CORPORACIÓN MUNICIPAL DE PUENTE ALTO Contraloría Interna - Unidad de Control Interno

INFORME AUDITORÍA EGRESOS Y EJECUCIÓN DEL GASTO PROGRAMA INTEGRACIÓN ESCOLAR 1er SEMESTRE AÑO 2014

Puente Alto, diciembre 2014

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Índice Resumen Ejecutivo……………………………………………………………..

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INFORME DE AUDITORÍA EGRESOS Y EJECUCIÓN DEL GASTO PROGRAMA INTEGRACIÓN ESCOLAR I.

Marco Legal…………….……………………………………………………….

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II.

Objetivo y alcance del trabajo realizado……………………………………

5

III. Metodología utilizada…………………………………………………………

5

IV.

Del Proceso de Obtención de la Muestra…………………………………...

6

IV.1. Estadística General del Proceso…………..……………………………

8

V.

Resultados y Observaciones…………………………………………………….

8

V.1. Cuadro Comparativo del Cumplimiento……………………………….

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V.2. De los Egresos Observados………………………………………………

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V.3. Verificación del proceso que genera el egreso…………………………

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Limitaciones……………………………………………………………………..

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VII. Hallazgos………………………………………….……………………………..

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VIII. Conclusiones………………………………………….…………………………

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IX.

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VI.

Recomendaciones…….…………………………………………………………

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Resumen Ejecutivo El presente informe tiene por objetivo entregar los resultados de la auditoría efectuada a los egresos y ejecución del gasto del Programa de Integración Escolar (PIE) para el periodo comprendido entre el 01 de enero y 30 de junio del año 2014. Su alcance abarca la revisión de los documentos de respaldo, para verificar el cabal cumplimiento de los procedimientos establecidos en la Corporación Municipal de Puente Alto (CMPA), para este tipo de compromisos institucionales, enmarcados en su Manual de Compras de Bienes y Contratación de Suministros y Servicios. El proceso de auditoría se efectuó sin la utilización de alguna técnica estadística para determinar una muestra, porque el tamaño a examinar es de una cuantía apta para auditar el 100% del universo, de acuerdo a la información extraída del sistema ERP Manager, consignada en el primer semestre del periodo 2014. Se emitieron 32 egresos cargados al Programa de Integración Escolar. Del total de 32 egresos extraídos del sistema Manager, la documentación de 29 de ellos (90,63% del total), fue entregada por el Departamento de Contabilidad. Los 3 egresos faltantes, no fueron entregados por el Departamento de Contabilidad para su auditoría, correspondiendo a un 9,38% del total del universo. Se recibe una confirmación del Jefe de Contabilidad, respaldando el hecho de no poder entregar la documentación de los egresos, debido a que no fueron hallados en los archivos del Departamento. Finalmente se presenta en detalle la investigación, los resultados, las observaciones, las conclusiones y las recomendaciones que se estiman pertinentes.

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CORPORACIÓN MUNICIPAL DE PUENTE ALTO Contraloría Interna - Unidad de Control Interno INFORME DE AUDITORÍA DE LOS EGRESOS Y EJECUCION DEL GASTO PROGRAMA INTEGRACIÓN ESCOLAR CORRESPONDIENTE AL AÑO 2013.

I. Marco Legal



Competencia y razones de la auditoría

De acuerdo al Plan de Auditoría, Definido para la Unidad de Control Interno de la Corporación Municipal de Puente Alto y dando cumplimiento al Artículo 29, letra a) de la Ley Nº 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades y sus modificaciones, se hace entrega del informe de auditoría de egresos y ejecución del gasto del Programa de Integración Escolar (PIE), es decir, del ejercicio realizado con cargo al presupuesto del Plan Anual de Desarrollo Educativo Corporativo 2014. 

Marco Regulatorio

- Ley Nº 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, Art. 133 sobre la fiscalización de las Corporaciones en que el Municipio tenga participación. - Ley Nº10.336 de Organización y atribuciones de la Contraloría General de la República, Art.25: “La Contraloría General de la República fiscalizará la correcta inversión de los fondos públicos que cualquier persona o institución de carácter privado perciban por leyes permanentes a título de subvención o aporte del Estado para una finalidad específica y determinada. Esta fiscalización tendrá solamente por objeto establecer si se ha dado cumplimiento a dicha finalidad. - DFL N°1-3063/1980 del Ministerio del Interior - Ley Nº20.422, febrero 2010. sustitutiva de la Ley Nº19.284 de 1994, establece normas sobre igualdad de oportunidades e inclusión social de personas con discapacidad. - Ley Nº20.201 del 2007, modifica el DFL Nº2 de 1998, de Educación sobre Subvenciones de Establecimiento y otros cuerpos legales.

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CORPORACIÓN MUNICIPAL DE PUENTE ALTO Contraloría Interna - Unidad de Control Interno II. Objetivos y alcance del trabajo desarrollado La auditoría tuvo por finalidad revisar la documentación de respaldo para verificar su veracidad, fidelidad y autenticidad, su consecuente registro y la correcta percepción y aplicación de los recursos involucrados, que sustenta los gastos incurridos, de acuerdo con la normativa vigente, para el periodo comprendido entre el 01 de enero y el 30 de junio 2014.

III. Metodología utilizada La auditoría se desarrolló de conformidad con los principios, normas y procedimientos de control aprobados por la Corporación Municipal de Puente Alto (CMPA), incluyendo, por lo tanto el análisis de los registros y documentos. De acuerdo con el objetivo de esta auditoría, se consideraron los siguientes aspectos:

1. Documentos pertinentes al egreso: Se verifica la existencia de los documentos necesarios, conforme al procedimiento normal, para que el egreso en particular cumpla con dichos requisitos. 2. Verificación del proceso que generó el egreso. Se verifica si el proceso que dio origen al egreso fue el adecuado, de acuerdo a las normas y procedimientos. 3. Legalidad del gasto. Acción destinada a constatar que se ha cumplido con las normas legales vigentes que tienen injerencia. 4. Documentos originales. Los documentos atingentes que se verifican y respaldan el egreso y su cometido deben ser en original o certificados como tal. 5. Acreditación del gasto. Se verifica la certeza o realidad del gasto que se documenta. 6. Firmas pertinentes. Se verifica que el egreso registre las firmas autorizadas correspondientes. 7. Cotizaciones, si procede. Se verifican las cotizaciones consideradas para decidir la compra. 5

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8. Autorizaciones. Las autorizaciones que debe tener una determinada compra, de acuerdo al Manual de Compras de Bienes Contrataciones de Suministros y Servicios IV.

Del Proceso de Obtención de la Muestra

El estudio consideró la totalidad de los egresos cargados al Programa de Integración Escolar durante el primer semestre del 2014, debido a que el tamaño a examinar es de una cuantía apta para ser auditada al 100% como universo, de acuerdo a la información extraída del sistema ERP Manager, la cual determinó un monto total de $89.724.390.- El subtotal de los gastos del primer semestre 2014, considerando los ítems de gastos en personal, gastos generales, fondos por rendir y gastos de periodos anteriores, según lo informado por el Departamento de Contabilidad fue de $89.769.879.- La diferencia de $45.489.- detectada no se puede determinar a qué corresponde. 

Gráficas de los gastos informados por Contabilidad

Gastos 1er Semestre 2014 Gastos en Personal Materiales e Insumos Gastos Generales Fondos por Rendir Gastos año Anterior $

Totales 27.301.000 22.846.955 39.055.050 100.020 466.854 89.769.879

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Cuadro de egresos solicitados: Fecha Egreso 1 07/01/2014 44 2 13/01/2014 87 3 16/01/2014 198 4 29/01/2014 296 5 29/01/2014 295 6 06/02/2014 415 7 11/02/2014 482 8 11/02/2014 483 9 21/02/2014 596 10 27/02/2014 710 11 27/02/2014 711 12 27/02/2014 712 13 27/02/2014 713 14 27/02/2014 714 15 12/03/2014 887 16 21/03/2014 1051 17 07/04/2014 1227 18 11/04/2014 1278 19 15/04/2014 1299 20 02/05/2014 1585 21 06/05/2014 1601 22 07/05/2014 1605 23 28/05/2014 1887 24 28/05/2014 1885 25 04/06/2014 2011 26 04/06/2014 2012 27 04/06/2014 2041 28 06/06/2014 2069 29 10/06/2014 2104 30 25/06/2014 2458 31 25/06/2014 2464 32 25/06/2014 2423 Total

Valor 1.770.000 6.450.458 2.741.721 100.850 123.500 67.208 906.719 12.000.000 1.293.206 4.941.040 22.900 443.970 193.302 10.000.000 1.694.302 1.958.964 1.442.000 1.825.000 118.100 1.442.000 342.900 2.800.500 5.038.031 10.993.203 985.364 11.244.000 2.800.500 102.390 148.530 35.700 63.063 5.634.969 $ 89.724.390

Glosa PAGA FAE Nº 58, CARLOS ZAMORANO SEPULVEDA PAGO ELECTRONICO DIA 21/01/2014 PAGA FA Nº 283985, COMERCIAL PLAZA EGAÑA LIMITADA PAGA CPV Nº 74, MARIA SOLEDAD ABARCA OLAVE PAGA CPV Nº 75, MARIA SOLEDAD ABARCA OLAVE PAGA FA Nº 719332, ROLAND VORWERK Y CIA.LTDA. PAGA FA Nº 1208215, PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE PAGA FAE Nº 974, REPSI CAPACITACIÓN LIMITADA PAGO ELECTRONICO DIA 27/02/2014 PAGA FA Nº 1208221, PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE PAGA FA Nº 34767, ASISTENCIA Y GESTIÓN INTERNACIONAL S.A. PAGA FEL Nº 641, IMPORTADORA Y EXPORTADORA CORELLA LTDA. PAGA FA Nº 722283, ROLAND VORWERK Y CIA.LTDA. PAGA FELE Nº 973, REPSI CAPACITACIÓN LIMITADA PAGA FACTURAS, IMPRESIONES CREATIVAS S.A. PAGA FACTURAS, ASISTENCIA Y GESTIÓN INTERNACIONAL S.A. PAGA FAE Nº 151, LUZ LECARO LEAL PAGA FAE Nº 65, CARLOS ZAMORANO SEPULVEDA PAGA CPV Nº 90, MARIA SOLEDAD ABARCA OLAVE PAGADO CON CH2 Nº 1504 HONORARIOS PROCESO ELECTRONICO 08/05/2014 PAGA FAE Nº 67, CARLOS ZAMORANO SEPULVEDA PAGA VARIAS FACTURASN, COMERCIAL PLAZA EGAÑA LIMITADA PAGO PROVEEDORES 09/06/2014 - PROCESO ELECTRONICO PAGA FA Nº 732821, ROLAND VORWERK Y CIA.LTDA. PAGA FAE Nº 6347, CENTRO DE ESPECIALIDADES PEDIATRICAS SUR-ORIENTE L PAGA FAE Nº 69, CARLOS ZAMORANO SEPULVEDA PAGA CPV Nº 100, MARIA SOLEDAD ABARCA OLAVE PAGA CPV Nº 102, MARIA SOLEDAD ABARCA OLAVE PAGA CPV Nº 525, MARIA SOLEDAD ABARCA OLAVE PAGA FA Nº 722566, ROLAND VORWERK Y CIA.LTDA. PAGO PROVEEDORES PROCESO ELECTONICO 02/07/2014

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Nota. El estudio se hizo sólo de 32 registros. Hubo 3 egresos que no pudieron ser examinados, porque no se tuvieron a la vista.

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Estadística General del Proceso:

ESTADÍSTICA DEL UNIVERSO $ 89.724.390.-

SUMA TOTAL DE LOS EGRESOS

$

PROMEDIO VALOR POR EGRESO

2.803.887.-

$ 12.000.000.-

VALOR MAXIMO DE EGRESO

$

VALOR MÍNIMO DE EGRESO

22.900 32

CANTIDAD DE EGRESOS

V. Resultados y Observaciones Se hace presente que no se contó con la totalidad de egresos requeridos por la muestra, por el hecho que 3 egresos no fueron hallados. En este contexto, se realizó un examen del 90,63% de ella, es decir se examinaron 29 egresos del total extraído en el sistema ERP Manager del 1er semestre 2014. Egresos Total de egresos extraídos 

%

32

100%

Egresos examinados

29

90.63%

 Egresos examinados Sin Observación  Egresos examinados Con Observación  Egreso no Entregado

21 8 3

72,41% 27.59% 9.38%

■ Promedio general de cumplimiento1

83,6 %

■ Promedio general de incumplimiento

16,4 %

Referido al cumplimiento de los aspectos considerados en la auditoría como son: Legalidad, Documentos Originales, Acreditación, Firmas y Autorizaciones. 1

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G asto s e n P er son al

- Gráfica del destino de los egresos auditados correspondientes al primer Ma te ria le s e In su mo s semestre PIE 2014 G asto s G e ne ra les Fo nd os po r Re nd ir

Rubro o destino Articulos de oficina Capacitaciones Colaciones Honorarios Movilización Evaluaciones médicas Textos escolares Transporte Total

2 7.3 01 .0 00 2 2.8 46 .9 55 3 9.0 55 .0 50 1 00 .0 20

Monto 18.903.417 27.847.759 67.208 342.900 629.070 11.244.000 1.981.864 10.310.000 $ 71.326.218

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CORPORACIÓN MUNICIPAL DE PUENTE ALTO Contraloría Interna - Unidad de Control Interno V.1. Cuadro comparativo del cumplimiento de los aspectos considerados: Este cuadro explica la relación de cumplimiento de los 29 egresos examinados efectivamente. De ello se obtiene el porcentaje pertinente en relación al atributo auditado de forma independiente por cada egreso, es decir, que por cada transacción se registran uno o más cumplimientos de los aspectos y de forma análoga, los incumplimientos dentro del total de ellos.

Estandar para evaluar el criterio de selección Criterio

Si

Todos "Cumplen" Todos "Cumplen" excepto 1 no cumple, que sea "Acreditacion del gasto"

x x

Más de 2 "No cumple" Todos "No cumplen"

Cumple aspectos No

x x

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El criterio de selección se utiliza para estandarizar la evaluación de cumplimiento de los aspectos a ser evaluado, de acuerdo a la variada gama de opciones que se obtuvo en la auditoría, donde existe cumplimiento en algunos de sus aspectos que son más importantes que otros.

El gráfico establece los porcentajes de cumplimiento e incumplimiento de los aspectos auditados. El aspecto de menor cumplimiento es la “Documentos pertinentes al egreso” del egreso, con un 41,4% de incumplimiento y, los aspectos que mejor cumplen son “Cotización” y “Firmas pertinentes”, con un cumplimiento pleno (100%).

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V.2. De los egresos observados:

A.

Glosa: Paga FA Nº 283985, Comercial Plaza Egaña Ltda.

Egreso nº

Fecha

Monto ($)

198

16/01/2014

2.741.721

Motivo: Pago por compra de útiles de oficina. -

B.

Obs.: El comprobante se divide en el pago de 3 facturas asignadas a PIE, Una de ellas por un monto de $155.546.- está contabilizado a un centro de costo errada en su clasificación, pues corresponde a otro programa (Administración Educación).y fue cargada al programa PIE.

Glosa :

Paga CPV nº 75, Maria Soledad Abarca Olave.

Egreso nº

Fecha

Monto ($)

295

29/01/2014

123.500

Motivo: Pago de movilización profesionales del programa PIE. -

Obs.: Se agregó una movilización para el día 25 de diciembre, el cual corresponde a un día feriado. Se cotejó con la información recibida de la dirección del programa.

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CORPORACIÓN MUNICIPAL DE PUENTE ALTO Contraloría Interna - Unidad de Control Interno C.

Glosa: Pago Facturas Nº65, 67 y 69, Carlos Andrés Zamorano Sepúlveda. Egresos nº

Fecha

Monto ($)

1278

11/04/2014

1.825.000

1605

07/05/2014

2.800.500

2041

04/06/2014

2.800.500

Motivo: Traslado de niños Proyecto Integración - Obs.: No se adjunta documento que acredite que dispone de un conductor contratado. A su vez, no se adjunta informe ITS y el prorrateo no está validado por la encargada del programa.

D.

Glosa: Paga FAE Nº 973 y 974, Repsi Capacitación Ltda. Egresos nº

Fecha

Monto ($)

483

11/02/14

12.000.000

714

27/02/14

10.000.000

Motivo: Pagos de cursos de capacitación del personal. - Obs.: Faltan antecedentes de respaldo, que validen el listado del personal capacitado y la asistencia (los antecedentes fueron recibidos posteriormente, al momento de realizarse la auditoría) D.

Glosa: Paga FA Nº 1208221, Pontificia Univ. Católica de Chile Egreso nº

Fecha

Monto ($)

710

27/02/14

4.941.040

Motivo: Pago de curso de capacitación del personal.

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CORPORACIÓN MUNICIPAL DE PUENTE ALTO Contraloría Interna - Unidad de Control Interno - Obs.: Faltan antecedentes de respaldo, que validen el listado del personal capacitado y la asistencia (los antecedentes fueron recibidos de manera posterior, al momento de realizarse la auditoría).

V.3. Verificación de proceso que genera el egreso.

La información ha sido obtenida de 2 fuentes, una de ellas es la extraída del programa Manager, donde se seleccionaron los egresos con el centro de costos del programa PIE (Código 135, en dicho sistema). La segunda fuente es la documentación física recepcionada de los archivos de Contabilidad.

Se solicitó los registros computacionales de las actividades de los profesionales del programa PIE, para realizar una verificación y confirmación de servicios prestados y rutas de movilización de los profesionales, con las planillas enviadas por la dirección del mismo programa.

VI. Limitación al alcance de la Auditoría

1) No fue posible emitir una opinión sobre los Egresos N°44, 1885 y 2423, por el hecho que no se tuvieron a la vista, representando el 20,51% de los registros en la muestra definida (universo). Cabe mencionar que estos documentos fueron solicitados en más de una oportunidad, para certificar su validez, sin tener éxito.

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VII.

Hallazgos

1. En el proceso de efectuar la confirmación en terreno, de aquellos registros que

mostraron

un

grado

de

incertidumbre,

se

seleccionó;

“Las

capacitaciones del personal” por su cuantía y por la información de respaldo que deben contener los dichos cursos, cabe mencionar que los respaldos fueron debidamente solicitados para validar su ejecución en tiempo y forma, lo cual garantiza que los recursos se están utilizando correctamente. 2. Se verificó la concordancia entre los costos asignados a los programas y los prorrateos, donde se detectaron 3 diferencias entre los egresos revisados. Dos de ellos afectan la legalidad del pago, en forma indirecta, ya que se trata de un error en su contabilización. A continuación se detallan: - Se cancela en el egreso nº 198, consumos de oficina y se le asignan erróneamente $155. 554.- Dicho monto corresponde al centro de costos “Fondos para Fines Educacionales”. - Con respecto a las movilizaciones el egreso nº 295, dentro de su detalle indica que se requirió utilizar colectivos el día 25 de diciembre el cual, corresponde a un día feriado. El transporte corresponde a otro día, no indicado. - Otro hallazgo detectado es el egreso nº 1.585 que fue cargado erróneamente en un centro de costo distinto al que originalmente debía ser, este corresponde al centro de costo “Atención a Menores”.

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VIII. Conclusiones Como resultado de la auditoría realizada a los 29 egresos tenidos a la vista del Programa Integración Escolar correspondiente al Área de Educación, para el primer semestre del 2014, se llega a las siguientes conclusiones:

1) De los egresos analizados de la ejecución del gasto del Programa Integración Escolar realizado en el 2014, hubo un cumplimiento promedio del 83,6% de los

aspectos

considerados.

El

aspecto de

menor

cumplimiento

es

“Acreditación del gasto”, con un 62,07% y el aspecto que mejor cumple son: “Firmas pertinentes” y “Cotizaciones” con el 100%, de cumplimiento. El riesgo asociado a la acreditación del gasto reviste una ponderación de “riesgo de nivel medio”, lo cual debe ser analizado y tener un seguimiento continuo.

2) A fin de evitar que se asignen los erróneamente los centros de costos a los programas, se solicitará el avance de cumplimiento del programa a contar de las próximas auditorias, para efectuar la comparación financiera.

3) En total se realizaron observaciones a 8 de los 29 egresos que componen la muestra, lo que equivale a un 27,59 % del total de los egresos examinados. Cabe considerar que en cada egreso se identifican uno o más aspectos observados, distribuyéndose la relación porcentual para cada uno de ellos.

4) De acuerdo a la revisión correspondiente al primer semestre del 2014, se puede inferir que, se ha mejorado el control del envío de información, puesto que se redujo considerablemente la falta de estos en las solicitudes de pagos

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IX. Recomendaciones 1) Es esencial que el Departamento de Contabilidad, el Departamento de Abastecimiento y Departamento de Operaciones, continúen con el seguimiento a los egresos con observación, para evitar retrasos en los pagos e incumplir con los convenios pactados.

2) De acuerdo a las solicitudes de los comprobantes solicitados, cabe mencionar que la cuantía de aquellos que no han sido enviados es bastante elevada ($18.398.172.-), al igual que en la auditoría anterior, esta situación no debe volver a ocurrir en el futuro, puesto abre una brecha importante en la revisión de los documentos, quitando validez al mismo proceso, por lo cual se recomienda mejorar el sistema de almacenaje y custodia de los comprobantes de pago, egresos y documentos de traspaso, para que estos no se extravíen.

3) De acuerdo a la revisión de los egresos se observó que 2 de los documentos fueron cargados erróneamente, por lo cual se sugiere un mejor control y una visación de los prorrateos.

4) Se sugiere que el Departamento de Abastecimiento y de Operaciones continúe con aplicar el uso de las medidas correctivas para evitar las observaciones efectuadas, en el cumplimiento total de las cláusulas establecidas en los contratos formalizados entre la CMPA y terceros (ausencia de cotizaciones previsionales cuando corresponde, listado de trabajadores, informes ITO, etc.).

5) Nuevamente se solicita revisar y modificar el formato y contenido del informe ITS y el ITO, por el hecho que en el periodo en estudio, dicho informe no 17

CORPORACIÓN MUNICIPAL DE PUENTE ALTO Contraloría Interna - Unidad de Control Interno permitió describir fielmente la situación de los servicios prestados, por ejemplo el cumplimiento de los plazos, la conformidad de la recepción o los grados de avances de las obras (Ver el anexo del informe de auditoría anterior 2013).

6) Respecto al ítem traslado, se sugiere que se envíe la planilla cada vez que se vuelvan a solicitar los fondos, sin dejar fuera de este proceso que la jefatura del programa revise las planillas de rendición de las movilizaciones con mayor frecuencia. Su omisión reviste un “riesgo de nivel medio”, en la medida que no exista un control. Se reduce mediante la supervisión y chequeo de las movilizaciones de forma continua.

7) Para el cumplimiento de los procedimientos es conveniente incorporar herramientas de gestión de riesgos, con el fin continúo de mitigar los efectos que ellos producen en el incumplimiento de procedimientos, acciones u omisiones en la entrega de documentación completa y de forma oportuna, asignando índices que indiquen probabilidad de ocurrencia e impacto a las actividades.

PCB/RJM/rjm

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