CONTRALORIA "7

INFORME DE AUDITORIA

PROYECTO DE INVERSION: DISENO, INSTALACION Y MANTENIMIENTO DEL CENTRO DE COMPUTO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMIA SOLIDARIA VIGENCIA 2010 - 2011

CGR-CDGPIP NtbJunin de 2012

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Contralora Delegada para la Gestien Publica e Instituciones Financieras

Director de Vigilancia Fiscal

Supervisora de Auditoria

Ligia Helena Borrero Restrepo

Juan Alberto Duque Garcia

Isabel Cristina Rodriguez de Castellanos

Equipo de Auditores:

Responsable de Auditoria

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Marisol Rivera Cuellar

Juan Carlos Morales Hoyos

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TABLA DE CONTENIDO

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1. CARTA DE CONCLUSIONES 1.1 CONCEPTO SOBRE EL ANALISIS EFECTUADO 1.1.1 Linea Gesti6n y Resultados Proceso Contractual Proceso Presupuestal 1.1.2 Gesti6n Documental 1.1.3 Planes de mejoramiento 1.1.4 EvaluaciOn de Mecanismos de Control Interno 1.1.5 Participaci6n Ciudadana 1.2 RELACION DE HALLAZGOS 2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 2.1 EVALUACION GESTION Y RESULTADOS 2.1.1 Linea de gesti6n y resultados Proceso Contractual Proceso Presupuestal 2.1.2 Gesti6n Documental 2.1.3 Planes de Mejoramiento 2.1.4 Evaluacian Mecanismos de Control Interno 2.1.5 ParticipaciOn Ciudadana

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1.

CARTA DE CONCLUSIONES

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Doctor ENRIQUE VALENCIA MONTOYA Superintendente SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMiA SOLIDARIA Bogota D. C. La Contraloria General de la RepUblica, con fundamento en las facultades otorgadas por el articulo 267 de la ConstituciOn Politica, practic6 Auditoria a la Superintendencia de la Economia Solidaria — Proyecto de Inversion "Diseno, InstalaciOn y mantenimiento del Centro de Compute, a traves de la evaluacidm de los principios de la gesti6n fiscal: Economia, eficiencia y eficacia con que administrO los recursos puestos a su disposici6n y los resultados de su gesti6n en el proyecto en menciOn. La auditoria incluyo la comprobaci6n de que las actividades contractuales, administrativas y econ6micas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Asimismo, evaluaron los mecanismos de control Intorno y el cumplimiento del plan de mejoramiento. Es responsabilidad de la administraciOn el contenido de la informaci6n suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloria General de la RepUblica. Esta responsabilidad incluye: Disenar, implementar y mantener un sistema de control interno adecuado para el cumplimiento de la misiOn institucional y para la preparaciOn y presentaci6n de la informacion relacionada con el Proyecto. La responsabilidad de la Contraloria General de la Republica consiste en producir un informe que contenga el concepto sobre la gesti6n y resultados del Proyecto y las actividades adelantadas por la administraci6n de la Entidad en las areas o procesos auditados. La evaluacion se IlevO a cabo de acuerdo con Normas de Auditoria Colombianas (NAGC) compatibles con las Normas Internacionales de Auditoria — (NIA's) y con politicas y procedimientos de auditoria prescritos por la Contraloria General de la RepUblica. Los procedimientos de auditoria seleccionados dependen del juicio profesional del auditor, incluyendo su evaluaciOn de los riesgos de errores significativos en la gestiOn y resultados del Proyecto seleccionado en la Entidad. En la evaluacion del riesgo, el auditor considera el control interno de la Entidad como relevante para todos sus propOsitos, con el fin de disefiar procedimientos de auditoria que sean apropiados en las circunstancias.

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Durante el desarrollo del proceso auditor se presentaron limitaciones originadas por el deficiente contenido e inoportuna entrega por parte de la Entidad, de la informaciOn solicitada por el Grupo Auditor; lo cual incidi6 en el normal desarrollo de las lineas de auditoria al no facilitar la revision de la muestra seleccionada de la contrataciOn suscrita para el Proyecto en comento, ni su respectiva verificaciOn fisica del cumplimiento del objeto contractual. De tal forma que se dieron entregas parciales, incompletas y fuera de termino, lo que hizo necesaria la reiteraciOn de las solicitudes en menciOn l . Por lo anterior se solicitara el inicio de un Proceso Administrativo Sancionatorio — PAS, al no atender de manera diligente los requerimientos de informaciOn realizados por el ente de Control. Los hallazgos fueron comunicados a la Entidad y su respuesta hace parte del presente informe.

ALCANCE DE LA AUDITORIA La evaluacion se centrO en las lineas de auditoria seleccionadas con fundamento en la importancia que tiene para la Contraloria conocer la eficiencia y eficacia en la gesti6n y resultados de los proyectos de Inversion y especificamente en el de "Diseno, InstalaciOn y mantenimiento del Centro de COmputo" de la Superintendencia de la Economia Solidaria. La auditoria a que se refiere el presente informe tuvo el alcance que se describe a continuaciOn, en el cual se examinaron las siguientes areas, actividades o procesos de la Entidad: a) Ejecuci6n presupuestal y financiera del Proyecto. b) Analisis del desarrollo del proyecto, de acuerdo con el plan de trabajo disenado, costos, problematica y estado actual del proyecto. c) Comparacion de los recursos invertidos a la fecha, con los recursos programados para el proyecto.

Solicitud inicial de informacien No. API-SES-06 de marzo 6 de 2012, API-SES-09, reiteraciones No. API-SES-10, API2012 con el Senor Superintendents (E): Dr. Hector SES-11, y por Ultimo pendientes expresados en reunion de abril 10 de anotar, que pese a las Ha@ Ronseria y formalizados con compromiso de entrega inmediata en oficio No. API-SES-12. Es de una vez vencidos todos los terminos de respuesta a abril 13 de 2012, la Entidad no recurrentes solicitudes de informaciOn y complete la informaciOn solicitada.

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d) Concepto sobre la efectividad de las acciones e inversiones realizadas por el Proyecto de inversion como contribuciOn al funcionamiento misional de la entidad. e) Analisis selectivo de la contrataciOn asociada al proyecto. Vigencias 20102011. f) EvaluaciOn de los Mecanismos de Control Inferno, conforme a los lineamientos establecidos la Guia de auditoria. 1.1 CONCEPTO SOBRE EL ANALISIS EFECTUADO La Contraloria General de la RepUblica como resultado de evaluaciOn de la calidad de la informacion, el cumplimiento de la normatividad, la eficiencia en la administraciOn de los recursos pOblicos y la eficacia con que logra los resultados del proyecto de inversiOn pOblica "Diseno, InstalaciOn y mantenimiento del Centro de COmputo", conceptua que la gestiOn en las areas, procesos, proyectos y actividades auditadas, cumplen favorablemente con los principios evaluados de economia, eficiencia y eficacia. Las conclusiones mas importantes de la evaluacian efectuada al "proyecto de inversiOn pOblica, son: Con respecto a la Informacion de los Vigilados: La Contraloria manifestO en vigencias anteriores: "La Superintendencia para la Economia Solidaria no tiene un sistema que le permita recibir la InformaciOn de los vigilados y lo hace a traves de un tercero (CONFECOOP), situaciOn que pone en riesgo la informaciOn del sector cooperativo, lo cual limita la funciOn misional de la Entidad para controlar la informaciOn basica y dar pleno cumplimiento a la recomendacion No. 8 del Capitulo VII — Recomendaciones, del CONPES 3639 del 1 febrero de 2010". A la fecha de la auditoria, esta situaciOn se mantiene. La Contraloria General de la RepOblica considera que el hecho de seguir dependiendo de un tercero para la captura de la informaciOn de sus vigilados y de no lograr oportunamente los objetivos propuestos para el tema, podria generar un riesgo al comprometer el patrimonio pOblico por el cobro realizado por CONFECOOP a los vigilados que tambien son entidades publicas y pagan su tasa de contribuciOn a la Superintendencia de la Economia Solidaria. En consecuencia, de conformidad con las facultades consagradas en el articulo 5 del Decreto Ley 267 de 2000, la Contraloria General de la Reptiblica formulary una funcion de advertencia al respecto.

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La calificaciOn integral efectuada a la gestiOn y resultados del Proyecto, en base 100 y una vez ponderada es de 81 - Favorable, soportada en la calificacien parcial a los componentes de control y la evaluacien a los mecanismos de control interno aplicados al Proyecto (Ver Cuadro No. 1). Los componentes a su vez se soportan en la evaluacien de las siguientes lineas:

1.1.1 Linea Gestion y Resultados Los resultados de las pruebas tecnicas y de cumplimiento contractual sobre las actividades seleccionadas en cada componente del proyecto permiten establecer que las adquisiciones de elementos de hardware y software destinados al fortalecimiento de la plataforma tecnolOgica de la Entidad y especificamente del Centro de Cbmputo de la entidad, cumplen con las especificaciones tecnicas y resultados esperados dentro de los cronogramas con corte a la vigencia 2011. Proceso Contractual Los resultados del examen de legalidad adelantado para la contrataci6n derivada del Proyecto de InversiOn en las vigencias 2010-2011, permiten conceptuar que la contrataciOn en su etapa precontractual cumpli6 con las disposiciones en esta materia. No obstante, se evidenciaron falencias en las etapas contractual y pos contractual, como la carencia de requisitos y documentos soporte en el desarrollo de estas fases. Proceso Presupuestal Para el proyecto de inversiOn "Disefio, InstalaciOn y Mantenimiento del Centro de C6mputo de la Superintendencia de la Economia Solidaria", de conformidad con la informaci6n en el DNP se ha destinado un presupuesto de $2.583 millones, al cierre de la vigencia 2011, del cual se han ejecutado $2.192 millones, equivalentes a un 85% de lo presupuestado. Es de anotar, que el proyecto inicie en el alio 2003 y esta proyectado para finalizar en 2015. A la fecha, queda por ejecutar un presupuesto de $ 2.535 millones, para un total de inversiOn de $ 5.118 millones. Para el ejercicio auditor, se establece revision al presupuesto de las vigencias 2010-2011, correspondiente a un valor de $1.656 millones, donde la ejecucien corresponde a $1.484 millones, es decir un 90%.

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La revision del presupuesto asignado y ejecutado con ocasiOn del Proyecto para las vigencias 2010-2011, permite establecer que los pagos y cuentas se efectuaron de acuerdo a lo dispuesto en el clausulado contractual. 1.1.2 Gestion Documental Los documentos contenidos en las carpetas de los contratos suscritos con ocasiOn del Proyecto de InversiOn: "Diseno, InstalaciOn y mantenimiento del Centro de Cemputo" para las vigencias 2010 y 2011, presentan multiples irregularidades que contravienen los principios generales que rigen la funci6n archivistica contenidos en la Ley 594 de 2000, teniendo en cuenta que es responsabilidad de todo servidor pUblico la organizaciOn, conservaciOn, use y manejo de los documentos que se produzcan con ocasiOn de los procesos desarrollados en las entidades. 1.1.3 Planes de mejoramiento Del Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloria General de la RepOblica, se consignan 40 actividades con vigencias desde 2007 a 2010. Para el ejercicio del proceso auditor de esta vigencia se solicit6 a la Entidad informar el grado de avance y cumplimiento de cada una de las metas propuestas en el Plan, a lo que la Entidad informa que "El grado de avance y cumplimiento con cone a diciembre 31 de 2011 reportado a SIRECI es cero (0), debido a que el plan fue suscrito en octubre de 2011". El equipo auditor solicitO en varias oportunidades el grado de avance y cumplimiento del plan de mejoramiento, respuesta que fue suministrada extemporaneamente y de forma parcial solo a unos hallazgos puntuales. Lo que impidiO al equipo auditor conceptuar sobre el avance del mismo. 1.1.4 Evaluacion de Mecanismos de Control Interno Se examinaron los controles que la Oficina de Control Interno (OCI) tiene implementados sobre los proyectos de inversion de Ti de la entidad. Es de anotar, que en la etapa de planeaciOn se pudo evidenciar que el control interno aplicado al proyecto de inversion presenta deficiencias en aspectos de definici6n del mapa de riesgos, aplicaciOn de los mapas de procesos establecidos en el mapa de calidad la Entidad, carencia de personal destinado a las labores de control y socializacion del mismo. El resultado de la evaluacion se recoge en la calificaciOn de la Matriz de evaluaciOn de control interno, el cual es de 1.63 correspondiente a Control Interno Con Deficiencias (Ver Cuadro No. 3).

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1.1.5 Participacion Ciudadana Durante el ejercicio del proceso auditor no se recibieron quejas y/o denuncias por parte de la Delegada de ParticipaciOn Ciudadana, Contraloria Delegada para la Gestion POblica e instituciones Financieras o de otras fuentes. 1.2 RELACION DE HALLAZGOS En desarrollo de la presente auditoria, se establecieron siete (7) hallazgos relacionados con el proyecto de inversion pOblica "Olsen°, InstalaciOn y Mantenimiento del Centro de Computo de la Entidad". De los cuales cinco (5) tienen presunta incidencia disciplinaria. La Superintendencia de la Economia Solidaria debe suscribir y presentar un Plan de Mejoramiento para los hallazgos incluidos en el presente informe, atendiendo lo establecido en el Sistema de Rendicion de Cuentas e Informes —SIRECI-, adoptado con la ResoluciOn Organica de la Contraloria General de la RepOlolica No. 6289 de marzo de 2011, modificada parcialmente con la Resolucion 6445 de 2012; normas que regulan las modalidades de cuentas, e informes, asi como la forma, contenido, terminos, pr6rrogas para la rendicion del mismo. Sobre dicho plan, la Contraloria General de la RepOblica no emite pronunciamiento; no obstante sera insumo para un pr6ximo proceso auditor que adelante el 6rgano competente.

Bogota, D. C.

/ LENA BORRERO RESTREPO LIGI Contralora Delegada GestiOn POblica e Instituciones Financieras \41-

Aprobol

Juan Alberto Duque Garcia - Director de Vigilancia Fisca

Revisaron:

Isabel Cristina Rodriguez de Castellanos — Supervisora de Auditor' Marisol Rivera Cuellar — Responsable de Auditoria/Pe

Elabor6,

Equipo de Auditoria

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2.

RESULTADOS DE LA AUDITORIA

ANTECEDENTES DEL PROYECTO Los proyectos de la Entidad se encuentran divididos en dos categorias: Eficiencia Gubernamental e Informacian PUblica, categoria dentro de la cual se encuentra el Proyecto de "Disetio, InstalaciOn y Mantenimiento del Centro de Computo" registrado con el cOdigo 1240000030000 en el Departamento Nacional de Planeacien — DNP. El proyecto surgi6 de la necesidad de dotar a la entidad de un centro de computo con las minimas condiciones de seguridad, a fin de salvaguardar la informaci6n y actualizar los equipos que conforman la plataforma tecnolOgica existente. Ha tenido una continuidad progresiva en la Superintendencia desde el an° 2004, fecha a partir de la cual se han realizado inversiones encaminadas a la actualizaciOn y mantenimiento del centro de computo y de la plataforma tecnolOgica de la Entidad (A excepci6n de los anos 2006-2007 donde no se destinaron recursos). Dicho proyecto se tiene previsto para finalizar en el atio 2015. OBJETIVO GENERAL Mejorar las condiciones fisicas y mantener actualizado, con tecnologia de punta y las herramientas necesarias, el centro de computo y la plataforma tecnologica de la Superintendencia de la Economia Solidaria, con el fin de garantizar un eficiente desempeno de los sistemas instalados on los servidores de la Entidad y asi soportar en forma eficaz el desarrollo de la misiOn institucional. DESCRIPCION DEL PROYECTO El mejoramiento de las condiciones fisicas del centro de computo y el mantenimiento y actualizaciOn continua del mismo permite propender por la confiabilidad, seguridad y eficiencia de los sistemas de informaci6n de la entidad utilizados on el desarrollo diario de las labores de los funcionarios de la instituci6n, que esta se encuentre disponible y funcionando adecuadamente. Asi mismo, con la adquisician de tecnologia, se fortalecera la plataforma la cual permitira asegurar la disponibilidad e integridad de su informaci6n, correcta funcionalidad y operaciOn de su Centro de Computo, Equipos de Comunicaciones, Servidores, Red de datos y demas equipos de sistemas que conforman la plataforma tecnolOgica de la entidad.

11 Cra, 10 No. 17-18, piso 10. PBX 3537700 Ext. 7570 - Bogota D.C. Colombia. ww.contraloriagen.gov.co.

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IMPACTO DEL PROYECTO La implementaciOn y desarrollo de este proyecto le permite a la Entidad, contar con informacion oportuna, con seguridades necesarias para evitar la perdida de informaciOn, y con equipos que permitan hacer desarrollos con las tecnologias de punta que actualmente existen en el mercado. Preparar a la instituciOn para desarrollar proyectos necesarios para cumplir con los mandatos de ley, coma por ejemplo el registro y control de las entidades solidarias objeto de supervisi6n, tarea que actualmente vienen cumpliendo las Camaras de Comercio. DESARROLLO DEL PROYECTO El presente proyecto se viene desarrollando en la Superintendencia desde el alio 2004, donde se realizaron las primeras adquisiciones, estuvo suspendido durante 2006 y 2007 porque no se asignaron recursos y se continue en 2008 dando prioridad a los aspectos fisicos y de remodelacion y adecuaciones del centro de cOmputo Se continua con instalacion del cableado estructurado por areas, la adquisicion de switchs, renovaciOn de servidores con sus respectivas licencias y adquisiciOn de discos de almacenamiento de informacion. A partir de 2009 se realizO a) remplazo de dos servidores, b) adquisiciOn de unidades de cinta LT04, c) adquisiciOn y actualizaciOn de switchs para comunicar los equipos a traves de la red, d) adquisiciOn de equipos portatiles y equipos de digitalizaciOn, e) ImplementaciOn de tecnologia voz sobre IP y Wi-Fi, f) adquisicion de equipos (impresora zebra y lectora de cOdigo de barras) para Correspondencia y Archivo, g) adquisiciOn de UPS. Para el 2011 adernas de realizar adquisiciones tecnolOgicas se realize la renovacion de los equipos de escritorio asignados a los funcionarios y se iniciO la implementacion del plan de contingencia y seguridad de la informaciOn de la entidad. 2.1 EVALUACION GESTION Y RESULTADOS El proyecto de TI se califico mediante la Matriz de evaluaciOn de gestiOn y resultados para proyectos de inversion pUblica en lase de ejecuciOn u operaciOn. En el mismo estan expresados cualitativamente los resultados de las lineas de auditoria. Algunos factores de la tabla no fueron calificados en razon a que los recursos del Proyecto provienen del Presupuesto General de la NaciOn, no es autofinanciable, los beneficios del mismo no se expresan en terminos de unidades producidas y no se generan estados financieros propios.

12 Cra. 10 No. 17-18, piso 10. PBX 3537700 Ext. 7570 - Bogota D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

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El resultado consolidado arroja una calificacion en base 100 de 81, expresado como favorable'. LAJAL./Kli NO. 1 rviki—um1/4.1...ma .—,t—.....”—... . ...—......— • • .--- - PROYECTO DE INVERSION PUBLICA COMPONENTE

CONTROL DE GESTION Y RESULTADOS 60%

PRINCIPIO EFICACIA 20% ECONOMIA 20% CALIDAD 20%

EVALUACION MECANISMOS DE CONTROL INTERNO 10%

EFICIENCIA y EFICACIA 10% 70% Total Calificacion en Base 100 = Fuente: Equipo Auditor

PESO

CALIFICACION

PONDERADO

10%

8

0,8

LEGALIDAD

10%

8

0,8

EJECUCION PRESUPUESTAL SEGON PROGRAMACION

20%

9

1,8

OPORTUNIDAD

10% 10%

9 8

0.9 0,8

10%

6

0,6

70%

48

5,7

FACTORES A EVALUAR RESULTADO FINAL

CONTINUIDAD CALIDAD V CONFIANZA DE LOS MECANISMOS DE CONTROL

Dada la naturaleza del proyecto, y el tipo de contratos seleccionados para las vigencias 2010-2011 (adquisicion de elementos), se establece que la gestion y resultados del proyecto es favorable dado que el resultado final del mismo se viene logrando y todavia se encuentra en ejecucion, los principios de legalidad y ejecucien se estan aplicando y se ha buscado dar continuidad al proyecto (a excepci6n de las vigencias 2006-2007). La calidad y confianza de los mecanismos de control se califica con deficiencias de conformidad con la calificaciOn obtenida para el control interno. 2.1.1 Linea de gestion y resultados De conformidad con el Plan de Auditoria se verific6 el Proyecto de "diseno, InstalaciOn y Mantenimiento del Centro de COmputo" de la Superintendencia de la Economia Solidaria, cuyo objetivo es el de "Mejorar las condiciones fisicas y mantener actualizado, con tecnologia de punta y las herramientas necesarias, el centro de computo y la plataforma tecnologica de la Superintendencia de la Economia Solidaria, con el fin de garantizar un eficiente desempeno de los sistemas instalados en los servidores de la Entidad y asi soportar en forma eficaz el desarrollo de la misiOn institutional." De conformidad con las pruebas adelantadas a las adquisiciones tecnolOgicas, Areas dispuestas para el Centro de computo y caracteristicas tecnicas de los

2

Guia de Auditoria para Proyectos de Inversion Publics. Contraloria General de la Republica, 2012.

13 Cra. 10 No. 17-18, piso 10. PBX 3537700 Ext. 7570 - Bogota D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co

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elementos adquiridos mediante los objetos contractuales de la muestra; se pudo establecer que los mismos cumplen con las especificaciones tecnicas solicitadas en los contratos y los que se pudieron verificar se encuentran en funcionamiento. Una vez verificado el estado de avance del proyecto de Diseno, instalaci6n y mantenimiento del centro de c6mputo de la Supersolidaria, esta comisibn considera que los objetivos propuestos se han cumplido de conformidad a los cronogramas establecidos al cierre de la vigencia 2011; si bien es cierto, las condiciones fisicas del centro de computo y la plataforma tecnolOgica se han fortalecido, es innegable que la funci6n misional de la entidad se ha visto limitada dada la falta de capacidad para capturar y almacenar la informaciOn de sus vigilados y en consecuencia sigue acudiendo a un intermediario para tal fin (CONFECOOP). Situaci6n que se espera sea cubierta para el primer trimestre de 2013, de conformidad con lo planteado por la Entidad. Proceso Contractual La contrataciOn derivada del Proyecto de InversiOn "Diseno, instalaciOn y mantenimiento del centro de cOmputo" de la Superintendencia de la Economia Solidaria, este enfocada a la adquisiciOn de elementos de hardware y software destinados at fortalecimiento de la plataforma tecnolOgica de la Entidad y especificamente del Centro de Computo. Debido a que este proyecto busca garantizar un eficiente desempeno de los sistemas de informed& soporte del desarrollo misional de la Entidad, la auditoria enfoco su acci6n en los procesos contractuales en sus diferentes fases incluyendo la verificaciOn tecnica de las adquisiciones. En la contrataci6n celebrada por la entidad para el desarrollo del Proyecto, durante las vigencias 2004 a 2011 se han suscrito 24 contratos por la suma de $2.352 millones. De conformidad con el alcance establecido para esta auditoria se examinaron los contratos suscritos durante las vigencias 2010-2011, correspondiente a 9 contratos de un total de 24, que representan el 38% del total de los contratos celebrados. La muestra seleccionada representa un 70% del valor total contratado y equivale al 100% del valor de las vigencias a auditar; es decir, un total de $1.639 millones. Para el ejercicio auditor se seleccionaron todos los contratos de las vigencias 2010-2011, correspondientes a los numeros: 108, 111, 130 y 132 de 2010; 069, 081, 102, 109 y 110 de 2011. En la totalidad de los contratos suscritos para el Proyecto de "Diseno, InstalaciOn y Mantenimiento del Centro de Camputo" en las vigencias 2010-2011, se evidencian presuntas violaciones a lo preceptuado en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, 14 . Cra. 10 No. 17-18, piso 10. PBX 3537700 Est 7570 - Bogota D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co

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Ley 1474 de 2011, el Manual de Contratacion de la Entidad y demos normas concordantes, al presentarse deficiencias en las funciones de control, supervision, ejecuciOn y seguimiento de los contratos. Se presentan irregularidades como: HALLAZGO No. 1. SUPERVISION CONTRACTUAL (D) Se presenta incumplimiento de la labor de supervision en los terminos Direcci6n, SupervisiOn e establecidos en el clausulado contractual con respecto Interventoria; al no evidenciarse aspectos como: constancias de recibo de entregas, informes de supervisiOn necesarios para determinar el cumplimiento, ni la presentaciOn de un informe detallado a la finalizacion del contrato, que soporten la ejecuci6n del mismo y donde se de fe si el objeto se cumpli6 de conformidad. Lo anterior, ademas de incumplir el clausulado contractual establecido por la Entidad, contraviene el articulo 4°3, numeral 1° del articulo 144 y numeral 1° del 6, con articulo 265 de la Ley 80 de 1993 y el articulo 83 de la Ley 1474 de 2011 respecto a la Supervision e interventoria contractual a ejercer por parte de la Entidad con el fin de prevenir actos de corrupci6n y de tutelar la transparencia de la actividad contractual. Articulo 4° Ley 80 de 1993 De los Derechos y Deberes de las Entidades Estatales. Para la consecuciOn de los fines de y oportuna del objeto que trate el articulo anterior, las entidades estatales: 1°. Exigiran del contratista la ejecucion id6nea al garante... 4°. Adelantaran revisiones periedicas de las obras ejecutadas, hacer contratado. !goal exigencia podran servicios prestados o bienes suministrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas, y promoveren las acciones de responsabilidad contra Estes y sus garantes cuando dichas condiciones no se Exigiren que la calidad de los bienes y servicios adquiridos por las entidades estatales se ajuste a los cumplan... 50. requisites minimos previstos en las normas tecnicas obligatorias, sin perjuicio de la facultad de exigir que tales bienes o servicios cumplan con las norms tecnicas colombianas o, en su defecto, con normas internacionales elaboradas por con normas extranjeras aceptadas en los acuerdos internacionales suscritos por organismos reconocidos a nivel mundial o Colombia. Articulo 14 Ley 80 de 1993, De los medics que pueden utilizer las entidades estatales para el cumplimiento del objeto 4 cumplimiento de los fines de la contrataciOn, las entidades estatales al celebrar un contrato: 1°. Tendran contractual. Para el vigilancia de la ejecucien del contrato. En consecuencia, con la direccion general y la responsabilidad de ejercer el control y paralizacion o la afectacion grave de los servicios pUblicos a su cargo y asegurar la el exclusive objeto de evitar /a adecuada prestacien, podran, en los cases previstos on el numeral 2o. de este articulo, interpreter los inmediata, continua y lo contratado y, cuando las documentos contractuales y las estipulaciones en ellos convenidas, introducir modificaciones a contrato celebrado. En los actos en que el unilateralmente condiciones particulares de la prestacion asi lo exijan, terminal se ejerciten algunas de estas potestades excepcionales debera procederse al reconocimiento y orden de page de las indemnizaCiones a que tengan derecho las personas objeto de tales medidas y se aplicaran los compensaciones e haya lugar, todo elle con el fin de mantener la mecanismos de ajuste de las condiciones y terminos contractuales a que 3

ecuacion o equilibrio inicial. Del Principle de Responsabilidad. En virtud de este principio: 1°. Los servidores peblices estan 5 Articulo 26 Ley 80 de 1993, obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratacion, a vigilar la correcta ejecucien del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecucien del contrato. fin de proteger la moralidad administrativa, Articulo 83 Ley 1474 De 2011. - Supervision a interventoria contractual: "Con el 6 de prevenir la ocurrencia de actos de corrupcion y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades troves de un pOblicas esthn obliqadas a viqilar permanentemente la correcta ejecuciOn del objeto contratado a supervisor o un interventor, seglin corresponda. La supervisiOn consistira en el sequimiento tecnico administrative, financiero contable, y luridico que sobre of cumplimiento del objeto del contrato, as ejercida por la misma entidad estatel cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervision, la Entidad estatal podra contratar personal de apoyo, a traves de los contratos de prestacionde servicios que seen requeridos..."

15 Cra. 10 No. 17-18, piso 10. PBX 3537700 Ext. 7570 - Bogota D.C. Colombia. www.contralonagen.goveo.

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1",."."^ 00NTRALORiA1=7:= ,,NEs..,. Gr.c...,

Respuesta de la Entidad: No se acepta. "... Los correspondientes informes, si bien no reposan en la carpeta principal del contrato, si se encuentran como soportes en pagaduria, siendo ello requisito necesario para el pago de la obligacicin" Conclusion: Una vez indagado el requerimiento al profesional de Pagaduria, la misma manifiesta que "dichos informes NO reposan en esa Area, porque los mismos no son requisito para el pago", solo se aporta copia del formato No. FCONT-002, que es una hoja con la calificaciOn del proveedor y que obviamente no reemplaza el informe detallado de supervision, ni los documentos a que hace referenda la clausula del contrato. Por lo tanto, el hallazgo se mantiene con presunta incidencia disciplinaria. HALLAZGO No. 2. ACTAS DE LIQUIDACION - INICIO — TERMINACION (D) Los contratos carecen de acta de liquidaciOn contraviniendo lo estipulado con respecto a liquidar el contrato dentro de los terminos del articulo 11 de la Ley 1150 de 20077 y presentar la respectiva acta en la Oficina Juridica de la Entidad. Igualmente, las carpetas carecen de actas de inicio y terminaciOn de los contratos, creando incertidumbre sobre el cumplimiento real de los plazos establecidos en las clausulas estipuladas de cada contrato: Plazo y Vigencia del Contrato. Lo anterior, ademas de incumplir el clausulado contractual establecido por la Entidad y lo establecido en los pliegos de condiciones como requisito indispensable para el inicio de la ejecucibn del contrato, se constituye en pieza documental para determinar el periodo de ejecucian del contrato por lo que su carencia genera debilidades de seguimiento y control por parte de la supervision del mismo. Respuesta de la Entidad: No se acepta. "...no as de caracter obligatorio el acta de inicio de un contrato, salvo en los contratos de obra. En los demas contratos si la Entidad la considera necesaria se podra suscribir... no se ha presentado esa situacion. y el acta de terminaciOn del contrato, igualmente no as de caracter obligatorio, teniendo en cuenta las razones expuestas.

1150, De 2007. Del plaza para la liquidacion de los contratos. "La liquidacion de los contratos se hare de Articulo 11 Ley dentro del que acuerden las mutuo acuerdo dentro del termino fijado en los Segos de condiciones o sus equivalentes, o panes pare el efecto. De no existir tal termino, la liquidacion se realizara dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expired& del termino previsto para la ejecucion del contrato o a la expedicien del acto administrativo que ordene la terminacion, o a la fecha del acuerdo que la disponga..."

16 piso 10. PBX 3537700 Ext. 7570 - Bogota D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co Cra, 10 No. 17-18,

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' "7"7"fri—, • CONTR ALORIA 1 " ="— En cuanto al acta de liquidacion... es de caracter legal y obligatoria en los contratos de tracto sucesivo... esta liquidaciOn no es obligatoria on los contratos de prestaciOn de servicios profesionales y de apoyo a la gestiem, asf lo determina el art. 217 del Decreto Ley 019 de 2012." ConclusiOn: Una vez analizada la respuesta y confrontada la normativa invocada, la observaciOn con respecto al Acta de Inicio de los contratos suscritos con ocasiOn del Proyecto de Inversion se mantiene, toda vez que en los pliegos de condiciones se establecio como requisito indispensable para el inicio de la ejecuci6n del contrato, lo que se constituye en Ley para las partes. Sin esta pieza documental no es determinable el periodo de ejecuciOn del contrato por lo que genera debilidades de seguimiento y control por parte de la supervisiOn del mismo. De igual manera, la observacian sobre la liquidaciOn de los contratos se mantiene, toda vez que los contratos que se suscribieron con ocasi6n del desarrollo de Proyecto de InversiOn, fueron de naturaleza distinta a prestaciOn de servicios profesionales o apoyo a la gesti6n, como lo menciona la Entidad, que a diferencia de los primeros, no requieren de liquidaciOn por su naturaleza. Por lo tanto, el hallazgo se mantiene con presunta incidencia disciplinaria. HALLAZGO No. 3. MANEJO DE INVENTARIOS No se evidencian documentos que soporten el recibo a satisfaccion de los elementos de los objetos contractuales. Es asi, como carecen de actas de recibo, actas de entrada y salida de almacen, registro on inventarios, distribuciOn y ubicaciOn final de los elementos. Por lo anterior, la Contraloria General de la Republica considera oportuno advertir, con respecto al riesgo que genera el hecho de no contar con un Sistema de Control Interne) de Inventario de Bienes, que permita generar los documentos soportes de entregas y distribucion de los mismos; asi como, la trazabilidad durante su vida Otil hasta ser declarados obsoletos, toda vez que el existents no minimiza el riesgo on la sustracci6n o perdida de los mismos, por no estar elaborado de manera tal que permita hacerles un seguimiento oportuno y veraz, y on consecuencia podria comprometer el patrimonio alico por la ausencia de un control eficiente. Respuesta de la Entidad: No se acepta. "Lo planteado de que no existan evidencias sobre la entrega a satisfaccion de los elementos, no se acepta, por cuanto al ingresar al almacen se implica un recibo de parte de la entidad y ello Ileva implicito que se esta de acuerdo con lo entregado. Este registro figura a nombre de quien se le adjudica el elemento internamente. Lo que no aparece es of 17 Cra, 10 No. 17-18, piso 10. PBX 3537700 Ext. 7570 - Bogota D.C. Colombia. www,contraloriagen.gov.co ,

: 41CONTRALORIA IgX.22.,1,11:„"""

detalle, ni la trazabilidad del elemento histOricamente hasta el momento en que es dado de baja. El software financier° y contable no Ilega hasta el detalle planteado por la auditoria, raz6n por la cual elevaremos consulta al proveedor sobre la posibilidad de su desarrollo o de no ser posible se implementaria internamente ese control" Conclusion: Una vez realizado el requerimiento al profesional de Almacen, el mismo manifiesta por escrito que: "actas de entrega de elementos o entradas a almacen como tal no hay; se reciben, plaquetean e ingresan al modulo de activos, este proceso no genera documento por el aplicativo SIIGO, el cual se utiliza solo para registro contable y de control de activos e inventarios, despues se trasladan al inventario personalizado de cada funcionario, pero este proceso tampoco genera documento alguno por parte del aplicativo SIIGO." Por lo tanto, el hallazgo se mantiene. HALLAZGO No. 4. PUBLICIDAD CONTRACTUAL EN EL SECOP (D) Consultado,e1 Sistema Electremico para la Contratacion POblica — SECOP a traves del Portal Unico de Contrataciem se evidenciO que el 67% de los contratos del Proyecto en mencion para las vigencias 2010-2011 fueron registrados extemporaneamente, asi: CONTRATO No. SAMC 111-2010 130-2010 SASIP 109-2011 SASIP 110-2011 069-2011 102-2011

FECHA DE FIRMA 22-10-2010 24-06-2011 02-11-2011 02-11-2011 15-07-2011 13-10-2011

FECHA PUBLICACION SECOP 08-11-2010 06-09-2011 15-12-2011 15-12-2011 06-09-2011 24-10-2011

De igual manera los siguientes procesos de contrataci6n asociados al Proyecto se encuentran sin actualizar en el SECOP: SES-009-2010, SES-011-2010, SES-0182011 y SES-007-2011 Lo anterior, evidencia un presunto incumplimiento del articulo 3° de la Ley 1150 9, de 20078 y del paragrafo 3° del articulo 8° del Decreto 2474 de 2008 la Contratacien Publica Electrenica. De conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, la 8 Articulo 3°. De sustanciacion de las actuaciones, la expedicien de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podran tener lugar por medios electrenicos. Para of trAmite, e notificacion y publicacion de tales actos, podren utilizers@ soportes, medios y aplicaciones electrenicas. Los mecanismos las entidades cumpliran con las obligaciones de publicidad del proceso contractual instrumentos por medio de los cuales seren senalados por el Gobierno Nacional. Paragrafo 3°. La publicacien electronics de los actos y documentos a que se refiere el presente articulo debere hacerse

18 Cra. 10 No. 17-18, piso 10. PBX 3537700 Ext. 7570 - Bogota D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co .

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)CONTRALORiAlrlIZZtcr --.....– L. –..o.s.— ,,,...,.....--

desconociendose de esta forma la obligacion del use y de la actualizaciOn del sistema electronic° y de los Principios de Publicidad y de Transparencia. En consecuencia, la no publicacion dentro de los terminos de ley en el SECOP de los documentos generados en un proceso de contratacion impide el seguimiento en tiempo real de las etapas del mismo, tanto por la ciudadania en general como por los empresarios o personas interesadas y los organos de control, que para el caso de la Contraloria General de la RepOblica, se constituye en un sistema electronico de apoyo para el ejercicio del control fiscal a la contratacion pUblica. Respuesta de la Entidad: Se acepta. "...Se derive por la no integraciOn del proceso documental correspondiente a la contratacion... La Entidad se compromete a implementer un procedimiento que garantice la observancia de los terminos en concordancia con el Decreto 734 de 201210 ...' Conclusion: La Entidad acepta el hallazgo y por lo tanto, el hallazgo se mantiene con presunta incidencia disciplinaria. Proceso Presupuestal Para el proyecto de inversion "Diseno, Instalacion y Mantenimiento del Centro de COmputo de la Superintendencia de la Economia Solidaria", de conformidad con la informacion en el DNP se ha destinado un presupuesto de $2.583 millones, al cierre de la vigencia 2011 se han ejecutado $2.192 millones, equivalentes a un 85% de lo presupuestado. Para el ejercicio auditor, se establece revision al presupuesto de las vigencias 2010-2011, correspondiente a un valor de $1.656 millones, donde la ejecucion corresponde a $1.484 millones, es decir un 90%. Realizado el examen al tema presupuestal del Proyecto para las vigencias en mende", no se encontraron observaciones relacionadas con deficiencias o debilidades en los procesos presupuestales y financieros del mismo.

en la fecha de su expedicion o, a mos tardar dentro de los fres (3) dias habiles siquientes. El plazo general de su despues de la fecha de liguidacion del contrato, o de la ejecutoria del acto de permanencia se extenders hasta dos (2) a desierta segOn corresponds. declaratoria

de

nos '

Decreto 734 de abril 13 de 2012, "por el cual se reglamenta pUblica y se dictan otras disposiciones"

el Estatuto General de Contratacign de la Administracion

19 Cra. 10 No. 17-18, piso 10. PBX 3537700 Ext. 7570- Bogota D.C. Colombia. vvww.contraloriagen.goy.co

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HALLAZGO No. 5. ACTUALIZACION FICHA BPIN" EN EL DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACION - DNP Una vez consultada la ficha BPIN del Proyecto de InversiOn, registrada en el Departamento Nacional de Planeacien — DNP, se confront6 contra la informaci6n suministrada por la Entidad en los aspectos de avance fisico y presupuestal del proyecto, evidenciandose las siguientes situaciones: 1. Se pudo verificar que se consignan 3 indicadores correspondientes a un indicador de productos: Equipos Adquiridos y dos indicadores de gestiOn: Soluciones Informaticas Implementadas y Prestacion de Servicios Informaticos contratados; pero el Onico que presenta avance real es el indicador de productos con un 216% (Segun ficha BPIN)12 , mientras que los indicadores de gesfiOn aparecen en cero con el dato de N/A. El Sistema Integrado de Gesti6n de Calidad en la gesti6n pOblica, NTCGP 10002009, numeral 8.2.3, establece que los indicadores seran mecanismos de seguimiento y mediciOn de los procesos, entre otros. En igual sentido, el Modelo Estandar de Control Interno 1000-2005, numeral 2.1.4., incluye a los indicadores como elementos de control de las actividades. Esta situacian limita a la Superintendencia para tener una evaluaciOn integral, al no contar con elementos adicionales que contribuyan en la mediciOn y evaluacion de la eficiencia en el use de recursos, efectividad de las acciones adelantadas y los logros e impactos obtenidos en las distintas vigencias de los proyectos de inversion. La anterior situaciOn crea incertidumbre sobre al avance real del proyecto, ya que se entiende que un proyecto de este tipo no se podria limitar a un Onico indicador en la ficha BPIN y en entrevista sostenida con el area de PlaneaciOn y Sistemas se inform6 que la Entidad no maneja indicadores adicionales para el tema. . "... Estos indicadores se formularon teniendo Respuesta de la Entidad: en cuenta el banco de indicadores formulado por el DNP para los proyectos de inversion de las diferentes entidades. De acuerdo a esto y teniendo en cuenta las diferentes actividades formuladas para esta proyecto, se formularon los anteriores y su aplicabilidad depende de la actividad a desarrollar.

11 22

BPIN Banco de Proyectos de Inversion Nacional Ver respuesta de la entidad.

20 Gra, 10 No. 17-18, piso 10. PBX 3537700 Ext. 7570 - Bogota D.C. Colombia. www.contraloriagen.gmsco.

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... En cuanto hace referencia al indicador de soluciones informaticas implementadas y prestaci6n de servicios informaticos contratados, los indicadores para este periodo tienen un avance del 100%, respectivamente. El indicador de producto tiene resultado del 216%, debido a que los equipos se adquirieron en la modalidad subasta in versa." Conclusion: Si bien, se acepta que la Entidad formule indicadores teniendo en cuenta el banco de indicadores del DNP, no es 6bice para que la Entidad no establezca sus propios indicadores con el animo de realizar seguimiento y reflejar el avance real y del Proyecto. 2. Con respecto al presupuesto asignado y ejecutado para el Proyecto, se evidencian inconsistencias entre la informaci6n consignada en el numeral 4 de la ficha BPIN referente al Esquema Financiero del Proyecto y los datos suministrados por la Entidad, asi: En la ficha BPIN no se reportan datos financieros para los anos 2003-2004 y para el periodo 2005-2007 el valor del presupuesto solicitado, sus apropiaciones y compromisos aparecen en cero (0), mientras que en el Resumen ejecutivo del Proyecto si aparecen datos para esas vigencias. Igualmente se evidencia diferencia de $50 millones entre los presupuestos asignados y de $159.5 millones entre los presupuestos ejecutados que se reporta en el DNP y lo comunicado por la Entidad durante las vigencias 2003-2011. CUADRO No. z

FICHA BPIN - DNP

2003

$

100.000.000

$

64.780.000

2004

$

220.000.000

$

150.600.000

2005

$

50.000.000

EJECUTADO

PRESUP

$

220.000.000

$

39.469.385

$

32.230.000

$

100.000.000

$

340.000.000

$

344.490.474

529.522.766

$

$ (29.180.000) $ 21299.999

1.109.930.147

$

$

2009

$

217.000.000

$

149.055.400

$

217.000.000

$

178.235.400

2010

$

574.000.000

$

550.822.765

$

574.000.000

$

TOTAL

$ 2.583.830.000

$

2.192.421.712

$ 1.082.830.000 $ 2.533.830.000

$ $

239.900 (7.239.385)

$ (33.290.474)

340.000.000

933.733.547

$ $

$ (50.000.000)

64.780.000

$

$

$

$

150.360.100

2008

$ 1.082.830.000

EJECUTADO

PRESUP $ 100.000.000

$

-

311.200.000

2011

DIFERENCIAS

INFORMACION DE LA ENTIDAD

EJECUTADO

PRESUP

ANO

1

tJtUUulUIN rrtcaurucaltn. w...........— -- .•—__ _

2.352.008.272

$ 50.000.000

-

$ (176.196.600) $ (159.586.560)

Puente' Ficha BPIN-DNP — Supersoi ana. ElaborO Equipo Auditor

"Hubo contratos que no se tuvieron en cuenta en Respuesta de la Entidad: la sumatoria de los contratos reportados con anterioridad"

21 Cra. 10 No. 17-18, piso 10. PBX 3537700 Ext. 7570- Bogota D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

^ CONT R ALORIA I.;;;:727,72,12" "—..., .,.—sess,,—

ConclusiOn: Si bien, la Entidad aporta nuevas cifras las mismas aim difieren de lo reportado en la ficha del DNP. El hallazgo se mantiene. 2.1.2 GestiOn Documental HALLAZGO No. 6. GESTION DOCUMENTAL (D) Los documentos contenidos en las carpetas de los contratos suscritos con ocasiOn del Proyecto de InversiOn: "Diseno, Instalacion y mantenimiento del Centro de COmputo" para las vigencias 2010 y 2011, presentan las siguientes irregularidades: No se encuentran organizados cronologicamente, no estan foliados, las carpetas no estan debidamente identificadas o rotuladas, algunas carpetas no tienen tabla de contenido y las que tienen no concuerdan con lo relacionado y en general, las carpetas estan incompletas para cada una de las etapas contractuales. Lo anterior, contraviene los principios generales que rigen la funciOn archivistica contenidos en la Ley 594 de 2000, teniendo en cuenta que es responsabilidad de todo servidor piiblico la organizaci6n, conservaciOn, uso y manejo de los documentos que se produzcan con ocasiOn de los procesos desarrollados en las entidades. Sistema de Gestion Documental - ORFEO Asi mismo, despues de varios requerimientos solicitando las carpetas de los contratos con ocasiOn del proyecto auditado, se nos remitiO a consultar el Sistema ORFEO, en donde se podia verificar la documentaciOn digitalizada. Sin embargo se pudo observar lo siguiente: No todos los documentos que fueron digitalizados en este sistema se encuentran firmados, lo cual nos indica que fueron cargados una vez se proyectaron y no despues de suscritos o formalizados, lo que le resta validez a esta documentacion. Por otra parte, en el sistema ORFEO no se evidencia ni más ni menos documentos de los que reposan en las carpetas, de tal manera que algunas de las carpetas entregadas al grupo auditor contienen solo copias impresas directamente de esta herramienta tecnolOgica. De todas maneras, esta comisiOn considera, que si bien es cierto el sistema Orfeo es una herramienta de consulta importante, la entidad no se puede sustraer a dar aplicaciOn la Ley de Archivos sobre la documentaciOn que se genera con ocasiOn de la actividad contractual. En consecuencia, la no aplicaciOn de la Ley 594 de 2000, dificulta la verificaciOn fisica de los documentos que soportan los procesos contractuales. Igualmente, no se tiene la disponibilidad de la documentacion debidamente organizada, para uso 22 piso 10. PBX 3537700 Ext. 7570- Bogota D.C. Colombia wwwcontraloriageo.gov.co . Gra. 10 No. 17-18,

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de la administraci6n pOblica, los Organos de control y la ciudadania en general como fuente de consulta y de medio probatorio ante cualquier autoridad jurisdiccional. Respuesta de la Entidad: Se acepta. "Revisadas las carpetas del proyecto auditado hayamos que se encuentran en la condici6n descrita en la observaci6n... Respuesta de la Entidad: Se acepta. "... se presenta un fraccionamiento de la informacien, lo cual nos Ilevara a establecer un procedimiento que garantice la conservaciOn como unidad consulta de cada uno de los contratos no solo en forma fisica sino virtual"..." Conclusion: La Entidad acepta el hallazgo y por lo tanto, el hallazgo se mantiene con presunta incidencia disciplinaria. 2.1.3 Planes de Mejoramiento Seguimiento convenio CONFECOOP — Hallazgo No. 37 mejoramiento vigente.

Plan de

Con respecto a la Informacion de los Vigilados: La Contraloria manifestO en vigencias anteriores: "La Superintendencia para la Economia Solidaria no tiene un sistema que le permita recibir la Informacion de los vigilados y lo hace a traves de un tercero (CONFECOOP), situaci6n que pone en riesgo la informaci6n del sector cooperativo, lo cual limita la funci6n misional de la Entidad para controlar la informaciOn basica y dar pleno cumplimiento a la recomendaciOn No. 8 del Capitulo VII — Recomendaciones, del CONPES 3639 del 1 febrero de 2010". A la fecha de la auditoria, Osta situaci6n se mantiene. La Entidad se limita a informar que "con los Proyectos de Inversion "Disci)°, Instalacian y Mantenimiento del centro de computo" y "Sistematizacion integral de la Informacion Institucional" se viene adecuando la plataforma tecnologica para el fortalecimiento de los sistemas de informaciOn y manejo de bases de datos y que a finales de 2012 se espera contar con una plataforma robusta que permita recibir la informaciOn de las entidades vigiladas". Aian se encuentran en terminos para cumplir con las acciones de mejoramiento propuestas. Si bien es cierto, el convenio con CONFECOOP se suscribi6 desde enero de 2003 para renovarse por el termino de 24 meses, la mas reciente suscripcien fue en noviembre de 2010. A la fecha, y en el entendido que dicha renovaciOn estara vigente hasta noviembre de 2012, aOn no se evidencian acciones y medidas claras tendientes a asumir en el corto plazo la recepciOn y manejo de la informaciOn de

23 . Cra. 10 No. 17-18, piso 10. PBX 3537700 Ext. 7570 - Bogota D.C. Colombia. wwwcontraloriagen.gov.co

•

';'4,22t.f.`°"* CONTRALORiA I g .i–s,,..„... .--- – – —6--

sus vigilados. . "... se solicito informaci6n juridica, tecnica y Respuesta de /a Entidad: econ6mica que motive la celebracien del convenio con CONFECOOP del sistema de informaci6n SIAC, modulo S/GCOOP... Explicaciones Juridicas: No hay funcien de delegacien ya que las funciones de la Supersolidaria son indelegables; hay un contrato de cooperation celebrado con base en la Ley 454 de 1998; CONFECOOP solo retransmite la informaciOn tal y como es recibida de las entidades vigiladas... Explicaciones Tecnicas: carencia de una infraestructura tecnolOgica que le permita desarrollar un software similar al que hone la confederaciOn... Explicaciones EconOmicas: La Superintendencia carece de presupuesto para desarrollar a su interior un software que le permita recopilar la informaci6n financiera de las entidades vigiladas. Adicionalmente, mediante el convenio la entidad no realiza erogaciOn alguna... conscientes de la obligatoriedad que tiene la Entidad de asumir y recibir directamente el reporte de la informaci6n de los vigilados, la Supersolidaria a partir del alio 2010 ha asumido acciones mas puntuales... para el mes de noviembre del alio en curso se contara con el capturador... y se espera que para el primer trimestre de 2013 /a entidad este preparada para recibir de forma directa el reporte de informaciOn de los vigilados." ConclusiOn: La Contraloria General de la RepUblica considera que el hecho de seguir dependiendo de un tercero para la captura de la informaci6n de sus vigilados y de no lograr oportunamente los objetivos propuestos para el tema, podria generar un riesgo al comprometer el patrimonio pOblico per el cobro realizado per CONFECOOP a los vigilados que tambien son entidades publicas y pagan su tasa de contribution a la Superintendencia de la Economia Solidaria. En consecuencia, de conformidad con las facultades consagradas en el articulo 5 del Decreto Ley 267 de 2000, la Contraloria General de la RepOblica formulary una funcion de advertencia al respecto. 2.1.4 Evaluation Mecanismos de Control Interno Se diligenci6 la Matriz de evaluation de control interno, on la cual la entidad obtuvo una calificaciOn de 1.63 correspondiente a Control Interno con deficiencias.

24 No. 17-18, piso 10. PBX 3537700 Ext. 7570 - Bogota D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co. Cra. 10

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T PAIrl CUADRO NO. 3 MAI kit LVALUiw.ivim vc ,..,... I.,....,.......,...—

Items Puntos evaluados Proyecto: Diseno, instalacibn y mantenimiento del Centro de COmputo.

25

Calificacien

30%

evaluados

1.7

0,51

25

51

CALIFICACION PONDERADA

SEGUNDA CALIFICACION

PRIMERA CALIFICACION

Puntos Calificacien 70% 50

1.6

Calificacibn

1,12

1.63

VALORES DE REFERENCIA Rangos

Cafificacion

De 1 a < 1,5

Eficiente

De =>1,5 a 2 a 3

Ineficiente

HALLAZGO No. 7. CONTROL INTERNO (D) Del analisis del Mapa de Riesgos de la Entidad, en concordancia can los mecanismos de Control y las pruebas de recorrido; el equipo auditor establece que se describen riesgos identificados para procesos de la entidad, pero que no se cuenta con un mapa de riesgos especifico para el Proyecto, tampoco con personal capacitado destinado a las labores de control de aspectos de sistemas, no existen informes detallados de supervisiOn contractual, no se evidencian indicadores adicionales a los del DNP que reflejen el avance real del proyecto, no existen informe de control interno adelantado al Proyecto, el mismo no se encuentra socializado y no se evidencia cabal cumplimiento de los mapas de proceso establecidos por la Entidad en su manual de calidad. Asi mismo, el Plan de auditoria de la Entidad no ha incluido verificaciones a la ejecuci6n del Proyecto. Por lo anterior, la calificacion de Control Interno es: con deficiencias. . "Debido a que la entidad no tiene presupuesto Respuesta de la Entidad: para contratar personal para realizar Ia labor de auditoria, ha venido capacitando algunos auditores internos en sistemas de gesti6n de informacion con el fin de poder subsanar esta falencia, y con los cuales Ia Oficina de Control Interno se podra apoyar para realizar dicha actividad. De otra parte, el Plan de Auditorias de Control Interno si tiene programado realizar una auditoria a los proyectos de inversion para el segundo semestre del alio 2012. El Plan no fue solicitado por el Grupo Auditor a la Oficina de Control Inferno ni al interlocutor doctor Hugo A. Velasco." Conclusion: En su argumento la Entidad acepta la situaciOn expresada y por lo tanto, el hallazgo se mantiene con presunta incidencia disciplinaria.

Cm. 10 No.

25 piso 10. PBX 3537700 Ext. 7570Bogota D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co . 17-18,

CONTRALORIA I =,'in,`"° E. —

2.1.5 Participacion Ciudadana Esta auditoria no recibi6 quejas y/o denuncias por intermedio de la Contraloria Delegada para ParticipaciOn ciudadana, Contraloria Delegada para Gesti6n POblica e Instituciones Financieras o de otras fuentes.

26 Cm. 10 No. 17-18, piso 10. PBX 3537700 Ext. 7570 - Bogota D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co .

RELACION HALLAZGOS DEL INFORME DE AUDITORIA ENTIDAD: SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMIA SOLIDARIA PROYECTO: DISEFIO, INSTALACION V MANTENIMIENTO DEL CENTRO DE COMPUTO VIGENCIAS: 2010 y 2011. REPRESENTANTE LEGAL: ENRIQUE VALENCIA MONTOYA (SUPERINTENDENTE) NIT: 891780055-3 No.

CODIGO DEL HALLAZGO

SupervisiOn

1

14 04 004

CAUSA

DESCRIPCION DEL HALLAZGO Contractual

(D):

Se

EFECTO

TIPO DE Cuantia I A7 -0 MIllones $ HAI AFDP

presents No ejercer por parte de Is Entidad Incumplimiento del clausulado

incumplimiento de la labor de supervision on los terminos establecidos on el clausulado contractual con respecto a: Direccien, SupervisiOn e Interventoria; al no evidenciarse aspectos como: constancias de recibo de entregas, informes de supervision necesarios pare determiner el cumplimiento, ni la presented& de un informs detailed° a la finalized& del contrato, que sopotlen la ejecuci6n del mismo y donde se de fe si el objeto se cumpilo de

la Supervisign contractual con el fin de prevenir actos de corrupciOn y de tutelar la transparencia de la actividad contractual.

contractual establectdo por la Entidad, contraviene el articulo 4° , numeral 1° del articulo 14 y numeral 1° del articulo 26 de la Ley 80 de 1993 y el articulo 83 de la Ley 1474 de 2011.

X

X

0

X

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0

X

g

X

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0

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X

0

X

)C

0

Actas de Liquidacien - Inicio — Termination (D): Debilidades pars determinar el Incumplimiento del clausulado

2

14 05 001

3

16 01 004

4

14 04 100

5

11 03 100

6

19 04 005

7

19 02 002

Los contratos carecen de acta de liquidation contravinientlo lo estipulado con respecto a liquider el contrato dentro de los terminos de ley y presenter la respective acta on M Oficina Juridica de la Entidad. Igualmente, las carpetas carecen de actas de inicio y terminacion tle los contratos, creando incertitlumbre sobre el cumplimiento real de los plazos establecidos. Man*, De Inventarios: No se evidencian documentos que soporten el recibo a satisfaccion de los elementos de los objetos contractuales. Es asi, como carecen de actas de recto, actas de entrada y salida de almacen, registro en inventarios, distribution y ubicacion final de los elementos.

periodo de ejecucien del contrato contractual, de los pliegos tle por carencia de las actas on contliciones y del articulo 11 de de la Ley 1150 de 2007 debilidades menciOn y seguimiento y control por parte de la supervision del mismo.

No contar con un Sistema de No se minimize el riesgo en la Control Interno de Invented° de sustraccion o perdida de los Blanes, que permita generar los mismos, por no estar elaborado documentos soportes de entregas de manera tal que permita un seguimiento y distribuciOn de los mismos; asi hacerles como, M trazabilided durante su oportuno y veraz, y podia el patrimonio vide Cid hasta ser declarados comprometer alto por la ausencia de un obsoletos. control eficiente. de las Incumplimiento del articulo 3° de Publicidad Contractual SECOOP (ID): Se evidencit Desconocimiento que el 67% de los contratos del Proyecto on menci6n obligaCioesn tlel uso y de la la Ley 1150 de 2007 y del del sistema paragrafo 3° del articulo 8° del pars las vigencias 2010-2011 fueron registrados actualized& electrOnico y de los Principios de Decreto 2474 de 2008. extemporaneamente. Publicidad y de Transparencia. ActualizaciOn Ficha BPIN - DNP: 1. Se consignan 3 indicadores, pero el Unico que presents avarice real es el indicador de protluctos con un 216%, mientras que los indicadores de gestion aparecen on cero con el data de N/A. 2. Con respecto at presupuesto asignado y ejecutado pars el Proyecto, se evidencian inconsistencies entre la informed& consignada on el numeral 4 de Is ficha BPIN referents at Esquema Financiero del Proyecto y los dabs suministrados por la Entitled.

No se actualize penodicamente la fiche BPIN y los dabs que se consignan no correspOnden a lo report& internments por la Entidad.

Se limita a la Entidad pars toner una evaluaciOn integral, al no con elementos que contar contribuyan on la inediciOn y evaluaciOn de la eficiencia on el uso de recursos, efectividad de las acciones adelantadas y los logros a impactos obtenidos on las distintas vigencias de los proyectos de inversion.

Gestic& documental (0): Presentan las siguientes OmisiOn de la responsabilidad tle Incumplimiento de los princtpios generates que rigen la funci6n irregularidatles: No se encuentran organizados todo servidor pitlico on Is cronologicamente, no estan foliados, las carpetas no organizaciOn, conservacian, uso y archivistica contenidos on la Ley estan debidamente identificadas o rotuladas, algunas manejo de los documentos que se 594 de 2000. carpetas no tienen table de contenido y las que tienen produzcan con ocasion de los no concuerdan con lo relacionado y on general, las procesos desarrollados on las carpetas estan incompletas pare cads una de las entidatles. etaoas contractuales. Control Intorno (D): Del analisis del Mapa de Carencia de personal capacilado, Incumplimiento de los principtos de generates que rigen la funciOn detallatlos informes Riesgos de la Entidad, on concortlancia con los de mecanismos de Control y las pruebas de recorrido; el supervision, no se evidencian de Control intemo contenidos on equipo auditor establece que se tlescriben riesgos indicadores adicionales a los del Is Ley 87 de 1993. itlentificatlos pars procesos de la entitled, pero que no DNP, no existen informes de se cuenta con un maps tle riesgos especifico pare el control intorno adelantatlo al Proyecto, y no se evidencia cabal Proyecto... cumplimiento de los mapas de por Is proceso establecitlos Entitled en su manual de calidad.

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