mediante oficio la elaboración del instrumento Jurídico a la Coordinación de Normatividad y Asuntos Jurídicos.

8. Recaba las firmas correspondientes y remite un ejemplar en original a la Coordinación de Normatividad y Asuntos Jurídicos.

9. Proporciona un original del documento a la donataria.

10. Entrega los bienes mediante Acta de Entrega Recepción

11. Remite copia del expediente al Órgano Interno de Control. 12. Remite copia del convenio de donación a la Dirección de Finanzas para dar de baja de la contabilidad.

13. Realiza la baja de los bienes del registro de activo fijo.

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PROCEDIMIENTO 7.10 RECEPCION DE DONATIVOS DE BIENES MUEBLES (QUE RECIBE LA CONADE)

OBJETIVO Asegurar la correcta recepción y asignación de bienes que recibe la CONADE a nivel general, con sujeción a las disposiciones jurídicas y administrativas aplicables.

ALCANCE Aplicable en la CONADE PROCESO Administración de Almacenes y Control de Bienes Muebles.

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción de Donativos de Bienes Muebles (Que recibe la CONADE)

Responsable

No.

´ Actividad

1

Elaboran acta de entrega recepción de bienes muebles instrumentales y de consumo.

2

Recibe solicitud del área para elaborar contrato de donación.

Unidades Administrativas Dirección de Servicios

3 4 5 Coordinación de Normatividad y Asuntos Jurídicos

Recibe documentación legal Solicita a la Coordinación de Normatividad y Asuntos Jurídicos la elaboración del contrato de donación.

6

Elabora contrato de donación respectivo y envía a la Dirección de Servicios.

7

Recibe el contrato de donación y recaba las firmas correspondientes.

8

Remite un ejemplar original a la Coordinación de Normatividad y Asuntos Jurídicos.

Dirección de Servicios

9 Departamento de Almacenes e Inventarios

Elabora memorando al área solicitante solicitando documentación legal para la elaboración del contrato de donación.

Remite copia del contrato de donación a la Dirección de Finanzas para los trámites correspondientes.

10

Registra los bienes instrumentales en el sistema de activo fijo.

11

Emite el resguardo correspondiente de los bienes donados.

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RECEPCION DE DONATIVOS DE BIENES MUEBLES QUE RECIBE LA CONADE

Unidades Administrativas

Dirección de Servicios

1. Elabora Acta de Entrega Recepción de bienes muebles instrumentales y de consumo.

2. Recibe solicitud del área para elaborar contrato de donación.

3. Elabora memorando al área solicitante solicitando documentación legal para la elaboración del contrato de donación.

4. Recibe documentación legal.

5. Solicita a la Coordinación de Normatividad y Asuntos Jurídicos la elaboración del control de donación.

7. Recibe el contrato de donación y recaba las firmas correspondientes.

8.Remite un ejemplar original a la Coordinación de Normatividad y Asuntos Jurídicos.

9. Remite copia del contrato de donación a la Dirección de Finanzas para los trámites correspondientes.

Coordinación de Normatividad y Asuntos Jurídicos

6. Elabora contrato de donación respectivo y envía a la Dirección de Servicios.

Departamento de Almacenes e Inventarios

10. Registra los bienes instrumentales en el sistema de activo fijo.

11. Emite el resguardo correspondiente de los bienes donados.

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PROCEDIMIENTO 7.11 BAJA DE BIENES DE CONSUMO POR DESTRUCCIÓN

OBJETIVO Asegurar la correcta recepción y asignación de bienes que recibe la CONADE a nivel general, con sujeción a las disposiciones jurídicas y administrativas aplicables.

ALCANCE Aplicable en la CONADE PROCESO Administración de Almacenes y Control de Bienes Muebles.

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DEL ALMACÉN DE LA COMISION NACIONAL DE CULTURA FÍSICA Y DEPORTE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Baja de Bienes de Consumo por Destrucción

Responsable Departamento de Almacenes e Inventarios

No.

1 2

Subdirección de Proveeduría

Dirección de Servicios

Comité de Bienes Muebles

Actividad Elabora relación de bienes de consumo (caducados que ya no son útiles para ninguna Unidad Administrativa CONADE) Elabora solicitud de dictaminación de inutilidad.

3

Revisa la relación de los bienes de consumo para su destrucción.

4

Autoriza la relación de los bienes de consumo para su destrucción.

5

Somete al Comité de Bienes Muebles la relación de bienes de consumo para su destrucción.

6

Autoriza el dictamen de inutilidad destrucción de los bienes de consumo.

Dirección de Servicios 7

8

9

Departamento de Almacenes e Inventarios 10

para

su

Elabora oficio al Órgano Interno de Control y la Coordinación de Normatividad y Asuntos Jurídicos para que realicen la inspección física de los bienes de consumo autorizados por el Comité de Bienes Muebles para su destrucción. Pedirá asesoría a la Secretaría del Medio Ambiente del Distrito Federal para no incurrir en ninguna falta ambiental. Elabora oficio al Órgano Interno de Control, la Coordinación de Normatividad y Asuntos Jurídicos y a la Dirección de Finanzas, solicitando la participación para supervisar la destrucción de los bienes de consumo autorizados por el Comité de Bienes Muebles. Elabora acta circunstanciada de hechos para dejar evidencia de la destrucción de los bienes de consumo autorizados para ese fin, firmándola todas las áreas involucradas. Remite copia de acta y relación de bienes de consumo que fueron destruidos a la Dirección de Finanzas.

11

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Dirección de Finanzas 12

Recibe la copia del acta y relación de bienes de consumo que fueron autorizados para su destrucción, y realiza la baja de los registros contables.

13

Informa al Órgano Interno procedimiento realizado.

14

Remite copia de la baja de los registros contables de los bienes de consumo que fueron destruidos.

15

Elabora la baja definitiva en el Sistema de Inventarios de los bienes de consumo que fueron destruidos.

Departamento de Almacenes e Inventarios

de

Control

del

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BAJA DE BIENES DE CONSUMO POR DESTRUCCIÓN

Departamento de Almacenes e Inventarios

Subdirección de Proveeduría

1. Elabora Relación de bienes de consumo (caducados que ya no son útiles para ninguna Unidad Administrativa de la CONADE).

3. Revisa la relación de los bienes de consumo para su destrucción.

2.Elabora solicitud de dictaminación de inutilidad.

10. Elabora acta circunstanciada de hechos para dejar evidencia de la destrucción de los bienes de consumo autorizados para ese fin, firmándola todas las áreas involucradas.

11. Remite copia de acta y relación de bienes de consumo que fueron destruidos a la Dirección de Finanzas.

Dirección de Servicios

4. Autoriza la relación de los bienes de consumo para su destrucción.

5. Somete al Comité de Bienes Muebles la relación de bienes de consumo para su destrucción.

7. Elabora oficio al Órgano Interno de Control y la Coordinación de Normatividad y Asuntos Jurídicos para que realicen la inspección física de los bienes de consumo autorizados por el Comité de Bienes Muebles para su destrucción.

8. Pedirá asesoría a la Secretaría del Medio Ambiente del Distrito Federal para no incurrir en ninguna falta ambiental.

9. Elabora oficio al Órgano Interno de Control, la Coordinación de Normatividad y Asuntos Jurídicos y a la Dirección de Finanzas, solicitando la participación para supervisar la destrucción de los bienes de consumo autorizados por el Comité de Bienes Muebles.

15. Elabora la baja definitiva en el Sistema de Inventarios de los bienes de consumo que fueron destruídos.

Comité de Bienes Muebles

6. Autoriza el dictamen de inutilidad para su destrucción de los bienes de consumo.

Dirección de Finanzas

12. recibe la copia del acta y relación de bienes de consumo que fueron autorizados para su destrucción y realiza la baja de los registros contables.

13. Informa al Órgano Interno de Control del procedimiento realizado.

14. Remite copia de la baja de los registros contables de los bienes de consumo que fueron destruidos.

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PROCEDIMIENTO 7.12 PARA DETERMINAR BIENES DE CONSUMO DE NULO MOVIMIENTO El responsable del almacén, deberá reportar a su jefe inmediato y a la Subdirección de Proveeduría, de forma mensual la rotación de inventarios a efecto de detectar aquellos bienes de lento o nulo movimiento y determinar las acciones correctivas necesarias. El responsable del almacén, concentrará en un listado los materiales de consumo de lento o nulo movimiento que se encuentren en buen estado y lo difundirá a las unidades administrativas a efecto de lograr su utilización. Las áreas solicitantes deberán aceptar (de ser el caso), se les suministre papelería y bienes de consumo similares a los solicitados a fin de desplazar los de lento o nulo movimiento que hay en el almacén, con ello dar cumplimiento a Programa de reducción del gasto por el periodo 2010-2012. Al final del ejercicio fiscal, el área del almacén deberá realizar un análisis de los movimientos y existencias de los bienes de consumo para, con base en ello determinar aquellos que registren un lento movimiento, así como los que presenten caducidad obsolescencia, a fin de proceder a su baja de los bienes de consumo.

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PROCEDIMIENTO “N U L O M O V I M I E N T O” (DS-SDP-DAI-01)

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

ELABORO

---------------------------------------------------Jefe del Departamento de Almacén

REVISO

-------------------------------------------Subdirector de Proveeduría

Autorizó

-------------------------------------Director de Servicios

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PROCEDIMIENTO 7.13 INVENTARIO DE ARCHIVO

OBJETIVO Llevar a cabo el procedimiento de levantamiento de archivo en la CONADE.

ALCANCE Aplicable en la CONADE PROCESO Inventario de Archivo.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Levantamiento de Inventario de Archivo

Responsable Unidades Administrativas

No. 1

Subdirección de Proveeduría 2 Departamento de Almacenes e Inventarios 3

Archivo de Concentración 4

5

6 7 8 9

10

11 12

Actividad Solicitan a la Dirección de Servicios consultar los archivos en custodia en archivo de concentración. La Dirección de Servicios da instrucciones al Jefe del Departamento de Almacenes e Inventarios para atender telefónicamente o físicamente las consultas en custodia el archivo de concentración. Revisa y registra las cajas que entren al archivo de concentración para su custodia, las cuales deben de venir requisitadas con cédula de identificación, inventario, por expediente bien relacionados de lo contrario no se aceptarán. Checar que cumplan con las normas establecidas por el archivo de concentración. Deberán cumplir con los siguientes requisitos: caja tamaño oficio, el expediente debe ser integrado con folders cocidos, sin grapas, clips, broches baco, con grosor no mas de 3 cms, foliados y carátula en el expediente. Cuando las Unidades Administrativas deseen consultar sus archivos en custodia deberán llenar un vale de préstamo por un máximo de 30 días. Asigna un espacio topográfico a cada área. Revisará el control de vigencia. Solicitará por oficio a la Unidad Administrativa la autorización de baja. Elabora el concentrado del inventario, completa la ficha de prevaloración, se envía oficio de solicitud de valoración al Archivo General de la Nación, recibe solicitud de autorización de baja, emite el dictamen. Recibe el dictamen de valoración, procede a la baja informa a la Unidad Administrativa responsable, procede la transferencia secundaria. Envía oficio al archivo Histórico con su documentación relacionada para su destino final.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Levantamiento de Inventario de Archivo NOMBRE DEL FORMATO: Inventario de Archivo

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Levantamiento de Inventario de Archivo INSTRUCTIVO DE LLENADO: Inventario de Archivo

En los apartados correspondientes en la forma se anotarán los siguientes datos por las unidades administrativas. No. 1 2 3

4

5

DESCRIPCIÓN Se anotará el nombre de la dependencia en la cual se encuentra la Unidad productora de la documentación. En este renglón se anotará el nombre de la Unidad productora de la documentación. Se hará una breve descripción de la serie documental o tipología de la misma (administrativa, contable, expediente de persona, etc.) por transferir o de la cual se solicita su baja definitiva. En este espacio se marcará por medio de (X), si se trata de transferencia primaria (documentación para guardar precaucional en el Archivo de Concentración de la CONADE). En este espacio se anotará por medio de (X) si se trata de transferencia secundaria (esto se realizará exclusivamente entre el Archivo de Concentración y el Archivo Histórico).

6

En este espacio se señalará por medio de (X) si se trata de baja definitiva (documentación obsoleta).

7

Se asentará el número consecutivo de folio ya sea con foleador, mecagraficamente o con bolígrafo.

8 9 10 11 12

13

14

15

En este espacio se anotará el número de transferencia y el año. Se asentará el número de remesa que le corresponda de acuerdo al año. Cuando se trata de transferencia primaria, se anotará el número en forma consecutiva en cada una de las cajas. Se anotará el número de expedientes que contiene cada una de las cajas. Se escribirá el título (en forma breve pero bien detallada) de cada uno de los expedientes que contiene la caja. Se anotará el número de clasificación que identifique a la Unidad Administrativa de donde procede la documentación por el último número progresivo de todos y cada uno de los expedientes por transferir. Se asentará la fecha de inicio y conclusión o último trámite del expediente, o en su defecto el periodo que abarca la documentación propuesta para transferir o para baja definitiva. Este espacio queda en blanco ya que el Archivo de Concentración anotará la ubicación en donde se colocará la documentación dentro del acervo.

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No. 16

17 18 19 20

DESCRIPCIÓN Se anotará el periodo estipulado por la tabla de transferencias y caducidades para la conservación de los expedientes enviados al archivo de concentración para su conservación. Este renglón se ocupará para asentar datos importantes, tales como: motivo de terminación del expediente, original o copia y otras cuestiones que a juicio de los peticionarios se consideren relevantes. De cuantas fojas aproximadamente consta el inventario. Cantidad total de expedientes en este inventario. Cantidad total de cajas.

21

Anotar el peso aproximado en kilogramos de la documentación por dar de baja definitiva.

22

Se anotará la fecha en que se realizará – recepción de la documentación por transferir, en caso de baja.

23 24 25

Nombre y firma de quien formuló el inventario. Nombre y firma del responsable que revisa el inventario. Nombre y firma del responsable que da el Vo. Bo. Por parte de quien envía la documentación por transferir o por dar de baja, así como el sello de la Unidad que envía al Archivo de Concentración.

26

Nombre y firma de la persona que entrega al Archivo de Concentración la documentación por transferir.

27

Nombre y firma de la persona que recibe la documentación por parte del Archivo de Concentración.

28

Nombre y firma del Jefe de Departamento de Almacenes e Inventarios, así como rúbrica del encargado del Archivo de Concentración.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Levantamiento de Inventario de Archivo NOMBRE DEL FORMATO: Cédula Identificadora

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Levantamiento de Inventario de Archivo INSTRUCTIVO DE LLENADO: Cédula Identificadora

En los apartados correspondientes en la forma se anotarán los siguientes datos por las unidades administrativas.

No. 1 2 3 4 5 6 7 8

DESCRIPCIÓN Nombre completo del Área Administrativa de la documentación transferida. Nombre de la serie documental transferida. Día, mes y año en que se llevó a cabo la transferencia de los expedientes al Archivo de Concentración. El año en que vence el plazo de guarda precaucional de la documentación. Número consecutivo que corresponde a la caja y el número total de ellas. Registro de identificación. (Renglón utilizado por el Archivo de Concentración). El número total de expedientes que contenga la caja. Código de instalación. (Renglón utilizado por el Archivo de Concentración).

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Levantamiento de Inventario de Archivo NOMBRE DEL FORMATO: Vale de Préstamo

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Levantamiento de Inventario de Archivo INSTRUCTIVO DE LLENADO: Vale de Préstamo

En los apartados correspondientes en la forma se anotarán los siguientes datos por las unidades administrativas.

No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

DESCRIPCIÓN Nombre completo del Área Administrativa que solicita expedientes en préstamo que se encuentran en custodia del archivo de concentración. Nombre completo de la persona que se responsabilizará del expediente en préstamo. Número de expediente y descripción breve de su contenido. Número total de fojas que integra el expediente solicitado. Código de instalación. (Renglón utilizado por el archivo de concentración). Número de transferencia. Número de caja que contiene el expediente solicitado. Día, mes y año del expediente por el Área Administrativa. Día, mes y año de la devolución del expediente por el Área Administrativa. Registrar, nombre y firma del responsable del Archivo de Concentración. Registrar nombre y firma del empleado público del Área Administrativa que recibe el expediente en préstamo.

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LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE ARCHIVO

Unidades Administrativas

Subdirección de Proveeduría

Departamento de Almacenes e Inventarios

Archivo de Concentración

1. Solicitan a la Dirección de Servicios, consultar los archivos en custodia en archivo de concentración.

2. La Dirección de Servicios da instrucciones al Jefe de Departamento de Almacenes e Inventarios para atender telefónicamente o físicamente las consultas en custodia el archivo de concentración.

3. Revisa y registra las cajas que entren al archivo de concentración para su custodia, las cuales deben de venir requisitadas con cédula de identificación, inventario por expediente bien relacionados de lo contrario no se aceptarán.

4.Checar que cumplan con las normas establecidas por el archivo de concentración 5. Deberán cumplir con los siguientes requisitos: caja tamaño oficio, el expediente debe ser integrado con folders cocidos, sin grapas, clips, broches baco, con grosor no mas de 3 cm, foliados y carátula en el expediente. 6. Cuando las Unidades Administrativas deseen consultar los archivos en custodia deberán llenar un vale de préstamo por un máximo de 30 días.

7. Asigna un espacio topográfico a cada área.

8. Revisará el control de vigencia.

9. Solicitará por oficio a la Unidad Administrativa la autorización de baja. 10. Elabora el concentrado del inventario, completa la ficha de prevaloración, se envía oficio de solicitud de valoración al Archivo General de la Nación, recibe solicitud de autorización de baja, emite el dictamen. 11. Recibe el dictamen de valoración, procede a la baja, informa a la Unidad Administrativa responsable, procede la transferencia secundaria. 12. Envía oficio al archivo histórico con su documentación relacionada para su destino final.