Informe de Gestión y Sostenibilidad 2015 Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos S.A – E.S.P.

Bogotá D.C, marzo de 2016

INFORME DE GESTIÓN Y SOSTENIBILIDAD 2015

Bogotá, marzo de 2016

JUNTA DIRECTIVA 2015

JUNTA DIRECTIVA 2016

Saúl Kattan Cohen

Jorge Hernán Castellanos Rueda

Carlos Alberto Gómez García

Diana Janneth Barón Quiroga

Carlos Eduardo Graham Sardi

Carlos Eduardo Graham Sardi

Javier Gutiérrez Afanador

Carlos Alberto Herrera Barros

Carlos Alfredo Avellaneda

Carlos Alfredo Avellaneda

Presidente Ejecutivo

Carlos E. González Rodríguez

CONTENIDO

1. Informe de Gestión de la Administración INTRODUCCIÓN

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GESTIÓN FINANCIERA

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GESTIÓN EN LAS UNIDADES DE NEGOCIO

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GESTIÓN DE ASUNTOS CORPORATIVOS

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GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO

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GESTIÓN ADMINISTRATIVA

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GESTIÓN EN CONTROL INTERNO

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2. Informe de Revisor Fiscal y Estados Financieros 3. Proyecto de Distribución de Utilidades

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INTRODUCCIÓN En el marco del fortalecimiento del Grupo Empresarial, el desarrollo de la Planeación Estratégica Corporativa PEC 2012-2016 y de las actividades comerciales asociadas a las unidades estratégicas de negocio, COLVATEL S.A. ESP en el año 2015 continuó con el posicionamiento de sus dos líneas de negocio conformadas por la Operación de soluciones de Telecomunicaciones (Servicios de instalación y mantenimiento de redes) y por el suministro de Soluciones Integrales de Tecnología de Información y Comunicaciones (TIC), apoyando su operación en los tres lineamientos estratégicos que orientan la gestión corporativa: Crecimiento Sostenible, Consolidación Organizacional y Responsabilidad Corporativa. COLVATEL S.A. ESP obtuvo durante el año 2015 ingresos totales por $100.629 millones, conformados principalmente por el desarrollo de negocios en la línea de servicios de instalación y mantenimiento de infraestructura de telecomunicaciones, que alcanzaron la suma de $85.762 millones que representan el 85% del total de los ingresos. Por su parte, la línea de integración de soluciones de TIC generó $14.867 millones, con una participación del 15% del total. La utilidad neta a diciembre de 2015 alcanzó la suma de $7.642 millones y el margen neto ascendió al 7,59%. Por su parte el comportamiento del EBITDA alcanzó la suma de $12.815 millones con margen EBITDA del 12,7%. En cuanto a indicadores, la información financiera del año 2015 reporta un capital de trabajo de $33.221 millones, un índice de liquidez de 2,2 y un nivel de endeudamiento del 44%, sin tener vigentes al final del periodo objeto de este informe obligaciones con entidades financieras. El flujo de caja mantuvo los niveles adecuados para atender oportunamente las obligaciones operacionales. Los indicadores de rendimiento para el año 2015 reflejan un positivo desempeño financiero de la Compañía, al lograr una rentabilidad sobre patrimonio del 21,6% y un 19,2% de rendimiento sobre el activo total. En materia de dividendos, durante el año 2015 se pagaron $6.579 millones a los accionistas de la Compañía.

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INFORME DE GESTIÓN Y SOSTENIBILIDAD DEL PRESIDENTE EJECUTIVO Mediante este documento se recopila la gestión, avances y resultados durante la vigencia 2015, obtenidos por la Compañía y orientados a dar cumplimiento a sus fines misionales, objetivos estratégicos y a los compromisos contemplados en el Plan de Acción. GESTIÓN FINANCIERA A continuación se presentan los principales resultados obtenidos respecto a la administración y gestión efectiva de los recursos financieros de la Compañía: -

Descuentos por pronto pago por valor de $184 millones, a través de la utilización de recursos disponibles en tesorería.

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Al finalizar el año 2015 la Compañía no presenta deuda con entidades financieras y su flujo de caja es positivo con un saldo de $7.833 millones.

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El saldo de cartera al corte de diciembre de 2015 fue de $45.087 millones de los cuales $42.132 millones (93,4%) corresponde a cartera no vencida y $2.955 millones (6,6%) a cartera vencida con más de 30 días.

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Se gestionó con resultado exitoso la devolución del saldo favor del impuesto de renta del año 2014 por $7.183 millones, obteniendo el 100% de los recursos solicitados.

GESTIÓN EN LAS UNIDADES DE NEGOCIO  LÍNEA 1 : Operación de soluciones de Telecomunicaciones: Servicios FTTH, UM, ADSL, LB, TP y RDSI En el año 2015 se continuó con las diferentes operaciones que COLVATEL ha venido realizando, los principales resultados de la gestión de la Línea de Operación de Soluciones se mencionan a continuación: -

La meta establecida de 1.150.000 hogares pasados en FTTH (en inglés Fiber To The Home) que se debía cumplir a 31 de diciembre de 2015 se logró desde el mes de agosto, lo que permitió que a 31 de diciembre se alcanzaran más de 1.200.000 hogares pasados. De igual forma la meta de hogares conectables planteada a 31 de diciembre de 2015 de 4

552.921 se cumplió en el mes de septiembre permitiendo que a diciembre se alcanzaran más de 600.000 hogares conectables. -

COLVATEL inició en octubre de 2015 la instalación de clientes sobre tecnología FTTC (Fiber To The Cabinet) que permitió al cierre del año instalar más de 700 clientes.

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Durante el año se mejoró la tasa de conversión de banda ancha permitiendo llegar en el último trimestre a niveles cercanos del 70%.

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Los esfuerzos en FTTH aprovisionamiento se centraron en mejorar los procesos, procedimientos y capacitaciones a fin de obtener una mejora en la productividad. De esta manera se logró aumentar en el segundo semestre del 2015 la productividad promedio a 1,5 de instalaciones exitosas por día por cuadrilla.

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La operación de UM (última milla), que inició en el 2014, muestra un mejoramiento sostenido de los ANS, logrando un promedio de cumplimiento en el 2015 del 96%.

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Durante el 2015 se mantuvo la prestación de los servicios de mantenimiento para RDSI y de teléfonos públicos, logrando obtener un 99,9% de disponibilidad de los primarios y un índice del 100% del Tiempo Medio de Reparación (TMR) de Teléfonos públicos.

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La operación de aseguramiento de cobre se enfocó en el mejoramiento del TMR dado para línea básica (LB). Es en este sentido, durante todo el año el acumulado del TMR se ha mantenido por debajo de la meta establecida. En el mes de diciembre se dio inicio a un piloto con el fin de cambiar el esquema de operación de los servicios actuales que le darán a COLVATEL un mayor campo de acción a fin de mejorar la gestión de mantenimiento. Durante el primer mes del piloto se logró mejorar los indicadores de TMR de Línea Básica y Banda ancha.  LÍNEA 2 : Gestión Comercial y de Soluciones de Integración TIC Durante el año 2015 la Compañía continuó con el proceso de posicionamiento en el sector público como un importante aliado estratégico en las soluciones de Gestión Documental, Mesa de Ayuda, Infraestructura y Cableado Estructurado, continuando con los compromisos establecidos en el Plan Estratégico Corporativo (PEC) 2012-2016. Las soluciones de mesa de ayuda obtuvieron el 38% de participación en los ingresos de la línea 2, seguido por las soluciones de infraestructura con un 27%, Gestión Documental con un 30 % y Cableado Estructurado que generó el 6% de los ingresos realizados de la línea 2 de la Compañía. Como parte de los compromisos contenidos en el Plan Estratégico Corporativo (PEC), se culminaron las etapas de planeación, diseño y pruebas de los productos Soluciones 5

Educativas y Soluciones IP, cumpliendo la meta de estructuración del portafolio de productos propios para comercializar en el 2016. Las ventas de tarjetas prepago aumentaron respecto del año 2014, logrando un cumplimiento del 148% del presupuesto de ventas. Actualmente la base instalada de teléfonos públicos ha disminuido en 1,5%. GESTIÓN DE ASUNTOS CORPORATIVOS  Gestión Estratégica y de Desarrollo Corporativo Durante el 2015 se emprendieron diferentes acciones a nivel estratégico, encaminadas a la consolidación del proceso de alineación con la casa matriz; es así como se definió y desarrolló un plan de trabajo, que contempló diversas etapas y acciones dirigidas al cumplimiento de las metas corporativas y al fortalecimiento de la relación empresarial matriz-filial. Frente al proceso de alineación, se estructuró y presentó la propuesta del mapa estratégico para el 2015, como resultado del diagnóstico corporativo efectuado respecto al año inmediatamente anterior. En razón a lo anterior y con el fin de robustecer el seguimiento a la estrategia corporativa, se llevó a cabo la presentación del nuevo tablero de indicadores bajo la metodología del Balanced Score Card (BSC) conservando la coherencia con el planteamiento de los objetivos estratégicos. Respecto a las nuevas oportunidades de negocio evaluadas a nivel corporativo, la Compañía incursionó en el proyecto de Agenciamiento Comercial para promover la comercialización de los productos y servicios del portafolio de ETB en los canales de Fibra Óptica y Cobre. Frente al análisis del desarrollo del portafolio de productos contemplado en el documento de planeación estratégica 2012-2016, y como parte de la estrategia corporativa de impulsar el crecimiento de la línea de Soluciones Integrales de Tecnología de Información y Comunicaciones (TIC), se avanzó en la estructuración de la totalidad de los productos del portafolio meta, con el fin de completar el abanico de soluciones a ofertar por parte de la Compañía, para generar nuevos negocios, penetrar mercado y ampliar la base actual de clientes.

 Sostenibilidad Corporativa En COLVATEL, consideramos de gran importancia el crecimiento sostenible, la responsabilidad social y la gestión ambiental de nuestros procesos, para lo cual nos enfocamos en cuatro ejes fundamentales: 6

   

El crecimiento sostenible y la Responsabilidad lineamientos estratégicos corporativos. Relacionamiento con grupos de interés Compromiso con el Medio Ambiente Gestión Transparente

Social

Corporativa

como

COLVATEL enfocó su gestión en materia de sostenibilidad durante el 2015 a mejorar su relacionamiento con sus grupos de interés: -

Se llevó a cabo la definición y clasificación de los grupos de interés de la Compañía estableciendo criterios de priorización, la influencia y el impacto que los grupos ejercen sobre la compañía y ésta a su vez sobre ellos.

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Con el propósito de continuar con el desarrollo del “Programa Semilla para el Primer Empleo”, se dio inicio a la estructuración de alianzas de empleabilidad con las Cajas de Compensación y el Departamento de Prosperidad Social – DPS.

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En materia de servicio al cliente, en cada una de nuestras líneas de negocio se efectuaron mediciones y análisis semestrales que evaluaron diferentes aspectos de la gestión con los clientes, implementando acciones de mejora.

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Se recibió un reconocimiento por parte de la Secretaría Distrital de Ambiente por el compromiso ambiental en el Distrito Capital, el cumplimiento del marco normativo y la adecuada implementación de buenas prácticas ambientales en la Compañía.

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En el marco de las buenas prácticas de rendición de cuentas y anticorrupción, en el 2015 se participó por segunda vez en la medición de transparencia empresarial para servicios públicos adelantada por la Organización Transparencia por Colombia en donde se evaluaron componentes de apertura, diálogo, reglas claras y control, incrementando en 26% la calificación total (67 puntos) respecto a la primera medición realizada en el 2014 (53 puntos). Así mismo nos adherimos a los principios de la Red Local del Pacto Global en Colombia.  Gestión Jurídica Dentro de los aspectos más relevantes, podemos resaltar:

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En aplicación de la estrategia de alineación matriz – filial, fueron actualizados y aprobados por la Asamblea, la reforma a los Estatutos Sociales y al Código de Buen Gobierno Corporativo de la Compañía.

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En atención a lo dispuesto en la Circular Externa 100-000005 de 2014 de la Superintendencia de Sociedades, fue emitida y aprobada por la Junta Directiva en sesión 7

del 26 de agosto del 2015, la Política de Gestión para la Prevención y Control del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo. -

Se continuó con la atención legal de los asuntos contractuales, requerimientos y litigios adelantados en favor y en contra de COLVATEL, en procura de sus intereses económicos y reputacionales.

Informe de relaciones con la matriz En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 29 de la Ley 222 de 1995, para la vigencia fiscal 2015 se destacan las siguientes operaciones con la sociedad matriz: -

Contrato No. 4600012490 cuyo objeto es: “prestación de servicios de aprovisionamiento

y aseguramiento de accesos de voz, accesos de datos y servicios sobre IP y servicios de adecuación y mantenimiento de redes internas; con suministro de algunos materiales; en Bogotá (Incluye Soacha), Cundinamarca, Meta y demás regiones definidas del país” -

Contrato No. 4600012562 cuyo objeto es: “suministro de hardware, software y servicios

de instalación, configuración y puesta en funcionamiento de portafolio de productor Oracle para uso interno de ETB”. -

Contrato No. 4600012897 cuyo objeto es: “organizar y administrar los recursos

estimados para ejecutar los servicios de alistamiento, aprovisionamiento y aseguramiento de la red de acceso en fibra óptica en Bogotá D.C., Gran Bogotá y la administración de los recursos necesarios para el suministro de algunos materiales.” -

Contrato No. 4600013158 cuyo objeto es “el servicio de asistencia y soporte que apoyan

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Contrato No. 4600013723 cuyo objeto es “organizar y administrar los recursos estimados

las labores de alistamiento, aprovisionamiento y aseguramiento en su red de comunicaciones y las relacionadas a los productos de su portafolio para clientes corporativos” para la ejecución de las actividades de aprovisionamiento y aseguramiento de accesos de voz, acceso de datos y servicios sobre IP y actividades de adecuación y mantenimiento de redes internas; con suministro de algunos materiales; en Bogotá (incluye Soacha), Cundinamarca, Meta y demás regiones definidas en el país”.

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Contrato No. 4600013407 cuyo objeto es “organizar y administrar los recursos estimados

para la ejecución de las operaciones de alistamiento, aprovisionamiento y aseguramiento en la red de comunicaciones de ETB y las relacionadas a los productos de su portafolio para clientes masivos y corporativos a nivel nacional, de conformidad con las condiciones previstas en los términos de referencia y la oferta presentada”. 8

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Contrato No. 4600014801 cuyo objeto es “adelantar en forma independiente, estable,

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Contrato No. 4600014811 cuyo objeto es “organizar y administrar los recursos estimados

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Contrato No. 4600014812 cuyo objeto es “organizar y administrar los recursos estimados

con su propia empresa y asumiendo todos los costos, gastos y riesgos inherentes a la actividad el encargo de promover la comercialización de los servicios y productos del portafolio de ETB y concretamiento los señalados en la página www//hogares.etb.com.co, a través de gestión de barridos en calle, presencia en edificios y en sectores de alto tráfico vial y dentro de los límites territoriales señalados.” para la ejecución de diferentes actividades de aprovisionamiento sobre la red de cobre FTTC, de acceso de voz, datos, servicios sobre IP, IPTV y actividades de adecuación de redes internas, para garantizar la prestación de los servicios de ETB a sus clientes en Bogotá, Cundinamarca y demás regiones del País, de conformidad con las condiciones previstas en los términos de referencia, en la oferta, contraoferta y el Manual de Contratación de ETB”.

para la ejecución de diferentes actividades de alistamiento, aprovisionamiento y aseguramiento de la red de acceso en fibra óptica y HFC, para garantizar la prestación de los servicios de ETB a los clientes en Bogotá (incluye Soacha), Gran Bogotá y a nivel nacional, de conformidad con las condiciones previstas en los términos de referencia, en la oferta, contraoferta y el Manual de Contratación de ETB”. -

Contrato No. 4600014813 cuyo objeto es “organizar, administrar y ejecutar las

actividades de asistencia y soporte para el alistamiento, aprovisionamiento y aseguramiento en la red de comunicaciones de ETB y las relacionadas con el portafolio para clientes corporativos, de conformidad con las condiciones previstas en los términos de referencia, en la oferta, contraoferta y el Manual de Contratación de ETB” -

Continuó la operación de teléfonos públicos y comercialización de tarjetas prepago conforme al Contrato de Preposición suscrito el 30 de diciembre de 2003 y sus correspondientes otrosíes.

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Se continuó atendiendo el trámite y respuesta de las peticiones, quejas, reclamos y recursos de los clientes de ETB sobre el servicio RDSI, en el marco del contrato de mandato celebrado en octubre de 2006.

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El Acuerdo de Colaboración Empresaria, suscrito el 27 de enero de 2006, continuó regulando los esfuerzos técnicos y administrativos de ambas empresas logrando eficiencias en la prestación de servicios de transporte, gestión documental, asesoría tributaria y adopción de NIIF.

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Junta Directiva Durante el periodo objeto de análisis, la Junta Directiva sesionó de manera ordinaria en doce (12) oportunidades y de manera extraordinaria en una (1) ocasión, en las reuniones se analizó la gestión de la Compañía y se tomaron las decisiones requeridas para el normal funcionamiento del negocio. Adicionalmente, mediante el mecanismo de toma de decisiones por comunicación escrita, la Junta Directiva deliberó sobre asuntos de su competencia en una (1) ocasión. Asamblea General de Accionistas La Asamblea General de Accionistas sesionó dos (2) veces, así: 1. Sesión extraordinaria del 12 de febrero de 2015, según consta en acta No. 59. 2. Sesión ordinaria del 17 de marzo de 2015, según consta en acta No. 60. Informe sobre relaciones con administradores Durante el ejercicio 2015, COLVATEL no sostuvo relación comercial ni desarrolló operación alguna con los administradores de la Compañía.

GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO Para la ejecución de los negocios de FTTH, Última Milla, Centro de Gestión, entre otros, COLVATEL se concentró en el fortalecimiento de sus procesos basados en tiempos de respuesta oportunos, optimización de costos y desarrollo de competencias, logrando eficiencias importantes en la ejecución de los mismos. Los esfuerzos se centraron en mejorar el conocimiento del personal a través de capacitaciones permanentes. Como parte de la alineación con la casa matriz, se revisó la estructura organizacional y los respectivos perfiles, logrando cargos integrales que respondan a las funciones asignadas y a los cambios que la Compañía tuvo que adoptar por las exigencias del mercado. Con el objetivo de garantizar una herramienta de formación y consulta práctica que permita estandarizar la información técnica y organizacional, se formaron 1.415 trabajadores en la plataforma COLV@PRENDE; se capacitaron 738 personas en FTTH, empalmería de cobre y tecnología de telecomunicaciones, fundamentos en redes de voz y datos, empalmería de fibra óptica y redes internas de telecomunicaciones. En cumplimiento del Decreto 1072/15 se inició el cambio documental y la actualización de los diferentes programas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo; en este sentido se cumplió de manera efectiva el plan de capacitación para el personal de terreno con la cobertura esperada. La tasa de accidentalidad continuó siendo inferior al 1% de la población mensual, lo que permitió mantener la frecuencia y severidad en niveles muy bajos durante todo el año. 10

Al cierre del 2015, el índice de rotación anual de personal contra el cierre de 2014 disminuyó en un 19%. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Los principales resultados en materia de gestión administrativa se mencionan a continuación: Operación Logística: Se suscribió el Acuerdo Específico N°3 al contrato de Colaboración Empresaria celebrado entre ETB y COLVATEL, a fin de lograr sinergias y eficiencias en los costos de servicios de transporte para la operación. Durante el 2015 se obtuvo un ahorro para ETB por valor de $1.129 millones, se tiene proyectado que el ahorro total para los dos años previstos llegue al orden de $2.711 millones. Se implementó el sistema de información para control y gestión de inventarios de Última Milla y FTTH aprovisionamiento, lo que permite tener una trazabilidad del 100% del proceso, y lograr la administración y gestión de inventarios en tiempo real. Con el montaje del Centro de Distribución se generaron ahorros por almacenamiento, se optimizaron los tiempos y la disponibilidad de material para la operación y se eliminaron los costos de abastecimiento, por concepto de transporte para los proyectos de FTTH alistamiento, aprovisionamiento y última milla. Adicionalmente, se implementó el proceso de abastecimiento móvil logrando reducir los tiempos de atención y los desplazamientos del personal de terreno, lo que ha incidido en una considerable mejora de los tiempos de los ANS de atención a los clientes. Tecnología: Se diseñaron e implementaron los aplicativos: a) COLVAPRENDE como herramienta para el proceso de formación del personal operativo y administrativo de la Compañía. b) Control de Facturas, c) Última Milla (Fase II) y desarrollo de la solución de Mesa de Ayuda para el área de operaciones servicios instalados en proyectos FTTH. Seguridad: Se implementó el Centro de Gestión de Seguridad, a fin de controlar las operaciones de seguridad y la protección efectiva de los equipos en terreno; logrando una reducción del 85,7% en el número de siniestros a equipos de alto costo. GESTIÓN EN CONTROL INTERNO Durante el 2015 la Gestión de Control Interno orientó su gestión a la atención de los siguientes temas: -

Auditorías, análisis y estudios a los procesos más relevantes desde las perspectivas técnica, operacional, financiera y legal. Análisis y auditorías a procesos de soporte 11

logístico, administrativo, legal y contable, relacionados con los principales proyectos desarrollados por COLVATEL en el año 2015. -

Análisis y valoración integral de procesos y proyectos: validación y monitoreo de diversas etapas de los principales proyectos y operaciones de la Compañía: planeación, ejecución y control de las fases de alistamiento, aseguramiento y aprovisionamiento de los proyectos FTTH y última milla, cumplimiento de las gestiones administrativas relacionadas con la ejecución de contratos, acompañamiento en los procesos de negociación con clientes y proveedores de proyectos realizados por la Gerencia de Integración.

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Previo al cierre de este informe de gestión, ICONTEC efectuó auditoría de seguimiento y mantuvo la certificación del SGC de COLVATEL bajo el marco de las normas ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009. Informe de cumplimiento de la Ley 603 de 2000 COLVATEL cumple con el compromiso ético y legal que tiene la Compañía, en particular con las normas de protección a la propiedad intelectual y a los derechos de autor relativos al uso de software (Decisión 351 de la Comisión del Acuerdo de Cartagena, Ley 44 de 1993 y Ley 603 de 2000). Informe de cumplimiento de la Ley 1676 de 2013 Durante la vigencia evaluada COLVATEL no obstruyó la libre circulación de las facturas emitidas por los vendedores y/o proveedores. Lo anterior teniendo en cuenta que COLVATEL no realiza factoring. La gestión de COLVATEL se ha fortalecido en los últimos años, orientando sus esfuerzos y resultados hacia el cumplimiento de los lineamientos y objetivos estratégicos, y reafirmando su condición de empresa de valor agregado, aportando al grupo empresarial eficiencias operativas y económicas. Una vez más, ratificamos nuestro firme compromiso de continuar trabajando de manera rentable, competitiva y sostenible para asegurar el desarrollo y logro de las metas propuestas en el mediano y largo plazo a nivel de compañía y del grupo empresarial ETB.

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